18 MAI 1999. - Décret relatif à la publicité de l'administration (1)

Le Parlement flamand a adopté et Nous, Gouvernement, sanctionnons ce qui suit : CHAPITRE Ier. - Définitions et champ d'application

Article 1er.Le présent décret règle une matière communautaire et régionale.

Art. 2.Le présent décret tend à concrétiser le principe de la publicité de l'administration par le biais d'instruments de publicité passive et de publicité active.

Art. 3.Pour l'application du présent décret, on entend par : 1° autorité administrative : une autorité administrative visée à l'article 14 des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973; Les services, institutions ou organismes assumant une responsabilité publique dans le domaine de l'environnement et qui ont été créés par ou sont sous la tutelle de la Communauté flamande, de la Région flamande ou des services ou institutions constitués par eux, sont, pour l'application du présent décret, réputés être une autorité administrative en matière des informations environnementales dont ils disposent. 2° document administratif : tout support d'information, sous quelque forme que ce soit, dont une autorité administrative dispose;3° information environnementale : des informations concernant l'environnement, la politique de l'environnement et les activités et mesures susceptibles de porter ou de pouvoir porter préjudice à l'environnement;4° document à caractère personnel : un document administratif comportant une appréciation, un jugement de valeur ou la description d'un comportement d'une personne physique nommément désignée ou aisément identifiable.

Art. 4.Le présent décret est applicable aux : 1° autorités administratives de la Région flamande et de la Communauté flamande;2° autres autorités administratives, mais uniquement dans la mesure où, pour des motifs relevant de la compétence de la Communauté flamande ou de la Région flamande, le présent décret interdit ou restreint la publicité des documents administratifs;3° associations des provinces et des communes;4° centres publics d'aide sociale, ci-après dénommés CPAS, et aux associations visées au chapitre 12 de la loi organique des CPAS du 8 juillet 1976;

Art. 5.Le présent décret ne porte pas atteinte aux dispositions décrétales qui prévoient une publicité plus étendue de l'administration. CHAPITRE II. - Publicité passive Section 1re. - Dispositions générales

Art. 6.Les dispositions du présent chapitre s'appliquent aux autorités administratives énumérées à l'article 4, 1°, 3° et 4°. Les dispositions de la section 2, à l'exception de l'article 8, § 5, sont applicables à toutes les autorités administratives énoncées à l'article 4.

Art. 7.§ 1er. L'autorité administrative est tenue à rendre publics les documents administratifs désirés à toute personne physique ou morale qui en fait la demande, en les mettant à disposition pour consultation, en donnant des explications à leur sujet, en délivrant une copie ou en prêtant un exemplaire. Le Gouvernement flamand peut arrêter les modalités relatives à ce prêt.

La demande de divulgation est présentée et traitée conformément aux dispositions de la section 4.

Le demandeur ne doit pas justifier d'un intérêt, sauf s'il demande la divulgation de documents à caractère personnel.

Dans ce dernier cas, l'intérêt requis n'est présent que dans le chef de celui dont la situation juridique peut être lésée de manière directe, personnelle et défavorable par le document ou la décision à la préparation de laquelle le document a servi ou à laquelle il se rapporte. Est exempté de la justification celui auquel le document a trait.

La consultation et les explications sont libres et gratuites.

L'autorité administrative communique au demandeur la forme ou les formes sous lesquelles l'information est disponible. La demande n'emporte pas pour l'autorité administrative l'obligation de traiter ou d'analyser l'information demandée. § 2. Un document administratif détenu par un membre du personnel d'une autorité administrative est réputé appartenir à l'autorité administrative dans la mesure où le document administratif porte sur l'exercice des fonctions de l'intéressé. § 3. Les autorités administratives peuvent subordonner la délivrance d'une copie au paiement d'une rétribution que le Gouvernement flamand fixe sur la base d'un coût raisonnable. § 4. Les documents administratifs obtenus en application du présent décret, ne peuvent être diffusés ou utilisés à des fins commerciales, à l'exclusion des documents administratifs ou parties de documents administratifs contenant des informations environnementales. Section 2. - Exceptions à la publicité

Art. 8.§ 1er. Sans préjudice de l'application du § 5, les autorités administratives citées à l'article 4, rejettent une demande de publicité si elles ont constaté que l'intérêt de la publicité ne l'emporte pas sur la protection de l'un des intérêts suivants : 1° un intérêt économique, financier ou commercial des pouvoirs publics;2° l'ordre et la sécurité publics;3° le caractère confidentiel des relations internationales de la Région flamande ou de la Communauté flamande, y compris les relations avec les autorités fédérales et avec les autres communautés et régions;4° les données confidentielles, commerciales et industrielles, y compris la propriété intellectuelle, qui sont communiquées à l'autorité, à moins que l'intéressé n'ait consenti à la consultation, l'explication ou la communication sous forme de copie. § 2. Sans préjudice de l'application du § 5, les autorités citées à l'article 4 rejettent une demande de divulgation, si elles ont constaté que l'intérêt de la publicité ne l'emporte pas sur un ou plusieurs intérêts énumérés au § 1er et s'il s'agit de documents administratifs relatifs aux matières faisant l'objet d'une action judiciaire civile ou administrative. § 3. Sans préjudice de l'application du § 5, les autorités citées à l'article 4 rejettent une demande de divulgation : 1° si la divulgation porte atteinte à une obligation de secret instaurée par décret ou par loi;2° si la divulgation porte atteinte au caractère confidentiel des données à caractère personnel afférentes à une personne physique, à moins que l'intéressé n'ait consenti à la consultation, l'explication ou la communication sous forme de copie;3° si la divulgation porte atteinte au secret des délibérations du Gouvernement flamand et des autorités responsables qui en relèvent;4° concernant des documents administratifs établis uniquement pour l'action publique;5° concernant des documents administratifs établis uniquement pour l'application éventuelle de mesures disciplinaires;6° concernant des documents administratifs qui contiennent des données fournies par des tiers sans qu'ils y soient obligés et qu'ils ont qualifié explicitement comme confidentiels, à moins qu'ils ne consentent à la divulgation; § 4. Sans préjudice de l'application du § 5, les autorités citées à l'article 4 rejettent une demande de divulgation portant sur des documents administratifs établis en préparation d'une décision à prendre concernant des matières relevant de la Région flamande ou de la Communauté flamande, si elles ont constaté que l'intérêt de la publicité ne l'emporte pas sur un ou plusieurs intérêts énumérés au § 1er et tant que la décision administrative finale s'y rapportant n'a pas été prise. Les documents administratifs visés ne sont plus soustraits à la publicité lorsque la décision finale est prise ou le délai dans lequel cette dernière devrait être prise, a expiré, indépendamment du fait que la décision ou la décision tacite éventuelle est encore sujette à recours. § 5. Si la demande de divulgation porte sur des informations environnementales, les autorités citées à l'article 4 rejettent la demande de divulgation, si elles estiment que l'intérêt de la publicité ne l'emporte pas sur la protection des intérêts prévus au § 1er, à l'exception de ceux mentionnés au § 1er, 1°.

Si la demande de publicité porte sur des informations environnementales, les autorités citées à l'article 4 peuvent rejeter la demande de divulgation, si elles constatent que l'intérêt de la publicité ne l'emporte pas sur un ou plusieurs des intérêts prévus au § 1er : 1° si les motifs d'exception du § 2 et § 3 sont applicables, à l'exclusion de ceux prévus au § 3, 1°;2° en cas de données dont la divulgation rendrait plus probable l'atteinte au secteur environnemental auquel elles se rapportent. § 6. Les autorités citées à l'article 4, 1°, 3° et 4° peuvent rejeter une demande de publicité : 1° si la demande demeure manifestement déraisonnable, après que les autorités concernées ont demandé de reformuler la demande;2° si les documents sont inachevés ou incomplets;

Art. 9.Lorsqu'un document administratif ne doit ou ne peut être soustrait qu'en partie à la publicité, en vertu des dispositions de l'article 8, §§ 1er à 5, la consultation, l'explication ou la communication sous forme de copie est limitée à la partie restante. Section 3. - Rectification ou complémentation de documents

administratifs

Art. 10.Lorsque quelqu'un constate que des documents administratifs contiennent des données inexactes ou incomplètes sur lui, l'intéressé peut obliger l'autorité administrative compétente à rectifier ou à compléter ces données, à la condition qu'il puisse produire les pièces justificatives nécessaires. La rectification ou la complémentation est gratuite. Section 4. - La demande de publicité, de rectification ou de

complémentation

Art. 11.§ 1er. La demande de divulgation, de rectification ou de complémentation est présentée par écrit.

La demande est adressée à l'autorité administrative qui détient les documents administratifs ou qui les a déposé aux archivés.

La demande peut également être adressée au fonctionnaire chargé de l'information, visé à l'article 22, § 1er. Il assure la transmission de la demande dans les meilleurs délais à l'autorité administrative qui, selon ses informations, détient le document. Le demandeur en est immédiatement averti.

Si l'autorité administrative reçoit une demande de divulgation, de rectification ou de complémentation de documents administratifs détenus par une autre autorité administrative, la demande est transmise dans les meilleurs délais à l'autorité administrative qui, selon ses informations, détient le document. Le demandeur en est immédiatement averti.

L'autorité administrative qui reçoit une demande, la consigne sans délai dans un registre, avec mention de la date de réception. § 2. La demande de divulgation, de rectification ou de complémentation indique clairement la matière concernée, et si possible les documents concernés, la forme dans laquelle l'information est, de préférence, mise à disposition et l'adresse de correspondance du demandeur. Si l'information est disponible dans la forme demandée, l'autorité administrative concernée fournit l'information dans la forme demandée.

Si la demande est formulée trop vaguement ou est incomplète, l'autorité administrative demande au demandeur de la préciser ou de la compléter.

Si possible, l'autorité administrative fait savoir pourquoi la demande est trop vague ou incomplète et quelles indications concernant l'information demandée sont nécessaires pour pouvoir accéder à la demande. § 3. La décision d'acceptation ou de rejet de la demande de divulgation est prise : - pour les autorités administratives citées à l'article 4, 1°, par un membre du personnel dirigeant compétent de l'autorité administrative qui détient les documents; - pour les associations de communes : par le président de l'association, sans préjudice de la délégation conférée; - pour les CPAS et les associations, visés au chapitre 12 de la loi organique des centres publics d'aide sociale du 8 juillet 1976, par le fonctionnaire dirigeant du CPAS ou de l'association, sans préjudice de la délégation conférée.

Après réception de la demande, l'autorité administrative vérifie si les motifs d'exception visés à l'article 8, sont d'application.

Il est répondu à la demande de divulgation, de rectification ou de complémentation dans les meilleurs délais et au plus tard quinze jours de sa réception.

Si l'autorité administrative estime que l'information demandée peut difficilement être rassemblée à temps, si la vérification de la demande à la lumière des motifs d'exception, visés à l'article 8, peut difficilement être effectuée à temps, ou si des droits de tiers sont en cause et que ces derniers doivent être consultés, l'autorité administrative notifie au demandeur que le délai de quinze jours est prolongé à trente jours suivant la réception de la demande. La décision de prolongation indique le ou les motifs de l'ajournement.

Le cas échéant, l'autorité administrative mentionne explicitement dans sa décision qu'un document administratif ne peut être rendu public qu'en partie. Dans la mesure du possible, elle indique les endroits où de l'information a été supprimée et les motifs d'exception de l'article 8 qui en sont à la base.

Un rejet de la demande indique les possibilités de recours. § 4. La décision d'acceptation est exécutée dans les meilleurs délais et au plus tard quarante jours de la réception de la demande.

Lorsque le demandeur se prévaut de son droit de consultation, l'autorité administrative qui détient les documents administratifs détermine le lieu, la date et l'heure de consultation, en concertation avec le demandeur. Le demandeur doit disposer de suffisamment de temps pour consulter les documents administratifs.

Le Gouvernement flamand peut arrêter les modalités d'exécution du droit de consultation.

Art. 12.Les communes collaborent avec les autorités citées à l'article 4, 1° quant aux demandes de divulgation et des communications s'y rapportant. Le Gouvernement flamand détermine les modalités de cette collaboration.

Art. 13.Si la demande de publicité porte sur un document administratif incluant une uvre protégée par le droit d'auteur, l'autorisation de l'auteur ou de la personne à laquelle les droits de celui-ci ont été transmis, n'est pas requise pour autoriser la consultation du document ou pour fournir des explications à son propos.

Une copie n'est remise que moyennant l'autorisation écrite de l'auteur ou de son ayant cause.

Dans tous les cas, l'autorité administrative spécifie que l'oeuvre est protégée par le droit d'auteur. Section 5. - Procédures d'appel

Sous-section A. - Autorité flamande

Art. 14.Le demandeur peut introduire un recours auprès d'un fonctionnaire du Ministère de la Communauté flamande désigné par le Gouvernement flamand, contre une décision de l'autorité administrative visée à l'article 4, 1° qui rejette la demande de divulgation, de rectification ou de complémentation, ou si le délai imparti pour prendre la décision a expiré.

Le recours doit être introduit par écrit dans un délai de trente jours qui, selon le cas, prend cours le jour suivant l'envoi de la décision ou le jour suivant l'expiration du délai dans lequel la décision aurait dû être prise.

Art. 15.Le fonctionnaire visé à l'article 14 statue sur le recours dans un délai de trente jours de la réception du recours. La décision portant acceptation ou rejet du recours est notifiée aux parties intéressées au plus tard le dernier jour de ce délai.

Lorsque le fonctionnaire visé à l'article 14 fait droit au recours contre un rejet explicite de la demande de divulgation, de rectification ou de complémentation d'un document administratif ou du fait de l'expiration du délai dans lequel la décision aurait dû être prise, il autorise sa divulgation, rectification ou complémentation.

Lorsque le fonctionnaire visé à l'article 14 doit statuer sur un recours contre un rejet explicite d'une demande de divulgation d'un document administratif, ou sur un recours du fait de l'expiration du délai dans lequel la décision aurait dû être prise, et s'il n'a notifié aucune décision aux intéressés dans le délai précité, le recours est réputé être rejeté, si l'autorité administrative a rejeté explicitement la demande de divulgation et être accueilli lorsqu'il n'a pas été répondu à la demande de divulgation dans le délai prescrit à l'article 11, § 3.

Lorsque le fonctionnaire visé à l'article 14 doit statuer sur un recours contre le rejet explicite d'une demande de rectification ou de complémentation d'un document administratif, ou sur un recours du fait de l'expiration du délai dans lequel la décision aurait dû être prise, et s'il n'a notifié aucune décision aux intéressés dans le délai précité, le recours est réputé être rejeté dans tous les cas.

L'exécution de la décision d'acceptation du recours prend effet dans les meilleurs délais et au plus tard quarante jours de la réception du recours.

Lorsque le demandeur se prévaut de son droit de consultation, le fonctionnaire visé à l'article 14 détermine fixe, en concertation avec le demandeur et, le cas échéant, avec l'autorité administrative qui détient les documents administratifs, le lieu, la date et l'heure de consultation. Le demandeur doit disposer de suffisamment de temps pour consulter les documents administratifs.

Le Gouvernement flamand peut arrêter les modalités d'exécution du droit de consultation.

Art. 16.Le fonctionnaire visé à l'article 14 peut, lorsqu'il est saisi d'un recours, consulter sur place tous les documents administratifs ou se les faire communiquer par l'autorité administrative concernée.

Le fonctionnaire visé à l'article 14 peut entendre toutes les parties et demander des informations complémentaires aux membres du personnel de l'autorité administrative.

Art. 17.Le fonctionnaire visé à l'article 14 exerce la mission d'instance d'appel en toute impartialité et neutralité. Lors du traitement des recours, il ne peut recevoir aucune instruction d'une quelconque autorité ou instance, ni être évalué ni être poursuivi pour des motifs disciplinaires du fait des activités qu'il entreprend dans le cadre de sa mission en tant qu'instance d'appel.

Art. 18.Le fonctionnaire visé à l'article 14 fait parvenir au Gouvernement flamand un rapport annuel sur les recours dont il est saisi au sujet de l'application de la publicité passive. Le Gouvernement flamand soumet le plan annuel au Gouvernement flamand.

Sous-section B. - L'association des provinces et des communes

Art. 19.Le demandeur peut exercer un recours auprès du Gouvernement flamand contre une décision d'une association de provinces et de communes visée à l'article 4, 3° qui rejette la demande de divulgation, de rectification ou de complémentation d'un document administratif, ou à l'expiration du délai dans lequel la décision aurait dû être prise.

La procédure se déroule conformément aux articles 14 à 16 inclus.

Sous-section C. - CPAS

Art. 20.Le demandeur peut exercer un recours auprès du Gouvernement flamand contre une décision de l'autorité administrative visée à l'article 4, 4° qui rejette la demande de divulgation, de rectification ou de complémentation d'un document administratif, ou à l'expiration du délai dans lequel la décision aurait dû être prise.

La procédure se déroule conformément aux articles 14 à 16 inclus. CHAPITRE III. - Publicité active

Art. 21.§ 1er. Les autorités administratives citées à l'article 4, 1°, 3° et 4° sont tenues d'informer la population, de manière systématique et compréhensible et dans les meilleurs délais, sur la politique, les décrets, les arrêtés et d'autres réglementations ainsi que sur leurs services et l'information qu'elles détiennent. § 2. Dans le cadre de la publicité active, les autorités administratives ne diffusent aucune information relevant des exceptions visées à l'article 8. § 3. Le Gouvernement flamand peut imposer des règles spécifiques relatives aux aspects génériques et à la coordination de la politique de communication, à l'organisme relevant de la Communauté flamande ou de la Région flamande (ci-après dénommée "organisme flamand"), visé à l'article 9 de la loi spéciale du 8 août 1980 des réformes institutionnelles. § 4. Les organismes flamands sont tenus de collaborer aux initiatives d'information coordinatrices mises sur pied par le Gouvernement flamand. Le Gouvernement flamand peut arrêter les modalités de cette collaboration.

Art. 22.§ 1er. Dans le cadre de la publicité active, le Gouvernement flamand désigne un fonctionnaire chargé de l'information auprès du Ministère de la Communauté flamande, dans un an suivant l'entrée en vigueur du présent décret. § 2. L'autorité ayant compétence de nomination du personnel, désigne un fonctionnaire chargé de l'information auprès de chacun des organismes flamands, dans un an suivant l'entrée en vigueur du présent décret. § 3. Par dérogation aux dispositions décrétales contraires en la matière, le Gouvernement flamand peut arrêter les modalités relatives aux compétences, au statut et au fonctionnement des fonctionnaires chargés de l'information, cités au § 2, à la coopération mutuelle entre ceux-ci et celui visé au § 1er ainsi qu'à la coordination de leurs activités.

Art. 23.§ 1er. Les fonctionnaires chargés de l'information ont pour mission, compte tenu de l'article 8, d'informer les citoyens sur la politique menée et sur les décisions spécifiques leur concernant. Ils stimulent et soutiennent le développement, la coordination et la réalisation de la politique de l'information visée à l'article 21. Ils dressent un inventaire de l'information disponible et des sources d'information et mettent cet inventaire à la disposition du public. § 2. Les fonctionnaires chargés de l'information ont pour mission de veiller à ce que tous les documents administratifs destinés aux citoyens, soient rédigés dans un langage correct et compréhensible. § 3. Le fonctionnaire chargé de l'information visé à l'article 22, § 1er, établit un code de bonne pratique pour l'application du présent décret. Le code est transmis aux autorités administratives citées à l'article 4 et est disponible au public. § 4. Pour l'accomplissement des missions citées au § 1er, les fonctionnaires chargés de l'information ont le droit de se faire communiquer tous les documents utiles détenus par les autorités administratives citées à l'article 4, 1° ou de les consulter aux endroits où ils sont conservés.

Art. 24.Les communes apportent leur collaboration à la diffusion de publications communautaires et régionales dans le cadre de la politique d'information générale menée par la Communauté flamande et la Région flamande. Le Gouvernement flamand arrête les modalités de cette collaboration.

Art. 25.Le fonctionnaire chargé de l'information publie chaque année un rapport annuel sur ses activités. Ce rapport contient également des recommandations.

Le rapport annuel est adressé au Gouvernement flamand, le cas échéant par l'entremise de l'organe administratif compétent.

Le Gouvernement flamand notifie chaque rapport au Parlement flamand. CHAPITRE IV. - Mention des possibilités de recours

Art. 26.Une décision ou un acte administratif à portée individuelle, tendant à avoir des conséquences juridiques pour un ou plusieurs administrés ou pour un autre pouvoir, n'est notifié de manière valable que si les possibilités de recours et ses modalités sont indiquées simultanément. Faute de cette mention, le délai de prescription pour l'introduction du recours ne prend pas cours. CHAPITRE V. - Dispositions finales

Art. 27.Les règlements suivants sont abrogés : 1° le décret du 23 octobre 1997 relatif à la publicité des documents administratifs dans les services et établissements du Gouvernement flamand, modifié par le décret du 13 juin 1996;2° l'article 33 de l'arrêté du Gouvernement flamand du 6 février 1991 fixant le règlement flamand relatif à l'autorisation écologique, modifié par les arrêtés du Gouvernement flamand des 27 février 1992 et 28 octobre 1992;3° l'arrêté du Gouvernement flamand du 9 décembre 1992 portant exécution de la publicité passive telle que définie dans le décret du 23 octobre 1991 relatif à la publicité des documents administratifs dans les services et établissements du Gouvernement flamand;4° l'arrêté du Gouvernement flamand du 9 décembre 1992 réglant la fonction de médiateur dans les services et établissements du Gouvernement flamand.

Art. 28.La procédure de traitement des demandes de divulgation, de rectification ou de complémentation de documents administratifs et des recours contre les décisions de rejet, qui étaient déjà introduits auprès des autorités administratives à la date d'entrée en vigueur du présent décret, se déroule conformément aux dispositions applicables du décret du 23 octobre 1991 relatif à la publicité des documents administratifs dans les services et établissements du Gouvernement flamand.

Promulguons le présent décret, ordonnons qu'il soit publié au Moniteur belge.

Bruxelles, le 18 mai 1999 Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, L. VAN DEN BRANDE Le Ministre flamand de l'Enseignement et de la Fonction publique, E. BALDEWIJNS _______ Note (1) Session 1998-1999. Documents. - Projet de décret: 1334 - n° 1. - Amendements : 1334 - nos 2 et 3. - Rapport : 1334 - n° 4 Annales. - Discussion et adoption. Séances des 3 et 5 mai 1999.