FEDERALE OVERHEIDSDIENST KANSELARIJ VAN DE EERSTE MINISTER, FEDERALE OVERHEIDSDIENST PERSONEEL EN ORGANISATIE, FEDERALE OVERHEIDSDIENST SOCIALE ZEKERHEID, PROGRAMMATORISCHE FEDERALE OVERHEIDSDIENST MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE, ARMOEDEBESTRIJDING EN SOCIALE ECONOMIE EN FEDERAAL INSTITUUT VOOR DUURZAME ONTWIKKELING

16 MEI 2014. - Omzendbrief. - Integratie van duurzame ontwikkeling, met inbegrip van sociale clausules en maatregelen ten voordele van kleine en middelgrote ondernemingen, in het kader van overheidsopdrachten geplaatst door federale aanbestedende instanties

Deze omzendbrief heeft tot doel een duurzaam aankoopbeleid te implementeren bij de federale overheid, de integratie van sociale clausules te bevorderen en overheidsopdrachten die door federale aanbestedende instanties worden geplaatst, toegankelijker te maken voor kleine en middelgrote ondernemingen (hierna kmo's genoemd).

Hij kadert met name in het Federaal Actieplan Duurzame Overheidsopdrachten 2009-2011, waarbij de Belgische federale overheid zich heeft aangesloten bij de doelstelling van de Europese Raad en de Europese Commissie om 50 % van de federale overheidsopdrachten volgens een duurzame aankoopprocedure te realiseren.

De omzendbrief past ook in de relancestrategie die de regering in juli 2012 startte. Hij beoogt immers een ambitieus sociaaleconomisch beleid te ontwikkelen waarbij personen die moeilijk toegang krijgen tot de arbeidsmarkt opnieuw in het arbeidscircuit worden geïntegreerd.

De omzendbrief bestaat uit vijf hoofdstukken en drie bijlagen.

Het eerste hoofdstuk omvat gemeenschappelijke bepalingen. Het tweede hoofdstuk heeft tot doel duurzame ontwikkeling te integreren in overheidsopdrachten die door de federale aanbestedende instanties worden geplaatst. In de volgende twee hoofdstukken komen twee specifiekere thema's van duurzame ontwikkeling aan bod. Het derde hoofdstuk handelt immers over de sociale clausules (het reserveren van opdrachten, sociale tewerkstellingsclausule en opleidingsclausule) en het vierde hoofdstuk beoogt de deelname van kleine en middelgrote ondernemingen aan overheidsopdrachten te bevorderen. Het vijfde en laatste hoofdstuk bevat de gemeenschappelijke slotbepalingen.

Voor meer praktische informatie over duurzame ontwikkeling en sociale clausules wordt, enerzijds, verwezen naar de informatiekanalen van het Federaal Instituut voor Duurzame Ontwikkeling (Gids voor duurzame aankopen(1)) en van de FOD Personeel en Organisatie(2) en, anderzijds, naar de Pedagogische en juridische leidraad voor sociale clausules in België, gepubliceerd door de POD Maatschappelijke Integratie(3).

Hoofdstuk 1. - Gemeenschappelijke bepalingen Afdeling 1. - Begrippen en definities In deze omzendbrief komen verschillende begrippen en definities aan bod : Duurzame overheidsopdracht Overheidsopdrachtenprocedures waarbij instanties goederen, diensten en werken trachten te verkrijgen die tijdens hun hele levensduur een kleinere negatieve milieu- en sociale impact zullen hebben dan goederen, diensten en werken die dezelfde functie vervullen maar het voorwerp waren van gunningsprocedures die geen rekening hielden met deze aspecten. Daartoe moet rekening worden gehouden met de drie pijlers van duurzame ontwikkeling, meer bepaald : (1) het beschermen van het leefmilieu en het verminderen van de ecologische voetafdruk van de overheidsconsumptie; (2) het aanmoedigen van waardig werk, werkvoorwaarden en groene jobs; (3) het verbeteren van de kwaliteit van de economische groei, de competitiviteit van de bedrijven en de voorwaarden voor mededinging via de creatie van een level-playing field dat voldoende bedrijven de mogelijkheid biedt om mee te dingen naar overheidsopdrachten. Het begrip "duurzame overheidsopdracht" wordt omschreven in het Federaal Actieplan Duurzame Overheidsopdrachten 2009 - 2011.

Eerlijke handel Dit begrip wordt verduidelijkt in de mededeling van de Europese Commissie aan de Raad, het Europees Parlement en het Europees Economisch en Sociaal Comité van 5 mei 2009 (215 final) : Bijdragen aan een duurzame ontwikkeling : de rol van Fair Trade en niet-gouvernementele handelsgerelateerde programma's om duurzaamheid te waarborgen. De definitie van eerlijke handel is gebaseerd op de gemeenschappelijke criteria die bepalend zijn voor een geïntegreerde benadering van duurzame ontwikkeling. Het gaat hier om : (1) een eerlijke prijs die de kosten van duurzame productie en duurzaam leven dekt, alsook de mogelijkheid om een deel van de prijs vooraf aan de producenten te betalen; (2) langdurige relaties tussen producenten en distributeurs; (3) transparantie en traceerbaarheid gedurende de hele leveringsketen; (4) naleving van de fundamentele verdragen van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), met name inzake waardig werk, vrijheid van vereniging en arbeidsnormen; (5) bescherming van de mensenrechten en respect voor het milieu en traditionele productiemethodes; (6) capaciteitsopbouw en markttoegang voor de producenten; (7) bewustmaking van de actoren en consumenten over de werking en doelstellingen van fair trade; (8) uitwerking van een certificeringsproces; (9) effectbeoordeling van de commerciële activiteiten.

Innovatieve producten of diensten Producten of diensten die nog niet op de markt beschikbaar zijn en dus nog moeten worden ontwikkeld. De aankoop, huur of leasing van dergelijke producten en diensten stimuleert nieuwe technologieën en de dienstverlening, evenals een meer efficiënte en kosteneffectieve publieke dienstverlening.

Sociale overwegingen Bepalingen die doelstellingen inzake sociaal beleid nastreven, waarbij rechtstreeks wordt bijgedragen tot het welzijn van de gemeenschap of van personen. Die doelstellingen houden met name in : eerbied voor duurzame en eerlijke handelspraktijken, werknemersvriendelijke productiemethodes, een aanvaardbaar loon, naleving van de conventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO)(4), de deelname aan overheidsopdrachten van ondernemingen uit de sociale economie, de opleiding of de socio-professionele inschakeling van laaggeschoolde werkzoekenden, leerlingen, stagiairs of cursisten, personen met een sociale, fysieke en/of mentale handicap of die het slachtoffer zijn van discriminatie, de bevordering van de kansengelijkheid, de bestrijding van armoede, ...

De aandacht wordt erop gevestigd dat het begrip "sociale overwegingen" in het kader van deze omzendbrief ruimer is dan het begrip "sociale clausules". Dit laatste begrip maakt weliswaar deel uit van de sociale overwegingen, maar heeft enkel betrekking op de maatregelen die tot doel hebben mensen die moeilijk toegang krijgen tot de arbeidsmarkt, meer kansen op werk te bieden.

Sociale economie Dit begrip wordt omschreven in het samenwerkingsakkoord tussen de Federale Staat, het Vlaams, Waals en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en de Duitstalige Gemeenschap betreffende de meerwaardeneconomie, ondertekend op 4 juli 2000 en verlengd in 2005 door de verschillende ministers van Sociale Economie, Werk en Economie. Sociale economie-initiatieven en -bedrijven produceren goederen of leveren diensten die op de markt worden aangeboden, waarvoor een prijs wordt betaald en waarvoor een behoefte en cliënteel bestaan. Zij beogen continuïteit, rentabiliteit en duurzame ontwikkeling. Deze initiatieven en bedrijven eerbiedigen de volgende basisprincipes : voorrang van arbeid op kapitaal, beheersautonomie, dienstverlening aan de leden, aan de gemeenschap en aan de stakeholders, democratische besluitvorming en duurzame ontwikkeling met respect voor het leefmilieu. Binnen deze sociale economie-initiatieven nemen de buurt- en nabijheidsdiensten een belangrijke plaats in.

Sociale inschakelingsonderneming Initiatief van sociale inschakeling als bedoeld in artikel 59 van de wet van 26 maart 1999 betreffende het Belgisch actieplan voor de werkgelegenheid 1998 en houdende diverse bepalingen of dat aan gelijkwaardige voorwaarden voldoet in het land van oorsprong van de kandidaat of inschrijver.

Opleiding in een onderneming Beroepsopleiding van een persoon in een onderneming met als doel het verwerven van de nodige bekwaamheden voor zijn beroepskwalificatie.

Het betreft met name : ? de beroepsopleiding bedoeld in hoofdstuk IV van het besluit van de Franse Gemeenschapsexecutieve van 12 mei 1987 betreffende de beroepsopleiding; ? de beroepsopleiding bedoeld in hoofdstuk III van titel III van het besluit van de Vlaamse regering van 5 juni 2009 houdende de organisatie van de arbeidsbemiddeling en de beroepsopleiding.

Entreprise de travail adapté Bedrijf dat hoofdzakelijk personen met een handicap tewerkstelt zoals bepaald in het besluit van de Waalse regering van 7 november 2002 betreffende de voorwaarden van erkenning en subsidiëring van de bedrijven voor aangepast werk en in het decreet van 4 maart 1999 van de Franse Gemeenschapscommissie betreffende de sociale integratie van de gehandicapten en hun inschakeling in het arbeidsproces en het besluit 2008/1584 van 12 februari 2009 van het College van de Franse Gemeenschapscommissie betreffende de erkenning, tegemoetkoming en subsidiëring van erkende ondernemingen met aangepast werk.

Beschutte werkplaats Onderneming die hoofdzakelijk personeel met een handicap aanwerft op de wijze bepaald in het besluit van 17 december 1999 van de Vlaamse regering tot vaststelling van de erkenningsvoorwaarden van de beschutte werkplaatsen en het decreet van 12 juli 2013 van de Vlaamse overheid betreffende maatwerk bij collectieve inschakeling.

Afdeling 2. - Regelgevend kader De integratie van duurzame aspecten in overheidsopdrachten moet gebeuren binnen het kader van de wetgeving overheidsopdrachten, meer bepaald de wetgeving betreffende de klassieke sectoren. In dit verband wordt met name verwezen naar : -de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006; - de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; - het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011; - het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; - het koninklijk besluit van 3 april 2013 betreffende de tussenkomst van de Ministerraad, de overdracht van bevoegdheid en de machtigingen inzake de plaatsing en de uitvoering van overheidsopdrachten, ontwerpenwedstrijden en concessies voor openbare werken op federaal niveau; - de omzendbrief van 30 november 2012 P&O/2012/e-Proc - Overheidsopdrachten - Gebruik van de e-Procurement-toepassingen door de diensten van de federale Staat.

Wat betreft de overheidsopdrachten op defensie- en veiligheidsgebied kan verder worden gewezen op de volgende specifieke wetgeving : - de wet van 13 augustus 2011 inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied; - het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied van 23 januari 2012.

De wetgeving overheidsopdrachten is met name terug te vinden op de website www.16procurement.be.(5) De duurzame overheidsopdrachten voor leveringen en diensten vallen meer specifiek onder de volgende regelgeving : - Richtlijn 2012/27/EU van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 betreffende energie-efficiëntie, tot wijziging van Richtlijnen 2009/125/EG en 2010/30/EU en houdende intrekking van de Richtlijnen 2004/8/EG en 2006/32/EG (artikel 6); - artikel 7bis van de Grondwet; - het koninklijk besluit van 20 december 2010 inzake de bevordering van schone en energiezuinige wegvoertuigen in het kader van overheidsopdrachten; - de omzendbrief P&O/DO/2 van 18 november 2005 betreffende het aankoopbeleid van de federale overheid ter bevordering van het gebruik van duurzaam geëxploiteerd hout; - de omzendbrief 307quinquies van 13 juli 2009 betreffende het aanschaffen van personenvoertuigen bestemd voor de Staatsdiensten en sommige instellingen van openbaar nut.

Met betrekking tot de werking van de Interdepartementale Commissie Duurzame Ontwikkeling : - de wet van 5 mei 1997 betreffende de coördinatie van het federale beleid inzake duurzame ontwikkeling Met betrekking tot de Cellen Duurzame Ontwikkeling : - het koninklijk besluit van 22 september 2004 houdende oprichting van cellen duurzame ontwikkeling in de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale overheidsdiensten en het Ministerie van Landsverdediging, gewijzigd door het koninklijk besluit van 16 februari 2007 tot wijziging van het koninklijk besluit van 22 september 2004 houdende oprichting van cellen duurzame ontwikkeling in de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale overheidsdiensten en het Ministerie van Landsverdediging.

Afdeling 3. - Toepassingsgebied 3.1. Personeel toepassingsgebied Zijn onderworpen aan deze omzendbrief, de diensten van de Federale Staat zoals bepaald in artikel 2, 1° tot 4°, van de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat : - het algemeen bestuur, dat alle federale overheidsdiensten omvat; - de besturen met beheersautonomie maar zonder rechtspersoonlijkheid, "administratieve diensten met boekhoudkundige autonomie" genaamd; - de overheidsinstellingen met rechtspersoonlijkheid, "administratieve openbare instellingen" (6) genaamd, met inbegrip van de openbare instellingen van sociale zekerheid van categorie D van de wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut en van de openbare instellingen van sociale zekerheid opgesomd in het koninklijk besluit van 3 april 1997 houdende maatregelen met het oog op de responsabilisering van de openbare instellingen van sociale zekerheid; - de ondernemingen met een handels-, industrieel of financieel karakter, met een vorm van autonomie maar zonder rechtspersoonlijkheid, "staatsbedrijven" genaamd (7).

Voor de toepassing van de omzendbrief worden de voormelde entiteiten samen aangeduid met de notie "federale aanbestedende instanties".

Alhoewel deze omzendbrief niet van toepassing is op de overheids-opdrachten geplaatst in de speciale sectoren (zijnde de sectoren water, energie, vervoer en postdiensten), alsook op de opdrachten geplaatst door het Ministerie van Landsverdediging wordt de toepassing ervan evenwel ook in die gevallen sterk aanbevolen. 3.2. Materieel toepassingsgebied 3.2.1. Duurzame ontwikkeling Hoofdstuk 2 is van toepassing op alle overheidsopdrachten voor leveringen en diensten.

De federale aanbestedende instanties overwegen om aspecten inzake duurzame ontwikkeling op te nemen in al hun opdrachten voor leveringen en diensten.

Voor hun opdrachten van minstens 85.000 EUR (incl. btw) moeten de federale aanbestedende instanties de aan-of afwezigheid van overwegingen op het vlak van duurzame ontwikkeling motiveren in hun adviesaanvraag aan de Inspectie van Financiën of de Regeringscommissaris. Beneden deze drempel is er geen motiveringsplicht. Hetzelfde geldt wanneer het advies van de Inspectie van Financiën of van de Regeringscommissaris niet vereist is.

De toepassing van deze omzendbrief wordt ook aanbevolen in geval van overheidsopdrachten voor werken, zelfs al vallen die opdrachten als dusdanig niet onder het toepassingsgebied van hoofdstuk 2. 3.2.2. Sociale clausules - Maatregelen met het oog op de integratie van personen die moeilijk toegang krijgen tot de arbeidsmarkt Hoofdstuk 3 is van toepassing op alle overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten.

De federale aanbestedende instanties moeten nagaan of het wenselijk is om sociale clausules op te nemen in al hun opdrachten voor werken, leveringen en diensten.

Deze instanties moeten de aan-of afwezigheid van overwegingen op het vlak van duurzame ontwikkeling motiveren in hun adviesaanvraag aan de Inspectie van Financiën of de Regeringscommissaris, en dit voor hun opdrachten van minstens : ? 85.000 EUR (incl. btw) voor opdrachten voor leveringen en diensten en ? 1.200.000 EUR (incl. btw) voor opdrachten voor werken.

Beneden deze drempels of wanneer het advies van de Inspectie van Financiën of van de Regeringscommissaris niet vereist is, zijn de federale aanbestedende instanties niet onderworpen aan een motiveringsplicht.

Wat meer specifiek de overheidsopdrachten voor bouw- of renovatiewerken van gebouwen betreft die de drempel van 1.500.000 EUR (incl. btw) bereiken, wordt verduidelijkt dat de opdrachtdocumenten systematisch de sociale clausules moeten bevatten, zodat geen enkele afwijking zal worden toegestaan in de adviesaanvraag aan de Inspectie van Financiën of aan de Regeringscommissaris. 3.2.3. Maatregelen om de toegang van kleine en middelgrote ondernemingen tot overheidsopdrachten te bevorderen Hoofdstuk 4 is van toepassing op alle overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten, ongeacht het bedrag ervan. 3.2.4. Uitsluiting De onderhavige omzendbrief is niet toepasselijk op de opdrachten die vallen onder het toepassingsgebied van de wet van 13 augustus 2011 inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied.

Afdeling 4 - Integratie van overwegingen inzake duurzame ontwikkeling in de verschillende stadia van een overheidsopdracht In een voorbereidende fase gaan de federale aanbestedende instanties over tot een behoefteanalyse en een marktverkenning om, naargelang het geval en binnen het kader bepaald door de wetgeving overheidsopdrachten, na te gaan of het mogelijk is om overwegingen inzake duurzame ontwikkeling op te nemen : - in de formulering van het voorwerp van de opdracht - bij de keuze van de gunningsprocedure - op het vlak van de uitsluitingsgronden - als kwalitatief selectiecriterium - bij de technische specificaties - als gunningscriterium - bij de uitvoeringsvoorwaarden.

In deze afdeling worden de voorbereidende fase en de keuze van de procedure behandeld. De verschillende fasen van de gunningsprocedure worden toegelicht in het hoofdstuk betreffende de Duurzame Ontwikkeling. 4.1. Voorbereidende fase en beoordeling a) Behoefteanalyse Alvorens over te gaan tot de marktverkenning moeten de aanwezige behoeften worden onderzocht.Daarbij wordt de nadruk gelegd op de prioriteiten die werden vastgelegd in beheersovereenkomsten, beleidsnota's, beheersplannen, enz.

Men dient in ieder geval aandacht te hebben voor de noodzaak van de aankoop, huur of dienstverlening. Daartoe moet onder meer rekening worden gehouden met bestaande voorraden en mogelijk hergebruik van producten binnen de federale aanbestedende instantie of in samenwerking met andere instanties.

Verder dient onderzocht te worden of de behoeften niet kunnen worden ingevuld door bestaande federale aanbestedende instanties of door hun opdrachtencentrales, om overbodige overheidsopdrachten te vermijden.

Bovendien wordt verduidelijkt dat de maximale integratie van milieu-, sociale en economische overwegingen niet ten koste van een redelijke prijs (wat niet altijd de laagste prijs is) mag gebeuren. Met andere woorden, de toepassing van deze omzendbrief mag niet tot gevolg hebben dat bijkomende kredieten worden aangevraagd.

Tot slot merken we op dat de federale aanbestedende instanties deze behoefteanalyse moet beschrijven in hun adviesaanvraag aan de Inspectie van Financiën of aan de Regeringscommissaris. b) Marktverkenning (8) De federale aanbestedende instanties houden bij het plaatsen van een overheidsopdracht rekening met de impact ervan op de milieu-, sociale en economische aspecten.Die beoordeling moet ambitieus maar realistisch zijn, en rekening houden met de drie pijlers van duurzame ontwikkeling, zonder deze van elkaar te scheiden.

De marktverkenning kan op een actieve manier gebeuren (bedrijfsbezoeken, raadpleging van internet, brochures, enz.) of op een passieve manier (oproep tot informatieverstrekking via tijdschriften of e-notification (F58-formulier; zie www.publicprocurement.be). Voor grotere overheidsopdrachten is het aangewezen om voorafgaande informatiesessies te organiseren waar de federale aanbestedende instanties hun behoeften kenbaar maken om in interactie te gaan met potentiële leveranciers of dienstverleners en zo de beschikbaarheid van de producten en diensten op de markt optimaal in te schatten.

Zodra de behoefteanalyse is uitgevoerd, moeten, indien de overheids-opdracht echt noodzakelijk blijkt, de beschikbare producten en diensten worden omschreven in de opdrachtdocumenten. Daartoe wordt bijlage 1 van deze omzendbrief gebruikt. Die bijlage moet bovendien ter beschikking worden gehouden van de Cel Duurzame Ontwikkeling, de Inspectie van Financiën, de Regeringscommissaris en de Interdepartementale Commissie Duurzame Ontwikkeling (zie Hoofdstuk 5) teneinde te bepalen of het wenselijk is om de bovengenoemde overwegingen te integreren.

Opgemerkt wordt dat er altijd een minimale mededinging moet worden gerespecteerd. 1° ) Milieuoverwegingen De federale aanbestedende instanties onderzoeken of het opportuun is in hun opdracht milieuaspecten op te nemen. Daartoe werden fiches met criteria en richtlijnen gevalideerd door de beroepsfederaties. Ze zijn beschikbaar in de Gids voor duurzame aankopen en kunnen worden opgenomen in de opdrachtdocumenten. Ze zijn gebaseerd op de criteria en richtlijnen van de Europese Commissie en de federale en gewestelijke overheidsdiensten.

Iedere federale aanbestedende instantie onderzoekt tevens welke andere milieucriteria dan deze vermeld in de Gids voor duurzame aankopen in de opdrachtdocumenten kunnen worden opgenomen. Hierbij wordt rekening gehouden met de volgende indicatoren : aan- of afwezigheid van toxische stoffen, luchtkwaliteit (uitstoot van broeikasgassen en vervuilende stoffen), waterkwaliteit en -verbruik, bodemkwaliteit, (geur-, licht-, geluids)hinder, biodiversiteit, ruimtegebruik en mobiliteit ... 2° ) Sociale overwegingen De federale aanbestedende instanties onderzoekenof het opportuun is de volgende sociale overwegingen op te nemen : - het respecteren van de nationale, Europese en internationale sociale wetgeving, met name op het vlak van het toegangsrecht, de uitsluitingsgronden en de uitvoeringsvoorwaarden; - het bevorderen van gelijke kansen voor mannen en vrouwen en culturele diversiteit, met name in het kader van de kwalitatieve selectie, de technische specificaties, de gunningscriteria en de uitvoeringsvoorwaarden; - het bepalen van technische eisen die een (betere) toegankelijkheid voor mensen met een handicap toelaten, met name in het kader van de technische specificaties, de gunningscriteria en de uitvoeringsvoorwaarden; - het inschakelen van minder gekwalificeerde doelgroepen en werklozen, ... met name in het kader van het toegangsrecht (reserveren van de opdracht) en de uitvoeringsvoorwaarden; - het respecteren van de conventies van de Internationale Arbeidsorganisatie en van de mensenrechten zoals opgesomd in bijlage 2 van deze omzendbrief, met name in het kader van het toegangsrecht (uitsluitingsgronden) en de uitvoeringsvoorwaarden; - het rekening houden met aanvaardbare lonen (IAO-conventie nr. 94) bij de gunning van de opdracht, met name in het kader van de toepassing van het gunningscriterium "prijs" en het abnormale prijzenonderzoek; - het rekening houden met duurzame handelspraktijken (inzonderheid in het kader van de gunningscriteria en de uitvoeringsvoorwaarden) en eerlijke handelspraktijken (inzonderheid in het kader van het toegangsrecht, de uitsluitingsgronden en de uitvoeringsvoorwaarden); - het rekening houden met de sociale gevolgen van productieprocessen in de hele levenscyclus van een product of een dienst, met name in het kader van de technische specificaties, de gunningscriteria en de uitvoeringsvoorwaarden; - het treffen van de nodige maatregelen om de deelname van beschutte werkplaatsen en sociale inschakelingsondernemingen aan te moedigen, met name in het kader van het toegangsrecht (reserveren van de opdracht) en de mogelijkheid om de opdracht te verdelen in percelen; - het zorgen voor voldoende opleiding, veiligheidsinstructies, ... voor het personeel (in het kader van de technische specificaties, de gunningscriteria en de uitvoeringsvoorwaarden).

De bovenstaande lijst is niet limitatief(9). 3° ) Economische overwegingen Tijdens de marktverkenning onderzoeken de federale aanbestedende instanties de mogelijkheden op de volgende vlakken : - Beschikbaarheid van de meest duurzame innovatieve oplossingen Er wordt met name rekening gehouden met de beschikbaarheid van innovatieve oplossingen voor de behoeften van de federale aanbestedende instanties en in het bijzonder de efficiëntie van de producten op het vlak van water-, energie- en materialenverbruik, ruimtegebruik evenals de kwaliteit van het product. Bovendien is het mogelijk, aan de hand van een benadering geval per geval, de kosten te optimaliseren door bijvoorbeeld voorrang te geven aan leasing of huur in plaats van aan de aankoop van producten. - Levenscycluskost van producten en diensten(10) De levenscycluskost ("Life Cycle Cost") is een raming van alle kosten die verband houden met de levenscyclus van producten, diensten of werken, met inbegrip van de externe effecten die in de nabije toekomst kunnen worden geïnternaliseerd.

Deze kosten hebben betrekking op de aanschaf (levering, installatie, inbedrijfstelling, opleiding, ...), de werking (energieverbruik, waterverbruik, materialenverbruik, externe milieukosten, herstelling en onderhoud) en het einde van de levenscyclus (ontmanteling en verwijdering) van producten, diensten of werken.

Indien dit relevant is in het kader van een overheidsopdracht voor leveringen of diensten, houden de federale aanbestedende instanties niet enkel rekening met de aankoopprijs maar ook met alle interne en externe (milieu)kosten in de verbruiks- en verwijderingsfasen, en nemen ze die op in de opdrachtdocumenten.

De levenscycluskost moet worden ingeschat aan de hand van een objectieve methodologie (zie in dat verband bijvoorbeeld het koninklijk besluit van 20 december 2010 inzake de bevordering van schone en energiezuinige wegvoertuigen in het kader van overheidsopdrachten).

Voor meer informatie over de beschikbare methodologieën kan contact worden opgenomen met het Federaal Instituut Duurzame Ontwikkeling (contact@FIDO.fed.be). - Maatregelen om de toegang van kleine en middelgrote ondernemingen tot overheidsopdrachten te bevorderen Zie infra, hoofdstuk 4. 4.2. Keuze van de gunningsprocedure en aankooptechnieken De federale aanbestedende instanties onderzoeken welke gunningsprocedure het meest geschikt is voor de overheidsopdracht in kwestie. Die keuze kan de integratie van milieu-, sociale en economische overwegingen in de opdrachtdocumenten immers in belangrijke mate beïnvloeden.

Ter herinnering, de overheidsopdrachten worden geplaatst bij open of beperkte procedure op basis van een of meerdere gunningscriteria.

Bij de open procedure, die in één fase verloopt, komen alle offertes van de inschrijvers die aan de minimale kwalitatieve selectie-eisen, onder meer ook op het vlak van duurzame ontwikkeling, beantwoorden in aanmerking voor de gunning van de opdracht.

De beperkte procedure vindt plaats in twee fasen en wordt gekenmerkt door de beperking van het aantal kandidaten die, in een tweede fase van de procedure, een offerte zullen mogen indienen. Op die manier zullen enkel de kandidaat-ondernemingen die het best beantwoorden aan de kwalitatieve selectie-eisen op het vlak van duurzame ontwikkeling worden geselecteerd, en dus verder in aanmerking kunnen komen voor de gunning van de opdracht.

Daarnaast dient zoals boven vermeld een onderscheid te worden gemaakt tussen de gunningsprocedures waarbij de offertes worden geëvalueerd op basis van één enkel gunningscriterium, zijnde de prijs (de aanbesteding en eventueel de onderhandelingsprocedure), en de gunningsprocedures waarbij de offertes worden geëvalueerd op basis van meerdere gunningscriteria, zoals - naast de prijs - de kwaliteit, de technische waarde, de leveringstermijn, maar ook milieu- en sociale overwegingen (de offerteaanvraag, de concurrentiedialoog en eventueel de onderhandelingsprocedure).

In de wettelijk bepaalde uitzonderingsgevallen waar het gebruik van de onderhandelingsprocedure (met of zonder bekendmaking) is toegestaan, bestaat bovendien de mogelijkheid om over de duurzame ontwikkelingsaspecten van de opdracht te onderhandelen en op die manier de kwaliteit van de offertes op dat vlak dus nog op te drijven.

Tot slot kan, naast de keuze van de gunningsprocedure, ook het gebruik van de in de wetgeving overheidsopdrachten beschikbare aankooptechnieken zoals varianten en opties of nog, de verdeling van de opdracht in percelen, in meer of mindere mate helpen bij de integratie van overwegingen inzake duurzame ontwikkeling.

Hoofdstuk II - Duurzame ontwikkeling Afdeling 1 - Inleiding Duurzame ontwikkeling berust op drie pijlers met de volgende doelstellingen : - (1) het beschermen van het leefmilieu en het verminderen van de ecologische voetafdruk van de overheidsconsumptie; - (2) het aanmoedigen van waardig werk, werkvoorwaarden en groene jobs; - (3) het verbeteren van de kwaliteit van de economische groei, de competitiviteit van de bedrijven en de voorwaarden voor mededinging via het uitwerken van billijke spelregels(11), zodat voldoende bedrijven de mogelijkheid krijgen om mee te dingen naar overheidsopdrachten.

Ter herinnering, dit hoofdstuk is enkel toepasselijk op opdrachten voor leveringen en diensten. Alhoewel sociale clausules integraal deel uitmaken van duurzame ontwikkeling, zullen de maatregelen die specifiek betrekking hebben op de integratie van personen die moeilijk toegang krijgen tot de arbeidsmarkt, uitgebreid aan bod komen in hoofdstuk 3.

Afdeling 2 - Formulering van het voorwerp van de opdracht Wanneer zij milieu- of sociale overwegingen in hun opdracht opnemen vermelden de federale aanbestedende instanties de volgende standaardclausule in hun opdrachtdocumenten : "Alle federale aanbestedende instanties als bedoeld in artikel 2, (1° tot 4° ), van de wet van 22 mei 2003 houdende de organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat dienen de omzendbrief van 16 mei 2014 na te leven. In het kader van deze overheidsopdracht is dus maximaal rekening gehouden met duurzame ontwikkeling en met de mogelijkheden inzake socio-professionele inschakeling van personen die moeilijk toegang krijgen tot de arbeidsmarkt bij het bepalen van het voorwerp, de criteria en de voorwaarden van de opdracht." Bovendien wordt de federale aanbestedende instanties aangeraden om het duurzame aspect op te nemen in de omschrijving van het voorwerp van hun opdracht, om op die manier de overwegingen die zij willen bevorderen onmiddellijk in de verf te zetten.

Afdeling 3 - Uitsluitingsgronden(12) De federale aanbestedende instanties moeten nagaan of de kandidaten/ inschrijvers zich niet in een geval van uitsluiting van de opdracht bevinden volgens de wetgeving overheidsopdrachten.

Naast de verplichte uitsluitingsgronden (deelname aan een criminele organisatie, omkoping, fraude en witwassen van geld) kan onder meer toepassing worden gemaakt van de volgende uitsluitingsgronden : - de niet-naleving van de verplichtingen inzake de betaling van de socialezekerheidsbijdragen en belastingen; - het hebben begaan van een zware beroepsfout, die bijvoorbeeld kan bestaan in de niet-naleving van de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (zie bijlage 2).

De op de opdracht toepasselijk gemaakte uitsluitingsgronden moeten uitdrukkelijk worden vermeld in de opdrachtdocumenten (aankondiging van opdracht).

Er wordt evenwel op gewezen dat de federale aanbestedende instanties dienen na te gaan of de verplichtingen betreffende de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen en de fiscale schulden worden nageleefd, op basis van het RSZ-attest en het attest "fiscale schulden", die beide beschikbaar zijn via de elektronische toepassing Telemarc (Digiflow).

De eventuele uitsluiting wegens niet-naleving van de basisconventies van de IAO (zie uitsluitingsgrond `zware beroepsfout'), zal kunnen gebeuren ingevolge feiten die werden vastgesteld in het kader van de uitvoering van vorige overheidsopdrachten.

Afdeling 4 - Kwalitatieve selectiecriteria(13) In het kader van het onderzoek van de technische en beroepsbekwaamheid overwegen de federale aanbestedende instanties in de opdrachtdocumenten kwalitatieve selectiecriteria op te nemen op basis waarvan de kandidaat/inschrijver kan aantonen dat hij aan de sociale en milieueisen voldoet.

Hierbij moet worden verduidelijkt dat de federale aanbestedende instanties aan de kandidaat of de inschrijver kunnen vragen om door onafhankelijke instanties opgestelde verklaringen voor te leggen waaruit blijkt dat hij aan bepaalde kwaliteitsnormen voldoet. De instanties moeten evenwel ook de gelijkwaardige verklaringen van in andere lidstaten gevestigde instanties erkennen en andere bewijzen inzake gelijkwaardige maatregelen op het vlak van kwaliteitsbewaking aanvaarden(14).

Bijvoorbeeld : - Milieutechnische bekwaamheid kan, met name, worden aangetoond dankzij een erkend milieuzorgsysteem zoals EMAS, ISO 14.001 of een gelijkwaardig systeem, voor zover milieuzorg van belang is voor de uitvoering van de opdracht; - Voor het respecteren van sociale criteria kan met name worden verwezen naar SA 8000, het Belgisch sociaal label of een gelijkwaardige norm.

Opgemerkt wordt dat de kwalitatieve selectiecriteria niet discriminerend mogen zijn, steeds verband moeten houden met het voorwerp van de opdracht en in verhouding moeten staan tot de omvang ervan.

Afdeling 5 - Technische specificaties(15) De federale aanbestedende instanties overwegen milieuaspecten en sociale aspecten op te nemen in de technische specificaties, teneinde de inschrijvers aan te moedigen om sociaal verantwoorde en innovatieve offertes in te dienen. Deze moeten evenwel transparant zijn en mogen de mededinging niet beperken noch discriminerend zijn. Bovendien moeten ze verband houden met het voorwerp van de opdracht.

Deze technische specificaties, die duidelijk en nauwkeurig in de opdrachtdocumenten moeten worden beschreven, worden geformuleerd hetzij door verwijzing naar (internationale, Europese of nationale) normen, hetzij als prestatie-eisen of functionele eisen, hetzij door verwijzing naar een combinatie van beide systemen.

Bijgevolg mogen de federale aanbesteden instanties, voor producten en diensten, bijvoorbeeld verwijzen naar milieu- en sociale keurmerken uit de Gids voor duurzame aankopen en daarbij verduidelijken dat die een voldoende bewijs zijn voor de overeenstemming met de in de opdrachtdocumenten bepaalde technische specificaties.

De federale aanbestedende instanties moeten evenwel ook uitdrukkelijk vermelden dat de inschrijver met elk ander passend middel kan bewijzen dat het product of de dienst die hij voorstelt op gelijkwaardige wijze aan de gestelde eisen voldoet(16).

Wat de milieuoverwegingen betreft, kunnen de volgende voorbeelden worden gegeven : ? de milieukeurmerken zoals het Europese Ecolabel, de Blauwe Engel, de Energy Star, de Nordic Swan, NF Environnement,... ? de Europese eisen inzake energiedoeltreffendheid voor de aankoop van energiebesparende producten zoals lampen, huishoudtoestellen, banden, informaticamateriaal,...

Wat de sociale overwegingen betreft, kunnen de volgende voorbeelden worden aangehaald : ? maatregelen om arbeidsongevallen te vermijden, met name via opslagvoorwaarden voor gevaarlijke producten of routes voor het vervoer van uitrusting; ? het in aanmerking nemen van toegankelijkheidscriteria voor personen met een handicap (toegang tot gebouwen, websites,...).

Afdeling 6 - Gunningscriteria(17) De federale aanbestedende instanties overwegen in de opdrachtdocumenten gunningscriteria betreffende milieu- en sociale aspecten op te nemen.

Deze criteria moeten evenwel verband houden met het voorwerp van de opdracht, een objectieve vergelijking van de offertes op basis van een waardeoordeel mogelijk maken en zo geformuleerd zijn dat elke inschrijver de precieze draagwijdte ervan kan kennen.

Dergelijk verband met het voorwerp van de opdracht zal met name voorhanden zijn wanneer de gunningscriteria betrekking hebben op producten waarvan de levering deel uitmaakt van het voorwerp van de opdracht(18). Zo bijvoorbeeld mogen de federale aanbestedende instanties, in het kader van de levering van elektriciteit, eisen dat de elektriciteit afkomstig is van hernieuwbare energiebronnen(19) en, in het kader van een opdracht voor het beheer van koffieautomaten, dat de geleverde producten fairtradeproducten zijn.

De federale aanbestedende instanties moeten ook voorzien in een ambitieuze maar realistische weging voor de niet-prijsgerelateerde criteria, om inschrijvers die inzetten op innovatieve en verantwoorde oplossingen op milieu- en sociaal vlak niet alleen een eerlijke kans te bieden maar zelfs specifiek te waarderen bij de evaluatie van de offertes. De keuze van de evaluatiemethode kan immers bepalend zijn.

Bovendien moeten de federale aanbestedende instanties bij de analyse van de regelmatigheid van de offertes, steeds nagaan of de door de kandidaat of inschrijver geboden prijzen wel normaal zijn. Een abnormaal lage prijs kan er immers op wijzen dat aan de werknemers een onaanvaardbaar loon wordt betaald.

Tot slot kunnen de federale aanbestedende instanties wat betreft de sociale overwegingen en meer bepaald de maatregelen met het oog op de integratie van personen die moeilijk toegang krijgen tot de arbeidsmarkt(20), met name wanneer dergelijke maatregelen als bijkomstig voorwerp van de opdracht worden gedefinieerd, daaraan een aanvullend gunningscriterium verbinden dat kan dienen om (gelijkwaardige) offertes in tweede orde verder van elkaar te onderscheiden.

Afdeling 7 - Uitvoeringsvoorwaarden(21) De federale aanbestedende instanties onderzoeken of het in het kader van de uitvoering van de opdracht relevant is om sociale aspecten en milieuaspecten op te nemen (zie bijlage 1). Deze criteria mogen evenwel niet discriminerend zijn(22). Ze moeten steeds verband houden met het voorwerp van de opdracht en in de opdrachtdocumenten gepubliceerd worden.

Hierbij moet evenwel worden verduidelijkt dat, overeenkomstig de rechtspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie, de sociale en milieueisen voor de uitvoering van de opdracht geen betrekking mogen hebben op het volledige inkoopbeleid van de opdrachtnemer in het algemeen, maar enkel op de geleverde producten in het kader van de betrokken overheidsopdracht. Zo mogen de federale aanbestedende instanties met name niet verlangen dat de opdrachtnemer alleen fairtradeproducten aanschaft, maar mogen ze hem daarentegen wel vragen deze producten, zoals koffie, te leveren in het kader van hun opdracht(23).

De uitvoeringsvoorwaarden bevatten minstens een verwijzing naar de naleving van de 8 basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie, zoals bedoeld in bijlage 2 van deze omzendbrief.

Afdeling 8 - Bekendmaking Voor alle aankondigingen die in het Publicatieblad van de Europese Unie en/of het Bulletin der Aanbestedingen moeten worden bekendgemaakt, zal de module "e-Notification" van de dienst e-Procurement van de FOD P&O worden gebruikt volgens de voorschriften van de omzendbrief P&O/2012/e-Procurement van 30 november 2012. Dit geldt ook voor de opdrachten waarvoor geen bekendmaking verplicht is - concreet gaat het om opdrachten met een geraamd bedrag tussen 31.000 EUR (inclusief btw) en 85.000 EUR (exclusief btw) die via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking worden geplaatst, maar die, overeenkomstig voormelde omzendbrief, in Free Market dienen te worden bekendgemaakt (module van e-Notification waarmee vrijwillig overheidsopdrachten kunnen worden geplaatst zonder bekendmakingsverplichting).

Afdeling 9 - Interne organisatie van de federale of programmatorische overheidsdiensten 9.1 - Rol van de Cel Duurzame Ontwikkeling De interne organisatie op het vlak van duurzame ontwikkeling van elke federale of programmatorische overheidsdienst, of van het Ministerie van Landsverdediging (onderworpen aan de oprichting van de cellen duurzame ontwikkeling volgens voormeld koninklijk besluit van 22 september 2004) wordt gecoördineerd door de Cel Duurzame Ontwikkeling.

De cel staat in permanent contact met de verschillende aankoopdiensten, verantwoordelijken overheidsopdrachten en logistiek verantwoordelijken. Ze is ook de schakel tussen de federale of programmatorische overheidsdienst, of het Ministerie van Landsverdediging, en het Federaal Instituut voor Duurzame Ontwikkeling.

De Cel Duurzame Ontwikkeling vervult een belangrijke adviserende rol bij de interne organisatie en de systematische screening van duurzame overheidsopdrachten. Ze wordt tijdig op de hoogte gebracht van de projecten m.b.t. overheidsopdrachten die door haar federale of programmatorische overheidsdienst, of het Ministerie van Landsverdediging, worden geplaatst. Dit gebeurt op basis van de controlelijst in het kader van de marktverkenning (zie bijlage 1).

De diensten die niet vallen onder de verplichting tot het oprichten van cellen duurzame ontwikkeling overeenkomstig het voormelde koninklijk besluit garanderen op structurele wijze de integratie van duurzame ontwikkeling in hun opdrachten.

De Cel Duurzame Ontwikkeling overlegt met de aankoopverantwoordelijken over de volgende onderwerpen : a) de behoefteanalyse b) de controlelijst die het resultaat is van de marktverkenning (zie bijlage 1) c) de integratie van duurzame ontwikkeling in de verschillende fasen van een overheidsopdracht 9.2 - Procedures en richtlijnen Voor de diensten die onderworpen zijn aan de federale EMAS-verplichtingen bepaalt de Cel Duurzame Ontwikkeling op structurele wijze, via interne richtlijnen en procedures, de interne organisatie voor de integratie van duurzame ontwikkeling in overheidsopdrachten, en dit ten laatste tegen 31 december 2014.

Voor diensten die niet onderworpen zijn aan de EMAS-verplichtingen, worden deze richtlijnen en procedures opgesteld en goedgekeurd door het directiecomité van de betrokken dienst vóór 31 december 2014.

Hoofdstuk 3. - Sociale clausules - Maatregelen met het oog op de integratie van personen die moeilijk toegang krijgen tot de arbeidsmarkt Dit hoofdstuk, dat een aanvulling vormt op het vorige, is toepasselijk op alle overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten. Het heeft meer bepaald betrekking op de maatregelen om de kansen op werk van personen die moeilijk toegang krijgen tot de arbeidsmarkt te verhogen door hen nieuwe werkgelegenheidsvooruitzichten te bieden.

Deze doelstellingen omvatten met name de deelname aan overheidsopdrachten door sociale inschakelingsondernemingen, de opleiding of socio-professionele inschakeling van laaggeschoolde werkzoekenden, leerlingen, stagiairs of cursisten, personen met een fysieke en/of mentale handicap of personen die het slachtoffer zijn van discriminatie, ...

Er wordt evenwel op gewezen dat het gebruik van sociale clausules doordacht moet gebeuren. Deze moeten verband houden met het voorwerp van de opdracht en mogen niet tot een vertekening van de mededinging leiden.

Afdeling 1 - Betrokken opdrachten De overheidsopdrachten waarvoor het gebruik van sociale clausules relevant is, zijn met name : Voor opdrachten voor werken : - bouw, renovatie en afbraak van gebouwen; - wegen- en waterbouw, enz...;

Voor opdrachten voor leveringen : - levering van fruit en groenten; - levering van chocolade; - levering van tuinbouwproducten, enz...;

Voor opdrachten voor diensten : - schoonmaak van kantoren, ruiten en werven en stadsreiniging; - groenverzorging; - drukwerk; - mailings; - elektronische archivering; - technisch onderhoud, enz...;

Sociale clausules bij zeer technische opdrachten of bij opdrachten van zeer korte duur (van minder dan 20 werkdagen) zijn niet noodzakelijk relevant.

Afdeling 2 - Reserveren van opdrachten of percelen Om tegemoet te komen aan de voormelde doelstellingen inzake socio-professionele inschakeling, kunnen de federale aanbestedende instanties, in de opdrachtdocumenten, beslissen om de toegang tot hun opdracht of tot een deel ervan te reserveren. 2.1 Reserveren van opdrachten De federale aanbestedende instanties kunnen de toegang tot hun opdracht reserveren voor(24) : - bedrijven voor aangepast werk/beschutte werkplaatsen : indien de meerderheid van de betrokken werknemers personen met een handicap zijn die wegens de aard of de ernst van hun handicap geen beroepsactiviteit in normale omstandigheden kunnen uitoefenen en, - sociale inschakelingsondernemingen.

Deze reservering heeft tot gevolg dat enkel de aanvragen tot deelneming of offertes ingediend door de voormelde ondernemingen in aanmerking kunnen worden genomen. De beginselen van mededinging, gelijkheid en evenredigheid moeten evenwel steeds worden nageleefd en meerdere ondernemers moeten worden geraadpleegd.

Er dient te worden verduidelijkt dat het reserveren van opdrachten voor beschutte werkplaatsen zowel boven als beneden de Europese drempels mogelijk is, terwijl dit voor sociale inschakelingsondernemingen enkel mogelijk is indien het bedrag de drempel voor de Europese bekendmaking niet bereikt(25).

In dit verband kunnen de volgende clausules worden opgenomen in de opdrachtdocumenten : "Overeenkomstig artikel 22 van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006, wordt de deelname aan de gunningsprocedure van de overheidsopdracht gereserveerd voor bedrijven voor aangepast werk/beschutte werkplaatsen........ en sociale inschakelingsondernemingen zoals gedefinieerd in artikel 59 van de wet van 26 maart 1999 betreffende het Belgisch actieplan voor de werkgelegenheid 1998 en houdende diverse bepalingen." "Bij de offerte te voegen stalen, documenten en attesten : de documenten die de erkenning als bedrijf voor aangepast werk/beschutte werkplaats of sociaal inschakelingsinitiatief aantonen als bedoeld in artikel 59 van de wet van 26 maart 1999 betreffende het Belgisch actieplan voor de werkgelegenheid 1998 en houdende diverse bepalingen.

Indien een offerte door een onderneming uit een andere lidstaat wordt ingediend, moet deze het bewijs leveren dat ze aan gelijkwaardige voorwaarden van haar land van oorsprong beantwoordt." 2.2 Reserveren van percelen De aanbestedende instanties kunnen hun opdracht ook verdelen in percelen teneinde een of meer percelen te reserveren voor bedrijven voor aangepast werk/beschutte werkplaatsen of voor sociale inschakelingsondernemingen. De verdeling in percelen biedt immers bijkomende mogelijkheden voor kleine en middelgrote ondernemingen en dus ook voor voormelde ondernemingen. 2.3 Onderhandelingsprocedure met bekendmaking Volgens artikel 26, § 2, 1°, c), van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 mogen de federale aanbestedende instanties gebruik maken van de onderhandelingsprocedure met bekendmaking, wanneer het geraamde bedrag van de opdracht die ze willen reserveren, overeenkomstig artikel 22 van deze wet, het bedrag voor de Europese bekendmaking niet bereikt.

Bovendien kunnen overheidsopdrachten die betrekking hebben op diensten als bedoeld in bijlage II, B, van de wet van 15 juni 2006, op grond van artikel 26, § 2, 4°, van die wet, steeds, d.w.z. ongeacht het geraamde opdrachtbedrag, worden geplaatst via onderhandelingsprocedure met bekendmaking.

Afdeling 3 - Uitvoeringsvoorwaarden Er kunnen ook sociale clausules worden opgenomen bij de uitvoeringsvoorwaarden. Daartoe overwegen de federale aanbestedende instanties de volgende clausules op te nemen : (1) de sociale tewerkstellingsclausule (2) de opleidingsclausule. 3.1. De sociale tewerkstellingsclausule Deze clausule heeft tot doel om de indienstneming van personen die moeilijk toegang krijgen tot de arbeidsmarkt, namelijk de volledig uitkeringsgerechtigde werklozen, de leefloners en de vrij ingeschreven werkzoekenden, te bevorderen.

Bovendien moeten deze personen minstens 18 jaar oud zijn en mogen ze de laatste 12 maanden geen beroepservaring van meer dan 150 werkuren hebben.

De federale aanbestedende instanties raadplegen de arbeidsbemiddelingsdiensten of aanverwante diensten (Actiris/Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding/Forem,...) bij het opstellen van deze clausule, met name om het beschikbare potentieel aan in dienst te nemen personen te bepalen. In dit verband wordt doorgaans(26), ter informatie, een volume in dienst te nemen arbeidskrachten uit de doelgroep bepaald dat begrepen is binnen een vork van 2,5 tot 10 % van het totale volume aan arbeidskrachten dat nodig is om de opdracht uit te voeren.

In dit verband wordt de volgende clausule voor de opdrachtdocumenten voorgesteld : "Overeenkomstig de huidige wetgeving overheidsopdrachten moet de aannemer, leverancier of dienstverlener tijdens de uitvoering van deze opdracht socio-professionele inschakelingsinitiatieven voor werkzoekenden aanbieden door tijdens de opdracht X werkzoekenden in dienst te nemen, waarbij in de onderneming voor het beroep van.... X inschakelingsuren met arbeidsovereenkomst worden gewaarborgd.

De werkzoekenden : |b1 zijn volledig uitkeringsgerechtigde werklozen, leefloners of vrij ingeschreven werkzoekenden; |b1 moeten minstens 18 jaar oud zijn; |b1 mogen de laatste 12 maanden geen beroepservaring van meer dan 150 werkuren hebben.".

De federale aanbestedende instanties houden rekening met de reeds verrichte inspanningen inzake socio-professionele inschakeling, voor zover die verband houden met de betrokken opdracht. Bijgevolg zal een onderneming die reeds een werknemer in dienst heeft genomen in het kader van een programma voor socio-professionele inschakeling en hem aanstelt voor de betrokken opdracht, de door hem gepresteerde uren kunnen aftrekken van het in de sociale clausule bepaalde tijdsvolume. 3.2. De opleidingsclausule voor werkzoekenden of doelgroepen Voor zover de aard van de opdracht of de omvang(27) van de aannemer, leverancier of dienstverlener dit toestaat, maakt deze clausule het mogelijk een opleiding aan te bieden aan werkzoekenden die al dan niet tot doelgroepen behoren (bijvoorbeeld personen die jonger zijn dan 26 jaar of ouder dan 55 jaar).

Om het tijdsvolume dat aan opleiding wordt besteed te bepalen, wordt doorgaans, ter informatie, het aandeel arbeidskrachten in de opdracht berekend en 2 à 8 % van het volume arbeidskrachten voor opleiding gevraagd.

Opnieuw moeten de federale aanbestedende instanties bij het opstellen van deze clausule overleggen met de arbeidsbemiddelingsdiensten of aanverwante diensten (Actiris/Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding/le Forem,...).

De volgende clausule kan daartoe in de opdrachtdocumenten worden opgenomen : "Voor zover de aard van de opdracht dit toelaat en de aannemer, leverancier of dienstverlener geen kleine of middelgrote onderneming is, moet deze laatste, overeenkomstig de huidige wetgeving overheidsopdrachten, socio-professionele opleidingsinitiatieven voor werkzoekenden aanbieden op de volgende wijze : - ofwel door de opleiding aan te bieden in de onderneming in de vorm van een individuele opleiding met een duur van xx uur, voor xxx werkzoekenden, voor het beroep van xxx; - ofwel door de opleiding aan te bieden in de onderneming in de vorm van een collectieve opleiding met een duur van xx uur voor xxx werkzoekenden voor het beroep van xxx waarvan het programma tussen de onderneming en de publieke opleidingsoperator bevoegd op het grondgebied van het Gewest overeengekomen werd." Net zoals voor de tewerkstellingsclausule kunnen de lopende opleidingsinspanningen die verband houden met de betrokken opdracht, worden afgetrokken van het tijdsvolume dat aan opleiding wordt besteed, zoals bepaald in de opleidingsclausule.

Afdeling 4 - Mogelijkheid van onderaanneming(28) Ondernemingen zijn niet altijd in staat om aan de voormelde sociale clausules tegemoet te komen.

Teneinde hen de mogelijkheid te bieden om toch deel te nemen aan de opdracht, kunnen de opleidings- en inschakelingsinitiatieven enerzijds plaatsvinden via onderaanneming van een deel van de opdracht aan een sociale inschakelingsonderneming of een bedrijf voor aangepast werk/beschutte werkplaats (in geval van marktreservatie) of anderzijds worden aangeboden door een onderaannemer die de opleiding en de inschakeling van personen die moeilijk toegang krijgen tot de arbeidsmarkt als kernactiviteit heeft en daartoe over de nodige deskundigheid beschikt (in geval van opleidings- en sociale tewerkstellingsclausule).

Deze aanpak biedt een zekere soepelheid en zorgt er bovendien voor dat sociale inschakelingsondernemingen en bedrijven voor aangepast werk/beschutte werkplaatsen de kans krijgen om deel te nemen aan grotere opdrachten, waartoe zij omwille van hun kleine omvang en beperkte erkenning anders geen toegang zouden hebben.

Hoofdstuk 4. - Maatregelen om de toegang van kleine en middelgrote ondernemingen tot overheidsopdrachten te bevorderen De federale aanbestedende instanties nemen de nodige maatregelen om de toegang van kleine en middelgrote ondernemingen tot overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten te vereenvoudigen.

Daartoe moeten met name de volgende elementen in aanmerking worden genomen : 1. De mogelijkheid om de overheidsopdracht te verdelen in percelen en gebruik te maken van varianten De inschrijvers kunnen een offerte indienen voor één, meerdere of alle percelen. De verdeling van de opdrachten in percelen biedt immers het voordeel dat kmo's gemakkelijker toegang krijgen tot de opdrachten : ? vanuit kwantitatief oogpunt kan de omvang van de percelen beter worden aangepast aan de productiecapaciteit van de kmo's; ? en vanuit kwalitatief oogpunt kan de inhoud van de percelen beter worden aangepast aan het specialisatiegebied van de kmo's.

Ook het gebruik van varianten moet worden aangemoedigd om de knowhow van de inschrijvers en hun innovatiecapaciteit te bevorderen. 2. Het vaststellen van evenredige eisen inzake kwalificatie en financiële draagkracht Het is noodzakelijk om duidelijke, evenredige en niet-discriminerende selectiecriteria te bepalen om de deelname van kmo's te waarborgen. Door het opleggen van te strikte bekwaamheden en competenties belemmeren de federale aanbestedende instanties immers in grote mate de toegang van kmo's tot overheidsopdrachten. Daarom mogen ze enkel criteria eisen die aangepast zijn aan het soort aankopen en aan de waarde ervan.

Wat meer bepaald de technische en beroepsbekwaamheid van de kandidaten of inschrijvers betreft, moeten de federale aanbestedende instanties de voorkeur geven aan selectiecriteria op basis waarvan ze kunnen nagaan of eerstgenoemden de vereiste bekwaamheden voor de betrokken opdracht bezitten. 3. De raadpleging van kmo's in het kader van onderhandelingsprocedures zonder bekendmaking De federale aanbestedende instanties dienen de kmo's zoveel mogelijk te raadplegen wanneer ze overwegen gebruik te maken van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Sinds 1 juli 2013 moeten opdrachten geplaatst bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, waarvan het bedrag gelegen is tussen 31.000 EUR (incl. btw) en 85.000 EUR (excl. btw), bovendien verplicht in de Free Market worden gepubliceerd (module van e-Notification). 4. De betalings- en verificatietermijnen naleven Wat de betalings- en verificatietermijnen betreft, moeten de federale aanbestedende instanties de modaliteiten van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken strikt naleven.De betrokken termijnen moeten als maxima worden beschouwd. 5. Administratieve vereenvoudiging inzake op te vragen documenten en attesten Daartoe moeten de federale aanbestedende instanties : ? de ondernemingen enkel minimale lasten opleggen inzake de inzameling en overdracht van informatie, met name via : - het gebruik van de Telemarc-toepassing.De federale aanbestedende instanties mogen geen attesten opvragen bij de inschrijvers wanneer ze er gratis toegang toe hebben via de Telemarc-toepassing. Deze attesten hebben meer bepaald betrekking op de jaarrekeningen neergelegd bij de Nationale Bank, de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen aan de RSZ, de btw-plicht, de juridische toestand van de ondernemingen (geen faillissement of gelijkaardige toestand) bij de Kruispuntbank van Ondernemingen, de balans van de fiscale schulden en de erkenning voor de bouwaannemers; - de toepassing van het principe van de verklaring op erewoord, dat verplicht is bij alle gunningsprocedures die één fase omvatten. Deze maatregel inzake administratieve vereenvoudiging biedt een onderneming immers de mogelijkheid om impliciet te verklaren dat ze zich niet in één van de uitsluitingsgevallen bevindt door het loutere feit van de indiening van haar offerte; - het aanvaarden van elektronische offertes via e-Tendering(29) ? de modellen van opdrachtdocumenten en de verklarende nota's op elkaar afstemmen, zodat ze beter leesbaar zijn voor de ondernemingen die geacht worden ze in te vullen en het risico op onjuiste of overbodige inlichtingen verminderd wordt, alsook de benodigde tijd om ze in te vullen; ? de formulieren online invullen en overmaken en ze automatisch invullen, op basis van de informatie waarover ze beschikken (INSZ-nummer, KBO-nummer), en tegelijk de papieren vorm te behouden om elk risico op een digitale kloof te voorkomen; ? de kwaliteit en de begrijpelijkheid verbeteren van de informatie die de federale aanbestedende instanties aan individuele aannemers bezorgen en er hierbij op toezien dat de communicatie zo eenvoudig en toegankelijk mogelijk is - en toch juridisch correct blijft -, met name door het gebruik van duidelijke en eenvoudige woorden en essentiële informatie. Zo kunnen de aannemers de verwachtingen van de federale aanbestedende instanties beter begrijpen en een passende offerte indienen.

Hoofdstuk 5. - Slotbepalingen Afdeling 1. - Federaal netwerkoverleg van aankopers De federale aanbestedende instanties worden verzocht om de door deze omzendbrief geboden mogelijkheden daadwerkelijk te gebruiken.

Bijgevolg is het aangewezen dat het Federaal netwerkoverleg van aankopers, opgericht bij de FOD Personeel en Organisatie, en met als belangrijkste opdracht het uittekenen van het Federaal aankoopbeleid, concrete voorstellen zal formuleren over de integratie van overwegingen inzake duurzame ontwikkeling, met inbegrip van sociale clausules en maatregelen ten voordele van kleine en middelgrote ondernemingen.

In deze context zullen de leden van dit netwerkoverleg op regelmatige basis overleggen met de vertegenwoordigers van alle betrokken sectoren geviseerd in deze omzendbrief, zoals de federaties van de "entreprises de travail adapté"/beschutte werkplaats, van sociale inschakelingsondernemingen en van KMO's, om overleg te plegen over de door hen aangeboden producten en diensten, de behoeften van de federale aankopers en om zo eventuele samenwerking in de toekomst te bevorderen.

Afdeling 2. - Begeleidende kadernota Een begeleidende kadernota voor de toepassing van deze omzendbrief zal binnen afzienbare tijd beschikbaar zijn op de website www.16procurement.be(31). Deze zal de voorwaarden uiteenzetten waarin aspecten inzake duurzame ontwikkeling en sociale clausules kunnen worden opgenomen in overheidsopdrachten.

Afdeling 3. - Interdepartementaal overleg en samenwerking Het is noodzakelijk dat de verschillende federale departementen overleg plegen.

Daarom werd een overlegorgaan van de federale aankopers opgericht.

Binnen dit orgaan worden goede praktijken gedeeld, ook over de problematiek van duurzame ontwikkeling.

De Interdepartementale Commissie Duurzame Ontwikkeling is belast met het uitwerken van strategieën inzake duurzame overheidsopdrachten.

Afdeling 4. - Advies van de Inspectie van Financiën, van de Regeringscommissarissen en motivering(32) Overeenkomstig de hoofdstukken 2 en 3 overwegen de federale aanbestedende instanties in hun opdracht overwegingen inzake duurzame ontwikkeling op te nemen en sociale clausules.

Wanneer de adviesaanvraag aan de Inspectie van Financiën of aan de Regeringscommissaris vereist is motiveren(33) de federale aanbestedende instanties de aan-of afwezigheid van deze overwegingen of clausules in dezelfde adviesaanvraag(34).

Er weze aan herinnerd dat de federale aanbestedende instanties voor de overheidsopdrachten voor bouw- of renovatiewerken van gebouwen die de drempel van 1.500.000 EUR (incl. btw) bereiken, een sociale clausule moeten opnemen, zonder enige mogelijkheid tot afwijking.

Deze laatste waken erover dat de controlelijst bedoeld in bijlage 1 bij de adviesaanvraag aan de Inspectie van Financiën of aan de Regeringscommissaris wordt gevoegd. Deze controlelijsten worden ingezameld door de cellen duurzame ontwikkeling en jaarlijks op 31 januari verzonden naar de Interdepartementale Commissie Duurzame Ontwikkeling.

Afdeling 5. - Evaluatie en opvolging(35) Elke federale of programmatorische overheidsdienst, of het Ministerie van Landsverdediging maakt, via zijn cel duurzame ontwikkeling, jaarlijks op 31 januari een verslag over aan de Interdepartementale Commissie Duurzame Ontwikkeling. Hierin wordt gewezen op de gedane inspanningen op het vlak van duurzame ontwikkeling en integratie van sociale clausules voor de overheidsopdrachten die in voorbereiding zijn of het afgelopen jaar zijn geplaatst.

Het verslag behandelt minstens de volgende punten : - de indicatoren vermeld in bijlage 3; - de controlelijsten bedoeld in bijlage 1; - een samenvatting van de adviesaanvragen aan de Inspectie van Financiën of aan de Regeringscommissaris.

Overeenkomstig de wet van 5 mei 1997 betreffende de coördinatie van het federale beleid inzake duurzame ontwikkeling stelt de Interdepartementale Commissie Duurzame Ontwikkeling, vóór 31 maart van elk jaar, een jaarverslag op over de activiteiten van het afgelopen jaar, namelijk haar eigen activiteiten en die van de verschillende cellen duurzame ontwikkeling.

Dit verslag wordt vervolgens overgemaakt aan alle federale regeringsleden, de Wetgevende Kamers en de Federale Raad voor Duurzame Ontwikkeling. Het wordt ook overgemaakt aan de Nationale Arbeidsraad en de Centrale Raad voor het Bedrijfsleven omdat een deel ervan specifiek gewijd is aan het gebruik van sociale overwegingen in overheidsopdrachten, en aan de Nationale Hoge Raad voor Personen met een Handicap wat betreft het deel van het verslag dat betrekking heeft op de sociale clausules.

De Interdepartementale Commissie Duurzame Ontwikkeling brengt ook advies uit over de naleving van deze omzendbrief, op basis van de informatie ingezameld door de verschillende cellen duurzame ontwikkeling en de door hen geformuleerde praktische aanbevelingen over het gebruik van sociale clausules. Om meer informatie in te winnen over dit laatste punt, zal de Commissie de arbeidsbemiddelingsdiensten of aanverwante diensten en de Nationale Hoge Raad voor Personen met een Handicap raadplegen.

Tot slot zal de toepassing van deze omzendbrief door de verschillende federale of programmatorische overheidsdiensten, of door het Ministerie van Landsverdediging onderzocht worden door de minister bevoegd voor duurzame ontwikkeling en, wat de sociale overwegingen betreft, door de minister bevoegd voor sociale zaken, die daaromtrent het advies zal inwinnen van de Nationale Hoge Raad voor Personen met een Handicap. Dit gebeurt drie jaar na de bekendmaking van deze omzendbrief in het Belgisch Staatsblad. In dit kader zal bijzondere aandacht worden besteed aan het belang van de gebruikte drempels.

Afdeling 6. - Opheffing van vroegere omzendbrieven De omzendbrief P&O/DO/1 van 27 januari 2005 betreffende de implementatie van het duurzame ontwikkelingsbeleid bij overheidsopdrachten van leveringen uitgeschreven door aanbestedende instanties van de federale overheid die behoren tot de klassieke sectoren, wordt opgeheven. De bijhorende methodologische gidsen voor het ICT-materiaal en de aankoop van gemotoriseerde voertuigen zijn bijgevolg niet langer relevant.

Deze omzendbrief treedt in werking op de dag van bekendmaking ervan in de Belgisch Staatsblad, voor de overheidsopdrachten en de concessies voor openbare werken waarvoor vanaf die datum een bekendmaking is verzonden naar het Publicatieblad van de Europese Unie of naar het Bulletin der Aanbestedingen, of waarvoor, bij ontstentenis van een verplichting tot voorafgaande bekendmaking, vanaf die datum wordt uitgenodigd tot het indienen van een aanvraag tot deelneming of een offerte.

Voor de overheidsopdrachten en de concessies voor openbare werken die zowel op Europees niveau als op Belgisch niveau worden bekendgemaakt, geldt als aanvangspunt de datum van verzending van de bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Brussel, 16 mei 2014.

De Eerste Minister, E. DI RUPO De Vice-Eerste Minister en Minister van Landsverdediging, P. DE CREM De Vice-Eerste Minister en Minister van Sociale Zaken en Volksgezondheid, Mevr. L. ONKELINX De Minister van Middenstand, K.M.O.'s en Zelfstandigen, Mevr. S. LARUELLE De Minister van Justitie, Mevr. A. TURTELBOOM De Minister van Werk, Mevr. M. DE CONINCK De Minister van Financiën, K. GEENS De Staatssecretaris voor Sociale Zaken, Gezinnen en Personen met een handicap, Ph. COURARD De Staatssecretaris voor de Regie der Gebouwen en Duurzame Ontwikkeling, S. VERHERSTRAETEN De Staatssecretaris voor Maatschappelijke Integratie en Armoedebestrijding, Mevr. M. DE BLOCK De Staatssecretaris voor Ambtenarenzaken en Modernisering van de Openbare Diensten, toegevoegd aan de Minister van Financiën en Duurzame Ontwikkeling, belast met Ambtenarenzaken, H. BOGAERT _______ Nota's 1. www.gidsvoorduurzameaankopen.be. 2. www.publicprocurement.be. 3. http ://www.mi-is.be/sites/default/files/doc/nl_web.pdf. 4. Zoals opgesomd in bijlage 2. 5. Die in de loop van 2014 evenwel zal worden geïntegreerd in de website www.publicprocurement.be. 6. Of nog de federale instellingen van openbaar nut in de zin van de wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut.7. De staatsbedrijven mogen niet worden verward met de overheidsbedrijven bedoeld in de wet van 21 maart 1991 betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven.8. Artikel 5 van het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten van 15 juli 2011.9. De Gids voor duurzame aankopen en de Leidraad voor sociale clausules bevatten meer informatie over de sociale aspecten en de implementatie ervan.10. Wat betreft de definitie van de levencycluskost zie RvS, nr. 216.962 van 20 december 2011 (Zaak Zodiac International tegen de Belgische Staat, vertegenwoordigd door de Minister van Landsverdediging). 11. "Level-playing field" 12.Artikel 20 van de wet overheidsopdrachten van 15 juni 2006 en artikel 61 van het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten van 15 juli 2011. 13. Artikel 20 van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006;artikelen 58 tot 60 van het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten van 15 juli 2011. 14. Artikelen 77 en 78 van het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten van 15 juli 2011 15.Artikel 41 van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006; artikelen 7 en 8 van het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten van 15 juli 2011. 16. HJEU, 10 mei 2012, C-368/10, Commissie tegen Nederland.17. Artikelen 24 en 25 van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006.18. HJEU, 10 mei 2012, C-368/10, Commissie tegen Nederland.19. HJEU, 4 december 2003, C-448/01, EVN en Wienstrom.20. Ter illustratie kan het volgende gunningscriterium in de opdrachtdocumenten worden ingevoegd : "Criterium nr.X. de prestaties inzake socio-professionele inschakeling van personen in moeilijkheden : gewicht X. Deze prestaties worden geanalyseerd in het licht van het aantal uren opleiding en/of professionele inschakeling van personen in moeilijkheden waarin jaarlijks wordt voorzien voor deze opdracht, en van het omkaderingspercentage van het doelpubliek.

De offerte die het hoogste aantal uren en het hoogste omkaderingspercentage voorstelt, krijgt X punten. De andere offertes krijgen een aantal punten naar evenredigheid, in verhouding tot de beste offerte. Hoe minder uren en hoe zwakker de omkadering, hoe minder punten de offerte zal krijgen.

Deze waarde kan bijvoorbeeld als volgt worden bepaald : - Waarde A = aantal jaarlijkse uren opleiding en/of inschakeling (het aantal uren inschakeling via aanwerving wordt door de aanbestedende instantie vermenigvuldigd met 3 in verhouding tot de opleidingsuren). - Waarde B = aantal omkaderde personen/aantal omkaderende personen. - Waarde C = waarde A/waarde B. - Waarde D = waarde A + waarde C. Voorbeeld : Opleiding van 5 personen ten belope van 200 uur per jaar en per persoon.

Omkaderingspercentage = 5 personen voor 1 omkaderend persoon. - Waarde A = 1000 uur. - Waarde B = 5. - Waarde C = 200 uur (komt overeen met 1 omkaderend persoon voor de 5 personen, ofwel 200 uur). - Waarde D = 1000 + 200 = 1200 uren in totaal. 21. Artikel 40 van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006.22. Het gebruik van een keurmerk als uitvoeringsvoorwaarde van een opdracht betekent evenwel niet dat de federale aanbestedende instantie het gebruik van alleen dat keurmerk dwingend mag voorschrijven.Er mogen immers geen ondernemingen worden benadeeld waarvan de producten voorzien zijn van een ander keurmerk of ondernemingen die fairtradeproducten zonder keurmerk op de markt brengen. (Conclusies van Advocaat-generaal mevr. Julianne Kokott, HJEU, 10 mei 2012, C-368/10 (Commissie tegen Nederland), punt 93. 23. HJEU, 10 mei 2012, C-368/10, Commissie tegen Nederland.24. Artikel 22 van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006. 25. Op 1/1/2014 gelden volgende drempels (exclusief btw) voor de bekendmaking in de klassieke sectoren : - voor de opdrachten voor werken : 5.186.000 € exclusief btw; - voor de opdrachten voor leveringen : 134.000 € exclusief btw (voor sommige federale aanbestedende overheden); - voor de opdrachten voor diensten : 134.000 € exclusief btw (voor sommige federale aanbestedende overheden) en 207.000 € exclusief btw (voor bepaalde diensten A5 en de diensten A8). 26. Zie Leidraad voor sociale clausules in overheidsopdrachten in België (fiche 8).27. In het kader van de toepassing van deze omzendbrief wordt verwezen naar de Belgische definitie van het begrip kleine en middelgrote onderneming (kmo).Kleine vennootschappen zijn vennootschappen met rechtspersoonlijkheid die, voor het laatste [en het voorlaatste] afgesloten boekjaar, niet meer dan één van de volgende criteria overschrijden : - jaargemiddelde van het personeelsbestand : 50; - jaaromzet, exclusief btw : 7.300.000 euro; - balanstotaal : 3.650.000 euro; tenzij het jaargemiddelde van het personeelsbestand meer dan 100 bedraagt (art. 15, § 1, van het Wetboek van vennootschappen). 28. Wat evenwel het verplicht maken van de onderaanneming betreft, moet worden benadrukt dat dit enkel in uitzonderlijke gevallen kan, wanneer de aard van de opdracht dit noodzakelijk zou maken.29. Met behulp van deze toepassing kunnen ondernemingen aanvragen tot deelneming en offertes indienen via elektronische middelen en kunnen aanbestedende overheden de opening van de offertes elektronisch organiseren. 30. Deze website zal binnenkort worden samengevoegd met http://www.publicprocurement.be. 31. Deze website zal binnenkort worden samengevoegd met http ://www.publicprocurement.be. 32. Zie supra Afdeling 3, 3.2. Materieel toepassingsgebied 33. Ter illustratie kunnen onderstaande redenen aangehaald worden om te verantwoorden dat de opdracht zich er niet toe leent om er sociale clausules in op te nemen : - de bevoegdheden van een consultant zijn dermate specifiek en precies dat het gebruik van een sociale clausule inadequaat lijkt; - de toegang van de kmo's kan, gezien de aard van de opdracht, belemmerd worden door het gebruik van een sociale clausule; - een werfduur van minder dan 20 dagen en een onvoldoende omkadering kunnen rechtvaardigen dat het niet mogelijk is om een opleidingsclausule te gebruiken. 34. Opgemerkt wordt dat de federale aanbestedende instanties de behoefteanalyse ook moeten beschrijven in hun adviesaanvraag aan de Inspectie van Financiën of aan de Regeringscommissaris.35. De houders van de functies bedoeld in artikel 5 van het koninklijk besluit van 22 september 2004 houdende oprichting van cellen duurzame ontwikkeling, en meer bepaald de expert die de dienst vertegenwoordigt binnen de Interdepartementale Commissie Duurzame Ontwikkeling, de adviseur voor intern milieubeheer, een verantwoordelijke voor de begroting van de dienst en een verantwoordelijke voor het aankoopbeleid worden actief betrokken bij de toepassing van de omzendbrief. Bijlage 1 : Controlelijst in het kader van de marktverkenning De onderstaande aspecten op het vlak van duurzame ontwikkeling worden onderzocht bij de marktverkenning. De federale aanbestedende instanties moeten in dit kader een voldoende concurrentieniveau naleven.

Deze controlelijst wordt overgemaakt aan de Cel Duurzame Ontwikkeling, de Inspectie van Financiën, de Regeringscommissaris en aan de Interdepartementale Commissie Duurzame Ontwikkeling.

Federale aanbestedende instantie

Contactpersoon

Datum

Voorwerp van de opdracht

Besteknummer

Procedure

Geraamd budget

Uitvoeringstermijn

Marktonderzoek uitgevoerd op basis van

- Bedrijfsbezoek, contacteren van potentiële leveranciers/dienstverleners (ja / neen)

- Het raadplegen van internet, brochures e.d. (ja/ neen)

- Oproep tot informatieverstrekking via tijdschriften, dagbladen, ...( ja / neen)

- Oproep tot informatieverstrekking via e-notification (ja / neen)

- Organiseren van voorafgaande informatiesessie (ja / neen)

Ref. omzendbrief

Onderzochte aspecten tijdens de marktverkenning met betrekking tot duurzame ontwikkeling

Relevant

Niet relevant

Opname in bestek

Toelichting federale aanbestedende instantie

Keuze uit lijst :

4.1

Economische aspecten

Innovatieve oplossingen m.b.t. efficiëntie van materiaal-, energie- en waterverbruik en ruimtegebruik

|B_

|B_

Kostenoptimalisering door voorrang te geven aan leasing en huur in plaats van aankoop

|B_

|B_

Andere innovatieve oplossingen

|B_

|B_

Gebruik van de techniek van de levenscycluskost

|B_

|B_

Kansen voor kmo's en onderaanneming : gebruik van percelen

|B_

|B_

Kansen voor kmo's en onderaanneming : afgestemde eisen voor kwalitatieve selectie

|B_

|B_

Kansen voor kmo's en onderaanneming : raadpleging van kleinere bedrijven in een onderhandelingsprocedure

|B_

|B_

Kansen voor kmo's en onderaanneming : beperken administratieve lasten m.b.t. opvragen van documenten en attesten

|B_

|B_

Andere

|B_

|B_

4.2.

Sociale aspecten

Naleving sociale wetgeving

|B_

|B_

Garanderen gelijke kansen

|B_

|B_

Toegankelijkheid personen met een handicap

|B_

|B_

Inschakeling minder gekwalificeerde doelgroepen (tewerkstellingsclausule, opleidingsclausule, ...)

|B_

|B_

Naleving van IAO-conventies

|B_

|B_

Rekening houden met aanvaardbare lonen

|B_

|B_

Duurzame en eerlijke handelspraktijken

|B_

|B_

Sociale en milieugevolgen in productieprocessen in de levenscyclus van een product

|B_

|B_

Aanmoedigen sociale economie (reserveren van opdrachten, onderaannemingsclausule)

|B_

|B_

De deelname van personen met een handicap aanmoedigen (reserveren van opdrachten, onderaannemingsclausule)

|B_

|B_

Rekening houden met veiligheid en opleiding voor personeel

|B_

|B_

4.3.

Milieuaspecten

Rekening houden met door de sector gevalideerde documenten (zie gids)

|B_

|B_

Rekening houden met andere milieuaspecten :

|B_

|B_

- Luchtkwaliteit : uitstoot broeikasgassen en vervuilende stoffen

|B_

|B_

- Aanwezigheid toxische stoffen

|B_

|B_

- Waterkwaliteit en -verbruik

|B_

|B_

- Bodemkwaliteit

|B_

|B_

- Geur, licht, geluidshinder

|B_

|B_

- Biodiversiteit

|B_

|B_

- Ruimtegebruik

|B_

|B_

- Mobiliteit

|B_

|B_

5.2.

Overige aspecten

Potentieel m.b.t. socio-professionele opleiding, integratie van laaggeschoolde werklozen, leerlingen, stagiairs of cursisten, personen met een handicap of die het slachtoffer zijn van discriminatie

|B_

|B_

Bijlage 2 : De basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) zijn opgenomen in de wet van 27 februari 2002 ter bevordering van sociaal verantwoorde productie. Ze bieden het referentiekader om sociale verantwoordelijkheid te garanderen. Er zijn acht IAO-normen waarin in het bijzonder de volgende principes verankerd zijn : - het recht op vakbondsvrijheid C. nr. 87 - het recht op vereniging en collectieve onderhandelingen C. nr. 98 - de afschaffing van gedwongen arbeid C. nrs 29 en 105 - het verbod van discriminatie op het vlak van arbeid en verloning C. nrs 100 en 111 - vastgestelde minimumleeftijd voor kinderarbeid C. nr. 138 - het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid C. nr. 182 De "Verklaring over de Fundamentele Principes en Rechten op het Werk" van de Internationale Arbeidsorganisatie maakt deze principes toepasselijk op alle lidstaten, ongeacht of ze de basisconventies al dan niet hebben geratificeerd.

Bijlage 3 : Het jaarverslag van de federale of programmatorische overheidsdiensten, of van het Ministerie van Landsverdediging, die vertegenwoordigd zijn in de Interdepartementale Commissie Duurzame Ontwikkeling en tot het toepassingsgebied van deze omzendbrief behoren, zal minstens de volgende indicatoren bevatten : -het totaal aantal overheidsopdrachten geplaatst tijdens het lopende jaar en overheidsopdrachten in voorbereiding -de gebruikte procedurevorm, het bedrag incl. btw voor hetwelke de opdracht is gegund en de naam van de leidend ambtenaar - het aantal overheidsopdrachten met milieucriteria en sociale clausules waarvoor, in voorkomend geval, een controlelijst volgens bijlage 1 is opgesteld (controlelijsten toevoegen) -een beschrijving van de milieucriteria en van de sociale clausules - het aantal opdrachten / percelen gegund aan een sociale inschakelingsonderneming of aan een bedrijf voor aangepast werk/beschutte werkplaats, zoals omschreven in de omzendbrief -de stand van zaken met betrekking tot het opstellen van interne procedures of richtlijnen inzake duurzame overheidsopdrachten

- Ingeval producten of diensten zijn aangeschaft via een raamovereenkomst of catalogus van een andere dienst, werd rekening gehouden met duurzame aspecten op de hieronder beschreven wijze

Voor de levering/de dienst x ...

Voor de levering/de dienst y ...