8 MAI 2009. - Décret portant approbation des normes révisées de la communication des autorités flamandes

Le Parlement flamand a adopté et Nous, Gouvernement, sanctionnons ce qui suit : Decret portant approbation des normes révisées de la communication des autorités flamandes.

Article 1er.Le présent décret règle une matière communautaire et régionale.

Art. 2.Les normes de la communication des autorités flamandes, telles que visées à l'article 3, § 2 du décret du 19 juillet 2002 relatif au contrôle de la communication des autorités flamandes, révisées par la Commission d'experts pour la communication des autorités le 4 février 2009, sont approuvées.

Promulguons le présent décret, ordonnons qu'il soit publié au Moniteur belge.

Bruxelles, le 8 mai 2009.

Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, Ministre flamand des Réformes institutionnelles, des Affaires administratives, de la Politique extérieure, des Médias, du Tourisme, des Ports, de l'Agriculture, de la Pêche en mer et de la Ruralité, K. PEETERS

ANNEXE : Les normes de la communication des autorités flamandes, telles que visées à l'article 3, § 2 du décret du 19 juillet 2002 relatif au contrôle de la communication des autorités flamandes, révisées par la Commission d'experts pour la communication des autorités le 4 février 2009 I. NORMES GENERALES 1. Les autorités flamandes communiquent dans un langage clair et compréhensible. 1.1. Les autorités flamandes communiquent en néerlandais actuel général. 1.2. La communication des autorités est formulée sur mesure de sorte que les groupes-cibles puissent comprendre le message aisément et entièrement. 2. La communication des autorités flamandes est correcte. 2.1. Les autorités flamandes publient de l'information correcte, fiable et de fait. 2.2. Les autorités flamandes corrigent de l'information erronée sans délai. 3. Les autorités flamandes fournissent l'information systématiquement et opportunément. 3.1. Les autorités flamandes informent le citoyen activement, sur leur propre initiative, quand les circonstances le requièrent ou le rendent opportun. 3.2. L'évaluation de l'urgence, de la nécessité ou de l'utilité d'une initiative de communication est faite par les autorités du point de vue du groupe-cible (les intéressés) à qui l'initiative est destinée. 4. La communication des autorités flamandes est neutre sur le plan politique. 4.1. Les autorités flamandes ne se prêtent pas à la propagande ni au soutien d'objectifs idéologiques ou relatifs à la politique d'un parti. 4.2. Dans le contexte rédactionnel de journaux de personnel et de bulletins d'information tombant sous la définition de la communication des autorités flamandes, les nom, photo, titre et parti du président du Parlement flamand, des représentants flamands et des membres du Gouvernement flamand sont mentionnés, toutefois dans l'esprit de 4.1.

La mention ne peut être justifiée que sur la base de la pertinence informative. L'évaluation en incombe à la rédaction concernée. 5. La communication des autorités flamandes est neutre sur le plan commercial. 5.1. La présence de et la référence à des noms d'entreprises, à des noms de marques, logos (vignettes), services, produits ou types de produits d'entreprises dans la communication des autorités flamandes ne sont admises qu'en dehors de leur usage intentionnel à des fins commerciales ou publicitaires. 5.2. Le "placement de produits" ainsi que toute forme de publicité clandestine sont strictement interdits dans la communication des autorités flamandes. 5.3. Les autorités flamandes sont compétentes et responsables en matière de vente aux tiers d'espace média disponible dans leurs propres médias de communication. Telle publicité ne tombe pas sous la définition de la communication des autorités à moins que les autorités flamandes ne soient associées à son contenu d'une façon ou d'une autre. Dans l'affirmative, les normes de la communication des autorités flamandes s'appliquent. 5.4. Des publireportages d'entreprises ou de marques sont strictement interdits dans le cadre de la communication des autorités flamandes, sous quelle forme que ce soit : payante ou non-payante, directe ou indirecte en échange de d'autres prestations ou à titre de relations publiques. 5.5. Les bureaux professionnels externes de conseil en communication qui conçoivent de la communication publique sur l'ordre des autorités flamandes peuvent mentionner leur nom de façon discrète sur tous les supports, comme il est d'usage dans le cadre de campagnes. 6. La communication qui est le résultat d'un partenariat public privé quelconque ou d'une coopération entre les autorités flamandes et d'autres autorités doit toujours répondre aux normes de la communication des autorités. 6.1. Lors d'une initiative de communication conjointe des autorités flamandes avec des tiers, les noms des partenaires externes et la nature de la coopération doivent être expressément mentionnés dans la communication des autorités (par exemple : "gesponsord door medium, bedrijf of organisatie x") (sponsorisé par le média, l'entreprise ou l'organisation x). 6.2. Lors d'une initiative de communication conjointe des autorités flamandes avec des tiers sous forme d'une sponsorisation à part entière ou partielle, référence peut être faite à ces tiers moyennant l'affichage de logos aux conditions suivantes : - L'affichage des logos est discret, c.-à-d. que la taille et l'emplacement du logo doivent être subordonnés à l'empreinte obligatoire des autorités flamandes conformément aux règles de l'identité graphique. - L'empreinte de l'autorité flamande concernée précède toujours la mention des noms et logos des sponsors. 6.3. Les autorités flamandes n'acceptent pas d'offres de coopération de la part de tiers, dans lesquelles les tiers ont un intérêt manifestement unilatéral ou dominant, non plus lorsque celles-ci sont gratuites ou peuvent s'acquérir à des conditions avantageuses. 6.4. Le contenu de messages fournis par des tiers par le biais des plateformes de communication interactive des autorités flamandes n'est pas assimilé à une communication des autorités et n'est pas assujetti au cadre de normes pour la communication des autorités flamandes. 7. Lorsque les autorités flamandes coopèrent avec des médias, d'autres formules de communication, outre l'espace médias payant (p.ex. les publireportages et les infomerciaux) sont admises, aux conditions supplémentaires suivantes : 7.1. L'initiative est toujours prise par les autorités flamandes et est axée sur un objectif manifeste de communication des autorités flamandes. 7.2. Les autorités flamandes maintiennent toujours le contrôle entier du contenu du message. 7.3. Les autorités flamandes sont toujours clairement identifiables. 8. Dans le contexte rédactionnel de journaux de personnel et de bulletins d'information tombant sous la définition de la communication des autorités flamandes, les noms d'entreprises, logos (vignettes), noms de marques, services, produits ou types de produits peuvent être mentionnés, toutefois dans l'esprit de la norme 5. 8.1. Cela implique les mentions de noms d'entreprises, de logos (vignettes), noms de marques, services, produits ou types de produits qui peuvent être associés à une ou plusieurs entreprises, ne peuvent être affichées que pour des raisons purement informatives; le soin de l'évaluation de la pertinence informative étant laissé à la rédaction concernée. 8.2. Les données commerciales ne peuvent pas être comparées entre elles, c.-à-d. qu'il faut s'abstenir de tout jugement ou de toute préférence. 8.3. Le texte ne peut pas faire référence exclusive ou unilatérale à une seule entreprise, marque, service, produit ou type de produit, à moins qu'il ne s'agisse d'un service, produit ou entreprise uniques. 8.4. Les réductions ou offres de la part de tiers dans des publications des autorités flamandes, destinées au propre personnel, ne relèvent pas de la communication des autorités, les conditions étant qu'elles sont facilement reconnaissables comme telles et qu'elles sont séparées du contenu rédactionnel au moyen des mots fixes "'Kortingen of aanbiedingen van derden voor het personeel" ("Réductions ou offres de tiers destinées au personnel"). 9. Les campagnes des autorités flamandes sont coordonnées sur la base de fiches de plan de campagne basées sur une application web. 9.1. La fiche de plan de campagne est complétée à l'occasion de toute campagne et reprend succinctement les données-clés de la campagne, y compris une estimation du prix de revient et de l'objectif ou des objectifs. 9.2. Lors de chaque campagne individuelle, la fiche de plan de campagne doit être complétée par l'entité initiatrice des autorités flamandes avant la mise en oeuvre de la campagne. 9.3. A l'avenir la " afdeling Communicatie " (Division de la Communication) au sein du "Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid" (Département des Services pour la politique générale du gouvernement) archivera les fiches de plan de campagne du Gouvernement flamand, de ses membres et des services, institutions et personnes morales relevant de la Communauté flamande ou de la Région flamande dans une banque de données électronique centralisée. 10. Les autorités flamandes analysent, planifient, mettent en oeuvre et évaluent leur communication selon des critères professionnels. 10.1. Les autorités vérifient si la communication est le moyen adéquat pour réaliser un objectif spécifique ou pour contribuer substantiellement à la réalisation de celui-ci. Dans l'affirmative, elles conçoivent une stratégie de communication claire et explicite. 10.2. La mise à disposition de ressources doit être en rapport avec le résultat envisagé. 10.3. Les autorités alignent leurs plans média sur le(s) groupe(s)-cible(s), le message à publier et le ou les objectifs envisagés. 10.4. Les autorités adoptent des stratégies adéquates de communication pour des thèmes qui concernent les groupes-cibles difficilement accessibles.

II. COMMUNICATION COLLECTIVE 1. Toute communication de la part des autorités flamandes est reconnaissable comme telle. 1.1. Les autorités flamandes explicitent dans leur communication par le biais de logos ou de mention de noms qu'il s'agit d'une communication des autorités flamandes. 1.2. Les autorités flamandes se définissent comme un ensemble. Cela signifie que tous les échelons des autorités flamandes assujettis au décret relatif à la publicité de l'administration, adoptent le logo général collectif ou la mention du nom de l'autorité flamande dans leur communication. Des exceptions ne sont admises que si le propre logo ou la mention du nom en soi explicitent qu'il s'agit d'une division des autorités flamandes. 1.3. Chaque entité des autorités flamandes peut en outre adopter une propre identité graphique au travers de laquelle elle s'identifie. 2. Lorsque des tiers affichent le logo général collectif des autorités flamandes dans leur communication, ils doivent en même temps expliciter le rôle des autorités dans ce cas concret (par exemple : "met subsidie van de Vlaamse overheid" (avec le soutien des autorités flamandes).3. Dans le cadre de leur communication les autorités flamandes préconisent du matériel respectueux de l'environnement, générant peu de déchets et recyclable. III. COMMUNICATION DE LA POLITIQUE 1. On peut attendre des autorités flamandes qu'elles aspirent à de la "communication au cours de la politique", c.-à-d. qu'elles traduisent leur politique clairement et intelligiblement dans des textes et des règles, au lieu de clarifier et de préciser des ambiguïtés dans leur politique à l'aide de communication des autorités par après. 2. Les autorités flamandes font une distinction dans leur communication politique entre la politique en cours de développement (la communication sur des intentions politiques ou la communication antérieure à la politique), la politique approuvée (la communication sur la politique) et la communication en tant que politique (comme instrument de la politique). 2.1. Les autorités flamandes indiquent clairement dans leur communication politique la phase dans laquelle se situe l'initiative. 2.2. Lorsqu'une décision politique a parcouru toutes les phases requises, elle est dotée d'une même étiquette (distincte et facilement reconnaissable) visuelle et/ou auditive " beslist beleid " (" politique approuvée "). 2.3. Les autorités flamandes publient la politique approuvée activement auprès de citoyens ou de groupes-cibles concernés par cette politique. 2.4. Le site web central des autorités donne accès à toute information en matière de politique approuvée, marquée de l'étiquette adéquate. 2.5. Dans le cas de politique approuvée, les responsables politiques sont autorisés à associer leur nom, fonction, signature et/ou photo à l'initiative, à condition que ces données soient pertinentes, qu'elles soient intégrées de façon discrète et subordonnées à la mention obligatoire (empreinte) des " Vlaamse overheid" ("autorités flamandes" conformément aux règles de l'identité graphique. 2.6. Dans le cas de la communication relative à la politique en cours de développement (communication antérieure à la politique) et de celle en tant qu'instrument de la politique, le nom et la fonction des responsables politiques peuvent être mentionnés, à condition que ces données soient pertinentes, qu'elles soient intégrées de manière discrète et subordonnées à la mention obligatoire (empreinte) des " Vlaamse overheid" conformément aux règles de l'identité graphique.

IV. COMMUNICATION ADMINISTRATIVE ET PRESTATAIRE DE SERVICES 1. La communication des autorités doit être accessible au public ciblé. 1.1. De l'information générale sur les autorités flamandes (structure, fonctionnement, objectifs etc.) peut être obtenue sur simple demande. 1.2. Les documents et formulaires doivent être accessibles à partir du site portail des autorités flamandes (www.vlaanderen.be) sous forme digitale ou peuvent être envoyés sur simple demande. 2. Les autorités flamandes répondent aux questions et observations de manière individualisée. 2.1. Les questions et observations de citoyens transmises à partir du site portail ou par e-mail reçoivent une réponse rapide, dans un délai de deux semaines au plus tard. 2.2. A l'occasion de demandes d'information les autorités peuvent imputer un montant raisonnable égalant le prix de revient du support tout au plus. 3. Les autorités n'envoient pas de messages électroniques aux boîtes aux lettres personnelles de citoyens sans y être invitées. 3.1. Lorsque les autorités veulent informer des citoyens au moyen de messages électroniques, elles envoient d'abord un message électronique contenant la question de savoir si le destinataire désire dorénavant recevoir des messages électroniques de la part des autorités. La non-réponse est assimilée à une réponse négative. La même question peut être posée de nouveau après un délai d'un an. 3.2. Chaque message électronique contient une modalité simple et directe pour se désinscrire. 3.3. Dans des cas exceptionnels, tels des situations d'urgence, lorsque les citoyens doivent être atteints par le biais d'opérateurs et de fournisseurs et si c'est dans l'intérêt exprès de ces citoyens, les autorités flamandes peuvent envoyer des messages électroniques sans permission préalable. 4. Les autorités flamandes offrent un point d'information et de documentation accessible à partir d'un site web et du "contactpunt Vlaamse Infolijn" (1700) (point de contact Infoligne flamande). 4.1. L'information est actualisée et fait mention de la date de la création des messages. 4.2. L'information est simple et structurée de manière claire, assortie d'une fonction de recherche. 4.3. Les pages web doivent remplir les exigences en matière d'accessibilité des sites web flamands (la norme appelée Anysurfer).

Note (1) Session 2008-2009 Documents.- Projet de décret : 2138, n° 1. - Rapport : 2138, n° 2. - Texte adopté en séance plénière : 2138, n° 3.

Annales. - Discussion et adoption : Séances des 29 et 30 avril 2009.