20 MAART 2023. - Koninklijk besluit tot uitvoering van artikel 29 van de wet van 22 mei 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003368 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet tot wijziging van de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof sluiten houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat

VERSLAG AAN DE KONING Sire, Het ontwerp van besluit dat wij de eer hebben Uwe Majesteit ter ondertekening voor te leggen, beoogt de precisering van de verschillende actoren die betrokken zijn bij de organisatie en de uitvoering van de boekhoudkundige en budgettaire verrichtingen van de diensten bedoeld in artikel 2 van de wet van 22 mei 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003368 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet tot wijziging van de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof sluiten houdende de organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat (De Wet), ter uitvoering van artikel 29 van voornoemde Wet.

Het moet duidelijk zijn dat we met actoren de actoren bedoelen die betrokken zijn bij de begrotings- en boekhoudcyclus, en niet de rollen die zijn toegewezen binnen het systeem van de door de federale Staat gebruikte IT-toepassing voor de algemene boekhouding en de begrotingscomptabiliteit.

In het ontwerpbesluit worden de verschillende functies genoemd waarmee rekening moet worden gehouden, de actoren die ze zullen uitoefenen, de wijze waarop zij zullen worden aangewezen en de minimale onverenigbaarheden.

Artikel 29 van de Wet omvat 5 functies: - Beslissing - Uitvoering - Registratie - Bewarende - Toezicht 1. De beslissingsfunctie kan worden omschreven als de uitoefening van de beslissingsbevoegdheid ten aanzien van de beslissingen die de Staat jegens derden verbindt of die de andere ambtenaren bindt bij de uitvoering van de taken die zij in het kader van de boekhoudkundige en budgettaire verrichtingen verrichten.In het onderhavige besluit hebben deze beslissingen voornamelijk betrekking op de taken van het leidinggevende van de dienst of van de boekhoudkundige entiteit, de ordonnateur. 2. De uitvoerende functie is veeleer het uitoefenen van verantwoordelijkheid met betrekking tot de uitvoering van de beslissingen die worden genomen in het kader van boekhoudkundige, budgettaire en/of financiële verrichtingen.In dit verband moet worden opgemerkt dat verscheidene actoren een uitvoerende functie vervullen, met name de medewerker van de ordonnateur die initiatieven neemt, de persoon die de bestelbonnen uitwerkt na voorafgaand akkoord van de ordonnateur of de bevoegde personen die de geleverde prestaties in de boekhouding registreren en die, door de uitgevoerde werkzaamheden en de geleverde goederen of diensten te aanvaarden, het genomen besluit mede ten uitvoer brengen. Vervolgens brengt de boekhouder ook de beslissing ten uitvoer door de factuur of andere verantwoordingsstukken in het systeem in te brengen. 3. De registratiefunctie kan worden omschreven als de handeling waarbij een actor bevoegdheden uitoefent voor de activiteiten met betrekking tot het vastleggen, boeken en invoeren van identificerende kenmerken, gegevens of informatie in een bestendige vorm in het boekhoudsysteem.Het betreft zowel bepaalde handelingen van de ordonnateur of een van zijn medewerkers die de basisgegevens van het contractvoorstel invoert, als bepaalde handelingen van de ordonnateur zelf die de bestanddelen van zijn beslissing, dat wil zeggen het feit van het aangaan van een juridische verbintenis, vastlegt, bepaalde handelingen van de ontvanger van de dienst die de gegevens de geleverde prestaties inbrengt, bepaalde handelingen van de boekhouder die de verschillende boekhoudkundige stukken en handelingen inboekt, bepaalde handelingen van de verantwoordelijken voor de controle die de verrichte handelingen goedkeuren en bepaalde handelingen van de centraliserende rekenplichtige van de Schatkist of van de persoon die bevoegd is voor de gecentraliseerde betalingen en die de betaling uitvoert. De bovenstaande lijst van handelingen kan geenszins als een limitatieve lijst worden beschouwd. Elke handeling die registratie omvat, kan als een registratietaak worden beschouwd en valt derhalve onder de categorie van registratiefuncties. 4. Er is ook nog de toezicht houdende functie.Dit houdt in dat wordt verzekerd dat de door de medewerkers van de dienst verrichte handelingen worden gesteld overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving en volgens de procedures die een goed financieel beheer waarborgen, overeenkomstig de beginselen van doelmatigheid, doeltreffendheid en zuinigheid. Ook in dit geval moet worden vastgesteld dat verschillende actoren, elk op zijn gebied, een toezichthoudende functie uitoefenen op de door de andere actoren verrichte handelingen. In dit verband kunnen wij er nu reeds op wijzen dat de ordonnateur of zijn medewerker de nodige toezichthoudende en verifiërende werkzaamheden zullen verrichten met betrekking tot de aan hen voorgelegde aankoopaanvragen. Vervolgens zal de ordonnateur de nodige controles verrichten met betrekking tot het opgestelde contract ( aankooporder) en zijn beslissing nemen ( juridische verbintenis).

Bij de aanvaarding wordt de geleverde prestatie eveneens onderworpen aan een controle door een of meer ter zake bevoegde personen, en dit zowel wat betreft de kwantiteit en de kwaliteit als wat betreft de voorwaarden die in de verbintenis zijn overeengekomen.

De bovenstaande lijst van handelingen mag geenszins als een limitatieve lijst worden beschouwd. Elke handeling die toezicht inhoudt, kan worden beschouwd als een controlefunctie en valt dus onder de categorie toezicht houdende functies. 5. Tenslotte is er de bewarende functie.Dit kan worden omschreven als het uitoefenen van verantwoordelijkheden inzake het behoud, de bewaking en het beheer van activa en/of passiva, teneinde het patrimonium van de Staat in stand te houden en/of toe te wijzen overeenkomstig de vigerende wetten en voorschriften en de door de Staat aangegane verplichtingen. Anderzijds omvat zij ook de bewaring van alle bewijsstukken in het kader van financiële, boekhoudkundige en budgettaire verrichtingen.

Het principe bestaat erin het aantal actoren te beperken, met inachtneming van de hierboven genoemde functies. Het kan niet worden uitgesloten dat eenzelfde persoon verschillende functies uitoefent, uiteraard onder voorbehoud van de onverenigbaarheden.

De gekozen benadering houdt in dat niet wordt gestreefd naar een gedetailleerde regeling van het geheel van de betrokken aangelegenheden, maar dat veeleer minimumvoorschriften worden aangegeven die voor de verschillende diensten van toepassing zijn, waarbij het aan hen wordt overgelaten hun interne werking te organiseren.

Dit maakt dat elke leidinggevende ambtenaar verantwoordelijk is voor de begrotings- en boekhoudkundige procedures binnen zijn organisatie.

Deze manier om de materie te reguleren is tevens in overeenstemming met het koninklijk besluit van 15 mei 2022Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003368 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet tot wijziging van de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof sluiten2 betreffende de organisatiebeheersing binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht, en tot wijziging van de koninklijk besluiten van 4 mei 2016 tot oprichting van de Federale Interneauditdienst en van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de Federale Overheid, dat een reglementaire basis biedt voor een betere risicobeheersing binnen de departementen (Federale Overheidsdiensten en Programmatorische Overheidsdiensten, en het Ministerie van Landsverdediging) en andere administratieve diensten, maar eveneens voor een grotere verantwoordelijkheidsplicht van het management.

Bovendien zal de FOD Beleid en Ondersteuning "best practices" en omzendbrieven over de procedures en processen kunnen verstrekken zonder afbreuk te doen aan het prerogatief van de diensten om hun eigen interne werkingsregels vast te stellen.

Dit besluit benadrukt de organisatorische elementen, de functiescheiding en de doeltreffende taakverdeling als basisvereisten bij het beheer en de leiding van een dienst, in het bijzonder wat betreft de financiële, budgettaire en boekhoudkundige processen, met inbegrip van de risicobeheersing, dit om te vermijden dat meerdere kritieke taken door één persoon zouden worden uitgevoerd.

Via de introductie van functiescheiding wenst men een brug te slaan tussen een flexibele dienst en een effectieve risicobeheersing.

De functiescheiding en de doeltreffende taakverdeling vormen de basisvoorwaarden voor een adequaat beheer en voor een adequate aansturing van een dienst. Deze voorwaarden worden reeds in meer of mindere mate toegepast in de verschillende diensten.

De functiescheiding is gebaseerd op het voorkomen van belangenconflicten en voorkomt dat één persoon verantwoordelijk zou zijn voor meerdere opeenvolgende kritische handelingen in eenzelfde proces, die ertoe zouden kunnen leiden dat onregelmatigheden niet op tijd en niet tijdig in het normale verloop van het proces ontdekt zullen worden. Men moet vermijden dat één enkele persoon ongecontroleerd transacties of verplichtingen kan aangaan, goedkeuren, verwerken en afronden en/of toegang heeft tot bepaalde gegevens.

In dit opzicht dient te worden opgemerkt dat de verantwoordelijkheden van de ene actor eindigen daar waar die van de volgende actor beginnen. Dit is duidelijker als men kan werken op basis van een één-op-één relatie tussen de verschillende actoren/tussenkomende personen.

Volgens de regels van de interne controle/organisatiebeheersing zijn de volgende functies altijd onverenigbaar: - Machtigings- of beslissingsfunctie; - Registratie of boekhoudingsfunctie; - Betaal- of financiële functie.

Het Koninklijk Besluit bevat een onderdeel over de controle van de vastleggingen. Waar de huidige wettelijke basis voor de controle van de vastleggingen gelegen is in de programmawet van 22 december 2008Relevante gevonden documenten type programmawet prom. 22/12/2008 pub. 29/12/2008 numac 2008021120 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Programmawet sluiten, die de artikelen 18 en van 48 tot en met 53 van de gecoördineerde wetten op de rijkscomptabiliteit overneemt, moet het koninklijk besluit van 31 mei 1966 tot regeling van de controle van de vastleggingen in de algemene besturen van de Staat worden aangepast en geactualiseerd.

De structuur van het voorliggende koninklijk besluit ziet er uit als volgt: Titel I. - Algemene bepalingen Hoofdstuk 1. - Terminologie Hoofdstuk 2. - Toepassingsgebied Hoofdstuk 3. - Algemeen Titel II. - De actoren Hoofdstuk 1. - De ordonnateur Afdeling 1. Algemene verrichtingen

Afdeling 2. De vereffeningsverrichtingen en verrichtingen voor de

betaalbaarstelling Hoofdstuk 2. - De leidinggevende van een dienst Hoofdstuk 3. - De financieel verantwoordelijke van de dienst Hoofdstuk 4. - De boekhouder De boekhoudkundige verrichtingen Hoofdstuk 5. - De controleur van de vastleggingen Hoofdstuk 6. - De aan de rechtsmacht van het Rekenhof onderworpen rekenplichtigen Afdeling 1. De rekenplichtige

Afdeling 2. De centraliserende rekenplichtige of de bevoegde persoon

voor de . gecentraliseerde betalingen Hoofdstuk 7. - De Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning Titel III. - De organisatie van de boekhoudkundige en begrotingsverrichtingen Hoofdstuk 1. - De organisatie van de boekhoudkundige verrichtingen Hoofdstuk 2. - De organisatie van de begrotingsverrichtingen Afdeling 1. Ontvangstverrichtingen

Afdeling 2. Uitgaveverrichtingen

Hoofdstuk 3. - De functiescheiding Titel IV. - Overgangs- en slotbepalingen Artikelsgewijze commentaar Titel 1 - Algemene bepalingen In deze titel worden de definities opgenomen die het mogelijk moeten maken om op een juiste en eenduidige wijze de termen te verstaan die gebruikt worden in dit besluit. Het gaat veelal om termen die een specifieke betekenis hebben.

Tevens wordt het toepassingsgebied van dit besluit omschreven.

Hoofdstuk 1 - Terminologie Artikel 1 In artikel 1 wordt een aantal termen gedefinieerd om ze te verduidelijken. Ook worden de begrippen verantwoordelijke en verantwoordelijkheid verduidelijkt. 1° Om de tekst van dit koninklijk besluit leesbaarder te maken werd geopteerd de verwijzing naar de wet van 22 mei 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003368 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet tot wijziging van de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof sluiten houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat weer te geven met de term `de Wet'. 2° Daar elke ongelijke behandeling van personeelsleden in dienst van openbare rechtspersonen moet worden vermeden, zal wanneer er geen specifieke wetgeving hun aansprakelijkheid bepaalt, de wet van 10 februari 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 10/02/2003 pub. 27/02/2003 numac 2003002035 bron federale overheidsdienst personeel en organisatie Wet betreffende de aansprakelijkheid van en voor personeelsleden in dienst van openbare rechtspersonen sluiten betreffende de aansprakelijkheid van en voor personeelsleden in dienst van openbare rechtspersonen moeten gehanteerd worden om na te gaan of de persoonlijke aansprakelijkheid al of niet in het gedrang komt. De wet van 10 februari 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 10/02/2003 pub. 27/02/2003 numac 2003002035 bron federale overheidsdienst personeel en organisatie Wet betreffende de aansprakelijkheid van en voor personeelsleden in dienst van openbare rechtspersonen sluiten geldt niet voor het politiepersoneel omdat op hen de artikelen 47 en 48 van de wet op het politieambt van toepassing zijn, idem is er een specifieke wet voorzien voor de militairen. Deze uitzonderingen zijn mogelijk door het artikel 8 van de voornoemde wet.

De wet van 10 februari 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 10/02/2003 pub. 27/02/2003 numac 2003002035 bron federale overheidsdienst personeel en organisatie Wet betreffende de aansprakelijkheid van en voor personeelsleden in dienst van openbare rechtspersonen sluiten is van toepassing op personeelsleden in dienst van openbare rechtspersonen, wier toestand statutair geregeld is. Al wie door een statuut verbonden is, valt onder toepassing van deze wet. Het begrip "ambtenaar" werd niet gebruikt. De wetgever heeft voor "personeelsleden in dienst van openbare rechtspersonen" gekozen precies omdat de term personeel slaat op het ondergeschikte karakter van de verhouding. Dat ondergeschikte karakter geldt ook voor de leidinggevende ambtenaren; zij staan onder het gezag van de politieke mandatarissen. Om alle twijfel uit te sluiten werd er ook nog "in dienst van" aan toegevoegd. Hiermee wordt enerzijds benadrukt dat het gaat om ondergeschikte medewerkers en anderzijds om de omstandigheden aan te geven waarin een schadegeval plaatsvindt.

De aansprakelijkheid van het overheidspersoneel wordt geregeld zoals in artikel 18 van de wet van 3 juli 1978Relevante gevonden documenten type wet prom. 03/07/1978 pub. 03/07/2008 numac 2008000527 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de arbeidsovereenkomsten type wet prom. 03/07/1978 pub. 12/03/2009 numac 2009000158 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de arbeidsovereenkomsten sluiten, betreffende de arbeidsovereenkomsten. De wet van 10 februari 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 10/02/2003 pub. 27/02/2003 numac 2003002035 bron federale overheidsdienst personeel en organisatie Wet betreffende de aansprakelijkheid van en voor personeelsleden in dienst van openbare rechtspersonen sluiten is niet van toepassing op het contractuele overheidspersoneel. Het is logisch dat de wet enkel geldt voor de statutaire personeelsleden, zelfs al kunnen bij een openbare dienst zowel statutairen als contractuelen tewerkgesteld zijn. Voor de contractuelen geldt immers reeds de bescherming van de wet van 3 juli 1978Relevante gevonden documenten type wet prom. 03/07/1978 pub. 03/07/2008 numac 2008000527 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de arbeidsovereenkomsten type wet prom. 03/07/1978 pub. 12/03/2009 numac 2009000158 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de arbeidsovereenkomsten sluiten, betreffende de arbeidsovereenkomsten. Met opzet werd in de wet van 10 februari 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 10/02/2003 pub. 27/02/2003 numac 2003002035 bron federale overheidsdienst personeel en organisatie Wet betreffende de aansprakelijkheid van en voor personeelsleden in dienst van openbare rechtspersonen sluiten gekozen voor de formulering van artikel 18 WAO. Men wenste immers de aansprakelijkheid van de statutaire ambtenaren op een identiek wijze te regelen als deze van de contractuele werknemers. 3° Onder dienst(en) wordt verstaan de diensten van de federale Staat zoals bedoeld in het artikel 2, eerste lid, 1° tot 4° van de Wet.

Artikel 2 van voornoemde Wet bepaalt de term diensten als volgt: "Voor de toepassing van deze Wet wordt onder "diensten" verstaan de administraties, instellingen en ondernemingen van de federale Staat, behorende tot een van de volgende categorieën:". In dit besluit gebruiken we dan ook deze term.

De diensten zijn niet beperkt tot de federale overheidsdiensten en/of de programmatorische federale overheidsdiensten. Ze dienen ruimer gezien te worden, namelijk alle diensten bedoeld in het artikel 2 van de voornoemde Wet zowel die vermeld onder 1°, 2°, 3° en de gelijkgestelden als onder 4°. Deze diensten vallen namelijk onder het toepassingsgebied zowel van voornoemde Wet als van dit besluit, waarvan het toepassingsgebied bepaald wordt in zijn artikel 2. 4° Onder het algemeen bestuur dient men te verstaan alle federale overheidsdiensten (FOD's), programmatorische overheidsdiensten (POD's), het ministerie van landsverdediging (Defensie), de federale politie en de verschillende beleidscellen van de betrokken bevoegde ministers.

Hierin zijn niet begrepen de kamer van volksvertegenwoordigers, de senaat, het Grondwettelijk hof en de diensten waarvan de begroting wordt goedgekeurd door de Commissie voor de Comptabiliteit van de Kamer van Volksvertegenwoordigers. 5° Voor dit besluit dient men onder de instellingen te verstaan, de diensten die in de Wet zijn opgenomen onder hat artikel 2, eerste lid, 2° tot en met 4°.Zij omvatten zodoende zowel de administratieve diensten met boekhoudkundige autonomie (ADBA's), de administratieve openbare instellingen (AOI's) zolang zij niet zijn uitgesloten conform de wet in het artikel 2, eerste lid 3°.

Hierbij merken wij op dat zowel de AOI's die onder 3°, a) vallen zijnde instellingen met ministerieel beheer, als zij die onder 3°, b) vallen zijnde de instellingen met beheersautonomie, als de gelijkgestelde instellingen zijnde zij die op de lijst opgenomen in de begrotingswet zijn opgenomen en rechtspersoonlijkheid hebben en niet worden uitgesloten op grond van artikel 2, eerste lid, 3° van de Wet en die door het instituut voor de nationale rekeningen (INR) geclassificeerd worden onder de centrale overheid, zijnde code S1311.

Tot slot zijn in de Wet ook de staatsbedrijven vermeld, dit om ons in te dekken indien in de toekomst eventueel toch een nieuw staatsbedrijf zou worden gecreëerd. 6° In dit besluit is er geopteerd voor de algemene term van `financieel verantwoordelijke van een dienst' daar deze term zowel van toepassing moet zijn op de diensten van het algemeen bestuur als op de diensten die onder de `instellingen' zijn opgenomen. Deze laatsten houden niet de naamgeving aan die bij de meeste diensten van het algemeen bestuur worden gebruikt.

De term stafdirecteur Budget en Beheerscontrole werd hier niet gebruikt daar de officiële benaming, zoals vermeld in artikel 2, § 1, 2° van het koninklijk besluit van 2 oktober 2002Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 02/10/2002 pub. 09/10/2002 numac 2002002263 bron federale overheidsdienst personeel en organisatie Koninklijk besluit betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale overheidsdiensten sluiten betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale overheidsdiensten en de programmatorische federale overheidsdiensten, luidt de functioneel directeur van de stafdienst Begroting en Beheerscontrole. Bepaalde diensten bedoeld in het artikel 2 van de Wet, beschikken niet, nog niet of niet meer over een functioneel directeur van de stafdienst Begroting en Beheerscontrole. Daarom wordt in de tekst een verwijzing gemaakt naar de financieel verantwoordelijke van de dienst.

Het is deze persoon die verantwoordelijk is voor begrotings-, het financiële en het boekhoudkundige beheer. In Titel II, Hoofdstuk 3 De financieel verantwoordelijke van een dienst, in het bijzonder in artikel 23 en volgenden.

De financiële verantwoordelijke van de dienst is het hoofd en de verantwoordelijke respectievelijk van de stafdienst begroting en beheerscontrole of de financiële dienst. Hij dient in dit kader duidelijke afspraken te maken met de (sub)gedelegeerde ordonnateurs (verantwoordelijken) van de dienst opdat de boekhoudkundige verwerkingen overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen zouden kunnen verlopen. Hij dient namelijk steeds op de hoogte te zijn van alle boekhoudkundige, budgettaire en financiële elementen die een invloed zouden kunnen hebben of hebben op de dienst. 7° Om elke betwisting te vermijden werd het nuttig geacht om duidelijk te vermelden wie men dient te aanzien als leidinggevende van een dienst.

Het betreft de hoogste administratief verantwoordelijke binnen de betrokken dienst. Door de toevoeging van het woord `binnen' wenst men erop te wijzen dat men hier niet de verantwoordelijke Minister of Staatsecretaris mag aanduiden maar dat het voor de federale overheidsdiensten en de programmatorische overheidsdiensten de voorzitter van de directiecomité van deze dienst zal zijn. Dit komt nog meer tot zijn recht door het element `administratief' verantwoordelijke. De bevoegde Minister en Staatsecretaris zijn namelijk de `politiek' verantwoordelijken en kunnen bijgevolg in dit besluit niet aanzien worden als de leidinggevende van de dienst.

Maar ook voor de andere diensten die vallen onder het toepassingsgebied van de Wet, dient men als leidinggevende te zien zij die de `uitvoerende' leiding hebben van de dienst zijnde de hoofdverantwoordelijken van het directie comité van een betrokken dienst. Ook in dit geval heeft men niet de Raad van bestuur voor ogen daar zij enkel een kader scheppen binnen dewelke de `uitvoerende' leidinggevenden van de betrokken diensten dienen te werken. 8° Vervolgens hebben wij het begrip prestatie hier opgenomen. Er werd geopteerd voor deze term omdat hij zowel de leveringen van goederen en diensten als de uitvoering van werken omvat. Hierbij wensen wij te melden dat alle wettelijke en reglementaire bepalingen voorzien in de regelgeving betreffende de overheidsopdrachten en alle andere Europese of nationale bepalingen dienen nagekomen te worden, zonder evenwel de onderling gemaakte overeenkomst uit het oog te verliezen. De prestatie heeft dus uitdrukking aan de uitvoering, geheel of gedeeltelijk van een tussen de dienst en een derde gemaakte overeenkomst. 9° Voor de eenvoud en de duidelijkheid werd hier het begrip "Minister van Begroting" opgenomen, dit om niet de langere en meer correcte omschrijving te moeten opnemen in de tekst. Het is namelijk mogelijk dat de bevoegdheid van begroting wordt toegewezen aanvullend aan een bepaalde minister. 10° De term boekhouder wordt hier opgenomen omdat een algemene definitie wenselijk werd geacht. Zijn taken worden nader besproken in Titel II, Hoofdstuk 4 van dit besluit. Wij wensen op te merken dat de boekhouder zich op meerdere plaatsen binnen een dienst of instelling kan bevinden. Hierbij is het mogelijk dat de functioneel verantwoordelijke van de boekhouder verschillend is van de hiërarchische verantwoordelijke van de boekhouder. Een algemene term werd weerhouden daar de boekhouder afhankelijk van het geval en afhankelijk van de dienst verschillende taken kan toegewezen krijgen door de financieel verantwoordelijke van de dienst. 11° De term "inning" wordt in deze gebruikt voor gelden die de dienst of de instelling ontvangen van derden in uitvoering van een nog openstaand vastgesteld recht. Hierbij dient men wel op te merken dat men de term inning gebruikt zolang men niet is overgegaan tot het stellen van daden van invordering. Het zijn dus de volledig vrijwillige betalingen op basis van het voldoen van de voorwaarden met betrekking tot de verplichting tot betalen van het vastgesteld recht.

Dit zal, in de meeste gevallen, zijn op basis van een factuur welke de betrokken derde van de dienst of instelling ontvangt, maar dit kan evengoed een betalingsuitnodiging zijn of op basis van het vastgesteld recht op zich, deze bestaat namelijk vanaf het ogenblik dat de voorwaarden van artikel 8 van de Wet vervuld zijn. De basis kan zich vinden in een wet of in een aangegane overeenkomst. 12° Ongeacht de aard van de schuldvordering, begint de invordering tegen de schuldenaar of een medeschuldenaar altijd met een fase van minnelijke invordering, die bestaat uit de verzending van een aanmaning tot betaling. Deze aanmaning tot betaling is een ingebrekestelling van de schuldenaar of de medeschuldenaar voor het aanwenden van middelen tot tenuitvoerlegging tegen hem.

De invorderingshandelingen worden meestal verricht door rekenplichtigen aan de Staat die opdracht hebben gekregen van de ordonnateur om voor de nog openstaande vastgestelde rechten de nodige invorderingsverrichtingen te doen. Bij niet fiscale schulden zullen de eerste invorderingsverrichtingen worden gerealiseerd door actoren tewerkgesteld binnen de betrokken dienst/instelling zelf. Zo de eerste invorderingshandelingen niet hebben geleid tot de gewenste betalingen door de schuldenaar, zal, zo voldaan is aan de voorwaarden opgenomen in de afgesloten protocolovereenkomst met de algemene administratie van inning en invordering van de federale overheidsdienst Financiën (AAI&I) het dossier aan hen worden overgemaakt voor verdere invordering met betrekking tot het nog openstaande gedeelte van het vastgesteld recht. 13° De regelgeving met betrekking tot organisatiebeheersing werd opgenomen in het koninklijk besluit van 15 mei 2022Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003368 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet tot wijziging van de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof sluiten2 betreffende de organisatiebeheersing binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht. Dit besluit heeft het koninklijk besluit van 17 augustus 2007Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 17/08/2007 pub. 18/10/2007 numac 2007003450 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole Koninklijk besluit betreffende de interne auditactiviteiten binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht type koninklijk besluit prom. 17/08/2007 pub. 18/10/2007 numac 2007003451 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole Koninklijk besluit betreffende het intern controlesysteem binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht sluiten betreffende het interne controle systeem binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht opgegeven en vervangen. Het concept `beheersdomeinen' werd hierbij ingevoerd om tot een performante organisatiebeheersing te komen. Zij hebben betrekking op risicobeheer, procesbeheer en doelstellingenmanagement.

In dit kader wensen wij wel opmerken dat het toepassingskader van het huidige besluit, ter uitvoering van het artikel 29 van de Wet, ruimer is dan deze van het voormelde koninklijke besluit van 15 mei 2022. 14° Het beginsel van goed financieel beheer is een beginsel dat erover waakt dat er in overeenstemming met de beginselen van zuinigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid wordt gewerkt en dat alle rechten, verplichtingen of handelingen die de boekhouding kunnen beïnvloeden in het boekhoudsysteem zonder uitstel, juist, getrouw, volledig en naar tijdsorde worden opgenomen.

Hierbij betekent zuinigheid dat de door de dienst voor haar activiteiten ingezette middelen tijdig, in passende hoeveelheid en kwaliteit en tegen de best mogelijke prijs beschikbaar worden gesteld.

Onder efficiëntie dient men te verstaan dat de beste verhouding tussen de ingezette middelen en de verkregen resultaten wordt nagestreefd.

Doeltreffend betekent dat de doelstellingen en de resultaten worden bereikt.

Het beginsel van goed financieel beheer werd ook opgenomen in een Europese verordening nr. 1605/2002 van de Raad. Daarin wordt het financieel reglement beschreven dat van toepassing is op de algemene begroting en kan zodoende als een algemeen aanvaard beginsel gezien worden.

Hoofdstuk 2 - Toepassingsgebied Artikel 2 bepaalt het toepassingsgebied van dit besluit.

Het toepassingsgebied van dit besluit is voor de eenvoud gelijkgesteld met dat van de diensten bedoeld in het artikel 2 van de Wet daar de Wet ook op hen van toepassing is.

Deze beschikking is van toepassing op - Algemeen bestuur ; - Administratieve diensten met boekhoudkundige autonomie; - Administratieve openbare instellingen met ministerieel beheer en autonoom beheer; - Met administratieve openbare instellingen gelijkgestelde organisaties met autonoom beheer en; - De staatsbedrijven.

Zodoende is dit uitvoeringsbesluit voor alle betrokken diensten van toepassing en verkrijgt men in alle diensten een gelijkaardige structuur met betrekking tot de organisatie van de begroting en de boekhouding van de betrokken dienst.

Artikel 2 Het gaat in dit kader niet alleen om de diensten van het algemeen bestuur, maar over alle diensten die onder de toepassing van de Wet vallen.

Dit houdt echter ook in dat de diensten die na de publicatie van dit besluit onder de toepassing van de Wet vallen op dat ogenblik ook uitvoering zullen moeten geven aan dit uitvoeringsbesluit in uitvoering van de Wet.

In het tweede lid maakt men een verwijzing naar de diensten die onder het toezicht vallen van de controleur van de vastleggingen waarvan zijn taken nader beschreven zijn in de artikelen ondergebracht onder Titel II Hoofdstuk 5.

Echter door in dit tweede lid dit te beperken tot de diensten die behoren tot het algemeen bestuur zijnde de diensten die in de Wet vallen onder het artikel 2, eerste lid, 1°, beperkt men ook de mogelijkheid dat andere diensten die onder het toepassingsgebied van de Wet vallen onder het toezicht zouden worden gebracht van een controleur van de vastleggingen.

In dit kader dienen wij vast te stellen dat de diensten die heden geheel of gedeeltelijk onder het toezicht staan van een controleur van de vastleggingen, maar niet behoren tot het algemeen bestuur, dit vanaf de inwerkingtreding van dit besluit dit niet meer zullen zijn.

En ook niet meer zullen zijn in de toekomst.

Dit sluit echter niet uit dat er tussen een dienst en de Minister van Begroting in dit kader een overeenkomst kan worden gesloten om alsnog een bepaalde dienst of een deel van diensten onder het toezicht te brengen van een controleur van de vastleggingen.

Hoofdstuk 3 - Algemeen Alle diensten zijn verplicht een boekhouding te voeren en hun transacties en hun vermogenstoestand in de boeken tot uitdrukking te brengen volgens de beginselen van een regelmatige boekhouding. De boekhouding dient van dien aard te zijn, dat zij een deskundige derde binnen een redelijke termijn een overzicht van de verrichte transacties en de positie van de boekhoudkundige entiteit, dienst, kan verschaffen. De registraties en de aanrekeningen, op de rekeningen en in de boeken, en de andere vereiste optekeningen, bedoeld om een juist en getrouw beeld te waarborgen, dienen zonder uitstel, juist, getrouw, volledig en naar tijdsorde te worden verricht.

Wij wensen hier ter verduidelijking aan toe te voegen dat waar men spreekt over een boekhouding, men steeds zowel de dubbele algemene boekhouding als de budgettaire comptabiliteit voor ogen dient te houden.

Artikel 3 § 1 Om te komen tot een correcte boekhouding is het noodzakelijk en essentieel dat deze gevoerd wordt op basis van de beginselen van het goed financieel beheer. Dit punt is als eerste opgenomen bij de algemene elementen, daar iedereen die betrokken is bij de boekhouding het beginsel dient na te leven om een correcte boekhouding te kunnen verkrijgen.

In dit kader zal men ook uitvoering dienen te geven aan het transparantiebeginsel, die zorgt voor de passende mate van openbaarheid, in het bijzonder met betrekking tot budgettaire en boekhoudkundige handelingen.

In dit kader worden enerzijds de rekeningen afgelegd aan de toezichthouders, de politiek verantwoordelijken en/of de raad van bestuur/ of het leidend orgaan van de betrokken organisatie en anderzijds wordt aan hen ook verantwoording afgelegd en dit door de leidinggevenden van de dienst en de financieel verantwoordelijken van de dienst. § 2 De interne controle/organisatiebeheersing richt zich tot alle medewerkers van een dienst. Zij dient er toe bij te dragen, onregelmatigheden en/of onwettigheden in een zo vroeg mogelijk stadium te herkennen en te erkennen om vervolgens de meest geschikte acties te ondernemen om de juistheid en de waarheidsgetrouwheid van de boekhoudkundige handelingen te kunnen verzekeren. Hierbij komen onder andere de bepalingen opgenomen in de artikelen 12 en 23 van de Wet naar voor, echter zonder andere wettelijke- en/of reglementaire bepalingen, die op de betrokken (boekhoudkundige) handelingen van de diensten van toepassing zijn, uit te sluiten.

Onregelmatigheden/onwettigheden in het kader van de boekhoudkundige en budgettaire processen dienen ter kennis te worden gebracht van de financieel verantwoordelijke van de dienst. Hij staat immers mee in voor het toezicht op de correcte uitvoering van de financiële, budgettaire en boekhoudkundige handelingen binnen zijn dienst. Hij, de financieel verantwoordelijke van de dienst, kan ook zoals verder in dit besluit omschreven de nodige acties ondernemen om de incorrecte handelingen in de boekhouding te laten rechtzetten en de nodige maatregelen te nemen opdat deze onregelmatigheden met betrekking tot de boekhoudkundige verwerking in de toekomst zich niet meer zouden voordoen. Daarnaast ondertekent de financieel verantwoordelijke van een dienst samen met de leidinggevende van de dienst de nodige verklaring, zoals opgenomen in het artikel 22 van dit besluit, waarin de getrouwe naleving van de boekhoudkundige en budgettaire regels wordt verzekerd met betrekking tot de betrokken boekhoudingen en de opgemaakte rekeningen van de betrokken dienst.

Als de financieel verantwoordelijke van de dienst zelf betrokken zou zijn bij onregelmatigheden, zal de leidinggevende van de dienst hiervan geïnformeerd worden ten einde een juist en getrouw beeld van de boekhouding te verzekeren en indien ook deze laatste betrokken is de primaire ordonnateur.

Wij wensen hierbij op te merken dat de wet- en regelgeving opgenomen in het koninklijk besluit van 2 oktober 1937 houdende het statuut van het rijkspersoneel, in het bijzonder artikel 7, alsook de bepalingen opgenomen in het Wetboek van strafvordering, in het bijzonder het artikel 29, alsook de bepalingen van de wet van 15 september 2013 betreffende de melding van een veronderstelde integriteitsschending in de federale administratieve overheden door haar personeelsleden, hun volle kracht blijven behouden. Alsook alle andere wettelijke en reglementaire bepalingen die in dit kader zouden bestaan of van kracht zouden worden.

Dit artikel is hier opgenomen om de financieel verantwoordelijke van een dienst een zo optimaal mogelijke zekerheid te geven dat indien er zich op het boekhoudkundig vlak, en dit zowel met betrekking tot de algemene boekhouding als met betrekking tot de begrotingscomptabiliteit, zich problemen zouden stellen binnen een dienst/instelling hij hiervan onverwijld, zijnde zo rap als mogelijk, over geïnformeerd zou worden opdat hij vervolgens de nodige handelingen (zowel preventieve als correctieve) zou kunnen stellen om het waar en getrouw beeld van de boekhouding van zijn dienst/instelling te kunnen verzekeren. Over dit laatste legt hij trouwens samen met de leidinggevende van de dienst/instelling een verklaring af.

Daarnaast wensen wij de aandacht er op te vestigen dat dit artikel zich richt tot de betrokken actoren vermeld in dit besluit en zodoende ook betrokken bij het boekhoudkundig en/of budgettair proces van de dienst/instelling, terwijl het toepassingsgebied van de andere hiervoor vermelde wettelijke- en reglementaire bepalingen een veel ruimer toepassingsgebied hebben.

Tot slot spreekt het artikel van het `informeren' van de financieel verantwoordelijke van de dienst dienaangaande is het informeren het overbrengen van `informatie'. Hierbij dient men er zich van bewust te zijn dat gegevens, data, feiten pas informatie worden als ze, na verwerking, betekenis, praktisch nut of relevante waarde krijgen voor de ontvanger, hier de financieel verantwoordelijke van de dienst. § 3 Alle verantwoordingsstukken, die als basis hebben gediend voor een boekhoudkundige verrichting, dienen bewaard te worden met behoud van de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de toegankelijkheid en de leesbaarheid van de gegevens en dit voor een minimale duur die door de verschillende wettelijke bepalingen is vastgelegd. Er is geopteerd voor `een' boekhoudkundige verrichting om zodoende er zich van te behoeden dat geen enkele boekhoudkundige verrichting van deze verplichting zou worden uitgesloten en dat bijgevolg elke boekhoudkundige verrichting ook met de nodige stukken zal kunnen gestaafd worden. Het bewaren van deze verantwoordingsstukken gebeurt normaal gezien door de boekhouder maar rekening houdend dat vele stukken voor de goede werking van de dienst beter ter beschikking blijven van bepaalde personen, die bijvoorbeeld ook toezicht dienen te houden over de kwaliteit van de werken of leveringen, is de mogelijkheid voorzien dat bepaalde verantwoordingsstukken door andere personen dan de boekhouder worden bewaard. In die gevallen zullen die personen moeten instaan voor het behoud van de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de toegankelijkheid en de leesbaarheid van de gegevens van de desbetreffende stukken. Om een overzicht te behouden voor de verantwoordelijke van de boekhouders met betrekking tot de verantwoordingsstukken is er voorzien dat de financieel verantwoordelijke van de dienst of een door hen aangewezen persoon de schriftelijke toestemming kan geven dat bepaalde boekhoudkundige documenten door een andere persoon dan de boekhouder worden bewaard met behoud van de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de toegankelijkheid en de leesbaarheid van de gegevens.

De bewaring moet gebeuren op een drager die zowel de onveranderlijkheid als de toegankelijkheid en leesbaarheid van de gegevens verzekert gedurende de volledige bewaartermijn en, in dit kader, ook de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud waarborgt.

Artikel 4 Bij de verschillende diensten zijn ook personen aanwezig die in volledige onafhankelijkheid dienen te werken. Hierbij denken wij aan de auditors. Het gaat om de interne auditors die overeenkomstig het bestaande koninklijke besluiten, namelijk het K.B. van 4 mei 2016 tot oprichting van de Federale Interne auditdienst, het K.B. van 17 Augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de Federale Overheid (ACFO) en het K.B. van 17 augustus 2007 betreffende de interne auditactiviteiten binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht, in overleg met het auditcomité van de federale overheid hun taken dienen te vervullen binnen de betrokken dienst(en) conform aan het voormelde koninklijk besluit van 15 mei 2022Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003368 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet tot wijziging van de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof sluiten2 betreffende de organisatiebeheersing binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht. Maar even goed gaat het om de externe auditoren.

In dit kader verwijzen wij ook naar het Rekenhof en ook naar de (commissaris-/bedrijfs-) revisoren, op wie specifieke wet- en regelgeving van toepassing is en dewelke zij dienen na te volgen.

Aansluitend wensen wij ook de aan de rechtsmacht van het Rekenhof onderworpen rekenplichtigen te vermelden. Hun functie is specifiek en houdt een bijzonder toezicht in, alsook een persoonlijke aansprakelijkheid die de nodige onafhankelijkheid vereist.

Aanvullend wensen wij hier ook te verwijzen naar de externe toezichthouders die optreden bij bepaalde instellingen (hierbij denken wij bijvoorbeeld aan de revisoren) ook zij behouden hun volledige onafhankelijkheid conform de bestaande wet- en regelgeving met betrekking tot hun functie.

De regelgeving voor de hiervoor vermelde personen zal niet in dit besluit worden opgenomen maar in afzonderlijke besluiten nader worden toegelicht, zo dit niet reeds gebeurd is.

Titel II - De actoren De actoren betrokken bij het boekhoudkundig, budgettair en financieel proces hebben elkeen hun verantwoordelijkheid voor de correcte uitvoering van de hen overeenkomstig dit besluit toegewezen taken.

Bepaalde actoren binden de federale Staat. Enerzijds gaat de ordonnateur verbintenissen aan en bezwaart hij daarmee de juridische verplichtingen die dienen nagekomen te worden, dit vindt zijn terugslag in de aanrekening van de aan de dienst toegewezen vastleggingskredieten. Anderzijds legt de ordonnateur de schuld van de federale Staat vast bij het aanvaarden van het vastgesteld recht, na onderzoek van de overeenstemming tussen de verbintenis, de geleverde prestatie en het verantwoordingsstuk (de voorgelegde factuur/vorderingsdocument of enig ander verantwoordingsstuk). De vaststelling van het recht zorgt voor de nodige aanrekeningen van de aan de dienst toegewezen vereffeningskredieten, of beschikbare middelen.

Elke actor dient wat zijn taken en verantwoordelijkheden betreft als een goede huisvader te handelen, overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen.

De verantwoordelijkheden van de ene actor stoppen daar waar de verantwoordelijkheden van de andere actor beginnen.

Deze laatste is hier opgenomen om te voorkomen dat er grijze zones zouden ontstaan binnen de verantwoordelijkheden en om zich er van te verzekeren dat steeds een van de hier vermelde actoren verantwoordelijk is en hierover verantwoording dient af te leggen.

Hoofdstuk 1 - De ordonnateur De ordonnateur is een van de actoren die de Staat kan binden ten aanzien van derden door het aangaan van verbintenissen. Zij treden zodoende op als vertegenwoordiger van de federale Staat. Op hen rust een ruime verantwoordelijkheid.

Dit neemt niet weg dat alle medewerkers van de ordonnateur steeds als een goede huisvader dienen te handelen, overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen.

Artikel 5 § 1 Het artikel 5 is opgesplitst in twee paragrafen daar er fundamentele verschillen bestaan tussen enerzijds de diensten vermeld onder het artikel 2, eerste lid, 1°, 2° en 3° a) van de Wet, en anderzijds de diensten vermeld onder artikel 2, eerste lid, 3° b) en 4° van Wet.

De diensten van het algemeen bestuur staan onder het hiërarchisch gezag van een Minister, die de primaire ordonnateur is, zijnde de ordonnateur met het hoogste gezag. Hij kan deze bevoegdheid gedeeltelijk delegeren. § 2 Vervolgens zijn er de andere diensten, deze vermeld onder artikel 2, eerste lid, 3° b) en 4° van de Wet. Hier zal overeenkomstig de besluiten, statuten of regelgeving de functie van primaire ordonnateur worden uitgeoefend door de persoon of het orgaan die een gelijkwaardige bevoegdheid heeft als de primaire ordonnateur vermeld in § 1 van dit artikel van dit besluit.

Wij hebben hier duidelijk geopteerd voor de term gelijkwaardig. Het gaat immers om functies die voor de dienst niet alleen gelijkaardig zijn (taken) maar ook gelijkwaardig. Ze hebben met andere woorden een vergelijkbare waarde, namelijk verantwoordelijkheid - aansprakelijkheid, voor de dienst als deze die de primaire ordonnateur vertegenwoordigt bij de diensten van het algemeen bestuur.

Artikel 6 Omdat de primaire ordonnateur de grootste en meest ruime verantwoordelijkheid heeft voor zijn dienst, is in de mogelijkheid voorzien dat hij delen van zijn verantwoordelijkheid kan delegeren of subdelegeren aan medewerkers die hij in staat acht deze taken te kunnen uitoefenen overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer en de andere hiervoor beschreven beginselen. Voor elke vorm van delegatie zal hij een delegatiebesluit uitvaardigen en ondertekenen, overeenkomstig de hierna vermelde regelgeving.

Het laatste lid van dit artikel werd onder andere toegevoegd op vraag van het ministerie van Defensie waar bepaalde gemachtigde personen kunnen ageren in naam of voor rekening van een derde die zich door de vertegenwoordiger van de Belgische federale Staat laten vertegenwoordigen in het kader van internationale overeenkomsten of verdragen.

Deze derde kan zowel een andere Staat, een instelling opgericht door lidstaten van de Noord-Atlantische Verdragsorganisatie of een Europese openbare Instantie zijn.

Hetgeen Defensie in naam en voor rekening van de derde kan en mag doen, alsook de financieringsbepalingen en andere administratieve afspraken, worden bepaald in een specifieke overeenkomst of een specifiek verdrag dat voorafgaand tussen beide partijen wordt afgesloten.

Artikel 7 § 1 Elk delegatie- of subdelegatiebesluit dient door middel van een ministerieel besluit of een kenbaar gemaakte beslissing van de bevoegde persoon of het bevoegde orgaan te gebeuren.

Het delegatie- of subdelegatiebesluit dient minimaal de vermelde elementen vast te leggen, zijnde haar toepassingsgebied, haar aard, haar grenzen en haar verantwoordingsaflegging. Dit neemt echter niet weg dat ook bijkomende elementen mee in het (sub)delegatiebesluit kunnen worden opgenomen.

Om een overzicht te behouden van aan wie welke delegatie werd verleent en zodoende wie welke bevoegdheid en verantwoordelijkheid heeft, is in dit artikel ook mee opgenomen dat elke wijziging van het toekennen of ontnemen van delegaties aan de FOD Beleid en Ondersteuning moet worden meegedeeld alsook aan de diensten van het Rekenhof. Dit is van toepassing op alle diensten die onder het toepassingsgebied van de Wet vallen.

In het besluit heeft men geacht de term `onverwijld' mee op te nemen om zodoende te voorkomen dat de FOD BOSA en het Rekenhof pas veel later zouden ter kennis gesteld worden. Hierdoor zou de mogelijkheid om ook tijdig via het geautomatiseerd boekhoudsysteem de nodige controles in te voeren worden ontnomen.

Maar het moet duidelijk zijn dat de "eind"verantwoordelijkheid van de gedelegeerde elementen blijft bij de ordonnateur die delegeert. § 2 Het mag duidelijk zijn dat geen enkel ordonnateur mag handelen buiten de grenzen van zijn delegatie- of subdelegatiebesluit.

In dit kader is het belangrijk dat de FOD Beleid en Ondersteuning (BOSA) wordt ingelicht daar zij voor de diensten die gebruik maken van het boekhoudsysteem welke door de FOD BOSA ter beschikking wordt gesteld, zo nodig aanvullende geautomatiseerde maatregelen kan nemen conform de bestaande delegatiebesluiten.

Artikel 8 De functioneel bevoegde Minister of Staatssecretaris heeft de mogelijkheid om een gedelegeerde ordonnateur aan te stellen uit de leden die werkzaam zijn in een beleidscel. Die delegatie kan dus gebeuren ook aan personen extern aan de betrokken administratie, ministerie of korps.

Dit sluit verdere subdelegatie, aan personen werkzaam op de betrokken administratie, ministerie of korps, niet uit.

Artikel 9 Bij het toekennen van de (sub)delegatiebesluiten zal men wel dienen rekening te houden met de noodzakelijkheid tot het instellen van de nodige functiescheiding, zoals deze in dit besluit nader wordt omschreven.

Men wenst namelijk ten allen tijde te voorkomen dat teveel functies op eenzelfde ogenblik zouden toebehoren aan eenzelfde persoon, waardoor het gevaar op risico's zou toenemen en de mogelijkheid van controle zou afnemen. Men wenst ten allen tijde het getrouwe beeld van de boekhoudkundige handelingen zowel inzake de algemene boekhouding als inzake de budgettaire comptabiliteit te waarborgen.

Artikel 10 Hier wordt beschreven hoe een secundaire, gedelegeerde of subgedelegeerde ordonnateur dient te handelen in de gevallen dat hij geconfronteerd wordt met niet uitvoerbare beslissingen die hem of zijn dienst worden opgelegd.

Dit wil zeker niet zeggen dat hij elk hem toegewezen delegatiebeslissing kan weigeren indien hem de nodige middelen ter beschikking worden gesteld.

Om deze redenen is in dit artikel mee opgenomen dat indien hij het uitvoeren van de delegatie onmogelijk acht wegens bijvoorbeeld bepaalde wettelijke of reglementaire bepalingen, hij dit ook dient mee te delen en zijn beslissing met de nodige redenen dient te motiveren. Afdeling 1 - Algemene verrichtingen

Artikel 11 Daar de ordonnateur een zeer belangrijke plaats inneemt in de organisatie, en hij de Staat kan binden bij het aangaan van verbintenissen, werd geopteerd deze actor verantwoordelijk te stellen voor de door hem, in onderstaande paragrafen nader vermelde, uit te voeren taken.

De ordonnateur of een van zijn medewerkers staat in voor de boekhoudkundige vastlegging die steeds het aangaan van een juridische verbintenis dient vooraf te gaan.

Wetende dat de ordonnateur meerdere taken te vervullen heeft is het raadzaam dat de ordonnateur zelf instaat voor de nodige interne controle/organisatiebeheersing met betrekking tot de hem toegewezen taken en in dit kader ook de nodige functiescheiding te voorzien tussen bepaalde medewerkers en zichzelf; bijvoorbeeld met betrekking tot het opmaken en ingeven van de boekhoudkundige vastlegging. Hier zou de ordonnateur kunnen opteren om deze taak niet zelf uit te oefenen maar hem aan een medewerker toe te vertrouwen.

De taken van de ordonnateur zijn in drie categorieën ingedeeld. De eerste groep betreffen algemene taken, de tweede groep heeft betrekking op de ontvangstverrichtingen en de laatste groep op de uitgavenverrichtingen. § 1 algemene taken Bij de eerste groep wensen wij er de aandacht op te vestigen dat het ontwikkelen van een adequate interne controle/organisatiebeheersing voor zijn diensten met inbegrip van de nodige functiescheidingen binnen zijn diensten een hoge prioriteit heeft. Dit is de reden waarom dit element als eerste wordt vermeld. 1° Hier wordt dus vermeld dat de betrokken ordonnateur alle nodige acties dient te nemen en in uitvoering te brengen binnen zijn dienst of de dienst/organisatie/entiteit die een bijdrage kunnen leveren tot het verzekeren van het goed financieel beheer en de continuïteit van de dienst. In dit kader wordt verwezen naar zijn verantwoordelijkheid voor de implementatie van een intern controlesysteem.

Indien men over een beperkt aantal personen beschikt kan het soms nuttig zijn om na verloop van tijd een rotatiesysteem van taken in te voeren alsook een specifieke auditopdracht te vragen aan de interne auditor met betrekking tot de procedures, de risico's en de correcte uitvoering van de verschillende taken door de ordonnateur en zijn medewerkers.

Hierbij wensen wij ook de aandacht erop te vestigen dat de implementatie van een interne controle/ organisatiebeheersing een eerste stap is die echter wel jaarlijks of bij de opmaak van het jaarverslag, of zeker op geregelde tijdstippen zal dienen van naderbij bekeken te worden op de risicofactoren en hoe men deze risico's enerzijds kan verminderen en de interne controle/organisatiebeheersing in het bijzonder met betrekking tot de boekhoudkundige en budgettaire bewerkingen anderzijds kan optimaliseren. Hierbij kan men rekening houden met elementen die derden of die de financiële verantwoordelijke van de dienst hebben gemeld. 2° Daar dit besluit de taken en de verantwoordelijkheden van de voornaamste actoren betrokken bij de boekhoudkundige en de budgettaire verwerking van de gegevens van de dienst of de boekhoudkundige entiteit vermeldt houdt dit ook een beperking in. Het aantal actoren opgenomen in dit besluit is zo beperkt mogelijk gehouden om de toepasselijkheid ook bij kleinere instellingen van dit besluit te kunnen verzekeren. Dit houdt echter wel in dat bepaalde actoren en hierbij denken wij onder andere aan de ordonnateurs binnen hun takenpakket ook de nodige interne controle/organisatiebeheersing en hier meer specifiek de nodige functiescheiding zal dienen te voorzien op basis van de beschikbare personeelsleden. De eindverantwoordelijkheid van de verschillende taken berust bij de ordonnateur zelf, zodoende is het ook in zijn voordeel om een adequate functiescheiding binnen zijn dienst te voorzien waarbij hijzelf steeds de beslissingsfuncties en bepaalde toezichtfuncties zal behouden. 3° Als hij bepaalde hem toegewezen verrichtingen delegeert, zal hij hierover het nodig toezicht uitoefenen en zal hij de nodige maatregelen nemen opdat de verrichtingen door de betrokken personen op een correcte zijnde juiste, volledige, chronologische en zonder uitstel worden uitgevoerd. Als de taken die hij aan anderen toewijst niet opgenomen zijn in een subdelegatiebesluit, blijft hij verantwoordelijk voor de correcte uitvoering ervan. Als hij tijdens het toezicht onregelmatigheden opmerkt zal hij de nodige maatregelen nemen, ofwel rechtstreeks voor de taken die onder zijn bevoegdheid vallen, ofwel onrechtstreeks door de betrokken verantwoordelijke hiervan op de hoogte te brengen. 4° Hij dient het correct overzicht te houden van de evolutie en de aanwending van de betrokken vastleggingskredieten rekening houdend met de beschikbare vereffeningskredieten, of anders gezegd het aangaan van verbintenissen met derden, teneinde de continuïteit van de werking van de dienst te kunnen verzekeren voor zowel het lopende als de toekomstige begrotingsjaren. Hierbij dient hij rekening te houden met de heersende wettelijke en reglementaire bepalingen en de beslissingen van de betrokken Minister(s) dienaangaande.

Ook voor de instellingen dient een ordonnateur overzicht te houden op de aangegane juridische verbintenissen en dit voor zowel deze die reeds uitwerking hebben gekregen in de balans als deze die zich momenteel nog buiten balans bevinden. (Klasse 0 aangegane rechten en verplichtingen buiten balans.) Dit gebeurd best ook in samenspraak met de financieel verantwoordelijke van de dienst, daar deze laatste als hoofd van de boekhouders een beter zicht zal hebben op de reeds aangewende vastleggings- en vereffeningskredieten of de beschikbare voorziene middelen van de volledige dienst of boekhoudkundige entiteit. 5° Hij zal er ook op toezien dat alle boekhoudkundige stukken en bescheiden aan de boekhouder worden overgemaakt opdat deze laatste de hem toegewezen taken zou kunnen uitoefenen. Het betreft zowel de interne verantwoordingsstukken als de externe verantwoordingsstukken.

In dit kader dient men op te merken dat naast de boekhouder ook andere actoren registratiefuncties uitoefenen en zodoende hun steentje bijdragen opdat alle elementen, in het bijzonder alle rechten, verplichtingen, vorderingen of elementen die een invloed zouden kunnen hebben op de boekhouding of het verkrijgen van een juist en getrouw beeld, in het boekhoudsysteem worden ingebracht.

Aan de boekhouder is de bijzondere taak toegewezen erover te waken dat alle boekhoudkundige stukken en bescheiden op een snelle en gestructureerde manier ter beschikking gesteld kunnen worden van derden, als zij daarom verzoeken en zij hiervoor gemachtigd zijn. 6° Tot slot rust ook bij de ordonnateur de globale verantwoordelijkheid in vermogensrechtelijke zaken. Hierbij is het vermogensrecht dat gedeelte van het objectieve recht, dat een regeling geeft van de subjectieve rechten. § 2 Ontvangstverrichtingen In dit tweede deel zullen dus de ontvangstverrichtingen nader omschreven worden. De ordonnateur heeft dienaangaande een cruciale rol te vervullen naast de rekenplichtige. Het is de ordonnateur namelijk die het recht vaststelt. Hierbij dient men ook de artikelen ondergebracht in Titel III, Hoofdstuk 2, Afdeling 1 van dit besluit in ogenschouw te nemen.

De ordonnateur of zijn medewerker staan in voor de opmaak van de vastgestelde rechten ten gunste van de federale Staat of met andere woorden voor de aanmaak van de vastgelegde rechten met betrekking tot de ontvangsten, zo deze niet rechtstreeks ontstaan uit een wet.

Al de vastgestelde rechten dienen zonder uitstel, van zodra zij zijn vastgesteld (zijnde wanneer de vier voorwaarden van artikel 8 van de Wet vervuld zijn), in de algemene boekhouding te worden opgenomen, daar zij van betekenis kunnen zijn voor het verkrijgen van een juist en getrouw beeld van de algemene rekening van de boekhoudkundige entiteit. 1° De ordonnateur zal dus instaan voor de opmaak van alle schuldvorderingen, facturen ten gunste van de federale Staat. Wij wensen te specificeren dat hier ook alle creditnota's of debetnota's verbonden aan deze schuldvorderingen en facturen bedoeld worden.

De juridische basis voor de opmaak van een schuldvordering, factuur of vastgesteld recht ten gunste van de federale Staat kan divers zijn, zoals uit een wet, uit een overeenkomst, uit een gerechtelijke beslissing, enzovoort. 2° De ordonnateur staat dus eerst en vooral in voor het vaststellen van de rechten inzake ontvangsten. Hierbij dient hij na te gaan, voor elk recht dat hij vaststelt, dat er wordt voldaan aan de vier voorwaarden opgenomen in het artikel 8 van de Wet.

Voorts dient hij er over te waken dat alle vastgestelde rechten inzake ontvangsten juist en volledig zijn en in chronologische wijze, zonder uitstel en getrouw in het boekhoudsysteem worden ingegeven en in de boekhouding worden geregistreerd.

Het mag duidelijk zijn dat het vaststellen van het recht volledig onafhankelijk is van het gegeven of dit recht al of niet in de toekomst zal betaald worden door een derde. De verplichting om te betalen staat los van het feit of er al of niet later een betaling zal volgen. Ook het element opeisbaarheid is niet in de voorwaarden van het artikel van de Wet opgenomen. 3° Als hij kennis krijgt van mogelijke rechten die nog niet in de boekhouding werden opgenomen maar voldoen aan de voorwaarden met betrekking tot de vastgestelde rechten overeenkomstig artikel 8 van de Wet, zal hij onmiddellijk de nodige handelingen stellen om deze in de boekhouding in te geven.

Dus elke data, gegevens, informatie die hem de nodige zekerheid geeft dat de voorwaarden om te spreken van een vastgesteld recht vervult zijn. Verplichten de ordonnateur om deze vastgestelde rechten in de boekhoudingen en in het bijzonder in de algemene boekhouding op te nemen. Dit alles om het getrouw beeld te vrijwaren. 4° Hier wordt bepaald dat de ordonnateur het beheer voert, zijnde onder andere de correcte opvolging en verwerking, inclusief de controle er op, van de ontvangsten, waarvan hij de vastgestelde rechten inzake ontvangsten heeft vastgesteld.

Hij dient er over te waken dat alle vastgestelde rechten inzake ontvangsten die hij heeft vastgesteld worden ingegeven en correct geregistreerd in het boekhoudsysteem en de boekhouding, waarna hij deze inbaar en invorderbaar zal stellen versus de bevoegde rekenplichtige opdat deze in het kader van de inning en/of de invordering de nodige acties kan ondernemen, overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen.

De ordonnateur zal in het kader van het beheer van de ontvangsten echter ook de nodige aandacht dienen te geven aan welk gevolg er wordt gegeven aan de door hem inbaar en invorderbaar gestelde vastgestelde rechten door de betrokken rekenplichtigen. In dit kader zal hij zo gewenst contact opnemen met de betrokken toezichthouders ten aanzien van de verantwoordelijke rekenplichtigen.

In de gevallen waarin de rekenplichtige in de onmogelijkheid is de vastgestelde rechten te innen of in te vorderen of in het kader van mogelijke juridische problemen met betrekking tot de invordering, zal hij de gepaste maatregelen nemen met respect van de heersende wettelijke en reglementaire bepalingen. 5° De ordonnateur dient in te staan voor een adequate ex ante controle op de verschillende hem voorgelegde dossiers en gegevens opdat onvolkomenheden geen invloed zouden hebben op enerzijds het vaststellen van het recht inzake ontvangsten en anderzijds op de inning en/of invordering van de door hem vastgestelde rechten inzake ontvangsten. Hij dient er onder andere over te waken dat ten aanzien van de onvolkomenheden, vóór het vaststellen van het recht inzake ontvangsten en zeker vóór het inbaar en/of invorderbaar stellen, de nodige maatregelen worden genomen opdat het patrimonium van de Staat niet zou worden beïnvloed en dat de boekhoudkundige verwerking overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen verloopt.

Alsook dat een waarheidsgetrouwe boekhouding behouden blijft. 6° De ordonnateur zal de nodige controles uitvoeren en er over waken dat alle vastgestelde rechten inzake ontvangsten gecontroleerd en gevalideerd worden op hun regelmatigheid, volledigheid en wettigheid overeenkomstig de toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen. Zo er vastgestelde rechten inzake ontvangsten bestaan zal hij deze vaststellen en deze vaststelling in de boekhouding registreren Hij dient er over te waken dat alle rechten inzake ontvangsten van bij het ontstaan van het recht in het boekhoudsysteem en in de boekhouding worden opgenomen.

Hij waakt er over dat het patrimonium van de staat niet wordt aangetast en dat de boekhouding met betrekking tot alle vastgestelde rechten inzake ontvangsten in overeenstemming is met de werkelijkheid.

Betreffende de vastgestelde en geregistreerde vastgestelde rechten inzake ontvangsten geeft hij aan de (bevoegde aan de rechtsmacht van het Rekenhof onderworpen) rekenplichtige opdracht deze vastgestelde rechten te innen en/of in te vorderen.

Ook hier wensen wij op te merken dat deze taken over meerdere medewerkers van de ordonnateur verspreid kunnen zijn en dat ook ten aanzien van hen, door de betrokken ordonnateur een adequate interne controle/organisatiebeheersing dient ontwikkeld te worden. § 3 Uitgaveverrichtingen Hier wensen wij te vermelden dat ook boekhoudkundige commissies hebben aangeraden de verplichting op te leggen dat alle gegevens die een directe of indirecte invloed zouden kunnen hebben op het verkrijgen van een juist en getrouw beeld, in de boekhouding en in de jaarrekening moeten opgenomen worden.

Dit is ook wenselijk voor de diensten die vallen in het toepassingsgebied van dit besluit om zodoende het Parlement de nodige inlichtingen ter beschikken te stellen teneinde het de mogelijkheid te geven om de rekeningen van de federale Staat op een zo correct mogelijke manier te kunnen lezen en te kunnen interpreteren. In dit kader is het noodzakelijk dat alle elementen ook in de algemene boekhouding worden opgenomen.

Zo wordt bepaald dat alle elementen met betrekking tot een verbintenis in de algemene boekhouding dienen opgenomen te worden. Zij omvat zowel het sluiten van een opdracht, overeenkomst of verbintenis zelf, als de verrichtingen die in dit kader verder uitwerking geven aan de gesloten opdracht, overeenkomst of verbintenis.

Men beoogt aldus kennis te krijgen van de aard en het doel van de rechten en verplichtingen buiten balans en van hun impact op de betrokken kredieten.

Bij buiten de balans vallende rechten en verplichtingen kan het gaan om elke transactie of overeenkomst/verbintenis tussen de betrokken dienst en andere personen (zowel rechts- als natuurlijke personen met of zonder rechtspersoonlijkheid) die om welke reden ook niet of nog niet in de balans is opgenomen.

De hiervoor beschreven gegevens/informatie dienen vermeld te worden indien de risico's of voordelen die uit dergelijke regelingen voortvloeien van enige betekenis zijn en voor zover de openbaarmaking van dergelijke risico's of voordelen noodzakelijk is voor de beoordeling van de financiële positie van de betrokken dienst of van de federale Staat.

Een buiten de balans vallend recht of verplichting wordt geacht van enige betekenis te zijn indien de gebruiker van de jaarrekening zijn oordeel over deze jaarrekening zou wijzigen, indien hij weet had van deze regeling. 1° Vervolgens zal de bevoegde ordonnateur ook de juridische verbintenis met de betrokken derde aangaan en door deze handeling de federale Staat, of een derde voor dewelke hij gemachtigd is op te treden, binden.

In uitzonderlijke gevallen wordt de federale Staat, of een vertegenwoordiger, gemachtigd om op te treden voor derden. Hierbij verwijzen wij naar bijvoorbeeld gebeurtenissen die zich voordoen bij het ministerie van landsverdediging waar bepaalde gemachtigde personen kunnen ageren in naam of voor rekening van een derde die zich door de vertegenwoordiger van de Belgische federale Staat laten vertegenwoordigen in het kader van internationale overeenkomsten of verdragen. 2° Hier wordt bepaald dat hij het beheer voert, zijnde onder andere de correcte opvolging en verwerking, inclusief de controle er op, van zowel de ontvangsten, waarvan de vastgestelde rechten inzake ontvangsten binnen zijn dienst ontstaan en worden vastgesteld (zie vorige paragraaf), als van de uitgaven die gedaan worden door zijn dienst.

Zijn verantwoordelijkheid houdt ook in dat hij bij het aangaan van verbintenissen met derden in het kader van uitgaven de nodige wettelijke en reglementaire bepalingen, in het bijzonder deze met betrekking tot de overheidsopdrachten, alsook de administratieve en budgettaire bepalingen correct nakomt.

In het kader van het goed financieel beheer is het overleg met de financieel verantwoordelijke van de dienst noodzakelijk daar deze laatste een globaal overzicht heeft van alle reeds door de dienst aangegane verbintenissen en reeds geïmpacteerde vastleggings- en vereffeningskredieten of aangewende middelen. 3° Daar hij de verbintenis met derden aangaat in naam van de Staat, dient hij de overeenkomsten ook op te volgen en na te gaan of zij werden uitgevoerd overeenkomstig de verschillende bepalingen van de betrokken overeenkomst. In dit kader zal hij mogelijks geraadpleegd worden door zijn medewerker die instaat voor de ontvangst van de prestatie. Daar deze prestatie op zijn kwantiteit alsook op zijn kwaliteit dient getoetst te worden door een daartoe bevoegd persoon, zal hij dienaangaande ook de goedkeuring van de werken en de leveringen van goederen en diensten dienen op te volgen. Dit alles overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen inzake overheidsopdrachten.

In dit kader zal hij ook de nodige aandacht hebben voor, indien mogelijk, het organiseren van de nodige functiescheiding tussen de betrokken medewerkers. 4° Wetende dat de ordonnateur de juridische beslissing heeft genomen betreffende het aangaan van werken of levering van goederen of diensten komt het ook hem toe, wetende dat hij alle elementen van de verbintenis kent om ook de aanvaarding van deze aangegane verbintenissen (overeenkomsten en overheidsopdrachten) nader op te volgen.

Hij weet welke mensen bevoegd zijn om de kwaliteit en de kwantiteit op een kwaliteitsvolle manier nader te toetsen aan de aangegane verbintenis en dit in al zijn onderdelen. Het komt bijgevolg ook aan hem toe op tijd de nodige opmerkingen of handelingen te stellen als de werken of de leveringen niet conform de verbintenis zijn, of worden, uitgevoerd. Wij gebruiken hier de termen `zijn' en `worden' om er op te wijzen dat de opmerkingen tijdig dienen te gebeuren en zodoende liever voor de controle van de correctheid van de verkregen factuur of schuldvordering van de leverancier. Aanvullend wensen wij op te merken dat ook leveringsbonnen als verantwoordingsstukken dienen aanzien te worden en zodoende kunnen bijdragen in het realiseren van de vier voorwaarden om te kunnen spreken van een vastgesteld recht, conform het artikel 8 van de Wet. 5° Hij dient in te staan voor een adequate ex ante controle op de verschillende hem voorgelegde dossiers opdat onvolkomenheden geen invloed zouden hebben op de definitieve vastlegging zowel wat de boekhoudkundige als wat de juridische vastlegging betreft. Hij dient er onder andere over te waken dat ten aanzien van de onvolkomenheden, vóór het aangaan van de juridische vastlegging met een derde, de nodige maatregelen worden genomen opdat het patrimonium van de Staat niet zou worden beïnvloed en dat de boekhoudkundige verwerking overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen verloopt.

Alsook dat een waarheidsgetrouwe boekhouding behouden blijft.

De eindverantwoordelijke voor al deze hiervoor omschreven taken blijft bij de ordonnateur ook al werden de verschillende taken door verschillende medewerkers van de ordonnateur uitgevoerd. Afdeling 2 - Vereffeningsverrichtingen en verrichtingen voor de

betaalbaarstelling In de hiernavolgende artikelen gaat men nader in op de taken van de ordonnateur die belast is met de controle op en de aanvaarding van, de regelmatigheid en de werkelijkheid van de schuld in het kader van de vereffeningsverrichtingen.

De ordonnateur is de actor die de Staat of de dienst zal binden op het vlak van het erkennen van de schuld en dus het bestaan van het vastgestelde recht. In dit kader krijgt hij, voor wat de diensten van het algemeen bestuur betreft, beschikking over de nodige vereffeningskredieten die door het Parlement aan de betrokken dienst werden toegekend voor de verschillende programma's opgenomen in de betrokken begroting. Voor de andere diensten zal hij rekening dienen te houden met de beslissingen van de raad van bestuur, de directieraad en de visie die de federale overheid voor ogen heeft inzake financieel en budgettair beheer.

De ordonnateur zal in volledige onafhankelijkheid de taken waarvoor hij verantwoordelijk is dienen uit te oefenen. Dit ontslaat de medewerker van de ordonnateur evenwel niet van de informatieplicht naar zijn functioneel verantwoordelijke ordonnateur toe, zeker in de gevallen waarin de schuld niet duidelijk kan vast gesteld worden door omstandigheden of door de complexiteit van het dossier.

Zijn onafhankelijkheid en zijn verantwoordelijkheid dienen de waarborg te vormen dat geen schulden in naam van de Staat zullen worden erkend/aanvaard als er geen verbintenis werd aangegaan en als de geleverde prestatie niet in overeenstemming is met de verbintenis en als de overgemaakte verantwoordingsstukken, leveringsbonnen, facturen, de kostennota's of schuldvorderingen niet in overeenstemming zijn met de verbintenis en de prestatie in kwestie. Hij waakt er ook over dat de hiervoor vermelde gegevens in de boekhouding van de dienst werden opgenomen en dat de bevoegde personen in de verschillende processen hun goedkeuring hebben gegeven.

Artikel 12 De ordonnateur die belast is met de controle op de hem voorgelegde schuld, uit hoofde van de Staat en meer specifiek uit hoofde van de dienst waarbij hij is tewerkgesteld, doet de vereffeningsverrichtingen.

Dienaangaande kan hij voor de controle/ aanvaarding van de hiervoor vermelde elementen, rekening houdend met de principes van single audit, steunen op de gegevens die door bevoegde aangestelde personen/medewerkers werden verkregen en op basis van dewelke deze laatste de Staat heeft gebonden (juridische verbintenis en de aanvaarding van de prestatie).

Artikel 13 Op basis van de verschillende elementen opgenomen in de boekhouding alsook van alle elementen die hem via het manueel dossier of op andere wijze worden ter beschikking gesteld, zal hij, de ordonnateur, de onbetwiste omvang, zijnde het aanvaarde deel, van de schuld vaststellen. Deze kan al of niet in overeenstemming zijn met de hem voorgelegde en geregistreerde schuldvordering/factuur.

Zo de vier voorwaarden van het artikel 8 van de Wet vervult zijn is er een vastgesteld recht en moet deze in de boekhoudingen worden opgenomen, onafhankelijk of er in de budgettaire comptabiliteit voldoende vereffeningskredieten beschikbaar zijn of niet. In dit kader wensen wij te verwijzen naar de memorie van toelichting bij de Wet die op meerdere plaatsen verklaart dat de algemene boekhouding prioritair is ten aanzien van de budgettaire comptabiliteit en in samenlezing van het artikel 12 van de Wet dient elk vastgesteld recht onmiddellijk, zonder uitstel in de boekhoudingen te worden opgenomen.

Artikel 14 Als de aan de ordonnateur voorgelegde schuldvordering niet in overeenstemming is met de schuld die de Staat op basis van de verschillende elementen kan aanvaarden, zal hij, de ordonnateur, het onbetwistbaar verschuldigde gedeelte bepalen en dit mededelen aan de schuldeiser met inbegrip van de toelichting daarbij.

Wij hebben het woord "aanvaarden" gebruikt daar in het artikel 20, 2° van het koninklijk besluit van 10 november 2009Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 04/12/2009 numac 2009014308 bron federale overheidsdienst mobiliteit en vervoer Koninklijk besluit tot toewijzing van een subsidie van 4.527.103,91 EUR in 2009 aan de Maatschappij voor het Intercommunaal Vervoer te Brussel in toepassing van bijakte nr. 10 van het Samenwerkingsakkoord van 15 september 1993 tussen de Federale Staat en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, betreffende bepaalde initiatieven bestemd om de internationale rol en de functie van hoofdstad van Brussel te bevorderen type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 03/03/2011 numac 2011003062 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole Koninklijk besluit houdende vaststelling van het boekhoudplan van toepassing op de federale Staat en op de gemeenschappen, de gewesten en de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie. - 2e erratum type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 16/12/2009 numac 2009204931 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit waarbij algemeen verbindend wordt verklaard de collectieve arbeidsovereenkomst van 12 maart 2008, gesloten in het Paritair Comité voor het hotelbedrijf, betreffende een bijzondere vergoeding voor arbeiders in geval van gebrek aan werk wegens economische oorzaken type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204915 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling, voor sommige ondernemingen gelegen op het grondgebied van La Louvière en die onder het Paritair Comité voor het ceramiekbedrijf ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 10/12/2009 numac 2009014296 bron federale overheidsdienst mobiliteit en vervoer Koninklijk besluit waarbij de Staat wordt gemachtigd om onroerende goederen aan de naamloze vennootschap van privaat recht « The Brussels Airport Company » te verkopen type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204844 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling voor de ondernemingen van vervaardiging van cabines voor machines voor burgerlijke bouwkunde en landbouwmachines, gelegen in Sombreffe en die onder het Paritair Comité voor de metaal-, machine- en elektrische bouw ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 17/11/2009 numac 2009003421 bron federale overheidsdienst financien Koninklijk besluit houdende ontslag en benoeming van een lid van de raad van bestuur van de naamloze vennootschap van publiek recht Nationale Loterij type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204937 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling, voor de ondernemingen met als activiteit de fabricatie, het monteren, het testen en dit zowel voor eigen rekening als voor rekening van derden, van onder andere mechanische, fijn mechanische en hydraulische onderdelen, gelegen in de industriële zone De Arend, te Zedelgem, en die onder het Paritair Comité voor de metaal-, machine- en elektrische bouw ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204720 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling, voor de ondernemingen met als activiteit productie en commercialisering van industriële machines en apparatuur in roestvrij staal voor de behandeling van voedingsproducten, gelegen op het grondgebied van Zedelgem en die onder het Paritair Comité voor de metaal-, machine- en elektrische bouw ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 17/11/2009 numac 2009018457 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Koninklijk besluit tot uitvoering van artikel 3, 5°, van de wet van 16 oktober 2009 die machtigingen verleent aan de Koning in geval van een griepepidemie of -pandemie sluiten tot vaststelling van het boekhoudplan van toepassing op de federale Staat en op de gemeenschappen, de gewesten en de gemeenschappelijke gemeenschapscommissie men ook bepaald dat de verplichting om te betalen slechts bestaat voor werken, leveringen en diensten op het moment waarop de opdracht is uitgevoerd en aanvaard.

Indien de voorwaarden opgenomen in artikel 8 van de Wet of het artikel 19 van het voornoemd koninklijk besluit van 10 november 2009Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 04/12/2009 numac 2009014308 bron federale overheidsdienst mobiliteit en vervoer Koninklijk besluit tot toewijzing van een subsidie van 4.527.103,91 EUR in 2009 aan de Maatschappij voor het Intercommunaal Vervoer te Brussel in toepassing van bijakte nr. 10 van het Samenwerkingsakkoord van 15 september 1993 tussen de Federale Staat en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, betreffende bepaalde initiatieven bestemd om de internationale rol en de functie van hoofdstad van Brussel te bevorderen type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 03/03/2011 numac 2011003062 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole Koninklijk besluit houdende vaststelling van het boekhoudplan van toepassing op de federale Staat en op de gemeenschappen, de gewesten en de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie. - 2e erratum type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 16/12/2009 numac 2009204931 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit waarbij algemeen verbindend wordt verklaard de collectieve arbeidsovereenkomst van 12 maart 2008, gesloten in het Paritair Comité voor het hotelbedrijf, betreffende een bijzondere vergoeding voor arbeiders in geval van gebrek aan werk wegens economische oorzaken type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204915 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling, voor sommige ondernemingen gelegen op het grondgebied van La Louvière en die onder het Paritair Comité voor het ceramiekbedrijf ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 10/12/2009 numac 2009014296 bron federale overheidsdienst mobiliteit en vervoer Koninklijk besluit waarbij de Staat wordt gemachtigd om onroerende goederen aan de naamloze vennootschap van privaat recht « The Brussels Airport Company » te verkopen type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204844 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling voor de ondernemingen van vervaardiging van cabines voor machines voor burgerlijke bouwkunde en landbouwmachines, gelegen in Sombreffe en die onder het Paritair Comité voor de metaal-, machine- en elektrische bouw ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 17/11/2009 numac 2009003421 bron federale overheidsdienst financien Koninklijk besluit houdende ontslag en benoeming van een lid van de raad van bestuur van de naamloze vennootschap van publiek recht Nationale Loterij type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204937 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling, voor de ondernemingen met als activiteit de fabricatie, het monteren, het testen en dit zowel voor eigen rekening als voor rekening van derden, van onder andere mechanische, fijn mechanische en hydraulische onderdelen, gelegen in de industriële zone De Arend, te Zedelgem, en die onder het Paritair Comité voor de metaal-, machine- en elektrische bouw ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204720 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling, voor de ondernemingen met als activiteit productie en commercialisering van industriële machines en apparatuur in roestvrij staal voor de behandeling van voedingsproducten, gelegen op het grondgebied van Zedelgem en die onder het Paritair Comité voor de metaal-, machine- en elektrische bouw ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 17/11/2009 numac 2009018457 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Koninklijk besluit tot uitvoering van artikel 3, 5°, van de wet van 16 oktober 2009 die machtigingen verleent aan de Koning in geval van een griepepidemie of -pandemie sluiten niet zijn vervuld zal de ordonnateur ook geen vereffeningsverrichtingen kunnen uitvoeren wegens het gebrek aan het bestaan van een vastgesteld recht.

Artikel 15 Aansluitend moet de ordonnateur, elke schuld vereffenen waarvan de voorwaarden van het vastgesteld recht, zoals bepaald in artikel 8 van de Wet, vervuld zijn.

Dit dient onmiddellijk te gebeuren na het vaststellen van het recht.

Zodoende worden de boekhoudkundige bepalingen met betrekking tot de tijdigheid, de chronologische verwerking en de verwerking zonder uitstel van de gebeurtenissen met een boekhoudkundige implicatie nagekomen. Zo dit niet onmiddellijk zou gebeuren, zou dit een schending inhouden van de hiervoor vermelde elementen en het juiste en getrouwe beeld van de rekeningen in gevaar kunnen brengen.

Dit is hier opgenomen om te voorkomen dat vastgestelde rechten inzake uitgaven waarvan de voorwaarden vervuld zijn niet zouden worden vereffend en zodoende de Staat in gebreke zou blijven. Dit zou ook de tijdige betaling van overheidsfacturen in gevaar kunnen brengen.

Echter het feit dat de vereffeningsverrichtingen worden uitgevoerd wil nog niet zeggen dat er onmiddellijk wordt overgegaan tot een betaling.

Artikel 16 Het vastgesteld recht in uitgave kan slechts betaalbaar worden gesteld indien de ordonnateur zich akkoord heeft verklaard met de vrijgave tot betaling. De ordonnateur beschikt namelijk over de mogelijkheid om betalingen niet vrij te geven bij gebrek aan middelen of om andere boekhoudkundige of juridische redenen.

Het is de verantwoordelijkheid van de ordonnateur er op toe te zien dat de hem beschikbaar gestelde middelen, namelijk vereffeningskredieten, zo adequaat mogelijk worden aangewend. De ordonnateur zal, bij gebrek aan middelen voor bepaalde uitgaven, dit melden aan de financieel verantwoordelijke van de dienst, die dan de nodige maatregelen kan nemen, bijvoorbeeld herverdelingen of aanvullende kredieten aanvragen, om de niet betaalde schuldvorderingen tijdig te vereffenen.

Artikel 17 Vervolgens zal hij de schuld betaalbaar stellen, dit is de toestemming geven aan de centraliserende rekenplichtige om de betalingen inzake de vrijgegeven schuldvordering uit te voeren en deze over te maken aan de rechthebbenden.

Enerzijds kan hij dus een betaalopdracht geven aan de centraliserende rekenplichtige van de Staat om de vrijgegeven betaling uit te betalen aan de rechthebbende persoon, anderzijds kan hij, als hij niet in de mogelijkheid is om vrijgegeven rechten uit te betalen aan de rechthebbenden, wegens de aard van het dossier, de schuld en de ermee betrekking hebbende middelen overmaken aan de bevoegde rekenplichtige der geschillen om de betrokken betalingen te laten uitvoeren overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen.

Het betaalbaar stellen is de laatste handeling van de ordonnateur. Ook de ordonnateur moet over een uitgebreide boekhoudkundige kennis beschikken om de vermelde taken overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen te kunnen uitvoeren. Het betreft taken die verder gaan dan een loutere registratie opdracht zij bevatten feitelijk ook een controlerende opdracht in zich over de voorheen uitgevoerde boekhoudkundige handelingen.

Artikel 18 In dit kader kan de ordonnateur dus de betalingen van de erkende schulden blokkeren. Hij zal echter wel de nodige stappen ondernemen om deze geblokkeerde betalingen van de openstaande en erkende schuldvorderingen zo snel mogelijk te voldoen. Hijzelf zowel als het hoofd van de boekhouders (de financieel verantwoordelijke van de dienst) zullen hierop nauwgezet toezien en alle mogelijke maatregelen nemen om laattijdige betalingen te voorkomen.

Met betrekking tot de `onduidelijkheid over aan wie te betalen' dient men onder andere in gedachten te houden dat bepaalde betalingen aan leveranciers, op basis van een wettelijke bepaling niet rechtstreeks aan deze laatste mogen betaald worden ingeval van schulden van die leverancier bij de sociale zekerheid en/of voor fiscale zaken. In dergelijke gevallen zal de betaling dienen te gebeuren aan de betrokken instellingen van de sociale zekerheid en van de FOD Financiën en zal de schuldeiser hiervan op de hoogte worden gesteld.

Een ander geval zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat de betalingen dienen te gebeuren aan een aangestelde curator. Dit zijn slechts enkele niet limitatieve voorbeelden, en zodoende wensen wij ook geen enkel ander geval uit te sluiten.

Hoofdstuk 2 - De leidinggevende van de dienst De leidinggevende van de dienst of van de boekhoudkundige entiteit is de persoon met de hoogste hiërarchische verantwoordelijkheid, na de politieke verantwoordelijke, voor de betrokken dienst of boekhoudkundige entiteit. Hij heeft verschillende taken die hierna nader zullen besproken worden. Hij informeert op regelmatige basis de politieke verantwoordelijke en zorgt er op het vlak van de boekhoudkundige en begrotingsprocessen voor dat de verschillende personeelsleden binnen zijn dienst of boekhoudkundige entiteit de vooropgestelde wettelijke en reglementaire bepalingen correct en adequaat uitvoeren. Hij dient aanzien te worden als de secundaire ordonnateur die ook de leiding van de betrokken dienst zoals bedoeld in artikel 2 van de Wet tot zijn bevoegdheid heeft en waarover hij verantwoording aflegt aan de politiek verantwoordelijke (de primaire ordonnateur). Hij coördineert de taken tussen de ordonnateurs enerzijds en tussen de financieel verantwoordelijke van de dienst met de ordonnateurs anderzijds. Hij zorgt dat zij allen een gezamenlijk doel voor ogen hebben en de nodige boekhoudkundige en budgettaire discipline aan de dag leggen om de vooropgestelde doelstellingen te behalen.

Artikel 19 Hier wordt bepaald wie hij is en wat zijn taak is versus de ordonnateur(s) en de financieel verantwoordelijke van de dienst. - Zo is hij de secundaire ordonnateur van de betrokken dienst of boekhoudkundige entiteit. Hij zorgt er voor dat de verschillende personeelsleden en in het bijzonder de verschillende actoren betrokken bij de boekhoudkundige en budgettaire processen op een adequate en efficiënte manier met elkaar samenwerken om de doelstellingen te bereiken.

Hij staat in voor een goede coördinatie tussen de verschillende (sub)gedelegeerde ordonnateurs van de betrokken dienst opdat zij op een gecoördineerde en correcte wijze uitvoering geven aan de wettelijke en reglementaire bepalingen inzake de boekhoudkundige en budgettaire verwerking van de verschillende gegevens. Hij zal hierbij overleg voorzien tussen de betrokken (sub)gedelegeerde ordonnateurs zo hun belangen concurrerend zouden zijn. Dit alles om de doelstellingen van de dienst zo optimaal mogelijk te realiseren. In geval van onduidelijkheden betreffende boekhoudkundige of budgettaire aangelegenheden tussen (sub)gedelegeerde ordonnateurs zal de leidinggevende van de dienst of van de boekhoudkundige entiteit de door alle betrokkenen te volgen beslissing nemen. - Ook betreffende de samenwerking tussen de financieel verantwoordelijke van de dienst en de verschillende ordonnateurs van de dienst zal hij als leidinggevende van de dienst zorgen voor de nodige coördinatie. Zo er onduidelijkheid is over de uitvoering van de wettelijke en reglementaire bepalingen inzake boekhoudkundige en budgettaire elementen zal hij in overleg de, door alle betrokkenen, te volgen beslissing nemen. - Hij staat ook in voor het toezicht op en de uitbouw van een adequate interne controle/organisatiebeheersing binnen zijn dienst, waarbij de verschillende maatregelen die in het kader van de interne controle/ organisatiebeheersing worden genomen door de financieel verantwoordelijke van de dienst en de verschillende ordonnateurs van de dienst op elkaar afgestemd zijn en een keten vormen doorheen de boekhoudkundige, budgettaire en financiële processen.

Artikel 20 In dit artikel gaat men nader in op een van de taken van de leidinggevende van een dienst van het algemeen bestuur.

In het hierna volgend artikel 21 richt men zich tot de leidinggevende van diensten bedoeld in artikel 2, eerste lid 2° tot 4° van de Wet en de ermee gelijkgestelden.

Deze opsplitsing is ingegeven daar de leidinggevenden van de diensten van het algemeen bestuur overeenkomstig het artikel 73 van de Wet zal dienen in te staan voor de opmaak van zijn gedeelte van de rekening van uitvoering van zijn begroting wat niet het geval is voor de andere diensten van artikel 2 van de Wet.

Daarnaast zal de leidinggevende van elke dienst dienen in te staan voor de opmaak van een jaarverslag overeenkomstig artikel 18 van de Wet. Dit jaarverslag maakt een link tussen de boekhoudkundige gegevens en de activiteiten van de dienst of de boekhoudkundige entiteit. Het bevat zowel de evolutie van de belangrijkste kengetallen die moeten toelaten de nodige lessen te trekken uit de jaarrekening, evenals aanvullende informatie nuttig voor de opmaak van de begroting van de dienst. Dit stuk wordt opgesteld om te voldoen aan de nood van een eerstelijnsrapportering met betrekking tot de administratieve/statutaire opdracht van de dienst.

Om dit alles te kunnen realiseren dient hij, de leidinggevende van de dienst, de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning te verzekeren dat alle boekhoudkundige verrichtingen en gegevens in de algemene boekhouding en in de budgettaire comptabiliteit zijn opgenomen zodoende dat de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning beschikt over alle nodige gegevens voor het opmaken van de rekeningen van het algemeen bestuur. De ingave/registratie van alle verrichtingen en gegevens is noodzakelijk om ook op dit niveau een juist en getrouw beeld van het geheel te kunnen verzekeren.

Artikel 21 Hier betreft het dus de leidinggevenden van de diensten bedoeld in artikel 2, eerste lid, 2° tot 4° van de Wet en de gelijkgestelden. De leidinggevenden van deze instellingen zullen er voor moeten waken dat hun instelling de elementen die enerzijds door alle diensten moeten uitgevoerd worden, opgenomen onder de Titel II van de Wet en anderzijds de specifiek voor hun instelling voorziene bepalingen, opgenomen onder Titel III, Hoofdstuk II of III ook werkelijk en tijdig nakomen. Deze tijdige en conforme uitvoering zijn noodzakelijk voor het verkrijgen van een getrouw beeld van de boekhoudingen van de federale Staat. Dit alles los van de andere wettelijke en reglementaire bepalingen die de betrokken instelling eventueel conform deze andere bepalingen moet nakomen.

Artikel 22 De federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning zal voor het uitvoeren van zijn taken, zijnde deze die betrekking hebben op het uitvoeren van de nodige reconciliaties en consolidaties met betrekking tot de rekeningen van het algemeen bestuur en de rekeningen van de federale Staat moeten beschikken over alle nodige en noodzakelijke boekhoudkundige, financiële en budgettaire gegevens en informatie. Het is om die redenen dat elke leidinggevende van een dienst de nodige boekhoudkundige gegevens zal dienen aan te leveren aan de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning.

De rekeningen die de leidinggevende van de dienst overmaakt aan de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning moeten deze laatste ook een zekerheid geven dat zij conform de wettelijke en reglementaire bepalingen werden opgemaakt. Dienaangaande werd geopteerd om deze rekeningen te laten vergezellen door een verklaring van de leidinggevende van de dienst of van de betreffende instelling.

Deze verklaring wordt gegeven door de leidinggevende van de dienst samen met de financieel verantwoordelijke van de betrokken dienst. De verklaring vormt een essentieel onderdeel van de gegevens en informatie die moet worden kenbaar gemaakt.

Het overmaken van deze verklaring moet gebeuren samen met de overzending van de rekeningen.

Zij heeft betrekking op alle rekeningen en de erbij horende verantwoordingsstukken die worden overgemaakt. Onder rekeningen dient men de algemene rekening met al zijn onderdelen te verstaan. Hierbij wensen wij op te merken dat voor de meeste diensten van het algemeen bestuur de gegevens van de algemene rekening, normaal gezien in het Fedcom systeem terug te vinden zijn en zodoende beschikbaar voor de FOD BOSA. Daarnaast heeft men ook nog het jaarverslag en het verslag in het kader van artikel 7 van het koninklijk besluit van 15 mei 2022Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003368 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet tot wijziging van de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof sluiten2 betreffende de organisatiebeheersing binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht, en tot wijziging van de koninklijk besluiten van 4 mei 2016 tot oprichting van de Federale Interne auditdienst en van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de Federale Overheid.

Het opstellen van de jaarrekening is het ultieme ogenblik om de boekhouding op eventuele onvolkomenheden te controleren en haar van deze te ontdoen. De jaarrekening moet immers een juist en getrouw beeld geven van het vermogen, de financiële positie en het resultaat van de dienst.

De vaststelling van de juistheid, volledigheid, juridische en administratieve correctheid van een jaarrekening gebeurt door een externe auditor. Hierbij geeft hij zijn standpunt over het juist en getrouw beeld. Indien een jaarrekening een getrouw beeld geeft, betekent dat daarom niet dat ze volledig foutloos is.

Het nazicht door de externe auditor heeft niet alleen betrekking op de boekhoudkundige regelmatigheid van de jaarrekening, maar ook op haar waarheidsgetrouwheid. Met waarheidsgetrouw wordt bedoeld dat de jaarrekening een weergave moet zijn van werkelijke toestanden en transacties.

Daarnaast hebben wij de rekening van uitvoering van de begroting, voor zover een wettelijke bepaling de betrokken dienst niet vrijstelt van de opmaak ervan, deze dient natuurlijk ook in overeenstemming te zijn met de wettelijke en reglementaire bepalingen en te voldoen aan de in dit kader noodzakelijke juistheid, volledigheid en juridische en administratieve correctheid.

Hierbij wensen wij geen afbreuk te doen aan de andere noodzakelijk op te maken rekeningen of boekhoudkundige stukken. Ook deze zijn onderworpen aan de noodzakelijke verklaring.

De stukken dienen voor de in de Wet vastgestelde datum overgemaakt te worden aan de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning, om deze laatste ook de tijd en de mogelijkheid te geven om de algemene rekening van het algemeen bestuur enerzijds en de geconsolideerde jaarrekening van de federale Staat anderzijds tijdig te kunnen opmaken voor de Minister van Begroting.

Elk van de rekeningen moet ondertekend worden, gehandtekend worden (kan ook elektronisch), door en de leidinggevende van de dienst en de financieel verantwoordelijke van de dienst. Door beiden de verplichting van ondertekening op te leggen wenst men een zekerheid te geven aan de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning dat zowel op het vlak van organisatie van de boekhoudkundige en budgettaire opvolging als op het vlak van de boekhoudkundige verwerking in de algemene boekhouding en de budgettaire comptabiliteit de nodige waarborgen door de eindverantwoordelijken van de betrokken dienst kunnen gegeven worden.

De vermelding die mee op de rekeningen wordt gezet luid als volgt " Wij, ondergetekende verklaren dat de boekhoudkundige en budgettaire rekeningen, correct, betrouwbaar, volledig en regelmatig zijn, dat de geldende administratieve, budgettaire en boekhoudkundige regels nageleefd werden en dat ze een getrouw beeld geven van mijn dienst/instelling." Dergelijke verklaringen vindt men ook terug bij ondernemingen in de privé sector en vormt ook daar een noodzakelijk stuk opdat de externe auditor met een redelijke zekerheid over de ter beschikking gestelde cijfers en stukken, zijn audit kan uitvoeren.

Hoofdstuk 3 - De financieel verantwoordelijke van de dienst De financieel verantwoordelijke van een dienst is de persoon die ervoor zal instaan dat de boekhouding van de dienst overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen wordt gehouden. Zodoende kan hij op elk moment een juist en volledig beeld geven van de werkelijkheid en kan dit door de bevoegde personen ook worden gecontroleerd. Hij waakt er dus over dat niet alleen de algemene boekhouding maar ook de budgettaire comptabiliteit juist, volledig, getrouw, zonder uitstel en naar tijdsorde worden gehouden en dat ze de leidinggevenden en in het bijzonder de betrokken Minister(s) en de Minister van Begroting een juist en getrouw beeld geven. Hij zal de bevoegde leidinggevende(n) ook tijdig op de hoogte stellen en de nodige maatregelen voorstellen indien de continuïteit van de werking van de dienst in gevaar zou komen door financiële of budgettaire elementen.

Opdat er een basis van zekerheid van een volledige, juiste, zonder uitstel, getrouwe en naar tijdsorde opgemaakte boekhouding zou kunnen verkregen worden, waarop de Minister van Begroting zich kan baseren om de in de Wet opgelegde stukken op te maken, wordt aan iedere financieel verantwoordelijke van een dienst gevraagd om jaarlijks samen met de rekening van uitvoering van de begroting van zijn dienst, een schriftelijke en door hem ondertekende verklaring af te leggen.

Hierbij zal hij verklaren dat alle elementen die een weerslag hebben of kunnen hebben op een boekhouding, binnen de dienst(en) waarvoor hij bevoegd is, correct, betrouwbaar, volledig en regelmatig zijn, dat de geldende administratieve, budgettaire en boekhoudkundige regels nageleefd werden en dat ze een getrouw beeld geven van mijn dienst/boekhoudkundige entiteit. (confer het vorig artikel) Men mag bij deze stellen dat dit ook inhoud dat alle boekhoudkundige handelingen, zonder uitstel, juist, getrouw, volledig en naar tijdsorde en overeenkomstig de vigerende wettelijke en reglementaire bepalingen in de betreffende boekhoudingen werden opgenomen.

Men kan dit zien als een `letter of intent' die ook in de privé sector door de financieel verantwoordelijke wordt opgemaakt en die een noodzakelijk stuk vormt voor de auditors.

Deze verklaring van de financieel verantwoordelijke van de dienst en zie vorig artikel ook van de leidinggevende van de dienst mag er zich niet toe beperken de Minister van Begroting de zekerheid te geven dat de boekhouding en de boekhoudkundige verwerking van de dienst correct zijn uitgevoerd. Zij beoogt ook door beiden deze verklaring te laten ondertekenen dat deze zekerheid enkel kan verkregen worden indien er ook een adequate interne controle/organisatiebeheersing over de financiële, boekhoudkundige en budgettaire processen is voorzien die er voor zorgt dat de risiconiveaus met betrekking tot deze processen niet overschreden werden en er zodoende een redelijke zekerheid kan gegeven worden dat de verwerkingen op een georganiseerde, wettelijke en reglementaire wijze werden uitgevoerd.

Het is natuurlijk wel de verantwoordelijkheid van de financieel verantwoordelijke van de dienst om de bestaande interne controle/organisatiebeheersing te optimaliseren rekening houdend met de verkregen opmerkingen en de onregelmatigheden die zich tijdens het jaar hebben voorgedaan. Zodoende kunnen ook de risiconiveaus betreffende de hiervoor vermelde processen scherper worden gesteld en zodoende ook op een progressieve manier een bijdrage leveren tot het optimaliseren van de interne controle/organisatiebeheersing binnen de dienst.

Artikel 23 In dit artikel wordt vooral gewezen op het element dat de financiële verantwoordelijke van de dienst ook het hoofd is van de boekhouders.

Hierbij wensen wij te verduidelijken dat hij geen hoofdboekhouder is, namelijk de persoon die de taken van de boekhouder uitoefent, maar wel het hoofd van de boekhouders, namelijk de persoon die toezicht en controle houdt op de werkzaamheden van de boekhouders, en daarbij er ook de verantwoordelijkheid voor draagt dat deze taken door hen op een correcte manier worden uitgevoerd. Het is een element van functiescheiding tussen enerzijds de uitvoerende functies en anderzijds de toezichthoudende functies zoals voorzien in de Wet.

In dit kader wordt er aandacht geschonken aan het element verantwoordelijkheid die op de financieel verantwoordelijke van de dienst rust ten aanzien van de uitvoering van de taken van de boekhouders. Vervolgens wordt nadere aandacht geschonken aan zijn leidinggevende en controlerende elementen ten aanzien van de boekhouders om tot slot ook stil te staan bij zijn opdracht om een adequate interne controle/organisatiebeheersing te implementeren en te optimaliseren in het bijzonder met betrekking tot de financiële, boekhoudkundige en begrotingsprocessen.

Daar waar de ordonnateur voor zijn dienst(en) de eindverantwoordelijkheid draagt, maar dit steeds in overleg met de financieel verantwoordelijke van de dienst, voor de taken in verband met de vastleggingen, wat de uitgaven betreft, en het vaststellen van de rechten, wat de ontvangsten betreft, draagt de financiële verantwoordelijke van de dienst de eindverantwoordelijkheid van de uitvoering van de taken die aan de boekhouder(s) zijn toegewezen wat betreft de boekhoudverrichtingen. Met dit laatste bedoelen wij alle taken die zijn opgesomd in Titel II, Hoofdstuk 4, De boekhouder met de boekhoudkundige verrichtingen.

In het tweede lid, van het eerste gedachtestreepje, wordt er anderzijds op gewezen dat de boekhouders ook niet al hun verantwoordelijkheden kunnen afschuiven op de financieel verantwoordelijke van de dienst. Iedere boekhouder dient de aan hem toegewezen taken naar behoren en met respect voor de regels van het dubbelboekhouden, het principe van het goed financieel beheer en de geldende wettelijke en reglementaire bepalingen uit te voeren. De wettelijke bepalingen die zijn opgenomen in de wet van 10 februari 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 10/02/2003 pub. 27/02/2003 numac 2003002035 bron federale overheidsdienst personeel en organisatie Wet betreffende de aansprakelijkheid van en voor personeelsleden in dienst van openbare rechtspersonen sluiten betreffende de aansprakelijkheid van en voor personeelsleden in dienst van openbare rechtspersonen blijven zodoende ook op hen van toepassing.

In het volgende gedachtestreepje wordt vermeld dat de financieel verantwoordelijke van de dienst alle nodige acties dient te nemen en in uitvoering te brengen binnen zijn dienst die een bijdrage kunnen leveren tot het verzekeren van het goed financieel beheer en de continuïteit van zijn dienst. In dit kader wordt verwezen naar zijn verantwoordelijkheid voor de implementatie en optimalisatie van een intern controlesysteem voor zijn dienst en voor de financiële, boekhoudkundige en budgettaire processen binnen de dienst.

Hij zal deze interne controle/organisatiebeheersing ook op regelmatige tijdstippen dienen te optimaliseren om enerzijds de risico's te verminderen en anderzijds om het juist en getrouw beeld te verzekeren.

Artikel 24 § 1 De financieel verantwoordelijke van de dienst maakt ook in overleg met de leidinggevende en de ordonnateurs van de dienst een voorstel van begroting op voor zijn dienst. Dit overeenkomstig de richtlijnen van de Minister van Begroting. De opmaak van het voorstel van begroting voor zijn dienst is een belangrijke taak daar hij er ook dient over te waken dat de verschillende doelstellingen van de dienst kunnen gerealiseerd worden binnen de budgettaire grenzen en rekening houdend met de reeds aangegane verbintenissen. Dit in overleg met de verschillende ordonnateurs en met akkoord van de leidinggevende van de dienst.

Zo de financieel verantwoordelijke van de dienst deze functie waarneemt voor meerdere diensten zal hij voor elk van deze diensten een afzonderlijk ontwerp van begroting dienen op te maken in overleg met de in elk van deze diensten aangestelde ordonnateurs en de leidinggevende van de betrokken dienst.

Niet alleen de opmaak van een begroting is belangrijk ook de opvolging van de uitvoering. In dit kader zal de financieel verantwoordelijke de leidinggevende en/of zo nodig ook het beheersorgaan op regelmatige wijze rapporteren over de uitvoering van de begroting enerzijds en de evolutie van de stand van de rekeningen anderzijds.

Ook al is hierbij niet vermeld welke minimale frequentie van rapportering er dient weerhouden te worden mag het duidelijk zijn dat de betrokkenen, zijnde de leidinggevende van de dienst en het beheersorgaan steeds een juist beeld moeten dienen te behouden van de toestand van de betrokken dienst of boekhoudkundige entiteit.

Zodoende zal afhankelijk van de grote van de dienst of van de hoeveelheid van de verschillende handelingen of van de evolutie van bepaalde rekeningen er meer/regelmatiger worden gerapporteerd dan in de gevallen wanneer er maar een zeer beperkt aantal handelingen werden verricht binnen de betrokken dienst. § 2 De financieel verantwoordelijke van de dienst is ook de persoon die instaat voor de betrouwbaarheid van de verslaggeving, zowel intern als extern.

Hier wordt vermeld dat de betrokken financieel verantwoordelijke van de dienst alle nodige acties dient te nemen en in uitvoering te brengen binnen zijn dienst die een bijdrage kunnen leveren tot het verzekeren van de betrouwbaarheid van de financiële, boekhoudkundige en budgettaire verslaggeving.

Ook al wordt hierbij geen specifieke elementen naar voor gebracht welke hiertoe kunnen bijdragen, dient men toch onder andere voor ogen te hebben de implementatie van een goed werkend intern controlesysteem.

Stel dat men over een beperkt aantal personen beschikt kan het soms nuttig zijn om na verloop van tijd een rotatiesysteem van taken in te voeren alsook een specifieke auditopdracht te vragen aan bijvoorbeeld de interne auditor of een derde met betrekking tot de procedures, de risico's en de correcte uitvoering van de verschillende taken door de financieel verantwoordelijke van de dienst en zijn medewerkers (boekhouders en anderen).

De financieel verantwoordelijke van de dienst dient naast de algemene en bijzondere aandacht voor de financiële, boekhoudkundige en budgettaire processen ook bijzondere aandacht te hebben voor de financiële stromen die zich binnen zijn dienst voordoen. Rekening houdend dat hij optreedt als de persoon die de leidinggevende van de dienst dient in te lichten over de financiële toestand van de dienst moet hij steeds ook een juist zicht hebben op de financiële stromen die binnen de dienst plaatsvinden, zodoende zal hij deze dan ook op een regelmatige wijze dienen op te volgen.

Het element regelmatig is afhankelijk van de frequentie van financiële stromen die plaatsvinden alsook van de grote van het geheel van financiële stromen die plaatsvindt, als van de hoeveelheid betrokken personen bij de behandeling van de financiële stromen of andere specifieke factoren in dit kader. Het is echter aan te raden om een nadere opvolging of controle toch zeker eens per trimester te voorzien om zo nodig nog tijdig te kunnen ingrijpen en correctieve maatregelen te nemen.

Om de correctheid van de boekhoudingen te verzekeren wordt hem ook de opdracht gegeven de nodige procedures uit te werken die door zijn diensten of binnen de dienst, dienen nageleefd te worden in het bijzonder met betrekking tot het regelmatig uitvoeren van reconciliaties van de financiële, boekhoudkundige en budgettaire transacties.

In dit kader wensen wij ook te verwijzen naar de toelichting bij het artikel 46, § 1 van dit besluit waar er een idee wordt gegeven van de mogelijke uit te voeren reconciliaties.

Toch wensen wij hier ook te vermelden dat het opmaken van de nodige procedures niet voldoende is. Ook de opvolging van de uitvoering ervan is een essentieel punt. Het is op die momenten dat de financieel verantwoordelijke van de dienst ook kan ingrijpen door de nodige correctieve maatregelen onmiddellijk te laten uitvoeren en de nodige maatregelen te voorzien om onregelmatigheden in de toekomst te vermijden.

Voorts zal hij ook rapporteren aan het directiecomité of de Raad van Bestuur of het bevoegde beheersorgaan van zijn dienst, over de maatregelen die hij genomen heeft om tegemoet te komen aan de toelichtingen en/of bevindingen die in de vermelde verslagen werden gegeven.

Tot slot zal hij de door de boekhouder opgemaakte rekeningen nauwkeurig nazien op eventuele anomalieën en deze vervolgens ook verbeteren. Aansluitend zal hij ze met alle nodige elementen en toelichting ter kennis brengen van het directiecomité, de Raad van Bestuur of het bevoegd beheersorgaan van de dienst opdat zij bij de beoordeling van de rekeningen over alle elementen zouden beschikken om beslissingen te nemen en de rekeningen te kunnen ondertekenen met de daarvoor voorziene verklaringen.

Zo er zich anomalieën hebben voorgedaan zal hij ook de nodige handelingen en procedures voorzien opdat deze zich in de toekomst niet meer zouden voordoen. Het is een van de elementen om garant te staan dat op elk ogenblik en in het bijzonder bij het afsluiten van de rekeningen een juist en getrouw beeld van de dienst en haar rekeningen kan gegeven worden.

Artikel 25 § 1 De financieel verantwoordelijke van de dienst heeft als primordiale opdracht er voor te zorgen dat de boekhouding van zijn dienst(en) wordt gevoerd overeenkomstig de heersende wettelijke en reglementaire bepalingen, en dat die boekhouding een juist en getrouw beeld geeft van de toestand van zijn dienst. Hiervoor dient hij er over te waken dat binnen de dienst alle maatregelen door de verschillende actoren worden genomen opdat de financiële, boekhoudkundige en begrotingsverrichtingen zonder uitstel, juist, getrouw, volledig en naar tijdsorde worden verwerkt.

In dit kader kan hij, rekening houdend met de specificiteiten van zijn dienst, ook de maatregelen nemen die hij noodzakelijk acht om een verwerking zonder uitstel, juist, getrouw, volledig en naar tijdsorde, in overeenstemming met de beginselen van een goed financieel beheer, van de verschillende boekhoudkundige handelingen te realiseren.

Hierbij wordt hem de mogelijkheid geboden om alle mogelijke controles uit te oefenen of te laten uitoefenen op de financiële en budgettaire transacties, dit evenwel zonder afbreuk te doen aan de artikelen met betrekking tot de onverenigbaarheden van dit besluit. § 2 In deze tweede paragraaf staat vermeld hoe hij dient te handelen als hij kennis krijgt van onregelmatige handelingen binnen zijn dienst of bij de verrichtingen door de personen die tot zijn dienst behoren met inbegrip van de door hem aangestelde boekhouders. Dit zijn handelingen die afwijken van deze vermeld in § 1 van dit artikel.

Voor deze tweede paragraaf dient men onder `zijn dienst' de financiële/boekhoudkundige dienst voor ogen te hebben, zijnde de dienst waar de boekhouders de boekhoudkundige handelingen verrichten.

In deze financiële dienst kan de financieel verantwoordelijke, als hoofd van deze dienst, zonder de tussenkomst van een van de voormelde actoren, rechtstreeks en onmiddellijk de nodige instructies geven aan zijn medewerkers, zijnde de boekhouders en andere administratieve personen, werkzaam op de financiële/boekhoudkundige dienst. In paragraaf drie wordt dan onder "dienst" bedoeld de "andere diensten" van de dienst zoals omschreven in het artikel 2 van de Wet, dus alle andere diensten van de organisatie.

In het kader van de conformiteit werd de term van de wetgever, zie artikel 2 van de Wet, weerhouden in dit uitvoeringsbesluit. In dit artikel proberen wij met de termen `de financiële/boekhoudkundige dienst' voor de § 2 en de `andere diensten' voor de § 3 een onderscheid te maken met de algemene term `dienst' zoals bedoeld in het artikel 2 van de Wet.

In dit kader dient hij onmiddellijk de nodige correctieve maatregelen te nemen, zijnde maatregelen die de fouten in de betrokken boekhoudingen rechtzetten met inbegrip van de eventuele toevoegingen van de nog niet in het boekhoudsysteem en de boekhouding opgenomen gegevens of andere boekhoudkundige elementen zonder welke de volledigheid, de tijdigheid, de juistheid en de getrouwheid van de verwerking en zodoende ook het juist en getrouw beeld zou worden aangetast of zou kunnen aantasten. Dit geldt zowel voor de ontvangsten en de inkomsten als voor de uitgaven en de kosten. § 3 In de derde paragraaf van dit artikel worden de diensten bedoeld die wel deel uitmaken van de dienst(en) waarvoor hij als financieel verantwoordelijke is aangesteld maar die geen deel uitmaken van de dienst bedoeld in § 2, zijnde de financiële/boekhoudkundige dienst.

Normaal gezien is er voor de in deze paragraaf bedoelde dienst(en), een ordonnateur aangesteld. Zodoende zal de financieel verantwoordelijke zich tot hem, de ordonnateur, richten en hem verzoeken, onverwijld de begane onregelmatigheden, van zijn dienst of van de personen die op zijn dienst zijn tewerkgesteld, in de betreffende boekhouding(en) te corrigeren en maatregelen te nemen om deze in de toekomst te vermijden.

In dit kader wordt hij onverwijld geïnformeerd door de ordonnateur van de door deze laatste genomen maatregelen. Hij kan de ordonnateur ook verzoeken bepaalde rapporten periodiek over te maken. Het staat de financieel verantwoordelijke natuurlijk vrij om in het kader van de onregelmatigheden bijkomende controles uit te voeren die hem dienen te verzekeren dat deze onregelmatigheden zich in de toekomst niet meer zullen voordoen.

Zo er volgens de financiële verantwoordelijke van de dienst geen of onvoldoende maatregelen genomen worden kan hij dit ter kennis brengen van de leidinggevende van de dienst die eventueel bijkomende maatregelen kan uitvaardigen.

Zo de financieel verantwoordelijke van de dienst niet wordt geïnformeerd van de gerealiseerde of niet gerealiseerde correctieboekingen zal de financieel verantwoordelijke zich kunnen wenden tot de leidinggevende van de dienst om alsnog de nodige (correctie)boekingen uit te voeren of te laten uitvoeren en dit onder toezicht van de leidinggevende van de dienst. § 4 In de vierde paragraaf wordt omschreven hoe hij dient te handelen als hij van externen aan zijn dienst, in het bijzonder van de verantwoordelijken van de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning kennis zou kunnen nemen van onregelmatigheden die werden opgemerkt in de boekhoudkundige verwerking van handelingen die zich hebben voorgedaan binnen zijn dienst(en) (in de zin van artikel 2 van de Wet).

Met derde wordt bijvoorbeeld bedoeld de inspecteur van financiën, de controleur van de vastleggingen, de interne of externe auditors, zonder ook andere derden uit te sluiten.

In dit kader zal hij de betrokken persoon van de dienst vragen om onmiddellijk de onregelmatigheden recht te zetten en deze in de toekomst te voorkomen. Hierbij kan hij de nodige adviezen of raadgevingen meegeven. Het staat de financieel verantwoordelijke natuurlijk vrij om in het kader van de onregelmatigheden bijkomende controles uit te voeren die hem dienen te verzekeren dat deze onregelmatigheden zich in de toekomst niet meer zullen voordoen. § 5 Tot slot maakt hij de nodige verslagen, over de boekhoudkundige en begrotingsverrichtingen, over aan de Minister van Begroting en aan de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning overeenkomstig de door hen vastgelegde modaliteiten.

Die verslagen moet de Minister van Begroting en de verantwoordelijken van de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning in staat stellen een correcte, volledige en doeltreffende opvolging te krijgen van de verschillende diensten van de federale overheid.

Hoofdstuk 4 - De boekhouder Hierbij dienen wij op te merken dat deze functie door meerdere personen kan worden uitgevoerd, ieder verantwoordelijk voor de hem toegewezen taken. De financieel verantwoordelijke van de dienst dient er op toe te zien dat elk van de in dit besluit vermelde taken van de boekhouder aan een van die personen wordt toegewezen.

Rekening houdend met de diversiteit van de taken van de boekhouder zal iedere dienst er dienen op toe te zien dat deze taken door de verschillende betrokken boekhouders worden vervuld. Iedere dienst zal op basis van de functiebeschrijving van elke persoon nader bepalen voor welke taken de boekhouder zal dienen in te staan onder het functioneel toezicht van het hoofd van de financiële verantwoordelijke van de dienst.

Zo zal men naast de boekhouders die instaan voor de onmiddellijke registratie in het boekhoudsysteem van alle boekhoudkundige stukken die hen worden voorgelegd en zodoende zorgen voor de zonder uitstel, juiste, getrouwe, volledige en naar tijdsorde verwerking van de verschillende stukken, ook meer opgeleide boekhouders hebben die er op toezien dat alle boekhoudkundige handelingen gebeuren overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen ter zake. Daarnaast zal men ook de boekhouders hebben die zullen instaan voor de rapporteringen, het opmaken van de verschillende verslagen in het kader van de boekhoudkundige verwerking zowel voor wat de algemene boekhouding als wat de budgettaire boekhouding betreft.

Wij wensen hier ook aan toe te voegen dat waar er in de andere Titels of hoofdstukken van dit besluit sprake is van de actor boekhouder, het telkens gaat om de boekhouder zoals omschreven in Titel II, Hoofdstuk 4 van dit besluit. Dit betreft dus alle artikelen die onder dit hoofdstuk vallen.

Artikel 26 De boekhouder is, zo de boekhouding niet geëxternaliseerd is, werkzaam op een dienst/afdeling van de organisatie/de dienst en voert zijn taken uit onder de functionele eindverantwoordelijkheid van de financieel verantwoordelijke van de dienst.

Het is deze laatste die zodoende ook het nodige toezicht zal uitoefenen en de eindverantwoordelijkheid draagt voor de verschillende boekhoudkundige handelingen die door zijn medewerkers in het kader van de dubbele boekhouding zowel met betrekking tot de algemene boekhouding als met betrekking tot de budgettaire comptabiliteit worden uitgevoerd.

De functioneel verantwoordelijke van de boekhouder is de financieel verantwoordelijke van de dienst, de mogelijkheid is open gelaten, afhankelijk van de structuur en organisatie van de dienst dat de hiërarchische verantwoordelijke van bepaalde boekhouders iemand anders is. Dit zal zich voordoen indien de boekhouder niet werkzaam is op de financiële dienst van de betrokken dienst maar op een andere dienst van de organisatie maar daar wel boekhoudkundige handelingen van een boekhouder uitoefent.

Indien de dienst zou beslissen om de boekhouding en hiermee samengaand de boekhoudkundige handelingen zouden laten uitvoeren door externe partners. Blijft de eindverantwoordelijkheid voor de verrichtingen die door deze externe partners worden uitgevoerd of niet uitgevoerd in het kader van de boekhoudkundige verwerking bij de financieel verantwoordelijke van de dienst.

Dit komt zeker tot uiting in de verklaring die de financieel verantwoordelijke in zijn `letter of intent' moet ondertekenen samen met de leidinggevende van de betrokken dienst.

Boekhoudkundige verrichtingen Artikel 27 1e gedachtestreepje Hier heeft men bij de term "voert" geopteerd om deze te linken aan algemene bepalingen, zijnde `de wettelijke en reglementaire bepalingen'. Hierbij dient men zowel deze die van toepassing zijn voor de overheidsdiensten als deze die van toepassing zijn voor de vennootschappen en verenigingen van de privé sector voor ogen te hebben.

Het is namelijk zo dat de overgrote meerderheid van de diensten die vallen onder het toepassingsgebied van de Wet de boekhoudkundige regels en de waarderingsregels opgenomen in de Wet en in het koninklijk besluit van 10 november 2009Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 04/12/2009 numac 2009014308 bron federale overheidsdienst mobiliteit en vervoer Koninklijk besluit tot toewijzing van een subsidie van 4.527.103,91 EUR in 2009 aan de Maatschappij voor het Intercommunaal Vervoer te Brussel in toepassing van bijakte nr. 10 van het Samenwerkingsakkoord van 15 september 1993 tussen de Federale Staat en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, betreffende bepaalde initiatieven bestemd om de internationale rol en de functie van hoofdstad van Brussel te bevorderen type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 03/03/2011 numac 2011003062 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole Koninklijk besluit houdende vaststelling van het boekhoudplan van toepassing op de federale Staat en op de gemeenschappen, de gewesten en de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie. - 2e erratum type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 16/12/2009 numac 2009204931 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit waarbij algemeen verbindend wordt verklaard de collectieve arbeidsovereenkomst van 12 maart 2008, gesloten in het Paritair Comité voor het hotelbedrijf, betreffende een bijzondere vergoeding voor arbeiders in geval van gebrek aan werk wegens economische oorzaken type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204915 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling, voor sommige ondernemingen gelegen op het grondgebied van La Louvière en die onder het Paritair Comité voor het ceramiekbedrijf ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 10/12/2009 numac 2009014296 bron federale overheidsdienst mobiliteit en vervoer Koninklijk besluit waarbij de Staat wordt gemachtigd om onroerende goederen aan de naamloze vennootschap van privaat recht « The Brussels Airport Company » te verkopen type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204844 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling voor de ondernemingen van vervaardiging van cabines voor machines voor burgerlijke bouwkunde en landbouwmachines, gelegen in Sombreffe en die onder het Paritair Comité voor de metaal-, machine- en elektrische bouw ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 17/11/2009 numac 2009003421 bron federale overheidsdienst financien Koninklijk besluit houdende ontslag en benoeming van een lid van de raad van bestuur van de naamloze vennootschap van publiek recht Nationale Loterij type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204937 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling, voor de ondernemingen met als activiteit de fabricatie, het monteren, het testen en dit zowel voor eigen rekening als voor rekening van derden, van onder andere mechanische, fijn mechanische en hydraulische onderdelen, gelegen in de industriële zone De Arend, te Zedelgem, en die onder het Paritair Comité voor de metaal-, machine- en elektrische bouw ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204720 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling, voor de ondernemingen met als activiteit productie en commercialisering van industriële machines en apparatuur in roestvrij staal voor de behandeling van voedingsproducten, gelegen op het grondgebied van Zedelgem en die onder het Paritair Comité voor de metaal-, machine- en elektrische bouw ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 17/11/2009 numac 2009018457 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Koninklijk besluit tot uitvoering van artikel 3, 5°, van de wet van 16 oktober 2009 die machtigingen verleent aan de Koning in geval van een griepepidemie of -pandemie sluiten tot vaststelling van het boekhoudplan van toepassing op de federale Staat en op de gemeenschappen, de gewesten en de gemeenschappelijke gemeenschapscommissie zullen volgen. Echter er bestaat in de Wet een uitzonderingsbepaling die de mogelijkheid voorziet dat instellingen de boekhoudkundige regels en waarderingsregels van de privé sector hanteren onder de voorwaarde dat bij het overmaken van de boekhoudkundige gegevens door deze instellingen aan de diensten van de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning het verkregen resultaat op basis van deze regels (waaronder de waarderingsregels) moeten omgezet worden naar een resultaat op basis van de regels die in de Wet en in het koninklijk besluit van 10 november 2009Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 04/12/2009 numac 2009014308 bron federale overheidsdienst mobiliteit en vervoer Koninklijk besluit tot toewijzing van een subsidie van 4.527.103,91 EUR in 2009 aan de Maatschappij voor het Intercommunaal Vervoer te Brussel in toepassing van bijakte nr. 10 van het Samenwerkingsakkoord van 15 september 1993 tussen de Federale Staat en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, betreffende bepaalde initiatieven bestemd om de internationale rol en de functie van hoofdstad van Brussel te bevorderen type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 03/03/2011 numac 2011003062 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole Koninklijk besluit houdende vaststelling van het boekhoudplan van toepassing op de federale Staat en op de gemeenschappen, de gewesten en de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie. - 2e erratum type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 16/12/2009 numac 2009204931 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit waarbij algemeen verbindend wordt verklaard de collectieve arbeidsovereenkomst van 12 maart 2008, gesloten in het Paritair Comité voor het hotelbedrijf, betreffende een bijzondere vergoeding voor arbeiders in geval van gebrek aan werk wegens economische oorzaken type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204915 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling, voor sommige ondernemingen gelegen op het grondgebied van La Louvière en die onder het Paritair Comité voor het ceramiekbedrijf ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 10/12/2009 numac 2009014296 bron federale overheidsdienst mobiliteit en vervoer Koninklijk besluit waarbij de Staat wordt gemachtigd om onroerende goederen aan de naamloze vennootschap van privaat recht « The Brussels Airport Company » te verkopen type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204844 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling voor de ondernemingen van vervaardiging van cabines voor machines voor burgerlijke bouwkunde en landbouwmachines, gelegen in Sombreffe en die onder het Paritair Comité voor de metaal-, machine- en elektrische bouw ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 17/11/2009 numac 2009003421 bron federale overheidsdienst financien Koninklijk besluit houdende ontslag en benoeming van een lid van de raad van bestuur van de naamloze vennootschap van publiek recht Nationale Loterij type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204937 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling, voor de ondernemingen met als activiteit de fabricatie, het monteren, het testen en dit zowel voor eigen rekening als voor rekening van derden, van onder andere mechanische, fijn mechanische en hydraulische onderdelen, gelegen in de industriële zone De Arend, te Zedelgem, en die onder het Paritair Comité voor de metaal-, machine- en elektrische bouw ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204720 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling, voor de ondernemingen met als activiteit productie en commercialisering van industriële machines en apparatuur in roestvrij staal voor de behandeling van voedingsproducten, gelegen op het grondgebied van Zedelgem en die onder het Paritair Comité voor de metaal-, machine- en elektrische bouw ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 17/11/2009 numac 2009018457 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Koninklijk besluit tot uitvoering van artikel 3, 5°, van de wet van 16 oktober 2009 die machtigingen verleent aan de Koning in geval van een griepepidemie of -pandemie sluiten tot vaststelling van het boekhoudplan van toepassing op de federale Staat en op de gemeenschappen, de gewesten en de gemeenschappelijke gemeenschapscommissie, zijn vastgesteld.

Immers, bij de consolidatie van de diensten die vallen onder de betreffende consolidatiekring dient men deze consolidatie uit te voeren volgens dezelfde gemeenschappelijke regels. Een gebrek aan eenvormigheid van de waarderingsregels schaadt immers het consolidatieproces waarmee de jaarrekening van de federale Staat wordt opgesteld.

De Wet voorziet de nodige flexibiliteit voor bepaalde instellingen met betrekking tot het door de diensten te volgen boekhoud-"plan", zo zal men ofwel gebruik maken van deze voorzien in het voormelde besluit van 10 november 2009, ofwel, in voorkomend geval van een ander boekhoud-"plan", voor de instellingen die opteren gebruik te maken van het artikel 138, § 1 van de Wet;

Deze laatste keuzemogelijkheid geeft echter geen vrijstelling om te "rapporteren" in het kader van de Wet, op basis van andere boekhoudregels en waarderingsregels dan deze die in de Wet en in het voormelde uitvoeringsbesluit van 10 november 2009 zijn bepaald.

Dit dient men te lezen inclusief de heersende boekhoudregels met betrekking tot het dubbelboekhouden voor zover deze niet afwijken van de bestaande wettelijke en reglementaire bepalingen die van toepassing zijn op de overheidssector.

Voor de instellingen wordt ook de mogelijkheid geboden overeenkomstig artikel 138, § 1 van de Wet om gebruik te maken van een ander boekhoudplan. Hierbij denken wij aan de boekhoudplannen die speciaal voorzien zijn voor de vennootschappen of voor de verenigingen die werkzaam zijn in de private sector. 2e gedachtestreepje Het feit dat men mag gebruik maken van de boekhoudplannen van de private sector wil echter niet zeggen dat men finaal mag afwijken van de boekhoudregels en boekhoudkundige bepalingen die zijn opgenomen in het voormelde koninklijk besluit van 10 november 2009Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 04/12/2009 numac 2009014308 bron federale overheidsdienst mobiliteit en vervoer Koninklijk besluit tot toewijzing van een subsidie van 4.527.103,91 EUR in 2009 aan de Maatschappij voor het Intercommunaal Vervoer te Brussel in toepassing van bijakte nr. 10 van het Samenwerkingsakkoord van 15 september 1993 tussen de Federale Staat en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, betreffende bepaalde initiatieven bestemd om de internationale rol en de functie van hoofdstad van Brussel te bevorderen type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 03/03/2011 numac 2011003062 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole Koninklijk besluit houdende vaststelling van het boekhoudplan van toepassing op de federale Staat en op de gemeenschappen, de gewesten en de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie. - 2e erratum type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 16/12/2009 numac 2009204931 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit waarbij algemeen verbindend wordt verklaard de collectieve arbeidsovereenkomst van 12 maart 2008, gesloten in het Paritair Comité voor het hotelbedrijf, betreffende een bijzondere vergoeding voor arbeiders in geval van gebrek aan werk wegens economische oorzaken type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204915 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling, voor sommige ondernemingen gelegen op het grondgebied van La Louvière en die onder het Paritair Comité voor het ceramiekbedrijf ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 10/12/2009 numac 2009014296 bron federale overheidsdienst mobiliteit en vervoer Koninklijk besluit waarbij de Staat wordt gemachtigd om onroerende goederen aan de naamloze vennootschap van privaat recht « The Brussels Airport Company » te verkopen type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204844 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling voor de ondernemingen van vervaardiging van cabines voor machines voor burgerlijke bouwkunde en landbouwmachines, gelegen in Sombreffe en die onder het Paritair Comité voor de metaal-, machine- en elektrische bouw ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 17/11/2009 numac 2009003421 bron federale overheidsdienst financien Koninklijk besluit houdende ontslag en benoeming van een lid van de raad van bestuur van de naamloze vennootschap van publiek recht Nationale Loterij type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204937 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling, voor de ondernemingen met als activiteit de fabricatie, het monteren, het testen en dit zowel voor eigen rekening als voor rekening van derden, van onder andere mechanische, fijn mechanische en hydraulische onderdelen, gelegen in de industriële zone De Arend, te Zedelgem, en die onder het Paritair Comité voor de metaal-, machine- en elektrische bouw ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204720 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling, voor de ondernemingen met als activiteit productie en commercialisering van industriële machines en apparatuur in roestvrij staal voor de behandeling van voedingsproducten, gelegen op het grondgebied van Zedelgem en die onder het Paritair Comité voor de metaal-, machine- en elektrische bouw ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 17/11/2009 numac 2009018457 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Koninklijk besluit tot uitvoering van artikel 3, 5°, van de wet van 16 oktober 2009 die machtigingen verleent aan de Koning in geval van een griepepidemie of -pandemie sluiten.

Hierbij wensen wij op te merken dat de boekhouders aanvullend kunnen beroep doen op de boekhoudkundige adviezen van de Commissie voor de openbare comptabiliteit (C.O.C.) of de boekhoudkundige richtlijnen van de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning in het bijzonder deze van de federale accountant wat de algemene boekhoudkundige verwerkingen betreft en van de diensten begeleiding begroting voor wat de verwerkingen in de budgettaire handelingen betreft. Zij vormen namelijk ook mee een basis om een gelijke verwerking van de verschillende handelingen in de verschillende boekhoudingen van de verschillende diensten van de federale Staat te realiseren. En zo de intercompany boekingen op een eenvoudige wijze te kunnen realiseren.

Indien er voor de boekhouder een onduidelijkheid is hoe hij bepaalde handelingen in de verschillende boekhoudingen dient op te nemen kan hij zich beroepen op deze verschillende boekhoudkundige richtlijnen en adviezen en, met inbegrip van de ondersteuning van de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning en in het bijzonder op de diensten van de federale accountant.

Hierbij wensen wij wel toe te voegen dat de boekhouders wel de richtlijnen die worden gegeven door de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning in het kader van de boekhoudkundige handelingen en verwerkingen dienen na te komen. Zij vormen namelijk ook een basis om een gelijke verwerking van de verschillende handelingen in de verschillende boekhoudingen van de verschillende diensten van de federale Staat op elkaar te kunnen afstemmen. 3e gedachtestreepje De boekhouder die instaat voor de opmaak van de rekeningen, is verantwoordelijk voor de boekhoudkundige (algemene en budgettaire) rekeningen van zijn dienst en zorgt ervoor dat die volledig, juist, getrouw en regelmatig zijn en dat zij een juist en getrouw beeld geven van de boekhoudkundige, budgettaire en financiële toestand van de dienst.

De boekhoudkundige verwerking dient te gebeuren overeenkomstig de geldende wettelijke, regelgevende en normatieve bepalingen, waaronder de vereiste dat de boekhouding een weergave dient te zijn van een juist en getrouw beeld van de vermogenspositie van de betrokken boekhoudkundige entiteit of dienst. Een vertekening van het getrouw beeld kan veroorzaakt worden door het gebrek aan neutraliteit van de boekingen ten opzichte van, onder meer, de wettelijke en/of contractuele kwalificatie van overeenkomsten, verbintenissen of financiële instrumenten.

Het oogmerk van de rekeningen van een dienst is een getrouw beeld te geven van de boekhoudkundige, budgettaire en financiële positie van de dienst, van haar vermogen en haar resultaten. De vereiste van getrouw beeld van de rekening wordt verklaard vanuit het algemeen aanvaard beschouwd boekhoudkundige principe en de eruit voortvloeiende boekhoudkundige regels.

De handelwijze die ten grondslag ligt aan de vaststelling van boekhoudkundige principes is inductief. Zij vindt haar oorsprong in de boekhoudpraktijk, die de beginselen van onveranderlijke normatieve gegevens omvat.

Wanneer de toepassing van een boekhoudkundig bepaling niet volstaat om een juist en getrouw beeld te geven van het vermogen, de financiële positie en het resultaat van een dienst, moet in de toelichting bijkomende informatie worden verstrekt.

Wanneer de toepassing van een boekhoudkundig bepaling ongeschikt blijkt om een getrouw beeld van het vermogen, de financiële positie of het resultaat van de dienst te geven, moet ervan worden afgeweken.

Deze afwijking moet in de toelichting worden vermeld en behoorlijk worden gemotiveerd, met vermelding van de invloed ervan op het vermogen, de financiële positie en het resultaat van de dienst evenals de invloeden die het met zich meebrengt op boekhoudkundig en budgettair vlak.

De interpretatie van een getrouw beeld kan worden verklaard door het feit dat iedere uitzondering op de boekhoudprincipes moet worden gerechtvaardigd door het zoeken naar een meer relevante, ter zake doende informatie.

Wij wensen op te merken dat de betrokken actoren en diensten alles dienen te doen om een getrouw beeld van de rekeningen te geven. Het zijn evenwel de toezichthouder(s) die na onderzoek kan (kunnen) vaststellen of de voorgelegde rekeningen een getrouw beeld geven. 4e gedachtestreepje Een andere elementaire taak van een boekhouder is in dit punt opgenomen namelijk `de registratie' in de algemene boekhouding en de budgettaire comptabiliteit van alle boekhoudkundige stukken die hem worden voorgelegd.

Hierbij stelt het tweede deel van de zin dat deze registratie niet door de boekhouder dient te gebeuren indien die opdracht aan een andere actor werd toegewezen.

Hierbij dient men afhankelijk van de organisatie en de procedures en afspraken binnen een bepaalde dienst bepaalde taken van voormelde actoren voor ogen te hebben. In dit kader kan men zich voorstellen dat bepaalde taken van de ordonnateur, zonder andere hiervoor vermelde actoren evenwel uit te sluiten, zelf zullen instaan voor de registratie van bepaalde handelingen.

Dienaangaande kan, louter als voorbeeld, de registratie van de ontvangst en de aanvaarding van prestaties naar voren gebracht worden.

In deze gevallen zal conform voorafgaande bepalingen van dit besluit de registratie van deze handelingen kunnen toegewezen worden aan een andere actor dan de boekhouder. 5e gedachtestreepje Dagelijks, maandelijks, trimestrieel, semestrieel, en jaarlijks alsook op de momenten dat het noodzakelijk is, zorgt hij ervoor dat de nodige boekhoudkundige handelingen worden verricht opdat een juist en getrouw beeld zou kunnen worden gegeven van de rekeningen van de betrokken dienst.

Het up to date houden van de gebeurtenissen en de handelingen die hebben plaatsgevonden met betrekking tot de dienst en de boekhouding van de dienst is een belangrijke handeling die nauwgezet en op regelmatige basis, zoals in het hiervoor vermelde lid vermeld, dient uitgevoerd te worden.

Voormelde handeling vormt de basis om de afsluitverrichtingen te allen tijde op een snelle en accurate manier te kunnen uitvoeren om zodoende te voldoen aan de wettelijke en reglementaire bepalingen.

In dit kader staat hij onder andere in voor de reconciliatie van de boekhouding met de fysieke inventaris, wat in de meeste gevallen gebeurt op het einde van het kalenderjaar.

De wettelijke en reglementaire voorziene afsluitingen dienen tijdig voorbereid en aangevangen te worden, om te vermijden dat de afsluitingen en de erbij horende rapporteringen en de opmaak van de rekeningen niet tijdig kunnen overgemaakt worden aan de bevoegde personen enerzijds voor nazicht en toezicht en anderzijds voor goedkeuring en ondertekening.

Hij staat ook in voor de opmaak van de periodieke afsluitingen en voor de opmaak van de verschillende wettelijk en reglementair vereiste lijsten, rapporteringen en rekeningen. 6e gedachtestreepje Hij stelt alle fiscale fiches en fiscale lijsten op die niet door de diensten van PersoPoint of door een andere personeelsdienst worden opgemaakt, en maakt deze over aan de bevoegde diensten en/of personen.

In bepaalde boekhoudkundige entiteiten/instellingen of diensten maakt men geen gebruik van de diensten van PersoPoint en worden deze handelingen gerealiseerd door een aparte dienst die hiervoor verantwoordelijk is. In deze gevallen zal de financieel verantwoordelijke van de dienst wel toezicht moeten uitoefenen op de handelingen van deze dienst om er zich van te vergewissen dat alle wettelijke en reglementaire bepalingen met betrekking tot de opmaak van de fiscale fiches, lijsten en stukken juist en tijdig werden uitgevoerd.

De wettelijke en reglementaire bepalingen dienen met betrekking tot deze materie strikt uitgevoerd te worden niet alleen versus de controlerende toezichthoudende personen en instellingen maar ook versus de betrokken personen die als begunstigde optreden. 7e gedachtestreepje Als eerste opdracht die moet uitgevoerd worden alvorens de rekening van uitvoering van de begroting alsook van andere rekeningen te kunnen opmaken is het verrichten van de nodige reconciliaties, enerzijds tussen de rekeningen van de algemene boekhouding onderling en anderzijds tussen de rekeningen van de algemene boekhouding en deze van de begrotingscomptabiliteit. Slechts als alle nodige reconciliaties zijn uitgevoerd kunnen verdere stappen in de opmaak van de nodige rekeningen en of rapporten gezet worden.

Voor de wijze van reconciliatie verwijzen wij naar supra vermelde elementen in dit kader in het bijzonder het artikel 46 van dit besluit.

De diensten van het algemeen bestuur kunnen zich voor het uitvoeren van de reconciliatie laten bijstaan door de diensten van de Federale accountant van de FOD Beleid en Ondersteuning. 8e gedachtestreepje Hier wordt nader ingegaan op de reconciliatie die dient te gebeuren met betrekking tot de verschillende activa die in de fysieke inventaris zijn opgenomen versus de vermeldingen in de algemene boekhouding ter zake. Dit dient minstens eenmaal per jaar te gebeuren bij het afsluiten van de boekhouding.

Dit is een hulpmiddel om ook het patrimonium van de Staat, op het vlak van de vaste activa, te verzekeren en vormt zodoende ook een element in de uitbouw van een adequaat intern controlesysteem voor de dienst.

Artikel 28 § 1 en § 2 Een boekhouder heeft als taak de boekhouding van de dienst af te sluiten en stelt in dit kader de in de Wet opgelegde algemene rekening van zijn dienst op zoals de Wet dit voor zijn dienst vereist, op basis van de verschillende boekhoudkundige gegevens.

De op te stellen algemene rekening voor zijn dienst wordt in het artikel 4 van de Wet nader bepaald.

Dit artikel is onderverdeeld in twee paragrafen. Hierbij wordt in de eerste paragraaf nader ingegaan op de rekeningen die de boekhouder van een dienst bedoeld in art. 2 van de Wet dient op te maken terwijl de tweede paragraaf nadere bijkomende toelichting verschaft betreffende de rekeningen die een boekhouder van een dienst bedoeld in art. 2, eerste lid, 1° van de Wet ook dient op te maken.

Dit verschil is gemaakt om de volgende redenen: - de Wet spreekt in de artikelen 81, 93 en 100 van de Wet steeds van de algemene rekening; - de Wet spreekt in zijn Titel III, Hoofdstuk 1, afdeling 3 van de algemene rekening van het algemeen bestuur; - de Wet vermeldt echter in zijn Titel II Bepalingen van toepassing op alle diensten, Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen, in het bijzonder in artikel 4 dat de `diensten' een algemene rekening dienen op te stellen. In samenlezing met artikel 2 van de Wet die bepaalt dat voor de toepassing van deze Wet onder `diensten' verstaan dient te worden de administraties, instellingen en ondernemingen van de federale Staat; - in het kader van de uitvoering van de Wet is er voorzien dat de diensten van het algemeen bestuur gebruik zouden maken van het geautomatiseerd boekhoudsysteem dat door de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning ter beschikking wordt gesteld; - de Wet bepaalt dat de Minister van Begroting de algemene rekening van het algemeen bestuur moet opmaken; - de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning in het bijzonder de federale accountant die de Minister van Begroting bijstaat in de uitvoering van de voormelde opdracht moet zodoende over alle nodige informatie beschikken; - zodoende is er geopteerd dat de diensten van het algemeen bestuur ook een toelichting dienen te geven met betrekking tot de wijze van ingave en verwerking van de gegevens van zijn dienst in de algemene boekhouding, dit om een beter zicht te krijgen over de gegevens waarmee de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning in het bijzonder de federale accountant zijn taak dient te vervullen; - dit laatste element werd niet weerhouden voor de diensten van de andere categorieën vermeld in het artikel 2, eerste lid, 2° -4° en de gelijkgestelden van de Wet daar zij hun boekhoudkundige verwerking doen op basis van een boekhoudsysteem dat zij zelf volledig beheren.

Het eerste onderdeel van de algemene rekening die door eenieder dient geleverd te worden is de jaarrekening waarvan de samenstellende delen nader worden bepaald in het artikel 17 van de Wet.

Het opstellen van de jaarrekening is het ultieme ogenblik om de boekhouding op eventuele onvolkomenheden te controleren en haar van deze te ontdoen. De jaarrekening moet immers een juist en getrouw beeld geven van het vermogen, de financiële positie en het resultaat van de dienst.

De vaststelling van de juistheid, volledigheid, juridische en administratieve correctheid van een jaarrekening gebeurt door een externe auditor. Hierbij geeft hij zijn standpunt over het getrouw beeld. Indien een jaarrekening een getrouw beeld geeft, betekent dat daarom niet dat ze volledig foutloos is.

Het nazicht door de externe auditor heeft niet alleen betrekking op de boekhoudkundige regelmatigheid van de jaarrekening, maar ook op haar waarheidsgetrouwheid. Met waarheidsgetrouw wordt bedoeld dat de jaarrekening een weergave moet zijn van werkelijke toestanden en transacties.

Het tweede onderdeel van de algemene rekening (zoals beschreven in artikel 4 van de Wet) zijnde de rekening van uitvoering van de begroting, dient natuurlijk ook in overeenstemming te zijn met de wettelijke en reglementaire bepalingen en te voldoen aan de in dit kader noodzakelijke juistheid, volledigheid en juridische en administratieve correctheid.

Artikel 29 De boekhouder coördineert en houdt toezicht op de bewaring van alle boekhoudkundige stukken die tot basis hebben gediend voor een boekhoudkundige verwerking binnen de dienst.

Hier wensen wij op te merken dat de coördinatie en het toezicht op de bewaring alle boekhoudkundige stukken betreft ongeacht wie het onder zijn hoede heeft. Het betreffen dus ook de stukken die niet aan hem worden ter beschikking gesteld maar die een rol hebben gespeeld binnen de boekhoudkundige verwerking.

De boeken en de verantwoordingsstukken moeten overeenkomstig de gangbare wettelijke en reglementaire bepalingen worden bewaard. De bewaringstermijnen kunnen verschillen al naargelang welk verantwoordingsstuk het betreft.

De wettelijke bewaarplicht voor boeken en verantwoordingsstukken moet worden gezien in het licht van hun raadpleging achteraf. Als gevolg van dit vereiste : - moeten de boeken en verantwoordingsstukken in origineel of kopie worden bewaard. Zij mogen bijgevolg niet worden vernietigd; - moeten de boeken en verantwoordingsstukken vlot toegankelijk zijn en moeten in het bijzonder de verantwoordingsstukken methodisch opgeborgen worden; - moeten de boeken en verantwoordingsstukken tijdens de hele verplichte bewaringstermijn leesbaar blijven.

Wordt de boekhouding elektronisch gevoerd, dan houdt dit in dat de dienst niet alleen de bestanden met de boeken en de verantwoordingsstukken moet bijhouden, maar ook de programma's en systemen waarmee deze bestanden kunnen gelezen worden, en dit gedurende deze minimale bewaartermijn. Elke boekhoudstaat moet immers gedurende de minimale bewaartermijn kunnen worden voorgelegd en herafgedrukt.

De toegang tot de gearchiveerde boekhoudkundige gegevens, de leesbaarheid en het origineel karakter ervan moet op duurzame wijze kunnen gegarandeerd worden.

Bij een geïnformatiseerde boekhouding houdt de onveranderlijkheid in de praktijk in dat het niet meer mogelijk mag zijn om boekingen te wijzigen, te schrappen of toe te voegen.

Onder "authenticiteit van de herkomst" wordt in het nieuwe artikel 233 van de btw-richtlijn verstaan het waarborgen van de identiteit van degene die de goederenlevering of de dienst heeft verricht of van degene die de factuur heeft uitgereikt.

Onder "integriteit van de inhoud" wordt in het nieuwe artikel 233 van de btw-richtlijn verstaan dat de krachtens deze richtlijn voorgeschreven inhoud geen wijzigingen heeft ondergaan.

Hoofdstuk 5 - De controleur van de vastleggingen De programmawet van 22 december 2008Relevante gevonden documenten type programmawet prom. 22/12/2008 pub. 29/12/2008 numac 2008021120 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Programmawet sluiten, waarin de artikelen 18 en 48 tot en met 53 van de gecoördineerde wetten op de overheidsboekhouding, opgeheven bij de Wet, zijn opgenomen, vormt momenteel de rechtsgrondslag voor de controle op de vastleggingen.

Dit hoofdstuk 5 regelt de controle op de vastleggingen.

Artikel 30 Dit artikel bepaalt dat de controleurs van de vastleggingen steeds behoren tot de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning.

Artikel 31 De gevallen waarin de controleur der vastleggingen zijn goedkeuring weigert, worden in dit artikel opgesomd.

De punten 1, 2 en 3 vloeien voort uit de wettelijke opdracht van de controleur van de vastleggingen, zoals bepaald in artikel 9 van de programmawet van 22 december 2008Relevante gevonden documenten type programmawet prom. 22/12/2008 pub. 29/12/2008 numac 2008021120 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Programmawet sluiten.

De hypothese van de begrotingsoverlegprocedure, die het mogelijk maakt om onder bepaalde voorwaarden, die worden gespecificeerd in artikel 70 van de Wet, de vastlegging, de vereffening en de betaling van uitgaven boven de grens van de begrotingskredieten of, bij ontstentenis van kredieten, toe te staan, wordt uitdrukkelijk vermeld.

Onregelmatigheden bij overheidsopdrachten of het niet naleven van de procedures voor voorafgaande advies en voorafgaand akkoord aan de vastlegging leiden er eveneens toe dat de controleur van de vastleggingen zijn visum weigert.

De controleur van de vastleggingen heeft tot taak de regelmatigheid van de hem voorgelegde verantwoordingsstukken na te gaan en na te gaan of zij in overeenstemming zijn met de wettelijke en administratieve bepalingen die van toepassing zijn op de overheidsboekhouding en op de administratieve en budgettaire controle.

Artikel 32 Dit artikel heeft betrekking op aangegane of gesloten overeenkomsten die een terugkerend (recurrent) karakter hebben en waarvan de gevolgen zich over verscheidene jaren uitstrekken. De vastlegging is in dit geval beperkt tot de bedragen die in de loop van het begrotingsjaar verschuldigd zijn.

Artikel 33 Op grond van dit artikel kan de minister die de begroting onder zijn bevoegdheid heeft het visum van schrapping of het visum van wijziging, van de controleur van de vastleggingen aanpassen. De praktische modaliteiten zullen door de Minister van Begroting worden bepaald. Wij wensen aanvullend op te merken dat overeenkomstig het artikel 2, tweede lid van dit besluit de bepalingen van dit hoofdstuk enkel van toepassing zijn op de diensten van het algemeen bestuur.

Artikel 34 Dit artikel bepaalt dat vereffeningen slechts kunnen worden aangerekend indien de controleur van de vastleggingen zijn visum voor de desbetreffende vastlegging heeft gegeven.

De controleur van de vastleggingen ziet er, overeenkomstig artikel 11 van de voornoemde programmawet van 22 december 2008Relevante gevonden documenten type programmawet prom. 22/12/2008 pub. 29/12/2008 numac 2008021120 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Programmawet sluiten, tevens op toe dat het bedrag van de vereffening niet hoger ligt dan het bedrag van de vastlegging waarop de vereffening betrekking heeft.

Artikel 35 In dit artikel wordt bepaald welke informatie regelmatig aan de met de controleur van de vastleggingen moet worden medegedeeld. Artikel 12 van de programmawet van 22 december 2008Relevante gevonden documenten type programmawet prom. 22/12/2008 pub. 29/12/2008 numac 2008021120 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Programmawet sluiten bepaalt dat de controleurs van vastleggingen alle stukken, inlichtingen en verduidelijkingen met betrekking tot vastleggingen en vereffeningen kunnen krijgen en dat zij permanent en onmiddellijk toegang hebben tot de begrotingsaanrekeningen.

Hoofdstuk 6 - De aan de rechtsmacht van het Rekenhof onderworpen rekenplichtige Afdeling 1 - De rekenplichtige

Artikel 36 In dit artikel wordt er specifiek verwezen naar het koninklijk besluit in uitvoering van artikel 37 van de Wet.

Dit besluit omvat de volgende elementen : 1° de vorm en de voorwaarden voor de aanstelling van de rekenplichtigen, alsook voor hun plaatsvervangers tijdens hun afwezigheden;2° de rechten en verplichtingen van die personen;3° de door de administratieve overheid te volgen procedure voor het beheer van vastgestelde rechten, wanneer de rekenplichtige alle noodzakelijke invorderingsdaden heeft vervuld. Artikel 37 De aan de rechtsmacht van het Rekenhof onderworpen rekenplichtigen moeten hun taken overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen uitoefenen. In dit kader dienen zij ook al hun handelingen in hun schrifturen op te nemen daar deze ook een boekhouding vormen voor de opvolging van de hen toegewezen vastgestelde rechten door de betrokken ordonnateur, betreffende de inning en invordering, alsook inzake de uitgaven. Het nauwgezet uitvoeren van hun handelingen en de verwerking van deze handelingen in de betrokken boekhouding van de rekenplichtige dient deze laatste de mogelijkheid te geven op elk moment de betrokken ordonnateur in te lichten over de staat van de hem toegewezen vastgestelde rechten, dit in overeenstemming met artikel 35 van de Wet, en de taken die hij ten aanzien van deze rechten heeft verricht. Hierbij willen wij ook verwijzen naar het artikel 41 van de Wet.

Artikel 38 Rekening houdend met het artikel 30 van de Wet zeggende dat elke geldbeweging van een dienst dient te geschieden door toedoen van hun rekenplichtigen, vormt dit artikel van het besluit een noodzakelijk onderdeel hiervan, zijnde dat de betaling steeds moet gebeuren door toedoen van een rekenplichtige die daarvoor de bevoegdheid heeft.

Hierbij wel in rekening brengend de beperking die bij artikel 3, tweede lid van de Wet werd opgenomen. Afdeling 2 - De centraliserende rekenplichtige of de bevoegde persoon

voor de gecentraliseerde betalingen Artikel 39 De tussenkomst van de centraliserende rekenplichtige is enkel opgelegd voor de diensten van het algemeen bestuur zoals bepaald in artikel 2, eerste lid, 1° van de Wet. Dit belet echter niet dat hij ook kan tussenkomen voor andere diensten van de federale Staat indien zij op hem beroep willen doen.

De centraliserende rekenplichtige is gevestigd bij de administratie van de Thesaurie. Op deze wijze wenst men tegemoet te komen aan de in de Wet, onder artikel 65, opgenomen bepaling dat geen uitgave kan worden gedaan zonder de tussenkomst van de Minister van Financiën.

Het tweede deel van de zin voorziet in de noodzakelijke uitzondering voor specifieke uitgaven. Ook deze dienen steeds te gebeuren door tussenkomst van een andere rekenplichtige dan de centraliserende rekenplichtige. De rekenplichtigen zijn namelijk gemachtigd binnen hun beperkte opdracht specifieke betalingen te verrichten dit overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen. Hierbij denken wij zoal aan de kleine uitgaven of bepaalde uitgaven in het kader van een missie in het buitenland, enzovoort.

Daar er naast de diensten die deel uitmaken van het algemeen bestuur er ook andere diensten zijn die geen deel uitmaken van het algemeen bestuur is er in het tweede lid ook een beschrijving voorzien voor hen. Zo zullen betalingen door deze boekhoudkundige entiteiten/instellingen enkel kunnen gebeuren door een daarvoor bevoegd persoon en zo hij beschikt over de nodige machtigingen van het beheersorgaan of de leidinggevenden van de dienst.

Daar wij de vrijheid wensen te laten aan de verschillende diensten die uitvoering moeten geven aan de Wet is er de mogelijkheid voorzien dat de leidinggevende van de betrokken dienst elk voor zijn dienst de nodige procedures uitwerkt die dienen gevolgd te worden om een betaling te kunnen verrichten. Hierbij denken wij bijvoorbeeld aan de noodzakelijkheid van een dubbele handtekening die in bepaalde diensten is voorzien.

Hierbij wensen wij op te merken dat ook aan de leidinggevende van de diensten van het algemeen bestuur of aan de Minister van Begroting er de mogelijkheid gelaten wordt om een regelgeving te voorzien inzake een dubbele handtekening bij het uitvoeren van betalingen. Zo zij dit wensen kunnen zij dit voorzien bijvoorbeeld in het kader van het optimaliseren van de interne controle/organisatiebeheersing of in het kader van het verzekeren van een goed financieel beheer van hun diensten of de betrokken diensten. Evenwel zal bij een dienst van het algemeen bestuur steeds een rekenplichtige de finale betaling dienen uit te voeren.

Hoofdstuk 7 - De Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning Vooreerst wensen wij hier te vermelden dat de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning in het bijzonder de federale accountant ook een belangrijke rol speelt binnen de verwerking van de boekhouding van de federale Staat.

Zijn rol bevat meerdere aspecten. Dit heeft men in dit besluit trachten weer te geven door enerzijds hen als betrokken actor te vermelden in Titel II van dit besluit. Bij deze heeft men de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning geplaatst net na de boekhouder om er op te wijzen dat hij feitelijk voor de federale Staat de consoliderend boekhouder van het algemeen bestuur is.

Artikel 40 De federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning zal instaan voor het onderhoud en het beheer van het boekhoudsysteem dat ter beschikking wordt gesteld van de diensten (in het bijzonder voor deze van het algemeen bestuur). In dit kader verricht hij de nodige aanpassingen opdat het boekhoudsysteem in overeenstemming is met enerzijds de wettelijke en reglementaire bepalingen maar ook met de door de COC uitgevaardigde adviezen, de omzendbrieven van de in Raad vergaderde ministers en van de Minister van Begroting.

Met het instaan voor het onderhoud en het beheer van het boekhoudsysteem wenst men te wijzen op het feit dat het aangeboden boekhoudsysteem dient te werken in overeenstemming met de vigerende wettelijke en reglementaire bepalingen. Dat het boekhoudsysteem als een goed huisvader dient beheerd te worden, up to date houden zodat de betrokken diensten die van het boekhoudsysteem gebruik maken hun verwerkingen tijdig zonder uitstel, juist, getrouw, volledig en naar tijdsorde kunnen verrichten. Haar bijdrage leveren bij het beheer van de stamgegevens. In dit kader heeft de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning machtiging verkregen in uitvoering van de Wet om toegang te hebben tot het nationaal register van de natuurlijke personen alsook tot de gegevens van het KBO (kruispuntbank van ondernemingen) om er zo mee voor te zorgen dat alle adresgegevens van de in het systeem opgeslagen klanten en leveranciers up to date worden gehouden. Aansluitend zal de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning ook er voor zorgen dat de nodige fiscale stukken kunnen aangemaakt worden opdat de betrokken diensten die van het boekhoudsysteem gebruikmaken aan hun fiscale wettelijke verplichtingen kunnen voldoen. De federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning zal ook de nodige bijdrage leveren opdat de diensten en/of personen (bijvoorbeeld de rekenplichtigen) die van het boekhoudsysteem gebruik maken de nodige middelen ter beschikking hebben om aan hun wettelijke en/of reglementaire verplichtingen te kunnen nakomen.

Hierbij wensen wij wel opmerken dat de betrokken diensten en of personen die gebruik maken van het hen ter beschikking gestelde boekhoudsysteem zelf verantwoordelijk blijven voor de invoer, de registratie, de boeking en de opvolging, kortom van alle boekhoudkundige handeling, met betrekking tot hun boekhoudkundige en budgettaire gegevens. Alsook wat betreft de tijdige opmaak van de nodige stukken overeenkomstig de op hen van toepassing zijnde wettelijke en/of reglementaire bepalingen.

Artikel 41 De federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning zal de Minister van Begroting dienen bij te staan bij de opmaak van de algemene rekening van het algemeen bestuur alsook met de opmaak van de jaarrekening van de federale Staat. In dit kader zal de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning tijdig dienen te beschikken over alle rekeningen van de verschillende diensten en dit samen met de nodige verklaringen van de verantwoordelijken van de verschillende diensten dat de hem overgemaakte rekeningen een juist en getrouw beeld geven en dat zij zijn verkregen op basis van alle boekhoudkundige verrichtingen van de desbetreffende dienst(en) die zonder uitstel, juist, getrouw, volledig en naar tijdsorde zijn verwerkt geweest in hun boekhoudingen alsook dat alle wettelijke en reglementaire bepalingen van de vigerende wetgevingen werden nagekomen.

Rekening houdend dat opdat de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning deze taak zou kunnen vervullen voor de Minister van Begroting, zullen de verantwoordelijken van de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning er op toezien dat zij tijdig over alle nodige rekeningen en gegevens beschikken opdat ook zij vervolgens de nodige handelingen voor de Minister van Begroting zouden kunnen stellen.

Artikel 42 Rekening houdend dat de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning en in het bijzonder de federale accountant zal optreden als de boekhouder van de federale Staat dient ook hij de wettelijke en reglementaire bepalingen, die op de boekhouders van toepassing is, na te komen. Dienaangaande wordt inzake de boekhoudkundige regels verwezen naar de eerste drie gedachtestreepjes van het artikel 27 van dit besluit die ook voor de boekhouders van toepassing zijn. Het betreft in het bijzonder de Wet en het koninklijk besluit van 10 november 2009Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 04/12/2009 numac 2009014308 bron federale overheidsdienst mobiliteit en vervoer Koninklijk besluit tot toewijzing van een subsidie van 4.527.103,91 EUR in 2009 aan de Maatschappij voor het Intercommunaal Vervoer te Brussel in toepassing van bijakte nr. 10 van het Samenwerkingsakkoord van 15 september 1993 tussen de Federale Staat en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, betreffende bepaalde initiatieven bestemd om de internationale rol en de functie van hoofdstad van Brussel te bevorderen type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 03/03/2011 numac 2011003062 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole Koninklijk besluit houdende vaststelling van het boekhoudplan van toepassing op de federale Staat en op de gemeenschappen, de gewesten en de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie. - 2e erratum type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 16/12/2009 numac 2009204931 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit waarbij algemeen verbindend wordt verklaard de collectieve arbeidsovereenkomst van 12 maart 2008, gesloten in het Paritair Comité voor het hotelbedrijf, betreffende een bijzondere vergoeding voor arbeiders in geval van gebrek aan werk wegens economische oorzaken type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204915 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling, voor sommige ondernemingen gelegen op het grondgebied van La Louvière en die onder het Paritair Comité voor het ceramiekbedrijf ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 10/12/2009 numac 2009014296 bron federale overheidsdienst mobiliteit en vervoer Koninklijk besluit waarbij de Staat wordt gemachtigd om onroerende goederen aan de naamloze vennootschap van privaat recht « The Brussels Airport Company » te verkopen type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204844 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling voor de ondernemingen van vervaardiging van cabines voor machines voor burgerlijke bouwkunde en landbouwmachines, gelegen in Sombreffe en die onder het Paritair Comité voor de metaal-, machine- en elektrische bouw ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 17/11/2009 numac 2009003421 bron federale overheidsdienst financien Koninklijk besluit houdende ontslag en benoeming van een lid van de raad van bestuur van de naamloze vennootschap van publiek recht Nationale Loterij type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204937 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling, voor de ondernemingen met als activiteit de fabricatie, het monteren, het testen en dit zowel voor eigen rekening als voor rekening van derden, van onder andere mechanische, fijn mechanische en hydraulische onderdelen, gelegen in de industriële zone De Arend, te Zedelgem, en die onder het Paritair Comité voor de metaal-, machine- en elektrische bouw ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204720 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling, voor de ondernemingen met als activiteit productie en commercialisering van industriële machines en apparatuur in roestvrij staal voor de behandeling van voedingsproducten, gelegen op het grondgebied van Zedelgem en die onder het Paritair Comité voor de metaal-, machine- en elektrische bouw ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 17/11/2009 numac 2009018457 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Koninklijk besluit tot uitvoering van artikel 3, 5°, van de wet van 16 oktober 2009 die machtigingen verleent aan de Koning in geval van een griepepidemie of -pandemie sluiten tot vaststelling van het boekhoudplan van toepassing op de federale Staat en op de gemeenschappen, de gewesten en de gemeenschappelijke gemeenschapscommissie of, in voorkomend geval, voor de instellingen, overeenkomstig een van de boekhoudplannen vermeld in artikel 138, § 1 van de Wet.

De boekhouding van de federale Staat dient zich namelijk te baseren op dezelfde grondslagen als deze van de onderliggende diensten. Hij treedt namelijk op als consoliderend boekhouder van het algemeen bestuur en van de federale Staat.

In het laatste lid wordt nog eens verwezen naar de taken die aan de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning, zijnde de ondersteunende overheidsdienst voor de Minister van Begroting, worden opgelegd in de Wet. Het omvat enerzijds de bepalingen opgenomen in het artikel 72 van de Wet met een taak in het kader van het algemeen bestuur en anderzijds de bepaling opgenomen in het artikel 110 van de Wet met een taak in het kader van de federale Staat.

Artikel 43 In dit artikel worden zijn taken met betrekking tot de kwaliteitscontroles op de correctheid van de boekingen in de respectievelijke boekhoudingen omschreven.

Deze kwaliteitscontrole die gebaseerd is op steekproeven spitsen zich in het bijzonder toe op de boekingen die werden uitgevoerd door de diensten van het algemeen bestuur. Dit is te verklaren daar de geautomatiseerde boekhouding voor de diensten van het algemeen bestuur ook is ondergebracht bij de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning.

Zo hij vergissingen vaststelt, van welke aard ook, meldt hij dit zonder uitstel bij de bevoegde financieel verantwoordelijke van de betrokken dienst, alsook aan de leidinggevende van de dienst.

Zodoende levert hij ook een bijdrage om de boekhouding van federale Staat en in het bijzonder deze van het algemeen bestuur op een zo correct, juist, volledig, chronologisch en tijdig mogelijke wijze weer te geven overeenkomstig de geldende wettelijke en reglementaire bepalingen.

Artikel 44 De federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning en in het bijzonder de federale accountant moeten na de ontvangst van de gegevens en de rekeningen en de verklaring van de betrokken diensten die vallen onder de consolidatiekring, de nodige consolidatie werkzaamheden uitvoeren. Het resultaat zijnde de opgemaakte rekeningen, namelijk de algemene rekening voor het algemeen bestuur en de jaarrekening voor de federale Staat moeten met de nodige toelichtingen gekaderd worden opdat iedere derde zich een getrouw beeld kan vormen van de voorgelegde rekeningen.

Zoals de leidinggevende van een dienst samen met de financieel verantwoordelijke van de betrokken dienst een ondertekende verklaring bij de algemene rekening van hun dienst voegen en overmaken aan de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning, conform artikel 22 van dit besluit, wordt aan de leidinggevende van de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning en de federale accountant gevraagd een bevestigingsbrief op te maken en te ondertekenen, die betrekking heeft op de door hen uitgevoerde consolidatieverrichtingen inzake de rekeningen van het algemeen bestuur en van de federale Staat.

Deze bevestigingsbrief dienen zij ondertekend, samen met de rekeningen over te maken aan het Rekenhof die terzake ageert als auditor over de voorgelegde rekeningen.

De combinatie, enerzijds van de ondertekende verklaring van de verantwoordelijken, zijnde de leidinggevende en de financieel verantwoordelijke, van elke dienst en anderzijds de ondertekende bevestigingsbrief van de leidinggevende van de FOD Beleid en Ondersteuning samen met de federale accountant, moet het Rekenhof de zekerheid geven dat alle maatregelen werden genomen om correcte rekeningen voor te leggen die een getrouw beeld geven van het algemeen bestuur en van de federale Staat.

Artikel 45 Rekening houdend dat de diensten van het algemeen bestuur beroep kunnen doen op het geautomatiseerd boekhoudsysteem dat hen door de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning wordt ter beschikking gesteld, dient deze laatste er over te waken dat deze diensten ook de nodige ondersteuning krijgen bij het gebruik van het aangeboden boekhoudsysteem.

Tot op heden maken enkel diensten van het algemeen bestuur gebruik van het aangeboden boekhoudsysteem. Dit neemt niet weg dat in de toekomst ook andere diensten bedoeld in het artikel 2, eerste lid, 2° -4° van de Wet er gebruik van zouden kunnen maken.

Titel III - De organisatie van de boekhoudkundige en begrotingsverrichtingen Om een boekhouding op een correcte wijze te kunnen voeren dient men vooreerst zicht te hebben op de afbakening van de betrokken boekhoudkundige entiteit binnen dewelke men zijn boekhouding voert. In dit kader is er rekening gehouden met de elementen opgenomen in de memorie van toelichting bij de Wet in het kader waarvan dit uitvoeringsbesluit werd opgesteld.

In deze titel zijn er twee hoofdstukken voorzien met betrekking tot de organisatie van de boekhoudkundige en begrotingsverrichtingen, namelijk een eerste hoofdstuk waarin de organisatie van de boekhoudkundige verrichtingen nader wordt toegelicht en een tweede hoofdstuk waar men nader zal ingaan op de organisatie van de begrotingsverrichtingen.

Het mag duidelijk zijn dat de consolidatie verplichting voor elke boekhoudkundige entiteit/instelling geldt en niet alleen voor het algemeen bestuur. In dit kader dient men elke dienst bedoeld in het artikel 2, eerste lid, 2° -4° van de Wet als een aparte boekhoudkundige entiteit/instelling te aanzien en zal elke voormelde dienst dus dienen in te staan voor de consolidatie van de rekeningen van de samenstellende diensten waaruit zij bestaat.

In het tweede hoofdstuk zal er nader ingegaan worden op de begrotingsverrichtingen voor de verschillende diensten.

De organisatie van de boekhoudkundige werkzaamheden binnen een boekhoudkundige entiteit omvat de procedures, richtlijnen en bepalingen die door alle personeelsleden betrokken bij een of meerdere boekhoudkundige handelingen dienen gevolgd te worden om zodoende een juiste en getrouwe boekhouding te kunnen verzekeren. Zo er een wettelijke of reglementaire bepaling wordt aangepast, gewijzigd of geschrapt zal mogelijks ook de organisatie van de boekhoudkundige verrichtingen of een van zijn onderdelen dienen aangepast te worden.

Volgende actoren moeten er over waken dat de organisatie van de boekhoudkundige verrichtingen in overeenstemming zijn met de wettelijke en reglementaire bepalingen, namelijk: - de leidinggevende van de dienst samen met de financieel verantwoordelijke van de dienst, voor de instellingen,, en - de leidinggevende van de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning samen met de federale accountant, (met betrekking tot de opmaak van de geconsolideerde rekeningen) voor de boekhoudkundige entiteit `algemeen bestuur'.

Het is de leidinggevende van de dienst samen met de financieel verantwoordelijke van de dienst of met betrekking tot de opmaak van de geconsolideerde rekeningen de leidinggevende van de federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning samen met de federale accountant, voor wat betreft de boekhoudkundige entiteit `algemeen bestuur' die er moeten over waken dat de organisatie van de boekhoudkundige verrichtingen in overeenstemming zijn met de wettelijke en reglementaire bepalingen.

Hoofdstuk 1 - De organisatie van de boekhoudkundige verrichtingen Artikel 46 § 1 Alvorens te kunnen overgaan tot een consolidatie van de rekening van de betrokken boekhoudkundige entiteit, zullen de nodige reconciliaties dienen te gebeuren. Deze reconciliaties zullen zeker dienen te gebeuren tussen enerzijds de algemene rekeningen (de klassen 0 tot 7) en de begrotingsrekeningen (klassen 8 en 9) in de algemene boekhouding en anderzijds tussen de begrotingsrekeningen (klassen 8 en 9) en de begrotingsartikelen die zijn opgenomen in de begrotingscomptabiliteit (vastleggings- en vereffeningskredieten).

Tijdens deze reconciliaties zal men zich er ook van vergewissen dat alle boekhoudkundige elementen in de verschillende boekhoudingen; zijnde in de algemene boekhouding en in de begrotingscomptabiliteit, zijn opgenomen. § 2 Hier wordt aangegeven hoe we op progressieve wijze vanuit haar samenstellende delen de geconsolideerde rekeningen van de federale Staat samenstellen.

Deze consolidatie zal zich enerzijds baseren op de rekeningen van het algemeen bestuur en anderzijds op de rekeningen van de ADBA's, de AOI's de gelijkgestelde instellingen en het staatsbedrijf, waarvan er heden geen meer van bestaat.

Bij de opstelling van de geconsolideerde jaarrekening worden de onderlinge transacties tussen de verschillende samenstellende onderdelen geëlimineerd, teneinde tot een jaarrekening te komen die een juist en getrouw beeld geeft van het vermogen, de financiële positie en de resultaten van de boekhoudkundige entiteit.

Hierbij wensen wij vooreerst te vermelden dat "enkel" die diensten die voldoen aan de toepassingsregels van de Wet opgenomen onder het artikel 2 van de Wet in aanmerking kunnen komen. Zodoende worden voor de administratieve openbare instellingen en de ermee gelijkgestelden specifieke bepalingen in het artikel 2 van de Wet opgenomen.

Toch wensen wij duidelijk te stellen dat diensten of instellingen die door het Instituut van de Nationale Rekeningen (INR) 'niet' worden gerangschikt onder de code S13.11, zijnde de centrale overheid, zeker niet in de consolidatie mogen mee opgenomen worden. § 3 Vervolgens wordt in deze paragraaf nader ingegaan op de toelichting die dient gevoegd te worden bij de jaarrekening van de betrokken operationele boekhoudkundige entiteit. Het is een van de elementen die er voor zorgt dat derden zich een juist en getrouw beeld kunnen vormen van de rekeningen, de financiële en de vermogenstoestand van de boekhoudkundige entiteit. Zo zullen in de toelichting onder andere de hierna vermelde punten dienen vermeld te worden zonder andere punten uit te sluiten.

In dit kader zal zeker de aard en het zakelijk doel van buitenbalansregelingen dienen opgenomen te worden. Dit kan desnoods aangevuld worden met de kwantificatie van deze buitenbalansregelingen.

Echter niet alle buitenbalansregelingen zullen in de toelichting dienen opgenomen te worden. Het moet zeker wanneer de daarmee gepaard gaande risico's of voordelen van enige betekenis zijn en de openbaarmaking noodzakelijk is voor een correcte beoordeling van de financiële positie van de boekhoudkundige entiteit.

Een buitenbalansregeling wordt geacht `van enige betekenis' te zijn, indien de gebruiker van de jaarrekening zijn oordeel over deze jaarrekening zou wijzigen als hij weet had van deze regeling.

Een buiten de balans vallende regeling is een transactie of een overeenkomst tussen de boekhoudkundige entiteit en andere entiteiten/instellingen (ook zonder rechtspersoonlijkheid) die niet in de balans is opgenomen. Bijvoorbeeld, verplichtingen die voortvloeien uit een overeenkomst zoals schuldfactoring, gecombineerde koop- en terugkoopovereenkomsten, regelingen over consignatie van aandelen, enzovoort.

Ook zullen transacties met verbonden partijen buiten normale marktvoorwaarden in de toelichting dienen opgenomen te worden. Het zijn de transacties die direct of indirect zijn aangegaan tussen de boekhoudkundige entiteit en de leden van de leidinggevende, de toezichthoudende of de bestuursorganen.

Transacties van enige betekenis die niet onder normale marktvoorwaarden zijn gebeurd, moeten zeker vermeld worden. In dit kader moeten niet alleen de transacties met verbonden partijen vermeld te worden, maar ook het bedrag van de transacties, de aard van de betrekking met de verbonden partij en alle andere informatie die nodig is om inzicht te krijgen in de financiële positie van de boekhoudkundige entiteit. § 4 Vervolgens wordt in deze paragraaf de aandacht gevestigd op alle gebeurtenissen die plaatshebben na het afsluiten van de rekeningen maar voor neerlegging van de jaarrekening die een impact van betekenis kunnen hebben en het juist en getrouw beeld van de rekeningen van de boekhoudkundige entiteit kunnen beïnvloeden. Ook deze moeten in de toelichting worden opgenomen. Dit kunnen zowel onzekerheden, schattingen of bepaalde gebeurtenissen zijn die zich na balansdatum hebben voorgedaan.

Aanvullend moet de toelichting minstens de nodige elementen omvatten inzake de consolidatieregels en consolidatiemethodes. Daarnaast zal zij ook een staat van de deelnemingen overeenkomstig het koninklijk besluit van 29 april 2012Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003368 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet tot wijziging van de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof sluiten0 tot vaststelling van de aanvullende regels van voorstelling van de jaarrekening van de diensten van de federale Staat omvatten.

De vermelde consolidatieregels en -methode moet duidelijk omschreven zijn en over de jaren heen aangehouden worden dit om een vergelijking over de jaren heen te kunnen verzekeren. § 5 In deze paragraaf 5 wordt gesproken over de jaarrekening het betreft de statutaire jaarrekening die goedgekeurd werd door het bevoegde orgaan van de betrokken dienst, bijvoorbeeld de raad van bestuur. Men heeft hier niet de geconsolideerde jaarrekening voor ogen daar de consolidatie voor de diensten van de Federale Staat zal gebeuren door de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning.

Hoofdstuk 2 - De organisatie van de begrotingsverrichtingen Afdeling 1 - Ontvangstverrichtingen

In deze en de volgende afdeling wordt meer informatie verschaft over de twee meest voorkomende verrichtingen, zijnde de ontvangstverrichtingen en de uitgavenverrichtingen. Hierbij zullen wij vooreerst de desbetreffende verrichting opdelen in de onderdelen waaruit zij bestaat. Vervolgens zal elk van deze onderdelen nader besproken worden. Naar deze onderdelen werd ook in het Titel II, waar de taken van de verschillende actoren nader besproken worden, verwezen. Zodoende krijgt men een duidelijker zicht op wie voor welke verrichtingen zal dienen in te staan en bijgevolg ook de verantwoordelijkheid draagt en verantwoording zal moeten afleggen.

Betreffende de ontvangstverrichtingen kan men stellen dat dit alle handelingen omvat waardoor een derde gelden verschuldigd is, op grond van een wettelijke basis of op grond van een aangegane juridische verbintenis met de betrokken dienst, aan de betrokken dienst en dit overeenkomstig de overeengekomen of de door de Wet opgelegde bepalingen.

Artikel 47 Zodoende kan men bij elke ontvangstverrichting minimaal de opgesomde elementen terugvinden in de loop van het proces. Al deze gegevens, beslissingen, uitvoeringen, ingaven en handelingen zullen in het boekhoudsysteem moeten geregistreerd worden. De registratie moet op een zodanige wijze gebeuren dat zij voldoet aan de voorwaarden die met betrekking tot de bewaring worden opgelegd, namelijk dat dit dient te gebeuren met behoud van inhoud, structuur, context en registratiekenmerken. Zodoende moet men op elk moment kunnen vaststellen wat de situatie is van een bepaalde ontvangstverrichting, wie wanneer is tussengekomen en welke verschillende handelingen er zijn gesteld door welke persoon.

Artikel 48 Vooreerst vermelden wij hier het voorwerp. Elke verbintenis moet betrekking hebben op een voorwerp en een prijs. Deze kan rechtstreeks uit een wet ontstaan als u beschikt over het door de wet bedoelde voorwerp. Ofwel kan het ontstaan uit een handeling (het aangaan van een verbintenis tussen de ordonnateur en een derde).

Artikel 49 Van zodra wij een voorwerp hebben zal het recht dienen vastgesteld te worden door de ordonnateur zijnde het nagaan of de vier voorwaarden opgenomen in artikel 8 van de Wet vervult zijn. (bedrag is vastgesteld, identiteit van de schuldenaar is bepaalbaar, verplichting tot betalen, verantwoordingsstuk). Dit los van de modaliteiten met betrekking tot het vaststellen van de rechten die door de Koning op voordracht van de minister van begroting kunnen worden bepaald.

In dit kader verwijzen wij ook naar de artikelen 19 en volgenden van het koninklijk besluit van 10 november 2009Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 04/12/2009 numac 2009014308 bron federale overheidsdienst mobiliteit en vervoer Koninklijk besluit tot toewijzing van een subsidie van 4.527.103,91 EUR in 2009 aan de Maatschappij voor het Intercommunaal Vervoer te Brussel in toepassing van bijakte nr. 10 van het Samenwerkingsakkoord van 15 september 1993 tussen de Federale Staat en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, betreffende bepaalde initiatieven bestemd om de internationale rol en de functie van hoofdstad van Brussel te bevorderen type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 03/03/2011 numac 2011003062 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole Koninklijk besluit houdende vaststelling van het boekhoudplan van toepassing op de federale Staat en op de gemeenschappen, de gewesten en de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie. - 2e erratum type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 16/12/2009 numac 2009204931 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit waarbij algemeen verbindend wordt verklaard de collectieve arbeidsovereenkomst van 12 maart 2008, gesloten in het Paritair Comité voor het hotelbedrijf, betreffende een bijzondere vergoeding voor arbeiders in geval van gebrek aan werk wegens economische oorzaken type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204915 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling, voor sommige ondernemingen gelegen op het grondgebied van La Louvière en die onder het Paritair Comité voor het ceramiekbedrijf ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 10/12/2009 numac 2009014296 bron federale overheidsdienst mobiliteit en vervoer Koninklijk besluit waarbij de Staat wordt gemachtigd om onroerende goederen aan de naamloze vennootschap van privaat recht « The Brussels Airport Company » te verkopen type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204844 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling voor de ondernemingen van vervaardiging van cabines voor machines voor burgerlijke bouwkunde en landbouwmachines, gelegen in Sombreffe en die onder het Paritair Comité voor de metaal-, machine- en elektrische bouw ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 17/11/2009 numac 2009003421 bron federale overheidsdienst financien Koninklijk besluit houdende ontslag en benoeming van een lid van de raad van bestuur van de naamloze vennootschap van publiek recht Nationale Loterij type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204937 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling, voor de ondernemingen met als activiteit de fabricatie, het monteren, het testen en dit zowel voor eigen rekening als voor rekening van derden, van onder andere mechanische, fijn mechanische en hydraulische onderdelen, gelegen in de industriële zone De Arend, te Zedelgem, en die onder het Paritair Comité voor de metaal-, machine- en elektrische bouw ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204720 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling, voor de ondernemingen met als activiteit productie en commercialisering van industriële machines en apparatuur in roestvrij staal voor de behandeling van voedingsproducten, gelegen op het grondgebied van Zedelgem en die onder het Paritair Comité voor de metaal-, machine- en elektrische bouw ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 17/11/2009 numac 2009018457 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Koninklijk besluit tot uitvoering van artikel 3, 5°, van de wet van 16 oktober 2009 die machtigingen verleent aan de Koning in geval van een griepepidemie of -pandemie sluiten tot vaststelling van het boekhoudplan van toepassing op de federale Staat en op de gemeenschappen, de gewesten en de gemeenschappelijke gemeenschapscommissie.

Artikel 50 Eens het recht is vastgesteld zal dit zonder uitstel, juist, getrouw, volledig en naar tijdsorde in de algemene en budgettaire boekhouding op de juiste rekeningen moeten worden geboekt en gestaafd met het (de) nodige verantwoordingsstuk(ken).

Dit is een van de taken en verantwoordelijkheden van een ordonnateur.

Hij moet er op toe zien dat vanaf het recht ontstaat, zijnde de in artikel 8 vermelde voorwaarden voldaan zijn, het recht onmiddellijk in de boekhouding wordt opgenomen.

Artikel 51 Daar de geldbewegingen, voor diensten waarop het artikel 30 van de Wet van toepassing is, steeds moeten gebeuren door toedoen van rekenplichtigen, moeten zij van hun opdracht tot inning en/of invordering op de hoogte worden gebracht door de ordonnateur.

Al naar gelang van de gangbare procedures binnen de betrokken dienst zal de rekenplichtige ofwel een inning, een invordering of beide opdrachten krijgen om de opeisbare openstaande vorderingen ten gunste van de Staat te realiseren.

Indien in een dienst, hierbij denken wij aan onder andere de gelijkgestelde diensten er geen rekenplichtige werd aangesteld, dient deze taak door de boekhouder van de dienst op zich te worden genomen.

Artikel 52 De rekenplichtige, of de boekhouder bij de instellingen, is verplicht de verkregen opdracht van de ordonnateur met alle mogelijke middelen te realiseren en de rechten te vrijwaren.

Hier wensen wij de aandacht te vestigen dat de mogelijkheid open is gelaten dat voor de fiscale inning en/of invordering afwijkende bepalingen worden gemaakt in vergelijking met de niet-fiscale inning en/of invordering. Voor de fiscale inning en of invordering zijn er namelijk soms specifieke wettelijke en/of reglementaire bepalingen van toepassing die ook door de bevoegde actoren dienen nagevolgd te worden.

Artikel 53 Het is geweten dat niet alle diensten bedoeld in het artikel 2, eerste lid, 1° -4° van de Wet een rekenplichtige hebben. In het bijzonder zullen de diensten bedoeld in artikel 2, eerste lid, 3° niet over zo'n rekenplichtige beschikken. In die gevallen zal de taak van rekenplichtige worden overgenomen door de boekhouder van de organisatie.

De boekhouder is namelijk ook verantwoording verschuldigd aan de financieel verantwoordelijke van de organisatie/instelling waardoor enerzijds een persoon die er kennis van heeft de nodige handelingen kan stellen en er een toezichtsorgaan of -persoon voorzien is die toezicht en controle kan houden op de boekhouder of hij/zij de hem/haar toevertrouwde taken conform uitvoert.

Artikel 54 Bij dit artikel moet het duidelijk zijn dat een vastgesteld recht ontstaat uit een wet of een verbintenis, en bij deze laatste geldt het adagium de verbintenis geld voor de betrokken partijen als wet. En dat een vastgesteld recht zodoende ook niet kan teniet gaan tenzij door een wet.

In dit artikel gaat het echter niet over het vastgesteld recht op zich maar over de `invorderingen' die worden gedaan in het kader van bestaande vastgestelde rechten.

In dit kader verwijzen wij naar de taken van de ordonnateur die opdracht geeft aan een rekenplichtige, zo deze is aangesteld in de dienst, of aan de boekhouder voor de instellingen om de nodige handelingen te stellen om vastgestelde rechten te innen en zo dit niet spontaan gebeurd de nodige invorderingshandelingen te stellen. Het huidige artikel gaat over dit laatste punt.

Hier wordt bepaald dat de diensten of instellingen die beroep kunnen doen op de diensten van de Algemene Administratie van Inning en Invordering (AAII) van de federale overheid Financiën door met hen een protocolovereenkomst af te sluiten hiervan ook gebruik dienen te maken. De betrokken administratie (AAII) beschikt namelijk over gespecialiseerd personeel om de nodige invorderingen te doen voor de betrokken fiscale en niet-fiscale vorderingen. Buiten de FOD Financiën zal de protocolovereenkomst meestal beperkt zijn tot de niet-fiscale vorderingen. Op basis van de bestaande wet- en regelgeving beschikt de bevoegde ambtenaar van deze administratie (AAII) over de bevoegdheid de nodige invorderingshandelingen te stellen en zo nodig ook het nodige uitstel te verlenen inzake nalatigheidsintresten of kwijtscheldingen inzake administratieve sancties. Deze moeten echter wel steeds goed gedocumenteerd en gemotiveerd zijn. 1° De bevoegde ordonnateur zal elk geval op een aangepaste wijze, met de nodige elementen moeten motiveren. Hij zal dus steeds moeten beschikken over de gepaste verantwoordingsstukken. Voor de vastgestelde rechten die voor verdere invordering werden overgemaakt aan de AAII kan de beslissing van de bevoegde ambtenaar van de AAII inzake vrijstelling en/of kwijtschelding van nalatigheidsintresten en administratieve sancties in rekening worden gebracht. Deze beslissingen hebben echter nooit betrekking op de hoofdsom van de vordering zelf. Daarnaast kunnen ook gerechtelijke beslissingen die kracht van gewijsde hebben gekregen in rekening worden gebracht. Deze kunnen betrekking hebben op de eventuele hoofdsom van de vordering aangevuld met de ermee verbonden andere in te vorderen openstaande sommen. Hierbij kan men onder andere, zonder andere uit te sluiten, denken aan bijvoorbeeld de gerechtelijke beslissing bij een collectieve schuldenregeling, of de gerechtelijke beslissing van de verschoonbaarheid van een persoon met betrekking tot openstaande vorderingen bij een faillissement.

Daarnaast kan de ordonnateur zich ook beroepen op stukken die de rekenplichtige of de AAII heeft verkregen van een gerechtsdeurwaarder in het kader van een beslag en openbare verkoop waaruit het onvermogen van de schuldenaar blijkt, of gerechtelijke beslissingen van een beslagrechter ter zake.

Dit alles zonder andere verantwoordingsstukken te ontzeggen. Het betreft geen limitatieve opsomming ter zake.

Aanvullend kunnen ook als verantwoordingsstukken aanzien worden alle handelingen die een rekenplichtige heeft gesteld in het verleden om de inning van de openstaande schulden te verkrijgen en de resultaten van zijn handelingen ten opzichte van de betrokken vastgestelde rechten. 2° Aanvullend kan ook beslist worden door de bevoegde actor onbeperkt uitstel met betrekking tot de invorderingen te verlenen voor openstaande vorderingen waarvoor de rekenplichtige van de dienst of de boekhouder van de instelling reeds alle hem beschikbare invorderingsmiddelen heeft aangewend maar geen inning heeft verkregen en waarbij bij het voorleggen van het dossier aan de algemene administratie van inning en invordering van de FOD Financiën deze laatste het voorgelegde dossier heeft geweigerd op basis van de informatie uit de beschikbare stukken of die na alle invorderingsverrichtingen gesteld te hebben het dossier terug heeft overgemaakt aan de betrokken diens/instelling met de vermelding dat de nog openstaande vorderingen als definitief oninvorderbaar dienen aanzien te worden.

De oninvorderbare vorderingen zullen normaal gezien overeenkomstig de verplichting om de rekeningen getrouw weer te geven als definitief verloren worden ingeboekt. Dit neemt echter niet weg dat het vastgestelde recht blijft bestaan maar dat enkel de invordering van dit recht ten einde komt.

Vrijwillige betalingen van de schuldenaar voor nog openstaande vastgestelde rechten kunnen overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen wel nog worden aangerekend, los van het feit dat de betrokken vordering in de boekhouding reeds als definitief verloren werd ingeboekt.

Artikel 55 De primaire ordonnateur van de dienst of zijn gedelegeerde kan met de Algemene Administratie van Inning en Invordering van de federale overheidsdienst Financiën (AAII) een protocolovereenkomst afsluiten waarbij het kader en de bevoegdheden voor de invordering van moeilijk invorderbare vorderingen van diensten bedoeld in artikel 2 van de Wet door de bevoegde ambtenaren van de AAII kan overgenomen worden.

De bevoegde dienst AAII beschikt overeenkomstig de huidige wet- en regelgeving over specifieke bevoegdheden om zowel fiscale als niet-fiscale invorderingen uit te voeren. Deze bevoegdheden worden aangevuld met de bepalingen die onder andere zijn opgenomen in de circulaire 2020/C/3 betreffende het Wetboek van de minnelijke en gedwongen invordering van fiscale en niet-fiscale schuldvorderingen en in onder andere de circulaire 2020/C/119 van 14 september 2020 gewijd aan het onbeperkt uitstel van invordering, dit zonder eventuele andere circulaires uit te sluiten.

In bepaalde gevallen denken wij bijvoorbeeld aan de collectieve schulden regeling kan de ordonnateur op basis van de voorliggende verantwoordingsstukken en op basis van de door de AAII verrichte invorderingshandelingen een dading afsluiten voor de nog resterende openstaande rechten van de betrokken persoon. Afdeling 2 - Uitgaveverrichtingen

Artikel 56 Hier wensen wij ter verduidelijking er op wijzen dat steeds boekhoudkundige vastlegging steeds een juridische verbintenis moet vooraf gaan voor de diensten van het algemeen bestuur of een kredietreservering voor de andere diensten. Ook wensen wij er op te wijzen dat het begrip prestatie werd opgenomen in het hoofdstuk terminologie, zie supra.

Ook hier dient elk onderdeel in de boekhouding te worden ingegeven en geregistreerd en dit overeenkomstig de geldende boekhoudkundige bepalingen. De registratie dient op een zodanige wijze te gebeuren dat zij voldoet aan de voorwaarden die met betrekking tot de bewaring worden opgelegd namelijk dat dit moet gebeuren met behoud van inhoud, structuur, context en registratiekenmerken. Zodoende moet men op elk moment kunnen vaststellen wat de situatie is van een bepaalde uitgavenverrichting, wie er is tussengekomen en welke verschillende handelingen er zijn gesteld.

De term `geregistreerd' werd weerhouden daar in bepaalde boekhoudsystemen het soms mogelijk is gegevens in te geven zonder dat zij evenwel in de boekhouding terug te vinden is. Hierdoor zouden bepaalde boekhoudkundige gegevens kunnen verloren gaan. Daarom is de verplichte registratie van deze handelingen voorzien. Dit is enerzijds nodig om te vermijden dat bepaalde gegevens verloren zouden gaan en anderzijds om een juiste en getrouwe boekhouding te kunnen verzekeren.

Artikel 57 In dit artikel komt duidelijk naar voren dat de boekhoudkundige vastlegging, of een kredietreservering, steeds de basis moeten vormen van elke verbintenis die men wenst aan te gaan (of aangegaan heeft voor de recurrente meerjarige verbintenis). Het is op dit moment namelijk dat er door de ordonnateur of zijn gemachtigde, een medewerker van hem, wordt nagekeken of de nodige kredieten of middelen beschikbaar zijn, of de wettelijke en reglementaire budgettaire en administratieve regels werden nageleefd. Als dat allemaal het geval is wordt op dat ogenblik bij de boeking in de desbetreffende boekhoudingen ook de vastleggingskredieten geïmpacteerd/aangerekend of voor de instellingen de nodige bedragen gereserveerd.

Deze taken worden nader beschreven bij de te vervullen taken van de ordonnateur in Titel II, Hoofdstuk 1 van dit besluit.

Voor de instellingen kan men de reservering van de nodige kredieten (en de hieraan verbonden opvolging) naar voor schuiven alvorens een juridische verbintenis aan te gaan.

Artikel 58 Hier worden de handelingen opgesomd die dienen nageleefd te worden vóór de boekhoudkundige vastlegging. De bevoegde ordonnateur moet deze handelingen uitvoeren in samenspraak met de financieel verantwoordelijke van de dienst.

Het mag duidelijk zijn dat voor het eerste punt, de beschikbaarheid van de kredieten, dit voor de instellingen betekent dat zij nog de nodige kredietreserveringen kunnen verrichten op de voorziene beschikbare middelen.

Voor het tweede punt dienen alle wettelijke en reglementaire bepalingen voor ogen te worden gehouden met in het bijzonder deze die betrekking hebben op de administratieve, begrotings- en beheerscontrole, in uitvoering van het artikel 33 van de Wet.

Tot slot heeft het derde punt vooral betrekking op de juiste aanrekening in de betreffende boekhoudingen, wij wensen hierbij er de aandacht op te vestigen dat het zowel betrekking heeft op de algemene boekhouding als op de budgettaire comptabiliteit, maar zo nodig ook op de analytische boekhouding die binnen de dienst wordt gebruikt.

De financieel verantwoordelijke van de dienst moet immers een zicht hebben op de evolutie van de vastleggingen en de vastleggingskredieten of de kredietreserveringen voor de instellingen, zodat hij als het nodig is de aandacht van het directiecomité of de Raad van Bestuur kan vestigen op de evolutie van de boekhoudkundige vastleggingen of de kredietreserveringen met het oog op het stellen van prioriteiten rekening houdend met de doelstellingen van de dienst.

De wijze van samenspraak tussen de financieel verantwoordelijke van de dienst en de ordonnateurs van de dienst wordt binnen elke dienst geregeld in het directiecomité of de Raad van Bestuur van de dienst onder voorzitterschap van de leidinggevende van de dienst. Deze samenspraak en het nakomen ervan kan men zien als een van de elementen van goed financieel beheer.

Om er voor te waken dat geen handelingen zouden worden gesteld die een schending inhouden van wettelijke en/of reglementaire bepalingen die algemene rechtskracht hebben wordt de mogelijkheid geboden aan de financieel verantwoordelijke van de dienst dat hij hiervan melding maakt bij de leidinggevende van de dienst.

De financieel verantwoordelijke van de dienst heeft echter niet de bevoegdheid om voorstellen te blokkeren. Dienaangaande blijft de bevoegdheid volledig bij de bevoegde ordonnateur.

Wij wensen hier ook aan toe voegen dat de ordonnateur zijn verantwoordelijkheid niet kan afwijzen door te verwijzen naar de financieel verantwoordelijke van de dienst of naar de controleur van de vastleggingen of naar een auditor of een andere persoon de toezichthoudende taken uitvoert.

Het laatste lid verschaft de financieel verantwoordelijke van de dienst een instrument die kan bijdragen om een juiste en getrouwe boekhouding van zijn dienst te kunnen verzekeren.

Artikel 59 Daar de instellingen niet werken met vastleggingskredieten zijn de bepalingen met betrekking tot de boekhoudkundige vastlegging niet op hen van toepassing. Dit neemt niet weg dat voorafgaand aan de juridische vastlegging de betrokken verantwoordelijken van de instelling de nodige controles uitvoeren in het kader van de beschikbare middelen waarover de instelling beschikt, de doelstellingen en visies die de instelling voor ogen heeft (hierbij voor ogen houdend dat bepaalde instellingen toch zullen moeten rekening houdend met ministeriële standpunten, denken wij maar aan de instellingen met ministerieel beheer, die rechtstreeks zijn onderworpen aan het gezag van de minister onder wie ze ressorteren, zo verwijzen wij ook naar het artikel 79/2 van de Wet).

Zo zullen administratieve diensten met boekhoudkundige autonomie ook ervoor dienen te waken, ook bij het aangaan van nieuwe overeenkomsten, dat zij zullen kunnen voldoen aan de bepalingen opgenomen in het artikel 80, laatste lid van de Wet.

Ook de administratieve openbare instelling zal er voor dienen te zorgen dat de bepaling opgenomen onder het artikel 88 van de Wet steeds kan nagekomen worden, zijnde dat hun ontvangsten en uitgaven in overeenstemming moeten zijn met het economische, sociale en financiële beleid van de Staat. Ook al is dit een beslissing van de Ministerraad, toch vermeld het laatste lid van dit artikel dat de instelling ertoe gehouden is zich ernaar te schikken. Dienaangaande verwijzen wij ook naar het tweede lid van het artikel 91 van de Wet.

Artikel 60 Eens de boekhoudkundige vastlegging is opgenomen en geregistreerd in de boekhoudingen en in dit kader ook daardoor aangerekend op het vastleggingskrediet voor de diensten van het algemeen bestuur, kan de ordonnateur overgaan tot het aangaan van een juridische verbintenis.

Die verbintenis zal de voorwaarden tussen de federale Staat en de derde nader bepalen. De ordonnateur dient er over te waken dat deze verbintenis in overeenstemming is met de wettelijke en reglementaire bepalingen.

Normaal gezien, cfr supra voor de diensten van het algemeen bestuur, is de overeenstemming van de wettelijke en reglementaire bepalingen reeds door de ordonnateur nagezien in het kader van de boekhoudkundige vastlegging. Wij hebben het hier nog eens vermeldt om er zeker van te zijn dat er niet tussen de boeking van de boekhoudkundige vastlegging en het aangaan van de juridische verbintenis er elementen zouden worden toegevoegd die een schending zouden inhouden van wettelijke en/of reglementaire bepalingen. Ook treedt de ordonnateur bij het aangaan van een juridische verbintenis op als vertegenwoordiger van de federale Staat versus derden en dient hij zich bewust te zijn van zijn verantwoordelijkheid terzake.

Artikel 61 De ordonnateur zal zich steeds vergewissen dat er voldoende budgettaire dekking is en dat de voorziene uitgave kan gerealiseerd worden binnen de voorop gestelde beschikbare middelen van de organisatie en binnen het economisch, sociaal en fiscaal beleid van de federale Staat.

Artikel 62 Bij het aangaan van verbintenissen moet elke ordonnateur zich steeds laten leiden door de verschillende elementen van het goed financieel beheer van zijn dienst. Hierbij houdt hij voor wat meerjarige contracten betreft ook rekening met de economische en budgettaire vooruitzichten van de regering.

Hierbij bedoelen wij de elementen die zijn opgenomen enerzijds in het stabiliteitsprogramma en anderzijds de meest recente cijfers die werden aangenomen in het kader van de opmaak van de begroting.

De verantwoordelijke actoren, zijnde de ordonnateur en de financieel verantwoordelijke van de dienst, zullen zich ook rekenschap geven van de uiterste uitvoeringsdatum waarbinnen de handeling, in al zijn aspecten, dient tot zijn einde te komen. Zo dit een periode langer dan vijf jaren zou omvatten zal dit omstandig worden toegelicht aan het directiecomité of de Raad van Bestuur van de dienst.

Artikel 63 De volgende stap is de ontvangst van de prestatie. Dit is om meerdere redenen een belangrijke stap. De goederen zijn namelijk binnen de dienst en dienen zodoende ook in de boekhouding te worden teruggevonden. Zij zullen enerzijds de fysieke inventaris impacteren en anderzijds een basis vormen voor de ordonnateur voor het bepalen van de schuld daar deze onlosmakelijk verbonden is met de geleverde prestaties door de leverancier. Wij voegen hier wel aan toe dat het `een' basis is maar niet de enige basis. Om een recht vast te stellen zal de ordonnateur namelijk moeten beschikken over alle noodzakelijke elementen opdat de voorwaarden opgenomen in artikel 8 van de Wet vervuld zouden zijn. In dit kader kunnen wij ook verwijzen naar artikel 19 van het KB van 10 november 2009 betreffende het boekhoudplan dat de zelfde voorwaarden bepaalt.

Bij het ontvangen van een prestatie zal de bevoegde persoon steeds moeten nagegaan of de geleverde prestatie in overeenstemming is met de in de verbintenis aangegane voorwaarden dit zowel op het vlak van de kwaliteit als op het vlak van de kwantiteit van de geleverde prestatie, zonder evenwel andere in de verbintenis opgenomen voorwaarden uit te sluiten. Dienaangaande wensen wij ook de aandacht te vestigen op het artikel 20 van het koninklijk besluit van 10 november 2009Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 04/12/2009 numac 2009014308 bron federale overheidsdienst mobiliteit en vervoer Koninklijk besluit tot toewijzing van een subsidie van 4.527.103,91 EUR in 2009 aan de Maatschappij voor het Intercommunaal Vervoer te Brussel in toepassing van bijakte nr. 10 van het Samenwerkingsakkoord van 15 september 1993 tussen de Federale Staat en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, betreffende bepaalde initiatieven bestemd om de internationale rol en de functie van hoofdstad van Brussel te bevorderen type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 03/03/2011 numac 2011003062 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole Koninklijk besluit houdende vaststelling van het boekhoudplan van toepassing op de federale Staat en op de gemeenschappen, de gewesten en de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie. - 2e erratum type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 16/12/2009 numac 2009204931 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit waarbij algemeen verbindend wordt verklaard de collectieve arbeidsovereenkomst van 12 maart 2008, gesloten in het Paritair Comité voor het hotelbedrijf, betreffende een bijzondere vergoeding voor arbeiders in geval van gebrek aan werk wegens economische oorzaken type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204915 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling, voor sommige ondernemingen gelegen op het grondgebied van La Louvière en die onder het Paritair Comité voor het ceramiekbedrijf ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 10/12/2009 numac 2009014296 bron federale overheidsdienst mobiliteit en vervoer Koninklijk besluit waarbij de Staat wordt gemachtigd om onroerende goederen aan de naamloze vennootschap van privaat recht « The Brussels Airport Company » te verkopen type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204844 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling voor de ondernemingen van vervaardiging van cabines voor machines voor burgerlijke bouwkunde en landbouwmachines, gelegen in Sombreffe en die onder het Paritair Comité voor de metaal-, machine- en elektrische bouw ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 17/11/2009 numac 2009003421 bron federale overheidsdienst financien Koninklijk besluit houdende ontslag en benoeming van een lid van de raad van bestuur van de naamloze vennootschap van publiek recht Nationale Loterij type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204937 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling, voor de ondernemingen met als activiteit de fabricatie, het monteren, het testen en dit zowel voor eigen rekening als voor rekening van derden, van onder andere mechanische, fijn mechanische en hydraulische onderdelen, gelegen in de industriële zone De Arend, te Zedelgem, en die onder het Paritair Comité voor de metaal-, machine- en elektrische bouw ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204720 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling, voor de ondernemingen met als activiteit productie en commercialisering van industriële machines en apparatuur in roestvrij staal voor de behandeling van voedingsproducten, gelegen op het grondgebied van Zedelgem en die onder het Paritair Comité voor de metaal-, machine- en elektrische bouw ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 17/11/2009 numac 2009018457 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Koninklijk besluit tot uitvoering van artikel 3, 5°, van de wet van 16 oktober 2009 die machtigingen verleent aan de Koning in geval van een griepepidemie of -pandemie sluiten tot vaststelling van het boekhoudplan van toepassing op de federale Staat en op de gemeenschappen, de gewesten en de gemeenschappelijke gemeenschapscommissie, in het bijzonder het punt 2° die betrekking heeft op werken, leveringen en diensten waarin bepaald wordt dat de 3de voorwaarde van het artikel 8 van de Wet slechts vervuld is indien deze werken, leveringen en diensten ook werden `uitgevoerd' en `aanvaard'. Met betrekking tot deze aanvaarding dient men de kwantitatieve en kwalitatieve controle ter zake te zien.

Artikel 64 Het ontvangen van een verantwoordingsstuk (zowel in de gevallen waar dit op een manuele dan wel op een elektronische wijze gebeurd) is een noodzakelijke en in de Wet opgenomen voorwaarde om een vastgesteld recht te kunnen hebben. Zodoende is het ontvangen van een verantwoordingsstuk van de leverancier (manueel of elektronisch) ook een essentiële voorwaarde en dient deze ontvangst met de nodige voorzichtigheid te gebeuren. In dit kader zal men het (manueel of elektronisch) verkregen verantwoordingsstuk onmiddellijk voorzien van een ontvangstdatum (manueel of elektronisch) en alle elementen van het stuk in de boekhouding inbrengen.

Voor alle duidelijkheid wensen wij te vermelden dat ook de afgifte of het toezenden van het verantwoordingsstuk moet gebeuren overeenkomstig de voorwaarden opgenomen in de verbintenis (de juridische verbintenis) die gesloten werd tussen de dienst en de andere in de verbintenis betrokken partij(en). Dit neemt niet weg dat elk verantwoordingsstuk waar ook deze binnen een dienst ontvangen wordt zo spoedig mogelijk in de boekhouding moet ingebracht worden opdat de boekhouder de nodige handelingen zou kunnen stellen. De boekhouder staat ook in voor de interne verwerking of het betwisten van het hem overgemaakte verantwoordingsstuk.

Hier wensen wij op te merken dat het de taak van de boekhouder is om tijdig de nodige handelingen te stellen indien niet correcte facturen of betalingsvorderingen worden voorgelegd. Dit overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen met betrekking tot deze.

Bijvoorbeeld het betwisten van een factuur binnen de 7 werkdagen, de opsteller van de factuur hiervan op de hoogte stellen, enz.

De vierde voorwaarde opgenomen in artikel 8 van de Wet voorziet dat de dienst in het bezit moet zijn van een verantwoordingsstuk. De Wet geeft geen informatie waar in de dienst dit verantwoordingsstuk zich dient te bevinden. Zo er contractueel hierover bepalingen zijn gemaakt dienen deze bepalingen nagekomen te worden alvorens men kan spreken van het in bezit zijn van een verantwoordingsstuk.

Artikel 65 Eens het recht is vastgesteld wordt het in de boekhouding geboekt.

Door de boeking worden enerzijds de rekeningen van de algemene boekhouding geïmpacteerd en anderzijds voor zover er een budgettaire impact is zal er een aanrekening gerealiseerd worden van de betreffende vereffeningskredieten van de overeenstemmende basisallocaties in de budgettaire comptabiliteit, voor wat betreft de diensten van het algemeen bestuur. Of voor de instellingen op de desbetreffende begrotingsrekeningen.

De ordonnateur zal er op toezien dat steeds de nodige vereffeningskredieten of middelen op de desbetreffende bassisallocaties (voor de diensten van het algemeen bestuur) of op de begrotingsrekeningen (voor de instellingen) aanwezig zijn om de aanrekeningen van de vastgestelde rechten inzake uitgave te kunnen verrichten.

Zo de nodige kredieten of middelen niet aanwezig zijn zullen de nodige handelingen dienen gesteld te worden.

Het nemen van de nodige maatregelen kan gebeuren op basis van de vereffeningskalender en de boekhoudkundige vastleggingen van de verschillende ordonnateurs. De financieel verantwoordelijke van de dienst kan in dit kader, in samenspraak met de betrokken ordonnateurs, de nodige handelingen stellen.

Artikel 66 Vervolgens zal de ordonnateur de bevoegde rekenplichtige of de bevoegde persoon voor de gecentraliseerde betalingen een betalingsopdracht overmaken voor de aanvaarde vastgestelde rechten.

Ook hier verwijzen wij naar de noodzakelijke tussenkomst van de rekenplichtige op basis van het artikel 30 van de Wet, zijnde dat de geldbewegingen van de diensten dienen te geschieden door toedoen van hun rekenplichtigen. Hiervan kan, voor de diensten van het algemeen bestuur, niet afgeweken worden.

Voor de instellingen zal dit gebeuren door de bevoegde persoon voor de gecentraliseerde betalingen, daar er bij de instellingen conform de Wet geen rekenplichtigen zijn voorzien.

Artikel 67 Tot slot gebeurt de betaling, voor de diensten van het algemeen bestuur, door de bevoegde rekenplichtige overeenkomstig artikel 38 en 39 van dit besluit.

Voor de andere instellingen zal dit gebeuren door de bevoegde persoon voor de gecentraliseerde betalingen van de betrokken dienst/instelling.

Hoofdstuk 3 - De functiescheiding Hier wensen wij vooreerst te verwijzen naar de onverenigbaarheid die in de Wet werd opgenomen. Het betreft in het bijzonder die tussen het ambt van aan de rechtsmacht van het Rekenhof onderworpen rekenplichtige en deze van ordonnateur, zoals vermeld in het artikel 35, tweede lid van de Wet.

In het voorliggend besluit zijn in het kader van de noodzakelijke functiescheiding, nodig voor een adequate interne controle/organisatiebeheersing, ook andere onverenigbaarheden opgelegd.

In de hierna volgende artikelen worden de minimale onverenigbaarheden tussen de verschillende actoren vermeld. Dit neemt niet weg dat elke verantwoordelijke ordonnateur en elke financieel verantwoordelijke van de dienst verantwoordelijk is om in het kader van de implementatie en/of het optimaliseren van de interne controle/organisatiebeheersing binnen zijn diensten bijkomende functiescheidingen te voorzien.

Hierbij denken wij bijvoorbeeld voor de ordonnateur aan de taken vermeld onder artikel 11, § 2, 1° en § 3, 1° van dit besluit en de andere taken van de ordonnateur.

Ook de financieel verantwoordelijke van de dienst, zijnde het hoofd van de boekhouders kan bijkomende functiescheiding voorzien binnen zijn diensten.

In dit kader mogen de taken van de verschillende in dit besluit vermelde actoren zich niet in eenzelfde persoon verenigen.

Artikel 68 Conform de wettelijke bepalingen dient er de nodige functiescheiding voorzien te worden tussen de verschillende functies.

Teneinde rekening te houden met de beperkte omvang van bepaalde diensten of organisaties zijn in dit en de volgende artikelen slechts enkele belangrijke onverenigbaarheden opgenomen enerzijds, en hebben de betrokken diensten en hun bevoegde personen de mogelijkheid om intern bijkomende functiescheiding te voorzien anderzijds.

In dit laatste geval is het aan de verantwoordelijken van de betrokken dienst om deze functiescheidingen duidelijk via schriftelijke mededelingen aan alle betrokken personen kenbaar te maken en vormen zij ook een onderdeel van de in deze dienst voorziene interne controle/organisatiebeheersing op de boekhoudkundige en budgettaire handelingen.

Deze functiescheiding werd ook reeds voorzien voor de diensten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en vormen een elementaire minimale te voorziene functiescheiding.

Zo is er een duidelijke functiescheiding voorgeschreven tussen de ordonnateur (beslissingsfunctie) de financieel verantwoordelijke van de dienst (en zijn boekhouders) (boekingsfunctie) en de persoon verantwoordelijke voor de betalingen, bij de diensten van het algemeen bestuur steeds een rekenplichtige (betalingsfunctie). Hierbij verwijzen wij naar de algemene toelichting opgenomen in de aanvang van dit verslag aan de Koning waar men deze opdeling tussen de beslissingsfunctie, de boekhoudingsfunctie en de betalingsfunctie ook vermeldt.

Artikel 69 Hier wordt de onverenigbaarheid nog eens specifiek vermeld voor de leidinggevende van de dienst (ordonnateur) versus de financieel verantwoordelijke van de dienst, de boekhouder en de rekenplichtige.

Hierbij merken wij op dat in dit artikel geen onverenigbaarheid werd opgenomen tussen enerzijds de ordonnateur en anderzijds de leidinggevende van de dienst. Daar de leidinggevende van de dienst conform artikel 19 van dit besluit ook een ordonnateur is namelijk de secundaire ordonnateur is.

De leidinggevende van de dienst is hier apart vermeld om duidelijk te maken dat ook deze persoon niet meerdere functies mag verenigen en dat ook ten aanzien van deze persoon de functiescheiding strikt dient geïnterpreteerd te worden.

In het laatste lid wenst men ook duidelijk de onafhankelijkheid en zodoende ook de onverenigbaarheid van de in dit besluit vermelde actoren versus de controleur van de vastleggingen te vermelden.

Er werd in dit artikel geen functiescheiding voorzien versus niet in dit besluit vermelde actoren daar deze hun basis vinden in de desbetreffende wettelijke en reglementaire bepalingen van deze andere personen. Hierbij denken wij bijvoorbeeld aan de interne en externe auditoren van bijvoorbeeld het FIA, de revisoren, de auditors, het Rekenhof, enzovoort.

Artikel 70 Het mag duidelijk zijn dat onverenigbaarheden die niet permanent zijn hun waarde verliezen. In die gevallen gaat de functiescheiding, nodig voor een goede interne controle/organisatiebeheersing, verloren en bijgevolg zouden taken die toegewezen zijn aan verschillende actoren bij eenzelfde persoon of een zeer beperkt aantal personen kunnen samenvallen. Zodoende dient elke dienst zich zodanig te organiseren dat de in dit besluit opgenomen actoren niet eenzelfde persoon betreffen en dit in alle mogelijke omstandigheden en op een permanente wijze.

Indien een dienst of een instelling een zeer beperkte omvang heeft en een zeer beperkt aantal personen tewerkstelt wordt er een mogelijkheid voorzien om alsnog de financiële risico's te beperken en een zo optimaal mogelijke functiescheiding te voorzien aangevuld met bijkomende interne controle/organisatiebeheersings maatregelen.

In de voornoemde gevallen moeten de `bijkomende' interne controle/organisatiebeheersings maatregelen permanent zijn en minstens een maal per jaar ook nader onderzocht worden, door bevoegde personen.

Daarnaast verantwoordelijke dienen bij elke vastgestelde niet conforme uitvoering van de voorgeschreven procedures de nodige acties te worden ondernomen door de leidinggevende van de dienst en de financieel van de dienst om het getrouw beeld van de boekhouding van de dienst te kunnen waarborgen. En daar waar nodig zal de procedure aangepast worden of bijkomende controle maatregelen geïntroduceerd.

Maar zelfs in dit, hier juist voor, vermelde kader mogen `opeenvolgende handelingen' van de in dit besluit vermelde actoren niet bij éénzelfde persoon verenigd zijn.

Artikel 71 Bij de opmaak van dit besluit werd gevraagd om ook de nodige elementen te voorzien zo actoren, vermeld in dit besluit, wegens omstandigheden voor een korte of langdurige tijd afwezig zouden zijn.

In het tweede lid wordt vermeld hoe men dient te handelen indien een actor voor een langere duur afwezig is of zal zijn. Met een langdurige afwezigheid wordt bedoeld een periode van drie maanden of meer. In dit laatste geval dient men er namelijk van uit te gaan dat de oorspronkelijke actor ook zijn toezichthoudende taken niet meer zal kunnen uitoefenen en dat zodoende de volle uitoefening van zijn toegewezen taken, overeenkomstig dit besluit, in gevaar komt.

Zodoende werd het nuttig geacht dat in dit laatste geval, zijnde bij een langdurige afwezigheid, de primaire ordonnateur of de leidinggevende van de dienst een plaatsvervangende actor aanstelt.

Deze laatste zal alle taken en verantwoordelijkheden van de actor die voor een langdurige tijd afwezig is of verhinderd zal zijn, overnemen.

Voor betrokkene zal er ter zake door de bevoegde persoon een besluit genomen worden overeenkomstig de artikelen 7 van dit besluit.

Titel IV - Overgangs- en slotbepalingen Artikel 72 Artikel 72 belast de minister bevoegd voor begroting ermee de nodige administratieve maatregelen te treffen voor de uitvoering van dit besluit.

Wij hebben de eer te zijn, Sire, Van Uwe Majesteit, de zeer eerbiedige en zeer getrouwe dienaars, De Minister van Justitie, V. VAN QUICKENBORNE De Staatssecretaris van Begroting, A. BERTRAND

RAAD VAN STATE Afdeling Wetgeving

Advies 72.463/4 van 19 december 2022 over een ontwerp van koninklijk besluit `tot uitvoering van artikel 29 van de wet van 22 mei 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003368 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet tot wijziging van de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof sluiten houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat' Op 3 november 2022 is de Raad van State, afdeling Wetgeving, door de Staatssecretaris voor Begroting en Consumentenbescherming, toegevoegd aan de Minister van Justitie en Noordzee verzocht binnen een termijn van dertig dagen verlengd tot 20 december 2022, een advies te verstrekken over een ontwerp van koninklijk besluit `tot uitvoering van artikel 29 van de wet van 22 mei 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003368 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet tot wijziging van de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof sluiten houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat'.

Het ontwerp is door de vierde kamer onderzocht op 19 december 2022 .

De kamer was samengesteld uit Martine Baguet, kamervoorzitter, Luc Cambier en Bernard Blero, staatsraden, Sébastien Van Drooghenbroeck en Marianne Dony, assessoren, en Anne-Catherine Van Geersdaele, griffier.

Het verslag is uitgebracht door Roger Wimmer, eerste auditeur en Xavier Miny, adjunct-auditeur.

De overeenstemming tussen de Franse en de Nederlandse tekst van het advies is nagezien onder toezicht van Martine Baguet .

Het advies, waarvan de tekst hierna volgt, is gegeven op 19 december 2022 .

Aangezien de adviesaanvraag is ingediend op basis van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten `op de Raad van State', gecoördineerd op 12 januari 1973, beperkt de afdeling Wetgeving overeenkomstig artikel 84, § 3, van de voornoemde gecoördineerde wetten haar onderzoek tot de rechtsgrond van het ontwerp, de bevoegdheid van de steller van de handeling en de te vervullen voorafgaande vormvereisten.

Wat die drie punten betreft, geeft het ontwerp aanleiding tot de volgende opmerkingen.

ONDERZOEK VAN HET ONTWERP AANHEF 1. Volgens de aanhef zou het ontworpen besluit niet enkel rechtsgrond ontlenen aan artikel 29 van de wet van 22 mei 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003368 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet tot wijziging van de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof sluiten `houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat' (eerste lid), maar ook aan de artikelen 9 tot 16 van de programmawet van 22 december 2008Relevante gevonden documenten type programmawet prom. 22/12/2008 pub. 29/12/2008 numac 2008021120 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Programmawet sluiten (tweede lid). Wat die laatste wet betreft, is het de afdeling Wetgeving niet duidelijk in welk opzicht de in het tweede lid vermelde bepalingen relevante rechtsgronden zouden zijn. Artikel 10, tweede lid, van die wet voorziet weliswaar in een machtiging aan de Koning op grond waarvan "[Hij], op voordracht van de minister tot wiens bevoegdheid de Begroting behoort, de contracten en overeenkomsten alsook de besluiten tot toekenning van toelagen, waarvan het bedrag de door Hem bepaalde sommen niet overschrijdt, [kan] vrijstellen van het voorafgaand visum van de controleur der vastleggingen." Aan die machtiging geeft het voorliggende ontwerp evenwel geen uitvoering.

De wet waarnaar in dat tweede lid wordt verwezen, kan echter wel worden vermeld in de vorm van een overweging, die na de aanhefverwijzingen moet staan, indien de steller van het ontwerp dat nuttig acht voor een goed begrip van de juridische context van het ontwerp1. 2. Het koninklijk besluit van 20 juli 1964 `betreffende de hiërarchische indeling van de graden waarvan de ambtenaren in de Rijksbesturen kunnen titularis zijn' dat in het derde lid wordt vermeld, wordt niet gewijzigd noch opgeheven bij het ontworpen besluit.De gemachtigde ambtenaar is het ermee eens dat dat lid moet worden weggelaten. 3. Een regeling die niet de rechtsgrond van een besluit vormt maar deel uitmaakt van het juridische kader waarin het besluit is uitgevaardigd, moet niet in de aanhefverwijzingen worden vermeld. Bijgevolg moeten het vijfde tot het zevende lid indien nodig in de vorm van overwegingen worden vermeld2. 4. In het twaalfde lid wordt aangegeven dat het ontwerp vrijgesteld is van de regelgevingsimpactanalyse bedoeld in artikel 5 van de wet van 15 december 2013Relevante gevonden documenten type wet prom. 15/12/2013 pub. 31/12/2013 numac 2013021138 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet houdende diverse bepalingen inzake administratieve vereenvoudiging type wet prom. 15/12/2013 pub. 24/12/2013 numac 2013024436 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Wet houdende diverse bepalingen inzake landbouw type wet prom. 15/12/2013 pub. 13/02/2014 numac 2014000088 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet houdende diverse bepalingen inzake administratieve vereenvoudiging. - Duitse vertaling van uittreksels sluiten `houdende diverse bepalingen inzake administratieve vereenvoudiging', omdat het bepalingen zou betreffen die een autoregulering van de federale overheid inhouden.Op grond van artikel 6 van diezelfde wet is het echter niet verplicht een dergelijke regelgevingsimpactanalyse uit te voeren, omdat het niet gaat om een koninklijk besluit dat moet worden vastgesteld na overleg in de Ministerraad.

Het twaalfde lid moet bijgevolg worden weggelaten.

DISPOSITIEF Artikel 2 Het eerste lid bepaalt dat het ontworpen besluit van toepassing is op de diensten vermeld in artikel 2, eerste lid, 1° tot 4°, van de wet van 22 mei 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003368 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet tot wijziging van de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof sluiten `houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat'. Artikel 1, 3°, van het ontwerp omschrijft de diensten echter reeds als de diensten van de federale staat zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, 1° tot 4°, van de wet van 22 mei 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003368 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet tot wijziging van de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof sluiten.

De woorden "vermeld in artikel 2, eerste lid, 1° tot 4°, van de Wet" moeten dan ook worden weggelaten.

Artikel 3 In paragraaf 1, eerste lid, wordt een definitie gegeven van het beginsel van "goed financieel beheer", dat voorts nog in andere bepalingen van het ontwerpbesluit wordt vermeld.

Die definitie hoort veeleer thuis in artikel 1, bij de daarin vermelde definities.

Artikel 4 De in artikel 4 vervatte regel zoals verduidelijkt en geëxpliciteerd in het verslag aan de Koning, lijkt vanzelfsprekend maar is tegelijkertijd bijzonder vaag en bijgevolg onduidelijk geformuleerd.

Hij moet ofwel worden weggelaten, ofwel worden herzien zodat de strekking ervan duidelijker naar voren wordt gebracht.

Artikel 6 Het vijfde lid bepaalt: "Een ordonnateur kan, zo nodig, optreden in naam en/of voor rekening van een derde, voor dewelke de federale Staat gemachtigd is op te treden op basis van een overeenkomst of verdrag." In het verslag aan de Koning staat in dat verband dat dit lid "onder andere toegevoegd [werd] op vraag van het ministerie van Defensie waar bepaalde gemachtigde personen kunnen ageren in naam of voor rekening van een derde die zich door de vertegenwoordiger van de Belgische federale Staat laten vertegenwoordigen in het kader van internationale overeenkomsten of verdragen".

Naar aanleiding van een vraag over de preciezere strekking van die bepaling heeft de gemachtigde ambtenaar de volgende precisering gegeven: "Ce tiers peut être soit un autre Etat, soit une institution établie par les Etats membres de l'Organisation du traité de l'Atlantique Nord, soit un organisme (autorité) public européen Exemples: - La Défense achète un certain nombre de dragueurs de mines au nom et pour le compte des Pays-Bas. La Défense répond à ses propres besoins en dragueurs de mines. - La Défense a construit le nouveau siège d'EVERE au nom et pour le compte de l'OTAN. Ce que la Défense peut et peut faire au nom et pour le compte du tiers, ainsi que les dispositions financières et autres arrangements administratifs, seront déterminés dans un accord ou un traité spécifique à conclure au préalable entre les deux parties.

Dans ce cadre, un cavalier budgétaire annuel (...) est donc inclus dans le budget général des dépenses (...) et les recettes et dépenses effectuées pour la commande sont gérées par des comptes de dépôt dans Fedcom (fonds virtuels). Ce cavalier budgétaire indique que la législation sur les marchés publics ainsi que les délégations correspondantes s'appliquent aux opérations de dépenses. Et, ces transactions sont soumises à l'avis de l'inspecteur des finances." Het verdient aanbeveling die toelichting en die uitleg op te nemen in het verslag aan de Koning zodat de strekking van de bepaling beter afgebakend wordt.

Artikel 7 Paragraaf 1, tweede lid, bepaalt: "Elk voormeld besluit wordt met inachtneming van de ter zake toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen betreffende de overheidsopdrachten en de concessieovereenkomsten alsook inzake het toekennen van subsidies genomen." Naar aanleiding van een vraag over de normatieve meerwaarde van die bepaling, heeft de gemachtigde ambtenaar de volgende precisering gegeven: "C'est seulement pour qu'une décision de délégation puisse tenir compte de certaines limites qui existent également dans la réglementation des marchés publics.

Par exemple, certaines personnes ne seraient autorisées à agir que pour les petits marchés publics, tandis que les marchés publics plus importants seraient confiés à d'autres personnes plus expérimentées et plus responsables." Daaruit blijkt desalniettemin dat artikel 7, § 1, tweede lid, zoals het momenteel is gesteld, niets bijdraagt aan de rechtsorde.

In ieder geval is die bepaling geen adequate weergave van de bedoeling van de steller, die inhoudt dat voor de delegaties rekening zou worden gehouden met de drempels die bij de reglementering inzake overheidsopdrachten, concessieovereenkomsten en subsidies zijn vastgelegd. De bepaling moet dan ook ofwel worden weggelaten, ofwel worden herzien zodat ze de strekking van het dispositief exacter verwoordt, rekening houdend met de nagestreefde doelstelling.

Artikel 29 Het tweede lid bepaalt dat de bewaring van alle verantwoordingsstukken die als basis hebben gediend voor de boekhoudkundige verrichtingen "moet gebeuren met behoud van inhoud, structuur, context en registratiekenmerken".

De bepaling is op dat punt onduidelijk en moet, op zijn minst, beter worden uitgelegd in het verslag aan de Koning.

Artikel 33 Artikel 33 bepaalt: "De volgende uitgaven zijn vrijgesteld van het voorafgaande visum van de controleur van de vastleggingen: - de lonen en/of wedden van de personeelsleden van de diensten van het algemeen bestuur betaald door het secretariaat dat de loon- en personeelsadministratie van de federale overheid verzorgt; - de vergoedingen ten gunste van personen met een handicap en van de minderjarige werknemers, de inkomensgarantie voor ouderen en het leefloon.

De Minister van Begroting kan de lijst van uitgaven die zijn vrijgesteld van het voorafgaande visum van de controleur van de vastleggingen uitbreiden.

De controleur van de vastleggingen volgt deze uitgaven op en brengt de Minister van Begroting op de hoogte van abnormale ritmes die kunnen leiden tot een overschrijding van begrotingsartikelen." In artikel 29 van de wet van 22 mei 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003368 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet tot wijziging van de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof sluiten wordt een dergelijk vrijstellingsmechanisme vermeld noch mogelijk gemaakt.

Bijgevolg lijkt die bepaling geen rechtsgrond te bieden voor het voorliggende dispositief.

Als die bepaling niet kan steunen op een andere rechtsgrond - en de afdeling Wetgeving ziet niet in welke dat zou kunnen zijn - ontbeert het ontworpen artikel 33 momenteel een toereikende wettelijke grondslag.

Artikel 47 Paragraaf 3 bepaalt: "Indien er geen specifieke bepalingen voor de federale staat of een van zijn onderdelen zijn voorzien in de wettelijke of reglementaire bepalingen moet men de door de Minister van Begroting opgemaakte omzendbrieven uitvoeren." Zoals de afdeling Wetgeving al vaker heeft opgemerkt, hebben circulaires noch ministeriële richtlijnen enige verordenende waarde, zodat een verordenende tekst er niet naar mag verwijzen door er een dergelijke strekking aan te verlenen3.

Die paragraaf moet dus worden weggelaten.

DE GRIFFIER, A.-C. VAN GEERSDAELE DE VOORZITTER, M. BAGUET _______ Nota's 1 Beginselen van de wetgevingstechniek - Handleiding voor het opstellen van wetgevende en reglementaire teksten, www.raadvst-consetat.be, tab "Wetgevingstechniek", aanbeveling 40, formule F 3-3. 2 Ibidem. 3 Zie advies 38.581/3 van 5 juli 2005 over een ontwerp dat heeft geleid tot het koninklijk besluit van 24 augustus 2005Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 24/08/2005 pub. 12/09/2005 numac 2005022758 bron federale overheidsdienst sociale zekerheid Koninklijk besluit tot wijziging van het koninklijk besluit van 19 december 1967 houdende algemeen reglement in uitvoering van het koninklijk besluit nr. 38 van 27 juli 1967 houdende inrichting van het sociaal statuut der zelfstandigen type koninklijk besluit prom. 24/08/2005 pub. 12/09/2005 numac 2005022759 bron federale overheidsdienst sociale zekerheid Koninklijk besluit tot wijziging van het koninklijk besluit van 19 december 1967 houdende algemeen reglement in uitvoering van het koninklijk besluit nr. 38 van 27 juli 1967 houdende inrichting van het sociaal statuut der zelfstandigen sluiten `tot wijziging van het koninklijk besluit van 19 december 1967 houdende algemeen reglement in uitvoering van het koninklijk besluit nr. 38 van 27 juli 1967 houdende inrichting van het sociaal statuut der zelfstandigen', opmerking 4; advies 50.548/4 van 28 november 2011 over een ontwerp dat heeft geleid tot het koninklijk besluit van 12 juli 2012Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 12/07/2012 pub. 10/01/2014 numac 2013000837 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Koninklijk besluit tot wijziging van het koninklijk besluit van 7 juli 1994 tot vaststelling van de basisnormen voor de preventie van brand en ontploffing waaraan de nieuwe gebouwen moeten voldoen. - Rechtzetting type koninklijk besluit prom. 12/07/2012 pub. 10/01/2014 numac 2013000838 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Koninklijk besluit tot wijziging van het koninklijk besluit van 7 juli 1994 tot vaststelling van de basisnormen voor de preventie van brand en ontploffing waaraan de nieuwe gebouwen moeten voldoen. - Rechtzetting type koninklijk besluit prom. 12/07/2012 pub. 21/09/2012 numac 2012000469 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Koninklijk besluit van 12 juli 2012 tot wijziging van het koninklijk besluit van 7 juli 1994 tot vaststelling van de basisnormen voor de preventie van brand en ontploffing waaraan de nieuwe gebouwen moeten voldoen type koninklijk besluit prom. 12/07/2012 pub. 16/07/2013 numac 2013000443 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Koninklijk besluit tot wijziging van het koninklijk besluit van 7 juli 1994 tot vaststelling van de basisnormen voor de preventie van brand en ontploffing waaraan de nieuwe gebouwen moeten voldoen. - Duitse vertaling sluiten `tot wijziging van het koninklijk besluit van 7 juli 1994 tot vaststelling van de basisnormen voor de preventie van brand en ontploffing waaraan de nieuwe gebouwen moeten voldoen', algemene opmerking 6; advies 54.171/2 van 14 oktober 2013 over een ontwerp dat heeft geleid tot het ministerieel besluit van 21 november 2013Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003368 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet tot wijziging van de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof sluiten3 `houdende uitvoering van artikel 5 van het koninklijk besluit van 7 mei 2013 houdende uitvoering van artikel 20sexies van de wet van 3 juli 1967 betreffende de preventie van of de schadevergoeding voor arbeidsongevallen, voor ongevallen op de weg naar en van het werk en voor beroepsziekten in de overheidssector, voor wat betreft de regels voor de wijze van overdracht en doorstroming van de gegevens'; en advies 60.977/4 van 8 maart 2017 over een ontwerp dat heeft geleid tot het koninklijk besluit van 31 juli 2017 `tot uitvoering van de artikelen 20, § 2, tweede lid, 78, eerste lid, 80, tweede lid, 86, eerste lid, 87, § 2/1, 89, eerste lid, en 96 eerste lid, van de wet van 22 mei 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003368 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet tot wijziging van de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof sluiten houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat', opmerking over artikel 6.

20 MAART 2023. - Koninklijk besluit tot uitvoering van artikel 29 van de wet van 22 mei 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003368 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet tot wijziging van de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof sluiten houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat FILIP, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op de wet van 22 mei 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003368 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet tot wijziging van de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof sluiten houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat, artikel 29;

Gelet op het koninklijk besluit van 31 mei 1966 houdende regeling van de controle op de vastlegging van de uitgaven in de diensten van algemeen bestuur van de Staat;

Gelet op het ministerieel besluit van 8 juli 1966 houdende de interne regeling van de controle op de vastlegging van de uitgaven;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën gegeven op 16 juni 2022;

Gelet op de akkoordbevinding van de Minister van Ambtenarenzaken, gegeven op 15 juli 2022;

Gelet op de akkoordbevinding van de Staatssecretaris voor Begroting, gegeven op 31 augustus 2022;

Gelet op het advies nr 72.463/4 van de Raad van State, gegeven op 19 december 2022, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2° van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;

Overwegende de programmawet van 22 december 2008Relevante gevonden documenten type programmawet prom. 22/12/2008 pub. 29/12/2008 numac 2008021120 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Programmawet sluiten, Titel II, Hoofdstukken 4 en 5, artikelen 9 tot 16;

Overwegende het koninklijk besluit van 2 oktober 2002Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 02/10/2002 pub. 09/10/2002 numac 2002002263 bron federale overheidsdienst personeel en organisatie Koninklijk besluit betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale overheidsdiensten sluiten betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale overheidsdiensten en de programmatorische federale overheidsdiensten;

Overwegende het koninklijk besluit van 22 februari 2017Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003368 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet tot wijziging van de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof sluiten1 houdende oprichting van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning;

Overwegende het koninklijk besluit van 15 mei 2022Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003368 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet tot wijziging van de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof sluiten2 betreffende de organisatiebeheersing binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht, en tot wijziging van de koninklijk besluiten van 4 mei 2016 tot oprichting van de Federale Interneauditdienst en van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de Federale Overheid;

Op de voordracht van de Minister van Justitie en van de Staatssecretaris voor Begroting en op het advies van Onze in Raad vergaderde Ministers, Hebben Wij besloten en besluiten Wij : TITEL 1. - Algemene bepalingen HOOFDSTUK 1. - Terminologie

Artikel 1.Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder: 1° de Wet: de wet van 22 mei 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003368 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet tot wijziging van de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof sluiten houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat;2° verantwoordelijk en verantwoordelijkheid: Voor de actoren opgenomen in dit besluit is voor de personeelsleden in dienst van openbare rechtspersonen, wier toestand statutair geregeld is, de wet van 10 februari 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 10/02/2003 pub. 27/02/2003 numac 2003002035 bron federale overheidsdienst personeel en organisatie Wet betreffende de aansprakelijkheid van en voor personeelsleden in dienst van openbare rechtspersonen sluiten betreffende de dienaangaand aansprakelijkheid van en voor personeelsleden in dienst van openbare rechtspersonen van toepassing.Voor de niet statutair geregelde personeelsleden in dienst van openbare rechtspersonen is, in deze, de wet van 3 juli 1978Relevante gevonden documenten type wet prom. 03/07/1978 pub. 03/07/2008 numac 2008000527 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de arbeidsovereenkomsten type wet prom. 03/07/1978 pub. 12/03/2009 numac 2009000158 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de arbeidsovereenkomsten sluiten betreffende de arbeidsovereenkomsten van toepassing; 3° dienst(en): de diensten van de federale staat zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, 1° tot 4° van de Wet;4° het algemeen bestuur: de diensten bedoeld in artikel 2, eerste lid, 1° van de Wet;5° de instellingen: de diensten bedoeld in artikel 2, eerste lid, 2° tot 4° van de Wet;6° de financieel verantwoordelijke van een dienst: het gaat ofwel om de persoon die is aangesteld als functioneel directeur van een stafdienst Begroting en Beheerscontrole overeenkomstig het koninklijk besluit van 2 oktober 2002Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 02/10/2002 pub. 09/10/2002 numac 2002002263 bron federale overheidsdienst personeel en organisatie Koninklijk besluit betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale overheidsdiensten sluiten betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale overheidsdiensten en de programmatorische federale overheidsdiensten, ofwel om de persoon die, binnen een dienst bedoeld in artikel 2 van de Wet die op dat ogenblik geen functioneel directeur van een stafdienst Begroting en Beheerscontrole heeft, verantwoordelijk is voor het begrotings-, het financiële en het boekhoudkundige beheer;7° de leidinggevende van de dienst: de hoogste administratief verantwoordelijke van een dienst;8° een prestatie: zowel de uitvoering van een werk, de levering van een goed of dienst;9° de Minister van Begroting: de Minister tot wiens bevoegdheid de Begroting behoort;10° de boekhouder : een persoon die de boekhouding verzorgt voor een of meerdere diensten/instellingen;11° de inning: het verkrijgen, zonder enige invordering, van verschuldigde gelden met betrekking tot een vastgesteld recht;12° de invordering: het proces van het nemen van de invorderingsmaatregelen waarover de Algemene Administratie van de Inning en de Invordering beschikt wanneer de belastingsschuldige zijn schuld niet betaalt op de voorziene vervaldatum;13° (de) organisatiebeheersing: het geïntegreerd proces in de zin van het koninklijk besluit van 15 mei 2022Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003368 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet tot wijziging van de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof sluiten2 betreffende de organisatiebeheersing binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht, en tot wijziging van de koninklijk besluiten van 4 mei 2016 tot oprichting van de Federale Interneauditdienst en van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de Federale Overheid;14° het beginsel van goed financieel beheer: hier onder wordt verstaan dat alle uitgaven conform de beginselen van zuinigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid worden aangewend binnen de budgettair vastgelegde grenzen, alsook dat alle ontvangsten volgens deze principes worden gerealiseerd.Hierbij is het nodig om toe te zien dat de verwerking in de boekhouden van alle ontvangsten en uitgaven zonder uitstel op een juiste, getrouwe, volledige, en naar tijdsorde ingeschreven manier gebeurt. HOOFDSTUK 2. - Toepassingsgebied

Art. 2.Dit besluit is van toepassing op de diensten.

Hoofdstuk 5 van Titel II, die betrekking heeft op de controle op de vastlegging van de uitgaven, is enkel van toepassing op de diensten van het algemeen bestuur. HOOFDSTUK 3. - Algemeen

Art. 3.§ 1. De boekhouding moet worden gevoerd op basis van de beginselen van het goed financieel beheer.

De begroting en de boekhouding worden opgesteld, uitgevoerd en er wordt rekening en verantwoording afgelegd met inachtneming van het transparantiebeginsel. § 2. Onverminderd de wet- en regelgeving betreffende de melding van onwettigheden of onregelmatigheden en veronderstelde integriteitsschendingen in de federale administratieve overheden, indien een in Titel II van dit besluit vermelde actor onregelmatigheden of onwettigheden in de boekhoudings- en begrotingsverrichtingen vermoedt of vaststelt, alsook met betrekking tot de uitvoering van een goed financieel beheer in dit kader, informeert hij onmiddellijk, schriftelijk, de financieel verantwoordelijke van de dienst en, zo deze laatste erbij betrokken is, informeert hij op een identieke wijze de voorzitter van het directiecomité of de leidinggevende van de dienst en, zo deze laatste erbij betrokken is, informeert hij op een identieke wijze de primaire ordonnateur. § 3. Elke in dit besluit opgenomen actor dient de verantwoordingsstukken, die als basis hebben gediend voor een boekhoudkundige verrichting, ter beschikking te stellen van de boekhouder ofwel, met het schriftelijk akkoord van de financieel verantwoordelijke van de dienst of van een door hem aangewezen persoon, zelf te bewaren met behoud van de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de toegankelijkheid en de leesbaarheid van de gegevens.

Art. 4.Onderhavig besluit is van toepassing op de hierin opgenomen actoren, onverminderd de eventuele taken en verantwoordelijkheden van andere actoren, zoals de interne en externe auditoren en de revisoren, die niet in dit besluit zijn opgenomen.

TITEL II. - De actoren HOOFDSTUK 1. - De ordonnateur

Art. 5.§ 1. De Minister is de primaire ordonnateur voor de diensten vermeld in artikel 2, eerste lid, 1°, 2° en 3 a) van de Wet, die onder zijn hiërarchisch gezag staan. § 2. Voor de instellingen bedoeld in artikel 2, eerste lid, 3° b) en 4° is de primaire ordonnateur het orgaan met een gelijkwaardige bevoegdheid als de in § 1 bedoelde Minister of de Minister zelf.

Art. 6.De primaire ordonnateur kan de hem toegewezen bevoegdheden delegeren aan een secundaire ordonnateur.

De functie van secundaire ordonnateur kan worden uitgeoefend door de leidinggevende van de dienst.

In de instellingen bedoeld in artikel 2, eerste lid, 3° b en 4° is de leidinggevende van de dienst de secundaire ordonnateur.

De secundaire ordonnateur kan de hem toegewezen bevoegdheden delegeren of subdelegeren.

Een ordonnateur kan, zo nodig, optreden in naam en/of voor rekening van een derde, voor dewelke de federale Staat gemachtigd is op te treden op basis van een overeenkomst of verdrag.

Art. 7.§ 1. Elk delegatie- of subdelegatiebesluit wordt opgesteld door middel van een ministerieel besluit voor de diensten bedoeld in artikel 2, eerste lid, 1°, 2°, 3° a) en 4° van de Wet of op basis van een beslissing genomen door het beheersorgaan van de diensten bedoeld in artikel 2, eerste lid, 3° b) van de Wet en gelijkgestelde diensten.

De lijst van de houders van deze delegaties en subdelegaties en elke wijziging eraan worden onverwijld meegedeeld aan de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning en aan het Rekenhof.

Het besluit of de beslissing bepaalt voor elke delegatie of subdelegatie minimaal: - haar toepassingsgebied; - haar aard; - haar grenzen; - haar verantwoordingsaflegging.

Met toepassingsgebied worden de personeelsleden, functies, besturen, diensten en directies bedoeld die onderworpen zijn aan het delegatie- of subdelegatiebesluit.

Onder aard wordt verstaan het voorwerp van de in termen van volmachten en handtekening verleende delegatie.

Onder grenzen wordt verstaan de opsomming van de drempels die per uitgaven- of ontvangstencategorie dienen te worden gerespecteerd, evenals de termijnen waarbinnen verbintenissen mogen worden afgesloten.

Onder verantwoordingsaflegging wordt verstaan aan wie, onder welke vorm, en met welke frequentie er informatie, gegevens, inlichtingen en toelichtingen dienen gegeven te worden. § 2. De gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateurs mogen enkel handelen binnen de grenzen vastgesteld door de delegatie- of subdelegatiebesluiten.

Art. 8.In elke beleidscel kan de functionele Minister of Staatssecretaris een gedelegeerde ordonnateur aanstellen onder de leden ervan.

Art. 9.De onverenigbaarheden tussen de verschillende functies moeten in acht worden genomen in het kader van de bevoegdheidsdelegaties aan de secundaire, de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateurs.

Art. 10.Wanneer een secundaire, gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateur van oordeel is dat een beslissing die hem wordt opgelegd ingaat tegen de wettelijke of reglementaire bepalingen, of als hijzelf noch de diensten die van hem afhangen over de nodige informatie beschikken om deze beslissing uit te voeren, stuurt hij deze terug naar de delegerende autoriteit aangevuld met de redenen van onmogelijkheid van uitvoering. Afdeling 1. - Algemene verrichtingen

Art. 11.Elke ordonnateur is, binnen de grenzen van zijn, al dan niet ge(sub)delegeerde, bevoegdheid, minstens verantwoordelijk voor de volgende taken: § 1. Algemene taken: 1° de implementatie en het optimaliseren van de interne controle/organisatiebeheersing binnen de dienst(en) die onder zijn bevoegdheid vallen en het nemen en uitvoeren van de nodige maatregelen die een goed financieel beheer en de continuïteit van de dienst verzekeren;2° het nemen van de nodige maatregelen, die niet specifiek in dit besluit zijn opgenomen, om een adequate functiescheiding binnen zijn dienst te realiseren, dit zonder afbreuk te doen aan de bepalingen opgenomen in dit besluit;3° het adequaat toezicht op de verrichtingen die hij delegeert en het nemen van de nodige maatregelen opdat deze verrichtingen correct en tijdig worden uitgevoerd;4° de opvolging van de aangegane juridische verbintenissen en hun boekhoudkundige en budgettaire gevolgen;5° het ter beschikking stellen van alle verantwoordingsstukken en bescheiden aan de boekhouder opdat deze de hem toegewezen registraties in de desbetreffende boekhoudingen zou kunnen verrichten en vervolgens de betreffende stukken en bescheiden zou kunnen bewaren;6° de globale verantwoordelijkheid in vermogensrechtelijke zaken, met inbegrip van de fysieke inventaris. § 2. Ontvangstverrichtingen: 1° de aanmaak van de schuldvorderingen, facturen en de ermee verbonden creditnota's die de dienst uitgeeft;2° het vaststellen van de rechten inzake ontvangsten en de volledigheid en juistheid van de vastgestelde rechten inzake ontvangsten, overeenkomstig de hem beschikbare gegevens en de geldende wet- en regelgeving;3° het zonder uitstel nemen van de nodige maatregelen om nog niet geregistreerde vastgestelde rechten inzake ontvangsten, waarvan hij kennis heeft, te registreren in het boekhoudsysteem van zijn dienst;4° het beheer van de ontvangsten volgens de principes van goed financieel beheer en overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen;5° het verrichten van een adequate ex ante controle op de regelmatigheid, de conformiteit met de wettelijke en reglementaire bepalingen, de volledigheid en de kwaliteit van de hem voorgelegde dossiers en verrichtingen in het kader van het vaststellen van de rechten inzake ontvangsten en de boekhoudkundige elementen in dit kader;6° het inbaar en/of invorderbaar stellen van de vastgestelde rechten inzake ontvangsten. § 3. Uitgavenverrichtingen: 1° a) het sluiten van een overheidsopdracht, een concessieovereenkomst en elke andere juridische verbintenis waardoor de federale Staat of een derde voor wie de federale staat gemachtigd is op te treden, wordt verbonden;b) elke verrichting en in het kader van de uitvoering van overheidsopdrachten, concessieovereenkomsten en elke andere juridische verbintenis die een uitgave kan impliceren of ermee verband houdt;2° het beheer van de uitgaven volgens de principes van goed financieel beheer en overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen;3° het (laten) verrichten van de feitelijke vaststellingen van de prestatie in kwantiteit en kwaliteit en het (laten) nagaan of de prestatie in overeenstemming is met de juridische verbintenis en de in het bestek voorziene leveringsformaliteiten;4° het opvolgen van de ontvangst van werken en van de leveringen van goederen en diensten;5° voor de diensten van het algemeen bestuur het verrichten van een adequate ex ante controle op de regelmatigheid, de conformiteit met de wettelijke en reglementaire bepalingen, de volledigheid, de kwaliteit en de opportuniteit van de hem voorgelegde dossiers en verrichtingen in het kader van de voorbereiding van de boekhoudkundige en juridische vastlegging. Afdeling 2. - Vereffeningsverrichtingen en verrichtingen voor de

betaalbaarstelling

Art. 12.De ordonnateur is belast met de controle op en de aanvaarding van de schuldvordering uit hoofde van de aangegane juridische verbintenissen en de geregistreerde ontvangen prestatie(s)/levering(en) dienaangaande.

Art. 13.De ordonnateur stelt het onbetwist verschuldigd gedeelte van de schuld vast.

Art. 14.Wanneer het bedrag van de door de ordonnateur vastgestelde schuld niet in overeenstemming is met de door de schuldeiser opgemaakte vordering, stelt de ordonnateur het onbetwistbaar verschuldigd gedeelte vast en deelt hij dit, met de nodige toelichting, mee aan de schuldeiser.

Art. 15.De ordonnateur moet elke schuld vereffenen waarvan de voorwaarden van het vastgesteld recht, zoals bepaald in artikel 8 van de Wet, vervuld zijn.

Art. 16.Een vastgesteld recht in uitgave kan slechts betaalbaar worden gesteld indien het door de ordonnateur is vrijgegeven.

Art. 17.De ordonnateur stelt de schuld - vastgesteld recht inzake uitgave - betaalbaar, en maakt deze over aan de bevoegde rekenplichtige.

Art. 18.De ordonnateur blokkeert de betaalbaarstelling in de gevallen waarin er tegen de betaling een specifieke procedure de betaling verhindert of wanneer er onduidelijkheid bestaat aan wie de betaling, geheel of gedeeltelijk, dient te gebeuren, of wanneer er onvoldoende vereffeningskredieten zijn.

Hij neemt de nodige stappen om de vrijgave van de geblokkeerde betaalbaarstellingen te bespoedigen. HOOFDSTUK 2. - De leidinggevende van de dienst

Art. 19.De leidinggevende van de dienst is: - de secundaire ordonnateur, voor zover de primaire ordonnateur de hem toegewezen bevoegdheden heeft gedelegeerd overeenkomstig artikel 6 van dit besluit; - verantwoordelijk voor de leiding over en de coördinatie van de taken tussen de financieel verantwoordelijke van de dienst en de verschillende ordonnateurs van de dienst; - verantwoordelijk voor de uitbouw en het realiseren van een op elkaar afgestemde adequate interne controle/organisatiebeheersing door de ordonnateurs en de financieel verantwoordelijke van de dienst.

Art. 20.De leidinggevende van elke dienst van het algemeen bestuur heeft de eindverantwoordelijkheid voor het ter beschikking stellen aan de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning van alle boekhoudkundige verrichtingen en gegevens in de algemene en budgettaire boekhouding.

Art. 21.De leidinggevende van elke instelling staat in voor de opmaak van de algemene rekening van de dienst.

Art. 22.De leidinggevende van de dienst en de financieel verantwoordelijke van de dienst maken de algemene rekening van de dienst over aan de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning, voor de in de Wet vastgestelde datum van overzending van de rekeningen en bezorgt deze de nodige boekhoudkundige gegevens zodat hij de vereiste reconciliaties en consolidaties kan uitvoeren.

Deze rekening wordt ondertekend door de leidinggevende van de dienst en de financieel verantwoordelijke van de dienst en wordt voorzien van de vermelding: "Wij, ondergetekenden, verklaren dat de boekhoudkundige en budgettaire rekeningen juist, betrouwbaar, volledig en regelmatig zijn, dat de geldende administratieve, begrotings- en boekhoudregels nageleefd werden en dat ze een getrouw beeld geven van de dienst/instelling." HOOFDSTUK 3. - De financieel verantwoordelijke van de dienst

Art. 23.De financieel verantwoordelijke van de dienst treedt op als het hoofd van de boekhouder(s) en: - draagt de eindverantwoordelijkheden betreffende de correcte uitvoering van de taken van de boekhouders van zijn dienst(en);

Hierbij wordt echter geen afbreuk gedaan aan de aansprakelijkheid die rust op de boekhouders aangesteld overeenkomstig de wet van 10 februari 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 10/02/2003 pub. 27/02/2003 numac 2003002035 bron federale overheidsdienst personeel en organisatie Wet betreffende de aansprakelijkheid van en voor personeelsleden in dienst van openbare rechtspersonen sluiten betreffende de aansprakelijkheid van en voor personeelsleden in dienst van openbare rechtspersonen. - staat in voor de implementatie en het optimaliseren van het proces van de interne controle/organisatiebeheersing binnen de diensten die onder zijn bevoegdheid vallen en van de financiële, boekhoudkundige en budgettaire processen van de dienst en het nemen en uitvoeren van de nodige maatregelen die een goed financieel beheer en de continuïteit van de dienst verzekeren.

Art. 24.§ 1. De financieel verantwoordelijke van de dienst maakt een voorstel van begroting op voor zijn dienst, dit in overleg met de leidinggevende van de dienst en de aangestelde ordonnateurs van de dienst en overeenkomstig de richtlijnen van de Minister van Begroting.

Hij rapporteert regelmatig aan de leidinggevende van de dienst en/of aan het beheersorgaan over de uitvoering van de begroting en de toestand van de rekeningen. § 2. Hij staat in voor de betrouwbaarheid van de verslaggeving. In dit kader staat hij in voor: - de financiële, boekhoudkundige en budgettaire verslaggeving, zodat de periodieke verslagen in overeenstemming zijn met de geldende boekhoudreglementering; - de regelmatige opvolging en controle van de financiële stromen binnen zijn dienst; - de opmaak en het uitvoeren van procedures voor de reconciliatie van de financiële, boekhoudkundige en budgettaire transacties en de opvolging ervan; - het rapporteren aan het directiecomité, de Raad van Bestuur of het beheersorgaan van zijn dienst, over de maatregelen genomen op basis van het jaarverslag voorzien in de regelgeving betreffende de interne controle/organisatiebeheersing, van de toelichting van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning bedoeld in artikel 44 van dit besluit en van de rapporten van de interne en externe auditors; - het nazicht en het verbeteren van anomalieën in de door de boekhouder opgemaakte rekeningen opdat deze rekeningen met de nodige toelichting van de financieel verantwoordelijke van de dienst aan het directiecomité, de Raad van Bestuur of het beheersorgaan van de dienst zouden kunnen voorgelegd worden.

Art. 25.§ 1. De financieel verantwoordelijke van de dienst houdt toezicht op het zonder uitstel, juist, getrouw, volledig en naar tijdsorde verwerken van de financiële, boekhoudkundige en begrotingsverrichtingen overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen. § 2. Indien hij binnen zijn dienst of bij de verrichtingen van de personen die tot zijn dienst behoren onregelmatigheden - zijnde handelingen die afwijken van de in § 1 van dit artikel vermelde verrichtingen en/of die een goed financieel beheer schaden of kunnen schaden - vaststelt, neemt hij onmiddellijk de nodige correctieve maatregelen om deze onregelmatigheden te herstellen en deze in de toekomst te vermijden. § 3. Wanneer hij kennis krijgt van onregelmatigheden - zijnde handelingen die afwijken van de in § 1 van dit artikel vermelde verrichtingen en/of die een goed financieel beheer schaden of kunnen schaden - binnen andere diensten dan die vermeld onder § 2, maar deel uitmakend van de dienst bedoeld in artikel 2 van de Wet, neemt hij onmiddellijk contact op met de bevoegde ordonnateur om de onregelmatigheden te laten corrigeren en geeft hij aanbevelingen om deze in de toekomst te vermijden.

De bevoegde ordonnateur informeert zonder uitstel de financieel verantwoordelijke van de dienst over de uitgevoerde correctieboekingen en de genomen maatregelen om ervoor te zorgen dat de onregelmatigheden zich in de toekomst niet meer voordoen.

Indien de financieel verantwoordelijke van de dienst niet geïnformeerd wordt over de in het vorige lid uitgevoerde correctieboekingen en maatregelen zal hij de leidinggevende van de dienst hiervan op de hoogte brengen opdat de nodige maatregelen alsnog worden ondernomen.

Bij ontstentenis van maatregelen brengt de financieel verantwoordelijke van de dienst deze informatie onder de aandacht van de Minister van Begroting. § 4. Zodra de financieel verantwoordelijke van de diensten, in het bijzonder zij die gebruik maken van een door de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning (FOD BOSA) aangeboden boekhoudsysteem, door de FOD BOSA of door een derde in kennis wordt gesteld van in zijn dienst(en) vastgestelde boekhoudkundige onregelmatigheden, geeft hij de betrokken personen passende instructies om deze fouten te corrigeren en neemt hij de nodige maatregelen om deze in de toekomst te vermijden. § 5. De financieel verantwoordelijke van een dienst maakt de nodige verslagen met betrekking tot de algemene en budgettaire boekhouding en de desbetreffende verrichtingen over aan de Minister van Begroting en aan de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning overeenkomstig de door deze laatsten vastgestelde modaliteiten. HOOFDSTUK 4. - De boekhouder

Art. 26.De boekhouder maakt functioneel deel uit van de stafdienst Begroting en Beheerscontrole van een dienst van het algemeen bestuur of van de financiële dienst van een instelling of van een dienst van het algemeen bestuur die geen stafdienst Begroting en Beheerscontrole heeft, en voert zijn taken uit onder de functionele verantwoordelijkheid van de financieel verantwoordelijke van de dienst.

In de gevallen waarin de diensten het voeren van hun boekhouding externaliseren ligt de verantwoordelijkheid voor de verrichtingen bij de financieel verantwoordelijke van de dienst.

De boekhoudkundige verrichtingen

Art. 27.De boekhouder: - voert zijn boekhoudingen overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen inzake de boekhoudkundige verwerking en rapportering van gegevens, in het bijzonder deze opgenomen in de Wet, en de eraan verbonden andere uitvoeringsbesluiten; - Hij kan zich aanvullend beroepen op de adviezen van de Commissie voor de openbare comptabiliteit, of de boekhoudkundige richtlijnen van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning in het bijzonder deze van de Federale accountant; - is verantwoordelijk voor, en zorgt er voor, dat de boekhoudkundige rekeningen van zijn dienst zonder uitstel, juist, getrouw, volledig, en naar tijdsorde zijn gevoerd met inachtneming van de gebruikelijke regels van het dubbelboekhouden en dat zij een juist en getrouw beeld geven van het vermogen en de financiële toestand van de dienst; - registreert alle verantwoordingsstukken die hem worden voorgelegd en die betrekking hebben op verrichtingen, in de algemene en budgettaire boekhouding, met uitzondering van die stukken waarvan de registratie specifiek aan andere actoren werd toegewezen; - staat in voor het uitvoeren van de periodieke afsluitingen van de rekeningen en de opmaak van de rapporteringen in dit kader; - stelt de verschillende fiscale fiches, -lijsten en andere documenten op of laat die door de diensten van de PersoPoint of diensten die gelijkwaardige handelingen uitvoeren opstellen en maakt deze over of laat deze door de hiervoor vermelde diensten overmaken aan de bevoegde personen of diensten; - voert, voor het opmaken van de rekening van uitvoering van de begroting, de reconciliatie uit tussen de algemene boekhouding en de begrotingsboekhouding voor zijn dienst. De diensten van het algemeen bestuur kunnen zich laten bijstaan door de dienst Federale accountant van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning; - voert, voor zijn dienst, onder de verantwoordelijkheid van de financieel verantwoordelijke van de dienst, de reconciliatie van de boekhouding met de fysieke inventaris uit overeenkomstig de geldende wettelijke en reglementaire bepalingen.

Art. 28.§ 1. De boekhouder van de diensten bedoeld in artikel 2 van de Wet, maakt de algemene rekening van zijn dienst op. § 2. De boekhouder van een dienst bedoeld in artikel 2, eerste lid, 1° van de Wet maakt alle nodige elementen over aan de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning opdat deze laatste enerzijds zijn taken met betrekking tot de consolidaties en de opmaak van de algemene rekening van het algemeen bestuur zou kunnen uitvoeren en anderzijds de jaarrekening van de federale staat zou kunnen opmaken, zodat de Minister van Begroting vervolgens uitvoering zou kunnen geven aan de artikelen 72 en 110 van de Wet.

Art. 29.De boekhouder coördineert en houdt toezicht op de bewaring van alle verantwoordingsstukken die als basis hebben gediend voor de boekhoudkundige verrichtingen.

De bewaring moet gebeuren op een drager die zowel de onveranderlijkheid als de toegankelijkheid en leesbaarheid van de gegevens verzekert gedurende de volledige bewaartermijn en, in dit kader, ook de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud waarborgt. HOOFDSTUK 5. - De controleur van de vastleggingen

Art. 30.De controleurs van de vastleggingen behoren tot de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning.

Ze worden aangesteld overeenkomstig de bepalingen van artikel 9, tweede lid, van de programmawet van 22 december 2008Relevante gevonden documenten type programmawet prom. 22/12/2008 pub. 29/12/2008 numac 2008021120 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Programmawet sluiten.

Art. 31.De controleur van de vastleggingen weigert zijn visum tot vastlegging en tot vereffening wanneer: 1°. het vastleggings- en/of vereffeningskrediet onvoldoende is, behalve indien de Ministerraad de vastlegging en/of de vereffening heeft toegestaan overeenkomstig de procedure voorzien door artikel 70 van de Wet; 2°. de uitgave niet wordt aangerekend op de correcte basisallocatie van de begroting; 3°. de aanrekening niet adequaat wordt uitgevoerd in de algemene boekhouding overeenkomstig het koninklijk besluit van 10 november 2009Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 04/12/2009 numac 2009014308 bron federale overheidsdienst mobiliteit en vervoer Koninklijk besluit tot toewijzing van een subsidie van 4.527.103,91 EUR in 2009 aan de Maatschappij voor het Intercommunaal Vervoer te Brussel in toepassing van bijakte nr. 10 van het Samenwerkingsakkoord van 15 september 1993 tussen de Federale Staat en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, betreffende bepaalde initiatieven bestemd om de internationale rol en de functie van hoofdstad van Brussel te bevorderen type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 03/03/2011 numac 2011003062 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole Koninklijk besluit houdende vaststelling van het boekhoudplan van toepassing op de federale Staat en op de gemeenschappen, de gewesten en de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie. - 2e erratum type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 16/12/2009 numac 2009204931 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit waarbij algemeen verbindend wordt verklaard de collectieve arbeidsovereenkomst van 12 maart 2008, gesloten in het Paritair Comité voor het hotelbedrijf, betreffende een bijzondere vergoeding voor arbeiders in geval van gebrek aan werk wegens economische oorzaken type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204915 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling, voor sommige ondernemingen gelegen op het grondgebied van La Louvière en die onder het Paritair Comité voor het ceramiekbedrijf ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 10/12/2009 numac 2009014296 bron federale overheidsdienst mobiliteit en vervoer Koninklijk besluit waarbij de Staat wordt gemachtigd om onroerende goederen aan de naamloze vennootschap van privaat recht « The Brussels Airport Company » te verkopen type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204844 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling voor de ondernemingen van vervaardiging van cabines voor machines voor burgerlijke bouwkunde en landbouwmachines, gelegen in Sombreffe en die onder het Paritair Comité voor de metaal-, machine- en elektrische bouw ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 17/11/2009 numac 2009003421 bron federale overheidsdienst financien Koninklijk besluit houdende ontslag en benoeming van een lid van de raad van bestuur van de naamloze vennootschap van publiek recht Nationale Loterij type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204937 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling, voor de ondernemingen met als activiteit de fabricatie, het monteren, het testen en dit zowel voor eigen rekening als voor rekening van derden, van onder andere mechanische, fijn mechanische en hydraulische onderdelen, gelegen in de industriële zone De Arend, te Zedelgem, en die onder het Paritair Comité voor de metaal-, machine- en elektrische bouw ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 25/11/2009 numac 2009204720 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling, voor de ondernemingen met als activiteit productie en commercialisering van industriële machines en apparatuur in roestvrij staal voor de behandeling van voedingsproducten, gelegen op het grondgebied van Zedelgem en die onder het Paritair Comité voor de metaal-, machine- en elektrische bouw ressorteren, van de voorwaarden waaronder het gebrek aan werk wegens economische oorzaken de uitvoering van de arbeidsovereenkomst voor werklieden schorst (1) type koninklijk besluit prom. 10/11/2009 pub. 17/11/2009 numac 2009018457 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Koninklijk besluit tot uitvoering van artikel 3, 5°, van de wet van 16 oktober 2009 die machtigingen verleent aan de Koning in geval van een griepepidemie of -pandemie sluiten tot vaststelling van het boekhoudplan van toepassing op de federale Staat en op de gemeenschappen, de gewesten en de gemeenschappelijke gemeenschapscommissie; 4° er een onregelmatigheid inzake een overheidsopdracht wordt vastgesteld; 5°. de adviezen en akkoorden nodig voor de boekhoudkundige en/of juridische vastlegging niet werden verkregen.

Art. 32.In het begin van elk boekjaar keurt de controleur van de vastleggingen de boekhoudkundige vastlegging goed van de tijdens het begrotingsjaar opeisbare sommen voor de recurrente verbintenissen.

Art. 33.De praktische modaliteiten voor het verkrijgen, wijzigen of afschaffen van het visum van de controleur van de vastleggingen worden vastgesteld door de Minister van Begroting.

Art. 34.Wanneer de controleur van de vastleggingen de vereffeningen viseert, gaat hij na of de uitgave het bedrag van de vooraf aangegane boekhoudkundige vastlegging,waarop zij betrekking heeft, niet overschrijdt.

Als de vereffening niet het voorwerp uitmaakt van een voorafgaande boekhoudkundige vastlegging overeenkomstig artikel 24 van de Wet gaat de controleur van de vastleggingen eveneens na of deze uitgave verricht kon worden in overeenstemming met deze bepaling en wordt er een gelijktijdige visum tot vastlegging en tot vereffening geboekt.

Art. 35.Worden regelmatig meegedeeld aan de controleurs van de vastleggingen: 1°. de opmerkingen van het Rekenhof en de antwoorden op deze opmerkingen; 2° de wijzigingen aan de aanrekeningen die hij heeft uitgevoerd; 3°. de herverdelingsbulletins in toepassing van artikel 52 van de Wet; 4°. de verhogingen van het vastleggings- en het vereffeningsplafond van de begrotingsfondsen bedoeld in artikel 62 van de Wet. HOOFDSTUK 6. - De aan de rechtsmacht van het Rekenhof onderworpen rekenplichtige Afdeling 1. - De rekenplichtige

Art. 36.De aan de rechtsmacht van het Rekenhof onderworpen rekenplichtigen dienen de wettelijke en reglementaire bepalingen op te volgen, in het bijzonder deze opgenomen in het koninklijk besluit genomen in uitvoering van artikel 37 van de Wet.

Art. 37.Zij voeren de in hun benoemingsbesluit vermelde handelingen uit met betrekking tot de in hun schrifturen opgenomen vastgestelde rechten.

Art. 38.Elke betaling van een dienst van het algemeen bestuur dient te gebeuren door tussenkomst van een aan de rechtsmacht van het Rekenhof onderworpen rekenplichtige. Afdeling 2. - De centraliserende rekenplichtige of de bevoegde persoon

voor de gecentraliseerde betalingen

Art. 39.De betalingen van de diensten van het algemeen bestuur dienen te gebeuren door de centraliserende rekenplichtige en dit in overeenstemming met artikel 68 van dit besluit, met uitzondering van de betalingen die kaderen binnen de opdracht van de specifiek aangestelde rekenplichtige.

De betalingen bij de instellingen kunnen enkel gebeuren door een daartoe bevoegde persoon, voor zover hij beschikt over de nodige machtiging(en) van het beheersorgaan of de leidinggevende van de dienst. HOOFDSTUK 7. - De Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning

Art. 40.De Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning staat in voor het onderhoud en het beheer van de boekhoudsystemen die hij aan de diensten ter beschikking stelt.

Art. 41.De Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning houdt er toezicht op dat de jaarrekening en de rekening van de uitvoering van de begroting tijdig worden overgemaakt door de leidinggevende van elke dienst zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, 2° -4° van de Wet en dat de leidinggevenden van de diensten van het algemeen bestuur hem alle nodige boekhoudkundige gegevens, om de jaarrekening te kunnen opmaken, ter beschikking stellen.

Art. 42.De Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning dient de wettelijke en reglementaire bepalingen bedoeld in artikel 27 van dit besluit na te leven.

De Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning is verantwoordeljk voor de consolidatie enerzijds voor het algemeen bestuur in de zin van artikel 72 van de Wet en anderzijds voor de federale Staat in de zin van artikel 110 van de Wet en maakt deze zonder uitstel over aan de Minister van Begroting die ze op zijn beurt overmaakt aan de bevoegde instanties overeenkomstig de wettelijke bepalingen.

Art. 43.De Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning kan steekproeven uitvoeren op de boekingen en de gegevens van de diensten van het algemeen bestuur, die gebruik maken van het boekhoudsysteem die hij beheert, met als doel de kwaliteit van de gegevens na te gaan.

Bij het vaststellen van vergissingen licht hij zonder uitstel de financieel verantwoordelijke van de betrokken dienst en de leidinggevende van de dienst in.

Art. 44.De Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning maakt jaarlijks een door de leidinggevende van de dienst en de Federale accountant ondertekende bevestigingsbrief over aan het Rekenhof. Deze heeft betrekking op de consolidatie van de algemene rekening van het algemeen bestuur en de jaarrekening van de federale Staat.

De rekeningen moeten een juist en getrouw beeld te geven van de budgettaire-, balans-, operationele- en financiële toestand van het algemeen bestuur of van de federale Staat of van de betrokken instelling, en in voorkomend geval vergezeld te zijn van een toelichting.

Art. 45.De Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning biedt ondersteuning aan de verschillende diensten bedoeld in artikel 2, eerste lid, 1° van de Wet wat betreft het gebruik van het boekhoudsysteem dat binnen deze Federale Overheidsdienst en in het bijzonder in de dienst Federale Accountant en Procurement beheerd en gecentraliseerd wordt.

Deze ondersteuning kan met akkoord van de Minister van Begroting uitgebreid worden tot andere diensten bedoeld in artikel 2 van de Wet.

TITEL III. - De organisatie van de boekhoudkundige en begrotingsverrichtingen HOOFDSTUK 1. - De organisatie van de boekhoudkundige verrichtingen

Art. 46.§ 1. Vóór de consolidatie wordt er een reconciliatie verricht tussen: 1° de algemene rekeningen en de begrotingsrekeningen in de algemene boekhouding;2° de begrotingsrekeningen van de algemene boekhouding en de begrotingsartikelen van de budgettaire boekhouding. § 2. De geconsolideerde jaarrekening van de federale staat is samengesteld uit: - de rekeningen van het algemeen bestuur, die op hun beurt zijn samengesteld uit de rekeningen van de diensten waaruit hij bestaat; - de rekeningen van elke administratieve dienst met boekhoudkundige autonomie; - de rekeningen van elke administratieve openbare instelling; - de rekeningen van elk staatsbedrijf; - de rekeningen van de gelijkgestelde instellingen.

De rekeningen van diensten die door het Instituut voor de Nationale Rekeningen niet bij de centrale overheid zijn ingedeeld, d.w.z. code S1311, blijven bij de consolidatie buiten beschouwing. § 3. Overeenkomstig de boekhoudkundige praktijken, regelgeving en normen dient de toelichting bij de jaarrekening alle noodzakelijke gegevens te bevatten om, een derde, een juist en getrouw beeld te geven van de jaarrekening van de dienst/instelling of van de federale Staat. § 4. Alle informatie betreffende gebeurtenissen die plaatshebben na het afsluiten van de rekeningen maar die het juiste en getrouwe beeld van de jaarrekening beïnvloedt, dient ook in de toelichting bij de jaarrekening te worden opgenomen.

De toelichting bij de jaarrekening bevat minstens een toelichting van de consolidatieregels en -methodes en een staat van de deelnemingen, overeenkomstig het koninklijk besluit van 29 april 2012Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003368 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet tot wijziging van de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof sluiten0 tot vaststelling van de aanvullende regels van voorstelling van de jaarrekening van de diensten van de federale Staat. § 5. Elke dienst bedoeld in artikel 2 van de Wet moet instaan voor de jaarrekening van zijn dienst en de rekening van uitvoering van begroting van zijn dienst. HOOFDSTUK 2. - De organisatie van de begrotingsverrichtingen Afdeling 1. - Ontvangstverrichtingen

Art. 47.Elke ontvangst omvat een voorwerp, de vaststelling van een recht, de comptabilisering van het recht, het inbaar en invorderbaar stellen, de inning en zo nodig de invordering.

Art. 48.Het voorwerp van een ontvangst kan ontstaan uit een wet of uit een handeling waarbij de ordonnateur ten aanzien van een derde een boekhoudkundige vordering creëert ten gunste van de betrokken dienst.

Art. 49.De vaststelling van een recht inzake ontvangsten is de handeling waarbij de ordonnateur vastelt dat de voorwaarden van artikel 8 van de Wet voldaan zijn.

Art. 50.De ordonnateur zorgt ervoor dat de door hem vastgestelde rechten in de boekhouding worden opgenomen.

Art. 51.Het inbaar en invorderbaar stellen van de ontvangsten is de handeling waarbij de ordonnateur de rekenplichtige, door de uitgifte van een innings- en/of invorderingsbevel opdraagt de door hem vastgestelde rechten te innen en/of in te vorderen.

Art. 52.De rekenplichtige geeft uitvoering aan het door de ordonnateur uitgegeven innings- en/of invorderingsbevel voor de door deze laatste vastgestelde rechten.

Art. 53.In de instellingen voert de boekhouder de handelingen inzake het inbaar en invorderbaar stellen van de ontvangsten uit.

Art. 54.Voor de invordering van een vastgesteld recht die worden overgemaakt aan de Algemene Administratie van Inning en Invordering van de FOD Financiën, kan de bevoegde ambtenaar van deze administratie, of zijn gemachtigde onbeperkt uitstel van de invordering verlenen conform de heersende wettelijke - en reglementaire bepalingen: 1° In dit verband wordt een verzoek om uitstel ingediend, met bewijskrachtige gestaafde elementen betreffende de situatie van de aanvrager, op grond waarvan de bovengenoemde bevoegde ambtenaar een beslissing neemt overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving;2° schuldvorderingen waarvoor alle invorderingsmaatregelen door de betrokken dienst werden genomen, maar die overeenkomstig de protocolovereenkomst met de algemene administratie van inning en invordering van de FOD Financiën niet aan hen mogen overgemaakt worden.

Art. 55.Met het oog op de invordering van niet-fiscale schuldvorderingen sluit de primaire ordonnateur of zijn gedelegeerde een protocolovereenkomst af met de bevoegde ambtenaar van de federale overheidsdienst financiën belast met de inning en de invordering van fiscale en niet-fiscale schuldvorderingen of zijn gedelegeerde.

Hierbij bepaalt deze laatste de voorwaarden inzake invordering, van de aan hem overgemaakte schuldvorderingen, de wijze van aanrekening van de betalingen en de eventuele vrijstelling van nalatiheidsintresten zo die mogelijkheid voorzien is in de betreffende wet en/of regelgeving.

Desgevallend en als de toestand van de schuldenaar dit wettigt, kan de ordonnateur, op basis van de nodige verantwoordingsstukken met hem een dading aangaan. Afdeling 2. - Uitgaveverrichtingen

Art. 56.Elke uitgave is het voorwerp van een boekhoudkundige vastlegging, het aangaan van een juridische verbintenis, een ontvangst van een prestatie, een ontvangst van een verantwoordingsstuk, een vereffening, het betaalbaar stellen en een betaling.

Art. 57.De boekhoudkundige vastlegging bestaat uit de boeking, in de desbetreffende boekhoudingen, ten laste van het vastleggingskrediet van de aangewezen basisallocatie of van de begrotingsrekening, van de bedragen die nodig zijn voor latere of gelijktijdige vereffeningen, met het oog op een nieuwe juridische verbintenis of op basis van een reeds genomen recurrente juridische verbintenis of, voor de instellingen, van de nodige bedragen om de ontstane of aangegane verplichtingen na te komen.

Art. 58.Vóór elke registratie van een boekhoudkundige vastlegging dient de bevoegde ordonnateur zich te vergewissen van de volgende punten en dient hij er zich akkoord mee te verklaren: 1° de beschikbaarheid van de kredieten;2° de conformiteit van de uitgave met de wettelijke en reglementaire bepalingen;3° de juistheid van de budgettaire aanrekening in de boekhoudingen. Dit gebeurt steeds in samenspraak met de financieel verantwoordelijke van de dienst.

Art. 59.De verrichting van de boekhoudkundige vastlegging is niet van toepassing voor de instellingen.

Art. 60.In het kader van dit besluit wordt onder het aangaan van een juridische verbintenis verstaan de handeling waarbij de ordonnateur een rechtsbetrekking tussen zijn dienst en een derde doet ontstaan of constateert die tot een recht ten laste van de begroting leidt of kan leiden.

Art. 61.Bij de juridische verbintenis vergewist de ordonnateur zich ervan dat er een boekhoudkundige vastlegging aan vooraf gegaan is overeenkomstig artikel 24 van de Wet.

Art. 62.Er wordt een uiterste uitvoeringsdatum bepaald voor de verbintenissen waarvan de gevolgen zich over meerdere jaren voordoen, evenals voor de overeenkomstige boekhoudkundige vastleggingen. Deze uiterste uitvoeringsdatum is niet van toepassing op de personeelsuitgaven.

Art. 63.Het ontvangen van een prestatie is de handeling waarbij de ordonnateur naziet of laat nazien op kwantitatief en kwalitatief vlak, als de prestaties overeenkomen met de aangegane juridische verbintenis, na de nodige controles voorzien in artikel 11, § 3 van dit besluit, om de gegevens betreffende de ontvangst te registreren in de boekhouding.

Art. 64.Het ontvangen van een verantwoordingsstuk is de handeling waarbij een verantwoordingsstuk met betrekking tot een aangegane juridische verbintenis wordt ontvangen door de dienst.

Elk ontvangen verantwoordingsstuk (schriftelijk of elektronisch) wordt bij ontvangst voorzien van een ontvangstdatum waarna het zonder uitstel, getrouw, volledig en naar tijdsorde door de boekhouder in de boekhouding wordt geregistreerd.

Art. 65.De vereffening van een uitgave is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur het bestaan nagaat van een ten gunste van derden vastgesteld recht dat in de algemene boekhouding is geboekt en, voor zover er een budgettaire impact is, op het vereffeningskrediet van de overeenstemmende basisallocatie, voor de diensten van het algemeen bestuur, of van de overeenstemmende begrotingsrekening, voor de instellingen, ten belope van het bedrag van het vastgestelde recht wordt aangerekend.

Art. 66.Het betaalbaar stellen van de uitgaven is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur de rekenplichtige of, voor de instellingen, de bevoegde persoon voor de gecentraliseerde betalingen opdraagt het bedrag van de door hem vereffende uitgave te betalen.

Art. 67.De betaling van de uitgaven wordt door de rekenplichtige of, voor de instellingen, door de bevoegde persoon voor de gecentraliseerde betalingen verricht. HOOFDSTUK 3. - De functiescheiding

Art. 68.De functies van ordonnateur, de financieel verantwoordelijke van de dienst met zijn boekhouder(s), (centraliserend) rekenplichtige en de bevoegde persoon voor de gecentraliseerde betalingen zijn gescheiden en onderling onverenigbaar.

Art. 69.De functie van leidinggevende van de dienst is onverenigbaar met de functies van financieel verantwoordelijke van de dienst, van boekhouder en van (centraliserend) rekenplichtige.

De functie van controleur van de vastleggingen is onverenigbaar met alle andere functies opgenomen in dit besluit.

Art. 70.De functiescheiding moet permanent zijn en de diensten dienen zich in dit kader te organiseren.

Waar, wegens de omvang van de dienst, de functies niet kunnen uitgevoerd worden door minstens drie afzonderlijke personen, worden interne controle/organisatiebeheersing maatregelen ingesteld om te vermijden dat de financiële risico's geconcentreerd worden bij één van deze personen.

Art. 71.Bij afwezigheid of verhindering van korte duur van een actor wordt door de leidinggevende van de dienst of zijn gedelegeerde een waarnemende actor aangeduid.

Bij afwezigheid of verhindering van lange duur van een actor, zijnde voor een periode van minstens drie maanden, of indien een actor onverwacht in de onmogelijkheid verkeert zijn functie uit te oefenen, stelt de primaire ordonnateur of de leidinggevende van de dienst, een plaatsvervangende actor aan.

TITEL IV. - Overgangs- en slotbepalingen

Art. 72.De minister bevoegd voor Begroting wordt belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 20 maart 2023.

FILIP Van Koningswege : De Minister van Justitie, V. VAN QUICKENBORNE De Staatssecretaris van Begroting, A. BERTRAND