10 JANVIER 2002. - Arrêté royal relatif à la gestion des sommes, titres et valeurs au porteur reçus par un notaire et au contrôle de la comptabilité des notaires

ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat, notamment l'article 33, remplacé par l'article 2 de l'arrêté royal n° 213 du 13 décembre 1935 portant modification de la loi du 25 ventôse an XI organique du notariat et complétant l'arrêté du 2 nivôse an XII, modifié par l'article 81 de l'arrêté du Régent du 26 juin 1947 contenant le Code des droits de timbre et par l'article 16 de la loi du 4 mai 1999Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/05/1999 pub. 01/10/1999 numac 1999009663 source ministere de la justice Loi modifiant la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat type loi prom. 04/05/1999 pub. 01/10/1999 numac 1999009662 source ministere de la justice Loi complétant la loi du 25 ventôse an XI, contenant organisation du notariat, par les articles 38, § 5, 76, 1°, 78 à 85 et 95 à 112 fermer modifiant la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat, l'article 34, remplacé par l'article 2 de l'arrêté royal n° 213 du 13 décembre 1935 et modifié par l'article 17 de la loi du 4 mai 1999Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/05/1999 pub. 01/10/1999 numac 1999009663 source ministere de la justice Loi modifiant la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat type loi prom. 04/05/1999 pub. 01/10/1999 numac 1999009662 source ministere de la justice Loi complétant la loi du 25 ventôse an XI, contenant organisation du notariat, par les articles 38, § 5, 76, 1°, 78 à 85 et 95 à 112 fermer modifiant la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat, et l'article 34bis, inséré par l'article 2 de l'arrêté royal n° 213 du 13 décembre 1935;

Vu l'arrêté royal du 14 décembre 1935 relatif à l'organisation et au contrôle de la comptabilité des notaires;

Vu l'arrêté ministériel du 14 décembre 1935 établissant le modèle du questionnaire à remplir par les vérificateurs des études notariales;

Vu les avis de l'Inspecteur des Finances, donnés les 16 novembre 1999 et 26 octobre 2001;

Vu l'accord du Ministre du Budget, donné le 28 novembre 2001;

Vu l'urgence motivée par le fait que les règles relatives au contrôle de la comptabilité des notaires, telles que prévues par l'arrêté royal du 14 décembre 1935 relatif à l'organisation et au contrôle de la comptabilité des notaires, ne sont plus adaptées à la nouvelle organisation professionnelle des notaires instaurée par certaines dispositions des lois du 4 mai 1999 et que, en pratique, cela met en cause la continuité et l'uniformité du contrôle. De plus, l'organisation du contrôle a lieu au début de l'année comptable, raison pour laquelle ces règles doivent être adaptées le plus vite possible de façon à ce que ce contrôle renouvelé et renforcé puisse déjà être appliqué à partir de l'année comptable prochaine, c'est-à-dire à partir du 1er janvier 2002.

Vu l'avis du Conseil d'Etat donné le 17 décembre 2001, en application de l'article 84, alinéa 1er, 2°, des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat;

Sur la proposition de Notre Ministre de la Justice et de Notre Ministre des Finances, Nous avons arrêté et arrêtons : CHAPITRE Ier. - Définitions

Article 1er.Dans le présent arrêté, on entend par : - « la loi contenant organisation du notariat » : la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat telle que modifiée en dernier lieu par la loi du 4 mai 1999Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/05/1999 pub. 01/10/1999 numac 1999009663 source ministere de la justice Loi modifiant la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat type loi prom. 04/05/1999 pub. 01/10/1999 numac 1999009662 source ministere de la justice Loi complétant la loi du 25 ventôse an XI, contenant organisation du notariat, par les articles 38, § 5, 76, 1°, 78 à 85 et 95 à 112 fermer modifiant la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat et complétée par la loi du 4 mai 1999Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/05/1999 pub. 01/10/1999 numac 1999009663 source ministere de la justice Loi modifiant la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat type loi prom. 04/05/1999 pub. 01/10/1999 numac 1999009662 source ministere de la justice Loi complétant la loi du 25 ventôse an XI, contenant organisation du notariat, par les articles 38, § 5, 76, 1°, 78 à 85 et 95 à 112 fermer complétant la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat, par les articles 38, § 5, 76, 1°, 78 à 85 et 95 à 112; - « l'arrêté royal n° 150 du 18 mars 1935 » : l'arrêté royal n° 150 du 18 mars 1935 coordonnant les lois relatives à l'organisation et au fonctionnement de la Caisse de dépôts et consignations et y apportant des modifications en vertu de la loi du 31 juillet 1934; - « le cédant » : le notaire titulaire ou le notaire titulaire associé qui cesse ses fonctions par l'effet de l'acceptation de sa démission, de sa destitution, de la limite d'âge ou de l'annulation de sa nomination ou les ayants droit du notaire titulaire décédé; - « le cessionnaire » : le notaire nommé en remplacement du cédant. CHAPITRE II. - De la gestion des sommes, titres et valeurs au porteur reçus par un notaire

Art. 2.Tout notaire doit opérer une distinction entre ses comptes privés et ses comptes professionnels.

A cet effet, il lui est interdit d'ouvrir dans le cadre de l'exercice de sa profession de notaire, un compte professionnel dans un établissement de crédit qui n'aurait pas préalablement renoncé au principe de l'unicité des comptes ainsi qu'à la compensation légale et conventionnelle, et ce tant entre les comptes privés et professionnels du notaire qu'entre ses différents comptes professionnels.

Art. 3.Les sommes visées à l'article 34 de la loi contentant organisation du notariat doivent, au plus tard à l'expiration du délai prévu à cet article, être versées, pour le compte du ou des ayant(s) droit, sur un compte spécial ouvert au nom du notaire et sous une rubrique distincte.

Le compte spécial doit être tenu auprès d'un des établissements suivants : - un établissement de crédit inscrit sur une des listes visées aux articles 13 et 65 de la loi du 22 mars 1993 relative au statut et au contrôle des établissements de crédit; - la Caisse des dépôts et consignations.

Art. 4.L'établissement visé à l'article 3, deuxième alinéa, du présent arrêté est désigné par le notaire, sauf accord de tous les ayants droit quant à la désignation d'un autre établissement.

La gestion du compte spécial incombe exclusivement au notaire.

Art. 5.Doivent être versées à la Caisse des dépôts et consignations toutes sommes, quel qu'en soit le montant, qui ne sont ni réclamées par le(s) ayant(s) droit, ni remises à celui-ci ou ceux-ci, deux ans après la clôture du dossier à l'occasion duquel elles ont été reçues par le notaire.

Ces dépôts sont immatriculés au nom du ou des ayant(s) droit, le(s)quel(s) est (sont) désigné(s) par le notaire. La Caisse des dépôts et consignations les tient à la disposition du ou des ayant(s) droit jusqu'à l'expiration du délai prévu par l'article 25 de l'arrêté royal n° 150 du 18 mars 1935.

Art. 6.Les titres et valeurs au porteur visés à l'article 34bis de la loi contenant organisation du notariat doivent, au plus tard à l'expiration du délai prévu à cet article, être déposés à découvert au nom du notaire et sous une rubrique distincte, pour le compte du ou des ayant(s) droit.

Le dépôt à découvert est effectué auprès d'un établissement visé à l'article 3, alinéa 2, premier tiret, du présent arrêté.

L'établissement est désigné par le notaire, sauf accord de tous les ayants droit quant à la désignation d'un autre établissement.

La gestion de ce dépôt à découvert incombe exclusivement au notaire.

Art. 7.Doivent être transmis à la Caisse des dépôts et consignations, de la façon prescrite par l'article 5 de l'arrêté ministériel du 27 mars 1935 d'exécution de l'arrêté royal n° 150 du 18 mars 1935, tous titres et valeurs au porteur qui ne sont ni réclamés par le(s) ayant(s) droit, ni remis à celui-ci ou ceux-ci, deux ans après la clôture du dossier à l'occasion duquel ils ont été reçus par le notaire.

Ces dépôts sont immatriculés au nom du ou des ayant(s) droit, le(s)quel(s) est (sont) désigné(s) par le notaire. La Caisse des dépôts et consignations les tient à la disposition du ou des ayant(s) droit jusqu'à l'expiration du délai prévu par l'article 26 de l'arrêté royal n° 150 du 18 mars 1935.

Art. 8.Pour l'application des articles 5 et 7 du présent arrêté, un dossier est considéré comme clôturé à partir du jour où plus aucun acte ne doit intervenir dans ce dossier. CHAPITRE III. - Du contrôle de la comptabilité des notaires Section 1re. - Des personnes chargées du contrôle

§ 1er. De la commission de contrôle de la comptabilité

Art. 9.La chambre des notaires désigne, chaque année, dans le courant du mois de janvier, le président et les membres d'une commission de contrôle, qui est chargée de l'organisation du contrôle de la comptabilité des notaires.

Cette commission se compose d'au moins autant de membres que la chambre en compte.

Art. 10.Les membres de la commission de contrôle sont choisis : 1° pour moitié parmi les membres de la compagnie des notaires exerçant depuis au moins dix ans la fonction notariale;2° pour l'autre moitié parmi : - tous les notaires de la compagnie des notaires; - les notaires honoraires qui ont en dernier lieu exercé la fonction notariale dans la province.

La chambre des notaires veille au remplacement du président et des membres de la commission de contrôle décédés, empêchés ou démissionnaires. Le membre ainsi nommé achève le mandat de son prédécesseur.

Art. 11.L'acceptation de la fonction de membre de la commission de contrôle est obligatoire pour les notaires de la compagnie; elle ne l'est pas pour les notaires honoraires. § 2. Des experts

Art. 12.La Chambre nationale des notaires établit chaque année, dans le courant du mois de novembre, la liste des experts qui peuvent être chargés du contrôle des comptabilités pendant l'année civile suivante.

La liste est envoyée avant le 15 décembre à chaque commission de contrôle.

La Chambre nationale des notaires peut, à tout moment, apporter des modifications à cette liste.

Art. 13.Ne peuvent figurer sur la liste visée à l'article 12 du présent arrêté, que les experts désignés par la Chambre nationale des notaires agissant d'initiative ou sur présentations faites par une ou plusieurs commissions de contrôle, et qui sont membres : - soit de l'Institut des réviseurs d'entreprises; - soit de l'Institut des experts-comptables et des conseils fiscaux qui sont inscrits à la sous-liste des experts-comptables externes conformément aux articles 35 et 36 de la loi du 22 avril 1999Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/04/1999 pub. 11/05/1999 numac 1999016119 source ministere des classes moyennes et de l'agriculture Loi relative aux professions comptables et fiscales fermer relative aux professions comptables et fiscales.

Art. 14.Pour chaque contrôle de comptabilité l'expert est désigné par la commission de contrôle concernée.

Ne peut être désigné comme expert pour un contrôle déterminé, celui qui se trouve dans des conditions susceptibles de mettre en cause l'indépendance de l'exercice de sa fonction, conformément aux règles de sa profession. L'expert doit veiller à ne pas se trouver placé, postérieurement à sa désignation, dans de telles conditions.

En particulier, ni l'expert, ni une personne avec laquelle l'expert a conclu un contrat de travail ou avec laquelle il se trouve, sous l'angle professionnel, dans des liens de collaboration, ne peut accomplir ou avoir accompli aucune tâche ou mission pour le notaire dont la comptabilité est contrôlée, pendant l'année civile au cours de laquelle le contrôle doit avoir lieu, ni pendant l'année civile qui précède.

Art. 15.L' expert a pour mission : 1° de contrôler la situation financière de l'étude;2° de vérifier que les règles d'usage régissant la tenue de la comptabilité et les obligations légales et réglementaires en la matière ont été respectées;3° de vérifier que les bilans présentés correspondent aux opérations qui figurent dans la comptabilité;4° d'examiner, conformément à l'article 21 du présent arrêté, dans quelle mesure le fonctionnement et l'organisation de l'étude notariale influencent la situation comptable de l'étude et peuvent, dans l'avenir, influencer l'évolution de celle-ci. § 3. Des membres de la commission de contrôle de comptabilité

Art. 16.Si elle le juge utile, ou si l'expert ou le notaire concerné en fait la demande, la commission de contrôle désigne un ou deux de ses membres pour assister l'expert lors d'un contrôle.

Art. 17.Les membres de la commission de contrôle qui ont été désignés conformément à l'article 16 du présent arrêté, ne peuvent avoir ou avoir eu leur domicile, leur résidence, ou leur étude dans la commune où est située la résidence du notaire dont la comptabilité est contrôlée, ou dans une commune limitrophe.

L'alinéa précédent n'est pas d'application aux contrôles de la comptabilité des notaires dont la résidence est située dans un des cantons des justices de paix visés à l'article 38bis, alinéa 2, de la loi contenant organisation du notariat.

Art. 18.Les membres de la commission de contrôle qui ont été désignés conformément à l'article 16 du présent arrêté, ont pour mission : 1° sans préjudice de la compétence de la chambre des notaires et du procureur du Roi, de vérifier que les règles déontologiques ont été respectées dans la mesure où elles se rapportent à la comptabilité et à la situation de l'étude;2° d'assister l'expert par leur avis, à l'occasion d'un contrôle. § 4. De la récusation

Art. 19.L'expert, et le cas échéant, les membres de la commission de contrôle désignés conformément à l'article 16 du présent arrêté, peuvent, chacun, être récusés par le notaire concerné.

A cet effet, il adressera au président de la commission de contrôle, au plus tard dans les huit jours qui suivent la communication de la désignation de l'expert et des membres de la commission de contrôle, un écrit daté et signé mentionnant le nom de l'expert et des membres de la commission de contrôle qu'il veut récuser, ainsi que le motif de la récusation.

Si le président de la commission de contrôle admet le motif invoqué pour la récusation, il désigne un autre expert et, le cas échéant, un ou deux autres membres de la commission de contrôle. Ceux-ci ne peuvent être récusés. Section 2. - De l'organisation du contrôle

§ 1er. Périodicité

Art. 20.La comptabilité de chaque notaire fait l'objet d'un contrôle annuel suivant un calendrier établi par la commission de contrôle. Des contrôles supplémentaires peuvent être requis par le procureur du Roi, la chambre des notaires ou la commission de contrôle.

Les contrôles se font, au choix de la commission de contrôle, en l'étude du notaire dont la comptabilité est contrôlée ou au moyen des documents que la Chambre nationale des notaires détermine en exécution de l'article 91, premier alinéa, 1°, de la loi contenant organisation du notariat.

Art. 21.En vue de protéger les intérêts des clients du notaire et des tiers, l'expert examine, au moins une fois tous les trois ans, au cours du contrôle annuel, dans quelle mesure le fonctionnement et l'organisation de l'étude notariale influencent la situation comptable de l'étude et peuvent, dans l'avenir, influencer l'évolution de celle-ci. Il évalue également la concordance des pièces comptables avec cette situation.

Art. 22.Lorsque, conformément à l'article 55, § 3, c), de la loi contenant organisation du notariat, le montant de l'indemnité de reprise d'une étude notariale doit être déterminé, un contrôle supplémentaire de la comptabilité du notaire cédant a lieu, selon le cas : 1° dans le mois suivant le décès, la destitution ou l'annulation de la nomination du notaire;2° dans le courant du deuxième mois qui précède la date à laquelle le notaire est considéré comme démissionnaire en vertu des dispositions de l'article 2, alinéa 1er, de la loi contenant organisation du notariat;3° dans le mois après que la chambre des notaires ait été avisée de l'intention du notaire de donner sa démission dans le cas visé à l'article 2, alinéa 2, de la loi contenant organisation du notariat. Ce contrôle supplémentaire n'a toutefois pas lieu si le contrôle annuel visé à l'article 20 du présent arrêté, a eu lieu : 1° dans les trois mois précédant le décès, la destitution ou l'annulation de la nomination du notaire;2° dans le cinquième, quatrième ou troisième mois précédant la date à laquelle le notaire est considéré comme démissionnaire en vertu des dispositions de l'article 2, alinéa 1er, de la loi contenant organisation du notariat;3° dans les trois mois précédant la date à laquelle la chambre des notaires a été avisée de l'intention du notaire de donner sa démission dans le cas visé à l'article 2, alinéa 2, de la loi contenant organisation du notariat.

Art. 23.Dans les cas où un notaire titulaire est remplacé, un autre contrôle supplémentaire de la comptabilité du cédant a lieu dans les trente jours calendrier suivant la prestation de serment du cessionnaire.

Ce contrôle supplémentaire n'a toutefois pas lieu si le contrôle annuel visé à l'article 20 du présent arrêté a eu lieu dans les trois mois précédant la prestation de serment du cessionnaire. § 2. Des pièces comptables

Art. 24.L'expert et, le cas échéant, les membres de la commission de contrôle qui ont été désignés conformément à l'article 16 du présent arrêté peuvent prendre connaissance sur place des livres, registres, titres et valeurs, espèces et pièces comptables de toute nature dont ils jugent la production utile.

Les pièces comptables justificatives des entrées et des sorties leur sont présentées dans l'ordre des écritures.

L'expert et le président de la commission de contrôle peuvent chacun demander qu'une copie de tout ou partie des pièces comptables leur soit remise, ainsi qu'un extrait des comptes financiers. § 3. Des rapports

Art. 25.Lors de chaque contrôle, l'expert et, le cas échéant, les membres de la commission de contrôle désignés conformément à l'article 16 du présent arrêté, remplissent - dans les limites de leur mission respective - le questionnaire et les autres documents déterminés par la Chambre nationale des notaires en exécution de l'article 91, alinéa premier, 1°, de la loi contenant organisation du notariat.

Art. 26.Si l'expert constate que la situation financière ou la comptabilité d'un notaire ne satisfait pas aux obligations légales ou réglementaires, il en avise sans délai le syndic de la chambre des notaires et le président de la commission de contrôle.

Les membres de la commission de contrôle doivent, sans délai, porter à la connaissance du syndic de la chambre des notaires toutes les infractions aux règles déontologiques qu'ils estiment avoir constatées.

Art. 27.L'expert dresse, après chaque contrôle, un rapport de ses activités et constatations. Il l'envoie dans les huit jours au président de la commission de contrôle. Une copie de ce rapport est en même temps envoyée au notaire dont la comptabilité a été contrôlée et, le cas échéant, aux membres de la commission de contrôle, désignés conformément à l'article 16 du présent arrêté.

Art. 28.Dans les trois premiers mois de l'année, la commission de contrôle dresse un rapport concernant les contrôles effectués au cours de l'année précédente et y formule les propositions qu'elle juge convenables. Ce rapport est transmis dans les plus brefs délais à la chambre des notaires.

Art. 29.Après avoir pris connaissance du rapport de la commission de contrôle et en avoir délibéré, la chambre des notaires dresse un rapport de synthèse. Ce rapport est transmis à la Chambre nationale des notaires. Un extrait de ce rapport relatif aux contrôles effectués dans son ressort, est transmis au procureur du Roi. § 4. Du secrétariat et des frais

Art. 30.Chaque compagnie des notaires est chargée d'assurer le secrétariat de la commission de contrôle.

Les frais des contrôles annuels sont à charge de la compagnie des notaires.

Les frais des contrôles supplémentaires effectués à la demande soit de la commission de contrôle, soit de la chambre des notaires ou du procureur du Roi sont à charge du notaire dont la comptabilité est contrôlée.

Les frais des contrôles supplémentaires effectués en application des articles 22 et 23 du présent arrêté sont à charge du cédant.

Les membres de la commission de contrôle n'ont droit qu'au remboursement de leurs débours. § 5. Du secret professionnel

Art. 31.Les experts et les membres des commissions de contrôle sont tenus au secret professionnel. CHAPITRE IV. - Des sociétés professionnelles de notaires

Art. 32.Toutes les dispositions qui précèdent sont applicables par analogie aux sociétés professionnelles telles que réglementées à l'article 50 de la loi contenant organisation du notariat. CHAPITRE V. - Dispositions finales

Art. 33.Par dérogation aux dispositions de l'article 12, alinéas 1er et 2, du présent arrêté, la liste des experts qui pourront être chargés en 2002 du contrôle des comptabilités est établie et communiquée à chaque commission de contrôle par la Chambre nationale des notaires dans le mois qui suit la publication du présent arrêté.

Art. 34.L'arrêté royal du 14 décembre 1935 relatif à l'organisation et au contrôle de la comptabilité des notaires et l'arrêté ministériel du 14 décembre 1935 établissant le modèle du questionnaire à remplir par les vérificateurs des études notariales, sont abrogés.

Art. 35.Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.

Art. 36.Notre Ministre de la Justice et Notre Ministre des Finances sont, chacun en ce qui le concerne, chargés de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 10 janvier 2002.

ALBERT Par le Roi : Pour le Ministre de la Justice, absent : Le Ministre des Télécommunications et des Entreprises et Participations publiques, chargé des Classes moyennes, R. DAEMS Le Ministre des Finances, D. REYNDERS