PROGRAMMATORISCHE FEDERALE OVERHEIDSDIENST WETENSCHAPSBELEID

19 NOVEMBER 2010. - Omzendbrief met betrekking tot uitvoering van :

1°) het koninklijk besluit van 18 augustus 2010Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 18/08/2010 pub. 23/09/2010 numac 2010021090 bron programmatorische federale overheidsdienst wetenschapsbeleid Koninklijk besluit tot uitvoering van artikelen 1, 5 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955 type koninklijk besluit prom. 18/08/2010 pub. 22/10/2010 numac 2010021097 bron programmatorische federale overheidsdienst wetenschapsbeleid Koninklijk besluit in uitvoering van artikelen 1, 5 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955 type koninklijk besluit prom. 18/08/2010 pub. 23/09/2010 numac 2010021091 bron programmatorische federale overheidsdienst wetenschapsbeleid Koninklijk besluit tot uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955 sluiten tot uitvoering van artikelen 5 en 6 van de archief wet van 24 juni 1955Relevante gevonden documenten type wet prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Archiefwet sluiten; 2°) het koninklijk besluit van 18 augustus 2010Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 18/08/2010 pub. 23/09/2010 numac 2010021090 bron programmatorische federale overheidsdienst wetenschapsbeleid Koninklijk besluit tot uitvoering van artikelen 1, 5 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955 type koninklijk besluit prom. 18/08/2010 pub. 22/10/2010 numac 2010021097 bron programmatorische federale overheidsdienst wetenschapsbeleid Koninklijk besluit in uitvoering van artikelen 1, 5 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955 type koninklijk besluit prom. 18/08/2010 pub. 23/09/2010 numac 2010021091 bron programmatorische federale overheidsdienst wetenschapsbeleid Koninklijk besluit tot uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955 sluiten tot uitvoering van artikelen 1, 5 en 6bis van de archief wet van 24 juni 1955Relevante gevonden documenten type wet prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Archiefwet sluiten Aan de heer Eerste Minister, Aan de Dames en Heren Ministers en Staatssecretarissen, leden van de federale Regering, Aan de Dames en Heren Korpschefs van de Hoven en Rechten van de Rechtelijke Orde, Aan de Dames en Heren Korpschefs van de Raad van Staten en van de administratieve Rechtspraken, Aan de Dames en Heren Provinciegouverneurs, Aan de heer Gouverneur van het administratief Arrondissement Brussel-Hoofdstad, Aan de Dames en Heren Arrondissementscommissarissen, Aan de Dames en Heren Burgemeesters, Mijnheer de Eerste Minister, Mevr. de Minister, Mijnheer de Minister, Mijnheer de Staatssecretaris, Mevr. de Korpschef, Mijnheer de Korpschef, Mevr. de Gouverneur, Mijnheer de Gouverneur, Mevr. de Arrondissementscommissaris, Mijnheer de Arrondissementscommissaris, Mevr. de Burgemeester, Mijnheer de Burgemeester, Dames en Heren, 1. Inleiding Deze omzendbrief omvat informatie over zowel de wijziging van de archief wet van 24 juni 1955Relevante gevonden documenten type wet prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Archiefwet sluiten als over de uitvoering van de wet. Zij strekt ertoe de ambtenaren van alle overheden die vallen onder de bevoegdheid van de federale Regering, van de rechterlijke macht en van de provinciale en gemeentelijke overheden te informeren over de draagwijdte en de gevolgen van deze bepalingen. 2. De wetswijziging De archiefwet van 1955 werd op een aantal punten gewijzigd bij de wet van 6 mei 2009Relevante gevonden documenten type wet prom. 06/05/2009 pub. 19/05/2009 numac 2009202053 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet houdende diverse bepalingen sluiten houdende diverse bepalingen (artikelen 126 tot 132 Belgisch Staatsblad, 19 mei 2009, blz.37877-37878).

De voornaamste doelstellingen van de wetswijziging waren : 1. de uitoefening van de opdrachten van het Rijksarchief, één van de tien federale wetenschappelijke instellingen ressorterend onder de POD Wetenschapsbeleid, te verbeteren en te versterken;2. de duurzame bewaring van waardevolle archieven te waarborgen door de Koning de gelegenheid te geven een reeks minimale kwaliteitseisen vast te leggen inzake goede, geordende en toegankelijke bewaring van archieven;3. het wetenschappelijk onderzoek te ondersteunen door de termijn voorzien voor de verplichte overbrenging van archieven van cultuurhistorisch belang of van archieven met grote juridische en onderzoekswaarde van honderd naar dertig jaar in te korten;4. de openbaarheid van overheidsinformatie te stimuleren;5. en tenslotte, ervoor te zorgen dat de overgebrachte archieven - mits toepassing van de modaliteiten bepaald door de Koning - ook sneller toegankelijk zijn voor onderzoek. De vigerende archiefwet bepaalt onder meer dat : 1. archieven van meer dan dertig jaar oud, bewaard door de rechtbanken van de rechterlijke macht, de Raad van State, de rijksbesturen, de provincies en de openbare instellingen die aan hun controle of administratief toezicht zijn onderworpen, behoudens regelmatige vrijstelling, in goede, geordende en toegankelijke staat naar het Rijksarchief worden overgebracht (art.1, § 1); 2. archieven minder dan dertig jaar oud, die geen nut meer hebben voor de administratie, op verzoek van de openbare overheden aan wie ze toebehoren naar het Rijksarchief kunnen worden overgebracht (art.1, § 3); 3. de Koning de modaliteiten van overbrenging vastlegt, alsook de voorwaarden waaronder overheden van de overbrenging van archieven worden vrijgesteld (art.1, § 4); 4. de ingevolge het eerste artikel, eerste lid Archiefwet, naar het Rijksarchief overgebrachte archieven openbaar zijn.De Koning bepaalt de regels volgens welke zij aan het publiek ter inzage kunnen gegeven worden (art. 3); 5. de overheden geen archieven mogen vernietigen zonder toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris of van dienst gemachtigden (art.5); 6. de archieven bewaren door de overheden onder het toezicht staan van de Algemeen Rijksarchivaris of van diens gemachtigden (art.6, § 1).

De Koning bepaalt de wijze waarop dit toezicht dient te worden uitgeoefend (art. 6, § 2); 7. de Koning de duur bepaalt van de overgangsperiode en de voorwaarden waaronder de overbrenging van archieven bedoeld in het eerste artikel, eerste lid bij de inwerkingtreding van de wet in de tijd kan worden gespreiden (art.6bis ). 3. De uitvoering van de wet De Archiefwet voorziet in een aantal door de Koning te nemen besluiten, waarvan er twee op 23 september jl.in het Belgisch Staatsblad werden gepubliceerd, nl. : - het koninklijk besluit van 18 augustus 2010Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 18/08/2010 pub. 23/09/2010 numac 2010021090 bron programmatorische federale overheidsdienst wetenschapsbeleid Koninklijk besluit tot uitvoering van artikelen 1, 5 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955 type koninklijk besluit prom. 18/08/2010 pub. 22/10/2010 numac 2010021097 bron programmatorische federale overheidsdienst wetenschapsbeleid Koninklijk besluit in uitvoering van artikelen 1, 5 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955 type koninklijk besluit prom. 18/08/2010 pub. 23/09/2010 numac 2010021091 bron programmatorische federale overheidsdienst wetenschapsbeleid Koninklijk besluit tot uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955 sluiten tot uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archief wet van 24 juni 1955Relevante gevonden documenten type wet prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Archiefwet sluiten (voortaan : koninklijk besluit « toezicht en vernietiging van archieven »); - en het koninklijk besluit van 18 augustus 2010Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 18/08/2010 pub. 23/09/2010 numac 2010021090 bron programmatorische federale overheidsdienst wetenschapsbeleid Koninklijk besluit tot uitvoering van artikelen 1, 5 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955 type koninklijk besluit prom. 18/08/2010 pub. 22/10/2010 numac 2010021097 bron programmatorische federale overheidsdienst wetenschapsbeleid Koninklijk besluit in uitvoering van artikelen 1, 5 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955 type koninklijk besluit prom. 18/08/2010 pub. 23/09/2010 numac 2010021091 bron programmatorische federale overheidsdienst wetenschapsbeleid Koninklijk besluit tot uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955 sluiten tot uitvoering van artikelen 1, 5 en 6bis van de archief wet van 24 juni 1955Relevante gevonden documenten type wet prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Archiefwet sluiten (voortaan : koninklijk besluit « overbrenging van archieven »). 3.1. Het koninklijk besluit « toezicht en vernietiging van archieven » Het eerste uitvoeringsbesluit van 18 augustus 2010 heeft betrekking op achtereenvolgens : - het toezicht op de bewaring van de archieven door de overheden (hoofdstuk 2, art. 2-10); - de vernietiging van archieven (hoofdstuk 3, art. 11-15); - enkele slotbepalingen (hoofdstuk 4, art. 16-17). 3.1.1. Doelstellingen De doelstellingen van dit uitvoeringsbesluit zijn : - het preciseren van een aantal taken opgedragen aan het Rijksarchief; - overheden die onder toepassing van de wet vallen ertoe aanzetten een beleid te voeren inzake het rationeel beheer van de archieven die bij hen berusten; - overheden een reglementair kader aanbieden van minimale kwaliteitsnormen inzake bepaalde aspecten van het archiefbeheer; - overheden ertoe aanzetten om in een zo vroeg mogelijk stadium over te gaan tot de selectie van archieven, om op die manier bij te dragen - zoals de praktijk aantoont - tot een efficiënter informatiebeheer; - de vakministers bevoegd voor de respectieve overheden bewust maken van het belang van de duurzame bewaring van overheidsinformatie. 3.1.2. Opdrachten van het Rijksarchief 1. Het Rijksarchief oefent toezicht uit op de wijze waarop overheden de archieven die bij hen berusten beheren en bewaren, ongeacht hun materiële drager en materiële vorm (art.2). Het toezicht heeft dus niet enkel betrekking op het beheer van papieren archieven maar eveneens op het beheer van digitale, audiovisuele e.a. informatie. 2. Het doel van het toezicht is de duurzame bewaring van overheidsinformatie te waarborgen (art.3). 3. Het toezicht geschiedt concreet door middel van inspecties, het opstellen van verslagen en het vast-leggen van aanbevelingen (art.4). 4. De richtlijnen, aanbevelingen en adviezen aan overheden over de diverse aspecten van het archiefbeheer worden door het Rijksarchief verspreid en openbaar gemaakt (art.5). 5. Op voorstel van het Rijksarchief worden de technische normen die overheden in acht dienen te nemen bij de inrichting van archiefruimten door de minister bevoegd voor het Rijksarchief vastgelegd (art.6). 6. Indien de archieven die bestemd zijn voor de overdracht naar een archiefbewaarplaats een fysiek gevaar inhouden voor personen en voor andere archieven die door het Rijksarchief worden bewaard, wordt het Rijksarchief geacht passende maatregelen te nemen (art.11, § 2). 7. Het Rijksarchief bepaalt de wetenschappelijke, historische, juridische en maatschappelijke waarde van de archieven en legt in selectielijsten de definitieve bestemming van de archieven vast (hetzij de permanente bewaring, hetzij de vernietiging) (art.12, § 1 - 3 - zie ook : art. 1, § 1, 9). 8. Indien de overheid nog niet beschikt over een goedgekeurde selectielijst kan het Rijksarchief een toelating tot vernietiging afleveren voor een beperkt aantal categorieën archieven (art.12, § 4). 9. Indien de overheid handelt in strijd met het besluit worden de minister bevoegd voor het Rijksarchief alsook de betrokken vakminister(s) hiervan in kennis gesteld, waarna corrigerende maatregelen kunnen genomen worden (art.16). 10. Over het toezicht en de vernietiging van archieven brengt het Rijksarchief jaarlijks verslag uit aan de Eerste Minister en aan de Minister bevoegd voor het Rijksarchief (art.17). 3.1.3. Opdrachten van de overheden De overheden zijn ertoe gehouden : 1. hun archieven te bewaren volgens een aantal voorgeschreven technische normen (art.7); 2. gekwalificeerd personeel met het beheer en de bewaring te belasten (art.8); 3. de archieven die ze beheren te beschrijven en te ordenen opdat ze binnen redelijke termijn teruggevonden kunnen worden (art.9); 4. de vertegenwoordiger van het Rijksarchief ten allen tijde toegang te verlenen tot de archieven in zijn bezit, ongeacht de drager en materiële vorm (art.10); 5. niet over te gaan tot de fysieke vernietiging van archieven zonder de schriftelijke toestemming van het Rijksarchief (art.11, § 1; art. 12, § 4); 6. een selectielijst eigen aan het type instelling ter goedkeuring aan het Rijksarchief voor te leggen (art.12, § 3 - 4); 7. de procedure inzake de effectieve fysieke vernietiging van archieven, zoals beschreven in art.13 en 14 van het besluit, na te leven; 8. pas over te gaan tot vernietiging van digitaal archief nadat het Rijksarchief een ontvangstmelding voor overbrenging heeft afgeleverd (art.15). 3.2. Het koninklijk besluit « overbrenging van archieven » 3.2.1. Doelstellingen De voornaamste doelstellingen van het koninklijk besluit « overbrenging van archieven » zijn : - het vaststellen van alle regels die verband houden met de overbrenging van archieven naar een archiefbewaarplaats van het Rijksarchief, zowel van overheidsarchieven als van particuliere archieven;

Opmerking : de overbrenging van particuliere archieven (Titel III, art. 24-29) maakt geen voorwerp uit van deze omzendbrief. - het responsabiliseren van overheden die een vrijstelling wensen te bekomen van overbrenging van hun archieven, meer bepaald inzake goede bewaring en toegankelijkheid voor het publiek; - het openbaar karakter van overheidsarchieven bevestigen : vermits overheidsarchieven deel uitmaken van het openbaar domein zijn ze van verjaring uitgesloten en onvervreemdbaar; - de vakministers bevoegd voor de respectieve overheden bewust te maken van de minimale kwaliteitseisen inzake overbrenging van archieven naar het Rijksarchief. 3.2.2. Opdrachten van het Rijksarchief 1. Indien een overheid vermeld in het eerste artikel, eerste lid Archiefwet de bepalingen inzake overbrenging van archieven niet toepast, worden de minister bevoegd voor het Rijksarchief alsook de betrokken vakminister(s) hiervan in kennis gesteld, waarna corrigerende maatregelen kunnen genomen worden (art.4); 2. de definitieve bestemming van de over te brengen archieven wordt vastgelegd in artikel 7 van het besluit (zie hierna), maar in geval van overmacht, kan het Rijksarchief voorlopig andere archiefbewaarplaatsen aanwijzen (art.8); in geval van overmacht kan het Rijksarchief een overbrenging van archieven geheel of gedeeltelijk uitstellen (art. 20, § 4); 3. het Rijksarchief ziet toe op de naleving van de voorwaarden en de procedure voor overbrenging van archieven door overheden (art.12-23).

Het deelt aan overheden richtlijnen mee en staat hen bij bij de voorbereiding en uitvoering van de overbrenging. Het ziet toe op de goede, geordende en toegankelijke staat vóór de overbrenging van archieven. 3.2.3. Opdrachten van de overheden 3.2.3.1. Overbrengingstermijnen De rechtbanken van de rechterlijke Macht, de Raad van State, de Rijksbesturen, de Provincies en de openbare instellingen die aan hun controle of administratief toezicht zijn onderworpen, zijn ertoe gehouden : - ten laatste tien jaar na de publicatie van dit besluit, d.w.z. op 22 september 2020 de archieven ouder dan dertig jaar naar het Rijksarchief over te brengen (art. 2); de overbrenging van archieven kan in overleg met het Rijksarchief gespreid worden over tien jaar (art. 3, § 1); - archieven ouder dan honderd jaar binnen het jaar na de datum van publicatie van dit besluit over te brengen, d.w.z. ten laatste op 22 september 2011 (art. 3, § 2); - archieven jonger dan dertig jaar en die geen administratief nut meer hebben, en waarvan de langetermijnbewaring en de toegankelijkheid niet langer kunnen worden gewaarborgd, naar het Rijksarchief over te brengen mits het sluiten van een overeenkomst van bewaargeving met het Rijksarchief dat verstrijkt op het ogenblik dat betrokken archieven dertig jaar oud zijn (art. 6, § 1). 3.2.3.2. De plaats van de Rijksarchieven waarnaar archieven dienen overgebracht De archiefbewaarplaatsen waarnaar archieven overgebracht moeten worden, zijn vastgesteld volgens de bepalingen van artikel 7 van het besluit : 1. voor archieven van overheden, waarvan de bevoegdheden zich uitstrekken of hebben uitgestrekt over het gehele land of het grootste deel van het land : in het Algemeen Rijksarchief;2. voor archieven van overheden waarvan de bevoegdheden zich niet over het gehele land of het grootste deel van het land uitstrekken of hebben uitgestrekt : in het Rijksarchief van het ressort waar de overheid zijn zetel heeft of op het ogenblik van zijn opheffing had;3. voor digitale archieven van overheden : in een Rijksarchief dat door de Algemeen Rijksarchivaris wordt aangewezen. 3.2.3.4. Vrijstellingen 1. De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking en het Ministerie van Defensie worden vrijgesteld van overbrenging van hun archieven van minder dan vijftig jaar op voorwaarde dat : - de langetermijnbewaring, de authenticiteit, de integriteit, de ordening, de toegankelijkheid en de leesbaarheid van de archieven worden gewaarborgd; - het publiek deze archieven onder dezelfde voorwaarden als in het Rijksarchief kan raadplegen (art. 9).

De vrijstelling van verplichte overbrenging van archieven door voornoemde overheidsinstanties, voorzien door het koninklijk besluit van 12 december 1957 (voortaan ingetrokken), vervalt (art. 30). 2. De overige overheden vermeld in het eerste artikel, eerste lid Archiefwet kunnen mits het aantonen van het administratief nut van de archieven en het waarborgen van de goede bewaring en raadpleging van deze archieven door het publiek, een vrijstelling bekomen voor een termijn van tien jaar die hernieuwbaar is (art.10). 3.2.3.5. Voorwaarden voor overbrenging Archieven kunnen slechts naar het Rijksarchief worden overgebracht mits aan de volgende voorwaarden is voldaan : 1. zij zijn op het ogenblik van de overbrenging in goede staat (art. 12, § 1); 2. zij zijn bij de overbrenging zodanig gedocumenteerd dat de raadpleging van de informatie gewaarborgd is (art.12, § 3); 3. zij werden vóór de overbrenging aan een selectie onderworpen (art. 13); 4. zij werden vóór de overbrenging desgevallend stofvrij gemaakt of ontsmet, ontdaan van schadelijke materialen en verpakt in verpakkingsmateriaal dat voldoet aan de minimale kwaliteitseisen overeenkomstig het lastenboek opgesteld door het Rijksarchief (art. 14); 5. zij worden in geordende staat overgebracht (art.15); 6. zij zijn toegankelijk, dit wil zeggen dat ze binnen een redelijke termijn beschreven kunnen worden en aan de gebruikers ter beschikking kunnen worden gesteld (art.16); 7. zij zijn bij de overbrenging vergezeld van een inventaris opgemaakt overeenkomstig de richtlijnen van het Rijksarchief (art.17) en van alle zoekinstrumenten waarmee afzonderlijke documenten of dossiers kunnen worden teruggevonden (art. 18); 8. de overheid bracht het Rijksarchief uiterlijk drie maanden vóór de voorziene datum van de overbrenging op de hoogte (art.19); 9. zij zijn bij de overbrenging vrij en onbelast en niet bezwaard met leen- of gebruikscontracten van welke aard ook (art.20, § 3); 10. de overdracht van het beheer over de archieven wordt vastgelegd in een door beide partijen ondertekende akte van overbrenging met een beknopte beschrijving van de betrokken archieven en de vermelding van de wettelijke en reglementaire beperkingen inzake raadpleging;de akte is vergezeld van de inventaris (art. 21); 11. de overbrenging geschiedt door toedoen en op kosten van de betrokken overheid (art.22).

Ik dank u voor het goede gevolg dat u aan dit schrijven zult willen geven.

De archivarissen van het Rijksarchief kunnen worden geraadpleegd over welk onderwerp ook dat u noodzakelijk lijkt.

Brussel, 19 november 2010.

De Minister van Wetenschapsbeleid, Mevr. S. LARUELLE