12 MEI 2004. - Decreet betreffende de centra voor private archieven in de Franse Gemeenschap van België (1)

Het Parlement van de Franse Gemeenschap heeft aangenomen en Wij, Regering, bekrachtigen hetgeen volgt : Deel 1. - Definities

Artikel 1.In dit decreet wordt verstaan onder : 1° Private archieven Alle documenten 1) die, ongeacht hun vorm of materiële drager, gevormd worden - dit wil zeggen opgemaakt of ontvangen - 2) bewaard door elke natuurlijke persoon, rechtspersoon, dienst, groep van personen of privaatrechtelijke instelling, waarbij deze documenten informatie bevatten over de activiteiten van commerciële, industriële of artisanale ondernemingen, van sociale, politieke, genealogische, culturele instellingen of organisaties, van vakbonden, werkgeversorganisaties of milieubewegingen, of van bestaande of ontbonden onderwijsinstellingen op het gebied van kunstcreatie en kunstactiviteit, 3) met uitzondering van de goederen van het openbaar of privaat domein van de federale staat of van een ander Gewest of een andere Gemeenschap alsook de archieven van particulieren die hierop betrekking hebben 4) waarvan de eigenaar(s) ze geheel of gedeeltelijk wenst/wensen over te maken aan een centrum voor private archieven.2° Vormer van archieven Elke natuurlijke persoon of rechtspersoon, dienst, groep van personen of privaatrechtelijke organisme dat archieven samenstelt.3° Centrum voor Private Archieven Vereniging zonder winstoogmerk, internationale vereniging zonder winstoogmerk of stichting in de zin van de wet van 27 juni 1921 die binnen de Franse Gemeenschap blijk geeft van een regelmatige en diepgaande activiteit aangaande de bescherming en het gebruik van het patrimonium van archieven bepaald in dit artikel, 1°. Met uitzondering van de archiefdiensten die rechtstreeks of onrechtstreeks georganiseerd worden door een museum, universiteit, een erkende onderzoeksinstelling of een openbare bibliotheek, of die verbonden zijn aan een instelling met winstoogmerk die werkzaam is op het moment van de erkenning. 4° Raad voor de Centra voor Private Archieven Raad bedoeld in artikel 10 van dit decreet.5° Comité Adviescomité voor de Centra voor Private Archieven 6° Project Activiteit waarvan het doel en de duur in de tijd beperkt zijn, die erop gericht is om archieven op wetenschappelijk, cultureel en archivistisch niveau productief te maken.7° Netwerk Het uitbouwen van wetenschappelijke en technische samenwerkingsverbanden waardoor de catalogen en inventarissen van de Centra voor Private Archieven, in het bijzonder via internet, benut kunnen worden. Deel 2. - De erkenning

Art. 2.De Regering kan voor een hernieuwbare periode van vijf jaar, na advies van de Raad voor de Centra voor Private Archieven, de Centra voor Private Archieven erkennen die aan de volgende voorwaarden voldoen : 1° Opgericht zijn als vzw, als internationale vereniging zonder winstoogmerk of als stichting en de publicatie van zijn statuten kunnen bewijzen.2° Verzamelen, klasseren, inventariseren en het verzekeren van de fysieke bewaring van de archieven bedoeld in artikel 1 ofwel ter plaatse, ofwel als gedecentraliseerde verantwoordelijkheid.3° Deze archieven toegankelijk maken voor het publiek met naleving van de betrokken conventies over schenking, bewaring en beheer binnen de wettelijke termijnen van bescherming van de persoonlijke levenssfeer.4° Beschikken over een lokaal voor de bewaring evenals een zaal voor de raadpleging van de archieven, die openstaat voor het publiek.5° Een bestaan en een activiteit op dit gebied van ten minste vijf maanden op het moment dat de aanvraag tot erkenning wordt ingediend, bewijzen.6° Beschikken over of overgaan tot het in dienst nemen van een persoon die verantwoordelijk is voor de bewaring en raadpleging, die de opleiding bedoeld in artikel 3 genoten moet hebben.7° Zorgen voor een overzicht van de bewaarde of behandelde fondsen en verzamelingen van archieven, hun classificatiewijze en de beschikbare instrumenten voor opzoeking alsook de lijst van de wetenschappelijke activiteiten, pedagogische activiteiten en opleidingsactiviteiten of van de publicaties van de laatste vijf jaar.8° In staat zijn om aan de technische voorwaarden gedefinieerd in artikel 12 te kunnen voldoen, in het bijzonder met de bedoeling dat een groot en verscheiden publiek tot de archieven toegang kan hebben.9° Deelnemen aan wetenschappelijk onderzoek op lokaal niveau, gewestelijk niveau, gemeenschapsniveau en internationaal niveau, in het bijzonder door de uitnodiging van onderzoekers in geschiedenis en studenten te bevorderen.10° Zich verbinden tot de deelname aan het netwerk beschreven in artikel 1, 7°.11° Erkende Centra voor Private Archieven zijn verplicht om ieder jaar aan de Regering, de Raad voor de Centra voor Private Archieven en de Administratie een verslag over de werkzaamheden, een administratief verslag en financieel verslag voor te leggen waarin de verwezenlijkingen en projecten vermeld worden. Deel 3. - De subsidiëring

Art. 3.Binnen de grenzen van de budgettaire gelden kan de Regering een jaarlijkse subsidie toekennen aan de erkende Centra voor Private Archieven die aan de volgende minimumvereisten voldoen : 1° Verzamelen, klasseren, inventariseren en het verzekeren van de fysieke bewaring van de archieven bedoeld in artikel 1 ofwel ter plaatse, ofwel als gedecentraliseerde verantwoordelijkheid.2° Deze archieven toegankelijk maken voor het publiek met naleving van de betrokken conventies over schenking, bewaring en beheer binnen de wettelijke termijnen van bescherming van de persoonlijke levenssfeer.3° Beschikken over een lokaal voor de bewaring evenals een zaal voor de raadpleging van de archieven, die openstaat voor het publiek.4° Beschikken over of overgaan tot het in dienst nemen : 1) van minstens één wetenschappelijke verantwoordelijke die het diploma van licentiaat geschiedenis behaald heeft aan een Belgische universiteit of waarvan de gelijkstelling officieel erkend werd op grond van de wetgeving inzake de toekenning van academische graden.2) van minstens één administratieve verantwoordelijke die het diploma van licentiaat geschiedenis behaald heeft aan een Belgische universiteit of waarvan de gelijkstelling officieel erkend werd op grond van de wetgeving inzake de toekenning van academische graden, of houder is van een graduaatsdiploma in bibliotheekwetenschap of van een diploma van bibliothecaris-documentalist uitgereikt door de Franse Gemeenschap. De Regering bepaalt de lijst van andere titels en graden die eventueel in aanmerking kunnen komen voor 1) en 2). 5° Beschikken over een inventaris van de bewaarde of behandelde fondsen en verzamelingen van archieven, die beschikbaar is voor het publiek.6° Voldoen aan de technische voorwaarden gedefinieerd in artikel 12, met de bedoeling dat een groot en verscheiden publiek tot de archieven toegang kan hebben.7° Deelnemen aan wetenschappelijk onderzoek op lokaal niveau, gewestelijk niveau, gemeenschapsniveau en internationaal niveau, in het bijzonder door de uitnodiging van onderzoekers in geschiedenis en studenten te bevorderen.8° Deelnemen aan het netwerk beschreven in artikel 1, 7°.

Art. 4.Binnen de grenzen van de budgettaire gelden kent de Regering de jaarlijkse subsidie toe aan de Centra die door de Franse Gemeenschap erkend zijn op grond van dit decreet, en deze subsidie omvat : - de salarissubsidies voor de personen die onmisbaar zijn voor de goede werking van het centrum, bedoeld in artikel 3 van dit decreet, - een forfaitaire werkingstoelage, - een toelage in functie van de werkelijk gepresteerde activiteiten.

Voor de berekening van de salarissubsidies legt de Regering de loonschalen vast en de voorwaarden die hieraan verbonden zijn.

De Regering bepaalt de modaliteiten voor de berekening en de controle van de toekenning van de subsidies.

Art. 5.De toekenning van een subsidie overeenkomstig dit decreet sluit het recht op subsidies die toegekend worden op grond van andere wetten of voorschriften waaraan het Centrum voor Private Archieven zou voldoen, niet uit.

Art. 6.De jaarlijkse subsidie van de Franse Gemeenschap wordt in twee schijven betaald : de eerste schijf komt overeen met 75 % en wordt ten laatste op het einde van het tweede trimester van het betrokken jaar betaald. Het saldo van de subsidie wordt ten laatste drie maanden na het tonen van de vereiste bewijsstukken betaald.

Deel 4. - De opschorting of intrekking van de subsidiëring en/of de erkenning

Art. 7.De erkenning of de subsidiëring kunnen door de Regering opgeschort worden als het erkende Centrum voor Private Archieven niet meer voldoet aan de voorwaarden vastgelegd door of krachtens dit decreet.

De opschorting kan slechts worden uitgesproken nadat het Centrum voor Private Archieven door middel van een aangetekende brief verzonden met de post aangemaand werd om zich te voegen naar de bepalingen voorzien door of krachtens dit decreet.

Een termijn van drie maanden moet verstrijken tussen bovengenoemde aanmaning en de beslissing tot opschorting van de erkenning of van de subsidiëring, waarbij deze beslissing door middel van een aangetekende brief verzonden met de post bekend gemaakt wordt.

Art. 8.Het recht op erkenning of subsidiëring wordt ingetrokken als het erkende Centrum voor Private Archieven niet bewijst dat het zich gevoegd heeft naar de bepalingen voorzien door of krachtens dit decreet binnen een termijn van zes maanden te tellen de dag nadat de beslissing tot opschorting bedoeld in artikel 7 werd opgestuurd.

De intrekking wordt door de Regering aan het Centrum voor Private Archieven bekend gemaakt door middel van een aangetekende brief verzonden met de post.

Art. 9.De intrekking van de erkenning brengt de intrekking van de subsidiëring met zich mee. Een nieuwe erkenning van het Centrum voor Private Archieven kan door de Regering toegekend worden op advies van de Raad voor de Centra voor Private Archieven zodra het Centrum het bewijs kan leveren dat de voorwaarden voor erkenning opnieuw vervuld zijn.

Deel 5. - De Raad voor de Centra voor Private Archieven

Art. 10.Er wordt een Raad voor de Centra voor Private Archieven opgericht. De Raad voor de Centra voor Private Archieven geeft uit eigen beweging of op verzoek van de Regering advies en aanbevelingen.

De Raad voor de Centra voor Private Archieven mag een beroep doen op externe experts.

De Raad voor de Centra voor Private Archieven organiseert ten minste één maal per jaar, of vaker indien het dit nodig acht, een gemeenschappelijke bijeenkomst van de Raad voor de Centra voor Private Archieven en het Comité.

De opdrachten van de Raad voor de Centra voor Private Archieven zijn voornamelijk het uitbrengen van advies aan de Regering over het algemene archievenbeleid in de Franse Gemeenschap en over de aanvragen tot erkenning en subsidiëring.

Na het horen van de Centra, overhandigt de Raad voor de Centra voor Private Archieven een jaarlijkse evaluatie aan de Regering over de jaarlijkse verslagen die de Raad van de Centra ontvangen heeft en over de activiteiten die de Centra verwezenlijkt hebben. Dit verslag wordt eveneens door de Raad voor de Centra voor Private Archieven aan de Centra bezorgd.

De Raad is samengesteld uit acht belangrijke persoonlijkheden die erkend worden voor hun capaciteiten op het gebied van hedendaagse archiefwetenschap, waarvan er één erkend wordt op internationaal niveau en twee anderen voor hun capaciteiten op het gebied van nieuwe technologieën alsook drie leden van het academisch en wetenschappelijk personeel van de Franstalige universiteiten die de titel van licentiaat geschiedenis of licentiaat in de informatiewetenschappen en documentatie uitreiken.

Deel 6. - Het Adviescomité

Art. 11.Er wordt een adviescomité opgericht.

Het Adviescomité is met recht samengesteld uit een wetenschappelijke vertegenwoordiger van elk van de erkende Centra voor Private Archieven en van elk van de gesubsidieerde Centra voor Private Archieven en twee belangrijke persoonlijkheden die erkend worden voor hun capaciteiten op het gebied van hedendaagse archiefwetenschap.

Het Comité kan een beroep doen op externe experts.

Het Comité komt ten minste drie maal per jaar samen.

De opdrachten en doelstellingen van het Comité zijn in het bijzonder : 1) de ontwikkeling en het onderhoud van een netwerk tussen de Centra voor Private Archieven zoals gedefinieerd in artikel 1, 7°, met name door het uitbouwen van een synergie en gemeenschappelijke projecten, 2) de bepaling van gemeenschappelijke wetenschappelijke en technische procedures, 3) het uitbrengen van advies aan de Raad voor de Centra voor Private Archieven over de technische normen die aangenomen moeten worden, 4) de bepaling van het beleid betreffende de technische uitrusting, 5) de garantie dat een zo breed mogelijk publiek toegang heeft tot de informatie, en dit in een democratische geest. Het Comité kan aan de Voorzitter van de Raad voor de Centra voor Private Archieven schriftelijk de organisatie van een bijeenkomst van de Raad voor de Centra voor Private Archieven en het Comité over een bepaald thema aanvragen, naast de jaarlijkse bijeenkomst bepaald in artikel 10.

De Regering bepaalt aan wie zij het secretariaat van het Adviescomité toevertrouwt.

Het Adviescomité bezorgt jaarlijks een verslag over de werkzaamheden van de Centra voor Private Archieven aan de Raad voor de Centra voor Private Archieven.

Deel 7. - De technische normen en voorwaarden voor bewaring

Art. 12.De Regering bepaalt, na advies van de Raad voor de Centra voor Private Archieven, de normalisatie van de archiveringstechnieken eigen aan de sector, de voorwaarden voor bewaring en inzage van de documenten, en dit in het kader van de voorwaarden voor erkenning en subsidiëring van de private archieven gedefinieerd in de artikels 2 en 3.

De Regering bepaalt de kalender voor de toepassing van de normen en voorwaarden.

Deel 8. - De intrekkingsbepalingen en overgangsbepalingen

Art. 13.De instellingen waar het personeel niet beschikt over de titels die vereist worden in artikel 3, 4°, 1) en 2) kunnen voorlopig toegang hebben tot de subsidiëring op voorwaarde dat het personeel kan bewijzen dat het over ten minste vijf jaar ervaring in de betrokken sector beschikt. Voor elke nieuwe indienstneming is het personeel verplicht om in te stemmen met de voorgeschreven regels.

Art. 14.De lopende conventies blijven van kracht tot op het einde van hun termijn.

Tot aan de oprichting van de Raad voor de Centra voor Private Archieven kan de Regering nieuwe centra erkennen zonder het verslag van de adviesinstantie.

De Raad voor de Centra voor Private Archieven moet opgericht worden op de eerste dag van de tweede maand nadat dit decreet in werking treedt.

Art. 15.15. 1° Het decreet van 14 juli 1994 betreffende de erkenning en de subsidiëring van de Centra voor Private Archieven binnen de Franse Gemeenschap gewijzigd door het decreet van 22 december 1995 tot wijziging van het decreet van 13 juli 1994 houdende de erkenning en de subsidiëring van de Centra voor Private Archieven binnen de Franse Gemeenschap, worden ingetrokken. 2° Het besluit van 1 februari 1995 van de Regering van de Franse Gemeenschap houdende de benoeming van de leden van de Raad voor de Centra voor Private Archieven van de Franse Gemeenschap van België gewijzigd door het besluit van de Regering van de Franse Gemeenschap van 6 februari 1997 tot wijziging van het besluit van de Regering van de Franse Gemeenschap van 1 februari 1995 houdende de benoeming van de leden van de Raad voor de Centra voor Private Archieven van de Franse Gemeenschap van België, worden ingetrokken.3° Het besluit van de Regering van de Franse Gemeenschap van 3 april 1995 betreffende de goedkeuring en de subsidiëring van de Centra voor Private Archieven, wordt ingetrokken, Deel 9.- De inwerkingtreding

Art. 16.Dit decreet treedt in werking op de dag die door de Regering wordt vastgelegd.

Kondigen dit decreet af, bevelen dat het in het Belgisch Staatsblad zal worden bekendgemaakt.

Brussel, 12 mei 2004.

De Minister-President, belast met de Internationale Betrekkingen, H. HASQUIN De Minister van Cultuur, Ambtenarenzaken, Jeugdzaken en Sport, C. DUPONT De Minister van Kinderwelzijn, belast met het Basisonderwijs, de Opvang en de Opdrachten toegewezen aan de « O.N.E. », J.-M. NOLLET De Minister van Secundair Onderwijs en Buitengewoon Onderwijs, P. HAZETTE De Minister van Begroting, M. DAERDEN De Minister van Kunsten en Letteren en van de Audiovisuele Sector, O. CHASTEL De Minister van Hoger Onderwijs, Onderwijs voor Sociale Promotie en Wetenschappelijk Onderzoek, Mevr. F. DUPUIS De Minister van Hulpverlening aan de Jeugd en Gezondheid, Mevr. N. MARECHAL _______ Nota (1) Zitting 2003-2004 Stukken van de Raad.- Ontwerp van decreet, nr. 536-1. -Verslag, nr. 536-2.

Integraal verslag. - Bespreking en aanneming. - Vergadering van 5 mei 2004.