12 APRIL 2005. - Koninklijk besluit tot invoering van een evaluatieregime voor de houders van staffuncties in de federale overheidsdiensten en tot wijziging van het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de interne audit binnen de federale overheidsdiensten

VERSLAG AAN DE KONING Sire, Het ontwerp van koninklijk besluit dat ik de eer heb voor te leggen aan de handtekening van Uwe Majesteit heeft als voorwerp een objectieve en transparante evaluatieprocedure in te voeren voor de houders van staffuncties in de federale overheid.

Inleiding De invoering van een mandaatregime voor de hoge ambtenaren wil de werking van het management van de federale openbare diensten professionaliseren. Het gaat erom aan het hoofd van de openbare diensten mensen te plaatsen met erkende managementcapaciteiten en hen te evalueren op basis van de behaalde resultaten in termen van verbetering van de kwaliteit van de aan de burgers geleverde diensten.

Er werd gekozen om een onderscheid te maken tussen twee types mandaathouders : enerzijds, de houders van een managementfunctie en anderzijds, de houders van een staffunctie.

De verantwoordelijken van de stafdiensten spelen een belangrijke rol in het welslagen van de modernisering, in die zin dat zij als taak hebben de expertise en de bijstand te leveren aan de verantwoordelijken van de functionele domeinen voor de materies die te maken hebben met het budgetbeheer, het personeelsbeleid en het gebruik van de nieuwe technologieën.

Hun rol bestaat er niet alleen in de horizontale domeinen te beheren, waarvoor ze verantwoordelijk zijn, maar ook en vooral om de « core business » van het departement waarin ze hun functie uitoefenen, te omkaderen en te ondersteunen.

Daar deze ondersteunende functies onderworpen zijn aan het stelsel van de mandaten, is het belangrijk zich ervan te vergewissen dat de houders ervan worden geëvalueerd wat betreft hun bijdrage tot het welslagen van de taak van de organisatie.

De evaluatie van de houders van de staffuncties, die het principe van de rekening en verantwoording (accountability) concretiseert, vormt dus de hoeksteen van het mandaatsysteem.

De uitvoering van een objectieve en eerlijke evaluatieprocedure voor de houders van staffuncties van de federale overheid is dus een voorwaarde voor het slagen van de modernisering van de overheid en een test voor de geloofwaardigheid van het ingevoerde mandaatsysteem.

Het voorgestelde evaluatiesysteem is gebaseerd op het systeem dat ingevoerd is voor de houders van een managementfunctie. Enkele aspecten die te maken hebben met de aard van de staffuncties, zijn evenwel verschillend, namelijk het feit dat hun belangrijkste bestaansreden de ondersteuning van de verticale beleidslijnen is.

Het systeem integreert ook de principes van de ontwikkeling van de competenties en de voortdurende verbetering die de evaluatie regelen van alle federale ambtenaren die wordt bepaald door het koninklijk besluit van 2 augustus 2002 tot invoering van een evaluatiecyclus in de federale overheidsdiensten.

Dit ontwerp bepaalt tezelfdertijd de lijnen die ten grondslag moeten liggen aan de opstelling van ondersteuningsplannen om er doeltreffende en coherente beheersmiddelen van te maken, zowel onderling als met de doelstellingen die bepaald zijn in de operationele en managementplannen van de voorzitter van het directiecomité van een federale overheidsdienst en die als dusdanig verantwoordelijk is voor het operationeel management.

Hiertoe wijzigt dit ontwerp in de eerste plaats dus het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale overheidsdiensten alsook het koninklijk besluit van 2 augustus 2002 tot invoering van een evaluatiecyclus in de federale overheidsdiensten, dit om de coherentie van de twee reglementaire teksten te waarborgen. Ten slotte wordt voorgesteld het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de interne audit binnen de federale overheidsdiensten te wijzigen om het in overeenstemming te brengen met de opvatting van het ondersteuningsplan.

Dit ontwerp houdt overigens rekening met de meeste opmerkingen en vaststellingen die werden geformuleerd door de Raad van State. Degene die niet werden opgenomen in de voorziening van het ontwerp zullen worden aangehaald in onderstaande commentaar betreffende de reglementaire bepaling die er het voorwerp van heeft uitgemaakt.

Dit ontwerp houdt overigens rekening met de opmerkingen die werden geformuleerd door de Raad van State in diens advies 37.903/1 van 23 december 2004, dat werd verstrekt naar aanleiding van het ontwerp van besluit van het koninklijk besluit van 1 februari 2005 tot invoering van een evaluatieregime voor de houders van managementfuncties in de federale overheidsdiensten en tot wijziging van het koninklijk besluit van 7 november 2000 houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst. De Raad van State heeft naar dit advies verwezen bij het onderzoek van dit ontwerp.

Commentaar van de artikels Artikelen 1 tot 3 Deze artikelen hebben tot doel de termen « managementfuncties » te vervangen door « staffuncties » in verscheidene bepalingen inzake de aanwerving van houders van staffuncties, teneinde de correcte terminologie te gebruiken.

Artikel 4 De houders van de staffuncties zullen voortaan geen managementplan of operationeel plan meer moeten opstellen maar een ondersteuningsplan.

Zoals reeds eerder vermeld zijn hun functies ondersteunende functies : hun rol bestaat erin de « core business » van een federale overheidsdienst te omkaderen en te ondersteunen. De Regering is daarom van mening dat het begrip ondersteuningsplan beter van toepassing is dan de notie management- of operationeel plan.

Artikel 4 van het ontwerp bekrachtigt de invoering van de nieuwe notie ondersteuningsplan.

Artikel 5 Artikel 5 vervangt artikel 10 van het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale overheidsdiensten.

De houders van staffuncties waren, omwille van het bijzondere karakter van hun ondersteunende functie, niet verplicht een management- en een operationeel plan op te stellen, tenzij hun hiërarchische overste hierom vroeg. Het nut om over een dergelijk plan te beschikken, is echter gebleken, zowel in de dagelijkse uitoefening van de staffunctie als in het kader van de beleidsplanning van de activiteiten van de departementen. De ervaring leert dat de meeste houders van staffuncties plannen opstelden. Deze plannen waren echter van een andere aard dan de management- en operationele plannen van de houders van managementfuncties, omdat ze vooral betrekking hadden op de taken ter ondersteuning van de operationele en beleidsdirecties van de organisatie. Daarom stel ik voor elke houder van een staffunctie te verplichten een ondersteuningsplan op te stellen dat hij ter goedkeuring moet voorleggen aan de organen die belast zijn met de evaluatie ervan. Dit plan zal de rol bepalen van de stafdienst bij de uitvoering van de activiteiten van de organisatie.

De inhoud en de vorm van het plan zullen worden bepaald in een koninklijk besluit dat U binnenkort ter goedkeuring zal worden voorgelegd.

Er moet ook een samenhang bestaan tussen de verschillende plannen die worden opgemaakt door de verschillende mandatarissen. Zo moet het ondersteuningsplan van een houder van een staffunctie van niveau -1 afgestemd zijn op de elementen die vervat zijn in de management- en operationele plannen van de voorzitter van het directiecomité van de federale overheidsdienst waarvan hij afhangt. Voor het niveau -2 moet het ondersteuningsplan de elementen bevatten die zijn opgenomen in het ondersteuningsplan van de houder van de hiërarchisch onmiddellijk hogere staffunctie.

Artikel 10 in ontwerp bepaalt ook de bijzondere modaliteiten die moeten worden nageleefd, wanneer meerdere overheidsdiensten dezelfde stafdienst delen. Alle betrokken personen moeten deelnemen aan het evaluatieproces van de houder van de staffunctie. Dit geldt zowel voor de stafdiensten van de horizontale overheidsdiensten (Personeel en Organisatie, Begroting en Beheerscontrole, Kanselarij, Fedict) als voor de federale programmatorische overheidsdiensten. Deze diensten beschikken immers niet over een eigen stafdienst, maar moeten een beroep doen op de diensten van de federale overheidsdienst waarvan ze afhangen. Het is dus logisch de voorzitters van de programmatorische overheidsdiensten te betrekken bij de evaluatie van de verantwoordelijken van de stafdiensten, waarvan ze afhangen voor hun werking en bijgevolg zullen dezen dan ook worden uitgenodigd hun mening te geven over de ontwerpen van ondersteuningsplan.

Net zoals de management- en operationele plannen van de houders van managementfuncties elk jaar moeten worden aangepast op het moment van de goedkeuring van het budget, wordt er tevens voorzien in de mogelijkheid voor de aanpassing van de ondersteuningsplannen om deze af te stemmen op de doelstellingen die moeten worden bereikt en de noodzakelijke menselijke, budgettaire en informaticamiddelen.

Het nieuwe artikel 10 in ontwerp voorziet ten slotte in de gevallen, waarin de houder van een staffunctie zijn ondersteuningsplan niet heeft voorgesteld en/of aangepast of dit niet heeft gedaan binnen de toegestane termijn en in de gevolgen die daaruit voortvloeien : in dit geval zal hij immers worden geëvalueerd op dit element (d.w.z. wanneer de plannen niet worden overhandigd) en op elk ander element dat de evaluator doorslaggevend vindt.

Verwijzend naar zijn advies dat werd verstrekt over het ontwerp van koninklijk besluit betreffende het evaluatiesysteem van houders van managementfuncties, is de Raad van State van oordeel dat de bepaling van artikel 10, § 10, in ontwerp, slechts een evidentie uitdrukt en dat het daarom wenselijk zou zijn om het te schrappen. Ik wil deze verduidelijking behouden, net zoals ik heb gedaan voor de houders van managementfuncties, dit om een duidelijk signaal te geven: de ondersteuningsplannen maken, net zoals de operationele en managementplannen, de essentie uit het mandatenstelsel. Niet voldoen aan zijn verplichtingen op dit vlak is een negatief element in de evaluatie van de houder van het mandaat, die dan zal kunnen worden geëvalueerd op basis van andere criteria waarover tevoren geen akkoord bestond.

Het geval waarin het orgaan dat belast is met de goedkeuring van de ondersteuningsplannen of de aanpassingen ervan, faalt, wordt ook overwogen: het ontwerp van plan en van de aanpassing ervan wordt geacht te zijn goedgekeurd.

Artikel 6 Artikel 6 reorganiseert het Hoofdstuk V van het bovengenoemde koninklijk besluit van 2 oktober 2002 dat gewijd is aan de evaluatie van de houders van een staffunctie.

Het voert zes nieuwe afdelingen in het hoofdstuk in.

De eerste afdeling in ontwerp heeft betrekking op de duur van de evaluatiecyclus. Er wordt voorzien in drie evaluatiecycli : de twee eerste, met een duur van twee jaar, worden afgesloten met een tussentijdse evaluatie en de derde, met een duur van anderhalf jaar, eindigt met de eindevaluatie op het einde van het mandaat.

Er wordt echter een afwijking in het aantal cycli ingevoerd voor de houders van een staffunctie, personeelsleden van externe loopbanen van federale overheidsdienst « Buitenlandse Zaken » die zouden gekozen hebben voor een mandaat van vier jaar: in dit geval wordt er voorzien in twee cycli van twee jaar. Afdeling 2 in ontwerp, meer bepaald artikel 16, heeft betrekking op de

beschrijving van de elementen waarmee rekening zal gehouden worden bij de evaluatie van de houders van een staffunctie. De doelstellingen vastgelegd in de ondersteuningsplannen alsook de manier waarop ze werden uitgevoerd, vormen een centraal element van de evaluatie. Ik wilde echter de persoonlijke bijdrage van de houder van de staffunctie toevoegen aan de verwezenlijking van deze doelstellingen. Het is namelijk mogelijk dat er doelstellingen werden bereikt hoewel de geëvalueerde er niet toe heeft bijgedragen. Daarentegen zou het kunnen dat de doelstellingen niet werden bereikt ondanks de inspanningen die geleverd werden door de geëvalueerde. Om de billijkheid van het systeem te waarborgen, past het om niet enkel rekening te houden met de resultaten maar ook met de geleverde inspanningen om deze resultaten te behalen.

De evaluatie heeft eveneens tot doel alle personeelsleden de mogelijkheid te bieden hun competenties te ontwikkelen in een streven naar een permanente verbetering van de prestaties van de openbare dienstverlening. Daarom vormen de acties die ondernomen worden door de houder van de staffunctie om zijn competenties te ontwikkelen, eveneens een element van beoordeling in de evaluatie. Afdeling 3 in ontwerp heeft betrekking op de rol van de verschillende

actoren belast met de evaluatie van de houder van een staffunctie.

Twee personen nemen deel aan de evaluatie van de houder van een staffunctie. De eerste evaluator is de rechtstreekse hiërarchische overste van de geëvalueerde, terwijl de tweede evaluator de rechtstreekse hiërarchische overste is van de eerste evaluator. In het geval van de evaluatie van een houder van een functie van niveau -1, bijvoorbeeld, zal de eerste evaluator de voorzitter van het directiecomité zijn, terwijl de tweede evaluator de Minister zal zijn die de belangrijkste bevoegdheid uitoefent over de betrokken overheidsdienst. In principe zal deze bevoegdheid onbetwistbaar zijn.

Wanneer er twijfel bestaat voor bevoegdheden die gelijk verdeeld zijn, zal de beslissing worden genomen door de Ministerraad.

De eerste en de tweede evaluator zijn beiden verantwoordelijk voor het goede verloop van de evaluatie, wat een factor is voor objectiviteit.

De eerste evaluator is belast met de organisatie van de verscheidene etappes van de evaluatiecyclus. De tweede evaluator zorgt er voor dat de evaluatie rechtvaardig en correct gebeurt. De eerste en tweede evaluator overleggen over de verscheidene etappes van de procedure (vóór het evaluatiegesprek, tijdens de opstelling van het evaluatieverslag en bij de eventuele toekenning van de vermelding).

Bij deze verschillende etappes heeft de tweede evaluator de kans om de nodige opmerkingen te formuleren als hij op basis van de informatie waarover hij beschikt en de bijzondere positie die hij inneemt, van mening is dat de adviezen van de eerste evaluator genuanceerd moeten worden. Het beschrijvende evaluatieverslag en de eventuele vermelding zijn het resultaat van het overleg tussen de twee evaluatoren.

Wanneer een stafdienst gedeeld wordt door meerdere federale overheidsdiensten, is de voorzitter van het directiecomité van de overheidsdienst die bevoegd is voor het activiteitsgebied van de geëvalueerde de eerste evaluator. De tweede evaluator zal de Minister of de Staatssecretaris zijn die de belangrijkste bevoegdheid uitoefent over de overheidsdienst die onder het activiteitsgebied van de geëvalueerde valt. Een voorbeeld: de directeur van de stafdienst Budget en Beheerscontrole die wordt gedeeld door vier horizontale overheidsdiensten zal de voorzitter van het directiecomité van de federale overheidsdienst Budget en Beheerscontrole als eerste evaluator hebben en de Minister die belast is met Begroting als tweede evaluator. In principe zal de belangrijkste bevoegdheid onbetwistbaar zijn. Wanneer er twijfel bestaat voor bevoegdheden die gelijk verdeeld zijn, zal de beslissing worden genomen door de Ministerraad.

Bij de evaluatie van de houders van een staffunctie dient natuurlijk ook rekening gehouden te worden met de bepalingen van de wetten op het gebruik van talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966. Zo kunnen, als de evaluatoren niet van dezelfde taalrol zijn als de geëvalueerde, de houders van een staffunctie van beide taalrollen alleen geëvalueerd worden door evaluatoren die geslaagd zijn voor het examen voldoende of grondige kennis van de tweede taal (volgens de bewoordingen van de artikelen 7 en 12 van het koninklijk besluit van 8 maart 2001 tot vaststelling van de voorwaarden voor het uitreiken van de bewijzen omtrent de taalkennis voorgeschreven bij artikel 53 van de wetten op het gebruik van de talen in bestuurszaken samengevat op 18 juli 1966.). In de andere gevallen moeten de evaluatoren bijgestaan worden door een wettelijke tweetalige van de taalrol van de geëvalueerde. Deze wettelijke tweetalige woont het evaluatiegesprek bij en keurt het evaluatieverslag goed om de overeenstemming tussen het verslag en de inhoud van het gesprek te waarborgen. Afdeling 4 in ontwerp gaat over het verloop van de evaluatiecyclus

Artikel 18 van die afdeling voert de mogelijkheid in voor de geëvalueerde of de eerste evaluator om telkens wanneer er behoefte aan is, functioneringsgesprekken te organiseren. Deze gesprekken hebben met name tot doel een dialoog tot stand te brengen tussen de evaluator en de geëvalueerde over het functioneren van deze laatste, over de graad van verwezenlijking van de doelstellingen, over eventuele problemen, of aanpassingen van het ondersteuningsplan.

Artikel 18bis in ontwerp handelt over het eigenlijke evaluatiegesprek en bepaalt de modaliteiten van het verloop ervan.

Ter voorbereiding van dit gesprek maakt de houder van de staffunctie een geschreven zelfevaluatie die hij overhandigt aan de eerste evaluator vóór het gesprek Deze zelfevaluatie is een synthese van de ondernomen acties, van de projecten die goed werden uitgevoerd en van de verkregen resultaten.

Ze beschrijft de graad van verwezenlijking van de in het ondersteuningsplan vastgestelde doelstellingen, de gebruikte instrumenten om ze uit te voeren en de persoonlijke bijdrage van de houder van de staffunctie tijdens de betreffende evaluatieperiode.

Deze zelfevaluatie wordt overhandigd aan de eerste evaluator die de vaststellingen die hij deed met betrekking tot het functioneren en de door de geëvalueerde bereikte resultaten vergelijkt met de zelfevaluatie die hem werd overhandigd. Hij verzamelt extra informatie bij iedere persoon die hem een verduidelijking kan brengen over het functioneren en de resultaten van de geëvalueerde. Hij kan bijvoorbeeld het advies van de horizontale Overheidsdienst inwinnen die betrokken is bij het activiteitsgebied over de bekomen goede medewerking in het kader van de uitvoering van het beleid of nog inlichtingen vergaren bij de operationele directies om een oordeel te krijgen over de kwaliteit van de diensten die worden geleverd door de stafdienst. Hij overlegt eveneens met de tweede evaluator.

Wanneer de stafdienst verdeeld is onder meerdere overheidsdiensten, vraagt de voorzitter van het directiecomité die optreedt als eerste evaluator het advies van de andere voorzitters van de directiecomités en van de voorzitters van de betrokken federale programmatorische overheidsdiensten. Als deze laatsten dit wensen, zijn ze aanwezig bij het evaluatiegesprek. Afdeling 5 in ontwerp gaat over het evaluatieverslag en over de

vermelding toegekend na afloop van elke evaluatiecyclus.

De tussentijdse evaluaties eindigen slechts met een vermelding wanneer de eerste evaluator van oordeel is dat het functioneren van de geëvalueerde houder van de staffunctie onvoldoende is.

De eindevaluatie, daarentegen wordt verplicht afgesloten met een vermelding « onvoldoende », « voldoende » of « zeer goed ».

Aan het einde van het evaluatiegesprek wordt een ontwerp van beschrijvend verslag opgemaakt door de eerste evaluator. Deze stelt desgevallend ook een vermelding voor die moet worden toegekend aan de geëvalueerde.

De eerste evaluator maakt het ontwerp van verslag en het eventuele voorstel van vermelding over en pleegt overleg met de tweede evaluator.

Bij de eindevaluatie zal het gesprek meer bepaald gaan over de acties en de verwezenlijkingen van de laatste achttien maanden maar men zal zich eveneens baseren op de resultaten van de tussentijdse evaluaties.

Een balans zal worden opgemaakt voor het geheel van de mandaatperiode.

De criteria die bepalend zullen zijn voor de toekenning van de ene of de andere vermelding aan de houder van een staffunctie worden ook bepaald in deze afdeling in ontwerp. Afdeling 6 in ontwerp beschrijft de inhoud van het evaluatiedossier

alsook de organen die gemachtigd zijn het te raadplegen.

Het evaluatiedossier zal bewaard worden bij de directeur van de stafdienst personeel en organisatie, die moet waken over het vertrouwelijk karakter van de gegevens met respect voor eenieders privé-leven. Afdeling 7 in ontwerp betreft de wijze en de middelen van beroep in

geval van toekenning van een vermelding « onvoldoende » of « voldoende ».

De houders van een staffunctie op niveau -1 of op niveau -2 dienen hun beroep in bij een beroepscomité dat samengesteld is uit voorzitters van het directiecomité en voorzitters. Dit is meer bepaald het beroepscomité dat is samengesteld met toepassing van artikel 19, § 2, van het koninklijk besluit van 29 oktober 2001 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de managementfuncties in de federale overheidsdiensten. De werkingsregels die erin worden bepaald, zijn dus ook van toepassing wanneer het beroep wordt ingediend door een houder van een staffunctie.

Artikel 7 Artikel 7 wijzigt artikel 21 van het koninklijk besluit van 2 oktober 2002. De eerste wijziging, in § 1, is louter formeel.De bedoeling van de tweede wijziging, in § 3, bestaat erin de houders van een staffunctie, wier mandaat voortijdig afloopt, de mogelijkheid te bieden te worden gereaffecteerd in een geschikte functie, ongeacht het moment waarop het mandaat ten einde loopt. Deze bepaling wordt genomen naar analogie met de bepalingen voor de houders van mangementfuncties.

Artikel 8 Artikel 8 wijzigt artikel 24, eerste lid van het bovenvermeld koninklijk besluit van 2 oktober 2002. Deze wijziging wil de bereidheid van de Regering om een functioneel beheer van de organisatie te waarborgen, duidelijk weergeven.

Artikel 9 Artikel 9 heeft tot doel de houders van staffuncties uit het toepassingsgebied te lichten van het koninklijk besluit van 2 augustus 2002 tot invoering van een evaluatiecyclus in de federale overheidsdiensten, daar er voor hen een specifiek evaluatiestelsel wordt opgericht.

Artikelen 10 tot 13 De artikelen 10 tot 13 hebben tot doel het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de interne audit binnen de federale overheidsdiensten aan te passen: deze artikelen verwijzen nu immers naar de operationele en managementplannen die door dit ontwerp vervangen worden door een ondersteuningsplan. De voorgestelde wijzigingen zijn dus van louter formele aard.

Artikel 14 Dit artikel bevat overgangsbepalingen voor de houders van staffuncties die reeds aangewezen zijn. Op basis van het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 moeten deze houders een eerste tussentijdse evaluatie ondergaan bij het einde van het eerste jaar van hun mandaat. In hun geval is deze termijn vandaag overschreden.

Zoals reeds gezegd bij het begin van dit verslag, is de evaluatie van de houders van staffuncties een voorwaarde voor het welslagen voor de ondernomen modernisering van de administratie en een test voor de geloofwaardigheid van het mandaatsysteem dat werd ingevoerd.

De Regering wil er ook voor zorgen dat de houders van deze functies die reeds aangewezen zijn, geëvalueerd kunnen worden zonder te moeten wachten tot het einde van de tweede evaluatiecyclus. Er wordt daarom voorgesteld, als overgangsregeling, dat het evaluatiestelsel van de betrokkenen geen drie, maar twee cycli zou omvatten, nl. een eerste cyclus van drie jaar die aanleiding geeft tot een tussentijdse evaluatie en een tweede cyclus die dan aanleiding geeft tot een eindevaluatie.

Alleszins zullen zowel hun tussentijdse evaluatie als hun eindevaluatie gebeuren op basis van de bepalingen die zijn opgenomen in dit ontwerp : evaluatieonderhoud, evaluatiedossier, mogelijkheid tot beroep...

De vraag is echter wat de inhoud zal zijn van de elementen die als basis dienen voor de evaluatie.

Zolang § 4 van het nieuwe artikel 10 niet in werking zal zijn getreden, met andere woorden, zolang de minimumvorm en -inhoud van de ondersteuningsplannen niet precies zijn bepaald in een koninklijk besluit en er dus geen uniforme methodologie kan worden opgelegd, moet men toestaan dat de operationele en managementplannen en/of de prestatiedoelstellingen en de concrete ontwikkeling ervan worden opgesteld conform de artikelen 10 en 16, tweede lid, van het bovengenoemd koninklijk besluit van 2 oktober 2002, zoals die werden toegepast vóór de wijziging ervan door dit ontwerp.

Sedert de inwerkingtreding van dit ontwerp moet elke aanpassing van de operationele en managementplannen en/of de prestatiedoelstellingen en de concrete ontwikkeling ervan conform de voorschriften van het nieuwe artikel 10 (met uitzondering van § 4) gebeuren en moet dus rekening houden met de elementen die zijn bepaald in de §§ 2 en 3 van dit nieuwe artikel 10.

Artikel 15 Er moet rekening worden gehouden met de houders van de staffuncties die zullen worden aangesteld na het van kracht worden van dit voorstel maar voordat de inhoud en de vorm van de ondersteuningsplannen worden bepaald bij koninklijk besluit. Op het moment van hun aanstelling, hebben ze kennis van het evaluatieregime, opgericht door dit ontwerp: dit regime kan dus op hen worden toegepast. Als hun hiërarchische overste dit vraagt, zullen hun plannen echter nog worden opgesteld conform de bepalingen van het huidige koninklijk besluit van 29 oktober 2001, dit wil zeggen vóór de wijziging ervan door dit ontwerp.

Er moet echter rekening worden gehouden met de voorschriften van §§ 2 en 3 van het nieuwe artikel 10, dat wil zeggen dat er voor de houder van de staffunctie op niveau -1 rekening zal moeten worden gehouden met de elementen die zijn vervat in het operationeel en managementplan van de voorzitter van het directiecomité en dat er voor de houder van de staffunctie op niveau -2 rekening zal moeten worden gehouden met de elementen die zijn opgenomen in de prestatieplannen en/of -doelstellingen van de houder van de staffunctie op niveau -1. Wanneer het een stafdienst betreft die gemeenschappelijk is aan verscheidene federale overheidsdiensten, moet er rekening worden gehouden met de operationele en managementplannen van de voorzitters van het directiecomité van de betrokken federale overheidsdiensten en de betrokken voorzitters.

Artikelen 16 en 17 Artikel 16 regelt de inwerkingtreding terwijl artikel 17 verduidelijkt welke regeringsleden verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van onderhavig ontwerp Ik heb de eer te zijn, Sire, van Uwe Majesteit, de zeer eerbiedige en getrouwe dienaar, De Minister van Ambtenarenzaken, C. DUPONT

ADVIES 38.103/1 VAN DE AFDELING WETGEVING VAN DE RAAD VAN STATE De Raad van State, afdeling wetgeving, eerste kamer, op 1 februari 2005 door de Minister van Ambtenarenzaken verzocht hem, binnen een termijn van dertig dagen, van advies te dienen over een ontwerp van koninklijk besluit "tot wijziging van het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de aanduiding en de uitoefening van staffuncties in de federale overheidsdiensten", heeft op 17 februari 2005 het volgende advies gegeven : 1. Het om advies voorgelegde ontwerpbesluit strekt tot wijziging van het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale overheidsdiensten. Het ontwerp bevat, wat de staffuncties betreft, grotendeels gelijkaardige bepalingen als deze betreffende de managementfuncties in de federale overheidsdiensten, die zijn opgenomen in het koninklijk besluit van 1 februari 2005 "tot wijziging van het koninklijk besluit van 29 oktober 2001 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de managementfuncties in de federale overheidsdiensten", over de ontwerpvorm waarvan de Raad van State, afdeling wetgeving, op 23 december 2004 het advies 37.903/1 heeft uitgebracht. Er kan dan ook in de eerste plaats worden verwezen naar de opmerkingen over die bepalingen in dat advies, die mutatis mutandis van toepassing zijn op het voorliggende ontwerp.

De gemachtigde ambtenaar bezorgde aan de auditeur-verslaggever in dit verband een aan het advies 37.903/1 aangepaste versie van het voorgelegde ontwerp, waarin met een aantal opmerkingen uit dat advies rekening werd gehouden. 2. Daarnaast kunnen bij het ontwerp nog de volgende opmerkingen worden gemaakt. 2.1. In het tweede lid van de aanhef schrijve men "..., inzonderheid op de artikelen 5, 7 en 8, vervangen bij het koninklijk besluit van 15 juni 2004, en op de artikelen 10, 15 tot 19, 21 en 24;". 2.2. In artikel 2 van het ontwerp moet het woord "telkens" worden toegevoegd voor het woord "vervangen". 2.3. In zowel de inleidende zin van artikel 4 van het ontwerp als in het ontworpen opschrift onder dat artikel dient te worden geschreven "Afdeling I" in plaats van "Afdeling 1". 2.4. In de Nederlandse tekst van het ontworpen artikel 10, § 7, eerste lid, van het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 (artikel 5 van het ontwerp) vervange men het woord "tijdens" door de woorden "ter gelegenheid van". 2.5. Nog in artikel 5 van het ontwerp is er in het ontworpen artikel 10, § 7, tweede lid, van het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 een discordantie tussen de Nederlandse en de Franse tekst, waar in de Nederlandse tekst gewag wordt gemaakt van "(een) ontwerp tot aanpassing", en in de Franse tekst van "de projets d'adaptation". Die discordantie dient te worden verholpen. 2.6. In de ontworpen bepalingen onder artikel 6 dient te worden geschreven "Afdeling I", "Afdeling II", "Afdeling III", enzovoort, in plaats van "Afdeling 1", "Afdeling 2", "Afdeling 3", enzovoort. 2.7. In het ontworpen artikel 19ter, § 1 (artikel 6 van het ontwerp), dient in de Nederlandse tekst het correcte opschrift te worden vermeld van het koninklijk besluit van 29 oktober 2001 waaraan in die bepaling wordt gerefereerd, zijnde "betreffende de aanduiding en de uitoefening van de managementfuncties in de federale overheidsdiensten". 2.8. Nog in artikel 6 van het ontwerp schrijve men in de Nederlandse tekst van het ontworpen artikel 19ter, § 6, "binnen een maand" in plaats van "in de maand". 2.9. In artikel 7 van het ontwerp dient ook een wijziging te worden opgenomen van artikel 21, § 1, van het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 teneinde te verwijzen naar een definitieve eindbeslissing na beroep inzake de evaluatie. 2.10. In artikel 11 van het ontwerp moet worden verwezen naar "artikel 5" in plaats van naar "artikel 4". 2.11. In het ontwerp dient ook een wijziging te worden opgenomen van artikel 11 van het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de interne audit binnen de federale overheidsdiensten, aangezien dat artikel thans nog verwijst naar het management- en operationeel plan.

De kamer was samengesteld uit : de heren : M. Van Damme, kamervoorzitter;

J. Baert, J. Smets, staatsraden;

G. Schrans, A. Spruyt, assessoren van de afdeling wetgeving;

W. Geurts, griffier.

De overeenstemming tussen de Nederlandse en de Franse tekst werd nagezien onder toezicht van de H. J. Smets.

Het verslag werd uitgebracht door de H. B. Weekers, auditeur.

De griffier, W. Geurts.

De voorzitter, M. Van Damme.

12 APRIL 2005. - Koninklijk besluit tot invoering van een evaluatieregime voor de houders van staffuncties in de federale overheidsdiensten en tot wijziging van het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de interne audit binnen de federale overheidsdiensten ALBERT II, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op de artikelen 37 en 107, tweede lid, van de Grondwet;

Gelet op het koninklijk besluit van 2 augustus 2002 tot invoering van een evaluatiecyclus in de federale overheidsdiensten, inzonderheid op artikel 1, gewijzigd bij de koninklijke besluiten van 2 oktober 2002, 28 september 2003, 8 oktober 2004 en 1 februari 2005;

Gelet op het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale overheidsdiensten, inzonderheid op de artikelen 5, 7 en 8, vervangen bij het koninklijk besluit van 15 juni 2004, en op de artikelen 10, 15 tot 19, 21 en 24;

Gelet op het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de interne audit binnen de federale overheidsdiensten, inzonderheid op de artikelen 4, 7, 11 en 12;

Gelet op het advies van de Inspecteur van Financiën, gegeven op 22 november 2004;

Gelet op de akkoordbevinding van Onze Minister van Begroting van 14 januari 2005;

Gelet op het protocol nr. 515 van 20 december 2004 van het Comité voor de federale, de gemeenschaps- en de gewestelijke overheidsdiensten;

Gelet op het advies 38.103/1 van de Raad van State, gegeven op 17 februari 2005, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 1°, van de gecoördineerde wetten op de Raad van State;

Op de voordracht van Onze Minister van Ambtenarenzaken en op het advies van Onze in Raad vergaderde Ministers, Hebben Wij besloten en besluiten Wij : HOOFDSTUK I. - Wijziging van het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale overheidsdiensten

Artikel 1.In artikel 5, § 2, 2° van het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale overheidsdiensten, vervangen bij het koninklijk besluit van 15 juni 2004, worden de woorden « van de managementfunctie -1 » vervangen door de woorden « van de staffunctie op het niveau -1 ».

Art. 2.In artikel 7, § 1, eerste lid, 5°, van hetzelfde besluit, vervangen bij het koninklijk besluit van 15 juni 2004, wordt het woord « managementfunctie » telkens vervangen door het woord « staffunctie ».

Art. 3.In artikel 8 van hetzelfde besluit, vervangen bij het koninklijk besluit van 15 juni 2004, worden de volgende wijzigingen aangebracht : 1° in het tweede lid, 2°, worden de woorden « door de houder van de managementfunctie -1 » vervangen door de woorden « door de houder van de staffunctie op het niveau -1 »;2° in het vierde lid worden de woorden « houder van een andere managementfunctie -1 » vervangen door de woorden « houder van een andere staffunctie op het niveau -1 ».

Art. 4.Het opschrift van Afdeling I van hoofdstuk IV van hetzelfde besluit wordt vervangen als volgt : « Afdeling I. - Het ondersteuningsplan van de houder van een staffunctie »

Art. 5.Artikel 10 van hetzelfde besluit wordt vervangen als volgt : « Art. 10.- § 1.- Binnen een termijn van zes maanden na de aanduiding wordt door de houder van de staffunctie een ontwerp van ondersteuningsplan bezorgd aan : 1° de voorzitter van het directiecomité en de bevoegde minister en/of staatssecretaris, voor de houder van een staffunctie op het niveau -1;2° de houder van de staffunctie op het niveau -1 en de voorzitter van het directiecomité, voor de houder van een staffunctie op het niveau -2. § 2.- Het ontwerp van ondersteuningsplan houdt rekening met de elementen uit : 1° het managementplan en operationeel plan van de voorzitter van het directiecomité, wat betreft de houder van de staffunctie op het niveau -1;2° het ondersteuningsplan van de houder van de staffunctie op het niveau -1, wat betreft de houder van de staffunctie op het niveau -2. § 3.- Als een stafdienst gemeenschappelijk aan meerdere federale overheidsdiensten is, houdt het ontwerp van ondersteuningsplan van de houder van de staffunctie, in afwijking van § 2, rekening met de elementen uit het managementplan en het operationeel plan van de voorzitters van het directiecomité en van de betrokken voorzitters. § 4.- De vorm en de minimuminhoud van het ondersteuningsplan worden door Ons, bij een besluit vastgesteld na overleg in de Ministerraad, op voordracht van de Minister tot wiens bevoegdheid de ambtenarenzaken behoort, bepaald. § 5.- Binnen twee maanden na behoorlijk vastgestelde ontvangst van de ontwerpen van ondersteuningsplan, keuren de in § 1 bedoelde organen het ondersteuningsplan goed na overleg met de betrokken houders van staffuncties. § 6. - Wanneer een stafdienst gemeenschappelijk aan meerdere federale overheidsdiensten is, vraagt de voorzitter van het directiecomité van de federale overheidsdienst bevoegd voor het activiteitsgebied van de houder van de staffunctie op het niveau -1 het advies van de voorzitters van het directiecomité en van de betrokken voorzitters over het ontwerp van ondersteuningsplan. Deze beschikken over een termijn van vijftien werkdagen om hun advies te formuleren. Wanneer deze termijn verstreken is, wordt het advies niet meer vereist. De voorzitter van het directiecomité bevoegd voor het activiteitsgebied keurt het ondersteuningsplan dan goed, na overleg met de houder van de staffunctie en neemt de eventuele opmerkingen op van de andere voorzitters van het directiecomité en van de betrokken voorzitters. § 7.- Het ondersteuningsplan wordt, indien nodig, in onderling overleg aangepast ter gelegenheid van wijzigingen aangebracht aan het managementplan en het operationeel plan van de voorzitter van het directiecomité, wat betreft de houder van de staffunctie op het niveau -1 of ter gelegenheid van wijzigingen aangebracht aan het ondersteuningsplan van de houder van de staffunctie op het niveau -1, wat betreft de houder van de staffunctie op het niveau -2.

De aanpassingen worden aangebracht op basis van een ontwerp tot aanpassing opgesteld door de houder van de staffunctie in de maand die volgt op een functioneringsgesprek zoals voorzien in artikel 18. § 8.- Als een stafdienst gemeenschappelijk is aan meerdere federale overheidsdiensten wordt het ondersteuningsplan van de houder van de staffunctie op het niveau -1, indien nodig, in onderling overleg aangepast ter gelegenheid van wijzigingen aangebracht aan het managementplan en het operationeel plan van een of van de voorzitters van het directiecomité van de betrokken federale overheidsdiensten.

In dat geval richten de voorzitters van het directiecomité en de betrokken voorzitters zich tot de voorzitter van het directiecomité van de federale overheidsdienst bevoegd voor het activiteitsgebied van de houder van de staffunctie om een aanpassing van het ondersteuningsplan te vragen.

De voorzitter van het directiecomité van de federale overheidsdienst bevoegd voor het activiteitsgebied van de houder van de staffunctie vraagt het advies van de voorzitters van het directiecomité en van de betrokken voorzitters over de aanpassingen van het plan. Deze beschikken over een termijn van vijftien werkdagen om hun advies te formuleren. Wanneer deze termijn verstreken is, wordt het advies niet meer vereist. De voorzitter van het directiecomité bevoegd voor het activiteitsgebied, keurt het ontwerp van ondersteuningsplan dan goed en neemt de eventuele opmerkingen op van de voorzitters van het directiecomité en van de andere betrokken voorzitters. § 9. De aanpassingen worden goedgekeurd door de in § 1 bedoelde organen binnen twee maanden na behoorlijk vastgestelde ontvangst van de ontwerpen. § 10.- Als de houder van een staffunctie binnen de voorgeschreven termijn geen ontwerp van ondersteuningsplan heeft opgesteld of als hij binnen de voorgeschreven termijn geen ontwerp tot aanpassing heeft opgesteld, zal zijn evaluatie betrekking hebben op dit element en op elk ander element dat relevant zal blijken. § 11.- Indien de in § 1 vermelde organen de ondersteuningsplannen of de aanpassingen niet binnen de voorgeschreven termijn goedkeuren, worden die geacht te zijn goedgekeurd. »

Art. 6.Hoofdstuk V van hetzelfde besluit, bestaande uit de artikelen 15 tot 19, wordt vervangen als volgt: « HOOFDSTUK V. - De evaluatie van de houder van een staffunctie Afdeling I. - Duur van de evaluatiecyclus

Art. 15.Elke houder van een staffunctie wordt tijdens zijn mandaat driemaal geëvalueerd. De eerste twee cycli duren twee jaar en worden met een tussentijdse evaluatie afgesloten. De derde cyclus eindigt zes maanden vóór het verstrijken van het mandaat en wordt met een eindevaluatie afgesloten.

In afwijking van het eerste lid worden de ambtenaren van Buitenlandse Zaken, behorend tot de externe loopbanen, die als houder van een staffunctie werden aangesteld en voor een mandaat van vier jaar hebben gekozen tijdens hun mandaat tweemaal geëvalueerd. De eerste cyclus duurt twee jaar en wordt met een tussentijdse evaluatie afgesloten. De tweede cyclus eindigt zes maanden vóór het verstrijken van het mandaat en wordt met een eindevaluatie afgesloten. Afdeling II. - Onderwerp van de evaluatie

Art. 16.De tussentijdse evaluaties en de eindevaluatie van de houder van de staffunctie hebben betrekking op : 1° de verwezenlijking van de doelstellingen die werden vastgelegd in het ondersteuningsplan bedoeld in artikel 10;2° de wijze waarop die doelstellingen al dan niet werden behaald;3° de persoonlijke bijdrage van de houder van de staffunctie aan de verwezenlijking van die doelstellingen;4° de geleverde inspanningen om zijn competenties te ontwikkelen. Afdeling III. - Actoren van de evaluatie

Art 17. § 1.- De evaluatie van de houders van staffuncties wordt uitgevoerd door : 1° de voorzitter van het directiecomité, eerste evaluator genoemd en de betrokken minister of staatssecretaris, tweede evaluator genoemd, wat de houder van een staffunctie op het niveau -1 betreft;2° de houder van de staffunctie op het niveau -1, eerste evaluator genoemd, en de voorzitter van het directiecomité, tweede evaluator genoemd, wat de houder van een staffunctie op het niveau -2 betreft. § 2.- In afwijking van § 1, als een stafdienst gemeenschappelijk is aan meerdere federale overheidsdiensten, wordt de evaluatie van de houder van de staffunctie op het niveau -1 uitgevoerd door de voorzitter van het directiecomité van de federale overheidsdienst bevoegd voor het activiteitsgebied van de geëvalueerde, eerste evaluator genoemd, en door de minister of de staatssecretaris, bevoegd voor deze federale overheidsdienst en tweede evaluator genoemd. § 3.- Voor een externe ondersteuning inzake evaluatietechnieken kunnen de in §§ 1 en 2 bedoelde evaluatoren een beroep doen op de Federale Overheidsdienst Personeel en Organisatie. Afdeling IV. - Verloop van de evaluatiecyclus

Onderafdeling 1. - De functioneringsgesprekken

Art. 18.Tijdens elke evaluatiecyclus vinden er op initiatief van de houder van de staffunctie of de eerste evaluator, telkens wanneer dat noodzakelijk blijkt, functioneringsgesprekken plaats.

In het geval van een stafdienst gemeenschappelijk aan meerdere federale overheidsdiensten, kunnen de voorzitters van het directiecomité en de betrokken voorzitters de eerste evaluator vragen dat hij een functioneringsgesprek organiseert over de kwesties die hen aanbelangen. Zij wonen dat gesprek van rechtswege bij.

De functioneringsgesprekken hebben betrekking op alles wat met het functioneren van de houder van de staffunctie te maken heeft, alsook op de doelstellingen die in het ondersteuningsplan werden vastgelegd, de eventuele aanpassingen die daaraan moeten worden aangebracht en hun verwezenlijking.

Onderafdeling 2. - Het evaluatiegesprek

Art. 18bis.§ 1.- Op het einde van elke evaluatiecyclus nodigt de eerste evaluator de houder van de staffunctie uit voor een evaluatiegesprek.

De tweede evaluator alsook een door de eerste evaluator aangewezen secretaris kunnen aan dat gesprek deelnemen.

In alle gevallen heeft er, vóór het evaluatiegesprek, overleg plaats tussen de eerste en tweede evaluator. § 2.- Als voorbereiding op het evaluatiegesprek maakt de houder van de staffunctie een zelfevaluatie op. Die wordt ten laatste twintig werkdagen vóór de vastgestelde datum van het gesprek aan de eerste evaluator bezorgd. § 3.- De eerste evaluator bereidt het evaluatiegesprek voor door de zelfevaluatie van de houder van de staffunctie te toetsen op consistentie en onderbouwing. Hij vergelijkt ze met de elementen waarover hij beschikt, die resulteren uit feiten en geobserveerd gedrag tijdens de dagelijkse opvolging van het functioneren van de geëvalueerde. Bovendien verzamelt hij alle bijkomende informatie die kan bijdragen tot een billijke en objectieve evaluatie. § 4.- Als een stafdienst gemeenschappelijk is aan meerdere federale overheidsdiensten maakt de eerste evaluator de zelfevaluatie over aan de andere betrokken voorzitters van het directiecomité en vraagt hun advies. Als dezen hun advies niet overmaken binnen een periode van tien werkdagen, wordt dit advies niet meer vereist.

Als de betrokken voorzitters van het directiecomité en de andere betrokken voorzitters dat wensen, nemen zij deel aan het evaluatiegesprek. Afdeling V. - Het evaluatieverslag en de toegekende vermelding

Art. 19.§ 1.- Na afloop van het evaluatiegesprek stelt de eerste evaluator een ontwerp van beschrijvend evaluatieverslag op en doet, indien nodig, een voorstel met betrekking tot de vermelding. Hij overlegt met de tweede evaluator die zijn opmerkingen kan formuleren.

Vervolgens stelt hij het beschrijvend evaluatieverslag op en kent de eventuele vermelding toe. § 2.- Als een stafdienst gemeenschappelijk is aan meerdere federale overheidsdiensten, overlegt de eerste evaluator met de voorzitters van het directiecomité en de andere betrokken voorzitters om te komen tot een gemeenschappelijke evaluatie. Na dit overleg wordt een ontwerp van evaluatieverslag en een eventueel voorstel van vermelding binnen zeven werkdagen door de eerste evaluator voor advies medegedeeld aan de voorzitters van het directiecomité en aan de andere betrokken voorzitters. Deze beschikken over een termijn van zeven werkdagen om hun advies te formuleren en hun opmerkingen bekend te maken. Wanneer deze termijn verstreken is, wordt het advies niet meer vereist. De eerste evaluator voegt de eventuele opmerkingen in, stelt nadien het beschrijvend evaluatieverslag op en kent de eventuele vermelding toe. § 3.- Het evaluatieverslag wordt door de tweede evaluator medeondertekend en wordt, met bewijs van ontvangst, medegedeeld aan de geëvalueerde binnen twintig werkdagen die volgen op het evaluatiegesprek. § 4.- Tijdens de tussentijdse evaluatie staat er in het beschrijvend evaluatierapport geen eindvermelding, behalve wanneer de eerste evaluator van mening is dat de houder van de staffunctie de vermelding « onvoldoende » verdient.

De eindevaluatie wordt afgesloten met de vermelding « onvoldoende », « voldoende » of « zeer goed ». § 5.- De tussentijdse evaluaties en de eindevaluatie van de houder van de staffunctie worden besloten met de vermelding « onvoldoende » als uit de evaluatie blijkt dat het functioneren van de houder van de staffunctie onder het verwachte niveau ligt en/of de doelstellingen, zoals vervat in het ondersteuningsplan, niet werden verwezenlijkt en/of de wijze voor het behalen van die doelstellingen niet optimaal was en/of de geëvalueerde slechts een kleine persoonlijke bijdrage levert aan het behalen van de doelstellingen. § 6.- De eindevaluatie van de houder van de staffunctie wordt besloten met de vermelding « zeer goed » als uit de evaluatie blijkt dat de vooropgestelde doelstellingen op de juiste manier werden verwezenlijkt en dat de persoonlijke bijdrage van de houder van de staffunctie onbetwistbaar bewezen is. § 7.- De eindevaluatie van de houder van de staffunctie wordt besloten met de vermelding « voldoende » als uit de evaluatie blijkt dat de vooropgestelde doelstellingen voor een deel op de juiste manier werden verwezenlijkt maar dat er nog wezenlijke verbeteringen moeten worden aangebracht om de toevertrouwde opdracht optimaal en volledig te verwezenlijken en/of dat de persoonlijke bijdrage van de houder van de staffunctie beperkt is. § 8.- De eindevaluatie van de houder van de staffunctie wordt gestaafd met de beschrijvende evaluatieverslagen betreffende de verstreken periodes voor de tussentijdse evaluaties en de totale periode van het mandaat voor de eindevaluatie. Afdeling VI. - Het evaluatiedossier

Art. 19bis.§ 1.- Het evaluatiedossier van de houder van de staffunctie bestaat uit: 1° een identificatiefiche met de persoonlijke gegevens en het aanstellingsbesluit;2° een gevalideerde functiebeschrijving;3° het ondersteuningsplan alsook de opeenvolgende aanpassingen die daaraan werden aangebracht;4° in voorkomend geval, de verslagen over de functioneringsgesprekken en/of ieder ander document dat inzicht verschaft in de aanpassingen, de afspraken en de schikkingen die tussen de geëvalueerde houder van de staffunctie en zijn eerste evaluator werden getroffen;5° de zelfevaluatie van de houder van de staffunctie;6° de beschrijvende evaluatieverslagen;7° eventueel dossier van het ingestelde beroep. De geëvalueerde kan documenten laten opnemen in zijn evaluatiedossier.

De evaluatiedossiers worden bewaard bij de directeur van de stafdienst Personeel en Organisatie van de betrokken federale overheidsdienst. § 2.- Het evaluatiedossier is toegankelijk voor de geëvalueerde houder van de staffunctie, de stafdienst Personeel en Organisatie van de betrokken federale overheidsdienst alsook aan de eerste en tweede evaluator.

In het geval van een gemeenschappelijke stafdienst aan meerdere federale overheidsdiensten is het evaluatiedossier van de houder van de staffunctie op het niveau -1 ook toegankelijk aan de andere betrokken voorzitters van het directiecomité en voorzitters. § 3.- Na afloop van elk evaluatiegesprek wordt een kopie van het aangepaste evaluatiedossier medegedeeld aan de voorzitter van het directiecomité van de Federale Overheidsdienst Personeel en Organisatie die belast is met de kwaliteitscontrole van de evaluatieprocedure van de houders van een staffunctie. Afdeling VII. - Beroepsmogelijkheden

Art. 19ter.§ 1.- De houder van de staffunctie op het niveau -1 of -2 wiens tussentijdse evaluatie resulteert in de vermelding « onvoldoende » of wiens eindevaluatie niet resulteert in de vermelding « zeer goed » kan, per aangetekende brief, beroep instellen bij het comité van beroep opgericht bij de Minister tot wiens bevoegdheid de Ambtenarenzaken behoort bij toepassing van artikel 19, § 2, van het koninklijk besluit van 29 oktober 2001 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de managementfuncties in de federale overheidsdiensten. Het beroep wordt ingesteld binnen vijftien kalenderdagen na betekening van het evaluatieverslag.

De voorzitter van het directiecomité die heeft deelgenomen aan de evaluatieprocedure van de houder van een staffunctie van niveau -1 of -2, mag niet aanwezig zijn bij, noch deelnemen aan de beraadslaging van de afdeling : hij kan evenwel worden gehoord.

Een voorzitter mag niet aanwezig zijn bij, noch deelnemen aan de beraadslaging van de afdeling belast met het onderzoek van een beroep ingesteld door de houder van een staffunctie van niveau -1 of -2 van de federale overheidsdienst waarvan zijn programmatorische overheidsdienst afhangt. § 2.- Het beroep is opschortend. § 3.- De houder van de staffunctie wordt opgeroepen, uiterlijk acht werkdagen voor de zitting, ten einde zijn verweermiddelen uiteen te zetten. Hij dient persoonlijk te verschijnen. Hij mag zich laten bijstaan door een persoon naar keuze. De verdediger mag op geen enkel ogenblik en in welke hoedanigheid ook deelgenomen hebben aan de evaluatieprocedure van de houder van de staffunctie.

Indien de houder van de staffunctie of zijn verdediger, ofschoon behoorlijk opgeroepen, zonder geldige reden niet verschijnt, doet het beroepsorgaan uitspraak op grond van de stukken van het dossier.

Hetzelfde geldt zodra de zaak voor de tweede maal ter zitting komt, zelfs indien de houder van de staffunctie of zijn verdediger een geldige reden kan aanvoeren.

De afwezigheid van de verdediger is, behoudens overmacht, geen reden van uitstel.

Het beroepsorgaan hoort iedereen en verzamelt alle nodige gegevens opdat het zich met volle kennis van zaken kan uitspreken. § 4.- Het beroepsorgaan kan slechts op een rechtsgeldige manier de houder van de staffunctie horen en beraadslagen voorzover de meerderheid van de leden aanwezig is.

De stemming is geheim. Bij staking van stemmen valt de beslissing in het voordeel van de verzoeker. Indien het beroep ingesteld is tegen een evaluatie « onvoldoende », dan zal de beslissing in het voordeel van de verzoeker de vermelding « voldoende » of « zeer goed » inhouden. Indien het beroep ingesteld is tegen een eindevaluatie « voldoende », dan zal de beslissing in het voordeel van de verzoeker de vermelding « zeer goed » inhouden. § 5.- Het beroepsorgaan beslist binnen een maand na de instelling van het beroep en deelt zijn beslissing zonder verwijl mee aan de houder van de staffunctie. § 6.- Het beroepsorgaan kan zich laten bijstaan door een specialist in de evaluatiemethoden van de federale overheid. »

Art. 7.In artikel 21 van hetzelfde besluit worden de volgende wijzigingen aangebracht : 1° in § 1 worden de woorden « bedoeld in artikel 17, eerste lid, » vervangen door de woorden « bedoeld in artikel 15, eerste lid, »;2° in § 3, eerste lid, worden de woorden « na de periode van twee jaar bedoeld in artikel 12 » geschrapt.

Art. 8.Artikel 24, eerste lid, van hetzelfde besluit wordt vervangen als volgt : « Wanneer een staffunctie door de betrokken minister vacant wordt verklaard en de houder ervan, van wie het mandaat verstrijkt, zijn kandidatuur stelt, geven de in artikel 8, tweede lid, bedoelde organen hem een nieuw mandaat, voor zover hij de eindvermelding « zeer goed » kreeg ». » HOOFDSTUK II. - Wijziging van het koninklijk besluit van 2 augustus 2002 tot invoering van een evaluatiecyclus in de federale overheidsdiensten

Art. 9.Artikel 1, tweede lid, van het koninklijk besluit van 2 augustus 2002 tot invoering van een evaluatiecyclus in de federale overheidsdiensten, vervangen bij het koninklijk besluit van 1 februari 2005, wordt opgeheven. HOOFDSTUK III. - Wijziging van het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de interne audit binnen de federale overheidsdiensten

Art. 10.In artikel 4 van het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de interne audit binnen de federale overheidsdiensten worden de woorden « bedoeld in artikel 2, eerste lid, » vervangen door de woorden « bedoeld in artikel 2, § 1, eerste lid, 4°, ».

Art. 11.In artikel 7 van hetzelfde besluit worden de woorden « bedoeld in artikel 6 van hetzelfde besluit, » vervangen door de woorden « bedoeld in artikel 5 van hetzelfde besluit, ».

Art. 12.In artikel 11 van hetzelfde besluit worden de woorden « Het management- en operationeel plan bedoeld in artikel 10 van hetzelfde besluit, worden » vervangen door de woorden « Het ondersteuningsplan bedoeld in artikel 10 van hetzelfde besluit, wordt ».

Art. 13.In artikel 12 van hetzelfde besluit, worden de woorden « bedoeld in artikel 16 van het hogergenoemd besluit van 2 oktober 2002 » vervangen door de woorden « bedoeld in artikel 15, eerste lid, van het hoger genoemd besluit van 2 oktober 2002 ». HOOFDSTUK IV. - Overgangs- en slotbepalingen

Art. 14.In afwijking van artikel 15, eerste lid, van het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale overheidsdiensten, zoals vervangen bij dit besluit, worden de houders van de staffuncties die al aangesteld waren op de dag van inwerkingtreding van dit besluit, tijdens hun mandaat tweemaal geëvalueerd. De eerste cyclus duurt drie jaar en wordt met een tussentijdse evaluatie afgesloten. De tweede cyclus eindigt zes maanden vóór het verstrijken van het mandaat en wordt met een eindevaluatie afgesloten.

De tussentijdse evaluatie en de eindevaluatie van de in het eerste lid bedoelde houders van staffuncties worden uitgevoerd op basis van de bepalingen van dit besluit; ze hebben echter betrekking op het managementplan en het operationele plan en/of op de prestatiedoelstellingen en de concrete uitwerking ervan opgesteld overeenkomstig de artikelen 10 en 16, tweede lid, van het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale overheidsdiensten, zoals die van toepassing waren vóór de datum van inwerkingtreding van dit besluit.

Art. 15.De evaluatie van de houders van staffuncties die worden aangesteld na de datum van inwerkingtreding van dit besluit wordt uitgevoerd op basis van de bepalingen van dit besluit; zolang echter het koninklijk besluit bedoeld in artikel 10, § 4 van het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale overheidsdiensten zoals het met dit besluit gewijzigd wordt, nog niet in werking is getreden, heeft de evaluatie betrekking op de managementplannen en de operationele plannen en/of de prestatiedoelstellingen en de concrete uitwerking ervan opgesteld overeenkomstig de artikelen 10 en 16, tweede lid, van het voormelde koninklijk besluit van 2 oktober 2002, zoals die van toepassing waren vóór de datum van inwerkingtreding van dit besluit, onverminderd evenwel § 3 van artikel 10, zoals herschreven bij dit besluit.

Art. 16.Artikel 10, § 4, van het voornoemde koninklijk besluit van 2 oktober 2002, zoals het werd herschreven bij artikel 5 van dit besluit, treedt in werking op een door Ons bepaalde datum.

Art. 17.Onze Ministers en Onze Staatssecretarissen zijn, ieder wat hem betreft, belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 12 april 2005.

ALBERT Van Koningswege : De Minister van Ambtenarenzaken, C. DUPONT