19 DECEMBER 1997. Koninklijk besluit betreffende de controle en de analyse van de grondstoffen die door de officina-apothekers gebruikt worden

ALBERT II, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op de wet van 25 maart 1964 op de geneesmiddelen, inzonderheid op de artikelen 1bis, §§ 1, 2° en 3, ingevoegd bij de wet van 21 juni 1983, 2, gewijzigd bij de wet van 21 juni 1983, 6, gewijzigd bij de wet van 21 juni 1983, 6ter, § 1, ingevoegd bij de wet van 21 juni 1983, 13 en 13bis, § 2, ingevoegd bij de wet van 29 december 1990;

Gelet op het advies van de Hoge Gezondheidsraad, gegeven op 4 juni 1996;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, gegeven op 24 april 1996;

Gelet op het akkoord van de Minister van Begroting, gegeven op 9 juli 1996;

Gelet op het advies van de Raad van State;

Gelet op het feit dat voldaan is aan de vereisten opgelegd bij de richtlijn 83/189/EEG van de Raad van 28 maart 1983 betreffende een informatieprocedure op het gebied van normen en technische voorschriften;

Op de voordracht van Onze Minister van Volksgezondheid en Pensioenen, Hebben Wij besloten en besluiten Wij : HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen

Artikel 1.Voor de toepassing van dit besluit verstaat men onder : 1° grondstoffen : alle enkelvoudige of samengestelde substanties die, zonder op zichzelf geneesmiddelen te zijn in de zin van artikel 1 van de wet van 25 maart 1964 op de geneesmiddelen, door een officina-apotheker worden aangeschaft om ze als dusdanig of na verdeling af te leveren of om ze te verwerken in een magistrale of officinale bereiding;2° laboratorium : laboratorium erkend door de Minister die de Volksgezondheid onder zijn bevoegdheid heeft voor de analyse en de controle van geneesmiddelen of opgenomen in de Europese lijst van officiële controlelaboratoria;3° analysecertificaat : een document dat de resultaten van de identiteits- en kwaliteitscontroles van de partij grondstof beschrijft, uitgevoerd in overeenstemming met de methodes die beantwoorden aan de huidige wetenschappelijke kennis en verschaft door een laboratorium;de verantwoordelijke van het laboratorium dateert en ondertekent zijn conclusie van conformiteit met de weerhouden analytische referentie; 4° controleverslag : een document dat de resultaten van de identiteits- en kwaliteitscontroles van de partij grondstof beschrijft, uitgevoerd in overeenstemming met de methodes die beantwoorden aan de huidige wetenschappelijke kennis en verschaft door een persoon die voldoet aan de criteria voorzien in artikel 6, § 3, 3°.Deze dateert en ondertekent zijn conclusie van conformiteit met de weerhouden analytische referentie; 5° partij : het geheel van verpakkingen van een grondstof die voortkomen uit eenzelfde verdeling uitgaande van een homogene massa;6° partijnummer : een geheel van cijfers en één letter dat, volgens de onderstaande code, de datum aangeeft waarop de te nummeren grondstof werd geanalyseerd. De groep van de eerste twee tekens bestaat uit de twee laatste cijfers van het jaartal en duidt het jaar aan.

Het derde teken bestaat uit één der letters van A tot L, die in alfabetische volgorde aan de twaalf maanden van het jaar worden toegekend en duidt de maand aan.

De groep van het vierde en vijfde teken bestaat uit twee cijfers van 01 tot 31 en duidt de dag aan; 7° fabricage : de volledige of gedeeltelijke vervaardiging met inbegrip van het verdelen, het verpakken en de presentatie, behalve indien deze verrichtingen worden uitgevoerd door de officina-apotheker met het oog op de aflevering in detail;8° officina-apotheker : ieder persoon die de vergunning bezit de farmacie te beoefenen en die werkelijk hetzij een voor het publiek toegankelijke officina hetzij een in de verzorgingsinstellingen of in de gevangenissen ingerichte officina beheert;9° de Minister : de Minister die de Volksgezondheid onder zijn bevoegdheid heeft.

Art. 2.De artikelen 2, 6, eerste lid, 6ter, § 1, 7, 8, 9, 10, 13, 14, 15 en 16 van de wet van 25 maart 1964 op de geneesmiddelen zijn van toepassing op de grondstoffen. HOOFDSTUK II. - Bepalingen betreffende de officina-apotheker

Art. 3.§ 1. De officina-apotheker moet, vóór hun eerste gebruik, de grondstoffen die hij wenst af te leveren als zodanig of na verdeling of wenst te verwerken in magistrale of officinale bereidingen controleren op hun conformiteit met de criteria voorzien in dit artikel. § 2. De grondstoffen moeten conform zijn met de Europese Farmacopee, de Belgische Farmacopee of, bij gebreke, met een officiële Farmacopee die overeenstemt met de actuele wetenschappelijke kennis.

Indien de grondstoffen niet beschreven zijn in de voornoemde naslagwerken dient de officina-apotheker zich ervan te vergewissen dat ze de kenmerken en kwaliteiten bezitten bepaald door de monografie ingediend door de in artikel 6, § 2 of § 3, van dit besluit bedoelde leverancier en goedgekeurd door de Minister, na advies van de Farmacopeecommissie; deze monografie wordt bij het recipiënt gevoegd of door deze leverancier ter beschikking gehouden van de officina-apotheker. § 3. De grondstoffen bedoeld in § 2 moeten hem geleverd worden in een recipiënt met onschendbare sluiting, voorzien van de inlichtingen bedoeld in artikel 8, 6°. § 4. De officina-apotheker mag geen grondstof gebruiken die niet beoogd wordt door § 2, behalve voor het uitvoeren van een magistrale bereiding. In dit geval moet een analysecertificaat gevoegd worden bij elk recipiënt dat de grondstof bevat.

Art. 4.De officina-apotheker is gehouden de grondstoffen die hem worden geleverd in een recipiënt met onschendbare sluiting te bewaren in hun oorspronkelijke recipiënt.

Art. 5.§ 1. De officina-apotheker houdt een register bij waarin hij voor elke verkregen grondstof met de hand inschrijft of laat inschrijven : 1° een volgnummer;2° de datum van binnenkomst;3° de naam van de grondstof met vermelding van de hoeveelheid;4° het partijnummer;5° de naam van de leverancier;6° de analytische referentie;7° het vergunningsnummer;8° in voorkomend geval, de referentie naar het analysecertificaat of het controleverslag;9° hij dateert en ondertekent zijn conclusie van conformiteit of niet-conformiteit;in voorkomend geval, worden de analysecertificaten of controleverslagen bij het register gevoegd. § 2. Het in § 1 voorziene met de hand geschreven register mag vervangen worden door een computerregister op voorwaarde dat : a) in de computer de gegevens voorzien in § 1, 1° tot 8°, evenals zijn conclusie betreffende de conformiteit of niet-conformiteit worden ingebracht;b) tenminste eenmaal per week de ingebrachte gegevens op papier worden afgedrukt per volgnummer en door de officina-apotheker wordt gedateerd en ondertekend;in voorkomend geval, worden de analysecertificaten of de controleverslagen bij het register gevoegd; c) de ingebrachte gegevens na de laatste wekelijkse afdruk op ieder ogenblik op papier kunnen worden afgedrukt.Deze bladzijden maken deel uit van het register; § 3. De in § 1 en 2 voorziene documenten en gegevens worden gedurende tien jaar in de officina bewaard en ter beschikking gehouden van de farmaceutische inspecteurs. § 4. Het volgnummer uit het register moet vermeld worden op het overeenstemmende recipiënt. HOOFDSTUK III. - Bepalingen betreffende de leverancier

Art. 6.§ 1. iedere persoon die aan de officina-apothekers grondstoffen conform het artikel 3, § 3, van dit besluit wil leveren, moet beschikken over een vergunning verleend door de Minister. Daartoe deelt hij aan de Minister de volgende gegevens mede : 1° zijn identiteit, het adres van de plaats waar hij zijn activiteit uitoefent alsmede de beschrijving van de lokalen en van de uitrusting;2° de aard van de beoogde activiteiten. § 2. Wanneer de persoon bedoeld in § 1 grondstoffen bedoeld in artikel 3, § 3, vervaardigt of invoert moet hij eveneens meedelen : 1° de identiteit van de apotheker, verantwoordelijk voor de activiteiten voorzien in artikel 8, 3°;2° de betrokken grondstoffen met hun kwaliteitsreferentie voorzien in artikel 3, § 2, met behulp van de formulieren opgesteld door de Algemene Farmaceutische Inspectie. § 3. Indien de persoon bedoeld in de §§ 1 en 2 gevestigd is in een andere Lid-Staat van de Europese Gemeenschap, moet hij bovendien overmaken : 1° een voor eensluidend verklaard afschrift van de vergunning verkregen in de betrokken Lid-Staat en die gesteund is op een reglementering gelijkwaardig aan de bepalingen van dit besluit.Deze reglementering moet bij de aanvraag gevoegd worden, in voorkomend geval vergezeld van een vertaling in één van de nationale talen; 2° het getuigschrift, afgeleverd door de bevoegde autoriteiten van de betrokken Lid-Staat, dat waarborgt dat hij beantwoordt aan de voorwaarden bepaald in artikel 8, 1° en onderworpen is aan regelmatige inspecties;3° desgevallend, de naam en de kwalificaties van de persoon belast met het nagaan van de identiteit en de kwaliteitscontrole van de grondstoffen alsmede een voor eensluidend verklaard model van zijn handtekening.Deze persoon moet ofwel beantwoorden aan de eisen van de richtlijn 85/432/EEG van de Raad van 16 september 1985 inzake de coördinatie van de wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen betreffende bepaalde werkzaamheden op farmaceutisch gebied ofwel aan die van de richtlijn 75/319/EEG van de Raad van 20 mei 1975 betreffende de aanpassing van de wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen inzake farmaceutische specialiteiten, ofwel aan de vereisten van zijn nationale reglementering betreffende de grondstoffen en die een gelijkwaardig niveau van veiligheid waarborgt.

Art. 7.Elke leverancier van grondstoffen bedoeld in artikel 6, moet : 1° de lokalen te allen tijde toegankelijk stellen voor de farmaceutische inspecteurs, of, wat de personen bedoeld in artikel 6, § 3, betreft, voor de bevoegde nationale autoriteiten.2° de grondstoffen verkopen aan alle officina-apothekers alsook aan de houders van een vergunning bedoeld in artikel 22bis van het koninklijk besluit van 6 juni 1960 betreffende de fabricage, de distributie in het groot en de terhandstelling van geneesmiddelen;3° aan de Minister, 15 dagen op voorhand, iedere wijziging die hij wenst aan te brengen aan de inlichtingen die voorkomen in artikel 6 meedelen;4° de grondstoffen leveren in flacons met onschendbare sluiting, die van zodanige kwaliteit zijn dat zij toelaten de goede bewaring ervan te verzekeren gedurende de aangeduide houdbaarheidstermijn;5° de grondstoffen bewaren in aangepaste omstandigheden.

Art. 8.De leveranciers bedoeld in artikel 6, § 2, zijn er daarenboven toe gehouden : 1° de verrichtingen betreffende de door dit besluit bedoelde grondstoffen uit te voeren met inachtname van de beginselen en richtsnoeren inzake goede praktijken bij het vervaardigen van geneesmiddelen voor toepassing bij de mens, vastgesteld door de richtlijn 91/356/EEG van de Commissie van 13 juni 1991 tot vastlegging van beginselen en richtsnoeren inzake goede praktijken bij het vervaardigen van geneesmiddelen voor toepassing bij de mens, of met inachtname van zijn nationale reglementering betreffende de goede praktijken bij het vervaardigen van grondstoffen en die een gelijkwaardig niveau van veiligheid waarborgt;2° er over te waken dat de grondstoffen waarvoor zij een vergunning vragen, de kwaliteiten bezitten voorzien in artikel 3, § 2;3° a) aan een verantwoordelijke apotheker het daadwerkelijk toezicht toe te vertrouwen op de analyse van de verkregen grondstoffen, op de fabricage en op de analyse van de bedoelde gefabriceerde grondstoffen en de controle van de conformiteit ervan met de bepalingen van dit besluit. Hij kan evenwel de volledige of gedeeltelijke analyse van de grondstoffen onderaanbesteden aan een laboratorium.

De apotheker houdt twee handgeschreven analyseregisters bij.

Hij schrijft in of laat inschrijven : - voor elke verkregen grondstof : 1° een volgnummer;2° de datum van binnenkomst;3° de naam van de grondstof met vermelding van de hoeveelheid;4° het partijnummer;5° de naam van de leverancier;6° de analytische referentie;7° de uitgevoerde analyses en controles alsook de resultaten ervan;8° in voorkomend geval, de referentie naar het analysecertificaat of naar het controleverslag;9° hij dateert en ondertekent zijn conclusie van conformiteit of niet- conformiteit;in voorkomend geval worden de analysecertificaten of de controleverslagen bij het register gevoegd. - voor elke gefabriceerde grondstof : 1° een volgnummer;2° de naam van de grondstof;3° de referentie naar het volgnummer in het register van de verkregen grondstoffen;4° de datum van fabricage met aanduiding van de hoeveelheid;5° het nummer van de gefabriceerde partij;6° de uitgevoerde analyses en controles alsook de resultaten ervan;7° in voorkomend geval, de referentie naar het analysecertificaat;8° hij dateert en ondertekent zijn conclusie van conformiteit of niet-conformiteit;in voorkomend geval worden de analysecertificaten bij het register gevoegd.

Deze handgeschreven registers mogen vervangen worden door computerregisters, op voorwaarde dat : - in de computer de gegevens ingebracht worden die moeten vermeld worden in de registers bedoeld in het voorgaande lid, evenals de conclusie van conformiteit of niet-conformiteit; - tenminste eenmaal per week de ingebrachte gegevens op papier worden afgedrukt per volgnummer en de conclusies door de verantwoordelijke apotheker worden gedateerd en ondertekend; in voorkomend geval, worden de analysecertificaten of de controleverslagen gevoegd bij het register; - de ingebrachte gegevens na de laatste wekelijkse afdruk op ieder ogenblik op papier kunnen worden afgedrukt. Deze bladzijden maken deel uit van het register; b) de analyse en de controle van de verpakt ingevoerde grondstoffen te laten uitvoeren en het register van de verkregen grondstoffen, voorzien in punt a), vierde lid, eerste streepje bij te houden.De analyse en de controle moeten worden toevertrouwd hetzij aan een verantwoordelijke apotheker hetzij aan een laboratorium.

De leverancier wordt van de analyse vrijgesteld voor de verpakt ingevoerde partijen uit een Lid-Staat van de Europese Gemeenschap op voorwaarde dat : - de in de Europese Gemeenschap gevestigde fabrikant beantwoordt aan de voorwaarden voorzien in artikel 6, § 3, 2°; - de partijen ingevoerde grondstoffen vergezeld gaan van de controleverslagen; c) wanneer de leverancier beroep doet op een laboratorium, omschrijft een geschreven contract nauwkeurig de respectievelijke verplichtingen en verantwoordelijkheden van de betrokken partijen;4° de documenten en gegevens bedoeld in punt 3°, gedurende tien jaar te bewaren.Deze documenten worden ter beschikking van de Algemene Farmaceutische Inspectie gehouden; 5° een verzegeld monster van de in de handel gebrachte grondstoffen dat door de handtekening van de apotheker verantwoordelijk voor de vrijgifte ervan is gewaarmerkt, bij te houden.De monsters worden ter beschikking van de Algemene Farmaceutische Inspectie gehouden gedurende een periode gelijk aan de houdbaarheidstermijn plus één jaar, in voldoende hoeveelheid om de vereiste analytische onderzoeken te kunnen uitvoeren; 6° op elke recipiënt en eventuele buitenverpakking te vermelden : a) het aan de grondstof toegekend vergunningsnummer;b) de benaming van de grondstof volgens de Farmacopee indien deze benaming bestaat, zoniet de door de Wereldgezondheidsorganisatie aanbevolen algemene internationale benaming indien deze bestaat, of, bij gebreke daarvan, de algemeen gebruikelijke of scheikundige benaming;c) het partijnummer en de duidelijke aanduiding van de verpakkingsdatum en de uiterste gebruiksdatum;d) de bewaringsvoorwaarden;e) de referentie van de kwaliteit zoals voorzien in artikel 3, § 2.

Art. 9.De leverancier bedoeld in artikel 6, § 3, moet bovendien : 1° de voorschriften van de artikelen 8, 1°, 2°, 5° en 6° eerbiedigen;2° bij elke verpakking grondstof die hij levert, het controleverslag voegen. HOOFDSTUK IV. - Financiële bepalingen

Art. 10.Om het toezicht en de controle op de grondstoffen, te financieren, worden de volgende bijdragen vastgesteld : 1° voor het onderzoek van een vergunningsaanvraag betreffende de activiteiten van fabricage of invoer bedoeld in artikel 6, §§ 2 of 3, van dit besluit : 100 000 frank te betalen op het ogenblik van de aanvraag;2° voor het beheer van het dossier, ten laste van de houders van een vergunning bedoeld in 1° : 50 000 frank alsook, per goedgekeurde grondstof 500 frank met een maximum van 50 000 frank. Deze jaarlijkse bijdragen zijn te betalen in januari en voor de eerste maal het jaar dat volgt op dit waarin de oorspronkelijke vergunning werd toegekend. 3° Een bijdrage van vijf frank is verschuldigd door de officina-apotheker voor iedere verkregen verpakking van grondstof die voldoet aan de bepalingen van artikel 3, § 3.De inning van deze bijdrage wordt verzekerd door zijn leverancier die haar driemaandelijks stort op de daartoe bestemde rekening. 4° Het bedrag van de bijdragen voorzien in 1°, 2° en 3°, wordt gestort op rekeningnummer 000-2005949-86 van de Algemene Farmaceutische Inspectie met de vermelding "grondstoffen" en het voorwerp van de storting. HOOFDSTUK V. - Overgangsbepalingen

Art. 11.Gedurende een periode van 18 maanden na de inwerkingtreding van dit besluit kan de officina-apotheker grondstoffen gebruiken die niet beantwoorden aan de criteria voorzien in artikel 3, § 3, voor zover hem bij elk geleverd recipiënt dat de grondstof bevat, een analysecenificaat of een controleverslag of een rapport dat de resultaten van de identiteits- en kwaliteitscontroles van de partij grondstof beschrijft, uitgevoerd door de persoon bedoeld in artikel 8, 3°, a).

Deze documenten worden opgemaakt en bijgehouden overeenkomstig de bepalingen voorzien in dit besluit. HOOFDSTUK Vl. - Slotbepalingen

Art. 12.De Minister kan de vergunningen voorzien in artikel 6 intrekken, indien de bepalingen van de artikelen 7, 8, 9 en 10 niet worden nageleefd.

Art. 13.De koninklijke besluiten van 20 oktober 1994 betreffende de controle en de analyse van de grondstoffen die door een officina-apotheker gebruikt worden, en van 30 maart 1995 tot vaststelling van het bedrag van de bijdragen voor het uitvoeren van de administratieve taken betreffende de controle en de analyse van de grondstoffen die door een officina-apotheker gebruikt worden, worden opgeheven.

Art. 14.Dit besluit treedt in werking de eerste dag van de zesde maand volgend op die gedurende welke het is bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad.

Art. 15.Onze Minister van Volksgezondheid en Pensioenen is belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 19 december 1997.

ALBERT Van Koningswege : De Minister van Volksgezondheid en Pensioenen, M. COLLA