12 JUNI 2001. - Ministerieel besluit tot bepaling van de kwaliteitszorg in initiatieven voor buitenschoolse opvang

De Vlaamse minister van Welzijn, Gezondheid en Gelijke Kansen, Gelet op het decreet van 29 mei 1984 houdende de oprichting van de instelling Kind en Gezin, gewijzigd bij de decreten van 3 mei 1989, 23 februari 1994, 24 juni 1997, 7 juli 1998 en 9 maart 2001;

Gelet op het decreet van 29 april 1997 inzake de kwaliteitszorg in de welzijnsvoorzieningen, gewijzigd bij het decreet van 22 december 1999;

Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 13 juli 1999 tot bepaling van de bevoegdheden van de leden van de Vlaamse regering, gewijzigd bij de besluiten van de Vlaamse regering van 15 oktober 1999, 14 april 2000 en 26 mei 2000;

Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 23 februari 2001 houdende de voorwaarden inzake erkenning en subsidiëring van initiatieven voor buitenschoolse opvang, inzonderheid op artikel 9, 1° en 2°;

Gelet op het advies van de raad van bestuur van Kind en Gezin, gegeven op 13 december 2000;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, gegeven op 2 mei 2001;

Gelet op de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973, inzonderheid op artikel 3, § 1, vervangen bij de wet van 4 juli 1989 en gewijzigd bij de wet van 4 augustus 1996;

Gelet op de dringende noodzakelijkheid;

Overwegende dat initiatieven voor buitenschoolse opvang, rekening houdend met het feit dat de voorziene overgangsperiode van drie jaar al loopt vanaf 1 januari 2001, onmiddellijk werk moeten kunnen maken van een kwaliteitsbeleid via het uitwerken van een kwaliteitsplanning en een kwaliteitssysteem, om hun werking te conformeren aan de bepalingen, opgenomen in het decreet van 29 april 1997 inzake de kwaliteitszorg in de welzijnsvoorzieningen, gewijzigd bij het decreet van 22 december 1999, Besluit : HOOFDSTUK I. - Inleidende bepalingen

Artikel 1.§ 1. In dit besluit wordt verstaan onder : 1° K&G : de instelling Kind en Gezin, opgericht bij het decreet van 29 mei l984, houdende de oprichting van de instelling Kind en Gezin;2° initiatieven : initiatieven voor buitenschoolse opvang, erkend door Kind en Gezin. § 2. Initiatieven voor buitenschoolse opvang garanderen een kwaliteitszorg volgens de bepalingen van dit besluit. HOOFDSTUK II. - Kwaliteitsbeleid

Art. 2.§ 1. Het initiatief ontwikkelt een kwaliteitsbeleid dat uitgaat van zijn missie, zijn waarden en zijn visie omtrent de doelgroep en de functies die het opneemt ten aanzien van die doelgroep. § 2. Het kwaliteitsbeleid is erop gericht op een systematische wijze de kwaliteit van de aangeboden hulp- en dienstverlening, alsook van de werking van een initiatief, te bepalen, te plannen, te verbeteren, te beheersen en te borgen. § 3. Het initiatief houdt bij het ontwikkelen van het kwaliteitsbeleid rekening met de opties van het lokale overleg buitenschoolse kinderopvang en de mogelijkheden op het vlak van personeel, infrastructuur en financiële middelen om een goede werking van het initiatief mogelijk te maken. § 4. Het initiatief betrekt het personeel, de ouders en de kinderen bij het ontwikkelen van het kwaliteitsbeleid en neemt de nodige maatregelen om hen op een begrijpelijke wijze over het beleid te informeren. § 5. Het kwaliteitsbeleid concretiseert de doelstellingen op het vlak van kwaliteitszorg via het uitwerken van een kwaliteitsplanning en een kwaliteitssysteem die worden beschreven in een kwaliteitshandboek. HOOFDSTUK III. - Kwaliteitsplanning

Art. 3.§ 1. De kwaliteitsplanning is een periodiek proces waarbij het initiatief zijn doelstellingen op het vlak van kwaliteitszorg vastlegt. § 2. Het initiatief benoemt bij elke doelstelling de middelen die zullen worden ingezet voor het bereiken ervan en de persoon of de groep van personen die verantwoordelijk is voor het verwezenlijken van de doelstelling. § 3. Het initiatief legt vast op welke wijze de doelstellingen verwezenlijkt zullen worden. Daarbij wordt ook beschreven met welke frequentie het realiseren van de doelstellingen wordt gecontroleerd.

Waar nodig corrigeert het initiatief de implementatiewijze. HOOFDSTUK IV. - Kwaliteitssysteem

Art. 4.§ 1. Het initiatief ontwikkelt een kwaliteitssysteem dat aangeeft hoe de beschikbare middelen worden ingezet en hoe de dienstverleningsprocessen worden georganiseerd, beheerst en geëvalueerd. § 2. Het initiatief neemt de maatregelen die nodig zijn om het kwaliteitssysteem te implementeren, goed te doen functioneren en aan te passen aan gewijzigde omstandigheden. § 3. Het initiatief legt de verantwoordelijkheden vast voor de uitvoering en het onderhoud van het kwaliteitssysteem.

Art. 5.Het initiatief beschrijft de maatregelen die genomen worden voor het efficiënt en kwaliteitsgericht inzetten van de middelen.

Daartoe beschrijft het initiatief : 1° hoe het personeelsbeleid gestalte krijgt.Dat wordt onder meer geconcretiseerd in : a) de procedure voor selectie en evaluatie van de medewerkers;b) de procedure voor bijscholing en vorming van het personeel;c) de procedure voor inspraak en ondersteuning van medewerkers;d) de procedure voor het uitbouwen van de teamwerking;2° hoe het personeel wordt ingezet om de doelstellingen en de werking van het initiatief continu mogelijk te maken.Dat wordt onder meer geconcretiseerd in : a) de procedure voor het garanderen van voldoende begeleiders;b) de procedure voor het garanderen van de nodige continuïteit in de begeleiding van de kinderen;c) de procedure voor het voorzien in voldoende deskundigheid binnen de begeleidersgroep met betrekking tot EHBO;d) de procedure voor het voorzien in voldoende deskundigheid met betrekking tot het veilig organiseren van verplaatsingen met de kinderen;3° hoe de infrastructuur wordt afgestemd op het kwaliteitsbeleid;4° hoe het financiële beleid toelaat de kwaliteitsdoelen te bereiken en de dienstverleningsprocessen uit te voeren zoals beschreven;5° het systeem waarmee op een overzichtelijke en efficiënte wijze gegevens worden geregistreerd en documenten worden beheerd.Daartoe legt het initiatief onder meer vast hoe de persoonsgebonden gegevens efficiënt beheerd worden met respect voor de privacy van ouders en kinderen.

Art. 6.§ 1. Het initiatief ontwikkelt een visie met betrekking tot de processen die een directe invloed uitoefenen op de kwaliteit van de dienstverlening en de werking van het initiatief. Het gaat daarbij minstens om de volgende processen : 1° het aanbieden van een optimaal pedagogisch klimaat aan de opgevangen kinderen, conform de bepalingen van het kwaliteitscharter, zoals opgenomen in het besluit van de Vlaamse regering van 24 juni 1997 houdende de algemene voorwaarden inzake het organiseren van buitenschoolse opvang;2° de participatie van de kinderen en de ouders.Dat proces omvat onder meer hoe het initiatief rekening houdt met de wensen van de kinderen en hoe het de ouders ondersteunt en hen respecteert in hun ouderrol; 3° de samenwerking in het kader van de dienstverlening met externe personen en instanties. Dat omvat onder meer hoe het initiatief werkt aan het uitbouwen van een structureel overleg met de scholen en met andere actoren die de functie buitenschoolse kinderopvang vervullen. § 2. Het initiatief neemt de nodige maatregelen om de beschreven visie op de processen op een doeltreffende wijze te verwezenlijken en optimaal te doen verlopen.

Art. 7.Het initiatief beschrijft de maatregelen die genomen worden voor het beheersen van de dienstverleningsprocessen. Daartoe beschrijft het initiatief onder meer : 1° hoe het de kinderen van de doelgroep werft;2° het plaatsingsbeleid, de prijsregeling en de administratieve formaliteiten en hoe het de ouders over dit alles informeert bij de inschrijving;3° de onthaalprocedure voor ouders en kinderen;4° hoe het afspraken maakt met de ouders over de dienstverlening.Het initiatief legt die afspraken vast in een overeenkomst met de ouders en licht hen in over het huishoudelijk reglement; 5° hoe het tijdelijke of permanente wijzigingen van de dienstverleningsovereenkomst of van het huishoudelijk reglement ter kennis brengt van de ouders en de personeelsleden;6° hoe het beschikt over de correcte identificatie van het kind, over bijzonderheden met betrekking tot de aanpak en gezondheidstoestand van een kind en over informatie over de contactpersoon in noodgevallen, de op te roepen artsen, het ophalen of alleen naar huis laten gaan van een kind;7° hoe het activiteiten met de kinderen organiseert, plant, evalueert en bijstuurt;8° hoe het de groepsindeling opvat en realiseert;9° hoe het aan het lokale overleg relevante problemen signaleert;10° hoe het kinderen die daar behoefte aan hebben doorverwijst naar deskundige instanties;11° hoe het afspraken maakt zodat alle verplaatsingen van kinderen veilig worden georganiseerd.

Art. 8.§ 1. Het initiatief beschrijft de maatregelen die genomen worden met betrekking tot het meten, analyseren en verbeteren van de dienstverlening. Daartoe beschrijft het initiatief onder meer hoe het : 1° de volledige werking jaarlijks evalueert.Daarbij gaat het initiatief minstens na of de geformuleerde doelstellingen zijn gerealiseerd; 2° nagaat of de processen verlopen zoals beschreven;3° klachten registreert, doeltreffend behandelt en binnen een redelijke termijn beantwoordt;4° op regelmatige wijze de tevredenheid van de ouders, de kinderen uit de beschreven doelgroep en de medewerkers nagaat. § 2. Het initiatief stuurt zijn werking bij op basis van een analyse van de resultaten van de in § 1, 1° tot en met 4°, genoemde evaluaties. HOOFDSTUK V. - Kwaliteitshandboek

Art. 9.§ 1. Het initiatief bundelt in het kwaliteitshandboek alle relevante informatie met betrekking tot het kwaliteitsbeleid, zijn missie, waarden en visie omtrent de doelgroep en de functies die het opneemt ten aanzien van die doelgroep, zijn kwaliteitsplanning en zijn kwaliteitssysteem. § 2. Het initiatief houdt bij het samenstellen van het kwaliteitshandboek rekening met de bepalingen die opgenomen zijn in artikel 2 tot en met 8. HOOFDSTUK VI. - Slotbepaling

Art. 10.Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2001.

Brussel, 12 juni 2001 Mevr. M. VOGELS