20 MARS 2023. - Arrêté royal portant exécution de l'article 29 de la loi du 22 mai 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 source service public federal budget et controle de la gestion et service public federal finances Loi portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral fermer portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral

RAPPORT AU ROI Sire, Le projet d'arrêté que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté vise à préciser les divers acteurs impliqués dans l'organisation et l'exécution des opérations comptables et budgétaires des services visés à l'article 2 de la loi du 22 mai 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 source service public federal budget et controle de la gestion et service public federal finances Loi portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral fermer portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral, et ce en exécution de l'article 29 de la Loi précitée.

Il convient de préciser que par acteurs, on entend les acteurs qui interviennent dans le cycle budgétaire et comptable, et non les rôles attribués dans le cadre du système de l'application informatique budgétaire utilisée par l'Etat fédéral pour la comptabilité générale et la comptabilité budgétaire.

Le projet d'arrêté prévoit les différentes fonctions à prendre en compte, les acteurs qui les exerceront, leur mode de désignation ainsi que les incompatibilités minimales.

L'article 29 de la Loi reprend 5 fonctions : - Décision - Exécution - Enregistrement - Conservation - Surveillance 1. La fonction de décision peut être définie comme l'exercice d'une responsabilité sur des décisions qui lient l'Etat vis-à-vis de tiers ou qui engagent d'autres fonctionnaires lors de l'exécution des tâches qu'ils effectuent dans le cadre des opérations comptables et budgétaires.Dans le présent arrêté, ces décisions concernent surtout les tâches du dirigeant du service ou de l'entité comptable, de l'ordonnateur. 2. La fonction d'exécution est plutôt l'exercice d'une responsabilité en matière d'exécution des décisions prises dans le cadre des opérations comptables, budgétaires et/ou financières.A cet égard, il convient toutefois de faire remarquer que plusieurs acteurs exercent une fonction d'exécution, notamment le collaborateur de l'ordonnateur qui prend des initiatives, la personne qui établit les bons de commande après accord préalable de l'ordonnateur ou encore les personnes compétentes qui enregistrent les prestations fournies dans la comptabilité et qui, par la réception des travaux réalisés et des biens ou services fournis donnent partiellement exécution à la décision prise. Ensuite, le comptable donne lui aussi exécution à la décision en enregistrant la facture ou autres pièces justificatives dans le système. 3. La fonction d'enregistrement peut être définie comme l'exercice, par un acteur, de responsabilités quant aux activités d'engagement, de comptabilisation et d'introduction de caractéristiques d'identification, de données ou d'informations, sous une forme permanente, dans le système comptable.Sont ici concernés aussi bien certains actes de l'ordonnateur ou de l'un de ses collaborateurs qui saisit les données de base du projet de contrat, que certains actes de l'ordonnateur même qui enregistre les éléments de sa décision, à savoir le fait de contracter une obligation juridique, que certains actes du responsable de la réception de la prestation qui saisit les données relatives aux prestations fournies, certains actes du comptable qui enregistre les différentes pièces et actes comptables, certains actes des contrôleurs qui approuvent les actes posés et certains actes du comptable centralisateur de la Trésorerie ou la personne compétente pour les paiements centralisés qui effectue le paiement. La liste des actes susmentionnés ne peut en aucun être considérée comme une liste limitative. Tout acte impliquant un enregistrement peut être considéré comme une fonction d'enregistrement et fait donc partie de la catégorie des fonctions d'enregistrement. 4. Il y a en outre la fonction de contrôle.Celle-ci consiste à s'assurer que les actes exécutés par les agents du Service se déroulent conformément à la législation et la réglementation en vigueur et selon les procédures garantissant une bonne gestion financière, répondant aux principes d'efficience, d'efficacité et d'économie. Dans ce cas également, force est de constater que plusieurs acteurs exercent, chacun dans son domaine, une fonction de contrôle sur les actes posés par d'autres acteurs. A cet égard, nous pouvons d'ores et déjà faire remarquer que l'ordonnateur ou son collaborateur effectueront les contrôles et vérifications nécessaires sur les demandes d'achat qui leur seront soumises. Ensuite, l'ordonnateur exercera le contrôle nécessaire sur le contrat établi (bon de commande) et prendra sa décision (obligation juridique).

A la réception, la prestation fournie sera par ailleurs soumise au contrôle d'une ou de plusieurs personnes compétentes à cet égard et ce, en ce qui concerne tant la quantité et la qualité que les conditions convenues dans l'obligation.

La liste des actes susmentionnés ne peut en aucun être considérée comme une liste limitative. Tout acte impliquant un contrôle peut être considéré comme une fonction de contrôle et fait donc partie de la catégorie des fonctions de contrôle. 5. Enfin, il y la fonction de conservation.Elle peut être définie comme l'exercice de responsabilités en matière de tenue, de suivi et de gestion de l'actif et/ou du passif afin de préserver le patrimoine de l'Etat et/ou d'affecter celui-ci conformément à la législation et à la réglementation en vigueur ainsi qu'aux obligations contractées par l'Etat. D'autre part, elle comprend aussi la conservation de toutes les pièces justificatives dans le cadre des transactions financières, comptables et budgétaires.

Le principe est de limiter le nombre d'acteurs mais en respectant les fonctions reprises ci-dessus. Il ne peut être exclu qu'une même personne exerce plusieurs fonctions, sous réserve bien évidemment des incompatibilités.

L'approche choisie est de ne pas viser à régler l'ensemble de la matière concernée dans le détail mais plutôt à prévoir les règles minimales applicables aux différents services en laissant à ceux-ci le soin d'organiser leur fonctionnement interne.

Chaque fonctionnaire dirigeant est ainsi rendu responsable des processus budgétaires et comptables au sein de son organisation.

Cette manière de réglementer la matière va également dans le sens de l'arrêté royal du 15 mai 2022 relatif à la maîtrise de l'organisation au sein de certains services du pouvoir exécutif fédéral, et modifiant les arrêtés royaux du 4 mai 2016 portant création du service fédéral d'audit interne et du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale qui offre une base réglementaire pour une meilleure maitrise des risques au sein des départements (Services publics fédéraux et services publics de programmation, et le Ministère de la Défense) et les autres services administratifs, mais également pour une plus grande responsabilisation du management.

Par ailleurs, le SPF Stratégie et Appui pourra fournir des « best practices » et des circulaires sur les procédures et processus sans toucher à la prérogative des services de fixer leurs propres règles de fonctionnement interne.

Le présent arrêté met en avant les éléments organisationnels, la séparation des fonctions et une répartition efficace des tâches comme conditions de base à la conduite et à la maîtrise d'un Service, plus particulièrement pour ce qui concerne les processus financiers, budgétaires et comptables, y compris la maîtrise des risques, afin d'éviter que plusieurs tâches critiques soient exercées par une même personne.

A travers l'instauration de la séparation des fonctions, on entend jeter un pont entre un service flexible et une maîtrise effective des risques.

La séparation des fonctions et la répartition efficace des tâches constituent les conditions de base d'une conduite et d'une maîtrise adéquates d'un service. Ces conditions sont déjà appliquées dans une mesure plus ou moins importante dans les différents Services.

La séparation des fonctions est basée sur la prévention des conflits d'intérêts et empêche qu'une seule personne soit responsable de plusieurs actes critiques successifs d'un même processus, ce qui pourrait donner lieu à des irrégularités qui ne seraient pas détectées à temps et dans le cours normal du processus. Il convient d'éviter qu'une seule personne puisse réaliser, autoriser, traiter et finaliser sans aucun contrôle des transactions ou des obligations et/ou ait accès à certaines données.

A cet égard, il convient de noter que les responsabilités d'un acteur cessent là où celles de l'acteur suivant commencent. Cela est plus clair si l'on peut travailler sur la base d'une relation de type « un-à-un » entre les différents intervenants.

Selon les règles du contrôle interne/maItrise de l'organisation, les fonctions suivantes sont toujours incompatibles : - Fonction d'autorisation ou de décision ; - Fonction d'enregistrement ou comptable ; - Fonction de paiement ou financière.

L'arrêté royal contient une partie relative au contrôle des engagements. Si la base légale actuelle du contrôle des engagements se trouve dans la loi-programme du 22 décembre 2008Documents pertinents retrouvés type loi-programme prom. 22/12/2008 pub. 29/12/2008 numac 2008021120 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi-programme fermer, qui reprend les articles 18 et 48 à 53 des lois coordonnées sur la comptabilité de l'Etat, l'arrêté royal du 31 mai 1966 portant règlement du contrôle de l'engagement des dépenses dans les services d'administration générale de l'Etat doit être adapté et actualisé.

La structure du présent arrêté royal est la suivante : Titre Ier. - Dispositions générales Chapitre 1er. - Terminologie Chapitre 2. - Champ d'application Chapitre 3. - Généralités Titre II. - Les acteurs Chapitre 1. - L'ordonnateur Section 1. Opérations générales

Section 2. Des opérations de liquidation et de mise en paiement

Chapitre 2. - Le dirigeant du service Chapitre 3. - Le responsable financier du service Chapitre 4. - Le comptable Des opérations comptables Chapitre 5. - Le contrôleur des engagements Chapitre 6. - Le comptable justiciable de la Cour des comptes Section 1. Le comptable justiciable

Section 2. Le comptable justiciable centralisateur ou la personne

compétente pour les paiements centralisés Chapitre 7. - Le service public fédéral Stratégie et Appui Titre III. - L'organisation des opérations comptables et budgétaires Chapitre 1er. - L'organisation des opérations comptables Chapitre 2. - L'organisation des opérations budgétaires Section 1. Opérations de recettes

Section 2. Opérations de dépenses

Chapitre 3. - La séparation des fonctions Titre IV. - Dispositions transitoires et finales Commentaire des articles Titre Ier - Dispositions générales Ce titre reprend les définitions qui doivent permettre de comprendre de manière exacte et univoque les notions utilisées dans les titres suivants du présent arrêté. Il s'agit le plus souvent de notions ayant une signification spécifique.

Il définit également le champ d'application du présent arrêté.

Chapitre 1er - Terminologie Article 1er L'article 1er définit une série de termes afin de les clarifier. Il précise également les concepts de responsable et de responsabilité. 1° Afin d'améliorer la lisibilité du texte du présent arrêté, on a choisi de parler de « la Loi » chaque fois qu'il est question de la loi du 22 mai 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 source service public federal budget et controle de la gestion et service public federal finances Loi portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral fermer portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral. 2° Puisqu'il faut éviter toute inégalité de traitement des collaborateurs employés par des personnes morales de droit public, en l'absence d'une législation spécifique déterminant leur responsabilité, la loi du 10 février 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/03/2003 numac 2003022215 source service public federal securite sociale Loi réglant le transfert de droits à pensions entre des régimes belges de pensions et ceux d'institutions de droit international public type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/02/2003 numac 2003002035 source service public federal personnel et organisation Loi relative à la responsabilité des et pour les membres du personnel au service des personnes publiques fermer relative à la responsabilité des et pour les collaborateurs employés par des personnes morales de droit public doit être appliquée pour déterminer si une responsabilité personnelle est en jeu ou non. La loi du 10 février 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/03/2003 numac 2003022215 source service public federal securite sociale Loi réglant le transfert de droits à pensions entre des régimes belges de pensions et ceux d'institutions de droit international public type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/02/2003 numac 2003002035 source service public federal personnel et organisation Loi relative à la responsabilité des et pour les membres du personnel au service des personnes publiques fermer ne s'applique pas au personnel de la police car les articles 47 et 48 de la loi sur la police leur sont applicables. Ces exceptions sont rendues possibles par l'article 8 de la loi précitée.

La loi du 10 février 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/03/2003 numac 2003022215 source service public federal securite sociale Loi réglant le transfert de droits à pensions entre des régimes belges de pensions et ceux d'institutions de droit international public type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/02/2003 numac 2003002035 source service public federal personnel et organisation Loi relative à la responsabilité des et pour les membres du personnel au service des personnes publiques fermer s'applique aux membres du personnel employés par les personnes morales publiques dont la situation est régie par le statut. Tous ceux qui sont liés par une loi tombent dans le champ d'application de cette loi. Le terme "fonctionnaire" n'a pas été utilisé. Le législateur a choisi l'expression "personnel employé par des personnes morales publiques" précisément parce que le terme "personnel" fait référence à la nature subordonnée de la relation. Ce caractère subalterne s'applique également aux fonctionnaires en charge ; ils sont sous l'autorité des mandataires politiques. Pour éviter tout doute, le terme "employé par" a également été ajouté. Cela permet, d'une part, de souligner qu'il s'agit d'employés subalternes et, d'autre part, d'indiquer les circonstances dans lesquelles une réclamation se produit.

La responsabilité des fonctionnaires est régie comme dans l'article 18 de la loi du 3 juillet 1978Documents pertinents retrouvés type loi prom. 03/07/1978 pub. 12/03/2009 numac 2009000158 source service public federal interieur Loi relative aux contrats de travail type loi prom. 03/07/1978 pub. 03/07/2008 numac 2008000527 source service public federal interieur Loi relative aux contrats de travail Coordination officieuse en langue allemande fermer sur les contrats de travail. La loi du 10 février 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/03/2003 numac 2003022215 source service public federal securite sociale Loi réglant le transfert de droits à pensions entre des régimes belges de pensions et ceux d'institutions de droit international public type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/02/2003 numac 2003002035 source service public federal personnel et organisation Loi relative à la responsabilité des et pour les membres du personnel au service des personnes publiques fermer ne s'applique pas aux agents publics contractuels. Il est logique que la loi ne s'applique qu'aux employés statutaires, même si un service public peut employer à la fois des employés statutaires et contractuels. Les employés contractuels sont déjà protégés par la loi du 3 juillet 1978Documents pertinents retrouvés type loi prom. 03/07/1978 pub. 12/03/2009 numac 2009000158 source service public federal interieur Loi relative aux contrats de travail type loi prom. 03/07/1978 pub. 03/07/2008 numac 2008000527 source service public federal interieur Loi relative aux contrats de travail Coordination officieuse en langue allemande fermer sur les contrats de travail. La loi du 10 février 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/03/2003 numac 2003022215 source service public federal securite sociale Loi réglant le transfert de droits à pensions entre des régimes belges de pensions et ceux d'institutions de droit international public type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/02/2003 numac 2003002035 source service public federal personnel et organisation Loi relative à la responsabilité des et pour les membres du personnel au service des personnes publiques fermer a délibérément choisi la formulation de l'article 18 de la loi sur les contrats de travail. L'objectif était de réglementer la responsabilité des fonctionnaires statutaires de la même manière que celle des employés contractuels. 3° Par services, on entend les services de l'Etat fédéral visés à l'article 2, premier alinéa, 1° à 4° de la Loi.

L'article 2 de la Loi précitée définit comme suit la notion de services: « Pour l'application de la présente Loi, il faut entendre par "services" les administrations, organismes et entreprises de l'Etat fédéral, classés dans l'une des catégories suivantes : ». Nous utilisons dès lors également cette notion dans le présent arrêté.

Les services ne sont pas limités aux services publics fédéraux et/ou aux services publics fédéraux de programmation. Ils doivent être considérés dans un sens plus large, à savoir tous les services visées à l'article 2 de la Loi précitée, tant ceux mentionnés sous 1°, 2° et 3° et les assimilés que sous 4°.En effet, ces services relèvent aussi bien du champ d'application de la Loi précitée que de celui du présent arrêté défini en son article 2. 4° L'administration générale comprend tous les services publics fédéraux (SPF), les services publics de programmation (SPP), le ministère de la défense, la police fédérale et les différentes cellules stratégiques des ministres compétents concernés.

Cela n'inclut pas la Chambre des représentants, le Sénat, la Cour constitutionnelle et les services dont les budgets sont approuvés par la Commission de la comptabilité de la Chambre des représentants. 5° Au sens du présent arrêté, on entend par "organismes" les services énumérés à l'article 2, premier alinéa, 2° à 4° de la Loi. Ils comprennent donc à la fois les services administratifs à comptabilité autonome (SACA) et les organismes administratifs publics (OAP), pour autant qu'ils ne soient pas exclus conformément à la Loi de l'article 2, premier alinéa, 3°.

Nous constatons que tant les OAP relevant du 3°, a) soit les organismes à gestion ministérielle, que ceux relevant du 3°, b) soit les organismes à gestion autonome, ainsi que les organismes assimilés, soit ceux repris dans une liste dans la loi budgétaire et ayant une personnalité juridique et n'étant pas exclus en vertu de l'article 2, premier alinéa, 3° de la Loi, et qui sont classées par l'Institut des Comptes Nationaux (ICN) sous l'administration centrale, soit le code S1311.

Enfin, la Loi mentionne également les entreprises d'Etat, pour nous couvrir au cas où une nouvelle entreprise d'Etat serait créée à l'avenir. 6° Dans le présent arrêté, le terme général de "responsable financier d'un service" a été choisi, car ce terme doit s'appliquer tant aux services de l'administration générale qu'aux services répertoriés dans les "organismes". Ces derniers ne suivent pas la convention de dénomination utilisée pour la plupart des services de l'administration générale.

La notion de directeur d'encadrement Budget et Contrôle de la gestion n'a pas été utilisée ici parce que la dénomination officielle mentionnée dans l'article 2, § 1er, 2° de l'arrêté royal du 2 octobre 2002 relatif à la désignation et à l'exercice des fonctions d'encadrement dans les services publics fédéraux et les services publics fédéraux de programmation, est directeur fonctionnel du service d'encadrement Budget et Contrôle de la gestion.

Certains services visés à l'article 2 de la Loi 3 ne disposent pas, pas encore ou plus d'un directeur fonctionnel du service d'encadrement Budget et Contrôle de la gestion. C'est pourquoi le texte fait référence au responsable financier du service. Ces deux notions sont précisées Dans le Titre II, Chapitre 3 Le responsable financier d'un service, en particulier les article 23 et suivants.

Le responsable financier du service est le chef et le responsable respectivement du service d'encadrement budget et contrôle de la gestion ou du service financier. Dans ce cadre, il doit convenir de modalités précises avec les ordonnateurs (sub)délégués (responsables) du service pour que les traitements comptables se déroulent conformément aux dispositions légales et réglementaires. Il devra en effet être au courant à tout moment de tous les éléments comptables, budgétaires et financiers susceptibles d'avoir (eu) un impact sur le service. 7° Afin d'éviter toute contestation, il semblait utile de mentionner clairement qui devait être considéré comme le dirigeant d'un service.

Il s'agit du responsable administratif de plus haut niveau du service concerné. L'ajout du terme « de » doit souligner le fait qu'on ne peut ici désigner le Ministre ou Secrétaire d'Etat responsable, mais qu'il s'agira, pour les services publics fédéraux et les services publics de programmation, du président du comité de direction de ce service. Cela devient encore plus clair à l'aide du terme `administratif'. En effet, le Ministre compétent et le Secrétaire d'Etat compétent sont les responsables `politiques' et ne peuvent par conséquent être considérés comme dirigeants du service dans le présent arrêté.

Mais également pour les autres services qui tombent dans le champ d'application de la Loi, on doit considérer comme gestionnaires ceux qui ont la gestion "exécutive" du service, c'est-à-dire les responsables du comité de gestion d'un service concerné. Dans ce cas également, on ne tient pas compte du conseil d'administration, car il ne fait que créer le cadre dans lequel doivent travailler les responsables "exécutifs" des services concernés. 8° Enfin, nous avons également défini la notion de prestation. On a choisi ce terme dans la mesure où il recouvre tant la fourniture de biens et de services que l'exécution de travaux. Dans ce contexte, nous souhaitons mentionner que toutes les dispositions légales et réglementaires prévues dans la règlementation relative aux marchés publics et toutes les autres dispositions européennes doivent être respectées, sans toutefois perdre de vue l'accord conclu réciproquement. La prestation exprime donc l'exécution totale ou partielle d'un accord conclu entre le service et un tiers. 9° Par souci de simplicité et de clarté, le terme "Ministre du Budget" a été inclus ici, ceci afin de ne pas avoir à inclure une description plus longue et plus correcte dans le texte. En effet, il est possible que la compétence du budget soit attribuée en plus à un ministre déterminé. 10° Le terme comptable est repris ici car une définition générale a été jugée souhaitable. Ses fonctions sont examinées plus en détails au titre II, chapitre 4, du présent arrêté. Nous tenons à souligner que le comptable peut se trouver à plusieurs endroits au sein d'un service ou d'une institution. Il est possible ici que le responsable fonctionnel du comptable soit différent du responsable hiérarchique du comptable. Un terme général a été retenu car le comptable peut se voir confier différentes tâches par le responsable financier du département en fonction du cas et du département. 11° Le terme "recouvrement" est utilisé dans ce contexte pour les sommes reçues par le département ou l'organisme de la part de tiers en exécution d'un droit constaté impayé. Il convient toutefois de noter que le terme " recouvrement " est utilisé tant qu'aucun acte de récupération n'a été effectué. Il s'agit donc de paiements entièrement volontaires basés sur le respect des conditions relatives à l'obligation de payer le droit constaté. Dans la plupart des cas, ce sera sur la base d'une facture que le tiers concerné reçoit du service ou de l'organisme, mais il peut tout aussi bien s'agir d'une invitation à payer ou sur la base du droit constaté lui-même, qui existe dès que les conditions de l'article 8 de la Loi sont remplies.

La base peut se trouver dans une loi ou dans un contrat conclu. 12° Quelle que soit la nature de la créance, le recouvrement contre le débiteur ou un codébiteur commence toujours par une phase de recouvrement amiable, qui consiste à envoyer une demande de paiement.

Cette mise en demeure de payer est une mise en demeure au débiteur ou au codébiteur de poursuivre les voies d'exécution à son encontre.

Les opérations de recouvrement sont généralement effectuées par des comptables de l'Etat qui sont chargés par l'ordonnateur d'effectuer les opérations de recouvrement nécessaires pour les droits constatés non réglés. Dans le cas de dettes non fiscales, les premières opérations de recouvrement seront effectuées par des agents employés au sein même du service/organisme concerné. Si les premières opérations de recouvrement n'ont pas abouti aux paiements souhaités par le débiteur, alors, si les conditions prévues dans le protocole d'accord conclu avec l'administration générale de la perception et du recouvrement du Service Public Fédéral Finances (AGP&R) sont remplies, le dossier leur sera transféré pour la poursuite du recouvrement de la partie restante du droit constaté. 13° Les règles relatives à la maîtrise de l'organisation ont été incluses dans l'arrêté royal du 15 mai 2022 relatif à la maîtrise de l'organisation au sein de certains services du pouvoir exécutif fédéral. Cet arrêté a abrogé et remplacé l'arrêté royal du 17 août 2007 relatif au système de contrôle interne dans certains services du pouvoir exécutif fédéral. Le concept de "domaines de gestion" a été introduit afin de parvenir à un contrôle organisationnel performant.

Ils concernent la gestion des risques, la gestion des processus et la gestion des objectifs.

Dans ce contexte, nous tenons à souligner que le champ d'application du présent arrêté d'exécution de l'article 29 de la loi est plus large que celui de l'arrêté royal du 15 mai 2022 susmentionné. 14° Le principe de bonne gestion financière est un principe qui veille à ce que le travail soit effectué conformément aux principes d'économie, d'efficacité, d'efficience et que tous les droits, obligations ou actes susceptibles d'influencer la comptabilité soient enregistrés dans le système comptable sans retard, de manière exacte, fidèle et complète et par ordre de date.

A cet égard, le principe d'économie signifie que les moyens mis en oeuvre par le Service pour réaliser ses activités soient mis à disposition de manière ponctuelle, en quantité et en qualité appropriées et au meilleur prix possible.

Par efficience, on entend le fait de viser au meilleur rapport entre les moyens utilisés et les résultats obtenus.

Efficace signifie que les objectifs et les résultats sont atteints.

Le principe de bonne gestion financière est également repris dans le Règlement européen n° 1605/2002 du Conseil, qui définit le règlement financier applicable à la comptabilité générale. Ce principe peut dès lors être considéré comme un principe généralement accepté.

Chapitre 2 - Champ d'application L'article 2 précise le champ d'application du présent arrêté.

Par souci de simplicité, le champ d'application du présent arrêté est assimilé à celui des services visés à l'article 2 de la Loi étant donné que la Loi leur est également applicable.

Sont concernés par le présent arrêté : - L'administration générale ; - Les services administratifs à comptabilité autonome ; - Les organismes administratifs publics, à gestion ministérielle et à gestion autonome ; - Les organismes assimilés aux organismes administratifs publics à gestion autonome et; - Les entreprises d'Etat.

Ainsi, le présent arrêté d'exécution est d'application à tous les services concernés et l'on obtient dans tous les services une structure similaire au niveau de l'organisation du budget et de la comptabilité du service concerné.

Article 2 Il s'agit, dans ce cadre, non seulement des services de l'administration générale, mais de tous les services qui tombent dans le champ d'application de la Loi.

Cela implique cependant également que les Services qui, après publication du présent Arrêté, tombent dans le champ d'application de la Loi, devront à ce moment-là également exécuter le présent arrêté d'exécution en exécution de la Loi.

L'alinéa 2 fait référence aux services soumis au contrôle du contrôleur des engagements, dont les fonctions sont décrites plus en détail dans le titre II, chapitre 5.

Toutefois, en limitant dans ce deuxième alinéa aux services relevant de l'administration générale, c'est-à-dire les services relevant de l'article 2, premier alinéa, 1°, de la Loi, on limite également la possibilité que d'autres services relevant du champ d'application de la Loi soient placés sous le contrôle d'un contrôleur des engagements.

Dans ce contexte, il convient de noter que les services qui sont actuellement en tout ou partie sous le contrôle d'un contrôleur des engagements, mais qui n'appartiennent pas à l'administration générale, ne le seront plus à partir de l'entrée en vigueur de cette décision.

Ils ne le seront pas non plus à l'avenir.

Toutefois, cela n'exclut pas la possibilité d'une convention entre un service et le ministre du Budget pour mettre un service particulier ou une partie du service sous le contrôle d'un contrôleur des engagements.

Chapitre 3 - Généralités Tous les services sont obligés de tenir une comptabilité et de porter en compte leurs transactions et leur situation patrimoniale selon les principes de comptabilité régulière. La comptabilité doit être de nature à permettre de fournir à un tiers expert, dans un délai raisonnable, un aperçu des transactions effectuées et de la position de l'organisation, de l'entité comptable, du service. Les enregistrements et les inscriptions dans les comptes et dans les livres et les autres enregistrements requis pour garantir une image exacte et fidèle, doivent être réalisés sans retard, de manière exacte, fidèle et complète et par ordre de date.

A cet égard et dans un souci de clarté, nous tenons à préciser ici que lorsqu'il est question d'une comptabilité, on entend toujours tant la comptabilité générale en partie double que la comptabilité budgétaire.

Article 3 § 1er Pour obtenir une comptabilité exacte, il est nécessaire et essentiel que celle-ci soit tenue sur la base des principes de bonne gestion financière. Ce point est repris en tête des généralités parce qu'il doit être respecté par toute personne associée à la comptabilité si l'on veut que celle-ci soit exacte.

A cet égard, il y aura également lieu d'appliquer le principe de transparence qui assure un niveau adéquat de publicité, notamment en ce qui concerne les opérations budgétaires et comptables.

Dans ce cadre, d'une part, les comptes sont rendus aux surveillants, aux personnes politiquement responsables et/ou au conseil d'administration/organe de gestion de l'organisation concernée et, d'autre part, ils sont également rendus par les gestionnaires du service et les responsables financiers du service. § 2 Le contrôle interne/maîtrise de l'organisation s'adresse à l'ensemble du personnel d'un service. Il doit permettre de reconnaître et de faire reconnaître les irrégularités et/ou les illégalités au stade le plus précoce possible, afin que les mesures les plus appropriées soient prises pour garantir l'exactitude et la véracité des opérations comptables. Il s'agit notamment des dispositions contenues dans les articles 12 et 23 de la Loi, sans toutefois exclure d'autres dispositions légales et/ou réglementaires applicables aux opérations (comptables) des services concernés.

Les irrégularités/illégalités dans le cadre des processus comptables et budgétaires doivent être portées à l'attention du responsable financier du service. En effet, il est coresponsable de la supervision de la bonne exécution des opérations financières, budgétaires et comptables au sein de son service. Il peut également, en tant que responsable financier du service, prendre les mesures nécessaires, telles que décrites plus loin dans cet arrêté, pour faire rectifier les opérations comptables incorrectes et prendre les mesures nécessaires pour que ces irrégularités en matière de traitement comptable ne se reproduisent pas à l'avenir. En outre, le responsable financier d'un service et le directeur du service signent la déclaration nécessaire, telle que prévue à l'article 22 du présent arrêté, qui garantit le respect fidèle des règles comptables et budgétaires en ce qui concerne les documents comptables pertinents et les comptes préparés par le service concerné.

Si le responsable financier du service est lui-même impliqué dans des irrégularités, le dirigeant du service sera informé afin de garantir une image fidèle des comptes et, si ce dernier est également impliqué, l'ordonnateur primaire sera informé.

Par la présente, nous souhaitons faire remarquer que les lois et règlements contenus dans l'arrêté royal du 2 octobre 1937 relatif au statut des agents de l'Etat, notamment l'article 7, ainsi que les dispositions contenues dans le Code de procédure pénale, notamment l'article 29, et les dispositions de la loi du 15 septembre 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/09/2013 pub. 04/10/2013 numac 2013002044 source service public federal personnel et organisation Loi relative à la dénonciation d'une atteinte suspectée à l'intégrité au sein d'une autorité administrative fédérale par un membre de son personnel fermer relative à la dénonciation d'une atteinte suspectée à l'intégrité au sein d'une autorité administrative fédérale par un membre de son personnel, restent pleinement en vigueur. Ainsi que toutes les autres dispositions légales et réglementaires qui existeraient ou entreraient en vigueur dans ce contexte.

Cet article a été inclus ici pour donner au responsable financier d'un département/organisme la certitude maximale que si des problèmes comptables surviennent au sein d'un département/organisme, tant au niveau de la comptabilité générale que de la comptabilité budgétaire, il en sera informé immédiatement, c'est-à-dire dans les meilleurs délais, afin qu'il puisse ensuite prendre les mesures nécessaires (tant préventives que correctives) pour que les comptes de son département/organisme donnent une image fidèle. En ce qui concerne ce dernier, il fait une déclaration conjointement avec le responsable du service/de l'organisme.

En outre, nous souhaitons attirer l'attention sur le fait que cet article s'adresse aux acteurs mentionnés dans cet arrêté et donc également impliqués dans le processus comptable et/ou budgétaire du service/de l'organisme, alors que le champ d'application des autres dispositions légales et réglementaires susmentionnées est beaucoup plus large.

Enfin, l'article parle d'"informer" le responsable financier du service pour lequel l'information est la transmission d'"informations". Il faut savoir ici que les données, les dates, les faits ne deviennent des informations que lorsque, après traitement, ils acquièrent une signification, une utilité pratique ou une valeur pertinente pour le destinataire, ici le responsable financier du service. § 3 Toutes les pièces justificatives qui ont servi de base à une opération comptable doivent être conservés avec préservation de l'authenticité de l'origine, de l'intégrité du contenu et de l'accessibilité et la lisibilité des données, et ce pour la durée minimale fixée par les diverses dispositions légales. Il a été opté pour `une' opération comptable afin de s'assurer qu'aucune opération comptable ne soit exclue de cette obligation et que par conséquent toute opération comptable puisse aussi être étayée par les pièces requises.

Normalement, la conservation de ces pièces justificatives échoit au comptable, mais compte tenu du fait qu'il vaut mieux, en vue du bon fonctionnement du Service, que de nombreux documents restent à la disposition de certaines personnes qui doivent par exemple aussi surveiller la qualité des travaux ou des livraisons, la possibilité que d'autres personnes que le comptable conserve certains documents justificatifs a été prévue. Dans ces cas, ces personnes devront assurer la préservation de l'authenticité de l'origine, de l'intégrité du contenu et de l'accessibilité et la lisibilité des données des pièces concernées. Afin de conserver un aperçu pour le responsable des comptables par rapport aux documents justificatifs, il est prévu que le responsable financier du Service ou une personne désignée par lui, puisse autoriser par écrit que certains documents justificatifs soient conservés par une personne différente du comptable, tout en préservant l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et l'accessibilité et la lisibilité des données.

La conservation doit se faire sur un support garantissant à la fois l'immuabilité, l'accessibilité et la lisibilité des données pendant toute la durée de conservation et, dans ce contexte, garantissant également l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu.

Article 4 Au sein des services, des personnes sont également censées travailler en toute indépendance. Nous pensons ici aux auditeurs. Il s'agit des auditeurs internes qui, conformément aux arrêtés royaux du 4 mai 2016 portant création du Service fédéral d'audit interne, du 17 août 2007 relatif aux activités d'audit interne dans certains services du pouvoir exécutif fédéral et du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale (CAAF), doivent exercer leurs tâches au sein du (des) service(s) concerné(s) en concertation avec le comité d'audit, conformément à l'arrêté royal du 15 mai 2022 relatif à la maîtrise de l'organisation au sein de certains services du pouvoir exécutif fédéral, mais également des auditeurs externes.

Dans ce contexte, nous faisons également référence a la Cour des comptes et également aux (commissaires-) réviseurs (d'entreprises), auxquels s'appliquent des lois et règlements spécifiques qu'ils doivent respecter.

A cet égard, nous souhaitons également mentionner les comptables justiciables de la Cour des comptes. Leur fonction est spécifique et implique un contrôle spécial, de même qu'une responsabilité personnelle qui requiert l'indépendance nécessaire.

En outre, nous voudrions également faire référence ici aux superviseurs externes qui agissent auprès de certaines institutions (nous pensons aux réviseurs, par exemple), eux aussi conservent leur pleine indépendance conformément aux lois et règlements en vigueur relatifs à leur fonction.

La réglementation relative aux personnes susmentionnées ne sera pas reprise dans le présent arrêté, mais sera précisée dans des arrêtés distincts, si cela n'a pas encore été fait.

Titre II - Les acteurs Les acteurs associés au processus comptable, budgétaire et financier sont chacun responsable de l'exécution correcte des tâches qui leur ont été confiées conformément au présent arrêté. Des acteurs déterminés engagent l'Etat fédéral. D'une part, l'ordonnateur contracte des obligations et obère ainsi les obligations légales à respecter, ce qui a des conséquences au niveau de l'imputation des crédits d'engagement octroyés au service. D'autre part, l'ordonnateur arrête la dette de l'Etat fédéral lorsqu'il accepte le droit constaté, après examen de la conformité de l'obligation avec la prestation fournie et la pièce justificative (la facture/la créance ou toute autre pièce justificative soumise). La constatation du droit assure les imputations requises des crédits de liquidation octroyés au service, ou les moyens disponibles.

Tout acteur doit agir, en ce qui concerne ses tâches et ses responsabilités, en bon père de famille, conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Les responsabilités d'un acteur prennent fin au moment où les responsabilités d'un autre acteur prennent cours.

Cette dernière a été inclue ici pour éviter l'apparition de zones grises dans les responsabilités et pour garantir que l'un des acteurs énumérés ici soit toujours désigné responsable et qu'il en soit redevable.

Chapitre 1er - L'ordonnateur L'ordonnateur est un des acteurs pouvant lier l'Etat à l'égard de tiers en contractant des obligations. Ceux-ci agissent dès lors en tant que représentants de l'Etat fédéral. Ils assument une large responsabilité.

Cela n'empêche pas que tous les collaborateurs de l'ordonnateur doivent toujours agir en bon père de famille, conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Article 5 § 1er L'article 5 est scindé en deux paragraphes dans la mesure où il existe des différences fondamentales entre les services mentionnés à l'article 2, alinéa 1er, 1°, 2° et 3° a) de la Loi, d'une part, et les services visés à l'article 2, alinéa 1er, 3° b) et 4° de la Loi, d'autre part.

Les Services de l'administration générale sont placés sous l'autorité hiérarchique d'un Ministre, qui est l'ordonnateur primaire, c.-à-d. l'ordonnateur revêtu de l'autorité suprême. Il peut déléguer cette compétence en partie. § 2 Les autres Services sont ceux mentionnées à l'article 2, alinéa 1er, 3° b) et 4° de la Loi.Dans ceux-ci, la fonction d'ordonnateur primaire sera, conformément aux arrêtés, aux statuts ou à la réglementation, exercée par la personne ou l'organe disposant d'une compétence équivalente à celle de l'ordonnateur primaire visé au § 1er du présent article du présent arrêté.

En l'occurrence, nous avons clairement opté pour le terme équivalent.

Il s'agit en effet de fonctions qui, pour le Service, sont non seulement similaires (tâches) mais également équivalentes. Autrement dit, elles ont pour le Service une valeur, c.-à-d. une responsabilité, comparable à celle représentée par l'ordonnateur primaire auprès des Services de l'administration générale.

Article 6 Du fait que l'ordonnateur primaire dispose de la responsabilité la plus vaste et la plus large pour son Service, on a prévu dans son chef la possibilité de déléguer ou de subdéléguer des parties de celle-ci à des collaborateurs qu'il juge aptes à exercer les tâches en question conformément aux principes de bonne gestion financière et aux autres principes définis ci-dessus. Pour toute forme de délégation, il établira et signera un arrêté de délégation, conformément à la réglementation mentionnée ci-dessous.

Le dernier alinéa du présent article a été ajouté notamment à la demande du Ministère de la Défense, où certaines personnes habilitées peuvent agir au nom ou pour le compte d'un tiers qui se fait représenter par le délégué de l'Etat fédéral belge dans le cadre de conventions ou traités internationaux.

Ce tiers peut être soit un autre Etat, soit une institution établie par les Etats membres de l'Organisation du traité de l'Atlantique Nord, soit un organisme (autorité) public européen.

Ce que la Défense peut et est autorisé à faire au nom et pour le compte du tiers, ainsi que les dispositions financières et autres arrangements administratifs, seront déterminés dans un accord ou un traité spécifique à conclure au préalable entre les deux parties.

Article 7 § 1er Tout arrêté de délégation ou de subdélégation doit être établi par un arrêté ministériel ou sur base d'une décision communiquée par la personne compétente ou de l'organe compétent.

L'arrêté de délégation ou de subdélégation doit définir et arrêter au minimum les éléments mentionnés, soit son champ d'application, sa nature, ses limites et ses modalités de justification. Cela n'empêche cependant pas que d'autres éléments soient également repris dans l'arrêté de (sub)délégation.

Afin de garder une vue d'ensemble de qui reçoit quelle délégation et donc qui a quelle compétence et quelle responsabilité, cet article stipule également que tout changement dans l'octroi ou le retrait des délégations doit être notifié au SPF Stratégie et Appui ainsi qu'aux services de la Cour des comptes. Cela s'applique à tous les services qui tombent dans le champ d'application de la loi.

Dans l'arrêté, on a considéré qu'il fallait inclure le terme "sans délai" afin d'éviter que le SPF BOSA et la Cour des comptes ne soient informés beaucoup plus tard. Cela les priverait également de la possibilité d'introduire à temps les contrôles nécessaires via le système comptable informatisé.

Mais il doit être clair que la responsabilité « finale » des éléments délégués reste celle de l'ordonnateur qui délègue. § 2 Il est évident qu'aucun ordonnateur ne peut agir en dehors des limites de sa délégation ou de sa subdélégation.

Dans ce contexte, il est important que le Service public fédéral Stratégie et Appui (BOSA) soit informé, car il peut prendre des mesures automatisées supplémentaires pour les services utilisant le système comptable qu'il met à disposition, conformément aux arrêtés de délégation existants.

Article 8 Le Ministre ou le Secrétaire d'Etat fonctionnellement compétent a la possibilité de nommer un ordonnateur par délégation parmi les membres travaillant dans une cellule stratégique. Cette délégation peut donc également être faite à des personnes extérieures à l'administration, au ministère ou au corps concerné.

Cela n'exclut pas une subdélégation supplémentaire à des personnes travaillant dans l'administration, le ministère ou le corps concerné.

Article 9 Lors de l'octroi des arrêtés de (sub)délégation, il faudra tenir compte de la nécessité d'établir la séparation nécessaire des fonctions, comme décrit plus en détail dans le présent arrêté.

On souhaite à tout moment éviter un trop grand nombre de fonctions exercées par la même personne au même moment, ce qui augmenterait le risque et réduirait la possibilité de contrôle. On souhaite à tout moment garantir une image fidèle des opérations comptables tant pour la comptabilité générale que pour la comptabilité budgétaire.

Article 10 Cet article décrit la manière dont un ordonnateur secondaire, délégué ou subdélégué doit réagir dans les cas où il se voit confronté à des décisions non exécutables, qui sont imposées à lui ou à son service.

Cela ne signifie certainement pas qu'il peut refuser toute décision de délégation si les ressources nécessaires sont mises à sa disposition.

Pour ces raisons, cet article prévoit également que s'il estime impossible d'exécuter la délégation en raison, par exemple, de certaines dispositions légales ou réglementaires, il doit également en informer l'autre partie et motiver sa décision. Section 1 - Opérations générales

Article 11 Etant donné que l'ordonnateur occupe une place très importante au sein de l'organisation et qu'il peut engager l'Etat lors de la contraction d'obligations, on a choisi de rendre cet acteur responsable des tâches, mentionnées dans les paragraphes ci-dessous, qu'il est censé effectuer.

L'ordonnateur ou un de ses collaborateurs est responsable de l'engagement comptable qui doit toujours précéder la contraction d'une obligation juridique.

Sachant que l'ordonnateur a plusieurs tâches à effectuer, il est indiqué qu'il assure lui-même le contrôle interne/maîtrise de l'organisation nécessaire en ce qui concerne les tâches qui lui sont confiées et qu'il prévoie par ailleurs, dans ce cadre, la séparation requise des fonctions entre certains collaborateurs et lui-même, par exemple pour ce qui concerne l'établissement et l'enregistrement de l'engagement comptable. En l'occurrence, l'ordonnateur pourrait choisir de ne pas exécuter lui-même cette tâche, mais de la confier à un collaborateur.

Les tâches de l'ordonnateur sont réparties en trois catégories, la première concernant les tâches générales, la deuxième se rapportant aux opérations de recettes et la troisième aux opérations de dépenses. § 1er Tâches générales En ce qui concerne la première catégorie, nous voulons souligner que le développement d'un contrôle interne/maîtrise de l'organisation adéquat pour ses services, en ce compris les séparations de fonctions requises au sein de ses services, constitue une priorité importante.

C'est pourquoi cet élément est cité en premier. 1° On mentionne donc ici que l'ordonnateur concerné doit entreprendre et mettre en oeuvre dans son service ou dans le service/l'organisation/l'entité, toutes les actions nécessaires susceptibles de contribuer à assurer la bonne gestion financière et la continuité du service. Dans ce cadre, il est renvoyé à sa responsabilité en matière d'implémentation d'un système de contrôle interne.

Si on dispose seulement d'un nombre limité de personnes, il peut parfois être utile d'introduire, après quelque temps, un système de rotation des tâches et de demander à l'auditeur interne un audit spécifique quant aux procédures, aux risques et à la réalisation correcte, par l'ordonnateur et ses collaborateurs, des différentes tâches.

A cet égard, nous tenons également à souligner que l'implémentation d'un contrôle interne/maîtrise de l'organisation constitue une première étape qui devra cependant être évaluée, sinon chaque année ou à l'occasion de la rédaction du rapport annuel, du moins à des moments réguliers en ce qui concerne les facteurs de risque et la manière, d'une part, de réduire les risques en question, et, d'autre part d'optimiser le contrôle interne/maîtrise de l'organisation, notamment sur le plan des opérations comptables et budgétaires. A cet égard, on pourra prendre en compte les éléments communiqués par des tiers ou par le directeur d'encadrement budget et contrôle de la gestion ou par le responsable financier du service. 2° Comme le présent arrêté vise à préciser les tâches et les responsabilités des principaux acteurs associés au traitement comptable et budgétaire des données du Service ou de l'entité comptable, cela implique également une restriction. Le nombre d'acteurs repris dans le présent arrêté a été limité le plus possible afin de pouvoir également garantir l'applicabilité de celui-ci dans les organismes de taille plus modeste. Cela implique cependant que certains acteurs, entre autres les ordonnateurs, ont également pour tâche de prévoir le contrôle interne/maîtrise de l'organisation nécessaire, et plus spécifiquement la séparation des fonctions eu égard aux membres du personnels disponibles. La responsabilité finale relative aux différentes tâches incombant à l'ordonnateur lui-même, il est également de son intérêt de prévoir une séparation adéquate des fonctions au sein de son service, étant entendu qu'il conservera toujours lui-même les fonctions de décision et certaines fonctions de surveillance. 3° S'il délègue certaines des opérations qui lui sont assignées, il exercera le contrôle nécessaire sur celles-ci et il prendra les mesures requises pour que ces opérations soient effectuées de manière correcte, à savoir exacte, complète, chronologique et ponctuelle, ainsi que sans délai, par les personnes concernées. Si les tâches qu'il confie à d'autres personnes ne sont pas reprises dans un arrêté de subdélégation, il reste responsable de leur exécution correcte.

S'il constate des irrégularités lors du contrôle, il prend les mesures nécessaires, soit directement pour les tâches relevant de sa compétence, soit indirectement en informant la personne responsable. 4° Il doit garder une vision correcte sur l'évolution et l'affectation des crédits d'engagement en tenant compte des crédits de liquidation disponibles, ou, en d'autres termes, sur la contraction d'obligations avec des tiers, afin de pouvoir assurer la continuité du fonctionnement du Service tant pour l'année budgétaire en cours que pour les années budgétaires futures. A cet égard, il doit tenir compte des dispositions légales et réglementaires en vigueur ainsi que des décisions prises par le(s) Ministre(s) concerné(s) en la matière.

Pour les organismes également, un ordonnateur doit garder une vue d'ensemble des engagements juridiques contractés, autant ceux déjà reflétés dans le bilan que ceux encore hors bilan à l'heure actuelle. (Classe 0) Droits et engagements non reflétés dans le bilan Cela se fait de préférence également en accord avec le responsable financier du Service, étant donné que ce dernier, en tant que chef des comptables, aura une meilleure vue sur les crédits d'engagement et de liquidation déjà utilisés ou les moyens disponibles prévus de l'ensemble du Service ou de l'entité comptable. 5° Il veillera également à ce que tous les documents et pièces comptables soient transmis au comptable pour que ce dernier puisse effectuer les tâches qui lui ont été confiées. Cela concerne aussi bien les pièces justificatives internes que les pièces justificatives externes.

Dans ce cadre, il y a lieu de noter qu'outre le comptable, d'autres acteurs exercent également des fonctions d'enregistrement et qu'ils contribuent ainsi à l'enregistrement, dans le système comptable, de tous les éléments, en particulier les droits, les obligations, les créances ou les éléments susceptibles d'avoir une influence sur la comptabilité ou sur l'obtention d'une image exacte et fidèle.

Le comptable se voit assigner la tâche spécifique de veiller à ce que tous les documents et pièces comptables puissent être mis à disposition, de manière rapide et structurée, à des tiers qui en font la demande et qui sont habilités à le faire. 6° Enfin, l'ordonnateur a également une responsabilité globale en matière de droit immobilier. A cet égard, le droit des biens est la partie du droit objectif qui régit les droits subjectifs. § 2 Opérations de recettes Dans cette deuxième partie, nous allons donc préciser les opérations de recettes. A cet égard, l'ordonnateur assure un rôle crucial à côté du comptable. C'est en effet l'ordonnateur qui constate le droit. Il convient également de tenir compte des articles repris sous le Titre III, Chapitre 2, Section 1 du présent arrêté.

L'ordonnateur ou son collaborateur sont responsables de l'établissement des droits constatés au profit de l'Etat fédéral, ou, en d'autres termes, de l'établissement des droits constatés relatifs aux recettes, au cas où ceux-ci ne naissent pas directement d'une loi.

Tous les droits constatés doivent être enregistrés sans délai, dès qu'ils ont été constatés (c'est-à-dire quand les quatre conditions de l'article 8 de la Loi sont remplies) dans la comptabilité générale du fait qu'ils peuvent être importants pour obtenir une image exacte et fidèle du compte général de l'entité comptable. 1° L'ordonnateur est dès lors chargé d'établir toutes déclarations de créance et factures au profit de l'Etat fédéral. Nous tenons à spécifier que sont aussi concernées les notes de crédit ou de débit liées à ces créances et factures.

La base juridique pour l'établissement d'une créance, d'une facture ou d'un droit constaté au profit de l'Etat fédéral peut être de nature diverse, par exemple une loi, un contrat, une décision judiciaire, etc. 2° L'ordonnateur est donc tout d'abord responsable des droits en matière de recettes. A cet égard, il doit vérifier, pour chaque droit qu'il constate, que les quatre conditions prévues à l'article 8 de la Loi sont remplies.

Par ailleurs, il doit veiller à ce que tous les droits constatés en recettes soient exacts et complets et qu'ils aient été saisis dans le système comptable de manière chronologique, fidèle et sans délai et qu'ils aient été enregistrés dans la comptabilité.

Il est clair que la détermination du droit est totalement indépendante du fait que ce droit sera ou non payé dans le futur par un tiers.

L'obligation de payer est indépendante du fait qu'il y aura ou non un paiement plus tard. L'élément "dû et payable" n'est pas non plus inclus dans les termes de l'article de la loi. 3° S'il reçoit connaissance de droits éventuels non encore enregistrés dans la comptabilité mais remplissant les conditions relatives aux droits constatés conformément à l'article 8 de la Loi, il procédera sans délai aux actions nécessaires pour enregistrer ces droits dans la comptabilité.

En d'autres termes, toute donnée, information ou renseignement qui lui donne l'assurance nécessaire que les conditions de reconnaissance d'un droit constaté sont réunies. Obliger l'ordonnateur à inscrire ces droits constatés dans la comptabilité et notamment dans la comptabilité générale. Tout cela afin de préserver l'image fidèle. 4° Ce point stipule que l'ordonnateur assure la gestion, c'est-à-dire qu'il veille notamment au suivi adéquat, au traitement correct et au contrôle, des recettes dont il constaté les droits en matière de recettes.

Il doit veiller à ce que tous les droits constatés en recettes qu'il a constatés soient enregistrés correctement dans le système comptable et la comptabilité, après quoi, il les déclarera percevables et recouvrables par les comptables compétents afin que celui-ci puisse, dans le cadre de la perception et/ou du recouvrement, entreprendre les actions nécessaires conformément aux dispositions légales et réglementaires.

L'ordonnateur devra par ailleurs, dans le cadre de la gestion des recettes, être suffisamment attentif à la suite que les comptables concernés réserveront aux droits constatés qu'il aura mis en perception et en recouvrement. Dans ce cadre, il prendra contact au besoin avec les personnes chargées de la surveillance des comptables responsables.

Dans les cas où le comptable se trouve dans l'impossibilité de percevoir ou de recouvrer les droits constatés ou, dans le cadre de problèmes juridiques éventuels relatifs au recouvrement, il prendra les mesures appropriées dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur. 5° L'ordonnateur doit assurer un contrôle ex ante adéquat sur les différents dossiers et données qui lui sont présentés afin que les imperfections éventuelles n'aient aucun impact, d'une part, sur la constatation du droit en recettes et, d'autre part, sur la perception et/ou le recouvrement des droits en recettes constatés par lui. Il doit entre autres veiller à ce qu'à l'égard de ces imperfections, avant la constatation du droit en recettes et en tout cas avant la mise en perception et/ou en recouvrement, les mesures nécessaires soient prises pour que le patrimoine de l'Etat ne soit pas affecté et que le traitement comptable se déroule conformément aux dispositions légales et réglementaires. Il doit par ailleurs veiller à assurer une comptabilité exacte et fidèle. 6° L'ordonnateur effectuera les contrôles nécessaires et veillera à ce que tous les droits constatés en recettes soient contrôlés et validés en termes de régularité, d'exhaustivité et de légalité conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur. S'il existe des droits constatés en recettes, il les constatera et en enregistrera le constat dans la comptabilité. Il veillera à ce que tous les droits constatés en recettes soient enregistrés dès leur naissance dans le système comptable et la comptabilité.

Il s'assurera que le patrimoine de l'Etat ne soit pas lésé et que la comptabilité de tous les droits constatés en recettes soit conforme à la réalité.

Concernant ces droits constatés et enregistrés en recettes, il en ordonne la perception et/ou le recouvrement par le comptable justiciable (soumis à la juridiction de la Cour des comptes).

Ici également, nous tenons à préciser que les tâches en question peuvent être réparties entre plusieurs collaborateurs de l'ordonnateur et que l'ordonnateur concerné doit par ailleurs mettre en place un contrôle interne/maîtrise de l'organisation adéquat l'égard de ceux-ci. § 3 Opérations de dépenses A ce sujet, nous tenons à rappeler que les commissions comptables également ont recommandé d'imposer la reprise, dans la comptabilité et dans le compte annuel, de toutes les données susceptibles d'avoir un impact direct ou indirect sur l'obtention d'une image exacte et fidèle.

Cela est également souhaitable pour les Services relevant du champ d'application du présent arrêté afin de mettre à la disposition du Parlement les informations nécessaires permettant à celui-ci de lire et d'interpréter le plus correctement possible les comptes de l'Etat fédéral. Dans ce cadre, il est nécessaire de reprendre également dans la comptabilité générale tous les éléments requis.

Il est ainsi stipulé que tous les éléments relatifs à une obligation doivent être repris dans la comptabilité générale. Il comprend tant la conclusion d'un marché, d'un contrat ou d'un engagement en soi, que les opérations qui donnent un effet subséquent au marché, au contrat ou à l'engagement conclu dans ce cadre.

On vise ainsi à connaître la nature et l'objectif des droits et engagements hors bilan ainsi que leur impact sur les crédits concernés.

Concernant les droits et engagements hors bilan, il peut s'agir de toute transaction ou contrat/obligation conclu entre le Service concerné et d'autres personnes (tant physiques que morales, ayant ou non la personnalité juridique) qui, pour une raison quelconque, n'a pas ou pas encore été repris au bilan.

Les données/informations précitées doivent être mentionnées lorsque les risques ou les avantages découlant de tels règlements sont de quelque importance et pour autant que leur divulgation soit nécessaire à l'appréciation de la position financière du Service concerné ou de l'Etat fédéral.

Un droit ou un engagement hors bilan est jugé de quelque importance si l'utilisateur des comptes annuels modifie son jugement sur ceux-ci après avoir pris connaissance de ce droit ou de cet engagement. 1° Ensuite, l'ordonnateur compétent prendra aussi l'engagement juridique avec le tiers concerné, par lequel il liera l'Etat fédéral ou un tiers pour lequel l'Etat fédéral est habilité à intervenir.

Dans des cas exceptionnels, l'Etat fédéral, ou un représentant, est autorisé à agir pour des tiers. Nous faisons ici référence, par exemple, aux événements qui se produisent au Ministère de la Défense où certaines personnes autorisées peuvent agir au nom ou pour le compte d'un tiers qui est représenté par le représentant de l'Etat fédéral belge dans le cadre d'accords ou de traités internationaux. 2° Ce point stipule que l'ordonnateur assure la gestion, c'est-à-dire qu'il veille notamment au suivi adéquat, au traitement correct et au contrôle tant des recettes dont les droits sont nés et ont été constatés dans son service (voir le paragraphe précédent), que des dépenses qui y sont faites.

Sa responsabilité implique également que lors de la contraction d'obligations avec des tiers dans le cadre de dépenses, il respecte scrupuleusement les dispositions légales et réglementaires en vigueur, notamment celles relatives aux marchés publics, ainsi que les dispositions administratives et budgétaires.

Dans le cadre de la bonne gestion financière, la concertation avec le responsable financier du Service s'impose étant donné que ce dernier dispose d'une vue d'ensemble sur toutes les obligations déjà contractées par le Service et sur tous les crédits d'engagement et de liquidation déjà impactés ou les moyens octroyés. 3° Etant donné qu'il contracte l'obligation avec des tiers au nom de l'Etat, il est censé assurer le suivi de ces contrats et de vérifier s'ils ont été exécutés conformément aux différentes dispositions prévues dans le contrat concerné. Dans ce cadre, il pourra être consulté par son collaborateur chargé de la réception de la prestation. Dans la mesure où celle-ci doit être contrôlée en termes de quantité et de qualité par une personne habilitée pour ce faire, il devra à cet égard également suivre l'approbation des travaux et des fournitures de biens et de services. Tout cela conformément aux dispositions légales et réglementaires en matière de marchés publics.

Dans ce contexte, il veillera également à organiser, si possible, la nécessaire séparation des fonctions entre les collaborateurs concernés. 4° Comme l'ordonnateur a pris la décision juridique de contracter des travaux ou la livraison de biens ou de services, il lui appartient, comme il connaît tous les éléments de l'obligation, d'en suivre l'acceptation des obligations contractées (contrats et marchés publics).

Il sait qui est compétent pour examiner la qualité et la quantité de façon qualitative, par rapport à l'obligation contractée et cela dans tous ses éléments. Il lui appartient dès lors d'émettre, à temps, des remarques ou d'accomplir des actes si les travaux ou les fournitures ne sont pas conformes à l'obligation contractée. Nous utilisons ici le terme « être » pour indiquer que les observations doivent être émises à temps et ainsi de préférence avant le contrôle de la facture ou de la créance du fournisseur. En outre, nous tenons à souligner que les bons de livraison doivent également être considérés comme des documents justificatifs et peuvent donc contribuer à la réalisation des quatre conditions pour parler d'un droit constaté, conformément à l'article 8 de la loi. 5° Il doit assurer un contrôle ex ante adéquat sur les différents dossiers qui lui sont présentés afin que les imperfections éventuelles n'aient aucun impact sur l'engagement définitif tant comptable que juridique. Il doit entre autres veiller à ce qu'à l'égard de ces imperfections, avant la réalisation de l'engagement juridique avec un tiers, les mesures nécessaires soient prises pour que le patrimoine de l'Etat ne soit pas affecté et que le traitement comptable se déroule selon les dispositions légales et réglementaires. Il doit par ailleurs veiller à assurer une comptabilité exacte et fidèle.

La responsabilité finale de toutes les tâches décrites ci-dessus incombe à l'ordonnateur, même si les différentes tâches sont effectuées par différents collaborateurs de l'ordonnateur. Section 2 - Des opérations de liquidation et de mise en paiement

Les articles suivants détaillent les tâches de l'ordonnateur, qui est chargé du contrôle, de l'acceptation, de la régularité et la réalité de la dette, dans le cadre des opérations de liquidation.

L'ordonnateur est l'acteur qui engagera l'Etat ou le service sur le plan de la reconnaissance de la dette et donc de l'existence du droit constaté. Dans ce cadre, il dispose, pour ce qui concerne les services de l'administration générale, des crédits de liquidation nécessaires octroyés par le Parlement au Service concerné pour les différents programmes figurant dans le budget y afférent. Pour les autres services, il devra tenir compte des décisions du conseil d'administration, du conseil de direction et de la vision que le gouvernement fédéral a de la gestion financière et budgétaire.

L'ordonnateur devra exercer en toute indépendance les tâches dont il assume la responsabilité. Cela n'exonère cependant pas le collaborateur de l'ordonnateur de son obligation d'information vis-à-vis de son responsable fonctionnel, l'ordonnateur, en particulier dans le cas où la dette ne peut être constatée clairement en raison de certaines circonstances ou de la complexité du dossier.

Son indépendance et sa responsabilité doivent constituer la garantie qu'aucune dette au nom de l'Etat ne sera reconnue/acceptée si aucune obligation n'a été contractée et que la prestation fournie n'est pas conforme à l'obligation et que les pièces justificatives, les bons de livraison, les factures, notes de frais ou créances transmises ne sont pas conformes à l'obligation et à la prestation en question. Il veille également à ce que les données susmentionnées aient été enregistrées dans la comptabilité du Service et que les personnes compétentes au niveau des différents processus aient donné leur approbation.

Article 12 L'ordonnateur chargé du contrôle de l'acceptation de la dette, dans le chef de l'Etat et plus spécifiquement dans le chef du Service dans lequel il travaille exécute les opérations de liquidation.

A cet égard, pour contrôler/accepter les éléments précités, en tenant compte des principes du single audit, il peut s'appuyer sur les informations obtenues par les personnes/employés compétents désignés et sur la base desquelles ces derniers ont lié l'Etat (engagement juridique et acceptation de la prestation).

Article 13 Sur la base des différents éléments repris dans la comptabilité ainsi que de tous les éléments qui sont mis à sa disposition via le dossier manuel ou par d'autres voies, il, l'ordonnateur, établira l'ampleur incontestée, soit la partie acceptée, de la dette. Celle-ci peut être conforme ou non à la créance/facture enregistrée qui lui est soumise.

Si les quatre conditions de l'article 8 de la loi sont remplies, il y a un droit constaté et ce droit doit être comptabilisé, indépendamment de l'existence ou non de crédits de liquidation suffisants dans la comptabilité budgétaires. Dans ce contexte, nous nous référons à l'exposé des motifs de la Loi, qui précise à plusieurs reprises que la comptabilité générale est prioritaire sur la compatibilité budgétaire et que, en conformité avec l'article 12 de la Loi, tout droit constaté doit être comptabilisé immédiatement et sans retard.

Article 14 Si la créance qui est soumise à l'ordonnateur n'est pas conforme à la dette acceptable par l'Etat sur la base des différents éléments présents, il, l'ordonnateur, établira la partie incontestablement due et communiquera celle-ci au créancier, assortie d'un commentaire y afférent.

Nous avons utilisé le terme "accepter", étant donné que l'article 20, 2°, de l'arrêté royal du 10 novembre 2009 fixant le plan comptable applicable à l'Etat fédéral, aux communautés, aux régions et à la Commission communautaire commune dispose également que l'obligation de payer n'existe pour les travaux, fournitures et services qu'au moment où le marché a été exécuté et accepté.

Si les conditions prévues à l'article 8 de la loi ou à l'article 19 de l'arrêté royal précité du 10 novembre 2009 ne sont pas remplies, l'ordonnateur ne pourra pas non plus effectuer les opérations de liquidation, faute de droit établi.

Article 15 Par ailleurs, l'ordonnateur est tenu de liquider toute dette répondant aux conditions en matière de droit constaté, prévues à l'article 8 de la Loi.

Cela doit se faire sans délai après la constatation du droit. On respecte ainsi les dispositions comptables relatives à la ponctualité, au traitement chronologique et au traitement sans délai des événements ayant une implication comptable. La non-réalisation immédiate constituerait une atteinte aux éléments précités et pourrait porter atteinte à l'image exacte et fidèle des comptes.

Cette disposition a été reprise pour éviter que des droits constatés en dépenses remplissant les conditions, ne soient pas liquidés et que l'Etat reste ainsi en défaut de paiement. Cela risquerait aussi de porter atteinte à la ponctualité du paiement des factures publiques.

Toutefois, le fait que les opérations de liquidation soient en cours ne signifie pas qu'un paiement sera effectué immédiatement.

Article 16 Le droit constaté en dépenses ne peut être mis en paiement que si l'ordonnateur s'est déclaré d'accord sur la libération pour paiement.

L'ordonnateur dispose en effet de la possibilité de ne pas libérer certains paiements faute de moyens ou pour d'autres raisons comptables ou juridiques.

Il relève de la responsabilité de l'ordonnateur de veiller à ce que les moyens mis à sa disposition, à savoir les crédits de liquidation, soient affectés le plus adéquatement possible. A défaut de moyens pour certaines dépenses, l'ordonnateur en fera part au responsable financier du Service, qui pourra alors prendre les mesures nécessaires, par exemple une demande de redistributions ou de crédits complémentaires, afin de pouvoir liquider à temps les créances impayées.

Article 17 Il procédera ensuite à la mise en paiement de la dette, c'est-à-dire qu'il permettra au comptable centralisateur de réaliser les paiements relatifs aux créances libérées et de les transmettre aux ayants droit.

D'une part, il peut donc donner l'ordre au comptable centralisateur de l'Etat de payer le bénéficiaire. D'autre part, lorsqu'en raison de la nature du dossier il lui est impossible de payer les droits libérés au bénéficiaire, il transmet la dette et les moyens y afférents au comptable du contentieux compétent pour qu'il effectue les paiements conformément aux dispositions légales et réglementaires.

La mise en paiement constitue le dernier acte à accomplir par l'ordonnateur. Ce dernier doit également disposer de connaissances comptables étendues pour pouvoir effectuer les tâches en question conformément aux dispositions légales et réglementaires. Il s'agit de tâches qui dépassent le simple enregistrement et qui revêtent en fait également un aspect de contrôle des actes comptables effectués.

Article 18 Dans ce cadre, il, l'ordonnateur, peut dès lors bloquer les paiements des dettes reconnues. Il entreprendra cependant les démarches nécessaires pour honorer le plus vite possible ces paiements bloqués des créances impayées et reconnues. Lui-même aussi bien que le chef des comptables (le responsable financier du service) exerceront un contrôle scrupuleux à cet égard et prendront toutes les mesures possibles pour éviter les retards de paiement.

En ce qui concerne l'"ambiguïté quant à savoir à qui payer", il convient de garder à l'esprit, entre autres, que certains paiements aux fournisseurs, fondés sur une disposition légale, ne peuvent être versés directement à ces derniers en cas de dettes de ce fournisseur envers la sécurité sociale et/ou en matière fiscale. Dans ce cas, le paiement devra être effectué auprès des institutions de sécurité sociale et du SPF Finances concernés et le créancier en sera informé.

Un autre cas de figure pourrait être, par exemple, que les paiements doivent être effectués à un administrateur judiciaire désigné. Il ne s'agit là que de quelques exemples non exhaustifs, et nous ne souhaitons donc exclure aucun autre cas.

Chapitre 2 - Le dirigeant du service Le dirigeant du Service ou de l'entité comptable est la personne qui, après le responsable politique, assume la plus haute responsabilité hiérarchique pour le Service ou l'entité comptable concernés. Il assure différentes tâches qui seront examinées plus en détail ci-dessous. Il informe, sur base régulière, le responsable politique et veille, sur le plan des processus comptables et budgétaires, que les différents agents au sein de son service ou de son entité comptable exécutent correctement et adéquatement les dispositions légales et réglementaires en vigueur. Il doit être considéré comme l'ordonnateur secondaire chargé par ailleurs de la direction du Service concerné visé à l'article 2 de la Loi et pour lequel il rend des comptes au responsable politique (L'ordonnateur primaire). Il coordonne les tâches entre, d'une part, les ordonnateurs, et, d'autre part, le responsable du Service avec les ordonnateurs. Il veille à ce qu'ils visent tous un but commun et fassent preuve de la discipline comptable et budgétaire nécessaire afin de réaliser les objectifs préconisés.

Article 19 Cet article définit qui il est et quel est son rôle vis-à-vis du ou des ordonnateurs et du responsable financier du service. - Il est ainsi l'ordonnateur secondaire du service ou de l'entité comptable concerné(e). Il veille à ce que les différents agents, notamment les divers acteurs associés aux processus comptables et budgétaires collaborent entre eux de manière adéquate et efficace afin de réaliser les objectifs.

Il est responsable de la coordination efficace entre les différents ordonnateurs (sous-)délégués du Service concerné pour que ceux-ci exécutent de manière coordonnée et correcte les dispositions légales et réglementaires en matière de traitement comptable et budgétaire des différentes données. A cet égard, il prévoira une concertation entre les ordonnateurs (sous-)délégués concernés lorsque les intérêts de ceux-ci sont en concurrence. Tout cela afin de réaliser au mieux les objectifs du Service. En cas de désaccord des ordonnateurs (sous-) délégués sur des questions comptables ou budgétaires, le dirigeant du Service ou de l'entité comptable prendra la décision à suivre par toutes les personnes concernées. - Egalement en ce qui concerne la collaboration entre le responsable financier du service et les différents ordonnateurs du Service, il prévoira, en tant que dirigeant du Service, la coordination nécessaire. En cas d'imprécision sur l'exécution des dispositions légales et réglementaires relatives à certains éléments comptables et budgétaires, il prendra de manière concertée la décision à suivre par toutes les personnes concernées. - Il est également responsable de la mise en place, au sein de son Service, d'un contrôle interne/maîtrise de l'organisation adéquat et de la surveillance de celui-ci ; à cet égard, les différentes mesures prises dans la cadre du contrôle interne/maîtrise de l'organisation par le directeur d'encadrement budget et contrôle de la gestion ou par le responsable financier du Service et par les différents ordonnateurs du Service doivent être harmonisées et constituer une chaîne à travers les processus comptables, budgétaires et financiers.

Article 20 Cet article traite de l'une des tâches du dirigeant d'un service de l'administration générale.

A l'article 21 suivant, le dirigeant de services visés à l'article 2, alinéa 1er, 2° à 4° de la Loi et les organismes assimilées sont visés.

Cette subdivision est inspirée par le fait que les dirigeants des services de l'administration générale doivent, conformément à l'article 73 de la Loi établir le compte d'exécution de son budget, ce qui n'est certainement pas le cas des autres services visés à l'article 2 de la Loi.

En outre, le dirigeant de chaque service devra établir un rapport annuel conformément à l'article 18 de la Loi. Ce rapport annuel établit un lien entre les données comptables et les activités du Service ou de l'entité comptable. Il reprend aussi bien l'évolution des principaux chiffres-clés, qui doivent permettre de tirer les enseignements nécessaires du compte annuel, que des informations complémentaires utiles à l'établissement du budget du service. Cette pièce a pour objectif de répondre à la nécessité de faire rapport à un premier niveau sur la mission administrative/statutaire du service.

Afin de pouvoir réaliser tout cela, il devra garantir au service public fédéral Stratégie et Appui que toutes les opérations et données comptables ont été reprises dans la comptabilité générale et dans la comptabilité budgétaire de sorte que le service public fédéral Stratégie et Appui dispose de toutes les données requises pour établir les comptes de l'administration générale. La saisie/enregistrement de toutes les opérations et données est nécessaire pour pouvoir assurer également à ce niveau une image exacte et fidèle de l'ensemble.

Article 21 Il s'agit donc, en l'occurrence, des dirigeants des Services visés à l'article 2, alinéa 1er, 2° à 4° de la Loi et les organismes assimilées. Les dirigeants de ces organismes devront veiller à ce que leur organisme se conforme effectivement et en temps voulu aux éléments qui doivent être mis en oeuvre par tous les services, repris au Titre II de la Loi, d'une part, et aux dispositions spécifiquement prévues pour leur organisme, reprises dans le Titre III, Chapitre II ou III, d'autre part. Cette mise en oeuvre conforme et en temps voulu est nécessaire pour obtenir une image fidèle des comptes de l'Etat fédéral. Tout ceci est sans préjudice des autres dispositions légales et réglementaires que l'organisme concerné peut être amené à respecter conformément à ces autres dispositions.

Article 22 Le service public fédéral Stratégie et Appui devra, dans le cadre de l'exécution de ses tâches, à savoir celles concernant la réalisation des réconciliations et consolidations requises relatives aux comptes de l'administration générale et aux comptes de l'Etat fédéral, disposer de toutes les données et informations comptables, financières et budgétaires nécessaires. C'est pour ces raisons que chaque dirigeant d'un Service devra fournir les données comptables nécessaires au service public fédéral Stratégie et Appui.

Les comptes que le dirigeant du Service transmet au service public fédéral Stratégie et Appui doivent également donner à ce dernier la certitude qu'ils ont été établis conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur. A cet égard, on a choisi de faire accompagner ces comptes d'une déclaration du dirigeant du Service ou de l'organisme.

Cette déclaration est faite par le responsable du service conjointement avec le responsable financier du service concerné. La déclaration est une partie essentielle des données et informations qui doivent être communiquées.

Cette déclaration doit être fournie concomitamment à la transmission des comptes.

Cette déclaration concerne tous les comptes et les documents comptables y afférents qui sont transmis. Par comptes, il y a lieu d'entendre le compte général et tous ses éléments constitutifs. Il est à noter que pour la plupart des services de l'administration générale, les données du compte général se trouvent normalement dans le système Fedcom et sont donc disponibles pour le SPF BOSA. En outre, il y a encore le rapport annuel et le rapport établi dans le cadre de l'article 7 de l'arrêté royal du 15 mai 2022 relatif à la maîtrise de l'organisation au sein de certains services du pouvoir exécutif fédéral, et modifiant les arrêtés royaux du 4 mai 2016 portant création du service fédéral d'audit interne et du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale.

L'établissement du compte annuel constitue le moment ultime du contrôle de la comptabilité et du redressement d'éventuelles irrégularités. Le compte annuel doit en effet donner une image exacte et fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat du Service.

Le constat de l'exactitude, de l'exhaustivité, de la conformité juridique et administrative d'un compte annuel est le fait d'un réviseur externe. Il donne aussi son point de vue sur l'exactitude et la fidélité de l'image. Lorsqu'un compte annuel donne une image fidèle, cela ne signifie donc pas pour autant qu'il soit sans erreur aucune.

La vérification effectuée par le réviseur externe ne concerne pas uniquement la régularité comptable du compte annuel, mais également sa véracité. Par véracité on entend que le compte annuel doit être le reflet de situations et transactions réelles.

En outre, nous avons le compte d'exécution du budget, pour autant que le Service concerné n'en soit pas dispensé de l'établissement par une disposition légale. Ce compte doit évidemment être conforme aux dispositions légales et réglementaires et être exact, complet et correct tant juridiquement qu'administrativement.

A cet égard, l'intention n'est pas de porter atteinte aux autres comptes ou pièces comptables à établir nécessairement. Ceux-ci sont également soumis à la déclaration requise.

Les pièces doivent être transmises au service public fédéral Stratégie et Appui avant la date prévue dans la Loi, afin de laisser à celui-ci le temps et la possibilité d'établir pour le Ministre du Budget, dans les délais fixés, d'une part, le compte général de l'administration générale, et, d'autre part, le compte annuel consolidé de l'Etat fédéral.

Chacun des comptes doit être signé (la signature peut avoir lieu par voie électronique) par le dirigeant du service et le responsable financier du service. En imposant l'obligation de signature à l'un et à l'autre, il s'agit de donner l'assurance au Service public fédéral Stratégie et Appui que, tant en ce qui concerne l'organisation du suivi comptable et budgétaire que le traitement comptable dans la comptabilité générale et la responsabilité budgétaire, les garanties nécessaires peuvent être données par les responsables finaux du service concerné.

La déclaration qui accompagne les comptes est la suivante : "Nous, soussignés, déclarons que les comptes comptables et budgétaires sont exacts, fiables, complets et réguliers, que les règles administratives, budgétaires et comptables applicables ont été respectées et qu'ils donnent une image fidèle de mon service/organisme ».

Ces déclarations peuvent également être trouvées dans les entreprises du secteur privé et constituent une pièce nécessaire pour que l'auditeur externe puisse effectuer son audit avec une certitude raisonnable sur les chiffres et les pièces fournis.

Chapitre 3 - Le responsable financier du service Le responsable financier d'un Service est la personne qui sera responsable de ce que la comptabilité du Service soit tenue conformément aux dispositions légales et réglementaires. Il pourra ainsi donner à tout moment une image correcte et complète de la réalité, ce qui pourra également être contrôlé par les personnes compétentes. Il veillera donc à ce que non seulement la comptabilité générale mais également la comptabilité budgétaire soient tenues de manière exacte, complète, fidèle, sans délai et par ordre chronologique et qu'elles donnent une image exacte et fidèle au(x) Ministre(s) concerné(s) et au Ministre du Budget. Il ne tardera pas non plus à informer le(s) dirigeant(s) compétent(s) et à proposer les mesures requises lorsque la continuité du fonctionnement du Service serait mise en péril par certains éléments financiers ou budgétaires.

Afin d'obtenir une garantie de sécurité d'une comptabilité établie sans retard, de manière fidèle et complète et par ordre chronologique, sur laquelle le Ministre du Budget pourra se baser pour établir les pièces imposées par la Loi, chaque responsable financier d'un Service est prié d'établir chaque année, conjointement avec le compte d'exécution du budget de son Service, une déclaration écrite et signée par lui.

A cet égard, il déclarera que tous les éléments ayant ou susceptibles d'avoir un impact sur la comptabilité du ou des services pour le(s)quel(s) il est compétent sont exacts, fiables, complets et réguliers, que les règles administratives, budgétaires et comptables en vigueur sont respectées et qu'ils présentent une image fidèle du service/entité comptable.(Voir l'article précédent) On peut préciser que cela signifie également que toutes les opérations comptables sont enregistrées dans les documents comptables pertinents, sans délai, de manière exacte, fidèle, complète, chronologique et conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Cela peut être considéré comme une `letter of intent' qui, dans le secteur privé, est établie par le responsable financier et qui constitue une pièce essentielle pour les auditeurs.

Cette déclaration du responsable financier du Service, et aussi, voir article précédent, du dirigeant du service, ne peut pas se limiter à donner au Ministre du Budget la certitude que la comptabilité et le traitement comptable ont été correctement effectués. Par la signature des deux de cette déclaration, elle entend également préciser que cette certitude ne peut être obtenue que s'il existe également un système adéquat de contrôle interne/maîtrise de l'organisation des processus financiers, comptables et budgétaires et que les niveaux de risques y afférents n'ont pas été dépassés, ce qui permet d'offrir une certitude raisonnable que les opérations ont été effectuées d'une manière organisée, légale et réglementaire.

En revanche, il relève bien sûr de la responsabilité du responsable financier du Service d'optimiser le contrôle interne/maîtrise de l'organisation existant compte tenu des remarques reçues et des irrégularités qui se sont produites au cours de l'année. Cela permet par ailleurs de resserrer les niveaux de risques relatifs aux processus précités et de contribuer ainsi progressivement à l'optimisation du contrôle interne/maîtrise de l'organisation au sein du Service.

Article 23 Cet article souligne en premier lieu que le responsable financier du Service est également le chef des comptables. A cet égard, nous tenons à préciser qu'il n'est pas le comptable principal, à savoir la personne qui exerce les tâches du comptable, mais bien le chef des comptables, à savoir la personne qui surveille et contrôle les travaux des comptables et qui est dès lors responsable de l'exécution correcte de ceux-ci. Il s'agit d'un élément de la séparation des fonctions entre, d'une part, les fonctions exécutives, et, d'autre part, les fonctions de contrôle prévues dans la Loi.

Dans ce cadre, l'article en question aborde plus en détail la responsabilité incombant au responsable financier du Service en ce qui concerne l'exécution des tâches des comptables. Ensuite, l'article aborde leurs compétences de direction et de contrôle à l'égard des comptables, pour s'attarder enfin sur leur mission de mise en oeuvre et d'optimisation d'un contrôle interne/maîtrise de l'organisation adéquat notamment en ce qui concerne les processus financiers, comptables et budgétaires.

Alors que l'ordonnateur assume, en ce qui concerne son(ses) service(s), la responsabilité finale - mais ce toujours en concertation avec le responsable financier du Service - pour les tâches relatives aux engagements en dépenses et à la constatation des droits en recettes, le responsable financier du Service assume la responsabilité finale à l'égard de l'exécution des tâches confiées au(x) comptable(s) pour les opérations comptables. On entend par là les tâches reprises au Titre II, Chapitre 4: Le comptable, avec les opérations comptables.

Le deuxième alinéa, du première tiret, précise d'autre part que les comptables ne peuvent pas reporter toutes leurs responsabilités sur le responsable financier du Service. Tout comptable est tenu d'exécuter correctement les tâches qui lui sont assignées dans le respect des règles de la comptabilité en partie double, du principe de bonne gestion financière et des dispositions légales et réglementaires en vigueur. Ainsi, les dispositions légales prévues dans la loi du 10 février 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/03/2003 numac 2003022215 source service public federal securite sociale Loi réglant le transfert de droits à pensions entre des régimes belges de pensions et ceux d'institutions de droit international public type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/02/2003 numac 2003002035 source service public federal personnel et organisation Loi relative à la responsabilité des et pour les membres du personnel au service des personnes publiques fermer relative à la responsabilité des et pour les membres du personnel au service des personnes publiques leur restent également applicables.

Au tiret suivant, il est précisé que le responsable financier du service doit entreprendre et mettre en oeuvre dans son Service, toutes les actions nécessaires susceptibles de contribuer à assurer la bonne gestion financière et à la continuité de son service. Dans ce cadre, il est renvoyé à sa responsabilité en ce qui concerne l'implémentation et l'optimisation d'un système de contrôle interne pour son service et les processus financiers, comptables et budgétaires au sein du Service.

Il devra par ailleurs optimiser régulièrement ce contrôle interne/maîtrise de l'organisation, d'une part, afin de réduire les risques, et, d'autre part, afin d'assurer l'image exacte et fidèle.

Article 24 § 1 Le responsable financier du Service, toujours en concertation avec le dirigeant et les ordonnateurs du Service, établit une proposition de budget pour son Service. Et ce, conformément aux directives du Ministre du Budget. L'établissement de la proposition de budget pour le Service constitue une tâche importante dans la mesure où il doit également veiller à ce que les différents objectifs du Service puissent être réalisés dans les limites budgétaires et compte tenu des engagements déjà contractés. Et ce, en concertation avec les différents ordonnateurs et en accord avec le dirigeant du Service.

Au cas où le responsable financier du Service exerce cette fonction pour plusieurs Services, il devra établir, pour chacun de ceux-ci, un projet de budget distinct en concertation avec les ordonnateurs désignés dans chacun de ces Services et avec le dirigeant du Service concerné.

Non seulement la préparation d'un budget est importante, mais aussi le suivi de sa mise en oeuvre. Dans ce contexte, le responsable financier rendra régulièrement compte au dirigeant e/ou, si nécessaire, à l'organe de gestion de l'exécution du budget, d'une part, et de l'évolution de la situation des comptes, d'autre part.

Même si aucune fréquence minimale de rapport n'est spécifiée, il est clair que les parties concernées, c'est-à-dire le dirigeant du service et l'organe de gestion, doivent toujours conserver une vision précise de la situation du service ou de l'entité comptable concernée.

Ainsi, en fonction de la taille du service ou du volume des différentes opérations ou de l'évolution de certains comptes, le reporting sera plus important/ plus régulier que dans les cas où seul un nombre très limité d'opérations a été réalisé au sein du service concerné. § 2 Le responsable financier du Service est aussi la personne qui est garante de la fiabilité du rapportage, aussi bien interne qu'externe.

Ce point stipule donc une fois encore que le responsable financier du Service concerné doit entreprendre et mettre en oeuvre dans son Service, toutes les actions nécessaires susceptibles de contribuer à assurer un rapportage financier, comptable et budgétaire fiable.

Même si aucun élément spécifique n'est mis en avant pour y contribuer, il convient de considérer, entre autres, la mise en place d'un système de contrôle interne performant.

Si on dispose d'un nombre de personnes limité, il peut parfois être utile d'introduire après un certain temps un système de roulement des tâches de même que de demander par exemple à l'auditeur interne ou un tiers une mission spécifique d'audit concernant les procédures, les risques et l'exécution correcte des différentes tâches par le responsable financier du Service et de ses collaborateurs (comptables et autres).

Le responsable financier du Service doit accorder, outre une attention générale et spécifique pour les processus financiers, comptables et budgétaires, une attention particulière pour les flux financiers au sein de son Service. Etant donné qu'il agit en tant que personne qui informe le dirigeant du Service sur la situation de ce dernier, il doit à tout moment avoir une idée correcte des flux financiers au sein du Service. Il devra dès lors assurer régulièrement le suivi de ceux-ci.

La notion « régulièrement » est fonction de la fréquence des flux financiers en présence ainsi que de l'ampleur de l'ensemble de ces flux, de même que du nombre de personnes associées au traitement des flux financiers ou d'autres facteurs spécifiques intervenant dans ce cadre. Il est toutefois recommandé de prévoir un suivi ou un contrôle plus précis une fois par trimestre de manière à pouvoir encore intervenir à temps et prendre les mesures correctives nécessaires.

Pour assurer l'exactitude des comptabilités, il se voit également assigner la mission d'élaborer les procédures nécessaires qui doivent être respectées par ses services ou au sein de son Service, en particulier en ce qui concerne l'exécution régulière des réconciliations au niveau des transactions financières, comptables et budgétaires.

Dans ce cadre, nous souhaitons également faire référence au commentaire de l'article 46, § 1er du présent arrêté, qui donne une idée des éventuelles réconciliations à exécuter.

Nous souhaitons néanmoins également mentionner ici qu'il ne suffit pas d'établir les procédures nécessaires et que le suivi de cette exécution constitue lui aussi un point essentiel. C'est également à ces moments que le responsable financier du Service peut intervenir en ordonnant l'exécution immédiate des mesures correctives nécessaires et en prévoyant les mesures nécessaires pour éviter des irrégularités dans le futur.

Il fera par ailleurs rapport au comité de direction ou au Conseil d'Administration ou à l'organe de gestion compétent de son Service, des mesures qu'il a prises pour répondre aux commentaires et/ou aux constatations qui sont données dans les rapports en question.

Finalement, il vérifiera minutieusement les comptes établis par le comptable quant à la présence d'anomalies éventuelles, qu'il corrigera ensuite. Il devra en outre en faire rapport, en joignant tous les éléments nécessaires, au comité de direction, au Conseil d'administration ou à l'organe de gestion compétent du Service, pour qu'ils disposent, dans le cadre de l'évaluation des comptes, de tous les éléments permettant de prendre des décisions et de signer les comptes en les pourvoyant des déclarations prévues à cet égard.

Si des anomalies se sont produites, il prévoira également les actes et les procédures nécessaires pour que celles-ci ne se reproduisent plus à l'avenir. C'est un des éléments permettant de garantir qu'à tout moment et en particulier lors de la clôture des comptes, une image exacte et fidèle du Service et de ses comptes puisse être donnée.

Article 25 § 1 Le responsable financier du Service a pour mission primordiale de veiller à ce que la comptabilité de son(ses) Service(s) soit tenue conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur et qu'elle reflète une image exacte et fidèle de la situation de son Service. A cet effet, il veillera à ce que les différents acteurs prennent, au sein du Service, toutes les mesures nécessaires pour que les opérations financières, comptables et budgétaires soient traitées sans retard, de manière, exacte, fidèle et complète et par ordre de date de manière correcte, complète, ponctuelle, chronologique et fidèle.

Dans ce cadre il peut, compte tenu des spécificités de son Service, également prendre les mesures qu'il juge nécessaires pour réaliser un traitement sans retard, de manière exacte, fidèle et complète et par ordre chronologique des différents actes comptables qui soit conforme aux principes de bonne gestion financière.

A cet égard, on lui offre la possibilité d'exercer ou de faire exercer tous les contrôles possibles sur les transactions financières et budgétaires, ce sans préjudice toutefois des articles concernant les incompatibilités du présent arrêté. § 2 Ce deuxième paragraphe précise comment il doit agir lorsqu'il constate des actes irréguliers dans son service ou dans les opérations effectuées par les personnes relevant de celui-ci, y compris les comptables désignés par lui. Il s'agit d'actes qui s'écartent de ceux mentionnés au § 1er de cet article.

Pour ce deuxième paragraphe, "son service" signifie le service financier/comptable, c'est-à-dire le service dans lequel les comptables effectuent les opérations comptables. Dans ce service financier/comptable, le responsable financier, en tant que chef de ce service, peut, sans l'intervention d'aucun des acteurs précités, donner directement et immédiatement les instructions nécessaires à ses collaborateurs, c'est-à-dire aux comptables et autres personnes administratives travaillant dans le service financier/comptable. Au paragraphe trois, le terme "service" fait référence au service tel que défini à l'article 2 de la loi, donc tous les autres services de l'organisation.

Par souci de conformité, le terme utilisé par le législateur, voir article 2 de la Loi, a été retenu dans le présent arrêté d'exécution.

Dans cet article, en utilisant les termes "service financier/comptable" pour le § 2 et "autres services" pour le § 3, nous essayons de les distinguer du terme général "service" visé à l'article 2 de la Loi.

Dans ce cadre, il doit prendre sans tarder les mesures correctrices nécessaires, c.-à-d. des mesures qui corrigent les irrégularités dans les comptabilités concernées, y compris l'ajout éventuel des données non encore reprises dans le système comptable et la comptabilité ou d'autres éléments comptables, sans lesquels l'exhaustivité, la ponctualité, l'exactitude et la fidélité du traitement et, partant, l'image exacte et fidèle seraient ou pourraient être affectés. Cela vaut tant pour les recettes et les revenus que pour les dépenses et les coûts. § 3 Le paragraphe 3 de cet article vise les services qui tout en faisant partie du (des) Service(s) pour le(s)quel(s) il a été désigné comme responsable financier, ne relèvent pas du service ou des personnes visés au § 2, à savoir le service financier/comptable.

Normalement, un ordonnateur a été désigné pour le(s) service(s) visé(s) dans ce paragraphe. Ainsi, le responsable financier s'adressera à lui, l'ordonnateur, et lui demandera de corriger, sans délai, dans la(les) comptabilité(s) concernée(s), les irrégularités commises par son service ou par les personnes travaillant dans celui-ci et de prendre des mesures pour que les irrégularités ne se reproduisent pas à l'avenir.

Dans ce cadre, il est immédiatement informé par l'ordonnateur, des mesures que celui-ci a prises. Il peut aussi lui demander de lui transmettre périodiquement des rapports déterminés. Le responsable financier est évidemment libre d'effectuer des contrôles supplémentaires en rapport avec les irrégularités afin de s'assurer que ces irrégularités ne se reproduisent pas à l'avenir.

Si le responsable financier du Service estime qu'aucune mesure n'a été prise ou que les mesures prises sont insuffisantes, il peut en informer le dirigeant du Service qui peut éventuellement prendre toutes autres mesures.

Si le responsable financier du Service n'est pas informé des écritures correctrices réalisées ou non, il pourra s'adresser au dirigeant du Service afin d'effectuer ou de faire effectuer les écritures correctrices requises sous la surveillance du dirigeant du Service. § 4 Le paragraphe 4 décrit comment il doit agir s'il venait à prendre connaissance, par le biais de personnes externes à son Service, notamment les responsables du service public fédéral Stratégie et Appui, plus spécifiquement le Service Comptable fédéral, d'irrégularités constatées dans le traitement comptable d'actes qui se sont produits dans son (ses) service(s) (au sens de l'article 2 de la Loi).

Par tiers, on entend par exemple l'inspecteur des finances, le contrôleur des engagements, les auditeurs internes ou externes, sans exclure d'autres tiers.

Dans ce cadre, il demandera à la personne concernée du service de redresser sans délai les irrégularités constatées et de les éviter à l'avenir. A cet égard, il peut donner les conseils ou les avis qui s'indiquent. Le responsable financier est évidemment libre d'effectuer, dans le cadre des irrégularités constatées, des contrôles supplémentaires pour obtenir l'assurance que de telles irrégularités ne se reproduiront plus à l'avenir. § 5 Enfin, il transmet les rapports nécessaires, sur les opérations comptables et budgétaires, au Ministre du Budget et au service public fédéral Stratégie et Appui conformément aux modalités fixées par ceux-ci.

Ces rapports doivent permettre au Ministre du Budget et aux responsables du service public fédéral Stratégie et Appui d'obtenir un suivi correct, complet et efficace des différents services de l'administration fédérale.

Chapitre 4 - Le comptable A cet égard, nous rappelons que cette fonction peut être exécutée par plusieurs personnes, chacune d'elles étant responsable des tâches qui lui ont été confiées. Le responsable financier du Service doit veiller à ce que chacune des tâches du comptable prévues dans le présent arrêté soit confiée à une de ces personnes.

Compte tenu de la diversité des tâches du comptable, chaque Service veillera à ce que ces tâches soient effectuées par les différents comptables concernés. Chaque Service déterminera, sur la base de la description de fonction de chaque personne, quelles tâches le comptable devra exécuter sous le contrôle fonctionnel du responsable financier du Service.

Il y aura ainsi, outre les comptables qui sont chargés de l'enregistrement immédiat, dans le système comptable, de tous les documents comptables qui leur sont soumis et qui veillent ainsi au traitement sans retard, de manière exacte, fidèle et complète et par ordre chronologique des différents documents, également des comptables à formation plus poussée qui veilleront à ce que tous les actes comptables s'opèrent conformément aux dispositions légales et réglementaires en la matière. En outre, il y aura également des comptables qui seront responsables des rapportages, de la rédaction des divers rapports dans le cadre du traitement comptable tant en ce qui concerne la comptabilité générale que la comptabilité budgétaire.

Nous tenons également à ajouter ici que, lorsqu'il est question de l'acteur « comptable » dans les autres Titres ou chapitres du présent arrêté, il s'agit bien du comptable au sens générique, comme défini au Titre II, Chapitre 4 du présent arrêté. Cela concerne donc tous les articles relevant de ce chapitre.

Article 26 Si la comptabilité n'est pas externalisée, le comptable, est employé dans un service/division de l'organisation/du département et exerce ses fonctions sous la responsabilité fonctionnelle finale du responsable financier du département.

C'est ce dernier qui exercera donc également la surveillance nécessaire et qui porte la responsabilité finale des différentes opérations comptables effectuées par son personnel dans le cadre de la comptabilité en partie double, tant en ce qui concerne la comptabilité générale que la comptabilité budgétaire.

Le responsable fonctionnel du comptable est le responsable financier du service, la possibilité a été laissée ouverte, en fonction de la structure et de l'organisation du service, que la responsabilité hiérarchique de certains comptables soit confiée à quelqu'un d'autre.

C'est le cas si le comptable ne travaille pas dans le service financier du service concerné mais dans un autre département de l'organisation, mais qu'il y exerce les fonctions comptables d'un comptable.

Si le service décide de faire réaliser la comptabilité et les opérations comptables connexes par des partenaires extérieurs, la responsabilité finale des opérations effectuées ou non par ces partenaires externes dans le cadre du processus comptable incombe au responsable financier du service.

Cela se reflète certainement dans la déclaration que le responsable financier doit signer dans sa "lettre d'intention" avec le dirigeant du service concerné.

Des opérations comptables Article 27 1er tiret Ici, le terme "tient" a été choisi pour être lié aux dispositions générales, c'est-à-dire "les dispositions légales et réglementaires".

Il convient ici de considérer à la fois celles applicables aux services publics et celles applicables aux sociétés et aux associations du secteur privé.

En effet, la grande majorité des services qui entrent dans le champ d'application de la Loi suivront les règles de comptabilité et d'évaluation prévues par la Loi et l'arrêté royal du 10 novembre 2009 fixant le plan comptable applicable à l'Etat fédéral, aux communautés, aux régions et à la Commission communautaire commune. Il existe toutefois dans la Loi une disposition dérogatoire permettant aux organismes d'utiliser les règles comptables et d'évaluation du secteur privé à condition que, lors du transfert des données comptables de ces institutions vers les services du service public fédéral Stratégie et Appui, le résultat obtenu sur la base de ces règles (y compris les règles d'évaluation) soit converti en un résultat sur la base des règles prévues par la loi et l'arrêté royal du 10 novembre 2009 fixant le plan comptable applicable à l'Etat fédéral, aux communautés, aux régions et à la Commission communautaire commune.

En effet, lors de la consolidation des services qui relèvent du périmètre de consolidation en question, cette consolidation doit être effectuée selon les mêmes règles communes. En effet, le manque d'uniformité dans les règles d'évaluation nuit au processus de consolidation par lequel les comptes annuels de l'Etat fédéral sont établis.

La loi prévoit la flexibilité nécessaire pour certains organismes en ce qui concerne le "plan" comptable à suivre par les services, qui utiliseront soit celui prévu par l'arrêté royal du 10 novembre 2009 précité soit, le cas échéant, un autre "plan" comptable, pour les organismes qui choisissent d'appliquer l'article 138, § 1 de la Loi;

Cette dernière option ne dispense toutefois pas du "rapportage" en vertu de la Loi sur la base d'autres règles comptables et d'évaluation que celles prévues par la Loi et par l'arrêté royal d'exécution du 10 novembre 2009 précité.

Cela inclut également les règles comptables relatives à la comptabilité en partie double pour autant que celles-ci ne s'écartent pas des dispositions légales et réglementaires applicables au secteur public.

Les organismes ont également la possibilité, conformément à l'article 138, § 1 de la loi, d'utiliser un plan comptable différent. Nous pensons ici aux plans comptables spécifiquement prévus pour les entreprises ou les associations travaillant dans le secteur privé. 2ème tiret Toutefois, le fait que les plans comptables du secteur privé puissent être utilisés ne signifie pas que l'on puisse finalement déroger aux règles et dispositions comptables incluses dans l'arrêté royal du 10 novembre 2009 précité.

Il est à noter que les comptables peuvent également se référer aux avis comptables de la Commission des comptes publics (C.C.P.) ou aux directives comptables du Service public fédéral Stratégie et Appui, notamment celles du comptable fédéral en matière de traitements comptables généraux et des services d'appui budgétaire en matière de traitements dans les opérations budgétaires. En effet, ils constituent également une base pour obtenir un traitement égal des différentes opérations dans les différentes comptabilités des différents services de l'Etat fédéral. Et donc de pouvoir réaliser les écritures interentreprises de manière simple.

Si le comptable ne sait pas comment inclure certaines opérations dans les différents comptabilités, il peut se référer à ces différents conseils et directives comptables et, notamment, au soutien du service public fédéral Stratégie et Appui et en particulier aux services du comptable fédéral.

Nous tenons toutefois à ajouter que les comptables doivent respecter les directives données par le Service public fédéral Stratégie et Appui dans le cadre des opérations et traitements comptables. En effet, ils constituent également une base pour le rapprochement des différentes opérations dans les différents systèmes comptables des différents départements de l'Etat fédéral. 3ème tiret Le comptable chargé d'établir les comptes est responsable des comptes généraux et budgétaires de son Service. Il veille à ce qu'ils soient complets, exacts, fidèles et réguliers et qu'ils donnent une image exacte et fidèle de la situation comptable, budgétaire et financière du Service.

Le traitement comptable doit être réalisé conformément aux dispositions légales, réglementaires et normatives, notamment l'exigence que la comptabilité doit donner une image exacte et fidèle de la position patrimoniale de l'entité comptable ou du Service concerné. Cette image fidèle peut être faussée par un manque de neutralité des comptabilisations par rapport notamment à la qualification légale et/ou contractuelle des contrats, des obligations ou des instruments financiers.

L'objectif des comptes d'un Service, est de donner une image fidèle de la position comptable, budgétaire et financière du Service, de son patrimoine et de ses résultats. L'exigence de fidélité de l'image du compte s'explique à partir du principe comptable considéré comme généralement accepté et des règles comptables qui en découlent.

La méthode étayant la détermination des principes comptables est inductive. Elle trouve son origine dans la pratique comptable qui comporte les principes relatifs aux données normatives immuables.

Lorsque l'application d'une prescription comptable ne suffit pas à donner une image exacte et fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat d'un Service, des informations complémentaires doivent être fournies dans l'Annexe des comptes annuels.

Quand l'application d'une prescription comptable s'avère inappropriée pour donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière ou du résultat du Service, il y a lieu d'y déroger. Cette dérogation doit être mentionnée dans l'Annexe et être dûment motivée en précisant son impact sur le patrimoine, la situation financière et le résultat du Service, ainsi que les influences qu'elle apporte sur le plan comptable et budgétaire.

L'ajustement de l'image fidèle peut s'expliquer par le fait que toute dérogation aux principes comptables doit être justifiée par la recherche d'une information plus pertinente.

Nous tenons à souligner que les acteurs et les Services concernés doivent tout mettre en oeuvre pour donner une image fidèle des comptes. C'est (ce sont) toutefois le(s) contrôleur(s) qui, après examen, peu(ven)t constater que les comptes soumis donnent une image fidèle. 4éme tiret Une autre tâche élémentaire du comptable est incluse dans ce point, à savoir "l'enregistrement" dans la comptabilité générale et la compatibilité budgétaire de toutes les pièces comptables qui lui sont soumises.

A cet égard, la deuxième partie de la phrase stipule que cet enregistrement ne doit pas être effectué par le comptable si cette tâche a été confiée à un autre acteur.

A cet égard, il convient d'envisager certaines tâches des acteurs susmentionnés, en fonction de l'organisation et des procédures et arrangements au sein d'un département donné. Dans ce contexte, sans exclure les autres acteurs mentionnés ci-dessus, il est concevable que certaines tâches de l'ordonnateur impliquent l'enregistrement de certains actes.

A cet égard, l'enregistrement de la réception et de l'acceptation des services ne peut être avancé qu'à titre d'exemple. Dans ces cas, conformément aux dispositions précédentes du présent arrêté, l'enregistrement de ces opérations peut être confié à un acteur autre que le comptable. 5éme tiret Il veille, sur base journalière, mensuelle, trimestrielle, semestrielle et annuelle, et chaque fois que c'est nécessaire, à ce que les actes comptables nécessaires soient effectués pour qu'une image exacte et fidèle des comptes du Service concerné puisse être donnée.

La mise à jour des événements et des actes accomplis en ce qui concerne le Service et sa comptabilité, constitue un acte majeur à effectuer minutieusement et sur base régulière, comme prévu à l'alinéa précédent.

L'acte précité constitue la base permettant d'effectuer à tout moment les opérations de clôture de manière expéditive en vue de répondre ainsi aux dispositions légales et réglementaires.

Dans ce cadre, il assure entre autres la réconciliation de la comptabilité avec l'inventaire physique, ce qui, dans la plupart des cas, se fait à la fin de l'année calendaire.

Les clôtures légales et réglementaires doivent être préparées et entamées à temps afin d'éviter que les clôtures, les rapportages et l'établissement des comptes y afférents ne puissent être transmis dans les délais aux personnes compétentes, d'une part, pour contrôle et vérification et, d'autre part, pour approbation et signature.

Il assure également l'établissement des clôtures périodiques et la confection des divers comptes, rapports et listes requis par la loi et les règlements. 6éme tiret Il établit toutes les fiches et listes fiscales non établies par les services de PersoPoint ou par un autre service du personnel et les transmet aux services et/ou personnes compétents.

Certaines entités comptables/organismes ou Services n'utilisent pas les services de PersoPoint et confient les actes en question à un service spécifique responsable en la matière. Dans ces cas, le responsable financier du Service sera cependant tenu d'exercer un contrôle sur les actes de ce service afin de s'enquérir de ce que toutes les dispositions légales et réglementaires en matière de confection des fiches, listes et pièces fiscales sont correctes et ont été ponctuellement mises en oeuvre.

Les dispositions légales et réglementaires relatives à cette matière doivent être respectées strictement, non seulement à l'égard des personnes et des organismes chargés du contrôle, mais également à l'égard des personnes agissant en tant que bénéficiaire. 7éme tiret La première tâche à accomplir avant de pouvoir établir le compte d'exécution du budget ainsi que d'autres comptes consiste à procéder aux réconciliations requises, d'une part, entre les comptes de la comptabilité générale et, d'autre part, entre ces derniers et ceux de la comptabilité budgétaire. C'est seulement lorsque toutes les réconciliations requises ont été effectuées que de nouvelles démarches dans l'établissement des comptes et rapports nécessaires peuvent être entreprises.

En ce qui concerne le mode de réconciliation, nous renvoyons aux éléments précités, en particulier l'article 46 du présent arrêté.

Les services de l'Administration générale peuvent être assistés par les services du Comptable fédéral du SPF Stratégie et Appui pour effectuer la réconciliation. 8éme tiret Cet article aborde plus en détail la réconciliation à réaliser en ce qui concerne les différents actifs repris dans l'inventaire physique par rapport aux mentions reprises à cet égard dans la comptabilité générale. Cela doit se faire au moins une fois par an lors de la clôture de la comptabilité.

Il s'agit d'un outil d'aide permettant également de garantir le patrimoine de l'Etat sur le plan des immobilisations et constituant dès lors un élément du développement d'un système adéquat de contrôle interne pour le Service.

Article 28 § 1er et § 2 Un comptable est chargé de clôturer la comptabilité du Service et d'en établir le compte général requis par la Loi, sur la base des diverses données comptables.

Le compte général à établir pour son Service est spécifié à l'article 4 de la Loi.

Cet article est divisé en deux paragraphes, le premier traitant des comptes que le comptable d'un Service, visé à l'article 2 de la loi, doit établir, tandis que le second paragraphe explique plus en détail les comptes qu'un comptable d'un Service, visé à l'article 2, alinéa 1er, 1° de la Loi, doit également établir. Cette division s'explique par les raisons suivantes : - les articles 81, 93 et 100 de la Loi mentionnent toujours le compte général ; - le Titre III, chapitre I, section 3 de la Loi, par contre, mentionne le compte général de l'administration générale ; - toutefois, le Titre II - dispositions applicables à l'ensemble des services, Chapitre I - Dispositions générales, notamment l'article 4, prévoit que les `services' doivent établir un compte général. Il y a lieu d'interpréter, dans le contexte de l'article 2 de la Loi, les services comme toutes les administrations, les organismes et les entreprises de l'Etat fédéral ; - dans le cadre de la mise en exécution de la Loi, il est prévu que les Services d'administration générale utilisent le système comptable automatisé que le service public fédéral Stratégie et Appui met à leur disposition ; - la Loi prévoit que le Ministre du Budget doit établir le compte général de l'administration générale ; - à cet effet, le service public Stratégie et Appui, plus particulièrement le comptable fédéral, qui assiste le Ministre du Budget dans l'exécution de la mission précité, doit ainsi disposer de toutes les informations nécessaires ; - c'est pourquoi il a été choisi que les services d'administration générale exposent la façon dont ils saisissent et traitent les données de leur service dans le système de comptabilité générale, cela afin qu'une meilleure image soit obtenue des informations permettant au service public fédéral Stratégie et Appui, plus particulièrement au comptable fédéral d'accomplir sa mission ; - ce dernier élément n'a pas été retenu pour les services des autres catégories prévues à l'article 2, alinéa 1er, 2° -4°, et les assimilés, de la Loi, car ils effectuent leur traitement comptable sur la base d'un système comptable qu'ils gèrent eux-mêmes entièrement.

Le premier élément du compte général que chaque service doit fournir, est le compte annuel. L'article 17 de la Loi en détermine les éléments constitutifs.

L'établissement du compte annuel constitue le moment ultime du contrôle de la comptabilité et du redressement d'éventuelles irrégularités. Le compte annuel doit en effet donner une image correcte et fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat du Service.

Le constat de l'exactitude, de l'exhaustivité, de la conformité juridique et administrative d'un compte annuel est le fait d'un réviseur externe. Il donne aussi son point de vue sur la fidélité de l'image. Lorsqu'un compte annuel donne une image fidèle, cela ne signifie donc pas pour autant qu'il soit sans erreur aucune.

La vérification effectuée par le réviseur externe ne concerne pas uniquement la régularité comptable du compte annuel, mais également sa véracité.

Par véracité, on entend que le compte annuel doit être le reflet de situations et transactions réelles. Le second élément du compte général décrit à l'article 4 de la Loi est le compte d'exécution du budget. Ce compte doit évidemment être conforme aux dispositions légales et réglementaires et être exact, complet et correct tant juridiquement qu' administrativement.

Article 29 Le comptable coordonne et contrôle la conservation de toutes les pièces comptables qui ont servi de base aux traitements comptables au sein du Service.

Nous désirons faire remarquer ici que la coordination et le contrôle de la conservation concerne toutes les pièces comptables, peu importe qui en est responsable. Il s'agit dès lors aussi des pièces qui ne lui sont mises à disposition mais qui ont joué un rôle dans le traitement comptable.

Les livres et pièces comptables doivent être tenus conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur. Les délais de conservation peuvent varier en fonction du pièce comptable concerné.

L'obligation légale de conservation des livres et des pièces s'inscrit dans l'objectif de leur consultation ultérieure. Cette exigence légale a pour corollaire que : - les livres et les pièces justificatives doivent être conservés en original ou en copie. Ils ne peuvent, dès lors, pas être détruits; - les livres et les pièces justificatives doivent être aisément accessibles et, en particulier, les pièces justificatives doivent être classées méthodiquement; - les livres et les pièces justificatives restent lisibles durant toute la durée de conservation prescrite.

S'il s'agit d'une comptabilité électronique, cette obligation implique que ce service doit conserver non seulement les fichiers contenant les livres et les pièces justificatives, mais aussi les programmes et les systèmes qui permettent de les lire, et ce durant toute la période de conservation prescrite. En effet, chaque état comptable doit pouvoir être présenté et réimprimé pendant le délai de conservation minimum.

L'accès aux données comptables archivées, leur lisibilité, leur caractère original doivent être garantisses de manière durable.

En pratique, en cas de comptabilisation informatisée, l'inaltérabilité suppose qu'il ne doit plus être possible de modifier, d'effacer ou d'ajouter des écritures.

En vertu du nouvel article 233 de la directive T.V.A., on entend par « authenticité de l'origine » l'assurance de l'identité du fournisseur ou de l'émetteur de la facture.

En vertu du nouvel article 233 de la directive T.V.A., on entend par « intégrité du contenu » le fait que le contenu prescrit par la présente Directive n'a pas été modifié.

Chapitre 5 - Le contrôleur des engagements La loi-programme du 22 décembre 2008Documents pertinents retrouvés type loi-programme prom. 22/12/2008 pub. 29/12/2008 numac 2008021120 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi-programme fermer, qui reprend les articles 18 et 48 à 53 des lois coordonnées sur la comptabilité de l'Etat, abrogée par la Loi, forme actuellement la base légale du contrôle des engagements.

Ce chapitre 5 règle la matière du contrôle des engagements.

Article 30 Cet article prévoit que les contrôleurs des engagements appartiennent toujours au Service Public Fédéral Stratégie et Appui.

Article 31 Les cas dans lesquels le contrôleur des engagements refuse de donner son visa sont énumérés dans cet article.

Les points 1°, 2° et 3° découlent de la mission légale du contrôleur des engagements, précisée à l'article 9 de la loi-programme du 22 décembre 2008Documents pertinents retrouvés type loi-programme prom. 22/12/2008 pub. 29/12/2008 numac 2008021120 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi-programme fermer.

L'hypothèse de la procédure de la délibération budgétaire, qui permet, sous certaines conditions précisées à l'article 70 de la Loi, d'autoriser l'engagement, la liquidation et le paiement des dépenses au-delà de la limite des crédits budgétaires ou, en l'absence de crédits est explicitement mentionnée.

Des irrégularités en matière de marchés publics ou le non suivi des procédures d'avis et d'accords préalables à l'engagement conduisent également le contrôleur des engagements à refuser son visa.

Le contrôleur des engagements a en effet pour tâche de vérifier la régularité des pièces justificatives qui lui sont soumises et leur conformité aux dispositions légales et réglementaires, applicables à la comptabilité publique et au contrôle administratif et budgétaire.

Article 32 L'article 32 vise le cas des obligations nées ou contractées qui revêtent un caractère récurrent et produisent des effets sur plusieurs années. L'engagement se limite dans ce cas aux montants exigibles durant l'année budgétaire.

Article 33 Cet article permet au ministre qui a le budget dans ses attributions de moduler le visa que le contrôleur des engagements donne, sa suppression ou sa modification. Les modalités pratiques seront déterminées par le Ministre du Budget. Nous tenons à signaler en outre que, conformément à l'article 2, deuxième alinéa, du présent arrêté, les dispositions du présent chapitre ne s'appliquent qu'aux services de l'Administration générale.

Article 34 Cet article prévoit que les liquidations ne peuvent être imputées que si le contrôleur des engagements a donné son visa pour l'engagement y afférent.

Le contrôleur des engagements veille également, conformément à l'article 11 de la loi-programme précitée du 22 décembre 2008, à ce que le montant de la liquidation ne dépasse pas le montant de l'engagement auquel il se rapporte.

Article 35 Cet article précise les informations qui sont régulièrement communiquées aux contrôleurs des engagements. L'article 12 de la loi-programme du 22 décembre 2008Documents pertinents retrouvés type loi-programme prom. 22/12/2008 pub. 29/12/2008 numac 2008021120 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi-programme fermer prévoit quant à lui que les contrôleurs des engagements peuvent se faire fournir toutes pièces, tous renseignements et éclaircissements relatifs aux engagements et aux liquidations et qu'ils ont un accès permanent et immédiat aux imputations budgétaires.

Chapitre 6 - Le comptable justiciable de la Cour des comptes Section 1 - Le comptable justiciable

Article 36 Dans cet article, il est fait spécifiquement référence à l'arrêté royal en exécution de l'article 37 de la Loi.

Cet arrêté royal comprend les éléments suivants: 1° la forme et les conditions de la désignation des comptables, ainsi que de leurs remplaçants durant leurs absences;2° les droits et obligations de ces personnes;3° la procédure à suivre par l'autorité administrative pour la gestion des droits constatés, lorsque le comptable a accompli tous les actes de recouvrement nécessaires. Article 37 Les comptables justiciables de la Cour des comptes doivent exécuter leurs tâches conformément aux dispositions légales et réglementaires.

Dans ce cadre, ils doivent aussi enregistrer tous leurs actes dans leurs écritures, car ils constituent une comptabilité du suivi des droits constatés que l'ordonnateur leur a confiés afin qu'ils en assurent l'encaissement et la perception ainsi que pour ce qui concerne les dépenses. En exécutant ses tâches correctement et en les enregistrant dans le registre du comptable, ce dernier doit à tout moment donner à tout moment la possibilité de renseigner l'ordonnateur concerné sur les droits constatés qui lui ont été confiés, conformément à l'article 35 de la Loi, et sur les tâches qu'il a effectuées vis-à-vis de ces droits. Nous nous référons également à l'article 41 de la Loi.

Article 38 Conformément à l'article 30 de la Loi prévoyant que tout mouvement de fonds d'un service doit être effectué par ses comptables, cet article de l'arrêté en constitue une partie indispensable. En effet, il prévoit que le payement doit toujours s'effectuer par l'intermédiaire d'un comptable qui y est autorisé. Compte tenu, toutefois, de la limitation introduite par l'article 3, alinéa 2, de la Loi. Section 2 - Le comptable justiciable centralisateur ou la personne

compétente pour les paiements centralisés.

Article 39 L'intervention du comptable centralisateur n'est imposée que pour les Services de l'administration générale, comme prévu à l'article 2, premier alinéa, 1° de la Loi. Cela n'empêche toutefois pas qu'il puisse intervenir également pour d'autres Services de l'Etat fédéral qui souhaitent faire appel à lui.

Le comptable centralisateur est situé auprès de l'administration de la Trésorerie, qui héberge par ailleurs les services de l'Agence de la dette. De cette manière, on veut répondre à la disposition reprise dans la Loi sous l'article 65, prévoyant qu'aucune dépense ne peut être effectuée sans l'intervention du Ministre des Finances.

La deuxième partie de la phrase prévoit l'exception nécessaire pour les dépenses spécifiques. Elles aussi doivent toujours être effectuées par l'intermédiaire d'un comptable autre que le comptable centralisateur. Les comptables sont en effet autorisés, dans le cadre de leur mission limitée, à effectuer des paiements spécifiques, ce conformément aux dispositions légales et réglementaires. A cet égard, nous songeons notamment aux menues dépenses ou à certaines dépenses dans le cadre d'une mission à l'étranger, etc.

Comme il existe, outre les Services qui font partie de l'administration générale, encore d'autres Services qui ne font pas partie de l'administration générale, ces derniers sont également définis au deuxième alinéa. Ainsi, les paiements réalisés par ces entités/organismes comptables ne pourront être effectués que par une personne compétente à cet effet et disposant des autorisations nécessaires accordées par l'organe de gestion ou les dirigeants du Service.

Comme nous voulons laisser suffisamment de liberté aux différents Services censés donner exécution à la Loi, on a prévu la possibilité pour le dirigeant du Service concerné d'élaborer, chacun pour son Service, les procédures nécessaires devant être suivies pour pouvoir effectuer un paiement. A cet égard, nous songeons par exemple à la nécessité d'une double signature, prévue dans certains Services.

Dans ce contexte, nous soulignons que le dirigeant des Services de l'administration générale ou le Ministre du Budget peut également prévoir une réglementation en matière de double signature lors de l'exécution de paiements. S'il le souhaite, il peut par exemple le prévoir dans le cadre de l'optimisation du contrôle interne/maîtrise de l`organisation ou dans le cadre de la garantie d'une bonne gestion financière de ses ou des Services concernés. Toutefois, dans le cas d'un service de l'administration générale, un comptable devra toujours effectuer le paiement final.

Chapitre 7 - Le service public fédéral Stratégie et Appui.

En premier lieu, nous souhaitons mentionner que le service public fédéral Stratégie et Appui et plus particulièrement le comptable fédéral joue aussi un rôle important au niveau du traitement de la comptabilité de l'Etat fédéral.

Son rôle comprend différents aspects. C'est ce que l'on a tenté de traduire par le présent arrêté : d'une part, il y est mentionné comme acteur dans les entités comptables spécifiques et, d'autre part, il est rangé parmi les acteurs figurant au Titre II du présent arrêté.

Dans ce dernier contexte, on a placé le comptable fédéral, qui vient juste après le comptable, pour souligner qu'en fait, il est le comptable de l'Etat fédéral ainsi que le comptable consolidateur de l'administration générale.

Article 40 Le service public fédéral Stratégie et Appui assurera également la maintenance et la gestion des systèmes comptables mis à la disposition des Services de l'administration générale. Dans ce cadre, il procédera aux adaptations nécessaires visant à conformer le système comptable aux dispositions légales et réglementaires, mais également aux avis formulés par la CCP, aux circulaires des ministres qui en ont délibéré en Conseil et du Ministre du Budget.

Par assurer la maintenance et la gestion des systèmes comptables, le législateur souhaite souligner le fait que ces systèmes comptables proposés doivent fonctionner conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, être gérés en bon père de famille et être tenus à jour, afin que les Services concernés qui les utilisent puissent effectuer leurs opérations sans délai, de manière exacte, fiable et complète et par ordre chronologique. Apporter sa contribution à la gestion des données de base. Dans ce contexte, le service public fédéral Stratégie et Appui a été habilité en exécution de la Loi à accéder au registre national des personnes physiques ainsi qu'aux données de la BCE (banque-carrefour des entreprises) afin de contribuer à ce que toutes les adresses des clients et fournisseurs enregistrés dans les systèmes soient tenues à jour. Ensuite, le service public fédéral Stratégie et Appui veillera également à ce que les pièces fiscales requis puissent être établies afin que les Services concernés qui utilisent les systèmes comptables puissent respecter leurs obligations légales fiscales. Le service public fédéral Stratégie et Appui apportera aussi la contribution requise afin que les Services et/ou personnes (par exemple les comptables justiciables) qui utilisent les systèmes comptables puissent disposer des moyens requis afin de satisfaire à leur obligations légales et/ou réglementaires.

Dans ce contexte, nous souhaitons observer que les Services et/ou personnes concernés qui utilisent le système comptable mis à leur disposition restent responsables de la saisie, de l'enregistrement, de la comptabilisation et du suivi, en bref de tous les actes comptables concernant leurs données comptables et budgétaires, ainsi que de l'établissement dans les délais des pièces requises, conformément aux dispositions légales et/ou réglementaires qui leur sont applicables.

Article 41 Le service public fédéral Stratégie et Appui devra assister le Ministre du Budget dans le cadre de l'établissement du compte général de l'administration générale et des comptes annuels de l'Etat fédéral.

Dans ce contexte, le service public fédéral Stratégie et Appui devra disposer dans les délais de tous les comptes (consolidés) des différents Services, conjointement avec les déclarations requises des responsables des différents Services selon lesquelles les comptes (consolidés) qui lui ont été communiqués reflètent une image exacte et fidèle, ont été obtenus sur la base de toutes les opérations comptables du (des) service(s) concerné(s) qui ont été traitées sans délai, de manière exacte, fidèle et complète dans leurs comptabilités et dans le respect de toutes les dispositions légales et réglementaires des législations en vigueur.

Afin de permettre au service public fédéral Stratégie et Appui d'effectuer cette tâche pour le Ministre du Budget, les responsables de ce service public fédéral veilleront à disposer dans les délais de tous les comptes et données requis afin de pouvoir ensuite poser les actes requis pour le Ministre du Budget.

Article 42 Comme le service public fédéral Stratégie et Appui et plus particulièrement le comptable fédéral agit en tant que comptable de l'Etat fédéral, il doit aussi respecter les dispositions légales et réglementaires que les comptables doivent observer. A cet égard, en ce qui concerne les règles comptables, il est fait référence aux trois premiers tirets de l'article 27 du présent arrêté, qui s'appliquent également aux comptables. Il s'agit en particulier de la Loi et de l'arrêté royal du 10 novembre 2009 fixant le plan comptable applicable à l'Etat fédéral, aux communautés, aux régions et à la commission communautaire commune ou, le cas échéant, pour les organismes, conformément à un des plans comptables repris à l'article 138, § 1er, de la Loi.

En effet, la comptabilité de l'Etat fédéral doit être basée sur les mêmes bases que celles des services sous-jacents, le comptable fédéral agissant en tant que consolidateur de l'administration générale et de l'Etat fédéral.

Le dernier paragraphe fait à nouveau référence aux tâches imposées au Service public fédéral Stratégie et Appui, en tant que service public d'appui au Ministre du Budget, par la loi du 22 mai 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 source service public federal budget et controle de la gestion et service public federal finances Loi portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral fermer. Elle comprend, d'une part, les dispositions contenues dans l'article 72 de la Loi ayant une mission dans le cadre de l'administration générale et, d'autre part, la disposition contenue dans l'article 110 de la Loi ayant une mission dans le cadre de l'Etat fédéral.

Article 43 Cet article définit les tâches du comptable fédéral quant aux contrôles de qualité du caractère correct des enregistrements dans les différentes comptabilités.

Ce contrôle de qualité est basé sur des échantillons et s'oriente aux enregistrements effectués par les services de l'administration générale. Ceci s'explique par le fait que la comptabilité automatisée des services de l'administration générale est aussi hébergée au service public fédéral Stratégie et Appui.

S'il constate des erreurs, quel que soit leur nature, il doit le signaler sans délai au responsable financier du service, aux contrôleurs concernés, ainsi qu'au dirigeant du Service concerné.

De la sorte, il contribue à ce que la comptabilité de l'Etat fédéral et spécifiquement de l'administration générale, soit traduite de manière aussi correcte, exacte, exhaustive, chronologique et ponctuelle que possible conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Article 44 Le Service public fédéral Stratégie et Appui et en particulier le comptable fédéral doivent effectuer les travaux de consolidation nécessaires après avoir reçu les données et les comptes ainsi que la déclaration des services concernés qui relèvent du périmètre de consolidation. Le résultat des comptes établis, c'est-à-dire le compte général de l'administration générale et les comptes annuels de l'Etat fédéral, doit être accompagné des explications nécessaires pour que tout tiers puisse se faire une idée fidèle des comptes présentés.

Tout comme le fonctionnaire dirigeant d'un département et le responsable financier du département en question établissent une déclaration signée qu'ils joignent au compte général et qu'ils transmettent au service public fédéral Stratégie et Appui conformément à l'article 22 du présent arrêté, le Service public fédéral stratégie et Appui et le comptable fédéral sont également invités à établir et signer une lettre de confirmation relative aux opérations de consolidation qu'ils ont effectuées sur les comptes de l'administration générale et de l'Etat fédéral.

Ils doivent envoyer cette lettre de confirmation signée, accompagnée des comptes, à la Cour des comptes, qui agit en tant que contrôleur des comptes soumis.

La combinaison, d'une part, des lettres de confirmation des responsables, à savoir le fonctionnaire dirigeant et le responsable financier, de chaque département et, d'autre part, de la lettre de confirmation signée du fonctionnaire dirigeant du SPF Stratégie et Appui avec le comptable fédéral, doit donner à la Cour des comptes l'assurance que toutes les mesures ont été prises pour présenter des comptes corrects qui donnent une image fidèle de l'administration générale et de l'Etat fédéral.

Article 45 Comme les services de l'administration générale peuvent faire appel au système comptable automatisé qui leur est mis à leur disposition par le service public fédéral Stratégie et Appui, ce dernier doit assurer l'appui nécessaire aux utilisateurs du système comptable offert.

Jusqu'à présent, seuls les services de l'administration générale utilisent le système comptable offert. A l'avenir, d'autres services visés à l'article 2, premier alinéa, 2° -4° de la Loi, pourraient l'utiliser.

Titre III - L'organisation des opérations comptables et budgétaires Pour pouvoir tenir une comptabilité de manière exacte, il faut d'abord avoir une idée de la délimitation de l'entité comptable concernée au sein de laquelle la comptabilité est tenue. Dans ce cadre, on a tenu compte des éléments figurant dans l'exposé des motifs de la Loi dans le cadre duquel le présent arrêté d'exécution a été élaboré.

Deux chapitres concernant l'organisation des opérations comptables et budgétaires sont prévus dans ce Titre, le premier expliquant l'organisation des opérations comptables et le second traitant de l'organisation des opérations budgétaires.

Il doit être clair que l'obligation de consolidation vaut pour toute entité/organisme comptable et pas seulement pour l'administration générale. Dans ce contexte, chaque Service visé à l'article 2, alinéa 1er, 2° à 4° de la Loi doit être considéré comme une entité/un organisme séparé et chaque service précité devra donc assurer la consolidation des comptes des services qui le composent.

Le deuxième chapitre abordera ensuite de manière plus détaillée les opérations budgétaires pour les différents services.

L'organisation des opérations comptables au sein d'une entité comptable comprend les procédures, directives et dispositions à suivre par tous les membres du personnel concernés par un ou plusieurs actes comptables afin de pouvoir garantir une comptabilité exacte et fidèle.

Si une disposition légale ou réglementaire est adaptée, modifiée ou supprimée, il faudra éventuellement aussi adapter l'organisation des opérations comptable ou un de ses éléments constitutifs.

Les acteurs suivants doivent s'assurer que l'organisation des opérations comptables est conforme aux dispositions légales et réglementaires, à savoir : - le responsable financier du service conjointement avec le dirigeant du service, pour les organismes, et - le fonctionnaire dirigeant du service public fédéral Stratégie et Appui, conjointement avec le comptable fédéral, (en ce qui concerne l'établissement des comptes consolidés) pour l'entité comptable 'administration générale' (relatif à l'établissement des comptes consolidés).

Le responsable financier du service conjointement avec le dirigeant du service ou concernant le développement des comptes consolidés le dirigeant du service public fédéral Stratégie et Appui avec le comptable fédéral pour ce qui concerne l'entité comptable « Administration générale » doivent veiller à la conformité de l'organisation des opérations comptables avec les dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Chapitre 1er - L'organisation des opérations comptable Article 46 § 1 Avant de pouvoir procéder à une consolidation du compte de l'entité comptable concernée, il faudra procéder aux réconciliations nécessaires. Celles-ci doivent être obligatoirement réalisées, d'une part, entre les comptes généraux (classes 0 à 7) et les comptes budgétaires (classes 8 et 9) dans la comptabilité générale et, d'autre part, entre les comptes budgétaires (classes 8 et 9) et les articles budgétaires repris dans la comptabilité budgétaire (crédits d'engagement et de liquidation).

Lors de ces réconciliations, on s'assurera par ailleurs que tous les éléments comptables sont repris dans les différentes comptabilités, à savoir la comptabilité générale et la comptabilité budgétaire. § 2 Ce paragraphe explique l'établissement progressif des comptes consolidés de l'Etat fédéral à partir de ses composantes.

Cette consolidation se basera, d'une part, sur les comptes de l'administration générale, et, d'autre part, sur les comptes des SACAs, des OAPs, des organismes assimilés et de l'entreprise d'Etat, qui cependant n'existe plus actuellement.

Lors de l'établissement du compte annuel consolidé, les transactions mutuelles entre les différentes composantes sont éliminées afin de parvenir à un compte annuel qui donne une image exacte et fidèle du patrimoine, de la position financière et des résultats de l'entité comptable.

A cet égard, nous souhaitons mentionner tout d'abord que "seuls" les services qui se conforment aux règles d'application de la loi, reprises dans l'article 2 de la loi, peuvent être éligibles. Ainsi, des dispositions spécifiques sont incluses dans l'article 2 de la loi pour les organismes administratifs publics et les services assimilés.

Néanmoins, nous souhaitons préciser que les services ou institutions "non" classés par l'Institut des Comptes nationaux (ICN) sous le code S1311, c'est-à-dire l'administration centrale, ne peuvent certainement pas être inclus dans la consolidation. § 3 Ensuite, ce paragraphe aborde l'annexe à joindre au compte annuel de l'entité comptable opérationnelle concernée. C'est un des éléments qui fait en sorte que des tiers puissent se former une image exacte et fidèle des comptes ainsi que de la situation financière et patrimoniale de l'entité comptable. Ainsi, l'annexe devra comporter les points mentionnés ci-dessous, sans exclusion d'autres points.

Dans ce cadre, il conviendra obligatoirement de reprendre la nature et l'objectif commercial des opérations non inscrites au bilan. Cela peut éventuellement être complété par la quantification de ces opérations hors bilan. Cependant, il ne faudra pas reprendre toutes les opérations hors bilan dans l'annexe. Ce n'est nécessaire que si les risques ou avantages y afférents sont significatifs et que la publication est nécessaire pour une appréciation correcte de la position financière de l'entité comptable.

Une opération hors bilan est considérée comme significative lorsque l'utilisateur des comptes changerait son avis sur ces comptes en ayant connaissance de cette opération.

Une opération hors bilan est une transaction ou un accord entre une entité/un organisme comptable et d'autres entités/organismes (également sans personnalité juridique), qui n'est pas inscrite au bilan. Par exemple, les obligations découlant d'un contrat tel que l'affacturage, les opérations combinées de mise en pension, les arrangements de stocks en consignation, et cetera.

De même, il conviendra de reprendre dans l'annexe les transactions avec des parties liées qui n'ont pas été conclues aux conditions normales du marché. Il s'agit de transactions conclues directement ou indirectement entre l'entité comptable et les membres des organes de direction, de supervision ou d'administration.

Les transactions significatives non conclues aux conditions normales du marché doivent absolument être mentionnées. A cet égard, il faudra faire état non seulement des transactions avec des parties liées, mais également du montant de ces transactions, de la nature du rapport avec la partie liée et de toute autre information nécessaire pour comprendre la position financière de l'entité comptable. § 4 Ensuite, dans ce paragraphe, on attire l'attention sur tous les événements qui ont lieu après la clôture des comptes, mais avant le dépôt du compte annuel et qui peuvent avoir un impact significatif et influencer l'image exacte et fidèle des comptes de l'entité comptable.

Ces événements doivent également être repris dans l'annexe. Il peut s'agir d'incertitudes, d'estimations ou d'événements qui se sont produits après la date du bilan.

En outre, l'annexe doit au moins inclure les éléments nécessaires concernant les règles et les méthodes de consolidation. En outre, il comprendra un état des participations conformément à l'arrêté royal du 29 avril 2012 portant fixation des règles complémentaires relatives à la présentation des comptes annuels des services de l'Etat fédéral.

Les règles et la méthode de consolidation mentionnées doivent être clairement définies et maintenues au fil des ans pour assurer la comparaison. § 5 Dans ce paragraphe 5, nous faisons référence aux comptes annuels, qui sont les comptes annuels statutaires approuvés par l'organe compétent du service concerné, par exemple le conseil d'administration. Les comptes annuels consolidés ne sont pas visés ici, puisque la consolidation pour les services de l'Etat fédéral sera effectuée par le Service public fédéral Stratégie et Appui.

Chapitre 2 - L'organisation des opérations budgétaires Section 1 - Opérations de recettes

La présente section et la suivante donnent plus d'informations sur les deux types d'opérations les plus fréquentes, que sont les opérations de recettes et les opérations de dépenses. Pour ce faire, nous décomposerons d'abord l'opération en ses éléments constitutifs, ensuite nous examinerons chacun de ceux-ci en détail. Nous renvoyons également vers ces éléments du Titre II qui détaillent les tâches des différents acteurs. Nous verrons ainsi plus clairement qui est en charge de quelles opérations et, partant, qui en est responsable et redevable.

S'agissant des opérations de recettes, sont visés tous les actes par lesquels un tiers est redevable, d'une somme d'argent au Service concerné, soit en vertu d'une disposition légale, soit sur la base d'une obligation juridique contractée avec le Service en question, conformément aux dispositions contractuelles ou imposées par la Loi.

Article 47 Au cours du processus de recettes, la comptabilité doit permettre de retrouver au moins chacune des composantes énumérées dans le présent article. Ces données, décisions, exécutions, et actes doivent tous être enregistrés dans le système comptable. L'enregistrement doit s'effectuer de manière à remplir les conditions imposées à la conservation des données, à savoir, le maintien de l'intégrité de leur contenu, de leur structure, de leur contexte et de leurs références.

Ainsi, la situation d'une opération de recettes, l'intervenant, le moment auquel il est intervenu, les différents actes posés et les personnes ayant posé ces actes, doivent pouvoir être connus à tout moment.

Article 48 Nous commençons par l'objet. Tout engagement doit se rapporter à un objet et à un prix. L'engagement peut naître directement d'une loi si vous disposez de l'objet visé par la loi. Il peut aussi naître d'un acte, (un engagement entre l'ordonnateur et un tiers).

Article 49 Dès qu'il y a un objet, l'ordonnateur doit constater le droit. Il doit vérifier si les quatre conditions prévues par l'article 8 de la Loi sont remplies (le montant est constaté, l'identité du débiteur peut être déterminée, il y a une obligation de payer et il y a une pièce justificative). Ceci indépendamment des modalités concernant la détermination des droits qui peuvent être définis par le Roi sur proposition du Ministre du Budget.

Dans ce contexte, nous faisons également référence aux articles 19 et suivants de l'arrêté royal du 10 novembre 2009 fixant le plan comptable applicable à l'Etat fédéral, aux Communautés, aux Régions et à la Commission communautaire commune.

Article 50 Le droit étant constaté, il doit être enregistré sans retard, de manière exacte, fidèle et complète et par ordre chronologique dans la comptabilité générale et budgétaire et être étayé par la (les) pièce(s) justificative(s) requise(s).

C'est l'une des tâches et responsabilités d'un ordonnateur. Il doit veiller à ce que, dès la naissance des droits qui remplissent les conditions prévues à l'article 8, ceux-ci soient immédiatement repris dans la comptabilité.

Article 51 Les mouvements de fonds, pour les services auxquels s'applique l'article 30 de la Loi, devant toujours être exécutés par des comptables justiciables, ceux-ci doivent recevoir leur ordre de perception et/ou de recouvrement de l'ordonnateur.

En fonction des procédures applicables dans le service concerné, le comptable recevra l'ordre de perception, de recouvrement ou des deux afin de recouvrer les créances exigibles, ouvertes au nom de l'Etat.

Si dans un département, nous pensons entre autres aux services assimilés, aucun agent comptable n'a été nommé, le comptable du département doit assumer cette tâche.

Article 52 Le comptable justiciable, ou le comptable dans les organismes, est obligé d'exécuter, par toute voie légale, l'ordre qu'il reçoit de l'ordonnateur, et de sauvegarder les droits de l'Etat.

Nous souhaitons ici attirer l'attention sur le fait que la possibilité a été laissée ouverte que des dispositions différentes puissent être prises pour le recouvrement et/ou la récupération fiscale en comparaison au recouvrement et/ou à la récupération non fiscale. Pour la perception et/ou le recouvrement fiscal, des dispositions légales et/ou réglementaires spécifiques sont parfois applicables, qui doivent également être respectées par les acteurs compétents.

Article 53 On sait que tous les services visés à l'article 2, premier alinéa, 1° -4° de la Loi ne disposent pas d'un comptable justiciable. En particulier, les services visés à l'article 2, premier alinéa, 3° ne disposeront pas d'un tel comptable justiciable. Dans ces cas, la tâche de comptable justiciable sera assumée par le comptable de l'organisation.

En effet, le comptable est également responsable devant le responsable financier de l'organisation/de l'organisme, de sorte que, d'une part, une personne qui a les connaissances peut prendre les mesures nécessaires et, d'autre part, il existe un organe ou une personne de surveillance qui peut suivre et contrôler le comptable pour s'assurer qu'il exécute les tâches qui lui sont confiées en conséquence.

Article 54 Dans cet article, il doit être clair qu'un droit acquis découle d'une loi ou d'une obligation, et dans ce dernier cas, l'adage veut que l'obligation soit la loi pour les parties concernées. Et que, par conséquent, un droit acquis ne peut être éteint que par une loi.

Toutefois, cet article ne porte pas sur le droit établi constaté lui-même, mais sur les "recouvrements" effectués en vertu de droits constatés existants.

Dans ce contexte, nous faisons référence aux fonctions de l'ordonnateur, qui charge un comptable justiciable, s'il est nommé dans le service, ou le comptable des institutions, de prendre les mesures nécessaires pour recouvrer les droits établis et, si cela ne se produit pas spontanément, de prendre les mesures de recouvrement nécessaires. Le présent article traite de ce dernier point.

Il est ici précisé que les services ou organismes qui peuvent faire appel aux services de l'Administration Générale de la Perception et du Recouvrement (AGPR) du service public fédéral Finances en concluant un protocole d'accord avec eux doivent également y avoir recours. En effet, l'administration concernée (AGPR) dispose d'un personnel spécialisé pour effectuer les recouvrements nécessaires pour les créances fiscales et non fiscales concernées. En dehors du SPF Finances, le protocole d'accord sera généralement limité aux créances non fiscales. Sur la base des lois et règlements existants, le fonctionnaire compétent de cette administration (AGPR) a le pouvoir de prendre les mesures de recouvrement nécessaires et, le cas échéant, d'accorder également les reports nécessaires concernant les intérêts de retard ou les remises concernant les sanctions administratives.

Toutefois, ceux-ci doivent toujours être bien documentés et justifiés. 1° L'ordonnateur compétent devra justifier chaque cas de manière appropriée avec les éléments nécessaires. Il devra donc toujours disposer des pièces justificatives appropriées. Les droits constatés transférés à l'AGPR pour être récupérés peuvent être soumis à la décision du fonctionnaire compétent de l'AGPR concernant l'exemption et/ou la remise des intérêts de retard et des sanctions administratives. Toutefois, ces décisions ne portent jamais sur le montant principal de la créance elle-même. En outre, les décisions de justice passées en force de chose jugée peuvent également être prises en compte. Celles-ci peuvent porter sur le montant principal éventuel de la créance, complété par les autres montants liés à recouvrer. Sans en exclure d'autres, il pourrait s'agir, par exemple, de la décision du tribunal dans le cadre d'un règlement collectif de dettes, ou de la décision du tribunal concernant l'excusabilité d'une personne à l'égard des créances impayées dans le cadre d'une faillite.

En outre, l'ordonnateur peut également se fonder sur les pièces obtenues par le comptable ou l'AGPR auprès d'un huissier de justice dans le cadre d'une saisie et d'une vente publique démontrant l'insolvabilité du débiteur, ou sur les décisions judiciaires d'un juge des saisies en la matière.

Tout cela sans refuser les autres pièces justificatives. Il ne s'agit pas d'une liste exhaustive à cet égard.

En outre, toutes les actions entreprises par un comptable justiciable dans le passé pour obtenir le recouvrement de créances impayées et les résultats de ses actions par rapport aux droits constatés peuvent également être considérés comme des pièces justificatives. 2° En outre, il peut également être décidé par l'acteur compétent d'accorder un report indéfini en ce qui concerne les recouvrements pour les créances impayées pour lesquelles le comptable du service ou le comptable de l'organisme a déjà utilisé tous les moyens de recouvrement à sa disposition mais n'a pas réussi à obtenir le recouvrement et où, lors de la présentation du dossier à l'administration générale de la perception et du recouvrement du SPF Finances, ce dernier a refusé le dossier présenté sur la base des informations provenant des pièces disponibles ou qui, après avoir effectué toutes les opérations de recouvrement, a retourné le dossier au service/à l'organisme concerné en indiquant que les créances en souffrance devaient être considérées comme définitivement irrécouvrables.

Les créances irrécouvrables seront normalement comptabilisées comme définitivement perdues conformément à l'obligation de refléter fidèlement les comptes. Toutefois, cela ne change rien au fait que le droit constaté demeure, mais que seul le recouvrement de ce droit prend fin.

Les paiements volontaires effectués par le débiteur pour des droit constatés impayés peuvent être imputés conformément aux dispositions légales et réglementaires, indépendamment du fait que la créance en question a déjà été comptabilisée comme définitivement perdue.

Article 55 L'ordonnateur primaire du service ou son délégué peut conclure un protocole d'accord avec l'Administration générale de la Perception et du Recouvrement du service public fédéral Finances (AGPR) en vertu duquel le cadre et les compétences de recouvrement des créances difficilement recouvrables des services visés à l'article 2 de la Loi peuvent être pris en charge par les agents compétents de l'AGPR. Le service compétent de l'AGPR dispose, en vertu des lois et règlements en vigueur, de compétences spécifiques pour procéder à des recouvrements tant fiscaux que non fiscaux. Ces compétences sont complétées par les dispositions contenues, entre autres, dans la circulaire 2020/C/3 concernant le Code du recouvrement amiable et forcé des créances fiscales et non fiscales et dans la circulaire 2020/C/119 du 14 septembre 2020 concernant la surséance indéfinie au recouvrement, sans exclure d'autres circulaires.

Dans certains cas, nous pensons par exemple au règlement collectif de dettes, l'ordonnateur peut, sur la base des pièces justificatives déposées dont il dispose et sur la base des opérations de recouvrement effectuées par l'AGPR conclure une transaction pour les créances impayées de la personne concernée. Section 2 - Opérations de dépenses

Article 56 Nous tenons ici à préciser que tout engagement juridique doit toujours être précédé de l'engagement comptable, pour les services de l'administration générale, ou d'une réservation de crédits pour les autres services. Pour une définition du concept de prestation, nous renvoyons à la terminologie reprise ci-dessus.

A l'instar des recettes, chaque élément de la dépense doit être enregistré dans la comptabilité conformément aux dispositions comptables applicables. L'enregistrement doit être réalisé de manière à satisfaire aux conditions de conservation des données, à savoir, le maintien de l'intégrité de leur contenu, de leur structure, de leur contexte et de leurs références. On doit pouvoir ainsi connaître à tout moment la situation d'une opération de dépense, l'acteur qui est intervenu et les actes qui ont été posés.

Le terme `enregistré' a été retenu parce que dans certains systèmes comptables il est parfois possible d'enregistrer des données sans que ces dernières ne puissent être retrouvées dans la comptabilité. Ainsi, certaines données comptables pourraient se perdre. L'obligation d'enregistrer les opérations requises a donc été prévue. C'est nécessaire, d'une part, pour éviter que certaines données ne se perdent et, d'autre part, pour pouvoir assurer une comptabilité exacte et fidèle Article 57 Il ressort de cet article que l'engagement comptable ou une réservation de crédit, doit toujours constituer la base de tout engagement que l'on souhaite prendre (ou que l'on a pris pour l'obligation pluriannuelle récurrente). C'est en effet à ce moment que l'ordonnateur ou son mandataire, un de ses collaborateurs, vérifie si les crédits ou les moyens nécessaires sont prévus et si les dispositions légales et réglementaires ont été respectées sur les plans budgétaire et administratif. Si c'est le cas, l'imputation de l'engagement comptable sur les crédits d'engagement s'opère dès son enregistrement dans les comptabilités concernées ou, pour les organismes, dès les montants nécessaires réservés.

Les tâches de l'ordonnateur dans ce contexte sont explicitées au Titre II, Chapitre 1er du présent arrêté.

Pour les organismes, la réservation des crédits nécessaires (et le suivi correspondant) peut être proposée avant de prendre un engagement juridique.

Article 58 Sont ici énumérés les actes à effectuer avant l'engagement comptable.

L'ordonnateur doit poser ces actes en concertation avec le responsable financier du Service.

Il est clair que le premier point, la disponibilité des crédits, signifie pour les institutions qu'elles peuvent encore faire les réservations de crédits nécessaires sur les fonds disponibles prévus.

Pour le second point, il convient de garder à l'esprit l'ensemble des dispositions légales et réglementaires, notamment celles relatives au contrôle administratif, budgétaire et de gestion, en exécution de l'article 33 de la Loi.

Enfin, le troisième point concerne principalement l'imputation correcte dans les comptabilités concernées, nous tenons à préciser qu'il s'agit aussi bien de la comptabilité générale que de la comptabilité budgétaire, mais aussi, le cas échéant, de la comptabilité analytique utilisée au sein du service.

Le responsable financier du Service doit en effet suivre les évolutions des engagements et des crédits d'engagement, ou des réservations de crédits pour les organismes, afin qu'il puisse le cas échéant attirer l'attention du comité de direction ou du conseil d'administration sur l'évolution des engagements comptables ou des réservations de crédits en vue de la fixation de priorités, compte tenu des objectifs du Service.

Le mode de concertation entre le responsable financier du Service et les ordonnateurs du Service est organisé au sein de chaque Service dans le comité de direction ou le Conseil d'administration du Service sous la présidence du dirigeant de ce Service. Cette concertation et sa réalisation peuvent être considérées comme des éléments d'une gestion financière de qualité.

Afin de s'assurer qu'aucune action n'est entreprise en violation des dispositions légales et/ou réglementaires ayant force de loi, la possibilité est offerte au responsable financier du service de faire connaître son avis au dirigeant du service.

Le responsable financier du Service n'a cependant pas la compétence de bloquer des propositions. A cet égard, seul l'ordonnateur habilité reste compétent.

Nous souhaitons ajouter que l'ordonnateur ne peut se soustraire à sa responsabilité en s'adressant au responsable financier du service ou au contrôleur des engagements ou à un auditeur ou à une autre personne exerçant des fonctions de contrôle.

Le dernier alinéa fournit au responsable financier du Service un instrument qui peut contribuer à garantir une comptabilité exacte et fidèle de son Service.

Article 59 Comme les organismes ne travaillent pas avec des crédits d'engagement, les dispositions relatives à l'engagement comptable ne leur sont pas applicables. Toutefois, avant que l'engagement juridique ne soit pris, les responsables de l'organismes concerné procèdent aux vérifications nécessaires en fonction des ressources dont dispose l'organisme, des objectifs et des visions de l'institution (sachant que certains organismes devront néanmoins tenir compte des positions ministérielles, par exemple les organismes à gestion ministérielle, qui sont directement soumis à l'autorité du ministre dont ils relèvent, nous renvoyons également à l'article 79/2 de la Loi).

Ainsi, les services administratifs à comptabilité autonome devront également s'assurer, même lors de la conclusion de nouvelles conventions, qu'ils seront en mesure de respecter les dispositions contenues dans le dernier alinéa de l'article 80 de la Loi.

L'organisme administratif public devra également veiller à ce que la disposition contenue dans l'article 88 de la Loi puisse toujours être respectée, à savoir que leurs recettes et leurs dépenses doivent être conformes à la politique économique, sociale et financière de l'Etat.

Même s'il s'agit d'une décision du Conseil des ministres, le dernier paragraphe de cet article précise que l'institution est tenue de s'y conformer. A cet égard, nous nous référons également au deuxième paragraphe de l'article 91 de la Loi.

Article 60 Lorsque l'engagement comptable est saisi et enregistré dans la comptabilité, donc imputé sur le crédit d'engagement pour les services de l'administration générale, l'ordonnateur peut contracter un engagement juridique qui précisera les conditions contractuelles entre l'Etat fédéral et le tiers. L'ordonnateur doit veiller à ce que cet engagement juridique soit conforme aux dispositions légales et réglementaires.

Normalement, cf. supra pour les services de l'administration générale, la concordance des dispositions légales et réglementaires a déjà été vérifiée par l'ordonnateur dans le cadre de l'engagement comptable.

Nous l'avons une nouvelle fois mentionné ici afin d'assurer qu'aucun élément comprenant une infraction aux dispositions légales et/ou réglementaires ne soit ajouté entre la comptabilisation de l'engagement comptable et la contraction de l'engagement juridique.

Lors de la contraction d'une obligation juridique, l'ordonnateur intervient également comme représentant de l'Etat fédéral à l'égard de tiers et doit être conscient de sa responsabilité.

Article 61 L'ordonnateur s'assurera toujours que la couverture budgétaire est suffisante et que les dépenses prévues peuvent être réalisées dans le cadre des ressources disponibles prédéfinies de l'organisation et de la politique économique, sociale et fiscale de l'Etat fédéral.

Article 62 Chaque fois qu'un ordonnateur s'engage juridiquement, il doit avoir à l'esprit les différents éléments de la bonne gestion financière de son service. A cet effet, lorsqu'il s'agit d'engagements pluriannuels, il prend également en compte les prévisions économiques et budgétaires du gouvernement.

Dans ce contexte, nous visons les éléments qui figurent d'une part dans le programme de stabilité et d'autre part les chiffres les plus récents qui ont été approuvés dans le cadre de la confection du budget.

Les acteurs responsables, à savoir l'ordonnateur et le responsable financier du service devront également se rendre compte de la date ultime d'exécution à laquelle l'acte doit avoir été finalisé dans tous ses aspects. S'il s'agit d'une période de plus de cinq ans, cela devra être dûment motivé au comité de direction au Conseil d'Administration du Service.

Article 63 La composante suivante de la dépense est la réception de la prestation. Elle est importante pour plusieurs raisons. En effet, dès leur réception, les biens entrent dans le Service et doivent donc pouvoir être retrouvés dans la comptabilité. D'une part, ils auront un impact sur l'inventaire physique, d'autre part, ils constitueront une base de la dette indissociablement liée aux prestations du fournisseur et dont l'ordonnateur fixera le montant. Nous ajoutons qu`il s'agit bien d' « une » base et non de l'unique base. En effet, pour constater un droit, l'ordonnateur devra notamment disposer de tous les éléments requis afin que les conditions figurant à l'article 8 de la loi soient respectées. Dans ce contexte, nous pouvons également renvoyer à l'article 19 de l'AR du 10 novembre 2009 fixant le plan comptable qui définit les mêmes conditions.

Lors de la réception d'une prestation, la personne en charge de cette réception doit toujours vérifier si la prestation est conforme aux conditions reprises dans l'engagement, tant au niveau de la qualité qu'au niveau de la quantité, sans toutefois exclure d'autres conditions reprises dans l'engagement. A cet égard, nous souhaitons également attirer l'attention sur l'article 20 de l'arrêté royal du 10 novembre 2009 fixant le plan comptable applicable à l'Etat fédéral, aux communautés, aux régions et à la Commission communautaire commune, en particulier le point 2°, qui concerne les travaux, fournitures et services et stipule que la 3ème condition de l'article 8 de la loi n'est remplie que si ces travaux, fournitures et services ont également été "exécutés" et "acceptés". En ce qui concerne cette acceptation, il faut voir le contrôle quantitatif et qualitatif à cet égard.

Article 64 La réception d'une pièce justificative (tant par voie manuelle que par voie électronique) est une condition nécessaire et prévue par la Loi pour constater un droit. La réception (manuelle ou électronique) d'une pièce justificative du fournisseur est donc une condition essentielle qui doit se réaliser avec la précaution requise. C'est pourquoi la pièce justificative reçue (manuellement ou électroniquement) sera immédiatement pourvue d'une date de réception (manuellement ou électroniquement) puis tous ses éléments seront enregistrés dans la comptabilité.

A titre de précision, nous ajoutons que la remise ou l'envoi de la pièce justificative doit s'effectuer conformément aux conditions reprises dans l'engagement (juridique) conclu entre le Service et les autres parties impliquées dans l'engagement. Cela n'empêche que toute pièce justificative, où qu'elle ait été réceptionnée dans le Service, doive être enregistrée dans la comptabilité dans les meilleurs délais pour que le comptable puisse ensuite poser les actes nécessaires. Le comptable assure également le traitement interne ou la contestation de la pièce justificative qu'il reçoit.

Dans ce contexte, nous souhaitons observer qu'il appartient au comptable de poser les actes requis dans les délais si des factures ou créances incorrectes sont présentées et ce conformément aux dispositions légales et réglementaires en la matière. Exemples : la contestation d'une facture dans les 7 jours ouvrables, l'information de l'instance ayant établi la facture, etc.

La quatrième condition qui figure à l'article 8 de la Loi prévoit que le Service doit être en possession d'une pièce justificative. La Loi ne donne aucune information quant à l'endroit dans le Service où cette pièce justificative doit se trouver. Si des dispositions contractuelles ont été prévues à ce sujet, il convient de les respecter avant de pouvoir faire état de la possession d'une pièce justificative.

Article 65 Une fois que le droit est constaté, il est comptabilisé dans la comptabilité. Cet enregistrement comptable mouvemente les comptes de la comptabilité générale. et, d'autre part, dans la mesure où il y a un impact budgétaire, les crédits de liquidation concernés des allocations de base correspondantes seront imputées dans la comptabilité budgétaire, pour ce qui concerne les services de l'administration générale, ou, pour les organismes, sur les comptes budgétaires correspondants.

L'ordonnateur veillera à ce que qu'il y ait toujours suffisamment de crédits de liquidation ou de moyens sur les allocations de base correspondantes (pour les services d'administration générale) ou sur les comptes budgétaires (pour les organismes) pour réaliser les imputations des droits constatés relatifs à la dépense.

Si les crédits ou moyens requis ne sont pas disponibles, il conviendra de poser les actes nécessaires.

Les mesures qui s'imposent peuvent être prises sur la base du calendrier de liquidation et des engagements comptables des différents ordonnateurs. Le responsable financier du Service peut, en coordination avec les ordonnateurs concernés, poser les actes requis dans ce contexte.

Article 66 L'ordonnateur transmet ensuite au comptable justiciable ou à la personne compétente pour les paiements centralisés un ordre de paiement pour les droits constatés acceptés. Dans ce contexte également, nous renvoyons à l'intervention nécessaire du comptable justiciable sur la base de l'article 30 de la Loi, qui dispose que les entrées et sorties de fonds des services s'effectuent à l'intervention de leurs comptables. Pour les services de l'administration générale, il ne peut être dérogé à cette disposition.

Pour les organismes, cela sera fait par la personne compétente pour les paiements centralisés car, conformément à la Loi, il n'y a pas de comptables justiciables prévus dans les organismes.

Article 67 Enfin, pour les services de l'administration générale, le paiement est effectué par le comptable justiciable compétent conformément aux articles 38 et 39 du présent arrêté.

Pour les autres organismes, cela sera fait par la personne compétente pour les paiements centralisés du service/de l'organisme concerné.

Chapitre 3 - La séparation des fonctions A cet égard, nous voulons tout d'abord rappeler l'incompatibilité prévue par la Loi. Il s'agit notamment de celle entre l'emploi de comptable justiciable de la Cour des comptes et celui d'ordonnateur visé à l'article 35, alinéa 2 de la Loi.

Le présent arrêté impose, dans le cadre de la séparation des fonctions, nécessaire à un contrôle interne/maîtrise de l'organisation adéquat, encore d'autres incompatibilités.

Dans les articles suivants les incompatibilités minimales entre les différents acteurs sont citées. Cela n'exclut pas que chaque ordonnateur responsable et chaque responsable financier du service est responsable de l'implémentation et/ou l'optimisation du contrôle interne/maîtrise de l'organisation ainsi que d'éventuelles séparations de fonctions au sein des services qui relèvent de sa compétence.

Ici nous pensons par exemple, en ce qui concerne l'ordonnateur, aux tâches citées à l'article 11, § 2, 1° et § 3, 1° et aux autres tâches de l'ordonnateur.

Le responsable financier du Service, soit le chef des comptables, peut aussi prévoir une séparation de fonctions complémentaire au sein de ses services.

Dans ce cadre, les tâches des différents acteurs mentionnés dans le présent arrêté ne pourront dès lors pas être effectuées par une seule et même personne.

Article 68 Conformément aux dispositions légales, la séparation nécessaire des fonctions doit être assurée entre les différentes fonctions.

Afin de tenir compte de la taille limitée de certains services ou organismes, seules certaines incompatibilités majeures sont reprises dans cet article et les articles suivants d'une part, et les services concernés et leurs personnes compétentes ont la possibilité de prévoir en interne une séparation des fonctions supplémentaire d'autre part.

Dans ce dernier cas, il appartient aux responsables du service concerné de communiquer clairement ces séparations de fonctions à toutes les personnes concernées au moyen de communications écrites, et elles font également partie du contrôle interne/maîtrise de l'organisation des opérations comptables et budgétaires prévu dans ce service.

Cette séparation des fonctions est déjà prévue pour les services de la Région de Bruxelles-Capitale et constitue un minimum élémentaire.

Ainsi, une séparation claire des fonctions est prescrite entre l'ordonnateur (fonction décisionnelle), le responsable financier du service (et ses comptables) (fonction comptable) et le responsable des paiements, dans le cas des services des administrations générales, toujours un comptable justiciable (fonction de paiement). Nous renvoyons ici à l'explication générale incluse au début de ce rapport au Roi où cette division entre la fonction décisionnelle, la fonction comptable et la fonction de paiement est également mentionnée.

Article 69 Ici encore, l'incompatibilité est spécifiquement mentionnée pour le chef de service (ordonnateur) par rapport au responsable financier du service, au comptable et au comptable justiciable.

Il est à noter qu'aucune incompatibilité entre l'ordonnateur et le fonctionnaire dirigeant du service n'a été introduite dans cet article. Puisque, selon l'article 19 du présent arrêté, le fonctionnaire dirigeant du service est également un ordonnateur, à savoir l'ordonnateur secondaire.

Le fonctionnaire dirigeant du service est mentionné séparément afin de préciser que cette personne ne peut pas non plus cumuler plusieurs fonctions et que la séparation des fonctions doit également être interprétée de manière stricte à son égard.

Dans le dernier alinéa, on souhaite également affirmer clairement l'indépendance et donc l'incompatibilité des acteurs mentionnés dans cette décision par rapport au contrôleur des engagements.

Aucune séparation des fonctions n'est prévue dans cet article pour les acteurs non mentionnés dans cet arrêté, car elle est fondée sur les dispositions légales et réglementaires afférentes à ces autres personnes. Par exemple, les auditeurs internes et externes de la FIA, les réviseurs aux comptes, la Cour des comptes, etc.

Article 70 Il est clair que les incompatibilités non permanentes perdent leur valeur dans la mesure où la séparation des fonctions, nécessaire à un contrôle interne/maîtrise de l'organisation efficace, disparaît et que certaines tâches attribuées à différents acteurs pourraient dès lors être exercées par une seule personne ou par un nombre fort limité de personnes. C'est pourquoi chaque Service doit s'organiser de telle sorte que les acteurs prévus dans le présent arrêté ne concernent pas une seule et même personne, et ce dans toutes les circonstances possibles, et de manière permanente.

Si un service ou un organisme a une taille très limitée et emploie un nombre très restreint de personnes, il est possible de limiter encore les risques financiers et d'assurer une séparation des fonctions aussi optimale que possible, complétée avec des mesures supplémentaires de contrôle interne/maîtrise de l'organisation Dans les cas susmentionnés, les mesures de contrôle interne/maîtrise de l'organisation "supplémentaires" doivent être permanentes et doivent également faire l'objet d'un examen au moins une fois par an par des personnes compétentes. En outre, en cas de non-respect constaté des procédures prescrites, les actions nécessaires doivent être prises par le fonctionnaire dirigeant du service et le responsable financier du service pour garantir l'image fidèle des comptes du service. Le cas échéant, la procédure sera adaptée ou des mesures de contrôle supplémentaires seront introduites.

Cependant, même dans ce cadre, mentionné juste avant, les "actions successives" des acteurs mentionnés dans cet arrêté ne peuvent pas être combinées par une seule et même personne.

Article 71 Lors de la rédaction de cet arrêté, il a été demandé de prévoir les éléments nécessaires au cas où les acteurs, mentionnés dans cet arrêté, seraient absents pour des raisons de circonstances pendant une période courte ou longue.

La deuxième alinéa indique comment procéder si un acteur est ou sera absent pendant une période prolongée. Une absence de longue durée signifie une période de trois mois ou plus. Dans ce dernier cas, on peut supposer que l'acteur initial ne sera plus en mesure d'exercer ses fonctions de supervision non plus, ce qui compromet le plein accomplissement des fonctions qui lui sont assignées conformément au présent arrêté.

Ainsi, il a été jugé utile que, dans ce dernier cas, c'est-à-dire en cas d'absence prolongée, l'ordonnateur primaire ou le fonctionnaire dirigeant du service désigne un acteur suppléant. Ce dernier reprendra toutes les tâches et responsabilités de l'acteur qui est absent ou qui sera empêché d'agir pendant une période prolongée. Pour la personne concernée, une décision à cet égard sera prise par la personne compétente conformément à l'article 7 du présent arrêté.

Titre IV - Dispositions transitoires et finales Article 72 L'article 72 charge le ministre qui a le budget dans ses compétences de prendre les mesures administratives nécessaires à l'exécution du présent arrêté.

Nous avons l'honneur d'être, Sire, de Votre Majesté les très respectueux et très fidèles serviteurs, Le Ministre de la Justice, V. VAN QUICKENBORNE La Secrétaire d'Etat au Budget, A. BERTRAND

CONSEIL D'ETAT Section de législation

Avis 72.463/4 du 19 décembre 2022 sur un projet d'arrêté royal `portant exécution de l'article 29 de la loi du 22 mai 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 source service public federal budget et controle de la gestion et service public federal finances Loi portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral fermer portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral' Le 3 novembre 2022, le Conseil d'Etat, section de législation, a été invité par la Secrétaire d'Etat au Budget et à la Protection des consommateurs, adjointe au Ministre de la Justice et de la Mer du Nord à communiquer un avis, dans un délai de trente jours prorogé jusqu'au 20 décembre 2022, sur un projet d'arrêté royal `portant exécution de l'article 29 de la loi du 22 mai 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 source service public federal budget et controle de la gestion et service public federal finances Loi portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral fermer portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral'.

Le projet a été examiné par la quatrième chambre le 19 décembre 2022 .

La chambre était composée de Martine Baguet, président de chambre, Luc Cambier et Bernard Blero, conseillers d'Etat, Sébastien Van Drooghenbroeck et Marianne Dony, assesseurs, et Anne-Catherine Van Geersdaele, greffier.

Le rapport a été présenté par Roger Wimmer, premier auditeur et Xavier Miny, auditeur adjoint .

La concordance entre la version française et la version néerlandaise a été vérifiée sous le contrôle de Martine Baguet .

L'avis, dont le texte suit, a été donné le 19 décembre 2022 .

Comme la demande d'avis est introduite sur la base de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2° , des lois `sur le Conseil d'Etat', coordonnées le 12 janvier 1973, la section de législation limite son examen au fondement juridique du projet, à la compétence de l'auteur de l'acte ainsi qu'à l'accomplissement des formalités préalables, conformément à l'article 84, § 3, des lois coordonnées précitées.

Sur ces trois points, le projet appelle les observations suivantes.

EXAMEN DU PROJET PREAMBULE 1. Selon le préambule, le fondement légal de l'arrêté en projet résiderait non seulement dans l'article 29 de la loi du 22 mai 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 source service public federal budget et controle de la gestion et service public federal finances Loi portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral fermer `portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral' (alinéa 1er), mais aussi dans les articles 9 à 16 de la loi-programme du 22 décembre 2008Documents pertinents retrouvés type loi-programme prom. 22/12/2008 pub. 29/12/2008 numac 2008021120 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi-programme fermer (alinéa 2). En ce qui concerne cette dernière loi, la section de législation n'aperçoit pas en quoi les dispositions mentionnées à l'alinéa 2 constitueraient des fondements légaux pertinents. Il est vrai que l'article 10, alinéa 2, de celle-ci prévoit une habilitation au Roi en vertu de laquelle « [Il] peut, sur proposition du ministre qui a le Budget dans ses attributions, dispenser du visa préalable du contrôleur des engagements, les contrats et marchés ainsi que les arrêtés de collation de subventions dont le montant ne dépasse pas les sommes qu'Il détermine ».

Or, cette habilitation n'est pas mise en oeuvre dans le présent projet.

Toutefois, si l'auteur du projet l'estime nécessaire à la compréhension du contexte juridique dans lequel se situe le projet, la loi figurant à cet alinéa 2 pourrait être reprise sous la forme d'un considérant qui sera placé après les visas1. 2. L'arrêté royal du 20 juillet 1964 `relatif au classement des grades hiérarchiques que peuvent porter les agents de l'administration de l'Etat' mentionné à l'alinéa 3 n'est ni modifié ni abrogé par l'arrêté en projet.De l'accord du fonctionnaire délégué, cet alinéa sera omis. 3. Lorsqu'un acte ne constitue pas le fondement juridique d'un arrêté mais fait partie du cadre juridique dans lequel il s'insère, sa mention ne doit pas faire l'objet de visas.En conséquence, les alinéas 5 à 7 apparaitront, si nécessaire, sous forme de considérants2. 4. L'alinéa 12 indique que le projet est dispensé de l'analyse d'impact de la réglementation visée à l'article 5 de la loi du 15 décembre 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/12/2013 pub. 31/12/2013 numac 2013021138 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi portant des dispositions diverses concernant la simplification administrative fermer `portant des dispositions diverses concernant la simplification administrative', dès lors qu'il concernerait des dispositions emportant une autorégulation de l'autorité fédérale. Cependant, en vertu de l'article 6 de cette même loi, il n'y a pas d'obligation de réaliser une telle analyse d'impact de la réglementation, parce qu'il ne s'agit pas d'un arrêté royal qui doit être délibéré en Conseil des ministres.

L'alinéa 12 sera par conséquent omis.

DISPOSITIF Article 2 L'alinéa 1er prévoit que l'arrêté en projet s'applique aux services mentionnés à l'article 2, alinéa 1er, 1° à 4°, de la loi du 22 mai 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 source service public federal budget et controle de la gestion et service public federal finances Loi portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral fermer `portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral'. Or, l'article 1er, 3°, du projet définit déjà les services comme étant les services de l'Etat fédéral visés à l'article 2, alinéa 1er, 1° à 4°, de la loi du 22 mai 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 source service public federal budget et controle de la gestion et service public federal finances Loi portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral fermer.

Les mots « repris à l'article 2, alinéa 1er, 1° à 4°, de la Loi » seront dès lors omis.

Article 3 Le paragraphe 1er, alinéa 1er, définit le principe de « bonne gestion financière », qui est par ailleurs mentionné dans d'autres dispositions du projet d'arrêté.

Cette définition trouverait mieux sa place à l'article 1er parmi les définitions qui y sont énoncées.

Article 4 La règle énoncée à l'article 4, telle que précisée et explicitée dans le rapport au Roi, parait aller de soi, tout en étant formulée de manière particulièrement vague et, dès lors, imprécise. Elle sera soit omise, soit revue de manière à ce que sa portée soit plus clairement exprimée.

Article 6 L'alinéa 5 prévoit qu' « Un ordonnateur peut, si nécessaire, intervenir au nom et/ou pour le compte d'un tiers pour lequel l'Etat fédéral est habilité à intervenir sur la base d'une convention ou d'un traité ».

Le rapport au Roi précise à cet égard que cet alinéa « a été ajouté notamment à la demande du Ministère de la Défense, où certaines personnes habilitées peuvent agir au nom ou pour le compte d'un tiers qui se fait représenter par le délégué de l'Etat fédéral belge dans le cadre de conventions ou traités internationaux ».

Interrogé quant à la portée plus précise de cette disposition, le fonctionnaire délégué a précisé ce qui suit : « Ce tiers peut être soit un autre Etat, soit une institution établie par les Etats membres de l'Organisation du traité de l'Atlantique Nord, soit un organisme (autorité) public européen Exemples : - La Défense achète un certain nombre de dragueurs de mines au nom et pour le compte des Pays-Bas. La Défense répond à ses propres besoins en dragueurs de mines. - La Défense a construit le nouveau siège d'EVERE au nom et pour le compte de l'OTAN. Ce que la Défense peut et peut faire au nom et pour le compte du tiers, ainsi que les dispositions financières et autres arrangements administratifs, seront déterminés dans un accord ou un traité spécifique à conclure au préalable entre les deux parties.

Dans ce cadre, un cavalier budgétaire annuel [...] est donc inclus dans le budget général des dépenses [...] et les recettes et dépenses effectuées pour la commande sont gérées par des comptes de dépôt dans Fedcom (fonds virtuels). Ce cavalier budgétaire indique que la législation sur les marchés publics ainsi que les délégations correspondantes s'appliquent aux opérations de dépenses. Et, ces transactions sont soumises à l'avis de l'inspecteur des finances ».

Il s'indique d'intégrer ces développements et explications dans le rapport au Roi afin de mieux cerner la portée de la disposition.

Article 7 Le paragraphe 1er, alinéa 2, prévoit : « Chaque acte susmentionné est pris conformément aux dispositions légales et réglementaires relatives aux marchés publics et aux concessions ainsi qu'à l'octroi de subventions ».

Interrogé sur la plus-value normative de cette disposition, le fonctionnaire délégué a précisé: « C'est seulement pour qu'une décision de délégation puisse tenir compte de certaines limites qui existent également dans la réglementation des marchés publics.

Par exemple, certaines personnes ne seraient autorisées à agir que pour les petits marchés publics, tandis que les marchés publics plus importants seraient confiés à d'autres personnes plus expérimentées et plus responsables ».

Il en ressort néanmoins, que l'article 7, § 1er, alinéa 2, tel qu'il est rédigé, n'ajoute rien à l'ordonnancement juridique.

En tout état de cause, cette disposition ne traduit pas adéquatement l'intention de son auteur, lequel entend que soient pris en compte, pour les délégations, les seuils consacrés par la réglementation en matière de marchés publics, de concessions et de subventions. Partant, la disposition sera soit omise, soit revue afin d'exprimer plus exactement la portée du dispositif compte tenu de l'intention poursuivie.

Article 29 L'alinéa 2 prévoit que la conservation de toutes les pièces justificatives qui ont servi de base aux opérations comptables « doit se faire avec maintien du contenu, de la structure, du contexte et des caractéristiques d'enregistrement ».

La disposition manque sur ce point de clarté et sera mieux expliquée, à tout le moins, dans le rapport au Roi.

Article 33 L'article 33 prévoit : « Les dépenses suivantes sont exemptées du visa préalable du contrôleur des engagements : - Les salaires et/ou traitements des membres du personnel des services de l'administration générale versés par le secrétariat qui s'occupe de l'administration des salaires et du personnel de l'administration fédérale ; - Les indemnités en faveur des personnes handicapées et des travailleurs mineurs, la garantie de revenus aux personnes âgées et le revenu d'intégration sociale.

Le Ministre du Budget peut étendre la liste des dépenses exemptées du visa préalable du contrôleur des engagements.

Le contrôleur des engagements assure un suivi des dépenses et informe le Ministre [du Budget] des rythmes anormaux pouvant mener à un dépassement des articles budgétaires ».

L'article 29 de la loi du 22 mai 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 source service public federal budget et controle de la gestion et service public federal finances Loi portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral fermer ne mentionne ni ne permet un tel mécanisme d'exemption.

Dès lors, cette disposition ne parait pas procurer de fondement juridique au dispositif à l'examen.

Sauf à pouvoir appuyer celle-ci sur un autre fondement juridique, que la section de législation n'aperçoit pas, l'article 33 en projet est, en l'état, dépourvu d'un fondement légal suffisant.

Article 47 Le paragraphe 3, prévoit : « Si les dispositions légales ou réglementaires ne prévoient pas de dispositions spécifiques pour l'Etat fédéral ou pour l'une de ses composantes, il convient d'exécuter les circulaires rédigées par le Ministre du Budget ».

Comme la section de législation l'a souvent rappelé, ni les circulaires ni les directives ministérielles n'ont de valeur réglementaire de sorte qu'un texte qui a cette valeur ne peut s'y référer en leur conférant pareille portée3.

Ce paragraphe sera donc omis.

LE GREFFIER, A.-C. VAN GEERSDAELE LE PRESIDENT, M. BAGUET _______ Notes 1 Principes de technique législative - Guide de rédaction des textes législatifs et réglementaires, www.raadvst-consetat.be, onglet « Technique législative », recommandation n 40, formule F 3-3. 2 Ibidem. 3 Voir les avis n° 38.581/3 donné le 5 juillet 2005 sur un projet devenu l'arrêté royal du 24 aout 2005 `modifiant l'arrêté royal du 19 décembre 1967 portant règlement général en exécution de l'arrêté royal n° 38 du 27 juillet 1967 organisant le statut social des travailleurs indépendants', l'observation 4 ;n° 50.548/4 donné le 28 novembre 2011 sur un projet devenu l'arrêté royal du 12 juillet 2012 `modifiant l'arrêté royal du 7 juillet 1994 fixant les normes de base en matière de prévention contre l'incendie et l'explosion, auxquelles les bâtiments nouveaux doivent satisfaire', l'observation générale 6 ; n° 54.171/2 donné le 14 octobre 2013 sur le projet devenu l'arrêté ministériel du 21 novembre `portant exécution de l'article 5 de l'arrêté royal du 7 mai 2013 portant exécution de l'article 20sexies de la loi du 3 juillet 1967Documents pertinents retrouvés type loi prom. 03/07/1967 pub. 24/10/2001 numac 2001000905 source ministere de l'interieur Loi sur la prévention ou la réparation des dommages résultant des accidents du travail, des accidents survenus sur le chemin du travail et des maladies professionnelles dans le secteur public. - Traduction allemande type loi prom. 03/07/1967 pub. 23/03/2018 numac 2018030614 source service public federal interieur Loi sur la prévention ou la réparation des dommages résultant des accidents du travail, des accidents survenus sur le chemin du travail et des maladies professionnelles dans le secteur public. - Traduction allemande de dispositions modificatives fermer sur la prévention ou la réparation des dommages résultant des accidents du travail, des accidents survenus sur le chemin du travail et des maladies professionnelles dans le secteur public, pour ce qui concerne les règles relatives au mode de transfert et de circulation des données' et n° 60.977/4 donné le 8 mars 2017 sur un projet devenu l'arrêté royal du 31 juillet 2017 `portant exécution des articles 20, § 2, alinéa 2, 78, alinéa 1er, 80, alinéa 2, 86, alinéa 1er, 87, § 2/1, 89, alinéa 1er, et 96, alinéa 1er de la loi du 22 mai 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 source service public federal budget et controle de la gestion et service public federal finances Loi portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral fermer portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral', l'observation sous l'article 6.

20 MARS 2023. - Arrêté royal portant exécution de l'article 29 de la loi du 22 mai 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 source service public federal budget et controle de la gestion et service public federal finances Loi portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral fermer portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 22 mai 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 source service public federal budget et controle de la gestion et service public federal finances Loi portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral fermer portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral, l'article 29 ;

Vu l'arrêté royal du 31 mai 1966 portant règlement du contrôle de l'engagement des dépenses dans les services d'administration générale de l'Etat ;

Vu l'arrêté ministériel du 8 juillet 1966 portant règlement interne du contrôle de l'engagement des dépenses ;

Vu l'avis de l'Inspection des Finances, donné le 16 juin 2022 ;

Vu l'accord de la Ministre de la Fonction publique donné le 15 juillet 2022 ;

Vu l'accord de la Secrétaire d'Etat au Budget, donné le 31 août 2022 ;

Vu l'avis n° 72.463/4 du Conseil d'Etat, donné le 19 décembre 2022 en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2° des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973 ;

Considérant la loi-programme du 22 décembre 2008Documents pertinents retrouvés type loi-programme prom. 22/12/2008 pub. 29/12/2008 numac 2008021120 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi-programme fermer, Titre II, Chapitres 4 et 5, les articles 9 à 16 ;

Considérant l'arrêté royal du 2 octobre 2002 relatif à la désignation et à l'exercice des fonctions d'encadrement dans les services publics fédéraux et les services publics fédéraux de programmation ;

Considérant l'arrêté royal du 22 février 2017 portant création du service public fédéral Stratégie et Appui ;

Considérant l'arrêté royal du 15 mai 2022 relatif à la maîtrise de l'organisation au sein de certains services du pouvoir exécutif fédéral, et modifiant les arrêtés royaux du 4 mai 2016 portant création du Service fédéral d'audit interne et du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale ;

Sur la proposition du Ministre de la Justice et de la Secrétaire d'Etat au Budget, et de l'avis de Nos Ministres qui en ont délibéré en Conseil, Nous avons arrêté et arrêtons : TITRE Ier. - Dispositions générales CHAPITRE 1er. - Terminologie

Article 1er.Pour l'application du présent arrêté, on entend par: 1° la Loi : La loi du 22 mai 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 source service public federal budget et controle de la gestion et service public federal finances Loi portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral fermer portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral ;2° responsable et responsabilité: Pour les acteurs repris dans le présent arrêté, la loi du 10 février 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/03/2003 numac 2003022215 source service public federal securite sociale Loi réglant le transfert de droits à pensions entre des régimes belges de pensions et ceux d'institutions de droit international public type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/02/2003 numac 2003002035 source service public federal personnel et organisation Loi relative à la responsabilité des et pour les membres du personnel au service des personnes publiques fermer relative à la responsabilité des et pour les membres du personnel au service des personnes publiques est d'application pour les membres du personnel statutaire au service des personnes publiques.Pour les membres du personnel non statutaire au service des personnes publiques, la loi du 3 juillet 1978Documents pertinents retrouvés type loi prom. 03/07/1978 pub. 12/03/2009 numac 2009000158 source service public federal interieur Loi relative aux contrats de travail type loi prom. 03/07/1978 pub. 03/07/2008 numac 2008000527 source service public federal interieur Loi relative aux contrats de travail Coordination officieuse en langue allemande fermer relative aux contrats de travail est d'application ; 3° les services : les services de l'Etat fédéral visés à l'article 2, alinéa 1er, 1° à 4°, de la Loi ;4° l'administration générale: les services visés à l'article 2, alinéa 1er, 1° de la Loi ;5° les organismes : les services visés à l'article 2, alinéa 1er, 2° à 4°, de la Loi ;6° le responsable financier d'un service : il s'agit soit de la personne désignée comme directeur fonctionnel d'un service d'encadrement budget et contrôle de la gestion conformément à l'arrêté royal du 2 octobre 2002 relatif à la désignation et à l'exercice des fonctions d'encadrement dans les services publics fédéraux et les services publics fédéraux de programmation, soit de la personne qui, à l'intérieur d'un service visé à l'article 2 de la Loi qui à ce moment n'a pas de directeur fonctionnel d'un service d'encadrement budget et contrôle de la gestion, est responsable de la gestion budgétaire, financière et comptable ;7° le dirigeant du service: le plus haut responsable administratif d'un service ;8° une prestation: tant l'exécution d'un travail que la fourniture d'un bien ou d'un service ;9° le Ministre du Budget : le Ministre qui a le budget dans ses attributions ;10° le comptable : une personne qui s'occupe de la comptabilité d'un ou plusieurs services/organismes ;11° la perception : l'obtention, sans recouvrement, des fonds dus en raison d'un droit constaté ;12° le recouvrement : le processus de mise en oeuvre des actions de recouvrement dont dispose l'Administration générale de la Perception et du Recouvrement du Service public fédéral Finances lorsque le redevable ne paie pas sa dette à la date d'échéance prévue ;13° (la) maîtrise de l'organisation : le processus intégré au sens de l'arrêté royal du 15 mai 2022 relatif à la maîtrise de l'organisation au sein de certains services du pouvoir exécutif fédéral, et modifiant les arrêtés royaux du 4 mai 2016 portant création du service fédéral d'audit interne et du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale ;14° le principe de bonne gestion financière : on entend par là que toutes les dépenses sont effectuées conformément aux principes d'économie, d'efficience et d'efficacité dans les limites budgétaires fixées et que toutes les recettes sont réalisées selon ces mêmes principes.A cet égard, il y a lieu de veiller à ce que le traitement comptable de toutes les recettes et dépenses s'effectue sans retard, de manière exacte, fidèle, complète et par ordre chronologique. CHAPITRE 2. - Champ d'application

Art. 2.Le présent arrêté s'applique aux services.

Le Chapitre 5 du Titre II, relatif au contrôle de l'engagement des dépenses, ne s'applique qu'aux services de l'administration générale. CHAPITRE 3. - Généralités

Art. 3.§ 1er. La comptabilité doit être tenue sur la base des principes de bonne gestion financière.

L'établissement et l'exécution du budget et de la comptabilité, ainsi que la reddition des comptes, sont effectués dans le respect du principe de transparence. § 2. Sans préjudice de la législation et de la réglementation relative à la dénonciation des illégalités ou irrégularités et des atteintes suspectées à l'intégrité au sein d'une autorité administrative fédérale, si un acteur mentionné au Titre II du présent arrêté soupçonne ou constate des irrégularités ou des illégalités dans les opérations comptables et budgétaires ainsi qu'en ce qui concerne la mise en oeuvre d'une bonne gestion financière dans ce cadre, il en informe immédiatement, par écrit, le responsable financier du service et, en cas d'implication de ce dernier, il en informe de la même manière le président du comité de direction ou le dirigeant du service et, en cas d'implication de ces derniers, il en informe de la même manière l'ordonnateur primaire. § 3. Chaque acteur repris dans cet arrêté est tenu de mettre à la disposition du comptable les pièces justificatives qui ont servi de base à une opération comptable, soit de les conserver eux-mêmes avec l'accord écrit du responsable financier du service ou d'une personne désignée par lui, avec maintien du l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et l'accessibilité et la lisibilité des données.

Art. 4.Le présent arrêté est applicable aux acteurs qui y sont mentionnés, sans préjudice des tâches et responsabilités éventuelles d'autres acteurs, tels que les auditeurs internes et externes et réviseurs, non repris dans le présent arrêté.

TITRE II. - Les acteurs CHAPITRE 1er. - L'ordonnateur

Art. 5.§ 1er. Le Ministre est l'ordonnateur primaire pour les services mentionnés à l'article 2, alinéa 1er, 1°, 2° et 3 a) de la Loi, qui relèvent de son autorité hiérarchique. § 2. En ce qui concerne les organismes visés à l'article 2, alinéa 1er, 3° b) et 4°, l'ordonnateur primaire est l'organe exerçant une compétence équivalente à celle du Ministre visé au § 1er ou le Ministre lui-même.

Art. 6.L'ordonnateur primaire peut déléguer les compétences qui lui ont été attribuées à un ordonnateur secondaire.

La fonction d'ordonnateur secondaire peut être exercée par le dirigeant du service.

Dans les organismes visés à l'article 2, alinéa 1er, 3° b et 4°, le dirigeant du service est l'ordonnateur secondaire.

L'ordonnateur secondaire peut déléguer ou subdéléguer les compétences qui lui ont été attribuées.

Un ordonnateur peut, si nécessaire, intervenir au nom et/ou pour le compte d'un tiers pour lequel l'Etat fédéral est habilité à intervenir sur la base d'une convention ou d'un traité.

Art. 7.§ 1er. Chaque acte de délégation ou subdélégation est établi par un arrêté ministériel pour les services visés à l'article 2, alinéa 1er, 1°, 2°, 3° a) et 4° de la Loi ou sur la base d'une décision prise par l'organe de gestion des services visés à l'article 2, alinéa 1er, 3° b) de la Loi et des services assimilés.

La liste des titulaires de ces délégations et subdélégations ainsi que chaque modification de celle-ci, sont communiquées sans délai au service public fédéral Stratégie et Appui et à la Cour des comptes.

L'arrêté ou la décision détermine, pour chaque délégation ou subdélégation, au moins: - son champ d'application ; - sa nature ; - ses limites ; - ses modalités de justification.

Par champ d'application sont visés les membres du personnel, les fonctions, les administrations, les services et les directions soumis à l'arrêté de délégation ou de subdélégation.

Par nature, on entend l'objet de la délégation accordée, en termes de mandat et de signature.

Par limites, on entend l'énumération des seuils à respecter par catégorie de dépenses ou de recettes ainsi que les délais dans lesquels les obligations peuvent être contractées.

Par modalités de justification, on entend à qui, sous quelle forme et selon quelle fréquence, les informations, les données, les renseignements et les explications doivent être fournies. § 2. Les ordonnateurs, délégués ou subdélégués ne peuvent agir que dans les limites fixées par les arrêtés de délégation ou de subdélégation.

Art. 8.Dans chaque cellule stratégique, un ordonnateur délégué peut être désigné, parmi les membres de celle-ci, par le Ministre ou le Secrétaire d'Etat fonctionnel.

Art. 9.Les incompatibilités entre les différentes fonctions doivent être prises en considération dans le cadre des délégations de compétence aux ordonnateurs secondaires, délégués ou subdélégués.

Art. 10.Lorsqu'un ordonnateur secondaire, délégué ou subdélégué estime qu'une décision qui lui est imposée est contraire aux dispositions légales ou réglementaires, ou que ni lui-même ni les services qui dépendent de lui ne disposent des informations requises pour exécuter cette décision, il renvoie celle-ci à l'autorité déléguante en indiquant les raisons de l'impossibilité d'exécution. Section 1re. - Opérations générales

Art. 11.Dans les limites de ses compétences, (sub)déléguées ou non, chaque ordonnateur est au moins responsable pour : § 1er. Tâches générales : 1° la mise en oeuvre et l'optimisation du contrôle interne/de la maîtrise de l'organisation au sein du (des) service(s) qui relève(nt) de sa compétence et la prise et l'exécution des mesures nécessaires à la bonne gestion financière et à la continuité du service ;2° l'adoption de mesures nécessaires non prévues spécifiquement dans le présent arrêté pour réaliser une séparation adéquate des fonctions au sein de son service, sans préjudice des dispositions prévues dans le présent arrêté ;3° le contrôle adéquat des opérations qu'il délègue et l'adoption de mesures nécessaires pour que ces opérations soient exécutées correctement et dans les délais ;4° le suivi des obligations juridiques contractées et de leurs conséquences comptables et budgétaires ;5° la mise à la disposition du comptable de toutes les pièces justificatives pour que celui-ci puisse procéder aux enregistrements qui lui sont assignés, dans les comptabilités correspondantes, et à la conservation des pièces en question ;6° la responsabilité globale en matière patrimoniale, y compris l'inventaire physique. § 2. Opérations de recettes : 1° l'établissement des créances, des factures et des notes de crédit y afférentes que le service émet ;2° la constatation des droits en matière de recettes et le caractère complet et correct des droits constatés en matière de recettes, conformément aux données dont il dispose et aux lois et règlements en vigueur ;3° la prise, sans délai, des mesures requises afin d'enregistrer dans le système comptable de son service les droits constatés en matière de recettes non encore enregistrés dont il a connaissance ;4° la gestion des recettes selon les principes de bonne gestion financière et conformément aux dispositions légales et réglementaires ;5° la réalisation d'un contrôle adéquat ex ante de la régularité, de la conformité aux dispositions légales et réglementaires, de l'exhaustivité et de la qualité des dossiers et opérations qui lui sont soumis dans le cadre de a constatation des droits en recettes et les éléments comptables en la matière ;6° la mise en perception et/ou en recouvrement des droits constatés en matière de recettes. § 3. Opérations de dépenses : 1° a) la conclusion d'un marché public, d'un contrat de concession et de tout autre engagement juridique liant l'Etat fédéral ou un tiers pour lequel l'Etat fédéral est autorisé à agir ;b) toute opération qui, dans le cadre de l'exécution des marchés publics, des contrats de concession et de tout autre engagement juridique, implique ou concerne des dépenses ;2° la gestion des dépenses selon les principes de bonne gestion financière et conformément aux dispositions légales et réglementaires ;3° l'acte d' (de faire) effectuer les constatations effectives de la prestation en termes de quantité et de qualité et de (faire) vérifier si la prestation est conforme à l'obligation juridique et aux formalités de livraison prévues dans le cahier des charges ;4° le suivi de la réception des travaux et de fournitures de biens et de services ;5° pour les services de l'administration générale, la réalisation d'un contrôle adéquat ex ante de la régularité, de la conformité aux dispositions légales et réglementaires, de l'exhaustivité, de la qualité et de l'opportunité des dossiers et opérations qui lui sont soumis dans le cadre de la préparation de l'engagement comptable et de l'engagement juridique. Section 2. - Des opérations de liquidation et de mise en paiement

Art. 12.L'ordonnateur est chargé du contrôle et de l'acceptation de la créance du chef des obligations juridiques contractées et de la (des) prestation(s)/livraison(s) acceptée(s) y afférente(s).

Art. 13.L'ordonnateur établit le montant incontestablement dû.

Art. 14.Lorsque le montant de la dette que l'ordonnateur a constatée ne correspond pas à la créance établie par le créancier, l'ordonnateur fixe la partie incontestablement due et la communique au créancier avec les explications nécessaires.

Art. 15.L'ordonnateur liquide chaque dette dont les conditions du droit constaté, telles que fixées par l'article 8 de la Loi, sont remplies.

Art. 16.Un droit constaté en dépense ne peut être mis en paiement que s'il a été libéré par l'ordonnateur.

Art. 17.L'ordonnateur procède à la mise en paiement de la dette - droit constaté en dépenses - et transmet celle-ci/celui-ci au comptable justiciable compétent.

Art. 18.L'ordonnateur bloque la mise en paiement dans les cas où il existe une procédure spécifique qui empêche le paiement ou lorsqu'il n'est pas clair au profit de qui le paiement, en totalité ou partiellement, être effectué, ou encore lorsque les crédits de liquidation sont insuffisants.

Il entreprend les démarches nécessaires pour accélérer le déblocage des paiements. CHAPITRE 2. - Le dirigeant du service

Art. 19.Le dirigeant du service est : - l'ordonnateur secondaire, dans la mesure où l'ordonnateur primaire a délégué les compétences qui lui ont été attribuées conformément à l'article 6 du présent arrêté ; - responsable de la direction et de la coordination des tâches entre le responsable financier du service et les différents ordonnateurs du service ; - responsable de la mise en place, par les ordonnateurs et le responsable financier du service, d'un processus de contrôle interne/de maîtrise de l'organisation adéquat et harmonisé et de sa surveillance.

Art. 20.Le dirigeant de chaque service de l'administration générale assure la responsabilité finale de la mise à disposition du service public fédéral Stratégie et Appui de toutes les opérations et données comptables dans la comptabilité générale et budgétaire.

Art. 21.Le dirigeant de chaque organisme veille à l'établissement du compte général du service.

Art. 22.Le dirigeant du service et le responsable financier du service transmettent le compte général du service au service public fédéral Stratégie et Appui, avant la date de transmission des comptes fixée dans la Loi et fournissent à celui-ci les données comptables nécessaires pour qu'il puisse effectuer les réconciliations et les consolidations requises.

Ce compte est signé par le dirigeant du service et le responsable financier du service et est pourvu de la mention : "Nous, soussignés, déclarons que les comptes comptables et budgétaires sont exacts, fidèles, complets et réguliers, que les règles administratives, budgétaires et comptables en vigueur ont été respectées et qu'ils donnent une image fidèle du service/de l'organisme." CHAPITRE 3. - Le responsable financier du service

Art. 23.Le responsable financier du service agit comme chef du(des) comptable(s) et assume : - les responsabilités finales relatives à la réalisation correcte des tâches effectuées par les comptables de son(ses) service(s) ;

Il n'est toutefois pas dérogé à la responsabilité qui incombe aux comptables désignés conformément à la loi du 10 février 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/03/2003 numac 2003022215 source service public federal securite sociale Loi réglant le transfert de droits à pensions entre des régimes belges de pensions et ceux d'institutions de droit international public type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/02/2003 numac 2003002035 source service public federal personnel et organisation Loi relative à la responsabilité des et pour les membres du personnel au service des personnes publiques fermer relative à la responsabilité des et pour les membres du personnel au service des personnes publiques. - la mise en oeuvre et l'optimisation du processus de contrôle interne/de maitrise de l'organisation au sein des services qui relèvent de sa compétence ainsi que des processus financiers, comptables et budgétaires du service et de la prise et de l'exécution des mesures nécessaires à la bonne gestion financière et à la continuité du service.

Art. 24.§ 1. Le responsable financier du service établit une proposition de budget pour son service, en concertation avec le dirigeant du service et les ordonnateurs désignés du service et conformément aux directives du Ministre du Budget.

Il rend compte régulièrement au dirigeant du service et/ou à l'organe de gestion de l'exécution du budget et de la situation des comptes. § 2. Il veille à la fiabilité du rapportage. Dans ce cadre, il assure : - le rapportage financier, comptable et budgétaire du service, de sorte que les rapports périodiques soient conformes à la réglementation comptable en vigueur ; - le suivi et le contrôle réguliers des flux financiers au sein de son service ; - l'élaboration et la mise en oeuvre de procédures de réconciliation des transactions financières, comptables et budgétaires et le suivi de ces procédures ; - le rapportage au comité de direction, au Conseil d'administration ou à l'organe de gestion de son service, sur les mesures prises sur la base du rapport annuel prévu dans la réglementation relative au contrôle interne/à la maîtrise de l'organisation, des commentaires du service public fédéral Stratégie et Appui visées à l'article 44 du présent arrêté et des rapports des auditeurs internes et externes ; - le contrôle et la correction des anomalies constatées dans les comptes établis par le comptable afin que ces comptes, pourvus des explications nécessaires du responsable financier du service, puissent être soumis au comité de direction, au Conseil d'administration ou à l'organe de gestion du service.

Art. 25.§ 1er. Le responsable financier du service veille à ce que les opérations financières soient traitées sans délai, de manière exacte, fidèle, complète et par ordre chronologique, conformément aux dispositions légales et réglementaires. § 2. Lorsqu'il constate, dans son service ou dans les opérations effectuées par les personnes relevant de ce service, des irrégularités, à savoir des actes qui s'écartent des opérations mentionnées au § 1er du présent article et/ou qui compromettent ou peuvent compromettre une bonne gestion financière, il prend sans tarder les mesures correctrices nécessaires pour redresser ces irrégularités et les éviter à l'avenir. § 3. Lorsqu'il a connaissance d'irrégularités, à savoir des actes qui s'écartent des opérations mentionnées au § 1er du présent article et/ou qui compromettent ou peuvent compromettre une bonne gestion financière dans d'autres services que ceux mentionnés au § 2 mais faisant partie du même service visé à l'article 2 de la Loi, il contacte sans tarder l'ordonnateur compétent afin de lui faire corriger les irrégularités et donne des recommandations afin d'éviter celles-ci à l'avenir.

L'ordonnateur compétent informe sans délai le responsable financier du service des corrections comptables effectuées et des mesures prises pour éviter que des irrégularités ne se reproduisent à l'avenir.

Si le responsable financier du service n'est pas informé des corrections comptables effectuées et mesures mentionnées à l'alinéa précédent, il en avise le dirigeant du service afin que les mesures requises puissent encore être prises. En l'absence de mesures, le responsable financier du service porte cette information à la connaissance du Ministre du Budget. § 4. Dès que le responsable financier des services, en particulier ceux qui utilisent un système comptable mis à leur disposition par le service public fédéral Stratégie et Appui (SPF BOSA), est informé par le SPF BOSA ou par un tiers, d'irrégularités comptables constatées dans son(ses) service(s), il donne les instructions utiles aux personnes concernées afin de corriger ces erreurs et prend les mesures nécessaires pour les éviter à l'avenir. § 5. Le responsable financier du service transmet les rapports requis concernant la comptabilité générale et budgétaire ainsi que les opérations y afférentes au Ministre du Budget et au service public fédéral Stratégie et Appui conformément aux modalités fixées par ces derniers. CHAPITRE 4. - Le comptable

Art. 26.Le comptable fait partie fonctionnellement du service d'encadrement budget et contrôle de la gestion d'un service de l'administration générale ou du service financier d'un organisme ou d'un service de l'administration générale qui ne dispose pas d'un service d'encadrement budget et contrôle de la gestion, et effectue ses tâches sous la responsabilité fonctionnelle du responsable financier du service.

Dans les cas où les services externalisent la tenue de leur comptabilité, la responsabilité des opérations incombe au responsable financier du service.

Des opérations comptables

Art. 27.Le comptable : - tient sa comptabilité en conformité avec les dispositions légales et réglementaires relatives au traitement comptable et au rapportage des données, en particulier celles incluses dans la Loi et les autres arrêtés d'exécution y afférents ; - peut également s'appuyer sur les avis de la Commission de la comptabilité publique ou sur les directives comptables du service public fédéral de Stratégie et Appui, en particulier celles du Comptable fédéral ; - est responsable de, et veille à ce que les comptes comptables de son service soient tenus sans retard, de manière exacte, fidèle et complète et par ordre chronologique, dans le respect des règles usuelles de la comptabilité en partie double et qu'ils reflètent une image exacte et fidèle du patrimoine et de la situation financière du service ; - enregistre dans les comptabilités générale et budgétaire toutes les pièces justificatives qui lui sont soumises et qui se rapportent aux opérations, à l'exclusion des pièces dont l'enregistrement a été spécifiquement assigné à d'autres acteurs ; - est garant de l'exécution des clôtures périodiques des comptes et établit les rapports dans ce cadre ; - établit ou fait établir par les services de Persopoint ou par des services qui effectuent des actes équivalents, les fiches et listes fiscales et autres documents, et les transmet ou les fait transmettre par les services susmentionnés, aux personnes ou services compétents ; - effectue, en vue de l'établissement du compte d'exécution du budget, la réconciliation entre la comptabilité générale et la comptabilité budgétaire pour son service. Les services de l'administration générale peuvent se faire assister par le service Comptable fédéral du service public fédéral Stratégie et Appui ; - effectue, pour son service, sous la responsabilité du responsable financier du service, la réconciliation de la comptabilité avec l'inventaire physique conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Art. 28.§ 1er. Le comptable des services visés à l'article 2 de la Loi établit le compte général de son service. § 2. Le comptable d'un service visé à l'article 2, alinea 1er,1° de la Loi fournit tous les éléments requis au service public fédéral Stratégie et Appui, afin que ce dernier puisse, d'une part, effectuer ses tâches relatives aux consolidations et à l'établissement du compte général de l'administration générale, et d'autre part, établir les comptes annuels de l'Etat fédéral de sorte que le Ministre du Budget puisse ensuite exécuter les articles 72 et 110 de la Loi.

Art. 29.Le comptable coordonne et contrôle la conservation de toutes les pièces justificatives qui ont servi de base aux opérations comptables.

La conservation doit se faire sur un support garantissant à la fois l'immuabilité, l'accessibilité et la lisibilité des données pendant toute la durée de conservation et, dans ce contexte, garantissant également l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu. CHAPITRE 5. - Le contrôleur des engagements

Art. 30.Les contrôleurs des engagements appartiennent au service public fédéral Stratégie et Appui.

Ils sont désignés conformément aux dispositions de l'article 9, alinéa 2, de la loi-programme du 22 décembre 2008Documents pertinents retrouvés type loi-programme prom. 22/12/2008 pub. 29/12/2008 numac 2008021120 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi-programme fermer.

Art. 31.Le contrôleur des engagements refuse son visa en engagement et en liquidation lorsque : 1°. le crédit d'engagement et/ou de liquidation est insuffisant, sauf si le Conseil des Ministres a autorisé l'engagement et/ou la liquidation conformément à la procédure prévue par l'article 70 de la Loi ; 2°. la dépense n'est pas imputée sur l'allocation de base correcte du budget ; 3°. l'imputation n'est pas effectuée adéquatement dans la comptabilité générale conformément à l'arrêté royal du 10 novembre 2009 fixant le plan comptable applicable à l'Etat fédéral, aux communautés, aux régions et à la Commission communautaire commune ; 4°. une irrégularité en matière de marchés publics est constatée ; 5°. les avis et accords nécessaires à l'engagement comptable et/ou juridique n'ont pas été obtenus.

Art. 32.Au début de chaque exercice budgétaire, le contrôleur des engagements approuve, pour les obligations récurrentes, l'engagement comptable des sommes exigibles pendant l'année budgétaire.

Art. 33.Les modalités pratiques en vue de l'obtention, de la modification ou de la suppression du visa du contrôleur des engagements sont déterminées par le Ministre du Budget.

Art. 34.Lorsque le contrôleur des engagements procède au visa des liquidations, il vérifie que la dépense n'excède pas le montant de l'engagement comptable préalable auquel il se rapporte.

Si la liquidation n'a pas fait l'objet d'un engagement comptable préalable, conformément à l'article 24 de la Loi, le contrôleur des engagements vérifie également que cette dépense pouvait être effectuée conformément à cette disposition et dans ce cas, il prend un visa simultané en engagement et en liquidation.

Art. 35.Sont régulièrement communiqués aux contrôleurs des engagements : 1°. les observations de la Cour des comptes et les réponses à ces observations ; 2°. les modifications aux imputations dont il a passé écriture ; 3°. les bulletins de redistribution en application de l'article 52 de la Loi ; 4°. les augmentations de plafond en engagement et en liquidation des fonds budgétaires visés à l'article 62 de la Loi. CHAPITRE 6. - Le comptable justiciable de la Cour des comptes Section 1re. - Le comptable justiciable

Art. 36.Les comptables justiciables de la Cour des comptes sont tenus de respecter les dispositions légales et réglementaires, notamment celles prévues à l'arrêté royal pris en exécution de l'article 37 de la Loi.

Art. 37.Ils effectuent les actes mentionnés dans leur arrêté de nomination relativement aux droits constatés repris dans leurs écritures.

Art. 38.Tout paiement d'un service de l'administration générale doit être effectué à l'intervention d'un comptable justiciable de la Cour des comptes. Section 2. - Le comptable justiciable centralisateur ou la personne

compétente pour les paiements centralisés

Art. 39.Les paiements des services de l'administration générale doivent être effectués par le comptable justiciable centralisateur et ce conformément à l'article 68 du présent arrêté, à l'exception des paiements qui s'inscrivent dans le cadre de la mission du comptable justiciable spécifiquement désigné.

Les paiements des organismes ne peuvent être effectués que par une personne compétente en la matière pour autant qu'elle dispose des autorisations requises accordées par l'organe de gestion ou le dirigeant du service. CHAPITRE 7. - Le service public fédéral Stratégie et Appui

Art. 40.Le service public fédéral Stratégie et Appui assure la maintenance et la gestion des systèmes comptables qu'il met à la disposition des services.

Art. 41.Le service public fédéral Stratégie et Appui veille à ce que le dirigeant de chaque service visé à l'article 2, alinéa 1er, 2° à 4°, de la Loi lui transmette, dans les délais, les comptes annuels et le compte d'exécution du budget de son service et à ce que les fonctionnaires dirigeants des services de l'administration générale lui mettent à disposition toutes les données comptables nécessaires afin d'établir les comptes annuels.

Art. 42.Le service public fédéral Stratégie et Appui est tenu de respecter les dispositions légales et réglementaires visées à l'article 27 du présent arrêté.

A cet égard, le service public fédéral Stratégie et Appui est responsable de la consolidation, d'une part, pour l'administration générale au sens de l'article 72 de la Loi et d'autre part, pour l'Etat fédéral au sens de l'article 110 de la Loi et la transmet sans délai au Ministre du budget qui transmet celle-ci à son tour aux autorités compétentes conformément aux dispositions légales.

Art. 43.Le service public fédéral Stratégie et Appui peut procéder à des contrôles ponctuels dans les comptabilisations et les données des services de l'administration générale qui utilisent le système comptable qu'il gère, dans le but de vérifier la qualité des données.

En cas de d'erreur constatée, il en informe sans délai le responsable financier et le dirigeant du service concerné.

Art. 44.Chaque année, le service public fédéral Stratégie et Appui soumet à la Cour des comptes une lettre de confirmation signée par le dirigeant du service et le Comptable fédéral. Celle-ci se rapporte aux opérations de consolidation du compte général de l'administration générale et des comptes annuels de l'Etat fédéral.

Les comptes doivent refléter une image exacte et fidèle des situations budgétaire, bilantaire, opérationnelle et financière de l'administration générale ou de l'Etat fédéral ou de l'organisme et, si nécessaire, être assortis d'un commentaire.

Art. 45.Le service public fédéral Stratégie et Appui apporte son soutien aux différents services visés à l'article 2, alinéa 1er, 1° de la Loi quant à l'utilisation du système comptable géré et centralisé au sein de ce service public fédéral, en particulier dans le service Comptable fédéral et Procurement.

Moyennant l'accord du Ministre du Budget, ce soutien peut être élargi à d'autres services visés à l'article 2 de la Loi.

TITRE III. - L'organisation des opérations comptables et budgétaires CHAPITRE 1er. - L'organisation des opérations comptables

Art. 46.§ 1er. Avant la consolidation, il est procédé à une réconciliation entre : 1° les comptes généraux et les comptes budgétaires dans la comptabilité générale ;2° les comptes budgétaires de la comptabilité générale et les articles budgétaires de la comptabilité budgétaire. § 2. Les comptes annuels consolidés de l'Etat fédéral sont constitués : - des comptes de l'administration générale qui sont constitués à leur tour des comptes des services qui la composent ; - des comptes de chaque service administratif à comptabilité autonome ; - des comptes de chaque organisme administratif public ; - des comptes de chaque entreprise d'Etat ; - des comptes des organismes assimilés.

Les comptes des services qui ne sont pas classifiés par l'Institut des Comptes nationaux sous l'administration centrale, à savoir le code S1311, sont exclus de la consolidation. § 3. Conformément aux pratiques, à la réglementation et aux normes comptables, l'annexe des comptes annuels doit comprendre toutes les données nécessaires permettant de donner, à un tiers, une image exacte et fidèle des comptes annuels du service/de l'organisme ou de l'Etat fédéral. § 4. Toute information concernant des événements postérieurs à la clôture des comptes mais qui influencent l'image exacte et fidèle des comptes annuels, doit également être reprise dans l'annexe aux comptes annuels.

L'annexe des comptes annuels contient au minimum une explication des règles et des méthodes de consolidation ainsi qu'un état des participations, conformément à l'arrêté royal du 29 avril 2012 portant fixation des règles complémentaires relatives à la présentation des comptes annuels des services de l'Etat fédéral. § 5. Chaque service visé à l'article 2 de la Loi est garant de ses comptes annuels et de son compte d'exécution du budget. CHAPITRE 2. - L'organisation des opérations budgétaires Section 1re. - Opérations de recettes

Art. 47.Toute recette comporte un objet, la constatation d'un droit, la comptabilisation du droit, la mise en perception et la mise en recouvrement, la perception et si nécessaire le recouvrement.

Art. 48.L'objet d'une recette peut naître d'une loi ou d'un acte par lequel l'ordonnateur crée, à l'égard d'un tiers, une créance comptable au profit du service concerné.

Art. 49.La constatation d'un droit en recettes est l'acte par lequel l'ordonnateur constate que les conditions de l'article 8 de la Loi sont remplies.

Art. 50.L'ordonnateur veille à ce que les droits qu'il constate soient repris dans la comptabilité.

Art. 51.La mise en perception et la mise en recouvrement des recettes sont les actes par lesquels l'ordonnateur ordonne au comptable justiciable, par l'émission d'un ordre de perception et/ou de recouvrement, de percevoir et/ou de recouvrer les droits qu'il a constatés.

Art. 52.Le comptable justiciable procède à l'exécution de l'ordre de perception et/ou de recouvrement émis par l'ordonnateur pour les droits constatés par ce dernier.

Art. 53.Dans les organismes, les actes de mise en perception et de mise en recouvrement des recettes sont exécutés par le comptable.

Art. 54.Pour le recouvrement d'un droit constaté qui est transféré à l'Administration générale de la perception et du recouvrement du Service public fédéral Finances, le fonctionnaire compétent de cette administration ou son délégué, peut accorder un report illimité du recouvrement conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur : 1° à cette fin, une demande de report étayée par des éléments de preuve concernant la situation du demandeur est introduite, sur laquelle le fonctionnaire compétent susmentionné se prononce conformément aux lois et règlements en vigueur ;2° les créances pour lesquelles toutes les mesures de recouvrement ont été prises par le service concerné, mais qui, selon le protocole d'accord avec l'administration générale de la perception et du recouvrement du Service public fédéral Finances, ne peuvent leur être transférées.

Art. 55.En vue du recouvrement des créances non fiscales, l'ordonnateur primaire ou son délégué conclut un protocole d'accord avec le fonctionnaire compétent du Service public fédéral Finances chargé de la perception et du recouvrement des créances fiscales et non fiscales ou son délégué.

Ce dernier détermine les conditions de recouvrement des créances qui lui sont transférées, le mode d'imputation des paiements et l'éventuelle exonération des intérêts de retard, si une telle possibilité est prévue par la loi et/ou la réglementation applicables.

Le cas échéant et si la situation du débiteur le justifie, l'ordonnateur peut, sur la base des pièces justificatives nécessaires, conclure avec lui une transaction. Section 2. - Opérations de dépenses

Art. 56.Toute dépense fait l'objet d'un engagement comptable, de la contraction d'une obligation juridique, d'une réception d'une prestation, d'une réception de pièce justificative, d'une liquidation, d'une mise en paiement et d'un paiement.

Art. 57.L'engagement comptable consiste en l'imputation, dans les comptabilités concernées, à charge du crédit d'engagement de l'allocation de base ou de l'article du compte budgétaire approprié, des sommes nécessaires à des liquidations ultérieures ou simultanées, en vue d'un nouvel engagement juridique ou sur la base d'un engagement juridique récurrent déjà pris ou, pour les organismes, des sommes nécessaires pour honorer les obligations nées ou contractées.

Art. 58.Avant chaque enregistrement d'un engagement comptable, l'ordonnateur compétent s'assure des points suivants et marque son accord à leur sujet : 1° la disponibilité des crédits ;2° la conformité de la dépense au regard des dispositions légales et réglementaires ;3° l'exactitude de l'imputation budgétaire dans les comptabilités. Ceci se passe toujours en concertation avec le responsable financier du service.

Art. 59.L'opération de l'engagement comptable n'est pas d'application pour les organismes.

Art. 60.Dans le cadre du présent arrêté, on entend par contracter une obligation juridique l'acte par lequel l'ordonnateur fait naître ou constate un rapport de droit entre son service et un tiers, engendrant ainsi ou pouvant engendrer un droit à charge du budget.

Art. 61.Préalablement à l'engagement juridique, l'ordonnateur s'assure qu'un engagement comptable est pris conformément à l'article 24 de la Loi.

Art. 62.Une date limite d'exécution est fixée pour les obligations dont les effets s'étendent sur plusieurs années ainsi que pour les engagements comptables correspondants. Cette date limite ne s'applique pas aux dépenses de personnel.

Art. 63.La réception d'une prestation est l'acte par lequel l'ordonnateur vérifie ou fait vérifier sur un plan quantitatif et qualitatif, si la prestation correspond à l'obligation juridique contractée, après les contrôles requis prévus à l'article 11, § 3 du présent arrêté, afin d'enregistrer dans la comptabilité les données relatives à la réception.

Art. 64.La réception d'une pièce justificative est l'acte par lequel le service reçoit une pièce justificative concernant une obligation juridique contractée.

Toute pièce justificative reçue (par voie écrite ou électronique) est pourvue, à la réception, d'une date d'entrée puis enregistrée sans retard, de manière fidèle, complète et par ordre chronologique dans la comptabilité par le comptable.

Art. 65.La liquidation d'une dépense est l'acte par lequel l'ordonnateur compétent s'assure de l'existence d'un droit constaté en faveur de tiers, comptabilisé dans la comptabilité générale et, pour autant qu'il y ait un impact budgétaire, imputé à charge du crédit de liquidation de l'allocation de base pour les services de l'administration générale ou du compte budgétaire correspondant pour les organismes, pour le montant du droit constaté.

Art. 66.La mise en paiement des dépenses est l'acte par lequel l'ordonnateur compétent ordonne au comptable justiciable ou, pour les organismes, à la personne compétente pour les paiements centralisés, de payer le montant de la dépense qu'il a liquidée.

Art. 67.Le paiement des dépenses est effectué par le comptable justiciable ou, pour les organismes, par la personne compétente pour les paiements centralisés. CHAPITRE 3. - La séparation des fonctions

Art. 68.Les fonctions d'ordonnateur, le responsable financier du service avec son (ses) comptable(s), de comptable justiciable (centralisateur) et de la personne compétente pour les paiements centralisés sont séparées et incompatibles entre elles.

Art. 69.La fonction de dirigeant du service est incompatible avec les fonctions de responsable financier du service, de comptable et de comptable justiciable (centralisateur).

La fonction de contrôleur des engagements est incompatible avec toutes les autres fonctions reprises dans le présent arrêté.

Art. 70.La séparation des fonctions doit être permanente et les services doivent s'organiser dans ce cadre.

Là où, en raison de la taille du service, les fonctions ne peuvent être remplies par au moins trois personnes distinctes, des mesures de contrôle interne/de maitrise de l'organisation sont mises en place pour éviter la concentration des risques financiers dans le chef d'une seule de ces personnes.

Art. 71.En cas d'absence ou d'empêchement de courte durée d'un acteur, le dirigeant du service ou son délégué désigne un acteur suppléant.

En cas d'absence ou d'empêchement de longue durée d'un acteur, c'est-à-dire pour une période d'au moins trois mois ou lorsqu'un acteur est inopinément dans l'impossibilité d'exercer ses fonctions, l'ordonnateur primaire ou le dirigeant du service désigne un acteur remplaçant.

TITRE IV. - Dispositions transitoires et finales

Art. 72.Le ministre qui a le Budget dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 20 mars 2023.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre de la Justice, V. VAN QUICKENBORNE La Secrétaire d'Etat au Budget, A. BERTRAND