FEDERALE OVERHEIDSDIENST BELEID EN ONDERSTEUNING

28 JUNI 2022. - Omzendbrief betreffende de praktische modaliteiten van de plaatsing en de uitvoering van de raamovereenkomst in de context van federale aankopen

Inhoudstafel I. INLEIDING EN DOELSTELLINGEN II. TOEPASSINGSGEBIED EN DEFINITIES Toepassingsgebied Lexicon III. VERDUIDELIJKING VAN DE REGELING VAN DE RAAMOVEREENKOMST 1. Definitie en kenmerken van de raamovereenkomst 2.Toepassing van de algemene beginselen vermeld in hoofdstuk 2 van titel 1 van de wet 3. Voorwerp van de raamovereenkomst 4.Looptijd van de raamovereenkomst 5. Aanwijzing van partijen en eventuele gebruikers 6.Indeling van de raamovereenkomsten 6.1 Raamovereenkomsten met één deelnemer 6.2 Raamovereenkomsten met meerdere deelnemers 7. Bijzonderheden m.b.t. de plaatsing van een raamovereenkomst 7.1 Procedure en bevoegdheid 7.2 Doorwerking van de gebruikte procedure naar de specifieke opdrachten 7.3 Selectie 8. Uitvoering van de raamovereenkomst 9.Verbreking van de raamovereenkomst 10. Plaatsing specifieke opdrachten 10.1 Algemeen 10.2 Rechtstreekse gunning 10.3 Procedure van de minicompetitie 11. Specifieke regels inzake de mini-competitie 11.1 Elektronische middelen 11.2 Indiening van een UEA 11.3 Rechtsbescherming 12. Uitvoering van de specifieke opdrachten IV.DE TECHNIEK VAN DE RAAMOVEREENKOMST IN COMBINATIE MET GROEPERING VAN AANKOPEN VAN VERSCHILLENDE AANBESTEDENDE OVERHEDEN 13. Occasionele gezamenlijke opdrachten 14.Gecentraliseerde aankoopactiviteiten en aankoopcentrales 14.1 Aankoopcentrale : een begrip met een dubbele betekenis 14.2 De aanbestedende overheid die optreedt als aankoopcentrale in de vorm van plaatsing 14.3 Verplichtingen van de leidende dienst 15. Aanvullende aankoopactiviteiten 16.Het opzetten van een raamovereenkomst in de context van het K.B. federaal aankoopbeleid Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, I. I. INLEIDING EN DOELSTELLINGEN De regeling van de raamovereenkomst wordt in de wet van 17 juni 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021052 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet betreffende de concessieovereenkomsten type wet prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet inzake overheidsopdrachten sluiten in vergelijking met de wet van 15 juni 2006 grotendeels behouden en verduidelijkt. In de nieuwe wet is de regeling ondergebracht in hoofdstuk 3 van titel 1 genaamd "Technieken en instrumenten voor elektronische en samengestelde opdrachten".

In overweging 59 van richtlijn 2014/24 verklaart de Europese regelgever de indeling : "Op de aanbestedingsmarkten van de Unie komt het steeds vaker voor dat de aanbestedende diensten de vraag bundelen om schaalvoordelen zoals lagere prijzen en transactiekosten te verkrijgen, en om het aanbestedingsmanagement te verbeteren en te professionaliseren. Dit kan worden bereikt door bundeling van de aankopen, in de vorm van samenvoeging van aanbestedende diensten of bundeling naar volume en waarde van in de tijd gespreide opdrachten." Het doel van een raamovereenkomst bestaat er dus in een stroom van te plaatsen opdrachten te bundelen onder een overkoepelende overeenkomst.

Alle uitvoeringsvoorwaarden van de te plaatsen opdrachten zullen hetzij reeds volledig uitgewerkt zijn in deze overeenkomst, hetzij niet volledig zijn uitgewerkt, in welk geval zij worden vastgesteld naar aanleiding van de plaatsing van de specifieke opdrachten.

In eerste instantie dient de plaatsing van de raamovereenkomst zelf het voorwerp uit te maken van een in mededingingstelling overeenkomstig de geldende mededingingsvoorwaarden van de gebruikte plaatsingsprocedure. Na de sluiting van de raamovereenkomst kunnen de specifieke opdrachten geplaatst worden, hetzij door middel van een formele bestelling van de aanbestedende overheid bij de gekozen deelnemer, hetzij na het doorlopen van een relatief eenvoudig plaatsingstraject.

Afhankelijk van de voorwaarden en de bepalingen van de raamovereenkomst kunnen verschillende doelstellingen beoogd worden : - gestandaardiseerde aanpak van aankopen over een bepaalde periode, waarbij er ondanks specifieke kenmerken van bepaalde aankopen toch een zekere uniformiteit wordt bereikt in de omschrijving van de behoeften; - een zekere flexibiliteit behouden ten aanzien van het gamma aan beschikbare producten en diensten, en de werkelijk te bestellen hoeveelheden; - methode om stocks beter te beheren : raamovereenkomsten laten toe off the shelf aankopen overzichtelijk te houden; - het kunstmatig splitsen van opdrachten kan worden vermeden door de bundeling van aankopen onder een raamovereenkomst; - vermindering van de transactiekosten: de aanbestedende overheid kan deze kosten verdelen over een groter aankoopvolume; - een groter aankoopvolume kan leiden tot schaalvoordelen in hoofde van de leverancier die hem in staat stellen betere voorwaarden te bieden. Deze voorwaarden zullen wellicht nog beter zijn wanneer de afname van minimale hoeveelheden wordt gegarandeerd; - de mogelijkheid om te anticiperen op situaties, die een dringende interventie vereisen waarvoor normaal gezien beroep wordt gedaan op een urgentieprocedure; - de uitbouw van een duurzame samenwerking tussen de ondernemingen en de aanbestedende overheden; - een verzekering tegen bevoorradingstekorten wanneer de raamovereenkomst met meerdere deelnemers wordt gesloten.

De techniek van de raamovereenkomst en de bijhorende soepele procedure waarmee de specifieke opdrachten geplaatst kunnen worden, mogen niet oneigenlijk gebruikt worden om de mededinging te verhinderen, te beperken of te vervalsen. Deze omzendbrief heeft als doelstellingen de regelgeving van de raamovereenkomst te verduidelijken en een meer uniforme toepassing van de raamovereenkomst door de federale aankopers te garanderen.

De plaatsing van een raamovereenkomst kan gepaard gaan met het centraliseren van aankoop(activiteiten) door verschillende aanbestedende overheden (zie de overwegingen 59 en 60 van de richtlijn). Het centraliseren van aankopen door verschillende aanbestedende overheden kan op zijn beurt door verschillende technieken worden gerealiseerd, al dan niet in combinatie met de raamovereenkomst.

De raamovereenkomst is te onderscheiden van de aankoopcentrale. Hoewel beide technieken combineerbaar zijn, gaat het om technieken met een verschillende doelstellingen. Terwijl de raamovereenkomst ertoe strekt een kader te creëren met het oog op de sluiting van latere opdrachten, strekt de techniek van de aankoopcentrale er toe verschillende aanbestedende overheden toe te laten leveringen of diensten te verwerven of opdrachten betreffende werken, leveringen of diensten te plaatsen. De voorwaarden om beide technieken te combineren worden behandeld in deel IV. II. TOEPASSINGSGEBIED EN DEFINITIES Toepassingsgebied De volgende federale aanbestedende overheden dienen de onderhavige omzendbrief na te leven : - de FOD's, met inbegrip van de federale Politie; - de POD's; - het Ministerie van Landsverdediging; - de administratieve diensten met boekhoudkundige autonomie.

Alle andere federale aanbestedende overheden, die vallen onder het gezag of de voogdij van de bevoegde minister, worden niettemin verzocht de onderhavige omzendbrief op identieke manier toe te passen.

De regeringscommissarissen of de gemachtigden die een controlefunctie t.a.v. beslissingen met een budgettaire of financiële weerslag uitoefenen en die uit dien hoofde benoemd zijn door de minister die de begroting onder zijn bevoegdheden heeft, worden uitgenodigd toe te zien op de toepassing van deze omzendbrief binnen het kader van de wetgeving die hun opdracht regelt.

Deze omzendbrief is van toepassing op de raamovereenkomsten die ressorteren onder titel 2 van de wet van 17 juni 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021052 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet betreffende de concessieovereenkomsten type wet prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet inzake overheidsopdrachten sluiten inzake overheidsopdrachten. De omzendbrief is van overeenkomstige toepassing, mutatis mutandis, op de raamovereenkomsten en specifieke opdrachten die vallen onder titel 3 van dezelfde wet en op de raamovereenkomsten en specifieke opdrachten die behoren tot het toepassingsgebied van de wet van 13 augustus 2011Relevante gevonden documenten type wet prom. 13/08/2011 pub. 01/02/2012 numac 2011021082 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied sluiten inzake overheidsopdracht en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied, d.w.z. in de mate de bepalingen van de betrokken wetgeving er niet mee onverenigbaar zijn.

Raamovereenkomsten en opdrachten, die vallen onder het toepassingsgebied van art. 3/1 van voormelde wet van 13 augustus 2011Relevante gevonden documenten type wet prom. 13/08/2011 pub. 01/02/2012 numac 2011021082 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied sluiten evenals concessieovereenkomsten zijn evenwel uitgesloten van het toepassingsgebied van deze omzendbrief.

Lexicon Voor de toepassing van deze omzendbrief wordt verstaan onder : - de richtlijn: de richtlijn 2014/24/EU van het Europees parlement en de Raad van 26 februari 2014 betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten en tot intrekking van richtlijn 2004/18/EG; - de wet: de wet van 17 juni 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021052 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet betreffende de concessieovereenkomsten type wet prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet inzake overheidsopdrachten sluiten inzake overheidsopdrachten; - de wet rechtsbescherming: de wet van 17 juni 2013Relevante gevonden documenten type wet prom. 17/06/2013 pub. 21/06/2013 numac 2013203640 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten sluiten betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies; - het KB plaatsing: het koninklijk besluit van 18 april 2017Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 18/04/2017 pub. 09/05/2017 numac 2017020322 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren sluiten plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren; - het KB uitvoering: het koninklijk besluit van 14 januari 2013Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 14/01/2013 pub. 14/02/2013 numac 2013021005 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken sluiten tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten; - het KB tussenkomst Ministerraad: het koninklijk besluit van 3 april 2013Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 03/04/2013 pub. 16/04/2013 numac 2013021025 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Koninklijk besluit betreffende de tussenkomst van de Ministerraad, de overdracht van bevoegdheid en de machtigingen inzake de plaatsing en de uitvoering van overheidsopdrachten, ontwerpenwedstrijden en concessies voor openbare werken op federaal niveau sluiten betreffende de tussenkomst van de Ministerraad, de overdracht van bevoegdheid en de machtigingen inzake de plaatsing en de uitvoering van overheidsopdrachten, prijsvragen en concessies op federaal niveau; - het KB federaal aankoopbeleid : het koninklijk besluit van 22 december 2017Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 22/12/2017 pub. 16/01/2018 numac 2017014404 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Koninklijk besluit inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid sluiten inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid; - partijen bij de raamovereenkomst: de rechtens onderscheiden lichamen tussen dewelke de raamovereenkomst gesloten wordt; - de deelnemer (als bedoeld in deel III van de omzendbrief) : de ondernemer die partij is bij de raamovereenkomst; - de specifieke opdracht: de opdracht die op basis van de raamovereenkomst wordt geplaatst; - de gekozen deelnemer: de deelnemer aan wie de specifieke opdracht gegund wordt; - leidende dienst: de aanbestedende overheid die belast is met de plaatsing en/of de sluiting van de raamovereenkomst en die de uitvoering controleert; - gebruikers: de aanbestedende overheden, die voorafgaandelijk zijn geïdentificeerd als gerechtigd om specifieke opdrachten te plaatsen; - uitzonderingsprocedure: plaatsingsprocedure waarin onderhandelingen zijn toegelaten en die enkel aangewend kan worden onder de door de wet bepaalde toepassingsvoorwaarden. Het betreft de mededingingsprocedure met onderhandeling, de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking, de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, de concurrentiegerichte dialoog en het innovatiepartnerschap.

III. VERDUIDELIJKING VAN DE REGELING VAN DE RAAMOVEREENKOMST 1. Definitie en kenmerken van de raamovereenkomst De raamovereenkomst is een overeenkomst tussen een of meer aanbesteders en een of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake de te plaatsen opdrachten vast te leggen, met name wat betreft de prijzen en eventueel de beoogde hoeveelheden (art.2, 35° van de wet).

In de Memorie van Toelichting van artikel 43 van de wet wordt het hoofdkenmerk als volgt omschreven: "De bedoeling van een dergelijke overeenkomst is immers nog steeds de vastlegging van een kader voor de voorwaarden eigen aan een overheidsopdracht waarvan het voorwerp bepaald werd door de aanbestedende overheid, maar waarvan niet alle voorwaarden op dat ogenblik moeten vastgelegd zijn. Dit zal gebeuren wanneer de aanbestedende overheid beslist een opdracht te sluiten die op deze raamovereenkomst is gebaseerd." Uit voormelde teksten volgt : a) de raamovereenkomst bepaalt het voorwerp van de specifieke opdrachten;b) de raamovereenkomst wordt gesloten om te gelden voor een bepaalde of bepaalbare periode;c) de raamovereenkomst kan worden gesloten tussen meerdere partijen, zowel langs de zijde van de ondernemingen als langs de zijde van de aanbestedende overheden;d) de raamovereenkomst betreft de vastlegging van de voorwaarden van de nog te plaatsen opdrachten.Behoudens andersluidende bepaling in de opdrachtdocumenten, doet de sluiting van de raamovereenkomst geen recht op exclusiviteit ontstaan in hoofde van de deelnemer(s). De sluiting van de raamovereenkomst impliceert met andere woorden geen verplichting om effectief te bestellen bij de deelnemer(s). De deelnemer is van zijn kant ook niet verplicht de bestelling te aanvaarden, tenzij de opdrachtdocumenten anders bepalen. Te noteren valt dat de specifieke opdrachten onafhankelijk van elkaar worden geplaatst, gesloten en uitgevoerd; e) de vastgelegde voorwaarden betreffen met name de prijzen en eventueel de beoogde hoeveelheden: bepaalde elementen kunnen bij de gunning van de specifieke opdrachten worden gespecifieerd (bv.de concrete op dat moment uit te voeren hoeveelheid). De raamovereenkomst laat dus een zekere flexibiliteit toe om bepaalde voorwaarden na het sluiten van de raamovereenkomst te preciseren of aan te vullen. 2. Toepassing van de algemene beginselen vermeld in hoofdstuk 2 van titel 1 van de wet De algemene beginselen van hoofdstuk 2, titel 1 van de wet zijn van toepassing op de plaatsing van de raamovereenkomst (art.3 van de wet).

Het gelijkheidsbeginsel is het leidend beginsel zowel voor de interpretatie van de bepalingen als voor de te volgen handelswijze bij het voeren van de plaatsingsprocedure. Als onlosmakelijk corollarium van het gelijkheidsbeginsel geldt het transparantiebeginsel. Dit impliceert dan ook dat "voor alle inschrijvers dezelfde voorwaarden moeten gelden. Anderzijds heeft het transparantiebeginsel, dat er het logische uitvloeisel van vormt, in essentie tot doel te waarborgen dat elk risico van begunstiging en willekeur door de aanbestedende dienst wordt uitgebannen. Die verplichting impliceert dat alle voorwaarden en modaliteiten van de gunningsprocedure op een duidelijke, precieze en ondubbelzinnige wijze worden geformuleerd in de aankondiging van de opdracht of in het bestek, opdat, ten eerste, alle behoorlijk geïnformeerde en normaal oplettende inschrijvers de juiste draagwijdte ervan kunnen begrijpen en zij deze op dezelfde manier interpreteren, en, ten tweede, de aanbestedende dienst in staat is om metterdaad na te gaan of de offertes van de inschrijvers beantwoorden aan de criteria die op de betrokken opdracht van toepassing zijn." (HvJ 2 juni 2016, C 27/15, Pizzo, punt 36).

De aanbestedende overheden waken erover dat de aankondiging of, in voorkomend geval, de opdrachtdocumenten voor zover de aanbestedende overheid directe, volledige en kosteloze toegang verleent tot de opdrachtdocumenten een maximale hoeveelheid of waarde bepalen voor de te verrichten werken, leveringen of diensten. De afwezigheid van deze vermelding is strijdig het beginsel van gelijke behandeling en het transparantiebeginsel. In punt 61 van zijn arrest van 17 juni 2021 in de zaak C-23/20 (Simonsen & Weel), herinnert het Hof aan hetgeen volgt : "Bovendien dient te worden onderstreept dat de fundamentele beginselen van het Unierecht, zoals het beginsel van gelijke behandeling en het transparantiebeginsel, van toepassing zijn bij het sluiten van een raamovereenkomst, zoals volgt uit artikel 33, lid 1, eerste alinea, van richtlijn 2014/24. Zowel de beginselen van gelijke behandeling en non-discriminatie als het daaruit voortvloeiende transparantiebeginsel impliceren dat alle voorwaarden en modaliteiten van de gunningsprocedure in de aankondiging van de opdracht of in het bestek worden geformuleerd op een duidelijke, nauwkeurige en ondubbelzinnige wijze zodat, ten eerste, alle behoorlijk geïnformeerde en normaal oplettende inschrijvers de juiste draagwijdte ervan kunnen begrijpen en zij deze op dezelfde manier kunnen interpreteren en, ten tweede, de aanbestedende dienst in staat is om metterdaad na te gaan of de offerten van de inschrijvers beantwoorden aan de criteria die op de betrokken opdracht van toepassing zijn (zie in die zin arrest van 19 december 2018, Autorità Garante della Concorrenza e del Mercato - Antitrust en Coopservice, C 216/17, EU:C:2018:1034, punt 63).".

De vermelding van de maximale hoeveelheid of de maximale waarde veronderstelt een raming van de voorgenomen opdrachten die zullen gesloten worden op basis van de raamovereenkomst. De wetgever onderkent de verplichting tot raming van de opdracht als algemeen beginsel voor de plaatsing van overheidsopdrachten (art. 16 van de wet).

Bij de berekening van de totale geraamde waarde van een raamovereenkomst moet worden uitgegaan van de geraamde maximale waarde, exclusief btw, van alle voor de totale duur van de raamovereenkomst voorgenomen opdrachten (art. 7, § 5, van het KB plaatsing). Er moet daarbij desgevallend ook rekening gehouden worden met de impact van de herzieningsclausules, dit wil zeggen voor zover deze impact kwantificeerbaar is op het moment van de lancering van de opdracht (art. 7 § 1 K.B. Plaatsing). De aldus vastgelegde raming vormt de maximumwaarde van de raamovereenkomst, behoudens andersluidende bepaling in de opdrachtdocumenten. Zij is determinerend om vast te stellen of de drempels voor de Europese bekendmaking worden bereikt. Deze waarde kan eveneens worden uitgedrukt in een maximumhoeveelheid.

De maximale hoeveelheid of waarde maken deel uit van de inhoud van de raamovereenkomst. En zeker wanneer er een verplichting is om de prestaties uit hoofde van de raamovereenkomst na te komen, is de vermelding van deze gegevens van groot belang voor de opdrachtnemer, gelet op zijn potentiële contractuele aansprakelijkheid. Maar ook meer in het algemeen, onafhankelijk van de verplichtingen van de opdrachtnemer, zou de afwezigheid van de vermelding van de betrokken gegevens aan het principiële verbod van wezenlijke wijzigingen elk nuttig effect ontnemen en kunnen leiden tot een oneigenlijk gebruik van de raamovereenkomst of een gebruik dat erop gericht is de mededinging te verhinderen, te beperken of te vervalsen, als bedoeld in overweging 61 van de richtlijn (zie in die zin arrest van 17 juni 2021, Simonson & Weel A/S, C 23/20, EU:C:2021:490, punt 66).

De maximale waarde of hoeveelheid kan zowel vermeld worden in de aankondiging, in de uitnodiging tot het indienen van een offerte als in het bestek, voor zover de aanbestedende overheid gratis, rechtstreekse en volledige toegang verleent tot de opdrachtdocumenten met elektronische middelen.

Er kan echter niet volstaan worden met de mededeling van gedeeltelijke informatie, zoals de realisaties in het verleden van bepaalde gebruikers. De vermelding van de hoeveelheid of waarde in hun geheel is een noodzakelijke en voldoende voorwaarde. Met het oog op een optimale informatieverstrekking belet evenwel niets dat er aanvullende eisen worden gesteld, bv. door de vermelde hoeveelheid of waarde op te delen per gebruiker of per groep van gebruikers.

Wanneer een raamovereenkomst is onderverdeeld in percelen dient de aanbestedende overheid elk van de percelen afzonderlijk te verbinden aan een maximale waarde of maximale hoeveelheid en hiervan melding te maken in de opdrachtdocumenten. 3. Voorwerp van de raamovereenkomst Transparantie omtrent de inhoud van de raamovereenkomst kan vanzelfsprekend niet beperkt worden tot haar raming en haar maximale waarde of hoeveelheid.De toepassing van dit beginsel houdt eveneens in dat de opdrachtdocumenten het voorwerp van de opdracht op afdoende wijze omschrijven. De gemeenschappelijke sokkel van de behoeften, die als basis dient voor de specifieke opdrachten, moet in de opdrachtdocumenten van de raamovereenkomst op precieze en ondubbelzinnige wijze beschreven worden. De potentiële ondernemers moeten immers kunnen uitmaken of de te plaatsen opdrachten in hun vakgebied vallen en of zij kans maken deelnemer te worden van de raamovereenkomst en opdrachtnemer te worden van de specifieke opdrachten.

Tot de omschrijving van het voorwerp behoren de vermelding van de toepasselijke CPV-code(s) en de opname van de voornaamste technische specificaties. Dit betekent echter niet dat alle voorwaarden van de specifieke opdrachten gekend moeten zijn (HvJ 28 januari 2016, C-50/14, CASTA, overweging 44). 4. Looptijd van de raamovereenkomst Onder de looptijd van de raamovereenkomst wordt de periode verstaan waarin het mogelijk is specifieke opdrachten te plaatsen.De werking van de raamovereenkomst in de tijd eindigt op het moment dat de uitvoering van de laatste specifieke opdracht een einde neemt.

De looptijd van de raamovereenkomst bedraagt in principe vier jaar. In uitzonderlijke gevallen mag de looptijd meer dan vier jaar bedragen.

In de aankondiging van de opdracht moeten de redenen opgegeven worden die verantwoorden waarom geopteerd werd voor een looptijd van meer dan vier jaar (punt 10, a) van bijlage 4 bij het KB plaatsing). Voor concrete gevallen waar de Raad van State de motivering aanvaard heeft, zie o.a. RvS (6de k.) 31 augustus 2017, nr. 238.988 SA Ethias, (12de k.) 12 juni 2018, nr. 241.768 nv Ricoh Belgium en RvS 27 juni 2014, nr. 227.924 nv Instrumentation Laboratory Belgium.

Het is noodzakelijk dat de specifieke opdrachten worden gegund binnen de looptijd van de raamovereenkomst. Dat de uitvoering van deze opdrachten vervolgens de looptijd van de raamovereenkomst overschrijdt, vormt geen probleem. Zelfs indien de uitvoering pas aanvang neemt na het verstrijken van de looptijd van de raamovereenkomst vormt dit niet onmiddellijk een bezwaar (zolang de specifieke opdracht gegund werd binnen de looptijd van de raamovereenkomst), voor zover dit niet tot doel heeft de mededinging te beperken (door bv. vlak voor het verstrijken van de looptijd van de raamovereenkomst nog een specifieke opdracht te plaatsen waarvan de uitvoering pas maanden later aanvangt).

Zodra de gecumuleerde waarde of hoeveelheid van de specifieke opdrachten de maximale hoeveelheid of de maximale waarde van de raamovereenkomst bereikt, ressorteert de raamovereenkomst geen effect meer (zie in die zin arrest van 19 december 2018, Autorità Garante della Concorrenza e del Mercato - Antitrust en Coopservice, C-216/17, EU:C:2018:1034, punt 61). Geen enkele specifieke opdracht zal dan nog kunnen worden gegund op basis van de raamovereenkomst. Aanbestedende overheden dienen dan ook de nodige bepalingen op te nemen in de opdrachtdocumenten die de gevolgen van het bereiken van deze maximale waarde of hoeveelheid regelen door bv. een verkorte opzegtermijn in te stellen of een automatisch einde van de looptijd van de raamovereenkomst te bedingen. Wijzigingen aan het plafond van de maximale waarde of de maximale hoeveelheid zijn hoe dan ook slechts mogelijk onder de naleving van de voorschriften van de artikelen 37 tot en met 38/19 van het KB Uitvoering.

Na het verstrijken van de looptijd van de raamovereenkomst kunnen geen specifieke opdrachten meer op basis van de raamovereenkomst worden gegund, zelfs al werd de maximale hoeveelheid of de maximale waarde van de raamovereenkomst nog niet bereikt. 5. Aanwijzing van partijen en van eventuele gebruikers Een raamovereenkomst kan gesloten worden tussen twee of meer partijen. Ondernemers moeten partij zijn bij de raamovereenkomst en kunnen slechts vervangen worden onder de voorwaarden van art. 38 of art. 38/3 van het KB uitvoering, onverminderd art. 47, § 2, eerste lid, 2° en 3° van hetzelfde besluit.

Het aantal ondernemers of, in voorkomend geval, het maximumaantal ondernemers dat partij kan zijn bij de raamovereenkomst moet worden vermeld in de aankondiging van de raamovereenkomst (bijlage 4, punt 10, a) van het KB plaatsing), evenals in de andere opdrachtdocumenten.

Minstens één aanbestedende overheid moet partij zijn bij de raamovereenkomst. Deze kan een raamovereenkomst sluiten voor zijn eigen behoeften alsook optreden als aankoopcentrale voor de behoeften van andere aanbestedende overheden, voor zover deze duidelijk zijn aangewezen in de oproep tot mededinging of in de uitnodiging tot bevestiging van belangstelling. De fase van de plaatsing van de raamovereenkomst is de verantwoordelijkheid van de aankoopcentrale en de gebruikers zijn verantwoordelijk voor de sluiting en de uitvoering van de specifieke opdrachten die ze aangaan voor het vervullen van hun eigen behoeften (art. 47, § 2, van de wet). Om die redenen moeten de gebruikers uit de opdrachtdocumenten duidelijk kunnen opmaken welke procedure van toepassing voor de plaatsing van de specifieke opdrachten en welke verplichtingen zij moeten nakomen bij de plaatsing ervan.

De aanwijzing van de aanbestedende overheden die partij zijn bij de raamovereenkomst enerzijds en deze die gebruiker zijn anderzijds moet ondubbelzinnig gebeuren. De gebruikers kunnen worden aangewezen hetzij door vermelding bij naam of anderszins, zoals verwijzing naar een bepaalde categorie aanbestedende overheden binnen een duidelijk afgebakend geografisch gebied (zie overweging 60 van de richtlijn).

Tevens moet de datum van ingang van de aansluiting worden vermeld, indien deze niet samenvalt met de sluiting van de raamovereenkomst. 6. Indeling van de raamovereenkomsten Naargelang het aantal partijen aan de aanbodzijde van de raamovereenkomst worden raamovereenkomsten ingedeeld als volgt : 1) Raamovereenkomsten met één deelnemer Dit type raamovereenkomst kan twee vormen aannemen : a) De raamovereenkomst met één deelnemer, zonder verzoek tot aanvulling van de offerte : De raamovereenkomst kan zodanig precies omschreven zijn dat de aanbestedende overheid enkel nog een formele bestelling hoeft te plaatsen bij de enige deelnemer.Volgens deze configuratie zijn alle uitvoeringsvoorwaarden van de werken, levering of diensten reeds bepaald zoals de prijs, de uitvoeringstermijn, de wijze van betaling, etc. b) De raamovereenkomst met één deelnemer, met verzoek tot aanvulling van de offerte : Art.43, § 4, tweede lid, van de wet laat inderdaad een zekere flexibiliteit toe. De aanbestedende overheid kan, indien nodig, de deelnemer schriftelijk vragen de offerte aan te vullen, bijvoorbeeld omtrent de uitvoeringstermijn die een dienstverlener nodig heeft om een project te voltooien.

De basis van de gesloten specifieke opdracht wordt aldus gevormd door een combinatie van de voorwaarden die reeds in de raamovereenkomst zelf werden vastgelegd, met de voorwaarden die nog niet werden vastgelegd in de raamovereenkomst maar worden voorgesteld in de aanvulling op de offerte; 2) Raamovereenkomsten met meerdere deelnemers Dit type raamovereenkomst kan drie vormen aannemen : a) De raamovereenkomst met meerdere deelnemers, zonder in mededingingstelling van de specifieke opdrachten In dit geval bevat de raamovereenkomst reeds alle voorwaarden met betrekking tot de uitvoering van de werken, leveringen of diensten evenals de objectieve voorwaarden, die toelaten de deelnemer aan te duiden aan wie specifieke opdrachten zullen gegund worden (art.43, § 5, 1°, van de wet).

Een voorbeeld van deze vorm is het cascadesysteem. Dit bestaat erin de specifieke opdrachten te gunnen aan de eerst gerangschikte, tenzij deze bijvoorbeeld aangeeft dat hij onvoldoende capaciteit heeft om de gevraagde prestaties te verrichten. In voorkomend geval wordt de tweede gerangschikte geraadpleegd, enzovoort.

In uitzonderlijke gevallen kan ook de instelling van een rotatiesysteem overwogen worden. Volgens dit systeem worden de specifieke opdrachten alternerend gegund aan de betrokken deelnemers.

Zulk een rotatiesysteem is alleen aanvaardbaar indien bijzondere omstandigheden het gebruik ervan verantwoorden, bijvoorbeeld wanneer de prijs of het kostenelement de vorm aanneemt van een vooraf vastgestelde prijs of kost, of in de bijzondere situatie van een zeer kleine markt en indien zonder beurtrol het gevaar bestaat dat de markt uitdroogt. b) De raamovereenkomst met meerdere deelnemers, met een in mededingingstelling voor de specifieke opdrachten Volgens dit type van raamovereenkomst zijn bepaalde voorwaarden uitdrukkelijk omschreven als nader vast te stellen op het moment van plaatsing van de specifieke opdrachten.De transactiekosten zijn hoger rekening houdende met de organisatie van een mededinging in de tweede fase. De redenen dat bepaalde voorwaarden onbepaald zijn, kan heterogeniteit langs vraagzijde zijn (specifieke voorkeuren van verschillende diensten) of de snelle evolutie van bepaalde werken, leveringen of diensten ingevolge technische of andere oorzaken. De in mededingingstelling die in deze tweede fase plaatsvindt wordt mini-competitie genoemd, omdat de mededinging beperkt is tot de deelnemers van de raamovereenkomst en tot de voorwaarden die nog nader gepreciseerd of aangevuld kunnen worden.

De gunningscriteria op basis waarvan de raamovereenkomst wordt gegund kunnen dezelfde zijn als deze voor de mini-competitie. De aanbestedende overheid kan echter ook andere gunningscriteria bepalen voor de mini-competitie. Een andere mogelijkheid is dezelfde gunningscriteria te behouden voor de plaatsing van de raamovereenkomst en de plaatsing van de specifieke opdrachten, maar een andere weging vast te leggen. In alle gevallen moeten de criteria en hun weging op een ondubbelzinnige wijze opgenomen zijn in de opdrachtdocumenten.

Daarnaast besteedt de aanbestedende overheid ook aandacht aan de beoordelingsmethode, zowel voor de toepassing van de gunningscriteria bij de plaatsing van de raamovereenkomst als voor de toepassing van deze criteria bij de plaatsing van de specifieke opdrachten. c) De raamovereenkomst met meerdere deelnemers, waarbij de keuze van de deelnemer voor de specifieke opdrachten bepaald wordt hetzij met hetzij zonder in mededingingstelling Een tussenvorm is mogelijk, waarbij de specifieke opdrachten ten dele rechtstreeks gegund worden volgens de voorwaarden van de raamovereenkomst en ten dele na mini-competitie (art.43, § 5, 2° van de wet). De raamovereenkomst bepaalt de uitvoeringsmodaliteiten van de specifieke opdrachten in functie van het type procedure. Hetzelfde geldt voor de plaatsingsmodaliteiten. Zo preciseert de overeenkomst bij wijze van voorbeeld het verloop van het cascadesysteem en de modaliteiten van inmededingingstelling in geval van mini-competitie, onder meer de gunningscriteria. Om de naleving te waarborgen van de algemene beginselen, moet de aanbestedende overheid in de opdrachtdocumenten eveneens de objectieve criteria opnemen die de keuze bepalen voor één van beide types. Het kan daarbij gaan om: - vaststelling van de rangschikking van de deelnemers een cascadesysteem per tijdsinterval, bv. trimestrieel; - mini-competitie, indien de geraamde waarde van de specifieke opdracht een vooraf bepaald bedrag bereikt of indien de bestelde hoeveelheid een vooraf bepaald aantal bereikt; - enkel mini-competitie organiseren voor werken, leveringen of diensten met bepaalde kenmerken, waarbij de behoefte bestaat aan een betere service of een hoger veiligheidsniveau. Overweging 61 van de richtlijn geeft geen concreet voorbeeld bij dit criterium, maar volgend voorbeeld zou kunnen dienen : een aanbestedende overheid beschikt over een uitgebreid park van fotokopiemachines die verschillende stadia bereikt hebben van hun levenscyclus. De raamovereenkomst betreft onderhoudsdiensten, maar ook de vervanging van oudere machines : opdrachten voor de vervanging van oudere machines worden gegund na mini-competitie en de normale onderhoudsdiensten worden gegund met toepassing van de ranking volgens het cascadesysteem.

Zoals hierboven aangehaald in punt 5 behoort de plaatsing van de specifieke opdrachten in principe tot de verantwoordelijkheid van de gebruikers, zo ook de organisatie van de mini-competitie. Indien de raamovereenkomst wordt geplaatst door een aankoopcentrale kunnen de opdrachtdocumenten evenwel bepalen dat de organisatie van de mini-competitie centraal zal worden geregeld door de aankoopcentrale zelf. In een dergelijk geval moeten de opdrachtdocumenten inlichtingen bevatten omtrent de voorwaarden waaronder de mini-competitie door haar kan of zal georganiseerd worden. Te denken valt aan het periodiek, op vaste tijdstippen organiseren van de minicompetitie of in functie van de voorradige stocks of de noodzaak tot vernieuwing van het gamma werken, leveringen of diensten of van de catalogi. Andere organisatievormen zijn ook denkbaar. 7. Bijzonderheden m.b.t. de plaatsing van de raamovereenkomst 7.1. Procedure en bevoegdheid Een aanbestedende overheid kan raamovereenkomsten sluiten voor zover zij de door art. 35 en art. 89, § 1 van de wet voorziene procedures toepast. De plaatsingsprocedure voor de raamovereenkomst volgt bijgevolg de gebruikelijke regels inzake aankondiging, kwalitatieve selectie, regelmatigheid en gunning in functie van de gekozen procedure. Inzake bevoegdheid tot de plaatsing van de raamovereenkomst is art. 169 van de wet van toepassing en, in voorkomend geval, de op de aanbestedende overheid toepasselijke delegatiebesluiten.

De geraamde waarde van de opdracht bij het opstarten van de procedure bepaalt de regels die gedurende het hele verloop ervan toepasselijk zijn, voor zover de toepassing van de regels afhankelijk is van de geraamde waarde van de opdracht of van de verplichte voorafgaande Europese bekendmaking (art. 6 van het KB plaatsing).

Dezelfde ramingsregels zijn van toepassing om te bepalen of de raamovereenkomst onderworpen is aan het KB tussenkomst Ministerraad.

De goedkeuring van de Ministerraad is vereist, - vóór het opstarten van de procedure, wanneer het geraamde bedrag gelijk is aan of hoger dan de bedragen vermeld in art. 3, § 1, van het KB tussenkomst Ministerraad; - vóór de gunning van de raamovereenkomst, wanneer het geraamde bedrag lager is dan de bedragen vermeld in art. 3, § 1 van het KB tussenkomst Ministerraad, maar het bedrag van de goed te keuren offerte de toepasselijke bedragen met meer dan 15 % overschrijdt. 7.2. Doorwerking van de gebruikte procedure naar de specifieke opdrachten Bij de keuze van de procedure voor de plaatsing van de raamovereenkomst houdt de aanbestedende overheid er rekening mee dat deze keuze bepalend is om vast te stellen of onderhandelingen zijn toegestaan bij de plaatsing van de specifieke opdrachten.

Indien de raamovereenkomst geplaatst is middels openbare of niet-openbare procedure kunnen de specifieke opdrachten niet het voorwerp uitmaken van onderhandelingen. Het gebruik van de procedures waarbij onderhandelingen mogen plaatsvinden wordt uitsluitend geregeld door art. 35 en 89 van de wet.

Behoudens wanneer het voorwerp van de raamovereenkomst sociale en andere specifieke diensten betreffen, zijn onderhandelingen tijdens de minicompetite in de tweede fase enkel mogelijk voor zover de raamovereenkomst middels één van deze uitzonderingsprocedures is geplaatst en mits, de raamovereenkomst uitdrukkelijk deze mogelijkheid voorziet. De eigenlijke bestelling vindt immers maar plaats op het moment van de sluiting van de specifieke opdrachten. Toelaten dat deze opdrachten worden gegund door middel van onderhandelingen in gevallen waarbij de voorwaarden zoals bedoeld in art. 35 samen gelezen met de artikelen 38 t.e.m. 42 van de wet niet vervuld zijn, zou er eenvoudigweg op neerkomen dat de voorwaarden ervan worden omzeild.

Bij raamovereenkomsten, die geplaatst worden met toepassing van art. 89 van de wet, zijn onderhandelingen tijdens de minicompetitie in de tweede fase steeds mogelijk ndien de opdrachtdocumenten hierin uitdrukkelijk voorzien. 7.3. Selectie Specifiek inzake selectie wordt de aandacht gevestigd op art. 67, § 3, derde lid, van het KB plaatsing. De formulering van de omzetvereiste in functie van de gelijktijdige uitvoering van specifieke opdrachten vormt een garantie voor de toegang van de raamovereenkomst voor KMO's.. Er mag echter niet uit het oog verloren worden dat deze bepaling slechts van toepassing is op raamovereenkomsten waarvan de specifieke opdrachten worden gegund na het opnieuw in mededinging stellen.

Bij een opdracht voor werken kunnen de selectiecriteria en het niveau ervan worden bepaald aan de hand van de categorieën en klassen zoals bepaald in de wet van 20 maart 1991 houdende regeling van de erkenning van aannemers voor werken. Voor wat de toepassing van art. 3, § 2, van het koninklijk besluit van 26 september 1991Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 26/09/1991 pub. 12/09/2018 numac 2018013657 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Koninklijk besluit tot vaststelling van bepaalde toepassingsmaatregelen van de wet van 20 maart 1991 houdende regeling van de erkenning van aannemers van werken. - Officieuze coördinatie in het Duits sluiten tot vaststelling van bepaalde toepassingsmaatregelen van de wet van 20 maart 1991 houdende regeling van de erkenning van aannemers van werken betreft wordt de erkenningsklasse bepaald in functie van het goed te keuren bedrag van elke specifieke opdracht en niet in functie van het totale geraamde bedrag van de raamovereenkomst (RvS (12de Ka.) 25 januari 2011, nr. 210.675, bvba aannemersbedrijf Buytaert). Het is van belang op het moment van de gunning van de raamovereenkomst te verifiëren of deze een nuttig effect kan hebben in die zin dat de gunning van de specifieke opdrachten mogelijk moet zijn. Het onderzoek impliceert dan of er redelijkerwijze kan van uitgegaan worden dat de deelnemer op het moment van de gunning van de specifieke opdrachten over de vereiste erkenning in de overeenkomstige categorie en klasse zal beschikken (RvS (6e Ka.) 19 november 2015, nr. 232.964, nv Sotrelco). 8. Uitvoering van de raamovereenkomst Aangezien de raamovereenkomst de voorwaarden vastlegt van nog te plaatsen opdrachten, houdt de sluiting van de raamovereenkomst op zich nog niet in dat de prestaties daadwerkelijk zullen worden besteld en uitgevoerd.Het corpus aan regels eigen aan de uitvoeringsfase is dan ook beperkter bij raamovereenkomsten dan bij overheidsopdrachten sensu stricto. Art. 7 van het KB uitvoering bepaalt daarom dat enkel hoofdstuk 1 en de artikelen 12, § 4, 37 tot 38/19 en 61 tot 63 van toepassing zijn op de raamovereenkomst.

In sommige gevallen kan de raamovereenkomst op zichzelf echter reeds specifieke verplichtingen bevatten ten laste van de deelnemer(s) : een aankoopcentrale kan er bv. belang bij hebben de deelnemer te verplichten informatie te verstrekken omtrent de uitvoering van specifieke opdrachten (reeds gepresteerde hoeveelheden, forecast van uit te voeren specifieke opdrachten, etc.). Ook kunnen de opdrachtdocumenten een globale borgstelling opleggen en de berekeningswijze ervan bepalen in geval van een raamovereenkomst met één opdrachtnemer (art. 25, § 2, derde lid van het KB uitvoering).

In de gevallen waar de raamovereenkomst, onafhankelijk van de te plaatsen specifieke opdrachten, verplichtingen oplegt aan de deelnemer(s), moet de aanbestedende overheid onderzoeken welke bepalingen zij desgevallend op basis van art. 6, § 5, van het KB uitvoering wenst toepasselijk te maken. Het is evident dat bij een globale borgstelling ook de artikelen 25 t.e.m. 33 toepasselijk gemaakt worden evenals de artikelen 44 en 47 van het KB uitvoering. 9. Verbreking van de raamovereenkomst Wanneer de raamovereenkomst verbroken wordt op basis van de artikelen 61 tot 62/1 van het KB uitvoering, kan de aanbestedende overheid beslissen dat de verbreking geen gevolgen heeft voor de lopende specifieke opdrachten (art.63 van het KB uitvoering). Teneinde aan deze bepaling een werkzaam gevolg te verlenen in het geval de raamovereenkomst wordt gesloten door een aankoopcentrale, past het in de opdrachtdocumenten te bepalen dat het aan de gebruikers van de raamovereenkomst toekomt om te beslissen of de verbreking van de raamovereenkomst door de aankoopcentrale al dan niet gevolgen zal hebben op de lopende specifieke opdrachten die door de gebruikers werden geplaatst. 10. Plaatsing specifieke opdrachten 10.1. Algemeen De gunning van de specifieke opdrachten verloopt op een minder formalistische wijze dan de gunning van de raamovereenkomst waarop de specifieke opdrachten zijn gebaseerd en waarvoor art. 43 van de wet uitdrukkelijk stelt dat hiertoe de door de wet voorziene procedures worden toegepast. De plaatsing van de specifieke opdrachten op een minder formalistische wijze betekent echter niet dat er wezenlijke wijzigingen mogen aanbracht worden aan de in de raamovereenkomst vastgestelde voorwaarden.

Een aankondiging van de opdracht is niet vereist voor de op een raamovereenkomst gebaseerde opdrachten (art. 61, eerste lid, 3°, van de wet). Er is evenmin een aankondiging van gegunde opdracht vereist betreffende de resultaten van de plaatsingsprocedure voor een opdracht die gebaseerd is op een raamovereenkomst (art. 62, tweede lid van de wet). 10.2. Rechtstreekse gunning Er is sprake van "rechtstreekse gunning" wanneer de keuze van de deelnemer niet afhangt van een nieuwe in mededingingstelling. Dit is het geval bij raamovereenkomsten met één deelnemer en raamovereenkomsten met meerdere deelnemers waarbij de aanduiding van de deelnemer volgt uit de toepassing van objectieve bepalingen van de raamovereenkomst zelf en waarbij de specifieke opdrachten vervolgens volgens de voorwaarden van de raamovereenkomst worden geplaatst.

De rechtstreekse gunning zal in het geval de raamovereenkomst gesloten werd met één deelnemer, met verzoek tot aanvulling van de offerte, voorafgegaan worden door een schriftelijke raadpleging van de deelnemer met het oog op de aanvulling van de offerte en door de aanvaarding van de aangevulde offerte door de aanbestedende overheid of door de eventuele gebruikers.

De communicatie en de informatie-uitwisseling tussen de aanbestedende overheid of de gebruiker enerzijds, en de deelnemer anderzijds, dienen in overeenstemming met art. 14, § 1, van de wet via elektronische communicatiemiddelen te gebeuren. 10.3. Procedure van de mini-competitie Voor de specifieke opdrachten die worden geplaatst na een nieuwe in mededingingstelling heeft de wetgever verduidelijkt in de Memorie van Toelichting bij de wet dat deze mini-competitie niet onderworpen is aan de formele regels die van toepassing zijn op de procedure gekozen voor de plaatsing van de raamovereenkomst (behalve indien de opdrachtdocumenten dit anders voorzien).

Hoewel de regels m.b.t. de regelmatigheid van de offerte, zoals zij voortvloeien uit art. 76 K.B. plaatsing volledig van toepassing zijn bij de plaatsing van de raamovereenkomst, geldt dit niet voor de plaatsing van de specifieke opdrachten. Het is aan de aanbestedende overheid om in de opdrachtdocumenten specifieke regels i.v.m. de beoordeling van de onregelmatigheden te voorzien. De aanbestedende overheid is er steeds toe gehouden tenminste de vergelijkbaarheid van de offertes na te gaan op het vlak van de overeenstemming met de minimale eisen, de geldigheid van de verbintenis van de inschrijver en de naleving van het milieurecht, het sociaal recht en het arbeidsrecht.

Het organiseren van de mini-competitie zal bovendien steeds moeten beantwoorden aan de voorwaarden vermeld in paragraaf 6 van art. 43 van de wet, nl.: 1. dat de aanbestedende overheden, of de eventuele gebruikers van de raamovereenkomst, voor elke te gunnen opdracht schriftelijk de ondernemers raadplegen die in staat zijn de opdracht uit te voeren;2. dat de aanbestedende overheden, of de eventuele gebruikers van de raamovereenkomst, een voldoende lange termijn vaststellen voor de indiening van offertes voor elke specifieke opdracht, rekening houdend met elementen zoals de complexiteit van het voorwerp van de opdracht en de benodigde tijd voor de toezending van de offertes;3. dat de offertes schriftelijk ingediend worden en de inhoud ervan niet vrijgegeven wordt totdat de gestelde indieningstermijn is verstreken;en 4. dat de aanbestedende overheden, of de eventuele gebruikers van de raamovereenkomst, elke opdracht gunnen aan de deelnemer die op grond van de in de opdrachtdocumenten van de raamovereenkomst vastgestelde gunningscriteria de beste offerte heeft ingediend, met uitzondering van de opdrachten bedoeld in art.92 van de wet. 11. Specifieke regels inzake de mini-competitie 11.1. Elektronische middelen Net zoals bij de "rechtstreekse gunning" van de specifieke opdrachten zal de communicatie en de informatie-uitwisseling tussen de aanbestedende overheid of gebruiker van de raamovereenkomst en de deelnemers in het kader van de mini-competitie onderworpen blijven aan de toepassing van art. 14 van de wet. De aanbestedende overheid of de gebruiker zal deze communicatie dus moeten realiseren met behulp van elektronische middelen.

De offertes evenals elke precisering of aanvulling zullen dus met behulp van elektronische instrumenten en middelen moeten worden ingediend en ontvangen. Dit betekent evenwel niet dat aan deze elektronische indiening en ontvangst dezelfde eisen moeten worden gesteld dan deze voor de elektronische platformen bedoeld in art. 14, § 7, van de wet en waarvan het gebruik in principe verplicht is voor de ontvangst van de offertes ingediend in het kader van de procedure die geleid heeft tot de plaatsing van de raamovereenkomst zelf.

In het verslag aan de Koning wordt in de inleidende bespreking van hoofdstuk 7 overweging 57 van de richtlijn geparafraseerd door te stellen dat de evaluatie van de proportionaliteit (tussen de eisen bedoeld om een juiste en betrouwbare identificatie van de afzenders te waarborgen en de integriteit van de inhoud ervan enerzijds, en het risico dat er problemen rijzen anderzijds) kan leiden tot het vereisen van een lager beveiligingsniveau voor het indienen van offertes in het kader van de mini-competitie (Verslag aan de Koning, BS 9 mei 2017, p. 55360). Bijgevolg kan de aanbestedende overheid in deze hypothese het gebruik van e-mail toelaten, voor zover de vertrouwelijkheid en de integriteit van de offerte wordt gewaarborgd.

Indien de offertes voor deelname aan de raamovereenkomst zijn ingediend onder de vorm van elektronische catalogi, kan de mini-competitie plaatsvinden onder de vorm van bijgewerkte catalogi mits naleving van de voorschriften van de artikelen 114-115 van het KB plaatsing.

Voor zover de opdracht voldoet aan de voorwaarden van art. 45 van de wet en art. 102 van het KB plaatsing, kan de mini-competitie ook plaatsvinden onder de vorm van een elektronische veiling. 11.2. Indiening van een UEA Indien de geraamde waarde van de specifieke opdracht die via mini-competitie opnieuw in mededinging wordt gesteld gelijk is aan of hoger dan de drempel voor Europese bekendmaking, zijn de deelnemers in toepassing van art 73, § 1 en § 3, tweede lid, van de wet ertoe gehouden om samen met de offerte het UEA opnieuw in te dienen. De aanbestedende overheid, of de gebruiker, dient vervolgens de deelnemer aan wie zij van plan is de opdracht te gunnen te verzoeken om de geactualiseerde documenten ter ondersteuning van de verklaringen in het UEA over te leggen (art. 73, § 3 van de wet).

Deze is evenwel niet verplicht de documenten over te leggen wanneer de aanbestedende overheid ze reeds in bezit heeft ten gevolge van de raamovereenkomst die eerder werd gesloten. Dit op voorwaarde dat de deelnemer in zijn offerte duidelijk de procedure identificeert tijdens dewelke deze documenten reeds werden voorgelegd en voor zover de inlichtingen en documenten nog beantwoorden aan de gestelde vereisten (art. 73, § 4 van de wet). 11.3. Rechtsbescherming De opdrachten die gegund worden na mini-competitie zijn opdrachten in de zin van art. 4, 8° en art. 29/1, § 1, 2° van de wet rechtsbescherming. De aanbestedende overheid stelt bijgevolg een gemotiveerde beslissing op wanneer ze de opdracht gunt, ongeacht de procedure.

De aanbestedende overheid deelt de beslissing mee overeenkomstig de betrokken bepaling van de wet rechtsbescherming, rekening houdende met het feit dat de wachttermijn niet verplicht is (art. 12, 3° van de wet rechtsbescherming). De mededeling bevat in voorkomend geval niet de vermeldingen van art. 8, § 1, tweede lid, 1°, van voormelde wet.

De gebruikelijke rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten staan open tegen deze gemotiveerde gunningsbeslissing (artikelen 14 tot 16 en art. 31 van de wet rechtsbescherming). 12. Uitvoering van de specifieke opdrachten Behoudens indien het KB uitvoering geheel of ten dele niet van toepassing is, voorziet art.7, tweede lid, in een specifiek stelsel met een beperkte, doch overeenkomstig art. 7 van het KB van 22 juni 2017 tot wijziging van het KB uitvoering uitgebreide, lijst van verplichte bepalingen (kernartikelen) van toepassing op de specifieke opdrachten : "Het tweede lid verduidelijkt dat de opdrachten die op basis van een raamovereenkomst worden gesloten, behoudens andersluidende bepaling in de opdrachtdocumenten, onderworpen zijn aan alle bepalingen. Via deze werkwijze wordt nog steeds voor de nodige soepelheid gezorgd. De lijst van kernartikelen waarvan evenwel nooit kan worden afgeweken, is wel uitgebreid. Meer bepaald werden de artikelen 12/1, 37 tot 38/6, 38/8, 38/9, § 4, 38/10, § 4, 38/11 tot 38/19, 62, eerste lid, 1° en tweede lid en 62/1 aan deze lijst toegevoegd. Het betreft de bepalingen die betrekking hebben op de wijziging van de opdracht en op sommige regels omtrent het beëindigen van de opdracht enerzijds en omtrent onderaanneming anderzijds." (Verslag aan de Koning, BS 27 juni 2017, p. 68315).

Er mag voor specifieke opdrachten ook niet worden afgeweken van: - art. 9, § 2, dat betrekking heeft op het verbod op het verlengen van de verificatie- en betalingstermijnen; - art. 9, § 3, dat betrekking heeft op het verbod van onbillijke bedingen; - art. 69 dat betrekking heeft op de verschuldigde intresten bij laattijdige betaling en de vergoeding voor invorderingskosten.

Er weze opgemerkt dat art. 9, § 4, van het KB uitvoering niet werd aangeduid als kernartikel waarvan niet kan afgeweken worden voor de uitvoering van de specifieke opdrachten. Hierdoor wordt de aanbestedende overheid de mogelijkheid verschaft het soepel regime inzake de verplichte bepalingen en afwijkingen volledig te benutten.

IV. DE TECHNIEK VAN DE RAAMOVEREENKOMST IN COMBINATIE MET GROEPERING VAN AANKOPEN VAN VERSCHILLENDE AANBESTEDENDE OVERHEDEN 13. Occasionele gezamenlijke opdrachten Mits naleving van art.48 van de wet kunnen twee of meerdere aanbestedende overheden overeenkomen op occasionele basis bepaalde opdrachten gezamenlijk te plaatsen.

De occasionele gezamenlijke opdracht is te onderscheiden van de raamovereenkomst. De eerste resulteert onmiddellijk in de sluiting van een overheidsopdracht terwijl in geval van de raamovereenkomst de specifieke opdrachten in de regel pas worden geplaatst na de sluiting van de raamovereenkomst.

De betrokken aanbestedende overheden worden aangeraden een overeenkomst op te stellen die tenminste de volgende elementen bevat en die zal ondertekend worden door de vertegenwoordiger van elke aanbestedende overheid: - de identiteit van de aanbestedende overheden; - het voorwerp van de opdracht; - de verplichtingen van de aanbestedende overheden die partij zijn bij de opdracht ; - de wijze van plaatsing; - in voorkomend geval, de identificatie van de aanbestedende overheid die optreedt in naam van de andere aanbestedende overheden en in eigen naam; - de aansprakelijkheid van elke partij; - de betalingsmodaliteiten van de individuele facturen; - de modaliteiten van tussenkomst van de verschillende partijen gedurende de uitvoeringsfase,. 14. Gecentraliseerde aankoopactiviteiten en aankoopcentrales 14.1. Aankoopcentrale : een begrip met een dubbele betekenis Hoewel de wetgever dezelfde terminologie gebruikt, worden twee verschillende juridische situaties bedoeld. De eerste betreft de verwerving van leveringen en/of diensten, terwijl de tweede de plaatsing van een overheidsopdracht of een raamovereenkomst omvat en zowel werken, leveringen als diensten betreft. Het voordeel bestaat er in beide hypotheses in dat de aankoopcentrale zich in een dominantere marktpositie bevindt om de meest voordelige aankoopvoorwaarden te bekomen dan een aanbestedende overheid die individueel aankopen verricht middels een overheidsopdracht of een raamovereenkomst.

In de betekenis van verwerving, loopt de aankoopcentrale die leveringen of diensten verwerft een reëel risico. Wanneer opdrachten worden geplaatst en gesloten, is enkel de aankoopcentrale verantwoordelijk tegenover de opdrachtnemer. Wanbetaling van een gebruiker is de verantwoordelijkheid van de aankoopcentrale.

Onverminderd het KB federaal aankoopbeleid hebben de aanbestedende overheden de mogelijkheid om beroep te doen op gecentraliseerde aankoopactiviteiten van een aanbestedende overheid die optreedt als aankoopcentrale. De aanbestedende overheid die optreedt als aankoopcentrale kan al dan niet een aanbestedende overheid zijn hernomen in deel II van de huidige omzendbrief.

Deze mogelijkheid om op te treden als aankoopcentrale moet natuurlijk kaderen binnen de opdrachten waarvoor de betrokken aanbestedende overheid opgericht is. De aanbestedende overheden zijn ertoe gehouden een voorafgaandelijk voorstel in te dienen aan de Inspecteurs van Financiën of aan elk ander orgaan dat over vergelijkbare prerogatieven beschikt dan deze bedoeld in het koninklijk besluit van 16 november 1994 betreffende de administratieve en begrotingscontrole.

De aanbestedende overheden zijn ertoe gehouden de keuze tussen de vorm verwerving en de vorm plaatsing of de keuze om beiden te combineren uiteen te zetten in de nota aan de Inspectie van Financiën of elk ander orgaan met eenzelfde bevoegdheid. De aanbestedende overheid die handelt als aankoopcentrale in de vorm van verwerving is er toe gehouden voorafgaandelijk een overeenkomst voor te leggen met de gebruiker waarin minstens de volgende informatie is hernomen: - de identiteit van de aankoopcentrale; - de identiteit van de gebruikers; - het betalingsmechanisme; - het voorwerp van de opdracht. 14.2. De aanbestedende overheid die optreedt als aankoopcentrale in de vorm van plaatsing De aanbestedende overheid, die opteert op te treden als aankoopcentrale in de vorm van plaatsing, is verantwoordelijk voor de volledige plaatsingsprocedure. Als leidende dienst is hij eveneens belast het goede verloop van de raamovereenkomst en de naleving van de voorwaarden ervan door de gebruikers en deelnemers te verzekeren.

Deze aanbestedende overheid is er overigens eveneens toe gehouden een nota aan de Inspectie van Financiën of aan gelijk welk ander orgaan met gelijkwaardige bevoegdheid in te dienen met de volgende informatie: - de geraamde waarde van de opdracht overeenkomstig art. 7 van het KB plaatsing (met bijzondere aandacht in het geval de techniek van de raamovereenkomst gebruikt wordt: de maximale waarde of hoeveelheid van de opdracht van alle voor de totale duur van de raamovereenkomst voorgenomen specifieke opdrachten); - de identiteit van de leidende dienst; - de gebruikers partijen; - de modaliteiten om specifieke opdrachten te plaatsen; - de modaliteiten om specifieke opdrachten te sluiten. 14.3 Verplichtingen van de leidende dienst De leidende dienst van de aankoopcentrale is verantwoordelijk voor de monitoring van het gebruik van de raamovereenkomst. Daarom dient zij in de opdrachtdocumenten precieze bepalingen op te nemen die haar toelaten toezicht te houden op de uitvoering van de raamovereenkomst.

In dit kader is het aan haar om de maximale hoeveelheid of waarde te bepalen en erover te waken dat deze niet overschreden wordt. Minstens het volgende dient bepaald in de opdrachtdocumenten : - identificatie van het systeem of de persoon belast met de monitoring; - de modaliteiten om de afgenomen hoeveelheden of waarden te controleren; - statistische verplichtingen in hoofde van de deelnemers en de gebruikers. 15. Aanvullende aankoopactiviteiten De aanvullende aankoopactiviteiten zijn alle activiteiten voorgesteld door personen van publiek recht of privaat recht en die kunnen bestaan uit : - ter beschikking stellen van technische infrastructuur aan aankopers om overheidsopdrachten of raamovereenkomsten te plaatsen; - advies verlenen in het kader van plaatsingsprocedures; - voorbereiden en beheren van plaatsingsprocedures namens en voor rekening van een aanbestedende overheid.

De aanbestedende overheden kunnen overheidsopdrachten voor diensten betreffende aanvullende aankoopactiviteiten gunnen aan een andere aanbestedende overheid die optreedt als aankoopcentrale zonder toepassing van de in de wet vervatte procedures. 16. Het opzetten van een raamovereenkomst in de context van het KB federaal aankoopbeleid Met het KB federaal aankoopbeleid wordt een samenwerkingsmodel gecreëerd voor het beheer van gemeenschappelijke overeenkomsten op het federale niveau.Onder gemeenschappelijke overeenkomsten worden de centraal gecoördineerde overheidsopdrachten verstaan die via dit samenwerkingsmodel worden gerealiseerd in naam en voor rekening van de aanbestedende overheden die als deelnemers aan het samenwerkingsmodel worden aangeduid.

Binnen het samenwerkingsmodel bestaan twee types van deelnemende aanbestedende overheden: de aanbestedende overheden die verplicht zijn deel te nemen aan het samenwerkingsmodel (de actieve deelnemers), en de aanbestedende overheden die zich vrijwillig kunnen aansluiten bij een gemeenschappelijke overeenkomst die in het kader van de samenwerking zal worden gerealiseerd (de passieve deelnemers).

Het materieel toepassingsgebied van het KB federaal aankoopbeleid beperkt zich tot overheidsopdrachten voor leveringen en diensten die onder het toepassingsgebied vallen van titel 2 van de wet inzake overheidsopdrachten. Worden evenwel expliciet uitgesloten van het samenwerkingsmodel: overheidsopdrachten die als vertrouwelijk of strategisch worden beschouwd alsook de opdrachten die als geheim worden beschouwd of waarvan de uitvoering bijzondere maatregelen inzake veiligheid vereist, overeenkomstig de van kracht zijnde wettelijke, reglementaire of administratieve bepalingen of indien de bescherming van essentiële belangen van het land dit vereist.

Hetzelfde geldt voor overheidsopdrachten waarvan de specifieke kenmerken rechtvaardigen dat ze worden geplaatst op buitenlands grondgebied door diplomatieke en consulaire vertegenwoordigingen Hoewel art. 3 van het KB federaal aankoopbeleid de bepalingen van het besluit uitsluitend van toepassing verklaart op overheidsopdrachten, verduidelijkt het verslag aan de koning bij de bespreking van voornoemd artikel dat deze definitie ook raamovereenkomsten omvat alsmede prijsvragen. In de praktijk zullen de gemeenschappelijke overeenkomsten frequent gesloten worden in de vorm van een raamovereenkomst in die zin dat ze de voorwaarden bepalen waaronder de deelnemers aan de gemeenschappelijke overeenkomst gedurende een bepaalde periode opdrachten kunnen plaatsen.

Dit neemt echter niet weg dat een gemeenschappelijke overeenkomst bij de sluiting zelf reeds onder bezwarende titel kan worden aangegaan wanneer deze bv. onmiddellijk resulteert in de effectieve uitvoering van één of meerdere specifieke opdrachten of wanneer de opdrachtdocumenten vaste of minimaal te leveren hoeveelheden en/of vaste of minimaal te verlenen diensten in hoofde van één of meerdere deelnemers bepaalt. 17. De bijzondere kenmerken van raamovereenkomsten gesloten in het kader van het samenwerkingsmodel In toepassing van art.43, § 1, van de wet stelt art. 9, eerste lid, 7° van het KB federaal aankoopbeleid dat de deelnemers aan een gemeenschappelijke overeenkomst duidelijk geïdentificeerd moeten worden op het ogenblik van het opstarten van de procedure tot plaatsing. De groep van potentiële deelnemers aan een gemeenschappelijke overeenkomst is evenwel beperkt tot deze aanbestedende overheden die overeenkomstig art. 2 van het KB federaal aankoopbeleid behoren tot de categorie van hetzij de actieve deelnemers, hetzij de passieve deelnemers aan het samenwerkingsmodel.

Actieve deelnemers, zijnde de aanbestedende overheden die verplicht deelnemen aan het samenwerkingsmodel, worden verondersteld steeds deel te nemen aan een gemeenschappelijke overeenkomst. Niet-deelname van een actieve deelnemer aan een gemeenschappelijke overeenkomst vereist een uitdrukkelijke wilsuitdrukking hiertoe (opt-out).

Voor passieve deelnemers wordt het principe omgekeerd. Deze aanbestedende overheden zullen enkel kunnen deelnemen aan een gemeenschappelijke overeenkomst indien zij uitdrukkelijk hun intentie hiertoe verklaard hebben, gevolgd door het ondertekenen van een aansluitingsovereenkomst (opt-in).

De voorwaarde dat passieve deelnemers een aansluitingsovereenkomst dienen te ondertekenen om te kunnen toetreden tot een gemeenschappelijke overeenkomst gesloten in het kader van het KB federaal aankoopbeleid is immers een noodzakelijke voorwaarde om de zelfstandigheid en wettigheid te waarborgen die geldt voor de handelingen van de meeste van de bedoelde aanbestedende overheden.

Waar de wetgever in de bespreking bij art. 43 van de wet wijst op het feit dat raamovereenkomsten geen exclusieve rechten doen ontstaan in hoofde van de opdrachtnemer(s), dient dit toch enigszins genuanceerd te worden voor de raamovereenkomsten die in het kader van het hier besproken samenwerkingsmodel gerealiseerd worden. Zodra de gemeenschappelijke overeenkomst wordt gerealiseerd zijn alle aanbestedende overheden die als deelnemer ervan werden geïdentificeerd in de opdrachtdocumenten gehouden om voor de aankoop van de leveringen of diensten systematisch voorrang te verlenen aan de gemeenschappelijke overeenkomst waaraan deze deelnemen (art. 9, eerste lid, 1° van het KB federaal aankoopbeleid).

Deze kunnen dus niet zonder meer beslissen om zelf een eigen plaatsingsprocedure te organiseren voor gelijkaardige leveringen en diensten waarvoor ze als deelnemer werden geïdentificeerd.

Elke beslissing om de deelname aan de gemeenschappelijke overeenkomst te herzien dient immers gemotiveerd te worden en meegedeeld aan het Strategisch Federaal Aankoopoverleg. Bovendien kan de deelnemer die zijn deelname wenst te herzien deze beslissing enkel motiveren door aan te tonen dat uitvoering van de gemeenschappelijke overeenkomst voor hem dermate problematisch is dat het functioneren van de dienst in het gedrag komt (art. 9, eerste lid, 7°, van het KB federaal aankoopbeleid). Het verslag aan de koning vernoemt o.a., zonder exhaustief te zijn, een acuut hoogdringend karakter, het onverzoenbaar blijken van technische specificaties ondanks het gebruik van maatregelen die deze verschillen zouden moeten overbruggen.

Zelfs de actieve deelnemers die hun deelname aan een bepaalde gemeenschappelijke overeenkomst hebben geweigerd, moeten alvorens zij een eigen overheidsopdracht uitschrijven voor leveringen en diensten waarvan het voorwerp gelijkaardig is aan de gemeenschappelijke overeenkomst waaraan ze niet deelnemen, deze beslissing aan het Strategisch Federaal Aankoopoverleg te motiveren (art. 9, eerste lid, 4°, van het KB federaal aankoopbeleid).

Brussel, 28 juni 2022.

De Eerste Minister, A. DE CROO De Minister van Ambtenarenzaken, P. DE SUTTER De Staatssecretaris voor Begroting, E. DE BLEEKER