← Terug naar "Omzendbrief met betrekking tot uitvoering van : "
| Omzendbrief met betrekking tot uitvoering van : | Circulaire relative à l'exécution de : |
|---|---|
| PROGRAMMATORISCHE FEDERALE OVERHEIDSDIENST WETENSCHAPSBELEID | SERVICE PUBLIC FEDERAL DE PROGRAMMATION POLITIQUE SCIENTIFIQUE |
| 19 NOVEMBER 2010. - Omzendbrief met betrekking tot uitvoering van : | 19 NOVEMBRE 2010. - Circulaire relative à l'exécution de : |
| 1°) het koninklijk besluit van 18 augustus 2010 tot uitvoering van | 1°) l'arrêté royal du 18 août 2010 portant exécution des articles 5 et |
| artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955; | 6 de la loi du 24 juin 1955 relative aux archives; |
| 2°) het koninklijk besluit van 18 augustus 2010 tot uitvoering van | 2°) l'arrêté royal du 18 août 2010 portant exécution des articles 1er, |
| artikelen 1, 5 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955 | 5 et 6bis de la loi du 24 juin 1955 relative aux archives |
| Aan de heer Eerste Minister, | A M. le Premier Ministre, |
| Aan de Dames en Heren Ministers en Staatssecretarissen, leden van de | A Mesdames et Messieurs les Ministres et Secrétaires d'Etat, membres |
| federale Regering, | du Gouvernement fédéral, |
| Aan de Dames en Heren Korpschefs van de Hoven en Rechten van de | A Mesdames et Messieurs les Chefs de Corps des Cours et Tribunaux de |
| Rechtelijke Orde, | l'Ordre judiciaire, |
| Aan de Dames en Heren Korpschefs van de Raad van Staten en van de | A Mesdames et Messieurs les Chefs de corps du Conseil d'Etat et des |
| administratieve Rechtspraken, | juridictions administratives, |
| Aan de Dames en Heren Provinciegouverneurs, | A Mesdames et Messieurs les Gouverneurs de province, |
| Aan de heer Gouverneur van het administratief Arrondissement | A M. le Gouverneur de l'Arrondissement administratif de |
| Brussel-Hoofdstad, | Bruxelles-Capitale, |
| Aan de Dames en Heren Arrondissementscommissarissen, | A Mesdames et Messieurs les Commissaires d'arrondissement, |
| Aan de Dames en Heren Burgemeesters, | A Mesdames et Messieurs les Bourgmestres, |
| Mijnheer de Eerste Minister, | M. le Premier Ministre, |
| Mevr. de Minister, | Mme la Ministre, |
| Mijnheer de Minister, | M. le Ministre, |
| Mijnheer de Staatssecretaris, | M. le Secrétaire d'Etat, |
| Mevr. de Korpschef, | Mme le Chef de Corps, |
| Mijnheer de Korpschef, | M. le Chef de Corps, |
| Mevr. de Gouverneur, | Mme le Gouverneur, |
| Mijnheer de Gouverneur, | M. le Gouverneur, |
| Mevr. de Arrondissementscommissaris, | Mme le Commissaire d'arrondissement, |
| Mijnheer de Arrondissementscommissaris, | M. le Commissaire d'arrondissement, |
| Mevr. de Burgemeester, | Mme le Bourgmestre, |
| Mijnheer de Burgemeester, | M. le Bourgmestre, |
| Dames en Heren, | Mesdames et Messieurs, |
| 1. Inleiding | 1. Introduction |
| Deze omzendbrief omvat informatie over zowel de wijziging van de | Cette circulaire contient des informations relatives à la modification |
| archiefwet van 24 juni 1955 als over de uitvoering van de wet. | de la loi du 24 juin 1955 relative aux archives ainsi qu'à l'exécution de celle-ci. |
| Zij strekt ertoe de ambtenaren van alle overheden die vallen onder de | Elle vise à informer les fonctionnaires de tous les services publics |
| bevoegdheid van de federale Regering, van de rechterlijke macht en van | qui relèvent de la compétence du Gouvernement fédéral, du pouvoir |
| de provinciale en gemeentelijke overheden te informeren over de | judiciaire et des autorités provinciales et locales de la portée et |
| draagwijdte en de gevolgen van deze bepalingen. | des conséquences de ces dispositions. |
| 2. De wetswijziging | 2. La modification de la loi |
| De archiefwet van 1955 werd op een aantal punten gewijzigd bij de wet | La loi de 1955 relative aux archives a été modifiée sur certains |
| van 6 mei 2009 houdende diverse bepalingen (artikelen 126 tot 132 | points par la loi du 6 mai 2009 portant des dispositions diverses |
| Belgisch Staatsblad, 19 mei 2009, blz. 37877-37878). | (articles 126 à 132 - Moniteur belge, 19 mai 2009, p. 37877-37878). |
| De voornaamste doelstellingen van de wetswijziging waren : | Les principaux objectifs de la modification de la loi sont : |
| 1. de uitoefening van de opdrachten van het Rijksarchief, één van de | 1. améliorer et renforcer l'exécution des missions des Archives de |
| tien federale wetenschappelijke instellingen ressorterend onder de POD | l'Etat, une des dix institutions scientifiques fédérales ressortant au |
| Wetenschapsbeleid, te verbeteren en te versterken; | SPP Politique scientifique; |
| 2. de duurzame bewaring van waardevolle archieven te waarborgen door | 2. garantir la conservation durable d'archives de valeur en offrant au |
| de Koning de gelegenheid te geven een reeks minimale kwaliteitseisen | Roi l'occasion de fixer une série d'exigences minimales de qualité |
| vast te leggen inzake goede, geordende en toegankelijke bewaring van | pour la conservation des archives en bon état, ordonnées et |
| archieven; | accessibles; |
| 3. het wetenschappelijk onderzoek te ondersteunen door de termijn | 3. soutenir la recherche scientifique, en réduisant de cent ans à |
| voorzien voor de verplichte overbrenging van archieven van | trente ans les délais pour le transfert obligatoire d'archives |
| cultuurhistorisch belang of van archieven met grote juridische en | d'intérêt culturel et historique ou d'archives d'une grande valeur |
| onderzoekswaarde van honderd naar dertig jaar in te korten; | scientifique et juridique; |
| 4. de openbaarheid van overheidsinformatie te stimuleren; | 4. stimuler la publicité des informations produites par les pouvoirs |
| 5. en tenslotte, ervoor te zorgen dat de overgebrachte archieven - | publics; 5. enfin, veiller à ce que les archives transférées - moyennant |
| mits toepassing van de modaliteiten bepaald door de Koning - ook | application des modalités fixées par le Roi - soient rapidement |
| sneller toegankelijk zijn voor onderzoek. | accessibles à la recherche. |
| De vigerende archiefwet bepaalt onder meer dat : | La loi relative aux archives en vigueur stipule notamment que : |
| 1. archieven van meer dan dertig jaar oud, bewaard door de rechtbanken | 1. les archives datant de plus de trente ans conservées par les |
| van de rechterlijke macht, de Raad van State, de rijksbesturen, de | tribunaux de l'Ordre judiciaire, le Conseil d'Etat, les |
| provincies en de openbare instellingen die aan hun controle of | administrations de l'Etat et des provinces et les établissements |
| administratief toezicht zijn onderworpen, behoudens regelmatige | publics qui sont soumis à leur contrôle ou à leur surveillance |
| vrijstelling, in goede, geordende en toegankelijke staat naar het | administrative sont transférées - sauf dispense régulièrement accordée |
| Rijksarchief worden overgebracht (art. 1, § 1); | - en bon état, ordonnées et accessibles, aux Archives de l'Etat (art. |
| 2. archieven minder dan dertig jaar oud, die geen nut meer hebben voor | 1er, § 1er); 2. il pourra être procédé au transfert aux Archives de l'Etat des |
| de administratie, op verzoek van de openbare overheden aan wie ze | archives ayant moins de trente ans et ne présentant plus d'utilité |
| toebehoren naar het Rijksarchief kunnen worden overgebracht (art. 1, § | administrative, à la demande des autorités publiques auxquelles elles |
| 3); | appartiennent (art. 1er, § 3); |
| 3. de Koning de modaliteiten van overbrenging vastlegt, alsook de | 3. le Roi détermine les modalités selon lesquelles s'opéreront ces |
| voorwaarden waaronder overheden van de overbrenging van archieven | transferts et les conditions dans lesquelles les autorités sont |
| worden vrijgesteld (art. 1, § 4); | dispensées de transférer leurs archives (art. 1er, § 4); |
| 4. de ingevolge het eerste artikel, eerste lid Archiefwet, naar het | 4. les archives transférées aux Archives de l'Etat en vertu de |
| Rijksarchief overgebrachte archieven openbaar zijn. De Koning bepaalt | |
| de regels volgens welke zij aan het publiek ter inzage kunnen gegeven | l'article 1er, alinéa 1er, sont publiques. Le Roi détermine les |
| worden (art. 3); | modalités selon lesquelles elles sont communiquées au public (art. 3); |
| 5. les autorités ne pourront procéder à la destruction d'archives sans | |
| 5. de overheden geen archieven mogen vernietigen zonder toestemming | avoir obtenu l'autorisation de l'Archiviste général du Royaume ou de |
| van de Algemeen Rijksarchivaris of van dienst gemachtigden (art. 5); | ses délégués (art. 5); |
| 6. de archieven bewaren door de overheden onder het toezicht staan van | 6. les archives détenues par les autorités sont sous la surveillance |
| de Algemeen Rijksarchivaris of van diens gemachtigden (art. 6, § 1). | de l'Archiviste général du Royaume ou de ses délégués (art. 6, § 1er). |
| De Koning bepaalt de wijze waarop dit toezicht dient te worden | Le Roi détermine la manière dont cette surveillance doit être exercée |
| uitgeoefend (art. 6, § 2); | (art. 6, § 2); |
| 7. de Koning de duur bepaalt van de overgangsperiode en de voorwaarden | 7. Le Roi détermine la durée de la période transitoire et les |
| waaronder de overbrenging van archieven bedoeld in het eerste artikel, | conditions dans lesquelles le versement des archives visées à |
| eerste lid bij de inwerkingtreding van de wet in de tijd kan worden | l'article 1er, alinéa 1er, pourra être échelonné lors de l'entrée en |
| gespreiden (art. 6bis ). | vigueur de la présente loi. (art. 6bis ). |
| 3. De uitvoering van de wet | 3. Exécution de la loi |
| De Archiefwet voorziet in een aantal door de Koning te nemen | La loi relative aux Archives prévoit une série d'arrêtés royaux, dont |
| besluiten, waarvan er twee op 23 september jl. in het Belgisch | deux ont été publiés au Moniteur belge le 23 septembre dernier, à |
| Staatsblad werden gepubliceerd, nl. : | savoir : |
| - het koninklijk besluit van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de | - l'arrêté royal du 18 août 2010 portant exécution des articles 5 et 6 |
| artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955 (voortaan : | de la loi du 24 juin 1955 sur les archives (ci-après : arrêté royal « |
| koninklijk besluit « toezicht en vernietiging van archieven »); | Surveillance et élimination d'archives »); |
| - en het koninklijk besluit van 18 augustus 2010 tot uitvoering van | - et l'arrêté royal du 18 août 2010 portant exécution des articles 1er, |
| artikelen 1, 5 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955 (voortaan : | 5 et 6bis de la loi du 24 juin 1955 relative aux archives (ci-après : |
| koninklijk besluit « overbrenging van archieven »). | arrêté royal « Transfert d'archives »). |
| 3.1. Het koninklijk besluit « toezicht en vernietiging van archieven » | 3.1. L'arrêté royal « Surveillance et élimination d'archives » |
| Het eerste uitvoeringsbesluit van 18 augustus 2010 heeft betrekking op | Le premier arrêté d'exécution du 18 août 2010 concerne successivement |
| achtereenvolgens : | : |
| - het toezicht op de bewaring van de archieven door de overheden | - la surveillance de la conservation des archives par les services |
| (hoofdstuk 2, art. 2-10); | publics (chapitre 2, art. 2 à 10); |
| - de vernietiging van archieven (hoofdstuk 3, art. 11-15); | - l'élimination d'archives (chapitre 3, art. 11 à 15); |
| - enkele slotbepalingen (hoofdstuk 4, art. 16-17). | - quelques dispositions finales (chapitre 4, art. 16 et 17). |
| 3.1.1. Doelstellingen | 3.1.1. Objectifs |
| De doelstellingen van dit uitvoeringsbesluit zijn : | Les objectifs de cet arrêté d'exécution sont : |
| - het preciseren van een aantal taken opgedragen aan het Rijksarchief; | - préciser une série de missions des Archives de l'Etat; |
| - overheden die onder toepassing van de wet vallen ertoe aanzetten een | - inciter les services publics auxquels la loi s'applique, à mener une |
| beleid te voeren inzake het rationeel beheer van de archieven die bij | politique de gestion rationnelle des archives en leur possession; |
| hen berusten; - overheden een reglementair kader aanbieden van minimale | - offrir aux services publics un cadre réglementaire de normes |
| kwaliteitsnormen inzake bepaalde aspecten van het archiefbeheer; | minimales de qualité pour certains aspects de la gestion archivistique; |
| - overheden ertoe aanzetten om in een zo vroeg mogelijk stadium over | - inciter les services publics à procéder le plus tôt possible au tri |
| te gaan tot de selectie van archieven, om op die manier bij te dragen | de leurs archives, afin de contribuer ainsi - comme le prouve la |
| - zoals de praktijk aantoont - tot een efficiënter informatiebeheer; | pratique - à une gestion plus efficace des informations; |
| - de vakministers bevoegd voor de respectieve overheden bewust maken | - sensibiliser les Ministres fonctionnellement compétents des services |
| van het belang van de duurzame bewaring van overheidsinformatie. | publics respectifs, à l'importance d'une conservation durable des |
| informations du secteur public. | |
| 3.1.2. Opdrachten van het Rijksarchief | 3.1.2. Missions des Archives de l'Etat |
| 1. Het Rijksarchief oefent toezicht uit op de wijze waarop overheden | 1. Les Archives de l'Etat exercent la surveillance sur la manière dont |
| de archieven die bij hen berusten beheren en bewaren, ongeacht hun | les services publics gèrent et conservent les archives en leur |
| possession, quels que soient le support et la forme matérielle de | |
| materiële drager en materiële vorm (art. 2). Het toezicht heeft dus | celles-ci. (art. 2). La surveillance ne concerne donc pas uniquement |
| niet enkel betrekking op het beheer van papieren archieven maar | la gestion des archives sur support papier, mais également celle des |
| eveneens op het beheer van digitale, audiovisuele e.a. informatie. | informations numériques, audiovisuelles, e.a. |
| 2. Het doel van het toezicht is de duurzame bewaring van | 2. La surveillance vise à garantir une conservation durable des |
| overheidsinformatie te waarborgen (art. 3). | informations produites par les services publics (art. 3). |
| 3. Het toezicht geschiedt concreet door middel van inspecties, het | 3. Dans la pratique, la surveillance est réalisée par le biais |
| opstellen van verslagen en het vast-leggen van aanbevelingen (art. 4). | d'inspections, la rédaction de rapports et l'établissement de recommandations (art. 4). |
| 4. De richtlijnen, aanbevelingen en adviezen aan overheden over de | 4. Les directives, recommandations et conseils aux services publics, |
| diverse aspecten van het archiefbeheer worden door het Rijksarchief | sur la gestion archivistique sont diffusés et rendus publics par les |
| verspreid en openbaar gemaakt (art. 5). | Archives de l'Etat (art. 5). |
| 5. Op voorstel van het Rijksarchief worden de technische normen die | 5. Sur proposition des Archives de l'Etat, le Ministre compétent pour |
| les Archives de l'Etat fixe les normes techniques que les services | |
| overheden in acht dienen te nemen bij de inrichting van archiefruimten | publics doivent respecter lors de l'aménagement des espaces destinés à |
| door de minister bevoegd voor het Rijksarchief vastgelegd (art. 6). | la conservation des archives (art. 6). |
| 6. Indien de archieven die bestemd zijn voor de overdracht naar een | 6. Si les archives destinées au transfert dans un dépôt d'archives |
| archiefbewaarplaats een fysiek gevaar inhouden voor personen en voor | constituent un danger physique pour les personnes ou les autres |
| andere archieven die door het Rijksarchief worden bewaard, wordt het | documents conservés par les Archives de l'Etat, celles-ci sont |
| Rijksarchief geacht passende maatregelen te nemen (art. 11, § 2). | habilitées à prendre des dispositions adéquates (art. 11, § 2). |
| 7. Het Rijksarchief bepaalt de wetenschappelijke, historische, | 7. Les Archives de l'Etat déterminent l'intérêt scientifique, |
| juridische en maatschappelijke waarde van de archieven en legt in | historique, juridique et sociétal des archives et consignent leur |
| selectielijsten de definitieve bestemming van de archieven vast | destination définitive dans des tableaux de tri (soit la conservation |
| (hetzij de permanente bewaring, hetzij de vernietiging) (art. 12, § 1 - 3 - zie ook : art. 1, § 1, 9). | permanente, soit l'élimination) (art. 12, § 1er à 3 - voir aussi art. 1er, § 1er, 9). |
| 8. Indien de overheid nog niet beschikt over een goedgekeurde | 8. Si le service public ne dispose pas encore d'un tableau de tri |
| selectielijst kan het Rijksarchief een toelating tot vernietiging | validé, les Archives de l'Etat peuvent délivrer une autorisation |
| afleveren voor een beperkt aantal categorieën archieven (art. 12, § | d'élimination limitée à certaines catégories d'archives (art. 12, § |
| 4). | 4). |
| 9. Indien de overheid handelt in strijd met het besluit worden de | 9. Si un service public ne se conforme pas à l'arrêté, le Ministre |
| minister bevoegd voor het Rijksarchief alsook de betrokken | compétent pour les Archives de l'Etat ainsi que le(s) Ministre(s) |
| vakminister(s) hiervan in kennis gesteld, waarna corrigerende | fonctionnellement compétent(s), en sont informés; des mesures |
| maatregelen kunnen genomen worden (art. 16). | d'ajustement pourront être prises par la suite (art. 16). |
| 10. Over het toezicht en de vernietiging van archieven brengt het | 10. Annuellement, les Archives de l'Etat font un rapport sur la |
| Rijksarchief jaarlijks verslag uit aan de Eerste Minister en aan de | surveillance et l'élimination d'archives, destiné au Premier Ministre |
| Minister bevoegd voor het Rijksarchief (art. 17). | et au Ministre compétent pour les Archives de l'Etat (art. 17). |
| 3.1.3. Opdrachten van de overheden | 3.1.3. Missions des services publics |
| De overheden zijn ertoe gehouden : | Les services publics sont tenus de : |
| 1. hun archieven te bewaren volgens een aantal voorgeschreven | 1. conserver leurs archives suivant une série de normes techniques à |
| technische normen (art. 7); | respecter (art. 7); |
| 2. gekwalificeerd personeel met het beheer en de bewaring te belasten | 2. affecter du personnel qualifié à la gestion et à la conservation |
| (art. 8); | des archives (art. 8); |
| 3. de archieven die ze beheren te beschrijven en te ordenen opdat ze | 3. identifier et classer les archives qu'ils gèrent, de façon à ce |
| binnen redelijke termijn teruggevonden kunnen worden (art. 9); | qu'elles puissent être retrouvées dans un délai raisonnable (art. 9); |
| 4. de vertegenwoordiger van het Rijksarchief ten allen tijde toegang | 4. donner à tout moment accès aux délégués des Archives de l'Etat, aux |
| te verlenen tot de archieven in zijn bezit, ongeacht de drager en | archives en leur possession, quels que soient leur support et leur |
| materiële vorm (art. 10); | forme matérielle (art. 10); |
| 5. niet over te gaan tot de fysieke vernietiging van archieven zonder | 5. ne pas procéder à une élimination physique d'archives sans |
| de schriftelijke toestemming van het Rijksarchief (art. 11, § 1; art. | autorisation écrite des Archives de l'Etat (art. 11, § 1er et art. 12, |
| 12, § 4); | § 4); |
| 6. een selectielijst eigen aan het type instelling ter goedkeuring aan | 6. faire valider un tableau de tri spécifique à son type d'institution |
| het Rijksarchief voor te leggen (art. 12, § 3 - 4); | par les Archives de l'Etat (art. 12, § 3 et § 4); |
| 7. de procedure inzake de effectieve fysieke vernietiging van | 7. respecter la procédure en matière d'élimination physique effective |
| archieven, zoals beschreven in art. 13 en 14 van het besluit, na te | d'archives, décrite aux articles 13 et 14 de l'arrêté; |
| leven; 8. pas over te gaan tot vernietiging van digitaal archief nadat het | 8. attendre que les Archives de l'Etat délivrent un accusé de |
| Rijksarchief een ontvangstmelding voor overbrenging heeft afgeleverd | réception définitive, avant d'éliminer des archives numériques (art. |
| (art. 15). | 15). |
| 3.2. Het koninklijk besluit « overbrenging van archieven » | 3.2. L'arrêté royal « Transfert d'archives » |
| 3.2.1. Doelstellingen | 3.2.1. Objectifs |
| De voornaamste doelstellingen van het koninklijk besluit « | Les principaux objectifs de l'arrêté royal « Transfert d'archives » |
| overbrenging van archieven » zijn : | sont : |
| - het vaststellen van alle regels die verband houden met de | - arrêter toutes les règles en matière de transfert d'archives - tant |
| overbrenging van archieven naar een archiefbewaarplaats van het | publiques que privées - vers un dépôt d'archives des Archives de |
| Rijksarchief, zowel van overheidsarchieven als van particuliere | |
| archieven; | l'Etat; |
| Opmerking : de overbrenging van particuliere archieven (Titel III, | Remarque : le transfert des archives privées (Titre III, articles 24 à |
| art. 24-29) maakt geen voorwerp uit van deze omzendbrief. | 29) ne fait pas l'objet de la présente circulaire. |
| - het responsabiliseren van overheden die een vrijstelling wensen te | - responsabiliser les services publics voulant être dispensés du |
| bekomen van overbrenging van hun archieven, meer bepaald inzake goede | transfert de leurs archives, notamment en matière de bonne |
| bewaring en toegankelijkheid voor het publiek; | conservation et d'accessibilité au public; |
| - het openbaar karakter van overheidsarchieven bevestigen : vermits | - confirmer le caractère public des archives des services publics : |
| overheidsarchieven deel uitmaken van het openbaar domein zijn ze van | étant donné que les archives des services publics appartiennent au |
| verjaring uitgesloten en onvervreemdbaar; | domaine public, elles sont imprescriptibles et inaliénables; |
| - de vakministers bevoegd voor de respectieve overheden bewust te | - sensibiliser les Ministres fonctionnellement compétents des services |
| maken van de minimale kwaliteitseisen inzake overbrenging van | publics respectifs, aux exigences minimales de qualité en matière de |
| archieven naar het Rijksarchief. | transfert d'archives aux Archives de l'Etat. |
| 3.2.2. Opdrachten van het Rijksarchief | 3.2.2. Missions des Archives de l'Etat |
| 1. Indien een overheid vermeld in het eerste artikel, eerste lid | 1. Lorsqu'un service public, mentionné à l'article 1er, alinéa 1er, de |
| la loi relative aux Archives ne se conforme pas aux dispositions | |
| Archiefwet de bepalingen inzake overbrenging van archieven niet | relatives au transfert des archives, le Ministre compétent pour les |
| toepast, worden de minister bevoegd voor het Rijksarchief alsook de | Archives de l'Etat ainsi que le(s) Ministre(s) fonctionnellement |
| betrokken vakminister(s) hiervan in kennis gesteld, waarna | compétent(s) pour le service public concerné, en sont informés; des |
| corrigerende maatregelen kunnen genomen worden (art. 4); | mesures d'ajustement pourront être prises ultérieurement (art. 4); |
| 2. de definitieve bestemming van de over te brengen archieven wordt | 2. la destination définitive des archives à transférer est fixée à |
| vastgelegd in artikel 7 van het besluit (zie hierna), maar in geval | l'article 7 de l'arrêté (voir ci-après); toutefois, en cas de force |
| van overmacht, kan het Rijksarchief voorlopig andere | majeure, les Archives de l'Etat peuvent désigner à titre provisoire |
| archiefbewaarplaatsen aanwijzen (art. 8); in geval van overmacht kan | d'autres dépôts d'archives (art. 8); les Archives de l'Etat peuvent |
| het Rijksarchief een overbrenging van archieven geheel of gedeeltelijk | aussi, en cas de force majeure, différer en tout ou en partie un |
| uitstellen (art. 20, § 4); | transfert d'archives (art. 20, § 4); |
| 3. het Rijksarchief ziet toe op de naleving van de voorwaarden en de | 3. les Archives de l'Etat veillent au respect des conditions et de la |
| procedure voor overbrenging van archieven door overheden (art. 12-23). | procédure pour le transfert d'archives par les services publics (art. |
| Het deelt aan overheden richtlijnen mee en staat hen bij bij de | 12 à 23). Elles leur communiquent des directives et les assistent pour |
| voorbereiding en uitvoering van de overbrenging. Het ziet toe op de | préparer et exécuter le transfert. Elles veillent aussi au bon état, à |
| goede, geordende en toegankelijke staat vóór de overbrenging van archieven. | l'ordre et à l'accessibilité des archives avant leur transfert. |
| 3.2.3. Opdrachten van de overheden | 3.2.3. Missions des services publics |
| 3.2.3.1. Overbrengingstermijnen | 3.2.3.1. Délais de transfert |
| De rechtbanken van de rechterlijke Macht, de Raad van State, de | Les tribunaux de l'Ordre judiciaire, le Conseil d'Etat, les |
| Rijksbesturen, de Provincies en de openbare instellingen die aan hun | Administrations de l'Etat et les Provinces et les établissements |
| controle of administratief toezicht zijn onderworpen, zijn ertoe | publics qui sont soumis à leur contrôle ou à leur surveillance |
| gehouden : | administrative, sont tenus de : |
| - ten laatste tien jaar na de publicatie van dit besluit, d.w.z. op 22 | - transférer les archives de trente ans ou plus aux Archives de |
| september 2020 de archieven ouder dan dertig jaar naar het | l'Etat, au plus tard dix ans après la date de la publication de |
| Rijksarchief over te brengen (art. 2); de overbrenging van archieven | l'arrêté, c'est-à-dire le 22 septembre 2020 (art. 2); le transfert des |
| kan in overleg met het Rijksarchief gespreid worden over tien jaar | archives peut être échelonné sur une période de dix ans, de commun |
| (art. 3, § 1); | accord avec les Archives de l'Etat (art. 3, § 1er); |
| - archieven ouder dan honderd jaar binnen het jaar na de datum van | - transférer les archives ayant plus de cent ans dans l'année qui suit |
| publicatie van dit besluit over te brengen, d.w.z. ten laatste op 22 | la publication de l'arrêté, c'est-à-dire au plus tard le 22 septembre |
| september 2011 (art. 3, § 2); | 2011. (art. 3, § 2); |
| - archieven jonger dan dertig jaar en die geen administratief nut meer | - transférer aux Archives de l'Etat les archives ayant moins de trente |
| hebben, en waarvan de langetermijnbewaring en de toegankelijkheid niet | ans, ne présentant plus d'utilité administrative et dont la |
| langer kunnen worden gewaarborgd, naar het Rijksarchief over te | conservation pérenne et l'accessibilité ne peuvent plus être |
| brengen mits het sluiten van een overeenkomst van bewaargeving met het | garanties; ce transfert sera réalisé moyennant un contrat de dépôt |
| Rijksarchief dat verstrijkt op het ogenblik dat betrokken archieven | avec les Archives de l'Etat, qui expire au moment où les archives |
| dertig jaar oud zijn (art. 6, § 1). | concernées auront atteint l'âge de trente ans (art. 6, § 1er). |
| 3.2.3.2. De plaats van de Rijksarchieven waarnaar archieven dienen | 3.2.3.2. Des Archives de l'Etat : lieu de transfert |
| overgebracht De archiefbewaarplaatsen waarnaar archieven overgebracht moeten | Les dépôts d'archives où les archives doivent être transférées sont |
| worden, zijn vastgesteld volgens de bepalingen van artikel 7 van het besluit : | déterminés par les dispositions de l'article 7 de l'arrêté : |
| 1. voor archieven van overheden, waarvan de bevoegdheden zich | 1. pour les archives des services publics dont les compétences |
| uitstrekken of hebben uitgestrekt over het gehele land of het grootste | couvrent ou ont couvert l'ensemble du Royaume ou la majeure partie de |
| deel van het land : in het Algemeen Rijksarchief; | ce dernier : aux Archives générales du Royaume; |
| 2. voor archieven van overheden waarvan de bevoegdheden zich niet over | 2. pour les archives des services publics dont les compétences ne |
| het gehele land of het grootste deel van het land uitstrekken of | couvrent pas ou n'ont pas couvert l'ensemble du Royaume ou la majeure |
| hebben uitgestrekt : in het Rijksarchief van het ressort waar de | partie de celui-ci : aux Archives de l'Etat du ressort où le siège du |
| overheid zijn zetel heeft of op het ogenblik van zijn opheffing had; | service public se situe ou se situait au moment de sa suppression; |
| 3. voor digitale archieven van overheden : in een Rijksarchief dat | 3. pour les archives numériques des services publics : aux Archives de |
| door de Algemeen Rijksarchivaris wordt aangewezen. | l'Etat désignées par l'Archiviste général du Royaume. |
| 3.2.3.4. Vrijstellingen 1. De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking en het Ministerie van Defensie worden vrijgesteld van overbrenging van hun archieven van minder dan vijftig jaar op voorwaarde dat : - de langetermijnbewaring, de authenticiteit, de integriteit, de ordening, de toegankelijkheid en de leesbaarheid van de archieven worden gewaarborgd; - het publiek deze archieven onder dezelfde voorwaarden als in het Rijksarchief kan raadplegen (art. 9). De vrijstelling van verplichte overbrenging van archieven door voornoemde overheidsinstanties, voorzien door het koninklijk besluit | 3.2.3.4. Dispenses 1. Le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement ainsi que le Ministère de la Défense sont dispensés du transfert de leurs archives de moins de cinquante ans à condition que : - la pérennité, l'authenticité, l'intégrité, le classement, l'accessibilité et la lisibilité des archives soient assurés; - le public puisse consulter ces archives dans les mêmes conditions qu'aux Archives de l'Etat. (art. 9). La dispense de transfert obligatoire des archives, prévue par l'arrêté |
| van 12 december 1957 (voortaan ingetrokken), vervalt (art. 30). | royal du 12 décembre 1957 (désormais abrogé) pour les instances |
| publiques susmentionnées, n'est plus d'application. (art. 30). | |
| 2. De overige overheden vermeld in het eerste artikel, eerste lid | 2. Les autres services publics, mentionnés à l'article 1er, alinéa 1er, |
| Archiefwet kunnen mits het aantonen van het administratief nut van de | de la loi relative aux archives, peuvent être dispensés du transfert |
| archieven en het waarborgen van de goede bewaring en raadpleging van | pour un délai de dix ans, renouvelable, pourvu qu'ils démontrent que |
| les archives concernées présentent encore une utilité administrative | |
| deze archieven door het publiek, een vrijstelling bekomen voor een | et que la bonne conservation et la consultation publique en sont |
| termijn van tien jaar die hernieuwbaar is (art. 10). | garanties. (art. 10). |
| 3.2.3.5. Voorwaarden voor overbrenging | 3.2.3.5. Conditions pour le transfert |
| Archieven kunnen slechts naar het Rijksarchief worden overgebracht | Les archives peuvent être transférées aux Archives de l'Etat |
| mits aan de volgende voorwaarden is voldaan : | uniquement à condition que : |
| 1. zij zijn op het ogenblik van de overbrenging in goede staat (art. | 1. elles soient en bon état au moment du transfert. (art. 12, § 1er); |
| 12, § 1); 2. zij zijn bij de overbrenging zodanig gedocumenteerd dat de | 2. elles soient documentées de telle manière que la consultation de |
| raadpleging van de informatie gewaarborgd is (art. 12, § 3); | l'information reste garantie (art. 12, § 3); |
| 3. zij werden vóór de overbrenging aan een selectie onderworpen (art. | 3. elles aient fait l'objet d'un tri avant le transfert (art. 13); |
| 13); 4. zij werden vóór de overbrenging desgevallend stofvrij gemaakt of | 4. avant le transfert, elles aient été, le cas échéant, dépoussiérées |
| ontsmet, ontdaan van schadelijke materialen en verpakt in | ou désinfectées, débarrassées de matériaux nuisibles et conditionnées |
| verpakkingsmateriaal dat voldoet aan de minimale kwaliteitseisen | dans le respect des exigences minimales de qualité, conformes au |
| overeenkomstig het lastenboek opgesteld door het Rijksarchief (art. | cahier des charges rédigé par les Archives de l'Etat (art. 14); |
| 14); 5. zij worden in geordende staat overgebracht (art. 15); | 5. elles soient transférées en bon ordre de classement (art. 15); |
| 6. zij zijn toegankelijk, dit wil zeggen dat ze binnen een redelijke | 6. elles soient accessibles, c'est-à-dire qu'elles puissent être |
| termijn beschreven kunnen worden en aan de gebruikers ter beschikking | décrites et communiquées aux utilisateurs dans un délai raisonnable |
| kunnen worden gesteld (art. 16); | (art. 16); |
| 7. zij zijn bij de overbrenging vergezeld van een inventaris opgemaakt | 7. elles soient accompagnées d'un inventaire conforme aux directives |
| overeenkomstig de richtlijnen van het Rijksarchief (art. 17) en van | des Archives de l'Etat (art. 17) et de tous les instruments de |
| alle zoekinstrumenten waarmee afzonderlijke documenten of dossiers | recherche permettant d'identifier les documents isolés ou les dossiers |
| kunnen worden teruggevonden (art. 18); | (art. 18); |
| 8. de overheid bracht het Rijksarchief uiterlijk drie maanden vóór de | 8. le service public avertisse les Archives de l'Etat au minimum trois |
| voorziene datum van de overbrenging op de hoogte (art. 19); | mois avant la date prévue du transfert (art. 19); |
| 9. zij zijn bij de overbrenging vrij en onbelast en niet bezwaard met | 9. lors du transfert, elles soient libres de droit, sans contrainte et |
| leen- of gebruikscontracten van welke aard ook (art. 20, § 3); | exemptes de contrats d'emprunt ou d'exploitation quels qu'ils soient (art. 20, § 3); |
| 10. de overdracht van het beheer over de archieven wordt vastgelegd in | 10. le transfert de la gestion des archives soit consigné dans un acte |
| een door beide partijen ondertekende akte van overbrenging met een | de transfert, signé par les deux parties, dans lequel figure une |
| beknopte beschrijving van de betrokken archieven en de vermelding van | description succincte des archives visées, avec l'énoncé des |
| de wettelijke en reglementaire beperkingen inzake raadpleging; de akte | limitations légales et réglementaires restreignant leur consultation, |
| is vergezeld van de inventaris (art. 21); | et que l'inventaire soit joint à cet acte (art. 21); |
| 11. de overbrenging geschiedt door toedoen en op kosten van de | 11. le transfert s'effectue à l'intervention et aux frais du service |
| betrokken overheid (art. 22). | public concerné (art. 22). |
| Ik dank u voor het goede gevolg dat u aan dit schrijven zult willen | Je vous remercie de la bonne suite que vous voudrez bien réserver à la |
| geven. | présente. |
| De archivarissen van het Rijksarchief kunnen worden geraadpleegd over | Les archivistes des Archives de l'Etat peuvent être consultés sur tout |
| welk onderwerp ook dat u noodzakelijk lijkt. | point utile complémentaire qui vous semblerait nécessaire. |
| Brussel, 19 november 2010. | Bruxelles, 19 novembre 2010. |
| De Minister van Wetenschapsbeleid, | La Ministre de la Politique scientifique, |
| Mevr. S. LARUELLE | Mme S. LARUELLE |