20 JANUARI 2023. - Koninklijk besluit inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid

VERSLAG AAN DE KONING, Sire, Het koninklijk besluit van 22 december 2017Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 22/12/2017 pub. 16/01/2018 numac 2017014404 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Koninklijk besluit inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid sluiten inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid heeft een samenwerkingsmodel op federaal niveau gecreëerd voor het beheer van gemeenschappelijke overeenkomsten. Het samenwerkingsmodel stootte echter op enkele obstakels, waardoor het moeilijk werd om bepaalde doelstellingen die in het voornoemde besluit waren vastgelegd te verwezenlijken en het samenwerkingsmodel werd uitgehold.

Door gelijkaardige doelstellingen na te streven wil dit ontwerp derhalve op een duidelijkere en preciezere manier de ambities van dit samenwerkingsmodel vastleggen. Zo wil dit ontwerp verzekeren dat het samenwerkingsmodel optimaal functioneert door het efficiënter te maken en kwaliteitsvollere federale aankopen te realiseren.

De eerste doelstelling van dit ontwerp is de efficiëntie van de huidige federale gemeenschappelijke aankoopvormen voor wat betreft overheidsopdrachten voor leveringen en diensten te verhogen.

Het is met name de bedoeling om besparings- en efficiëntiewinsten te bekomen in termen van budget (bijvoorbeeld door middel van schaalvoordelen) en werklast voor alle deelnemers aan het samenwerkingsmodel, door onder andere het aantal procedures te verminderen en expertise te delen.

Dit ontwerp beoogt het optimaliseren van het bestaande samenwerkingsmodel voor gecentraliseerde federale aankopen. Dit geoptimaliseerde samenwerkingsmodel dient een duidelijk kader te creëren waarbinnen de actieve en passieve deelnemers vooraf worden geïnformeerd over de aankoopdomeinen voor wat betreft leveringen en diensten die het voorwerp zijn van gemeenschappelijke overeenkomsten en, desgevallend, welke federale aanbestedende overheid als aankoopcentrale zal optreden. Dit ontwerp introduceert een overzicht van de aankoopdomeinen met betrekking tot overheidsopdrachten voor leveringen en diensten. Het doel is om alle behoeften van de deelnemers op te delen per aankoopdomein volgens criteria zoals volumes, aard van de leveringen en/of diensten, enz. Deze aankoopdomeinen worden ondergebracht in twee bijlagen. Bijlage 2 van dit ontwerp bevat de gemeenschappelijke behoeften die betrekking hebben op transversale aankoopdomeinen. Met betrekking tot de gemeenschappelijke behoeften die onder deze bijlage 2 vallen, bepaalt dit ontwerp dat de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning via het dienstencentrum Procurement prioritair zal optreden als aankoopcentrale. Bijlage 3 van dit ontwerp bevat de gemeenschappelijke behoeften die behoren tot de aankoopdomeinen waarvoor elke actieve of passieve deelnemer als aankoopcentrale kan optreden, op basis van hun expertise en capaciteit, maar ook in functie van de taken die via reglementaire, wettelijke of statutaire weg aan die deelnemer zijn toevertrouwd. Het dienstencentrum Procurement biedt een administratieve en juridische ondersteuning, met het oog op een correcte en uniforme toepassing van de regelgeving overheidsopdrachten, maar ook van het aankoopproces bij federale gecentraliseerde aankopen. Actieve deelnemers dienen voorrang te verlenen aan gemeenschappelijke overeenkomsten die behoren tot bijlagen 2 en 3 van dit ontwerp.

Echter, wat de gemeenschappelijke behoeften betreffen die opgenomen zijn in bijlage 3 van dit ontwerp, kunnen de deelnemers hun eigen overheidsopdrachten plaatsen zolang het netwerk van het strategisch federaal aankoopoverleg (SFA) geen beslissing heeft genomen hiervoor een gemeenschappelijke overeenkomst op te starten en mits het SFA hiervan op voorhand wordt geïnformeerd. De aankoopdomeinen opgenomen in bijlagen 2 en 3 van dit ontwerp kunnen gewijzigd worden naargelang de door de federale regering gemaakte keuzes met betrekking tot het federaal aankoopbeleid.

De besluitvormingsstructuur zal bestaan uit het netwerk van het strategisch federaal aankoopoverleg (SFA) en het netwerk van het tactisch-operationeel federaal aankoopoverleg (TOFA). Om een uniforme en efficiënte toepassing van het aankoopproces bij federale gecentraliseerde aankopen te bekomen, wordt de rol van het dienstencentrum Procurement van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning vergroot als beheerder van het samenwerkingsmodel, evenals bevoorrechte aankoopcentrale voor de transversale aankoopdomeinen zoals opgenomen in bijlage 2 van dit ontwerp. Het dienstencentrum Procurement behoudt zijn voorrecht voor wat betreft het digitaliseren van overheidsopdrachten en het monitoren van het federaal aankoopbeleid.

De tweede doelstelling van dit ontwerp is de participatiegraad van kleine en middelgrote ondernemingen (KMO) aan overheidsopdrachten voor leveringen en diensten vergroten.

De eerste doelstelling omtrent schaalvoordelen en efficiëntiewinsten kan in sommige situaties en voor bepaalde overheidsopdrachten tegengesteld lijken aan de doelstelling om de toegang van KMO's tot overheidsopdrachten te vergroten. Om deze tegenstrijdigheid weg te werken, dient het SFA per aankoopdomein een evenwichtige beslissing te nemen omtrent de te volgen aankoopstrategie. Des te meer gezien overheidsopdrachten een belangrijke economische hefboom vormen.

Het dienstencentrum Procurement zal de nodige ondersteuning bieden aan de deelnemers aan het samenwerkingsmodel om de KMO-participatiegraad te verhogen. Dit onder andere door marktkennis te verzamelen en indicatoren te monitoren. Deze ondersteuning kan betrekking hebben op KMO-vriendelijke productstrategieën, leveranciersstrategieën, de verdeling in percelen, intellectuele eigendomsrechten, minimumeisen of financiële garanties. Een samenwerking met het KMO-observatorium van de Federale Overheidsdienst Economie, KMO, Middenstand en Energie bij het opstellen van de nota federaal aankoopbeleid wordt aangemoedigd.

Een gebrek aan communicatie en/of informatie over de ontvangst van offertes, de bestellingen, de leveringen en de betalingen kan een ontmoedigend effect hebben op KMO's die aan overheidsopdrachten wensen deel te nemen. Om deze problematiek aan te pakken, zet het dienstencentrum Procurement nog meer in op de ontwikkeling van gebruiksvriendelijke communicatiemiddelen.

Alle gemeenschappelijke overeenkomsten waartoe het SFA heeft beslist, worden via de applicaties voor het elektronisch beheer van overheidsopdrachten geregistreerd en ter beschikking gesteld van de gebruikers en de opdrachtnemers. Het dienstencentrum Procurement zorgt voor de nodige transparantie en coördinatie ter zake.

De derde doelstelling van dit ontwerp is de duurzaamheid van overheidsopdrachten voor leveringen en diensten bevorderen.

Ondanks het feit dat overheidsopdrachten een belangrijke hefboom vormen voor duurzame ontwikkeling, wordt er in de federale overheidsopdrachten en gemeenschappelijke overeenkomsten onvoldoende rekening gehouden met sociale, economische en milieuaspecten. De TOFA-leden zullen gesensibiliseerd worden om te kiezen voor de beschikbare juridische en/of technische instrumenten waarmee de gemeenschappelijke overeenkomsten duurzamer kunnen worden gemaakt. Met ondersteuning van het Federaal Instituut voor Duurzame Ontwikkeling zal het dienstencentrum Procurement ook diensten aanbieden om de integratie van duurzaamheid in federale overheidsopdrachten te verhogen. Door onder meer marktkennis te verzamelen en indicatoren te monitoren zal het dienstencentrum Procurement expertise ontwikkelen en aanbevelingen formuleren aan alle deelnemers aan het samenwerkingsmodel. De expertise en aanbevelingen kunnen betrekking hebben op marktonderzoek, opleidingen of technieken om duurzaamheidsclausules in de federale overheidsopdrachten op te nemen.

Om deze drie doelstellingen te bereiken, neemt het SFA de nodige strategische beslissingen in overleg met de experten ter zake.

Het dienstencentrum Procurement monitort de performantie-indicatoren voor deze drie doelstellingen en ziet toe op het evenwicht ertussen. HOOFDSTUK - I - Definities In deze bepaling worden oude en nieuwe definities samengebracht onder artikel 1, waarvan sommige reeds voorkwamen in het koninklijk besluit van 22 december 2017Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 22/12/2017 pub. 16/01/2018 numac 2017014404 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Koninklijk besluit inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid sluiten inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid. De definities voor "gemeenschappelijke overeenkomsten", "actieve deelnemers" en "passieve deelnemers" worden evenwel herwerkt in de punten 2° en 3° van dit ontwerp.

Er worden ook zes definities toegevoegd in de punten 1°, 7°, 8°, 9°, 10° en 11°. Punt 1° bepaalt het federaal aankoopbeleid in termen van inhoud en doelstellingen. Deze definitie wordt noodzakelijk geacht gezien het samenwerkingsmodel daaruit voortvloeit.

Punt 2° herwerkt de definitie van de gemeenschappelijke overeenkomst zoals ze werd bepaald in het koninklijk besluit van 22 december 2017Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 22/12/2017 pub. 16/01/2018 numac 2017014404 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Koninklijk besluit inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid sluiten, waarbij wordt verduidelijkt dat voortaan ook passieve deelnemers kunnen optreden als aankoopcentrale in het kader van het samenwerkingsmodel.

In verband met de definitie van de "actieve deelnemers" in punt 3°, behoort de federale politie voortaan tot de actieve deelnemers. De wet van 7 december 1998Relevante gevonden documenten type wet prom. 07/12/1998 pub. 05/01/1999 numac 1998021488 bron diensten van de eerste minister Wet tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus sluiten tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus bepaalt immers het volgende in artikel 115ter: "De Koning kan de federale politie aanwijzen als een aanbestedende overheid die verplicht deelneemt aan een samenwerkingsmodel op federaal niveau voor het beheer van gemeenschappelijke overeenkomsten en die daardoor in dat verband kan worden aangeduid om een gemeenschappelijke overeenkomst te plaatsen.

Hij doet dit in het kader van een federaal aankoopbeleid waarvan Hij de principes vastlegt".

Voorts worden de hulpverleningszones en de politiezones uitgesloten van het huidige samenwerkingsmodel, rekening houdend met het feit dat zij een eigen rechtspersoonlijkheid hebben die losstaat van de federale staat, en afhangen van lokale overheden of provincies. Ze kunnen echter in de gemeenschappelijke overeenkomsten worden opgenomen als gebruikers van de raamovereenkomst, overeenkomstig artikels 43, § 1 en 47, § 1, 3° van de wet van 17 juni 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet inzake overheidsopdrachten sluiten inzake overheidsopdrachten, zonder dat ze echter binnen het personeel toepassingsgebied van dit ontwerp vallen. Rekening houdend met de belangrijke synergiën die er tussen die twee zonetypes en de diensten van verschillende actieve deelnemers bestaan, dient er zoveel als mogelijk naar samenwerking met betrekking tot gemeenschappelijke aankopen te worden gestreefd. Wanneer ze besluiten om op individuele en vrijwillige basis deel te nemen aan federale gemeenschappelijke overeenkomsten, passen beide zonetypes de processen toe die voortvloeien uit het federaal aankoopoverleg, met name wat het bepalen van de raming naar hoeveelheden en budget betreft, alsook de naleving van de termijnen die door het SFA en/of het dienstencentrum Procurement worden vastgesteld.

Punten 4°, 5° en 6° behoeven geen toelichting, aangezien het definities betreffen die reeds in het koninklijk besluit van 22 december 2017Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 22/12/2017 pub. 16/01/2018 numac 2017014404 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Koninklijk besluit inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid sluiten opgenomen waren onder artikel 1.

Punt 7° voegt een definitie toe voor wat betreft het dienstencentrum Procurement. Artikel 6, paragraaf 1 van het koninklijk besluit van 22 december 2017Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 22/12/2017 pub. 16/01/2018 numac 2017014404 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Koninklijk besluit inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid sluiten richt in het kader van het federaal aankoopbeleid een dienstencentrum Procurement op, zonder daar echter een nauwkeurige definitie aan te geven. Rekening houdend met het feit dat de rol van het dienstencentrum Procurement in het nieuwe samenwerkingsmodel met dit ontwerp wordt bestendigd en versterkt, is het dan ook opportuun om die lacune in dit ontwerp weg te werken.

Punt 8° voegt een definitie toe voor wat betreft de gemeenschappelijke behoeften. Om de deelnemers duidelijkheid en een kader te verschaffen brengt dit punt preciseringen aan voor wat betreft de leveringen en diensten die als gemeenschappelijke overeenkomsten in aanmerking komen. Hiertoe worden 2 bijlagen opgesteld. Bijlage 2 van dit ontwerp heeft betrekking op de transversale aankoopdomeinen waarvoor de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning via het dienstencentrum Procurement als prioritaire aankoopcentrale zal optreden. Bijlage 3 van dit ontwerp heeft betrekking op andere, niet-transversale, aankoopdomeinen die het voorwerp kunnen uitmaken van gemeenschappelijke overeenkomsten en waarvoor de actieve deelnemers, waaronder de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning, evenals de passieve deelnemers als aankoopcentrale kunnen optreden.

Punt 9° introduceert een ander type gemeenschappelijke overeenkomst met betrekking tot specifieke behoeften die niet in bijlagen 2 en 3 van dit ontwerp zijn opgenomen en waarvoor er bij meerdere deelnemers een behoefte bestaat. Een actieve of passieve deelnemer kan als aankoopcentrale optreden. Het dienstencentrum Procurement kan echter niet als aankoopcentrale worden aangewezen voor deze specifieke behoeften, tenzij anders beslist wordt door de minister van Ambtenarenzaken of door de Ministerraad.

De punten 10° en 11° voegen respectievelijk definities toe over de intentieverklaring en de definitieve deelname. Hierdoor wordt een reglementaire basis gegeven aan beide begrippen, die reeds in de praktijk gebruikt worden. In het koninklijk besluit van 22 december 2017Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 22/12/2017 pub. 16/01/2018 numac 2017014404 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Koninklijk besluit inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid sluiten werden hiervoor nog geen definities opgenomen, daar er nog geen uniform proces bestond voor het samenwerkingsmodel. HOOFDSTUK - II - Toepassingsgebied Deze bepaling neemt artikel 2 van het koninklijk besluit van 22 december 2017Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 22/12/2017 pub. 16/01/2018 numac 2017014404 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Koninklijk besluit inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid sluiten over, maar voegt in de punten 3° tot 5° bijkomende uitsluitingen van het materieel toepassingsgebied toe.

Punten 1° en 2° behoeven geen toelichting, aangezien deze reeds in het koninklijk besluit van 22 december 2017Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 22/12/2017 pub. 16/01/2018 numac 2017014404 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Koninklijk besluit inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid sluiten opgenomen waren onder artikel 3.

Punt 3° sluit van het toepassingsgebied uit, de overheidsopdrachten die in het kader van ontwikkelingssamenwerking worden geplaatst, rekening houdend met de specifieke kenmerken die inherent zijn aan deze projecten en om dezelfde redenen als deze die in het koninklijk besluit van 22 december 2017Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 22/12/2017 pub. 16/01/2018 numac 2017014404 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Koninklijk besluit inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid sluiten zijn toegelicht voor in het buitenland geplaatste overheidsopdrachten.

In punt 4° worden de overheidsopdrachten uitgesloten die binnen het IT-domein vallen en niet behoren tot de aankoopdomeinen die zijn opgenomen in bijlagen 2 en 3 van dit ontwerp en waarvoor een specifieke beheers- en coördinatiestructuur voor gecentraliseerde overheidsopdrachten bestaat. Onder IT moet worden verstaan, zonder exhaustief te zijn, alles wat te maken heeft met informatie- en telecommunicatiesystemen en de beveiliging ervan. Dit omvat zowel hardware, software als diensten. Gezien er een specifieke expertise van de IT-markt vereist is, is het wenselijk dat de coördinatie van dit type overheidsopdrachten door de bestaande beheers- en coördinatiestructuur (G-Cloud) gebeurt. Dit betekent echter geenszins dat de actieve en passieve deelnemers, en dus ook het dienstencentrum Procurement, geen gemeenschappelijke overeenkomsten in het IT-domein kunnen plaatsen. Het is perfect mogelijk, en zelfs wenselijk, dat voor bepaalde apparatuur (smartphones, USB-sticks, dockingstations, enz.) of verbruiksgoederen (toners voor printers, enz.) de coördinatie via het samenwerkingsmodel verloopt. In dat opzicht kunnen deze aankoopdomeinen worden opgenomen in bijlagen 2 en 3 van dit ontwerp.

Punt 5° bepaalt dat overheidsopdrachten die zijn geplaatst als gevolg van een ontvangen subsidie, toegekend door een overheidsinstantie, eveneens worden uitgesloten. Dit gezien de toekenning van een subsidie per definitie specifiek is en de termijnen voor de aanwending van de subsidie bovendien niet altijd verenigbaar zijn met deze eigen aan de plaatsingsprocedure van een gemeenschappelijke overeenkomst. HOOFDSTUK - III - Actoren van het federale aankoopbeleid Hoofdstuk III behandelt de verschillende actoren binnen het federaal aankoopbeleid en hun rollen. Artikel 3 belicht de taken en prerogatieven van het dienstencentrum Procurement. Paragraaf 1 preciseert haar coördinerende en uitvoerende rol binnen het federaal aankoopbeleid alsook haar rol bij de plaatsing van de gemeenschappelijke overeenkomsten waarvoor ze als aankoopcentrale wordt aangeduid. Paragraaf 2 somt in zeven punten de domeinen op waarbinnen het dienstencentrum Procurement een coördinerende en ondersteunende rol heeft. Deze gaan van kennismanagement, over juridische aspecten van overheidsopdrachten, de rol van de aankoopcentrale voor de transversale aankoopdomeinen, de ondersteunende rol in het federaal aankoopoverleg, de opvolging van de procedures voor de gemeenschappelijke overeenkomsten tot de registratie van alle gemeenschappelijke overeenkomsten en de opvolging van de statistieken inzake afnames. Die opvolging betreft niet alleen de statistieken van de gemeenschappelijke overeenkomsten waarvoor de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning als aankoopcentrale wordt aangeduid, maar ook de opvolging van alle andere gemeenschappelijke overeenkomsten. Punt 7° bepaalt niet dat het dienstencentrum Procurement de opvolging zal uitvoeren in de plaats van de aankoopcentrales, maar wel dat het, met het oog op de hernieuwing en penetratiegraad van de gemeenschappelijke overeenkomsten, de coördinatie en ondersteuning voor het bepalen van de statistieken omtrent afnames op zich neemt. Er wordt op gewezen dat de plaatsing en uitvoering van gemeenschappelijke overeenkomsten dient te gebeuren in overeenstemming met de omzendbrief van 28 juni 2022Relevante gevonden documenten type omzendbrief prom. 28/06/2022 pub. 03/10/2022 numac 2022015448 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Omzendbrief betreffende de praktische modaliteiten van de plaatsing en de uitvoering van de raamovereenkomst in de context van federale aankopen sluiten betreffende de praktische modaliteiten van de plaatsing en de uitvoering van de raamovereenkomst in de context van federale aankopen.

Artikel 4 betreft het SFA. Het SFA is samengesteld uit de strategische coördinatoren van de actieve deelnemers. Wanneer het SFA dit nodig acht kan het, overeenkomstig de afspraken en modaliteiten die binnen het SFA zijn vastgelegd, de passieve deelnemers uitnodigen om op vrijwillige basis waarnemers af te vaardigen voor de SFA-vergaderingen. Hetzelfde geldt voor bijkomende waarnemers of experten, telkens wanneer het SFA het nodig acht, naargelang het onderwerp dat op het SFA wordt besproken.

De SFA-beslissingen worden bij consensus genomen door de aanwezige strategische coördinatoren. De waarnemers en eventuele experten hebben uitsluitend een raadgevende functie. Deze SFA-beslissingen kunnen onder andere het volgende inhouden: het initiëren van het proces voor een gemeenschappelijke overeenkomst, de aanduiding van de deelnemer die als aankoopcentrale zal optreden en de voorbereiding van het federaal aankoopbeleid.

Er wordt voorzien in een cascadesysteem waarbij aanvankelijk enkel het SFA beslissingen kan nemen, omtrent het takenpakket waarvoor ze bevoegd zijn, door middel van consensus tussen de aanwezige strategische coördinatoren. In geval van uitblijven van een consensus over de te nemen beslissingen binnen het SFA, zullen vervolgens de hoogste administratieve verantwoordelijken van de actieve deelnemers beslissen door middel van consensus. In het geval deze eveneens geen consensus bereiken, neemt de Ministerraad de finale beslissing. De minister bevoegd voor het dienstencentrum Procurement legt desgevallend het dossier, dat de te nemen beslissingen bevat, voor aan de Ministerraad. HOOFDSTUK - IV - Beginselen voor het plaatsen van gemeenschappelijke overeenkomsten Artikel 5 preciseert dat het SFA belast is met het beheer van de aankoopdomeinen die gemeenschappelijk zijn en het voorwerp kunnen uitmaken van één of meerdere gemeenschappelijke overeenkomsten in het kader van het federaal aankoopbeleid. Het is echter de minister van Ambtenarenzaken die op voorstel van het SFA deze aankoopdomeinen opgenomen in bijlagen 2 en 3 van dit ontwerp kan herzien.

Artikel 6 preciseert de elementen die elke actieve deelnemer moet implementeren om het in dit ontwerp bepaalde aankoopproces efficiënt toe te passen. In het koninklijk besluit van 22 december 2017Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 22/12/2017 pub. 16/01/2018 numac 2017014404 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Koninklijk besluit inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid sluiten werd in geen geval verplicht nieuwe organisatiemodellen op te richten bij de betrokken aanbestedende overheden voor de toepassing van het besluit.

Dat geldt ook voor dit ontwerp. De actieve deelnemers moeten wel een centrale aansturing van de aankopen voorzien of hun inspanningen op dat vlak voortzetten. In dat opzicht dienen de actieve deelnemers processen voor de inzameling van de gemeenschappelijke behoeften (ramingen naar hoeveelheden en budget) in te voeren en verder uit te werken. Ze dienen eveneens een meerjarenplanning op te maken, zodat de prioriteiten van de te plaatsen gemeenschappelijke overeenkomsten kunnen worden vastgesteld.

Paragraaf 1 van artikel 7 behandelt de in artikel 6 bedoelde meerjarenplanning. Deze paragraaf bepaalt dat elke actieve deelnemer deze meerjarenplanning jaarlijks opstelt en aan het dienstencentrum Procurement bezorgt, overeenkomstig de afspraken en modaliteiten die binnen het SFA zijn vastgelegd. Paragraaf 2 stelt een reglementair kader vast zodat het dienstencentrum Procurement kan nagaan of de doelstellingen die het federale aankoopbeleid heeft vastgelegd bereikt worden. Om mededingingsinbreuken te voorkomen wordt daarnaast, in paragrafen 3 en 4, een vertrouwelijkheidsplicht opgelegd ten aanzien van alle actoren die in het kader van de gemeenschappelijke overeenkomsten betrokken zijn.

Artikel 8 behoeft geen toelichting, aangezien het reeds in het koninklijk besluit van 22 december 2017Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 22/12/2017 pub. 16/01/2018 numac 2017014404 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Koninklijk besluit inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid sluiten opgenomen was onder artikel 8. HOOFDSTUK - V - Overdracht van bevoegdheid Dit hoofdstuk behandelt de bevoegdheid van de actieve deelnemers ten aanzien van de gemeenschappelijke aankoopdomeinen opgenomen in bijlagen 2 en 3 van dit ontwerp. Artikel 9 is nieuw en beoogt het vermijden van het ontstaan van parallelle raamovereenkomsten. Deze bepaling heeft tot doel te verhinderen dat een actieve deelnemer die niet wenst deel te nemen aan een gemeenschappelijke overeenkomst deze zou beconcurreren door als aankoopcentrale op te treden voor dezelfde behoeften. Deze actieve deelnemer mag echter wel een eigen individuele overheidsopdracht met een gelijkaardig voorwerp plaatsen. Er dient evenwel te worden opgemerkt dat deze bepaling niet verhindert dat een actieve deelnemer optreedt als aankoopcentrale voor wat betreft de aankoopdomeinen die niet in bijlagen 2 en 3 van dit ontwerp zijn opgenomen. Op dezelfde manier belet dit ontwerp evenmin dat actieve deelnemers optreden als aankoopcentrale voor aanbestedende overheden die niet onder het toepassingsgebied van dit ontwerp vallen.

Artikel 10, paragraaf 1 bepaalt de modaliteiten voor het plaatsen van de gemeenschappelijke overeenkomsten die voortvloeien uit de aankoopdomeinen opgenomen in bijlage 2 van dit ontwerp. Rekening houdend met het feit dat het om aankoopdomeinen gaat die vanwege hun aard transversaal zijn, d.w.z. leveringen en diensten die volgens technische en/of reglementaire normen wederkerend en gestandaardiseerd zijn of gestandaardiseerd kunnen worden, zal de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning prioritair aangeduid worden om via het dienstencentrum Procurement als aankoopcentrale op te treden.

Voor een gedeelte van deze aankoopdomeinen heeft het dienstencentrum Procurement in de loop der jaren de vereiste expertise verworven en beschikt het over de nodige experten. Bovendien beoogt deze prioritaire aanduiding het beperken van de risico's (periode zonder contract, gebrek aan expertise, ontoereikende beschrijving van de specificaties, enz.) die inherent zijn aan het plaatsen van een overheidsopdracht door een andere aanbestedende overheid die nog geen expertise heeft ontwikkeld in dit welbepaald aankoopdomein.

Paragraaf 2 stelt dat voor de aankoopdomeinen opgenomen in bijlage 3 van dit ontwerp, alle actieve deelnemers, de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning inbegrepen, en de passieve deelnemers als aankoopcentrale kunnen optreden. Ten einde de zelfstandigheid en de wettigheid te waarborgen van handelingen van aanbestedende overheden die bekleed zijn met een eigen rechtspersoonlijkheid, zal een passieve deelnemer de rol van aankoopcentrale enkel op vrijwillige basis kunnen opnemen, nadat het hiertoe een voorstel aan het SFA heeft voorgelegd.

Paragraaf 3 bepaalt dat de actieve deelnemers kunnen beslissen om niet deel te nemen aan een gemeenschappelijke overeenkomst die voortvloeit uit een aankoopdomein opgenomen in bijlage 2 of 3 van dit ontwerp. De motivering om niet deel te nemen moet aan het dienstencentrum Procurement worden meegedeeld binnen de termijn van definitieve deelname. In dit geval kunnen de desbetreffende actieve deelnemers echter wel individuele overheidsopdrachten afsluiten voor vergelijkbare behoeften, maar niet optreden als aankoopcentrale. Dit om concurrentie tussen federale aankoopcentrales te vermijden zoals vermeld in artikel 9 van dit ontwerp.

Paragraaf 4 stelt dat het dienstencentrum Procurement voor de specifieke behoeften niet als aankoopcentrale kan worden aangewezen, tenzij anders beslist wordt door de minister van Ambtenarenzaken of door de Ministerraad. Deze uitsluiting is gerechtvaardigd doordat het dienstencentrum Procurement een belangrijke rol zal spelen als prioritaire aankoopcentrale voor de gemeenschappelijke overeenkomsten die voortvloeien uit de aankoopdomeinen opgenomen in bijlage 2 van dit ontwerp. Dit zal ertoe leiden dat er aanzienlijk meer middelen zullen moeten worden ingezet. HOOFDSTUK - VI - De aankoopcentrale op aanwijzing van het SFA Paragraaf 1 van artikel 11 preciseert dat de aanwijzing van een actieve of passieve deelnemer als aankoopcentrale gebeurt op basis van de wettelijke, reglementaire of statutaire bevoegdheden, alsook van de expertise en de draagkracht van elke actieve en passieve deelnemer in het betrokken aankoopdomein. Er wordt echter verduidelijkt dat de aanwijzing onderworpen is aan de goedkeuring van de betrokken aanbestedende overheid.

Paragraaf 2 bepaalt dat de actieve deelnemers hun eigen overheidsopdracht kunnen afsluiten binnen de aankoopdomeinen opgenomen in bijlage 3 van dit ontwerp, wanneer het SFA nog geen beslissing heeft genomen om hiervoor een gemeenschappelijke overeenkomst te plaatsen. Deze bepaling heeft als doel een actieve deelnemer niet te blokkeren met betrekking tot deze niet-transversale gemeenschappelijke behoefte. Deze actieve deelnemer dient evenwel enerzijds het SFA hiervan op voorhand op de hoogte te brengen en anderzijds modaliteiten voor een vroegtijdige beëindiging te voorzien in de opdrachtdocumenten wanneer de individuele overheidsopdracht doorlopende of herhalende, zich in de tijd uitstrekkende prestaties omvat. Dit teneinde naar de gemeenschappelijke overeenkomst te kunnen overstappen eenmaal deze in uitvoering gaat. Artikel 12 bepaalt dat het dienstencentrum Procurement de actieve en passieve deelnemers moet informeren over de plaatsing en bijhorende planning van de gemeenschappelijke overeenkomsten. Zo kunnen de aanbestedende overheden anticiperen en met die elementen rekening houden bij het beheer van hun contractuele verplichtingen.

De artikelen 13 tot 15 preciseren dat de actieve en passieve deelnemers bij het samenwerkingsmodel een rol kunnen spelen bij de plaatsing van de gemeenschappelijke overeenkomsten. Wanneer er beslist wordt een TOFA in te richten, zal deze erop toezien dat de behoeften van haar leden worden gecentraliseerd, geïntegreerd en gestandaardiseerd. Indien de te plaatsen gemeenschappelijke overeenkomst een aankoopdomein betreft waarvoor de centralisatie, integratie en standaardisatie reeds gekend is, kan het SFA bepalen dat een TOFA niet noodzakelijk is. Het verloop van de plaatsingsprocedure is in principe zuiver de verantwoordelijkheid van de actieve of passieve deelnemer die wordt aangeduid als aankoopcentrale. Actieve deelnemers bezorgen het dienstencentrum Procurement spontaan de identiteit van hun aangewezen operationele coördinatoren die zullen deelnemen aan de werkzaamheden van het TOFA. Wanneer een passieve deelnemer geïnteresseerd is in een eventuele deelname aan een gemeenschappelijke overeenkomst dient hij bij het dienstencentrum Procurement een intentieverklaring in te dienen, eventueel vergezeld met de vraag tot deelname aan de werkzaamheden van het TOFA. Indien deze intentieverklaring ontbreekt, zal er vanuit gegaan worden dat de betrokken passieve deelnemer geen interesse heeft om deel te nemen aan de desbetreffende gemeenschappelijke overeenkomst en zal deze bijgevolg geen vraag tot definitieve deelname ontvangen en niet kunnen worden opgenomen als begunstigde aan de gemeenschappelijke overeenkomst in kwestie. HOOFDSTUK - VII - Modaliteiten van de deelname Artikel 16 bepaalt dat enkel actieve en passieve deelnemers die bij het dienstencentrum Procurement een volledig ingevulde en ondertekende definitieve deelname hebben ingediend, in de lijst van begunstigden aan de gemeenschappelijke overeenkomst zullen worden opgenomen. Deze definitieve deelname bevat de jaarlijkse raming van de behoeften van de deelnemer in termen van hoeveelheden, waarde en/of budget, naargelang de gemeenschappelijke overeenkomst. In dat opzicht blijven de deelnemers onderworpen aan de administratieve, begrotings- en beheerscontrole zoals bepaald in het koninklijk besluit van 20 mei 2022Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 20/05/2022 pub. 10/06/2022 numac 2022041447 bron interfederaal korps van de inspectie van financien Koninklijk besluit betreffende de administratieve, begrotings- en beheerscontrole sluiten betreffende de administratieve, begrotings- en beheerscontrole, alsook de interne delegatiebesluiten van hun organisatie. HOOFDSTUK - VIII - Gevolgen van de deelname Artikel 17 impliceert dat bij een definitieve deelname elke begunstigde zich ertoe verbindt om voor het voldoen van deze aankoopbehoefte systematisch voorrang verleent aan de gemeenschappelijke overeenkomst waaraan hij deelneemt. Iedere vorm van mededinging of "shopping" tussen verschillende raamovereenkomsten is dus uitgesloten. Geen enkele deelnemer aan een gemeenschappelijke overeenkomst hernieuwt zijn eigen overheidsopdrachten voor gelijkaardige leveringen of diensten en plaatst geen nieuwe overheidsopdrachten voor die leveringen of diensten. De deelnemer kan zijn beslissing tot deelname aan een gemeenschappelijke overeenkomst uitzonderlijk intrekken, voor zover er problemen zijn waarbij de werking of dienstverlening van de deelnemer in het gedrang komt door de uitvoering van de gemeenschappelijke overeenkomst. Deze problemen dienen ernstige en/of herhaalde tekortkomingen te zijn, die een impact hebben op de continuïteit van de aan de betrokken deelnemer toevertrouwde taken. De actieve en passieve deelnemers brengen de aankoopcentrale evenals het dienstencentrum Procurement op de hoogte van hun beslissing om niet langer deel te nemen aan de gemeenschappelijke overeenkomst en de redenen daarvoor. Het dienstencentrum Procurement brengt het SFA hiervan op de hoogte, zodat de nodige verbeteringen kunnen worden aangebracht bij de hernieuwing van de gemeenschappelijke overeenkomst.

Artikel 18 brengt een matiging aan op artikel 17, namelijk dat een deelnemer die een definitieve deelname heeft ingediend een tijdelijke overheidsopdracht kan plaatsen in afwachting van de plaatsing van de gemeenschappelijke overeenkomst, wanneer de behoefte aan de desbetreffende leveringen of diensten dringend is geworden. Het is noodzakelijk en verplicht dat deze tijdelijke overheidsopdracht een opzegmogelijkheid bevat indien ze doorlopende of herhalende, zich in de tijd uitstrekkende, prestaties omvat. Dankzij deze bepaling kunnen de deelnemers een correcte overbrugging maken met de gemeenschappelijke overeenkomsten, zodat de continuïteit van hun diensten niet in het gedrang komt. HOOFDSTUK - IX - Plaatsing Artikel 19 van dit ontwerp vormt deels een herinnering aan hetgeen is bepaald in de artikelen 14 en 47, § 3, van de wet van 17 juni 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet inzake overheidsopdrachten sluiten inzake het verplicht gebruik van de elektronische communicatiemiddelen die zijn ontwikkeld door de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning. Deze bepaling heeft enerzijds als doel erop te wijzen dat er een verplichting geldt om de elektronische middelen te gebruiken en anderzijds het dienstencentrum Procurement de middelen te verschaffen om de verschillende indicatoren te kunnen bepalen en evalueren en de implementatie van het federaal aankoopbeleid te kunnen opvolgen.

Artikel 20 behoeft geen toelichting, aangezien het reeds in het koninklijk besluit van 22 december 2017Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 22/12/2017 pub. 16/01/2018 numac 2017014404 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Koninklijk besluit inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid sluiten opgenomen was in artikel 17.

Artikel 21 neemt artikel 18, eerste lid van het koninklijk besluit van 22 december 2017Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 22/12/2017 pub. 16/01/2018 numac 2017014404 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Koninklijk besluit inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid sluiten over, maar voegt een bijkomende verplichting toe. Na de sluiting van de gemeenschappelijke overeenkomst zijn de aankoopcentrales verplicht alle documenten met betrekking tot de overheidsopdracht aan het dienstencentrum Procurement te bezorgen en ter beschikking te stellen via de door de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning ontwikkelde elektronische communicatiemiddelen.

Artikel 22 neemt artikel 18, tweede lid van het koninklijk besluit van 22 december 2017Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 22/12/2017 pub. 16/01/2018 numac 2017014404 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Koninklijk besluit inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid sluiten over, met dien verstande dat het voornemen om geheel of gedeeltelijk niet te gunnen moet worden voorgelegd aan het SFA en niet aan het TOFA. Rekening houdend met het belang van een dergelijke beslissing is het SFA als besluitvormingsstructuur geschikter dan het TOFA. HOOFDSTUK - X - Monitoring Artikel 23 behoeft geen toelichting, aangezien het reeds in het koninklijk besluit van 22 december 2017Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 22/12/2017 pub. 16/01/2018 numac 2017014404 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Koninklijk besluit inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid sluiten opgenomen was in artikel 19.

Artikel 24 neemt artikel 20 van het koninklijk besluit van 22 december 2017Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 22/12/2017 pub. 16/01/2018 numac 2017014404 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Koninklijk besluit inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid sluiten over, met dien verstande dat het dienstencentrum Procurement jaarlijks de resultaten van de in artikel 23 bedoelde indicatoren voorlegt aan het SFA en voorstelt in de nota federaal aankoopbeleid.

De rapportering betreft performantie-indicatoren, die bepaald worden om na te kunnen gaan in welke mate de doelstellingen van dit ontwerp bereikt worden. Het betreffen hier indicatoren om de efficiëntie van het samenwerkingsmodel, de participatiegraad van KMO's en de opname van duurzame aspecten te meten. HOOFDSTUK - XI - Geschillen Artikel 25 behoeft geen toelichting, aangezien het reeds in het koninklijk besluit van 22 december 2017Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 22/12/2017 pub. 16/01/2018 numac 2017014404 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Koninklijk besluit inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid sluiten opgenomen was in artikel 21.

Ik heb de eer te zijn, Sire, Van Uwe Majesteit, de zeer eerbiedige en zeer getrouwe dienaar, De Minister van Ambtenarenzaken, P. DE SUTTER De Minister van Justitie en Noordzee, V. VAN QUICKENBORNE De Staatssecretaris voor Begroting, A. BERTRAND

20 JANUARI 2023. - Koninklijk besluit inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Gelet op artikel 108 van de Grondwet;

Gelet op de artikelen 37 en 167, § 1, tweede lid van de Grondwet;

Gelet op de artikelen 13, §§ 2 en 4, 14, 47, § 3 en 169, derde lid van de wet van 17 juni 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet inzake overheidsopdrachten sluiten inzake overheidsopdrachten;

Gelet op artikel 115ter van de wet van 7 december 1998Relevante gevonden documenten type wet prom. 07/12/1998 pub. 05/01/1999 numac 1998021488 bron diensten van de eerste minister Wet tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus sluiten tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus;

Gelet op artikel 33, eerste lid van de wet van 22 mei 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat sluiten houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat;

Gelet op het koninklijk besluit van 22 december 2017Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 22/12/2017 pub. 16/01/2018 numac 2017014404 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Koninklijk besluit inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid sluiten inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid;

Gelet op het advies van de Commissie overheidsopdrachten, gegeven op 21 oktober 2022;

Gelet op het advies van de inspecteur van financiën, gegeven op 15 december 2022;

Gelet op de akkoordbevinding van de staatssecretaris voor Begroting, gegeven op 12 januari 2023;

Gelet op het advies 73.096/1 van de Raad van State, gegeven op 10 maart 2023, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2° van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;

Gelet op de impactanalyse van de regelgeving, uitgevoerd op 09 februari 2023, overeenkomstig de artikelen 6, § 1 en 7, § 1 van de wet van 15 december 2013Relevante gevonden documenten type wet prom. 15/12/2013 pub. 31/12/2013 numac 2013021138 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet houdende diverse bepalingen inzake administratieve vereenvoudiging sluiten houdende diverse bepalingen inzake administratieve vereenvoudiging;

Op voorstel van de minister van Ambtenarenzaken en van de staatssecretaris voor Begroting en na het advies van de in Raad vergaderde Ministers, Hebben Wij besloten en besluiten Wij : HOOFDSTUK I - Definities

Artikel 1.Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder: 1° federaal aankoopbeleid: het geheel van maatregelen, verplichtingen en processen die erop gericht zijn de doeltreffendheid van de centralisatie van gemeenschappelijke federale aankopen te vergroten, de participatiegraad van kleine en middelgrote ondernemingen te vergroten en het duurzaam karakter ervan te bevorderen;2° gemeenschappelijke overeenkomsten: de opdrachten die in het kader van het federaal aankoopbeleid zijn geplaatst of moeten worden geplaatst door een actieve of passieve deelnemer die als aankoopcentrale optreedt ten behoeve van andere actieve en passieve deelnemers, die voorafgaandelijk een beslissing tot definitieve deelname hebben bezorgd;3° a) actieve deelnemers: de volgende aanbestedende overheden, die verplicht deelnemen aan het federaal aankoopbeleid, en die in dat verband kunnen worden aangewezen om een gemeenschappelijke overeenkomst te plaatsen: O de federale overheidsdiensten; O de programmatorische overheidsdiensten;

O de federale politie;

O het Ministerie van Defensie. b) passieve deelnemers: de aanbestedende overheden die vrijwillig kunnen deelnemen aan een gemeenschappelijke overeenkomst en kunnen worden aangewezen om een gemeenschappelijke overeenkomst te plaatsen, die deel uitmaken of afhangen van de federale Staat op een van de wijzen vermeld in artikel 2, 1°, c) van de wet van 17 juni 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet inzake overheidsopdrachten sluiten inzake overheidsopdrachten, voor zover zij behoren tot de volgende categorieën: i) de Kamer, de Senaat en de diensten waarvan de begroting wordt goedgekeurd door de Commissie voor de Comptabiliteit van de Kamer van Volksvertegenwoordigers; ii) de administratieve diensten met boekhoudkundige autonomie, zoals bedoeld in artikel 2, 2° van de wet van 22 mei 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat sluiten houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat; iii) de administratieve openbare instellingen met ministerieel beheer, zoals bedoeld in artikel 2, 3°, a) van de wet van 22 mei 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat sluiten houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat; iv) de administratieve openbare instellingen met autonoom beheer en de entiteiten gelijkgesteld met de administratieve openbare instellingen, zoals bedoeld in artikel 2, 3°, b) van de wet van 22 mei 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat sluiten houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat evenals de andere entiteiten, op voorwaarde dat die instellingen en entiteiten zijn opgesomd in bijlage 1 van dit besluit; v) de openbare instellingen van sociale zekerheid bedoeld in het koninklijk besluit van 3 april 1997Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 03/04/1997 pub. 11/06/1997 numac 1997011154 bron ministerie van economische zaken Koninklijk besluit houdende bekrachtiging van Belgische normen uitgewerkt door het Belgisch Instituut voor Normalisatie type koninklijk besluit prom. 03/04/1997 pub. 02/08/1997 numac 1997000178 bron ministerie van binnenlandse zaken Koninklijk besluit tot vaststelling van de officiële Duitse vertaling van het koninklijk besluit van 10 december 1996 betreffende de identiteitsstukken en -bewijzen voor kinderen onder de twaalf jaar type koninklijk besluit prom. 03/04/1997 pub. 15/08/1997 numac 1997021143 bron diensten van de eerste minister Koninklijk besluit houdende wijziging van de samenstelling van de Koninklijke Commissie voor Toponymie en Dialectologie sluiten houdende maatregelen met het oog op de responsabilisering van de openbare instellingen van sociale zekerheid.4° hoogste administratieve verantwoordelijken: de voorzitter van het directiecomité van een federale overheidsdienst, de voorzitter van een programmatorische overheidsdienst, de commissaris-generaal van de Federale Politie en de chef van Defensie;5° netwerk van het strategisch federaal aankoopoverleg (SFA): coördinatie- en besluitvormingsstructuur van de actieve deelnemers;6° netwerk van het tactisch-operationeel federaal aankoopoverleg (TOFA): implementatiestructuur van een gemeenschappelijke overeenkomst;7° dienstencentrum Procurement: geheel van domeinoverschrijdende functionele ondersteuningsdiensten binnen de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning;8° gemeenschappelijke behoeften: de leveringen en/of diensten die: a) hetzij ressorteren onder één of meerdere transversale aankoopdomeinen bedoeld in bijlage 2 van dit besluit;b) hetzij ressorteren onder één of meerdere niet-transversale aankoopdomeinen bedoeld in bijlage 3 van dit besluit.9° specifieke behoeften: de leveringen en/of diensten die niet onder de aankoopdomeinen van bijlagen 2 en 3 van dit besluit vallen en die wegens hun aard niet bedoeld zijn om recurrent of gestandaardiseerd te worden en waarvoor de behoefte bestaat bij ten minste één actieve deelnemer en één of meer actieve of passieve deelnemers;10° intentieverklaring: handeling waarmee een passieve deelnemer zijn intentie uit, te willen deelnemen aan een te plaatsen gemeenschappelijke overeenkomst;11° definitieve deelname: handeling waarmee de actieve of passieve deelnemer zijn beslissing tot deelname aan een gemeenschappelijke overeenkomst definitief bevestigt. HOOFDSTUK II - Toepassingsgebied

Art. 2.De bepalingen van dit besluit zijn uitsluitend van toepassing op de overheidsopdrachten voor leveringen en diensten die vallen onder het toepassingsgebied van titel 2 van de wet van 17 juni 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet inzake overheidsopdrachten sluiten inzake overheidsopdrachten.

Zijn echter uitgesloten van het toepassingsgebied van dit besluit: 1° de overheidsopdrachten die als strategisch of vertrouwelijk worden beschouwd door de betrokken aanbestedende overheid alsook de opdrachten die als geheim worden beschouwd of waarvan de uitvoering bijzondere maatregelen inzake veiligheid vereist, overeenkomstig de van kracht zijnde wettelijke, reglementaire of administratieve bepalingen of indien de bescherming van essentiële belangen van het land dit vereist;2° de overheidsopdrachten waarvan de specifieke kenmerken rechtvaardigen dat ze worden geplaatst op buitenlands grondgebied door diplomatieke en consulaire vertegenwoordigingen;3° de overheidsopdrachten die worden geplaatst in het kader van ontwikkelingssamenwerking;4° de overheidsopdrachten behorende tot het domein IT, die niet behoren tot de aankoopdomeinen opgenomen in bijlagen 2 en 3 van dit besluit en waarvoor een specifieke beheers- en coördinatiestructuur voor gecentraliseerde overheidsopdrachten bestaat;5° de overheidsopdrachten die worden geplaatst als gevolg van ontvangen subsidies. HOOFDSTUK III - Actoren van het federaal aankoopbeleid

Art. 3.§ 1. Het dienstencentrum Procurement is ertoe gehouden de coördinatie en de uitvoering van het federaal aankoopbeleid op te volgen.

Het dienstencentrum Procurement staat eveneens in voor de plaatsing van die gemeenschappelijke overeenkomsten die voortvloeien uit de aankoopdomeinen opgenomen in bijlage 2 van dit besluit en waarvoor de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning werd aangeduid als aankoopcentrale.

Het levert tevens de nodige administratieve, juridische en operationele steun in het kader van de plaatsing en uitvoering van gemeenschappelijke overeenkomsten die voortvloeien uit de aankoopdomeinen opgenomen in bijlage 3 van dit besluit. § 2. Het dienstencentrum Procurement neemt de coördinerende en ondersteunende rol op in de volgende domeinen: 1° het kennismanagement inzake overheidsopdrachten, namelijk het verzamelen van informatie betreffende volumes, prijzen, contracten en economische actoren;2° de juridische aspecten betreffende de overheidsopdrachten;3° het capteren, plannen en ondersteunen van de behoeftebepaling voor de gemeenschappelijke overeenkomsten;4° het beheer van de tools en applicaties die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het federaal aankoopbeleid;5° de voorbereiding, coördinatie en het beheer van het secretariaat van het netwerk van het strategisch federaal aankoopoverleg;6° de opvolging van en controle op de gevoerde procedures;7° de registratie van gemeenschappelijke overeenkomsten en de opvolging van de statistieken betreffende de afnames.

Art. 4.§ 1. Het SFA is samengesteld uit strategische coördinatoren van de actieve deelnemers.

Elke strategische coördinator heeft de bevoegdheid om, binnen het SFA, beslissingen te nemen in naam en voor rekening van de actieve deelnemer die hem heeft aangesteld. Hij ziet toe op de implementatie van het federaal aankoopbeleid en het beheer van de gemeenschappelijke overeenkomsten binnen de betrokken actieve deelnemer. § 2. Het SFA nodigt de passieve deelnemers uit om, op vrijwillige basis, een waarnemer af te vaardigen die aanwezig kan zijn op de vergaderingen van het SFA. § 3. De actieve deelnemers lichten het dienstencentrum Procurement in over de identiteit van de door hen aangewezen strategische coördinator en hun vervanger binnen de dertig dagen na de inwerkingtreding van dit besluit en bij elke vervanging.

Het dienstencentrum Procurement nodigt de passieve deelnemers uit om haar mee te delen wie de door hen aangewezen waarnemer is, evenals diens vervanger.

Het dienstencentrum Procurement actualiseert de lijst en de contactgegevens van de verschillende strategische coördinatoren en waarnemers en stelt deze ter beschikking van de actieve en passieve deelnemers via de website van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning. § 4. Via het dienstencentrum Procurement kan aan het SFA een voorstel tot het plaatsen van een gemeenschappelijke overeenkomst voor een aankoopdomein opgenomen in bijlage 3 van dit besluit of een specifieke behoefte worden voorgelegd: 1° door het dienstencentrum Procurement;2° door een actieve deelnemer via zijn strategische coördinator;3° door een passieve deelnemer via zijn waarnemer. § 5. Het SFA beslist voor welke voorstellen bedoeld in de vorige paragraaf gemeenschappelijke overeenkomsten moeten worden gerealiseerd. Daartoe zal het SFA elk voorstel toetsen aan de doelstellingen en indicatoren van het federaal aankoopbeleid.

Het houdt toezicht op de plaatsing en de uitvoering van de gemeenschappelijke overeenkomsten in overeenstemming met het federaal aankoopbeleid. § 6. De beslissingen van het SFA worden bij consensus genomen door de aanwezige strategische coördinatoren.

Bij het uitblijven van een consensus over de door de aanwezige strategische coördinatoren te nemen beslissingen, beslissen de hoogste administratieve verantwoordelijken of bij ontstentenis van consensus onder dezen, de Ministerraad. De minister bevoegd voor het dienstencentrum Procurement, legt het dossier, dat de te nemen beslissingen bevat, voor aan de Ministerraad. § 7. Het dienstencentrum Procurement stelt het huishoudelijk reglement voor, dat wordt goedgekeurd door het SFA. HOOFDSTUK IV - Beginselen voor het plaatsen van gemeenschappelijke overeenkomsten

Art. 5.Het SFA beheert de aankoopdomeinen opgenomen in bijlagen 2 en 3 van dit besluit. Op voorstel van het SFA, kan de minister van Ambtenarenzaken in functie van de doelstellingen van het federaal aankoopbeleid de aankoopdomeinen opgenomen in bijlagen 2 en 3 van dit besluit herzien. De bijlagen 2 en 3 van dit besluit worden steeds in de meest recente versie elektronisch beschikbaar gesteld op de website van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning.

Art. 6.Elke actieve deelnemer is ertoe gehouden om: 1° een centrale aansturing van de aankopen te organiseren die de implementatie van het federaal aankoopbeleid en het beheer van de gemeenschappelijke overeenkomsten mogelijk maakt overeenkomstig dit besluit.Deze interne processen moeten de centralisatie, de registratie, de goedkeuring en de opvolging van de behoeften bij de betrokken aanbestedende overheid verzekeren; 2° een indicatieve, jaarlijks herzienbare meerjarenplanning van de gemeenschappelijke behoeften op te stellen, die minimaal is opgebouwd uit de volgende elementen: a) de raming van de gemeenschappelijke behoeften in termen van hoeveelheden of, in voorkomend geval, maximale waarde;b) de raming van de budgettaire impact van de gemeenschappelijke behoeften.

Art. 7.§ 1. Iedere actieve deelnemer bezorgt aan het dienstencentrum Procurement jaarlijks de in artikel 6, 2° bedoelde meerjarenplanning overeenkomstig de afspraken of modaliteiten gemaakt binnen het SFA. § 2. Het dienstencentrum Procurement kan het boekhoudkundig informatiesysteem van de federale Staat raadplegen evenals de modules van het e-Procurementplatform om de uitvoering van de gesloten overheidsopdrachten te monitoren en te analyseren. § 3. In toepassing van artikel 13, §§ 2 en 4 van de wet van 17 juni 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet inzake overheidsopdrachten sluiten inzake overheidsopdrachten delen de betrokken leden van het dienstencentrum Procurement de gegevens, die als vertrouwelijk zijn verstrekt of die betrekking hebben op persoonsgegevens, waarvan zij in het kader van deze opvolging of analyse kennis krijgen niet mee aan derden. Deze verplichting tot vertrouwelijkheid blijft bestaan na de beëindiging van hun ambt of overeenkomst. § 4. De strategische coördinatoren, operationele coördinatoren alsook alle waarnemers of deskundigen die betrokken waren bij de procedure voor de plaatsing van een gemeenschappelijk overeenkomst zijn tot dezelfde vertrouwelijkheid gehouden zoals bedoeld in vorige paragraaf.

Art. 8.De strategische coördinatoren en het dienstencentrum Procurement stellen het federaal aankoopbeleid voor. Het voorstel zal door de hoogste administratieve verantwoordelijken worden gevalideerd en door de Ministerraad worden goedgekeurd. HOOFDSTUK V - Overdracht van bevoegdheid

Art. 9.Om te vermijden dat er parallelle raamovereenkomsten ontstaan, kunnen de actieve deelnemers, buiten het kader van het federaal aankoopbeleid, niet optreden als aankoopcentrale ten behoeve van de actieve en passieve deelnemers voor leveringen en diensten die ressorteren onder de aankoopdomeinen van bijlagen 2 en 3 van dit besluit.

Art. 10.§ 1. Voor de plaatsing van de gemeenschappelijke overeenkomsten voor gemeenschappelijke behoeften met betrekking tot de aankoopdomeinen opgenomen in bijlage 2 van dit besluit zal de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning via het dienstencentrum Procurement prioritair optreden als aankoopcentrale.

De plaatsing van deze gemeenschappelijke overeenkomsten vereist een voorafgaandelijke beslissing van het SFA. Wanneer het SFA zijn akkoord voor het opstarten heeft verleend, staat het dienstencentrum Procurement in voor de plaatsing van deze gemeenschappelijke overeenkomsten. § 2. Voor de plaatsing van de gemeenschappelijke overeenkomsten voor gemeenschappelijke behoeften met betrekking tot de aankoopdomeinen opgenomen in bijlage 3 van dit besluit kunnen alle actieve deelnemers, met inbegrip van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning, en passieve deelnemers optreden als aankoopcentrale.

De plaatsing van deze gemeenschappelijke overeenkomsten vereist een voorafgaandelijke beslissing van het SFA. Een passieve deelnemer kan evenwel slechts als aankoopcentrale worden aangeduid indien hij dit vrijwillig heeft voorgesteld. § 3. Een actieve deelnemer die niet wenst deel te nemen aan een gemeenschappelijke overeenkomst die valt onder bijlage 2 of 3 van dit besluit, moet de motivering van deze beslissing aan het dienstencentrum Procurement bezorgen binnen de termijn van de definitieve deelname. § 4. Voor specifieke behoeften waarvoor het SFA overeenkomstig artikel 4, § 5 heeft beslist een gemeenschappelijke overeenkomst te realiseren kan het dienstencentrum Procurement niet worden aangeduid om op te treden als aankoopcentrale behoudens andersluidende beslissing van de minister van Ambtenarenzaken of van de Ministerraad. HOOFDSTUK VI - De aankoopcentrale op aanwijzing van het SFA

Art. 11.§ 1. Voor de plaatsing van gemeenschappelijke overeenkomsten voor gemeenschappelijke behoeften met betrekking tot de aankoopdomeinen opgenomen in bijlage 3 van dit besluit of voor specifieke behoeften wijst het SFA de actieve of, in voorkomend geval, de passieve deelnemer aan die als aankoopcentrale de gemeenschappelijke overeenkomst zal beheren in overeenstemming met de regelgevende, wettelijke of statutaire taken, expertise en beschikbare draagkracht. Deze aanwijzing is onderworpen aan de goedkeuring van de betrokken aanbestedende overheid. § 2. Bij gebreke van een beslissing om een gemeenschappelijke overeenkomst te realiseren, en mits het SFA voorafgaand wordt geïnformeerd, kunnen de actieve deelnemers individuele overheidsopdrachten sluiten die onder de aankoopdomeinen opgenomen in bijlage 3 van dit besluit vallen, in afwachting van de beslissing om een gemeenschappelijke overeenkomst te realiseren. Dezelfde deelnemers zijn echter verplicht om in de desbetreffende opdrachtdocumenten een opzegmogelijkheid te voorzien indien deze individuele opdracht doorlopende of herhalende, zich in de tijd uitstrekkende, prestaties omvat.

Art. 12.Het dienstencentrum Procurement informeert de actieve en passieve deelnemers over de gemeenschappelijke overeenkomsten waarvan de plaatsing beoogd wordt. Het deelt tevens een indicatieve planning mee van de plaatsingsprocedure.

Art. 13.§ 1. Het SFA kan voor de te plaatsen gemeenschappelijke overeenkomsten een TOFA inrichten, die zal bestaan uit de operationele coördinatoren aangesteld door de actieve en passieve deelnemers. § 2. Het TOFA centraliseert, integreert en standaardiseert de behoeften van haar leden. Het TOFA levert aan de aankoopcentrale de technische expertise voor de opmaak van de technische specificaties, desgevallend met de steun van het dienstencentrum Procurement.

Art. 14.Voor elke gemeenschappelijke overeenkomst waaraan een passieve deelnemer wenst deel te nemen, bezorgt deze het dienstencentrum Procurement een intentieverklaring. Deze intentieverklaring verduidelijkt in voorkomend geval of de passieve deelnemer wenst deel te nemen aan de werkzaamheden van het TOFA. Deze intentieverklaring, alsook de eventuele TOFA-deelname, moet binnen de door de SFA voorziene termijnen ingediend worden.

Art. 15.De actieve of, in voorkomend geval, passieve deelnemer die als aankoopcentrale instaat voor de plaatsing, zal een voorstel met betrekking tot de opdrachtdocumenten uitwerken en het, in voorkomend geval, ter validatie voorleggen aan het TOFA. HOOFDSTUK VII - Modaliteiten van de deelname

Art. 16.Uiterlijk voor het opstarten van de plaatsingsprocedure van de gemeenschappelijke overeenkomst bezorgen de actieve en passieve deelnemers die voorafgaandelijk een intentieverklaring hebben ingediend, een ondertekende beslissing van definitieve deelname aan het dienstencentrum Procurement, bevattende de jaarlijkse raming, in voorkomend geval, uitgedrukt in hoeveelheden en/of geraamde of maximale waarde of het budget daarvan. Te dien einde wordt een voorstel van definitieve deelname ter beschikking gesteld door het dienstencentrum Procurement. HOOFDSTUK VIII - Gevolgen van de deelname

Art. 17.Na mededeling van de beslissing tot definitieve deelname en voor zover de wijze van functioneren van de deelnemer in gevaar wordt gebracht door de uitvoering van de gemeenschappelijke overeenkomst, kan de deelnemer zijn definitieve deelname intrekken en zijn eigen opdracht sluiten.

Een actieve deelnemer is er evenwel toe gehouden de redenen voor zijn intrekking te onderwerpen aan het advies van de inspecteur van financiën, geaccrediteerd bij de betrokken deelnemer.

De actieve en passieve deelnemers informeren de aankoopcentrale belast met de gemeenschappelijke overeenkomst evenals het dienstencentrum Procurement van de intrekkingsbeslissing en de motivering ervan. Het dienstencentrum Procurement licht het SFA hierover in.

Art. 18.De actieve en passieve deelnemers, die hun definitieve deelname bezorgd hebben, kunnen een tijdelijke opdracht sluiten in afwachting van de plaatsing van de gemeenschappelijke overeenkomst wanneer de behoefte aan leveringen of diensten, die het voorwerp uitmaken van de desbetreffende gemeenschappelijke overeenkomst, dringend is geworden. Deze tijdelijke opdracht moet een opzegmogelijkheid bevatten indien ze doorlopende of herhalende, zich in de tijd uitstrekkende, prestaties omvat. HOOFDSTUK IX - Plaatsing

Art. 19.Overeenkomstig artikelen 14 en 47, § 3, van de wet van 17 juni 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet inzake overheidsopdrachten sluiten inzake overheidsopdrachten zijn de actieve en passieve deelnemers verplicht de door de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning ontwikkelde elektronische communicatiemiddelen te gebruiken, met name voor de aankondiging van de gemeenschappelijke overeenkomst, het ontvangen van de offertes, alsook het bestellen op de gesloten gemeenschappelijke overeenkomst.

Art. 20.Onverminderd de artikelen 13 en 15 worden de actieve en passieve deelnemers in principe niet betrokken bij de keuze van de plaatsingsprocedure, de voorbereiding van de opdrachtdocumenten, de kwalitatieve selectie, de evaluatie van de offertes, de gunning en de sluiting van de overheidsopdracht. Enkel de aankoopcentrale die de plaatsing van de gemeenschappelijke overeenkomst beheert, is bevoegd voor de plaatsingsprocedure. Mits de aankoopcentrale ermee akkoord gaat, kunnen andere actieve of passieve deelnemers onder diens leiding deelnemen aan de plaatsingsprocedure van de gemeenschappelijke overeenkomst.

Art. 21.De aankoopcentrale licht het dienstencentrum Procurement in over de beslissingen die werden genomen in het kader van de plaatsingsprocedure. Na het sluiten van de gemeenschappelijke overeenkomst bezorgt de aankoopcentrale eveneens alle documenten met betrekking tot de opdracht aan het dienstencentrum Procurement. Deze documenten worden eveneens ter beschikking gesteld via de door de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning ontwikkelde elektronische communicatiemiddelen.

Art. 22.In het geval dat de aankoopcentrale de gedeeltelijke of volledige niet-gunning van de gemeenschappelijke overeenkomst voor ogen heeft, zal dit voornemen worden voorgelegd aan het SFA. De betrokken aankoopcentrale zal in overleg met het SFA een plan van aanpak uitwerken om op de meest efficiënte wijze te kunnen voorzien in de behoeften van de deelnemers aan de gemeenschappelijke overeenkomst. HOOFDSTUK - X - Monitoring

Art. 23.Het dienstencentrum Procurement bepaalt jaarlijks de indicatoren en streefcijfers die toelaten te bepalen in welke mate de doelstellingen van dit besluit worden bereikt. Deze worden geïntegreerd in het federaal aankoopbeleid, zoals bedoeld in artikel 8.

Bovendien ziet het dienstencentrum Procurement toe op het gebruik van de gemeenschappelijke overeenkomsten.

Art. 24.Het dienstencentrum Procurement staat in voor de continue opvolging van de indicatoren bedoeld in artikel 23 en stelt de resultaten voor in de nota federaal aankoopbeleid. Het SFA wordt eenmaal per jaar geïnformeerd over deze resultaten. HOOFDSTUK - XI - Geschillen

Art. 25.De deelnemer die optreedt als aankoopcentrale treedt in rechte op in het kader van de geschillen die zich voordoen tijdens de plaatsing ervan.

Tenzij anders bepaald in de opdrachtdocumenten treedt iedere deelnemer in rechte op in het kader van de geschillen die zich voordoen tijdens de uitvoering van de opdrachten die hij geplaatst heeft in het kader van de gemeenschappelijke overeenkomst.

Tenzij anders bepaald in de opdrachtdocumenten, is iedere deelnemer, voor wat hem betreft, verantwoordelijk voor de uitvoering van de gemeenschappelijke overeenkomst.

In geval van verstoringen tijdens de uitvoering informeert de betrokken deelnemer de aankoopcentrale die de gemeenschappelijke overeenkomst gesloten heeft hierover.

Iedere deelnemer die als aankoopcentrale een gemeenschappelijke overeenkomst gesloten heeft, informeert op regelmatige basis het dienstencentrum Procurement over verstoringen tijdens de uitvoering van deze gemeenschappelijk overeenkomst. HOOFDSTUK XII - Opheffings- en slotbepalingen

Art. 26.Het koninklijk besluit van 22 december 2017Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 22/12/2017 pub. 16/01/2018 numac 2017014404 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Koninklijk besluit inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid sluiten inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid wordt opgeheven.

Art. 27.De minister van Ambtenarenzaken en de staatssecretaris voor Begroting zijn, ieder wat haar betreft, belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 20 januari 2023.

FILIP Van Koningswege : De Vice-eersteminister en Minister van Ambtenarenzaken, Overheidsbedrijven, Telecommunicatie en Post, P. DE SUTTER De Vice-eersteminister en Minister van Justitie en Noordzee, V. VAN QUICKENBORNE De Staatssecretaris voor Begroting en Consumentenbescherming, toegevoegd aan de Minister van Justitie en Noordzee, A. BERTRAND

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld