2 AOUT 2002. - Arrêté royal autorisant la Direction de l'Administration du Personnel du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques et à utiliser le numéro d'identification dudit registre

RAPPORT AU ROI Sire, Le projet d'arrêté que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté a pour objet d'autoriser la Direction de l'Administration du Personnel du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale à accéder aux informations et à utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques, conformément aux articles 5, alinéa 1er, et 8, de la loi du 8 août 1983 organisant ledit registre, modifiés respectivement par les lois des 30 mars 1995 et 15 janvier 1990.

Les allocations familiales des agents statutaires et contractuels du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale sont payées directement par l'employeur.

La Direction de l'Administration du Personnel du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale est chargée de l'établissement du droit aux allocations familiales et de la vérification de l'exactitude des données indispensables à la bonne application des lois relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés, coordonnées le 19 décembre 1939.

Selon l'article 173quater des lois coordonnées précitées, les organismes d'allocations familiales et les services ministériels chargés de l'exécution des lois relatives aux allocations familiales, sont tenus de s'adresser au Registre national des personnes physiques pour obtenir les informations visées à l'article 3, alinéas 1er et 2, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques ou lorsqu'ils vérifient l'exactitude de ces informations. Le recours à une autre source n'est autorisé que dans la mesure où les informations nécessaires ne peuvent pas être obtenues auprès du Registre national.

Pour ce motif, la Direction de l'Administration du Personnel du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale souhaite dès lors accéder aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 9°, et alinéa 2, de la loi précitée du 8 août 1983.

Conformément à la jurisprudence de la Commission de la protection de la vie privée et du Conseil d'Etat, le Gouvernement s'est assuré, pour chacune des informations qui sont visées à l'article 3, alinéa 1er, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques et auxquelles l'accès est octroyé aux termes de l'article 1er de l'arrêté en projet, que la Direction de l'Administration du Personnel du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale se trouve dans la nécessité d'en prendre connaissance afin d'accomplir les missions qui lui sont confiées.

L'accès aux informations du Registre national se justifie comme suit.

Les informations visées aux 1° (nom et prénoms), 2° (lieu et date de naissance), 3° (sexe), 4° (nationalité), 5° (résidence principale) et 6° (lieu et date du décès), de l'article 3, alinéa 1er, de la loi du 8 août 1983, constituent les informations minimales pour pouvoir établir le dossier relatif à une personne physique. L'information relative à la date de naissance de l'enfant (2°) permet d'ouvrir le droit aux allocations familiales et permet également de calculer l'âge de ce dernier, élément indispensable pour établir les suppléments d'âge.

L'information relative au lieu et la date du décès (6°) permet de clôturer un droit aux allocations familiales ou de modifier le rang de l'enfant.

Les informations relatives à l'état civil (8°) et à la composition du ménage (9°) permettent, d'une part, de déterminer la personne qui, pour le ménage, doit être regardée comme étant l'allocataire et, d'autre part de déterminer quels sont les enfants qui sont les bénéficiaires ainsi que leur rang respectif.

L'accès à l'information relative à la profession (7°) n'est pas autorisé. Cette information présente en effet un caractère peu fiable dans la mesure où il n'existe aucune obligation légale de faire état des changements de profession auprès des communes.

La période à concurrence de laquelle la Direction de l'Administration du Personnel du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale est autorisée à connaître les modifications successives apportées aux informations du Registre national est d'une année en raison du fait que la vérification de la situation familiale concernant les allocations familiales se déroule une fois l'an.

La Direction de l'Administration du Personnel du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale sollicite également l'utilisation du numéro d'identification du Registre national.

En effet, grâce à l'utilisation du numéro d'identification du Registre national, la Direction de l'Administration du Personnel du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale disposera d'un numéro de référence unique exigé par d'autres autorités ou institutions telles que les organismes de sécurité sociale.

D'une manière générale, l'accès aux informations et l'utilisation du numéro d'identification du Registre national sont de nature à accroître la fiabilité des informations collectées, à contribuer à un traitement des dossiers rapide, efficace et plus conforme à la législation sur les allocations familiales, et, enfin, à permettre la mise à jour régulière et sans retard des fichiers, réduisant ainsi les procédures de récupération d'indus auprès du personnel.

Il a été tenu compte du prescrit de l'article 11 de la loi du 8 août 1983 et de l'article 4, § 1er, de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel. Ainsi, il est fait référence à ladite loi du 8 décembre 1992 dans le préambule de l'arrêté, et plus particulièrement à son article 4, § 1er, qui concerne le respect du principe de finalité.

L'accès aux informations est réservé au Directeur de la Direction de l'Administration du Personnel du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale ainsi qu'aux membres du personnel de cette même Direction que le Gouvernement de la Région ou le Secrétaire général dudit Ministère désigne à cet effet, nommément et par écrit, en raison de leurs fonctions et dans les limites de leurs attributions respectives.

Sur recommandation du Conseil d'Etat, il est prévu que la liste des membres du personnel autorisés à accéder aux informations du Registre national sera dressée annuellement et transmise selon la même périodicité à la Commission de la protection de la vie privée.

La Commission de la protection de la vie privée souhaiterait que cette liste ne lui soit plus transmise périodiquement mais simplement tenue à sa disposition et constamment actualisée. Cependant, le Conseil d'Etat estime qu'au regard du principe d'égalité, ce souhait ne pourrait être rencontré qu'à la seule condition que l'ensemble des arrêtés royaux d'autorisation d'accéder aux informations du Registre national soit modifié en ce sens. En outre, le Conseil d'Etat estime que le fait même de la communication de la liste à la Commission permet un premier contrôle.

Les membres du personnel concernés souscrivent une déclaration écrite par laquelle ils s'engagent à préserver la sécurité et la confidentialité des informations auxquelles ils reçoivent accès.

Afin de garantir la confidentialité et la sécurité des informations obtenues du Registre national, l'accès aura lieu par un ordinateur sécurisé par un code d'accès détenu exclusivement par les personnes habilitées.

La Commission de la protection de la vie privée a rendu son avis n° 35/2001 le 27 septembre 2001. Le Conseil d'Etat a rendu son avis le 10 juin 2002.

Il a été tenu compte des observations formulées par la Commission de la protection de la vie privée et par le Conseil d'Etat, aussi bien dans le projet d'arrêté royal que dans le projet de rapport au Roi.

Nous avons l'honneur d'être, Sire, De Votre Majesté, les très respectueux et les très fidèles serviteurs, Le Ministre de l'Intérieur, A. DUQUESNE Le Ministre de la Justice, M. VERWILGHEN

AVIS N° 35/2001 DU 27 SEPTEMBRE 2001 DE LA COMMISSION DE LA PROTECTION DE LA VIE PRIVEE Projet d'arrêté royal autorisant la Direction de l'Administration du Personnel du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques et à utiliser le numéro d'identification dudit registre La Commission de la protection de la vie privée, Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, en particulier l'article 29;

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, en particulier l'article 5, alinéa 1er ainsi que l'article 8;

Vu la demande d'avis du Ministre de l'Intérieur, du 3 août 2001;

Vu le rapport de M. R. Trogh, Emet, le 27 septembre 2001, l'avis suivant : I. OBJET DE LA DEMANDE D'AVIS : Le projet d'arrêté royal soumis pour avis à la Commission vise à autoriser la Direction de l'Administration du Personnel du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques et à utiliser le numéro d'identification dudit registre.

L'accès aux informations est demandé en vue de l'accomplissement des tâches relatives à l'exécution des lois relatives aux allocations familiales.

L'accès aux informations d'identification est accordé au Directeur de la Direction de l'Administration du Personnel et aux membres du personnel de ladite direction désignés à cet effet, nommément et par écrit, en raison de leurs fonctions et de leurs attributions.

II. EXAMEN DU PROJET : 1. ACCES AUX DONNEES DU REGISTRE NATIONAL : L'accès au Registre national est demandé sur la base de l'article 5, alinéa 1er, de la loi du 8 août 1983 aux termes duquel : « Le Roi autorise l'accès au Registre national aux autorités publiques, aux organismes d'intérêt public visés par la loi du 16 mars 1954 relative au contrôle de certains organismes d'intérêt public, aux notaires et huissiers de justice, pour les informations qu'ils sont habilités à connaître en vertu d'une loi ou d'un décret ainsi qu'à l'Ordre national des avocats de Belgique, à seule fin de communiquer aux avocats les informations qui leur sont nécessaires pour les tâches qu'ils accomplissent comme auxiliaires de la justice.» Le Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale est une autorité publique.

Les allocations familiales des agents statutaires et contractuels du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale sont payées directement par l'employeur. La Direction de l'Administration du Personnel de la Région de Bruxelles-Capitale est chargée de l'établissement du droit aux allocations familiales et de la vérification de l'exactitude des données indispensables à la bonne application des lois relatives aux allocations familiales.

La Commission est d'avis que les fins pour lesquelles l'accès au Registre national est demandé sont légitimes.

La Commission constate que le projet d'arrêté royal autorise l'accès aux informations énumérées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 9°, et alinéa 2, de la loi du 8 août 1983.

Le rapport au Roi relatif au projet et joint en annexe précise les différentes raisons pour lesquelles il est nécessaire de pouvoir accéder à ces informations.

L'accès aux modifications successives apportées aux informations susvisées est limité à une année et se justifie, selon le Rapport au Roi, par le fait que la vérification de la situation familiale concernant les allocations familiales se déroule une fois par an.

La Commission n'a aucune remarque à formuler quant à la justification de l'accès aux données visées et aux modifications successives; elle émet toutefois une réserve de nature générale concernant la donnée mentionnée à l'article 3, alinéa 1er, 7°, de la loi du 8 août 1983, à savoir "la profession". Comme cette donnée n'est pas systématiquement mise à jour, il faut la considérer dans de nombreux cas comme non-pertinente.

Aux termes de l'article 5 du projet d'arrêté, la liste des membres désignés du personnel de la Direction de l'Administration du Personnel qui ont accès aux données du Registre national est établie chaque année et transmise à la Commission. Tout comme dans d'autres avis similaires, la Commission fait observer à cet égard que cette liste ne doit pas être transmise à la Commission mais plutôt "être tenue à la disposition de la Commission". La Commission insiste également sur le fait que cette liste doit être mise à jour en permanence. 2. UTILISATION DU NUMERO D'IDENTIFICATION : L'article 8 de la loi du 8 août 1983 prévoit que "le Roi peut autoriser les autorités publiques et les organismes visés à l'article 5 à faire usage du numéro d'identification dans les limites et aux fins qu'Il détermine." L'article 4 du projet d'arrêté royal limite cette autorisation à des fins de gestion interne en vue de l'accomplissement des tâches visées à l'article 1er, alinéa 2.

En cas d'usage externe, ce numéro ne peut être utilisé que dans les relations nécessaires à l'accomplissement desdites tâches, d'une part, avec le titulaire du numéro, d'autre part, avec les autorités et organismes également habilités à faire usage du numéro d'identification.

Dans le présent dossier, l'utilisation du numéro d'identification est une suite logique de l'autorisation d'accès.

L'autorisation accordée par le projet d'arrêté royal d'accéder aux données du Registre national et d'utiliser le numéro d'identification est valablement motivée et conforme à la jurisprudence de la Commission.

Par ces motifs, La Commission émet un avis favorable concernant le projet d'arrêté royal.

Le secrétaire, B. Havelange.

Le président, P. Thomas.

AVIS 33.037/2 DE LA SECTION DE LEGISLATION DU CONSEIL D'ETAT Le Conseil d'Etat, section de législation, deuxième chambre, saisi par le Ministre de l'Intérieur, le 13 février 2002, d'une demande d'avis sur un projet d'arrêté royal "autorisant la Direction de l'Administration du Personnel du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques et à utiliser le numéro d'identification dudit registre", a donné le 10 juin 2002 l'avis suivant : Examen du projet Préambule Alinéas 2 et 3 L'arrêté en projet est pris en application des articles 5, alinéa 1er, et 8, de la loi du 8 août 1983 organisant un registre national des personnes physiques, tel que visés à l'alinéa 1er du préambule. Ces dispositions constituent le seul fondement légal du texte en projet.

Le rappel des autres dispositions mentionnées dans le préambule a pour unique objectif de déterminer la portée du texte en mentionnant le cadre légal dans lequel il intervient.

Ces dispositions peuvent utilement figurer dans le rapport au Roi, qui en mentionne déjà certaines. Dès lors que le rapport au Roi énonce des règles juridiques qui constituent les conditions légales d'intervention du Roi, il n'est pas indispensable de les rappeler dans le préambule (1).

Si elles sont néanmoins maintenues dans le préambule, les règles juridiques en question doivent être mentionnées sous forme de considérants et non de visas, dans l'ordre décroissant de leur intensité de force obligatoire et dans l'ordre chronologique.

Il convient de rédiger ces considérants sous la forme suivante : "Considérant que les lois relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés, coordonnées le 19 décembre 1939, notamment l'article 173quater, inséré par la loi du 4 avril 1991, trouvent à s'appliquer;

Considérant que la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, modifiée par la loi du 1 1 décembre 1998, notamment l'article 4, trouve à s'appliquer,".

Alinéa 6 Il convient d'écrire : « Vu l'avis 33.037/2 du Conseil d'Etat, donné le 10 juin 2002;".

Observations d'ordre légistique et linguistique concernant la version néerlandaise du projet Préambule A l'alinéa 1er, on écrira "en op artikel 8" au lieu de "en artikel 8".

A l'alinéa 5, on écrira "Gelet op het advies van de Inspecteur van Financiën (... la suite comme au projet)".

Article 1er Conformément au "Sociaalrechtelijk Woordenboek" et conformément aux lois coordonnées relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés, on écrira à l'alinéa 2 "kinderbijslag" au lieu de "kindertoelagen".

La phrase liminaire de l'alinéa 3 doit être rédigée comme suit : « De in het eerste lid bedoelde informatiegegevens zijn alleen toegankelijk voor : 1°... (la suite comme au projet); 2°... (la suite comme au projet, sauf à remplacer les mots "bij naam" par les mots "bij name")".

Article 5 A l'alinéa 1er, il y a lieu d'écrire "De lijst van de overeenkomstig de artikelen 1, derde lid, en 3,... (la suite comme au projet)".

A l'alinéa 2, on écrira "waarborgen" au lieu de "bewaren".

A l'alinéa 3, on mettra le verbe à l'indicatif présent. Il y a lieu d'écrire "wordt georganiseerd" au lieu de "zal georganiseerd worden".

La même observation vaut pour la version française : mieux vaut écrire "est organisé" au lieu de "sera organisé".

La chambre était composée de : M. Y. Kreins, président de chambre;

M. J. Jaumotte et Mme M. Baguet, conseillers d'Etat;

Mme B. Vigneron, greffier.

Le rapport a été présenté par M. J. Régnier, premier auditeur chef de section. La note du Bureau de coordination a été rédigée et exposée par Mme G. Martou, référendaire adjoint.

La concordance entre la version française et la version néerlandaise a été vérifiée sous le contrôle de M. J. Jaumotte.

Le greffier, B. Vigneron.

Le président, Y. Kreins. _______ Note (1) Voir avis 30.675/2 du Conseil d'Etat, donné le 16 mai 2001, sur un projet devenu l'arrêté royal du 26 septembre 2001 organisant l'accès aux informations et l'usage du numéro d'identification du registre national des personnes physiques dans le chef de la division des Pensions de la direction du Personnel et des Affaires sociales de la Société nationale des Chemins de Fer belges.

2 AOUT 2002. - Arrêté royal autorisant la Direction de l'Administration du Personnel du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques et à utiliser le numéro d'identification dudit registre ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, notamment l'article 5, alinéa 1er, modifié par la loi du 30 mars 1995, et l'article 8, modifié par la loi du 15 janvier 1990;

Considérant que les lois relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés, coordonnées le 19 décembre 1939, notamment l'article 173 quater, inséré par la loi du 4 avril 1991, trouvent à s'appliquer;

Considérant que la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, modifiée par la loi du 11 décembre 1998, notamment l'article 4, trouve à s'appliquer;

Vu l'avis n° 35/ 2001 de la Commission de la protection de la vie privée, donné le 27 septembre 2001;

Vu l'avis de l'Inspecteur des finances, rendu le 8 novembre 2001;

Vu l'avis 33.037/2 du Conseil d'Etat, donné le 10 juin 2002;

Sur la proposition de Notre Ministre de l'Intérieur et de Notre Ministre de la Justice, et de l'avis de Nos Ministres qui en ont délibéré en Conseil, Nous avons arrêté et arrêtons : CHAPITRE Ier. - Accès aux informations

Article 1er.La Direction de l'Administration du Personnel du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale est autorisée à accéder aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 6°, 8° et 9°, et alinéa 2, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques.

L'accès aux informations est autorisé exclusivement pour l'accomplissement des tâches relatives à l'exécution des lois relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés, coordonnées le 19 décembre 1939.

L'accès aux informations visé à l'alinéa 1er est réservé : 1° au Directeur de la Direction de l'Administration du Personnel du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale;2° aux membres du personnel de la Direction de l'Administration du Personnel du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale que le Gouvernement de cette Région ou le Secrétaire général dudit Ministère désigne à cet effet, nommément et par écrit, en raison de leurs fonctions et dans les limites de leurs attributions respectives. L'accès aux modifications successives aux informations visées à l'alinéa 1er est limité à une période d'une année précédant la date de communication de ces informations.

Art. 2.Les informations obtenues en application de l'article 1er, alinéa 1er, ne peuvent être utilisées qu'aux fins énumérées à l'alinéa 2, dudit article. Elles ne peuvent être communiquées à des tiers.

Ne sont pas considérés comme des tiers pour l'application de l'alinéa 1er : - les personnes physiques auxquelles se rapportent ces informations, ou leurs représentants légaux; - les autorités publiques et organismes désignés en vertu de l'article 5 de la loi précitée du 8 août 1983, dans le cadre des relations qu'ils entretiennent avec la Direction de l'Administration du Personnel du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale aux fins énumérées à l'article 1er, alinéa 2, et dans la limite des informations qui peuvent leur être communiquées en vertu de leur désignation. CHAPITRE II. - Utilisation du numéro d'identification

Art. 3.Les membres de la Direction de l'Administration du Personnel du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale désignés conformément à l'article 1er, alinéa 3, sont autorisés à utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques.

Art. 4.Le numéro d'identification ne peut être utilisé à des fins de gestion interne que comme moyen d'identification dans les dossiers, fichiers et répertoires qui sont tenus par la Direction de l'Administration du Personnel du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale, dans l'accomplissement des tâches énumérées à l'article 1er, alinéa 2.

En cas d'usage externe, le numéro d'identification ne peut être utilisé que dans les relations nécessaires à l'accomplissement des tâches énumérées à l'article 1er, alinéa 2, avec : 1° le titulaire du numéro d'identification ou son représentant légal;2° les autorités publiques et organismes qui ont eux-mêmes reçu l'autorisation visée à l'article 8 de la loi du 8 août 1983 et qui agissent dans le cadre de leurs compétences légales et réglementaires. Ce numéro ne peut être reproduit sur des documents susceptibles d'être portés à la connaissance de tiers autres que les personnes visées à l'alinéa précédent. CHAPITRE III. - Dispositions finales

Art. 5.Chaque année, la liste des membres de la Direction de l'Administration du Personnel du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale, désignés conformément aux articles 1er, alinéa 3, et 3, avec l'indication de leur fonction, est établie et transmise à la Commission de la protection de la vie privée.

Les personnes concernées souscrivent une déclaration écrite par laquelle elles s'engagent à préserver la sécurité et le caractère confidentiel des informations auxquelles elles reçoivent accès.

L'accès au Registre national des personnes physiques est organisé par le recours à des ordinateurs sécurisés par un code détenu exclusivement par les personnes expressément autorisées à y accéder.

Art. 6.Notre Ministre de l'Intérieur et Notre Ministre de la Justice sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Punat, le 2 août 2002.

ALBERT Par le Roi : Le Ministre de l'Intérieur, A. DUQUESNE Le Ministre de la Justice, M. VERWILGHEN