10 AOUT 2005. - Loi instituant le système d'information Phenix (1)

ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Les Chambres ont adopté et Nous sanctionnons ce qui suit : CHAPITRE Ier. - Définitions et principes

Article 1er.La présente loi règle une matière visée à l'article 78 de la Constitution.

Art. 2.Il est créé un système d'information appelé Phenix, qui a pour finalités la communication interne et externe requise par le fonctionnement de la justice, la gestion et la conservation des dossiers judiciaires, l'instauration d'un rôle national, la constitution d'une banque de données de jurisprudence, l'élaboration de statistiques et l'aide à la gestion et l'administration des institutions judiciaires.

Phenix est dirigé par un comité de gestion et par un comité de surveillance, qui sont conseillés par un comité d'utilisateurs. La composition, les missions et les compétences de ces comités sont fixées par la présente loi.

Les crédits nécessaires à la création et au fonctionnement de Phenix sont inscrits au budget du SPF Justice.

Communications interne et externe

Art. 3.La communication interne vise les communications requises pour le fonctionnement et la gestion des cours et tribunaux et de leurs parquets, ainsi que par la constitution et la gestion des dossiers de procédure.

La communication externe vise la notification, la signification et la communication des actes requis par les procédures judiciaires, ainsi que la communication avec les autorités publiques destinée à la collecte des données nécessaires pour l'élaboration et la gestion des dossiers judiciaires.

Art. 4.Il est créé au sein de Phenix un répertoire central des adresses judiciaires électroniques, accessible aux membres de l'ordre judiciaire et aux auxiliaires de justice, ainsi qu'à d'autres catégories de personnes déterminées par le Roi sur proposition du comité de gestion et après avis du comité de surveillance.

Le Roi détermine en outre, sur proposition du comité de gestion et après avis du comité de surveillance, les données reprises dans ce répertoire, les modalités de collecte de données, leur durée de conservation, les règles de pérennité des données ainsi que les modalités d'accès et d'authentification d'accès.

Gestion et conservation des dossiers judiciaires

Art. 5.Au sein de Phenix est créé un traitement de gestion et de conservation des dossiers judiciaires.

Les données traitées dans les dossiers judiciaires, les circonstances du traitement et la durée de conservation sont déterminées par le Code judiciaire et le Code d'instruction criminelle et par les dispositions particulières qui régissent la composition de ces dossiers.

Conformément au Code judiciaire, au Code d'instruction criminelle et aux dispositions particulières, le Roi détermine, sur proposition du comité de gestion et après avis du comité de surveillance, les règles de pérennité des données, les règles d'accès et d'authentification d'accès aux dossiers judiciaires.

Rôle national

Art. 6.Au sein de Phenix, il est créé un rôle national.

Toute affaire portée devant l'ordre judiciaire doit être inscrite au rôle national et se voit attribuer un numéro unique.

Conformément au Code judiciaire, au Code d'instruction criminelle et aux dispositions particulières, le Roi détermine, sur proposition du comité de gestion et après avis du comité de surveillance, les règles de pérennité des données, ainsi que les règles d'accès et d'authentification d'accès au rôle.

Banque de données de jurisprudence

Art. 7.Sans préjudice des dispositions de la loi du 8 août 1997Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/08/1997 pub. 24/08/2001 numac 2001009578 source ministere de la justice Loi relative au Casier judiciaire central fermer relative au casier judiciaire central, il est créé, au sein de Phenix, une banque de données de jurisprudence interne, afin de permettre le traitement des dossiers judiciaires par les différents membres d'une même juridiction, et une banque de données externe, destinée à diffuser dans le public les décisions ayant une importance pour la connaissance et l'évolution du droit.

Art. 8.La banque de données de jurisprudence interne comprend toutes les décisions des juridictions dans leur intégralité.

Les décisions de chaque juridiction sont accessibles aux seuls membres de cette juridiction.

Les membres de l'ordre judiciaire y accèdent uniquement afin d'exercer leur tâche professionnelle.

Le Roi détermine, sur proposition du comité de gestion et après avis du comité de surveillance les règles de pérennité des données, les modalités d'accès et les catégories de personnes ayant accès à cette banque, ainsi que les mesures de sécurité particulières de cette banque de données.

Art. 9.La banque de données de jurisprudence externe comprend les décisions sélectionnées par chaque juridiction, conformément aux règles de sélection déterminées par le comité de gestion, après consultation du comité des utilisateurs.

Les décisions sélectionnées contenant des données à caractère personnel sont en règle générale anonymisées.

Le Roi détermine, sur proposition du comité de gestion et après avis du comité de surveillance, les modalités d'anonymisation des décisions, les exceptions pouvant être requises à cette règle pour la compréhension des décisions, ainsi que la manière dont les personnes citées dans les décisions peuvent s'opposer, le cas échéant, à la mention dans les décisions publiées de données à caractère personnel les concernant.

Statistiques internes et externes

Art. 10.Il est institué au sein de Phenix un traitement de données à caractère personnel en vue de l'élaboration de statistiques internes et un traitement de données anonymes ou à caractère personnel codées en vue de l'élaboration de statistiques externes, destinée aux tiers à la juridiction.

Art. 11.Le traitement de données statistiques internes est élaboré à la demande du chef de corps, afin d'assurer la bonne gestion d'une juridiction ou d'un parquet.

Art. 12.A la demande du ministre de la Justice, d'un ou de plusieurs chefs de corps, du Conseil supérieur de la Justice ou de sa propre initiative, le comité de gestion de Phenix établit des statistiques globales sur la charge de travail de l'ordre judiciaire, sur le fonctionnement des institutions judiciaires et sur les affaires portées devant les autorités judiciaires.

Les données sont, préalablement au traitement statistique externe, anonymisées ou codées selon les modalités déterminées par le Roi sur proposition du comité de gestion, après avis du comité de surveillance.

Art. 13.Le Roi détermine, sur proposition du comité de gestion et après avis du comité de surveillance, les modalités d'exécution des traitements de données statistiques, ainsi que les règles de pérennité des données.

Aide à la gestion et à l'administration des institutions judiciaires

Art. 14.L'aide à la gestion et à l'administration des institutions judiciaires vise la gestion des ressources humaines, la gestion de la documentation, la gestion des fournitures et la comptabilité.

Le Roi détermine, sur proposition du comité de gestion et après avis du comité de surveillance, les modalités de fonctionnement, les règles d'accès, les mesures de sécurité particulières de ces traitements, ainsi que les règles de pérennité des données. CHAPITRE II. - Organes de Phenix Le comité de gestion

Art. 15.§ 1er. Il est institué un comité de gestion de Phenix, composé d'un président, d'un vice-président, de 8 membres effectifs et de 8 membres suppléants. § 2. Le président et le vice-président sont nommés, pour un terme de 6 ans renouvelable, par le Roi, par arrêté délibéré en Conseil des ministres, l'un des deux sur proposition conjointe du premier président de la Cour de cassation et du procureur général près la Cour de cassation, l'autre sur proposition du Ministre de la Justice.

Ils échangent leur fonction au terme de 3 ans. Un mandat de 3 ans interrompu avant terme est achevé par une personne nouvellement désignée selon les modalités utilisées pour désigner le titulaire remplacé.

Ils sont choisis parmi des personnes offrant toutes garanties d'indépendance et possédant des compétences notoires dans la connaissance du droit et de la gestion de l'information.

Le président et le vice-président sont de rôle linguistique différent.

L'un des deux au moins doit être un magistrat de l'ordre judiciaire.

Lorsque le président est empêché de remplir ses fonctions, il est remplacé par le vice-président et à défaut par le membre le plus ancien, et parmi les membres qui ont la même ancienneté, le plus âgé. § 3. Les membres sont nommés par le Roi, par arrêté délibéré en Conseil des ministres, dont 4 membres effectifs et 4 membres suppléants sur proposition du Ministre de la Justice et 4 membres effectifs et 4 membres suppléants sur proposition conjointe du premier président de la Cour de cassation et du procureur général près la Cour de cassation.

L'ordre de présentation des membres tient compte d'une participation la plus équilibrée possible sur le plan fonctionnel et du genre.

Parmi les membres effectifs et suppléants présentés par le premier président et le procureur général près la Cour de cassation, deux membres au moins doivent appartenir à un parquet ou à un auditorat de première instance, un au moins doit avoir la qualité de membre d'une juridiction d'appel ou de la Cour de cassation, un au moins doit avoir la qualité de membre du siège d'une juridiction de premier degré, un au moins doit avoir la qualité de membre d'un greffe et un au moins doit avoir la qualité de membre d'un secrétariat de parquet. § 4. Le Ministre de la Justice veille à ce que les places vacantes soient publiées au Moniteur belge. Les candidatures sont adressées au président du comité de direction du SPF Justice. § 5. Le comité de gestion est composé d'un nombre égal de membres d'expression française et d'expression néerlandaise. § 6. Les membres sont nommés pour un terme de 6 ans renouvelable. § 7. Le président et le vice-président du comité d'utilisateurs siègent en outre dans le comité de gestion, avec voix consultative. § 8. Le président, le vice-président et les membres sont tenus par le secret professionnel en ce qui concerne les informations nominatives dont ils ont connaissance dans le cadre de leur fonction. § 9. L'autorité disciplinaire compétente informe le comité de gestion de toute poursuite disciplinaire entamée contre un de ses membres et des motifs qui justifient cette poursuite. Si ces faits ont un lien avec l'activité du membre au sein du comité de gestion, celui-ci émet un avis qui est joint au dossier de la procédure disciplinaire. § 10. Le Roi détermine le montant des jetons de présence et des frais de déplacement qui peut être accordé aux membres.

Art. 16.§ 1er. Le président et le vice-président du comité de gestion exercent leurs fonctions à temps plein.

Pendant la durée de leur mandat, ils ne peuvent exercer aucune autre activité professionnelle, sauf autorisation du Conseil des ministres.

Ils jouissent d'un traitement égal à celui du premier avocat général près la Cour de cassation, ainsi que des augmentations et des avantages y afférents. § 2. Le président ou le vice-président qui est magistrat de l'ordre judiciaire est détaché de droit par sa juridiction.

Il est pourvu à son remplacement comme magistrat par une nomination en surnombre. S'il s'agit d'un chef de corps, il est pourvu à son remplacement par la nomination en surnombre d'un magistrat au rang immédiatement inférieur. Il retrouve sa place sur la liste de rang dès la cessation de son mandat.

Art. 17.Le comité de gestion gère Phenix et prend toute initiative qui peut contribuer à améliorer son efficacité, en conformité avec les dispositions de la présente loi, du Code judiciaire, du Code d'instruction criminelle et les autres dispositions légales pertinentes.

Il prend toutes les décisions requises par les dispositions de la présente loi.

Il donne son avis au Ministre de la Justice, à la Cour de cassation et au Conseil supérieur de la Justice sur tous les moyens nécessaires au bon fonctionnement de Phenix et à l'exercice de ses compétences.

Il institue un service des codes, chargé de proposer les codes requis par la création et la gestion de la banque de données.

Il adopte les codes.

Il examine les suggestions du comité des utilisateurs et y répond de façon motivée.

Il prend toute initiative qui permet d'adapter le système Phenix aux modifications législatives, réglementaires ou technologiques, notamment en matière de simplification du langage judiciaire.

Il conclut avec le SPF Justice les accords relatifs aux services requis par la gestion du système.

Il propose au Roi, après avis du comité de surveillance, les règles d'accès et d'authentification d'accès aux dossiers électroniques de procédure et aux données contenues dans le système.

Il certifie la conformité des documents qui ont été convertis ou placés sur un nouveau support électronique.

Art. 18.Le comité de gestion ne délibère valablement que si la majorité au moins de ses membres est présente.

Il décide à la majorité des membres présents ou représentés par leurs suppléants. En cas de parité des voix, la voix du président, ou, s'il est empêché, du vice-président, est prépondérante.

En cas d'urgence, le président décide seul et notifie sa décision aux membres du comité de gestion.

Sa décision devient définitive si elle n'est pas infirmée dans un délai d'un mois par le comité de gestion.

Art. 19.Le comité de gestion élabore un mécanisme de contrôle : - à l'entrée des locaux où se trouvent les installations pour les traitements des données; - de mémoire des ordinateurs traitant des données; - des supports sur lesquels les données sont stockées; - de l'introduction des données; - de disponibilité des traitements de données; - de l'utilisation des traitements de données; - de la communication des données; - d'accès aux traitements de données; - de mécanisme d'archivage des données; - du choix des standards techniques utilisés pour la sauvegarde et la communication des données.

Il donne à la demande du comité de surveillance connaissance de ses constatations.

Art. 20.Le comité de gestion informe le ministre de la Justice et le chef de corps concerné de toutes anomalies et de tous manquements aux règles gouvernant Phenix.

Art. 21.Le comité de gestion communique le premier avril de chaque année au ministre de la justice et à la Cour de cassation son rapport d'activité, en ce compris les prévisions budgétaires pour le fonctionnement de Phenix et les modalités de conservation des données existantes.

Le comité de surveillance

Art. 22.Au sein de la Commission de la protection de la vie privée, il est institué un comité de surveillance sectoriel « Phenix » composé de : - 3 membres effectifs et 3 membres suppléants désignés par la Commission de la protection de la vie privée en son sein, dont au moins un magistrat; - 3 membres effectifs, dont le président, et 3 membres suppléants, tous ayant qualité de magistrat de l'ordre judiciaire, effectif, à la retraite ou émérite, nommés par la Chambre des représentants, sur proposition du Conseil des ministres, après avis conforme et conjoint du premier président et du procureur général près la Cour de cassation.

Le président est choisi parmi les magistrats de l'ordre judiciaire possédant des compétences notoires dans le domaine de la protection de la vie privée et de la protection des données à caractère personnel.

Le comité de surveillance est composé d'un nombre égal de membres d'expression française et de membres d'expression néerlandaise.

Les membres sont nommés pour un terme de 6 ans, renouvelable.

Ils sont tenus par le secret professionnel.

Dans les limites de leurs attributions, ils ne reçoivent d'instructions de personne. Ils ne peuvent être relevés de leur charge à l'occasion des opinions qu'ils émettent ou des actes qu'ils accomplissent pour remplir leur fonction.

L'autorité disciplinaire compétente informe le comité de surveillance de toute poursuite entamée contre l'un de ses membres et des motifs qui justifient ces poursuites. Si les faits reprochés ont un lien avec l'activité du membre au sein du comité de surveillance, celui-ci émet un avis qui est joint au dossier disciplinaire.

Art. 23.Lorsque le président est empêché de remplir ses fonctions, il est remplacé par le membre le plus ancien et, parmi les membres qui ont la même ancienneté, par le plus âgé.

Le Roi détermine le montant des jetons de présence et des frais de déplacement qui peut être accordé aux membres.

Art. 24.§ 1er. Le comité de surveillance émet des avis de sa propre initiative ou à la demande du gouvernement, des chambres législatives, du comité de gestion, du Ministre de la Justice ou de la Cour de cassation, d'autres instances judiciaires ou du Conseil supérieur de la Justice.

Le comité de surveillance contrôle le respect de l'application de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, à la banque de données Phenix.

Sans préjudice de toute action devant les tribunaux, le Comité de surveillance examine les plaintes et les demandes signées et datées relatives au système d'information Phenix.

Lorsqu'elles sont recevables, le comité accomplit toute mission de médiation qu'il juge utile. Il émet un avis sur leur bien-fondé.

Le comité adresse annuellement un rapport à la Commission de la protection de la vie privée relatif au traitement des plaintes. § 2. Par dérogation à l'article 31bis, § 3, alinéa 3, dernière phrase de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, l'examen d'un dossier par le comité de surveillance dans le cadre des compétences qui lui sont conférées par ou en vertu de la présente loi est suspendu à la demande de deux membres du comité afin de le soumettre au préalable à la Commission de la protection de la vie privée.

La Commission dispose d'un délai d'un mois à dater de la réception du dossier pour se prononcer.

Le comité de surveillance dispose alors d'un délai de 15 jours à dater de la réception de l'avis de la Commission pour se prononcer. Le point de vue de la Commission est explicitement mentionné dans l'avis du comité de surveillance.

Le cas échéant, le comité motive explicitement les raisons pour lesquelles le point de vue de la Commission n'a pas du tout ou seulement partiellement été suivi.

Si la Commission ne se prononce pas dans le délai d'un mois visé à l'alinéa 2, le comité de surveillance se prononce sans attendre.

Si, dans les quinze jours qui suivent la réception de l'avis de la Commission, le comité de surveillance ne s'est pas prononcé, l'avis de ce dernier est présumé conforme à celui de la Commission.

En tout état de cause, et s'il s'agit d'une demande d'avis, la Commission communique sans délai à l'auteur de celle-ci une copie de l'avis qu'elle rend. § 3. Le comité de surveillance dénonce au parquet les infractions à la présente loi dont il a connaissance.

Art. 25.Le comité de surveillance ne délibère valablement que si la majorité au moins de ses membres sont présents.

Art. 26.Le comité de surveillance a, dans l'exercice de ses fonctions, accès à toutes les informations contenues dans Phenix.

Le comité des utilisateurs

Art. 27.Il est institué un comité d'utilisateurs de Phenix, chargé de proposer au comité de gestion toute initiative de nature à promouvoir l'utilisation de Phenix.

Il peut créer en son sein des groupes de travail auxquels il confie des tâches particulières.

Ce comité est composé de : - 2 représentants désignés par la Cour de cassation, l'un appartenant au siège, l'autre appartenant au parquet de la Cour; - 2 représentants désignés par les premiers présidents des cours d'appel et du travail; - 2 représentants désignés par le Collège des procureurs-généraux; - 2 représentants désignés par le Conseil des procureurs du Roi; - 2 représentants désignés par le Conseil des auditeurs du travail; - 2 représentants ayant la qualité de magistrat de l'ordre judiciaire, désignés par le Conseil Supérieur de la Justice; - 2 représentants désigné par l' Orde van Vlaamse balies; - 2 représentants désignés par l'Ordre des barreaux francophones et germanophone; - 2 représentants désignés par la Chambre nationale des huissiers de Justice; - 2 représentants désignés par la Fédération royale du notariat belge; - 2 représentants du personnel des secrétariats des parquets et des auditorats, désignés par le Ministre de la Justice; - 2 représentants du personnel des greffes, désignés par le Ministre de la Justice.

Chaque représentation du comité des utilisateurs, à l'exception de celles de l'Ordre des barreaux francophones et germanophone et de l' Orde van Vlaamse Balies, est composée d'un membre d'expression française et d'un membre d'expression néerlandaise.

Le comité d'utilisateurs tient compte d'une participation la plus équilibrée possible sur le plan fonctionnel, géographique et du genre.

Le comité d'utilisateurs choisit en son sein un président et un vice-président, d'un régime linguistique différent, pour un mandat de trois ans, renouvelable. L'un des deux a la qualité d'avocat, de notaire ou d'huissier de justice.

Le Roi précise les modalités d'exécution du présent article. CHAPITRE III. - Dispositions diverses

Art. 28.Les frais de fonctionnement des comités de gestion et des utilisateurs ainsi que de leur secrétariat sont à charge du budget du SPF Justice.

Ils reçoivent l'appui du SPF Justice pour l'exécution de leur mission.

Les frais de fonctionnement du comité de surveillance et de son secrétariat sont à charge de la dotation de la Commission de la protection de la vie privée.

Art. 29.§ 1er. Le comité de gestion, saisi par le Ministre de la Justice d'une demande de proposition ou d'avis relative à un arrêté d'exécution à prendre en vertu de la présente loi, formule la proposition ou l'avis dans les trente jours de la demande. Si le comité de gestion n'a pas émis de proposition ou d'avis à la fin de ce délai, le Roi ou le ministre peut agir sans attendre l'avis ou la proposition.

Ce délai peut cependant être prolongé une fois de trente jours. Dans ce cas, le comité de gestion informe le ministre de la Justice, avant l'expiration du premier délai, du motif justifiant le nouveau délai.

Si le comité de gestion n'a pas émis de proposition ou d'avis à la fin de ce second délai, le Roi ou le ministre peut agir sans attendre l'avis ou la proposition. § 2. Sans préjudice de l'article 24, § 2, le comité de surveillance, saisi par le Ministre de la Justice d'une demande d'avis relative à un arrêté d'exécution à prendre en vertu de la présente loi, rend son avis dans les trente jours de la demande. Si le comité de surveillance n'a pas rendu son avis à la fin de ce délai, son avis est considéré comme positif.

Ce délai peut cependant être prolongé une fois de trente jours. Dans ce cas, le comité de surveillance informe le Ministre de la Justice, avant l'expiration du premier délai, du motif justifiant le nouveau délai. Si le comité de surveillance n'a pas rendu son avis à la fin de ce second délai, son avis est considéré comme positif. CHAPITRE IV. - Disposition finale

Art. 30.Les protocoles et formats de communication et de sauvegarde du système d'information Phenix sont basés exclusivement sur des standards ouverts.

Par standard, on entend une spécification technique, suffisante pour en développer une implémentation complète, approuvée par un organisme de standardisation indépendant.

Par standard ouvert, on entend un standard qui soit gratuitement disponible sur l'internet et sans restriction juridique quant à sa diffusion et son utilisation. CHAPITRE V. - Entrée en vigueur

Art. 31.Le Roi fixe la date d'entrée en vigueur des articles 6 et 30 de la présente loi.

Promulguons la présente loi, ordonnons qu'elle soi revêtue du sceau de l'Etat et publiée par le Moniteur belge.

Donné à Nice, le 10 août 2005.

ALBERT Par le Roi : Pour la Ministre de la Justice, absente : Le Ministre de la Défense, A. FLAHAUT Scellé du sceau de l'Etat : Pour la Ministre de la Justice, absente : Le Ministre de la Défense, A. FLAHAUT _______ Notes (1) Session 2004-2005. Documents de la Chambre des représentants : 51-1645.

No 1 : Projet de loi.

Nos 2 à 3 : Amendements.

No 4 : Rapport.

No 5 : Texte adopté par la commission.

No 6 : Amendement.

No 7 : Rapport complémentaire.

No 8 : Texte adopté par la commission.

No 9 : Texte adopté en séance plénière et transmis au Sénat.

Compte rendu intégral : 28 avril 2005.

No 10 : Projet amendé par le Sénat.

No 11 : Rapport.

Compte rendu intégral : 13 juillet 2005.

Documents du Sénat : 3-1163.

No 1 : Projet évoqué par la Senat.

No 2 : Amendements.

No 3 : Rapport.

No 4 : Texte amendé par la commission.

No 5 : Texte amendé par le Sénat et renvoyé à la Chambre des Annales du Sénat : 2 juin 2005.