18 AUGUSTUS 2010. - Koninklijk besluit tot uitvoering van artikelen 1, 5 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955

VERSLAG AAN DE KONING Sire, De wet van 6 mei 2009 houdende diverse bepalingen heeft onder meer de Archiefwet van 24 juni 1955 grondig gewijzigd. Zijn nieuw artikel 1, laatste § voorziet dat de Koning de wijze bepaalt waarop de overheden vermeld in het eerste lid van dit artikel vrijgesteld kunnen zijn van de overbrenging van hun archieven.

Het nieuwe artikel 6bis stipuleert dat de Koning de duur van de overgangsperiode en de voorwaarden waaronder de overbrenging van de archieven waarvan sprake in bovenvermeld artikel 1, eerste lid kan worden gespreid in de tijd.

Het ontwerp van besluit, dat ik de eer heb ter ondertekening aan Uwe Majesteit voor te leggen, strekt ertoe te voorzien in de uitvoering van deze bepalingen.

Op 4 mei 2010 heeft de Raad van State het advies nr. 48.100/1 uitgebracht over het ontwerp van koninklijk besluit betreffende de uitvoering van de artikels 1 en 6bis van de Archiefwet van 24 juni 1955. Er zal tijdens de analyse van het ontwerp geantwoord worden op de gemaakte opmerkingen. Bespreking van de artikelen Artikel 1 bevat een lijst van definities die een vereenvoudigde lezing van het besluit toelaat en die meer bepaald bedoeld is voor de ambtenaren die met de uitvoering zullen belast worden.

De Raad van State merkt op dat er geen rechtsgrond bestaat om in het ontwerp van besluit een nadere omschrijving te geven van de overheden en openbare instellingen die onder het toepassingsgebied van de wet van 24 juni 1955 vallen. Om aan dit bezwaar tegemoet te komen, beperkt het ontwerp van besluit er zich toe te verwijzen naar de overheden zoals die bedoeld worden in artikel 1 van de Archiefwet. De archieven van de rechtbanken der rechterlijke macht, de Raad van State, de Rijksbesturen, de provincies en gemeenten, alsook de openbare instellingen die aan hun controle of administratief toezicht zijn onderworpen vallen dus onder het toepassingsgebied van het ontwerp van besluit.

De Raad van State merkt verder op dat de omschrijving van het begrip « archieven » zeer ruim is en zowel slaat op levende als op dode archieven, hetgeen vanuit bevoegdheidsrechtelijk oogpunt voor kritiek vatbaar is : in zijn analyse geeft de Raad van State aan de Gemeenschappen en Gewesten de bevoegdheid over de levende archieven in die aangelegenheden die tot hun bevoegdheid behoren, terwijl de federale overheid, op grond van haar residuaire bevoegdheid, steeds bevoegd is voor de « dode » archieven.

De ruime omschrijving van het begrip « archieven » wordt behouden in het ontwerp van besluit omdat de taken van het Rijksarchief noodzakelijk ook betrekking hebben op levende archieven. Het Rijksarchief kan zijn taken ten aanzien van dode archieven slechts zinvol uitoefenen in de mate dat het toezicht kan houden op de wijze waarop archieven bewaard worden op het ogenblik dat ze nog een administratief nut hebben en dus nog levend zijn. Dit toezicht is o.m. nodig om ervoor te zorgen dat archieven, nadat ze geen direct nut meer hebben voor de administratie, duurzaam kunnen bewaard worden en ter beschikking gesteld van het publiek. Ook de bevoegdheid van het Rijksarchief inzake vernietiging van levende archieven wordt om deze reden behouden. Het Rijksarchief kan zijn opdracht immers maar op coherente wijze uitoefenen indien het de vernietiging van alle archieven kan verhinderen. De federale overheid is bovendien steeds bevoegd voor het levend archief in die aangelegenheden waarbij de provincies en de gemeenten optreden in uitvoering van een federale bevoegdheid.

De artikelen 2 tot 6 regelen de voorziene modaliteiten van deze overbrenging van archieven naar het Rijksarchief en behoeven geen bijzonder commentaar.

Het spreekt voor zich dat door de gemachtigden van de Algemeen Rijksarchivaris preciseringen aangebracht zullen worden naarmate de overheden op hen een beroep zullen doen. Nu al zijn zeer gedetailleerde richtlijnen voorhanden in verband met het opstellen van selectielijsten, zowel in genormaliseerde als in elektronische vorm.

Er worden ook opleidingen georganiseerd om de ambtenaren van het Rijksarchief te helpen de informatie zo optimaal mogelijk beschikbaar te stellen aan de overheden.

De bewarendemaatregelen die de Algemeen Rijksarchivaris, de Minister of de betrokken voogdijministers eventueel kunnen treffen wanneer een overheid de bepalingen inzake de overbrenging niet toepast, kunnen onder meer bestaan in het ophalen of isoleren van aangetaste archieven, het verpakken van archieven en het inrichten van archiefruimten volgens de internationale geldende normen.

Wat betreft de provincies, de gemeenten en de instellingen die vallen onder hun controle of hun administratief toezicht, merkt de Raad van State op dat het niet toekomt aan de federale overheid om te bepalen wanneer archiefstukken moeten overgebracht worden naar het Rijksarchief en daarom ook niet wanneer men deze stukken als dood archief dient te beschouwen. Deze kritiek is niet pertinent. Het ontwerp van besluit bepaalt geen termijn waarna een archiefdocument moet worden overgebracht. Het wil enkel voorzien in de uitvoering van de Archiefwet. Het ontwerp van besluit stipuleert bovendien dat stukken die na 30 jaar nog administratief nut hebben, door de Algemeen Rijksarchivaris vrijgesteld kunnen worden van de verplichte overbrenging naar het Rijksarchief. Dit geldt eveneens voor archieven van de provincies of van instellingen die onderworpen zijn aan hun controle of administratief toezicht, zodat het ontwerp van besluit voldoende rekening houdt met de regels inzake de bevoegdheidsverdeling.

De artikelen 7 en 8 wijzen de archiefbewaarplaatsen aan naar dewelke de stukken moeten worden overgebracht.

De artikelen 9 tot 11 voorzien onder welke voorwaarden overheden worden vrijgesteld van de overbrenging van archieven. Artikel 9 voorziet een specifieke uitzonderingsmaatregel voor de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking en voor het Ministerie van Defensie.

Artikel 10 preciseert dat archieven waarvan de overbrenging verplicht is, vrijgesteld kunnen worden in de mate dat de archieven nog administratief nut hebben.

Artikelen 12 tot 18 preciseren in welke toestand de archieven moeten worden overgebracht naar het Rijksarchief en behoeven geen bijzonder commentaar.

Artikelen 19 tot 23 regelen de overbrengingsprocedure en behoeven geen bijzonder commentaar.

Artikelen 24 tot 29 tenslotte regelen de overbrengingsprocedure van archieven van privé-personen, maar houden geen verband met de overbrenging van openbaar archief zoals hierboven bedoeld.

Dank zij de voorgestelde maatregelen zal de bewaring van de hedendaagse archieven die volstrekt noodzakelijk is, onder de beste voorwaarden kunnen geschieden.

Hieraan toevoegend veroorloof ik mij de bijzondere aandacht van Uwe Majesteit te vestigen op het feit dat het aannemen van dit besluit België zal toelaten zich te plaatsen op het niveau van de Europese partners voor wat betreft de correcte bewaring van de archieven van de Natie.

Ik heb de eer te zijn, Sire, Van Uwe Majesteit, de zeer eerbiedige en zeer getrouwe dienaar De Minister van Wetenschapsbeleid, Mevr. S. LARUELLE

Advies 48.100/1 van 4 mei 2010 van de afdeling Wetgeving van de Raad van State De Raad van State, afdeling Wetgeving, eerste kamer, op 8 april 2010 door de Minister van Wetenschapsbeleid verzocht haar, binnen een termijn van dertig dagen, van advies te dienen over een ontwerp van koninklijk besluit "in uitvoering van artikelen 1 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955", heeft het volgende advies gegeven : Rekening houdend met het tijdstip waarop dit advies gegeven wordt, vestigt de Raad van State de aandacht op het feit dat, wegens het ontslag van de regering, de bevoegdheid van deze laatste beperkt is tot het afhandelen van de lopende zaken. Dit advies wordt evenwel gegeven zonder dat wordt nagegaan of dit ontwerp in die beperkte bevoegdheid kan worden ingepast, aangezien de afdeling Wetgeving geen kennis heeft van het geheel van de feitelijke gegevens welke de regering in aanmerking kan nemen als ze te oordelen heeft of het vaststellen of het wijzigen van een verordening noodzakelijk is.

Met toepassing van artikel 84, § 3, eerste lid, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973, heeft de afdeling Wetgeving zich toegespitst op het onderzoek van de bevoegdheid van de steller van de handeling, van de rechtsgrond, alsmede van de vraag of aan de te vervullen vormvereisten is voldaan(1).

STREKKING EN RECHTSGROND VAN HET ONTWERP 1. Het om advies voorgelegde ontwerp van koninklijk besluit strekt ertoe uitvoering te geven aan de artikelen 1 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955. Het ontwerp vangt aan met de omschrijving van een aantal begrippen, zoals "archieven", "overbrenging van archieven" en "overheidsinstanties" (titel I). Wat het laatste begrip betreft, wordt in het ontwerp, naast de verwijzing naar artikel 1 van de archiefwet van 24 juni 1955, gepreciseerd welke entiteiten worden beoogd.

Het ontwerp bevat in essentie twee delen en regelt, enerzijds, de overbrenging van archieven van overheidsinstanties naar het Rijksarchief (titel II) en, anderzijds, de overbrenging van particuliere archieven naar het Rijksarchief (titel III).

Wat de archieven van overheidsinstanties betreft, worden de termijnen van overbrenging en de archiefbewaarplaats waarnaar de archieven moeten worden overgebracht, geregeld. Tevens wordt in de mogelijkheid voorzien dat een vrijstelling van overbrenging van de betrokken archieven wordt verleend en bevat het ontwerp bepalingen betreffende de staat waarin archieven naar het Rijksarchief moeten worden overgebracht en de procedure volgens welke de overbrenging moet gebeuren.

Wat de overbrenging van particuliere archieven betreft, bepaalt het ontwerp dat de overbrenging van de betrokken archieven naar het Rijksarchief kan gebeuren op grond van een bewaargeving, schenking of legaat, en worden hieromtrent een aantal voorwaarden vastgesteld.

Het ontwerp beoogt, tot slot, het koninklijk besluit van 12 december 1957 betreffende de uitvoering van de Archiefwet van 24 juni 1955 op te heffen. Tevens wordt bepaald dat de ontworpen regeling in werking zal treden op de dag van de bekendmaking (titel IV). 2. Onder voorbehoud van hetgeen hierna wordt opgemerkt onder 3 tot 6, wat de rechtsgrond betreft, en van de opmerkingen met betrekking tot de bevoegdheid van de federale overheid, mag worden aangenomen dat de ontworpen regeling rechtsgrond vindt in de artikelen 1 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955. In de mate artikel 24 van het ontwerp betrekking heeft op de voorwaarden waaronder de overgebrachte gegevens kunnen worden vernietigd, biedt ook artikel 5 van de archiefwet van 24 juni 1955 rechtsgrond, gelezen in samenhang met artikel 108 van de Grondwet, op basis waarvan de Koning over de algemene bevoegdheid tot uitvoering van de wetten beschikt. Artikel 5 van de archiefwet van 24 juni 1955 bepaalt dat de overheden, bedoeld in artikel 1, eerste en tweede lid, van de wet, geen archiefdocumenten mogen vernietigen zonder toestemming van de algemene rijksarchivaris of van diens gemachtigden. 3. In geen van de bepalingen van de archiefwet van 24 juni 1955 wordt de Koning bevoegd gemaakt om de omschrijving van de overheidsinstanties, die worden opgesomd in artikel 1, eerste en tweede lid, van die wet en waarvan de bewaring en de overbrenging van archiefdocumenten kunnen worden geregeld, te specificeren of aan te vullen, laat staan dat de Koning dit zou kunnen doen op grond van de algemene uitvoeringsbevoegdheid die artikel 108 van de Grondwet hem verleent.In artikel 1, 8, van het ontwerp wordt nochtans een nadere omschrijving gegeven van "de overheden en de openbare instellingen vermeld in artikel 1 van de Wet".

Afgezien van de vaststelling dat het hernemen van reeds toepasselijke wetsbepalingen in een uitvoeringsbesluit geen aanbeveling verdient omdat, in geval van de niet-woordelijke overname in het besluit, de indruk wordt gewekt dat in een besluit zou kunnen worden afgeweken van de niet woordelijk overgenomen wetsbepalingen, moet worden opgemerkt dat artikel 1, 8, op diverse punten afwijkt van artikel 1, eerste lid, van de archiefwet van 24 juni 1955 en derhalve niet met die bepaling in overeenstemming is.

Zo wordt in artikel 1, eerste lid, van de wet weliswaar melding gemaakt van de Raad van State, maar niet van "de administratieve rechtscolleges", zoals in artikel 1, 8, c, van het ontwerp het geval is. In artikel 1, eerste lid, van de wet wordt melding gemaakt van "de provincies en de openbare instellingen die aan hun controle of administratief toezicht zijn onderworpen". De omschrijving in artikel 1, 8, d, van het ontwerp, stemt hiermee niet overeen en bevat daarenboven een verruiming tot andere instanties, waarvan geen melding wordt gemaakt in artikel 1, eerste lid, van de wet. Een gelijkaardige vaststelling moet worden gedaan met betrekking tot de gemeenten, waaraan wordt gerefereerd in artikel 1, tweede lid, van de archiefwet van 24 juni 1955, maar waarvan het bepaalde in artikel 1, 8, e, op diverse punten afwijkt.

Uit wat voorafgaat blijkt dat er voor artikel 1, 8, van het ontwerp geen rechtsgrond is(2). 4. In geen van de aangehaalde wetsbepalingen wordt aan de Koning de bevoegdheid verleend om het geval te regelen van het overbrengen van de archieven van een overheidsinstantie die wordt opgeheven.Het komt evenmin aan de Koning toe om op grond van artikel 108 van de Grondwet de hiaten die de wettelijke regeling op dat vlak vertoont, op te vullen of te verhelpen. Artikel 4 van het ontwerp ontbeert derhalve eveneens rechtsgrond. 5. Luidens artikel 1, derde lid, van de archiefwet van 24 juni 1955 kunnen archiefdocumenten van minder dan dertig jaar oud, die geen nut meer hebben voor de administratie, naar het Rijksarchief worden overgebracht op verzoek van de openbare overheden aan wie ze toebehoren.In artikel 7, eerste lid, van het ontwerp, wordt als voorwaarde tot overbrenging toegevoegd dat "de langetermijnbewaring en de toegankelijkheid door de overheidsinstantie en zijn rechtsopvolger niet langer kunnen gewaarborgd worden". Voor dergelijke toevoeging vindt de Koning geen rechtsgrond in artikel 1 van de voornoemde wet. 6. Op grond van artikel 21, tweede lid, van het ontwerp dient de algemeen rijksarchivaris noodzakelijke werkzaamheden te laten uitvoeren op kosten van in gebreke blijvende overheidsinstanties. De particuliere bewaargevers dienen overeenkomstig artikel 30 van het ontwerp de kosten te dragen ingeval zij in bewaring gegeven archieven terugnemen. Tevens kunnen kosten voor instandhouding, inventarisatie en verpakking, alsook beheerskosten die tijdens de periode van de bewaargeving werden gemaakt, worden aangerekend.

De betrokken kostenvergoedingen komen neer op een retributie in welk verband zowel de categorie van beoogde heffingplichtigen, als het voorwerp van de retributie door de wetgever moeten worden bepaald. Wat dat laatste betreft, rijst de vraag op welke wijze de verschuldigde vergoeding precies dient te worden berekend.

BEVOEGDHEID De ontworpen regeling moet kunnen worden ingepast in de bevoegdheidsverdelende regels zoals die zijn uiteengezet in advies 47.624/AV/3 van 23 februari 2010 over een voorontwerp van decreet "betreffende de bestuurlijk-administratieve archiefwerking", dat aan de afdeling Wetgeving van de Raad van State werd voorgelegd door de Vlaamse minister van Bestuurszaken, Binnenlands Bestuur, Inburgering, Toerisme en Vlaamse Rand(3).

In het kader van de voorliggende adviesaanvraag wordt de ontworpen regeling(4) getoetst aan de opmerkingen die betreffende de bevoegdheidsverdeling in advies 47.624/AV/3 zijn geformuleerd, zonder dat deze laatste opmerkingen worden hernomen. Ter zake wordt volstaan met een verwijzing naar het betrokken advies. Wel mag worden benadrukt dat er in dat advies wordt van uitgegaan dat de bevoegdheidsverdeling inzake archieven noodzakelijk betrekking heeft op het zogenaamde dood archief, dat nog louter een cultuurhistorisch belang heeft. Het staat immers aan elke overheid om, in het kader van haar bevoegdheden, regels te bepalen, inzonderheid qua duur, voor het bewaren van de documenten die voor de uitoefening van deze bevoegdheden nut blijven hebben. De ondergeschikte besturen moeten de voorschriften naleven die in voorkomend geval in dit verband door de bevoegde wetgever worden bepaald.

Als daarentegen een document geen nut meer heeft voor de uitoefening van de bevoegdheden in verband waarmee het geproduceerd is, of geacht wordt geen nut meer te hebben krachtens de relevante wetgeving, wordt het lot ervan geregeld door de wetgever die bevoegd is voor de dode archieven, namelijk de gemeenschappen of de federale Staat, elk voor hun of zijn territoriale bevoegdheid(5), en met uitzondering van wat behoort tot de taak van het Rijksarchief waarvoor alleen de federale Staat bevoegd is.

In het licht van het voornoemde uitgangspunt moet worden vastgesteld dat de omschrijving van het begrip "overheidsinstantie(s)", in artikel 1, 8, van het ontwerp, niet enkel op ernstige bezwaren van rechtsgrond stuit, doch ook op bevoegdheidsrechtelijk vlak bezwaarlijk ongewijzigd zou kunnen zijn gehandhaafd. Zo roept bijvoorbeeld de vermelding van de polders en de wateringen, in artikel 1, 8, d, van het ontwerp, vragen op ermee rekening houdend dat uit advies 47.624/AV/3 valt af te leiden dat het dode archief van de betrokken instanties een gemeenschapsbevoegdheid betreft. Daarnaast lijkt bij de verwijzing naar "de administratieve rechtscolleges" in artikel 1, 8, c, - waarvoor evenmin rechtsgrond is - er onvoldoende mee rekening te zijn gehouden dat dergelijke rechtscolleges mogelijk ook door de gemeenschappen en gewesten kunnen zijn opgericht.

Uit advies 47.624/AV/3 valt eveneens af te leiden dat het niet aan de federale overheid toekomt om, wat de provincies, de gemeenten en de instellingen die aan hun controle of administratief toezicht zijn onderworpen, te bepalen wanneer een levend archief naar het Rijksarchief dient te worden overgedragen en dit archief daardoor geacht moet worden dood archief te zijn geworden. Derhalve kunnen de artikelen 2, 3, 4 en 11 van het ontwerp geen doorgang vinden in de mate ze ook betrekking hebben op de provincies, de gemeenten en de instellingen die aan hun controle of administratief toezicht zijn onderworpen, en dienen die artikelen in het licht daarvan te worden herzien.

ONDERZOEK VAN DE TEKST Opschrift De ontworpen regeling bevat bepalingen die moeten worden geacht uitvoering te geven aan artikel 5 van de archiefwet van 24 juni 1955.

In het opschrift van het ontwerp dient derhalve ook aan die wetsbepaling te worden gerefereerd.

Aanhef 1. De aanhef van het ontwerp moet aanvangen met een nieuw toe te voegen lid, luidende : « Gelet op de Grondwet, artikel 108;". 2. Het derde lid van de aanhef, dat het vierde lid moet worden, redigeerd men als volgt : « Gelet op de archiefwet van 24 juni 1955, artikelen 1 en 5, gewijzigd bij de wet van 6 mei 2009, en 6bis, ingevoegd bij de wet van 6 mei 2009;". 3. De verwijzing naar "het koninklijk besluit van... betreffende de uitvoering van de artikels 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955" moet worden vervangen door een verwijzing naar het koninklijk besluit van 12 december 1957, waarvan artikel 31 van het ontwerp de opheffing beoogt. 4. In het lid van de aanhef waarin wordt gerefereerd aan het advies van de inspecteur van Financiën moet de datum van 19 januari 2010 worden vervangen door die van 26 januari 2010. Artikel 1 1. Zoals in artikel 1, 1, van het ontwerp het begrip "wet" wordt omschreven, worden voor de toepassing van de ontworpen regeling eventuele toekomstige wijzigingen van de archiefwet van 24 juni 1955 buiten beschouwing gelaten.Vraag is of dit de bedoeling is. 2. De omschrijving van het begrip "archieven" is zeer ruim en slaat op zowel de levende als de dode archieven ("alle documenten... ongeacht hun datum,... ontwikkelingsstadium of drager"). Rekening houdend met hetgeen in dit advies is opgemerkt met betrekking tot de bevoegdheidsverdelende regels zou een daarop beter afgestemde begripsomschrijving op haar plaats zijn. 3. Wat de omschrijving van het begrip "overheidsinstantie(s)" in artikel 1, 8, van het ontwerp betreft, wordt verwezen naar hetgeen hieromtrent reeds in dit advies is opgemerkt. Artikel 5 Het is niet duidelijk waaruit de "corrigerende maatregelen", bedoeld in artikel 5 van het ontwerp, precies bestaan, noch door wie deze dienen te worden genomen. Deze onduidelijkheden bevorderen uiteraard de begrijpelijkheid van de ontworpen regeling niet. Daarenboven wordt erdoor het antwoord bemoeilijkt op de vraag of de beoogde corrigerende maatregelen nog kunnen worden ingepast in de notie "modaliteiten van overbrenging", waarvan artikel 1, vijfde lid, van de archiefwet van 24 juni 1955 de bevoegdheid van de Koning afhankelijk maakt.

De gemachtigde verduidelijkte in dit verband : « De bedoeling van dit artikel is enerzijds de voogdijminister van het Rijksarchief en de politiek verantwoordelijke voor de correcte uitvoering en toepassing van de Archiefwet te informeren, en anderzijds de « vakminister » ervan op de hoogte te stellen dat er bijkomende acties en initiatieven nodig en wenselijk zijn zoals b.v. het nemen van conserverende maatregelen (verwijderen of isoleren van besmette archieven, verpakken van archieven, inrichten van archiefruimten volgens de vigerende internationale normen e.d.)".

Het begrip "corrigerende maatregelen", in artikel 5 van het ontwerp zou, in het licht van de aangehaalde verduidelijking, dienovereenkomstig nader moeten worden afgebakend.

Artikel 9 Aan het einde van de Nederlandse tekst van artikel 9 van het ontwerp wordt melding gemaakt van "de betrokken archief" (lees : het betrokken archief) dat moet worden ingelicht van de voorlopige aanwijzing van een andere archiefbewaarplaats. In de Franse tekst wordt in dat verband evenwel geen melding gemaakt van het betrokken archief. Deze discordantie moet worden weggewerkt.

Artikel 11 Afgezien van de opmerking die omtrent de bevoegdheid is gemaakt, kan bij artikel 11 van het ontwerp nog worden opgemerkt dat dergelijke bepaling uitsluitend zinvol is ingeval de betrokken overheden verplicht zijn om de archiefdocumenten over te brengen, niet ingeval zij over de mogelijkheid beschikken om dat te doen. In dergelijke mogelijkheid wordt voorzien in artikel 1, tweede lid, van de archiefwet van 24 juni 1955. Artikel 11 van het ontwerp houdt, in zijn algemene bewoordingen, onvoldoende rekening hiermee.

Artikel 32 Tenzij er een bijzondere reden is waarom wordt afgeweken van de gangbare termijn van inwerkingtreding van besluiten, wordt artikel 32 beter uit het ontwerp weggelaten.

De kamer was samengesteld uit : de Heren : M. Van Damme, kamervoorzitter;

J. Baert, W. Van Vaerenbergh staatsraden;

M. Tison, L. Denys, assessoren van de afdeling Wetgeving, Mevr. G. Verberckmoes, griffier.

Het verslag werd uitgebracht door Mevr. I. Verheven, auditeur.

De overeenstemming tussen de Franse en de Nederlandse tekst werd nagezien onder toezicht van de heer M. Van Damme.

De griffier, G. Verberckmoes.

De voorzitter, M. Van Damme. (1)De Raad van State, afdeling Wetgeving, onthoudt zich van het maken van redactionele en legistieke opmerkingen en beperkt er zich in dat verband toe te wijzen op het feit dat vooral de redactie van de Nederlandse tekst aan herziening toe is (zie, bij wijze van voorbeeld, het opschrift van afdeling 2 van titel II, hoofdstuk I). Die herziening kan dan te baat worden genomen om de tekst tevens te ontdoen van bepaalde legistieke onvolkomenheden (zo wordt bijvoorbeeld in de Nederlandse tekst van artikel 1, 2, tweede lid, van het ontwerp verkeerdelijk verwezen naar "de documenten vermeld in de vorige paragraaf (lees : in het vorige lid)", dient in de Nederlandse tekst van artikel 13, § 2, melding te worden gemaakt van "de voorwaarden zoals bepaald in § 1", en ontbreekt in de Nederlandse tekst van artikel 13 de vermelding van "§ 1"). (2)In de diverse bepalingen van het ontwerp dient derhalve de verwijzing naar het begrip "overheidsinstantie", in de zin van artikel 1, 8, van het ontwerp, te worden vervangen door een verwijzing naar de overheden zoals die worden omschreven in artikel 1 van de wet van 24 juni 1955. (3)De Raad van State, afdeling Wetgeving, heeft op het ogenblik van het uitbrengen van dit advies geen kennis van het nummer van het parlementair document waarin advies 47.624/AV/3 zal worden opgenomen. (4)De Raad van State, afdeling Wetgeving, is naar aanleiding van de voorliggende adviesaanvraag niet overgegaan tot een toetsing van de overeenstemming van de archiefwet van 24 juni 1955 aan de bevoegdheidsverdelende regels. (5)De gewesten kunnen weliswaar voor hun eigen archieven, alsook voor de archieven van de instellingen die van de gewesten afhangen, normen uitvaardigen, maar ze moeten evenwel de normen naleven die, naargelang het geval, worden vastgesteld door de gemeenschap of gemeenschappen of door de federale Staat, die bevoegd zijn voor het culturele erfgoed.

18 AUGUSTUS 2010. - Koninklijk besluit tot uitvoering van artikelen 1, 5 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955 ALBERT II, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op artikel 108 van de Grondwet;

Gelet op het decreet van 7 messidor jaar II (25 juni 1794) betreffende de organisatie van het archief bij de volksvertegenwoordiging, gewijzigd bij de wet van 19 juli 1991;

Gelet op de wet van 5 brumaire jaar V (26 oktober 1796) waarbij wordt bepaald dat alle door de Republiek verkregen titels en stukken in de hoofdplaatsen van de departementen moeten worden samengebracht;

Gelet op de Archiefwet van 24 juni 1955, artikelen 1 en 5, gewijzigd bij de wet van 6 mei 2009 en 6bis, ingevoegd bij de wet van 6 mei 2009;

Gelet op het koninklijk besluit van 12 december 1957 betreffende de uitvoering van de Archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd bij de koninklijke besluiten van 28 november 1963, 9 mei 1969 en 5 april 1995;

Gelet op de adviezen van de Wetenschappelijke raad van het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, uitgebracht op 14 september en 7 december 2009;

Gelet op het advies van de Inspecteur van Financiën, gegeven op 26 januari 2010;

Gelet op het advies nr 48.100/1 van de Raad van State, gegeven op 4 mei 2010, in toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 1°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;

Op de voordracht van Onze Minister van Wetenschapsbeleid, Hebben Wij besloten en besluiten Wij : TITEL I. - Definities

Artikel 1.Voor de toepassing van dit besluit, wordt verstaan onder : 1. « Wet », de Archiefwet van 24 juni 1955;2. « Archieven », alle documenten die ongeacht hun datum, materiële vorm, ontwikkelingsstadium of drager naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder een overheid of een privaat persoon, een vennootschap of een vereniging van privaat recht die ze heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn of haar activiteiten, zijn of haar taken of tot vastlegging van zijn of haar rechten en plichten; De documenten vermeld in het vorige lid omvatten eveneens deze die deel uitmaken van het domein van de Belgische Staat en zijn rechtsvoorgangers door vrijwillige verwerving of verwerving tegen betaling, incorporatie, secularisering, nationalisatie, confiscatie, rechtsovergang, schenking of legaat. 3. « Overbrenging van archieven », algemene term waarmee elke overdracht van het beheer van archieven wordt aangeduid, hetzij aan dezelfde eigenaar (door een neerlegging), hetzij aan een andere eigenaar (door een bewaargeving), of waarbij het eigendomsrecht van de archieven wordt overgedragen (door een schenking of legaat);4. « Rijksarchief », het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën;5. « Minister », de Minister die bevoegd is voor het Rijksarchief;6. « Algemeen Rijksarchivaris », de Algemeen directeur van het Rijksarchief of zijn gemachtigde;7. « Gemachtigde », lid van het personeel van het Rijksarchief dat gedelegeerd is door de Algemeen Rijksarchivaris voor een bij dit besluit vastgelegde opdracht; 8.« Overheid », de overheden zoals die worden omschreven in artikel 1 van de Wet.

TITEL II. - De overbrenging van archieven van overheden naar het Rijksarchief HOOFDSTUK I. - Overbrengingstermijnen Afdeling 1. - Overbrenging van archieven van dertig jaar of meer,

vermeld in artikel 1, eerste lid van de Wet

Art. 2.Voor de archieven vermeld in artikel 1, eerste lid van de Wet eindigt de overgangsperiode zoals voorzien in artikel 6bis van de Archiefwet, ten laatste tien jaar na de bekendmaking van dit besluit in het Belgisch Staatsblad.

Art. 3.In overleg tussen de betrokken overheid en de Algemeen Rijksarchivaris, kan de overbrenging van deze archieven gespreid worden over een periode van tien jaar vanaf de bekendmaking van dit besluit in het Belgisch Staatsblad.

Archieven die op het ogenblik van de bekendmaking van dit besluit ouder zijn dan honderd jaar moeten evenwel binnen het jaar overgebracht worden.

Art. 4.Indien een overheid de bepalingen inzake overbrenging van archieven niet toepast, stelt de Algemeen Rijksarchivaris de Minister, alsook de betrokken voogdijminister(s), hiervan in kennis. De Algemeen Rijksarchivaris, de Minister of de betrokken voogdijministers kunnen corrigerende maatregelen nemen. Afdeling 2. - Overbrenging van archieven vermeld in artikel 1, tweede

lid van de Wet

Art. 5.De Algemeen Rijksarchivaris is gemachtigd om met de overheden, vermeld in de Wet, eerste artikel, tweede lid, overeenkomsten van bewaargeving af te sluiten met het oog op de overbrenging van hun archieven. Deze overeenkomsten worden gesloten voor een duur van ten minste dertig jaar en kunnen worden verlengd. Afdeling 3. - Overbrenging van archieven vermeld in artikel 1, derde

lid van de Wet.

Art. 6.De archieven vermeld in artikel 1, derde lid van de Wet die geen administratief nut meer hebben voor de overheid, en waarvan de langetermijnbewaring en de toegankelijkheid door de overheid of haar rechtsopvolger niet langer kunnen worden gewaarborgd, kunnen naar het Rijksarchief overgebracht worden. De overbrenging van de archieven vermeld in artikel 1, derde lid van de Wet wordt in een overeenkomst van bewaargeving vastgelegd die afgesloten wordt tussen de Algemeen Rijksarchivaris en de betrokken overheid. Deze overeenkomst van bewaargeving loopt tot wanneer de termijn bedoeld in artikel 1, eerste en tweede lid van de Wet is verstreken.

Deze bepaling geldt eveneens voor archieven die het voorwerp uitmaakten van microverfilming of digitalisering door een overheid. HOOFDSTUK II. - Archiefbewaarplaats waarnaar de archieven overgebracht moeten worden

Art. 7.De archiefbewaarplaatsen waarnaar archieven overgebracht moeten worden, zijn voor overheden, vermeld in artikel 1, eerste tot derde lid van de Wet, als volgt vastgesteld : a) voor archieven van overheden, waarvan de bevoegdheden zich uitstrekken of hebben uitgestrekt over het gehele land of het grootste deel van het land, in het Algemeen Rijksarchief;b) voor archieven van overheden waarvan de bevoegdheden zich niet over het gehele land of het grootste deel van het land uitstrekken of hebben uitgestrekt, in het Rijksarchief van het ressort waar de overheid zijn zetel heeft of op het ogenblik van zijn opheffing had;c) voor digitale archieven van overheden in een Rijksarchief dat door de Algemeen Rijksarchivaris wordt aangewezen.

Art. 8.In afwijking van artikel 7, kan de Algemeen Rijksarchivaris, in geval van overmacht, voorlopig andere archiefbewaarplaatsen aanwijzen. Hij licht hierover de Wetenschappelijke Raad van het Rijksarchief in, de betrokken archiefbewaarplaats, alsook de betrokken overheden en het publiek. HOOFDSTUK III. - Vrijstellingen

Art. 9.De Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking en het Minsiterie van Defensie worden vrijgesteld van overbrenging van hun archieven van minder dan vijftig jaar op voorwaarde dat : 1° de langetermijnbewaring, de authenticiteit, de integriteit, de ordening, de toegankelijkheid en de leesbaarheid van de archieven, zoals gedefinieerd in de artikelen 14, 15 en 16, worden gewaarborgd;2° het publiek deze archieven onder dezelfde voorwaarden als in het Rijksarchief kan raadplegen.

Art. 10.De documenten zoals bedoeld in artikel 1, eerste lid van de Wet die nog een administratief nut hebben, kunnen tijdelijk door de Algemeen Rijksarchivaris van overbrenging worden vrijgesteld voor een termijn van tien jaar die hernieuwbaar is. De aanvragende overheid moet het administratief nut van de archieven aantonen.

De goede bewaring en de raadpleging van deze archieven door het publiek dienen in ieder geval gewaarborgd te worden.

Art. 11.De archieven gevormd door de overheden vermeld in artikel 1 van de Wet maken deel uit van hun respectievelijk openbaar domein.

Aangezien hun openbaar karakter van verjaring is uitgesloten, zijn deze archieven onvervreemdbaar. HOOFDSTUK IV. - Staat waarin archieven naar het Rijksarchief moeten worden overgebracht

Art. 12.§ 1. De archieven moeten op het ogenblik van de overbrenging in goede staat zijn, wat inhoudt dat de drager en de daarop vastgelegde gegevens in zodanige toestand moeten verkeren dat de langetermijnbewaring, de authenticiteit, de integriteit, de ordening, de toegankelijkheid en de leesbaarheid gewaarborgd zijn, voor de volledige duur van hun levenscyclus en overeenkomstig de richtlijnen van het Rijksarchief. § 2. Indien een deel van de archieven bestemd voor permanente bewaring niet voldoet aan de voorwaarden zoals bepaald in de vorige paragraaf van dit artikel, zal de gemachtigde van de Algemeen Rijksarchivaris en de verantwoordelijke van de betrokken overheid hierover gezamenlijk een staat opmaken die toegevoegd wordt aan de inventaris vermeld in artikel 17. § 3. De overgebrachte archieven moeten zodanig worden gedocumenteerd dat de raadpleging van de informatie gewaarborgd is. Het Rijksarchief geeft hiervoor aan de overdragende diensten de noodzakelijke richtlijnen.

Art. 13.§ 1. Archieven dienen vóór de overbrenging aan een selectie te worden onderworpen, overeenkomstig de bepalingen van de artikelen 11 tot 15 van het koninklijk besluit van 18 augustus 2010 houdende de uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de Wet. § 2. De uitvoering van de selectie, met andere woorden het afzonderen van de permanent te bewaren archieven van deze die voor vernietiging bestemd zijn, gebeurt door toedoen en op kosten van de betrokken overheid of haar rechtsopvolgers.

Art. 14.Niet-digitale archieven dienen vóór de overbrenging desgevallend stofvrij te worden gemaakt en ontsmet. Zij moeten worden ontdaan van schadelijke materialen en verpakt in verpakkingsmateriaal dat voldoet aan de minimale kwaliteitseisen overeenkomstig het lastenboek opgesteld door het Rijksarchief.

Art. 15.Archieven dienen in geordende staat te worden overgebracht.

De ordening gebeurt volgens een systematische indeling die door de overbrengende overheid aan het Rijksarchief ter goedkeuring wordt voorgelegd.

Art. 16.Archieven worden als toegankelijk beschouwd wanneer zij binnen een redelijke termijn beschreven kunnen worden en aan de gebruikers ter beschikking kunnen worden gesteld.

Art. 17.Elke overbrenging dient vergezeld te zijn van een goedgekeurde inventaris overeenkomstig de door de Algemeen Rijksarchivaris meegedeelde richtlijnen.

Art. 18.Alle zoekinstrumenten waarmee afzonderlijke documenten of dossiers kunnen worden teruggevonden, zoals repertoria, steekkaartensystemen en databanken, in origineel of kopie, moeten samen met de dossiers en documenten waarop ze betrekking hebben naar het Rijksarchief overgebracht worden en in een inventaris beschreven worden zoals vermeld in artikel 17. HOOFDSTUK V. - Procedure van overbrenging

Art. 19.De overheid die archief wil overbrengen, brengt het Rijksarchief hiervan uiterlijk drie maanden vóór de voorziene datum op de hoogte.

Art. 20.De over te brengen archieven beantwoorden aan de bepalingen vermeld in titel II, hoofdstuk IV van dit besluit.

Indien de over te brengen archieven hieraan niet beantwoorden, zal de Algemeen Rijksarchivaris, op kosten van de in gebreke blijvende overheid de noodzakelijke werkzaamheden laten uitvoeren om de langetermijnbewaring, de authenticiteit, de integriteit, de ordening, de toegankelijkheid en de leesbaarheid van de overgebrachte archieven, zoals bepaald in Titel II, hoofdstuk IV van dit besluit, te waarborgen. Deze werkzaamheden kunnen ook restauratie inhouden.

Bij de overbrenging van archieven moeten deze vrij en onbelast zijn, niet bezwaard met leen- of gebruikscontracten van welke aard dan ook.

In afwijking van artikel 2 kan de Algemeen Rijksarchivaris ingeval van overmacht, een overbrenging van archieven geheel of gedeeltelijk uitstellen.

Art. 21.De overdracht van het beheer over de archieven wordt vastgelegd in een door beide partijen ondertekende akte van overbrenging met een beknopte beschrijving van de betrokken archieven en de vermelding van de wettelijke en reglementaire beperkingen inzake raadpleging. De akte is vergezeld van de inventaris genoemd in artikel 17. Deze akte dient als definitief ontvangstbewijs.

Art. 22.De overbrenging gebeurt door toedoen en op kosten van de betrokken overheid.

Art. 23.De overbrenging van digitale archieven is definitief nadat de overdragende overheid van het Rijksarchief een ontvangstbewijs zoals vermeld in artikel 21 heeft ontvangen. Zij kan pas na ontvangst van dit ontvangstbewijs overgaan tot het vernietigen van de gegevens die het voorwerp van de overbrenging uitmaakten.

Na de overbrenging wordt de versie van de digitale archieven die door het Rijksarchief bewaard wordt, als de enige authentieke digitale versie beschouwd.

Indien de authenticiteit en integriteit door de overdragende overheid niet kunnen worden gewaarborgd, wordt dit in de akte van overbrenging vastgelegd en wordt de versie bij de overdracht als referentie genomen.

TITEL III. - Overbrenging van particuliere archieven

Art. 24.De overbrenging naar het Rijksarchief van archieven vermeld in de archiefwet, artikel 1, vierde lid van de Wet, kan op grond van een bewaargeving, schenking of legaat.

Art. 25.In geval van bewaargeving is de Algemeen Rijksarchivaris gemachtigd tot het afsluiten van een overeenkomst waarin noodzakelijkerwijs de voorwaarden van overbrenging, de aanwijzing van één of meerdere archiefbewaarplaatsen en de beperkingen inzake raadpleging worden vastgelegd. De overeenkomst van bewaargeving wordt gesloten voor de duur van ten minste dertig jaar en kan worden verlengd.

In onderlinge overeenstemming met de bewaargever stelt de Algemeen Rijksarchivaris vóór de effectieve overbrenging een beknopt overzicht op van de over te brengen archieven. Dit overzicht wordt als bijlage bij de overeenkomst van bewaargeving gevoegd.

Art. 26.Zo er een voornemen tot schenking aan de Staat bestaat, stelt de Algemeen Rijksarchivaris, in onderlinge overeenstemming met de mogelijke schenker, een overzicht op van de over te brengen archieven.

In geval van aanvaarding zendt de Algemeen Rijksarchivaris binnen een termijn van tien werkdagen de schenker een verklaring van aanvaarding van de schenking, vergezeld van het voornoemd overzicht.

Art. 27.Indien een legaat volgens de vigerende regelgeving wordt aanvaard, stelt de Algemeen Rijksarchivaris, in onderlinge overeenstemming met de uitvoerder van het testament, binnen de tien werkdagen een voorlopig overzicht op van de over te brengen archieven.

Art. 28.De overbrenging van de archieven naar het Rijksarchief bedoeld in artikel 25 gebeurt door toedoen en op kosten van het Rijksarchief.

Art. 29.Indien archieven die in bewaring gegeven werden door personen, privaatrechtelijke vennootschappen of verenigingen teruggenomen worden, gebeurt dit door toedoen en op kosten van de bewaargevers. Kosten voor instandhouding, inventarisatie en verpakking, alsook de beheerskosten die tijdens de periode van de bewaargeving werden gemaakt, kunnen aangerekend worden.

TITEL IV. - Opheffings- en slotbepalingen

Art. 30.Het koninklijk besluit van 12 december 1957 betreffende de uitvoering van de Archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd bij de koninklijke besluiten van 28 november 1963, 9 mei 1969 en 5 april 1995 wordt opgeheven.

Art. 31.Onze Minister van Wetenschapsbeleid is belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 18 augustus 2010.

ALBERT Van Koningswege : De Minister van Wetenschapsbeleid, Mevr. S. LARUELLE