SERVICE PUBLIC FEDERAL DE PROGRAMMATION POLITIQUE SCIENTIFIQUE

19 NOVEMBRE 2010. - Circulaire relative à l'exécution de :

1°) l'arrêté royal du 18 août 2010 portant exécution des articles 5 et 6 de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives; 2°) l'arrêté royal du 18 août 2010 portant exécution des articles 1er, 5 et 6bis de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives A M. le Premier Ministre, A Mesdames et Messieurs les Ministres et Secrétaires d'Etat, membres du Gouvernement fédéral, A Mesdames et Messieurs les Chefs de Corps des Cours et Tribunaux de l'Ordre judiciaire, A Mesdames et Messieurs les Chefs de corps du Conseil d'Etat et des juridictions administratives, A Mesdames et Messieurs les Gouverneurs de province, A M. le Gouverneur de l'Arrondissement administratif de Bruxelles-Capitale, A Mesdames et Messieurs les Commissaires d'arrondissement, A Mesdames et Messieurs les Bourgmestres, M. le Premier Ministre, Mme la Ministre, M. le Ministre, M. le Secrétaire d'Etat, Mme le Chef de Corps, M. le Chef de Corps, Mme le Gouverneur, M. le Gouverneur, Mme le Commissaire d'arrondissement, M. le Commissaire d'arrondissement, Mme le Bourgmestre, M. le Bourgmestre, Mesdames et Messieurs, 1. Introduction Cette circulaire contient des informations relatives à la modification de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives ainsi qu'à l'exécution de celle-ci. Elle vise à informer les fonctionnaires de tous les services publics qui relèvent de la compétence du Gouvernement fédéral, du pouvoir judiciaire et des autorités provinciales et locales de la portée et des conséquences de ces dispositions. 2. La modification de la loi La loi de 1955 relative aux archives a été modifiée sur certains points par la loi du 6 mai 2009Documents pertinents retrouvés type loi prom. 06/05/2009 pub. 19/05/2009 numac 2009202053 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi portant des dispositions diverses fermer portant des dispositions diverses (articles 126 à 132 - Moniteur belge, 19 mai 2009, p.37877-37878).

Les principaux objectifs de la modification de la loi sont : 1. améliorer et renforcer l'exécution des missions des Archives de l'Etat, une des dix institutions scientifiques fédérales ressortant au SPP Politique scientifique;2. garantir la conservation durable d'archives de valeur en offrant au Roi l'occasion de fixer une série d'exigences minimales de qualité pour la conservation des archives en bon état, ordonnées et accessibles;3. soutenir la recherche scientifique, en réduisant de cent ans à trente ans les délais pour le transfert obligatoire d'archives d'intérêt culturel et historique ou d'archives d'une grande valeur scientifique et juridique;4. stimuler la publicité des informations produites par les pouvoirs publics;5. enfin, veiller à ce que les archives transférées - moyennant application des modalités fixées par le Roi - soient rapidement accessibles à la recherche. La loi relative aux archives en vigueur stipule notamment que : 1. les archives datant de plus de trente ans conservées par les tribunaux de l'Ordre judiciaire, le Conseil d'Etat, les administrations de l'Etat et des provinces et les établissements publics qui sont soumis à leur contrôle ou à leur surveillance administrative sont transférées - sauf dispense régulièrement accordée - en bon état, ordonnées et accessibles, aux Archives de l'Etat (art. 1er, § 1er); 2. il pourra être procédé au transfert aux Archives de l'Etat des archives ayant moins de trente ans et ne présentant plus d'utilité administrative, à la demande des autorités publiques auxquelles elles appartiennent (art.1er, § 3); 3. le Roi détermine les modalités selon lesquelles s'opéreront ces transferts et les conditions dans lesquelles les autorités sont dispensées de transférer leurs archives (art.1er, § 4); 4. les archives transférées aux Archives de l'Etat en vertu de l'article 1er, alinéa 1er, sont publiques.Le Roi détermine les modalités selon lesquelles elles sont communiquées au public (art. 3); 5. les autorités ne pourront procéder à la destruction d'archives sans avoir obtenu l'autorisation de l'Archiviste général du Royaume ou de ses délégués (art.5); 6. les archives détenues par les autorités sont sous la surveillance de l'Archiviste général du Royaume ou de ses délégués (art.6, § 1er).

Le Roi détermine la manière dont cette surveillance doit être exercée (art. 6, § 2); 7. Le Roi détermine la durée de la période transitoire et les conditions dans lesquelles le versement des archives visées à l'article 1er, alinéa 1er, pourra être échelonné lors de l'entrée en vigueur de la présente loi.(art. 6bis ). 3. Exécution de la loi La loi relative aux Archives prévoit une série d'arrêtés royaux, dont deux ont été publiés au Moniteur belge le 23 septembre dernier, à savoir : - l'arrêté royal du 18 août 2010 portant exécution des articles 5 et 6 de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer sur les archives (ci-après : arrêté royal « Surveillance et élimination d'archives »); - et l'arrêté royal du 18 août 2010 portant exécution des articles 1er, 5 et 6bis de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives (ci-après : arrêté royal « Transfert d'archives »). 3.1. L'arrêté royal « Surveillance et élimination d'archives » Le premier arrêté d'exécution du 18 août 2010 concerne successivement : - la surveillance de la conservation des archives par les services publics (chapitre 2, art. 2 à 10); - l'élimination d'archives (chapitre 3, art. 11 à 15); - quelques dispositions finales (chapitre 4, art. 16 et 17). 3.1.1. Objectifs Les objectifs de cet arrêté d'exécution sont : - préciser une série de missions des Archives de l'Etat; - inciter les services publics auxquels la loi s'applique, à mener une politique de gestion rationnelle des archives en leur possession; - offrir aux services publics un cadre réglementaire de normes minimales de qualité pour certains aspects de la gestion archivistique; - inciter les services publics à procéder le plus tôt possible au tri de leurs archives, afin de contribuer ainsi - comme le prouve la pratique - à une gestion plus efficace des informations; - sensibiliser les Ministres fonctionnellement compétents des services publics respectifs, à l'importance d'une conservation durable des informations du secteur public. 3.1.2. Missions des Archives de l'Etat 1. Les Archives de l'Etat exercent la surveillance sur la manière dont les services publics gèrent et conservent les archives en leur possession, quels que soient le support et la forme matérielle de celles-ci.(art. 2). La surveillance ne concerne donc pas uniquement la gestion des archives sur support papier, mais également celle des informations numériques, audiovisuelles, e.a. 2. La surveillance vise à garantir une conservation durable des informations produites par les services publics (art.3). 3. Dans la pratique, la surveillance est réalisée par le biais d'inspections, la rédaction de rapports et l'établissement de recommandations (art.4). 4. Les directives, recommandations et conseils aux services publics, sur la gestion archivistique sont diffusés et rendus publics par les Archives de l'Etat (art.5). 5. Sur proposition des Archives de l'Etat, le Ministre compétent pour les Archives de l'Etat fixe les normes techniques que les services publics doivent respecter lors de l'aménagement des espaces destinés à la conservation des archives (art.6). 6. Si les archives destinées au transfert dans un dépôt d'archives constituent un danger physique pour les personnes ou les autres documents conservés par les Archives de l'Etat, celles-ci sont habilitées à prendre des dispositions adéquates (art.11, § 2). 7. Les Archives de l'Etat déterminent l'intérêt scientifique, historique, juridique et sociétal des archives et consignent leur destination définitive dans des tableaux de tri (soit la conservation permanente, soit l'élimination) (art.12, § 1er à 3 - voir aussi art. 1er, § 1er, 9). 8. Si le service public ne dispose pas encore d'un tableau de tri validé, les Archives de l'Etat peuvent délivrer une autorisation d'élimination limitée à certaines catégories d'archives (art.12, § 4). 9. Si un service public ne se conforme pas à l'arrêté, le Ministre compétent pour les Archives de l'Etat ainsi que le(s) Ministre(s) fonctionnellement compétent(s), en sont informés;des mesures d'ajustement pourront être prises par la suite (art. 16). 10. Annuellement, les Archives de l'Etat font un rapport sur la surveillance et l'élimination d'archives, destiné au Premier Ministre et au Ministre compétent pour les Archives de l'Etat (art.17). 3.1.3. Missions des services publics Les services publics sont tenus de : 1. conserver leurs archives suivant une série de normes techniques à respecter (art.7); 2. affecter du personnel qualifié à la gestion et à la conservation des archives (art.8); 3. identifier et classer les archives qu'ils gèrent, de façon à ce qu'elles puissent être retrouvées dans un délai raisonnable (art.9); 4. donner à tout moment accès aux délégués des Archives de l'Etat, aux archives en leur possession, quels que soient leur support et leur forme matérielle (art.10); 5. ne pas procéder à une élimination physique d'archives sans autorisation écrite des Archives de l'Etat (art.11, § 1er et art. 12, § 4); 6. faire valider un tableau de tri spécifique à son type d'institution par les Archives de l'Etat (art.12, § 3 et § 4); 7. respecter la procédure en matière d'élimination physique effective d'archives, décrite aux articles 13 et 14 de l'arrêté;8. attendre que les Archives de l'Etat délivrent un accusé de réception définitive, avant d'éliminer des archives numériques (art. 15). 3.2. L'arrêté royal « Transfert d'archives » 3.2.1. Objectifs Les principaux objectifs de l'arrêté royal « Transfert d'archives » sont : - arrêter toutes les règles en matière de transfert d'archives - tant publiques que privées - vers un dépôt d'archives des Archives de l'Etat;

Remarque : le transfert des archives privées (Titre III, articles 24 à 29) ne fait pas l'objet de la présente circulaire. - responsabiliser les services publics voulant être dispensés du transfert de leurs archives, notamment en matière de bonne conservation et d'accessibilité au public; - confirmer le caractère public des archives des services publics : étant donné que les archives des services publics appartiennent au domaine public, elles sont imprescriptibles et inaliénables; - sensibiliser les Ministres fonctionnellement compétents des services publics respectifs, aux exigences minimales de qualité en matière de transfert d'archives aux Archives de l'Etat. 3.2.2. Missions des Archives de l'Etat 1. Lorsqu'un service public, mentionné à l'article 1er, alinéa 1er, de la loi relative aux Archives ne se conforme pas aux dispositions relatives au transfert des archives, le Ministre compétent pour les Archives de l'Etat ainsi que le(s) Ministre(s) fonctionnellement compétent(s) pour le service public concerné, en sont informés;des mesures d'ajustement pourront être prises ultérieurement (art. 4); 2. la destination définitive des archives à transférer est fixée à l'article 7 de l'arrêté (voir ci-après);toutefois, en cas de force majeure, les Archives de l'Etat peuvent désigner à titre provisoire d'autres dépôts d'archives (art. 8); les Archives de l'Etat peuvent aussi, en cas de force majeure, différer en tout ou en partie un transfert d'archives (art. 20, § 4); 3. les Archives de l'Etat veillent au respect des conditions et de la procédure pour le transfert d'archives par les services publics (art. 12 à 23). Elles leur communiquent des directives et les assistent pour préparer et exécuter le transfert. Elles veillent aussi au bon état, à l'ordre et à l'accessibilité des archives avant leur transfert. 3.2.3. Missions des services publics 3.2.3.1. Délais de transfert Les tribunaux de l'Ordre judiciaire, le Conseil d'Etat, les Administrations de l'Etat et les Provinces et les établissements publics qui sont soumis à leur contrôle ou à leur surveillance administrative, sont tenus de : - transférer les archives de trente ans ou plus aux Archives de l'Etat, au plus tard dix ans après la date de la publication de l'arrêté, c'est-à-dire le 22 septembre 2020 (art. 2); le transfert des archives peut être échelonné sur une période de dix ans, de commun accord avec les Archives de l'Etat (art. 3, § 1er); - transférer les archives ayant plus de cent ans dans l'année qui suit la publication de l'arrêté, c'est-à-dire au plus tard le 22 septembre 2011. (art.3, § 2); - transférer aux Archives de l'Etat les archives ayant moins de trente ans, ne présentant plus d'utilité administrative et dont la conservation pérenne et l'accessibilité ne peuvent plus être garanties; ce transfert sera réalisé moyennant un contrat de dépôt avec les Archives de l'Etat, qui expire au moment où les archives concernées auront atteint l'âge de trente ans (art. 6, § 1er). 3.2.3.2. Des Archives de l'Etat : lieu de transfert Les dépôts d'archives où les archives doivent être transférées sont déterminés par les dispositions de l'article 7 de l'arrêté : 1. pour les archives des services publics dont les compétences couvrent ou ont couvert l'ensemble du Royaume ou la majeure partie de ce dernier : aux Archives générales du Royaume;2. pour les archives des services publics dont les compétences ne couvrent pas ou n'ont pas couvert l'ensemble du Royaume ou la majeure partie de celui-ci : aux Archives de l'Etat du ressort où le siège du service public se situe ou se situait au moment de sa suppression;3. pour les archives numériques des services publics : aux Archives de l'Etat désignées par l'Archiviste général du Royaume. 3.2.3.4. Dispenses 1. Le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement ainsi que le Ministère de la Défense sont dispensés du transfert de leurs archives de moins de cinquante ans à condition que : - la pérennité, l'authenticité, l'intégrité, le classement, l'accessibilité et la lisibilité des archives soient assurés; - le public puisse consulter ces archives dans les mêmes conditions qu'aux Archives de l'Etat. (art. 9).

La dispense de transfert obligatoire des archives, prévue par l'arrêté royal du 12 décembre 1957 (désormais abrogé) pour les instances publiques susmentionnées, n'est plus d'application. (art. 30). 2. Les autres services publics, mentionnés à l'article 1er, alinéa 1er, de la loi relative aux archives, peuvent être dispensés du transfert pour un délai de dix ans, renouvelable, pourvu qu'ils démontrent que les archives concernées présentent encore une utilité administrative et que la bonne conservation et la consultation publique en sont garanties.(art. 10). 3.2.3.5. Conditions pour le transfert Les archives peuvent être transférées aux Archives de l'Etat uniquement à condition que : 1. elles soient en bon état au moment du transfert.(art. 12, § 1er); 2. elles soient documentées de telle manière que la consultation de l'information reste garantie (art.12, § 3); 3. elles aient fait l'objet d'un tri avant le transfert (art.13); 4. avant le transfert, elles aient été, le cas échéant, dépoussiérées ou désinfectées, débarrassées de matériaux nuisibles et conditionnées dans le respect des exigences minimales de qualité, conformes au cahier des charges rédigé par les Archives de l'Etat (art.14); 5. elles soient transférées en bon ordre de classement (art.15); 6. elles soient accessibles, c'est-à-dire qu'elles puissent être décrites et communiquées aux utilisateurs dans un délai raisonnable (art.16); 7. elles soient accompagnées d'un inventaire conforme aux directives des Archives de l'Etat (art.17) et de tous les instruments de recherche permettant d'identifier les documents isolés ou les dossiers (art. 18); 8. le service public avertisse les Archives de l'Etat au minimum trois mois avant la date prévue du transfert (art.19); 9. lors du transfert, elles soient libres de droit, sans contrainte et exemptes de contrats d'emprunt ou d'exploitation quels qu'ils soient (art.20, § 3); 10. le transfert de la gestion des archives soit consigné dans un acte de transfert, signé par les deux parties, dans lequel figure une description succincte des archives visées, avec l'énoncé des limitations légales et réglementaires restreignant leur consultation, et que l'inventaire soit joint à cet acte (art.21); 11. le transfert s'effectue à l'intervention et aux frais du service public concerné (art.22).

Je vous remercie de la bonne suite que vous voudrez bien réserver à la présente.

Les archivistes des Archives de l'Etat peuvent être consultés sur tout point utile complémentaire qui vous semblerait nécessaire.

Bruxelles, 19 novembre 2010.

La Ministre de la Politique scientifique, Mme S. LARUELLE