18 AUGUSTUS 2010. - Koninklijk besluit tot uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955

VERSLAG AAN DE KONING Sire, De wet van 6 mei 2009 houdende diverse bepalingen heeft onder meer de Archiefwet van 24 juni 1955 grondig gewijzigd. In zijn nieuw artikel 6, § 2, is bepaald dat de Koning de wijze vastlegt waarop de algemeen rijksarchivaris of diens gemachtigden het toezicht uitoefenen op de archieven van de overheden als bedoeld in artikel 1, § 1 en § 2 van de Archiefwet.

Artikel 5 van dezelfde wet van 24 juni 1955 bepaalt dat de voornoemde overheden geen enkel archiefdocument mogen vernietigen zonder toestemming van de algemeen rijksarchivaris of van diens gemachtigden.

Het ontwerp van besluit, dat ik de eer heb ter ondertekening aan Uwe Majesteit voor te leggen, strekt ertoe te voorzien in de uitvoering van die bepalingen.

Op 4 mei 2010 heeft de Raad van State zijn advies (nr. 48.101/1) uitgebracht over het ontwerp van koninklijk besluit houdende uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de Archiefwet van 24 juni 1955.

Tijdens de analyse van het ontwerp zal worden geantwoord op de gemaakte opmerkingen.

Bespreking van de artikelen Artikel 1 bevat een lijst van definities die een vereenvoudigde lezing van het besluit mogelijk maken en die meer bepaald bedoeld is voor de ambtenaren die met de toepassing ervan zullen worden belast.

De Raad van State merkt op dat er geen rechtsgrond bestaat om in het ontwerp van besluit een nadere omschrijving te geven van de overheden en openbare instellingen die onder het toepassingsgebied van de wet van 24 juni 1955 vallen. Om aan dat bezwaar tegemoet te komen, beperkt het ontwerp er zich toe te verwijzen naar de overheden waarvan sprake in artikel 1 van de Archiefwet. De archieven van de rechtbanken der rechterlijke macht, de Raad van State, de rijksbesturen, de provincies en de gemeenten, alsook de openbare instellingen die aan hun controle of administratief toezicht zijn onderworpen, vallen dus onder het toepassingsgebied van het ontwerp van besluit.

De Raad van State merkt verder op dat de omschrijving van het begrip « archieven » zeer ruim is en zowel slaat op levende als op dode archieven, hetgeen vanuit het oogpunt van de institutionele bevoegdheidsverdeling voor kritiek vatbaar is : in zijn analyse geeft de Raad van State aan de Gemeenschappen en Gewesten de bevoegdheid over de levende archieven in die aangelegenheden die tot hun bevoegdheid behoren, terwijl de federale overheid, op grond van haar residuaire bevoegdheid, steeds bevoegd is voor de « dode » archieven.

De ruime omschrijving van het begrip « archieven » wordt behouden in het ontwerp van besluit omdat de opdrachten van het Rijksarchief noodzakelijkerwijs ook betrekking hebben op levende archieven. Het Rijksarchief kan zijn taken ten aanzien van dode archieven slechts zinvol uitoefenen voor zover het toezicht kan houden op de wijze waarop archieven bewaard worden op het ogenblik dat ze nog een administratief nut hebben en dus nog levend zijn. Dat toezicht is met name nodig om ervoor te zorgen dat archieven zonder direct nut voor de administratie duurzaam bewaard kunnen worden en ter beschikking gesteld van het publiek. Om dezelfde reden wordt de bevoegdheid van het Rijksarchief inzake vernietiging van levende archieven behouden.

Het Rijksarchief kan slechts zijn opdracht op coherente wijze uitoefenen als het de vernietiging van alle archieven kan verhinderen.

De federale overheid is bovendien in elk geval bevoegd voor de levende archieven betreffende die aangelegenheden waarin de provincies en de gemeenten optreden in uitvoering van een federale bevoegdheid.

De artikelen 2 tot 10 leggen de modaliteiten en fasen vast van het toezicht op de bewaring van archieven door overheden en behoeven geen bijzonder commentaar.

Het spreekt voor zich dat de gemachtigden van de algemeen Rijksarchivaris preciseringen zullen aanbrengen naarmate de overheden op hen een beroep zullen doen. Nu al zijn zeer gedetailleerde richtlijnen voorhanden in verband met het opstellen van selectielijsten, zowel in genormaliseerde als in elektronische vorm.

Er worden ook opleidingen georganiseerd om de ambtenaren van het Rijksarchief te helpen de informatie zo optimaal mogelijk beschikbaar te stellen van de overheden.

De artikelen 11 tot 15 regelen de selectie en de vernietiging van archieven. Gelet op de opmerkingen van de Raad van State in zijn voornoemd advies, wordt duidelijk bepaald dat, zonder de schriftelijke en uitdrukkelijke toestemming van de algemeen rijksarchivaris of zijn gemachtigden, tot geen enkele fysieke vernietiging van archieven mag worden overgegaan. Die maatregel dient vooral om toevallige of accidentele vernietigingen te voorkomen en uit te sluiten, die nadelig kunnen zijn voor de bewaring van het nationaal erfgoed.

De artikelen 16 tot 18 bevatten een aantal slotbepalingen. De bewarende maatregelen die de algemeen Rijksarchivaris, de betrokken minister of voogdijministers kunnen nemen wanneer een overheid de bepalingen inzake de overbrenging niet toepast, kunnen onder andere zijn het verwijderen of het isoleren van besmette archieven, het verpakken van archieven en het inrichten van archiefruimten volgens de vigerende internationale normen.

Dankzij de voorgestelde maatregelen kan de bewaring van de hedendaagse archieven die volstrekt noodzakelijk is, in de beste omstandigheden geschieden.

Ik ben zo vrij ter aanvulling de aandacht van Uwe Majesteit te vestigen op het feit dat met het nemen van dit besluit België zich op het niveau van zijn Europese partners zal kunnen plaatsen voor wat de correcte bewaring betreft van de archieven van de Natie.

Ik heb de eer te zijn, Sire, Van Uwe Majesteit, de zeer eerbiedige en zeer getrouwe dienaar De Minister van Wetenschapsbeleid, Mevr. S. LARUELLE

Advies 48.101/1 van 4 mei 2010 van de afdeling Wetgeving van de Raad van State De Raad van State, afdeling Wetgeving, eerste kamer, op 8 april 2010 door de Minister van Wetenschapsbeleid verzocht haar, binnen een termijn van dertig dagen, van advies te dienen over een ontwerp van koninklijk besluit "betreffende de uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955", heeft het volgende advies gegeven : Rekening houdend met het tijdstip waarop dit advies gegeven wordt, vestigt de Raad van State de aandacht op het feit dat, wegens het ontslag van de regering, de bevoegdheid van deze laatste beperkt is tot het afhandelen van de lopende zaken. Dit advies wordt evenwel gegeven zonder dat wordt nagegaan of dit ontwerp in die beperkte bevoegdheid kan worden ingepast, aangezien de afdeling Wetgeving geen kennis heeft van het geheel van de feitelijke gegevens welke de regering in aanmerking kan nemen als ze te oordelen heeft of het vaststellen of het wijzigen van een verordening noodzakelijk is.

Met toepassing van artikel 84, § 3, eerste lid, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973, heeft de afdeling Wetgeving zich toegespitst op het onderzoek van de bevoegdheid van de steller van de handeling, van de rechtsgrond, alsmede van de vraag of aan de te vervullen vormvereisten is voldaan.

STREKKING EN RECHTSGROND VAN HET ONTWERP 1. Het om advies voorgelegde ontwerp van koninklijk besluit strekt ertoe het toezicht op de bewaring van archieven door overheidsinstanties te regelen, evenals de vernietiging van archieven. Onder voorbehoud van hetgeen hierna wordt opgemerkt, kan de ontworpen regeling worden geacht rechtsgrond te vinden in de artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955.

Artikel 5 van de voornoemde wet bepaalt dat de overheden, bedoeld in artikel 1, eerste en tweede lid, van de wet, geen archiefdocumenten mogen vernietigen zonder toestemming van de algemene rijksarchivaris of van diens gemachtigden. De Koning kan, met toepassing van artikel 108 van de Grondwet, worden geacht om nadere regels uit te werken met betrekking tot de vernietiging van archieven waarvoor de algemene rijksarchivaris of diens gemachtigden toestemming dienen te geven, mits die regels kunnen worden ingepast in de algemene uitvoeringsbevoegdheid die voor de Koning voortvloeit uit de voornoemde grondwetsbepaling.

Artikel 6 van de archiefwet luidt : « De stukken, die bewaard worden door de in het eerste artikel, leden 1 en 2, bedoelde overheden, staan onder het toezicht van de algemene rijksarchivaris of van diens gemachtigden.

De Koning bepaalt de wijze waarop dit toezicht dient te worden uitgeoefend". 2. In geen van de bepalingen van de archiefwet van 24 juni 1955 wordt de Koning bevoegd gemaakt om de omschrijving van de overheidsinstanties, die worden opgesomd in artikel 1, eerste en tweede lid, van die wet en waaraan wordt gerefereerd in de rechtsgrondbiedende artikelen 5 en 6, te specificeren of aan te vullen, laat staan dat de Koning dit zou kunnen doen op grond van de algemene uitvoeringsbevoegdheid die artikel 108 van de Grondwet hem verleent.In artikel 1, 7, van het ontwerp wordt nochtans een nadere omschrijving gegeven van "de overheden en de openbare instellingen vermeld in artikel 1 van de Wet".

Afgezien van de vaststelling dat het hernemen van reeds toepasselijke wetsbepalingen in een uitvoeringsbesluit geen aanbeveling verdient omdat, in geval van de niet-woordelijke overname in het besluit, de indruk wordt gewekt dat in een besluit zou kunnen worden afgeweken van de niet woordelijk overgenomen wetsbepalingen, moet worden opgemerkt dat artikel 1, 7, op diverse punten afwijkt van artikel 1, eerste lid, van de archiefwet van 24 juni 1955 en derhalve niet met die bepaling in overeenstemming is.

Zo wordt in artikel 1, eerste lid, van de wet weliswaar melding gemaakt van de Raad van State, maar niet van "de administratieve rechtscolleges", zoals in artikel 1, 7, c, van het ontwerp het geval is. In artikel 1, eerste lid, van de wet wordt melding gemaakt van "de provincies en de openbare instellingen die aan hun controle of administratief toezicht zijn onderworpen". De omschrijving in artikel 1, 7, d, van het ontwerp, stemt hiermee niet overeen en bevat daarenboven een verruiming tot andere instanties, waarvan geen melding wordt gemaakt in artikel 1, eerste lid, van de wet. Een gelijkaardige vaststelling moet worden gedaan met betrekking tot de gemeenten, waaraan wordt gerefereerd in artikel 1, tweede lid, van de wet van 24 juni 1955, maar waarvan het bepaalde in artikel 1, 7, e, op diverse punten afwijkt.

Uit wat voorafgaat blijkt dat er voor artikel 1, 7, van het ontwerp geen rechtsgrond is(1) BEVOEGDHEID De ontworpen regeling moet kunnen worden ingepast in de bevoegdheidsverdelende regels zoals die zijn uiteengezet in advies 47.624/AV/3 van 23 februari 2010 over een voorontwerp van decreet "betreffende de bestuurlijkadministratieve archiefwerking", dat aan de afdeling Wetgeving van de Raad van State werd voorgelegd door de Vlaamse minister van Bestuurszaken, Binnenlands Bestuur, Inburgering, Toerisme en Vlaamse Rand(2) In het kader van de voorliggende adviesaanvraag wordt de ontworpen regeling (3) getoetst aan de opmerkingen die betreffende de bevoegdheidsverdeling in advies 47.624/AV/3 zijn geformuleerd, zonder dat deze laatste opmerkingen worden hernomen. Ter zake wordt volstaan met een verwijzing naar het betrokken advies. Wel mag worden benadrukt dat er in dat advies wordt van uitgegaan dat de bevoegdheidsverdeling inzake archieven noodzakelijk betrekking heeft op het zogenaamde dood archief, dat nog louter een cultuurhistorisch belang heeft. Het staat immers aan elke overheid om, in het kader van haar bevoegdheden, regels te bepalen, inzonderheid qua duur, voor het bewaren van de documenten die voor de uitoefening van deze bevoegdheden nut blijven hebben. De ondergeschikte besturen moeten de voorschriften naleven die in voorkomend geval in dit verband door de bevoegde wetgever worden bepaald.

Als daarentegen een document geen nut meer heeft voor de uitoefening van de bevoegdheden in verband waarmee het geproduceerd is, of geacht wordt geen nut meer te hebben krachtens de relevante wetgeving, wordt het lot ervan geregeld door de wetgever die bevoegd is voor de dode archieven, namelijk de gemeenschappen of de federale Staat, elk voor hun of zijn territoriale bevoegdheid(4) en met uitzondering van wat behoort tot de taak van het Rijksarchief waarvoor alleen de federale Staat bevoegd is.

In het licht van het voornoemde uitgangspunt moet worden vastgesteld dat de omschrijving van het begrip "overheidsinstantie(s)", in artikel 1, 7, van het ontwerp, niet enkel op ernstige bezwaren van rechtsgrond stuit, doch ook op bevoegdheidsrechtelijk vlak bezwaarlijk ongewijzigd zou kunnen zijn gehandhaafd. Zo roept bijvoorbeeld de vermelding van de polders en de wateringen, in artikel 1, 7, d, van het ontwerp, vragen op ermee rekening houdend dat uit advies 47.624/AV/3 valt af te leiden dat het dode archief van de betrokken instanties een gemeenschapsbevoegdheid betreft. Daarnaast lijkt bij de verwijzing naar "de administratieve rechtscolleges" in artikel 1, 7, c, - waarvoor evenmin rechtsgrond is - er onvoldoende mee rekening te zijn gehouden dat dergelijke rechtscolleges mogelijk ook door de gemeenschappen en gewesten kunnen zijn opgericht.

Uit advies 47.624/AV/3 valt eveneens af te leiden dat de bevoegdheid inzake het levend archief van de provincies, de gemeenten en de instellingen die aan hun controle of administratief toezicht zijn onderworpen, aan de gewesten of de gemeenschappen toekomt. Het toezicht op de bewaring van deze levende archieven behoort derhalve niet tot de bevoegdheid van de federale overheid. Derhalve kunnen de artikelen 2 tot 10 niet in het ontwerp worden behouden in de mate zij ook op de desbetreffende levende archieven van toepassing zijn.

ONDERZOEK VAN DE TEKST Aanhef 1. De aanhef van het ontwerp moet aanvangen met een nieuw toe te voegen lid, luidende : « Gelet op de Grondwet, artikel 108;". 2. De verwijzing naar "het koninklijk besluit van... betreffende de uitvoering van de artikelen 1 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955" heeft geen betrekking op een koninklijk besluit waarvan het ontwerp de wijziging of opheffing beoogt. De vermelding van dat koninklijk besluit is evenmin noodzakelijk voor een goed begrip van het ontwerp(5). Het betrokken lid wordt derhalve beter weggelaten uit de aanhef. 3. In het lid van de aanhef waarin wordt gerefereerd aan het advies van de Inspecteur van Financiën moet de datum van 19 januari 2010 worden vervangen door die van 26 januari 2010. Artikel 1 1. Zoals in artikel 1, 1, van het ontwerp het begrip "wet" wordt omschreven, worden voor de toepassing van de ontworpen regeling eventuele toekomstige wijzigingen van de archiefwet van 24 juni 1955 buiten beschouwing gelaten.Vraag is of dit de bedoeling is. 2. De omschrijving van het begrip "archieven" is zeer ruim en slaat op zowel de levende als de dode archieven ("alle stukken... ongeacht hun datum,... ontwikkelingsstadium of drager"). Rekening houdend met hetgeen in dit advies is opgemerkt met betrekking tot de bevoegdheidsverdelende regels zou een daarop beter afgestemde begripsomschrijving op haar plaats zijn.

In artikel 1, 2, tweede lid, moet in de Nederlandse tekst bovendien melding worden gemaakt van de "documenten vermeld in het vorige lid" en niet van de "documenten vermeld in de vorige paragraaf". 3. Wat de omschrijving van het begrip "overheidsinstantie(s)" in artikel 1, 7, van het ontwerp betreft, wordt verwezen naar hetgeen hieromtrent reeds in dit advies is opgemerkt. Artikel 11 In artikel 11, § 2, van het ontwerp is niet duidelijk welke "vaststelling, voorzien door artikel 13, § 2 van het koninklijk besluit van... » wordt beoogd. Indien de staat wordt bedoeld waarvan melding wordt gemaakt in artikel 13, § 2, van het ontwerp van koninklijk besluit "in uitvoering van artikelen 1 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955", waarover de Raad van State, afdeling Wetgeving, heden advies 48.100/1 uitbrengt, zou zulks op een meer precieze wijze moeten worden aangegeven. In ieder geval dient het opschrift van het beoogde koninklijk besluit te worden vermeld.

Artikel 13 1. De indeling in 1° en 2° moet vervallen.Daarenboven moet de discordantie tussen de Nederlandse ("officieel verzoek... om toelating tot vernietiging") en de Franse tekst ("une demande officielle d'autorisation ou d'élimination") van artikel 13, eerste lid, worden weggewerkt. 2. Uit artikel 13 valt niet duidelijk af te leiden of overheidsinstanties documenten kunnen vernietigen indien geen antwoord werd ontvangen op het in die bepaling bedoelde verzoek en of de selectielijst in dat verband kan worden gelijkgesteld met de voorafgaande schriftelijke toelating tot fysieke vernietiging van de betrokken archieven.De gemachtigde verstrekte wat dat betreft de volgende toelichting : « Het Rijksarchief wenst ten allen tijde zijn formeel akkoord te verlenen omdat uit het verleden is gebleken dat selectielijsten soms snel verouderen en aanleiding geven tot afwijkende 'interpretaties', met alle gevolgen van dien. Voor elke vernietigingsaanvraag wordt een formeel antwoord aan het dossier van de betrokken archiefvormer toegevoegd".

Ten einde te voorkomen dat artikel 13 vragen oproept zoals de voornoemde kan worden overwogen om in die bepaling het absolute vereiste van het bestaan van een voorafgaande schriftelijke toelating tot vernietiging te expliciteren.

Artikel 16 Het is niet duidelijk waaruit de "corrigerende maatregelen", bedoeld in artikel 16 van het ontwerp, precies bestaan, noch door wie deze dienen te worden genomen. Deze onduidelijkheden bevorderen uiteraard niet de begrijpelijkheid van de ontworpen regeling. Daarenboven moet worden vastgesteld dat artikel 16 deel uitmaakt van hoofdstuk 3 van het ontwerp, dat op de vernietiging van archieven betrekking heeft en niet op het toezicht op de bewaring van de archieven. Het toepassingsgebied van artikel 16 is bijgevolg evenmin duidelijk.

In verband met het begrip "corrigerende maatregelen" preciseerde de gemachtigde het volgende : « De bedoeling van dit artikel is enerzijds de voogdijminister van het Rijksarchief en de politiek verantwoordelijke voor de correcte uitvoering en toepassing van de Archiefwet te informeren, en anderzijds de 'vakminister' ervan op de hoogte te stellen dat er bijkomende acties en initiatieven nodig en wenselijk zijn zoals b.v. het nemen van conserverende maatregelen (verwijderen of isoleren van besmette archieven, verpakken van archieven, inrichten van archiefruimten volgens de vigerende internationale normen e.d.)".

Het begrip "corrigerende maatregelen", in artikel 16 van het ontwerp zou, in het licht van de aangehaalde verduidelijking, dienovereenkomstig nader moeten worden afgebakend. Indien het de bedoeling is om artikel 16 van het ontwerp een algemene draagwijdte mee te geven die niet beperkt blijft tot de vernietiging van archieven, zou dat artikel bovendien in hoofdstuk 4, "Slotbepalingen", moeten worden opgenomen.

Artikel 18 Tenzij er een bijzondere reden is waarom wordt afgeweken van de gangbare termijn van inwerkingtreding van besluiten, wordt artikel 18 beter uit het ontwerp weggelaten.

De kamer was samengesteld uit : de Heren : M. Van Damme, kamervoorzitter;

J. Baert, W. Van Vaerenbergh staatsraden;

M. Tison, L. Denys, assessoren van de afdeling Wetgeving, Mevr. G. Verberckmoes, griffier.

Het verslag werd uitgebracht door Mevr. I. Verheven, auditeur.

De overeenstemming tussen de Franse en de Nederlandse tekst werd nagezien onder toezicht van de heer M. Van Damme.

De griffier, G. Verberckmoes.

De voorzitter, M. Van Damme. (1) "overheidsinstantie", in de zin van artikel 1, 7, van het ontwerp, te worden vervangen door een verwijzing naar de overheden zoals die worden omschreven in artikel 1 van de archiefwet van 24 juni 1955. (2) De Raad van State, afdeling Wetgeving, heeft op het ogenblik van het uitbrengen van dit advies geen kennis van het nummer van het parlementair document waarin advies 47.624/AV/3 zal worden opgenomen.

Het betrokken advies wordt daarom tevens bijgevoegd als bijlage bij het voorliggende advies. (3) De Raad van State, afdeling Wetgeving, is naar aanleiding van de voorliggende adviesaanvraag niet overgegaan tot een toetsing van de overeenstemming van de archiefwet van 24 juni 1955 aan de bevoegdheidsverdelende regels.(4) De gewesten kunnen weliswaar voor hun eigen archieven, alsook voor de archieven van de instellingen die van de gewesten afhangen, normen uitvaardigen, maar ze moeten evenwel de normen naleven die, naargelang het geval, worden vastgesteld door de gemeenschap of gemeenschappen of door de federale Staat, die bevoegd zijn voor het culturele erfgoed.(5) Ter zake kan worden volstaan met een verwijzing naar het betrokken koninklijk besluit in de tekst van het ontwerp. 18 AUGUSTUS 2010. - Koninklijk besluit tot de uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955 ALBERT II, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op artikel 108 van de Grondwet;

Gelet op het decreet van 7 messidor jaar II (25 juni 1794) betreffende de organisatie van het archief bij de volksvertegenwoordiging, gewijzigd bij de wet van 19 juli 1991;

Gelet op de wet van 5 brumaire jaar V (26 oktober 1796) waarbij wordt bepaald dat alle door de Republiek verkregen titels en stukken in de hoofdplaatsen van de departementen moeten worden samengebracht;

Gelet op de archiefwet van 24 juni 1955, inzonderheid de artikelen 5 en 6, gewijzigd door de wet van 6 mei 2009;

Gelet op het advies van de Wetenschappelijke raad van het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, uitgebracht op 29 oktober 2009;

Gelet op het advies van de Inspecteur van Financiën, gegeven op 26 januari 2010;

Gelet op het advies nr 48.101/1 van de Raad van State, gegeven op 4 mei 2010, in toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 1°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;

Op de voordracht van Onze Minister van Wetenschapsbeleid, Hebben Wij besloten en besluiten Wij : HOOFDSTUK 1. - Definities

Artikel 1.§ 1. Voor de toepassing van dit besluit, wordt verstaan onder : 1. « Wet », de Archiefwet van 24 juni 1955;2. « Archieven », alle documenten die ongeacht hun datum, materiële vorm, ontwikkelingsstadium of drager naar hun aard bestemd zijn om te berusten bij een overheid of een privaat persoon, een vennootschap of een vereniging van privaat recht die ze heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn of haar activiteiten, zijn of haar taken of tot vastlegging van zijn of haar rechten en plichten; De documenten vermeld in het vorige lid omvatten eveneens deze die deel uitmaken van het domein van de Belgische Staat en zijn rechtsvoorgangers door vrijwillige verwerving of verwerving tegen betaling, incorporatie, secularisering, nationalisatie, confiscatie, rechtsovergang, schenking of legaat; 3. « Rijksarchief », het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën;4. « Minister », de Minister die bevoegd is voor het Rijksarchief; 5.« Algemeen Rijksarchivaris », de Algemeen directeur van het Rijksarchief, 6. « Gemachtigde », lid van het personeel van het Rijksarchief dat gedelegeerd is door de Algemeen Rijksarchivaris voor een bij dit besluit vastgelegde opdracht;7. « Overheid », de overheden zoals die worden omschreven in artikel 1 van de Wet;8. « Selectielijst », een systematische opsomming van de archieven van een overheid, die voor elk van de categorieën archieven tenminste de volgende informatie bevat : de benaming of de beschrijving van de inhoud, de bewaartermijn en de definitieve bestemming;9. « Bewaartermijn », periode tijdens dewelke de archieven dienen bewaard te worden door de overheid die ze heeft opgemaakt of ontvangen of door zijn rechtsopvolger, omwille van hun administratief nut;10. « Definitieve bestemming », de bestemming die de archieven krijgen bij het verstrijken van de bewaartermijn.De definitieve bestemming is hetzij de permanente bewaring, hetzij de vernietiging. HOOFDSTUK 2. - Het toezicht op de bewaring van de archieven door de overheden

Art. 2.De Algemeen Rijksarchivaris of zijn gemachtigden oefenen toezicht uit op de wijze waarop de overheden de archieven beheren en bewaren die bij hen berusten, ongeacht hun drager en materiële vorm.

Art. 3.Het toezicht bestaat uit de controle van de omstandigheden waarin de archieven worden beheerd en bewaard, opdat de langetermijnbewaring, de authenticiteit, de integriteit, de ordening, de toegankelijkheid en de leesbaarheid van de informatie die zij bevatten gedurende de hele levenscyclus gewaarborgd blijven.

Art. 4.Daartoe voeren de Algemeen Rijksarchivaris of zijn gemachtigden inspecties uit bij de overheden. Ze leggen in verslagen de vaststellingen en eventuele aanbevelingen vast die noodzakelijk zijn om de omstandigheden te verbeteren waarin archieven worden beheerd en bewaard. Deze verslagen worden aan de betrokken overheden overgemaakt en kunnen, bij beslissing van de Algemeen Rijksarchivaris, openbaar gemaakt worden.

Art. 5.De Algemeen Rijksarchivaris of zijn gemachtigden stellen richtlijnen op, doen aanbevelingen of geven advies aan de overheden over het beheer, de ordening, de toegankelijkheid en de bewaring van hun archieven. Deze richtlijnen, aanbevelingen en adviezen worden verspreid en openbaar gemaakt.

Art. 6.Op voorstel van de Algemeen Rijksarchivaris legt de Minister de technische normen vast die een overheid in acht moet nemen bij de inrichting van archiefruimten.

Art. 7.De overheden zijn gehouden hun archieven te bewaren in ruimten die daarvoor geschikt zijn, voorzien van een aangepaste inrichting en in de juiste bewaaromstandigheden volgens de technische normen voorzien in artikel 6.

Art. 8.De overheden zijn ertoe gehouden gekwalificeerd personeel te belasten met het beheer en de bewaring van hun archieven. Ze bezorgen aan de Algemeen Rijksarchivaris de namen, kwalificatie en persoonlijke gegevens van deze personen.

Art. 9.De overheden beschrijven en ordenen hun archieven systematisch opdat ze binnen een redelijke termijn teruggevonden kunnen worden : er wordt een inventaris van opgesteld en bijgehouden.

Art. 10.Elke overheid is verplicht om aan de gemachtigden van de Algemeen Rijksarchivaris toegang te verlenen tot de archieven in zijn bezit, ongeacht de drager en de materiële vorm.

De noodzakelijke procedures en voorzorgsmaatregelen worden genomen om toegang te verlenen tot archieven die een classificatie kregen of die persoonsgegevens bevatten en dit met inachtneming van de vigerende wetgeving. HOOFDSTUK 3. - De vernietiging van archieven

Art. 11.§ 1. Zonder de schriftelijke en uitdrukkelijke toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris of zijn gemachtigden mag niet overgaan worden tot de fysieke vernietiging van archieven. § 2. Indien de archieven die bestemd zijn voor de overdracht een fysiek gevaar inhouden voor personen en voor andere archieven die door het Rijksarchief worden bewaard, nemen de Algemeen Rijksarchivaris of zijn gemachtigden de noodzakelijke passende maatregelen nadat de vaststelling, voorzien door artikel 12, § 2 van het koninklijk besluit van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de artikelen 1, 5 en 6bis van de Wet, is gebeurd.

Art. 12.§ 1. De Algemeen Rijksarchivaris of zijn gemachtigden schatten de wetenschappelijke, historische en maatschappelijke waarde van de archieven in. Zij leggen de definitieve bestemming van de archieven vast. Hun beslissingen worden vastgelegd in selectielijsten of in specifieke toelatingen tot vernietiging. § 2. De selectielijst wordt opgesteld door de Algemeen Rijksarchivaris of zijn gemachtigden in overleg en in samenwerking met de personeelsleden die hiervoor door de betrokken overheid worden aangesteld.

De selectielijst kan ook worden opgesteld door de betrokken overheidsinstantie, met de methodologische hulp en ondersteuning van een gemachtigde van de Algemeen Rijksarchivaris. § 3. De selectielijst is een openbaar document. Ze wordt gevalideerd door de Algemeen Rijksarchivaris. Ze treedt in werking en wordt geactualiseerd op zijn initiatief. § 4. Indien de overheid nog niet beschikt over een goedgekeurde selectielijst, kan door de Algemeen Rijksarchivaris of zijn gemachtigden een toelating tot vernietiging afgeleverd worden die zich beperkt tot bepaalde categorieën archieven.

Art. 13.Om de toelating tot vernietiging zoals bedoeld in artikel 11, § 1 te vragen, richt de overheid een schriftelijk verzoek aan het Rijksarchief. Dit verzoek omvat een beschrijving van de te vernietigen archieven.

Indien de overheid over een goedgekeurde selectielijst beschikt, gebeurt het verzoek minstens één maand voor de voorgenomen vernietiging.

Indien de overheid nog niet over een goedgekeurde selectielijst beschikt, gebeurt het verzoek minstens twee maanden voor de voorgenomen vernietiging.

Art. 14.Na elke vernietiging stelt de overheid een verklaring van vernietiging op, bestemd voor het Rijksarchief. Deze verklaring bevat ten minste de verwijzing naar de schriftelijke toestemming van het Rijksarchief en een beschrijving van de vernietigde archieven.

Art. 15.Wanneer een overheid overeenkomstig artikel 23 van het koninklijk besluit van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de artikelen 1, 5 en 6bis van de Wet, digitale archieven aan het Rijksarchief overdraagt, moet zij tijdelijk een kopie van de archieven en van de gegevens bewaren. Deze kopie mag pas vernietigd worden na betekening van een ontvangstmelding door het Rijksarchief. HOOFDSTUK 4. - Slotbepalingen

Art. 16.Wanneer een overheid handelt in strijd met dit besluit, stelt de Algemeen Rijksarchivaris de Minister alsook de betrokken voogdijminister(s) hiervan in kennis. De Algemeen Rijksarchivaris, de Minister of de betrokken voogdijminister(s) kunnen corrigerende maatregelen nemen.

Art. 17.Jaarlijks brengt de Algemeen Rijksarchivaris verslag uit aan de Eerste Minister en aan de Minister over de vaststellingen die tijdens het voorbije kalenderjaar werden gedaan inzake het toezicht en de vernietiging van archieven. Dit verslag wordt publiek gemaakt en verspreid.

Art. 18.Onze Minister van Wetenschapsbeleid is belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 18 augustus 2010.

ALBERT Van Koningswege : De Minister van Wetenschapsbeleid, Mevr. S. LARUELLE