3 SEPTEMBRE 2000. - Arrêté royal autorisant l'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle à accéder aux informations et à utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques

RAPPORT AU ROI Sire, Le projet d'arrêté que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté a pour objet d'autoriser l'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle à accéder aux informations et à utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques, conformément aux articles 5, alinéa 1er, et 8 de la loi du 8 août 1983 organisant ledit Registre, modifiés respectivement par les lois des 30 mars 1995 et 15 janvier 1990.

L'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle est un organisme d'intérêt public classé dans la catégorie B visés à l'article 1er de la loi du 16 mars 1954 relative au contrôle de certains organismes d'intérêt public. L'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle a été créé par décret du 17 mars 1994 de l'Assemblée de la Commission communautaire française.

L'Institut bruxellois francophone la Formation professionnelle est chargé d'organiser la formation professionnelle des demandeurs d'emploi et des travailleurs.

Conformément au protocole du 22 novembre 1988 réglant les relations entre les organismes issus de la restructuration de l'Office national de l'Emploi, I'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle est tenu de diffuser à l'ONEM et à l'ORBEM, voire au FOREM et au Fonds bruxellois francophone pour l'intégration sociale et professionnelle des personnes handicapées, les informations basées sur des constatations objectives, qui s'avèrent nécessaires à l'exécution des missions légales et réglementaires dont ces organismes sont chargés et vice-versa. De même, en exécution de l'Accord de Coopération conclu le 7 avril 1995 entre l'Etat, les Communautés et les Régions concernant le plan d'accompagnement des chômeurs et de l'Accord de Coopération du 10 février 1993 entre l'Etat, la Communauté française, la Communauté germanophone, la Région wallonne et la Région de Bruxelles-Capitale relatif à la coordination de la politique en matière de réglementation du chômage et la politique en matière de formation professionnelle dans un établissement d'enseignement, l'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle est censé échanger les données nécessaires avec les organismes précités.

Lorsque ceux-ci demandent ou communiquent lesdites données, I'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle est confronté à un problème d'identification des personnes concernées. A cet égard, l'utilisation du numéro d'identification du Registre national constitue la seule solution totalement efficace.

Il apparaît que l'accès aux données du Registre national est indispensable pour permettre à l'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle de remplir ses missions de la manière la plus appropriée, a la fois sur le plan de la rapidité du traitement des dossiers et sur celui de la fiabilité des informations collectées.

Toutes les informations que l'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle souhaite obtenir sont nécessaires à l'accomplissement des missions qui lui sont confiées par le décret du 17 mars 1994.

Tout dossier de base comprend, lors de l'introduction d'une candidature, des renseignements généraux ainsi que des données pédagogiques permettant de statuer sur l'opportunité de suivre une formation.

En ce qui concerne l'accès aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 9°, de la loi du 8 août 1983 susmentionnée, les nom et prénoms, les lieu et date de naissance et la résidence principale constituent les informations minimales nécessaires pour identifier une personne déterminée dans le fichier de données.

Les données visées aux 1° à 8° constituent les informations minimales nécessaires pour pouvoir établir un dossier de base.

Les données visées aux 8° à 9° sont également nécessaires pour déterminer la qualité du demandeur d'emploi ou du travailleur.

Les données visées au 9° sont tout aussi utiles pour pouvoir déterminer la prime à verser durant la formation professionnelle.

Quant à la date de naissance, il y a lieu de préciser que cette information est déterminante pour décider, en fonction de la catégorie d'âge du demandeur d'emploi, la formation à laquelle l'intéressé peut prétendre. Cette date sert aussi lors de l'examen de la prise en compte des personnes concernées dans les programmes d'emploi ou de formation, où des limites d'âge sont souvent fixées par la loi.

La résidence principale a une influence sur le choix du lieu de formation et par conséquent, sur le montant des frais de déplacement ou de séjour à rembourser.

En outre, la législation relative à l'égalité des chances oblige l'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle à connaître le sexe des stagiaires.

La nationalité est une donnée essentielle pour établir le droit au travail en Belgique, indépendamment de la possession éventuelle d'un permis de travail.

Il va sans dire que la profession exercée par la personne concernée est une donnée essentielle pour le choix de l'orientation professionnelle qui lui est la plus favorable et doit dès lors être impérativement connue.

La Commission de la protection de la vie privée signale cependant que cette donnée n'est pas tenue à jour de manière rigoureuse et qu'elle constitue une donnée non adéquate, voire erronée.

Quant à l'état civil et à la composition du ménage, il s'agit d'informations qui interviennent dans le traitement fiscal des avantages octroyés aux stagiaires qui reçoivent une formation professionnelle.

Conformément à la jurisprudence du Conseil d'Etat, il est proposé de limiter à trente ans l'extension dans le temps de l'accès à l'historique des données énumérées ci-dessus (article 3, alinéa 2, de la loi du 8 août 1983 susvisée) précédant la communication des informations. L'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle sollicite, pour cette période, l'accès à l'historique de ces données.

La Commission de la protection de la vie privée estime que l'accès à l'historique des informations pendant trente ans n'est pas justifié et qu'il serait préférable d'appliquer strictement le principe de proportionnalité dans chaque cas d'espèce.

L'accès à l'historique des données visé à l'article 3, alinéa 2, de la loi du 8 août 1983 trouve cependant son fondement dans le fait que les contrats de formation professionnelle étant assimilés jusqu'au 1er juin 1985 aux contrats de travail, il est régulièrement demandé à l'Institut bruxellois francophone pour la formation professionnelle de fournir des attestations aux anciens stagiaires, en vue de préciser que l'indemnité pour perte de salaire versée à l'intéressé a fait l'objet de retenue de sécurité sociale, afin de régulariser notamment sa situation en matière de pensions.

Conformément au prescrit du protocole précité du 22 novembre 1988, l'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle est également tenu de diffuser les informations dont il dispose aux différents organismes visés et doit dès lors pouvoir posséder ces informations aux même titre que les autres organismes concernés.

En outre, l'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle est chargé, par délégation, de l'exercice de la compétence relative à la formation des personnes handicapées. Dans ce cadre, l'Institut concerné doit pouvoir disposer de l'accès historique des informations. En effet, à défaut de posséder la nationalité belge ou celle d'un Etat membre de la Communauté européenne l'inscription en qualité d'handicapé est subordonnée à la condition de résider sans interruption depuis au moins 5 ans en Belgique ou de pouvoir faire valoir un séjour de 10 ans au total en Belgique. La vérification de cette condition peut exiger des recherches portant sur une très longue période.

Enfin, lorsqu'aucune prescription particulière n'est prévue, la prescription trentenaire s'applique.

Il y a lieu de rappeler également que le FOREM poursuivant des finalités identiques à celles de l'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle a obtenu l'autorisation d'accéder aux informations et d'utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques par arrêté royal du 20 novembre 1997.

Il a en outre été tenu compte du prescrit de l'article 11 de ladite loi du 8 août 1983 et de l'article 5 de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel. Ainsi, selon le voeu exprimé à maintes reprises par le Conseil d'Etat, il est fait référence à la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel dans le préambule de l'arrêté, et plus particulièrement à son article 5 qui concerne le respect du principe de finalité.

Enfin, sur recommandation du Conseil d'Etat et de la Commission de la protection de la vie privée, il est prévu que la liste des membres du personnel désignés conformément aux articles 1er, alinéa 3, et 3 du présent projet, sera dressée annuellement et tenue à la disposition de la Commission de la protection de la vie privée.

Les membres du personnel concernés s'engagent à souscrire une déclaration écrite par laquelle ils s'engagent à préserver la sécurité et la confidentialité des informations auxquelles ils reçoivent accès.

L'utilisation du numéro d'identification du Registre national permettra d'une part, dans le cadre de la gestion interne de l'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle, d'éviter les doubles emplois - inconvenient fréquemment relevé en cas de changements d'adresse répétés du demandeur d'emploi -, et d'autre part, dans le cadre des rapports que l'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle entretient avec d'autres organismes remplissant des missions de service public, d'éviter les confusions lors des échanges d'informations.

L'accès aux informations du Registre national apparaît nécessaire eu égard à l'importance pour l'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle de tenir soigneusement à jour son fichier de données, de façon à pouvoir gérer avec célérité et de manière performante les dossiers relatifs à la formation des stagiaires.

Afin de garantir la confidentialité et la sécurité des informations obtenues du Registre national, l'accès sera organisé par le recours à des terminaux utilisés exclusivement par les personnes ayant reçu une habilitation en vertu de l'arrêté en projet. Cet accès aura lieu par un ordinateur ou un serveur sécurisé par un code détenu exclusivement par les personnes susvisées.

Le Conseil d'Etat a rendu son avis le 17 mai 2000. Il a été tenu compte des observations formulées par ce Haut Collège.

Nous avons l'honneur d'être, Sire, de votre Majesté, les très respectueux et très fidèles serviteurs, Le Ministre de l'Intérieur, A. DUQUESNE Le Ministre de la Justice, A. VERWILGHEN

COMMISSION DE LA PROTECTION DE LA VIE PRIVEE Avis n° 21/1999 du 12 juillet 1999. - Projet d'arrêté royal autorisant l'lnstitut bruxellois francophone pour la formation professionnelle à accéder aux informations et à utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques La Commission de la protection de la vie privée, Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard de traitements de données à caractère personnel;

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, en particulier ses articles 5, alinéas 1er et 8;

Vu la demande d'avis du Ministre de l'Intérieur du 20 mai 1999, reçue à la Commission le 26 mai 1999;

Vu le rapport de Mme N. Lepoivre;

Emet, le 12 juillet 1999, l'avis suivant : I. Objet de la demande d'avis : Le projet d'arrêté royal soumis à l'avis de la Commission de la protection de la vie privée tend à autoriser diverses autorités et divers membres du personnel de l'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle à avoir accès à la plupart des données du Registre national et à utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques.

Il. Législations applicables : La loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après, la loi du 8 décembre 1992) pose les principes généraux dans le domaine de la protection des données à caractère personnel.

Elle s'applique à toutes les banques de données.

Les informations contenues au Registre national et le numéro d'identification dudit Registre sont des données à caractère personnel au sens de la loi du 8 décembre 1992.

La problématique de l'accès au Registre national par l'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle doit donc être examinée en ayant à l'esprit tant la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques (ci-après la loi du 8 août 1983), que celle du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée.

III. Accès aux données du Registre national : loi du 8 août 1983 : A. Base légale.

L'article 5, alinéa 1er de la loi du 8 août 1983, dispose que "Le Roi autorise l'accès au Registre national aux..., aux organismes d'intérêt public visés par la loi du 16 mars 1954 relative au contrôle de certains organismes d'intérêt public, pour les informations qu'ils sont habilités à connaître en vertu d'une loi ou d'un décret..." L'institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle est un organisme d'intérêt public. Il est classé parmi les organismes de catégorie B au sens de la loi du 16 mars 1954 relative au contrôle de certains organismes d'intérêt public (cfr. l'article 2 du décret du 17 mars 1994 de la Commission communautaire française portant création de l'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle - (M.B. du 6 avril 1994)).

Toutefois, il ne semble pas encore avoir été ajouté à la liste des organismes d'intérêt public énumérés à l'article 1er, B de la loi du 16 mars 1954.

En application de l'article 5 alinéa 1er de la loi du 8 août 1983, l'Institut peut donc accéder aux informations du Registre national.

B. Etendue du droit d'accès.

En vertu de l'article 5, litt. c) de la loi du 8 décembre 1992, telle que modifiée par celle du 11 décembre 1998, le traitement de données à caractère personnel peut être effectué notamment « lorsqu'il est nécessaire au respect d'une obligation à laquelle le responsable du traitement est soumis par ou en vertu d'une loi, d'un décret ou d'une ordonnance ».

L'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle est chargé de l'organisation et de la gestion de la formation professionnelle par le décret du 17 mars 1994 de la Commission communautaire française le créant.

L'article 1er, alinéa 2 du projet d'arrêté royal dispose que l'accès aux informations du Registre national est autorisé uniquement pour l'accomplissement des tâches relatives à la formation professionnelle en exécution du décret précité du 17 mars 1994.

L'Institut peut donc avoir accès aux informations du Registre national dans la mesure où ces données lui sont nécessaires pour accomplir les missions qui lui sont confiées par décret.

L'accès au Registre national est sollicité pour les informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 9° de la loi du 8 août 1983, ainsi qu'aux modifications successives apportées à ces données.

L'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle demande donc d'accéder aux informations suivantes : - les nom et prénoms, donnée visée à l'article 3, alinéa 1er, 1° de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques; - le lieu et la date de naissance (article 3, alinéa 1er, 2°); - le sexe, (article 3, alinéa 1er, 3°); - la nationalité, (article 3, alinéa 1er, 4°); - la résidence principale, (article 3, alinéa 1er, 5°); - le lieu et la date du décès, (article 3, alinéa 1er, 6°); - la profession, (article 3, alinéa 1er, 7°); - l'état civil, (article 3, alinéa 1er, 8°); - la composition du ménage, (article 3, alinéa 1er, 9°).

Le projet d'arrêté royal prévoit que l'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle pourra accéder à l'historique des données pendant la période de 30 ans précédant la date de communication des données (cf. le dernier alinéa de l'article 1er).

C. Justification de la demande.

Comme l'article 4, 3° de la loi du 8 décembre 1992, telle que modifiée par celle du 11 décembre 1998, le prescrit, la Commission doit vérifier si les données du Registre national sont « adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont obtenues et pour lesquelles elles sont traitées ultérieurement ».

La loi du 8 décembre 1992 tend en effet à réaliser « ...un équilibre entre les nécessités de la protection de la vie privée et celles d'une politique administrative, économique et sociale bien organisée... » (Doc. Parl. Chambre, sess. extra 1991-92, n° 413/12, p. 6).

Les avantages qu'un organisme est susceptible d'obtenir grâce à l'accès au Registre national en vertu de la loi du 8 août 1983, doivent donc être appréciés eu égard aux risques d'atteinte à la vie privée des personnes concernées.

Le rapport au Roi explicite dans le détail les raisons justifiant l'accès à presque toutes les informations du Registre national. Ces explications convainquent la Commission de la pertinence pour l'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle d'accéder aux données mentionnées à l'article 3 alinéa 1er, 1° à 9° de la loi du 8 août 1983, sous réserve toutefois de la donnée "profession". En effet, la Commission a dû constater que cette donnée n'était pas tenue à jour de manière rigoureuse et constituait, dès lors, souvent une donnée non adéquate, voire erronée.

L'lnstitut souhaite accéder à l'historique de ces informations pendant 30 ans.

Il justifie cette durée « par le fait que les dispositions en matière de formation professionnelle s'appliquent aux personnes de nationalité étrangère au regard de la législation en matière d'emploi et portant réglementation du chômage ».

Cet argument apparaît peu convaincant. La Commission estime qu'il serait préférable d'appliquer strictement le principe de proportionnalité dans chaque cas d'espèce, plutôt que de fixer a priori une durée de 30 ans pour chaque accès à l'historique des données.

Sous réserve de l'observation concernant l'accès à l'historique des données, la Commission de la protection de la vie privée ne voit pas d'objection à ce que l'Institut accède aux informations du Registre national pour remplir les missions qui lui ont été confiées par le décret précité du 17 mars 1994.

D. Utilisation des informations.

L'article 2, alinéa 1er du projet d'arrêté royal prévoit que les informations obtenues ne peuvent être utilisées que pour accomplir les tâches décrétales de l'Institut et qu'elles ne peuvent être communiquées à des tiers.

Ne sont pas considérés comme des tiers : 1° les personnes physiques auxquelles se rapportent ces informations, ou leurs représentants légaux;2° les autorités publiques et organismes qui ont eux-mêmes été désignés en vertu de l'article 5 de la loi du 8 août 1983, dans le cadre des relations qu'ils entretiennent avec l'Institut en rapport avec la formation professionnelle, et pour les informations qui peuvent leur être communiquées en vertu de leur désignation. La communication des données est donc strictement limitée, ce qui correspond aux voeux de la loi du 8 décembre 1992.

IV. Utilisation du numéro d'identification du registre national : A. Base légale.

L'article 8 de la loi du 8 août 1983 dispose que le Roi peut, après avis de la Commission, « autoriser les autorités publiques et les organismes visés à l'article 5 à faire usage du numéro d'identification dans les limites et aux fins qu'il détermine ».

B. Objet et justification de la demande d'utilisation du numéro d'identification du Registre national.

L'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle souhaite utiliser le numéro d'identification du Registre national : 1°) à des fins de gestion interne, comme identifiant dans les dossiers, fichiers et répertoires qu'il tient pour l'accomplissement des tâches précisées à l'article 1er, alinéa 2; 2°) en cas d'usage externe, uniquement : - avec le titulaire du numéro d'identification ou son représentant légal; - avec les autorités publiques et organismes qui sont eux-mêmes autorisés à utiliser ce numéro et qui agissent dans le cadre de leurs compétences légales et réglementaires (cf. l'article 4 du projet d'arrêté royal).

Le rapport au Roi précise que l'Institut souhaite utiliser oenuméro dans les rapports qu'il est légalement obligé d'entretenir avec l'Office national de l'Emploi (l'ONEM), l'Office régional bruxellois de l'Emploi (l'ORBEM), voire avec l'Office communautaire et régional de la Formation professionnelle et de l'Emploi (FOREM) et le Fonds bruxellois francophone pour l'intégration sociale et professionnelle des personnes handicapées.

Dans ses relations avec ces autres organismes, l'Institut est confronté à un problème d'identification des personnes concernées.

L'utilisation du numéro d'identification du Registre national constitue la seule solution réellement efficace afin d'éviter les confusions lors des échanges d'informations.

La nécessité d'utiliser le numéro d'identification du Registre national est également justifiée pour assurer la rapidité du traitement des dossiers, la fiabilité des informations collectées et par le souci d'éviter les doubles emplois -inconvénient fréquemment relevé en cas de changements d'adresse répétés du demandeur d'emploi.

La Commission a émis à diverses reprises un avis défavorable concernant des demandes d'utilisation du numéro d'identification du Registre national, en raison des risques accrus d'atteinte à la vie privée résultant d'une banalisation excessive dudit numéro.

Cependant, compte tenu des explications contenues dans le rapport au Roi du projet d'arrêté montrant la nécessité pour l'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle d'utiliser le numéro d'identification dans des limites circonscrites, ainsi que de la nature des missions remplies par l'Institut et des mesures de sécurité prévues par le projet d'arrêté royal, l'utilisation du numéro d'identification paraît se justifier en l'espèce.

V. Désignation des personnes habilitées à accéder aux données du registre national et à utiliser le numéro d'identification : L'article 1er et, alinéa 3 du projet d'arrêté royal habilite à accéder aux données du Registre national : 1° le Directeur et Directeur général adjoint de l'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle;2° les membres de l'Institut que ces personnes désignent, nommément et par écrit, en raison de leurs fonctions et dans les limites de leurs attributions. Ces mêmes personnes sont autorisées à utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques (cf. l'article 3 du projet d'arrêté royal).

La Commission apprécie que répondant au souci, qu'elle a maintes fois exprimé, de circonscrire les risques de divulgation et de banalisation des données du Registre national, seuls certains membres du personnel de l'Institut, nommément désignés et qui auront souscrit à un engagement de préserver le caractère confidentiel des informations, auront accès au Registre national.

VI. Mesures de sécurité : Le rapport au Roi précise qu'il a été tenu compte du prescrit de l'article 11 de la loi du 8 août 1983 et de l'article 5 de la loi du 8 décembre 1992, et que, conformément au souhait exprimé par le Conseil d'Etat, le préambule du projet d'arrêté fait référence à cette dernière disposition.

La Commission apprécie l'obligation faite aux personnes habilitées à accéder au Registre national de s'engager par écrit à préserver la confidentialité des informations auxquelles elles auront accès (article 5, alinéa 2 du projet). Il serait opportun qu'elles promettent également par écrit d'en garantir la sécurité.

L'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle sera tenu de dresser et de transmettre annuellement à la Commission la liste des membres de son personnel qui auront accès aux données du Registre national (cf. l'article 5 du projet d'arrêté royal).

La Commission rappelle qu'elle préfère que cette liste ne lui soit pas communiquée, mais soit conservée sur place et tenue à sa disposition.

Selon le rapport au Roi, l'accès au Registre national sera organisé par le recours à des ordinateurs, terminaux ou serveur(s) sécurisés par un code détenu exclusivement par les personnes expressément autorisées à y accéder.

La Commission regrette que ces mesures de sécurité visant à garantir l'accès au Registre national, n'aient pas été prévues dans le projet d'arrêté royal même.

VII. Conclusions : L'article 3 du décret du 17 mars 1994 de la Commission communautaire française portant création de l'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle précise en son dernier alinéa que l'Institut « est chargé de collaborer avec les organismes compétent en matière d'emploi et de formation, notamment avec l'Office régional bruxellois de l'Emploi l'ORBEM). » L'Institut poursuit des finalités identiques à celles : - de l'Office national de l'Emploi (l'ONEM); - de l'Office communautaire et régional de la Formation professionnelle et de l'Emploi (le FOREM); - de l'administration de l'Emploi du Ministère de la Communauté flamande (VDAB); - l'Office régional bruxellois de l'Emploi (l'ORBEM), qui ont obtenu l'autorisation d'accéder aux informations et d'utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques respectivement par les arrêtés royaux du 20 novembre 1997 (pour le FOREM), du 26 septembre 1988 (pour l'ONEM), du 29 juin 1993 (pour le VDAB) et du 14 octobre 1997 ( pour l'ORBEM).

Le Fonds bruxellois francophone pour l'intégration sociale et professionnelle des personnes handicapées a, pour sa part, été autorisé à accéder aux données du Registre national par un arrêté royal du 17 février 1998. Il n'a pas demandé à être autorisé a utiliser le numéro d'identification du Registre national.

Eu égard aux principes d'égalité et de non-discrimination, la Commission ne voit, dès lors, pas d'objection à ce que l'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle obtienne les mêmes autorisations que celles qui ont été octroyées aux autres organismes exerçant une mission d'intérêt public similaire, voire identique.

Par ces motifs, la Commission, sous réserve des observations énoncées ci-dessus, émet un avis favorable.

AVIS DU CONSEIL D'ETAT Le Conseil d'Etat, section de législation, deuxième chambre, saisi par le Ministre de l'Intérieur, le 21 avril 2000, d'une demande d'avis sur un projet d'arrêté royal "autorisant l'Institut bruxellois francophone pour la formation professionnelle à accéder aux informations et à utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques", a donné le 17 mai 2000 l'avis suivant : Examen du Projet Préambule Alinéa 2.

Il convient de compléter le texte en projet comme suit : ", notamment l'article 3;".

Alinéas 3 à 5.

Aucun des textes visés aux alinéas en projet n'attribuent directement des missions à l'Institut bruxellois francophone pour la formation professionnelle. Ils ne comportent, dès lors, aucune habilitation implicite à accéder aux informations du Registre national et ne doivent pas être visés au préambule. Ces alinéas doivent donc être omis (1).

Alinéa 6.

L'alinéa 6 vise la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, « notamment l'article 5 ». Ce visa doit être remplacé par un considérant, pour manifester qu'il ne s'agit pas du fondement juridique de l'arrêté en projet, mais pour rappeler que celui-ci n'échappe pas au champ d'application de certaines dispositions de la loi du 8 décembre 1992, parmi lesquelles figure l'article 5.

Mieux vaut écrire : « Considérant que la loi du 8 décembre 1992... trouve à s'appliquer; ».

En outre, la référence à l'article 5 de la loi du 8 décembre 1992 précitée sera complétée par le renvoi à la loi du 11 décembre 1998, qui le modifie, si celle-ci venait à entrer en vigueur avant la signature de l'arrêté royal présentement examiné.

Dispositif Article 5 L'article 5 de l'arrêté en projet doit être rédigé comme suit : «

Art. 5.Chaque année, la liste des membres du personnel de l'Institut bruxellois francophone pour la formation professionnelle, désignés conformément aux articles 1er, alinéa 3, et 3, avec l'indication de leur fonction, est établie et transmise à la Commission de la protection de la vie privée. ».

Seront ainsi sauvegardées l'uniformité des obligations incombant à l'ensemble des titulaires d'un accès au Registre national et, corrélativement, celle des garanties offertes aux personnes enregistrées. La transmission périodique des listes de personnes autorisées présente l'avantage d'offrir à la Commission une première image des pratiques administratives qui se développent. Le défaut de transmission des listes lui permet de détecter rapidement d'éventuelles irrégularités ou négligences et d'agir en conséquence.

Si le Gouvernement entendait procéder à une simplification de la procédure, il conviendrait que ces mesures de simplification soient justifiées et généralisées à tous les cas similaires, ce qui présupposerait le réexamen de l'ensemble des arrêtés pris à ce jour.

Observation finale La version néerlandaise du projet doit être rédigée en tenant compte des observations formulées dans la version néerlandaise, in fine, du présent avis.

La chambre était composée de : MM. : J.-J. Stryckmans, premier président;

Y. Kreins, P. Quertainmont, conseillers d'Etat;

F. Delperée, J. Kirkpatrick, assesseurs de la section de législation;

Mme J. Gielissen, greffier assumé.

Le rapport a été présenté par M. J. Regnier, premier auditeur chef de section. La note du Bureau de coordination a été rédigée et exposée par M. E. Bosquet, référendaire adjoint.

La concordance entre la version française et la version néerlandaise a été vérifiée sous le contrôle de M. J.-J. Stryckmans.

Le greffier, J. Gielissen.

Le premier président, J.-J. Stryckmans. _______ Note (1) Voyez dans le même sens l'avis de la section de législation n° L. 25.742 donné le 30 juin 1997 sur un projet d'arrêté royal autorisant l'Office communautaire et régional de la formation professionnelle et de l'emploi à accéder aux informations et à utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques, publié en même temps que l'arrêté, au Moniteur belge du 28 janvier 1998, page 2461.

3 SEPTEMBRE 2000. - Arrêté royal autorisant l'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle à accéder aux informations et à utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, notamment l'article 5, alinéa 1er, modifié par la loi du 30 mars 1995, et l'article 8, modifié par la loi du 15 janvier 1990;

Vu le décret du 17 mars 1994 de l'Assemblée de la Commission communautaire française portant création de l'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle, notamment l'article 3;

Considérant que la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée a l'égard des traitements de données à caractère personnel, notamment l'article 5, trouve à s'appliquer;

Vu l'avis n° 21/1999 de la Commission de la protection de la vie privée, donné le 12 juillet 1999;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 15 février 2000;

Vu l'avis du Conseil d'Etat;

Sur la proposition de Notre Ministre de l'Intérieur et de Notre Ministre de la Justice, et de l'avis de Nos Ministres qui en ont délibéré en Conseil, Nous avons arrêté et arrêtons : CHAPITRE Ier. - Accès aux informations

Article 1er.L'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle est autorisé à accéder aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 9°, et alinéa 2, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques.

L'accès aux informations est autorisé exclusivement pour l'accomplissement des tâches relatives à la formation professionnelle, telles que visées par les dispositions du décret du 17 mars 1994 de l'Assemblée de la Commission communautaire française portant création de l'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle, et dans les limites fixées à l'article 2.

L'accès aux informations visé à l'alinéa 1er est réservé : 1° au Directeur général et au Directeur général adjoint de l'Institut bruxellois francophone pour la formation professionnelle;2° aux membres de l'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle que les personnes visées au 1° désignent à cet effet nommément et par écrit au sein de leurs services, en raison de leurs fonctions et dans les limites de leurs attributions. L'accès aux modifications successives apportées aux informations visées à l'alinéa 1er est limité à une période de trente ans précédant la date de communication de ces informations.

Art. 2.Les informations obtenues en application de l'article 1er, alinéa 1er, ne peuvent être utilisées qu'aux fins énumérées à l'alinéa 2 dudit article. Elles ne peuvent être communiquées à des tiers.

Ne sont pas considérées comme des tiers pour l'application de l'alinéa 1er : 1° les personnes physiques auxquelles se rapportent ces informations, ou leur représentants légaux;2° les autorités publiques et organismes désignés en vertu de l'article 5 de la loi précitée du 8 août 1983, dans le cadre des relations qu'ils entretiennent avec l'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle, aux fins énumérées à l'article 1er, alinéa 2, et dans la limite des informations qui peuvent leur être communiquées en vertu de leur désignation. CHAPITRE II. - Utilisation du numéro d'identification

Art. 3.Les membres de l'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle désignés conformément à l'article 1er, alinéa 3, sont autorisés à utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques.

Art. 4.Le numéro d'identification ne peut être utilisé à des fins de gestion interne que comme moyen d'identification dans les dossiers, fichiers et répertoires qui sont tenus par l'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle dans l'accomplissement des taches énumérées à l'article 1er, alinéa 2.

En cas d'usage externe, le numéro d'identification ne peut être utilisé que dans les relations nécessaires à l'accomplissement des tâches énumérées à l'article 1er, alinéa 2, avec : 1° le titulaire du numéro d'identification ou son représentant légal;2° les autorités publiques et organismes qui ont eux-mêmes reçu l'autorisation visée à l'article 8 de la loi du 8 août 1983 et qui agissent dans le cadre de leurs compétences légales et réglementaires. Ce numéro ne peut être reproduit sur des documents susceptibles d'être portés à la connaissance de tiers, autres que les personnes visées à l'alinéa précédent. CHAPITRE III. - Dispositions finales

Art. 5.Chaque année. la liste des membres du personnel de l'Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle, désignés conformément aux articles 1er, alinéa 3, et 3, avec l'indication de leur fonction, est établie et transmise à la Commission de la protection de la vie privée.

Les personnes concernées souscrivent une déclaration écrite par laquelle elles s'engagent à préserver la sécurité et le caractère confidentiel des informations auxquelles elles reçoivent accès.

L'accès au Registre national sera organisé par le recours à des ordinateurs terminaux aux serveurs sécurisés par un code détenu exclusivement par les personnes expressément autorisées à y accéder.

Art. 6.Notre Ministre de l'Intérieur et Notre Ministre de la Justice sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 3 septembre 2000.

ALBERT Par le Roi : Le Ministre de l'Intérieur, A. DUQUESNE Le Ministre de la Justice, M. VERWILGHEN