12 JUIN 2001. - Arrêté ministériel fixant la gestion de la qualité dans les initiatives d'accueil extrascolaire

La Ministre flamande de l'Aide sociale, de la Santé et de l'Egalité des Chances, Vu le décret du 29 mai 1984 portant création de l'organisme "Kind en Gezin", modifié par le décret des 3 mai 1989, 23 février 1994, 24 juin 1997, 7 juillet 1998 et 9 mars 2001;

Vu le décret du 29 avril 1997 relatif à la gestion de la qualité dans les établissements d'aide sociale, modifié par le décret du 22 décembre 1999;

Vu l'arrêté du Gouvernement flamand du 13 juillet 1999 fixant les attributions des membres du Gouvernement flamand, modifié par les arrêtés du Gouvernement flamand des 15 octobre 1999, 14 avril 2000 et 26 mai 2000;

Vu l'arrêté du Gouvernement flamand du 23 février 2001 fixant les conditions d'agrément et de subventionnement des initiatives d'accueil extrascolaire, notamment l'article 9, 1° et 2°;

Vu l'avis du conseil d'administration de l'organisme "Kind en Gezin", rendu le 13 décembre 2000;

Vu l'avis de l'Inspection des Finances, rendu le 2 mai 2001;

Vu les lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973, notamment l'article 3, § 1er, remplacé par la loi du 4 juillet 1989 et modifié par la loi du 4 août 1996;

Vu l'urgence;

Considérant que des initiatives d'accueil extrascolaire, compte tenu du fait que la période transitoire prévue de trois ans débute le 1er janvier 2001, doivent immédiatement pouvoir mettre en route une politique de qualité, par l'élaboration d'une planification de la qualité et d'un système de la qualité, afin de conformer leur fonctionnement aux dispositions du décret du 29 avril 1997 relatif à la gestion de la qualité dans les établissements d'aide sociale, modifié par le décret du 22 décembre 1999, Arrête : CHAPITRE Ier. - Dispositions introductives

Article 1er.§ 1er. Dans le présent arrêté, il faut entendre par : 1° K&G : l'organisme "Kind en Gezin", créé par le décret du 29 mai 1984 portant création de l'organisme "Kind en Gezin";2° initiatives : initiatives d'accueil extrascolaire agréées par "Kind en Gezin". § 2. Les initiatives d'accueil extrascolaire garantissent une gestion de la qualité suivant les dispositions du présent arrêté. CHAPITRE II. - Politique de qualité

Art. 2.§ 1er. L'initiative développe une politique de qualité à partir de sa mission, de ses valeurs et de sa vision du groupe cible et des fonctions qu'elle assume à l'égard du groupe cible. § 2. La politique de qualité vise à déterminer, planifier, améliorer, maîtriser et assurer de manière systématique la qualité de l'aide et des services offerts ainsi que du fonctionnement de l'initiative. § 3. Pour le développement de la politique de qualité, l'initiative tient compte des options de la concertation locale accueil extrascolaire et des possibilités en termes de personnel, d'infrastructures et de moyens financiers, afin de permettre un bon fonctionnement de l'initiative. § 4. L'initiative associe le personnel, les parents et les enfants au développement de la politique de qualité et prend les mesures nécessaires pour les informer clairement sur la politique. § 5. La politique de qualité concrétise les objectifs en matière de gestion de la qualité par le biais d'une planification de la qualité et d'un système de la qualité, dont la description est reprise dans un manuel de la qualité. CHAPITRE III. - Planification de la qualité

Art. 3.§ 1er. La planification de la qualité est un processus périodique par lequel l'initiative détermine ses objectifs en matière de gestion de la qualité. § 2. Pour chacun des objectifs, l'initiative décrit les moyens qui seront engagés pour atteindre l'objectif et désigne la personne ou le groupe de personnes responsable(s) pour sa réalisation. § 3. L'initiative détermine la façon dont les objectifs seront réalisés. Il est également décrit, avec quelle fréquence la réalisation des objectifs est contrôlée. Au besoin, l'initiative corrige le mode de réalisation. CHAPITRE IV. - Système de la qualité

Art. 4.§ 1er. L'initiative développe un système de la qualité qui indique, comment les moyens disponibles sont engagés et comment les processus de services sont organisés, maîtrisés et évalués. § 2. L'initiative prend les mesures nécessaires pour réaliser le système de la qualité, pour assurer son bon fonctionnement et pour l'adapter au besoin à des circonstances modifiées. § 3. L'initiative fixe les responsabilités pour l'exécution et l'entretien du système de la qualité.

Art. 5.L'initiative décrit les mesures prises en vue d'un engagement efficace et qualitatif des moyens. A cet effet l'initiative décrit : 1° comment la gestion du personnel prend forme.Cela se concrétise entre autres dans : a) la procédure de sélection et d'évaluation des collaborateurs;b) la procédure de recyclage et de formation du personnel;c) la procédure pour la participation et l'appui des collaborateurs;d) la procédure pour le développement du travail d'équipe;2° comment le personnel est engagé afin de permettre, de manière continue, la réalisation des objectifs et le fonctionnement de l'initiative.Cela se concrétise entre autres dans : a) la procédure visant à assurer un nombre suffisant d'accompagnateurs;b) la procédure visant à garantir la continuité nécessaire dans la guidance des enfants;c) la procédure visant à prévoir l'expertise requise au sein du groupe d'accompagnateurs en matière de secourisme;d) la procédure visant à prévoir l'expertise requise pour l'organisation en toute sécurité des déplacements avec les enfants;3° comment l'infrastructure est mise en adéquation avec la politique de qualité;4° comment la gestion financière permet d'atteindre les objectifs de qualité et de réaliser les processus des services offerts tels que décrits;5° le système permettant d'enregistrer des données et de gérer des documents d'une manière synoptique et efficace.A cet effet, l'initiative stipule entre autres comment les données personnalisables doivent être traitées efficacement, dans le respect de la vie privée des parents et des enfants.

Art. 6.§ 1er. L'initiative développe une vision des processus exerçant une influence directe sur la qualité des services offerts et le fonctionnement de l'initiative. Il s'agit là au moins des processus suivants : 1° l'offre d'un climat pédagogique optimal aux enfants accueillis, conformément aux dispositions de la charte de la qualité, telle que reprise dans l'arrêté du Gouvernement flamand du 24 juin 1997 fixant les conditions générales de l'organisation de l'accueil extrascolaire;2° la participation des enfants et des parents.Ce processus porte entre autres sur la façon dont l'initiative tient compte des souhaits des enfants et appuie les parents, dans le respect de leur rôle parental; 3° la collaboration avec des personnes et instances externes dans le cadre des services rendus, englobant entre autres la façon dont l'initiative opère le développement d'une concertation structurelle avec les écoles et d'autres acteurs remplissant la fonction d'accueil extrascolaire. § 2. L'initiative prend les mesures nécessaires pour le déroulement optimal et la réalisation efficace de la vision décrite des processus.

Art. 7.L'initiative décrit les mesures prises pour la maîtrise des processus de services. A cet effet, l'initiative décrit entre autres : 1° le mode de recrutement des enfants du groupe cible;2° la politique de placement, la réglementation des prix, les formalités administratives et la façon dont les parents en sont informés lors de l'inscription;3° la procédure d'accueil pour les parents et les enfants;4° la façon dont elle s'arrange avec les parents sur les services offerts.L'initiative stipule ces arrangements dans un contrat avec les parents et les renseigne sur le règlement d'ordre intérieur; 5° la façon dont elle avise les parents et les membres du personnel de toute modification temporaire ou permanente apportée au contrat de services ou au règlement d'ordre intérieur;6° comment elle dispose de l'identification correcte de l'enfant, de particularités quant à l'approche et à la situation de santé d'un enfant et d'informations sur les personnes à contacter en cas d'urgence, les médecins à appeler et sur la façon dont l'enfant est cherché ou retourne chez lui de ses propres moyens;7° comment elle organise, planifie, évalue et remanie les activités destinées aux enfants;8° comment elle conçoit et réalise la répartition des groupes;9° comment elle signale d'importants problèmes à la concertation locale;10° comment elle renvoie au besoin les enfants à des instances spécialisées;11° comment elle prend les arrangements nécessaires pour que tous les déplacements soient organisés en toute sécurité.

Art. 8.§ 1er. L'initiative décrit les mesures prises au niveau du mesurage, de l'analyse et de l'amélioration des services rendus. A cet effet, l'initiative décrit comment : 1° elle évalue annuellement le fonctionnement entier.Il est au moins vérifié si les objectifs formulés ont été réalisés; 2° elle vérifie si les processus se déroulent tels que décrits;3° elle enregistre les réclamations, les traite efficacement et y donne une réponse dans un délai raisonnable;4° elle vérifie régulièrement la satisfaction des parents, des enfants du groupe cible décrit et des collaborateurs. § 2. L'initiative remanie son fonctionnement, au vu d'une analyse des résultats des évaluations citées au § 1er, 1° à 4° inclus. CHAPITRE V. - Manuel de la qualité

Art. 9.§ 1er. L'initiative recueille dans le manuel de la qualité toute information importante quant à la politique de qualité, sa mission, ses valeurs et sa vision du groupe cible et des fonctions qu'elle assume à l'égard de ce groupe cible, sa planification de la qualité et son système de la qualité. § 2. Lors de l'élaboration du manuel de la qualité, l'initiative tient compte des dispositions des articles 2 à 8 inclus. CHAPITRE VI. - Disposition finale

Art. 10.Le présent arrêté entre en vigueur le 1er janvier 2001.

Bruxelles, le 12 juin 2001.

Mme M. VOGELS