BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

15 DECEMBER 2022. - Ministeriële omzendbrief betreffende de uitwerking en opvolging van een personeelsplan op basis van de personeelsenveloppe

Overeenkomstig de bepalingen van de besluiten van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 21 maart 2018 houdende het administratief statuut en de bezoldigingsregeling van de ambtenaren van de gewestelijke overheidsdiensten (GOB) en de instellingen van openbaar nut (ION) van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (Boek 1 Titel II Hoofdstuk IV "Het personeelsplan en het organogram") moet per begrotingsjaar een personeelsplan worden aangenomen waarin, per bestuur voor de GOB/per werkdomein voor de ION's, per niveau, per rang en per graad het aantal statutaire en contractuele personeelsleden wordt vastgelegd, uitgedrukt in voltijdequivalenten (VTE), dat noodzakelijk geacht wordt om de opdrachten uit te voeren die zijn toegewezen aan de gewestelijke openbare diensten en aan de instellingen van openbaar nut. 1. Context Aangezien de personeelsplannen uiterlijk op 28 februari 2023 bij de Regering moeten worden ingediend, wordt aan de verschillende instellingen verzocht hun voorstellen voor personeelsplannen en de bijbehorende documenten in te dienen tegen 18 januari 2023.Het risico bestaat dat personeelsplannen die na deze termijn worden ingediend, niet tijdig worden onderzocht en zo zullen worden uitgesteld tot 2024.

Deze documenten moeten via Brussel Openbaar Ambt aan de minister van Begroting en Openbaar Ambt worden toegezonden op het volgende adres (pp@talent.brussels). 2. Principes Het personeelsplan bepaalt, per bestuur voor de gewestelijke overheidsdiensten (GOB)/per werkdomein voor de ION's, per niveau, per rang en per graad het aantal statutaire en contractuele personeelsleden, uitgedrukt in voltijdse equivalenten, die nodig worden geacht voor de uitvoering van de opdrachten toegewezen aan de gewestelijke overheidsdiensten en de instellingen van openbaar nut. Het plan beschrijft voor het jaar waarop het betrekking heeft de gewenste eindprojectie inzake aantal bezoldigde VTE's. De budgettaire enveloppe stemt overeen met de jaarlijkse budgettaire kosten van het personeelsplan. Het geheel moet passen binnen de grenzen van de beschikbare begrotingsmiddelen voor het betrokken jaar. De bepalingen van deze omzendbrief doen geen afbreuk aan het besliste beleid inzake internalisering, in het kader waarvan er wel nog beslist zal worden om bijkomende personeelsleden aan te werven.

Ter herinnering: er bestaat een personeelsplan per instelling. Dat is gebaseerd op een globale budgettaire enveloppe maar: o Voor de gewestelijke overheidsdiensten wordt het personeelsplan opgesplitst in subenveloppes per bestuur (d.w.z. "algemene directie" binnen de GOB) binnen deze globale budgettaire enveloppe. o Voor de ION's kan het personeelsplan uitgesplitst worden per werkdomein en kan het worden uitgesplitst per operationele entiteiten, binnen de globale enveloppe.

Naast de globale aantallen per niveau, rang en graad, dient het plan eveneens het onderscheid aan te geven tussen de VTE's die op termijn zullen worden ingevuld door statutaire medewerkers en de VTE's die altijd ingevuld zullen worden door contractuele personeelsleden (arbeidsovereenkomsten voor ondersteunende of specifieke opdrachten, startbaanovereenkomsten ...). 3. Methodologie 3.1 De Taskforce Overeenkomstig de ministeriële omzendbrief van 16 januari 2020Relevante gevonden documenten type omzendbrief prom. 16/01/2020 pub. 07/02/2020 numac 2020020146 bron gewestelijke overheidsdienst brussel openbaar ambt Ministeriële omzendbrief betreffende de uitwerking en opvolging van een personeelsplan op basis van de personeelsenveloppe sluiten betreffende de uitwerking en de opvolging van een personeelsplan op basis van de personeelsenveloppe werd bij de Brussels Openbaar Ambt een Taskforce voor personeelsmonitoring opgericht, met daarin vertegenwoordigers van de minister van Begroting, de minister van Openbaar Ambt, talent.brussels en Brussel Financiën & Begroting.

Deze taskforce is belast met: - het opvolgen van de evolutie van de tewerkstelling in het gewestelijk openbaar ambt, met inbegrip van de ontwikkeling van de personeelsuitgaven en -kredieten, - de evolutie van de vastgelegde indicatoren voor het openbaar ambt, - de validering van de methodologie op dit gebied, - het doen van een voorstel voor een beheersinstrument zodat het personeelsplan het management in staat stelt zijn HR-beleid uit te voeren met behulp van de beschikbare marge binnen zijn begrotingsperimeter, volgens de principes van autonomie, transparantie en verantwoordelijkheid, en het mogelijk maakt een strategie te ontwikkelen voor het toekomstgerichte beheer van jobs en competenties op de middellange en langere termijn.

Ze ontvangt en coördineert de verschillende monitoringsverslagen en deelt ze ter informatie mee aan de Regering via de minister van Openbaar Ambt en Begroting. De Taskforce geeft geen advies en neemt geen besluiten. 3.2 Personeelsinventaris Voor de opstelling van het personeelsplan wordt per bestuur een personeelsinventaris opgemaakt voor de gewestelijke overheidsdiensten (GOB). Voor de ION's gebeurt dit per werkdomein. In de bijlage is een voorbeeldtabel opgenomen; het Excel-bestand is verkrijgbaar bij Brussel Openbaar Ambt (pp@talent.brussels).

De personeelsinventaris is eigenlijk de basis van elk personeelsplan.

Hij vormt het uitgangspunt voor het bepalen van de uitgangssituatie van het personeelsplan (AS IS-situatie) en voor het berekenen van de budgettaire marge.

Hij staat toe om een organisatorische analyse te maken van de toewijzingen in het licht van de opdrachten en doelstellingen van de dienst, dit om steun te bieden bij het besluitvormingsproces bij elke personeelsvraag.

Deze inventaris moet het dus mogelijk maken om te bepalen hoe de VTE's worden toegewezen aan de verschillende opdrachten voor elke administratieve eenheid van een bestuur of werkdomein.

Overeenkomstig de door de Regering gesloten personeelsovereenkomsten, moet het personeelsplan binnen de budgettaire grenzen van de enveloppe blijven die zijn vastgesteld voor 2023 (codes 11XX - bezoldigingselementen); geen enkele uitzondering zal in overweging worden genomen.

De personeelsinventaris (AS IS) is daarom een basisinstrument om deze analyse uit te voeren en verzoeken om personeelsversterking te motiveren. 3.3 Personeelsplan Drie referentiesituaties moeten worden bepaald: Kader A: "AS IS": bepaalt de huidige personeelssituatie (bezoldigd personeel in dienst).

Kader B: "ONREDUCEERBARE TO BE": betreft de situatie inzake reeds genomen en lopende beslissingen die echter nog niet uitgevoerd werden (bv. lopende aanwervingen, bevorderingen, ...).

Kader C: "OPERATIONELE TO BE ": betreft reeds genomen beslissingen waarvan de uitvoering nog niet is gestart (zoals te starten aanwervings- en bevorderingsprocedures, ...). 3.4 Enveloppen Met elke situatie van het personeelsplan komt een begrotingsraming overeen: A. De raming AS IS op basis van de payroll: deze omvat de projectie van alle voorzienbare uitgaven op basis van: ? het aantal personeelsleden op de payroll in de maand waarin de berekening gebeurt; ? diverse niet-recurrente kosten die nog moeten worden bepaald; ? de uitgaven die inherent zijn aan de normale werkgeverslasten (vakbondspremies/bijdrage FOP, ...); ? de vermoedelijke besparingen door bekende pensioneringen; ? de raming van de meerkosten verbonden aan de automatische loonindexering.

B. Raming van de 'Onreduceerbare TO BE': Dit kader betreft alle van reeds goedgekeurde en lopende procedures voor het invullen van betrekkingen (bevordering/overgang naar een hoger niveau/werving), in aanvulling op het kader A. C. Raming van de 'Operationele TO BE ': Dit kader betreft de raming van de kosten van de reeds goedgekeurde procedures voor het invullen van betrekkingen, maar die nog niet lopende zijn (= operationele beslissingen).

Voor elk van deze situaties moeten de kosten nauwkeurig worden bepaald zodat de budgettaire enveloppe kan worden vastgesteld. Optelling van de kaders A, B en C geeft de raming van het globale personeelsbudget dat vereist is voor het beschouwde jaar. 3.5 Bepaling van de referentiesituatie "AS IS" De referentiesituatie "AS IS" geeft de human resources weer tijdens de referentiemaand (september 2022 voor het personeelsplan 2023).

Ze dient als basis voor de projecties inzake human resources en budgettaire lasten voor de jaren T en T+1 (lopend jaar, 2023 en volgend jaar, 2024).

Voor de "AS IS" bestaat het principe erin de kosten per medewerker te ramen voor de rest van het jaar T en voor het jaar T+1. 3.6 De "onreduceerbare TO BE" Doelstelling: de onvermijdelijke kosten bepalen voor T en T+1.

De "ONREDUCEERBARE TO BE" omvat de "AS IS" vermeerderd met de aanwervingen, bevorderingen, selecties van mandaten, enz. die voorzien zijn in het eerder door de Regering goedgekeurde personeelsplan en waarvoor de procedures reeds zijn opgestart maar nog niet rond zijn in de referentiemaand.

Stappen: Stap 1: de gemiddelde aanwervings- en bevorderingskosten bepalen per rang en per categorie (statutair, contractueel, startbaanovereenkomst ...) voor de jaren T en T+1.

Stap 2: een lijst opmaken van de vacante betrekkingen voor de lopende wervingen, bevorderingen en mandaatselecties met opgave van de vermoedelijke data van indiensttreding per rang en per categorie.

Stap 3: de kosten voor T en T+1 ramen aan de hand van de gegevens uit stappen 1 en 2. 3.7 De "operationele TO BE " Doel: Door de weerslag van de operationele beslissingen te integreren in de "Onreduceerbare TO BE" verkrijgt men de "Operationele TO BE ".

Stappen: Stap 1: de gebeurtenissen bepalen die zijn opgenomen in de "Operationele TO BE " (bv. nieuwe opdrachten) en de behoeften kwantificeren in VTE's per niveau en per rang Stap 2: De begrotingskosten ramen en voorzien in verband met stap 1.

Nagaan of er een indexsprong moet worden voorzien.

Berekeningsbasis a) Volgens het Federaal Planbureau zullen er in november 2022 en mei 2023 overschrijdingen van de spilindex zijn.Dit betekent dat de salarissen van het openbaar ambt met 2% zullen stijgen in januari 2023 en nog eens in juli 2023.Hiermee moet derhalve rekening worden gehouden in de budgettaire vooruitzichten voor 2023. b) De definitie van een voltijdequivalent (VTE) voor de personeelsplannen is een zuiver budgettaire definitie: het VTE van een personeelslid komt overeen met het loon van het personeelslid in kwestie. Dit heeft belangrijke gevolgen voor het beheer van de personeelsplannen: - Een personeelslid dat niet daadwerkelijk in het bestuur aanwezig is, maar door het bestuur wordt betaald, telt mee voor het VTE van het personeelsplan. Het gaat bijvoorbeeld om: bij gewestelijke kabinetten gedetacheerd personeel waarvoor geen begrotingscompensatie is voorzien; statutair personeel met zwangerschapsverlof dat betaald blijft uit de begroting van het bestuur... - De vervanging van dit personeel kan alleen gebeuren binnen het kader van de beschikbare plaatsen in het plan en moet altijd binnen de budgettaire grenzen van de enveloppe blijven. Een onbetaalde ambtenaar zal dus tellen voor nul VTE. Hij staat evengoed in het personeelsregister van het bestuur, maar omdat hij niet betaald wordt, kan de begrotingsmarge vrijgekomen door zijn afwezigheid worden toegewezen aan een vervangingscontract.

Besturen en ION's moeten zich strikt houden aan de hierboven geschetste methode, anders is het niet ondenkbaar dat hun personeelsplan niet binnen de vereiste termijn naar behoren kan worden geëvalueerd. 3.8 Monitoring van de personeelsplannen De monitoring van de personeelsplannen gebeurt volgens de praktische regels en termijnen die zijn vastgelegd in de ministeriële omzendbrief van 16 juli 2020Relevante gevonden documenten type omzendbrief prom. 16/07/2020 pub. 14/08/2020 numac 2020042708 bron brussels hoofdstedelijk gewest Ministeriële omzendbrief met betrekking tot de monitoring van de personeelsplannen van de overheidsdiensten en de instellingen van openbaar nut van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest sluiten betreffende de uitwerking en opvolging van een personeelsplan van de overheidsdiensten en overheidsinstellingen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. 4. Wettelijke formaliteiten bij het opstellen van de personeelsplannen (PP) 4.1 De synthese van de verschillende kaders geeft het personeelsplan voor het betrokken jaar.

Dit bestaat erin de "OPERATIONELE TO BE" te kwantificeren per rang en per niveau, evenals de eraan verbonden budgettaire middelen. 4.2 Specifieke richtlijnen 4.2.1 Binnen de GOB Het personeelsplan (PP) is een plan waarin per bestuur, per niveau, per rang en per graad, uitgedrukt in voltijds equivalenten, het aantal personeelsleden wordt vastgelegd die noodzakelijk geacht worden om de opdrachten uit te voeren, toegewezen aan de Gewestelijke Overheidsdienst (van Brussel).

De directieraad werkt een ontwerp van personeelsplan uit, op basis van blauwdrukken (niet-exhaustieve voorbeelden: oriënteringsnota's en -brieven, strategische en transversale doelstellingen voor de mandatarissen, door de overheid goedgekeurde beheersplannen) die door de besturen werden opgesteld in overleg met hun voogdijminister(s). De directieraad bereidt elk begrotingsjaar minstens één personeelsplan voor. Het PP moet passen binnen de beschikbare budgettaire middelen voor het begrotingsjaar in kwestie.

Uiterlijk op 28 december van het jaar voorafgaand aan vermeld plan, legt de directieraad het PP ter goedkeuring voor aan de Regering. De Regering neemt het personeelsplan aan op voorstel van de directieraad.

Bij ontstentenis van een voorstel van de directieraad binnen de daartoe vastgestelde termijnen, kan de Regering zelf een personeelsplan opstellen.

Bij gebrek aan vastlegging van het personeelsplan, blijft het laatst bepaalde plan van toepassing.

De vaststelling van het personeelsplan houdt de toestemming in van de bezetting van de betrekkingen die door aanwerving, promotie, mobiliteit of indienstneming worden voorzien, binnen de grenzen van de gewestelijke begrotingskredieten voor een volledig jaar.

Het personeelsplan, en alle wijzigingen ervan, worden meegedeeld aan alle personeelsleden en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. 4.2.2 Bij de ION's van categorie A Het personeelsplan is een plan waarin het volgende wordt vastgelegd (met name rekening houdend met oriënteringsbrieven en -nota's, strategische en transversale doeleinden bepaald voor mandatarissen, beheerscontracten goedgekeurd door de overheid), per werkdomein, per niveau, per rang en per graad: het aantal statutaire en contractuele personeelsleden, uitgedrukt in voltijds equivalenten die noodzakelijk geacht worden om de opdrachten toegewezen aan de instelling uit te oefenen.

Bij gebrek aan vastlegging van het personeelsplan, blijft het laatst bepaalde plan van toepassing.

De vaststelling van het personeelsplan houdt de toestemming in van de bezetting van de betrekkingen die door aanwerving, promotie, mobiliteit of indienstneming worden voorzien, binnen de grenzen van de gewestelijke begrotingskredieten voor een volledig jaar.

Het personeelsplan, en alle wijzigingen ervan, worden meegedeeld aan alle personeelsleden en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.

In de praktijk stelt de directieraad een ontwerp van personeelsplan op. De directieraad bereidt elk begrotingsjaar minstens één personeelsplan voor. Het PP moet passen binnen de beschikbare budgettaire middelen voor het begrotingsjaar in kwestie.

Uiterlijk op 28 december van het jaar voorafgaand aan vermeld plan, legt de directieraad het PP ter goedkeuring voor aan de Regering. De Regering neemt het personeelsplan aan op voorstel van de directieraad.

Bij ontstentenis van een voorstel van de directieraad binnen de daartoe vastgestelde termijnen, kan de Regering zelf een personeelsplan opstellen. 4.3 Vereiste adviezen en akkoorden: 4.3.1 BOC "Artikel 11, wet van 19-12-1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel";

Voor zowel de gewestelijke overheidsdiensten als de ION's moeten de personeelsplannen vooraf worden besproken binnen het BOC. "Artikel 19 S 5, BBHR van 21-03-2018 betreffende de statuten van gewestelijke overheidsdiensten en ION's".

Het personeelsplan, en alle wijzigingen ervan, worden meegedeeld aan alle personeelsleden en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. 4.3.2 Inspecteur van Financiën/Regeringscommissaris - Voor de gewestelijke overheidsdiensten en ION's van categorie A: de vacantverklaringen van betrekkingen op de personeelsformatie, de toekenning van hogere functies en de voorstellen tot contractuele aanwervingen zijn onderworpen aan het advies van de Inspecteur van Financiën. Ook de personeelsplannen moeten worden ingediend. - Voor ION's van categorie B keurt het beheerscomité of de raad van bestuur het personeelsplan goed mits de Regeringscommissarissen een gunstig advies gegeven hebben met betrekking tot de conformiteit van het plan met de wettelijke en reglementaire bepalingen alsook met de bepalingen van de beheersovereenkomst.

Bij ontstentenis van dit advies binnen de maand volgend op de overmaking aan de Regeringscommissarissen, wordt dit advies geacht gunstig te zijn. 4.3.3 Akkoord van de minister van Begroting - Voor gewestelijke overheidsdiensten en ION's van categorie A: zijn onderworpen aan de voorafgaande begrotingsgoedkeuring van de minister van Begroting; voorontwerpen van verordeningen; ontwerp-regerings- en ministeriële besluiten; ontwerpsomzendbrieven of -besluiten die direct of indirect van invloed kunnen zijn op de inkomsten of die uitgaven met zich meebrengen. - Voor de ION's van categorie B en bij ontstentenis van een gunstig advies van de Regeringscommissaris(sen) kan de functioneel bevoegde minister het personeelsplan goedkeuren mits instemming van de ministers die bevoegd zijn voor begroting en ambtenarenzaken. 4.3.4 Akkoord van de minister van Ambtenarenzaken - Voor de gewestelijke overheidsdiensten en de ION's van categorie A is de voorafgaande goedkeuring vereist van de minister van Ambtenarenzaken. - Voor de ION's van categorie B en bij ontstentenis van een gunstig advies van de Regeringscommissaris(sen) kan de functioneel bevoegde minister het personeelsplan goedkeuren mits instemming van de ministers die bevoegd zijn voor begroting en ambtenarenzaken. 4.3.5 Minister die het regeringsbesluit voorstelt Artikel 6 5 2, BBHR van 18-7-2000 tot regeling van haar werkwijze en tot regeling van de ondertekening van de akten van de Regering. - Voor de gewestelijke overheidsdiensten: de minister van Ambtenarenzaken neemt het initiatief in zaken die betrekking hebben op het openbaar ambt; - Voor de ION's van categorie A: de functioneel bevoegde minister onder wie de instelling ressorteert, neemt het initiatief, maar het voorafgaande akkoord van de minister van Ambtenarenzaken is vereist. - Voor de ION's van categorie B en bij ontstentenis van een gunstig advies van de Regeringscommissaris(sen) kan de functioneel bevoegde minister het personeelsplan goedkeuren mits instemming van de ministers die bevoegd zijn voor begroting en ambtenarenzaken.

Bij ontstentenis van instemming van een van deze laatsten legt de functioneel bevoegde minister het plan ter goedkeuring voor aan de Regering.

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld 6. Invoering van het personeelsplan In het kader van de goedkeuring door de Regering van de personeelsplannen van de gewestelijke overheidsdiensten en instellingen van het type A, zullen volgende documenten ten laatste op 18 januari 2023 via Brussel Openbaar Ambt worden toegezonden aan de minister van Begroting en Openbaar Ambt op het adres PP@talent.brussels. 1. Het personeelsplan 2023;2. Voor zover mogelijk, de meerjarenprognoses voor personeelsontwikkeling door de in punt 4 genoemde tabellen te nemen en ze aan te vullen per extra jaar (T+2, T+3, T+4 en T+5) en de mogelijke evolutie van het aantal VTE's per jaar te motiveren.3. De HR VTE. De Taskforce personeelsmonitoring zal de algemene trends in de verschillende personeelsplannen onderzoeken en alle plannen en zijn analyse overmaken aan de minister van Ambtenarenzaken en Begroting, zodat ze aan de Regering kunnen worden voorgelegd.

Voor ION's van type B worden deze gegevens ter informatie aan de Regering bezorgd.

Aangezien de personeelsplannen uiterlijk op 28 februari 2023 bij de Regering moeten worden ingediend, wordt aan de verschillende instellingen verzocht hun voorstellen voor personeelsplannen en de bijbehorende documenten in te dienen tegen 18 januari 2023. Het risico bestaat dat personeelsplannen die na deze termijn worden ingediend, niet tijdig worden onderzocht en zo zullen worden uitgesteld tot 2024.

Ter informatie worden de verschillende instellingen eraan herinnerd om rekening te houden met volgende termijnen: 10 werkdagen voor het bijeenroepen van een BOC, maximaal 20 werkdagen vanaf de datum van ontvangst van de documenten voor de inspecteur van Financiën en de minister van Begroting, de termijn van 14 dagen voor het op de agenda van de Regering plaatsen tenzij in geval van nood, de termijn voor analyse door de functioneel bevoegde minister, enz.

Eventuele vragen kunnen worden gesteld op het adres pp@talent.brussels.