18 AOUT 2010. - Arrêté royal portant exécution des articles 5 et 6 de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives

RAPPORT AU ROI Sire, La loi du 6 mai 2009 portant des dispositions diverses a notamment modifié considérablement la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives.

Son nouvel article 6, § 2, prévoit que le Roi détermine les modalités selon lesquelles s'exercera la surveillance de l'archiviste général du Royaume ou de ses délégués quant aux archives des services publics visés à l'article 1er, §§ 1er et 2 de la loi relative aux archives.

L'article 5 de la même loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer précise que les services publics précités ne peuvent détruire un document d'archives sans l'autorisation de l'archiviste général du Royaume ou de ses délégués.

Le projet d'arrêté, que j'ai l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté, tend à pourvoir à l'exécution de ces dispositions.

Le 4 mai 2010, le Conseil d'Etat a émis son avis (n° 48.101/1) sur le projet d'arrêté royal portant exécution des articles 5 et 6 de la loi relative aux archives du 24 juin 1955. Il sera répondu à ses observations lors de l'analyse du projet.

Examen des articles L'article 1er précise une liste de définitions qui permettent une lecture simplifiée de l'arrêté en visant en particulier les agents publics qui seront chargés de l'appliquer.

Le Conseil d'Etat observe que le projet d'arrêté royal est dépourvu de fondement juridique pour définir plus précisément les services et institutions publics qui tombent sous le champ d'application de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer. Afin de rencontrer cette objection, le projet se limite à faire référence aux services publics dont question à l'article 1er de la loi relative aux archives. Les archives des tribunaux de l'Ordre judiciaire, du Conseil d'Etat, des Administrations de l'Etat, des provinces et des communes, ainsi que des établissements publics qui sont soumis à leur contrôle ou à leur surveillance administrative relèvent donc du champ d'application du projet d'arrêté.

Le Conseil d'Etat observe en outre que la définition de la notion d'« archives » est très large et vise aussi bien les archives vivantes que mortes, ce qui prête le flanc à la critique du point de vue de la répartition institutionnelle des compétences : dans son analyse, le Conseil d'Etat réserve aux Communautés et aux Régions la compétence de conservation des archives vivantes dans les matières relevant de leur ressort, l'autorité fédérale étant compétente pour les archives « mortes », pour toutes les matières en vertu de sa compétence résiduelle.

La définition large de la notion d'« archives » est maintenue dans le projet d'arrêté en raison du fait que les missions des Archives de l'Etat s'étendent nécessairement aussi aux archives vivantes. Les Archives de l'Etat ne peuvent exercer judicieusement leurs tâches vis-à-vis des archives mortes que dans la mesure où elles peuvent exercer la surveillance sur la manière dont les archives sont conservées alors qu'elles possèdent encore une utilité administrative et par conséquent sont encore vivantes. Cette surveillance est notamment nécessaire afin de s'assurer que les archives ayant perdu leur utilité directe pour l'administration puissent être durablement conservées et mises à la disposition du public. C'est pour la même raison que la compétence des Archives de l'Etat en matière de destruction d'archives vivantes est maintenue. Les Archives de l'Etat ne peuvent exécuter leur mission de manière cohérente que dans la mesure où elles peuvent empêcher la destruction de toutes les archives. De plus, l'autorité fédérale est dans tous les cas compétente pour les archives vivantes relatives aux questions dans lesquelles interviennent les provinces et les communes en exécution d'une compétence fédérale.

Les articles 2 à 10 règlent les modalités et phases de la surveillance de la conservation des archives par les services publics et n'appellent pas de commentaire particulier.

Il va de soi que des précisions seront apportées par les délégués de l'Archiviste général au fur et à mesure que les services publics les solliciteront. D'ores et déjà, il existe des instructions très détaillées sur l'établissement des tableaux de tri et cela sous forme normalisée et informatique. Des formations seront également organisées pour aider les agents publics des Archives de l'Etat à mettre l'information à disposition des administrations publiques de la manière la plus optimale.

Les articles 11 à 15 règlent la sélection et la destruction d' archives. Vu les remarques formulées par le Conseil d'Etat dans son avis précité, il est clairement stipulé que, sans l'autorisation écrite et expresse de l'archiviste général du Royaume ou de ses délégués, il ne pourra être procédé à aucune destruction physique d'archives. Cette mesure vise surtout à prévenir et exclure les destructions occasionnelles et accidentelles qui pourraient nuire à la conservation de la mémoire du patrimoine national.

Les articles 16 à 18 contiennent un certain nombre de dispositions finales. Les mesures conservatoires que l'Archiviste général du Royaume, le ministre ou les ministres de tutelle concernés pourraient être amenés à prendre lorsqu'une autorité n'applique pas les dispositions relatives au transfert peuvent consister notamment en l'enlèvement ou l'isolement d'archives contaminées, le conditionnement d'archives et l'aménagement d'espaces d'archives selon les normes internationales en vigueur.

Grâce aux mesures proposées, la préservation des archives contemporaines qui est absolument nécessaire, pourra s'accomplir dans de bonnes conditions.

En complément, je me permets d'attirer la bonne attention de Votre Majesté sur le fait que la prise de cet arrêté permettra à la Belgique de se mettre au niveau de ses partenaires européens quant à la manière de conserver correctement les archives de la Nation.

J'ai l'honneur d'être, Sire, De Votre Majesté, le très respectueux et le très fidèle serviteur La Ministre de la Politique scientifique, Mme S. LARUELLE

Avis 48.101/1 du 4 mai 2010 de la section de législation du Conseil d'Etat Le Conseil d'Etat, section de législation, première chambre, saisi par la Ministre de la Politique scientifique, le 8 avril 2010, d'une demande d'avis, dans un délai de trente jours, sur un projet d'arrêté royal "portant exécution des articles 5 et 6 de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives", a donné l'avis suivant : Compte tenu du moment où le présent avis est donné, le Conseil d'Etat attire l'attention sur le fait qu'en raison de la démission du gouvernement, la compétence de celui-ci se trouve limitée à l'expédition des affaires courantes. Le présent avis est toutefois donné sans qu'il soit examiné si le projet relève bien de la compétence ainsi limitée, la section de législation n'ayant pas connaissance de l'ensemble des éléments de fait que le gouvernement peut prendre en considération lorsqu'il doit apprécier la nécessité d'arrêter ou de modifier des dispositions réglementaires.

En application de l'article 84, § 3, alinéa 1er, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973, la section de législation a fait porter son examen essentiellement sur la compétence de l'auteur de l'acte, le fondement juridique et l'accomplissement des formalités prescrites.

PORTEE ET FONDEMENT JURIDIQUE DU PROJET 1. Le projet d'arrêté royal soumis pour avis vise à régler la surveillance de la conservation des archives par les services publics, ainsi que l'élimination de celles-ci. Sous réserve des observations formulées ci-après, les dispositions en projet peuvent être réputées trouver un fondement juridique dans les articles 5 et 6 de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives.

L'article 5 de la loi précitée dispose que les autorités visées à l'article 1er, alinéas 1er et 2 de la loi, ne peuvent procéder à la destruction de documents sans avoir obtenu l'autorisation de l'archiviste général du Royaume ou de ses délégués. En application de l'article 108 de la Constitution, le Roi peut être réputé élaborer les modalités relatives à l'élimination des archives pour laquelle l'archiviste général du Royaume ou ses délégués doivent délivrer une autorisation, pour autant que ces règles puissent s'accorder avec le pouvoir général d'exécution que la disposition constitutionnelle précitée confère au Roi.

L'article 6 de la loi relative aux archives s'énonce : « Les documents détenus par les autorités visées à l'article 1er, alinéas 1 et 2, sont sous la surveillance de l'archiviste général du Royaume ou de ses délégués.

Le Roi détermine la manière dont cette surveillance doit être exercée". 2. Aucune disposition de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives n'habilite le Roi à préciser ou à compléter la définition des services publics, énumérés à l'article 1er, alinéas 1er et 2, de cette loi et visés aux articles 5 et 6 procurant un fondement juridique, et il lui est encore moins permis de le faire sur la base du pouvoir général d'exécution que lui attribue l'article 108 de la Constitution.Or, l'article 1er, 7, du projet définit plus précisément "les autorités et les institutions publiques, visées à l'article 1er de la Loi".

Outre qu'il n'est pas recommandé de reproduire dans un arrêté d'exécution des dispositions législatives déjà applicables, dès lors que l'absence de reproduction littérale dans l'arrêté donne à penser que celui-ci pourrait déroger aux dispositions législatives non reproduites textuellement, il faut observer que l'article 1er, 7, s'écarte sur plusieurs points de l'article 1er, alinéa 1er, de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives et n'est dès lors pas conforme à cette disposition.

C'est ainsi que l'article 1er, alinéa 1er, de la loi fait effectivement mention du Conseil d'Etat mais non des "juridictions administratives", comme c'est le cas à l'article 1er, 7, c, du projet.

L'article 1er, alinéa 1er, de la loi mentionne "les provinces et les établissements publics qui sont soumis à leur contrôle ou à leur surveillance administrative". La définition à l'article 1er, 7, d, du projet ne concorde pas avec la définition précitée et, en outre, englobe d'autres organismes qui ne sont pas mentionnés dans l'article 1er, alinéa 1er, de la loi. La même constatation vaut pour les communes visées à l'article 1er, alinéa 2, de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives, mais dont l'article 1er, 7, e, s'écarte sur divers points.

Il résulte de ce qui précède que l'article 1er, 7, du projet est dépourvu de fondement juridique(1) COMPETENCE Le régime en projet doit pouvoir s'accorder avec les règles répartitrices de compétences telles que les expose l'avis 47.624/AV/3 du 23 février 2010 sur un avant-projet de décret "betreffende de bestuurlijkadministratieve archiefwerking", qui a été soumis à la section de législation du Conseil d'Etat par le Ministre flamand des Affaires administratives, de l'Administration intérieure, de l'Intégration civique, du Tourisme et de la Périphérie flamande de Bruxelles(2) Dans le cadre de la présente demande d'avis, le régime en projet (3) est examiné au regard des observations relatives à la répartition des compétences formulées dans l'avis 47.624/AV/3, sans que ces dernières observations soient réitérées. ÷ cet égard, il suffit de se reporter à l'avis concerné. On peut cependant souligner que cet avis considère que la répartition des compétences en matière d'archives concerne nécessairement les "archives mortes", qui ne présentent plus d'intérêt que pour l'histoire de la civilisation. Il appartient en effet à chaque autorité, dans le cadre de ses compétences, de fixer des règles, notamment en matière de durée, pour la conservation des documents qui peuvent encore être utiles à l'exercice de ces compétences. Les administrations subordonnées doivent respecter les prescriptions que le législateur compétent a, le cas échéant, fixées.

Par contre, si un document n'a plus d'utilité pour l'exercice des compétences en relation avec lesquelles il a été produit, ou est censé ne plus en avoir en vertu de la législation pertinente, son sort est réglé par le législateur compétent en matière d'archives mortes, à savoir, dans les limites de leurs compétences territoriales respectives(4) les communautés ou l'Etat fédéral, et à l'exclusion de ce qui relève des archives de l'Etat pour lesquelles seul l'Etat fédéral est compétent.

Force est dès lors de constater que la définition de la notion de "service(s) public(s)" figurant à l'article 1er, 7, du projet, non seulement se heurte à de sérieuses objections en ce qui concerne le fondement juridique, mais également que les règles répartitrices de compétences s'opposent à ce qu'elle soit maintenue en l'état. Ainsi, la mention des polders et wateringues à l'article 1er, 7, d, du projet soulève un problème, dès lors qu'on peut déduire de l'avis 47.624/AV/3 que les archives mortes des organismes concernés relèvent de la compétence des communautés. En outre, la mention des "juridictions administratives" figurant à l'article 1er, 7, c, - qui n'a pas davantage de fondement juridique - semble ne pas suffisamment avoir tenu compte du fait que de telles juridictions administratives peuvent également avoir été créées par les communautés et les régions.

Il se déduit également de l'avis 47.624/AV/3 que la compétence en matière d'archives vivantes des provinces, des communes et des organismes soumis à leur contrôle ou à leur tutelle administrative revient aux régions ou aux communautés. La surveillance de la conservation de ces archives vivantes ne relève dès lors pas de la compétence de l'autorité fédérale. En conséquence, les articles 2 à 10 ne peuvent être maintenus dans le projet dans la mesure où ils s'appliquent également aux archives vivantes concernées.

EXAMEN DU TEXTE Préambule 1. Au début du préambule, il y a lieu d'ajouter un nouvel alinéa rédigé comme suit : « Vu la Constitution, l'article 108;". 2. La référence à "l'arrêté royal du... portant exécution des articles 1er et 6bis de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives" ne concerne pas un arrêté royal que le projet vise à modifier ou à abroger. La mention de cet arrêté royal n'est pas non plus nécessaire à une bonne compréhension du projet(5). Mieux vaudrait, dès lors, omettre l'alinéa concerné du préambule. 3. Dans l'alinéa du préambule qui fait référence à l'avis de l'Inspecteur des Finances, la date du 19 janvier 2010 doit être remplacée par celle du 26 janvier 2010. Article 1er 1. La manière dont l'article 1er, 1, du projet définit la notion de "loi" pour l'application du régime en projet fait abstraction d'éventuelles modifications futures de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives.La question se pose de savoir si telle est l'intention. 2. La définition de la notion d'"archives" est très large et vise aussi bien les archives mortes que les archives vivantes ("tous les documents qui, quels que soient leur date,... leur stade d'élaboration,... ou leur support"). Eu égard à ce que le présent avis observe relativement aux règles répartitrices de compétences, il vaudrait mieux que la définition soit plus en accord avec celles-ci. ÷ l'article 1er, 2, alinéa 2, le texte néerlandais doit, en outre, faire mention des "documenten vermeld in het vorige lid" et non des "documenten vermeld in de vorige paragraaf". 3. En ce qui concerne la définition de la notion de "service(s) public(s)" figurant à l'article 1er, 7, du projet, il est renvoyé à ce qui a déjà été dit à ce sujet dans le présent avis. Article 11 ÷ l'article 11, § 2, du projet, on n'aperçoit pas quel "constat prévu par l'article 13, § 2 de l'arrêté royal du... » est visé. Si l'on vise l'état mentionné à l'article 13, § 2, du projet d'arrêté royal "portant exécution des articles 1er et 6bis de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives", sur lequel le Conseil d'Etat, section de législation, donne ce jour l'avis 48.100/1, il faudrait l'indiquer d'une manière plus précise. En tout cas, l'intitulé de l'arrêté royal visé devra être mentionné.

Article 13 1. La division en 1° et 2° doit être omise.En outre, on supprimera la discordance entre les textes français ("une demande officielle d'autorisation ou d'élimination") et néerlandais ("officieel verzoek... om toelating tot vernietiging") de l'article 13, alinéa 1er. 2. L'article 13 n'indique pas clairement si les services publics peuvent éliminer des documents en cas d'absence de réponse à la demande visée dans cette disposition et si à cet égard, le tableau de tri peut être assimilé à l'autorisation écrite préalable d'élimination physique des archives concernées.Sur ce point, le délégué a donné la précision suivante : « Het Rijksarchief wenst ten allen tijde zijn formeel akkoord te verlenen omdat uit het verleden is gebleken dat selectielijsten soms snel verouderen en aanleiding geven tot afwijkende 'interpretaties', met alle gevolgen van dien. Voor elke vernietigingsaanvraag wordt een formeel antwoord aan het dossier van de betrokken archiefvormer toegevoegd".

Pour éviter que l'article 13 ne soulève des problèmes du même ordre que celui évoqué ci-dessus, il peut être envisagé d'inscrire dans cette disposition la condition absolue de l'existence d'une autorisation écrite préalable d'élimination.

Article 16 On n'aperçoit pas en quoi consistent précisément les "mesures de rectification" visées à l'article 16 du projet, ni qui doit les prendre. Ces imprécisions ne favorisent évidemment pas l'intelligibilité du régime en projet. En outre, force est de constater que l'article 16 fait partie du chapitre 3 du projet qui porte sur l'élimination d'archives et non sur la surveillance de la conservation des archives. Le champ d'application de l'article 16 n'est dès lors pas non plus clairement délimité. ÷ propos de la notion de "mesures de rectification", le délégué a précisé ce qui suit : « De bedoeling van dit artikel is enerzijds de voogdijminister van het Rijksarchief en de politiek verantwoordelijke voor de correcte uitvoering en toepassing van de Archiefwet te informeren, en anderzijds de 'vakminister' ervan op de hoogte te stellen dat er bijkomende acties en initiatieven nodig en wenselijk zijn zoals b.v. het nemen van conserverende maatregelen (verwijderen of isoleren van besmette archieven, verpakken van archieven, inrichten van archiefruimten volgens de vigerende internationale normen e.d.)".

La notion de "mesures de rectification" figurant à l'article 16 du projet devrait, au regard de cette précision, être mieux spécifiée en ce sens. Si l'intention est de conférer à l'article 16 du projet une portée générale qui n'est pas limitée à l'élimination d'archives, cet article devrait, en outre, figurer dans le chapitre 4, "Dispositions finales".

Article 18 Sauf s'il existe un motif particulier de déroger au délai usuel d'entrée en vigueur des arrêtés, mieux vaut omettre l'article 18 du projet.

La chambre était composée de : MM. : M. Van Damme, président de chambre;

J. Baert, W. Van Vaerenbergh, conseillers d'Etat;

M. Tison, L. Denys, assesseurs de la section de législation, Mme G. Verberckmoes, greffier.

Le rapport a été présenté par Mme I. Verheven, auditeur.

La concordance entre la version française et la version néerlandaise a été vérifiée sous le contrôle de M. M. Van Damme..

Le greffier, G. Verberckmoes.

Le président, M. Van Damme. (1) Dans différentes dispositions du projet, on remplacera, dès lors, la référence à la notion de "services publics", au sens de l'article 1er, 7, du projet, par une référence aux autorités telles qu'elles sont définies à l'article 1er de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives. (2) Au moment où le présent avis est donné, le Conseil d'Etat, section de législation, n'a pas connaissance du numéro du document parlementaire dans lequel figurera l'avis 47.624/AV/3. Cet avis est dès lors joint en annexe au présent avis. (3) Le Conseil d'Etat, section de législation, n'a pas procédé, à l'occasion de la présente demande d'avis, à un examen de la conformité aux règles répartitrices de compétences de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives.(4) Les régions peuvent certes élaborer des normes applicables à leurs propres archives, ainsi qu'à celles des organismes qui dépendent d'elles, mais elles doivent cependant respecter les normes qui, selon le cas, sont fixées par la ou les communautés ou par l'Etat fédéral, qui sont compétents en matière de patrimoine culturel.(5) En l'espèce, il peut suffire de mentionner cet arrêté royal dans le texte du projet. 18 AOUT 2010. - Arrêté royal portant exécution des articles 5 et 6 de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu l'article 108 de la Constitution;

Vu le décret du 7 messidor an II (25 juin 1794) concernant l'organisation des archives établies auprès de la représentation nationale, modifié par la loi du 19 juillet 1991;

Vu la loi du 5 brumaire an V (26 octobre 1796) qui ordonne la réunion, dans les chefs-lieux de département, de tous les titres et papiers acquis à la République;

Vu la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives, notamment les articles 5 et 6, modifiés par la loi du 6 mai 2009;

Vu l'avis du Conseil scientifique des Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les Provinces, émis le 29 octobre 2009;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 26 janvier 2010;

Vu l'avis n° 48.101/1 du Conseil d'Etat, donné le 4 mai 2010, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 1°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973;

Sur la proposition de Notre Ministre de la Politique scientifique, Nous avons arrêté et arrêtons : CHAPITRE 1er. - Définitions

Article 1er.1er. Pour l'application du présent arrêté, il y a lieu d'entendre par : 1. « Loi », la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives;2. « Archives », tous les documents qui, quels que soient leur date, leur forme matérielle, leur stade d'élaboration ou leur support, sont destinés, par leur nature, à être conservés par une autorité publique ou par une personne privée, une société ou une association de droit privé, dans la mesure où ces documents ont été reçus ou produits dans l'exercice de leurs activités, de leurs fonctions ou pour maintenir leurs droits et obligations; Sont également compris dans les documents repris à l'alinéa précédent, ceux qui sont entrés dans le domaine de l'Etat belge et de ses prédécesseurs en droit par voie de cession à titre gracieux ou onéreux, incorporation, sécularisation, nationalisation, confiscation, dévolution, don ou legs; 3. « Archives de l'Etat », les Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les Provinces;4. « Ministre », le Ministre qui a les Archives de l'Etat dans ses attributions;5. « Archiviste général du Royaume », le Directeur général des Archives de l'Etat;6. « Délégué », membre du personnel des Archives de l'Etat délégué par l'Archiviste général du Royaume à une mission définie par le présent arrêté;7. « Service(s) public(s) », les autorités qui sont définies à l'article 1er de la Loi;8. « Tableau de tri », une nomenclature systématique de toutes les archives d'un service public, qui mentionne au minimum, pour chaque catégorie d'archives, les informations suivantes : l'intitulé ou la description du contenu, le délai de conservation et la destination définitive;9. « Délai de conservation », période pendant laquelle les archives doivent être conservées par le service public qui les a produites ou reçues ou par son successeur en droit en raison notamment de l'utilité administrative qu'elles présentent;10. « Destination définitive », le sort réservé aux archives à l'expiration de leur délai de conservation.La destination définitive est soit la conservation permanente, soit la destruction. CHAPITRE 2. - La surveillance de la conservation des archives par les services publics

Art. 2.L'Archiviste général du Royaume ou ses délégués exercent la surveillance sur la manière dont les services publics gèrent et conservent les archives en leur possession, quels que soient le support et la forme matérielle de celles-ci.

Art. 3.La surveillance consiste à contrôler les conditions de gestion et de conservation des archives pour que la pérennité, l'authenticité, l'intégrité, le classement, l'accessibilité et la lisibilité de l'information qu'elles contiennent, soient garanties tout au long de leur cycle de vie.

Art. 4.A cette fin, l'Archiviste général du Royaume ou ses délégués, effectuent des inspections dans les services publics. Ils consignent dans des rapports leurs constats et les éventuelles recommandations nécessaires pour améliorer les conditions de gestion et de conservation des archives. Ces rapports sont communiqués aux services publics concernés et peuvent être publiés sur décision de l'Archiviste général du Royaume.

Art. 5.L'Archiviste général du Royaume ou ses délégués, établissent des directives, des recommandations ou des conseils destinés aux services publics sur la gestion, le classement, l'accessibilité et la conservation de leurs archives. Ces directives, recommandations et conseils sont diffusés et rendus publics.

Art. 6.Sur proposition de l'Archiviste général du Royaume, le Ministre fixe les normes techniques qu'un service public doit respecter lors de l'aménagement des espaces destinés à la conservation des archives.

Art. 7.Les services publics sont tenus de conserver leurs archives dans des locaux appropriés à cette fonction, dotés de l'équipement et des conditionnements adéquats, suivant les normes techniques prévues par l'article 6.

Art. 8.Les services publics sont tenus d'affecter du personnel qualifié à la gestion et conservation de leurs archives. Ils communiquent les noms, qualité et coordonnées de ces personnes à l'Archiviste général du Royaume.

Art. 9.Les services publics identifient et classent systématiquement leurs archives, de façon à ce qu'elles puissent être retrouvées dans un délai raisonnable : un inventaire de celles-ci est constitué et tenu à jour.

Art. 10.Chaque service public doit donner accès aux délégués de l'Archiviste général du Royaume, aux archives en sa possession, quels que soient leur support et leur forme matérielle.

Les procédures et précautions nécessaires sont adoptées pour permettre l'accès aux archives classifiées ou contenant des données à caractère personnel, dans le respect de la législation en vigueur. CHAPITRE 3. - Destruction d'archives

Art. 11.§ 1er. Un service public ne peut procéder à une destruction physique d'archives que moyen nant une autorisation écrite préalable de l'Archiviste général du Royaume ou de ses délégués. § 2. Si les archives destinées au versement constituent un danger physique pour les personnes ou les autres documents conservés par les Archives de l'Etat, après l'établissement du constat prévu par l'article 12, § 2 de l'arrêté royal du 18 août 2010 portant exécution des articles 1er, 5 et 6bis de la Loi, l'Archiviste général du Royaume ou ses délégués prendront les dispositions adéquates que la situation nécessite.

Art. 12.§ 1er. L'Archiviste général du Royaume ou ses délégués évaluent l'intérêt scientifique, historique et sociétal des archives.

Ils déterminent la destination définitive des archives. Leurs décisions sont consignées dans des tableaux de tri ou des autorisations de destruction spécifiques. § 2. Le tableau de tri est réalisé par l'Archiviste général du Royaume ou ses délégués en concertation et avec la collaboration du service public concerné, avec les membres du personnel désignés à cette fin.

Le tableau de tri peut aussi être réalisé par le service public concerné, avec l'aide et le soutien méthodologique d'un délégué de l'Archiviste général du Royaume. § 3. Le tableau de tri est un document à caractère public. Il est validé par l'Archiviste général du Royaume. Il entre en vigueur et est actualisé à son initiative. § 4. Si le service public ne dispose pas encore d'un tableau de tri validé, une autorisation de destruction limitée à certaines catégories d'archives peut être délivrée par l'Archiviste général du Royaume ou ses délégués.

Art. 13.Afin de demander l'autorisation de destruction telle que visée à l'art. 11, § 1er, le service public doit adresser aux Archives de l'Etat une demande écrite. Cette demande contient une description des archives à détruire.

Si le service public dispose d'un tableau de tri validé, la demande est faite au minimum un mois avant la destruction prévue.

Si le service public ne dispose pas d'un tableau de tri validé, la demande est faite au minimum deux mois avant la destruction prévue.

Art. 14.Après chaque destruction, le service public dresse une déclaration de destruction destinée aux Archives de l'Etat. Cette déclaration comporte au moins la référence à l'autorisation écrite des Archives de l'Etat et une description des archives détruites.

Art. 15.Conformément à l'article 23 de l'arrêté royal du 18 août 2010 portant exécution des articles 1er, 5 et 6bis de la Loi, lorsqu'un service public transfère des archives numériques aux Archives de l'Etat, une copie des archives et des données doit être temporairement conservée par le service public et ne peut être détruite qu'après notification par les Archives de l'Etat d'un accusé de réception. CHAPITRE 4 - Dispositions finales

Art. 16.Lorsqu'un service public ne se conforme pas au présent arrêté, l'Archiviste général du Royaume avertit le Ministre ainsi que le(s) ministre(s) de tutelle concerné(s). L'Archiviste général du Royaume, le Ministre ou le(s) ministre(s) de tutelle concerné(s) peuvent prendre des mesures de rectification.

Art. 17.Annuellement, l'Archiviste général du Royaume fait rapport au Premier Ministre et au Ministre des constatations effectuées durant l'année civile écoulée en matière de surveillance et de destruction d'archives. Ce rapport est rendu public et diffusé.

Art. 18.Notre Ministre de la Politique scientifique est chargée de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 18 août 2010.

ALBERT Par le Roi : La Ministre de la Politique scientifique, Mme S. LARUELLE