BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

16 JULI 2020. - Ministeriële omzendbrief met betrekking tot de monitoring van de personeelsplannen van de overheidsdiensten en de instellingen van openbaar nut van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest

Aan de gewestelijke overheidsdiensten, de openbare instellingen van categorie A en categorie B onderworpen aan de bepalingen van de besluiten van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 21 maart 2018 houdende het administratief statuut en de bezoldigingsregeling van de ambtenaren van de gewestelijke overheidsdiensten (GOB) en van de instellingen van openbaar nut (ION) van Brussel. 1. Context : De Brusselse Hoofdstedelijke Regering heeft op 16 januari 2020 de Minister van Openbaar Ambt en Begroting belast met het opzetten van een werkgroep voor de monitoring van het personeel, gevestigd bij Brussel Openbaar Ambt, waarin vertegenwoordigers van de minister van Begroting, van de minister van Openbaar Ambt, van Brussel Openbaar Ambt en van Brussel Financiën en Begroting zetelen. Overeenkomstig de ministeriële omzendbrief van 16 januari 2020Relevante gevonden documenten type omzendbrief prom. 16/01/2020 pub. 07/02/2020 numac 2020020146 bron gewestelijke overheidsdienst brussel openbaar ambt Ministeriële omzendbrief betreffende de uitwerking en opvolging van een personeelsplan op basis van de personeelsenveloppe sluiten met betrekking tot het opmaken en de opvolging van de uitvoering van een personeelsplan op basis van de personeelsenveloppe, is deze werkgroep belast met het opvolgen van de evolutie van de tewerkstelling binnen het gewestelijk openbaar ambt, namelijk de evolutie van de personeelsuitgaven en -kredieten, de evolutie van de indicatoren vastgelegd inzake openbaar ambt, en om in te staan voor de validering van de methodologie op ter zake.

De werkgroep ontvangt en coôrdineert de verschillende monitoringsrapporten en informeert de minister van het Openbaar Ambt en Begroting. De taskforce geeft geen advies en neemt geen beslissingen.

Deze werkgroep is ook belast om een beheerssysteem voor te stellen zodat het personeelsplan een tool wordt voor het management om op autonome wijze hun HR-beleid te voeren gebruikmakend van de beschikbare marges van hun begrotingsperimeter, en dit volgens de principes van transparantie en verantwoordelijkheid, en die kan helpen met het ontwikkelen van een toekomstgerichte beheersstrategie van tewerkstelling en competenties op middellange en lange termijn.

Onderhavige omzendbrief heeft als doel de modaliteiten van de werkgroep in detail uit te leggen, met name de methode en de rapporteringsfrequentie alsook de indicatoren die minstens betrekking hebben op : het risico op overschrijding van het budget zowel het jaarlijks budget als in een meerjarig perspectief; het naleven van de richting vastgelegd door de regering inzake personeelsbeheer van het gewestelijk openbaar ambt via indicatoren inzake evolutie van de percentages met betrekking tot statutaire tewerkstelling, tewerkstelling van jongeren, tewerkstelling door personen met een handicap, de verdeling tussen mannen en vrouwen enz.

De ministeriële omzendbrief van 16 januari 2020Relevante gevonden documenten type omzendbrief prom. 16/01/2020 pub. 07/02/2020 numac 2020020146 bron gewestelijke overheidsdienst brussel openbaar ambt Ministeriële omzendbrief betreffende de uitwerking en opvolging van een personeelsplan op basis van de personeelsenveloppe sluiten inzake het opmaken en de opvolging van de uitvoering van een personeelsplan op basis van de personeelsbegroting vermeldt de methodologie voor de opmaak van deze personeelsplannen en de deadlines voor de overdracht van de documenten die door de Regering dienen te worden goedgekeurd aan de minister van Begroting en Openbaar Ambt.

De diensten dienen de hierna vermelde richtlijnen na te leven bij de opmaak en de opvolging van het personeelsplan, gebaseerd op de personeelsenveloppe.

Ter herinnering, het personeelsplan wordt opgemaakt door de administratie van de gewestelijke overheidsdiensten (GOB), per activiteit voor de instellingen van openbaar nut (ION), per niveau, per rang en per graad, het aantal contractuele en statutaire personeelsleden wordt uitgedrukt in VTE nodig voor de uitvoering van de opdrachten toegekend aan de gewestelijke overheidsdiensten of de instellingen van openbaar nut. Het plan beschrijft, voor het jaar waarop het betrekking heeft, de uiteindelijk gewenste projectie voor de betaalde VTE's. De personeelsenveloppe komt overeen met de jaarlijkse budgettaire kost voor het personeelsplan. Het geheel wordt ingeschreven binnen de grenzen van de beschikbare begrotingskredieten voor het jaar in kwestie en duidelijk aangeven wat de impact is op een periode van 6 jaar.

Er is één personeelsplan per instelling. Dit wordt opgebouwd op basis van een algemeen beschikbare personeelsenveloppe maar: Voor de gewestelijke overheidsdiensten wordt het personeelsplan onderverdeeld in subenveloppes per administratie (of per algemene directie binnen de GOB) binnen de globale enveloppe.

Voor de ION wordt het personeelsplan onderverdeeld per activiteitsdomein en kan dit ook worden opgesplitst binnen de globale personeelsenveloppe per operationele entiteit.

Naast het algemeen personeelsplan uitgedrukt in niveau, rang en graad, wordt het plan ook voorgesteld door onderscheid te maken tussen de VTE's die bestemd zijn voor statutaire ambtenaren en de VTE's die zullen worden bezet door contractuele personeelsleden (contracten voor ondersteunende en specifieke taken, startbaanovereenkomst, ...).

In het kader van de omzendbrief van 20 januari 2020 heeft de Regering besloten dat het personeelsplan van 2020 in principe geen vraag tot versterking van het personeel mag bevatten. Een bijkomende vraag kan door de regering worden onderzocht als er een motivatie wordt toegevoegd op basis van de personeelsinventaris en de analyse van de toewijzing van de VTE's die hieruit voortvloeit, in directe link met : - prioriteiten vastgelegd in het Regeerakkoord en de oriëntatienota's en -brieven, - een recente evolutie van de reglementering, - andere motieven voor verandering (beheer van menselijke en andere risico's digitalisering en evolutie van de technologie, enz.) die een tijdelijke verhoging tijdens het jaar T met zich mee brengt en die opnieuw in evenwicht komt voor het jaar T+1.

Vragen voor personeelsversterking mogen betrekking hebben op transversale departementen (IT, HR, Budget) op voorwaarde dat: - de vraag proportioneel is tot de verhoging van het totaal aantal personeelsleden; - deze geen betrekking hebben op de opdrachten van Brussel Openbaar Ambt; - dat deze binnen de toegewezen begrotingskredieten blijven. en dit tot het moment dat de resultaten van een benchmark over de verdeling van opdrachten tussen de transversale administraties en de operationele administraties van de gewestelijke overheidsdiensten gekend zijn.

De transversale opdrachten dienen te worden verzekerd door transversale administraties.

De inventaris van het personeel (AS IS) is dus een basisinstrument om deze analyse uit te voeren en om vragen voor versterking van het personeel te motiveren.

Deze omzendbrief die de oprichting van een werkgroep voor de monitoring van het personeel beoogt, geeft informatie met betrekking tot de monitoring van het risico tot overschrijding van de personeelskredieten in 2020 en geeft een overzicht van de geraamde uitgaven voor 2021 en een inschatting van het benodigde budget in een meerjarigperspectief.

De diensten Budget van BFB geven in parallel met het analyserapport van het monitoringscomité, een overzicht van de uitvoering op retroactieve basis van de personeelskredieten 11XX over de periode 2015-2019. Daarenboven kunnen statistische berekeningen toelaten om de theoretische noden voor 2020 te verfijnen.

Er wordt doorheen de jaren vastgesteld dat voor alle gewestelijke entiteiten (GOB en ION samen) er minder onderuitvoering (of een betere uitvoering) van de personeelskredieten bestaat. Met een constant personeelsaantal toont de projectie aan dat het benodigde bedrag voor het gewest voor 2020 zich bevindt tussen 1.429 en 1.435,7 miljoen euro. Het gaat hier om een statistische analyse die verfijnd dient te worden door een meer gedetailleerde terreinanalyse. Het Comité stelt ook vast dat er verschillen zijn inzake uitvoering en noden naargelang de instelling. Bij een lage uitvoeringspercentages van een personeelsplan (of van een bestuur binnen globaal personeelsplan) wordt er voor de rekruteringen prioriteit ingezet op de invulling van dit personeelsplan.

Deze statistische aanpak dient vergeleken te worden met de reële kosten en de kosten zoals ingeschat door de administraties.

De principes van de ministeriële omzendbrief van 20 januari 2020 worden dus behouden en in de onderhavige omzendbrief opgenomen. Zij worden vervolledigd met de volgende maatregelen: De monitoring van de personeelsplannen wordt tweemaal per jaar georganiseerd, met name een eerste keer op basis van de gegevens van 30 juni, en een tweede keer op basis van de gegevens van 31 december.

De vergaderingen van de werkgroep vinden plaats tijdens de maand september 2020 en januari 2021.

Zoals aanbevolen door het monitoringcomité, is BFB belast met het organiseren van de bilaterale vergaderingen, in samenspraak met Talent.brussels, met de bezoldigingsdienst van de Regering en de Instellingen om zo, voor wat de begroting betreft, de voorspellingen voor de personeelsuitgaven voor 2020, 2021 en in een meerjarig perspectief te verfijnen, en voor wat het Openbaar Ambt betreft, een gemeenschappelijke methodologie voor het opmaken van de personeelsplannen voor 2021 voor te bereiden. 2. De indicatoren met betrekking tot het HR-beheer: Overeenkomstig punt 2.1 "Inventaris van het personeel" van de omzendbrief van 16 januari 2020Relevante gevonden documenten type omzendbrief prom. 16/01/2020 pub. 07/02/2020 numac 2020020146 bron gewestelijke overheidsdienst brussel openbaar ambt Ministeriële omzendbrief betreffende de uitwerking en opvolging van een personeelsplan op basis van de personeelsenveloppe sluiten, dient er een organisatorische analyse van de toewijzingen van opdrachten en doelstellingen van de dienst uitgevoerd te worden in geval van een nieuwe vraag voor personeelsuitbreiding, dit om toe te laten een beslissing te nemen. De inventaris van het personeel (AS IS) is een basisinstrument om deze analyse uit te voeren en de vragen voor personeelsuitbreiding te motiveren. De HR-indicatoren moeten zorgen voor een opvolging van de evolutie van de samenstelling van het personeel, rekening houdend met de richting vastgelegd door de minister van Openbaar Ambt of de Regering inzake openbaar ambt.

Het doel van de meerjarige opvolging van de HR-indicatoren kadert in de wil om een aanpak van het type GPECI te ontwikkelen (toekomstgericht beheer van functies en inclusieve competenties).

GPEC is een toekomstgericht proces tot wijziging van de functies, de competenties en het personeel van een organisatie met betrekking tot de voorspelbare evoluties van de economische, sociale, juridische of technologische omgeving. Bij de notie GPEC in human resources, voegen wij de "I" toe van inclusief, om zo te verzekeren dat deze wijzigingen gebeuren met respect voor diversiteit en inclusie.

GPEC.I vormt een onmisbare tool voor het doorvoeren van veranderingen binnen HR. Het helpt om de sterke en zwakke punten van een organisatie te identificeren, en om transversale oplossingen te vinden die ervoor kunnen zorgen dat de organisatie op meer serene wijze omgevingsveranderingen aankan.

De aanpak baseert zich op een analyse en een reflectie in 3 stappen : 1° het uitvoeren van een HR-diagnose (beroepen, competenties, samenstelling van het personeel, ...); 2° de toekomstgerichte zoektocht om te anticiperen op evolutiescenario's (anticiperen van vertrek op pensioen, veranderingen die de functie beïnvloeden, professionele mix en potentieel van kandidaten op de arbeidsmarkt, .. 3° het opmaken van een strategie (ideaal scenario voor de ontwikkeling van de organisatie) en van HR-actieplannen (werving, opleiding, reorganisatie, reconversie, professionele mobiliteit, diversiteit, .. ) De GPEC-I aanpak kan dus een antwoord bieden op een nood die geïdentificeerd werd door een methode voor te stellen om vragen voor personeelsversterking te motiveren. 2.1. Lijst van indicatoren De indicatoren worden door de werkgroep gekozen, rekening houdend met de richting besloten door de regering inzake personeelsbeheer van het gewestelijk openbaar ambt. De lijst is niet exhaustief en kan dus nog veranderen. Een selectie kan ook worden uitgevoerd op basis van 3 of 4 prioriteiten vastgelegd door de minister.

Evolutie van de juridische situaties van het personeel doorheen de volgende indicatoren : - Percentage statutaire medewerkers - Percentage contractuelen CUTB : uitzonderlijke en tijdelijke personeelsbehoeften - Percentage contractuelen CBSO : bijkomende en specifieke opdrachten - Percentage contractuelen met vervangingscontract - Percentage gesubsidieerde contractuelen (GECO, SBO,...) - Percentage ander soort contractuelen Evolutie van aanwervingen op basis van de volgende indicatoren : - Aantal nieuwe werknemers via een wervingsprocedure van talent.brussels - Aantal nieuwe werknemers via interne HR-procedure - Aantal nieuwe werknemers via een procedure van Actiris - Aantal nieuwe werknemers via een mobiliteitsprocedure Evolutie van de vertrekken op basis van de volgende indicatoren : - Aantal nieuwe vertrekken door pensioen - Aantal nieuwe vertrekken door vrijwillig vertrek - Aantal nieuwe vertrekken door ontslag - Aantal nieuwe vertrekken door einde contract Evolutie van de leeftijdspiramide op basis van de volgende indicatoren : - Percentage minder dan 25 jaar - Percentage 25-29 jaar - Percentage 30-34 jaar - Percentage 35-39 jaar - Percentage 40-44 jaar - Percentage 45-49 jaar - Percentage 50-54 jaar - Percentage 55-59 jaar - Percentage 60 jaar en ouder Evolutie van het personeel met een handicap op basis van de volgende indicatoren : Aantal personeelsleden met een handicap verklaard aan de werkgever Evolutie van de volgende categorieën inzake origine van de personeelsleden - Belgische afkomst - Afkomstig van een EU-land - Andere afkomst uit Europa - Afkomst buiten Europa Evolutie van het globale personeel op basis van de volgende indicatoren : - Aantal personeelsleden - Aantal reëel actieve interne VTE's - Aantal externe VTE's - Aantal deeltijdse medewerkers Aangezien het geslacht transversaal aanwezig is in elk beleid voor HR-beheer, dienen te gegevens te worden onderverdeeld volgens het geslacht (M/V/X). 2.2. Methode voor gegevensverzameling : Een tabel met dubbele ingang die de verschillende indicatoren bevat, wordt door talent voorbereid. Deze tabel wordt begeleid door een toelichting (definitie van de indicatoren, berekeningsmethodes,...).

De documenten worden naar de verschillende instellingen gestuurd zodat deze de tabel kunnen invullen. ledere instelling stuurt de ingevulde tabel terug naar talent die zich bezighoudt met de analyse (controle, globalisering van de cijfers,...) om zo een goede rapportering mogelijk te maken.

Indien nodig biedt talent.brussels hulp aan de HR-diensten om zo de harmonisering van de gegevens te ondersteunen. 3. De indicatoren met betrekking tot het risico van overschriiding van het budget De informatie die voortvloeit uit de monitoring stelt de regering in staat om voor iedere personeelsbegroting een eventuele prospectie te doen van het eventuele risico van overschrijding van het personeelsbudget of van de beschikbare marges. 3.1 Lijst met indicatoren - Indicator 1 : Initieel bedrag voor het jaar 2020 - Indicator 2 : Kosten met betrekking tot het AS IS : deze situatie baseert zich op de betaling van de lonen, ofwel de reële kost gelinkt aan de uitgaven van het personeel in dienst. Deze kosten worden geprojecteerd op de rest van het jaar en op het jaar T+1; - Indicator 3 : Kosten met betrekking tot de onvermijdelijke beslissingen 2020 : het gaat om alle factoren in 2020 die een zekere en definitieve impact hebben op de rest van het jaar en het jaar T+1.

Het gaat om gekende vertrekken (pensioen, vrijwillig vertrek, ontslag), om gekende of geschatte indiensttredingen (rekrutering die reeds aan de gang is of die nog moeten worden opgestart en die zullen zorgen voor een werving in 2020), loonschaalverhogingen en gekende promoties.

Deze kosten dienen als volgt berekend te worden : - Bekende vertrekken : op basis van de reële kosten - Bekende of geschatte indiensttredingen : op basis van de standaardkosten - Promoties : op basis van de standaardkosten Om een correcte raming van de begrotingskost uit te voeren voor ieder onderdeel, stelt men het aantal te betalen maanden vast voor T en T+l in functie van de geschatte datum van indiensttreding of van vertrek.

Indicator 4 : Kosten met betrekking tot toekomstige operationele beslissingen : het gaat om alle handelingen voorzien in het laatste goedgekeurde personeelsplan die in 2020 niet zullen kunnen afgerond worden. Deze kosten worden geprojecteerd op het jaar T+l, ze moeten dus berekend worden op een volledig jaar op basis van de standaardkosten;

Indicator 5 : Marge of overschrijding tussen het initieel bedrag 2020 (indicator 1) et alle onvermijdelijke kosten 2020 (toevoeging van de indicatoren 2 en 3);

Indicator 6 : Marge of overschrijding tussen initieel bedrag 2020 (indicator 1) en alle kosten met betrekking tot het laatste personeelsplan goedgekeurd door de regering (toevoeging van indicatoren 2, 3 en 4). 3.2. Methode voor gegevensverzameling: Een tabel met diverse indicatoren wordt door talent voorbereid. Deze tabel wordt begeleid door een toelichting (definitie van de indicatoren, berekeningsmethodes, ...). De gegevens aangeleverd in de tabellen worden vervolgens gekruist met de statistische ramingen van BFB tijdens bilaterale vergaderingen.

Indien nodig biedt talent.brussels hulp aan de HR-diensten om zo de harmonisering van de gegevens te ondersteunen. 4. Ritme en timing van de controle in 2020 4.1. Ritme van de controle Op basis van de betalingsgegevens van 2020 en de personeelsgegevens, worden de personeelsplannen tweemaal geëvalueerd : een eerste keer op basis van de gegevens van 30 juni 2020 : een tweede keer op basis van de gegevens van 31 december 2020. 4.2. Timing van de rapportering De taskforce monitoring personeel consolideert de rapportering op volgende data : - op 31 augustus 2020 het rapport op basis van de gegevens van juni 2020. - Op 31 januari 2021 voor het rapport op basis van de gegevens van december 2020.

Om de werkgroep toe te laten deze kalender na te leven, moet het rapport van de risicomonitoring opgestuurd worden naar pp@talent.brussels tegen ten laatste : vrijdag 11 september 2020 voor de 1ste monitoring : vrijdag 22 januari 2021 voor de 2de monitoring. 5. Toepassingsgebied en invoering 2020 en 2021 5.1. Toepassingsgebied Alle gewestelijke overheidsdiensten en openbare instellingen van categorie A en categorie B onderworpen aan de beschikkingen van de besluiten van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 21 maart 2018 houdende het administratief statuut en de bezoldigingsregeling van de ambtenaren van de gewestelijke overheidsdiensten (GOB) en de instellingen van openbaar nut (ION) van Brussel dienen deze controle uit te voeren.

In 2021 zal een nieuwe omzendbrief worden opgemaakt. 5.2. Invoering Om zeker te zijn dat de methodologie op correcte wijze wordt ontwikkeld en om de kwaliteit van de gegevens verzameld in de context van de controle van de PP te verzekeren, zal de werkgroep beroep doen op : - een comité van experts bestaande uit vertegenwoordigers van talent.brussels, BFB en de HRdirecteur van het GOB. - Een gewestelijke werkgroep bestaande uit HR-referenties van de overheidsdiensten en betrokken instellingen. 6. Controle en beslissingsmarge Op basis van indicator 5 van de gegevens van de controle wordt de beschikbare marge voor nieuwe operationele beslissingen geïdentificeerd en kan dit eventueel zorgen voor de aanpassing van operationele handelingen die nog niet zijn uitgevoerd. 6.1 Rol van de interne controle uitgevoerd door de HR-directies In functie van deze operationele marge en op basis een intern identificatie- en opvolgingsproces voor de noden van het personeel, zal de operationeel verantwoordelijke de nieuwe operationele beslissingen bepalen, die hij nodig en prioritair acht, en hij evalueert hun conformiteit met de begroting. 6.2 Controlerol van de IF In dit kader legt de operationeel verantwoordelijke vervolgens zijn nieuwe beslissing voor ter voorafgaand advies aan de Inspecteur der Financiën belast met de controle van de implementatie van het personeelsplan en de naleving van de begrotingsperimeter.

Indien het advies van de Inspecteur der Financiën gunstig is, mogen de nieuwe beslissingen uitgevoerd worden. Indien het advies van de Inspecteur der Financiën ongunstig is, wordt het advies van de minister van Begroting opgevraagd.

De Minister van Ambtenarenzaken en Begroting, S. GATZ _______ Nota 1 In Frankrijk is GPEC een aanpak voor collectieve onderhandeling binnen de wet « Borloo » van 18 januari 2005, voor de programmering van de sociale cohesie. Deze wet maakt de GPEC onderhandeling minstens één keer om de drie jaar verplicht voor ondernemingen met meer dan 300 werknemers.