17 AUGUSTUS 2007. - Koninklijk besluit betreffende de interne auditactiviteiten binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht

VERSLAG AAN DE KONING Sire, Het besluit dat wij de eer hebben ter handtekening aan U voor te leggen vloeit voort uit de nota « Voor een totale beheersing van de risico's in de FOD's en POD's ». Deze nota werd voorgesteld door de Minister van Begroting en goedgekeurd door de Ministerraad op 30 juni 2006.

Het ligt in de lijn van de koninklijke besluiten van 7 november 2000 houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst en van 26 mei 2002 betreffende het intern controlesysteem binnen de federale overheidsdiensten. Net als deze besluiten en in overeenstemming met de principes uit de Copernicushervorming, beoogt onderhavig besluit de voorwaarden te scheppen voor een grotere responsabilisering van het management van de federale overheid, in de wetenschap dat deze evolutie ernstig beheer, kwaliteit van overheidsuitgaven en respect voor de principes van government governance moet verzoenen.

Responsabilisering is onlosmakelijk verbonden met het concept van interne controle. Het gaat om de idee van beheersing van de activiteit, met name om de leidinggevende ambtenaren die hun dienst besturen als een autobestuurder zijn voertuig, of zoals een voetbalspeler de bal beheerst, en deze beheersing te bewijzen. Hij moet met andere woorden zich ervan vergewissen dat zijn interne controlesysteem betrouwbaar is en er andere belanghebbende partijen van overtuigen (de Minister die bevoegd is voor de dienst, de externe controle-instanties, het brede publiek, enz.).

Het beleid om interne controlesystemen uit te bouwen op het vlak van elke FOD ligt in het verlengde van de Copernicushervorming uit het begin van de jaren 2000. Deze hervorming beoogde een betere dienstverlening aan de burger en wou de Staat tot een betere werkgever maken. Deze doelstellingen zijn geënt op traditionele motieven, die erin bestaan dat men verplicht is rekenschap af te leggen van de goede aanwending van de staatsgelden. In hedendaagse termen geldt deze plicht tot rekenschap in de relaties van de Staat met het Parlement (via het Rekenhof) maar ook met de Europese Unie. Bovendien bestaat er binnen de entiteit 'Staat' een verplichting om rekenschap af te leggen. Het gaat om de verplichting die voortvloeit uit de wettelijke opdracht van de Minister van Begroting die verantwoordelijk is voor het toezicht op de uitvoering van de begroting.

Om deze verschillende plichten en doelstellingen te verzoenen heeft de Minister van Begroting de Ministerraad voorgesteld te werken in de lijn van een controleketen (« single audit »). Deze idee werd ontwikkeld door de Europese Rekenkamer en beoogt synergieën uit te bouwen tussen interne en externe controles. Daarbij baseert men zich op gemeenschappelijke normen en beginselen waarmee men op elk controleniveau kan terugvallen op het vorige, zodat de last die wordt opgelegd op de gecontroleerde entiteit kleiner wordt, terwijl er toch een waarborg bestaat dat alle geïdentificeerde risico's zullen worden behandeld.

Het is dus noodzakelijk vooraf de gemeenschappelijke normen en beginselen te bepalen. Daartoe is het doel van onderhavig besluit een referentiekader te scheppen dat kan worden geldig gemaakt, dat toegankelijk is en voor iedereen leesbaar. De interne controle moet dus methodisch worden geëvalueerd en opgevolgd. Tot op heden is de methode die geacht wordt het meest overtuigend te zijn, deze die ontwikkeld wordt in activiteiten van interne audit.

De activiteiten van interne audit dienen gepaard te gaan met waarborgen. In dit kader is het nodig gebleken de benaming « interne audit » te « beschermen ». Het doel daarvan is een waarborg te bieden aan de andere spelers in de controleketen die moeten uitmaken of ze kunnen betrouwen op het interne controlesysteem in het algemeen en op de component « monitoring » in het bijzonder. Het is dan ook van algemeen belang dat geen enkel bestuur ondoordacht de boventoon voert over het bestaan van activiteiten van interne audit.

Het gaat vooreerst om waarborgen die de auditoren moeten krijgen : hun autonomie dient te worden gerespecteerd, er moet een klimaat van samenwerking zijn tussen hen en hun collega's, ze moeten onvoorwaardelijk toegang krijgen tot gegevens en ze moeten zowel qua logistiek als qua informatica (programmatuur en apparatuur) de nodige middelen krijgen. Maar ook hun collega's en de verantwoordelijken van de diensten moeten waarborgen krijgen. Zij zijn hun noodzakelijke partners zowel als interne klanten. Deze laatste waarborgen bestaan uit de objectiviteit van de auditors, hun bekwaamheid, hun wil om een toegevoegde waarde te bieden voor de organisatie en deze te helpen om haar doelstellingen te bereiken, de naleving van een tegensprekelijke procedure, vertrouwelijkheid van de gegevens. Bovendien zullen de interne auditoren werken op het terrein, ontmoeten ze er hun collega's die operationele of ondersteunende functies uitoefenen, om de werkelijkheid van de zaken en processen te kennen.

Met andere woorden : activiteiten van interne audit invoeren komt erop neer de verschillende verantwoordelijken de middelen te geven om hun verantwoordelijkheden beter uit te oefenen, door beter de risico's te beheersen en betere resultaten te beogen.

Er werd een koninklijk besluit genomen op 2 oktober 2002 betreffende de interne audit binnen de FOD's om de praktijk van de interne audit te organiseren. Het werd echter niet voldoende toegepast.

Deze vaststelling kan worden verklaard door twee factoren.

De eerste is de context. Immers, het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 veronderstelde dat er auditcomités worden opgericht krachtens het koninklijk besluit van 7 november 2000 houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst. Deze comités hingen af van de invoering van beleidsraden binnen elke dienst. Vier jaar later zijn de beleidsraden zeldzaam en bestaan er geen echte auditcomités. Zelfs als artikel 26 van het koninklijk besluit van 2002 het mogelijk maakte om zonder auditcomité een hoofd van de interne audit aan te werven, toch woog de afwezigheid van een comité door op de andere aspecten van de invoering van autonome en voldoende uitgeruste activiteiten van interne audit.

De tweede factor heeft te maken met de vereisten die het koninklijk besluit zelf stelt. Immers, in 2002 is gebleken dat, als elke federale overheidsdienst zijn eigen interne controlesysteem diende uit te bouwen, deze ook zijn eigen stafdienst interne audit moest krijgen.

Op deze beide factoren wordt thans een antwoord gegeven.

Enerzijds werd de institutionele beschikking uit het koninklijk besluit van 7 november 2000 lamgelegd. De verplichting een auditcomité per federale overheidsdienst op te richten, werd afgeschaft. Bij koninklijk besluit van 17 augustus 2007 werd een nieuwe instelling gecreëerd, het Auditcomité van de federale overheid.

Dit besluit herneemt het werkkader dat in 2002 werd geschapen en maakt het soepeler. In plaats van de verplichting een stafdienst interne audit op te richten, komt de verplichting activiteiten van interne audit te voeren binnen elke dienst. Dit veronderstelt dat elke dienst een beroep doet op beroepslui om periodiek, autonoom en methodisch zijn interne controlesysteem te evalueren. Dit betekent niet meteen dat deze beroepslui binnen de entiteit benoemd worden. Het gaat om een beheerskeuze die per dienst moet gebeuren. Deze aanpak kan worden vertaald naar elke entiteit. Daarom omhelst de toepassingssfeer van dit besluit zowat alle diensten die rechtstreeks afhangen van de Regeringesleden en waarvan U, Sire, bij de Grondwet of bij een specifieke wet bevoegd bent om de organisatie en de werking te regelen. Voor de uitbreiding tot het Federaal Planbureau is het advies nodig van de Centrale Raad voor het Bedrijfsleven.

Aldus biedt dit besluit een nieuwe start voor de uitbouw van de activiteiten van interne audit. Het bekrachtigt de wil van de regering om vooruitgang te boeken in de uitbouw van de interne controle binnen het federale ambtenarenapparaat.

Dit besluit legt dus het kader vast waarin functies moeten worden ingevuld die worden uitgeoefend binnen of voor rekening van deze diensten. Het legt de beginselen vast waaraan deze functies moeten voldoen om in aanmerking te worden genomen als interne auditactiviteiten.

Deze bepalingen slaan tegelijk op de hoedanigheid van de personen die belast worden met deze activiteiten en op de voorwaarden waarin ze deze moeten verwezenlijken.

Volgende principes dienden dus als leidraad : - erop toezien dat de personen die bij de interne audit betrokken zijn, de nodige werkingsmiddelen krijgen, zowel wat betreft logistiek als wat betreft de toegang tot informatie, - verplichten tot opvolging en tot in overweging nemen van de aanbevelingen die de interne auditoren geven, - de optiek van de controleketen ('single audit') uitwerken, die de Regering heeft aangenomen doorheen de nota « Voor een totale beheersing van de risico's in de FOD's en POD's » voorgesteld door de Minister van Begroting en goedgekeurd door de Ministerraad op 30 juni 2006, - de regelgeving inzake de aanduiding van de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten en de uitoefening van hun functies uniform maken, - een klimaat scheppen van samenwerking tussen interne auditoren en de managers en de bronnen van conflict beperken, - de omstandigheden creëren opdat deze hervorming zo goed mogelijk kan worden doorgevoerd door de bestaande middelen, en in het bijzonder de personele middelen, optimaal te gebruiken en te heraanwenden, - waarborgen bieden voor alle belanghebbenden, onder meer de externe controle-instanties en de burgers, door transparantie, duidelijkheid en duidelijke regels.

In dit vooruitzicht bepaalt onderhavig besluit wat op geldige wijze kan worden bestempeld als activiteiten van interne audit en kan bijdragen tot de uitbouw en de versterking van de controleketen.

Het is onlosmakelijk verbonden met het koninklijk besluit van 17 août 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de federale overheid.

De structuur van dit besluit ziet er als volgt uit : TITEL I : Doel van de interne auditactiviteiten Hoofdstuk I : Draagwijdte van het besluit en terminologie Hoofdstuk II : Basisopdracht TITEL II : Organisatie van de interne auditactiviteiten Hoofdstuk I : Organisatieprincipes van de interne auditactiviteiten Hoofdstuk II : Materiële en personeelsmiddelen die moeten worden ingezet voor de interne auditactiviteiten Hoofdstuk III : Bijzonderheden bij de uitoefening van de functie van verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten en van interne auditor Hoofdstuk IV : Methodologische ondersteuning en netwerk van interne audit TITEL III : Wijziging van verschillende bepalingen inzake de interne audit Hoofdstuk I : Wijziging van het koninklijk besluit van 6 december 2001 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de management- en staffuncties in het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen Hoofdstuk II : Wijziging van het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale overheidsdiensten TITEL IV : Slotbepalingen TITEL I. - Doel van de interne auditactiviteiten HOOFDSTUK I. - Draagwijdte van het besluit en terminologie Artikel 1 Artikel 1 bepaalt de toepassingssfeer van dit besluit.

Organiek gezien behoren de federale overheidsdiensten, de rijksdiensten met afzonderlijk beheer niet tot een specifieke categorie. Toch behoren ze tot de toepassingsfeer van dit besluit.

Artikel 2 Artikel 2, § 1, 4° schept een gemeenschappelijke benaming « leidinggevende ». Deze verwijst generiek naar de bestuursverantwoordelijke op het hoogste niveau binnen een bepaalde dienst. Het gaat dus om de voorzitter van het directiecomité van een federale overheidsdienst, de voorzitter van een federale programmatorische dienst, het hoofd van het departement Landsverdediging, de algemene of afgevaardigde bestuurder van een parastatale. Hier is verder geen commentaar nodig.

Punt 5° geeft een definitie van het begrip management zoals het gebruikt wordt in de context van de interne audit. Het gaat om personen die binnen de dienst beslissingsbevoegdheid hebben over de organisatie van het werk.

Dit begrip wordt dan ook beoordeeld op basis van feiten (wie is verantwoordelijk voor welke doelstellingen? Wie heeft beslissingsbevoegdheid over dit aspect van de processen) en niet op basis van een graad.

Deze keuze komt voort uit het feit dat het doel is van binnenuit het controlesysteem te verbeteren en dat daarom de aanbevelingen van de auditors in eerste instantie gericht zijn aan de personen die binnen de dienst greep hebben op de organisatie van de activiteiten, elk op zijn niveau.

In tegenstelling tot een van de krachtlijnen van de Copernicus hervorming bestaat er geen strikte overeenstemming tussen « een minister » en een FOD (of POD). Eenzelfde FOD kan vallen onder de bevoegdheden van verschillende Ministers en/of Staatssecretarissen.

Een oplossing zou erin bestaan hebben te bepalen wie onder hen bevoegd is om het voorrecht uit te oefenen bepaald bij dit besluit. Daarom verduidelijkt paragraaf 2 dat in dit geval alle regeringsleden die betrokken zijn bij eenzelfde FOD, zich collegiaal moeten uitspreken wanneer de werking van deze FOD in zijn geheel in het geding komt. Dit zal bijvoorbeeld het geval zijn voor de ministeriële beslissing bepaald in artikel 7, § 5. HOOFDSTUK II. - Basismissie Artikel 3 De basismissie voor de activiteiten van interne audit omvat twee onafscheidbare componenten : evaluatie en dialoog.

De dialoog tussen interne auditoren en het management maakt het mogelijk de diagnose te verfijnen. Wederkerig voedt het bestaan van een betrouwbare en objectieve evaluatie van het interne controlesysteem de dialoog tussen auditoren en management. Immers, het begrip interne controle omsluit activiteiten van risicobeheer, kwaliteitswaarborg en milieubeheer. De interne auditoren kunnen ook een blik werpen op het beleid van de organisatie, in de mate waarin deze een invloed heeft op het vastleggen van de doelstellingen, de controle-omgeving, de aanvaarding van de risico's en meer in het algemeen de doelmatigheid van de interne controle.

De activiteiten van interne audit (en de interne auditoren) maken integraal deel uit van de betrokken dienst. Het gaat niet om externe interventies bedoeld om te oordelen maar om een beheersinstrument om het management in staat te stellen beslissingen te nemen die zullen helpen vooruitgang te boeken. Als personeelsleden van de dienst zijn de interne auditoren collega's van de andere medewerkers. Net als deze laatste, proberen zij bij te dragen tot het halen van de doelstellingen van de dienst in de best mogelijke voorwaarden.

Alle voorwaarden voor de uitoefening van deze activiteiten vloeien voort uit deze twee componenten. Elke toestand die niet wordt bepaald in het vervolg van dit besluit, dient te worden beoordeeld in het licht van deze basisopdracht.

Paragraaf 2 is enigszins geïnspireerd op de bewoording van het besluit van 22 oktober 2002. Het doel is alle verwarring op te heffen omtrent de rol en de draagwijdte van de activiteiten van interne audit.

Activiteiten van interne audit onderscheiden zich van activiteiten inzake administratieve en begrotingscontrole in de mate waarin ze niet slaan op ontwerpbesluiten, die al dan niet moeten worden goedgekeurd, maar op processen, waarvan de sterke en de zwakke punten dienen te worden opgespoord.

Ze onderscheiden zich ook van de activiteiten inzake beheer van de menselijke middelen. Deze laatste maken deel uit van de interne controle die men moet evalueren. Zo kan de interne audit ertoe worden gebracht de risico's te bepalen die gepaard gaan met het beheer van de menselijke middelen en de overeenkomstige beheersacties te evalueren (d.w.z. sommige procedures voor beheer van menselijke middelen, bijvoorbeeld voor personeelsevaluatie), maar de interne auditoren zullen nooit zich in de plaats stellen van de verantwoordelijken voor het beheer van de menselijke middelen.

Het begrip « middelenverbintenis », dat wordt ingevoerd in paragraaf 2, dient men te verstaan in de zin van het burgerlijk recht (als tegenovergesteld aan de resultaatverplichting). Dit betekent niet dat de auditoren de begrotingskredieten die ze ter beschikking krijgen, moeten uitputten. Het is een zaak van verantwoordelijkheidszin : de waarborg die ze bieden kan niet absoluut zijn en hun verantwoordelijkheid wordt slechts op het spel gezet als aangetoond is dat ze tekortschoten aan de normen.

TITEL II. - Organisatie van de interne auditactiviteiten HOOFDSTUK 1. - Organisatieprincipes van de interne auditactiviteiten Artikel 4 Artikel 4 verduidelijkt de verankering die voor de federale overheid in aanmerking is genomen.

Om de principes toe te passen uit de nota « Voor een totale beheersing van de risico's in de FOD's en POD's », die werd goedgekeurd door de Ministerraad op 30 juni 2006, gaat men hier uit van het perspectief van de opbouw van een controleketen. Deze gaat uit van de entiteiten zelf en gaat tot de toezichtinstanties op de goede aanwending van de Europese fondsen, over de controle-instanties die werken voor rekening van andere partijen buiten de dienst. Het gaat met name om de Inspectie van Financiën, die een controle-opdracht uitvoert voor de Ministers van Begroting en Ambtenarenzaken, het Rekenhof dat de Kamer van Volksvertegenwoordigers bijstaat in haar opdracht als democratisch toezicht op de uitvoering van de begroting.

Om tot een betere onderlinge aansluiting te komen tussen het optreden van de enen en de anderen, dient men een zelfde taal te spreken. In het beste geval neemt men een gemeenschappelijk referentiekader aan.

Dat is de doelstelling van artikel 4.

Artikel 4 bepaalt dat het gaat om beroepsnormen uitgewerkt door het Instituut voor interne auditors (IIA) - op aanbeveling van de Afdeling Wetgeving van de Raad van State (zie advies nr. 2.767/4 van 2 mei 2007) wordt het IIA met naam genoemd in het besluit.Hier dient erop gewezen dat dit referentiekader hetzelfde is als op het vlak van de Europese Unie en dat het overeenkomt met de opties die sinds 2002 genomen zijn om het beroepskarakter van de activiteit van interne audit te waarborgen, ook al is de verankering niet met zoveel woorden verduidelijkt in het oorspronkelijk normerend apparaat.

In 2004 werden deze normen bijgewerkt. Ze streven vier doelstellingen na : 1. de basisprincipes bepalen die de praktijk van de interne audit moet volgen;2. een referentiekader bieden voor de verwezenlijking en de bevordering van een brede waaier aan activiteiten van interne audit die een toegevoegde waarde bieden;3. beoordelingscriteria bepalen voor de werking van de interne audit;4. de verbetering bevorderen van de organisatieprocessen en van de verrichtingen. Over deze referentietermen wordt voortdurend nagedacht en ze worden regelmatig aangepast. Het spreekt dan ook vanzelf dat de praktijk van de activiteiten van interne audit binnen de diensten de vereiste ontwikkelingen zal moeten volgen. De federale overheidsdienst Budget en Beheerscontrole en het netwerk van verantwoordelijken van de activiteiten van interne audit zullen terzake een rol moeten spelen.

Krachtens het principe van de rechtstaat staan de wetten en regels boven de beroepsnormen, tenzij deze worden opgenomen in een regelgevende tekst. De normen van het IIA erkennen deze regel. De invoering van deze normen bepaalt dat « als bepaalde beschikkingen uit de normen in tegenspraak zijn met de geldende wet- of regelgeving, moeten de interne auditoren de andere bepalingen naleven en de geëigende gegevens meedelen ».

Op dit ogenblik bepaalt het IIA de interne audit als « een onafhankelijke en objectieve activiteit die de organisatie een zekerheid biedt over de graad van beheersing van haar verrichtingen, haar raad geeft om deze te verbeteren en ertoe bijdraagt toegevoegde waarde te scheppen. » De interne audit « helpt deze organisatie haar doelstellingen te halen door systematisch en methodisch haar processen van risico-, controlebeheer en bedrijfsvoering te evalueren en door voorstellen te doen om de doelmatigheid ervan te versterken. » Deze definitie heeft de verwoording ingegeven van de basisopdracht van de interne auditactiviteiten, in artikel 3, § 1, lid 2. Er is dus wel degelijk convergentie tussen het begrip interne audit op het vlak van de federale overheid en dat van het IIA. De beroepsnormen van het IIA worden aangevuld door een deontologische code.

Artikel 4, tweede lid, vervolledigt het eerste lid. Het bepaalt dat de uitvoering van deze normen gebeurt onder het toezicht van het auditcomité van de federale overheid. Bovendien voert het een principe in van niet-inmenging vanwege de leidinggevende in de bepaling van het terrein waarop de interne auditoren optreden en van de voorwaarden waarop de resultaten worden verspreid.

Het derde lid op legt dat bij de tenuitvoerlegging van deze normen, de interne auditors ermee zullen moeten rekening houden dat ze deel uitmaken van een controleketen en het werk van de spelers stroomafwaarts moeten vergemakkelijken. Die spelers noemt men hier « externe controle-organen ».

Thans gaat het meer bepaald om de instanties voor administratieve en begrotingscontrole, het Rekenhof en de Europese Rekenkamer.

Deze lijst is niet beperkend.

Immers, elk bestuur dat gemachtigd is controles uit te voeren in een andere organisatie (particuliere of van de overheid) kan worden beschouwd als een externe controle-instantie, ook als slaan zijn onderzoeksdaden niet op de financiële aspecten. Zo bijvoorbeeld instellingen die nagaan of het arbeidsrecht of het milieurecht worden nageleefd.

De interne controle slaat op alle activiteiten, doelstellingen en risico's van een organisatie. In die mate zou de vooruitgang geboekt bij de beheersing van de operationele activiteiten, net als op vlak van de financiën, kunnen leiden tot een rationalisering van de controleketen.

Dit versterkt het idee uit het volgende artikel. Dat bepaalt dat de interne audit zich niet mag beperken tot de loutere processen van boekhouding en financiën.

Artikel 4, 4e lid tenslotte vertaalt de norm 1300 van het IIA in recht.

Deze norm bepaalt dat : « Het hoofd van de audit moet een programma voor de verzekering en verbetering van de kwaliteit opbouwen en handhaven. Dit programma dient alle aspecten van de interne auditactiviteit te bestrijken en de doeltreffendheid ervan voortdurend op te volgen ». Het programma omvat periodieke interne en externe kwaliteitsevaluaties en een ononderbroken interne opvolging. Elk deel van het programma moet zo opgevat zijn dat het de interne auditactiviteit helpt een meerwaarde te bieden en een verbetering te zijn voor de werking van de organisatie en verzekert dat deze interne auditactiviteit conform is met de Normen en de Deontologische Code.

De resultaten van de externe evaluatie zijn dus in eerste instantie nuttig voor de verantwoordelijke van de interne auditactiviteiten zelf, bij het intern beheer van de auditactiviteit. Daarom komt het opstarten van de externe evaluaties toe aan de verantwoordelijke van de interne auditactiveiten.

De resultaten van de externe evaluatie zijn ook nuttig voor de persoonlijke evaluatie van de ambtenaar die de kaderfunctie bekleedt van « verantwoordelijke van de interne auditactiviteiten » (zie artikelen 12, § 6, 2° et 13, § 6, 2°). Daarom zal het auditcomité van de federale overheid erop toezien dat het tijdschema van de externe evaluaties verzoenbaar is met de looptijd van de evaluatiecycli bepaald in het voornoemd koninklijk besluit van 2 oktober 2002.

Artikel 5 Artikel 5, § 1 verduidelijkt de draagwijdte, die uiteraard vrij breed is, van de activiteiten van interne audit en de voorwaarden waarin het werkprogramma van de interne audit wordt opgemaakt.

De onderliggende gedachte komt overeen met het idee dat de toegevoegde waarde van de activiteiten van interne audit, in vergelijking tot andere soorten studies en diagnoses, ligt in hun methodologie en objectiviteit. Meer bepaald kan een echt werk van interne audit niet verdacht worden van enige richting of afwijking om persoonlijke redenen, ongeacht de aard van deze redenen. De verantwoordelijke van de activiteiten van interne audit dient de prioriteiten te bepalen op basis van een onafhankelijke risicoanalyse, los van de analyse die de operationele diensten hebben moeten maken bij de uitbouw van hun interne controlesystemen.

Artikel 5, § 1 bepaalt uitdrukkelijk dat het Auditcomité van de federale overheid erop toeziet dat dit zo geschiedt.

Schematisch kunnen twee methodieken worden aanvaard. De eerste bestaat erin dat de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten integraal zijn risicoanalyse maakt vanaf nul. De tweede bestaat erin dat de verantwoordelijken van de dienst, elk op zijn niveau, vanuit de bestaande risicoanalyses vertrekt en ze kritisch onderzoekt.

Dit besluit geeft geen voorkeur aan de ene of de andere methodiek. Die keuze hoort tot de professionele bevoegdheid van de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten. Ze hangt zowel af van diens werkstijl als van de context (is er al dan niet een risicoanalyse beschikbaar om zich op te baseren?).

Hoewel de risicoanalyse van de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten niet mag worden gedicteerd door de leidinggevende, is het niet uitgesloten dat deze laatste relevante informatie kan meedelen aan de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten.

Integendeel.

Immers, om een risicoanalyse te maken moet de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten goed de doelstellingen van de dienst kennen. Er is dus samenwerking met de leidinggevende nodig. Dit principe is vervat in de beroepsnormen. Het vindt hier zijn toepassing als rechtsregel in artikel 8, 4°.

Paragraaf 2 vertaalt de visie van de Minister van Begroting over de benadering van de controleketen (single audit ). Het gaat om een van de principes uit de nota van 20 juni 2006, die de Ministerraad heeft goedgekeurd op 20 juni 2006 in het raam van het regeringswerk tot versterking van de doeltreffendheid van de overheidsdiensten.

Bijvoorbeeld bij de doorlichting van processen waarin procedures spelen inzake overheidsopdrachten, facultatieve toelagen of personeelsuitgaven voor niet-statutaire personeel, heeft de inspectie van Financiën de bevoegdheid om systematisch ex post controles te voeren met steekproeven. De interne auditoren zullen dienen rekening te houden met de inspectieresultaten die reeds behaald zijn.

Om deze coördinatie te vergemakkelijken zoals die bepaald is door de normen en verduidelijkt in MPA 2050 van het IIA, voorziet voornoemde nota in de mogelijkheid protocollen af te sluiten met de Inspectie van Financiën. In deze paragraaf wordt dit idee opgenomen en verplicht gemaakt.

Het wordt bovendien uitgebreid tot de betrekkingen tussen de interne auditors en alle andere externe controle-instanties. Het gaat in dit geval echter eenvoudig om een mogelijkheid, niet om een verplichting.

Paragraaf 3 bepaalt dat ondergeschikte opdrachten kunnen worden ingeschreven in het werkplan van de interne audit, vanuit specifieke verzoeken. Deze mogelijkheid is gerechtvaardigd volgens de normen.

Deze verhinderen niet dat naast activiteiten van « verzekering », de interne auditoren als interne consultant optreden. Paragraaf 3 bevat deze mogelijkheid, die beantwoordt aan een verzoek van de leidinggevenden. Hij organiseert het zo dat de uitvoering van de basisopdrachten niet in het gedrang komt en dat er geen bron van conflict kan ontstaan tussen de leidinggevende en de verantwoordelijke van de activiteiten van interne audit. Deze blijft meester van zijn planning daar de prioriteit gaat naar activiteiten die zekerheid bieden.

Deze paragraaf dient te worden gelezen in relatie tot artikel 6 dat het kader bepaalt dat geldt voor de specifieke verzoeken.

Artikel 6 Paragraaf 1 bepaalt het begrip specifiek verzoek. Het verduidelijkt van wie zo'n verzoek kan uitgaan.

Paragraaf 2 bepaalt dat de verantwoordelijke voor interne auditactiviteiten nooit verplicht is een specifiek verzoek waarmee hij aanhangig gemaakt wordt te aanvaarden. Het bepaalt ook de voorwaarden waarin de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten verplicht is te weigeren er gevolg aan te geven (paragraaf 2).

Omwille van de coördinatie die de controleketen kenmerkt (het is een geïntegreerde keten), bepaalt paragraaf 3 dat wanneer de Inspectie van Financiën belast is met een opdracht die verwant is aan de audit (evaluatie van de beheersstelsels), het auditcomité van de federale overheid hiervan wordt verwittigd.

Deze bepaling kan gemakkelijk worden toegepast daar de korpschef van de Inspectie van Financiën raadgevend deelneemt aan de vergaderingen van het auditcomité, krachtens artikel 11, § 2, van het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de federale overheid.

Artikel 7 Artikel 7 is een breuk met het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de interne audit binnen de federale overheidsdiensten. Het artikel behoudt hetzelfde niveau aan vereisten qua kwalificatie en autonomie van de interne auditoren. Het besluit van 22 oktober 2002 legde aan elke federale overheidsdienst de verplichting op een exclusieve en permanente interne auditdienst op te richten.

Omwille van de flexibiliteit en de doelmatigheid van de interne audit is de oprichting van zo'n dienst voortaan nog enkel een mogelijke voorwaarde voor de uitoefening van de activiteiten van interne audit.

Paragraaf 1 van dit artikel bepaalt dat in alle gevallen er een verantwoordelijke is binnen de dienst. Als professionnal van de interne audit staat hij borg tegenover het auditcomité van de federale overheid voor de kwaliteit van de interne auditactiviteiten. Hij staat in voor de dialoog tussen interne auditoren en het management en voor de opvolging van de aanbevelingen.

De verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten kan zijn tijd verdelen over verschillende diensten. Het Auditcomité voor de federale overheid ziet er op toe dat deze organisatie verzoenbaar is met de vereisten van de functie. Als er een gedeelde interne auditdienst is opgericht, is de directeur ervan de verantwoordelijke voor interne auditactiviteiten bij elk van de betrokken diensten.

Paragraaf 2 beschrijft de toegelaten organisatievoorwaarden.

De oprichting van een specifieke permanente dienst blijft de meest natuurlijke formule, daar het er om gaat een intern controlesysteem aan te vullen.

De tweede optie is een gedeelde interne auditdienst oprichten.

De tenuitvoerlegging van deze regeling zou inspiratie kunnen halen uit de praktijk van de vier horizontale FOD's (Kanselarij van de Eerste Minister, Budget en Beheerscontrole, Personeel en Organisatie en FEDICT). Deze hebben een gezamenlijke stafdirecteur voor de vier stafdiensten.

In alle gevallen, de oprichting van gedeelde diensten zou moeten gebeuren via protocollen waarin geregeld wordt hoe de kosten onder de betrokken diensten worden verdeeld. Het kan echter delicaat worden om vooraf de verdeling van de prestatietijd te verdelen, in de mate waarin het werkprogramma van de gedeelde interne auditdienst zal voortvloeien uit een risicoanalyse. Het zal dus vooral de taak zijn van het gemeenschappelijk Auditcomité erop toe te zien dat de kosten en voordelen evenwichtig worden verdeeld. Bovendien zal het werkprogramma een deel van de middelen kunnen voorbehouden voor activiteiten van consulting die een Minister of een leidinggevende kunnen vragen binnen de voorwaarden bepaald in artikelen 5, § 3, en 6, § 1 en 2.

Hierbij dient te worden onderstreept dat als de kostprijs van de activiteiten moet worden berekend, dit een stap vormt die zou moeten worden veralgemeend om de bedrijfscultuur te laten ontwikkelen binnen de overheid en een bewustmaking op gang te brengen van de kostprijs van de dienstverlening.

De derde optie bestaat in de mogelijkheid een beroep te doen op externe dienstverleners die alle beroepswaarborgen bieden voor de uitoefening van de activiteiten van interne audit, in overeenstemming met de internationale normen voor de beroepspraktijk van de interne audit (IAA). De inleiding op deze normen verduidelijkt dat ze gelden voor de activiteiten « gevoerd binnen verschillende juridische en culturele omgevingen, binnen organisaties waarvan het doel, de omvang, de complexiteit en de structuur kunnen verschillen, alsook door beroepslui van de audit, van binnen of van buiten de organisatie ».

Men kan op deze optie enkel een beroep doen uitzonderlijk en bij wijze van aanvulling. Dit moet verantwoord worden en goedgekeurd na een procedure van administratieve en begrotingscontrole voorzien in paragraaf 6, derde lid.

Deze optie vermindert geenszins de verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten. De Inspectie van Financiën heeft in haar advies van 31 januari 2007, dat als bijlage gaat bij het advies van 22 maart 2007, hard aangedrongen op dit punt.

Ze heeft daarbij verduidelijkt dat « zelfs als de taak van verantwoordelijke voor interne audit wordt uitbesteed, toch blijft ze enorm en blijft de verantwoordelijkheid totaal ».

Er kunnen zich twee bijzondere gevallen voordoen.

Ten eerste, men kan een beroep doen op een interne auditdienst uit een andere dienst. Deze stap is verwant met uitbesteding (outsourcing) of met een beroep op externe consultants, met dit verschil dat de dienstverlener bijzonder bekwaam is inzake doorlichting van een dienst. Daar ook dient men bijzondere aandacht te besteden aan de becijfering van de kosten.

Zonder tot dit soort schikkingen te gaan kan feitelijke samenwerking omtrent sommige zaken tussen interne auditteams overwogen worden, volgens de wijze van samengevoegde audits. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als de interne auditoren van de FOD Budget en Beheerscontrole de interne controle zouden evalueren bij boekhoud- en financiële processen waarvan de beheersing gebeurt op andere plaatsen.

Het beroep op deze beide formules kan worden vergemakkelijkt door de oprichting van het auditcomité van de federale overheid. Dit laatste zal bijzonder goed geplaatst zijn om te oordelen over de verdeling van de interne auditmiddelen.

Paragraaf 2, tweede lid, voert een norm in van « kritische omvang ».

Op zich zou deze norm de samenvoeging onder interne auditdiensten kunnen bevorderen.

De basisbeginselen uit de inleiding op dit verslag vereisen echter wat hen betreft dat een nabijheidsband wordt behouden tussen een intern auditteam en het systeem dat het doorlicht.

Er moet dus een goed evenwicht worden gevonden. Artikel 7, § 5 (zie commentaar infra) moet daartoe bijdragen. Het legt keuzenormen vast en bepaalt dat de aanbevelingen van het auditcomité voor de federale overheid in aanmerking worden genomen op basis van een onderzoek van de bestaande structuren.

Paragraaf 3 regelt het beroep dat de verantwoordelijke voor interne auditactiviteiten kan doen op outsourcing. Het spreekt voor zich dat men slechts een beroep kan doen op deze mogelijkheid binnen de grenzen van de begrotingsmiddelen die zijn uitgetrokken krachtens artikel 11 (en dus in overleg met de leidinggevende).

Paragraaf 4 verduidelijkt de regels die dienen te worden nageleefd ingeval een beroep wordt gedaan op externe dienstverleners. Het geldt zowel ingeval van gedeeltelijke onderaanneming als ingeval van volledige outsourcing van de uitvoering van interne auditactiviteiten.

Paragraaf 5 bepaalt dat de keuze voor de organisatievoorwaarden van de activiteiten van interne audit een beslissing is die op het hoogste niveau dient te worden genomen, met name door de betrokken Minister, op basis van voordracht door het auditcomité van de federale overheid en na raadpleging van de betrokken leidinggevende(n).

Het laatste lid komt tegemoet aan een van de leidende principes uit de inleiding bij dit verslag : « de omstandigheden creëren opdat deze hervorming zo goed mogelijk kan worden doorgevoerd door de bestaande middelen, en in het bijzonder de personele middelen, optimaal te gebruiken en te heraanwenden ».

In paragraaf 6 wordt een tijdspad gemaakt voor de uitvoering van dit artikel en een rolverdeling vastgelegd. Hiermee zou elke inertie moeten worden voorkomen bij de daadwerkelijke invoering van de interne auditactiviteiten.

Artikel 8 Artikel 8 draagt bij tot de doelstelling van bescherming van de benaming « activiteiten van interne audit » bepaald in artikel 3. Ter herinnering, slechts als de interne auditoren in staat zijn een geloofwaardig werk te leven, zullen hun besluiten de waarde krijgen die men ervan mag verwachten. Met andere woorden, het is een inzet zowel voor de externe partijen (bijvoorbeeld zij die stroomafwaarts optreden in de controleketen) als voor de leidinggevende zelf (kan hij de diagnose betrouwen die inschikkelijke of angstvallige interne auditoren geven ?).

De criteria bepaald in paragraaf 1 zijn soms onderling interactief. Zo draagt de kwaliteit van de programmatuur die de interne auditoren krijgen bij tot zowel de naleving van het eerste als van het tweede criterium (respectievelijk naleving van de regels van de kunst, voldoende middelen), maar ook van het derde criterium (autonomie).

Immers, met de meest recente programmatuur kunnen de auditoren autonoom informatie zoeken en deze toetsen en aldus de kans op inmenging beperken.

Paragrafen 2 en 3 bieden waarborgen voor zowel de interne auditoren als het management.

Hierbij werd de klemtoon gelegd op de responsabilisering van de interne auditoren zelf, door een meldingsplicht voor belangenconflicten in te voeren. Deze conflicten worden gedefinieerd volgens het model uit artikel 52 van het Reglement (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 tot financiële regeling geldig voor de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen. Bovendien moeten de interne auditoren krachtens artikel 4 de beroepsnormen onderschrijven.

Welnu, deze normen en hun praktische toepassingsvoorwaarden geven voorbeelden van belangenconflicten die een onoverkomelijk obstakel vormen.

Als een interne auditor bewust dit principe van autonomie overtreedt, neemt hij een groot risico. Dan gaat het zowel om tuchtsancties (vooral omdat artikel 8, § 2 hen verplicht een deontologie na te leven die van de objectiviteit een van de vier grondbeginselen maakt voor het beroep en de praktijk van de interne audit) als om het verlies van zijn beroepsaccreditatie (bij het IIA). Bovendien zou dit nog minder verschoonbaar zijn omdat zowel het besluit als de beroepsnormen deze gevallen bepalen en er oplossingen voor bieden. Stroomopwaarts zal men opteren voor preventie, door de risico's op belangenconflicten te laten kennen via een register van belangenconflicten.

Het kan gebeuren dat een interne auditor zich bij een welbepaalde opdracht in een toestand bevindt waarin zijn objectiviteit niet gewaarborgd is. Dat kan bijvoorbeeld wanneer het auditprogramma van de dienst een opdracht op de agenda heeft staan bij een entiteit waarin hij / zij of een van zijn naaste familieleden verantwoordelijkheden draagt of gedragen heeft of als de activiteit van deze entiteit van die aard is dat ze zijn belangen rechtstreeks of onrechtstreeks beïnvloedt. Dit soort eenmalige toestand volstaat niet om hem uit te sluiten uit de interne auditdienst maar de directeur van deze dienst dient dit te weten en dient er rekening mee te houden bij de organisatie van de opdrachten.

Zoiets dient dus te worden opgenomen in het register van belangenconflicten. Daarmee laten de auditoren in tempore non suspecto spontaan weten aan de directeur van de interne auditdienst welke de limieten zijn van hun objectiviteit.

Een gelijkaardig mechanisme is ingevoerd in het laatste lid van dit artikel voor de verantwoordelijke van de interne auditactiviteiten.

Als er een belangenconflict opduikt dat niet is geanticipeerd, licht de betrokken auditor er onmiddellijk de verantwoordelijke voor de activiteiten van interne audit over in. Deze herziet de organisatie van de opdracht en/of vermeldt deze omstandigheid in zijn verslag, zodat de klanten van het auditresultaat ervan op de hoogte zijn.

Dit artikel dient te worden gelezen in samenhang met artikel 12 van hetzelfde besluit. Dit bepaalt dat dit comité toezicht houdt op de naleving van de voorwaarden om de activiteiten van interne audit te voeren zoals deze criteria ze bepalen. Het treedt op als facilitator voor de relaties tussen de interne auditoren en het management, op verzoek van de ene of de andere. Het kan zelf elke moeilijkheid bij de uitvoering binnen de diensten aanhangig maken en bij het comité kunnen zowel de interne auditoren als de leden van het management zaken aanhangig maken.

In dezelfde geest kan het comité zelf moeilijkheden aanhangig maken die het zelf ontdekt (bijvoorbeeld een communicatieprobleem, bemoeienissen van de leidinggevende in de planning of de uitvoering van de interne auditactiviteiten, onvoldoende middelen, geen communicatie tussen de interne auditors en het management, blijvend gebrek aan opvolging van de aanbevelingen).

Artikel 9 Artikel 9 maakt het verplicht een auditcharter op te stellen en te verspreiden.

Het belang van zo'n charter is viervoudig : 1° het auditcharter geldt als opdrachtbrief voor de verantwoordelijke voor de activiteiten van interne audit;2° het draagt ertoe bij dat elkeen binnen de dienst de rol kent en begrijpt de plaats en de rol van activiteiten van interne audit en weet dat het management het volledig steunt;3° doordat het bij afspraken tot stand komt, kunnen de basisprincipes soepel worden ingevoerd (samenwerking, verplichting tot rekenschap afleggen, tegenspraak, vertrouwelijkheid) die men dient na te leven bij alle diensten.Daarbij houdt men rekening met de structuren en de cultuur van elk van hen; 4° daar er vooraf een dialoog over bestaat kunnen mogelijke misverstanden aan het daglicht komen en mogelijke conflicten worden vermeden, met name over de toepassing van het beginsel van autonomie van de interne auditors. Het volgende lid voert een stelsel in ter bescherming van de personeelsleden die hun medewerking verlenen aan de interne auditactiviteiten, met name door te antwoorden op de vragen van de interne auditoren.

De interne auditoren zijn gehouden aan een deontologie en werken binnen het kader van normen, onder het toezicht van het auditcomité voor de federale overheid. Zij mogen hun collega's niet aanzetten tot laster of tot verklikken en ze nog minder aanzetten om geruchten te verspreiden. Het stelsel dat hen beschermt mag dus geen aanzet vormen tot gedrag dat het werkklimaat zou schaden maar enkel een noodzakelijk uitvloeisel zijn van het beginsel van onbeperkte toegang tot informatie. Als de auditoren menen dat bepaalde informatie nodig is voor hun analyse, dient de personeelsleden hen die te kunnen verschaffen zonder vergelding te moeten vrezen vanwege hun oversten.

De enige toelaatbare beperking op het beginsel van onbeperkte toegang tot informatie ligt dus in de stelsels tot bescherming van de gegevens. Zo'n beperking zal geval per geval moeten worden behandeld, ofwel via het charter (rubriek « vertrouwelijkheid ») ofwel in de fase waarbij de teams voor de interne audit worden samengesteld. Men kan zich daarbij laten inspireren door de praktijken die gelden voor de inspecteurs van Financiën bij Landsverdediging.

Artikel 10 Artikel 10 komt tegemoet aan een aanbeveling van INTOSAI door een verplichting in te voeren waarbij men met dit model dient rekening te houden en door het te definiëren.

Het monitoringproces houdt niet op bij de verwoording van de diagnose en van de aanbevelingen. Er komt ook een opvolgingsfase bij bedoeld om bij te dragen tot de verbetering van het intern controlesysteem. De hoofdlijnen van INTOSAI inzake interne controlenormen voor de overheidssector bepalen dat de opvolging en de sturing van de interne controle een beleid en procedures moeten omvatten die waarborgen dat de besluiten van de audits en van andere evaluatievormen op de meest gepaste wijze en onverwijld ten uitvoer worden gelegd (INTOSAI, 2004, blz. 48). Verder bepaalt deze tekst op blz. 55 dat de bijdrage van de wet- en regelgevende overheid tot de interne controle ertoe kan bijdragen een gemeenschappelijk begrip te bevorderen voor de definitie van interne controle en van de te bereiken doelstellingen. Ze kunnen aldus het beleid uitzetten waaraan de interne en externe spelers zich moeten houden bij de uitoefening van hun respectieve rollen en verantwoordelijkheden inzake interne controle.

Het besluit vertrekt van het principe dat de leidinggevende verantwoordelijk blijft voor de tenuitvoerlegging van het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 betreffende het intern controlesysteem binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht. In de woorden van de definitie uit het besluit is de leidinggevende niet verplicht zich neer te leggen bij de aanbevelingen van de interne audit. Wel moet het de redenen toelichten die het ertoe brengen andere keuzen te maken.

Als het management beslist een aanbeveling ten uitvoer te leggen, volstaat het niet er een vaag idee over te spuien. De aanbeveling moet in een actieplan worden opgenomen met bijbehorend tijdspad. Daarnaar verwijst het begrip « welbepaalde termijn ». Het gaat er niet om eens en voor altijd termijnen te bepalen die gelden in alle gevallen. De antwoordtijden moeten worden bepaald naargelang de spoedeisende aard van de te nemen maatregelen. Een week kan volstaan in sommige gevallen (bijvoorbeeld een dienst verhuizen waarvan de lokalen niet voldoen aan de normen uit het arbeidsrecht). In andere gevallen kan een week te veel zijn (inplanting in een zone met gevaar op overstroming terwijl er overvloedige neerslag is aangekondigd).

In elk van beide gevallen dient een dialoog plaats te vinden tussen de verantwoordelijke voor de activiteiten van interne audit en de betrokken verantwoordelijken.

Deze verplichting concentreert zich rond de taken van de verantwoordelijke voor de activiteiten van interne audit; de beroepsnormen bepalen immers dat deze een systeem invoert voor opvolging van de vooruitgangacties.

De naleving van deze verplichting is een voorwaarde tot doelmatigheid en doeltreffendheid van de interne auditactiviteiten. Het auditcomité voor de federale overheid dient er bijzonder waakzaam over te zijn.

Het kan ertoe worden gebracht op te treden als facilitator. HOOFDSTUK II. - Materiële en personeelsmiddelen die moeten ingezet worden voor de interne auditactiviteiten Artikel 11 De politieke wil om deze bepaling op te nemen is ondubbelzinnig : de leidinggevende is verplicht voldoende middelen te wijden aan de interne auditactiviteiten.

Bovendien moet de leidinggevende de courante activiteiten van de interne audit vergemakkelijken door de verantwoordelijke voor de activiteiten van interne audit in staat te stellen terug te vallen op de administratieve structuren en diensten van de betrokken dienst.

Dit tweede is onlosmakelijk verbonden met de idee van samenwerking tussen interne auditoren en management en geeft de instemming en de steun weer die de leidinggevende geeft aan de interne auditactiviteiten van en die bekrachtigd zijn in het charter van interne audit.

De toepassing van dit artikel veronderstelt dat de leidinggevenden goed de toegevoegde waarde erkennen die de interne auditactiviteiten voor henzelf en voor hun dienst betekenen.

Het is geen zaak van communicatie.

Een andere sleutel tot succes ligt in het bewijs van de feiten : door concreet hun nut te bewijzen zullen de interne auditoren een plaats krijgen binnen de dienst en binnen de begroting van die dienst. Dit veronderstelt toch bij het begin, zoals de regering het wenst, dat men moet inzetten op de doelmatigheid van de interne audit en van meet af aan voldoende middelen moet inzetten voor de interne audit om die in staat te stellen met goede resultaten uit te pakken.

De rol van het Auditcomité in deze bepaling is er op toe te zien dat de voorwaarden worden vervuld opdat de interne auditactiviteiten betrouwbaar zouden zijn. Daartoe baseert het zich op de verantwoordelijken voor de interne auditactiviteiten. Hen komt het toe te informeren over de middelen die ze ter hun beschikking hebben en door hun commentaar te verwittigen als ze menen niet in staat te zijn correct te werken. Als een verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten geen voorbehoud maakt kan men ervan uitgaan dat hij zich tevreden stelt met de middelen die de leidinggevende heeft uitgetrokken. Hij zet dus zijn verantwoordelijkheid in.

Dit artikel moet gelijklopend worden gelezen met artikel 12, 4°, van het koninklijk besluit tot oprichting van het Auditcomité van de federale overheid, dat het Auditcomité de bevoegdheid geeft elke moeilijkheid aan te kaarten die zou rijzen bij de toepassing van het onderhavig besluit.

Paragraaf 3 handelt over dezelfde noodzaak om te waarborgen dat de middelen ingezet voor de interne auditactiviteiten voldoende zijn.

Immers, de bekwaamheid van de auditors is een middel van de interne audit, nets als de instrumenten die ze tot hun beschikking krijgen.

Dit artikel komt tegemoet aan twee doelstellingen. De eerste doelstelling is de in artikel 15, § 1, al. 2 bedoelde wil om de interne auditmethodes binnen de federale overheid te harmoniseren. De tweede bestaat erin besparingen op schaal te zoeken.

Hij houdt ook rekening met het feit dat de beroepsnormen van het IIA bepalen dat in principe elke verantwoordelijke voor activiteiten van interne audit instaat voor de bevoegdheid van zijn team.

Het auditcomité voor de federale overheid zal dus geroepen worden om rechtstreeks op te treden in het aanbod van opleidingen en wel in twee welbepaalde gevallen : ? de basisopleiding van de beginnende auditoren. Deze kan dezelfde zijn ongeacht de dienst waarbinnen ze zullen opereren. Het kan dus een standaardopleiding zijn; ? opleidingen voor de verantwoordelijken voor activiteiten van interne audit. Deze zullen tot doel hebben gelijkgerichte praktijken te verspreiden binnen de federale overheid met het oog op de controleketen.

In geen enkel geval mogen deze mogelijkheden tot opleiding een gebrek aan bekwaamheid verdoezelen in vergelijking met de vereisten voor een bepaalde functie. De Inspectie van Financiën heeft hierop aangedrongen in haar advies van 31 januari 2007, dat als bijlage is opgenomen in het advies van 22 maart 2007 : « De opleidingen kunnen enkel gaan om een op peil brengen tegenover de toegangsvoorwaarden tot de functie.

Bekwaamheid is een van de hoofdvoorwaarden voor de beroepspraktijk van een interne auditactiviteit (norm IIA 1200). Ze moet aanwezig zijn vanaf het begin. » Het Auditcomité voor de federale overheid kan zijn vertrouwen slechts schenken aan een opgeleid en ervaren verantwoordelijke voor activiteiten van interne audit. HOOFDSTUK III. - Bijzonderheden van de uitoefening van de functie van verantwoordelijke voor interne auditactiviteiten en interne auditor Artikel 12 Artikel 12 is gebaseerd op de aanbevelingen van het IIA inzake organisatie van de autonomie van de auditoren. Het concentreert zich op de specifieke eisen van de functie van verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten.

Artikel 12, § 1, bepaalt de toepassingsfeer van dit artikel. Dit artikel geldt voor de Diensten waarop het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale overheidsdiensten en de programmatorische federale overheidsdiensten van toepassing is.

Artikel 12, § 2, betrekt het auditcomité voor de federale overheid bij de bepaling van de functiebeschrijving en het competentieprofiel.

Aldus biedt het een objectieve basis bij de selectie van de verantwoordelijken. Bovendien maakt deze bepaling het mogelijk een objectieve basis te beiden voor het afwegingsproces, in de mate waarin de bepaling van de functiebeschrijving de basis vormt van dit afwegingsproces.

Artikel 12, § 3, beperkt de vijver waarin externe deskundigen worden gezocht die bedoeld zijn in artikel 7, § 1, 4° van het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de aanstelling en de uitoefening van kaderfuncties binnen de federale overheidsdiensten en de federale programmatorische diensten. Het zal uiteraard gaan om leden van het auditcomité voor de federale overheid. Deze hoedanigheid zou hen een bijzonder gezag moeten verlenen binnen de selectiecomissie.

Wij onderstrepen hierbij dat de deskundigheid binnen het auditcomité collectief is (cfr. KB tot oprichting van het auditcomité voor de federale overheid, art. 3, § 2.) en dat geen van zijn leden geacht wordt een wereldomvattende kennis te hebben. De verschillende vakgebieden binnen de federale overheid zijn technisch van aard.

Daarom dient rekening te worden gehouden met de verschillende bevoegdheidsdomeinen van eenieder om degenen te kunnen identificeren die het best geplaatst zijn om de selectie op te volgen van de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten van een bepaalde dienst. Daarom zal de afgevaardigde bestuurder van Selor, als voorzitter van de selectiecommissie, zijn voorzorgen dienen te nemen door de voorzitter van het auditcomité te contacteren om aldus het comité te betrekken bij de benoeming van zijn vertegenwoordigers.

Artikel 12, § 4, bepaalt dat het auditcomité ambtshalve wordt ingelicht over het resultaat van de selectiefase, tegelijk met de leidinggevende.

Artikel 12, § 5, behoeft geen commentaar.

Artikel 12, § 6 en 7, verduidelijken de normen en voorwaarden voor de evaluatie van de verantwoordelijken voor de interne auditactiviteiten.

Artikel 12, § 8, behoeft geen commentaar.

Artikel 12, § 9, legt de maximumperiode vast op twaalf jaar waarin een ambtenaar verantwoordelijk kan zijn voor de activiteiten van interne audit binnen een zelfde FOD. Deze beperking is ingesteld omwille van de autonomie en om belangenconflicten te voorkomen, zowel echte als schijnbare of mogelijke (typologie van de Raad van Europa).

Artikel 13 Artikel 13 is de omzetting van artikel 12 voor de toepassing op de parastatalen uit de toepassingssfeer van het koninklijk besluit van 16 november 2006 betreffende de benoeming en de uitoefening van de kaderfuncties binnen sommige instellingen van openbaar nut.

Krachtens artikelen 7, § 1, en 17, het koninklijk besluit van het bovenvermeld besluit is ook van toepassing op het federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen.

Artikel 14 Artikel 14 biedt gemeenschappelijke bepalingen voor de verantwoordelijken voor de interne auditactiviteiten en de medewerkers van hun diensten.

Paragraaf 1 bepaalt dat de functies van interne auditor worden uitgeoefend per hernieuwbare periode van zes jaar. Die bepaling houdt verband met voorschriften inzake stabiliteit en autonomie van de interne auditdienst. Ze bieden immers bescherming aan de interne auditoren, wiens aanstelling niet zou mogen in vraag worden gesteld, tenzij om ernstige en gegronde redenen.

Paragraaf 2 bepaalt de regels die de autonomie van de auditors moeten waarborgen.

Paragraaf 3 beoogt te waarborgen dat de toekomstige interne auditors hun plichten vullen vervullen inzake permanente opleiding en bijwerking van hun kennis. HOOFDSTUK IV. - Methodologische ondersteuning en netwerk van interne audit Artikel 15 Artikel 15 is gebaseerd op de idee dat de activiteiten van interne audit de meest overtuigende evaluatiemethode uitmaken voor de interne controle en bijgevolg in het verlengde liggen van het element monitoring van de interne controlesystemen die binnen de diensten moeten worden uitgebouwd. Daaruit volgt logischerwijze dat de ondersteuningsopdracht die is toevertrouwd aan de FOD Budget en Beheerscontrole, een begrip van expertise inzake interne audit omvat.

Overigens was deze erkenning reeds impliciet bepaald in het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de interne audit binnen de federale overheidsdiensten. Immers, artikel 14, § 1, lid 4, van dit laatste besluit bepaalde dat de verantwoordelijke van de dienst Management Support van de federale overheidsdienst Budget en Beheerscontrole betrokken wordt in een subnetwerk « auditmethodes en -technieken ».

De federale overheidsdienst Budget en Beheerscontrole is dus geroepen om ten volle een functie te vervullen van centrale harmoniseringseenheid. Deze is nodig voor de invoering van het Europees model van interne controle. (PIFC, wat staat voor openbare interne financiële controle).

In deze optiek dient het wel vast te staan dat, net als voor het uitwerken van de interne controle, de federale overheidsdienst Budget en Beheerscontrole niet in de plaats mag treden van de managers en de interne auditoren voor de uitbouw van de activiteiten van interne audit. Deze FOD heeft een advies- en een normerende opdracht. De operationele verantwoordelijkheden blijven binnen de vragende dienst.

Deze FOD mag evenmin de audit doorlichten.

Artikel 16 De levensvatbaarheid van het auditcomité voor de federale overheid steunt deels op de goede werking van het netwerk van verantwoordelijken voor de interne auditactiviteiten. Of het nu georganiseerd is op een formele of op informele manier, het dient zowel bij te dragen aan het vervolmaken en het harmoniseren van de methodes binnen de overheid, als de regering te helpen bij het opsporen van multidisciplinaire of gemeenschappelijke risico's.

Artikel 16 bekrachtigt dus de oprichting van een netwerk van verantwoordelijken voor de activiteiten van interne audit. Dit netwerk zal soepeler en breder zijn dan wat was bepaald in 2002.

Het netwerk vervult twee functies : vooreerst spruit het voort uit de goede werking van de activiteiten van interne audit. Ten tweede geeft het een beter zicht op de controle-omgeving en de risico's. Zo kan het bijdragen tot de structurering van een intern controlesysteem op het vlak van de uitvoerende macht. Indien nodig kan het het Auditcomité voor de federale overheid waarschuwen.

Het netwerk van verantwoordelijken voor de activiteiten van interne audit opent de mogelijkheid om vergelijkingen te maken tussen de diensten. Met deze vergelijkingen kunnen onder meer de zwakke punten naar boven worden gebracht. Als ze apart zouden worden bekeken, zouden ze minder gevolgen hebben. Eenmaal samengevoegd kunnen ze de doelmatigheid, de doeltreffendheid, de zuinigheid of de ethiek aantasten van de activiteiten die de overheid in haar geheel voert.

Met de ondersteuning van de dienst bedoeld in artikel 15 heeft dit netwerk ook tot doel geleidelijk een corpus te vormen voor normen en goede praktijken. Deze zullen de omzetting vormen in Belgisch openbaar ambt van de internationale normen voor de beroepspraktijk van de interne audit zoals gedecreteerd door het IIA (Institute of Internal Auditors).

Het kan ook bijdragen tot de bepaling van het basisopleidingsprogramma en van het programma « harmonisering van de methodes », goedgekeurd door het Auditcomité voor de federale overheid. Alle diensten zullen instaan voor de opvolging ervan (zie artikel 11, § 2). Ze zullen vooral aandacht schenken aan de kwestie van de aanwending van de informatica bij de activiteiten van interne audit.

Er zal immers een dubbele bevraging moeten worden gevoerd met het oog op doelmatigheid, doeltreffendheid en zuinigheid van de activiteiten van interne audit. Deze criteria moeten nu eenmaal beoordeeld worden zowel door de dienst als door de federale overheid zelf.

De eerste bevraging slaat op de vraag of er een gegroepeerde benadering moet komen dan wel of er versnipperde initiatieven worden genomen (er is een derde optie : licenties kopen voor de basisprogrammatuur en naar maat aanpassen voor de meer specifieke technische oplossingen). De tweede slaat op de keuze tussen de aankoop van een standaardoplossing, of van een oplossing naar maat, of nog ontwikkeling in huis, binnen een dienst of in samenwerking met FEDICT. Deze bevragingen zijn onlosmakelijk verbonden met de formalisering van de methodes van interne audit die men in aanmerking neemt.

TITEL III. - Wijziging van verschillende bepalingen inzake de interne audit Artikelen 17 tot 19 behoeven geen commentaar.

TITEL IV. - Slotbepalingen Artikel 20 Dit artikel heft het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de interne audit binnen de federale overheidsdiensten op dat vervangen wordt door onderhavig besluit.

Artikel 21 Artikel 21 behoeft geen commentaar.

Advies nr. 42.766/4 van de Raad van State van 2 mei 2007 De aanbevelingen van de Afdeling Wetgeving van de Raad van State worden integraal gevolgd, zowel voor de aanpassing van de toepassingssfeer als de enkele redactionele wijzigingen in dit Verslag. Wij hebben evenwel de overwegingen behouden. Die zijn niet redundant met dit verslag.

Daar waar de Afdeling Wetgeving vragen stelt aangaande artikel 17, dat het koninklijk besluit van 6 december 2001 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de management- en staffuncties in het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen wijzigt, kunnen wij volgende antwoorden geven : 1°) Op de vraag of het niet beter is de bepalingen in dezelfde zin aan te passen die gelden voor de andere instellingen van openbaar nut beoogd door dit besluit, met name de Dienst der overheidspensioenen en het Federaal Agentschap voor geneesmiddelen en gezondheidsproducten, is het antwoord nee en wel om twee redenen.

De eerste reden is het feit dat voor het Voedselagentschap een specifieke regelgeving bestaat. In beide andere instellingen bestaat nog geen regelgevend kader voor de uitoefening van kaderfuncties. Met andere woorden, het koninklijk besluit gewijzigd bij artikel 17 heeft geen equivalent bij beide instellingen die de Raad van State beoogt.

De tweede reden heeft te maken met de wil van de regering om de toepassingssfeer van het koninklijk besluit van 16 november 2006 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de management- en staffuncties in sommige instellingen van openbaar nut uit te breiden (zie inleiding op het Verslag aan de Koning bij voornoemd koninklijk besluit van 16 november 2006 en de beslissing van de Ministerraad op 9 februari 2007). De Dienst Overheidspensioenen en het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten behoren tot de betrokken instellingen. 2°) De tweede kwestie die de Afdeling Wetgeving opwerpt betreft de vraag hoe de kanttekening bepaald bij het nieuw punt 4° van artikel 2, § 2 van voornoemd koninklijk besluit van 6 december 2001 kan worden gecombineerd met de verschillende bepalingen van het ontwerpbesluit en die niet de staffunctie -1 « verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten » beogen.

Het is met opzet dat de draagwijdte van de kanttekening beperkt werd tot enkel de bepalingen betreffende de staffunctie -1 verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten. Het auditcomité voor de federale overheid hoeft niet op te treden bij de bepaling van de functiebeschrijving en het competentieprofiel (artikel 5, § 2) noch bij de selectie (artikel 8, tweede lid) van andere personen dan de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten. De andere bestaande staf- en managementfuncties binnen het Federaal Agentschap voor de veiligheid van de voedselketen blijven geregeld door voornoemd koninklijk besluit van 6 december 2001. De betreffende bepalingen hoefden niet te worden gewijzigd.

Wij hebben de eer te zijn, Sire, Van Uwe Majesteit, de zeer eerbiedige en zeer getrouwe dienaars, De Eerste Minister, G. VERHOFSTADT De Minister van Begroting, Mevr. F. VAN DEN BOSSCHE De Minister van Ambtenarenzaken, Ch. DUPONT

ADVIES 42.766/4 VAN 2 MEI 2007 VAN DE AFDELING WETGEVING VAN DE RAAD VAN STATE De Raad van State, afdeling wetgeving, vierde kamer, op 4 april 2007 door de Vice-Eerste Minister en Minister van Begroting verzocht haar, binnen een termijn van dertig dagen, van advies te dienen over een ontwerp van koninklijk besluit « betreffende de interne auditactiviteiten binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht », heeft het volgende advies gegeven : Rekening houdend met het tijdstip waarop dit advies gegeven wordt, vestigt de Raad van State de aandacht van de Regering op het feit dat de ontstentenis van de controle die het Parlement krachtens de Grondwet moet kunnen uitoefenen, tot gevolg heeft dat de Regering niet over de volheid van haar bevoegdheid beschikt. Dit advies wordt evenwel gegeven zonder dat kan worden nagegaan of dit ontwerp in die beperkte bevoegdheid kan worden ingepast, aangezien de afdeling wetgeving geen kennis heeft van het geheel van de feitelijke gegevens welke de Regering in aanmerking kan nemen als zij te oordelen heeft of het vaststellen of wijzigen van een verordening noodzakelijk is.

Aangezien de adviesaanvraag is ingediend op basis van artikel 84, § 1, eerste lid, 1°, van de gecoördineerde wetten op de Raad van State, zoals het is vervangen bij de wet van 2 april 2003, beperkt de afdeling wetgeving overeenkomstig artikel 84, § 3, van de voornoemde gecoördineerde wetten, haar onderzoek tot de rechtsgrond van het ontwerp, de bevoegdheid van de steller van de handeling en de te vervullen voorafgaande vormvereisten.

Wat deze drie punten betreft, geeft het ontwerp aanleiding tot de volgende opmerkingen.

Algemene opmerkingen 1. Artikel 4, eerste lid, van het ontwerp bepaalt : « De definitie van de voorwaarden waaronder de interne auditactiviteiten worden uitgevoerd, van hun actiemiddelen en van hun kwaliteitsnormen, valt onder de beroepsnormen die op internationaal en Europees vlak zijn vastgelegd.» In het bijgaande verslag aan de Koning wordt het volgende gepreciseerd : « Artikel 4, verduidelijkt dat dit referentiekader hetzelfde is als op het vlak van de Europese Unie. Het gaat om beroepsnormen uitgewerkt door het Instituut voor interne auditors (IIA). Hier dient erop gewezen dat het referentiekader overeenkomt met de opties die sinds 2002 genomen zijn om het beroepskarakter van de activiteit van interne audit te waarborgen, ook al is de verankering niet met zoveel woorden verduidelijkt in het oorspronkelijk normerend apparaat. » Een zodanige bepaling is te vaag; de afdeling wetgeving van de Raad van State heeft daar trouwens reeds op gewezen in haar advies 42.545/4, op 16 april 2007 verstrekt over een ontwerp van koninklijk besluit « tot wijziging van het koninklijk besluit van 26 mei 2002 betreffende het Intern controlesysteem binnen de federale overheidsdiensten", alsmede in haar advies 42.767/4, heden verstrekt over een ontwerp van koninklijk besluit « tot oprichting van het auditcomité voor de federale overheid ».

In de tekst van artikel 4, eerste lid, van het ontwerp zou dus nauwkeuriger moeten worden bepaald om welke internationale en Europese normen het gaat en zou in voorkomend geval, de Minister van Begroting machtiging moeten worden verleend om de lijst ervan aan te vullen. 2. Luidens artikel 1 van het ontwerp is dit besluit bedoeld om te worden toegepast zowel op de diensten van het algemeen bestuur als op andere in dit artikel op limitatieve wijze opgesomde diensten. Voor de diensten van het algemeen bestuur (federale overheidsdiensten, federale programmatorische overheidsdiensten en Ministerie van Landsverdediging), verlenen de artikelen 37 en 107, tweede lid, van de Grondwet de Koning de bevoegdheid om de organisatie van die diensten te regelen (1). Zowel in de rechtspraak als in de rechtsleer wordt uit de voormelde grondwetsbepalingen afgeleid dat het oprichten en organiseren van de diensten van algemeen bestuur uitsluitend zaak van de Koning is (2).

De Regie der Gebouwen, het Federaal Planbureau, het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen, het Federaal Agentschap voor de Opvang van Asielzoekers, de Pensioendienst voor de Overheidssector en het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten zijn instellingen van openbaar nut (met rechtspersoonlijkheid), ingedeeld bij categorie A, zoals bedoeld in de wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut.

De afdeling wetgeving van de Raad van State heeft er evenwel herhaaldelijk op gewezen dat het aan de wetgever staat de kernpunten te regelen van de organisatie, de werkwijze en de controle van de instellingen van openbaar nut.

De wet van 16 maart 1954 bevat geen enkele machtiging aan de Koning wat betreft het interne controlesysteem van de instellingen van openbaar nut. Van de bepalingen waarnaar in de aanhef wordt verwezen bepaalt alleen artikel 6 van de wet van 1 april 1971 houdende oprichting van een Regie der gebouwen, uitdrukkelijk het volgende : « De Regie organiseert een interne controle en een interne audit. De organisatie en de structuur hiervan worden bepaald bij een koninklijk besluit vastgesteld na overleg in de Ministerraad. » Aangezien de Koning evenwel, bij artikel 2, tweede lid, van de wet van 4 februari 2000 houdende oprichting van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen, artikel 63 van de programmawet van 19 juli 2001 (voor het Federaal Agentschap voor de Opvang van Asielzoekers) (3), artikel 30 van de wet van 12 januari 2006 houdende oprichting van de « Pensioendienst voor de Overheidssector » en artikel 22 van de wet van 20 juli 2006 betreffende de oprichting en de werking van het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten, gemachtigd is om bij een besluit, vastgesteld na overleg in de Ministerraad, de organisatie en de werkwijze te regelen van verschillende instellingen van openbaar nut, kunnen deze artikelen niettemin ook als rechtsgrond dienen voor het ontworpen besluit.

Wat het Federaal Planbureau betreft levert artikel 124 van de wet van 21 december 1994 houdende sociale en diverse bepalingen geen rechtsgrond op voor het ontworpen besluit.

Bijzondere opmerkingen Aanhef 1. Het tweede lid van de aanhef moet vervallen daar artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap geen rechtsgrond kan opleveren voor het ontwerp.2. Voorts worden overeenkomstig de gewone regels van de wetgevingstechniek (4), overwegingen overbodig wanneer het besluit voorafgegaan wordt door een verslag aan de Koning dat bestemd is voor publicatie. Hoe dan ook worden de stellers van het ontwerp erop gewezen dat in de tweede overweging uitdrukkelijk wordt verwezen naar de federale politie, terwijl daarvan geen sprake is in het verslag aan de Koning, noch in artikel 1 van het ontwerp.

In dat verband heeft de afdeling wetgeving van de Raad van State in haar voormelde advies 42.545/4 opgemerkt dat, aangezien de stellers van het ontwerp geen relevante rechtsgrond kunnen aanvoeren (5), het ontwerpbesluit niet van toepassing kan worden verklaard op de federale politie.

Dispositief Artikel 2 Artikel 2, § 2, bepaalt : « Wanneer een dienst ressorteert onder verschillende Ministers, of onder een of meer Ministers en onder een of meer Staatssecretarissen, dienen de bepalingen die de betrokken Minister betreffen, zoals bepaald in paragraaf 1, 4°, zodanig te worden gelezen dat ze rekening houden met dit meervoud. » Aangezien het gaat om de verwijzing naar de minister(s), dient in de bepaling van het ontwerp zonder twijfel « in paragraaf 1, 6° » en niet « in paragraaf 1, 4° » te worden gelezen.

In het verslag aan de Koning staat het volgende : « Paragraaf 2 neemt akte van het feit dat er geen strikte overeenstemming bestaat tussen « een minister » en een FOD (of Pensioensdienst voor de Overheidssector POD). Daarom verduidelijkt deze paragraaf hoe dit besluit moet worden toegepast als er verschillende ministers en/of staatssecretarissen bevoegd zijn voor een zelfde dienst. » Uit deze preciseringen kan niet worden opgemaakt wat de juiste strekking is van de ontworpen bepaling en evenmin hoe ze concreet zal worden toegepast.

De bepaling zou moeten worden herzien om de bedoeling van de steller van het ontwerp beter weer te geven; op zijn minst moet het verslag aan de Koning op dat punt worden aangevuld.

Artikel 4 Er wordt verwezen naar algemene opmerking 1.

Artikel 17 Artikel 17 van het ontwerp wijzigt artikel 2, § 2, van het koninklijk besluit van 6 december 2001 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de management- en staffuncties in het federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen om rekening te houden met het thans voorliggende ontwerp.

De wijzigingstekst verwijst naar het koninklijk besluit van 16 november 2006 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de management- en staffuncties in bepaalde instellingen van openbaar nut.

Het voormelde koninklijk besluit van 16 november 2006 vermeldt, overeenkomstig artikel 1 ervan, alleen de drie volgende instellingen van openbaar nut : 1° het Federaal Agentschap voor de Opvang van Asielzoekers;2° de Regie der Gebouwen;3° het Federaal Planbureau. De afdeling wetgeving vraagt zich af of de bepalingen die van toepassing zijn op de overige instellingen van openbaar nut waarvan sprake is in het ontwerp, te weten de Pensioensdienst voor de Overheidssector en het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten, niet in dezelfde zin moeten worden aangepast. 2. Het ontworpen onderdeel 4° van artikel 2, § 2, van het voormelde koninklijk besluit van 6 december 2001 verwijst voor de staffunctie - 1, « namelijk de verantwoordelijke van de interne auditactiviteiten » uitdrukkelijk naar de « modaliteiten voor de aanwijzing en de uitoefening van de functies » vastgesteld bij het voormelde koninklijk besluit van 16 november 2006. De afdeling wetgeving vraagt zich af hoe deze verwijzing zich kan verdragen met verscheidene bepalingen van het voormelde koninklijk besluit van 6 december 2001, inzonderheid met de artikelen 5, § 2, en 8, tweede lid, die bij het ontwerpbesluit niet worden gewijzigd en die de « staffunctie - 1 verantwoordelijke van de interne auditactiviteiten » niet vermelden.

Dezelfde vraag rijst voor de Pensioensdienst voor de Overheidssector en het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten, waarvan hierboven sprake is geweest.

Het verslag aan de Koning moet op zijn minst worden aangevuld om rekening te houden met de voorgaande opmerkingen.

De kamer was samengesteld uit : De heren : Ph. Hanse, kamervoorzitter;

P. Liénardy en J. Jaumotte, staatsraden;

Mevr. C. Gigot, griffier.

Het verslag werd uitgebracht door de heer R. Wimmer, auditeur.

De overeenstemming tussen de Franse en de Nederlandse tekst werd nagezien onder toezicht van de heer P. Liénardy.

De griffier, C. Gigot.

De voorzitter, Ph. Hanse. _______ Nota's (1) Zie advies 37.904/4, op 22 december 2004 verstrekt over een voorstel van wet « tot oprichting van een FOD Migratie, tot afschaffing van de Dienst Vreemdelingenzaken en tot overheveling van de taken inzake het vreemdelingen- en het asielbeleid van de FOD Binnenlandse Zaken naar de FOD Migratie » (Parl. St., Kamer, 2004/2005, nr. 1465/002). (2) Zie inzonderheid : arrest van het Arbitragehof, nr.99/2004 van 2 juni 2004, overweging B.6.2.; J. Velaers, De Grondwet en de Raad van State, afdeling wetgeving, Maklu, Antwerpen, 1999, blz. 369; F. Delperée, Le droit constitutionnel de la Belgique, Bruylant, Brussel, 2000, § 898. (3) De stellers van het ontwerp worden er evenwel op gewezen dat dit artikel 63 wordt opgeheven bij artikel 70 van de wet van 12 januari 2007 betreffende de opvang van asielzoekers en van bepaalde andere categorieën van vreemdelingen en dit, overeenkomstig artikel 74 van dezelfde wet op een door de Koning te bepalen datum.Op diezelfde datum zal de rechtsgrond van het ontworpen besluit, wat het Federaal Agentschap voor de Opvang van Asielzoekers betreft, worden opgeleverd door artikel 55, tweede lid, van de voormelde wet van 17 januari 2007. (4) Zie circulaire wetgevingstechniek - aanbevelingen en formules, november 2001, inz.blz. 32 (www. raadvst-consetat.be). (5) In hetzelfde advies heeft de afdeling wetgeving opgemerkt dat artikel 142 van de wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus, niet de vereiste rechtsgrond kan opleveren. 17 AUGUSTUS 2007. - Koninklijk besluit betreffende de interne auditactiviteiten binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht ALBERT II, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op de artikelen 37 en 107, tweede lid, van de Grondwet;

Gelet op de wet van 1 april 1971 houdende oprichting van een Regie der Gebouwen, inzonderheid op artikel 6, gewijzigd bij de wet van 20 juli 2006 houdende diverse bepalingen;

Gelet op de wet van 21 december 1994 houdende sociale en diverse bepalingen, inzonderheid op artikel 124;

Gelet op de wet van 4 februari 2000 houdende oprichting van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen, inzonderheid op artikel 2, tweede lid;

Gelet op de programmawet van 19 juli 2001, inzonderheid op artikel 63;

Gelet op de wet van 12 januari 2006 tot oprichting van de « Pensioendienst voor de Overheidssector », inzonderheid op artikel 30;

Gelet op de wet van 20 juli 2006 betreffende de oprichting en de werking van het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten, inzonderheid op artikel 22;

Gelet op het koninklijk besluit van 6 december 2001 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de management- en staffuncties in het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen;

Gelet op het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale overheidsdiensten en de programmatorische federale overheidsdiensten, inzonderheid op artikel 1, gewijzigd bij het koninklijk besluit van 2 februari 2006, en op artikel 2;

Gelet op het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de interne audit binnen de federale overheidsdiensten, gewijzigd bij het koninklijk besluit van 12 april 2005;

Gelet op het koninklijk besluit van 16 november 2006 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de management- en staffuncties in bepaalde instellingen van openbaar nut, inzonderheid op artikel 3;

Overwegende dat de goede werking van de interne controlesystemen, bepaald bij koninklijk besluit van 17 augustus 2007 betreffende het interne controlesysteem binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht, een waarborg is voor de doeltreffende, doelmatige, zuinige, goed geregelde en ethische aard van de manier waarop de verrichtingen worden uitgevoerd, voor de naleving van de verplichtingen tot rekenschap afleggen (en dus van de betrouwbaarheid van de financiële en beheersgegevens), voor de overeenstemming met de bestaande wetten en regelgevingen en voor de bescherming van de overheidsmiddelen tegen verlies, slecht gebruik en schade;

Overwegende dat het toepassingsgebied van dit besluit, dat oorspronkelijk beperkt was tot de federale overheidsdiensten en de programmatorische federale overheidsdiensten, bij het wijzigingsbesluit van 17 augustus 2007 werd uitgebreid tot het Ministerie van Landsverdediging en de instellingen van openbaar nut met rechtspersoonlijkheid van categorie A waarvoor de Koning bevoegd is om de organisatie en de werking ervan te regelen;

Overwegende dat om aan de vereisten te voldoen van dit koninklijk besluit, elk intern controlesysteem niet enkel mechanismen moet bevatten voor opvolging en evaluatie van de doeltreffendheid van het intern controlesysteem maar ook de waarborg moet bieden dat alle leemten die aan het licht gebracht zijn onverwijld worden gemeld aan het gepaste niveau en er rekening mee wordt gehouden;

Overwegende dat de invoering van de interne controle behoort tot de verantwoordelijkheid van het management van de betrokken diensten en dat die, in elk ervan, moet worden opgevolgd;

Overwegende dat de Europese Unie nu reeds, met name met artikel 38 van de Verordening (EG) nr. 1260/1999 van de Raad van 21 juni 1999 houdende de algemene bepalingen inzake de structuurfondsen, de lidstaten verplichtingen oplegt inzake certificatie van de uitgaven, opvolging van de eigen middelen en toezicht op de wettelijkheid en de regelmatigheid en dat al deze verplichtingen tot de noodzaak om de goede werking van de interne controle aan te tonen;

Overwegende enerzijds dat de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat, in zijn artikel 31 bepaalt dat een interne audit wordt ingericht bij de diensten die deel uitmaken van het algemeen bestuur van de Staat; en anderzijds dat het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 betreffende het intern controlesysteem binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht ook bepaalt dat moet worden gewaakt over de goede werking van het intern controlesysteem;

Overwegende dat, wat met name de financiële aspecten betreft, het Internationaal Monetair Fonds in zijn code van goede praktijken inzake transparantie van overheidsfinanciën, bijgewerkt op 28 februari 2001, bepaalt dat de uitvoering van de begroting moet onderworpen worden aan een interne audit en dat de auditprocedures moeten kunnen worden onderzocht;

Overwegende dat deze bepalingen convergent zijn en om eraan tegemoet te komen er geen afzonderlijke organen dienen te worden opgericht;

Overwegende dat de daadwerkelijke tenuitvoerlegging van nieuwe regelingen voor administratieve en begrotingscontrole, meer bepaald de overgang naar een controle ex post voor bepaalde soorten beslissingen, gedeeltelijk afhangt van de kwaliteit van de interne controle en dat de werking van het interne controlesysteem bijgevolg methodisch en uiterst nauwkeurig moet worden geëvalueerd;

Overwegende dat de activiteiten op het vlak van interne audit, die een belangrijke modaliteit vormen voor de opvolging en de evaluatie van de interne controlesystemen, almaar professioneler worden en er op internationaal vlak aanzienlijke inspanningen worden geleverd om ze aan normen te onderwerpen;

Overwegende dat deze activiteiten geen bijkomend controleniveau vormen maar beogen aan de administratieve verantwoordelijke van het hoogste niveau te bevestigen dat het interne controlesysteem ingevoerd onder zijn verantwoordelijkheid binnen de dienst waarmee hij belast is, hem in staat stelt de activiteit van deze dienst beter te beheersen;

Overwegende dat de benaming « interne audit » dient te worden voorbehouden voor activiteiten georganiseerd in overeenstemming met internationale referentienormen die gewoonlijk gebruikt worden in het beroep;

Overwegende dat de controlesystemen dienen te worden opgevat als een keten van controles waarin elk niveau specifieke precieze doelstellingen krijgt die rekening houden met het werk van de andere;

Overwegende dat de controles open en transparant moeten gebeuren, zodat alle spelers in het systeem er de resultaten van kunnen benutten en zich erop kunnen baseren;

Overwegende dat thans de bepalingen inzake het Auditcomité van het koninklijk besluit van 7 november 2000 houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst, noch van het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende het intern audit binnen de federale overheidsdiensten op een voldoende manier worden uitgevoerd;

Gelet op de adviezen van de Inspecteur van Financiën, gegeven op 31 januari en 22 maart 2007;

Gelet op de akkoordbevinding van Onze Minister van Begroting gegeven op 21 december 2006;

Gelet op de akkoordbevinding van Onze Minister van Ambtenarenzaken, gegeven op 29 maart 2007;

Gelet op het protocol nr. 590 van 22 maart 2007 van het Comité voor de federale, de gemeenschaps- en de gewestelijke overheidsdiensten;

Gelet op het besluit van de Ministerraad over het verzoek aan de afdeling Wetgeving van de Raad van State om advies te geven binnen een termijn van dertig dagen;

Gelet op het advies nr. 42.766/4 van de Raad van State, gegeven op 2 mei 2007, met toepassing van artikel 84, eerste lid, 1°, van de gecoördineerde wetten op de Raad van State;

Op de voordracht van Onze Eerste Minister, van Onze Minister van Begroting en van Onze Minister van Ambtenarenzaken en op het advies van Onze in Raad vergaderde Ministers, Hebben Wij besloten en besluiten Wij : TITEL I. - Doel van de interne auditactiviteiten HOOFDSTUK I. - Draagwijdte van dit besluit en terminologie

Artikel 1.Dit besluit is van toepassing op : 1° de federale overheidsdiensten en programmatorische overheidsdiensten evenals de diensten die ervan afhangen, 2° het Ministerie van Landsverdediging, 3° het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen, 4° het Federaal Agentschap voor de Opvang van Asielzoekers, 5° de Pensioendienst voor de Overheidssector, 6° het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten, 7° de Regie der Gebouwen.

Art. 2.§ 1. In dit besluit verstaat men onder : 1° « dienst » : elke van de entiteiten bedoeld in artikel 1, 2° « interne auditor » : elke persoon die interne auditactiviteiten uitvoert overeenkomstig de bepalingen van dit besluit, ongeacht zijn statuut en de voorwaarden waaronder hij optreedt, 3° « verantwoordelijke voor interne auditactiviteiten » : de houder van de staffunctie verantwoordelijk voor de organisatie, de uitvoering en de opvolging van de interne auditactiviteiten binnen een Dienst of diensten, 4° « leidinggevende » : de hoogste administratief verantwoordelijke binnen elk van de betrokken diensten, 5° « management » : alle personen met beslissingsbevoegdheid over de organisatie van de activiteiten van de dienst, 6° « betrokken Minister » : de Minister of Staatssecretaris die bevoegd is voor de betrokken dienst, 7° « Minister van Begroting » : de Minister tot wiens bevoegdheid de Begroting behoort, 8° « Minister van Ambtenarenzaken » : de Minister tot wiens bevoegdheid ambtenarenzaken behoort. § 2. Wanneer een dienst ressorteert onder verschillende Ministers, of onder een of meer Ministers en onder een of meer Staatssecretarissen, dienen de bepalingen die de betrokken Minister betreffen, zoals bepaald in paragraaf 1, 6°, zodanig te worden gelezen dat ze rekening houden met dit meervoud. HOOFDSTUK II. - Basismissie

Art. 3.§ 1. Binnen elke dienst beoogd in artikel 1 wordt de betrouwbaarheid van het interne controlesysteem, geëvalueerd via interne auditactiviteiten.

Deze worden opgevat en uitgevoerd op basis van een onafhankelijke, objectieve, systematische en methodologische aanpak. Ze geven de dienst een redelijke zekerheid over de mate waarin hij zijn verrichtingen beheerst en bieden raad om deze te verbeteren.

Ze worden uitgeoefend onder toezicht van het Auditcomité van de federale overheid opgericht bij koninklijk besluit van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de federale overheid.

Deze evaluatie geeft aanleiding tot een dialoog tussen de interne auditoren en het management en mondt uit in het formuleren van aanbevelingen om het interne controlesysteem te verbeteren en de zwakke punten ervan bij te sturen. Deze aanbevelingen worden gericht aan de betrokken verantwoordelijken, ieder wat diens bevoegdheid betreft. Die verantwoordelijken zijn verplicht ermee rekening te houden. Of zij ermee rekening houden wordt opgevolgd volgens de bepalingen van artikel 10 van dit besluit. § 2. De interne auditactiviteiten beogen de activiteiten, processen, procedures en structuren die onder het gezag vallen van de leidinggevende, en die bijdragen tot de openbare dienstverlening of die openbare ontvangsten of uitgaven met zich brengen, te verbeteren.

De interne auditactiviteiten slaan niet op de evaluatie van personen.

De interne auditoren hebben een middelenverplichting.

TITEL II. - Organisatie van de interne auditactiviteiten HOOFDSTUK I. - Organisatieprincipes van de interne auditactiviteiten

Art. 4.De definitie van de voorwaarden waaronder de interne auditactiviteiten worden uitgevoerd, van hun actiemiddelen en van hun kwaliteitsnormen valt onder de normen die zijn vastgelegd door het Institute of Internal Auditors (IIA).

De organisatie van deze activiteiten wordt bepaald in akkoord met het Auditcomité van de federale overheid. De leidinggevende heeft geen beslissingsbevoegdheid over hun interventiegebied noch over de verspreiding van de resultaten.

De interne auditactiviteiten worden zo georganiseerd dat de externe controle-instanties zich desgevallend op valabele wijze kunnen beroepen op de besluiten ervan.

De interne auditactiviteiten worden minstens vijfjaarlijks geëvalueerd door een bevoegd en onafhankelijk evaluator of team, bestaande uit personen extern aan de Dienst.

Art. 5.§ 1. De interne auditactiviteiten dekken alle doelstellingen van het intern controlesysteem van een dienst. De prioriteiten worden in een werkprogramma opgenomen, dat door de verantwoordelijke voor interne auditactiviteiten opgesteld wordt. De leidinggevende kan hem terzake relevante informatie verstrekken, rekening houdend met zijn risicoanalyse.

Het werkprogramma wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het Auditcomité van de federale overheid en vastgelegd op basis van een specifieke risicoanalyse opgemaakt door de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten en regelmatig bijgewerkt. Ook de wijzigingen van het werkprogramma en alle aanvullende documenten moeten door het Auditcomité worden goedgekeurd. Het Auditcomité kan echter afzien van voorafgaande goedkeuring van kleine of spoedeisende wijzigingen.

Nadat het Auditcomité van de federale overheid het werkprogramma van de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten heeft goedgekeurd, deelt deze verantwoordelijke het aan de leidinggevende mee. § 2. Voor de processen die verrichtingen omvatten die onderworpen zijn aan een externe controle kan de verantwoordelijke van de interne auditactiviteiten, na gunstig advies van het Auditcomité van de federale overheid, protocollen afsluiten om de regeling van de coördinatie van de taken en de uitwisseling van informatie te formaliseren.

Hoe dan ook sluit de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten, na gunstig advies van het Auditcomité van de federale overheid, een protocol af met de Inspectie van Financiën. Dit protocol strekt ertoe de regeling te formaliseren voor het coördineren van de taken en het uitwisselen van informatie voor de analyse van de processen die procedures voor overheidsopdrachten, voor toekenning van facultatieve toelagen en voor werving van contractuele personeelsleden behelzen. Daartoe houdt hij desgevallend rekening met het protocol bedoeld in artikel 12, 5°, van het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de federale overheid. § 3. Het werkprogramma voorziet erin dat een bepaald gedeelte van de middelen van de interne auditdienst mag worden gebruikt om tegemoet te komen aan specifieke verzoeken bepaald in artikel 6.

Art. 6.§ 1. Onder specifiek verzoek verstaat men een verzoek inzake een opdracht waarvan de doelstellingen, de aard en het domein worden bepaald door de verzoeker.

Specifieke verzoeken gaan uit van : - de betrokken Minister, - of de leidinggevende, - of het Auditcomité van de federale overheid, desgevallend aanhangig gemaakt door de Ministerraad, de Minister van Begroting of de Minister van Ambtenarenzaken. § 2. Als de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten specifieke verzoeken krijgt, overweegt hij deze geval per geval. Als hij beslist een opdracht te aanvaarden, plaatst hij die op het werkprogramma bedoeld in artikel 5, § 1.

De aard van deze opdrachten, de werklast die ze met zich meebrengen en de relaties die ze teweegbrengen tussen de interne auditoren en het management moeten verenigbaar zijn met de eisen van de basisopdracht zoals bepaald in artikel 3.

Alle activiteiten die een optreden veronderstellen van de interne auditoren in de besluitvorming en uitvoering van de interne controle moeten ambtshalve worden uitgesloten.

Dezelfde criteria gelden wanneer de aan een dienst eigen interne auditdienst wordt verzocht opdrachten uit te voeren inzake interne audit bij een andere dienst, zoals bedoeld in artikel 7, § 2, 3°. § 3. Als in het bepaald bij de artikelen 12, 13 en 15, § 3 van het koninklijk besluit van 16 november 1994 betreffende de administratieve en begrotingscontrole, de Inspectie van Financiën belast wordt met een opdracht tot evaluatie van de beheerssystemen, brengt de Korpschef van de Inspectie van Financiën het Auditcomité van de federale overheid hiervan op de hoogte.

Art. 7.§ 1. Binnen elke dienst worden de interne auditactiviteiten georganiseerd, uitgevoerd, en opgevolgd onder het gezag van de verantwoordelijke van de interne auditactiviteiten.

Deze verantwoordelijke is het hoofd van de interne auditdienst of de gedeelde auditdienst bedoeld in § 2. Hij is houder van een staffunctie en wordt behoudens andersluidende bepalingen in onderhavig besluit : 1° voor wat betreft de diensten bedoeld in artikel 1, 1° en 2° aangesteld overeenkomstig het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 houdende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale en de programmatorische federale overheidsdiensten;2° voor wat betreft de diensten bedoeld in artikel 1, 3° tot en met 7° aangesteld overeenkomstig het koninklijk besluit van 16 november 2006 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de management- en staffuncties in bepaalde instellingen van openbaar nut. Deze bepalingen moeten gelezen worden rekening houdende met de optie die de betrokken Minister heeft gekozen met toepassing van de paragrafen 2 en 5.

De verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten oefent zijn functies autonoom uit, overeenkomstig onderhavig besluit. Hij brengt verslag uit over zijn activiteiten bij het Auditcomité van de federale overheid en communiceert rechtstreeks, vertrouwelijk en in alle vrijheid met dit comité. Hij levert het Auditcomité de informatie, rapporten en andere documenten die het hem vraagt.

Een zelfde verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten kan zijn tijd verdelen over verschillende diensten, op voorwaarde dat hij bij elk van deze diensten enkel wordt ingezet voor interne auditactiveiten. § 2. De interne auditactiviteiten worden uitgeoefend op een van de volgende drie manieren : 1° oprichting van een permanente specifieke dienst, die is samengesteld uit minstens drie personen, waarvan een verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten;deze wordt « interne auditdienst » genoemd; 2° oprichting van een permanente gemeenschappelijke auditdienst voor verschillende diensten.Deze is samengesteld uit minstens drie personen, waaronder de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten; deze dienst wordt « gedeelde auditdienst » genoemd; 3° er kan een beroep worden gedaan op een externe dienstverlener;het kan gaan om de interne auditdienst van een andere dienst, van een andere overheidsinstelling of om een privé kantoor.

In elk geval zullen de interne auditactiviteiten zo georganiseerd worden dat de weging van de staffunctie overeenkomstig het koninklijk besluit van 11 juli 2001 betreffende de weging van de management- en staffuncties in de federale overheidsdiensten en tot vaststelling van hun wedde minimaal salarisband 4 geeft.

De kwaliteitscriteria bedoeld in artikel 4 gelden voor interne auditoren ongeacht hun statuut of de modaliteiten van hun optreden. § 3. De verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten kan, na het advies te hebben ingewonnen van het Auditcomité van de federale overheid, op zijn verantwoordelijkheid en binnen de perken van de kredieten die daartoe zijn uitgetrokken op de begroting, een beroep doen op de hulp van externe dienstverleners met specifieke bekwaamheden in een of meer specifieke domeinen. § 4. Alle verslagen en documenten dienen de aard van de dienstverlening te vermelden die externe dienstverleners hebben verleend. De verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten ziet toe op de uitvoering van het dienstverleningscontract en op de kwaliteit van het geheel van deze activiteiten. Hij legt daarover rekenschap af in zijn verslag. § 5. De Minister kiest de organisatieregeling voor de interne auditactiviteiten onder de opties bepaald in § 2. Daartoe houdt hij rekening met een onderzoek naar de bestaande structuren en functies inzake opvolging en evaluatie van de interne controle en van de aanbevelingen die het Auditcomité van de federale overheid uitvaardigt krachtens artikel 21 van het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de federale overheid. Hij houdt ook rekening met het advies van de leidinggevende van elke dienst waarvoor hij bevoegd is.

Voor zover de eerbiediging van de beroepsnormen gewaarborgd is, dient de voorkeur te worden gegeven aan de oplossing waarbij het best een beroep kan worden gedaan op aanwezige personeelsleden binnen de Dienst(en), waarvoor hij bevoegd is.

De Minister die een beroep doet op een privé-kantoor, zoals vermeld in § 2, 3°, legt een gemotiveerd voorstel ter goedkeuring voor aan de Minister van Begroting en de Minister van Ambtenarenzaken met toepassing van de regels bepaald in het koninklijk besluit van 16 november 1994 betreffende de administratieve en begrotingscontrole. De invulling van het bestek en de keuze van de dienstverlener gebeurt in overleg met de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten. § 6. Binnen de drie maanden nadat het Auditcomité van de federale overheid zijn richtlijnen heeft bekendgemaakt, spreekt de bevoegde Minister zich uit over de uitvoeringsvoorwaarden van de interne auditactiviteiten binnen de betrokken dienst.

Deze beslissing wordt meegedeeld aan het Auditcomité van de federale overheid.

De leidinggevende is belast met de uitvoering van deze beslissing.

Wanneer de betrokken minister(s) heeft (hebben) beslist om een gemeenschappelijke structuur op te zetten voor verschillende diensten, wijst hij (wijzen zij) diegene van de betrokken leidinggevenden aan die het proces zal leiden. Hij handelt in overleg met de andere betrokken leidinggevenden.

Art. 8.§ 1. Ongeacht het statuut en de modaliteiten volgens welke de interne auditoren interveniëren, dienen de interne auditactiviteiten minstens : 1° te worden uitgevoerd onder voorwaarden die de bekwaamheid, de onafhankelijkheid en de objectiviteit van diegenen die belast zijn met deze activiteiten garanderen zoals vereist door de definitie van de interne audit in artikel 3, § 1;2° te worden opgevat en uitgevoerd volgens de regels van de kunst, volgens een vooraf bepaalde methodologie conform de normen bedoeld in artikel 4;3° te beschikken over voldoende middelen met name op het vlak van uitrusting, in het bijzonder inzake informatica (apparatuur en programmatuur);4° te verlopen in een geest van samenwerking.Dit veronderstelt in het bijzonder dat alle personeelsleden van de dienst een goed beeld hebben van hun rol en hun werking en dat de interne auditoren van hun kant en binnen de grenzen van wat het principe van onafhankelijkheid vereist, het principe van tegenspraak naleven en opteren voor de dialoog; 5° de interne auditoren de waarborg te bieden van ongehinderde toegang tot de informatie waarover de dienst beschikt en die zij nodig achten voor de uitvoering van hun opdracht, tot de personen bij wie de informatie berust, ongeacht hun hiërarchisch niveau, alsook tot de plaatsen en lokalen waar de activiteiten van de dienst uitgevoerd worden;6° aan te sluiten op de controleketen.Dit betekent dat ze rekening houden met verificaties die reeds verricht zijn door andere interveniënten en dat ze zelf natrekbaar en controleerbaar zijn. § 2. De interne auditoren dienen de deontologie van het beroep na te leven.

De Minister van Begroting en de Minister van Ambtenarenzaken kunnen deze regels in gemeenschappelijk overleg verduidelijken. § 3. De verantwoordelijke van de interne auditactiviteiten en de interne auditoren verklaren dat ze zich niet in een toestand van belangenconflict bevinden. Ze verbinden zich ertoe ontslag uit de interne auditdienst te nemen als ze zich in een permanente toestand van belangenconflict zouden bevinden. Deze verklaring en deze verbintenis komen voor in hun kandidatuurstelling en zijn ondertekend.

Er is sprake van een belangenconflict wanneer de onpartijdige en objectieve uitoefening van de interne auditactiviteiten in het gedrang komt om gezinsredenen, affectieve redenen, beroepsredenen, van economisch of financieel belang of om elke andere reden van belangengemeenschap of tegenstelling met de verantwoordelijken van de geëvalueerde processen.

In het kader van het beheer van de interne auditactiviteiten en naast de mechanismen van preventie en regeling van de belangenconflicten bepaald door de beroepsnormen inzake interne auditactiviteiten, houdt elke verantwoordelijke voor interne auditactiviteiten een register van belangenconflicten bij waarin de auditoren hem inlichten over de elementen die hun objectiviteit in het gedrang kunnen brengen. Hij houdt er rekening mee bij de organisatie van de opdrachten en de samenstelling van de teams.

Indien ondanks deze voorzorgsmaatregel een interne auditor zich in een toestand van belangenconflict zou bevinden, is hij verplicht zich te onthouden en er de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten op de hoogte te brengen.

Elke verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten schrijft in een register van belangenconflicten dat door het Auditcomité van de federale overheid wordt bijgehouden, de elementen in die zijn objectiviteit in het gedrang zouden kunnen brengen. Hij vermeldt ze ook in het register van belangenconflicten van zijn dienst.

Art. 9.De opdracht van de verantwoordelijke van de interne auditactiviteiten en van de interne auditoren, hun rechten en plichten en hun plaats binnen de dienst worden verduidelijkt in een charter.

Dit wordt met eerbiediging van de beroepsnormen en in overleg met de leidinggevende opgesteld en wordt door het Auditcomité van de federale overheid goedgekeurd.

Dit charter bepaalt bovendien : 1° de regeling van de samenwerking die tussen het management en de interne auditoren tot stand dient te komen;2° de regeling inzake rapportering;3° de regels van tegenspraak en vertrouwelijkheid. Het bevat een verbintenis van het management dat het de onafhankelijkheid van de interne auditoren zal respecteren en geen vergeldingsmaatregel zal nemen jegens personen die hun medewerking verlenen of verleenden aan de interne auditactiviteiten die gevoerd worden binnen de dienst.

Het wordt verspreid in de hele dienst via de leidinggevende en kan aan elke belangstellende worden meegedeeld.

Art. 10.De aanbevelingen van de interne auditoren worden opgevolgd door de verantwoordelijke van de interne auditactiviteiten. Ze worden op adequate wijze en op het gepaste niveau door het management in aanmerking genomen.

Het management wordt geacht rekening te hebben gehouden met de aanbevelingen wanneer de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten vaststelt dat een van de drie onderstaande voorwaarden is vervuld : 1° de leden van het management aan wie hij de vastgestelde zwakke punten heeft gemeld, hebben maatregelen genomen of hebben zich ertoe verbonden om binnen een welbepaalde termijn maatregelen te nemen die hij voldoende acht;2° ze zijn van plan binnen een welbepaalde termijn een maatregel te treffen om de risico's terug te brengen tot een aanvaardbaar peil;3° er werd aangetoond dat de zwakke punten die door de interne audit zijn blootgelegd, niet nopen tot bijsturende maatregelen. De verantwoordelijke voor de interne audit vestigt de aandacht van het Auditcomité van de federale overheid op de elementen waarmee op het vlak van het management geen rekening werd gehouden. HOOFDSTUK II. - Materiële en personeelsmiddelen die moeten worden ingezet voor de interne auditactiviteiten

Art. 11.§ 1. De middelen die zullen worden ingezet voor de interne auditactiviteiten worden bepaald door de leidinggevende, in overleg met de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten.

Wanneer de betrokken minister overeenkomstig artikel 7, § 5, ervoor gekozen heeft een interne auditdienst op te richten, werkt de leidinggevende het personeelsplan van deze auditdienst uit in overleg met de verantwoordelijke voor interne auditactiviteiten.

Als het om een gedeelde interne auditdienst gaat, spreken de betrokken leidinggevenden het personeelsplan van deze interne auditdienst af in overleg met de verantwoordelijke.

De verantwoordelijke voor de interne auditactiveiten bezorgt de in deze paragraaf bedoelde documenten, samen met zijn commentaar, aan het auditcomité van de federale overheid. § 2. De verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten maakt het opleidingsplan op voor de interne auditoren, met inbegrip van zijn eigen opleidingsbehoeften, en deelt dit mee aan het Auditcomité van de federale overheid. § 3. De dienst biedt de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten de vereiste administratieve ondersteuning voor de opmaak van de begrotingen en het bijhouden van de beheersboekhouding in verband met de interne auditactiviteiten, het personeelsbeheer, de evaluatie- en bezoldigingprocedures van de interne auditoren, de interne communicatie en de communicatiestroom binnen de dienst, het beheer van de logistiek en de verplaatsingen en het aanbesteden van de overheidsopdrachten die nodig zijn voor het goede verloop van de interne auditactiviteiten. HOOFDSTUK III. - Bijzondere kenmerken van de uitoefening van de functie van verantwoordelijke voor interne auditactiviteiten en interne auditor

Art. 12.§ 1. Onderhavig artikel is van toepassing op de diensten bedoeld in artikel 1, 1° en 2° wordt. § 2. De functiebeschrijving van deze verantwoordelijke en het bijbehorende competentieprofiel worden voorafgaand aan het voorstel van de voorzitter van het directiecomité aan de minister(s) bedoeld in artikel 5, § 2, 1° van het bovenvermelde koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale en de programmatorische federale overheidsdiensten voor advies voorgelegd aan het auditcomité van de federale overheid. Dit advies is bindend.

Ze houden rekening met de ontwikkelingsperspectieven van de interne auditactiviteiten voor de volgende zes jaar, met name de oprichting van een interne auditdienst of de versterking van de staf die deze verantwoordelijke zal leiden, en de complexiteit van de taken waarop hij zal toezien. § 3. De twee externe experts, bedoeld in artikel 7, § 1, 4° van bovenvermeld besluit en hun vervangers worden aangeduid onder de leden van het auditcomité van de federale overheid.

Artikel 7, § 1, derde lid van hetzelfde bovenvermeld besluit is niet van toepassing op de leden van het auditcomité van de federale overheid. § 4. Het resultaat van de in artikel 6 van hetzelfde besluit bedoelde procedure wordt gelijktijdig medegedeeld aan de leidinggevende en aan de voorzitter van het auditcomité van de federale overheid. § 5. Artikel 10 van het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 is niet van toepassing op de verantwoordelijke van de interne auditactiviteiten. § 6. Artikel 16 van hetzelfde besluit is niet van toepassing op de verantwoordelijke van de interne auditactiviteiten. De tussentijdse evaluaties en de eindevaluatie van de verantwoordelijke van de interne auditactiviteiten bedoeld in Hoofdstuk V van het bovenvermeld koninklijk besluit van 2 oktober 2002 heeft betrekking op : 1° de uitvoering van het werkprogramma bedoeld in artikel 5;2° de kwaliteit van de interne auditactiviteiten, met verwijzing naar de normen en de evaluatie bedoeld in artikel 4 van onderhavig besluit;3° de wijze waarop de verantwoordelijke van de interne auditactiviteiten dat kwaliteitsniveau heeft bereikt;4° de persoonlijke bijdrage van de verantwoordelijke van de interne auditactiviteiten tot de kwaliteit van de interne auditactiviteiten;5° de inspanningen die hij heeft geleverd op het vlak van de ontwikkeling van de competenties. § 7. Aan de actoren van de evaluatie vermeld in artikel 17 van voornoemd besluit wordt een derde evaluator toegevoegd, aangewezen onder de leden van het Auditcomité van de federale overheid. Deze derde persoon wordt tevens de eerste evaluator. De leidinggevende wordt tweede evaluator. De minister wordt derde evaluator.

Wanneer een gemeenschappelijke structuur werd opgezet, handelt de leidinggevende bedoeld in artikel 7, § 6, derde lid, in de hoedanigheid van tweede evaluator.

Wanneer de betrokken minister(s) heeft (hebben) beslist om een gemeenschappelijke structuur op te zetten voor verschillende diensten, wijzen zij diegene onder hen aan die de derde evaluator wordt. Hij handelt in overleg met de andere betrokken Minister(s).

Het evaluatieverslag, bedoeld in artikel 19, § 3 van hetzelfde besluit wordt eveneens medondertekend door de derde evaluator. § 8. Indien de verantwoordelijke van de interne auditactiviteiten in beroep gaat met toepassing van artikel 19ter van het voornoemde koninklijk besluit van 2 oktober 2002, hoort het beroepscomité het lid van het auditcomité dat is opgetreden in de hoedanigheid van eerste evaluator. § 9. In afwijking van artikel 24 van hetzelfde besluit, kan de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten die functie slechts gedurende twaalf jaar uitoefenen binnen dezelfde dienst.

Art. 13.§ 1. Onderhavig artikel is van toepassing op de diensten bedoeld in artikel 1, 3° tot en met 7°. § 2. De functiebeschrijving van deze verantwoordelijke en het bijbehorende competentieprofiel worden voorafgaand aan het voorstel van de administrateur-generaal of van de directeur-generaal aan de minister(s)of het beheerscomité bedoeld in artikel 6, § 2 van het koninklijk besluit van 16 november 2006 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de management- en staffuncties in bepaalde instellingen van openbaar nut, voor advies voorgelegd aan het auditcomité van de federale overheid. Dit advies is bindend.

Ze houden rekening met de ontwikkelingsperspectieven van de interne auditactiviteiten voor de volgende zes jaar, met name de oprichting van een interne auditdienst of de versterking van de staf die deze verantwoordelijke zal leiden, en de complexiteit van de taken waarop hij zal toezien. § 3. De twee externe experts, bedoeld in artikel 8, § 1, 4°, van bovenvermeld besluit, en hun vervangers worden aangewezen onder de leden van het auditcomité van de federale overheid.

Artikel 8, § 2, tweede lid van hetzelfde bovenvermeld besluit is niet van toepassing op de leden van het auditcomité van de federale overheid. § 4. Het resultaat van de in artikel 7 van hetzelfde besluit bedoelde procedure wordt gelijktijdig medegedeeld aan de leidinggevende en aan de voorzitter van het auditcomité van de federale overheid. § 5. Artikel 12 van het bovenvermeld koninklijk besluit van 16 november 2006 is niet van toepassing op de verantwoordelijke van de interne auditactiviteiten. § 6. Artikel 19 van hetzelfde besluit is niet van toepassing op de verantwoordelijke van de interne auditactiviteiten. De tussentijdse evaluaties en de eindevaluatie van de verantwoordelijke van de interne auditactiviteiten bedoeld in Hoofdstuk V van het bovenvermeld koninklijk besluit van 16 november 2006 heeft betrekking op : 1° de uitvoering van het werkprogramma, bedoeld in artikel 5;2° de kwaliteit van de interne auditactiviteiten, met verwijzing naar de normen en de evaluatie bedoeld in artikel 4 van onderhavig besluit;3° de wijze waarop de verantwoordelijke van de interne auditactiviteiten dat kwaliteitsniveau heeft bereikt;4° de persoonlijke bijdrage van de verantwoordelijke van de interne auditactiviteiten tot de kwaliteit van de interne auditactiviteiten;5° de inspanningen die hij heeft geleverd op het vlak van de ontwikkeling van de competenties. § 7. Aan de actoren van de evaluatie vermeld in artikel 20 van hetzelfde besluit wordt een derde evaluator toegevoegd, aangeduid onder de leden van het Auditcomité van de federale overheid. Deze derde persoon wordt tevens de eerste evaluator. De leidinggevende wordt tweede evaluator. De betrokken minister wordt derde evaluator.

Wanneer er een gemeenschappelijke structuur werd opgezet, handelt de leidinggevende bedoeld in artikel 7, § 6, derde lid, in de hoedanigheid van tweede evaluator.

Wanneer de betrokken minister(s) heeft (hebben) beslist om een gemeenschappelijke structuur op te zetten voor verschillende diensten, wijzen zij diegene onder hen aan die de derde evaluator wordt. Hij handelt in overleg met de andere betrokken Minister(s).

Het evaluatieverslag, bedoeld in artikel 23, § 3, van hetzelfde besluit wordt eveneens meeondertekend door de derde evaluator. § 8. Indien de verantwoordelijke van de interne auditactiviteiten in beroep gaat met toepassing van artikel 25 van het voornoemde koninklijk besluit van 16 november 2006, hoort het beroepscomité het lid van het auditcomité dat is opgetreden in de hoedanigheid van eerste evaluator. § 9. In afwijking van artikel 30 van hetzelfde besluit, kan de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten die functie slechts gedurende twaalf jaar uitoefenen binnen dezelfde dienst.

Art. 14.§ 1. De functies van intern auditor worden uitgeoefend per hernieuwbare periode van zes jaar. § 2. De uitoefening van functies van interne audit binnen een bepaalde dienst is onverenigbaar met de uitoefening van elke andere functie binnen deze dienst.

De leidinggevende heeft geen zeggingschap over de organisatie van het werk van de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten en van de interne auditoren.

Ongeacht hun statuut worden de interne auditoren aan geen enkele druk, positief of negatief, onderworpen. § 3. De kandidaten voor een betrekking van interne auditor binnen een interne auditdienst of een gedeelde auditdienst, verbinden zich ertoe de opleidingsprogramma's bedoeld in artikel 11, § 2, te volgen. HOOFDSTUK IV. - Methodologische ondersteuning en netwerk van interne audit

Art. 15.De opdracht toevertrouwd aan de federale overheidsdienst Budget en Beheerscontrole bij artikel 6, § 1, van het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 betreffende het interne controlesysteem binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht behelst een activiteit van methodologische ondersteuning inzake interne audit.

Deze dienst mag zelf geen opdrachten van interne audit uitvoeren noch worden belast met de certificatie van activiteiten inzake interne audit opgezet binnen de diensten.

Art. 16.§ 1. Er wordt een netwerk gevormd van de verantwoordelijken voor interne auditactiviteiten van elk van de diensten bedoeld in artikel 1. Het wordt gecoördineerd door de in artikel 14 bedoelde dienst.

Dit netwerk is onder meer bedoeld om de methodologie van interne audit binnen de federale overheid te vervolmaken en te harmoniseren binnen de federale overheid en om elke verantwoordelijke voor interne auditactiviteiten te helpen bij het oplossen van technische problemen waarmee hij te maken krijgt. § 2. Het netwerk draagt bij tot de analyse van de risicoportefeuille van de globale federale overheid. In dringende gevallen wordt het Auditcomité van de federale overheid verwittigd. § 3. Binnen dit netwerk zijn de verantwoordelijken voor interne auditactiviteiten vrij onderling te communiceren over de risico's en de disfuncties die ze in het kader van hun activiteiten vaststellen.

TITEL III. - Wijziging van verschillende bepalingen inzake de interne audit binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht HOOFDSTUK I. - Wijziging van het Koninklijk besluit van 6 december 2001 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de management- en staffuncties in het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen

Art. 17.In artikel 2, § 2 van het koninklijk besluit van 6 december 2001 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de management- en staffuncties in het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen wordt 4° vervangen door de volgende bepaling : « 4° 1 staffunctie - 1, namelijk de verantwoordelijke van de interne auditactiviteiten, waarvan de modaliteiten voor de aanwijzing en de uitoefening van de functies worden bepaald door het koninklijk besluit van 16 november 2006 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de management- en staffuncties in bepaalde instellingen van openbaar nut, en 2 staffuncties - 2, namelijk de verantwoordelijke van de functie "Personeel en Organisatie" en de verantwoordelijke van de functie "Begroting en Beheerscontrole". » HOOFDSTUK II. - Wijziging van het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale overheidsdiensten en de programmatorische federale overheidsdiensten

Art. 18.In artikel 1 van het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale overheidsdiensten en de programmatorische federale overheidsdiensten, wordt de tweede zin, ingevoegd bij het koninklijk besluit van 2 februari 2006 wordt geschrapt.

Art. 19.In artikel 2 van hetzelfde besluit worden volgende wijzigingen aangebracht : 1° In § 1, derde lid, eerste streepje, worden de woorden « leden 1°, 2° en 3° » geschrapt.2° Paragraaf 4 wordt geschrapt. TITEL IV. - Slotbepalingen

Art. 20.Het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de interne audit binnen de federale overheidsdiensten, gewijzigd bij koninklijk besluit van 12 april 2005, wordt opgeheven.

Art. 21.Onze Ministers en Staatssecretarissen zijn, ieder wat hem betreft, belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 17 augustus 2007 ALBERT Van Koningswege : De Eerste Minister, G. VERHOFSTADT De Minister van Begroting, Mevr. F. VAN DEN BOSSCHE De Minister van Ambtenarenzaken, Ch. DUPONT