10 JANUARI 2002. - Koninklijk besluit betreffende het beheer van de door een notaris ontvangen sommen, effecten en geldswaardige papieren aan toonder en betreffende het toezicht op de boekhouding van de notarissen

ALBERT II, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt, inzonderheid op artikel 33, vervangen door artikel 2 van het koninklijk besluit nr. 213 van 13 december 1935 tot wijziging van de wet van 25 ventôse jaar XI tot regeling van het notarisambt en tot aanvulling van het besluit van 2 nivôse jaar XII, gewijzigd door artikel 81 van het besluit van de Regent van 26 juni 1947 houdende het Wetboek der Zegelrechten en door artikel 16 van de wet van 4 mei 1999 tot wijziging van de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt, op artikel 34, vervangen door artikel 2 van het koninklijk besluit nr. 213 van 13 december 1935 en gewijzigd door artikel 17 van de wet van 4 mei 1999 tot wijziging van de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt, en op artikel 34bis, ingevoegd bij artikel 2 van het koninklijk besluit nr. 213 van 13 december 1935;

Gelet op het koninklijk besluit van 14 december 1935 betreffende de organisatie en de controle van de boekhouding van notarissen;

Gelet op het ministerieel besluit van 14 december 1935 tot vaststelling van het model der vragenlijst die door de verificateuren van de notariskantoren moet ingevuld worden;

Gelet op de adviezen van de Inspecteur van Financiën, gegeven op 16 november 1999 en 26 oktober 2001;

Gelet op de akkoordbevinding van de Minister van Begroting van 28 november 2001;

Gelet op het verzoek om spoedbehandeling, gemotiveerd door de omstandigheid dat de regels betreffende het toezicht op de boekhouding van de notarissen, zoals voorzien in het koninklijk besluit van 1935 betreffende de organisatie en de controle van de boekhouding van notarissen, niet meer geheel in overeenstemming zijn met de nieuwe beroepsorganisatie voor notarissen die werd ingevoerd door sommige bepalingen van de wetten van 4 mei 1999 en dat dit in de praktijk de continuïteit en uniformiteit van dit toezicht in het gedrang brengt.

De organisatie van het toezicht op de boekhouding vindt bovendien plaats bij de aanvang van elk boekjaar, waardoor deze regels zo snel mogelijk dienen te worden aangepast zodat het vernieuwde en versterkte toezicht al kan worden toegepast vanaf het volgende boekjaar, dus vanaf 1 januari 2002.

Gelet op het advies van de Raad van State gegeven op 17 december 2001, met toepassing van artikel 84, eerste lid, 2°, van de gecoördineerde wetten op de Raad van State;

Op de voordracht van Onze Minister van Justitie en van Onze Minister van Financiën, Hebben Wij besloten en besluiten Wij : HOOFDSTUK I. - Definities

Artikel 1.In dit besluit wordt verstaan onder : - « de wet op het notarisambt » : de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt, zoals laatst gewijzigd door de wet van 4 mei 1999 tot wijziging van de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt en aangevuld door de wet van 4 mei 1999 tot aanvulling van de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt, met de artikelen 38, § 5, 76, 1°, 78 tot 85 en 95 tot 112; - « het koninklijk besluit nr. 150 van 18 maart 1935 » : het koninklijk besluit nr. 150 van 18 maart 1935 tot samenschakeling van de wetten betreffende de inrichting en de werking van de Deposito- en Consignatiekas en tot aanbrenging van wijzigingen daarin krachtens de wet van 31 juli 1934; - « de overdrager » : de notaris-titularis of de geassocieerde notaris-titularis die ophoudt zijn ambt uit te oefenen als gevolg van de aanvaarding van zijn ontslag, van zijn afzetting, het bereiken van de leeftijdsgrens of vernietiging van zijn benoeming of de rechtverkrijgenden van de overleden notaris-titularis; - « de overnemer » : de notaris die in opvolging van de overdrager benoemd wordt. HOOFDSTUK II. - Het beheer van de door een notaris ontvangen sommen, effecten en geldswaardige papieren aan toonder

Art. 2.Elke notaris moet een onderscheid maken tussen zijn privé-rekeningen en zijn professionele rekeningen.

Hiertoe is het hem verboden om in het kader van de uitoefening van zijn beroep van notaris een professionele rekening te openen bij een kredietinstelling, indien die niet vooraf verzaakt heeft aan het principe van eenheid van rekeningen alsmede aan de wettelijke en conventionele compensatie, dit zowel tussen de privé- en professionele rekeningen van de notaris als tussen zijn verschillende professionele rekeningen.

Art. 3.De sommen bedoeld in artikel 34 van de wet op het notarisambt moeten uiterlijk bij het verstrijken van de in dat artikel voorziene termijn, voor rekening van de gerechtigde(n), op een bijzondere rekening op naam van de notaris en onder een afzonderlijke rubriek gestort worden.

De bijzondere rekening moet worden gehouden bij een van de volgende instellingen : - een kredietinstelling ingeschreven op één van de lijsten bedoeld in de artikelen 13 en 65 van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen; - de Deposito- en Consignatiekas.

Art. 4.De instelling bedoeld in artikel 3, tweede lid, van dit besluit wordt door de notaris aangeduid, tenzij alle gerechtigden het eens zijn over de keuze van een andere instelling.

Het beheer van de bijzondere rekening berust uitsluitend bij de notaris.

Art. 5.Moeten in de Deposito- en Consignatiekas worden gestort, alle sommen van welk bedrag ook die door de gerechtigde(n) niet zijn teruggevorderd, noch aan hem of hen zijn overgemaakt twee jaar na het afsluiten van het dossier naar aanleiding waarvan zij door de notaris werden ontvangen.

Die deposito's worden ingeschreven op naam van de gerechtigde(n), die door de notaris wordt of worden aangeduid. Zij worden door de Deposito- en Consignatiekas ter beschikking van de gerechtigde(n) gehouden tot het verstrijken van de termijn bepaald in artikel 25 van het koninklijk besluit nr. 150 van 18 maart 1935.

Art. 6.De effecten en geldswaardige papieren aan toonder bedoeld in artikel 34bis van de wet op het notarisambt moeten uiterlijk bij het verstrijken van de in dat artikel voorziene termijn in open bewaarneming worden gegeven op naam van de notaris en onder een afzonderlijke rubriek, voor rekening van de gerechtigde(n).

De open bewaarneming gebeurt bij een instelling bedoeld in artikel 3, tweede lid, eerste streepje, van dit besluit.

De instelling wordt door de notaris aangeduid, tenzij alle gerechtigden het eens zijn over de keuze van een andere instelling.

Het beheer van deze open bewaarneming berust uitsluitend bij de notaris.

Art. 7.Moeten aan de Deposito- en Consignatiekas worden overgemaakt, op de wijze voorgeschreven door artikel 5 van het ministerieel besluit van 27 maart 1935 tot uitvoering van het koninklijk besluit nr. 150 van 18 maart 1935, alle effecten en geldswaardige papieren aan toonder die door de gerechtigde(n) niet zijn teruggevorderd, noch aan hem of hen zijn overgemaakt twee jaar na het afsluiten van het dossier naar aanleiding waarvan zij door de notaris werden ontvangen.

Die deposito's worden ingeschreven op naam van de gerechtigde(n), die door de notaris wordt of worden aangeduid. Zij worden door de Deposito- en Consignatiekas ter beschikking van de gerechtigde(n) gehouden tot het verstrijken van de termijn bepaald in artikel 26 van het koninklijk besluit nr. 150 van 18 maart 1935.

Art. 8.Voor de toepassing van de artikelen 5 en 7 van dit besluit wordt een dossier als afgesloten beschouwd vanaf de dag dat geen enkele akte nog moet tussenkomen in dat dossier. HOOFDSTUK III. - Het toezicht op de boekhouding van de notarissen Afdeling 1. - Personen belast met het toezicht

§ 1. Commissie van toezicht op de boekhouding

Art. 9.Elk jaar, in de loop van de maand januari, wijst de kamer van notarissen de voorzitter en de leden van een commissie van toezicht aan, die belast is met de organisatie van het toezicht op de boekhouding van de notarissen.

Deze commissie bestaat uit ten minste zoveel leden als de kamer er zelf telt.

Art. 10.De leden van de commissie van toezicht worden gekozen : 1° voor de helft onder de leden van het genootschap van notarissen die sedert ten minste tien jaar het notarisambt uitoefenen;2° voor de andere helft onder : - alle notarissen van het genootschap van notarissen; - de erenotarissen die het notarisambt voor het laatst in de provincie uitgeoefend hebben.

De kamer van notarissen zorgt voor de vervanging van de overleden, verhinderde of afgetreden voorzitter en leden van de commissie van toezicht. Het aldus benoemde lid dient het mandaat van zijn voorganger uit.

Art. 11.Voor de notarissen van het genootschap is de aanvaarding van de opdracht van lid van de commissie van toezicht verplicht; voor de erenotarissen is zij het niet. § 2. Deskundigen

Art. 12.De Nationale Kamer van notarissen stelt ieder jaar, in de loop van de maand november, de lijst van de deskundigen op die met de controle van de boekhoudingen tijdens het daaropvolgend burgerlijk jaar kunnen belast worden.

Deze lijst wordt vóór 15 december naar elke commissie van toezicht verzonden.

De Nationale Kamer van notarissen kan op elk ogenblik wijzigingen aan die lijst aanbrengen.

Art. 13.Kunnen slechts op de lijst bedoeld in artikel 12 van dit besluit voorkomen, de deskundigen die door de Nationale Kamer van notarissen op eigen initiatief of op voordracht van één of meer commissies van toezicht aangewezen worden en die lid zijn : - hetzij van het Instituut der bedrijfsrevisoren; - hetzij van het Instituut van de accountants en de belastingsconsulenten die zijn ingeschreven op de deellijst van de externe accountants overeenkomstig de artikelen 35 en 36 van de wet van 22 april 1999 betreffende de boekhoudkundige en fiscale beroepen.

Art. 14.Voor elke boekhoudcontrole wordt de deskundige aangewezen door de betrokken commissie van toezicht.

Kan voor een bepaalde controle niet tot deskundige worden aangewezen, diegene die zich in een positie bevindt die van aard is om een onafhankelijke taakuitoefening, overeenkomstig zijn beroepsregels, in het gedrang te brengen. De deskundige moet erop toezien dat hij na zijn aanwijzing niet in een dergelijke positie wordt geplaatst.

In het bijzonder mag noch de deskundige, noch een persoon met wie de deskundige een arbeidsovereenkomst heeft afgesloten of met wie hij beroepshalve in samenwerkingsverband staat, voor de notaris wiens boekhouding wordt gecontroleerd, een taak of opdracht vervullen of vervuld hebben tijdens het burgerlijk jaar waarin de controle moet plaatsgrijpen, noch tijdens het burgerlijk jaar dat voorafgaat.

Art. 15.De deskundige heeft tot taak : 1° de financiële toestand van het kantoor te controleren;2° de naleving na te gaan van de gangbare regels inzake het voeren van de boekhouding en van de wettelijke en reglementaire verplichtingen ter zake;3° na te gaan of de voorgelegde balansen overeenstemmen met de verrichtingen die in de boekhouding voorkomen;4° overeenkomstig artikel 21 van dit besluit te onderzoeken in welke mate de werking en de organisatie van het notariskantoor de boekhoudkundige toestand van het kantoor beïnvloeden en de evolutie ervan in de toekomst kunnen beïnvloeden. § 3. Leden van de commissie van toezicht op de boekhouding

Art. 16.Indien zij het nuttig oordeelt, of indien de deskundige of de betrokken notaris erom verzoekt, wijst de commissie van toezicht één of twee van haar leden aan om de deskundige bij een controle bij te staan.

Art. 17.De leden van de commissie van toezicht die werden aangewezen overeenkomstig artikel 16 van dit besluit, mogen noch hun woon- of verblijfplaats, noch hun kantoor hebben of gehad hebben in de gemeente waar zich de standplaats bevindt van de notaris wiens boekhouding gecontroleerd wordt, noch in een aanpalende gemeente.

Het vorige lid is niet van toepassing op de controle van de boekhouding van de notarissen wiens standplaats gelegen is in een van de vredegerechtskantons bedoeld in artikel 38bis, tweede lid, van de wet op het notarisambt.

Art. 18.De leden van de commissie van toezicht die werden aangewezen overeenkomstig artikel 16 van dit besluit, hebben tot taak : 1° onverminderd de bevoegdheid van de kamer van notarissen en van de procureur des Konings, de naleving van de deontologische regels na te gaan in de mate dat ze betrekking hebben op de boekhouding en de toestand van het kantoor;2° de deskundige met advies bij te staan ter gelegenheid van een controle. § 4. Wraking

Art. 19.De deskundige en, in voorkomend geval, de leden van de commissie van toezicht die werden aangewezen overeenkomstig artikel 16 van dit besluit, kunnen elk door de betrokken notaris worden gewraakt.

Deze laatste richt hiertoe, uiterlijk acht dagen na de mededeling van de aanwijzing van de deskundige en van de leden van de commissie van toezicht, een gedagtekend en ondertekend geschrift aan de voorzitter van de commissie van toezicht, waarin hij de naam vermeldt van de deskundige en van de leden van de commissie van toezicht die hij wil wraken, alsmede de reden van wraking.

Indien de voorzitter van de commissie van toezicht de reden die voor de wraking ingeroepen wordt, aanvaardt, wijst hij een andere deskundige en, in voorkomend geval, één of twee andere leden van de commissie van toezicht aan. Deze kunnen niet worden gewraakt. Afdeling 2. - Organisatie van de controle

§ 1. Periodiciteit

Art. 20.De boekhouding van elke notaris wordt jaarlijks gecontroleerd volgens een door de commissie van toezicht vastgestelde kalender. Om bijkomende controles kan worden verzocht door de procureur des Konings, de kamer van notarissen of de commissie van toezicht.

De controles worden uitgevoerd, naar keuze van de commissie van toezicht, op het kantoor van de notaris wiens boekhouding wordt gecontroleerd of aan de hand van documenten door de Nationale Kamer van notarissen bepaald in uitvoering van artikel 91, eerste lid, 1°, van de wet op het notarisambt.

Art. 21.Met het oog op de bescherming van de belangen van de cliënten van de notaris en van derden onderzoekt de deskundige minstens éénmaal om de drie jaar, tijdens de jaarlijkse controle, in welke mate de werking en de organisatie van het notariskantoor de boekhoudkundige toestand van het kantoor beïnvloeden en de evolutie ervan in de toekomst kunnen beïnvloeden. Hij beoordeelt tevens de overeenstemming van de boekhoudkundige stukken met deze toestand.

Art. 22.Wanneer overeenkomstig artikel 55, § 3, c), van de wet op het notarisambt het bedrag van de vergoeding voor de overname van een notariskantoor moet worden bepaald, vindt er een bijkomende controle van de boekhouding van de overdrager plaats, al naargelang het geval : 1° binnen de maand na het overlijden, de afzetting of de vernietiging van de benoeming tot notaris;2° tijdens de tweede maand die voorafgaat aan de datum waarop de notaris als ontslagnemend beschouwd wordt ingevolge de bepalingen van artikel 2, eerste lid, van de wet op het notarisambt;3° binnen de maand nadat de kamer van notarissen in kennis werd gesteld van het voornemen van de notaris zijn ontslag in te dienen in het geval bedoeld in artikel 2, tweede lid, van de wet op het notarisambt. Deze bijkomende controle vindt echter niet plaats indien de jaarlijkse controle voorzien in artikel 20 van dit besluit, heeft plaatsgevonden : 1° binnen de drie maanden die het overlijden, de afzetting of de vernietiging van de benoeming van de notaris voorafgaan;2° In de vijfde, vierde of derde maand voorafgaand aan de datum waarop de notaris als ontslagnemend wordt beschouwd overeenkomstig de bepalingen van artikel 2, eerste lid, van de wet op het notarisambt;3° binnen de drie maanden die de datum voorafgaan waarop de kamer van notarissen in kennis werd gesteld van het voornemen van de notaris zijn ontslag in te dienen in het geval voorzien in artikel 2, tweede lid, van de wet op het notarisambt.

Art. 23.In de gevallen dat een notaris-titularis vervangen wordt, vindt er nog een bijkomende controle van de boekhouding van de overdrager plaats binnen dertig kalenderdagen volgend op de eedaflegging van de overnemer.

Deze bijkomende controle vindt echter niet plaats indien de jaarlijkse controle voorzien in artikel 20 van dit besluit heeft plaatsgevonden binnen de drie maanden voorafgaand aan de eedaflegging van de overnemer. § 2. Boekhoudkundige stukken

Art. 24.De deskundige en, in voorkomend geval, de leden van de commissie van toezicht die werden aangewezen overeenkomstig artikel 16 van dit besluit kunnen, ter plaatse waar zij berusten, inzage nemen van de boeken, registers, effecten, waardepapieren, gelden en boekhoudkundige stukken van welke aard ook, waarvan zij de overlegging nuttig achten.

De stukken waaruit de boekhoudkundige verrichtingen blijken, worden hun overgelegd in de volgorde waarin deze werden geboekt.

De deskundige en de voorzitter van de commissie van toezicht kunnen elk verzoeken dat hen een kopie van de boekhoudkundige stukken, alsook een uittreksel van de financiële rekeningen, wordt overgelegd. § 3. Verslagen

Art. 25.Bij elke controle vullen de deskundige en, in voorkomend geval, de overeenkomstig artikel 16 van dit besluit aangewezen leden van de commissie van toezicht, - binnen de perken van hun respectieve taak - de vragenlijst en de overige documenten in die door de Nationale Kamer van notarissen worden bepaald in uitvoering van artikel 91, eerste lid, 1°, van de wet op het notarisambt.

Art. 26.Indien de deskundige vaststelt dat de financiële toestand of de boekhouding van een notaris niet aan de wettelijke of reglementaire verplichtingen voldoet, stelt hij de syndicus van de kamer van notarissen en de voorzitter van de commissie van toezicht hiervan onverwijld op de hoogte.

De leden van de commissie van toezicht moeten wanneer zij van oordeel zijn een overtreding van de deontologische regels te hebben vastgesteld onverwijld de syndicus van de kamer van notarissen hiervan op de hoogte te brengen.

Art. 27.Na elke controle stelt de deskundige een verslag op van zijn werkzaamheden en bevindingen. Hij zendt het binnen acht dagen over aan de voorzitter van de commissie van toezicht. Een kopie van dit verslag wordt tegelijkertijd gezonden aan de notaris wiens boekhouding gecontroleerd werd en, in voorkomend geval, aan de leden van de commissie van toezicht die overeenkomstig artikel 16 van dit besluit aangewezen werden.

Art. 28.Binnen de eerste drie maanden van elk jaar maakt de commissie van toezicht een verslag op van de controles die tijdens het voorbije jaar werden uitgevoerd en doet zij daarin de door haar dienstig bevonden voorstellen. Dit verslag wordt binnen de kortst mogelijke tijd aan de kamer van notarissen bezorgd.

Art. 29.Na kennisname en bespreking van het verslag van de commissie van toezicht, stelt de kamer van notarissen een syntheseverslag op.

Dit verslag wordt aan de Nationale Kamer van notarissen bezorgd. Aan de procureur des Konings wordt een uittreksel uit dat verslag meegedeeld met betrekking tot de controles die in zijn ambtsgebied werden uitgevoerd. § 4. Secretariaat en kosten

Art. 30.Elk genootschap van notarissen staat in voor het secretariaat van de commissie van toezicht.

De kosten van de jaarlijkse controles komen voor rekening van het genootschap van notarissen.

De kosten van de bijkomende controles die op verzoek van de commissie van toezicht of op verzoek van de kamer van notarissen of van de procureur des Konings worden uitgevoerd, komen voor rekening van de notaris wiens boekhouding wordt gecontroleerd.

De kosten van de bijkomende controles die worden uitgevoerd in toepassing van de artikelen 22 en 23 van dit besluit komen voor rekening van de overdrager.

De leden van de commissie van toezicht hebben enkel recht op de terugbetaling van hun kosten. § 5. Beroepsgeheim

Art. 31.De deskundigen en de leden van de commissies van toezicht zijn tot het beroepsgeheim gehouden. HOOFDSTUK IV. - Professionele vennootschappen van notarissen

Art. 32.Alle voorgaande bepalingen zijn van overeenkomstige toepassing op de professionele vennootschappen zoals geregeld in artikel 50 van de wet op het notarisambt. HOOFDSTUK V. - Slotbepalingen

Art. 33.In afwijking van de bepalingen van artikel 12, eerste en tweede lid, van dit besluit wordt de lijst van deskundigen die in 2002 met de controle van de boekhoudingen kunnen worden belast, opgesteld en naar elke commissie van toezicht verzonden door de Nationale kamer van notarissen binnen de maand na de bekendmaking van dit besluit.

Art. 34.Het koninklijk besluit van 14 december 1935 betreffende de organisatie en de controle van de boekhouding van notarissen en het ministerieel besluit van 14 december 1935 tot vaststelling van het model der vragenlijst die door de verificateuren van de notariskantoren moet ingevuld worden, worden opgeheven.

Art. 35.Dit besluit treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt.

Art. 36.Onze Minister van Justitie en Onze Minister van Financiën zijn, ieder wat hem betreft, belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 10 januari 2002.

ALBERT Van Koningswege : Voor de Minister van Justitie, afwezig : De Minister van Telecommunicatie en Overheidsbedrijven en Participaties, belast met Middenstand, R. DAEMS De Minister van Financiën, D. REYNDERS