2 AUGUSTUS 2002. - Koninklijk besluit tot invoering van een evaluatiecyclus in de federale overheidsdiensten

Verslag aan de Koning Sire, Inleiding In het kader van de uitbouw van een modern HRM-beleid is de invoering van de evaluatiecyclus die de diverse verbeterings- en veranderingsprocessen ondersteunt zeer belangrijk. Het uiteindelijk doel van de evaluatiecyclus is de verbetering van de werking van de organisatie en de ontwikkeling van de medewerker.

De evaluatiecyclus moet het functioneren van de ganse organisatie positief beïnvloeden en moet bijgevolg iedereen raken in de organisatie. Het nieuwe evaluatiesysteem moet eenvoudig zijn in gebruik, zodat de valkuil voor bureaucratische recuperatie van het proces wordt ondervangen.

De minimale doelstellingen van het evaluatiesysteem zijn : - betere resultaten inzake de aangeboden dienstverlening; - stijging van de motivatie van de medewerkers; - verbetering van de communicatie en samenwerking tussen leidinggevenden en medewerkers; - responsabiliseren van medewerkers door hun betrokkenheid te verhogen; - duidelijkheid scheppen over verwachtingen en deze plaatsen in bredere context van organisatie; - op gesystematiseerde wijze loopbaan-ontwikkeling en ontwikkeling van competenties mogelijk maken; - mogelijkheid tot sanctioneren in geval van manifest ondermaats functioneren.

De basiswaarden die aan de invoering van de evaluatiecyclus ten grondslag liggen, zijn : - Permanente coaching : begeleiding van de medewerkers gedurende de hele evaluatiecyclus. - Positieve attitude : start met een basishouding van vertrouwen van de chef in de competenties en goede wil van zijn medewerker en uiteraard vice versa. - Objectiviteit : evaluatie gebeurt op basis van gedrag en feiten (mate van verwezenlijking van de doelstellingen). - Directe communicatie : de chef moet een "slecht" nieuwsgesprek kunnen voeren, maar dient met dezelfde openheid ook zichzelf in vraag te durven stellen.

De opleiding en vorming die zowel aan evaluatoren als aan personeelsleden verstrekt zal worden in het kader van deze evaluatiecyclus zal zich enerzijds richten op een aantal technieken (op het vlak van planning, opvolging, coaching, evalueren, gesprekstechnieken...) en anderzijds op de hoger vermelde basiswaarden (rol van leidinggevende als coach, openheid in communicatie, positieve attitude chef-medewerker, teambuilding, verantwoordelijkheid krijgen en nemen...).

De invoering van de evaluatiecyclus zal progressief en top-down gebeuren, naargelang een federale overheidsdienst wordt opgericht. De houders van een managementfunctie hebben in de invoering van de evaluatiecyclus immers een belangrijke rol te spelen, zoals b.v. bij het bepalen van organisatiedoelstellingen en bij de organisatie van de diensten waaruit de evaluatielijnen worden afgeleid. Bovendien hebben de houders van een managementfunctie een voorbeeldfunctie te vervullen op het vlak van de basiswaarden die voor een succesvolle invoering van een evaluatiecyclus noodzakelijk zijn.

In het ontworpen koninklijk besluit worden de grote principes van het nieuwe evaluatiesysteem geregeld, maar wordt ook nog keuzemogelijkheden gelaten aan het management van elke federale overheidsdienst voor wat betreft de operationele invulling van de evaluatiecyclus, zoals onder andere het tijdstip van evalueren, de frequentie van evaluatiegesprekken, de inhoud en frequentie van functioneringsgesprekken, de uiteindelijke vorm van een evaluatieverslag.

De evaluatoren worden de eerstelijns HRM-verantwoordelijken voor hun personeelsleden. De opleiding voor de nieuwe evaluatiecyclus is in belangrijke mate gericht op het opnemen van deze nieuw rol. Zoals voorgeschreven in artikel 6 van dit ontwerp is het volgen van deze opleiding een voorwaarde om als evaluator op te kunnen treden. Dit om de kwaliteitsvolle invulling van de evaluatiecyclus te garanderen. In deze context dient opgemerkt dat het directiecomité in het bijzonder erover zal waken dat de evaluatoren aangewezen en opgeleid zullen zijn vooraleer tot de eerste evaluatieperiode wordt overgegaan in de betrokken federale overheidsdienst. Dit dient ten laatste binnen een termijn van achttien maanden te gebeuren, te rekenen vanaf de indiensttreding van de voorzitter van het directiecomité (artikel 30 van het ontwerp).

De stafdienst Personeel & Organisatie heeft een belangrijke ondersteunende rol te spelen in de begeleiding van de evaluatoren bij het opnemen van hun nieuwe rol. De stafdienst Personeel & Organisatie ondersteunt de evaluatiecyclus door onder meer de interne communicatie hierover naar evaluatoren en personeelsleden te verzorgen, door op vraag in bijkomende opleidingen of coaching te voorzien, door de opvolging van de leidinggevende vaardigheden door de chef van de evaluator te begeleiden. De stafdienst Personeel & Organisatie intervenieert niet autonoom in de individuele toepassing van de evaluatiecyclus maar responsabiliseert maximaal het lijnmanagement hiervoor. Ze stelt haar deskundigheid ter beschikking om dat lijnmanagement hierbij te ondersteunen.

De federale overheidsdienst Personeel & Organisatie verzorgt een tweedelijns-kwaliteitsbewaking op organisatieniveau (b.v. door steekproeven, panels, personeelsbevragingen...) over de toepassing van de evaluatiecyclus en staat ook in voor het creëren van een extern en onpartijdig meldpunt voor klachten over oneigenlijke toepassingen van de evaluatiecyclus.

TITEL I. - Toepassingsgebied en definities Artikel 1 Deze bepaling sluit bepaalde categorieën ambtenaren uit : zo bijvoorbeeld de ambtenaren van de Staatsveiligheid van het Ministerie van Justitie en de ambtenaren van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die behoren tot de Kanselarijcarrière, de carrière Buitenlandse Dienst en de carrière van de attachés voor Internationale Samenwerking.

Op de houders van een managementfunctie, zijn de algemene principes van de evaluatiecyclus (Titel II) van kracht. Inderdaad met hen worden duidelijke afspraken gemaakt die vastgelegd worden (omschrijving van hun managementfunctie en hun mandaatopdrachten, te behalen strategische en operationele doelstellingen en de te behalen resultaten) in een document. Zij kunnen aldus, op grond van de gemaakte afspraken, onderworpen worden aan de door dit besluit georganiseerde beschrijvende evaluatie, voorzover dit niet tegenstrijdig is met de bepalingen van het koninklijk besluit van 29 oktober 2001 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de managementfuncties in de federale overheidsdiensten.

Alhoewel de Raad van State aanbeveelt de evaluatie van deze houders slechts te regelen in bovenvermeld koninklijk besluit, werd het niet opportuun geacht hieraan gevolg te geven, vermits het de bedoeling is met kracht vast te stellen dat alle ambtenaren van de federale overheidsdiensten, zonder enig onderscheid, onderworpen zijn aan de algemene principes van de evaluatiecyclus.

De evaluatiecyclus is van toepassing zowel op statutaire (rijksambtenaren) als contractuele personeelsleden. Aangezien de evaluatiecyclus als een communicatieproces wordt gepercipieerd, dat de werking van de gehele administratie beoogt, is het logisch dat alle categorieën van personeelsleden in dit proces worden betrokken.

In toepassing van artikel 12 van het koninklijk besluit van 19 juli 2001 "betreffende de invulling van de beleidsorganen van de federale overheidsdiensten en betreffende de personeelsleden van de federale overheidsdiensten aangewezen om deel uit te maken van een kabinet van een lid van een Regering of van een College van een Gemeenschap of een Gewest", zijn de leden van de Cellen Beleidsvoorbereiding onderworpen aan de bepalingen van het administratief en geldelijk statuut van de Rijkambtenaren, met uitzondering van de bepalingen inzake loopbaan, selectie, werving en stage. Bijgevolg zijn zij onderworpen aan het evaluatiestelsel. Het hoofd van de Cel Beleidsvoorbereiding zal door de minister en de voorzitter van het directiecomité geëvalueerd worden en de leden zullen geëvalueerd worden door het hoofd van de cel.

Vermits deze leden onder het functioneel gezag staan van het hoofd van de cel, in de zin van artikel 4, derde lid, van voornoemd koninklijk besluit van 19 juli 2001, is dit hoofd hun evaluator in de zin van artikel 2, 3°, van dit ontwerp.

Overigens rapporteert het hoofd van de Cel Beleidsvoorbereiding rechtstreeks aan de minister en de voorzitter van het directiecomité (artikel 8, tweede lid, van het koninklijk besluit van 7 november 2000 houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst).

De personeelscategorieën zoals bedoeld in artikel 13 van voornoemd koninklijk besluit van 19 juli 2001 maken geen deel uit van de federale overheidsdienst en zijn dus niet onderworpen aan dit ontwerp.

Artikel 2 Dit artikel geeft een aantal brede definities van termen die later in het koninklijk besluit aan bod komen.

De evaluatiecyclus wordt zeer duidelijk als een communicatieproces erkend tussen chef en medewerker. Er wordt immers vanuit gegaan dat vooral mondelinge communicatie een positieve invloed heeft op de motivatie van de medewerkers en de samenwerking tussen leidinggevenden en medewerkers zal stimuleren. De finaliteit van de evaluatiecyclus is tweeërlei : de ontwikkeling van de competenties van het personeelslid en het bereiken van de doelstellingen van de federale overheidsdienst.

Het eerste moet zeer breed beschouwd worden : het gaat om de ontwikkeling van competenties binnen de huidige functie, maar ook om competenties die noodzakelijk zijn voor eventueel latere functies in dezelfde of in een andere dienst. Door de evaluatiecyclus ook duidelijk in relatie met de organisatiedoelstellingen van de federale overheidsdienst te brengen en vooral de rol die de geëvalueerde hierin te spelen heeft duidelijk te stellen wordt de betrokkenheid van de personeelsleden verhoogd en worden ze tevens geresponsabiliseerd.

De verwachtingen van de organisatie ten aanzien van het personeelslid worden bepaald in de functiebeschrijving, zowel op het vlak van resultaatsgebieden, als op het vlak van vereiste competenties en attitude. Indien in een organisatie meerdere personeelsleden dezelfde functie uitoefenen wordt hiervoor een generieke functiebeschrijving uitgewerkt. Indien dit niet het geval is, wordt een specifieke functiebeschrijving uitgewerkt.

Om van de evaluatiecyclus een nuttig instrument te maken is het noodzakelijk dat de directe chef die de dagelijkse leiding heeft over de personeelsleden ook als evaluator optreedt. Hiërarchische en functionele chef dienen samen te vallen. Dit houdt in dat de evaluator - functionele chef zowel een contractueel als vastbenoemd personeelslid kan zijn.

De organisatiedoelstellingen van een federale overheidsdienst zijn het geheel aan doelstellingen en plannen die op verschillende niveaus van een federale overheidsdienst worden geformuleerd. Zo wordt het strategisch plan opgemaakt door de minister, op advies van de beleidsraad van een overheidsdienst. Dit strategisch plan is het resultaat van een denkproces waarbij zowel de beleidsraad, de Cel Beleidsvoorbereiding en het directiecomité worden betrokken. Dit strategisch plan zal voor de houders van een managementfunctie moeten vertaald worden in meer operationele doelstellingen. Daaraan moeten ook de financiële, materiële en personele middelen gekoppeld worden die voor het bereiken van de operationele doelstellingen vereist zijn.

TITEL II. - De evaluatiecyclus Dit ontwerp maakt een duidelijk onderscheid tussen de motiverende en constructieve doelstellingen van het invoeren van de evaluatiecyclus, gericht op het optimaliseren van mondelinge communicatie enerzijds en het sanctionerend karakter dat dezelfde evaluatiecyclus voor een zeer beperkt gedeelte van de personeelsleden zal hebben anderzijds : dit laatste maakt het voorwerp uit van titel III. In deze titel II wordt de bureaucratische impact van de evaluatiecyclus tot een minimum herleid en wordt een zekere mate van vrijheid in de concrete toepassing van de evaluatiecyclus ingebouwd.

Aangezien er voor de grote groep personeelsleden die in deze titel worden beoogd geen rechtsgevolgen aan de evaluatiecyclus worden gekoppeld, is die mate van vrijheid ook gerechtvaardigd.

In titel III wordt de procedure beschreven wanneer een evaluatieverslag tot een eindvermelding "onvoldoende" leidt. In het precies geval van een tweede eindvermelding "onvoldoende" worden wel rechtsgevolgen gekoppeld, en worden ook meer formele vereisten gesteld aan de operationele invulling van de evaluatiecyclus.

Voor het overige is er geen rechtsgevolg aan de evaluatie gekoppeld.

Zo wordt b.v. voor bevordering geen rekening gehouden met het evaluatieverslag. Een bevordering wordt immers gebaseerd op selectie m.b.t. het toekomstgericht functioneren van de betrokkene; de competenties die voor de toekomstige functie vereist zijn moeten op het selectiemoment dat bij een bevorderingsbeslissing hoort, worden vastgesteld. HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen Artikel 3 Aangezien elk personeelslid geacht wordt een bijdrage te leveren aan de doelstellingen van de federale overheidsdienst en ook geacht wordt zich te ontwikkelen in zijn functie, is het logisch dat het communicatieproces dat hiertoe moet leiden verplicht is voor iedereen die effectief in dienst is.

Het sluit wel de personeelsleden uit die om één of andere reden niet effectief in dienst zijn. Voor hen heeft het ook weinig zin om over hun functioneren te communiceren. Aangezien er geen rechtsgevolgen aan de evaluatiecyclus worden verbonden, is dit ook niet nadelig voor de betrokken personeelsleden.

Voor de personeelsleden die gedurende lange tijd afwezig zijn en die op het ogenblik van het evaluatiegesprek afwezig zijn, wordt de evaluatiecyclus hervat op het ogenblik dat zij opnieuw hun functie opnemen.

Artikel 4 De periodiciteit van de evaluatie betreft één of twee jaar. Het directiecomité van een federale overheidsdienst moet echter de vrijheid krijgen de periodiciteit te bepalen van de evaluatie rekening houdend met de aard en de verantwoordelijkheden van de verschillende functies. Zo kan er bijvoorbeeld beslist worden dat indien een functie een directe link heeft met de organisatiedoelstellingen, een jaarlijkse evaluatie aangewezen is.

Deze beslissing van het directiecomité zal praktisch per categorie van personeelsleden gebeuren; onder dit begrip dient men functiecategorieën te begrijpen; zo bvb. voor personeelsleden die repetitieve taken uitvoeren zoals de bodes... kan de evaluatieperiode 2 jaar bedragen gelet op het gebrek aan manifeste evolutie in de uitoefening van dergelijke functies.

Breder, kan gesteld worden dat een voorbeeld van categorie van personeelsleden het nieuwe niveau D is.

Artikel 5 In eenzelfde geest van soepelheid is het vanzelfsprekend dat de beslissingen in verband met de organisatie van de praktische modaliteiten van de evaluatiecyclus genomen worden door het directiecomité (bv. het ogenblik van de evaluatiegesprekken, het wijzigen van de evaluatoren, tussentijdse evaluatie...).

In de praktijk zal dit wellicht aan de stafdienst Personeel & Organisatie worden gedelegeerd.

Voor eventueel aan de federale overheidsdienst verbonden programmatorische overheidsdiensten, zal natuurlijk voorafgaandelijk overleg gepleegd worden met het hoogste managementorgaan van de betrokken programmatorische overheidsdienst.

HOOFSTUK II. - De rollen van de evaluator en de geëvalueerde Artikel 6 Deze bepaling betekent dat de houder van een managementfunctie bepaalt wie de evaluatoren van de personeelsleden in zijn organisatie zijn.

Dit betekent ook dat hij zichzelf kan aanduiden als evaluator van zijn directe medewerkers. De houders van een managementfunctie worden geëvalueerd door de houder van de managementfunctie van het onmiddellijk hoger niveau, aan wie ze rapporteren. Voor de voorzitter van het Directiecomité is de evaluator de bevoegde minister.

Zoals reeds werd gesteld, is de voor de functionele chefs voorziene opleiding een voorwaarde om effectief als evaluator op te treden.

Artikel 7 Dit artikel sluit aan bij de rol van de evaluator als eerste lijnspersoneelsbeheerder. Hij is in eerste instantie verantwoordelijk voor de kwaliteit van het evaluatiedossier. In dat dossier komen in principe geen stukken die niet vooraf in een gesprek werden toegelicht of besproken. Iedere geëvalueerde kan echter documenten laten opnemen.

Behalve van de door de geëvalueerde toegevoegde documenten, wordt telkens ook een kopie van elk document aan de geëvalueerde bezorgd.

Artikel 8 De evaluator heeft als plicht om informatie in te winnen omtrent het functioneren van de geëvalueerde. Deze laatste is zelf ook een belangrijke informatiebron via zijn inbreng in gesprekken en zijn voorbereiding in de vorm van een zelfevaluatie. Aangezien met functiebeschrijvingen wordt gewerkt waarin ook de relatie tot de omgeving (klanten, eigen medewerkers...) is beschreven, is het soms aangewezen om bij klanten of medewerkers te informeren in hoeverre aan verwachtingen werd voldaan. Deze kunnen immers een belangrijke input geven voor ontwikkelingspunten in het functioneren van betrokkene.

Artikel 9 Aangezien met de evaluatiecyclus wordt beoogd dat evaluatoren hun rol als leidinggevende daadwerkelijk opnemen, is het logisch dat deze ook worden beoordeeld op hun leidinggevende vaardigheden. De kwaliteit van de documenten in het evaluatiedossier, de kwaliteit van de gesprekken, de wijze van begeleiden en motiveren van personeelsleden zijn hierbij belangrijke punten. HOOFDSTUK III. - Het verloop van de evaluatiecyclus De verwachtingen van de evaluator ten opzichte van het personeelslid worden besproken tijdens het functiegesprek, en eventueel tijdens een bijkomend periodiek planningsgesprek waarin de verwachtingen vertaald worden naar zeer concrete prestatiedoelstellingen en/of persoonlijke ontwikkelingsdoelstellingen.

In het functiegesprek en/of het planningsgesprek wordt gestreefd naar een consensus tussen evaluator en geëvalueerde. Dit kan enkel als de geëvalueerde ook zijn visie geeft over de functie en over de af te spreken doelstellingen. Wanneer doelstellingen specifiek, meetbaar en tijdsgebonden worden geformuleerd, moet daar ook ruimte gemaakt worden om over de vereiste middelen (financieel, materieel en personeel) en verantwoordelijkheden te spreken. Als er om één of andere reden geen consensus mogelijk is, is het de evaluator die de eindverantwoordelijkheid heeft. De evaluator legt dan de afspraken vast in een document.

Het functioneringsgesprek is per definitie een gesprek tussen gelijkwaardigen met een evenwaardige inbreng. Consensus is hier bijgevolg eveneens het streefdoel. Ook hier geldt echter dat in de uitzonderlijke gevallen dat een consensus onmogelijk is, bijvoorbeeld als gevolg van een negatieve attitude van de geëvalueerde tegenover ontwikkeling, de evaluator de eindverantwoordelijkheid heeft.

In het evaluatiegesprek is de inbreng van de geëvalueerde tweeërlei.

Enerzijds bereidt hij een schriftelijke zelfevaluatie voor, anderzijds brengt hij deze elementen in het gesprek naar voor. Het is de rol van de evaluator te beoordelen in welke mate hij in het evaluatieverslag de zelfevaluatie volgt of er rekening mee houdt. Het evaluatieverslag geeft het oordeel weer van de evaluator.

Bij elk document heeft de geëvalueerde de mogelijkheid om opmerkingen te formuleren. Artikel 10 Een functiegesprek vindt slechts plaats wanneer er iemand in een nieuwe functie begint of wanneer de functie fundamentele wijzigingen ondergaat. Hierdoor worden de verwachtingen van de chef ten aanzien van zijn medewerker duidelijk gesteld, en wordt de betrokkenheid van de medewerker verhoogd, aangezien in een functiebeschrijving ook duidelijk de meerwaarde van een functie voor de organisatie moet staan beschreven. Door een functiegesprek niet telkenmale in het begin van een evaluatiecyclus te voeren wordt vermeden dat in het begin van een evaluatieperiode heel de functiebeschrijving opnieuw moet worden besproken en herbevestigd, wat vaak als bureaucratische rompslomp wordt ervaren door zowel evaluator als geëvalueerde.

Artikel 11 Voor functies waarvoor het formuleren van prestatiedoelstellingen nuttig is, worden aansluitend op het formuleren van de organisatiedoelstellingen van een federale overheidsdienst ook prestatiedoelstellingen voor individuele personeelsleden geformuleerd.

Het is aan de evaluator om uit te maken of er prestatiedoelstellingen worden geformuleerd of niet.

Als er prestatiedoelstellingen worden geformuleerd, worden deze in een planningsgesprek afgesproken en vastgesteld. Het komt er hierbij op aan om niet alleen de te behalen resultaten, maar ook de vereiste personele, materiële en financiële middelen te bespreken. De prestatiedoelstellingen worden in specifieke, meetbare, resultaatsgerichte en tijdsgebonden termen geformuleerd (SMART).

Planningsgesprekken kunnen ook in team-verband gehouden worden.

Voor de houders van een managementfunctie bestaan de prestatiedoelstellingen uit een selectie van doelstellingen uit het operationeel plan waarvoor zij functioneel verantwoordelijk zijn. Zo heeft deze selectie voor de voorzitters van het Directiecomité betrekking op het geheel van operationele doelstellingen van de federale overheidsdienst die gelden voor de evaluatieperiode.

Tijdens het planningsgesprek kunnen ook persoonsgerichte ontwikkelingsdoelstellingen worden afgesproken om het functioneren van de geëvalueerde te verbeteren of te optimaliseren.

De evaluator legt deze elementen schriftelijk vast en overhandigt ze aan de geëvalueerde die tekent voor ontvangst.

Artikel 12 De coachingperiode door de chef, de dagelijkse leiding, is de belangrijkste fase in de evaluatiecyclus. Dit zal immers het belangrijkste element zijn om medewerkers te motiveren, te betrekken, te waarderen.

De leidinggevende is, zoals de geëvalueerde zelf, mede-verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de medewerker. Om dit te bereiken zal het soms noodzakelijk zijn om de ontwikkeling van de medewerker te bespreken. Dit kan de ontwikkeling betreffen binnen een functie (bv. functieverrijking) of binnen een dienst (bv. functierotatie). Op deze aspecten heeft de leidinggevende het meeste impact en kan hij ook het best de competentieontwikkeling begeleiden die noodzakelijk is. De leidinggevende moet ook voor een gedeelte - samen met de stafdienst Personeel & Organisatie - verantwoordelijk worden voor de loopbaan van de medewerker (bv. interne mobiliteit, bevordering) en de competentieontwikkeling die daarvoor noodzakelijk is. Tijdens dit soort van gesprekken kunnen leidinggevende en medewerker ook afspraken maken rond opleidings- en andere ontwikkelingsacties. Ook hierin dient immers een evenwicht gevonden te worden tussen individuele doelstellingen en organisatiebehoeften.

Voor de personeelsleden die over competenties beschikken die ontoereikend zijn voor een bepaalde functie of die in een andere functie beter tot hun recht komen kan de leidinggevende samen met de stafdienst Personeel en Organisatie naar oplossingen zoeken om hieraan tegemoet te komen.

Zowel de geëvalueerde als de evaluator kunnen het initiatief nemen tot een functioneringsgesprek.

Artikel 13 Dit artikel bepaalt de evaluatiecriteria. Deze zijn de functiebeschrijving, de extra-elementen uit het planningsgesprek en, desgevallend, de prestatiedoelstellingen en de persoonlijke ontwikkelingsdoelstellingen.

Artikel 14 Het is in het kader van de motivatie en zelfontplooiing van een personeelslid belangrijk dat deze ook zichzelf inschat en beoordeelt.

Dit bevordert bovendien de communicatie in het evaluatiegesprek, dat anders snel dreigt unilateraal te worden. Deze zelfevaluatie dient als vertrekpunt in het gesprek en is niet bedoeld als officieel stuk dat in het evaluatiedossier wordt opgenomen.

De evaluator dient eveneens op zijn evaluatie- en leidinggevende vaardigheden geëvalueerd te worden : zijn zelf-evaluatie zal dus ook op deze twee elementen slaan, zodanig dat zijn evaluatie alle deelaspecten van zijn functie zal omvatten.

Artikel 15 Tijdens het evaluatiegesprek wordt een balans opgemaakt van het functioneren van het personeelslid ten opzichte van de verwachtingen zoals geformuleerd tijdens het functiegesprek en, desgevallend, het planningsgesprek.

Bij het evalueren van het behalen van prestatiedoelstellingen moet een onderscheid worden gemaakt tussen enerzijds de realisatiegraad en anderzijds de persoonlijke bijdrage van het personeelslid. Het kan immers zijn dat doelstellingen werden behaald ondanks het feit dat de medewerker hieraan geen bijdrage heeft geleverd of dat doelstellingen niet werden bereikt ondanks zware inspanningen van de medewerker. Het is duidelijk dat in het kader van de persoonlijke evaluatie het tweede geval hoger moet worden ingeschat dat het eerste.

Artikel 16 Het evaluatieverslag is geen verslag van het evaluatiegesprek maar bevat het oordeel van de evaluator.

Aangezien de dagelijkse leiding en communicatie het belangrijkste is, is het niet wenselijk dat in het evaluatiegesprek of evaluatieverslag zaken aan bod komen die voor het eerst ter sprake komen of geformuleerd worden. Dit zou er immers op duiden dat de dagelijkse begeleiding en communicatie niet optimaal is verlopen.

Het beschrijvend evaluatieverslag wordt gedateerd en ondertekend door de evaluator en binnen de vijftien kalenderdagen na het evaluatiegesprek aan de geëvalueerde bezorgd.

De geëvalueerde tekent het verslag voor kennisneming en ontvangst en krijgt er een afschrift van. Binnen de vijftien kalenderdagen na ontvangst voegt hij zijn eventuele opmerkingen toe en bezorgt het verslag terug aan de evaluator die tekent voor kennisneming en ontvangst. HOOFDSTUK IV. - Het evaluatiedossier Artikel 17 Het evaluatiedossier bevat naast een identificatiefiche, enkel nog documenten die rechtstreeks met de evaluatiecyclus te maken hebben, met inbegrip van de documenten die de geëvalueerde heeft laten opnemen. Gevolgde vorming, loopbaanexamenresultaten zijn belangrijk in het kader van breder personeelsbeheer en kunnen in relatie staan met de evaluatiecyclus, maar worden niet langer als behorend tot het evaluatiedossier beschouwd.

Artikel 18 In dit artikel wordt het mogelijk gemaakt dat alle betrokkenen voor wie het evaluatiedossier nuttige informatie bevat er ook toegang toe hebben. In de eerste plaats zijn dat de geëvalueerde en evaluator.

Daarnaast hebben ook de persoon die de evaluator moet beoordelen op diens leidinggevende vaardigheden en de instanties die verantwoordelijk zijn voor personeelsbeheer toegang tot dit dossier.

TITEL III Evaluatieverslag met eindvermelding « onvoldoende » Artikel 19 Er wordt geen eindvermelding geformuleerd, zoals « goed », « zeer goed », « gemiddeld » omdat de evaluatiecyclus vooral als ontwikkelings- en opvolgingsinstrument is bedoeld. Enkel wanneer de evaluator van oordeel is dat de medewerker onvoldoende functioneert, wordt dit wel als dusdanig in een eindvermelding vermeld. Dit is immers de enige mogelijkheid die gevolgen kan hebben voor de betrokken medewerker.

Artikel 20 Enkel wanneer de geëvalueerde overduidelijk slecht functioneert, kan er een « onvoldoende » worden uitgesproken. In de praktijk zal dit vaak een gevolg zijn van een combinatie van onvoldoende functioneren op verschillende niveaus : een negatieve attitude en ontoereikende resultaten of slechte performantie.

In het evaluatieverslag moet op duidelijke wijze worden beschreven dat het functioneren van de geëvalueerde zich situeert beneden het niveau dat van hem vereist wordt, zoals geformuleerd in zijn functiebeschrijving en/of prestatiedoelstellingen. Uit verslagen van functioneringsgesprekken moet blijken dat remediëring niet tot het gewenste resultaat heeft geleid of niet mogelijk was.

In deze context dient men deze functiebeschrijving, de extra-elementen uit het planningsgesprek en/of prestatiedoelstellingen als de « evaluatiecriteria » te beschouwen in de zin van artikel 24, tweede lid, van het koninklijk besluit van 22 december 2000 tot bepaling van de algemene principes van het administratief en geldelijk statuut van de rijksambtenaren die van toepassing zijn op het personeel van de diensten van de Gemeenschaps- en Gewestregeringen en van de Colleges van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie en van de Franse Gemeenschapscommissie, alsook op de publiekrechtelijke rechtspersonen die ervan afhangen.

Wanneer het verslag van de beschrijvende evaluatie tot een vermelding "onvoldoende" leidt, wordt deze door de evaluator én zijn functionele chef, alsook desgevallend door het personeelslid wettelijk tweetalig ondertekend. Zo wordt het risico vermeden van een willekeurige toekenning door één enkele persoon van een vermelding die, op termijn, gevolgen zou kunnen hebben op de professionele toekomst van de geëvalueerde. In dezelfde context is het vanzelfsprekend dat de toekenning van een dergelijke vermelding dient voorafgegaan te worden door formele of informele waarschuwingen aan de geëvalueerde.

Wat dit artikel betreft blijkt de Raad van State uit dit verslag te mogen afleiden dat de eindvermelding "onvoldoende" uit een gezamenlijke beslissing van de evaluator en diens functionele chef voortvloeit. Dit is niet het geval. Het principe van het bij dit ontwerp ingericht stelsel bestaat erin dat de evaluatie in eerste instantie door de evaluator wordt gemaakt en dat hij, hierdoor, de volle verantwoordelijkheid ervan opneemt.

De handtekening van de functionele chef geldt als bewijs van het gewicht van de vermelding en van het correct verloop van de procedure.

Artikel 21 Indien een vastbenoemde ambtenaar een eerste vermelding "onvoldoende" krijgt, houdt dit voor hem een waarschuwing in en een uitnodiging tot beter functioneren in de toekomst. Het is voor de persoonlijke ontwikkeling van de geëvalueerde gezien het engagement dat de organisatie heeft ten opzichte van een vastbenoemde ambtenaar, belangrijk een tweede kans te bieden aan de ambtenaar die een vermelding "onvoldoende" gekregen heeft. In dit kader kunnen de evaluator en zijn functionele chef aan de verantwoordelijke van de stafdienst Personeel en Organisatie voorstellen om de geëvalueerde te reaffecteren in een gelijkwaardige functie; deze wordt vanzelfsprekend verwittigd van dit voorstel.

Het directiecomité bepaalt nadien de termijn binnen dewelke een tweede evaluatie dient te gebeuren : in dit geval, betreft de evaluatiecyclus ten minste zes maanden.

Artikel 22 Dit artikel voorziet in de mogelijkheid voor de ambtenaar om een beroep in te stellen tegen de eerste vermelding "onvoldoende" die hem eventueel werd toegekend. Dit beroep wordt onderzocht door een raad van beroep die een met redenen omkleed advies uitbrengt. Dit advies wordt medegedeeld aan de voorzitter van het directiecomité die beslist het al dan niet te volgen. Deze beslissing wordt medegedeeld aan de ambtenaar en aan de raad van beroep. Indien zij niet overeenstemt met het advies van de raad van beroep, dient zij met redenen omkleed te zijn.

Artikelen 23 tot 26 Indien de vermelding "onvoldoende" gevolgd wordt door een tweede vermelding "onvoldoende" binnen de drie jaar, wordt een voorstel tot afdanking gedaan aan de benoemende overheid, te weten de Koning voor wat betreft de ambtenaren van niveau A en de minister of zijn afgevaardigde voor wat betreft de ambtenaren van de andere niveaus, dit volgens de geldende delegatieregels.

Deze artikelen organiseren een beroepsprocedure ten voordele van de ambtenaar die een tweede vermelding "onvoldoende" gekregen heeft en waarvoor de afdanking voorgesteld is. Gedurende de procedure, wordt de afdanking vanzelfsprekend niet uitgesproken.

Voor de vastbenoemde ambtenaren, wordt er, in elke federale overheidsdienst, een raad van beroep ingericht, die, binnen de 45 kalenderdagen, de aanvraag onderzoekt en aan de voorzitter van het directiecomité een gemotiveerd advies verstrekt. De beslissing al dan niet tot een voorstel tot afdanking over te gaan komt aan de voorzitter van het directiecomité toe. Het spreekt vanzelf dat de voorzitter van het directiecomité al zijn beslissingen moet motiveren : het gaat inderdaad om individuele beslissingen die, als dusdanig, onderworpen zijn aan de toepassing van de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen.

Het voorzitterschap van de raad van beroep is waargenomen door de houder van een managementfunctie -1 of -2 van een andere federale overheidsdienst dan deze waarbij de raad van beroep wordt opgericht, en dit, na overleg tussen de voorzitters van de twee directiecomités.

De afdanking wordt nadien formeel door de benoemende overheid uitgesproken, te weten door de Koning voor wat betreft de ambtenaren van niveau A en door de minister of zijn afgevaardigde voor wat betreft de andere niveaus volgens de geldende delegatieregels.

Artikel 27 Er wordt in een vergoeding wegens ontslag voorzien waarvan het bedrag gelijk is aan het bedrag dat vastgesteld is door de thans vigerende reglementering inzake afdanking wegens beroepsongeschiktheid.

Artikel 28 Voor de bij arbeidsovereenkomst aangeworven personeelsleden, volgt het ontslag na een vermelding « onvoldoende ». Het contractueel personeelslid krijgt in casu geen tweede kans. Het spreekt voor zich dat de toekenning van deze vermelding voorafgegaan moet worden van informele waarschuwingen aan de geëvalueerde en in die zin geen verrassing mag zijn voor betrokkene.

In dit geval wordt het ontslag geregeld door de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten, met andere woorden met respect van de wettelijke opzegtermijnen. Deze waarschuwing houdt derhalve geen verband met de dwingende reden in het Arbeidsovereenkomstenrecht.

Het verschil in behandeling ten opzichte van een vastbenoemde ambtenaar, wordt verantwoord door de vaste benoeming zelf. De organisatie heeft ten opzichte van de vastbenoemde ambtenaar een verwachting en zekerheid gecreëerd en heeft derhalve een groter engagement ten opzichte van die ambtenaar. De regel blijft de statutaire aanwerving, dus enig verschil in behandeling dient gehandhaafd te blijven.

Artikelen 29 en 30 Deze artikelen omvatten de overgangs- en slotbepalingen.

Artikel 29 heft alle reglementaire bepalingen op die betrekking hebben met het evaluatiesysteem dat vervangen wordt door de bij dit ontwerp voorgesteld stelsel van beschrijvende evaluatie, deze die betrekking hebben op de geldelijke gevolgen van de toekenning van de vermeldingen "goed" of "onvoldoende" alsook met deze betreffende de afdanking wegens beroepsongeschiktheid, met uitzondering van de bepaling die artikel 114 van het statuut van het rijkspersoneel in werking doet treden.

De Raad van State stelt voor wat betreft artikel 29 van het ontwerp, de woorden "de ambtenaren" te vervangen door de woorden "de personeelsleden". Deze suggestie werd niet weerhouden, gelet op het feit dat de in artikel 29 opgesomde reglementaire bepalingen slechts de statutaire ambtenaren beogen en niet het contractueel personeel.

De Raad van State stelt dat andere reglementaire bepalingen dan die vermeld in het ontworpen artikel 29 dienen opgeheven of aangepast te worden ten aanzien van de ontworpen bepalingen. Deze tekstaanpassing zal eerlang verricht worden in het kader van het herschrijven van de teksten die de vaste ambtenaren van de federale overheidsdiensten zullen beheersen.

Het tweede lid vrijwaart nochtans de procedures die, op grond van de door dit ontwerp vervangen reglementering, inzake afdanking, lopend zouden zijn. De beroepsprocedures die aanhangig zouden zijn zowel bij de interdepartementale als bij de departementale raden van beroep inzake evaluatie tegen een vermelding "onvoldoende" en de beroepen tegen een andere vermelding worden niet vervolgd, gelet op de opheffing van de artikelen 56 tot 62 van het koninklijk besluit van 2 oktober 1937.

Artikel 30 bepaalt de inwerkingtreding van het nieuw stelsel van beschrijvende evaluatie.

De Raad van State stelt dat artikel 30 zou uitdrukkelijk moeten vermelden dat een geheel nieuwe evaluatieperiode aanvangt op het ogenblik van de inwerkingtreding van dit ontwerp. Dit vloeit voort uit de tekst zelf van dit ontwerp aangezien geen enkele bepaling voorzien werd om een overgang te verzekeren tussen het huidig stelsel en het door dit ontwerp ingericht stelsel. Overigens was het niet de bedoeling van de Regering om een overgangsstelsel te beheren tussen twee evaluatiestelsels waarvan de filosofie totaal van elkaar verschilt.

Ten slotte heeft de Raad van State doen opmerken dat sommige passages van dit verslag niet te vinden waren in het beschikkend gedeelte en vroeg aldus ofwel hun schrapping, ofwel de tekstuele vertaling ervan.

Er werd geen rekening gehouden met deze opmerkingen. Inderdaad, de rol van de federale overheidsdienst « Personeel en Organisatie » in de evaluatiecyclus vloeit voort uit de rol van deze dienst binnen de virtuele matrix. Deze rol is breder beschreven in de opdrachten van deze dienst (koninklijk besluit van 11 mei 2001 houdende oprichting van de Federale overheidsdienst Personeel en Organisatie, artikelen 2, § 1).

Overigens vloeit de verplichting om een functiegesprek te houden wanneer een functie fundamentele wijzigingen ondergaat reeds voort uit de artikelen 10 en 11 van het ontwerp.

Bovendien zal het aan het lijnmanagement toekomen om planningsgesprekken in teamverband te houden.

Ten slotte komt het aan de stafdienst Personeel en Organisatie van de betrokken federale overheidsdienst toe om aan het lijnmanagement remediëringsoplossingen voor te stellen wanneer de geëvalueerde competenties aan de dag legt die ontoereikend zijn voor een functie.

Dit vergt geen juridische regels.

In de tekst van het ontwerp van koninklijk besluit voorgelegd aan de Raad van State, kwam één artikel - artikel 7 - tegemoet aan de toestand van de evaluator die niet van dezelfde taalrol was als de geëvalueerde. Op verzoek van de Raad van State werd dit artikel uit het ontwerp weggelaten, aangezien de Raad van State meende dat de materie van het taalgebruik onder de exclusieve bevoegdheid valt van de wetgever.

Overeenkomstig artikel 43ter , § 7, eerste lid, van de wetten op het gebruik van talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966, dat werd ingevoegd bij de wet van 12 juni 2002, dienen evaluatoren die personen van een andere taalrol dan die van hen evalueren, het bewijs leveren van de aan de evaluatietaak aangepaste kennis van de tweede taal. Het tweede lid van datzelfde artikel verplicht de houders van en managementfunctie deze taalkennis te bewijzen binnen de 6 maanden van hun aanstelling op straffe van vroegtijdige beëindiging van hun mandaat. Deze § 7 treedt echter pas in werking op de datum bepaald door de Ministerraad. Tot de inwerkingtreding van deze § 7, blijft het examen bedoeld in artikel 43, § 3, derde lid gelden als bewijs van de van de aan de evaluatietaak aangepaste kennis van de tweede taal.

Met andere woorden wie slaagt of geslaagd is in het examen voldoende of grondige kennis van de tweede taal (artikelen 7 en 12, koninklijk besluit van 8 maart 2001), kan alleen zijn personeelsleden van beide taalrollen evalueren. De andere evaluatoren (de houders van een managementfunctie incl.) dienen overeenkomstig de vaststaande rechtspraak van de Raad van State, bijgestaan te worden door een wettelijke tweetalige (een personeelslid dat de voldoende of grondige kennis van de tweede taal heeft bewezen) van de taalrol van de geëvalueerde. Eens § 7 van bovenvermeld artikel 43ter in werking is getreden, zal de evaluator die niet de vereiste taalkennis (art. 43ter , § 7, eerste lid) bewezen heeft, bijgestaan worden door een personeelslid dat deze wel heeft bewezen. Deze wettelijke tweetalige ondertekent de evaluatieverslagen ter bevestiging van de overeenstemming tussen de tekst van het evaluatieverslag en de inhoud van het evaluatiegesprek.

Ik heb de eer te zijn, Sire, van Uwe Majesteit, de zeer eerbiedige en zeer getrouwe dienaar, De Minister van Ambtenarenzaken en Modernisering van de openbare besturen, L. VAN DEN BOSSCHE ADVIES VAN DE RAAD VAN STATE De Raad van State, afdeling wetgeving, eerste kamer, op 8 april 2002 door de Minister van Ambtenarenzaken en Modernisering van de openbare besturen verzocht hem van advies te dienen over een ontwerp van koninklijk besluit "tot invoering van een evaluatiecyclus in de federale overheidsdiensten", heeft op 23 mei 2002 het volgende advies gegeven : STREKKING EN RECHTSGROND VAN HET ONTWERP 1. Het om advies voorgelegde ontwerpbesluit strekt tot regeling van de evaluatie van het merendeel van de personeelsleden van de federale overheidsdiensten. Titel I van het ontwerp (artikelen 1 en 2) omschrijft het toepassingsgebied van de regeling en bevat definities van een aantal in het ontwerp voorkomende begrippen.

Titel II van het ontwerp (artikelen 3 tot 18) regelt de evaluatiecyclus.

Hoofdstuk I van die titel legt de evaluatiecyclus op voor ieder door het ontworpen besluit beoogde personeelslid dat effectief in dienst is (artikel 3), regelt de duur van die cyclus (artikel 4) en draagt elk directiecomité op nadere regels te bepalen voor de praktische organisatie ervan (artikel 5).

Hoofdstuk II van titel II heeft betrekking op de evaluator en de geëvalueerde. Het bepaalt onder meer de vereisten waaraan de evaluator moet voldoen (artikel 6) en regelt het evaluatiedossier (artikel 8).

Hoofdstuk III van die titel heeft betrekking op het verloop van de evaluatiecyclus. Er wordt voorzien in een functie- en planningsgesprek (artikelen 11 en 12), waarbij de functie- en desgevallend de prestatiedoelstellingen en/of persoonlijke ontwikkelingsdoelstellingen worden vastgesteld (artikelen 11 en 12). Wanneer het nodig is kunnen ook functioneringsgesprekken plaatsvinden (artikel 13). Als eindpunt van elke evaluatiecyclus vindt, nadat de geëvalueerde een zelfevaluatie heeft opgesteld (artikel 14) en een evaluatiegesprek heeft plaatsgevonden (artikel 15), de evaluatie plaats (artikel 16).

Hoofdstuk IV van titel II ten slotte regelt de inhoud van het evaluatiedossier (artikel 17) en de toegankelijkheid van dit dossier (artikel 18).

Titel III (artikelen 19 tot 28) regelt de eindvermelding "onvoldoende". Hoofdstuk I (artikelen 19 en 20) regelt de toekenning van deze eindvermelding. Hoofdstuk II regelt de procedure en de gevolgen voor de loopbaan van de ambtenaar (artikelen 21 tot 27), terwijl hoofdstuk III het ontslag regelt van personeelsleden die zijn aangeworven met een arbeidsovereenkomst (artikel 28). Beide regelingen onderscheiden zich, doordat de vastbenoemde ambtenaren over een beroepsmogelijkheid beschikken bij de raad van beroep en er voor hen pas na een tweede eindvermelding "onvoldoende" ontslag wegens beroepsongeschiktheid volgt, terwijl voor het personeelslid aangeworven met een arbeidsovereenkomst, na de eerste eindvermelding "onvoldoende" ontslag volgt met inachtneming van de dwingende bepalingen van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten.

Titel IV bevat opheffings- en overgangsbepalingen (artikel 29) en regelt de temporele werking en de uitvoering van het ontworpen besluit (artikelen 30 en 31). 2. Het ontwerp wijzigt het statuut van het rijkspersoneel.Het vindt rechtsgrond in de artikelen 37 en 107, tweede lid, van de Grondwet.

In zoverre het ontwerp ook betrekking heeft op de bij arbeidsovereenkomst in dienst genomen personeelsleden, vindt het een bijkomende rechtsgrond in artikel 4, § 2, 1°, van de wet van 22 juli 1993 houdende bepaalde maatregelen inzake ambtenarenzaken, naar luid waarvan de Koning, onder meer, de arbeidsvoorwaarden van die personeelsleden regelt.

ALGEMENE OPMERKING Luidens het verslag aan de Koning zijn de functiebeschrijving, de extra-elementen uit het planningsgesprek en/of de prestatie-doelstellingen te beschouwen als de evaluatiecriteria in de zin van artikel 24, tweede lid, van het koninklijk besluit van 22 december 2000 tot bepaling van de algemene principes van het administratief en geldelijk statuut van de rijksambtenaren die van toepassing zijn op het personeel van de diensten van de Gemeenschaps- en Gewestregeringen en van de Colleges van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie en van de Franse Gemeenschapscommissie, alsook op de publiekrechtelijke rechtspersonen die ervan afhangen (APKB).

Om conform te zijn met die bepaling, naar luid waarvan het statuut onder meer de evaluatiecriteria bepaalt, dienen die criteria in de tekst zelf van het ontworpen besluit te worden opgenomen.

Te dien aanzien moet er op worden gewezen dat, alhoewel het aanmerken van een regel als algemeen principe in het APKB de Koning niet belet bij latere regelgeving daarvan af te wijken, zulk een afwijking als gevolg heeft dat de desbetreffende regel niet langer kan worden beschouwd als een algemeen principe waardoor de gemeenschappen en de gewesten gebonden zijn (1). Het niet-opnemen van de genoemde criteria in het ontworpen besluit zou derhalve als gevolg hebben dat de gemeenschappen en de gewesten niet langer gehouden zouden zijn zulke criteria in hun ambtenarenstatuten op te nemen.

ONDERZOEK VAN DE TEKST Aanhef 1. Bij de vermelding van wijzigende wetten of besluiten moeten enkel de nog geldende wijzigingen worden vermeld.Zo schrijve men in het tweede lid van de aanhef "vervangen bij de wet van 20 mei 1997" in plaats van "zoals gewijzigd bij de wetten van 30 maart 1994 en 20 mei 1997", in het derde lid ervan "artikel 57, vervangen bij het koninklijk besluit van 17 september 2000" in plaats van "laatst gewijzigd door het koninklijk besluit van 17 september 2000" en in het vijfde lid ervan "vervangen bij het koninklijk besluit van 6 februari 1997" in plaats van "vervangen bij de koninklijke besluiten van 31 maart 1995, 10 april 1995 en 6 februari 1997". 2. In het vijftiende lid van de aanhef schrijve men "Gelet op advies 33.278/1 van de Raad van State ..." in plaats van "Gelet op het advies van de Raad van State, nr. @...".

Artikel 1 1. Krachtens artikel 1 is de ontworpen regeling niet van toepassing op de houders van de managementfuncties, behalve titel II ervan, "onverminderd de bepalingen van het koninklijk besluit van 29 oktober 2001 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de managementfuncties in de federale overheidsdiensten" (tweede lid). Aangezien hoofdstuk V van het laatstgenoemde koninklijk besluit reeds een regeling van de evaluatie van de houders van een managementfunctie inhoudt, verdient het omwille van de duidelijkheid - en derhalve van de rechtszekerheid - aanbeveling om de evaluatie van die personeelsleden uitsluitend te regelen in dat besluit en hen bijgevolg geheel uit het toepassingsgebied van het ontworpen besluit te lichten. 2. Op de vraag van de auditeur-verslaggever aan welke categorieën personeelsleden wordt gerefereerd in artikel 1, eerste lid, 2°, van het ontwerp, antwoordde de gemachtigde wat volgt : « Services publics soumis à un régime d'évaluation dérogatoire : personnel scientifique des établissements scientifiques, sûreté de l'Etat du Ministre de la Justice, carrières de chancellerie des Affaires étrangères, agents civils du service de sécurité militaire.» Omwille van de rechtszekerheid en gelet op de opheffing, door artikel 29 van het ontwerp, van de in artikel 1, eerste lid, 2°, ervan opgesomde bepalingen dienen de in het antwoord van de gemachtigde vermelde personeelscategorieën uitdrukkelijk aan het toepassingsgebied van de ontworpen regeling te worden onttrokken. 3. Op de vraag naar de toepasselijkheid van het ontworpen besluit op de personeelsleden bedoeld bij het koninklijk besluit van 19 juli 2001 betreffende de invulling van de beleidsorganen van de federale overheidsdiensten en betreffende de personeelsleden van de federale overheidsdiensten aangewezen om deel uit te maken van een kabinet van een lid van een Regering of van een College van een Gemeenschap of een Gewest, antwoordde de gemachtigde van de regering : « En application de l'article 12 de l'arrêté royal du 19 juillet 2001 relatif à l'installation des organes stratégiques des services publics fédéraux et relatif aux membres du personnel des services publics fédéraux désignés pour faire partie du cabinet d'un membre d'un Gouvernement ou d'un Collège d'une Communauté ou d'une Région, les membres des cellules stratégiques sont soumis aux dispositions du statut administratif et pécuniaire des agents de l'Etat, à l'exception de celles en matière de carrière, de sélection, de recrutement et de stage.Il s'ensuit qu'ils sont soumis au régime d'évaluation. Het hoofd van de Cel Beleidsvoorbereiding zal geëvalueerd worden door de Voorzitter van het Directiecomité en de leden van de Cel door hun Celhoofd ».

Dit antwoord neemt niet weg dat onduidelijkheid blijft bestaan omtrent de toepasselijkheid van het ontworpen besluit op andere in het koninklijk besluit van 19 juli 2001 bedoelde personeelscategorieën dan deze vermeld in artikel 12 ervan, met name op de personeelsleden bedoeld in artikel 13 ervan.

Bovendien dient de regel dat het hoofd van de cel beleidsvoorbereiding zal worden geëvalueerd door de voorzitter van het directiecomité, en de leden van die cel door hun celhoofd, in een uitdrukkelijke rechtsregel te worden opgenomen, bij voorkeur in het koninklijk besluit van 19 juli 2001. 4. Men schrijve in artikel 1, eerste lid, "1°" en "2°" in plaats van "1°)" en "2°)".5. De in artikel 1, derde lid, opgenomen definitie van het begrip "personeelslid" dient te worden opgenomen in de in artikel 2 (dat beter artikel 1 zou worden) opgenomen lijst van definities. Artikel 2 1. Men redigere de inleidende zin van artikel 2 als volgt : « Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder :".2. Gelet op het in artikel 17, 2°, gemaakte onderscheid tussen de generieke en de specifieke functiebeschrijving, worden die beide begrippen best in artikel 2 gedefinieerd. Artikel 4 Op de vraag van de auditeur-verslaggever wat wordt verstaan onder het begrip "categorie personeelsleden", antwoordde de gemachtigde van de regering : « Par « catégorie » de membres du personnel, il y a lieu d'entendre des catégories de fonction; ainsi par exemple, pour les membres du personnel exerçant des tâches répétitives tels que huissiers..., la période d'évaluation peut être de 2 ans vu l'absence de changement manifeste dans l'exercice de telles fonctions. Breder kan tevens gesteld worden dat een voorbeeld van categorie tevens de personeelsleden van het nieuwe niveau D zijn ».

Artikel 5 Men vervange in de Nederlandse tekst van artikel 5 de woorden "modaliteiten van" door de woorden "regels betreffende".

Artikel 6 1. Een indeling in paragrafen is niet raadzaam wanneer elke paragraaf slechts uit één lid bestaat en die indeling niet kan bijdragen tot een meer duidelijke voorstelling van het ingedeelde artikel. De indeling van artikel 6 in vier paragrafen die elk slechts uit één lid bestaan, kan derhalve vervallen.

Een gelijkaardige opmerking geldt ten aanzien van artikel 21. 2. In de Nederlandse tekst van artikel 6, § 2, (dat artikel 6, tweede lid, dient te worden) schrijve men "onmiddellijk" in plaats van "onmiddelijk".3. Er moet worden bepaald wie de inhoud van de in artikel 6, § 4, (dat artikel 6, vierde lid, dient te worden) bedoelde opleiding bepaalt. Artikel 7 Artikel 7 houdt een regeling in van het taalgebruik voor het geval dat de evaluator en de geëvalueerde niet van dezelfde taalrol zijn.

Het opleggen van een taalregeling voor ambtenaren is evenwel een door de Grondwet aan de wetgever voorbehouden aangelegenheid, die thans wordt geregeld in de op 18 juli 1966 gecoördineerde wetten op het gebruik van de talen in bestuurszaken.

Bijgevolg zal de in artikel 7 vervatte regeling dienen te worden opgenomen in die wetten en dient dat artikel uit het ontwerp te worden weggelaten.

Gelet op de zo-even gemaakte opmerking dienen ook in artikel 20, derde lid, de woorden "alsook desgevallend door het personeelslid wettelijk tweetalig bedoeld in artikel 7" te vervallen.

Artikel 8 1. Aangezien uit artikel 20, derde lid, lijkt voort te vloeien dat de functionele chef van de evaluator mede beslist over de toekenning van de eindvermelding "onvoldoende" (zie opmerking 1 bij artikel 20), dient in artikel 8, eerste lid, naar dit gegeven te worden verwezen door te schrijven "Onverminderd artikel 20, derde lid, draagt de evaluator de eindverantwoordelijkheid... » . 2. Men schrijve in artikel 8, derde lid "in het tweede lid" in plaats van "in het vorig lid". Artikel 14 In de Nederlandse tekst van artikel 14, tweede lid, schrijve men "Elke" in plaats van "Elk".

Artikel 16 In de Nederlandse tekst van artikel 16, tweede en derde lid, schrijve men telkens "binnen vijftien kalenderdagen" in plaats van "binnen de vijftien kalenderdagen".

In de Franse tekst van artikel 16, tweede en derde lid, schrijve men telkens "dans les quinze jours civils" in plaats van "dans les quinze jours de calendrier".

Diezelfde opmerkingen gelden ten aanzien van de artikelen 22, § 1, eerste lid, 23 en 25, § § 1 en 4.

Artikel 20 1. Uit het verslag aan de Koning vloeit voort dat de eindvermelding "onvoldoende" enkel kan worden toegekend op gezamenlijke beslissing van de evaluator én diens functionele chef.Zulks dient duidelijker tot uiting te komen in artikel 20, derde lid, waar thans alleen wordt vermeld dat het evaluatieverslag dat de vermelding onvoldoende bevat, wordt "ondertekend" door de evaluator en diens functionele chef.

Gelet op het medebeslissingsrecht van de functionele chef van de evaluator rijst bovendien de vraag of niet moet worden voorzien in de mogelijkheid voor de betrokken ambtenaar om zijn standpunt betreffende het toekennen van de vermelding "onvoldoende" ook ten aanzien van die functionele chef kenbaar te maken. 2. Met betrekking tot de laatste zinssnede van artikel 20, derde lid, wordt verwezen naar de opmerking bij artikel 7. Artikel 21 1. In artikel 21, § 1, (dat artikel 21, eerste lid, dient te worden) vervange men in de Nederlandse tekst het woord "reaffecteren" best door het woord "overplaatsen".2. In artikel 21, § 2, (dat artikel 21, tweede lid, wordt) schrijve men, conform de in artikel 4 gebruikte terminologie, "evaluatieperiode" in plaats van "evaluatiecyclus".3. Conform de in artikel 24 van het APKB gehanteerde terminologie, vervange men in artikel 21, § 3, (dat artikel 21, derde lid, wordt) het woord "afdanking" door het woord "ontslag". Deze opmerking geldt telkens waar het woord "afdanking" verder in het ontwerp wordt gebruikt.

Artikel 25 1.Ermee rekening houdend dat de in artikel 25, § 4, bedoelde beslissing van de voorzitter van het directiecomité een individuele beslissing is waarop de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen van toepassing is, verdient het geen aanbeveling om in die bepaling een motiveringsverplichting op te leggen voor het geval de beslissing afwijkt van het advies van de raad van beroep. Enerzijds wordt erdoor immers de indruk gewekt dat, indien die verplichting niet zou worden opgenomen in het ontwerp, de betrokken beslissingen niet formeel zouden moeten worden gemotiveerd en, anderzijds, dat individuele beslissingen waarvoor in het ontwerp geen motiveringsvereiste is vermeld, niet uitdrukkelijk zouden moeten worden gemotiveerd, wat uiteraard niet verenigbaar zou zijn met de genoemde wet van 29 juli 1991.

In artikel 25, § 4, derde volzin, dienen de woorden "motiveert elke met het advies niet overeenstemmende beslissing" derhalve te vervallen. 2. In artikel 25, § 5, eerste lid, tweede volzin, dient te worden verduidelijkt dat de erin bedoelde hypothese een tweede afwezigheid betreft waarvoor een geldige reden kan worden aangevoerd.3. In de Franse tekst van artikel 25, § 2, schrijve men telkens "sauf cas de force majeure" in plaats van "sauf en cas de force majeure". Artikel 26 Men redigere artikel 26 als volgt : « Tot het ontslag wegens beroepsongeschiktheid wordt besloten door de benoemende overheid ».

Artikel 27 Men schrijve in de Nederlandse tekst van artikel 27, eerste lid, "ontslagen ambtenaar" in plaats van "afgedankte ambtenaar".

Artikel 29 1. Men vervange in de inleidende zin van artikel 29, eerste lid, het woord "ambtenaren" door het woord "personeelsleden".2. In 1° tot 4° van artikel 29, eerste lid, moet telkens worden gerefereerd aan de wijzigingen die de erin vermelde bepalingen hebben ondergaan.3. De stellers van het ontwerp zullen dienen na te gaan of het ontworpen besluit niet noopt tot de opheffing of de aanpassing van nog andere bepalingen dan die vermeld in artikel 29, eerste lid. Zo wordt in een aantal bepalingen nog steeds verwezen naar de vermelding "goed" of "zeer goed" (artikelen 12, § 3, 75, § § 3, 4 en 5, van het koninklijk besluit van 2 oktober 1937 houdende het statuut van het rijkspersoneel) of wordt gewag gemaakt van "de meest positieve evaluatie" (artikelen 23, tweede lid, 31, 2° en 32, § 1, vierde lid, 1°, 33, § § 3 en 4, van het koninklijke besluit van 7 augustus 1939 betreffende de evaluatie en de loopbaan van het rijkspersoneel (2) of van "de gunstigste evaluatie" (artikel 33, § § 1 en 2, van dat besluit).

Zo dienen ook titel II van deel X van het koninklijk besluit van 2 oktober 1937 en artikel 97 van het koninklijk besluit van 19 november 1998 betreffende de verloven en afwezigheden toegestaan aan de personeelsleden van de rijksbesturen in het licht van de ontworpen regeling te worden aangepast. 4. In de Nederlandse tekst van artikel 29, tweede lid, moet het woord "die" worden vervangen door het woord "aangevat" en het woord "voornoemde" door het woord "dat". In de Franse tekst van artikel 29, tweede lid, moet het woord "ledit" worden vervangen door het woord "cet".

Artikel 30 1. De inwerkingtreding van een koninklijk besluit kan niet worden overgelaten aan de onderscheiden directiecomités, maar moet door de Koning zelf worden bepaald. Artikel 30 dient derhalve te worden aangepast. 2. De gemachtigde van de Regering verklaarde aan de auditeur-verslaggever dat op het ogenblik van de inwerkingtreding van het besluit dat thans in ontwerpvorm voorligt, een geheel nieuwe evaluatieperiode aanvangt. Zulks zou uitdrukkelijk in artikel 30 moeten worden bepaald.

Slotopmerkingen 1. In het verslag aan de Koning komen een aantal passages voor waarin een aantal regels worden uiteengezet die geen weerslag hebben gevonden in het ontwerp, zo betreffende de rol van de federale overheidsdienst "Personeel en Organisatie" in de evaluatiecyclus, het functiegesprek wanneer een functie fundamentele wijzigingen ondergaat, de mogelijkheid om planningsgesprekken in teamverband te houden en de handelwijze bij ontoereikende competenties of competenties die beter in een andere functie tot hun recht kunnen komen. Ofwel dienen die passages te worden geschrapt, ofwel dient het ontwerp te worden aangevuld met bepalingen waarin de zo-even opgesomde aangelegenheden worden geregeld. 2. Men schrijve in de Franse tekst "Titre premier" in plaats van "Titre Ier" en telkens "Chapitre premier" in plaats van "Chapitre Ier". De kamer was samengesteld uit : De Heren M. VAN DAMME Kamervoorzitter, J. BAERT, J. SMETS, Staatsraden G. SCHRANS, A. SPRUYT, Assessoren van de afdeling wetgeving Mevr. A. BECKERS, Griffier De overeenstemming tussen de Nederlandse en de Franse tekst werd nagezien onder toezicht van de heer J. SMETS. Het verslag werd uitgebracht door de heer B. WEEKERS, adjunct-auditeur. De nota van het Coördinatiebureau werd opgesteld en toegelicht door de Heer J. DRIJKONINGEN, eerste referendaris.

De Griffier, A. BECKERS De Voorzitter, M. VAN DAMME _______ Nota's (1) R.v.St., nr. 47.689, 31 mei 1994, Leclercq. (2) Gelet op de opheffing van titel I van dat besluit dienen de woorden "de evaluatie en" in het opschrift ervan te worden geschrapt. 2 AUGUSTUS 2002. - Koninklijk besluit tot invoering van een evaluatiecyclus in de federale overheidsdiensten ALBERT II, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op de artikelen 37 en 107, tweede lid, van de Grondwet;

Gelet op de wet van 22 juli 1993 houdende bepaalde maatregelen inzake ambtenarenzaken, inzonderheid op artikel 4, § 2, 1°, vervangen bij de wet van 20 mei 1997;

Gelet op het koninklijk besluit van 2 oktober 1937 houdende het statuut van het rijkspersoneel, inzonderheid op de artikelen 56 en 58 tot 61, laatst gewijzigd door het koninklijk besluit van 31 maart 1995, artikel 57, vervangen bij het koninklijk besluit van 17 september 2000, en artikel 62, laatst gewijzigd bij het koninklijk besluit van 6 februari 1997 en artikel 114, gewijzigd bij de koninklijke besluiten van 21 november 1991 en 26 september 1994;

Gelet op het koninklijk besluit van 7 augustus 1939 betreffende de evaluatie en de loopbaan van het Rijkspersoneel, inzonderheid op de Titel I en de bijlagen I tot IV, laatst gewijzigd bij de koninklijke besluiten van 15 maart 1993, 6 februari 1997 en 17 september 2000;

Gelet op het koninklijk besluit van 29 juni 1973 houdende bezoldigingsregeling van het personeel der ministeries, inzonderheid op artikel 29 bis , vervangen bij het koninklijk besluit van 6 februari 1997 en op artikel 30, gewijzigd bij de koninklijke besluiten van 31 maart 1995 en 6 februari 1997;

Gelet op het koninklijk besluit van 26 april 1999 tot regeling van de afdanking wegens beroepsongeschiktheid van het rijkspersoneel;

Gelet op het koninklijk besluit van 7 november 2000 houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst;

Gelet op het koninklijk besluit van 29 oktober 2001 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de managementfuncties in de federale overheidsdiensten;

Overwegende dat de introductie van de evaluatiecyclus noodzakelijk is om de federale overheid te ondersteunen in haar veranderings- en verbeteringsprocessen, zoals bepaald in de beslissing van de ministerraad van 28 april 2000 betreffende de Copernicusnota;

Overwegende dat deze evaluatiecyclus moet bijdragen tot de verbetering van de werking van de federale overheidsdiensten en de ontwikkeling van elk personeelslid;

Gelet op het advies van de Inspecteur van Financiën, gegeven op 16 november 2000;

Gelet op het protocol nr. 408 van 6 maart 2002 van het Comité voor de federale, de gemeenschaps- en de gewestelijke overheidsdiensten;

Gelet op het besluit van de Ministerraad over het verzoek om advies aan de Raad van State binnen een termijn van één maand;

Gelet op advies 33.278/1 van de Raad van State, gegeven op 23 mei 2002, met toepassing van artikel 84, eerste lid, 1°, van de gecoördineerde wetten op de Raad van State;

Op de voordracht van Onze Minister van Ambtenarenzaken en Modernisering van de openbare besturen en op het advies van Onze in Raad vergaderde Ministers, Hebben Wij besloten en besluiten Wij : TITEL I. - Toepassingsgebied en definities

Artikel 1.Dit besluit is van toepassing op de personeelsleden van de federale overheidsdiensten in de zin van het koninklijk besluit van 7 november 2000 houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst, met uitzondering van : 1° de houders van de managementfuncties;2° de personeelsleden van de Veiligheid van de Staat;3° de personeelsleden van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die behoren tot : a) de carrière van de attachés voor internationale samenwerking;b) de carrière buitenlandse dienst;c) de kanselarijcarrière. Onverminderd de bepalingen van het koninklijk besluit van 29 oktober 2001 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de managementfuncties in de federale overheidsdiensten, is Titel II van dit besluit van toepassing op de houders van de managementfuncties.

Art. 2.§ 1. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder : 1° evaluatiecyclus : een proces dat de evaluator ondersteunt bij de leidinggevende verantwoordelijkheden en dat gericht is op het stimuleren van de communicatie tussen chef en medewerker, op het bevorderen van de ontwikkeling van de competenties van het personeelslid en op het bereiken van de doelstellingen van de federale overheidsdienst;2° functiebeschrijving : de beschrijving van, onder meer, het doel van de functie, de resultaatgebieden, de functievereisten en de functiecontext waarin het personeelslid functioneert;3° generieke functiebeschrijving : de functiebeschrijving die van toepassing is op een geheel van personeelsleden die dezelfde functie uitoefenen;4° specifieke functiebeschrijving : de functiebeschrijving die van toepassing is op een personeelslid;5° evaluator : de functionele chef die de dagelijkse leiding en/of toezicht heeft over het functioneren van de geëvalueerde en die de informele en formele communicatie in het kader van de evaluatiecyclus verzekert;6° evaluatie : het beschrijvend beoordelen van het functioneren, van de competenties en van de attitudes van het personeelslid;7° organisatiedoelstellingen : de doelstellingen en plannen die op de verschillende managementniveaus en in de verschillende beleids- en beheersorganen van een federale overheidsdienst geformuleerd worden;8° personeelslid : de vastbenoemde ambtenaar en de persoon die met een arbeidsovereenkomst in dienst genomen werd. § 2. In afwijking van § 1, 5°, wordt het hoofd van de Cel Beleidsvoorbereiding geëvalueerd door de minister en de voorzitter van het directiecomité. De voorzitter van het directiecomité neemt de verschillende maatregelen te nemen in het kader van de evaluatiecyclus.

TITEL II. - De evaluatiecyclus HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen

Art. 3.De evaluatiecyclus is verplicht voor ieder personeelslid dat effectief in dienst is.

Art. 4.De evaluatieperiode betreft één of twee jaar.

Het Directiecomité bepaalt voor elke categorie personeelsleden of de evaluatieperiode één of twee jaar betreft.

Art. 5.Het Directiecomité van de federale overheidsdienst bepaalt de praktische regels betreffende de organisatie van de evaluatiecyclus voor de betrokken federale overheidsdienst en de eraan verbonden programmatorische overheidsdiensten. HOOFDSTUK II. - De rollen van de evaluator en de geëvalueerde

Art. 6.Onverminderd artikel 2, § 2, wordt de evaluatiecyclus van het personeelslid beheerd door een evaluator.

De evaluator van de houder van een managementfunctie is houder van de onmiddellijk hogere managementfunctie.

Onverminderd artikel 2, § 2, is de evaluator voor de personeelsleden die geen houder zijn van een managementfunctie, hetzij de houder van de dichtst bijzijnde managementfunctie van de geëvalueerden hetzij een ander personeelslid door deze aangewezen en die de functionele chef van de geëvalueerden is.

Elke evaluator, behalve de minister, moet de nodige opleiding inzake het evaluatiegebeuren volgen. De federale Overheidsdienst Personeel en Organisatie bepaalt de inhoud van deze opleiding.

Art. 7.Onverminderd artikel 20, derde lid en artikel 2, § 2, draagt de evaluator de eindverantwoordelijkheid van de evaluatie en beheert het evaluatiedossier.

De geëvalueerde kan documenten laten opnemen in zijn evaluatiedossier.

Wanneer een document, behalve dit vermeld in het tweede lid, in het evaluatiedossier wordt opgenomen, bezorgt de evaluator de geëvalueerde hiervan een afschrift. De geëvalueerde tekent dit document voor ontvangst en kan er opmerkingen aan toevoegen.

Art. 8.Als voorbereiding op het evaluatiegesprek kan de evaluator alle inlichtingen inwinnen die aan de evaluatie een nuttige bijdrage kunnen leveren.

Art. 9.De evaluator wordt onder meer geëvalueerd op zijn leidinggevende vaardigheden, waarvan de kwaliteit van de door hem opgemaakte evaluaties een onderdeel is. HOOFDSTUK III. - Het verloop van de evaluatiecyclus Afdeling 1. - Functiebeschrijving en doelstellingen

Art. 10.Bij de benoeming in vast verband of bij de indienstneming en bij het opnemen van een nieuwe functie nodigt de evaluator de geëvalueerde uit voor een functiegesprek, waarbij de functiebeschrijving, horende bij de uit te oefenen functie wordt vastgesteld.

Art. 11.Voor personeelsleden die geen houder van een managementfunctie zijn, bepaalt de evaluator ter gelegenheid van het planningsgesprek op basis van de functie-inhoud van de geëvalueerde of het opportuun is om prestatiedoelstellingen te formuleren.

Deze doelstellingen kaderen in de organisatiedoelstellingen van de federale overheidsdienst.

Desgevallend bespreken de geëvalueerde en evaluator bij het begin van elke evaluatieperiode de prestatiedoelstellingen en/of persoonlijke ontwikkelingsdoelstellingen voor de komende evaluatieperiode en worden deze doelstellingen vastgesteld.

De houders van een managementfunctie hebben als prestatiedoelstellingen de organisatiedoelstellingen waarvoor zij vanuit hun managementopdracht verantwoordelijk zijn en die slaan op de evaluatieperiode. Afdeling 2. - Begeleiding en communicatie

Art. 12.Telkens het nodig is, zal er in de loop van de evaluatieperiode een functioneringsgesprek plaatsvinden tussen geëvalueerde en evaluator.

In een functioneringsgesprek kunnen aan bod komen : 1° oplossingen voor knelpunten in verband met het functioneren van de geëvalueerde;2° oplossingen voor knelpunten die het bereiken van de afgesproken doelstellingen bemoeilijken;deze kunnen zowel betrekking hebben op de organisatie en de werking van de dienst, de begeleiding door de chef als op externe factoren; 3° de ontwikkeling van het personeelslid binnen de huidige functie;4° de loopbaanperspectieven en de carrièreverwachtingen van het personeelslid en de ontwikkeling van competenties die hiervoor wenselijk zijn. Ter gelegenheid van dit gesprek kunnen ontwikkelingsgerichte doelstellingen worden geformuleerd en bijsturingen worden aangebracht aan de afgesproken prestatiedoelstellingen. Afdeling 3. - Evaluatie

Art. 13.De evaluatie heeft plaats op grond van de volgende criteria : 1° de functiebeschrijving;2° de extra-elementen uit het planningsgesprek;3° desgevallend, de prestatiedoelstellingen en de persoonlijke ontwikkelingsdoelstellingen.

Art. 14.Als voorbereiding op het evaluatiegesprek maakt de geëvalueerde een zelfevaluatie op.

Elke evaluator beoordeelt in zijn zelfevaluatie zijn leidinggevende vaardigheden waarvan zijn wijze van evalueren en de kwaliteit van de door hem opgemaakte evaluaties een onderdeel zijn.

De schriftelijke zelfevaluatie blijft eigendom van de geëvalueerde. De geëvalueerde kan het laten opnemen in zijn evaluatiedossier.

Art. 15.Na afloop van de evaluatieperiode nodigt de evaluator de geëvalueerde uit voor een evaluatiegesprek, waarbij een balans wordt opgemaakt van het functioneren van de geëvalueerde en van de mate waarin de doelstellingen werden bereikt.

Art. 16.Na het evaluatiegesprek finaliseert de evaluator het beschrijvend evaluatieverslag dat onder meer handelt over het functioneren van de geëvalueerde in de afgelopen evaluatieperiode, over de mate waarin de vooropgestelde doelstellingen werden gehaald en de persoonlijke bijdrage van het personeelslid hieraan.

Het beschrijvend evaluatieverslag wordt door de evaluator binnen vijftien kalenderdagen na het evaluatiegesprek aan de geëvalueerde bezorgd.

Binnen vijftien kalenderdagen na ontvangst voegt de geëvalueerde zijn eventuele opmerkingen toe en bezorgt het verslag terug aan de evaluator. HOOFDSTUK IV. - Het evaluatiedossier

Art. 17.Het individueel evaluatiedossier omvat : 1° een identificatiefiche met identiteitsgegevens, graad en aanwijzing;2° de generieke desgevallend de specifieke functiebeschrijving en de elementen uit het planningsgesprek voor zover ze hieraan iets toevoegen;3° desgevallend de afgesproken prestatiedoelstellingen;4° eventuele verslagen van de functioneringsgesprekken en/of de afspraken gemaakt tijdens deze gesprekken;5° de door de geëvalueerde op zijn verzoek toegevoegde documenten;6° de beschrijvende evaluatieverslagen.

Art. 18.Het individueel evaluatiedossier van de geëvalueerde is ter beschikking van het personeelslid zelf, van de evaluator, van het personeelslid dat de dagelijkse leiding en/of toezicht heeft over het functioneren van de evaluator en van de stafdienst Personeel & Organisatie van de betrokken federale overheidsdienst.

TITEL III. - Evaluatieverslag met eindvermelding « onvoldoende » HOOFDSTUK I. - Toekenning van de eindvermelding « onvoldoende »

Art. 19.Het beschrijvend evaluatieverslag omvat geen eindvermelding, behalve in het geval dat de evaluator oordeelt dat de geëvalueerde de vermelding "onvoldoende" verdient.

Art. 20.Een evaluatieverslag kan slechts een eindvermelding « onvoldoende » vermelden wegens manifest ondermaats functioneren van de geëvalueerde.

De eindvermelding « onvoldoende » wordt onderbouwd in het beschrijvend evaluatieverslag over de voorbije evaluatieperiode.

Een beschrijvend evaluatieverslag dat afgesloten wordt met een vermelding « onvoldoende » wordt, uitgezonderd in het geval bedoeld in artikel 2, § 2, ondertekend door de evaluator en zijn functionele chef. HOOFDSTUK II. - Gevolgen voor de loopbaan van vastbenoemde ambtenaren Afdeling I. - Algemene bepalingen

Art. 21.De eerste vermelding "onvoldoende" houdt voor de vastbenoemde ambtenaar een waarschuwing en een uitnodiging tot beter functioneren in. De evaluator en zijn functionele chef kunnen aan de verantwoordelijke van de stafdienst Personeel en Organisatie van de betrokken federale overheidsdienst voorstellen de geëvalueerde over te plaatsen; deze wordt ervan verwittigd.

Het directiecomité bepaalt de duur van de evaluatieperiode die volgt op de toekenning van de eerste vermelding « onvoldoende »; deze duur bedraagt ten minste zes maanden.

Indien binnen de drie jaar na de eerste vermelding « onvoldoende » een tweede vermelding « onvoldoende » volgt, wordt een voorstel tot ontslag gedaan aan de benoemende overheid. Afdeling 2. - Procedure

in geval van eerste vermelding « onvoldoende »

Art. 22.§ 1. De ambtenaar kan, per aangetekende brief, een beroep instellen bij de in zijn federale overheidsdienst opgerichte raad van beroep, binnen vijftien kalenderdagen na betekening, per aangetekende brief, van de eerste vermelding « onvoldoende ».

Het beroep is opschortend. § 2. De artikelen 24 en 25 zijn van toepassing op het in § 1 vermelde beroep. Afdeling 3. - Procedure bij ontslag wegens beroepsongeschiktheid

Art. 23.De ambtenaar kan, per aangetekende brief, een beroep instellen tegen de tweede vermelding « onvoldoende » bij de in zijn federale overheidsdienst opgerichte raad van beroep binnen vijftien kalenderdagen na betekening, per aangetekende brief, van de tweede vermelding « onvoldoende ».

Het beroep is opschortend.

Art. 24.§ 1. In de in de artikelen 22 en 23 bedoelde raad van beroep zijn er zoveel afdelingen als er taalrollen of -stelsels zijn voor de ambtenaren die kunnen vragen om door de raad te worden gehoord. § 2. De raad van beroep is samengesteld uit : 1° een voorzitter, houder van een managementfunctie -1 of -2, van een andere federale overheidsdienst, aangewezen door de voorzitter van het directiecomité;2° per afdeling, assessoren gekozen uit de vastbenoemde ambtenaren;3° per afdeling, een griffier-rapporteur, aangewezen door de voorzitter van het directiecomité;4° plaatsvervangers. § 3. De helft van de assessoren wordt door de voorzitter van het directiecomité aangewezen; de andere helft wordt, a rato van één assessor, aangewezen, per representatieve vakorganisatie die voldoet aan de voorwaarden van artikel 7 of 8, § 1, van de wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel. § 4. De griffier-rapporteur is niet stemgerechtigd. § 5. De plaatsvervangers worden op dezelfde manier aangewezen als de gewone leden. § 6. De gewone en plaatsvervangende assessoren die zitting hebben voor het onderzoek van een zaak, moeten tot hetzelfde of een hoger niveau behoren als dat van de verzoeker.

Art. 25.§ 1. De ambtenaar leidt zijn beroep in bij de griffier-rapporteur die binnen vijf kalenderdagen het volledig dossier van de zaak aan de leden van de raad van beroep overmaakt. § 2. De griffier-rapporteur betekent aan de verzoeker, per aangetekende brief, de lijst van de gewone en plaatsvervangende leden die zijn opgeroepen voor het onderzoek van de hem betreffende zaak. § 3. De ambtenaar dient persoonlijk te verschijnen. Hij mag zich laten bijstaan door een persoon naar keuze. De verdediger mag hoe dan ook geen deel uitmaken van de raad van beroep. § 4. De raad van beroep behandelt het dossier binnen vijftien kalenderdagen van zijn aanhangigmaking. Na onderzoek, deelt zij haar gemotiveerd advies ten laatste binnen de vijftien daaropvolgende kalenderdagen mede aan de voorzitter van het directiecomité alsook, per aangetekende brief, aan de verzoeker. De voorzitter van het directiecomité beslist binnen vijftien kalenderdagen die volgen op de ontvangst van het advies van de raad van beroep en deelt onverwijld zijn beslissing mede aan de ambtenaar per aangetekende brief en aan de raad van beroep. § 5. Indien de ambtenaar, ofschoon behoorlijk opgeroepen, zonder geldige reden niet verschijnt, beschouwt de voorzitter de zaak als niet meer bij de raad aanhangig en doet hij het dossier toekomen aan de voorzitter van het directiecomité. Bij een tweede afwezigheid, zelfs wanneer een geldige reden kan ingeroepen worden, behoudens overmacht, doet de raad uitspraak op grond van de stukken van het dossier.

De afwezigheid van de verdediger is, behoudens overmacht, geen reden van uitstel. § 6. De stemming is geheim. De uitslag van de stemming wordt bij het advies gevoegd.

Art. 26.Tot het ontslag wegens beroepsongeschiktheid wordt besloten door de benoemende overheid.

Art. 27.Aan de wegens beroepsongeschiktheid ontslagen ambtenaar wordt een vergoeding wegens ontslag toegekend.

Deze vergoeding is gelijk aan twaalfmaal de laatste maandbezoldiging van de ambtenaar indien hij ten minste twintig jaar dienst heeft, aan acht maal of zes maal deze bezoldiging naargelang de ambtenaar tien jaar dienst of minder dan tien jaar dienst heeft.

Voor de toepassing van dit artikel moet onder « bezoldiging » worden verstaan elke wedde, elk loon of elke vergoeding in de plaats van wedde of loon, rekening houdend met de verhogingen of verminderingen die te wijten zijn aan de schommelingen van de index der kleinhandelsprijzen. De in aanmerking te nemen bezoldiging is die welke verschuldigd is voor volledige prestaties, eventueel met inbegrip van de haard- of standplaatstoelage, rekening houdend met de verhogingen of verminderingen die te wijten zijn aan de schommelingen van de index der kleinhandelsprijzen. HOOFDSTUK III. - Ontslag van personeelsleden aangeworven met een arbeidsovereenkomst

Art. 28.Wanneer het beschrijvend evaluatieverslag wordt afgesloten met een eindvermelding « onvoldoende » wordt er een einde gesteld aan de met het personeelslid afgesloten arbeidsovereenkomst, met inachtneming van de dwingende bepalingen van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten.

TITEL IV. - Overgangs- en slotbepalingen

Art. 29.Worden opgeheven voor wat betreft de ambtenaren van de door dit besluit bedoelde federale overheidsdiensten : 1° de artikelen 56 tot 62 van het koninklijk besluit van 2 oktober 1937 houdende het statuut van het rijkspersoneel, vervangen bij het koninklijk besluit van 26 september 1994;2° de titel I van het koninklijk besluit van 7 augustus 1939 betreffende de evaluatie en de loopbaan van het rijkspersoneel, vervangen bij het koninklijk besluit van 6 februari 1997 en gewijzigd bij het koninklijk besluit van 17 september 2000 en de bijlagen I tot IV, vervangen bij het koninklijk besluit van 6 februari 1997;3° de artikelen 29bis en 30 van het koninklijk besluit van 29 juni 1973 houdende bezoldigingsregeling van het personeel der ministeries, vervangen bij het koninklijk besluit van 6 februari 1997;4° het koninklijk besluit van 26 april 1999 tot regeling van de afdanking wegens beroepsongeschiktheid van het rijkspersoneel, gewijzigd bij het koninklijk besluit van 16 november 2001, met uitzondering van artikel 23. De procedures aangevat op grond van het koninklijk besluit van 26 april 1999 tot regeling van de afdanking wegens beroepsongeschiktheid van het rijkspersoneel blijven door dat besluit geregeld.

Art. 30.Dit besluit treedt in werking, voor elke federale overheidsdienst, op een door Ons vastgestelde datum; deze datum mag achttien maanden na de indiensttreding van de betrokken voorzitter van het directiecomité niet overschrijden.

Art. 31.Onze Ministers en Onze Staatssecretarissen zijn, ieder wat hem betreft, belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Punat, 2 augustus 2002.

ALBERT Van Koningswege : De Minister van Ambtenarenzaken en Modernisering van de openbare besturen, L. VAN DEN BOSSCHE