8 NOVEMBRE 2013. - Arrêté du Gouvernement flamand relatif aux règles générales en matière de subventionnement

Le Gouvernement flamand, Vu le décret du 8 juillet 2011 réglant le budget, la comptabilité, l'attribution de subventions et le contrôle de leur utilisation, et le contrôle par la Cour des Comptes, notamment l'article 57;

Vu l'accord du Ministre flamand chargé du budget, donné le 13 novembre 2012;

Vu l'avis du Conseil consultatif flamand pour les Affaires administratives, donné le 5 décembre 2012;

Vu l'avis du « Sociaal-Economische Raad van Vlaanderen » (Conseil socio-économique de la Flandre), rendu le 12 décembre 2012;

Vu l'avis du Conseil consultatif stratégique pour la Culture, la Jeunesse, les Sports et les Médias, rendu le 14 décembre 2012;

Vu l'avis 53.952/1 du Conseil d'Etat, donné le 25 octobre 2013, en application de l'article 84, § 1er, alinéa premier, 1°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973;

Considérant la loi du 16 mai 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 16/05/2003 pub. 25/06/2003 numac 2003003343 source service public federal budget et controle de la gestion et service public federal finances Loi fixant les dispositions générales applicables aux budgets, au contrôle des subventions et à la comptabilité des communautés et des régions, ainsi qu'à l'organisation du contrôle de la Cour des comptes fermer fixant les dispositions générales applicables aux budgets, au contrôle des subventions et à la comptabilité des communautés et des régions, ainsi qu'à l'organisation du contrôle de la Cour des comptes;

Sur la proposition du Ministre flamand des Finances, du Budget, du Travail, de l'Aménagement du Territoire et des Sports;

Après délibération, Arrête : CHAPITRE 1er. - Définitions et champ d'application

Article 1er.Dans le présent arrêté, on entend par : 1° décret des comptes : le décret du 8 juillet 2011 réglant le budget, la comptabilité, l'attribution de subventions et le contrôle de leur utilisation, et le contrôle par la Cour des Comptes;2° subvention pour un projet de charité : une subvention de projet qui vise à réaliser des bénéfices qui seront cédés complètement à un ou plusieurs bénéficiaires tiers;3° apport financier propre : les moyens financiers apportés par le bénéficiaire d'une subvention à titre de cofinancement de l'activité subventionnée, qui ne résultent pas : a) d'autres subventions de l'Autorité flamande ou d'autres autorités. Par dérogation à cette disposition, des subventions peuvent être considérées comme faisant partie de l'apport financier propre lorsqu'elles ont été acquises comme bénéficiaire tiers d'un projet de charité; b) de l'affectation de réserves conformément à l'article 7;4° compte de résultats : un aperçu des produits et des frais relatifs à une activité;5° bilan de l'actif et du passif : un aperçu de la situation financière globale du bénéficiaire, reprenant tous les moyens dont il dispose et toutes ses charges;6° décision de subvention : toute décision d'octroi d'une subvention, quelle que soit la dénomination ou la nature de l'acte portant son octroi;7° engagement pluriannuel : l'engagement conclu par le bénéficiaire, qui dépasse la période de l'activité subventionnée.

Art. 2.Le présent arrêté s'applique aux subventions octroyées par l'Autorité flamande, telle que visée à l'article 2, 9°, du Décret des Comptes.

Lorsqu'une réglementation spécifique contient une ou plusieurs dispositions respectivement en matière de demande, d'octroi, d'affectation ou de justification de l'affectation des subventions ou en matière de sanctions et d'incompatibilités, le chapitre concerné du présent arrêté ne s'applique pas.

Le présent arrêté ne s'applique pas aux subventions à des entités internationales. CHAPITRE 2. - Dispositions relatives à la demande de subventions

Art. 3.§ 1er. La demande d'une subvention comprend en tout cas : 1° une justification de l'activité faisant l'objet de la demande de la subvention.A cet effet les éléments suivants doivent être décrits : a) le but auquel le demandeur veut affecter la subvention;b) la période de fonctionnement en cas d'une subvention de fonctionnement générale, ou la période de réalisation en cas d'une subvention de projet ou d'investissement;c) les moyens qui seront engagés;2° un budget donnant, pour l'activité concernée, un aperçu détaillé : a) de tous les coûts estimés;b) de toutes les recettes prévisibles, y compris toutes les subventions publiques déjà obtenues, demandées ou à demander;c) de l'affectation de réserves conformément aux articles 7 et 8. L'autorité subventionnante peut déclarer la demande irrecevable lorsqu'elle ne comprend pas les éléments, visés à l'alinéa premier. § 2. Si l'autorité subventionnante demande des données supplémentaires, outre les données visées au paragraphe 1er, après l'introduction de la demande, celle-ci ne peut pas être considérée irrecevable par l'autorité subventionnante à défaut de ces données supplémentaires, sauf si le demandeur ne met pas à disposition les données dans le délai demandé par l'autorité subventionnante, malgré la demande de celle-ci. CHAPITRE 3. - Dispositions relatives à l'octroi de subventions

Art. 4.§ 1er. Toute décision de subvention mentionne au moins les éléments suivants : 1° le bénéficiaire primaire.En cas d'un partenariat, tous les bénéficiaires coopérants doivent être mentionnés; 2° le type de subvention : une subvention de fonctionnement, de projet ou d'investissement;3° la possibilité éventuelle de transférer la subvention ou une partie de celle-ci à un ou plusieurs bénéficiaires secondaires qui sont désignés soit par leur nom, soit par une description générale;4° en cas d'une subvention pour un projet de charité : les bénéficiaires tiers.Lorsque ceux-ci ne sont pas encore connus par leur nom au moment de la décision, une description de la catégorie de bénéficiaires à prendre en considération suffit; 5° l'activité pour laquelle la subvention est octroyée.Si la subvention est octroyée pour un projet de charité, il faut le préciser explicitement; 6° la période dans laquelle se situe l'activité subventionnée;7° la contribution de l'activité subventionnée à la réalisation des objectifs stratégiques et opérationnelles de l'autorité subventionnante;8° le montant maximal pouvant être octroyé pour l'activité.Ce montant est exprimé comme un montant nominal.

Dans la décision de subvention, le montant nominal peut supplémentairement être limité à un pourcentage des frais à déterminer. Le total des subventions octroyées par l'Autorité flamande ou d'autres autorités pour une même activité ne peut pas dépasser 100 % des frais estimés pour cette activité, diminué de l'apport financier propre.

En cas d'une subvention pour un projet de charité, la diminution des recettes estimées peut ne pas être appliquée en tout ou en partie dans la décision d'octroi de la subvention; 9° les modalités selon lesquelles le bénéficiaire doit justifier l'affectation fonctionnelle et financière de la subvention. Lorsque le montant de subvention octroyé est supérieur à 7000 euros, des dispositions spécifiques peuvent être reprises en ce qui concerne : a) les critères qui seront utilisés pour évaluer la mesure dans laquelle l'activité faisant l'objet de l'octroi de la subvention, est réalisée;b) l'influence que la réponse ou non à ces critères a sur la subvention justifiée. Lorsque le montant total des subventions octroyées par l'Autorité flamande pour l'activité concernée n'est pas supérieur à 7000 euros, les modalités de justification fonctionnelle ne doivent se rapporter qu'à la réalisation ou non de l'activité subventionnée, sauf disposition contraire dans la décision de subvention; 10° les modalités selon lesquelles la subvention sera payée. En cas d'un partenariat, il faut arrêter le mode de répartition de la subvention entre les bénéficiaires coopérants. § 2. La décision de subvention peut également : 1° spécifier l'apport financier propre qui sera pris en considération;2° spécifier les frais qui peuvent être portés en compte ou non lors de la justification de la subvention;3° arrêter que tout subventionnement supplémentaire par l'Autorité flamande ou d'autres autorités est exclu;4° arrêter les pièces justificatives, visées à l'article 11, § 1er, 2°, et à l'article 12, § 1er, 2°, qui ne doivent pas être introduites à condition qu'elles sont tenues à la disposition des instances de contrôle; § 3. Un bénéficiaire mentionné dans la décision de subvention initiale peut être remplacé par un nouveau bénéficiaire lorsque celui-ci reprend l'activité subventionnée du bénéficiaire initial avant ou au cours de l'exécution de celle-ci, aux mêmes conditions que celles visées à la décision de subvention initiale.

Le transfert, visé à l'alinéa premier, doit faire l'objet d'une décision de subvention modificative qui arrête également la répartition de la subvention octroyée entre le bénéficiaire initial et le nouveau bénéficiaire. CHAPITRE 4. - Dispositions relatives à l'affectation de subventions Section 1. - Subventions de fonctionnement générales

Art. 5.§ 1er. Conformément à l'article 11, alinéa premier, de la loi du 16 mai 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 16/05/2003 pub. 25/06/2003 numac 2003003343 source service public federal budget et controle de la gestion et service public federal finances Loi fixant les dispositions générales applicables aux budgets, au contrôle des subventions et à la comptabilité des communautés et des régions, ainsi qu'à l'organisation du contrôle de la Cour des comptes fermer fixant les dispositions générales applicables aux budgets, au contrôle des subventions et à la comptabilité des communautés et des régions, ainsi qu'à l'organisation du contrôle de la Cour des comptes, une subvention de fonctionnement générale doit être utilisée aux fins pour lesquelles elle est accordée.

Lorsque la subvention est supplémentairement limitée à un pourcentage maximal déterminé des frais, en application de l'article 4, § 1er, 8°, ces frais sont arrêtés sur la base du compte des résultats, visé à l'article 11, § 1er, 1°.

Lorsque la décision de subvention comprend une disposition telle que visée à l'article 4, § 2, 1° et 2°, les frais sont, selon le cas : 1° soit diminués de l'apport financier propre indiqué dans la décision de subvention;2° soit limités aux frais énumérés dans la décision de subvention. § 2. Les frais d'une période d'activité peuvent être majorés du déficit de la période d'activité subventionnée précédente, dans la mesure où il n'y a plus de réserves disponibles.

Les déficits résultant des cas suivants, ne peuvent pas être pris en considération à cet effet : 1° le montant de subvention octroyé n'est pas ou n'est pas entièrement payé en application de l'article 18 ou 19;2° la différence entre l'apport financier propre réalisé et l'apport financier propre requis, visé à l'article 4, § 2, 1°;3° l'exposition de frais qui ne sont pas éligibles au subventionnement, selon des dispositions spécifiques telles que visées à l'article 4, § 2, 2°;4° l'exposition de frais ne pouvant pas être justifiés par des pièces telles que visées à l'article 11, § 1er, 2°, et à l'article 12, § 1er, 2°. § 3. La partie de la subvention octroyée qui dépasse les frais, visés aux paragraphes 1er et 2, peut être affectée à la constitution de réserves à concurrence de 20 % au maximum du montant de subvention.

Moyennant la motivation par l'autorité subventionnante, la décision d'octroi de la subvention peut déroger à ce pourcentage maximal.

Les réserves cumulées totales peuvent s'élever à au maximum 50 % du montant de subvention de la dernière période d'activité subventionnée.

Moyennant la motivation par l'autorité subventionnante, la décision d'octroi de la subvention peut déroger à ce pourcentage maximal. Le cas échéant, le montant de subvention est calculé sur une base annuelle.

Les réserves constituées doivent être reprises au bilan, tel que visé à l'article 11, § 1er, 3°. § 4. Outre la constitution de réserves à charge de la subvention octroyée, visée au paragraphe 3, l'apport financier propre peut également et sans limitations être affecté à la constitution de réserves. § 5. La subvention maximale octroyée pour une période d'activité doit être diminuée au prorata de la durée réelle de la période d'activité.

Pour l'application de l'alinéa premier : 1° la diminution est calculée en mois;2° une partie d'un mois est considérée comme un mois entier. Moyennant la motivation et l'approbation par l'autorité subventionnante, il peut être dérogé aux dispositions, visées à l'alinéa deux. Section 2. - Subventions de projet et d'investissement

Art. 6.§ 1er. Conformément à l'article 11, alinéa premier, de la loi précitée du 16 mai 2003, une subvention de projet ou une subvention d'investissement doit être affectée aux fins pour lesquelles elle a été octroyée. Si, en application de l'article 4, § 1er, 8°, la subvention est limitée supplémentairement à un pourcentage maximal déterminé des frais, ces frais sont arrêtés sur la base du compte des résultats visé à l'article 12, § 2, étant entendu que, lorsque le projet s'étend sur plusieurs années, les frais subventionnables maximaux sont déterminés à la fin du projet entier, sauf disposition contraire dans la décision de subvention.

Dans une même période de justification, un solde positif entre la subvention octroyée et les frais pour le projet dans une année déterminée peut être payé au bénéficiaire et être transféré par ce bénéficiaire à l'année suivante comme subvention encore à justifier.

Lorsque la décision de subvention comprend une disposition telle que visée à l'article 4, § 2, 1° et 2°, les frais sont, selon le cas : 1° soit diminués de l'apport financier propre indiqué dans la décision de subvention;2° soit limités aux frais énumérés dans la décision de subvention. § 2. Une subvention de projet peut être affectée à générer des recettes à condition que la décision de subvention stipule explicitement que la subvention est octroyée pour un projet de charité. § 3. L'apport financier propre qui dépasse la partie des frais non couverte par la subvention, peut être affecté sans limitations à la constitution de réserves. Section 3. - Affectation de réserves

Art. 7.§ 1er. Les réserves qui ont été constituées à charge de subventions conformément à l'article 5, § 3, ne peuvent être affectées qu'à un même objectif ou un objectif apparenté au sein de l'activité subventionnée pour laquelle la subvention initiale a été octroyée. § 2. L'affectation de ces réserves doit être approuvée par l'autorité subventionnante, sauf dans le cas où les réserves sont affectées à l'apurement du déficit de la période d'activité.

Les déficits résultant des cas, visés à l'article 5, § 2, alinéa deux, ne peuvent pas être pris en compte à cet effet.

Pour le déficit résultant de la différence entre l'apport financier propre réalisé et l'apport financier propre estimé, les réserves à charge de subventions ne peuvent être affectées que dans la mesure où il n'y a plus de réserves disponibles qui sont constituées par l'apport financier propre. § 3. Si l'activité pour laquelle des réserves ont été constituées conformément à l'article 5, § 3, n'est plus subventionnée, le montant cumulé des réserves doit être remboursé à l'Autorité flamande. § 4. Par dérogation au paragraphe 3, les réserves constituées suivantes ne doivent pas être remboursées : 1° des réserves constituées pour le passif social, moyennant l'approbation explicite de l'autorité subventionnante;2° des réserves, constituées pour un engagement pluriannuel que le bénéficiaire a conclu avec des tiers, si l'autorité subventionnante a explicitement approuvé la conclusion de l'engagement pluriannuel.

Art. 8.Les réserves qui ont été constituées par l'apport financier propre conformément à l'article 5, § 4, ou à l'article 6, § 3, peuvent être affectées librement par le bénéficiaire dans le cadre des objectifs qu'il s'est assignés ou pour lesquels il a reçus ces moyens. CHAPITRE 5. - Dispositions relatives à la justification de l'affectation de subventions

Art. 9.§ 1er. La justification relative à l'affectation d'une subvention comprend : 1° une justification fonctionnelle démontrant que, et éventuellement la mesure dans laquelle, l'activité pour laquelle la subvention a été octroyée, est réalisée;2° une justification financière démontrant les frais qui ont été exposés pour la réalisation de l'activité pour laquelle la subvention a été octroyée, et les recettes que le bénéficiaire a acquises dans le cadre de cette activité, soit de l'activité même, soit d'autres sources. § 2. Sauf disposition contraire dans la décision de subvention, la justification fonctionnelle et financière doit être introduite au plus tard six mois après la période d'activité à laquelle elle a trait, en cas d'une subvention de fonctionnement générale, ou au plus tard six mois après la fin du projet ou de l'investissement, en cas d'une subvention de projet ou d'une subvention d'investissement. § 3. La justification financière de l'affectation de subventions, octroyées à des artistes, traducteurs d'oeuvres littéraires, prospecteurs littéraires à l'étranger ou sportifs, chaque fois en leur qualité de personne physique, visant à soutenir leurs prestations artistiques-culturelles ou sportives, se compose d'une déclaration sur l'honneur dans laquelle le bénéficiaire déclare avoir répondu à la justification financière, visée aux articles 11 et 12. La décision de subvention peut stipuler qu'une déclaration sur l'honneur ne suffit pas comme justification financière, visée aux articles 11 et 12. § 4. La justification financière de l'affectation de subventions dont le montant total des subventions obtenues de l'Autorité flamande ne dépasse pas 7000 euros, se compose d'une déclaration sur l'honneur dans laquelle le bénéficiaire de la subvention déclare qu'il est satisfait à la justification financière, visée aux articles 11 et 12.

La décision de subvention peut stipuler qu'une déclaration sur l'honneur ne suffit pas comme justification financière, visée aux articles 11 et 12.

Une déclaration sur l'honneur ne suffit pas comme justification financière, visée aux articles 11 et 12, si : 1° le bénéficiaire veut porter en compte un déficit de la période d'activité écoulée, conformément à l'article 5, § 2;2° le bénéficiaire veut constituer des réserves à charge de la subvention, conformément à l'article 5, § 3;3° la décision de subvention comporte une disposition limitant l'affectation de la subvention à un pourcentage maximal déterminé des frais, conformément à l'article 4, § 1er, 8°.

Art. 10.La justification financière par le bénéficiaire et l'évaluation de celle-ci par l'autorité doit s'effectuer selon les modalités et, le cas échéant, à l'aide des critères, visés à l'article 4, § 1er, 7° et 9°.

Art. 11.§ 1er. La justification financière d'une subvention de fonctionnement générale doit comprendre : 1° un compte de résultats;2° les pièces justificatives relatives à la subvention à justifier. L'autorité subventionnante peut définir ces pièces justificatives dans l'arrêté portant octroi d'une subvention; 3° un bilan de l'actif et du passif, si : a) la constitution de réserves, en application de l'article 5, § 3, est prévue.Par activité subventionnée, des réserves séparées doivent être inscrites; b) un déficit de la période d'activité écoulée est porté en compte, en application de l'article 5, § 2. § 2. Le compte de résultats doit reprendre tous les produits et frais relatifs à la période d'activité pour l'activité subventionnée faisant l'objet de la justification. Si plusieurs subventions ont été octroyées par les autorités pour une même activité, celles-ci doivent être reprises dans le même compte de résultats relatif à cette activité.

Art. 12.§ 1er. La justification financière d'une subvention de projet ou d'une subvention d'investissement doit comprendre : 1° un compte de résultats;2° les pièces justificatives relatives à la subvention à justifier. § 2. Le compte de résultats doit reprendre tous les produits et frais relatifs au projet ou à l'investissement, quelle que soit l'année d'activité dans laquelle ils ont été comptabilisés. Si plusieurs subventions ont été octroyées par l'autorité pour une même activité, celles-ci doivent être reprises dans le même compte de résultats relatif à cette activité.

Art. 13.Outre la justification, visée aux articles 10, 11 et 12, l'autorité peut recueillir toutes les données complémentaires nécessaires à l'établissement définitif de la subvention justifiée.

Art. 14.§ 1er. La justification et les pièces justificatives, visées aux articles 10, 11 et 12, peuvent être mises à disposition par voie électronique. § 2. Une facture ou d'une créance émanant d'un bénéficiaire d'une subvention de l'Autorité flamande, doit être accompagnée d'une justification du montant facturé ou réclamé. § 3. La date d'une pièce justificative doit se situer dans la période faisant l'objet de la justification, sauf : 1° pour les frais d'amortissement;2° si la pièce justificative démontre que la prestation portée en compte se situe dans la période faisant l'objet de la justification et concerne l'activité subventionnée.

Art. 15.Si la décision de subvention stipule que tout subventionnement supplémentaire par l'Autorité flamande ou d'autres autorités est exclu, les dispositions des articles 5 et 6 restent intégralement d'application, étant entendu que la subvention qui est justifiée selon ces articles, est diminuée du montant entier qui a été obtenu par le biais d'une autre subvention, contrairement aux conditions d'octroi.

Art. 16.Si une activité et la subvention octroyée pour cette activité sont transférées du bénéficiaire initial à un nouveau bénéficiaire en application de l'article 4, § 3, les deux bénéficiaires doivent fournir une justification distincte sur leur part respective dans l'activité subventionnée.

Art. 17.Si plusieurs subventions sont octroyées par l'Autorité flamande ou d'autres autorités à un même fonctionnement, projet ou investissement, et si le total des subventions justifiées est inférieur au total des subventions octroyées, les subventions de l'Autorité flamande doivent être diminuées proportionnellement par rapport au total des subventions octroyées. CHAPITRE 6. - Dispositions en matière de sanctions et d'incompatibilités

Art. 18.Si le bénéficiaire omet de justifier entièrement la subvention conformément aux articles 10, 11 et 12, la décision d'octroi de la subvention échoit pour la partie non justifiée.

Conformément à l'article 13, alinéa deux, de la loi précitée du 16 mai 2002, dans le cas visé à l'alinéa premier, la partie non justifiée d'avances éventuellement déjà payées doit être recouvrée.

Art. 19.§ 1er. Sous réserve de l'application d'autres dispositions d'interdiction résultant d'une loi, d'un décret, d'une ordonnance, d'un règlement ou d'un statut, il est interdit à chaque fonctionnaire, officier public ou à toute autre personne chargée d'une fonction auprès de l'Autorité flamande, ou à chaque intermédiaire tel que visé à l'article 55, § 2, 2°, du Décret des Comptes, d'octroyer une subvention ou d'en approuver l'affectation dès qu'il pourrait se trouver, soit personnellement, soit par personne interposée, dans une situation de conflit d'intérêts. § 2. En cas de non-respect des dispositions de l'alinéa premier, la décision d'octroi d'une subvention est nulle. Les montants éventuellement déjà payés doivent être remboursés entièrement. CHAPITRE 7. - Dispositions finales

Art. 20.En vue de l'aide humanitaire urgente en cas, entre autres, d'une catastrophe, d'une calamité naturelle, d'une guerre ou d'une guerre civile, les membres du Gouvernement flamand peuvent décider de renoncer aux dispositions, visées aux chapitres 2 à 4 inclus.

Art. 21.Le présent arrêté entre en vigueur le 1er janvier 2014.

Art. 22.Le Ministre flamand ayant les finances et le budget dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 8 novembre 2013.

Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, K. PEETERS Le Ministre flamand des Finances, du Budget, de l'Emploi, de l'Aménagement du Territoire et des Sports, Ph. MUYTERS