1 MARS 2000. - Arrêté royal autorisant l'accès de l'A.S.B.L. Ligue Braille au Registre national des personnes physiques

RAPPORT AU ROI Sire, Le projet d'arrêté que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté tend à autoriser l'accès de l'A.S.B.L. Ligue Braille au Registre national des personnes physiques. Cette association peut être considérée comme un organisme de droit belge remplissant des missions d'intérêt général. A ce titre, elle est visée par l'article 5, alinéa 2, a, de la loi du 8 août 1983 organique du Registre national.

L'association exerce ses missions au profit des aveugles et des handicapés de la vue qui résident sur le territoire belge.

Les services prestés par la Ligue Braille visent à apporter une aide matérielle et morale, gratuite et spontanée, à tous ceux dont le handicap est reconnu médicalement.

Ainsi, la Ligue Braille informe notamment d'initiative les personnes susvisées sur toutes les démarches à effectuer et les assiste dans l'accomplissement de celles-ci.

Elle organise aussi des cours de lecture et d'écriture en braille et tente d'insérer ou de réinsérer les aveugles et handicapés dans la vie professionnelle et associative. Elle fournit également du matériel en vue de favoriser leurs déplacements. On peut dès lors en conclure que la Ligue Braille agit indéniablement dans l'intérêt de la collectivité, et ce d'autant plus que les pouvoirs publics n'exercent pas d'activités comparables. Par contre, ils subsidient partiellement la Ligue Braille dans le cadre de l'exécution de certaines de ses prestations.

Pour être en mesure de réaliser son objet social, la Ligue doit impérativement entrer ou rester en contact avec les personnes atteintes du handicap précité et dont les noms et adresses lui sont communiqués par les autorités communales.

Toutefois, si lesdites personnes n'informent pas la Ligue de leur changement d'adresse, les communes ne sont plus habilitées à lui communiquer la nouvelle adresse.

De plus, comme l'a fait observer le Conseil d'Etat, en cas de déménagement, la nouvelle adresse pourra rapidement être trouvée au départ de l'ancienne adresse.

C'est pourquoi l'association sollicite l'accès aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1°, 2° et 5°, et alinéa 2, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques.

Il convient de signaler à ce propos que la Commission de la protection de la vie privée estime que cet accès à l'historique des données est inutile et ne doit pas être autorisé Néanmoins, conformément à l'avis du Conseil d'Etat et eu égard à la justification exposée ci-avant, l'accès à l'historique des données est autorisé et est limité à une période de trois années précédant la communication de ces informations.

Le présent projet tient compte des observations de la Commission de la protection de la vie privée, à l'exception de celle relative à l'historique des données.

Nous avons l'honneur d'être, Sire, de Votre Majesté, les très fidèles et très dévoués serviteurs, Le Ministre de l'Intérieur, A. DUQUESNE Le Ministre de la Justice, M. VERWILGHEN

COMMISSION DE LA PROTECTION DE LA VIE PRIVEE Avis n° 04/1999 du 18 février 1999 OBJET : Projet d'arrêté royal autorisant l'accès de l'A.S.B.L. Ligue Braille au Registre national des personnes physiques La Commission de la protection de la vie privée;

Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, en particulier son article 29;

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, et en particulier, son article 5, alinéa 2, modifié par les lois des 19 juillet 1991 et 8 décembre 1992;

Vu la demande d'avis du Ministre de l'Intérieur du 19 novembre 1998, reçue à la Commission le 25 novembre 1998;

Vu la lettre adressée par Mme Lepoivre au Ministre de l'Intérieur, le 19 janvier 1999;

Vu le rapport de Mme Lepoivre;

Emet, le 18 février 1999, l'avis suivant : I. OBJET DE LA DEMANDE D'AVIS : Le projet d'arrêté royal soumis à l'avis de la Commission de la protection de la vie privée (ci-après appelée la Commission) tend à autoriser l'a.s.b.l. Ligue Braille (ci-après dénommée la Ligue Braille) à accéder aux données visées à l'article 3, alinéa 1er, 5° et alinéa 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques (ci-après appelée la loi du 8 août 1983).

La Ligue Braille désire donc obtenir la communication de l'adresse de la résidence principale ainsi que de ses modifications successives limitées à la période de 3 ans précédant la demande, de toute personne séjournant en Belgique et reconnue aveugle ou handicapée de la vue.

II. EXAMEN DU PROJET D'ARRETE ROYAL : 1. LEGISLATIONS APPLICABLES : La problématique de l'accès au Registre national par la Ligue Braille doit être envisagée en ayant à l'esprit tant la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, que celle du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel. A. Loi du 8 août 1983 : Des limitations sont imposées par cette loi quant aux organismes pouvant accéder au Registre national (voyez en ce sens l'article 5 de la loi précitée).

La Ligue Braille est une a.s.b.l. qui a « pour objet, en dehors de toute autre préoccupation, le bien des aveugles et des handicapés de la vue et tend à ce que ceux-ci soient aidés moralement et matériellement de la même manière dans tout le pays » (article 3 de ses statuts).

Cette a.s.b.l. accomplit donc des missions d'intérêt général.

L'autorisation d'accéder au Registre national peut, dès lors, lui être accordée en application de l'article 5, alinéa 2, a) de la loi du 8 août 1983 qui autorise le Roi, après avis de la Commission, à étendre l'accès au Registre national à des organismes de droit belge qui remplissent des missions d'intérêt général.

B. Loi du 8 décembre 1992 : 1. Généralités Les informations du Registre national sont des données à caractère personnel au sens de la loi du 8 décembre 1992. En effet, cette loi, qui pose les principes généraux en matière de protection de la vie privée, est applicable à toutes les banques de données à caractère personnel (cf. exposé du Ministre de la Justice, Rapport Merckx-Van Goey, Doc. Parl. Chambre, sess. extr., 1991-92 n° 413/12, p. 6).

Les traitements de données à caractère personnel ne sont autorisés que pour des finalités déterminées et légitimes. En outre, les données doivent être adéquates, pertinentes et non excessives par rapport à ces finalités.

La loi du 8 décembre 1992 tend à réaliser « ...un équilibre entre les nécessités de la protection de la vie privée et celles d'une politique administrative, économique et sociale bien organisée... » (Doc. Parl.

Chambre, sess. extr., 1991-92, n°413/12, p. 6).

La Commission répète donc que les avantages qu'un organisme est susceptible d'obtenir grâce à l'accès au Registre national en vertu de la loi du 8 août 1983, doivent être pesés eu égard aux risques d'atteinte à la vie privée des personnes concernées. 2. Examen des finalités : La mission de la Ligue Braille consiste à aider les aveugles et les personnes malvoyantes, en leur offrant gratuitement diverses aides et facilités telles qu'un service social, une bibliothèque, des centres culturels régionaux, un service d'insertion professionnelle, des centres de formation, des services d'aide à la vie journalière...

La Ligue Braille demande l'accès aux informations du Registre national uniquement en vue de rester en contact avec les personnes handicapées de la vue qui ont déjà eu recours à ses services. Elle fait valoir que deux tiers des personnes qu'elle aide sont âgées et que beaucoup d'entre elles déménagent en oubliant de lui communiquer leur changement d'adresse, sans se rendre compte des conséquences que cela induit en termes de contact et de suivi de leurs dossiers (par exemple : allocations et autres recours devant les tribunaux).

L'accès au Registre national lui permettrait de tenir à jour régulièrement son fichier. La Ligue Braille justifie sa demande par le fait que lorsqu'un courrier lui est retourné par la poste, avec les différentes mentions d'usage, les communes ne lui communiquent plus ou seulement contre paiement de 200 à 250 francs, l'adresse de son correspondant ou l'information de son décès éventuel. Etant une organisation caritative, elle n'a pas les moyens financiers de payer pour obtenir ce changement d'adresse ou cette information.

La Commission est sensible au risque d'isolement des personnes concernées (aveugles ou malvoyantes). Elle relève en outre que lors du premier contact puis régulièrement par écrit (notamment par des documents libellés en grands caractères, ou en écriture braille) ainsi qu'oralement (notamment grâce à des cassettes enregistrées), les personnes aveugles ou handicapées de la vue sont informées de leur droit de refuser à n'importe quel moment d'être répertoriées dans le fichier de la Ligue.

Par ailleurs, la Ligue Braille a informé le rapporteur qu'elle possédait également un fichier « donateur ». Ce fichier est tout à fait distinct de celui des personnes aveugles ou malvoyantes qu'elle aide. La Ligue Braille s'engage à ne pas utiliser l'accès au Registre national qui lui serait accordé par arrêté royal pour mettre à jour son fichier donateur.

Elle insiste également sur le fait que ses fichiers ne sont en aucun cas, ni loués, ni prêtés, ni vendus à d'autres associations ou sociétés. Toutes les informations qu'elle possède sont utilisées exclusivement au profit de la personne handicapée pour répondre à sa demande et dans le cadre de son intervention. 3. Etendue du droit d'accès : L'accès au Registre national est sollicité pour une seule des données enregistrées dans cette banque de données, à savoir la résidence principale actuelle des personnes aveugles ou malvoyantes ( soit environ actuellement 15.000 personnes).

L'accès à la donnée « résidence principale » permettra à la Ligue Braille de continuer son action sans coût supplémentaire et de façon optimum. Sa gestion administrative en sera facilitée et améliorée.

Renseignements pris auprès du Registre national, il s'avère toutefois qu'il lui sera impossible sur le plan pratique de communiquer cette seule donnée à la Ligue Braille.

En effet, l'accès à la donnée « résidence » suppose que l'accès soit également accordé à deux autres données du Registre national, à savoir le nom et le prénom ( information visée à l'article 3, alinéa 1er, 1°, de la loi du 8 aoû 1983 ) ainsi qu'à la date de naissance (information visée à l'article 3, alinéa 1er, 2°, de la loi du 8 août 1983 ).

La Commission estime donc que l'article 1er, alinéa 1er, du projet d'arrêté royal manque de pertinence et devrait être modifié; la Ligue Braille devant également solliciter l'accès à ces deux autres données.

En application de l'article 1er, alinéa 2, du projet d'arrêté royal, la Ligue Braille pourrait en outre demander au Registre national de lui communiquer la résidence principale des personnes aveugles ou malvoyantes au cours des 3 années précédant sa demande. Elle sollicite ce renseignement uniquement afin de remettre son fichier en ordre.

La Commission est d'avis que cet accès ne sera d'aucune utilité pratique à la Ligue Braille, dans la mesure où lorsqu'elle communiquera les noms, prénoms et date de naissance des personnes dont elle souhaite connaître la résidence principale actuelle, le Registre national la lui transmettra sans qu'il soit utile de faire l'historique des résidences successives des intéressés.

L'accès à l'information visée à l'article 1er, alinéa 2, du projet d'arrêté royal ne se justifie donc pas. Il doit dés lors être supprime. 4. Utilisation des informations : L'article 1er, alinéa 1er, du projet d'arrêté royal prévoit que les informations obtenues ne peuvent être utilisées qu'aux fins « d'exécuter ses missions d'aide morale et matérielle au profit de toute personne séjournant en Belgique et reconnue aveugle ou handicapée de la vue ». L'article 3 du projet énonce le même principe. A ce propos, la Commission fait remarquer qu'il existe une discordance entre le texte français de l'article 3, alinéa 1er du projet et le texte néerlandais du même projet. Pour correspondre à la version néerlandaise et ainsi avoir un sens, cet article 3 devrait être libellé en français comme suit : « les informations obtenues par application de l'article 1er ne peuvent être utilisées qu'aux fins mentionnées dans cet article... » Aux termes de l'article 3, alinéa 2, les données du Registre national ne peuvent être communiquées à des tiers.

Ne sont toutefois pas considérés comme des tiers : 1° les personnes physiques auxquelles se rapportent ces informations ou leurs représentants légaux;2° les autorités publiques et organismes désignés en vertu du l'article 5 de la loi du 8 août 1983, dans le cadre des relations qu'ils entretiennent avec la Ligue Braille dans l'exercice de leurs compétences légales et réglementaires. Cette disposition, conforme aux précédents avis de la Commission en la matière, n'appelle pas d'observations particulières. 5. Désignation des personnes autorisées à accéder aux données : Suivant l'article 2 du projet d'arrêté royal, l'accès est réservé : 1° au directeur de la Ligue Braille;2° aux membres du personnel de la Ligue Braille, qu'il désignera nommément et par écrit à cet effet. La liste des membres de ce personnel sera transmise annuellement à la Commission de la protection de la vie privée.

La Commission préfère que cette liste soit conservée sur place et tenue à sa disposition.

La Commission souhaite également que les membres du personnel de la Ligue Braille qui auront accès au Registre national signent un document insistant sur leur devoir d'assurer la sécurité du traitement et la confidentialité des données du Registre national auxquelles ils ont accès.

Par ces motifs, La Commission, sous réserve des observations énoncées ci-dessus quant à la suppression de l'article 1er, alinéa 2, quant aux modifications à apporter aux articles 1er, alinéa 1er, 2 et 3, alinéa 1er du projet, émet un avis favorable quant à l'accès de la Ligue Braille à certaines données du Registre national pour les finalités précisées dans la demande.

Le secrétaire, M.-H. Boulanger.

Le président, P. Thomas.

AVIS DU CONSEIL D'ETAT Le Conseil d'Etat, section de législation, deuxième chambre, saisi par le Ministre de l'Intérieur, le 30 juin 1999, d'une demande d'avis sur un projet d'arrêté royal "autorisant l'accès de l'A.S.B.L. Ligue Braille au Registre national des personnes physiques", a donné le 27 octobre 1999 l'avis suivant : Examen du projet Préambule Alinéa 2 L'alinéa 2 vise la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, "notamment l'article 5". Ce visa doit être remplacé par un considérant, pour manifester qu'il ne s'agit pas du fondement juridique de l'arrêté en projet, mais du rappel que celui-ci n'échappe pas au champ d'application de certaines des dispositions de la loi du 8 décembre 1992, parmi lesquelles figure l'article 5, comme l'a préconisé le Conseil d'Etat dans plusieurs de ses avis (1).

Dispositif Article 1er L'alinéa unique de l'article 1er autorise l'accès à trois informations (nom et prénom, date de naissance, résidence principale) contenues dans le Registre national, sans permettre l'accès à l' historique de ces données, visé à l'article 3, alinéa 2, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national. Or, en cas de déménagement, la nouvelle adresse pourrait être retrouvée rapidement au départ de l'adresse ancienne, ce qui est de nature à faciliter la tenue à jour de fichiers, comme le gouvernement l'avait fait valoir à propos de l'autorisation d'accès qu'il projette de donner à la Monnaie royale de Belgique. Par identité de motifs, l'accès à l'historique devrait être consenti à l'a.s.b.l. Ligue Braille, qui ne connaît pas nécessairement la date de naissance exacte de toutes les personnes concernées par son action.

Il convient, dès lors, de compléter l'alinéa en écrivant : « ... aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1°, 2° et 5°, et alinéa 2, de la loi... » et d'ajouter un second alinéa au même article, rédigé comme suit : "L'accès aux modifications apportées aux informations visées à l'alinéa ler est limité à une période de trois années précédant la communication de ces informations", pour que soit respecté le principe de proportionnalité.

Article 2 A l'alinéa 2, on écrira : ''La liste des membres du personnel, désignés..., est dressée annuellement et transmise suivant la même périodicité à la Commission de la protection de la vie privée".

Sont ainsi sauvegardées l'uniformité des obligations incombant à l'ensemble des titulaires d'un accès au Registre national et, corrélativement, celle des garanties offertes aux personnes enregistrées. La transmission périodique des listes de personnes autorisées présente l'avantage d'offrir à la Commission une première image des pratiques administratives qui se développent. Le défaut de transmission des listes lui permet de détecter rapidement d'éventuelles irrégularités ou négligences et d'agir en conséquence.

Si le Gouvernement entendait procéder à une simplification de la procédure, il conviendrait que ces mesures de simplification soient à la fois limitées au cas où la simplification se justifie et généralisées à tous les cas similaires, ce qui présuppose le réexamen de l'ensemble des arrêtés pris à ce jour.

Observation finale Le texte néerlandais du projet devrait être rédigé en tenant compte des observations formulées dans la version néerlandaise, in fine, du présent avis. (...) La chambre était composée de : MM. : J.-J. Stryckmans, premier président;

Y. Kreins et P. Quertainmont, conseillers d'Etat;

F. Delperée et J.-M. Favresse, assesseurs de la section de législation;

Mme J. Gielissen, greffier assumé.

Le rapport a été présenté par M. J. Regnier, premier auditeur chef de section. La note du Bureau de coordination a été rédigée et exposée par Mme F. Carlier, référendaire.

La concordance entre la version française et la version néerlandaise a été vérifiée sous le contrôle de M. J.-J. Stryckmans.

Le greffier, Le premier président, J. Gielissen. J.-J. Stryckmans. _______ Note (1) Voir notamment l'avis L.29.064/2 du 26 mai 1999 sur un projet d'arrêté royal autorisant l'accès du Service général du renseignement et de sécurité des forces armées au Registre national des personnes physiques.

1er MARS 2000. - Arrêté royal autorisant l'accès de l'A.S.B.L. Ligue Braille au Registre national des personnes physiques ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, notamment l'article 5, alinéa 2, a), modifié par la loi du 19 juillet 1991;

Considérant la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, notamment l'article 5;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 26 avril 1999;

Vu l'avis de la Commission de la protection de la vie privée, donné le 18 février 1999;

Vu l'avis du Conseil d'Etat;

Sur la proposition de Notre Ministre de l'Intérieur et de Notre Ministre de la Justice et de l'avis de Nos Ministres qui en ont délibéré en Conseil, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.L'A.S.B.L. Ligue Braille, Institution nationale pour le bien des aveugles et des handicapés de la vue, est autorisée à accéder aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1°, 2° et 5°, et alinéa 2, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques en vue d'exécuter ses missions d'aide morale et matérielle au profit de toute personne séjournant en Belgique et reconnue aveugle ou handicapée de la vue.

L'accès aux modifications apportées aux informations visées à l'alinéa ler est limité à une période de trois années précédant la communication de ces informations.

Art. 2.L'accès visé à l'article 1er est réservé : 1° au directeur de l'A.S.B.L. Ligue Braille; 2° aux membres du personnel de l'A.S.B.L. Ligue Braille désignés par lui nommément et par écrit à cette fin du chef de leurs fonctions et dans les limites de leurs attributions respectives.

La liste des membres du personnel, désignés conformément à l'alinéa 1er, 2°, avec l'indication de leur titre et de leur fonction, est dressée annuellement au siège de l'A.S.B.L. précitée et tenue à la disposition de la Commission de la protection de la vie privée.

Les personnes visées a l'alinéa 1er s'engagent par écrit à assurer la sécurité du traitement et la confidentialité des données du Registre national auxquelles elles ont accès.

Art. 3.Les informations obtenues par application de l'article 1er ne peuvent être utilisées qu'aux fins mentionnées dans cet article. Elles ne peuvent être communiquées à des tiers.

Ne sont pas considérés comme des tiers pour l'application de l'alinéa 1er : 1° les personnes physiques auxquelles se rapportent ces informations, ou leurs représentants légaux; 2° les autorités publiques et organismes désignés en vertu de l'article 5 de la loi précitée du 8 août 1983, pour les informations qui peuvent leur être communiquées en vertu de leur désignation dans le cadre des relations qu'ils entretiennent avec l'A.S.B.L. Ligue Braille aux fins visées à l'article 1er, dans l'accomplissement de leurs tâches légales et réglementaires.

Art. 4.Notre Ministre de l'Intérieur et Notre Ministre de la Justice sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Châteauneuf-de-Grasse, le 1er mars 2000.

ALBERT Par le Roi : Le Ministre de l'Intérieur, A. DUQUESNE Le Ministre de la Justice, M. VERWILGHEN