← Retour vers "Circulaire relative à l'exécution de : "
| Circulaire relative à l'exécution de : | Omzendbrief met betrekking tot uitvoering van : |
|---|---|
| SERVICE PUBLIC FEDERAL DE PROGRAMMATION POLITIQUE SCIENTIFIQUE | PROGRAMMATORISCHE FEDERALE OVERHEIDSDIENST WETENSCHAPSBELEID |
| 19 NOVEMBRE 2010. - Circulaire relative à l'exécution de : | 19 NOVEMBER 2010. - Omzendbrief met betrekking tot uitvoering van : |
| 1°) l'arrêté royal du 18 août 2010 portant exécution des articles 5 et | 1°) het koninklijk besluit van 18 augustus 2010 tot uitvoering van |
| 6 de la loi du 24 juin 1955 relative aux archives; | artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955; |
| 2°) l'arrêté royal du 18 août 2010 portant exécution des articles 1er, | 2°) het koninklijk besluit van 18 augustus 2010 tot uitvoering van |
| 5 et 6bis de la loi du 24 juin 1955 relative aux archives | artikelen 1, 5 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955 |
| A M. le Premier Ministre, | Aan de heer Eerste Minister, |
| A Mesdames et Messieurs les Ministres et Secrétaires d'Etat, membres | Aan de Dames en Heren Ministers en Staatssecretarissen, leden van de |
| du Gouvernement fédéral, | federale Regering, |
| A Mesdames et Messieurs les Chefs de Corps des Cours et Tribunaux de | Aan de Dames en Heren Korpschefs van de Hoven en Rechten van de |
| l'Ordre judiciaire, | Rechtelijke Orde, |
| A Mesdames et Messieurs les Chefs de corps du Conseil d'Etat et des | Aan de Dames en Heren Korpschefs van de Raad van Staten en van de |
| juridictions administratives, | administratieve Rechtspraken, |
| A Mesdames et Messieurs les Gouverneurs de province, | Aan de Dames en Heren Provinciegouverneurs, |
| A M. le Gouverneur de l'Arrondissement administratif de | Aan de heer Gouverneur van het administratief Arrondissement |
| Bruxelles-Capitale, | Brussel-Hoofdstad, |
| A Mesdames et Messieurs les Commissaires d'arrondissement, | Aan de Dames en Heren Arrondissementscommissarissen, |
| A Mesdames et Messieurs les Bourgmestres, | Aan de Dames en Heren Burgemeesters, |
| M. le Premier Ministre, | Mijnheer de Eerste Minister, |
| Mme la Ministre, | Mevr. de Minister, |
| M. le Ministre, | Mijnheer de Minister, |
| M. le Secrétaire d'Etat, | Mijnheer de Staatssecretaris, |
| Mme le Chef de Corps, | Mevr. de Korpschef, |
| M. le Chef de Corps, | Mijnheer de Korpschef, |
| Mme le Gouverneur, | Mevr. de Gouverneur, |
| M. le Gouverneur, | Mijnheer de Gouverneur, |
| Mme le Commissaire d'arrondissement, | Mevr. de Arrondissementscommissaris, |
| M. le Commissaire d'arrondissement, | Mijnheer de Arrondissementscommissaris, |
| Mme le Bourgmestre, | Mevr. de Burgemeester, |
| M. le Bourgmestre, | Mijnheer de Burgemeester, |
| Mesdames et Messieurs, | Dames en Heren, |
| 1. Introduction | 1. Inleiding |
| Cette circulaire contient des informations relatives à la modification | Deze omzendbrief omvat informatie over zowel de wijziging van de |
| de la loi du 24 juin 1955 relative aux archives ainsi qu'à l'exécution | archiefwet van 24 juni 1955 als over de uitvoering van de wet. |
| de celle-ci. Elle vise à informer les fonctionnaires de tous les services publics | Zij strekt ertoe de ambtenaren van alle overheden die vallen onder de |
| qui relèvent de la compétence du Gouvernement fédéral, du pouvoir | bevoegdheid van de federale Regering, van de rechterlijke macht en van |
| judiciaire et des autorités provinciales et locales de la portée et | de provinciale en gemeentelijke overheden te informeren over de |
| des conséquences de ces dispositions. | draagwijdte en de gevolgen van deze bepalingen. |
| 2. La modification de la loi | 2. De wetswijziging |
| La loi de 1955 relative aux archives a été modifiée sur certains | De archiefwet van 1955 werd op een aantal punten gewijzigd bij de wet |
| points par la loi du 6 mai 2009 portant des dispositions diverses | van 6 mei 2009 houdende diverse bepalingen (artikelen 126 tot 132 |
| (articles 126 à 132 - Moniteur belge, 19 mai 2009, p. 37877-37878). | Belgisch Staatsblad, 19 mei 2009, blz. 37877-37878). |
| Les principaux objectifs de la modification de la loi sont : | De voornaamste doelstellingen van de wetswijziging waren : |
| 1. améliorer et renforcer l'exécution des missions des Archives de | 1. de uitoefening van de opdrachten van het Rijksarchief, één van de |
| l'Etat, une des dix institutions scientifiques fédérales ressortant au | tien federale wetenschappelijke instellingen ressorterend onder de POD |
| SPP Politique scientifique; | Wetenschapsbeleid, te verbeteren en te versterken; |
| 2. garantir la conservation durable d'archives de valeur en offrant au | 2. de duurzame bewaring van waardevolle archieven te waarborgen door |
| Roi l'occasion de fixer une série d'exigences minimales de qualité | de Koning de gelegenheid te geven een reeks minimale kwaliteitseisen |
| pour la conservation des archives en bon état, ordonnées et | vast te leggen inzake goede, geordende en toegankelijke bewaring van |
| accessibles; | archieven; |
| 3. soutenir la recherche scientifique, en réduisant de cent ans à | 3. het wetenschappelijk onderzoek te ondersteunen door de termijn |
| trente ans les délais pour le transfert obligatoire d'archives | voorzien voor de verplichte overbrenging van archieven van |
| d'intérêt culturel et historique ou d'archives d'une grande valeur | cultuurhistorisch belang of van archieven met grote juridische en |
| scientifique et juridique; | onderzoekswaarde van honderd naar dertig jaar in te korten; |
| 4. stimuler la publicité des informations produites par les pouvoirs | 4. de openbaarheid van overheidsinformatie te stimuleren; |
| publics; 5. enfin, veiller à ce que les archives transférées - moyennant | 5. en tenslotte, ervoor te zorgen dat de overgebrachte archieven - |
| application des modalités fixées par le Roi - soient rapidement | mits toepassing van de modaliteiten bepaald door de Koning - ook |
| accessibles à la recherche. | sneller toegankelijk zijn voor onderzoek. |
| La loi relative aux archives en vigueur stipule notamment que : | De vigerende archiefwet bepaalt onder meer dat : |
| 1. les archives datant de plus de trente ans conservées par les | 1. archieven van meer dan dertig jaar oud, bewaard door de rechtbanken |
| tribunaux de l'Ordre judiciaire, le Conseil d'Etat, les | van de rechterlijke macht, de Raad van State, de rijksbesturen, de |
| administrations de l'Etat et des provinces et les établissements | provincies en de openbare instellingen die aan hun controle of |
| publics qui sont soumis à leur contrôle ou à leur surveillance | administratief toezicht zijn onderworpen, behoudens regelmatige |
| administrative sont transférées - sauf dispense régulièrement accordée | vrijstelling, in goede, geordende en toegankelijke staat naar het |
| - en bon état, ordonnées et accessibles, aux Archives de l'Etat (art. | Rijksarchief worden overgebracht (art. 1, § 1); |
| 1er, § 1er); 2. il pourra être procédé au transfert aux Archives de l'Etat des | 2. archieven minder dan dertig jaar oud, die geen nut meer hebben voor |
| archives ayant moins de trente ans et ne présentant plus d'utilité | de administratie, op verzoek van de openbare overheden aan wie ze |
| administrative, à la demande des autorités publiques auxquelles elles | toebehoren naar het Rijksarchief kunnen worden overgebracht (art. 1, § |
| appartiennent (art. 1er, § 3); | 3); |
| 3. le Roi détermine les modalités selon lesquelles s'opéreront ces | 3. de Koning de modaliteiten van overbrenging vastlegt, alsook de |
| transferts et les conditions dans lesquelles les autorités sont | voorwaarden waaronder overheden van de overbrenging van archieven |
| dispensées de transférer leurs archives (art. 1er, § 4); | worden vrijgesteld (art. 1, § 4); |
| 4. les archives transférées aux Archives de l'Etat en vertu de | 4. de ingevolge het eerste artikel, eerste lid Archiefwet, naar het |
| Rijksarchief overgebrachte archieven openbaar zijn. De Koning bepaalt | |
| l'article 1er, alinéa 1er, sont publiques. Le Roi détermine les | de regels volgens welke zij aan het publiek ter inzage kunnen gegeven |
| modalités selon lesquelles elles sont communiquées au public (art. 3); | worden (art. 3); |
| 5. les autorités ne pourront procéder à la destruction d'archives sans | |
| avoir obtenu l'autorisation de l'Archiviste général du Royaume ou de | 5. de overheden geen archieven mogen vernietigen zonder toestemming |
| ses délégués (art. 5); | van de Algemeen Rijksarchivaris of van dienst gemachtigden (art. 5); |
| 6. les archives détenues par les autorités sont sous la surveillance | 6. de archieven bewaren door de overheden onder het toezicht staan van |
| de l'Archiviste général du Royaume ou de ses délégués (art. 6, § 1er). | de Algemeen Rijksarchivaris of van diens gemachtigden (art. 6, § 1). |
| Le Roi détermine la manière dont cette surveillance doit être exercée | De Koning bepaalt de wijze waarop dit toezicht dient te worden |
| (art. 6, § 2); | uitgeoefend (art. 6, § 2); |
| 7. Le Roi détermine la durée de la période transitoire et les | 7. de Koning de duur bepaalt van de overgangsperiode en de voorwaarden |
| conditions dans lesquelles le versement des archives visées à | waaronder de overbrenging van archieven bedoeld in het eerste artikel, |
| l'article 1er, alinéa 1er, pourra être échelonné lors de l'entrée en | eerste lid bij de inwerkingtreding van de wet in de tijd kan worden |
| vigueur de la présente loi. (art. 6bis ). | gespreiden (art. 6bis ). |
| 3. Exécution de la loi | 3. De uitvoering van de wet |
| La loi relative aux Archives prévoit une série d'arrêtés royaux, dont | De Archiefwet voorziet in een aantal door de Koning te nemen |
| deux ont été publiés au Moniteur belge le 23 septembre dernier, à | besluiten, waarvan er twee op 23 september jl. in het Belgisch |
| savoir : | Staatsblad werden gepubliceerd, nl. : |
| - l'arrêté royal du 18 août 2010 portant exécution des articles 5 et 6 | - het koninklijk besluit van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de |
| de la loi du 24 juin 1955 sur les archives (ci-après : arrêté royal « | artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955 (voortaan : |
| Surveillance et élimination d'archives »); | koninklijk besluit « toezicht en vernietiging van archieven »); |
| - et l'arrêté royal du 18 août 2010 portant exécution des articles 1er, | - en het koninklijk besluit van 18 augustus 2010 tot uitvoering van |
| 5 et 6bis de la loi du 24 juin 1955 relative aux archives (ci-après : | artikelen 1, 5 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955 (voortaan : |
| arrêté royal « Transfert d'archives »). | koninklijk besluit « overbrenging van archieven »). |
| 3.1. L'arrêté royal « Surveillance et élimination d'archives » | 3.1. Het koninklijk besluit « toezicht en vernietiging van archieven » |
| Le premier arrêté d'exécution du 18 août 2010 concerne successivement | Het eerste uitvoeringsbesluit van 18 augustus 2010 heeft betrekking op |
| : | achtereenvolgens : |
| - la surveillance de la conservation des archives par les services | - het toezicht op de bewaring van de archieven door de overheden |
| publics (chapitre 2, art. 2 à 10); | (hoofdstuk 2, art. 2-10); |
| - l'élimination d'archives (chapitre 3, art. 11 à 15); | - de vernietiging van archieven (hoofdstuk 3, art. 11-15); |
| - quelques dispositions finales (chapitre 4, art. 16 et 17). | - enkele slotbepalingen (hoofdstuk 4, art. 16-17). |
| 3.1.1. Objectifs | 3.1.1. Doelstellingen |
| Les objectifs de cet arrêté d'exécution sont : | De doelstellingen van dit uitvoeringsbesluit zijn : |
| - préciser une série de missions des Archives de l'Etat; | - het preciseren van een aantal taken opgedragen aan het Rijksarchief; |
| - inciter les services publics auxquels la loi s'applique, à mener une | - overheden die onder toepassing van de wet vallen ertoe aanzetten een |
| politique de gestion rationnelle des archives en leur possession; | beleid te voeren inzake het rationeel beheer van de archieven die bij |
| - offrir aux services publics un cadre réglementaire de normes | hen berusten; - overheden een reglementair kader aanbieden van minimale |
| minimales de qualité pour certains aspects de la gestion archivistique; | kwaliteitsnormen inzake bepaalde aspecten van het archiefbeheer; |
| - inciter les services publics à procéder le plus tôt possible au tri | - overheden ertoe aanzetten om in een zo vroeg mogelijk stadium over |
| de leurs archives, afin de contribuer ainsi - comme le prouve la | te gaan tot de selectie van archieven, om op die manier bij te dragen |
| pratique - à une gestion plus efficace des informations; | - zoals de praktijk aantoont - tot een efficiënter informatiebeheer; |
| - sensibiliser les Ministres fonctionnellement compétents des services | - de vakministers bevoegd voor de respectieve overheden bewust maken |
| publics respectifs, à l'importance d'une conservation durable des | van het belang van de duurzame bewaring van overheidsinformatie. |
| informations du secteur public. | |
| 3.1.2. Missions des Archives de l'Etat | 3.1.2. Opdrachten van het Rijksarchief |
| 1. Les Archives de l'Etat exercent la surveillance sur la manière dont | 1. Het Rijksarchief oefent toezicht uit op de wijze waarop overheden |
| les services publics gèrent et conservent les archives en leur | de archieven die bij hen berusten beheren en bewaren, ongeacht hun |
| possession, quels que soient le support et la forme matérielle de | |
| celles-ci. (art. 2). La surveillance ne concerne donc pas uniquement | materiële drager en materiële vorm (art. 2). Het toezicht heeft dus |
| la gestion des archives sur support papier, mais également celle des | niet enkel betrekking op het beheer van papieren archieven maar |
| informations numériques, audiovisuelles, e.a. | eveneens op het beheer van digitale, audiovisuele e.a. informatie. |
| 2. La surveillance vise à garantir une conservation durable des | 2. Het doel van het toezicht is de duurzame bewaring van |
| informations produites par les services publics (art. 3). | overheidsinformatie te waarborgen (art. 3). |
| 3. Dans la pratique, la surveillance est réalisée par le biais | 3. Het toezicht geschiedt concreet door middel van inspecties, het |
| d'inspections, la rédaction de rapports et l'établissement de recommandations (art. 4). | opstellen van verslagen en het vast-leggen van aanbevelingen (art. 4). |
| 4. Les directives, recommandations et conseils aux services publics, | 4. De richtlijnen, aanbevelingen en adviezen aan overheden over de |
| sur la gestion archivistique sont diffusés et rendus publics par les | diverse aspecten van het archiefbeheer worden door het Rijksarchief |
| Archives de l'Etat (art. 5). | verspreid en openbaar gemaakt (art. 5). |
| 5. Sur proposition des Archives de l'Etat, le Ministre compétent pour | 5. Op voorstel van het Rijksarchief worden de technische normen die |
| les Archives de l'Etat fixe les normes techniques que les services | |
| publics doivent respecter lors de l'aménagement des espaces destinés à | overheden in acht dienen te nemen bij de inrichting van archiefruimten |
| la conservation des archives (art. 6). | door de minister bevoegd voor het Rijksarchief vastgelegd (art. 6). |
| 6. Si les archives destinées au transfert dans un dépôt d'archives | 6. Indien de archieven die bestemd zijn voor de overdracht naar een |
| constituent un danger physique pour les personnes ou les autres | archiefbewaarplaats een fysiek gevaar inhouden voor personen en voor |
| documents conservés par les Archives de l'Etat, celles-ci sont | andere archieven die door het Rijksarchief worden bewaard, wordt het |
| habilitées à prendre des dispositions adéquates (art. 11, § 2). | Rijksarchief geacht passende maatregelen te nemen (art. 11, § 2). |
| 7. Les Archives de l'Etat déterminent l'intérêt scientifique, | 7. Het Rijksarchief bepaalt de wetenschappelijke, historische, |
| historique, juridique et sociétal des archives et consignent leur | juridische en maatschappelijke waarde van de archieven en legt in |
| destination définitive dans des tableaux de tri (soit la conservation | selectielijsten de definitieve bestemming van de archieven vast |
| permanente, soit l'élimination) (art. 12, § 1er à 3 - voir aussi art. 1er, § 1er, 9). | (hetzij de permanente bewaring, hetzij de vernietiging) (art. 12, § 1 - 3 - zie ook : art. 1, § 1, 9). |
| 8. Si le service public ne dispose pas encore d'un tableau de tri | 8. Indien de overheid nog niet beschikt over een goedgekeurde |
| validé, les Archives de l'Etat peuvent délivrer une autorisation | selectielijst kan het Rijksarchief een toelating tot vernietiging |
| d'élimination limitée à certaines catégories d'archives (art. 12, § | afleveren voor een beperkt aantal categorieën archieven (art. 12, § |
| 4). | 4). |
| 9. Si un service public ne se conforme pas à l'arrêté, le Ministre | 9. Indien de overheid handelt in strijd met het besluit worden de |
| compétent pour les Archives de l'Etat ainsi que le(s) Ministre(s) | minister bevoegd voor het Rijksarchief alsook de betrokken |
| fonctionnellement compétent(s), en sont informés; des mesures | vakminister(s) hiervan in kennis gesteld, waarna corrigerende |
| d'ajustement pourront être prises par la suite (art. 16). | maatregelen kunnen genomen worden (art. 16). |
| 10. Annuellement, les Archives de l'Etat font un rapport sur la | 10. Over het toezicht en de vernietiging van archieven brengt het |
| surveillance et l'élimination d'archives, destiné au Premier Ministre | Rijksarchief jaarlijks verslag uit aan de Eerste Minister en aan de |
| et au Ministre compétent pour les Archives de l'Etat (art. 17). | Minister bevoegd voor het Rijksarchief (art. 17). |
| 3.1.3. Missions des services publics | 3.1.3. Opdrachten van de overheden |
| Les services publics sont tenus de : | De overheden zijn ertoe gehouden : |
| 1. conserver leurs archives suivant une série de normes techniques à | 1. hun archieven te bewaren volgens een aantal voorgeschreven |
| respecter (art. 7); | technische normen (art. 7); |
| 2. affecter du personnel qualifié à la gestion et à la conservation | 2. gekwalificeerd personeel met het beheer en de bewaring te belasten |
| des archives (art. 8); | (art. 8); |
| 3. identifier et classer les archives qu'ils gèrent, de façon à ce | 3. de archieven die ze beheren te beschrijven en te ordenen opdat ze |
| qu'elles puissent être retrouvées dans un délai raisonnable (art. 9); | binnen redelijke termijn teruggevonden kunnen worden (art. 9); |
| 4. donner à tout moment accès aux délégués des Archives de l'Etat, aux | 4. de vertegenwoordiger van het Rijksarchief ten allen tijde toegang |
| archives en leur possession, quels que soient leur support et leur | te verlenen tot de archieven in zijn bezit, ongeacht de drager en |
| forme matérielle (art. 10); | materiële vorm (art. 10); |
| 5. ne pas procéder à une élimination physique d'archives sans | 5. niet over te gaan tot de fysieke vernietiging van archieven zonder |
| autorisation écrite des Archives de l'Etat (art. 11, § 1er et art. 12, | de schriftelijke toestemming van het Rijksarchief (art. 11, § 1; art. |
| § 4); | 12, § 4); |
| 6. faire valider un tableau de tri spécifique à son type d'institution | 6. een selectielijst eigen aan het type instelling ter goedkeuring aan |
| par les Archives de l'Etat (art. 12, § 3 et § 4); | het Rijksarchief voor te leggen (art. 12, § 3 - 4); |
| 7. respecter la procédure en matière d'élimination physique effective | 7. de procedure inzake de effectieve fysieke vernietiging van |
| d'archives, décrite aux articles 13 et 14 de l'arrêté; | archieven, zoals beschreven in art. 13 en 14 van het besluit, na te |
| 8. attendre que les Archives de l'Etat délivrent un accusé de | leven; 8. pas over te gaan tot vernietiging van digitaal archief nadat het |
| réception définitive, avant d'éliminer des archives numériques (art. | Rijksarchief een ontvangstmelding voor overbrenging heeft afgeleverd |
| 15). | (art. 15). |
| 3.2. L'arrêté royal « Transfert d'archives » | 3.2. Het koninklijk besluit « overbrenging van archieven » |
| 3.2.1. Objectifs | 3.2.1. Doelstellingen |
| Les principaux objectifs de l'arrêté royal « Transfert d'archives » | De voornaamste doelstellingen van het koninklijk besluit « |
| sont : | overbrenging van archieven » zijn : |
| - arrêter toutes les règles en matière de transfert d'archives - tant | - het vaststellen van alle regels die verband houden met de |
| publiques que privées - vers un dépôt d'archives des Archives de | overbrenging van archieven naar een archiefbewaarplaats van het |
| Rijksarchief, zowel van overheidsarchieven als van particuliere | |
| l'Etat; | archieven; |
| Remarque : le transfert des archives privées (Titre III, articles 24 à | Opmerking : de overbrenging van particuliere archieven (Titel III, |
| 29) ne fait pas l'objet de la présente circulaire. | art. 24-29) maakt geen voorwerp uit van deze omzendbrief. |
| - responsabiliser les services publics voulant être dispensés du | - het responsabiliseren van overheden die een vrijstelling wensen te |
| transfert de leurs archives, notamment en matière de bonne | bekomen van overbrenging van hun archieven, meer bepaald inzake goede |
| conservation et d'accessibilité au public; | bewaring en toegankelijkheid voor het publiek; |
| - confirmer le caractère public des archives des services publics : | - het openbaar karakter van overheidsarchieven bevestigen : vermits |
| étant donné que les archives des services publics appartiennent au | overheidsarchieven deel uitmaken van het openbaar domein zijn ze van |
| domaine public, elles sont imprescriptibles et inaliénables; | verjaring uitgesloten en onvervreemdbaar; |
| - sensibiliser les Ministres fonctionnellement compétents des services | - de vakministers bevoegd voor de respectieve overheden bewust te |
| publics respectifs, aux exigences minimales de qualité en matière de | maken van de minimale kwaliteitseisen inzake overbrenging van |
| transfert d'archives aux Archives de l'Etat. | archieven naar het Rijksarchief. |
| 3.2.2. Missions des Archives de l'Etat | 3.2.2. Opdrachten van het Rijksarchief |
| 1. Lorsqu'un service public, mentionné à l'article 1er, alinéa 1er, de | 1. Indien een overheid vermeld in het eerste artikel, eerste lid |
| la loi relative aux Archives ne se conforme pas aux dispositions | |
| relatives au transfert des archives, le Ministre compétent pour les | Archiefwet de bepalingen inzake overbrenging van archieven niet |
| Archives de l'Etat ainsi que le(s) Ministre(s) fonctionnellement | toepast, worden de minister bevoegd voor het Rijksarchief alsook de |
| compétent(s) pour le service public concerné, en sont informés; des | betrokken vakminister(s) hiervan in kennis gesteld, waarna |
| mesures d'ajustement pourront être prises ultérieurement (art. 4); | corrigerende maatregelen kunnen genomen worden (art. 4); |
| 2. la destination définitive des archives à transférer est fixée à | 2. de definitieve bestemming van de over te brengen archieven wordt |
| l'article 7 de l'arrêté (voir ci-après); toutefois, en cas de force | vastgelegd in artikel 7 van het besluit (zie hierna), maar in geval |
| majeure, les Archives de l'Etat peuvent désigner à titre provisoire | van overmacht, kan het Rijksarchief voorlopig andere |
| d'autres dépôts d'archives (art. 8); les Archives de l'Etat peuvent | archiefbewaarplaatsen aanwijzen (art. 8); in geval van overmacht kan |
| aussi, en cas de force majeure, différer en tout ou en partie un | het Rijksarchief een overbrenging van archieven geheel of gedeeltelijk |
| transfert d'archives (art. 20, § 4); | uitstellen (art. 20, § 4); |
| 3. les Archives de l'Etat veillent au respect des conditions et de la | 3. het Rijksarchief ziet toe op de naleving van de voorwaarden en de |
| procédure pour le transfert d'archives par les services publics (art. | procedure voor overbrenging van archieven door overheden (art. 12-23). |
| 12 à 23). Elles leur communiquent des directives et les assistent pour | Het deelt aan overheden richtlijnen mee en staat hen bij bij de |
| préparer et exécuter le transfert. Elles veillent aussi au bon état, à | voorbereiding en uitvoering van de overbrenging. Het ziet toe op de |
| l'ordre et à l'accessibilité des archives avant leur transfert. | goede, geordende en toegankelijke staat vóór de overbrenging van archieven. |
| 3.2.3. Missions des services publics | 3.2.3. Opdrachten van de overheden |
| 3.2.3.1. Délais de transfert | 3.2.3.1. Overbrengingstermijnen |
| Les tribunaux de l'Ordre judiciaire, le Conseil d'Etat, les | De rechtbanken van de rechterlijke Macht, de Raad van State, de |
| Administrations de l'Etat et les Provinces et les établissements | Rijksbesturen, de Provincies en de openbare instellingen die aan hun |
| publics qui sont soumis à leur contrôle ou à leur surveillance | controle of administratief toezicht zijn onderworpen, zijn ertoe |
| administrative, sont tenus de : | gehouden : |
| - transférer les archives de trente ans ou plus aux Archives de | - ten laatste tien jaar na de publicatie van dit besluit, d.w.z. op 22 |
| l'Etat, au plus tard dix ans après la date de la publication de | september 2020 de archieven ouder dan dertig jaar naar het |
| l'arrêté, c'est-à-dire le 22 septembre 2020 (art. 2); le transfert des | Rijksarchief over te brengen (art. 2); de overbrenging van archieven |
| archives peut être échelonné sur une période de dix ans, de commun | kan in overleg met het Rijksarchief gespreid worden over tien jaar |
| accord avec les Archives de l'Etat (art. 3, § 1er); | (art. 3, § 1); |
| - transférer les archives ayant plus de cent ans dans l'année qui suit | - archieven ouder dan honderd jaar binnen het jaar na de datum van |
| la publication de l'arrêté, c'est-à-dire au plus tard le 22 septembre | publicatie van dit besluit over te brengen, d.w.z. ten laatste op 22 |
| 2011. (art. 3, § 2); | september 2011 (art. 3, § 2); |
| - transférer aux Archives de l'Etat les archives ayant moins de trente | - archieven jonger dan dertig jaar en die geen administratief nut meer |
| ans, ne présentant plus d'utilité administrative et dont la | hebben, en waarvan de langetermijnbewaring en de toegankelijkheid niet |
| conservation pérenne et l'accessibilité ne peuvent plus être | langer kunnen worden gewaarborgd, naar het Rijksarchief over te |
| garanties; ce transfert sera réalisé moyennant un contrat de dépôt | brengen mits het sluiten van een overeenkomst van bewaargeving met het |
| avec les Archives de l'Etat, qui expire au moment où les archives | Rijksarchief dat verstrijkt op het ogenblik dat betrokken archieven |
| concernées auront atteint l'âge de trente ans (art. 6, § 1er). | dertig jaar oud zijn (art. 6, § 1). |
| 3.2.3.2. Des Archives de l'Etat : lieu de transfert | 3.2.3.2. De plaats van de Rijksarchieven waarnaar archieven dienen |
| Les dépôts d'archives où les archives doivent être transférées sont | overgebracht De archiefbewaarplaatsen waarnaar archieven overgebracht moeten |
| déterminés par les dispositions de l'article 7 de l'arrêté : | worden, zijn vastgesteld volgens de bepalingen van artikel 7 van het besluit : |
| 1. pour les archives des services publics dont les compétences | 1. voor archieven van overheden, waarvan de bevoegdheden zich |
| couvrent ou ont couvert l'ensemble du Royaume ou la majeure partie de | uitstrekken of hebben uitgestrekt over het gehele land of het grootste |
| ce dernier : aux Archives générales du Royaume; | deel van het land : in het Algemeen Rijksarchief; |
| 2. pour les archives des services publics dont les compétences ne | 2. voor archieven van overheden waarvan de bevoegdheden zich niet over |
| couvrent pas ou n'ont pas couvert l'ensemble du Royaume ou la majeure | het gehele land of het grootste deel van het land uitstrekken of |
| partie de celui-ci : aux Archives de l'Etat du ressort où le siège du | hebben uitgestrekt : in het Rijksarchief van het ressort waar de |
| service public se situe ou se situait au moment de sa suppression; | overheid zijn zetel heeft of op het ogenblik van zijn opheffing had; |
| 3. pour les archives numériques des services publics : aux Archives de | 3. voor digitale archieven van overheden : in een Rijksarchief dat |
| l'Etat désignées par l'Archiviste général du Royaume. | door de Algemeen Rijksarchivaris wordt aangewezen. |
| 3.2.3.4. Dispenses 1. Le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement ainsi que le Ministère de la Défense sont dispensés du transfert de leurs archives de moins de cinquante ans à condition que : - la pérennité, l'authenticité, l'intégrité, le classement, l'accessibilité et la lisibilité des archives soient assurés; - le public puisse consulter ces archives dans les mêmes conditions qu'aux Archives de l'Etat. (art. 9). La dispense de transfert obligatoire des archives, prévue par l'arrêté | 3.2.3.4. Vrijstellingen 1. De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking en het Ministerie van Defensie worden vrijgesteld van overbrenging van hun archieven van minder dan vijftig jaar op voorwaarde dat : - de langetermijnbewaring, de authenticiteit, de integriteit, de ordening, de toegankelijkheid en de leesbaarheid van de archieven worden gewaarborgd; - het publiek deze archieven onder dezelfde voorwaarden als in het Rijksarchief kan raadplegen (art. 9). De vrijstelling van verplichte overbrenging van archieven door voornoemde overheidsinstanties, voorzien door het koninklijk besluit |
| royal du 12 décembre 1957 (désormais abrogé) pour les instances | van 12 december 1957 (voortaan ingetrokken), vervalt (art. 30). |
| publiques susmentionnées, n'est plus d'application. (art. 30). | |
| 2. Les autres services publics, mentionnés à l'article 1er, alinéa 1er, | 2. De overige overheden vermeld in het eerste artikel, eerste lid |
| de la loi relative aux archives, peuvent être dispensés du transfert | Archiefwet kunnen mits het aantonen van het administratief nut van de |
| pour un délai de dix ans, renouvelable, pourvu qu'ils démontrent que | archieven en het waarborgen van de goede bewaring en raadpleging van |
| les archives concernées présentent encore une utilité administrative | |
| et que la bonne conservation et la consultation publique en sont | deze archieven door het publiek, een vrijstelling bekomen voor een |
| garanties. (art. 10). | termijn van tien jaar die hernieuwbaar is (art. 10). |
| 3.2.3.5. Conditions pour le transfert | 3.2.3.5. Voorwaarden voor overbrenging |
| Les archives peuvent être transférées aux Archives de l'Etat | Archieven kunnen slechts naar het Rijksarchief worden overgebracht |
| uniquement à condition que : | mits aan de volgende voorwaarden is voldaan : |
| 1. elles soient en bon état au moment du transfert. (art. 12, § 1er); | 1. zij zijn op het ogenblik van de overbrenging in goede staat (art. |
| 2. elles soient documentées de telle manière que la consultation de | 12, § 1); 2. zij zijn bij de overbrenging zodanig gedocumenteerd dat de |
| l'information reste garantie (art. 12, § 3); | raadpleging van de informatie gewaarborgd is (art. 12, § 3); |
| 3. elles aient fait l'objet d'un tri avant le transfert (art. 13); | 3. zij werden vóór de overbrenging aan een selectie onderworpen (art. |
| 4. avant le transfert, elles aient été, le cas échéant, dépoussiérées | 13); 4. zij werden vóór de overbrenging desgevallend stofvrij gemaakt of |
| ou désinfectées, débarrassées de matériaux nuisibles et conditionnées | ontsmet, ontdaan van schadelijke materialen en verpakt in |
| dans le respect des exigences minimales de qualité, conformes au | verpakkingsmateriaal dat voldoet aan de minimale kwaliteitseisen |
| cahier des charges rédigé par les Archives de l'Etat (art. 14); | overeenkomstig het lastenboek opgesteld door het Rijksarchief (art. |
| 5. elles soient transférées en bon ordre de classement (art. 15); | 14); 5. zij worden in geordende staat overgebracht (art. 15); |
| 6. elles soient accessibles, c'est-à-dire qu'elles puissent être | 6. zij zijn toegankelijk, dit wil zeggen dat ze binnen een redelijke |
| décrites et communiquées aux utilisateurs dans un délai raisonnable | termijn beschreven kunnen worden en aan de gebruikers ter beschikking |
| (art. 16); | kunnen worden gesteld (art. 16); |
| 7. elles soient accompagnées d'un inventaire conforme aux directives | 7. zij zijn bij de overbrenging vergezeld van een inventaris opgemaakt |
| des Archives de l'Etat (art. 17) et de tous les instruments de | overeenkomstig de richtlijnen van het Rijksarchief (art. 17) en van |
| recherche permettant d'identifier les documents isolés ou les dossiers | alle zoekinstrumenten waarmee afzonderlijke documenten of dossiers |
| (art. 18); | kunnen worden teruggevonden (art. 18); |
| 8. le service public avertisse les Archives de l'Etat au minimum trois | 8. de overheid bracht het Rijksarchief uiterlijk drie maanden vóór de |
| mois avant la date prévue du transfert (art. 19); | voorziene datum van de overbrenging op de hoogte (art. 19); |
| 9. lors du transfert, elles soient libres de droit, sans contrainte et | 9. zij zijn bij de overbrenging vrij en onbelast en niet bezwaard met |
| exemptes de contrats d'emprunt ou d'exploitation quels qu'ils soient (art. 20, § 3); | leen- of gebruikscontracten van welke aard ook (art. 20, § 3); |
| 10. le transfert de la gestion des archives soit consigné dans un acte | 10. de overdracht van het beheer over de archieven wordt vastgelegd in |
| de transfert, signé par les deux parties, dans lequel figure une | een door beide partijen ondertekende akte van overbrenging met een |
| description succincte des archives visées, avec l'énoncé des | beknopte beschrijving van de betrokken archieven en de vermelding van |
| limitations légales et réglementaires restreignant leur consultation, | de wettelijke en reglementaire beperkingen inzake raadpleging; de akte |
| et que l'inventaire soit joint à cet acte (art. 21); | is vergezeld van de inventaris (art. 21); |
| 11. le transfert s'effectue à l'intervention et aux frais du service | 11. de overbrenging geschiedt door toedoen en op kosten van de |
| public concerné (art. 22). | betrokken overheid (art. 22). |
| Je vous remercie de la bonne suite que vous voudrez bien réserver à la | Ik dank u voor het goede gevolg dat u aan dit schrijven zult willen |
| présente. | geven. |
| Les archivistes des Archives de l'Etat peuvent être consultés sur tout | De archivarissen van het Rijksarchief kunnen worden geraadpleegd over |
| point utile complémentaire qui vous semblerait nécessaire. | welk onderwerp ook dat u noodzakelijk lijkt. |
| Bruxelles, 19 novembre 2010. | Brussel, 19 november 2010. |
| La Ministre de la Politique scientifique, | De Minister van Wetenschapsbeleid, |
| Mme S. LARUELLE | Mevr. S. LARUELLE |