19 JUILLET 2002. - Décret relatif à la gestion d'archives culturelles de droit privé (1)

Le Parlement flamand a adopté et Nous, Gouvernement, sanctionnons ce qui suit : TITRE Ier. - Généralités

Article 1er.Le présent décret règle une matière communautaire.

Art. 2.Au sens du présent décret on entend par : 1° patrimoine culturel : la composante du domaine de politique Culture, Jeunesse, Sports et Médias, qui renferme tous les supports de signification matériels et immatériels du passé dotés de significations communes dans un cadre de référence culturel;2° gestion d'archives : une composante du domaine de politique « patrimoine culturel », où des activités culturelles sont entreprises sur la base de documents qui s'inscrivent dans la tradition de l'archivistique, ainsi que les activités des centres de documentation culturelle et des bibliothèques de conservation culturelle;3° centres d'archives et de documentation : les institutions de conservation, les structures de coopération d'institutions de conservation, les centres de documentation culturelle et d'autres plates-formes de recherche dont la fonction principale consiste en la gestion d'archives;4° gestion d'archives de droit privé : la gestion d'archives qui ne peut être ancrée dans des décrets relatifs au fonctionnement administratif des diverses autorités;5° projet : une activité qui, tant en ce qui concerne son but ou objectif que sa durée dans le temps, peut être délimitée, et qui vise l'ouverture à la recherche culturelle et archivistique d'une archive;6° ouverture à la recherche culturelle : activité qui consiste à rendre visibles et accessibles à un large public les significations du patrimoine culturel pour la collectivité et à actualiser ces significations en permanence;7° ouverture à la recherche archivistique : l'ouverture à la recherche technique et scientifique selon les méthodes déterminées dans l'archivistique;8° administration : le service administratif compétent en matière de patrimoine culturel;9° 'Archiefbank Vlaanderen' (banque d'archives de la Flandre) : un registre automatisé du patrimoine archivistique flamand, afin de le sauvegarder et d'en optimaliser la valorisation axée sur le public et scientifique, qui reprend tant les archives privées conservées dans les archives de villes et de communes, que les fichiers présents dans des institutions de droit privé, ainsi que les données de collections d'archives en propriété privée, pour autant que les personnes et instances propriétaires souhaitent les faire enregistrer à la 'Archiefbank Vlaanderen'.La 'Archiefbank Vlaanderen' est la propriété de la Communauté flamande. Les banques de données établies dans ce cadre sont publiques.

TITRE II. - Objectifs

Art. 3.Le présent décret a pour but de stimuler la gestion des archives dans tous ses aspects, d'élargir l'assise publique du patrimoine culturel en vue de réaliser la conservation et l'ouverture à la recherche de ce patrimoine culturel, et de faire usage de ses possibilités favorables à l'esprit de communauté.

Le décret prévoit à cet effet des subventions pour les centres d'archives et de documentation de droit privé, pour les projets dans le cadre de la gestion d'archives et pour le point d'appui de la gestion d'archives.

TITRE III. - La gestion d'archives culturelles de droit privé CHAPITRE Ier. - Centres d'archives et de documentation sur la base de courants socio-philosophiques Section Ire. - Conditions générales

Art. 4.Au sens du présent décret, on entend par centre d'archives et de documentation sur la base de courants socio-philosophiques, une institution ayant pour but de conserver et de rendre accessible à des fins d'étude et de recherche le patrimoine historique des grands courants socio-philosophiques qui ont contribué à donner corps à la Flandre à partir de la seconde moitié du 18e siècle, notamment les courants catholique, socialiste, libéral et nationaliste flamand.

Art. 5.Les centres d'archives et de documentation sur la base de courants socio-philosophiques subventionnés en vertu du décret du 27 juin 1985 portant agrément et subventionnement des centres d'archives et de documentation de droit privé néerlandophones, conservent leur agrément.

Il ne peut être agréé qu'un seul centre d'archives et de documentation par courant tel que visé à l'article 4. Section II . - Subventionnement

Art. 6.Pour être admissible aux subventions, tout centre d'archives et de documentation agréé doit remplir les conditions suivantes, par période quinquennale, la première prenant cours le 1er janvier 2002 : 1° être doté de la personnalité juridique et avoir un caractère non commercial;2° avoir établi son siège social en territoire néerlandophone ou dans la région bilingue de Bruxelles-Capitale;3° s'assigner le but de conserver, de gérer et de rendre accessible de manière dynamique le patrimoine historique de l'un des courants visés à l'article 4, stimuler et pratiquer la recherche scientifique en la matière, et faire fonction de centre de services à l'égard des donateurs, des consignataires, des autorités, des chercheurs, des médias et du public;4° présenter au Gouvernement flamand un plan de gestion pour la prochaine période quinquennale;5° présenter chaque année au Gouvernement flamand un rapport d'activité et un rapport financier, ainsi qu'un plan et un budget annuels;le rapportage se fait par année civile; 6° assurer, en collaboration avec les autres centres d'archives et de documentation sur la base de courants socio-philosophiques, le développement et la gestion de la 'Archiefbank Vlaanderen';7° tenir compte, dans la gestion, des principes de la gestion totale de la qualité;8° accepter de fournir, à la demande de l'administration, toutes informations utiles relatives aux activités sous la forme demandée.

Art. 7.Un crédit est inscrit annuellement au budget des dépenses de la Communauté flamande pour les subventions de personnel, de base et de fonctionnement destinées aux archives de droit privé. Ce crédit s'élève à 2.225.000 euros au minimum, dont 60 % sont répartis également entre les quatre centres d'archives et de documentation agréés et 40 % selon la clé de répartition définie à l'alinéa 2.

La subvention variable est allouée selon la clé de répartition suivante : - KADOC (Centre de documentation et de recherche catholique) : 45 %; - Amsab-'Instituut voor Sociale Geschiedenis' : 30 %; - 'Liberaal Archief' (Centre d'archives, de documentation et de recherche du Libéralisme) : 12,5 %; - ADNV (Centre d'archives et de documentation pour le Nationalisme flamand) : 12,5 %.

Un crédit supplémentaire de 250.000 euros est inscrit chaque année au budget des dépenses de la Communauté flamande pour le développement et la gestion de la 'Archiefbank Vlaanderen' tels que visés à l'article 6, 6°. Ce crédit est réparti également entre les quatre centres d'archives et de documentation agréés.

Art. 8.§ 1er. Les crédits fixés à l'article 7, alinéa premier, sont complétés par un crédit spécifique destiné à la mise en oeuvre de l'accord intersectoriel flamand 2000-2005 et à résorber les séquelles de cet accord au niveau des effectifs concrets des quatre centres.

La clé de répartition visée à l'article 7, alinéa 2 du présent décret n'est pas applicable à ce crédit spécifique. § 2. Le statut de tous les collaborateurs du Troisième Circuit de Travail, dénommés ci-après TCT, qui sont en service effectif au 31 décembre 2001, et des emplois vacants auprès des centres d'archives et de documentation visés à l'article 4, est régularisé au 1er janvier 2002. § 3. Pendant les six premiers mois suivant la première régularisation des TCT, une avance forfaitaire de 12.400 euros est versée aux employeurs en attendant la fixation de l'échelle barémique de chaque fonction concernée. L'échelle barémique est fixée sur base du traitement payé en décembre 2001 par le VDAB (Office flamand de l'emploi et de la formation professionnelle) aux anciens TCT, à moins que les travailleurs en question ne bénéficient d'une échelle barémique reprise dans la Convention collective de travail applicable. § 4. Après la fixation de la subvention annuelle globale pour les TCT régularisés de chaque centre d'archives et de documentation, cette subvention est allouée sous forme d'une annuelle au centre d'archives et de documentation. En cas de dégagement d'un ou plusieurs TCT, de licenciement par l'employeur ou de démission du travailleur, de retraite ou de décès, le centre d'archives et de documentation peut décider de manière autonome du remplacement souhaitée. L'organisation est tenue de démontrer chaque année que le reste de la subvention est affecté à l'emploi.

Art. 9.Le Gouvernement flamand fixe les modalités de rédaction du plan de gestion et la procédure de présentation du rapport d'activité, du rapport financier, du rapport annuel et du budget.

Le Gouvernement flamand prend les mesures qui s'imposent pour donner exécution à l'article 8, § 1er, de sorte que les séquelles de l'accord pour les effectifs concrets des quatre centres puissent être résorbées. CHAPITRE II. - Les centres d'archives et de documentation sur la base de thèmes culturels

Art. 10.§ 1er. Le Gouvernement flamand détermine, par période de gestion, la liste des thèmes culturels qui peuvent faire l'objet d'une demande de subventions de la part des centres d'archives et de documentation d'intérêt communautaire.

Les subventions sont octroyées dans les limites des possibilités financières du budget de la Communauté flamande. § 2. Pour être admissibles aux subventions, les demandes des centres d'archives et de documentation doivent répondre aux critères suivants : 1° l'assise sociale, à savoir les objectifs, les groupes cibles, le réseautage et le partenariat du centre d'archives et de documentation thématique;2° la mesure dans laquelle la gestion des archives couvre le thème;3° l'importance du patrimoine en termes quantitatifs et qualitatifs;4° la place qu'occupe le centre d'archives et de documentation dans le secteur des archives;5° la vision du centre d'archives et de documentation sur son rôle dans le secteur des archives;6° le caractère professionnel du centre d'archives et de documentation : l'organigramme, l'infrastructure, le personnel et les moyens financiers;7° le plan de gestion quinquennal. § 3. Le Gouvernement flamand ne peut octroyer une subvention qu'à un seul centre d'archives et de documentation par thème pour la période en question. § 4. La première période court du 1er janvier 2003 au 31 décembre 2007. § 5. L'appréciation du contenu et de la qualité de la demande est effectuée par une commission consultative. Elle établit un classement motivé après l'examen de l'administration de la clarté, de la transparence et du réalisme de la demande. § 6. Le Gouvernement flamand fixe la subvention sur la proposition de l'administration et en tenant compte de l'appréciation du contenu et de la qualité effectuée par la commission consultative visée au § 5. § 7. Le Gouvernement flamand fixe la composition de la commission consultative visée au § 5, la procédure de l'introduction de la demande et la procédure de l'appréciation du dossier. CHAPITRE III. - Projets pour les archives de droit privé

Art. 11.Toute personne morale au caractère non commercial peut introduire auprès du Gouvernement flamand une demande de subvention, à l'exception des centres d'archives et de documentation subventionnés sur la base du chapitre I et II du titre III, pour : 1° des projets d'ouverture à la recherche culturelle;2° des projets d'ouverture à la recherche archivistique à l'aide de technologies d'information et de communication. Le Gouvernement flamand engage à cet effet un crédit d'au moins 500.000 euros.

Art. 12.§ 1er. Des subventions peuvent être octroyées sur la base des critères suivants : 1° la mesure dans laquelle le projet est susceptible de contribuer au renforcement et à l'élargissement du secteur des archives en Flandre;2° la mesure dans laquelle le projet reflète l'essentiel de l'objectif et de l'activité du demandeur et le traduit pour le public;3° la plus-value qualitative du projet axé sur le public en tant qu'exemple;4° la mesure où le projet s'adresse à un large public;5° le caractère professionnel du projet, notamment la base scientifique et technique;6° la diversité des acteurs associés à la demande;7° le degré de collaboration avec d'autres acteurs culturels comme les bibliothèques publiques et les centres culturels;8° la diversité des sources de revenus. Les quatre premiers critères sont déterminants lors de l'appréciation d'une demande de subvention. § 2. Le montant de la subvention peut varier entre 5.000 et 50.000 euros.

Art. 13.Des subventions peuvent être octroyées pour des projets d'ouverture à la recherche archivistique à l'aide de technologies d'information et de communication, sur la base des critères suivants : 1° la priorité justifiée de l'effort;2° la mesure dans laquelle le projet est susceptible de contribuer au renforcement et à l'élargissement du secteur des archives en Flandre;3° le caractère professionnel du projet, notamment la base scientifique et technique;4° la diversité des acteurs associés à la demande. La subvention s'élève à 2.500 euros au maximum. Cette subvention est affectée exclusivement en tant qu'intervention dans les frais de technologies d'information et de communication.

Chaque institution peut introduire annuellement une demande de subvention.

Art. 14.L'appréciation du contenu et de la qualité de la demande est effectuée par la commission consultative visée à l'article 10, § 5.

Elle établit un classement motivé après l'examen de l'administration de la clarté, de la transparence et du réalisme de la demande.

Le Gouvernement flamand fixe la subvention sur la proposition de l'administration et en tenant compte de l'appréciation du contenu et de la qualité effectuée par la commission consultative.

Art. 15.Le Gouvernement flamand fixe la procédure de l'introduction de la demande ainsi que les modalités de l'établissement du dossier. CHAPITRE IV. - Le point d'appui de la gestion d'archives

Art. 16.§ 1er. Le Gouvernement flamand est autorisé à participer à la création d'un point d'appui de la gestion d'archives aux conditions énoncées ci-dessous. § 2. Le point d'appui est une organisation au caractère non commercial, dotée de la personnalité civile, qui, par l'exécution de ses tâches essentielles, appuie et développe la gestion d'archives et la rend visible : appui pratique, développement d'activités, communication et formation d'image.

En outre, le point d'appui est chargé du contrôle du développement et de la gestion de la 'Archiefbank Vlaanderen'. Le point d'appui conclut à cet effet un contrat de gestion avec les centres d'archives et de documentation telles que visées au chapitre I du titre III du présent décret, et avec les autorités flamandes.

Le point d'appui de la gestion d'archives réalise ses tâches essentielles en concertation avec d'autres points d'appui, notamment avec les points d'appui du secteur du patrimoine culturel. § 3. En exécution des tâches essentielles visées au § 2, le Gouvernement flamand conclut avec le point d'appui, par période de gestion, un contrat de gestion dans lequel sont précisés la composition, le fonctionnement, les missions spécifiques, le contrôle, les moyens et les procédures de demande et de liquidation des subventions.

Le point d'appui concrétise le contrat de gestion en un plan de gestion, établi pour une période quinquennale, une évaluation intérimaire étant réalisée au milieu de la période du plan de gestion.

Art. 17.Les subventions sont octroyées dans les limites des possibilités financières du budget de la Communauté flamande.

TITRE IV. - Dispositions générales relatives à la liquidation des subventions et à l'évaluation du fonctionnement CHAPITRE Ier. - Subventions structurelles

Art. 18.Le Gouvernement flamand subventionne les centres d'archives et de documentation telles que visées aux chapitres Ier et II du titre III du présent décret, et un point d'appui de la gestion d'archives tel que visé au chapitre V du titre III du présent décret, pour une période quinquennale, au moyen d'enveloppes de subventions annuelles.

L'enveloppe de subventions contient les moyens financiers pour l'appui des frais annuels de personnel, de base et de fonctionnement de l'organisation.

Art. 19.Sous réserve de l'approbation, par le Gouvernement flamand, du budget présenté pour l'année budgétaire en cours, quatre avances trimestrielles sont versées pour l'année budgétaire pour laquelle elles étaient inscrites et approuvées. Chaque avance est de 22,5 % de l'enveloppe financière annuelle. Le solde de la subvention est liquidé pour le 1er juillet de l'année suivant l'année d'activité subventionnée, après approbation, par le Gouvernement flamand, des dépenses de l'année écoulée. Le calcul du solde tient compte des avances versées. Lorsque le montant des avances versées est supérieur à la subvention, la différence est déduite des avances de l'année d'activité suivant l'année sur laquelle porte la subvention.

La justification de la subvention annuelle se fait sur la base du rapport d'activité, du rapport financier, du plan annuel et du budget.

A cette fin, le centre d'archives et de documentation soumet chaque année les comptes de l'année écoulée assortis des pièces justificatives requises, ainsi qu'un budget en équilibre approuvé par l'assemblée générale. Le décompte fera ressortir que l'organisation, compte tenu des moyens propres, peut présenter un solde en équilibre ou excédentaire. Un solde excédentaire du compte des résultats oblige l'organisation à constituer une réserve financière, qui sera affectée au financement de dépenses contribuant à la réalisation de ses objectifs.

Pour être admissibles aux subventions, les centres d'archives et de documentation doivent en outre : 1° tenir une comptabilité conforme au système comptable normalisé, et organiser la comptabilité de manière à permettre le contrôle financier des subventions.Le Gouvernement flamand peut imposer un plan comptable spécifique et des règles particulières relatives à la comptabilité; 2° accepter le contrôle du fonctionnement et de la comptabilité exercée par l'administration, éventuellement sur place;3° assurer leurs administrateurs et collaborateurs contre la responsabilité civile de l'organisation.

Art. 20.Tous les montants mentionnés dans le présent décret sont rattachés à l'indice pivot calculé et appliqué conformément à l'article 2 de l'arrêté royal du 24 décembre 1993 portant exécution de la loi du 6 janvier 1989Documents pertinents retrouvés type loi prom. 06/01/1989 pub. 18/02/2008 numac 2008000108 source service public federal interieur Loi spéciale sur la Cour d'arbitrage fermer de sauvegarde de la compétitivité du pays.

Conformément aux dispositions de l'article 15, § 2 du décret du 6 juillet 1994 contenant diverses mesures d'accompagnement de l'ajustement du budget 1994, l'indice des prix prévu au § 1er est limité à 75 % de cet indice des prix pour les moyens de fonctionnement.

Le Gouvernement flamand peut augmenter le montant mentionné à l'article 7, alinéa premier, par période de gestion.

Le Gouvernement flamand peut augmenter, par an, le montant mentionné à l'article 11, alinéa 2. CHAPITRE II. - Subventionnement de projets

Art. 21.Les subventions de projet sont liquidées en deux tranches.

Une première tranche de 80 % du montant est versée après la signature de l'arrêté de subvention, le solde de 20 % est liquidé après l'approbation, par l'administration, du rapport final, des pièces justificatives financières et d'un décompte du projet présentant un aperçu des dépenses et des recettes du projet. Ces documents doivent être soumis dans les deux mois de la fin du projet et au plus tard le 30 septembre de l'année suivant l'octroi de la subvention. CHAPITRE III. - Evaluation du fonctionnement

Art. 22.L'administration évalue chaque centre d'archives et de documentation tel que visé aux chapitres Ier et II du titre III du présent décret, en effectuant : 1° une visite sur place, au plus tard avant la fin de la deuxième année de la période de gestion;elle le fait sur la base du plan de gestion approuvé et des plans annuels et rapports d'activité présentés; 2° un contrôle des plans annuels et des budgets;3° un contrôle annuel des rapports d'activité et des rapports financiers. L'administration peut en tout temps contrôler sur place la réalisation d'une activité.

Art. 23.L'administration communique à l'organisation ses constatations résultant de l'évaluation visée à l'article 22, alinéa premier, 1°, et éventuellement de l'article 22, alinéa 2, sous forme d'un rapport assorti de recommandations.

En cas d'évaluation négative résultant d'une démarche administrative telle que visée à l'article 22 du présent décret, le centre d'archives et de documentation est tenu de présenter auprès de l'administration, dans l'année suivant la réception du rapport d'évaluation, un rapport démontrant qu'il a donné une suite appropriée aux remarques faites.

Le Gouvernement flamand fixe les formes de sanction, la procédure d'application et la faculté de recours.

TITRE V. - Dispositions finales CHAPITRE Ier. - Dispositions transitoires

Art. 24.Par dérogation à l'article 10, § 1er, la liste comprend au moins les thèmes suivants pendant la première période de gestion : 1° la gestion d'archives relatives au patrimoine littéraire;2° la gestion d'archives relatives au patrimoine musical;3° la gestion d'archives relatives au patrimoine architectural;4° la gestion d'archives relatives à la déportation et à la résistance;5° la gestion d'archives relatives au patrimoine ecclésiastique;6° la gestion d'archives relatives aux entreprises. Les archives néerlandophones suivantes situées à Bruxelles : - « Archief en Museum van het Vlaamse Leven te Brussel v.z.w. » (AMVB); - « Vrijzinnig Studie-, Archief- en Documentatiecentrum Karel Cuypers' v.z.w.; - « Documentatie- en Archiefcentrum van de Communistische Beweging v.z.w. (DACOB), reçoivent, par dérogation à l'article 10, § 1er, et au premier alinéa du présent article, au moins une subvention égale sur la base du chapitre II du titre III du présent décret, à condition qu'elles ont obtenu une subvention pour leurs activités en 2001 dans le cadre du règlement pour initiatives dans le domaine de l'ouverture à la recherche culturelle d'archives, de centres de documentation et de bibliothèques de conservation. Le Gouvernement flamand peut fixer le montant de la subvention par période de gestion.

Art. 25.Par dérogation à l'article 7, alinéa premier, ce montant est fixé à 1.882.000 euros pour l'année d'activité 2002 et à 2.082.000 euros pour l'année d'activité 2003.

Par dérogation à l'article 7, alinéa premier, le rapport entre la subvention fixe et la subvention variable est fixé à 46 %-54 % pour l'année d'activité 2002 et à 54 %-46 % pour l'année d'activité 2003. CHAPITRE II. - Dispositions abrogatoires

Art. 26.Sont abrogés : 1° le décret du 27 juin 1985 portant agrément et subventionnement des Centres d'archives et de documentation néerlandophones de droit privé, modifié par le décret du 8 avril 1987;2° l'arrêté du Gouvernement flamand du 23 avril 1986 relatif au Conseil des Centres d'archives et de documentation.

Art. 27.Le présent décret est cité comme : décret sur les archives. CHAPITRE III. - Entrée en vigueur

Art. 28.Le présent décret produit ses effets le 1er janvier 2002, à l'exception des chapitres II, III et IV du titre III et du chapitre II du titre IV, qui entrent en vigueur le 1er janvier 2003.

Promulguons le présent décret, ordonnons qu'il soit publié au Moniteur belge .

Bruxelles, le 19 juillet 2002.

Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, P. DEWAEL Le Ministre flamand des Affaires intérieures, de la Culture, de la Jeunesse et de la Fonction publique, P. VAN GREMBERGEN _______ Note (1) Session 2001-2002 : Documents.- Projet de décret : 1213 - N° 1. - Amendements : 1213 - N° 2. - Rapport : 1213 - N° 3.- Texte adopté en séance plénière : 1213 - N° 4.

Annales. - Discussion et adoption : Séances du 9 juillet 2002.