REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

15 DECEMBRE 2022. - Circulaire ministérielle relative à l'élaboration et au suivi de l'exécution d'un plan de personnel sur la base de l'enveloppe de personnel

Conformément aux dispositions des arrêtés du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 21 mars 2018 portant le statut administratif et pécuniaire des agents des services publics régionaux (SPR) et des organismes d'intérêt public (OIP) de la Région de Bruxelles-Capitale (Livre 1er Titre II Chapitre IV du plan du personnel et de l'organigramme), un plan de personnel dans lequel est déterminé, par administration pour les SPR/par domaine d'activité pour les OIP, par niveau, par rang et par grade, le nombre de membres du personnel statutaires et contractuels exprimé en équivalents temps plein (ETP) jugés nécessaires à l'exécution des missions assignées aux services publics régionaux et aux organismes d'intérêt public concernés doit être adopté par année budgétaire. 1. Contexte Dès lors que les plans de personnel doivent être soumis, au plus tard, pour le 28 février 2023 au Gouvernement, il est demandé aux différentes institutions de transmettre leurs propositions de plan de personnel et documents y afférents pour le 18 janvier 2023.Les plans de personnel transmis passé ce délai risquent en effet de ne pouvoir être examinés à temps et être ainsi reportés à l'année 2024.

Ces documents doivent être transmis au ministre du Budget et de la Fonction publique par l'intermédiaire de Bruxelles Fonction Publique à l'adresse suivante (pp@talent.brussels). 2. Principes Le plan de personnel détermine, par administration pour les services publics régionaux (SPR) par domaine d'activités pour les organismes d'intérêt public (OIP), par niveau, par rang et par grade, le nombre de membres du personnel statutaires et contractuels exprimé en équivalents temps plein jugés nécessaires à l'exécution des missions assignées aux services publics régionaux ou aux organismes d'intérêt public.Le plan décrit, pour l'année sur laquelle il porte, la projection finale souhaitée des ETP payés. L'enveloppe budgétaire correspond à la charge budgétaire annuelle du plan de personnel.

L'ensemble doit s'inscrire dans les limites des moyens budgétaires disponibles pour l'année concernée. Les dispositions de la présente circulaire sont sans préjudice de la politique décidée en matière d'internalisation, dans le cadre de laquelle il pourra toujours être décidé de recruter des membres du personnel supplémentaires.

Il est rappelé qu'un plan de personnel existe par institution. Il s'appuie sur une enveloppe budgétaire globale mais : o pour les Services public régionaux : le plan de personnel est ventilé en sous-enveloppes par administration (c'est-à-dire « direction générale » au sein du SPRB) au sein de cette enveloppe budgétaire globale. o pour les OIP : le plan de personnel est ventilé par domaine d'activités et peut être ventilé en entités opérationnelles, au sein de cette enveloppe globale.

Outre le plan de personnel global exprimé par niveau, rang et grade, le plan sera également présenté en distinguant les ETP destinés à être occupés à terme par des agents statutaires et ceux qui seront toujours occupés par des membres du personnel contractuel (contrats pour tâches auxiliaires et spécifiques, convention premier emploi,...). 3. Méthodologie 3.1. Taskforce Conformément à la circulaire ministérielle du 16 janvier 2020 relative à l'élaboration et au suivi de l'exécution d'un plan de personnel sur la base de l'enveloppe de personnel, une Taskforce du monitoring du personnel, établie auprès de Bruxelles Fonction publique, dans laquelle siègent les représentants du Ministre du Budget, du Ministre de la Fonction publique, de talent.brussels et de Bruxelles Finances et Budget a été créée.

Cette taskforce est chargée de : - suivre l'évolution de l'emploi au sein de la fonction publique régionale, notamment l'évolution des dépenses, des crédits de personnel; - l'évolution des indicateurs fixés en matière de fonction publique ; - valider la méthodologie en la matière ; - faire une proposition d'outil de gestion afin que le plan de personnel permette au management de mener sa politique RH en utilisant la marge disponible dans son périmètre budgétaire selon les principes d'autonomie, de transparence et de responsabilité et qu'il permette de développer une stratégie de gestion prévisionnelle des emplois et compétences à moyen et plus long terme.

Elle reçoit et coordonne les différents rapports de monitoring et les communique pour information au Gouvernement via le Ministre de la fonction publique et du budget. La Taskforce ne rend pas d'avis et ne prend pas de décision. 3.2. Inventaire du personnel Pour préparer le plan de personnel, un inventaire du personnel est établi par administration pour les services publics régionaux (SPR)/par domaine d'activités pour les OIP. Un exemple de tableau est fourni en annexe, le fichier en Excel est disponible auprès de Bruxelles Fonction Publique (pp@talent.brussels).

L'inventaire du personnel est, en effet, la base de tout plan de personnel. Il est le point de départ pour fixer la situation de début du plan de personnel (situation AS IS) et pour le calcul de la marge budgétaire.

Il doit permettre une analyse organisationnelle des affectations au regard des missions et objectifs du service en vue d'aider à la décision pour toute demande de personnel.

Cet inventaire doit donc permettre d'identifier la manière dont les ETP sont affectés aux différentes missions pour chaque unité administrative d'une administration ou d'un domaine d'activités.

Conformément aux accords relatifs au personnel conclus par le Gouvernement, le plan de personnel doit rester dans le périmètre budgétaire de l'enveloppe budgétaire 2023 (codes 11XX - éléments de la rémunération), aucune exception ne sera prise en considération.

L'inventaire du personnel (AS IS) constitue donc un instrument de base pour réaliser cette analyse et motiver les demandes de renforcement du personnel. 3.3. Plan de personnel Trois situations de référence doivent être identifiées : Cadre A : « AS IS » Il définit quelle est la situation actuelle des ressources humaines en service et rémunérées.

Cadre B : « TO BE INCOMPRESSIBLE » Il s'agit de la situation des événements déjà décidés et en cours mais qui ne se sont pas encore réalisés (ex. recrutements en cours, promotions, ...).

Cadre C : « TO BE OPERATIONNEL » Il s'agit des évènements déjà décidés mais non encore commencés (tels que les recrutements et procédures de promotion à initier...). 3.4. Les enveloppes A chacune des situations du plan de personnel correspond une estimation budgétaire : A. Estimation du « AS IS » sur base du payroll Cela reprend la projection de toutes les dépenses prévisibles sur base : ? des agents au payroll le mois où le calcul est fait; ? des dépenses diverses non récurrentes encore à prévoir ; ? des dépenses inhérentes aux charges normales de l'employeur (primes syndicales/complément Fonds de Pension de Survie...); ? de l'épargne probable des départs à la retraite connus ; ? de l'estimation du surcoût lié à l'indexation automatique des salaires.

B. Estimation du « TO BE INCOMPRESSIBLE » Ce cadre estime toutes les politiques de vacances de postes déjà validées et en cours de pourvoi (promotions/accessions/recrutements) additionnées au cadre A. C. Estimation du « TO BE OPERATIONNEL » Dans ce cadre vient l'estimation des coûts des politiques de vacances de postes déjà validées mais non encore en cours de pourvoi (= décisions opérationnelles).

A chacune de ces situations, les coûts doivent être déterminés avec précision afin de pouvoir définir l'enveloppe budgétaire du personnel.

La somme des cadres A, B et C donne l'estimation globale du budget nécessaire pour le personnel pour l'année considérée. 3.5. Etablir l'« AS IS » de référence L'« AS IS » de référence donne la situation des ressources humaines au mois de référence (septembre 2022 pour le plan de personnel 2023).

Il sert de base à la projection des ressources humaines et des charges budgétaires pour les années T et T+l (année en cours, 2023, et année suivante, 2024).

Le principe du « AS IS » consiste à projeter le coût budgétaire agent par agent pour le reste de l'année T et pour l'année T+l. 3.6. Etablir le « TO BE INCOMPRESSIBLE » Objectif : définir, à l'horizon T et T+l, les charges irréversibles.

Le « TO BE INCOMPRESSIBLE » comprend le « AS IS » auquel sont ajoutés les recrutements, les promotions, les sélections pour mandat... prévus dans le plan de personnel précédemment approuvé par le Gouvernement, et pour lesquels les procédures ont débuté mais ne sont pas encore finalisées durant le mois de référence.

Etapes Etape 1 : Définir pour les années T et T+l le coût moyen des recrutements et des promotions par rang et par catégorie (statutaire, contractuel, convention premier emploi,...).

Etape 2 : Lister les vacances pour les recrutements, les promotions, les mandats en cours et les dates présumées d'entrée en service par rang et par catégorie.

Etape 3 : Projeter le coût pour T et T+l par rapport aux données des étapes 1 et 2. 3.7. Etablir le « TO BE OPERATIONNEL » Objectif : Le « TO BE incompressible » incluant l'impact des décisions opérationnelles donne le « TO BE opérationnel ».

Etapes Etape 1 : Identifier les événements dans le « TO BE opérationnel » (ex. nouvelles missions) et quantifier les besoins en terme d'ETP par niveau et par rang.

Etape 2 : Projeter et prévoir les coûts budgétaires associés à l'étape 1. Vérifier si un saut d'index est à prévoir. Base de calcul a) D'après les données du Bureau fédéral du Plan, des dépassements de l'indice pivot auront lieu en novembre 2022 ainsi qu'en mai 2023.Cela signifie que les salaires dans la fonction publique seront indexés de 2% respectivement en janvier 2023 et en juillet 2023. Ces données doivent être prises en compte dans les prévisions budgétaires 2023. b) La définition d'un équivalent temps-plein (ETP) pour les plans de personnel est une définition purement budgétaire : I'ETP d'un agent correspond au taux de rémunération applicable à l'agent considéré. Ceci a des conséquences non négligeables dans la gestion des plans de personnels : - Un agent qui n'est pas présent effectivement dans l'administration mais qui est payé par l'administration comptera dans I'ETP du plan de personnel. Ceci concerne par exemple: les agents détachés dans les cabinets régionaux pour lesquels aucune compensation budgétaire n'est prévue ; les agents statutaires en repos de maternité et qui restent rémunérés à charge du budget de l'administration... - Le remplacement de ces agents ne peut s'envisager que dans le cadre de places disponibles dans le plan et doit toujours rester dans la limite budgétaire de l'enveloppe. Un agent qui n'est pas rémunéré aura par conséquent un ETP nul. Il n'en demeure pas moins présent dans le registre du personnel de l'administration mais, du fait de sa non-rémunération, il permet de récupérer la marge budgétaire libérée par son absence pour le pourvoi d'un contrat de remplacement.

Les administrations et OIP sont tenus de respecter strictement la méthodologie explicitée ci-dessus, faute de quoi leur plan de personnel risque de ne pas pouvoir être correctement examiné dans les délais requis. 3.8. Monitoring des plans de personnel Le monitoring des plans de personnel est effectué, grâce à une méthodologie commune, conformément aux modalités et autres délais précisés dans la circulaire ministérielle du 16 juillet 2020 relative au monitoring des plans de personnel des services publics et organismes publics de la Région de Bruxelles-Capitale. Ce monitoring est réalisé par le Service public régional de Bruxelles Fonction Publique. 4. Formalités légales d'établissement des plans de personnel (PP) 4.1. La synthèse des différents cadres constitue le plan de personnel pour l'année concernée.

Il consiste en la quantification par rang et par niveau du « TO BE OPERATIONNEL » et des moyens budgétaires associés. 4.2. Directives spécifiques 4.2.1. Dans les SPR Le plan de personnel (PP) est un plan dans lequel est déterminé, par administration, par niveau, par rang et par grade, le nombre de membres du personnel exprimé en équivalents temps plein jugés nécessaires à l'exécution des missions assignées au Service public régional (de Bruxelles).

Le Conseil de direction élabore une proposition de plan de personnel sur base des projets (exemples non limitatifs : lettres et notes d'orientation, objectifs stratégiques et transversaux fixés aux mandataires, plans de gestion approuvés par l'autorité) établis par les administrations en concertation avec leur(s) ministre(s) de tutelle. Le Conseil de direction prépare au moins un PP par année budgétaire. Le PP doit être compatible avec les moyens budgétaires disponibles pour l'année budgétaire concernée.

Le Conseil de direction soumet le PP au Gouvernement au plus tard le 28 février de l'année de l'exécution dudit plan. Le Gouvernement adopte sur proposition du conseil de direction le plan de personnel.

En l'absence de proposition du Conseil de direction dans les délais impartis, le Gouvernement peut fixer un plan de personnel.

En l'absence de fixation du plan de personnel, le dernier plan fixé reste d'application.

La fixation du plan de personnel implique l'autorisation d'occupation des emplois y prévus par recrutement, promotion, mobilité ou engagement dans les limites des crédits budgétaires régionaux en année pleine.

Le plan de personnel, ainsi que toutes les modifications qui y sont apportées sont communiqués à tous les membres du personnel et publiés au Moniteur belge. 4.2.2. Dans les OIP de catégorie A Le plan de personnel (PP) est un plan dans lequel est déterminé (en tenant compte notamment de : lettres et notes d'orientation, objectifs stratégiques et transversaux fixés aux mandataires, contrats de gestion approuvés par l'autorité), par domaine d'activité, par niveau, par rang et par grade, le nombre de membres du personnel exprimé en équivalents temps plein (ETP) jugés nécessaires à l'exécution des missions assignées à l'organisme.

En l'absence de fixation du plan de personnel, le dernier plan fixé reste d'application.

La fixation du plan de personnel implique l'autorisation d'occupation des emplois y prévus par recrutement, promotion, mobilité ou engagement dans les limites des crédits budgétaires régionaux en année pleine.

Le plan de personnel, ainsi que toutes les modifications qui y sont apportées sont communiqués à tous les membres du personnel et publiés au Moniteur belge.

En pratique, le Conseil de direction élabore une proposition de plan de personnel. Le Conseil de direction prépare au moins un PP par année budgétaire. Le PP doit être compatible avec les moyens budgétaires disponibles pour l'année budgétaire concernée.

Le Conseil de direction soumet le PP au Gouvernement au plus tard le 28 février de l'année de l'exécution dudit plan. Le Gouvernement adopte sur proposition du conseil de direction le plan de personnel.

En l'absence de proposition du Conseil de direction dans les délais impartis, le Gouvernement peut fixer un plan de personnel. 4.3. Avis et accords requis 4.3.1. COCOBA « Article 11, loi du 19-12-1974 organisant les relations entre les autorités publiques et les syndicats des agents relevant de ces autorités » Les plans de personnel doivent être soumis à une concertation préalable au sein du COCOBA autant pour les SPR que pour les OIP. « Article 19 S 5, AGRBC du 21-03-2018 portant les statuts des SPR et des OIP » Le plan de personnel, ainsi que toutes les modifications qui y sont apportées, sont communiqués à tous les membres du personnel et publiés au Moniteur belge. 4.3.2. Inspecteur des Finances/Commissaires du Gouvernement - Pour les SPR et les OIP de catégorie A : les déclarations d'ouverture d'emplois au cadre du personnel, les octrois de fonctions supérieures et les projets d'engagements contractuels sont soumis à l'avis de l'Inspecteur des Finances. Les plans de personnel sont à soumettre également. - Pour les OIP de catégorie B, le comité de gestion ou le conseil d'administration approuve le plan de personnel moyennant l'avis favorable des commissaires du Gouvernement concernant la conformité du plan avec les dispositions budgétaires, légales et réglementaires ainsi qu'avec les dispositions du contrat de gestion.

A défaut de cet avis dans un délai d'un mois à dater de la transmission aux commissaires du Gouvernement, l'avis est réputé favorable. 4.3.3. Accord ministre du Budget - Pour les SPR et les OIP de catégorie A : sont soumis à l'accord budgétaire préalable du ministre du Budget : les avant-projets d'ordonnance ; les projets d'arrêtés du Gouvernement et d'arrêtés ministériels ; les projets de circulaire ou de décision qui sont directement ou indirectement de nature à influencer les recettes ou à entraîner des dépenses. - Pour les OIP de catégorie B et à défaut d'un avis favorable des ou d'un commissaire du Gouvernement, le ministre fonctionnellement compétent peut approuver le plan de personnel moyennant l'accord des ministres ayant le budget et la fonction publique dans leurs attributions. 4.3.4. Accord ministre de la Fonction publique - Pour les SPR et les OIP de catégorie A : l'accord préalable du ministre de la Fonction publique est requis. - Pour les OIP de catégorie B et à défaut d'un avis favorable des ou d'un commissaire du Gouvernement, le ministre fonctionnellement compétent peut approuver le plan de personnel moyennant l'accord des ministres ayant le budget et la fonction publique dans leurs attributions. 4.3.5. Ministre proposant l'arrêté du Gouvernement Article 6 5 2, AGRBC du 18-7-2000 portant règlement de son fonctionnement et réglant la signature des actes du Gouvernement. - Pour les SPR: le ministre de la Fonction publique prend l'initiative dans les matières relevant de la Fonction publique ; - Pour les OIP de catégorie A: le ministre fonctionnellement compétent auquel ressortit l'organisme prend l'initiative mais il faut l'accord préalable du ministre de la Fonction publique. - Pour les OIP de catégorie B et à défaut d'un avis favorable des ou d'un commissaire du Gouvernement, le ministre fonctionnellement compétent peut approuver le plan de personnel moyennant l'accord des ministres ayant le budget et la fonction publique dans leurs attributions.

A défaut d'accord d'un de ces derniers, le ministre fonctionnellement compétent soumet le plan pour approbation au Gouvernement.

Pour la consultation du tableau, voir image 6. Introduction du plan de personnel Dans le cadre de l'adoption, par le Gouvernement, des plans de personnel des SPR et organismes de type A, les documents suivants seront transmis au plus tard le 18 janvier 2023 au ministre du Budget et de la Fonction publique par l'intermédiaire de Bruxelles Fonction publique à l'adresse PP@talent.brussels. 1. Le plan de personnel 2023 ;2. Dans la mesure du possible, les perspectives pluriannuelles en matière d'évolution de personnel en reprenant les tableaux mentionnés au point 4 et en les complétant par année supplémentaire (T+2, T+3, T+4 et T+5) et en motivant l'évolution éventuelle du nombre d'ETP par année ;3. Les ETP RH. La Taskforce du monitoring du personnel examinera les tendances générales qui se dégagent des différents plans de personnel et transmettra l'ensemble des plans ainsi que son analyse au Ministre de la Fonction Publique et du Budget afin de respecter le passage en Gouvernement.

Pour les OIP de type B, ces informations seront communiquées pour information au Gouvernement.

Dès lors que les plans de personnel doivent être soumis, au plus tard, pour le 28 février 2023 au Gouvernement, il est demandé aux différentes institutions de transmettre leurs propositions de plan et personnel et documents y afférents pour le 18 janvier 2023. Les plans de personnel transmis passé ce délai risquent en effet de ne pouvoir être examinés à temps et être ainsi reportés à l'année 2024.

A titre d'information, il est rappelé aux différentes institutions de tenir compte des délais suivants : 10 jours ouvrables pour la convocation d'un COCOBA, 20 jours ouvrables maximum à dater de la réception des documents pour l'Inspecteur des Finances et le Ministre du Budget, le délai d'inscription à l'ordre du jour pour le Gouvernement de 14 jours hors urgence, le délai d'analyse du ministre fonctionnellement compétent, etc.

Toute question peut être adressée à l'adresse pp@talent.brussels.