SERVICE PUBLIC FEDERAL DE PROGRAMMATION POLITIQUE SCIENTIFIQUE

Circulaire concernant l'arrêté ministériel du 12 décembre 2016 portant exécution partielle de l'article 6 de l'arrêté royal du 18 août 2010 portant exécution des articles 5 et 6 de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de programmation, aux organismes d'intérêt public et organismes assimilés, aux institutions publiques de sécurité sociale, aux corps spéciaux.

Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Madame la Secrétaire d'Etat, Monsieur le Secrétaire d'Etat, Madame la Présidente, Monsieur le Président, Madame l'Administratrice générale, Monsieur l'Administrateur général, Bruxelles, le 12 décembre 2016 Cette circulaire entend donner des explications sur le contexte et le champ d'application de l'arrêté ministériel du 12 décembre 2016 d'une part, et sur les normes qui sont citées dans les dispositions de l'arrêté d'autre part. Cette circulaire est destinée aux responsables des pouvoirs publics fédéraux procédant à la construction, à l'aménagement, à la modernisation et/ou à la prise en location de bâtiments abritant des locaux d'archives dans leur organisation.

Dans le présent texte, toute référence à « l'AM du 12 décembre 2016 » ou à « l'AM » ou encore à « l'arrêté » sans autre spécification doit être interprétée comme une référence à « l'arrêté ministériel du 12 décembre 2016 portant exécution partielle de l'article 6 de l'arrêté royal du 18 août 2010 portant exécution des articles 5 et 6 de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives ». 1. Contexte Pour la gestion des archives des pouvoirs publics fédéraux, la loi sur les archives du 24 juin 1955, telle que modifiée par la loi du 6 mai 2009Documents pertinents retrouvés type loi prom. 06/05/2009 pub. 19/05/2009 numac 2009202053 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi portant des dispositions diverses fermer, est d'application. La notion d'archives fait référence tant aux documents sur support papier qu'aux documents numériques. Les archives sont des documents qui, quels que soient leur date, leur forme matérielle, leur stade de développement ou leur support, sont créés ou reçus par une administration publique dans l'exercice de ses fonctions ou activités.

La loi sur les archives et ses arrêtés d'exécution visent à stimuler les pouvoirs publics à mener une politique rationnelle en matière de gestion des archives et à garantir une conservation durable des informations publiques à pertinence sociétale.

Un des arrêtés d'exécution de la loi, à savoir l'AR du 18 août 2010 portant exécution des articles 5 et 6 de la loi sur les archives du 24 juin 1955 (mieux connu comme l'AR « Surveillance et élimination d'archives ») constitue la base légale de l'arrêté ministériel du 12 décembre 2016. En effet, l'AR fixe une série de critères minimaux de qualité en matière de bonne conservation, bon ordre de classement et accessibilité des archives, qu'elles soient sur support papier ou numérique.

Les services publics sont tenus de conserver leurs archives dans des locaux appropriés, pourvus d'un aménagement adapté et dans de bonnes conditions de conservation, conformément aux normes techniques fixées par le ministre compétent (AR précité, article 7). L'AM du 12 décembre 2016, qui est l'objet de la présente circulaire, entend précisément fixer lesdites normes techniques. 2. Destinataires L'arrêté ministériel est adressé : - aux autorités et établissements publics énumérés à l'article 2, § 2, notamment : 1° ) les Services publics fédéraux, les Services publics fédéraux de Programmation, le Ministère de la Défense et les services qui en relèvent;2° ) les établissements publics et organismes d'intérêt public soumis à l'autorité, à la tutelle ou au pouvoir de contrôle de l'autorité fédérale;3° ) les sociétés anonymes de droit public à finalité sociale;4° ) les institutions publiques de sécurité sociale;5° ) les entreprises publiques autonomes;6° ) les cours et tribunaux de l'Ordre judiciaire et aux greffes et parquets qui en relèvent;7° ) au Conseil d'Etat. - à la Régie des Bâtiments, qui est en charge du logement des pouvoirs publics fédéraux. Elle doit veiller à ce que les normes techniques de l'arrêté soient intégrées dans les cahiers des charges pour la construction, la modernisation et la prise en location de bâtiments abritant des locaux d'archives. 3. Champ d'application Ci-après figurent quelques éclaircissements sur le champ d'application de l'AM du 12 décembre 2016. o L'article 2, § 1er, stipule que l'arrêté s'applique « aux locaux d'archives des autorités et établissements publics énumérés au § 2, où sont conservées des archives semi-dynamiques qui sont destinées à être transférées aux Archives de l'Etat après échéance de leur délai de conservation, en exécution des tableaux de tri validés par l'Archiviste général du Royaume ».

Qu'entend-on par archives semi-dynamiques ? Plusieurs « phases » peuvent être distinguées dans la production d'archives, à savoir une phase dynamique, une phase semi-dynamique et une phase statique. La phase dynamique correspond à la période d'exécution de tâches et d'activités : il s'agit de la phase de traitement des dossiers, pendant laquelle de nombreux documents sont encore ajoutés ou modifiés. La notion d' « archives dynamiques » fait donc référence à des archives fréquemment actualisées et consultées.

Les archives semi-dynamiques, quant à elles, sont des archives/dossiers finalisés qui doivent être conservés pendant un certain temps pour des motifs juridiques ou administratifs, ou en raison de leur valeur probante ou informative. Il s'agit donc de documents qui ne sont plus consultés fréquemment mais dont le délai de conservation n'est pas encore échu.

Après échéance du délai de conservation, les archives se trouvent dans la phase statique. A ce stade, il faut procéder à un tri des documents, conformément aux directives de tri des archives, telles qu'elles ont été définies par les Archives de l'Etat. Moyennant une autorisation des Archives de l'Etat, une partie des archives pourra être éliminée, tandis que d'autres séries d'archives doivent être transférées pour une conservation permanente aux Archives de l'Etat, en raison de leur valeur scientifique, historique ou sociétale.

Les normes techniques et les règles de base qui sont reprises dans l'AM du 12 décembre 2016 s'appliquent uniquement aux locaux d'archives où sont conservées des archives semi-dynamiques destinées à être transférées aux Archives de l'Etat après échéance du délai de conservation. Un local d'archives où sont conservés uniquement des documents comptables pouvant être éliminés après un délai de 10 ans ne doit donc pas satisfaire aux normes et aux règles de base de l'AM; par contre, un local d'archives d'un tribunal de première instance où sont conservés les rôles, les feuilles d'audience et les jugements doit satisfaire aux normes et aux règles de l'AM vu qu'il s'agit d'archives destinées à être transférées aux Archives de l'Etat après échéance de leur délai de conservation. o L'article 2, § 3, stipule que l'arrêté est d'application « aux locaux d'archives situés dans des bâtiments à construire ou à rénovation lourde avec introduction d'une demande de permis d'urbanisme auprès des autorités compétentes pour autant que les locaux d'archives soient concernés par la rénovation, ou dans les bâtiments nouvellement pris en location à partir de son entrée en vigueur ».

L'arrêté s'applique aux locaux d'archives, indépendamment du type de bâtiment dans lequel ils sont situés, de sa localisation, et de son propriétaire.

L'arrêté n'est pas obligatoirement d'application aux locaux d'archives situés dans des bâtiments pour lesquels une demande de permis d'urbanisme (relatif à une nouvelle construction ou une rénovation lourde) a été déposée ou pour lesquels un marché de prise en location a été publié avant son entrée en vigueur.

Dans le cas de travaux de rénovation lourde, certaines exigences de l'arrêté peuvent n'être appliquées que partiellement selon la configuration des lieux et après examen de leur faisabilité technique et validation par la Régie des Bâtiments. Sont ici particulièrement visées les exigences de l'article 3 : 3°, 5°, 6°, 8°, 10°, 12°.

Par exemple : - il peut être dérogé aux règles de surcharge des planchers (article 3, 5° ) si la rénovation ne concerne pas la structure d'un bâtiment, mais uniquement des finitions et que la structure existante ne permet pas une mise en conformité à coûts raisonnables; - il peut être partiellement dérogé aux règles en matière de protection contre l'incendie (article 3, 6° ) si la configuration des locaux existants ne permet pas une mise en conformité totale à coûts raisonnables, ou si des travaux d'aménagement ne peuvent être autorisés en raison du caractère historique ou de la valeur patrimoniale du bâtiment.

Des solutions alternatives seront cependant toujours étudiées de manière à s'approcher autant que possible des exigences de prestation normales requises.

Pour les locaux d'archives pour lesquels l'arrêté est partiellement d'application, on veillera toutefois à respecter un maximum d'exigences de l'arrêté, en les considérant comme des recommandations de bonne pratique vers lesquelles il faut tendre à terme pour l'ensemble des locaux d'archives. 4. Structure et contenu L'AM du 12 décembre 2016 comprend trois chapitres : o Chapitre I : Définitions et champ d'application o Chapitre II : Les locaux d'archives o Chapitre III : Dispositions finales Au sein du deuxième chapitre, une distinction est faite entre : o Section 1 : Locaux destinés à la conservation d'archives papier o Section 2 : Locaux destinés à la conservation d'archives sur supports autres que le papier et d'archives numériques sur supports dépourvus d'alimentation électrique ou sur supports dotés d'une alimentation électrique non connectée o Section 3 : Locaux destinés à la conservation d'archives numériques sur supports dotés d'une alimentation électrique connectée (datacenters) Les trois sections décrivent les prescriptions techniques auxquelles les locaux doivent satisfaire.Dans le texte, il est fait référence à certaines normes belges (NBN, publiées par le Bureau de normalisation - www.nbn.be), dont les intitulés sont repris ci-dessous :

Verwijzing

Normnummer

Titel norm

Afdl. 1, art. 3, 5°

NBN EN 1991-1-1 : 2002 (+ ANB : 2007)

Eurocode 1 - Belastingen op constructies.

Deel 1-1 : Algemene belastingen - Volumieke gewichten, eigen gewicht en opgelegde belastingen voor gebouwen (+ AC : 2009).

Afdl. 1, art. 3, 6° a

NBN S 21-100-1 : 2015 NBN S 21-100-2 : 2015

Branddetectie- en brandmeldsystemen.

Deel 1 : Regels voor de risicoanalyse en de evaluatie van de behoeftes, de studie en het ontwerp, de plaatsing, de indienststelling, de controle, het gebruik, het nazicht en het onderhoud.

Branddetectie- en brandmeldsystemen.

Deel 2 : Kwalificaties en competenties.

Afdl. 1, art. 3, 6° b

NBN EN 13501-1+A1 : 2010 NBN EN 13501-2+A1 : 2016

Brandclassificatie van bouwproducten en bouwdelen - Deel 1 : Classificatie op grond van resultaten van beproeving van het brandgedrag.

Brandclassificatie van bouwproducten en bouwdelen - Deel 2 : Classificatie op grond van resultaten van brandwerendheidsproeven, behalve voor ventilatiesystemen.

Opmerking : voor bestaande gebouwen kan de overeenstemming met de vroegere Belgische reactieklassen bepaald worden m.b.v. de tabellen V en VI van de bijlage 4 van het koninklijk besluit van 12 juli 2012 tot wijziging van het koninklijk besluit van 7 juli 1994 tot vaststelling van de basisnormen voor de preventie van brand en ontploffing waaraan de nieuwe gebouwen moeten voldoen (Belgisch Staatsblad, 21.09.2012, p. 58557-58558)

Afdl. 1, art. 3, 10° Afdl. 2, art. 4, § 4 Afdl. 3, art. 5, 9°

NBN EN 779 : 2012

Stoffilters voor algemene ventilatie - Bepaling van de filterprestatie.

Afdl. 1, art. 3, 10°

NBN EN 13779 : 2010

Ventilatie voor niet-residentiële gebouwen - Prestatie-eisen voor ventilatie- en luchtbehandelingssystemen.

Adfl. 1, art. 3, 11° Afdl. 3, art. 5, 10°

NBN EN 12464-1 : 2011

Licht en verlichting - Werkplekverlichting.

Deel 1 : Werkplekken binnen.

Afdl. 1, art. 3, 13°

NBN EN 1627 : 2011

Deuren voor voetgangers, ramen, gordijnmuren, roosters en luiken - Inbraakwerendheid - Eisen en classificatie.

Afdl. 3, art. 5, 11°

NBN EN 62305-1 : 2011, -2 : 2012, -3 : 2011 & -4 : 2011

Bliksembeveiliging - Deel 1 : Algemene principes - Deel 2 : Risicomanagement - Deel 3 : Fysieke schade aan objecten en letsel aan mens en dier - Deel 4 : Elektrische en elektronische systemen in objecten.

Référence

Numéro de la norme

Libellé de la norme

Section 1, art. 3, 5°

NBN EN 1991-1-1 : 2002 (+ ANB : 2007)

Eurocode 1 - Actions sur les structures.

Partie 1-1 : Actions générales - Poids volumiques, poids propres, charges d'exploitation pour les bâtiments (+ AC : 2009).

Section 1, art. 3, 6° a

NBN S 21-100-1 : 2015 NBN S 21-100-2 : 2015

Systèmes de détection et d'alarme incendie. Partie 1 : Règles pour l'analyse des risques et l'évaluation des besoins, l'étude et la conception, le placement, la mise en service, le contrôle, l'utilisation, la vérification et la maintenance.

Systèmes de détection et d'alarme incendie.

Partie 2 : Qualifications et compétences.

Section 1, art. 3, 6° b

NBN EN 13501-1+A1 : 2010 NBN EN 13501-2+A1 : 2016

Classement au feu des produits et éléments de construction - Partie 1 : Classement à partir des données d'essais de réaction au feu.

Classement au feu des produits et éléments de construction - Partie 2 : Classement à partir des données d'essais de résistance au feu à l'exclusion des produits utilisés dans les systèmes de ventilation.

Remarque : pour les bâtiments existants, la correspondance vis-à-vis des anciennes classes belges de réaction au feu peut être établie à l'aide des tableaux V et VI de l'annexe 4 de l'arrêté royal du 12 juillet 2012 modifiant l'arrêté royal du 7 juillet 1994 fixant les normes de base en matière de prévention contre l'incendie et l'explosion, auxquelles les bâtiments nouveaux doivent satisfaire (Moniteur belge, 21.09.2012, p. 58557-58558).

Section 1, art. 3, 10° Section 2, - art. 4, § 4 Section 3, - art. 5, 9°

NBN EN 779 : 2012

Filtres à air de ventilation générale pour l'élimination des particules - Détermination des performances de filtration.

Section 1, art. 3, 10°

NBN EN 13779 : 2007

Ventilation dans les bâtiments non résidentiels - Exigences de performances pour les systèmes de ventilation et de climatisation.

Section 1, art. 3, 11° Section 3, - art. 5, 10°

NBN EN 12464-1 : 2011

Lumière et éclairage - Eclairage des lieux de travail.

Partie 1 : Lieux de travail intérieurs.

Section 1, art. 3, 13°

NBN EN 1627 : 2011

Blocs-portes pour piétons, fenêtres, façades rideaux, grilles et fermetures - Résistance à l'effraction - Prescriptions et classification.

Section 3, art. 5, 11°

NBN EN 62305-1 : 2011, -2 : 2012, -3 : 2011 & -4 : 2011

Protection contre la foudre - Partie 1 : Principes généraux - Partie 2 : Evaluation du risque - Partie 3 : Dommages physiques sur les structures et risques humains - Partie 4 : Réseaux de puissance et de communication dans les structures.

Dans certains cas, soit intentionnellement, soit par la force des choses, des termes généraux sont utilisés pour faire référence aux circonstances qui doivent être prises en compte et aux risques que le(s) responsable(s) doivent intégrer dans leur analyse.

Par ex. : - Section 1, article 3, 2° : « ils [les locaux] disposent d'une capacité suffisante pour conserver toutes les archives pendant les délais prévus par la législation et la réglementation ».

Sur la base du rythme annuel d'accroissement des séries d'archives et sur la base du délai de conservation, le responsable des archives doit estimer les capacités minimales dont l'administration aura besoin. - Section 1, article 3, 4° : « ils [les locaux] sont équipés de rayonnages (...) de préférence avec des tablettes réglables en hauteur, et d'une profondeur suffisante pour les archives à y entreposer ». - Lors de l'aménagement des rayonnages d'archives, l'administration doit tenir compte des formats de ses archives et des volumes des différentes séries (boîtes d'archives standard versus grands registres ou cartes et plans). - Section 1, article 3, 8° : « les locaux sont implantés, construits et équipés de telle manière à minimiser les risques de détérioration des documents en raison de causes externes telles que des phénomènes météorologiques ou sismiques, des inondations, un incendie ou une explosion, les champs électromagnétiques ».

Les bâtiments destinés au stockage d'archives ne sont de préférence pas situés dans des zones à haut risque d'incendie ou d'inondation, à forte pollution atmosphérique ou présentant des risques d'accidents industriels. La proximité d'une rivière, d'une entreprise Seveso, etc. sont certainement des facteurs à risque qui doivent être pris en compte dans l'analyse.

Dans d'autres cas, une référence à des normes existantes peut être indiquée comme source d'inspiration (d'application non obligatoire mais à considérer comme directives lors de la rédaction du cahier des charges ou l'étude de l'aménagement de locaux d'archives). - Concernant la prise d'air frais (Section 1, article 3, 10° ), référence peut être faite à l'annexe A « Lignes directrices pour une bonne pratique » de la norme NBN EN 13779 : 2007 (Ventilation dans les bâtiments non résidentiels - Exigences de performances pour les systèmes de ventilation et de climatisation). - Concernant les conditions hygrothermiques pour la conservation de documents d'archives sous d'autres supports comme des microfilms et des tirages photographiques (Section 2, article 4, § 5), référence peut être faite à la norme ISO 11799 :2003 (Information et documentation - Prescriptions pour le stockage des documents d'archives et de bibliothèques). - Concernant les locaux destinés à la conservation d'archives numériques sur supports dotés d'une alimentation électrique connectée (Section 3), référence peut être faite à la norme NBN EN 50600-1 : 2013 (Installation et infrastructures de centres de traitement de données - Partie 1 : concepts généraux) ainsi qu'aux autres normes de la série NBN EN 50600-2 (Technologies de l'information - Installation et infrastructures des centres de traitement de données).

Concernant la Section 2, article 4 § 2 on peut noter que dans un environnement normal et pour la conservation d'archives numériques stockées sur des supports électromagnétiques tels que bandes magnétiques ou disques durs amovibles, une armoire métallique fermée et reliée à la terre peut être considérée comme une protection suffisante contre le rayonnement électromagnétique.

L'Archiviste général du Royaume, K. VELLE