27 AVRIL 1999. - Arrêté royal relatif à la force probante des données enregistrées, traitées, reproduites ou communiquées par les dispensateurs de soins et les organismes assureurs

ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi relative à l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités, coordonnée le 14 juillet 1994, notamment l'article 9bis, inséré par la loi du 22 février 1998Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/02/1998 pub. 03/03/1998 numac 1998021087 source services du premier ministre Loi portant des dispositions sociales fermer;

Vu l'avis du Comité de l'assurance soins de santé, émis le 8 juin1998;

Vu l'avis du Comité du Service du contrôle administratif, émis le 22 septembre 1998;

Vu l'avis du Comité du Service du contrôle médical, émis le 28 août 1998;

Vu l'avis du Comité de surveillance près la Banque-carrefour de la sécurité sociale, émis le 1er décembre 1998;

Vu l'urgence motivée par le fait que l'article 9bis de la loi relative à l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités est entré en vigueur le 13 mars 1998; que, par l'instauration de la carte d'identié sociale - dont l'utilisation obligatoire est prévu pour le 1er juillet 1999 - et l'augmentation y afférente des échanges de données électroniques au niveau de l'assurance soins de santé, il est proposé de prévoir, à court terme, une manière de donner force probante à ces communications électroniques; qu'il est dès lors indiqué que les organismes assureurs et les dispensateurs de soins soient informés sans délai de la procédure à suivre et qu'il importe dès lors que le présent arrêté soit pris et publié dans les meilleurs délais;

Vu l'avis du Conseil d'Etat, émis le 1er avril 1999 en application de l'article 84, premier alinéa, 2°, des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat;

Sur la proposition de Notre Ministre des Affaires sociales, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.Pour l'application du présent arrêté il faut entendre par : 1° « Comité de l'assurance » : le Comité de l'assurance soins de santé et indemnités visé à l'article 21 de la loi relative à l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités, coordonnée le 14 juillet 1994.2° « Comité du Service du contrôle médical » : le Comité du Service du contrôle médical visé à l'article 140 de ladite loi coordonnée.3° « Comité du Service du contrôle administratif » : le Comité du Service du contrôle administratif visé à l'article 160 de ladite loi coordonnée.4° « Commission de conventions ou d'accords » : une commission de conventions ou d'accords telle que visée à l'article 26 de ladite loi coordonnée.5° « Le Ministre » : le Ministre qui a les Affaires sociales dans ses attributions.6° « Service des soins de santé » : le Service des soins de santé visé à l'article 14 de ladite loi coordonnée.7° « Service du contrôle administratif » : le Service du contrôle administratif visé à l'article 159 de ladite loi coordonnée.8. « Service du contrôle médical » : le Service du contrôle médical visé à l'article 139 de ladite loi coordonnée.

Art. 2.Pour l'application de l'assurance soins de santé, les données dont disposent les dispensateurs de soins et les organismes assureurs et qui sont enregistrées ou conservées au moyen d'un procédé électronique, photographique, optique ou de toute autre technique, ou qui sont transmises sur un support autre qu'un support papier, ainsi que leur reproduction sur papier ou sur tout autre support lisible, ont force probante jusqsu'à preuve du contraire, si la procédure adoptée pour leur enregistrement, leur conservation ou leur communication, tels que mentionnés ci-dessus, remplit les conditions suivantes : 1° la procédure doit être conforme à la procédure décrite dans le protocole rédigé conformément aux dispositions de l'article 3;2° la procédure proposée garantira une reproduction fidèle, durable et complète des informations;3° la procédure doit prévoir un enregistrement systématique et complet des données;4° la procédure doit prévoir que les données sont soigneusement conservées, systématiquement classées et protégées contre toute altération et elle doit prévoir des mesures de sécurité afin de protéger le caractère confidentiel des données;5° la procédure doit prévoir que les données suivantes relatives au traitement des données sont conservées : a) l'identité du responsable du traitement ainsi que de celui qui a exécuté celui-ci;b) la nature et l'objet des informations auxquelles le traitement se rapporte;c) la date et le lieu de l'opération;d) les perturbations éventuelles qui ont été constatées pendant le traitement Art.3. § 1er. Le protocole visé à l'article 2, 1°, est rédigé par la commission de conventions ou d'accords relative à la catégorie des dispensateurs de soins pour laquelle elle est compétente pour conclure un accord ou une convention; ce protocole comprend une description précise des conditions et modalités selon lesquelles les données nécessaires à l'application de l'assurance obligatoire soins de santé et dont disposent lesdits dispensateurs de soins et les organismes assureurs, peuvent être enregistrées ou conservées au moyen d'un procédé électronique, photographique, optique ou de toute autre technique ou communiquées d'une autre manière que sur un support papier, ainsi que les conditions et modalités selon lesquelles ces données sont reproduites sur papier ou sur tout autre support lisible.

Si les échanges de données, exigés en application de ladite loi coordonnée ou de ses arrêtés d'exécution, concernent plus d'une catégorie de dispensateurs de soins, le Comité de l'assurance désigne quelles commissions de conventions ou d'accords sont conjointement compétentes pour rédiger ledit protocole et le présenter. Dans ce cas, le Comité de l'assurance peut toutefois décider qu'une seule commission de conventions ou d'accords rédige le protocole, pour lequel le Comité de l'assurance peut exiger qu'une ou plusieurs autres commissions de conventions ou d'accords soient d'accord sur le protocole proposé.

Le protocole est soumis pour avis aux Comités des Services du contrôle médical et du contrôle administratif, puis au Comité de l'assurance par les commissions de conventions ou d'accords concernées. § 2. Les commissions de conventions ou d'accords concernées soumettent le protocole à l'approbation du ministre, conjointement avec les avis demandés conformément au § 1er.

Le Ministre examinera, entre autres, si la procédure décrite dans le protocole répond aux exigences posées à l'article 2, 3° à 5°.

Avant de prendre sa décision, le Ministre soumet le protocole au Comité de surveillance de la Banque-carrefour de la sécurité sociale, qui lui communique ses remarques eventuelles dans un délai d'un mois. § 3. Le Ministre est tenu de communiquer par écrit aux commissions de conventions ou d'accords concernées sa décision motivée concernant l'approbation demandée au plus tard dans un délai de deux mois à compter de la date à laquelle le protocole a été soumis pour approbation, le cachet de la poste faisant foi.

Si cette décision n'est pas communiquée dans ce délai à la commission de conventions ou d'accords demanderesse, le protocole proposé est censé avoir été approuvé par le Ministre. § 4. La notification de l'approbation et un exemplaire du protocole approuvé sont conservés au Service des soins de santé. Ce service transmet un exemplaire du protocole approuvé aux Services du contrôle administratif et du contrôle médical.

La commission de conventions ou d'accords informe les dispensateurs de soins concernés du contenu du protocole approuvé. § 5. Toute modification apportée à la procédure décrite dans le protocole doit être communiquée par le Service des soins de santé aux Services du contrôle administratif et du contrôle médical.

Toute modification apportée à ladite procédure pour un motif se rapportant à une des conditions qui ont justifié l'approbation du protocole est soumise aux dispositions des §§ 1er à 3.

Le Service du contrôle administratif ou le Service du contrôle médical peut décider qu'une modification communiquée de la procédure décrite dans le protocole est soumise aux dispositions des §§ 1er à 3. § 6. Le Ministre peut retirer son approbation lorsqu'il constate que les conditions qui l'ont justifiée ne sont plus remplies totalement ou partiellement ou que la procédure décrite dans le protocole n'est plus respectée ou ne l'est qu'en partie.

Ce constat peut, entre autres, ressortir de la constatation du Service du contrôle administratif ou du Service du contrôle médical selon laquelle les données ne sont pas enregistrées, conservées, communiquées ou reproduites conformément à la procédure décrite dans le protocole.

Le retrait de l'approbation produit ses effets au plus tôt à partir de la date à laquelle le Ministre prend sa décision de retrait.

Art. 4.Le présent arreté entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.

Art. 5.Notre Ministre des Affaires sociales est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 27 avril 1999.

ALBERT Par le Roi : La Ministre des Affaires sociales, Mme M. DE GALAN