PROGRAMMATORISCHE FEDERALE OVERHEIDSDIENST WETENSCHAPSBELEID

Omzendbrief met betrekking tot het ministerieel besluit van 12 december 2016Relevante gevonden documenten type ministerieel besluit prom. 12/12/2016 pub. 21/12/2016 numac 2016021099 bron programmatorische federale overheidsdienst wetenschapsbeleid Ministerieel besluit tot gedeeltelijke uitvoering van artikel 6 van het koninklijk besluit van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955 sluiten tot gedeeltelijke uitvoering van artikel 6 van het koninklijk besluit van 18 augustus 2010Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 18/08/2010 pub. 23/09/2010 numac 2010021091 bron programmatorische federale overheidsdienst wetenschapsbeleid Koninklijk besluit tot uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955 type koninklijk besluit prom. 18/08/2010 pub. 23/09/2010 numac 2010021090 bron programmatorische federale overheidsdienst wetenschapsbeleid Koninklijk besluit tot uitvoering van artikelen 1, 5 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955 type koninklijk besluit prom. 18/08/2010 pub. 22/10/2010 numac 2010021098 bron programmatorische federale overheidsdienst wetenschapsbeleid Koninklijk besluit betreffende de uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955. - Addendum type koninklijk besluit prom. 18/08/2010 pub. 22/10/2010 numac 2010021097 bron programmatorische federale overheidsdienst wetenschapsbeleid Koninklijk besluit in uitvoering van artikelen 1, 5 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955 sluiten tot uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archief wet van 24 juni 1955Relevante gevonden documenten type wet prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Archiefwet sluiten Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale overheidsdiensten, de instellingen van openbaar nut en gelijkgestelde instellingen, de openbare instellingen van de sociale zekerheid, de bijzondere korpsen.

Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, Mevrouw de Staatssecretaris, Mijnheer de Staatssecretaris, Mevrouw de Voorzitter, Mijnheer de Voorzitter, Mevrouw de Administrateur-generaal, Mijnheer de Administrateur-generaal, Brussel, 12 december 2016 Deze omzendbrief heeft tot doel om toelichting te geven bij de context en het toepassingsveld van het ministerieel besluit van 12 december 2016Relevante gevonden documenten type ministerieel besluit prom. 12/12/2016 pub. 21/12/2016 numac 2016021099 bron programmatorische federale overheidsdienst wetenschapsbeleid Ministerieel besluit tot gedeeltelijke uitvoering van artikel 6 van het koninklijk besluit van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955 sluiten enerzijds, en bij een aantal normen die in de bepalingen van dit besluit aan bod komen anderzijds. De circulaire is bedoeld voor verantwoordelijken van federale overheden die willen overgaan tot de bouw, de inrichting, de modernisering en/of het huren van gebouwen met archieflokalen voor hun organisatie.

In voorliggende tekst dient elke verwijzing naar « het MB van 12 december 2016 » of naar « het MB », of nog naar « het besluit » zonder verdere specificatie, geïnterpreteerd te worden als een verwijzing naar het ministerieel besluit van 12 december 2016Relevante gevonden documenten type ministerieel besluit prom. 12/12/2016 pub. 21/12/2016 numac 2016021099 bron programmatorische federale overheidsdienst wetenschapsbeleid Ministerieel besluit tot gedeeltelijke uitvoering van artikel 6 van het koninklijk besluit van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955 sluiten. tot gedeeltelijke uitvoering van artikel 6 van het koninklijk besluit van 18 augustus 2010Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 18/08/2010 pub. 23/09/2010 numac 2010021091 bron programmatorische federale overheidsdienst wetenschapsbeleid Koninklijk besluit tot uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955 type koninklijk besluit prom. 18/08/2010 pub. 23/09/2010 numac 2010021090 bron programmatorische federale overheidsdienst wetenschapsbeleid Koninklijk besluit tot uitvoering van artikelen 1, 5 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955 type koninklijk besluit prom. 18/08/2010 pub. 22/10/2010 numac 2010021098 bron programmatorische federale overheidsdienst wetenschapsbeleid Koninklijk besluit betreffende de uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955. - Addendum type koninklijk besluit prom. 18/08/2010 pub. 22/10/2010 numac 2010021097 bron programmatorische federale overheidsdienst wetenschapsbeleid Koninklijk besluit in uitvoering van artikelen 1, 5 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955 sluiten tot uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archief wet van 24 juni 1955Relevante gevonden documenten type wet prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Archiefwet sluiten. 1. Context Voor het beheer van archieven bij de federale overheid is de archief wet van 24 juni 1955Relevante gevonden documenten type wet prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Archiefwet sluiten zoals gewijzigd bij de wet van 6 mei 2009 van toepassing. De term `archieven' verwijst zowel naar papieren als naar digitale documenten. Archieven zijn documenten die door een overheidsadministratie worden opgemaakt of ontvangen bij de uitoefening van zijn/haar taken en activiteiten, ongeacht hun datum, materiële vorm, ontwikkelingsstadium of drager. De archiefwet en de uitvoeringsbesluiten hebben tot doel overheden tot een rationeel archiefbeleid aan te zetten en de duurzame bewaring van maatschappelijk relevante overheidsinformatie te waarborgen.

Eén van de uitvoeringsbesluiten van deze wet, nl. het KB van 18 augustus 2010 betreffende de uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archief wet van 24 juni 1955Relevante gevonden documenten type wet prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Archiefwet sluiten (beter bekend als het `KB toezicht en vernietiging van archieven'), vormt de rechtsgrond van het ministerieel besluit van 12 december 2016Relevante gevonden documenten type ministerieel besluit prom. 12/12/2016 pub. 21/12/2016 numac 2016021099 bron programmatorische federale overheidsdienst wetenschapsbeleid Ministerieel besluit tot gedeeltelijke uitvoering van artikel 6 van het koninklijk besluit van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955 sluiten. In dit KB zijn nl. een reeks minimale kwaliteitseisen vastgelegd inzake goede, geordende en toegankelijke bewaring van archieven, zowel van archieven op papieren dragers als deze op digitale dragers.

De overheden zijn ertoe gehouden hun archieven te bewaren in ruimten die hiervoor geschikt zijn, voorzien van een aangepaste inrichting en in goede bewaaromstandigheden volgens de technische normen vastgelegd door de bevoegde minister (voornoemd KB, artikel 7). Het MB van 12 december 2016, dat het voorwerp uitmaakt van deze circulaire, heeft precies de bedoeling om deze technische normen vast te leggen. 2. Doelgroep Het ministerieel besluit richt zich tot : - de overheden en openbare instellingen opgesomd in artikel 2 § 2, namelijk : 1° ) de Federale overheidsdiensten, de Programmatorische federale diensten, het Ministerie van Defensie en de diensten die er van afhangen;2° ) de openbare instellingen en instellingen van openbaar nut, die onder de bevoegdheid, de vogdij of de controle van de federale overheid staan;3° ) de naamloze vennootschappen van publiek recht met sociaal oogmerk;4° ) de openbare instellingen van sociale zekerheid;5° ) de autonome overheidsbedrijven;6° ) de hoven en rechtbanken van de Rechterlijke Orde en de griffies en parketten die er onder vallen;7° ) de Raad van State. - de Regie der Gebouwen, die instaat voor de huisvesting van de federale overheid. Zij moet er op toe zien dat de technische normen van het besluit geïntegreerd worden in de lastenboeken voor de bouw, de renovatie en de huur van gebouwen met archieflokalen. 3. Toepassingsgebied Het toepassingsgebied van het MB van 12 december 2016 verdient wat nadere uitleg. o Artikel 2, § 1, stelt dat het besluit van toepassing is « op archieflokalen van overheden en openbare instellingen opgesomd in § 2, waar semi-dynamische archieven worden bewaard die na het verstrijken van de bewaartermijn, in uitvoering van de door de Algemeen Rijksarchivaris gevalideerde selectielijsten, bestemd zijn voor overbrenging naar het Rijksarchief ».

Wat zijn semi-dynamische archieven? Binnen de archiefvorming wordt onderscheid gemaakt tussen verschillende `archieffasen' : de dynamische, de semi-dynamische en de statische fase. De dynamische fase verloopt gelijktijdig met de uitvoering van de activiteiten en taken. Het is de fase waarin de dossiers in behandeling zijn en er dus nog veelvuldig documenten gewijzigd en toegevoegd worden. De term `dynamisch archief' verwijst m.a.w. naar actueel archief met regelmatige raadpleegfrequentie.

Semi-dynamische archieven daarentegen zijn archieven/dossiers die afgehandeld zijn, maar die om administratieve of juridische redenen, of omwille van hun informatieve of bewijswaarde nog een zekere tijd bewaard moeten worden. Het betreft m.a.w. documenten die niet meer frequent geconsulteerd worden, maar waarvan de bewaartermijn nog niet verstreken is.

Na het verstrijken van de bewaartermijn belanden archieven in de statische fase. Het is op dit moment dat er een selectie dient te gebeuren conform de selectierichtlijnen van het Rijksarchief. Een deel van het archief mag mits toestemming van het Rijksarchief vernietigd worden. Andere archiefreeksen moeten omwille van hun wetenschappelijke, historische en maatschappelijke waarde voor permanente bewaring overgebracht worden naar het Rijksarchief.

De technische normen en basisregels opgenomen in het MB van 12 december 2016 zijn uitsluitend van toepassing op archieflokalen waar semi-dynamische archieven worden bewaard die na het verstrijken van de bewaartermijn bestemd zijn voor overbrenging naar het Rijksarchief.

Een archieflokaal waar uitsluitend boekhoudkundige documenten bewaard worden die na 10 jaar vernietigd mogen worden, dient bijgevolg niet aan deze normen en basisregels te voldoen; een archieflokaal in een rechtbank van eerste aanleg waar de rollen, de zittingsbladen en de vonnissen van de rechtbank bewaard worden, wel. Het betreft hier immers archieven die na het verstrijken van de bewaartermijn naar het Rijksarchief moeten worden overgebracht. o Artikel 2, § 3, stipuleert dat het besluit van toepassing is « op archieflokalen in gebouwen die nog moeten worden opgetrokken of ingrijpend gerenoveerd (met indiening van een aanvraag voor een stedenbouwkundige vergunning bij de bevoegde overheden, en voor zover de archieflokalen betrokken zijn bij de renovatie), of in nieuw gehuurde gebouwen vanaf de inwerkingtreding van het besluit ».

Het besluit is van toepassing, ongeacht het gebouwtype waarin de archieflokalen zich bevinden, en ongeacht de locatie en de eigenaar.

Het besluit is niet verplicht van toepassing op archieflokalen in gebouwen waarvoor een aanvraag voor een stedenbouwkundige vergunning (voor een nieuwbouw of voor een ingrijpende renovatie) werd ingediend of waarvoor de aanbesteding inzake verhuring werd gepubliceerd vóór de inwerkingtreding van het besluit.

In geval van ingrijpende renovatiewerken kan het voorkomen dat bepaalde eisen van het besluit slechts gedeeltelijk toegepast worden, afhankelijk van de bestaande constellatie en na onderzoek van de technische haalbaarheid en validatie door de Regie der Gebouwen. Het betreft meer bepaald de eisen van artikel 3 : 3°, 5°, 6°, 8°, 10°, 12°.

Bijvoorbeeld : - er kan worden afgeweken van de regels inzake draagkracht van de vloeren (artikel 3, 5° ) indien de renovatie de structuur van het gebouw niet verandert, maar uitsluitend de afwerking betreft, en indien de bestaande structuur niet toelaat om het gebouw tegen een redelijke prijs in overeenstemming te brengen met het besluit; - er kan gedeeltelijk worden afgeweken van de regels inzake brandbeveiliging (artikel 3, 6° ) indien de bestaande configuratie niet toelaat om het gebouw tegen een redelijke prijs in overeenstemming te brengen met het besluit, of indien aanpassingswerken niet toegestaan zijn omwille van het historisch karakter of de erfgoedwaarde van het gebouw.

Weliswaar dient steeds gezocht te worden naar alternatieve oplossingen die zo veel mogelijk de normale prestatievereisten benaderen.

Voor de archieflokalen waarop dit besluit gedeeltelijk van toepassing is, zal men er naar streven om de eisen van het besluit toch maximaal na te leven. Ze dienen beschouwd te worden als aanbevelingen van goede praktijken die op termijn voor alle archieflokalen nagestreefd dienen te worden. 4. Structuur en inhoud Het MB van 12 december 2016 bestaat uit drie hoofdstukken : o Hoofdstuk I : Definities en toepassingsgebied o Hoofdstuk II : Archieflokalen o Hoofdstuk III : Slotbepalingen Binnen hoofdstuk II wordt onderscheid gemaakt tussen : o Afdeling 1 : Lokalen voor de bewaring van papieren archieven o Afdeling 2 : Lokalen voor de bewaring van archieven op andere dan papieren dragers en van digitale archieven op dragers zonder elektrische voeding of op dragers met een niet aangeschakelde elektrische voeding o Afdeling 3 : Lokalen voor de bewaring van digitale archieven op dragers met een aangeschakelde elektrische voeding (datacenters) In de drie afdelingen wordt beschreven aan welke technische voorschriften de lokalen moeten voldoen.In de tekst wordt verwezen naar een aantal Belgische normen (NBN normen; uitgegeven door het Bureau voor Normalisatie - www.nbn.be), waarvan de titels hieronder worden opgelijst.

Verwijzing

Normnummer

Titel norm

Afdl. 1, art. 3, 5°

NBN EN 1991-1-1 : 2002 (+ ANB : 2007)

Eurocode 1 - Belastingen op constructies.

Deel 1-1 : Algemene belastingen - Volumieke gewichten, eigen gewicht en opgelegde belastingen voor gebouwen (+ AC : 2009).

Afdl. 1, art. 3, 6° a

NBN S 21-100-1 : 2015 NBN S 21-100-2 : 2015

Branddetectie- en brandmeldsystemen.

Deel 1 : Regels voor de risicoanalyse en de evaluatie van de behoeftes, de studie en het ontwerp, de plaatsing, de indienststelling, de controle, het gebruik, het nazicht en het onderhoud.

Branddetectie- en brandmeldsystemen.

Deel 2 : Kwalificaties en competenties.

Afdl. 1, art. 3, 6° b

NBN EN 13501-1+A1 : 2010 NBN EN 13501-2+A1 : 2016

Brandclassificatie van bouwproducten en bouwdelen - Deel 1 : Classificatie op grond van resultaten van beproeving van het brandgedrag.

Brandclassificatie van bouwproducten en bouwdelen - Deel 2 : Classificatie op grond van resultaten van brandwerendheidsproeven, behalve voor ventilatiesystemen.

Opmerking : voor bestaande gebouwen kan de overeenstemming met de vroegere Belgische reactieklassen bepaald worden m.b.v. de tabellen V en VI van de bijlage 4 van het koninklijk besluit van 12 juli 2012Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 12/07/2012 pub. 21/09/2012 numac 2012000469 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Koninklijk besluit van 12 juli 2012 tot wijziging van het koninklijk besluit van 7 juli 1994 tot vaststelling van de basisnormen voor de preventie van brand en ontploffing waaraan de nieuwe gebouwen moeten voldoen sluiten tot wijziging van het koninklijk besluit van 7 juli 1994 tot vaststelling van de basisnormen voor de preventie van brand en ontploffing waaraan de nieuwe gebouwen moeten voldoen (Belgisch Staatsblad, 21.09.2012, p. 58557-58558)

Afdl. 1, art. 3, 10° Afdl. 2, art. 4, § 4 Afdl. 3, art. 5, 9°

NBN EN 779 : 2012

Stoffilters voor algemene ventilatie - Bepaling van de filterprestatie.

Afdl. 1, art. 3, 10°

NBN EN 13779 : 2010

Ventilatie voor niet-residentiële gebouwen - Prestatie-eisen voor ventilatie- en luchtbehandelingssystemen.

Adfl. 1, art. 3, 11° Afdl. 3, art. 5, 10°

NBN EN 12464-1 : 2011

Licht en verlichting - Werkplekverlichting.

Deel 1 : Werkplekken binnen.

Afdl. 1, art. 3, 13°

NBN EN 1627 : 2011

Deuren voor voetgangers, ramen, gordijnmuren, roosters en luiken - Inbraakwerendheid - Eisen en classificatie.

Afdl. 3, art. 5, 11°

NBN EN 62305-1 : 2011, -2 : 2012, -3 : 2011 & -4 : 2011

Bliksembeveiliging - Deel 1 : Algemene principes - Deel 2 : Risicomanagement - Deel 3 : Fysieke schade aan objecten en letsel aan mens en dier - Deel 4 : Elektrische en elektronische systemen in objecten.

Référence

Numéro de la norme

Libellé de la norme

Section 1, art. 3, 5°

NBN EN 1991-1-1 : 2002 (+ ANB : 2007)

Eurocode 1 - Actions sur les structures.

Partie 1-1 : Actions générales - Poids volumiques, poids propres, charges d'exploitation pour les bâtiments (+ AC : 2009).

Section 1, art. 3, 6° a

NBN S 21-100-1 : 2015 NBN S 21-100-2 : 2015

Systèmes de détection et d'alarme incendie. Partie 1 : Règles pour l'analyse des risques et l'évaluation des besoins, l'étude et la conception, le placement, la mise en service, le contrôle, l'utilisation, la vérification et la maintenance.

Systèmes de détection et d'alarme incendie.

Partie 2 : Qualifications et compétences.

Section 1, art. 3, 6° b

NBN EN 13501-1+A1 : 2010 NBN EN 13501-2+A1 : 2016

Classement au feu des produits et éléments de construction - Partie 1 : Classement à partir des données d'essais de réaction au feu.

Classement au feu des produits et éléments de construction - Partie 2 : Classement à partir des données d'essais de résistance au feu à l'exclusion des produits utilisés dans les systèmes de ventilation.

Remarque : pour les bâtiments existants, la correspondance vis-à-vis des anciennes classes belges de réaction au feu peut être établie à l'aide des tableaux V et VI de l'annexe 4 de l'arrêté royal du 12 juillet 2012 modifiant l'arrêté royal du 7 juillet 1994 fixant les normes de base en matière de prévention contre l'incendie et l'explosion, auxquelles les bâtiments nouveaux doivent satisfaire (Moniteur belge, 21.09.2012, p. 58557-58558).

Section 1, art. 3, 10° Section 2, - art. 4, § 4 Section 3, - art. 5, 9°

NBN EN 779 : 2012

Filtres à air de ventilation générale pour l'élimination des particules - Détermination des performances de filtration.

Section 1, art. 3, 10°

NBN EN 13779 : 2007

Ventilation dans les bâtiments non résidentiels - Exigences de performances pour les systèmes de ventilation et de climatisation.

Section 1, art. 3, 11° Section 3, - art. 5, 10°

NBN EN 12464-1 : 2011

Lumière et éclairage - Eclairage des lieux de travail.

Partie 1 : Lieux de travail intérieurs.

Section 1, art. 3, 13°

NBN EN 1627 : 2011

Blocs-portes pour piétons, fenêtres, façades rideaux, grilles et fermetures - Résistance à l'effraction - Prescriptions et classification.

Section 3, art. 5, 11°

NBN EN 62305-1 : 2011, -2 : 2012, -3 : 2011 & -4 : 2011

Protection contre la foudre - Partie 1 : Principes généraux - Partie 2 : Evaluation du risque - Partie 3 : Dommages physiques sur les structures et risques humains - Partie 4 : Réseaux de puissance et de communication dans les structures.

In een aantal gevallen wordt, bewust of noodgedwongen, in meer algemene termen gewezen op omstandigheden die in overweging dienen genomen te worden; op risico's die door de verantwoordelijke(n) dienen opgenomen te worden in een risicoanalyse.

Het betreft bijvoorbeeld : - Afdeling 1, artikel 3, 2° : « ze [de lokalen] beschikken over voldoende capaciteit om alle archieven te bewaren gedurende de door de wet- en regelgeving voorziene termijnen ».

De archiefverantwoordelijke dient op basis van het jaarlijkse aangroeiritme van de archiefreeksen en de bewaartermijn een schatting te maken van de minimale archiefcapaciteit die een administratie nodig heeft. - Afdeling 1, artikel 3, 4° : « ze [de lokalen] worden ingericht met (...) archiefstellingen, met bij voorkeur in de hoogte verstelbare legborden, die voldoende diep zijn voor de erin op te bergen archieven ». - Bij de plaatsing van archiefstellingen dient de administratie rekening te houden met de formaten van haar archieven en met de volumes van de verschillende reeksen (standaard archiefdozen versus grote registers of kaarten en plattegronden) - Afdeling 1, artikel 3, 8° : « de lokalen zijn zodanig ingeplant, gebouwd en ingericht dat het risico op aantasting van de documenten te wijten aan externe factoren zoals weersomstandigheden, aardbevingen, overstromingen, brand, ontploffingen, elektromagnetische velden (...) zo klein mogelijk wordt gehouden ». - Gebouwen bestemd voor archiefopslag zijn bij voorkeur niet gelegen in zones met bijzonder brand- of overstromingsgevaar, met extreme luchtvervuiling of met risico op industriële ongevallen. De nabijheid van een rivier, van een Seveso-bedrijf e.d. zijn risicofactoren die zeker in de risicoanalyse opgenomen moeten worden.

In andere gevallen kan verwezen worden naar bestaande normen als mogelijke inspiratiebron (niet verplicht, maar aanbevolen; te gebruiken als richtlijn bij de opmaak van een lastenboek of van een studie voor de inrichting van archieflokalen). - I.v.m. de verseluchtname (Afdeling 1, artikel 3, 10° ) kan verwezen worden naar bijlage A "Richtlijnen voor de goede praktijk" van de norm NBN EN 13779 : 2007 (Ventilatie voor niet-residentiële gebouwen - Prestatie-eisen voor ventilatie- en luchtbehandelingssystemen). - I.v.m. de hygrothermische voorwaarden voor de bewaring van archiefdocumenten op andere dragers zoals microfilms en fotoafdrukken (Afdeling 2, artikel 4, § 5), kan verwezen worden naar de norm ISO 11799 :2003 (Informatie en documentatie - Eisen aan opslagfaciliteiten voor archief- en bibliotheekmaterialen) - I.v.m. de lokalen voor de bewaring van digitale archieven op dragers met een aangeschakelde elektrische voeding (Afdeling 3), kan verwezen worden naar de norm NBN EN 50600-1 : 2013 (Informatietechnologie - Generieke bekabelingssystemen) en naar de andere normen van de reeks NBN EN 50600-2 (Informatietechnologie - Data center voorzieningen en infrastructuren).

I.v.m. Afdeling 2, artikel 4 § 2 kan opgemerkt worden dat voor de bewaring in een normaal milieu van digitale archieven op elektromagnetische dragers zoals magneetbanden of externe harde schijven, een metalen gesloten en geaarde kast als voldoende bescherming tegen elektromagnetische straling kan worden beschouwd.

De Algemeen Rijksarchivaris, K. VELLE