FEDERALE OVERHEIDSDIENST PERSONEEL EN ORGANISATIE

5 MAART 2004. - Omzendbrief nr. 544 Praktische informatie aangaande het personeelsplan

Aan de Federale Overheidsdiensten en de diensten die ervan afhangen, aan het Ministerie van Landsverdediging, aan de instellingen van openbaar nut onderworpen aan het koninklijk besluit van 8 januari 1973 tot vaststelling van het statuut van het personeel van sommige instellingen van openbaar nut en aan de openbare instellingen van sociale zekerheid Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, Mevrouw de Staatssecretaris, Mijnheer de Staatssecretaris, Er bestaat een grote vraag naar informatie en naar verduidelijking van de problematiek van het personeelsplan en meer bepaald inzake : - het dagelijks beheer van de human resources en in het bijzonder de mogelijkheid om al dan niet wervingen en bevorderingen te kunnen doorvoeren, - de opvolging van de personeelsenveloppe. 1. Stand van de reglementering 1.1. Het personeelsplan vervangt de personeelsformatie : - Het koninklijk besluit van 7 november 2000 houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst werd gewijzigd door het koninklijk besluit van 16 januari 2003 : het directiecomité stelt het personeelsplan op op basis van de managementplannen en maakt het voor akkoord over aan de minister; dit plan bepaalt, per functie, het aantal statutaire en contractuele personeelsleden, uitgedrukt in voltijdse equivalenten.

In de huidige stand van de reglementering, dient onder « functie » ten minste de graad te worden verstaan. - Artikel 11, § 2, van de wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut werd gewijzigd door artikel 445 van de programmawet van 24 december 2002 : het personeelsplan vervangt de personeelsformatie voor de instellingen onderworpen aan voormeld koninklijk besluit van 8 januari 1973. - Artikel 19 van het koninklijk besluit van 3 april 1997 houdende maatregelen met het oog op de responsabilisering van de openbare instellingen van sociale zekerheid, met toepassing van artikel 47 van de wet van 26 juli 1996 tot modernisering van de sociale zekerheid en tot vrijwaring van de leefbaarheid van de wettelijke pensioenstelsels werd gewijzigd door artikel 446 van voormelde programmawet : het personeelsplan vervangt de personeelsformatie. 1.2. Een reglementaire opvolging is nodig en is thans aan de gang. Ze heeft onder andere betrekking op: - de wijziging van het koninklijk besluit van 2 oktober 1937 houdende het statuut van het rijkspersoneel; - de wijziging het koninklijk besluit van 18 oktober 2001 betreffende de mobiliteit van het personeel van sommige overheidsdiensten; - de formele opheffing van het koninklijk besluit van 17 januari 1995 betreffende de werving van statutair personeel in sommige overheidsdiensten waarvan de juridische basis, artikel 2 van de wet van 22 juli 1993, door de programmawet van 24 december 2002 werd opgeheven. 1.3. De personeelsformaties zijn niet meer geldig gezien ze : - niet meer conform zijn met de wet en de reglementering, - verouderde structuren weergeven tenminste voor wat de FOD's betreft, - loopbanen bevatten die niet aangepast zijn aan het koninklijk besluit van 5 september 2002 houdende hervorming van de loopbaan van sommige ambtenaren in de Rijksbesturen. 2. Noodzaak om over een personeelsplan te beschikken Het personeelsplan is een nieuw dynamisch instrument van personeelsplanning waarin een lange termijn dimensie vervat zit, gebaseerd op de strategische visie van de dienst. Door de omvang van de reorganisaties die recent ondernomen werden beschikken sommige diensten niet over een instrument dat het mogelijk maakt hun personeelsbehoeften strategisch te plannen.

Het personeelsplan is echter nodig om personeelsbewegingen te kunnen doorvoeren (statutaire wervingen, contractuele indienstnemingen, bevorderingen, mobiliteit).

Daarom vragen wij de diensten om ten minste het hierna beschreven model van personeelsplan te gebruiken, samen met de hierna beschreven opvolgingsdocumenten.

Dit personeelsplan is een tijdelijke maatregel bedoeld om een dringende situatie het hoofd te bieden. Dit belet niet dat nu reeds de strategische oriëntering erin wordt geïntegreerd en alles in het werk wordt gesteld om zo vlug mogelijk over een document van strategische planning te beschikken. 3. Personeelsplan 2004 Het personeelsplan 2004 omvat 2 tabellen, opgenomen als bijlage : 1.een tabel die de gewenste evolutie van de human resources in voltijds equivalenten (VTE) weergeeft voor het begrotingsjaar T (bijlage 1); 2. een tabel met de planning van de acties voorzien om deze evolutie te realiseren en hun kostenraming voor het begrotingsjaar T en het begrotingsjaar T+1 (bijlage 2). De tabel die de evolutie weergeeft moet steunen op de inventaris van het personeel (zie bijlage 3).

De personeelsinventaris is uitgedrukt in fysieke eenheden en omvat alle personeelsleden die een juridische band hebben met de dienst.

Om deze inventaris op te maken, worden de eigenlijke administratieve gegevens en de budgettaire gegevens die door de Centrale Dient voor de Vaste Uitgaven of door elke andere betalingsdienst worden overgezonden, met elkaar in overeenstemming gebracht.

Het actieplan (bijlage 2) onderscheidt de grote categorieën van mogelijke acties (« werving » : zowel externe als interne met inbegrip van de mobiliteit).

De opsplitsing tussen statutairen en contractuelen dient de algemene regel van statutaire werving te respecteren. De indienstneming van contractuelen is slechts mogelijk in beperkte, wettelijk vastgelegde gevallen.

Het personeelsplan, evenals de inventaris, moeten zo gedetailleerd mogelijk opgesplitst worden, per afdeling of dienst. Tegen 2006 moet er een opsplitsing zijn naar opdrachten; deze structuur dient vooraf overlegd te worden met de inspectie van Financiën.

De in het actieplan uitgewerkte bijzondere specificaties worden ter informatie meegedeeld. Wijzigingen aan de opdeling van de acties per afdeling of dienst, die zich tijdens de uitvoering mochten opdringen, worden niet beschouwd als een wijziging van het personeelsplan dat voor akkoord moet worden voorgelegd. 4. Personeelsplan en betrekking De betrekking, een statutair begrip, is gekoppeld aan een fysiek persoon.Het actieplan bevat dit begrip niet : het drukt een behoefte uit in termen van kwantiteit (VTE), kwaliteit en kostprijs.

Voor de benoeming van een statutair ambtenaar in uitvoering van het statuut (en van de wetgeving op het gebruik van de talen) wordt een betrekking gelijkgesteld met een VTE. De in VTE uitgedrukte personeelsbehoeften van het actieplan worden ingevuld door wervingen of bevorderingen die het mogelijk maken betrekkingen toe te wijzen die met deze VTE overeenstemmen.

Bij de toewijzing van bevorderingsbetrekkingen worden de eventuele normen van sociale programmatie nageleefd. 5. Personeelsplan en taalkaders Om zijn advies over een ontwerp van taalkaders te kunnen formuleren eist de Vaste Commissie voor Taaltoezicht voortaan een personeelsplan. In de huidige stand van zaken bestaan, op enkele uitzonderingen na, enkel taalkaders voor de eerste twee taaltrappen.

Het personeelsplan en de in punt 3 vermelde inventaris worden aan de VCT toegestuurd. Zij vormen de basis voor een ontwerp van volledige taalkaders en maken een onderscheid tussen de centrale diensten en uitvoeringsdiensten waarvan de activiteit zich over het hele land uitstrekt, en de andere diensten. 6. Overleg en mededeling Overeenkomstig artikel 11, § 1, van de wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel wordt het personeelsplan onderworpen aan het voorafgaandelijk overleg met de representatieve vakorganisaties in het overlegcomité ad hoc. Het personeelsplan wordt via het meest geschikte kanaal aan de personeelsleden meegedeeld. 7. Administratieve en begrotingscontrole 7.1. Rol van de inspecteur van Financiën voor de FOD's.

Het personeelsplan dient voorafgaandelijk voor advies te worden voorgelegd door de betrokken Minister aan de Inspecteur van Financiën. 7.2. Administratieve controle voor de FOD's Het personeelsplan of de wijziging eraan met inbegrip van het personeelsplan 2004 wordt voorgelegd aan het akkoord van de Minister bevoegd voor ambtenarenzaken. 7.3. Begrotingscontrole voor de FOD's Overeenkomstig artikel 5, 2°, van het koninklijk besluit van 16 november 1994 betreffende de administratieve en begrotingscontrole (« projecten waardoor, rechtstreeks of onrechtstreeks, nieuwe uitgaven kunnen ontstaan ») dient het personeelsplan of de wijziging eraan, met inbegrip van het personeelsplan 2004, voor akkoord te worden voorgelegd aan de Minister van Begroting.

Artikel 444, 4°, van de programmawet van 24 december 2002 voorziet de opheffing van artikel 7 van voormelde wet van 22 juli 1993 dat het visum van de inspecteur van Financiën vereist voor elke eerste betalingsopdracht van ieder personeelslid. Dit artikel 444, 4°, treedt evenwel pas in werking op basis van een koninklijk besluit dat nog dient genomen (artikel 450, § 1). De programmawet voorziet daarenboven dat de inspecteur van Financiën in de tussentijd, vóór de aanvang van de wervingsprocedures, nagaat of de wervingen al dan niet binnen de perken van het bedrag van de personeelsenveloppe vallen en overeenstemmen met de eventuele bijzondere voorwaarden (artikel 450, § 2). 7.4. De administratieve en begrotingscontrole voor de ION en de OISZ De controle is zeer eenvoudig : beperkt tot het gunstig advies van de Inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de Minister van Begroting of van de regeringscommissaris van begroting.

Op te merken valt dat de artikelen 444,4° en 450 van de programmawet van 24 december 2002 ook van toepassing zijn op de ION en de OISZ. De volgende bepalingen zijn enkel van toepassing op de FOD's en die entiteiten die aan de personeelsenveloppe onderworpen zijn. 8. Personeelsplan en enveloppe De financiering van het personeelsplan dient binnen de limieten te blijven van de personeelsenveloppe, vastgelegd door de Ministerraad. Het personeel bezoldigd door een financiering los van de personeelsenveloppe (begrotingsfondsen, eigen inkomsten,...) wordt opgenomen in een afzonderlijk plan en een afzonderlijke inventaris. 9. Raming van de budgettaire marge 9.1. De budgettaire marge De marge is het verschil tussen de enveloppe en de ingeschatte kost op jaarbasis van het in de inventaris opgenomen personeel (bijlage 3).

Deze inschatting gebeurt volgens de verder vermelde parameters, gecorrigeerd met de in de loop van het begrotingsjaar voorzienbare minderuitgaven (pensioneringen, einde contract) en meeruitgaven (indexering,...).

Iedere FOD dient zelf zijn marge te ramen. 9.2. Het belang van de budgettaire marge Alle acties opgenomen in het actieplan dienen binnen de ingeschatte budgettaire marge te vallen.

Een bijkomend actieplan kan een beperkt aantal acties voorzien die deze marge overschrijden. Deze acties kunnen enkel uitgevoerd worden in de mate dat er een bijkomende marge vrijkomt in de loop van de normale uitvoering van het plan. 9.3. Het belang van de correcte invulling van de notie « personeelskost » De notie « personeelskost » omvat meer dan de direct toerekenbare lonen en wedden. Zowel voor de evaluatie van de marge als voor de voorziene acties, is het belangrijk om de personeelskost zo realistisch mogelijk in te schatten.

De geraamde uitgaven hebben betrekking op de basisallocaties 11.03 en 11.04 en op de andere basisallocaties 11.xx die opgenomen zijn in de personeelsenveloppe.

Deze uitgaven die gemeenschappelijk zijn voor alle FOD's, kan men onderverdelen in 4 grote rubrieken met elk nog een onderverdeling: 1. lonen en wedden 2.recurrente vergoedingen 2.1. haard- en standplaatsvergoeding 2.2. kinderbijslag 2.3. taalpremie 2.4. premie voor de leidinggevende (KB 10/04/1995) 2.5. andere 3. periodieke vergoedingen 3.1. vakantiegeld 3.2. eindejaarspremie 3.3. competentietoelage 3.4. andere 4. indirecte lasten en sociale lasten 4.1. werkgeversbijdragen lonen en wedden 4.2. werkgeversbijdragen groeps- en hospitalisatieverzekeringen 4.3. werkgeversbijdrage sociale abonnementen 4.4. vooropzeg 4.5. andere 10. Opvolging van de enveloppe De uitvoering van het personeelsplan maakt deel uit van het operationeel management van de FOD. Het is op het moment van de uitvoering van elk van de acties dat de conformiteit met de enveloppe getoetst dient te worden.

Het is hierbij van belang rekening te houden niet alleen met de impact op het begrotingsjaar T maar ook op het begrotingsjaar T+1.

De Voorzitter van het Directiecomité van elke FOD stuurt de tabellen waarvan hieronder sprake aan de Inspecteur van Financiën; de Voorzitter kiest de frequentie van opvolging nl. maandelijks of driemaandelijks. 10.1. Opvolging van de effectieve uitgaven De gegevens met betrekking tot de door de FOD verrichte individuele uitgaven worden elke maand door de CDVU aan elk FOD elektronisch toegezonden, samen met een synthese die overeenkomt met de tabel in bijlage 4.

Deze tabel wordt door de diensten zelf aangevuld voor de betalingen die door elke FOD zelf worden verricht.

In uitvoering van de enveloppe worden de gesynthetiseerde gegevens, opgenomen in de bovenstaande tabel, elke maand vergeleken met het in elke FOD voorziene ordonnanceringsritme.

De som van de uitgaven door de CDVU betaald, verhoogd met de uitgaven die door de FOD zelf verricht worden, dient overeen te stemmen met de totaliteit aan effectieve uitgaven geregistreerd door de Thesaurie.

De toetsing van de uitgaven met het voorziene ordonnanceringsritme geeft aan wanneer er een gevaar voor overschrijding dreigt. 10.2. Projectie en correcties van de uitgaven Naast de door elke FOD hierboven beschreven opvolging van de uitgaven, dient elke FOD ook de vooropgestelde in- en uitstroom en een eventuele index te integreren in een projectie van de totale kostprijs over het lopende begrotingsjaar en de impact op de marge van de enveloppe op te volgen.

De projectie van die verzamelde gegevens gebeurt aan de hand van een tabel (zie bijlage 5).

De Minister van Begroting, J. VANDE LANOTTE De Minister van Ambtenarenzaken, Mevr. M. ARENA Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld