18 AOUT 2010. - Arrêté royal portant exécution des articles 1er, 5 et 6bis de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives

RAPPORT AU ROI Sire, La loi du 6 mai 2009 portant des dispositions diverses a notamment modifié considérablement la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives.

Son nouvel article 1er, dernier paragraphe, prévoit que le Roi détermine les modalités selon lesquelles des services publics visés à l'alinéa 1er de cet article peuvent être dispensés de transférer leurs archives.

Le nouvel article 6bis stipule que le Roi détermine la durée de la période transitoire et les conditions dans lesquelles le transfert des archives visées à l'article 1er, alinéa 1er précité, peut être échelonné.

Le projet d'arrêté, que j'ai l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté, tend à pourvoir à l'exécution de ces dispositions.

Le 4 mai 2010, le Conseil d'Etat a émis son avis (n° 48.100/1) sur le projet d'arrêté royal portant exécution des articles 1e et 6bis de la loi relative aux archives du 24 juin 1955. Il sera répondu à ses observations lors de l'analyse du projet.

Examen des articles L'article 1er précise une liste de définitions qui permettent une lecture simplifiée de l'arrêté en visant en particulier les agents publics qui seront chargés de l'appliquer.

Le Conseil d'Etat observe que le projet d'arrêté royal est dépourvu de fondement juridique pour définir plus précisément les services et institutions publics qui tombent dans le champ d'application de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer. Afin de rencontrer cette objection, le projet se limite à faire référence aux services publics dont question à l'article 1er de la loi relative aux archives. Les archives des tribunaux de l'Ordre judiciaire, du Conseil d'Etat, des Administrations de l'Etat, des provinces et des communes, ainsi que des établissements publics qui sont soumis à leur contrôle ou à leur surveillance administrative relèvent donc du champ d'application du projet d'arrêté.

Le Conseil d'Etat observe en outre que la définition de la notion d'« archives » est très large et vise aussi bien les archives vivantes que mortes, ce qui prête le flanc à la critique du point quant à la répartition institutionnelle des compétences : le Conseil d'Etat dans son analyse réserve aux Communautés et aux Régions la compétence de conservation des archives vivantes dans les matières relevant de leur ressort, l'autorité fédérale étant compétente pour les archives « mortes », pour toutes les matières en vertu de sa compétence résiduelle.

La définition large de la notion d'« archives » est maintenue dans le projet d'arrêté en raison du fait que les missions des Archives de l'Etat s'étendent nécessairement aussi aux archives vivantes. Les Archives de l'Etat ne peuvent exercer judicieusement leurs tâches vis-à-vis des archives mortes que dans la mesure où elles peuvent exercer la surveillance sur la manière dont les archives sont conservées alors qu'elles possèdent encore une utilité administrative et par conséquent sont encore vivantes. Cette surveillance est notamment nécessaire afin de s'assurer que les archives ayant perdu leur utilité directe pour l'administration puissent être durablement conservées et mises à la disposition du public. C'est pour la même raison que la compétence des Archives de l'Etat en matière de destruction d'archives vivantes est maintenue. Les Archives de l'Etat ne peuvent exécuter leur mission de manière cohérente que dans la mesure où elles peuvent empêcher la destruction de toutes les archives. De plus, l'autorité fédérale est dans tous les cas compétente pour les archives vivantes relatives aux questions dans lesquelles interviennent les provinces et les communes en exécution d'une compétence fédérale.

Les articles 2 à 6 règlent les modalités prévues de transfert de ces archives aux Archives de l'Etat et n'appellent pas de commentaire particulier.

Il va de soi que des précisions seront apportées par les délégués de l'Archiviste général au fur et à mesure que les services publics les solliciteront. D'ores et déjà, il existe des instructions très détaillées sur l'établissement des tableaux de tri et cela sous forme normalisée et informatique. Des formations seront également organisées pour aider les agents publics des Archives de l'Etat à mettre l'information à disposition des administrations publiques de la manière la plus optimale.

Les mesures conservatoires que l'Archiviste général du Royaume, le Ministre ou les Ministres de tutelle concernés peuvent être amenés à prendre lorsqu'une autorité n'applique pas les dispositions relatives au transfert peuvent consister notamment en l'enlèvement ou l'isolement d'archives contaminées, le conditionnement d'archives et l'aménagement d'espaces d'archives selon les normes internationales en vigueur.

En ce qui concerne les provinces, les communes et les institutions qui sont soumises à leur contrôle ou à leur surveillance administrative, le Conseil d'Etat observe qu'il ne revient pas à l'autorité fédérale de déterminer quand des documents d'archives doivent être transférés aux Archives de l'Etat, ni de ce fait quand l'on doit considérer que ces documents sont devenus des archives mortes. Cette critique n'est pas pertinente. Le projet d'arrêté ne fixe pas le délai au-delà duquel un document d'archives doit être transféré. Il se limite simplement à pourvoir à l'exécution de la loi relative aux archives. Le projet d'arrêté stipule en outre que les documents qui sont encore pourvus d'une utilité administrative après 30 ans, peuvent être dispensés du transfert obligatoire aux Archives de l'Etat par l'Archiviste général du Royaume. Ceci vaut également pour les archives des provinces ou des institutions qui sont soumises à leur contrôle ou leur surveillance administrative, de telle sorte que le projet d'arrêté tient suffisamment compte des règles réparties de compétences.

Les articles 7 et 8 désignent les dépôts d'archives dans lesquels les documents doivent être transférés.

Les articles 9 à 11 prévoient les conditions auxquelles les services publics sont dispensés du transfert des archives. L'article 9 prévoit une mesure d'exception spécifique pour les documents du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement et du Ministère de la Défense.

L'article 10 précise que les archives dont le transfert est obligatoire peuvent être dispensées de celui-ci dans la mesure où les archives sont encore pourvues d'une utilité administrative.

Les articles 12 à 18 précisent dans quel état les archives doivent être transférées aux Archives de l'Etat et n'appellent pas de commentaire particulier.

Les articles 19 à 23 règlent la procédure de transfert et n'appellent pas de commentaire particulier.

Enfin, les articles 24 à 29 règlent la procédure de transfert des archives de personnes privées mais ne sont pas à mettre en rapport avec le transfert des archives publiques visées ci-dessus.

Grâce aux mesures proposées, la préservation des archives contemporaines qui sont absolument nécessaires, pourra s'accomplir dans de bonnes conditions.

En complément, je me permets d'attirer la bonne attention de Votre Majesté sur le fait que la prise de cet arrêté permettra à la Belgique de se mettre au niveau de ses partenaires européens quant à la manière de conserver correctement les archives de la Nation.

J'ai l'honneur d'être, Sire, De Votre Majesté, le très respectueux et le très fidèle serviteur La Ministre de la Politique scientifique, Mme S. LARUELLE

Avis 48.100/1 du 4 mai 2010 de la section de législation du Conseil d'Etat Le Conseil d'Etat, section de législation, première chambre, saisi par la Ministre de la Politique scientifique, le 8 avril 2010, d'une demande d'avis, dans un délai de trente jours, sur un projet d'arrêté royal "portant exécution des articles 1er et 6bis de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives", a donné l'avis suivant : Compte tenu du moment où le présent avis est donné, le Conseil d'Etat attire l'attention sur le fait qu'en raison de la démission du gouvernement, la compétence de celui-ci se trouve limitée à l'expédition des affaires courantes. Le présent avis est toutefois donné sans qu'il soit examiné si le projet relève bien de la compétence ainsi limitée, la section de législation n'ayant pas connaissance de l'ensemble des éléments de fait que le gouvernement peut prendre en considération lorsqu'il doit apprécier la nécessité d'arrêter ou de modifier des dispositions réglementaires.

En application de l'article 84, § 3, alinéa 1er, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973, la section de législation a fait porter son examen essentiellement sur la compétence de l'auteur de l'acte, le fondement juridique et l'accomplissement des formalités prescrites(1).

PORTEE ET FONDEMENT JURIDIQUE DU PROJET 1. Le projet d'arrêté royal soumis pour avis vise à pourvoir à l'exécution des articles 1er et 6bis de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives. Le projet commence par définir un certain nombre de notions, telles que "archives", "transfert d'archives" et "services publics" (titre I). En ce qui concerne cette dernière notion, le projet se réfère non seulement à l'article 1er de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives, mais précise également quelles entités sont visées.

Le projet comporte essentiellement deux parties et règle, d'une part, le transfert des archives des services publics aux Archives de l'Etat (titre II) et, d'autre part, le transfert d'archives privées aux Archives de l'Etat (titre III).

En ce qui concerne les archives des services publics, le projet règle les délais de transfert et le dépôt d'archives où les archives doivent être transférées. Par ailleurs, il prévoit la possibilité d'accorder une dispense pour le transfert des archives concernées et contient des dispositions concernant l'état dans lequel les archives doivent être transférées aux Archives de l'Etat et la procédure que doit suivre le transfert.

En ce qui concerne le transfert d'archives privées, le projet dispose que leur transfert aux Archives de l'Etat peut s'effectuer par dépôt, donation ou legs, et certains conditions sont fixées à cet égard.

Enfin, le projet vise à abroger l'arrêté royal du 12 décembre 1957 concernant l'exécution de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives. En outre, il énonce que les dispositions en projet entreront en vigueur le jour de la publication (titre IV). 2. Sous réserve des observations formulées ci-après sous les points 3 à 6 en ce qui concerne le fondement juridique et des observations relatives à la compétence de l'autorité fédérale, il peut être admis que les dispositions en projet trouvent un fondement juridique dans les articles 1er et 6bis de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives. Dans la mesure où l'article 24 du projet a trait aux conditions dans lesquelles les données transférées peuvent être éliminées, un fondement juridique est également procuré par l'article 5 de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives, combiné avec l'article 108 de la Constitution qui confère au Roi le pouvoir général d'exécution des lois. L'article 5 de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives dispose que les autorités visées à l'article 1er, alinéas 1er et 2, de la loi, ne pourront procéder à la destruction de documents sans avoir obtenu l'autorisation de l'archiviste général du Royaume ou de ses délégués. 3. Aucune disposition de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives n'habilite le Roi à préciser ou à compléter la définition des services publics, énumérés à l'article 1er, alinéas 1er et 2, de cette loi, dont la conservation et le transfert de documents d'archives peuvent être réglés, et il lui est encore moins permis de le faire sur la base du pouvoir général d'exécution que lui attribue l'article 108 de la Constitution.Or, l'article 1er, 8, du projet définit plus précisement "les autorités et les institutions, visées à l'article 1er de la Loi".

Outre qu'il n'est pas recommandé de reproduire dans un arrêté d'exécution des dispositions législatives déjà applicables, dès lors que l'absence de reproduction littérale dans l'arrêté donne à penser que celui-ci pourrait déroger aux dispositions législatives non reproduites textuellement, il faut observer que l'article 1er, 8, s'écarte sur plusieurs points de l'article 1er, alinéa 1er, de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives et n'est, dès lors, pas conforme à cette disposition.

C'est ainsi que l'article 1er, alinéa 1er, de la loi fait effectivement mention du Conseil d'Etat mais non des "juridictions administratives", comme c'est le cas à l'article 1er, 8, c, du projet.

L'article 1er, alinéa 1er, de la loi mentionne "les provinces et les établissements publics qui sont soumis à leur contrôle ou à leur surveillance administrative". La définition à l'article 1er, 8, d, du projet ne concorde pas avec la définition précitée et, en outre, englobe d'autres organismes qui ne sont pas mentionnés dans l'article 1er, alinéa 1er, de la loi. La même constatation vaut pour les communes visées à l'article 1er, alinéa 2, de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives, mais dont l'article 1er, 8, e, s'écarte sur divers points.

Il résulte de ce qui précède que l'article 1er, 8, du projet est dépourvu de fondement juridique(2) 4. Aucune des dispositions législatives citées n'habilite le Roi à régler le cas du transfert des archives d'un service public qui est supprimé.Il ne revient pas non plus au Roi, sur la base de l'article 108 de la Constitution, de combler ou d'éliminer les lacunes que le régime légal présente sur ce plan. L'article 4 du projet est par conséquent également dépourvu de fondement juridique. 5. Selon l'article 1er, alinéa 3, de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives, les documents d'archives de moins de trente ans, qui n'ont plus d'utilité pour l'administration, peuvent être transférés à la demande des autorités publiques auxquelles ils appartiennent. L'article 7, alinéa 1er, du projet ajoute, à titre de condition du transfert, que "la conservation pérenne et l'accessibilité ne peuvent plus être garanties par le service public ou son successeur juridique qui les a produites". En ce qui concerne un tel ajout, le Roi ne trouve pas de fondement juridique dans l'article 1er de la loi précitée. 6. En vertu de l'article 21, alinéa 2, du projet, l'archiviste général du Royaume doit faire exécuter, aux frais du service public défaillant, certaines opérations nécessaires. Conformément à l'article 30 du projet, les déposants privés doivent supporter les frais lorsqu'ils retirent des archives mises en dépôt.

En outre, des frais de conservation préventive, d'inventoriage et d'emballage, ainsi que les frais de gestion exposés pendant la période du dépôt, peuvent leur être portés en compte.

L'indemnisation des frais concernée s'analyse comme une redevance pour laquelle le législateur doit déterminer tant la catégorie de redevables visés que l'objet. Sur ce dernier point, la question se pose de savoir de quelle manière l'indemnité due doit être précisément calculée.

COMPETENCE Le régime en projet doit pouvoir s'accorder avec les règles répartitrices de compétences telles que les expose l'avis 47.624/AV/3 du 23 février 2010 sur un avant-projet de décret "betreffende de bestuurlijk-administratieve archiefwerking", qui a été soumis à la section de législation du Conseil d'Etat par le Ministre flamand des Affaires administratives, de l'Administration intérieure, de l'Intégration civique, du Tourisme et de la Périphérie flamande de Bruxelles(3).

Dans le cadre de la présente demande d'avis, le régime en projet(4) est examiné au regard des observations relatives à la répartition des compétences formulées dans l'avis 47.624/AV/3, sans que ces dernières soient réitérées. ÷ cet égard, il suffit de se reporter à l'avis concerné. On peut cependant souligner que cet avis considère que la répartition des compétences en matière d'archives concerne nécessairement les "archives mortes", qui ne présentent plus d'intérêt que pour l'histoire de la civilisation. Il appartient en effet à chaque autorité, dans le cadre de ses compétences, de fixer des règles, notamment en matière de durée, pour la conservation des documents qui peuvent encore être utiles à l'exercice de ces compétences. Les administrations subordonnées doivent respecter les prescriptions que le législateur compétent a, le cas échéant, fixées.

Par contre, si un document n'a plus d'utilité pour l'exercice des compétences en relation avec lesquelles il a été produit, ou est censé ne plus en avoir en vertu de la législation pertinente, son sort est réglé par le législateur compétent en matière d'archives mortes, à savoir, dans les limites de leurs compétences territoriales respectives(5), les communautés ou l'Etat fédéral, et à l'exclusion de ce qui relève des archives de l'Etat pour lesquelles seul l'Etat fédéral est compétent.

Force est dès lors de constater que la définition de la notion de "services publics" figurant à l'article 1er, 8, du projet, non seulement se heurte à de sérieuses objections en ce qui concerne le fondement juridique, mais également que les règles répartitrices de compétences s'opposent à ce qu'elle soit maintenue en l'état. Ainsi, la mention des polders et wateringues à l'article 1er, 8, d, du projet soulève un problème, dès lors qu'on peut déduire de l'avis 47.624/AV/3 que les archives mortes des organismes concernés relèvent de la compétence des communautés. En outre, la mention des "juridictions administratives" figurant à l'article 1er, 8, c, - qui n'a pas davantage de fondement juridique - semble ne pas suffisamment avoir tenu compte du fait que de telles juridictions administratives peuvent également avoir été créées par les communautés et les régions.

Il se déduit également de l'avis 47.624/AV/3, qu'en ce qui concerne les provinces, les communes et les organismes qui sont soumis à leur contrôle ou à leur tutelle administrative, il n'appartient pas à l'autorité fédérale de déterminer quand une archive vivante doit être transférée aux archives de l'Etat et doit dès lors être considérée comme étant devenue une archive morte. Dans la mesure où ils concernent également les provinces, les communes et les organismes qui sont soumis à leur contrôle ou à leur tutelle administrative, les articles 2, 3, 4 et 11 du projet ne peuvent par conséquent pas se concrétiser et ils doivent être revus en conséquence.

EXAMEN DU TEXTE Intitulé Le régime en projet comporte des dispositions qui doivent être considérées comme exécutant l'article 5 de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives. L'intitulé du projet doit par conséquent également faire référence à cette disposition législative.

Préambule 1. Au début du préambule, il y a lieu d'ajouter un nouvel alinéa rédigé comme suit : « Vu la Constitution, l'article 108;". 2. Le troisième alinéa du préambule, qui doit devenir le quatrième, sera rédigé comme suit : « Vu la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives, les articles 1er et 5, modifiés par la loi du 6 mai 2009, et 6bis, inséré par la loi du 6 mai 2009;". 3. La référence à "l'arrêté royal du.... portant exécution des articles 5 et 6 de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives" doit être remplacée par une référence à l'arrêté royal du 12 décembre 1957, que l'article 31 du projet vise à abroger. 4. Dans l'alinéa du préambule qui fait référence à l'avis de l'Inspecteur des Finances, la date du 19 janvier 2010 doit être remplacée par celle du 26 janvier 2010. Article 1er 1. La manière dont l'article 1er, 1, du projet définit la notion de "loi" pour l'application du régime en projet fait abstraction d'éventuelles modifications futures de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives.La question se pose de savoir si telle est l'intention. 2. La définition de la notion d'"archives" est très large et vise aussi bien les archives mortes que les archives vivantes ("tous les documents qui, quels que soient leur date,... leur stade d'élaboration,... ou leur support"). Eu égard à ce que le présent avis observe relativement aux règles répartitrices de compétences, il vaudrait mieux que la définition soit plus en accord avec celles-ci. 3. En ce qui concerne la définition de la notion de "service(s) public(s)" figurant à l'article 1er, 8, du projet, il est renvoyé à ce qui a déjà été dit à ce sujet dans le présent avis. Article 5 On n'aperçoit pas en quoi consistent précisément les "mesures de rectification" visées à l'article 5 du projet, ni qui doit les prendre. Ces imprécisions ne favorisent évidemment pas l'intelligibilité du régime en projet. En outre, il est ainsi encore plus difficile de répondre à la question de savoir si les mesures de rectification visées peuvent encore être couvertes par la notion de "modalités selon lesquelles s'opéreront ces versements", dont l'article 1er, alinéa 5, de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives fait dépendre le pouvoir du Roi. ÷ ce sujet, le délégué a précisé : « De bedoeling van dit artikel is enerzijds de voogdijminister van het Rijksarchief en de politiek verantwoordelijke voor de correcte uitvoering en toepassing van de Archiefwet te informeren, en anderzijds de « vakminister » ervan op de hoogte te stellen dat er bijkomende acties en initiatieven nodig en wenselijk zijn zoals b.v. het nemen van conserverende maatregelen (verwijderen of isoleren van besmette archieven, verpakken van archieven, inrichten van archiefruimten volgens de vigerende internationale normen e.d.)".

La notion de "mesures de rectification" figurant à l'article 5 du projet devrait, au regard de cette précision, être mieux spécifiée en ce sens.

Article 9 La fin du texte néerlandais de l'article 9 du projet fait mention de "de betrokken archief" (lire : het betrokken archief) qui doit être informée de la désignation à titre provisoire d'autres dépôts d'archives. Le texte français ne fait cependant pas mention de ces archives. Cette discordance doit être éliminée.

Article 11 Abstraction faite de l'observation relative à la compétence, on peut encore observer sur l'article 11 qu'une telle disposition n'a de sens que dans le cas où les autorités concernées sont obligées de transférer les archives, pas dans le cas où elles ont la possibilité de le faire. Cette possibilité est prévue à l'article 1er, alinéa 2, de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives. La formulation générale de l'article 11 du projet n'en tient pas suffisamment compte.

Article 32 Sauf s'il existe un motif particulier de déroger au délai usuel d'entrée en vigueur des arrêtés, mieux vaut omettre l'article 32 du projet.

La chambre était composée : MM. : M. Van Damme, président de chambre;

J. Baert, W. Van Vaerenbergh, conseillers d'Etat;

M. Tison, L. Denys, assesseurs de la section de législation, Mme G. Verberckmoes, greffier.

Le rapport a été présenté par Mme I. Verheven, auditeur.

La concordance entre la version française et la version néerlandaise a été vérifiée sous le contrôle de M. M. Van Damme..

Le greffier, G. Verberckmoes.

Le président, M. Van Damme. (1) Le Conseil d'Etat, section de législation, s'abstient de formuler des observations d'ordre rédactionnel et légistique et se borne à relever à cet égard que c'est surtout la rédaction du texte néerlandais qui doit être revue (voir, par exemple, l'intitulé de la section 2 du titre II, chapitre Ier).La révision peut alors être mise à profit pour éliminer également du texte certaines imperfections sur le plan légistique (ainsi, par exemple, le texte néerlandais de l'article 1er, 2, alinéa 2, du projet, renvoie erronément aux "documenten vermeld in de vorige paragraaf (lire : in het vorige lid)", le texte néerlandais de l'article 13, § 2, doit mentionner "de voorwaarden zoals bepaald in § 1", et le texte néerlandais de l'article 13 omet de faire mention du "§ 1er"). (2) Dans différentes dispositions du projet, on remplacera, dès lors, la référence à la notion de "service public", au sens de l'article 1er, 8, du projet, par une référence aux autorités telles qu'elles sont définies à l'article 1er de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer. (3)Au moment où le présent avis est donné, le Conseil d'Etat, section de législation, n'a pas connaissance du numéro du document parlementaire dans lequel figurera l'avis 47.624/AV/3. (4) Le Conseil d'Etat, section de législation n'a pas procédé, à l'occasion de la présente demande d'avis, à un examen de la conformité aux règles répartitrices de compétences de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives.(5) Les régions peuvent certes élaborer des normes applicables à leurs propres archives, ainsi qu'à celles des organismes qui dépendent d'elles, mais elles doivent cependant respecter les normes qui, selon le cas, sont fixées par la ou les communautés ou par l'Etat fédéral, qui sont compétents en matière de patrimoine culturel. 18 AOUT 2010. - Arrêté royal portant exécution des articles 1er, 5 et 6bis de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu l'article 108 de la Constitution;

Vu le décret du 7 messidor an II (25 juin 1794) concernant l'organisation des archives établies auprès de la représentation nationale, modifié par la loi du 19 juillet 1991;

Vu la loi du 5 brumaire an V (26 octobre 1796) qui ordonne la réunion, dans les chefs-lieux de département, de tous les titres et papiers acquis à la République;

Vu la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives, les articles 1er et 5, modifiés par la loi du 6 mai 2009 et 6 bis, inséré par la loi du 6 mai 2009;

Vu l'arrêté royal du 12 décembre 1957 concernant l'exécution de la loi sur les archives du 24 juin 1955, modifié par les arrêtés royaux des 28 novembre 1963, 9 mai 1969 et 5 avril 1995;

Vu les avis du Conseil scientifique des Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les provinces, émis les 14 septembre et 7 décembre 2009;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 26 janvier 2010;

Vu l'avis n° 48.100/1 du Conseil d'Etat, donné le 4 mai 2010, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 1°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973;

Sur la proposition de Notre Ministre de la Politique scientifique, Nous avons arrêté et arrêtons : TITRE Ier. - Définitions

Article 1er.Pour l'application du présent arrêté, il y a lieu d'entendre par : 1. « Loi », la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux Archives;2. « Archives », tous les documents qui, quels que soient leur date, leur forme matérielle, leur stade d'élaboration ou leur support, sont destinés, par leur nature, à être conservés par une autorité publique ou par une personne privée, une société ou une association de droit privé, dans la mesure où ces documents ont été reçus ou produits dans l'exercice de ses activités, de ses fonctions ou pour maintenir ses droits et obligations; Sont également compris dans les documents repris à l'alinéa précédent, ceux qui sont entrés dans le domaine de l'Etat belge et de ses prédécesseurs en droit par voie de cession à titre gratuit ou onéreux, incorporation, sécularisation, nationalisation, confiscation, dévolution, don ou legs. 3. « Transfert d'archives », terme général désignant la transmission de la gestion d'archives soit au même propriétaire (par voie de versement) soit à un autre propriétaire (par voie de dépôt), ou bien la transmission de la propriété des archives (par voie de don ou de legs);4. « Archives de l'Etat », les Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les provinces;5. « Ministre », le Ministre qui a les Archives de l'Etat dans ses attributions;6. « Archiviste général du Royaume », le Directeur général des Archives de l'Etat ou son délégué;7. « Délégué », membre du personnel des Archives de l'Etat délégué par l'Archiviste général du Royaume à une mission définie par le présent arrêté;8. « Service(s) public(s) », les autorités qui sont définies à l'article 1er de la Loi. TITRE II. - Le transfert des archives des services publics aux Archives de l'Etat CHAPITRE Ier. - Délais de transfert Section 1re. - Transfert des archives de trente ans ou plus,

mentionnées à l'article 1er alinéa 1er de la Loi

Art. 2.Pour les archives mentionnées à l'article 1er, alinéa 1er de la Loi, la période transitoire prévue à l'article 6bis de la loi s'achèvera, au plus tard, dix ans après la date de la publication du présent arrêté au Moniteur belge.

Art. 3.De commun accord entre le service public concerné et l'Archiviste général du Royaume, le transfert de ces archives peut être échelonné sur une période de dix ans après la publication du présent arrêté au Moniteur belge.

Les archives ayant plus de cent ans au moment de la publication de cet arrêté sont transférées au plus tard dans un délai d'un an.

Art. 4.Lorsqu'un service public ne se conforme pas aux dispositions relatives au transfert de ses archives, l'Archiviste général du Royaume avertit le Ministre ainsi que le(s) Ministre(s) de tutelle concerné(s). L'Archiviste général du Royaume, le Ministre ou les Ministres de tutelle concernés peuvent prendre des mesures de rectification à cet effet. Section 2. - Transfert des archives mentionnées à l'article 1er,

alinéa 2, de la Loi

Art. 5.L'Archiviste général du Royaume est autorisé à conclure des contrats de dépôt avec les services publics mentionnés à l'article 1er, alinéa 2, de la Loi, en vue du transfert de leurs archives. Ces contrats sont conclus pour un terme d'au moins trente ans et peuvent être reconduits. Section 3. - Transfert des archives mentionnées à l'article 1er,

troisième alinéa de la Loi

Art. 6.Les archives mentionnées à l'article 1er, alinéa 3 de la Loi qui n'ont plus d'utilité administrative pour le service public et dont la conservation pérenne et l'accessibilité ne peuvent plus être garanties par le service public ou son successeur en droit qui les a produites, peuvent être transférées aux Archives de l'Etat. Le transfert des archives mentionnées à l'article 1, alinéa 3 de la Loi, fait l'objet d'un contrat de dépôt qui est conclu entre l'Archiviste général du Royaume et le service public concerné. Ce contrat de dépôt court jusqu'à ce que le terme visé à l'article 1er, alinéas 1er et 2 de la Loi, soit expiré.

Cette disposition s'applique aussi aux archives qui ont fait l'objet d'un microfilmage ou d'une numérisation par un service public. CHAPITRE II. - Dépôt d'archives où les archives doivent être transférées

Art. 7.Les dépôts d'archives où les archives doivent être transférées sont déterminés, pour les services publics mentionnés à l'article 1er, alinéas 1er à 3, de la Loi, comme suit : a) pour les archives des services publics dont les compétences couvrent ou ont couvert l'ensemble du pays ou la majeure partie de ce dernier, aux Archives générales du Royaume;b) pour les archives des services publics dont les compétences ne couvrent pas ou n'ont pas couvert l'ensemble du pays ou la majeure partie de celui-ci, aux Archives de l'Etat du ressort où le siège du service public se situe ou se situait au moment de sa suppression;c) pour les archives numériques des services publics, aux Archives de l'Etat désignées par l'Archiviste général du Royaume.

Art. 8.Par dérogation à l'article 7, l'Archiviste général du Royaume peut, en cas de force majeure, désigner à titre provisoire d'autres dépôts d'archives. Il en informe le Conseil scientifique des Archives de l'Etat, les dépôts d'archives concernés ainsi que les services publics concernés et le public. CHAPITRE III. - Dispenses

Art. 9.Le Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement ainsi que le Ministère de la Défense sont dispensés du transfert de leurs archives de moins de cinquante ans à condition que : 1° la pérennité, l'authenticité, l'intégrité, le classement, l'accessibilité et la lisibilité de ces archives soient assurés, comme défini aux articles 14, 15 et 16;2° le public puisse consulter ces archives dans les mêmes conditions qu'aux Archives de l'Etat.

Art. 10.Les documents visés à l'article 1er, alinéa 1er de la Loi qui présentent encore une utilité administrative, peuvent être dispensées de transfert par l'Archiviste général du Royaume et cela pour un délai de dix ans renouvelable. Le service public demandeur doit démontrer l'utilité administrative de ces archives.

La bonne conservation et la consultation publique de ces archives doivent en tout cas être garanties.

Art. 11.Les archives produites par les services publics visés à l'article 1er de la Loi appartiennent à leur domaine public respectif.

Ce caractère public étant imprescriptible, il rend ces archives inaliénables. CHAPITRE IV. - Etat dans lequel les archives doivent être transférées aux Archives de l'Etat

Art. 12.§ 1er. Au moment du transfert, les archives doivent être en bon état, ce qui implique que la pérennité, l'authenticité, l'intégrité, le classement, l'accessibilité et la lisibilité du support de l'information et des données qui y sont enregistrées soient garantis, tout au long de leur cycle de vie et cela conformément aux directives des Archives de l'Etat. § 2. Si une partie des archives destinées à la conservation définitive ne remplit pas les conditions stipulées au précédent paragraphe du présent article, un état en sera dressé en commun par le délégué de l'Archiviste général du Royaume et le responsable du service public concerné et annexé à l'inventaire mentionné à l'article 17. § 3. Les archives transférées doivent être documentées de telle manière que la consultation de l'information en reste garantie. Les Archives de l'Etat communiquent aux services versants les directives nécessaires à cet effet.

Art. 13.§ 1er. Les archives doivent faire l'objet d'un tri avant le transfert, conformément aux dispositions des articles 11 à 15 de l'arrêté royal du 18 août 2010 portant exécution des articles 5 et 6 de la Loi. § 2. L'exécution du tri, c'est-à-dire la séparation des archives à conserver de façon permanente de celles qui sont destinées à la destruction, est effectuée à l'intervention et aux frais du service public intéressé ou de ses successeurs en droit.

Art. 14.Les archives non numériques doivent, avant leur transfert, être le cas échéant dépoussiérées et désinfectées. Elles seront débarrassées des matériaux nuisibles et emballées dans des conditionnements qui répondent aux exigences minimales de qualité conformes au cahier des charges rédigé par les Archives de l'Etat.

Art. 15.Les archives doivent être transférées en bon ordre de classement. Le classement s'effectue selon un ordre systématique soumis par le service public versant aux Archives de l'Etat pour approbation.

Art. 16.Les archives sont considérées comme accessibles lorsqu'elles peuvent être décrites et mises à disposition des utilisateurs pour consultation dans un délai raisonnable.

Art. 17.Chaque transfert doit être accompagné d'un inventaire approuvé et conforme aux directives définies et communiquées par l'Archiviste général du Royaume.

Art. 18.Tous les instruments de recherche permettant d'identifier les documents isolés ou les dossiers, tels que répertoires, fichiers et banques de données, en original ou en copie, doivent être transférés aux Archives de l'Etat en même temps que les dossiers et les documents auxquels ils réfèrent et ils doivent être décrits dans l'inventaire mentionné à l'article 17. CHAPITRE V. - Procédure de transfert

Art. 19.Le service public qui souhaite procéder à un transfert avertit les Archives de l'Etat au minimum trois mois avant la date prévue de ce transfert.

Art. 20.Les archives à transférer répondent aux dispositions stipulées sous le titre II, chapitre IV du présent arrêté.

Si les archives à transférer n'y répondent pas, l'Archiviste général du Royaume fera exécuter, aux frais du service public défaillant, les opérations nécessaires afin de garantir la pérennité, l'authenticité, l'intégrité, le classement, l'accessibilité et la lisibilité des archives transférées, comme stipulé au Titre II, chapitre IV du présent arrêté. Ces travaux peuvent comporter aussi des opérations de restauration.

Lors du transfert d'archives, celles-ci doivent être libres de droit, sans contrainte et exemptes de contrats d'emprunt ou d'exploitation quels qu'ils soient.

Par dérogation à l'article 2, l'Archiviste général du Royaume peut, en cas de force majeure, différer un transfert d'archives en tout ou en partie.

Art. 21.Le transfert de la gestion des archives est consigné dans un acte de transfert, signé par les deux parties, dans lequel figure une description succincte des archives visées avec l'énoncé des limitations légales et réglementaires restreignant leur consultation.

L'inventaire mentionné à l'article 17 est joint à l'acte. Cet acte vaut accusé de réception.

Art. 22.Le transfert s'effectue à l'intervention et aux frais du service public concerné.

Art. 23.Le transfert d'archives numériques est définitif au moment de la notification de l'accusé de réception mentionné à l'article 21 au service public ayant opéré ce transfert. Ce dernier n'est autorisé à détruire les données qui ont fait l'objet du transfert qu'après réception de cette notification.

Après le transfert, la version des archives numériques conservée par les Archives de l'Etat, est considérée comme l'unique version numérique authentique.

Si l'authenticité et l'intégrité ne sont pas garanties par le service public ayant opéré le transfert, ce fait est acté dans le document de transfert et la version transférée est considérée comme version de référence.

TITRE III. - Le transfert d'archives privées

Art. 24.Le transfert aux Archives de l'Etat des archives mentionnées à l'article 1er, alinéa 4, de la Loi, peut s'effectuer par dépôt, donation ou legs.

Art. 25.En cas de dépôt, l'archiviste général du Royaume est autorisé à conclure un contrat déterminant nécessairement les conditions du transfert, l'affectation à un ou plusieurs dépôt(s) d'archives et les limitations à la consultation de ces archives. Le contrat de dépôt est conclu pour un terme d'au moins trente ans et peut être reconduit.

De commun accord avec le déposant, l'Archiviste général du Royaume dresse, avant le transfert effectif, un relevé sommaire des archives à transférer. Ce relevé est joint, en annexe, au contrat de dépôt.

Art. 26.En cas d'intention de don d'archives à l'Etat, l'Archiviste général du Royaume dresse, de commun accord avec l'éventuel donateur, un relevé des archives à transférer. En cas d'acceptation, l'Archiviste général du Royaume envoie au donateur, une déclaration d'acceptation du don dans un délai de dix jours ouvrables, accompagnée du relevé susmentionné.

Art. 27.Lorsqu'un legs est accepté selon la réglementation en vigueur, l'Archiviste général du Royaume dresse, de commun accord avec l'exécuteur testamentaire et dans un délai de dix jours ouvrables, un relevé provisoire des archives transférées.

Art. 28.Le transfert aux Archives de l'Etat des archives visées à l'article 25 s'effectue par les soins et aux frais de celles-ci.

Art. 29.Les retraits éventuels d'archives mises en dépôt par des particuliers, des sociétés ou des associations de droit privé sont effectués par les soins et aux frais des déposants. Des frais de conservation préventive, d'inventoriage et d'emballage, ainsi que les frais de gestion faits pendant la période du dépôt, peuvent être portés en compte.

TITRE IV. - Dispositions abrogatoire et finale

Art. 30.L'arrêté royal du 12 décembre 1957 concernant l'exécution de la loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives, modifié par les arrêtés royaux des 28 novembre 1963, 9 mai 1969 et 5 avril 1995 est abrogé.

Art. 31.Notre Ministre de la Politique scientifique est chargée de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 18 août 2010.

ALBERT Par le Roi : La Ministre de la Politique scientifique, Mme S. LARUELLE