26 MAI 2002. - Arrêté royal autorisant le Service des prêts et allocations d'études du Ministère de la Communauté française à accéder à certaines informations du Registre national des personnes physiques et à utiliser le numéro d'identification dudit registre

RAPPORT AU ROI Sire, Le projet d'arrêté que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté a pour objet d'autoriser le Service des prêts et allocations d'études du Ministère de la Communauté française à accéder aux informations et à utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques, conformément aux articles 5, alinéa 1er, et 8, de la loi du 8 août 1983 organisant ledit registre.

Le Service des prêts et allocations d'études est institué au sein du Ministère de la Communauté française afin d'appliquer la législation en matière d'allocations et de prêts d'études, notamment la loi du 19 juillet 1971 relative à l'octroi d'allocations et de prêts d'études (1).

Ce Service est chargé d'accorder des allocations et des prêts aux élèves de l'enseignement secondaire et aux étudiants de l'enseignement supérieur qui sont de condition peu aisée. Des prêts d'études peuvent également être accordés aux étudiants qui poursuivent des études spécialisées ou qui préparent une thèse en vue de l'obtention d'un titre de docteur ou d'agrégé de l'enseignement supérieur. Des prêts et allocations d'études peuvent enfin être accordés à certaines catégories d'élèves et d'étudiants étrangers qui résident en Belgique et qui y font des études ainsi qu'à des élèves ou étudiants belges qui étudient à l'étranger.

Ces allocations et prêts d'études sont accordés pour une année d'études : un élève ou un étudiant ne peut donc bénéficier qu'une seule fois, par année scolaire ou académique, de ces avantages.

La condition peu aisée d'un élève ou d'un étudiant est déterminée par l'arrêté du 26 avril 1993 de l'Exécutif de la Communauté française fixant la condition peu aisée des candidats à une allocation d'études ainsi que les critères servant à déterminer les montants des allocations d'études (2), en fonction des revenus du candidat ou des personnes qui ont la charge de son entretien ou qui y pourvoient. La composition de la famille et l'état civil du candidat interviennent également dans la détermination du montant de l'allocation d'études (cf. articles 1er, 5 et 7, de l'arrêté précité du 26 avril 1993).

Le Service des prêts et allocations d'études est également chargé de vérifier la pertinence de l'attribution et du montant des prêts et allocations accordés et d'exiger, éventuellement, leur remboursement, en tout ou en partie (cf. arrêté du 26 juin 1991 de l'Exécutif de la Communauté française fixant les modalités de remboursement des allocations d'études (3)).

Le remboursement de l'allocation ou du prêt d'études est en effet immédiatement réclamé lorsqu'une des conditions requises n'est pas remplie au moment de l'octroi de l'allocation ou du prêt, ou lorsque l'élève ou l'étudiant ne suit pas régulièrement les cours et tous les exercices pratiques ou ne se présente pas à tous les examens.

L'Administration de l'Enregistrement et des Domaines est chargée du recouvrement en tant que tel.

Dans le cadre des missions qui lui incombent, notamment en vertu de la loi précitée du 19 juillet 1971, le Service des prêts et allocations d'études souhaite être autorisé à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques et à en utiliser le numéro d'identification.

En effet, le Service des prêts et allocations d'études est confronté au fait que de nombreuses personnes bénéficiaires d'allocations de prêts et d'études déménagent sans avertir ledit Service du changement d'adresse, ce qui cause un arriéré important dans le suivi des dossiers.

Des changements de l'état civil, comme par exemple un divorce, peuvent également affecter la situation de personnes ayant à leur charge des élèves ou étudiants bénéficiaires d'un prêt ou d'une allocation d'études.

Enfin, si le remboursement des prêts et allocations d'études doit être exigé, le Service des prêts et allocations d'études doit pouvoir disposer d'informations fiables dans ses rapports avec l'Administration de l'Enregistrement et des Domaines, laquelle est chargée du recouvrement des prêts et allocations à rembourser.

Conformément à la jurisprudence de la Commission de la protection de la vie privée et du Conseil d'Etat, le Gouvernement s'est assuré, pour chacune des informations qui sont visées à l'article 3, alinéa 1er, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques et auxquelles l'accès est octroyé aux termes de l'article 1er de l'arrêté en projet, que le Service des prêts et allocations d'études se trouve dans la nécessité d'en prendre connaissance afin d'accomplir les missions qui lui sont confiées.

L'accès aux informations du Registre national se justifie comme suit.

Les informations visées aux 1° (nom et prénoms), 2° (lieu et date de naissance), 3° (sexe), 4° (nationalité), 5° (résidence principale) et 6° (lieu et date du décès) de l'article 3, alinéa 1er, de la loi du 8 août 1983, constituent les informations minimales pour pouvoir établir le dossier de l'élève ou de l'étudiant candidat ou bénéficiaire d'un prêt ou d'une allocation d'études.Ces données, ainsi que le numéro d'identification, constituent également les éléments de base indispensables à une recherche générale dans le cadre de l'attribution de prêts et d'allocations d'études et des éventuelles opérations de recouvrement de ces prêts et allocations d'études.

L'information relative aux nom et prénoms (1°) permet en outre de déterminer l'identité des représentants légaux de l'élève ou de l'étudiant en cas de déficience des informations transmises par les intéressés.

La nationalité du candidat (4°) doit être connue car certains élèves ou étudiants étrangers, qu'ils soient originaires d'un pays de l'Union européenne ou non, peuvent bénéficier d'allocations ou de prêts d'études (cf. arrêté royal du 17 mai 1977 étendant le bénéfice de la loi du 19 juillet 1971 relative à l'octroi d'allocations et de prêts d'études, aux élèves et étudiants poursuivant leurs études à l'étranger (4), arrêté royal du 17 mai 1977 étendant le bénéfice de la loi du 19 juillet 1971 relative à l'octroi d'allocations et de prêts d'études, à certaines catégories d'élèves et étudiants étrangers qui résident en Belgique et qui y font des études (5) et arrêté du 8 juillet 1983 de l'Exécutif de la Communauté française fixant les conditions et les modalités d'octroi et de remboursement des prêts d'études destinés aux familles comptant au moins trois enfants à charge (6)).

Lorsque le remboursement de l'allocation ou du prêt d'études est exigé, la demande de remboursement est notifiée au débiteur par lettre recommandée (cf. article 8, § 2, de l'arrêté précité du 8 juillet 1983). La donnée relative à la résidence principale (5°) peut alors s'avérer très utile.

Il est également nécessaire que l'information relative au lieu et à la date du décès (6°) soit connue étant donné que le décès constitue un motif permettant de ne pas rembourser l'allocation ou le prêt accordé (cf. article 7 de l'arrêté précité du 8 juillet 1983 et article 2 de l'arrêté du 26 juin 1991 de l'Exécutif de la Communauté française fixant les modalités de remboursement des allocations d'études).

Enfin, comme dit précédemment, les données relatives à l'état civil (8°) et à la composition du ménage (9°) sont indispensables pour déterminer le montant de l'allocation d'études (cf. article 4 de la loi du 19 juillet 1971, arrêté précité du 8 juillet 1983 et arrêté du 26 avril 1993 de l'Exécutif de la Communauté française fixant la condition peu aisée des candidats à une allocation d'études ainsi que les critères servant à déterminer les montants des allocations d'études).

La période à concurrence de laquelle le Service des prêts et allocations d'études est autorisé à connaître les modifications successives apportées aux informations du Registre national est de 5 ans en raison du fait que les prêts et les allocations d'études sont attribués en fonction des revenus de la pénultième année précédant le début de l'année scolaire ou académique envisagée et que le remboursement éventuel doit en être exigé dans les cinq ans à compter du 1er janvier de l'exercice budgétaire sur lequel la dépense est imputée (cf. article 13 du décret précité du 7 novembre 1983). L'accès à l'historique des données permettra notamment au Service des prêts et allocations d'études de déterminer la personne dont était fiscalement à charge l'élève ou l'étudiant, au cours de la pénultième année précédant l'année scolaire ou académique.

Le Service des prêts et allocations d'études sollicite également l'utilisation du numéro d'identification du Registre national.

Le numéro d'identification constitue un élément essentiel de recherche croisée en relation avec le nom, les prénoms et la date de naissance des élèves et étudiants candidats ou bénéficiaires des prêts et allocations d'études ainsi que de leurs représentants légaux.

L'utilisation du numéro d'identification permettra également, dans le cadre d'une gestion interne, une identification unique des élèves et étudiants dans les dossiers, fichiers et répertoires tenus par le Service des prêts et allocations d'études, et d'éviter ainsi les doubles emplois.

Dans le cadre des rapports que ledit Service entretient avec le titulaire du numéro d'identification ou ses représentants légaux et avec les autorités et organismes qui, en vertu de l'article 8 de la loi précitée du 8 août 1983, ont eux-mêmes obtenu l'autorisation d'utiliser le numéro d'identification et qui agissent dans l'exercice de leurs compétences légales et réglementaires, l'utilisation du numéro d'identification permettra d'éviter les confusions lors des échanges d'informations (par exemple, échange avec le Ministère des Finances, cf. article 10 de la loi précitée du 19 juillet 1971).

Il a été tenu compte du prescrit de l'article 11 de la loi précitée du 8 août 1983 et de l'article 5 de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel. Ainsi, il est fait référence à ladite loi du 8 décembre 1992 dans le préambule de l'arrêté, et plus particulièrement à son article 4 qui concerne le respect du principe de finalité.

Sur recommandation du Conseil d'Etat, il est prévu que la liste des membres du personnel désignés conformément aux articles 1er, alinéa 3, et 3, du présent projet, sera dressée annuellement et transmise selon la même périodicité à la Commission de la protection de la vie privée.

Les membres du personnel concernés souscrivent une déclaration écrite par laquelle ils s'engagent à préserver la sécurité et la confidentialité des informations auxquelles ils reçoivent accès.

Afin de garantir la confidentialité et la sécurité des informations obtenues du Registre national, l'accès sera organisé par le recours à des terminaux utilisés exclusivement par les personnes ayant reçu une habilitation en vertu de l'arrêté en projet. Cet accès aura lieu par un ordinateur sécurisé par un code détenu exclusivement par les personnes susvisées.

Les informations obtenues du Registre national seront ensuite intégrées dans les dossiers personnels des élèves et étudiants candidats ou bénéficiaires des prêts et allocations d'études. Les dossiers seront ensuite stockés dans des locaux inaccessibles au public et placés sous la surveillance des agents désignés pour le traitement de ces dossiers.

La Commission de la protection de la vie privée a rendu son avis n° 38/ 2000 le 14 décembre 2000.

Le Conseil d'Etat a rendu son avis le 28 janvier 2002.

Il a été tenu compte des observations formulées par la Commission de la protection de la vie privé et par le Conseil d'Etat, aussi bien dans le projet d'arrêté que dans le projet de rapport au Roi.

Nous avons l'honneur d'être, Sire, de Votre Majesté, les très respectueux et les très fidèles serviteurs, Le Ministre de l'Intérieur, A. DUQUESNE Le Ministre de la Justice, M. VERWILGHEN _______ Notes (1) Moniteur belge du 16 octobre 1971.(2) Moniteur belge du 25 juin 1993.(3) Moniteur belge du 19 novembre 1991.(4) Moniteur belge du 18 octobre 1977.(5) Moniteur belge du 8 novembre 1977.(6) Moniteur belge du 26 octobre 1983. AVIS N° 38/2000 DU 14 DECEMBRE 2000 COMMISSION DE LA PROTECTION DE LA VIE PRIVEE La Commission de la protection de la vie privée, Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, en particulier l'article 29;

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, en particulier les articles 5, alinéa 1er et 8;

Vu la demande d'avis du Ministre de l'Intérieur, datée du 23 novembre 2000 et reçue par la Commission le 24 novembre 2000;

Vu le rapport du président, Emet, le 14 décembre 2000, l'avis suivant : I. Objet de la demande d'avis : Le projet d'arrêté royal soumis pour avis à la Commission vise à autoriser le Service des prêts et allocations d'études du Ministère de la Communauté française à accéder à certaines informations du Registre national des personnes physiques et à en utiliser le numéro d'identification.

II. Structure de l'arrêté royal : Le chapitre Ier traite de l'accès aux informations du Registre national visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 6°, 8° et 9°, de la loi du 8 août 1983, ainsi qu'aux modifications successives apportées à ces informations.

L'article 1er, alinéas 1er et 2, précise les données auxquelles l'accès est demandé, ainsi que les tâches pour lesquelles cet accès est demandé.

L'article 1er, alinéa 3 énumère les personnes auxquelles l'accès est réservé.

L'article 2 détermine les limites dans lesquelles les informations obtenues peuvent être utilisées. Le chapitre II porte sur l'utilisation du numéro d'identification.

L'article 3 autorise les personnes énumérées au chapitre précédent à utiliser le numéro d'identification.

L'article 4 précise les limites dans lesquelles le numéro d'identification du Registre national peut être utilisé et dans lesquelles une distinction entre usage interne et usage externe est effectuée.

Le Chapitre III porte sur les dispositions finales.

L'article 5 dispose que la liste des personnes énumérées aux chapitres Ier et II ou désignées conformément à ces dispositions est dressée et transmise à la Commission. Il prévoit également que ces mêmes personnes souscrivent une déclaration aux termes de laquelle elles s'engagent à préserver le caractère confidentiel des informations auxquelles elles ont accès. Enfin, cette disposition prévoit que "l'accès au Registre sera organisé par le recours à des ordinateurs terminaux aux serveurs sécurisés par un code détenu exclusivement par les personnes expressément autorisées à y accéder. » Renseignement pris auprès du Service du Registre national, cette disposition signifierait que seuls les titulaires d'un code d'accès (les personnes visées à l'article 1er, alinéa 3) peuvent recevoir les informations provenant du Registre national au moyen de leur terminal informatique.

Par souci de clarté et avec l'accord du fonctionnaire correspondant du Service concerné, la Commission souhaite que les mots "aux serveurs" soient supprimés.

III. Remarques générales : Le Service des prêts et allocations d'études est institué au sein du Ministère de la Communauté française afin de mettre en oeuvre la législation en matière d'allocations et de prêts d'études, notamment la loi du 19 juillet 1971 (M.B. 16 octobre 1971) relative à l'octroi d'allocations et de prêts d'études.

Ce service est chargé d'accorder des allocations et/ou de prêts : ? aux élèves de l'enseignement secondaire et aux étudiants de l'enseignement supérieur qui sont de condition peu aisée; (1) ? aux étudiants qui poursuivent des études spécialisées ou qui préparent une thèse en vue de l'obtention d'un titre de docteur ou d'agrégé de l'enseignement supérieur; ? à certaines catégories d'élèves et d'étudiants étrangers qui résident en Belgique et qui y font des études ainsi qu'à des élèves ou étudiants belges qui étudient à l'étranger.

Le service des prêts et allocations d'études est également chargé de vérifier la pertinence de l'attribution et du montant des prêts et allocations accordés et d'exiger, éventuellement, leur remboursement, en tout ou en partie. (2) IV. Législations applicables : La problématique de l'accès au Registre national par le Service des prêts et allocations d'études du Ministère de la Communauté française doit être envisagée tant dans le cadre de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques (ci-après, loi du 8 août 1983) que dans le cadre de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après, loi du 8 décembre 1992).

A. Loi du 8 août 1983 : La loi du 8 août 1983 fixe des limites en ce qui concerne les personnes et les organismes qui peuvent être autorisés à consulter le Registre national et à utiliser le numéro d'identification des personnes physiques.

Ces limitations portent sur la qualité des organismes et des personnes (voir dans ce sens les articles 5 et 8 de la loi susmentionnée).

Concernant le Service des prêts et allocations d'études du Ministère de la Communauté française, l'accès aux informations du Registre national est demandé sur la base de l'article 5, alinéa 1er de la loi susmentionnée qui dispose : « Le Roi autorise l'accès au Registre national aux autorités publiques, aux organismes d'intérêt public visés par la loi du 16 mars 1954 relative au contrôle de certains organismes d'intérêt public, aux notaires et aux huissiers de justice, pour les informations qu'ils sont habilités à connaître en vertu d'une loi ou d'un décret ainsi qu'à l'Ordre national des avocats de Belgique, à seule fin de communiquer aux avocats les informations qui leur sont nécessaires pour les tâches qu'ils accomplissent comme auxiliaires de justice. " Le Service des prêts et allocations d'études du Ministère de la Communauté française est une autorité publique instituée au sein du Ministère de la Communauté française afin de mettre en oeuvre les législations en matière d'allocations et de prêts d'études et peut par conséquent être autorisée, sur la base de cette disposition, à accéder au Registre national.

L'utilisation du numéro d'identification du Registre national est demandée sur la base de l'article 8 de cette même loi qui habilite le Roi, après avis de la Commission de la protection de la vie privée et par arrêté délibéré en Conseil des ministres, à autoriser les autorités publiques et les organismes visés à l'article 5 à faire usage du numéro d'identification dans les limites et aux fins qu'il détermine.

B. Loi du 8 décembre 1992 : La loi du 8 décembre 1992 vise à réaliser "(...) un équilibre entre les nécessités de la protection de la vie privée et celles d'une politique administrative, économique et sociale bien organisée (...)"(Rapport MERCKX-VAN GOEY, Doc. Parl., Chambre, S.E., 1991-1992, n° 413/12, p.6).

La loi susvisée énonce, dès lors, les principes généraux en matière de protection de la vie privée et est applicable à toutes les banques de données à caractère personnel (voir l'exposé du Ministre de la Justice, rapport MERCKX-VAN GOEY, op. cit.).

Les informations du Registre national, en ce compris le numéro d'identification, sont des données à caractère personnel au sens de l'article 1er, § 1er nouveau, de la loi du 8 décembre 1992 (3) susmentionnée.

Elles ne, peuvent par conséquent être communiquées que moyennant le respect du prescrit de l'article 4, § 1er, 2° et 3° de la loi susvisée, lequel dispose que "les données à caractère personnel doivent être collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne pas être traitées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités, compte tenu de tous les facteurs pertinents, notamment des prévisions raisonnables de l'intéressé et des dispositions légales et réglementaires applicables. Elles doivent être (également) adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont obtenues et pour lesquelles elles sont traitées ultérieurement" C. Conclusion La Commission doit, dès lors, examiner si les finalités pour lesquelles le Service des prêts et allocations d'études du Ministère de la Communauté française demande l'accès aux informations du Registre national des personnes physiques sont "déterminées et légitimes" et, le cas échéant, si les informations du Registre national sont "adéquates, pertinentes et non excessives" par rapport à ces finalités.

V. Examen des finalités du projet d'arrêté royal : Le Service des prêts et allocations d'études du Ministère de la Communauté française souhaite accéder à certaines informations du registre national dans le cadre des missions qui lui incombent en vertu de la loi précitée du 19 juillet 1971 et utiliser le numéro d'identification à des fins de gestion interne comme moyen d'identification dans leurs dossiers, fichiers et répertoires tenus pour l'accomplissement des tâches susmentionnées (voyez les articles 1er, alinéa 1er et 4 du projet d'arrêté royal).

La Commission n'a aucune remarque à formuler quant au caractère suffisamment déterminé et légitime de ces finalités.

En ce qui concerne la justification de l'accès au Registre national et de l'utilisation du numéro par rapport à ces finalités, il apparaît que, renseignements pris auprès du Service des prêts et allocations d'études du Ministère de la Communauté française, celui-ci est confronté au problème de nombreuses personnes bénéficiaires d'allocations ou de prêts d'études qui déménagent sans laisser d'adresse au Service, ce que lui cause un arriéré important dans le suivi des dossiers. Dans le même ordre d'idées, des changements d'état civil (par exemple, un divorce) peuvent également affecter les personnes auxquelles les élèves ou les étudiants bénéficiaires d'un prêt ou d'une allocation sont fiscalement à charge. Le Service doit également assurer le suivi des dossiers relatifs aux bénéficiaires de prêts et d'allocations d'étude. Enfin, si le remboursement des prêts et allocations devait être exigé ou, de manière plus générale, en cas de contentieux, le Service aura besoin d'informations fiables dans ses rapports avec l'administration de l'Enregistrement et des Domaines, laquelle est chargée du recouvrement des prêts et allocations à rembourser.

Par conséquent, la Commission reconnaît la nécessité, pour le Service des prêts et allocations d'études du Ministère de la Communauté française, de disposer, pour l'accomplissement de ses missions légales, d'un outil d'identification précis et fiable au sujet des personnes demanderesses et bénéficiaires d'un prêt ou d'une allocation d'étude et ce, à chaque stade de la procédure.

La Commission déplore cependant que la justification de la demande d'accès au Registre national et d'utilisation du numéro, par rapport aux finalités poursuivies par le Service ne figure comme telle ni dans le projet d'arrêté, ni dans le rapport au Roi.

VI. Examen du critère de proportionnalité : En application de l'article 4, § 1er, 3° nouveau de la loi du 8 décembre 1992, la Commission doit également examiner si l'accès aux données du Registre national et l'utilisation du numéro d'identification du Registre national "sont adéquats, pertinents et non excessifs".

A. Données auxquelles l'accès est demandé et justification.

La Commission constate que le projet d'arrêté royal accorde l'accès à toutes les informations énumérées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 6°, 8° et 9° de la loi du 8 août 1983.Le rapport au Roi (pp. 4 à 6), annexé au projet, précise de manière détaillée "l'intérêt" de l'accès à chacune des données : a) Les données relatives aux nom et prénoms, lieu et date de naissance, sexe, nationalité, résidence principale et lieu et date de décès sont les informations minimales nécessaires pour constituer un dossier relatif à une personne physique. En outre, le Rapport au Roi mentionne que l'information relative au nom et prénoms permettrait de déterminer l'identité des représentants légaux de l'élèves ou de l'étudiant, s'il est mineur. (ce dernier élément est déterminé par la date de naissance de l'intéressé). La nationalité du candidat doit également être connue puisque les missions légales du Service des prêts et allocations d'études du Ministère de la Communauté française concernent certaines catégories d'élèves et d'étudiants étrangers qui résident en Belgique et qui y font des études ainsi qu'à des élèves ou étudiants belges qui étudient à l'étranger. Ensuite, l'accès à l'information relative à la résidence principale s'avère utile pour notifier (par recommandé) une demande de remboursement, si celui-ci devait être exigé. Enfin, le lieu et la date du décès doivent être connus du Service des prêts et allocations d'études du Ministère de la Communauté française, dans la mesure où le décès est un motif de non-remboursement de l'allocation ou du prêt accordé. b) Les informations relatives à l'état civil et à la composition du ménage influencent directement le montant du prêt ou de l'allocation d'études.(cfr. Notion de "condition peu aisée" concernant les candidats à un prêt ou une allocation d'études - arrêté du 26 avril 1993 du Gouvernement de la Communauté française fixant la condition peu aisée des candidats à une allocation d'étude ainsi que les critères servant à déterminer les montants des allocations d'études). c) Le Service des prêts et allocations d'études du Ministère de la Communauté française souhaite un accès aux modifications successives apportées aux informations visées à l'alinéa 1er de l'article 3 de la loi du 8 août 1983 susvisée, fixé à une période de cinq ans précédant la communication de ces informations.La justification suivante est avancée : le remboursement éventuel des prêts ou allocations doit être exigé dans les cinq ans à compter du 1er janvier de l'exercice budgétaire sur lequel la dépense est imputée. L'accès à l'historique des données permettrait (entre autres) de déterminer la personne dont l'élève ou l'étudiant était fiscalement à charge au cours de l'avant-dernière année précédant l'année scolaire ou académique envisagée.

B. Position de la Commission La Commission n'a aucune remarque à formuler en ce qui concerne l'accès aux données et à l'historique des informations si n'est qu' elle ne voit pas clairement comment on pourrait déterminer avec précision l'identité des représentants légaux de l'intéressé au départ de ses seuls noms et prénoms.

VIl. Conditions d'utilisation du numéro d'identification : L'utilisation du numéro d'identification est utile car elle est de nature à permettre une identification unique des élèves et étudiants concernés et réduire les risques d'erreur (par exemple en cas de personnes portant le même nom) ou de confusion lors des échanges d'informations avec les autorités et organismes qui disposent actuellement d'une habilitation à utiliser ce numéro en rapport avec l'exercice de leurs compétences légales ou réglementaires (rapport au Roi, p.7).

Le Service des prêts et allocations d'études du Ministère de la Communauté française souhaite utiliser le numéro d'identification : 1° Pour l'usage interne : « II n'est utilisé que comme moyen d'identification dans les dossiers, fichiers et répertoires qui sont tenus par le Service des prêts et allocations d'études du Ministère de la Communauté française, en vue de l'accomplissement des tâches énumérées à l'article 1er, alinéa 2" (article 4, alinéa 1er).2° Pour un usage externe dans les relations nécessaires à l'accomplissement des tâches énumérées à l'article 1er, alinéa 2 du projet, avec : - le titulaire du numéro d'identification ou son représentant légal; - les autorités publiques et organismes qui ont eux-mêmes reçu l'autorisation visée à l'article 8 de la loi du 8 août 1983 et qui agissent dans le cadre de leurs compétences légales et réglementaires (article 4, alinéa 2).

La Commission constate que l'utilisation du numéro d'identification a été limitée : II ne peut, sauf exception, être communiqué à des tiers et l'article 4, alinéa 3 dispose en outre qu'il ne peut être apposé sur des documents susceptibles d'être portés à la connaissance de tiers autres que les personnes, autorités et organismes susvisés.

VIII. Personnes autorisées à accéder aux informations du registre national et à utiliser le numéro d'identification : L'article 1er, alinéa 3 du projet accorde l'accès aux données du Registre national aux personnes suivantes : - l'Administrateur général et la Directrice du Service des prêts et allocations d'études du Ministère de la Communauté française; - les membres du personnel du Service des prêts et allocations d'études du Ministère de la Communauté française appartenant aux bureaux d'Arlon, de Liège, de Nivelles, de Namur et de Mons, ainsi qu'à l'administration centrale de Bruxelles, qui, compte tenu de leurs fonctions et dans les limites de leurs attributions respectives, ont été désignés nommément et par écrit à cette fin par l'Administrateur général et la Directrice dudit Service;

La Commission constate que dans la ligne d'avis émis précédemment les personnes susvisées doivent souscrire une déclaration aux termes de laquelle elles s'engagent à préserver le caractère confidentiel des informations auxquelles elles ont accès (article 5, alinéa 2);

Le projet prévoit aussi que la liste de ces personnes, avec l'indication de leur titre et de leur fonction, est dressée annuellement et est transmise à la Commission (article 5, alinéa 1er).

A cet égard, la Commission répète son souhait formulé depuis janvier 1999 (4) de voir la liste des personnes autorisées non pas transmise périodiquement mais plus simplement mise à sa disposition et constamment mise à jour.

Cela étant, la Commission approuve pleinement les mesures énoncées à l'article 5, alinéa 3 du projet et visant à renforcer la sécurité et la confidentialité des informations obtenues du Registre national, sous la réserve d'une meilleure formulation de cette disposition (cfr.supra).

Par ces motifs, la Commission émet un avis favorable sur le projet d'arrêté royal.

Pour le secrétaire, légitimement empêché, (signé) G. POPLEU Le président, (signé) P. THOMAS _______ Notes (1) Au sens de l'arrêté du 26 avril 1993 du Gouvernement de la Communauté française fixant la condition peu aisée des candidats à une allocation d'étude ainsi que les critères servant à déterminer les montants des allocations d'études.(M.B. 25 juin 1993) (2) Arrêté du 26 juin 1991 du Gouvernement de la Communauté française fixant les modalités de remboursement des allocations d'études (M.B. 19 novembre 1991) (3) Telle que modifiée par la loi du 11 décembre 1998Documents pertinents retrouvés type loi prom. 11/12/1998 pub. 03/02/1999 numac 1999009051 source ministere de la justice Loi transposant la directive 95/46/CE du 24 octobre 1995 du Parlement européen et du Conseil relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données fermer transposant la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil, relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.(4) Solution adoptée dans l'avis n° 01/99 du 11 janvier 1999 concernant le projet d'arrêté royal autorisant l'Université Catholique de Louvain et la "Katholieke Universiteit Leuven" à recevoir communication de certaines informations du Registre national des personnes physiques dans le cadre d'une enquête longitudinale portant sur les attitudes politiques et le comportement des électeurs en Belgique, p.3.

AVIS 32.405/2 DE LA SECTION DE LEGISLATION DU CONSEIL D'ETAT Le Conseil d'Etat, section de législation, deuxième chambre, saisi par le Ministre de l'Intérieur, le 19 octobre 2001, d'une demande d'avis, dans un délai ne dépassant pas un mois, sur un projet d'arrêté royal « autorisant le Service des prêts et allocations d'études du Ministère de la Communauté française à accéder à certaines informations du Registre national des personnes physiques et à utiliser le numéro d'identification dudit registre », a donné le 28 janvier 2002 l'avis suivant : Examen du projet Préambule Alinéa 1er.

Cet alinéa doit être rédigé comme suit : « ..., notamment les articles 5, alinéa 1er, modifié par les lois des 19 juillet 1991, 30 mars 1995 et 31 mai 2001, et 8, modifié par la loi du 15 janvier 1990Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/01/1990 pub. 08/07/2010 numac 2010000396 source service public federal interieur Loi relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-Carrefour de la Sécurité sociale. - Coordination officieuse en langue allemande fermer; ».

Alinéas 2 à 9.

L'arrêté projet est pris en application des articles 5, alinéa 1er, et 8 de la loi du 8 août 1983, organisant un Registre national des personnes physiques, tels que visés à l'alinéa 1er du préambule. Ces dispositions constituent le seul fondement légal du texte en projet.

Le rappel des autres dispositions mentionnées dans le préambule a pour unique objectif de déterminer la portée du texte en mentionnant le cadre légal et réglementaire dans lequel il intervient.

Ces dispositions peuvent utilement figurer dans le rapport au Roi, qui en mentionne déjà certaines. Dès lors que le rapport au Roi énonce des règles juridiques qui constituent les conditions légales d'intervention du Roi, il n'est pas indispensable de les rappeler dans le préambule (1).

Si elles sont néanmoins maintenues dans le préambule, les règles juridiques en question doivent être mentionnées sous forme de considérants et non de visas, dans l'ordre décroissant de leur intensité de force obligatoire et dans l'ordre chronologique. Le classement des alinéas du préambule doit être corrigé en ce sens.

Il convient de rédiger ces considérants sous la forme suivante : « Considérant que la loi (le décret, l'arrêté royal, l'arrêté de l'Exécutif de la Communauté française...) du..., trouve à s'appliquer; ».

Cette dernière remarque vaut pour les alinéas 2 à 8.

Alinéa 5.

Il convient d'écrire : « Considérant que l'arrêté de l'Exécutif de la Communauté française du 8 juillet 1983 fixant... ».

Alinéa 7.

Il convient de corriger le considérant comme suit : « Considérant que l'arrêté de l'Exécutif de la Communauté française du 26 juin 1991 fixant les modalités de remboursement des allocations d'études, trouve à s'appliquer; ».

Alinéa 9.

Il convient de rédiger le considérant comme suit : « Considérant que la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, modifiée par la loi du 11 décembre 1998Documents pertinents retrouvés type loi prom. 11/12/1998 pub. 03/02/1999 numac 1999009051 source ministere de la justice Loi transposant la directive 95/46/CE du 24 octobre 1995 du Parlement européen et du Conseil relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données fermer, laquelle est entrée en vigueur le 1er septembre 2001, notamment l'article 4, trouve à s'appliquer; ».

Alinéa 12.

Il convient de remplacer l'alinéa relatif à l'avis du Conseil d'Etat par les deux alinéas suivants : « Vu la délibération du Conseil des ministres sur la demande d'avis à donner par le Conseil d'Etat dans un délai ne dépassant pas un mois;

Vu l'avis 32.405/2 du Conseil d'Etat, donné le 28 janvier 2002, en application de l'article 84, alinéa 1er, 1°, des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat; ».

La chambre était composée de : MM. : Y. Kreins, président de chambre;

P. Quertainmont et J. Jaumotte, conseillers d'Etat;

J. van Compernolle et B. Glansdorff, assesseurs de la section de législation.

Mme G. Minnaert, greffier assumé.

Le rapport a été rédigé par M. J. Regnier, premier auditeur chef de section. La note du Bureau de coordination a été rédigée par Mme G. Martou, référendaire adjoint.

La concordance entre la version française et la version néerlandaise a été vérifiée sous le contrôle de M. J. Jaumotte.

Le greffier, (signé) G. Minnaert.

Le président, (signé) Y. Kreins. _______ Note (1) Voir avis 30.675/2 du Conseil d'Etat, donné le 16 mai 2001, sur un projet devenu l'arrêté royal du 26 septembre 2001 organisant l'accès aux informations et l'usage du numéro d'identification du Registre national des personnes physiques dans le chef de la division des pensions de la direction du Personnel et des Affaires sociales de la Société nationale des Chemins de Fer belges.

26 MAI 2002. - Arrêté royal autorisant le Service des prêts et allocations d'études du Ministère de la Communauté française à accéder à certaines informations du Registre national des personnes physiques et à utiliser le numéro d'identification dudit registre ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, notamment les articles 5, alinéa 1er, modifié par la loi du 30 mars 1995, et 8, modifié par la loi du 15 janvier 1990Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/01/1990 pub. 08/07/2010 numac 2010000396 source service public federal interieur Loi relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-Carrefour de la Sécurité sociale. - Coordination officieuse en langue allemande fermer;

Considérant que la loi du 19 juillet 1971 relative à l'octroi d'allocations et de prêts d'études, trouve à s'appliquer;

Considérant que la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, modifiée par la loi du 11 décembre 1998Documents pertinents retrouvés type loi prom. 11/12/1998 pub. 03/02/1999 numac 1999009051 source ministere de la justice Loi transposant la directive 95/46/CE du 24 octobre 1995 du Parlement européen et du Conseil relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données fermer, laquelle est entrée en vigueur le 1er septembre 2001, notamment l'article 4, trouve à s'appliquer;

Considérant que le décret du 7 novembre 1983 réglant pour la Communauté française, les allocations et prêts d'études, trouve à s'appliquer;

Considérant que l'arrêté royal du 17 mai 1977 étendant le bénéfice de la loi du 19 juillet 1971 relative à l'octroi d'allocations et de prêts d'études, aux élèves et étudiants poursuivant leurs études à l'étranger, trouve à s'appliquer;

Considérant que l'arrêté royal du 17 mai 1977 étendant le bénéfice de la loi du 19 juillet 1971 relative à l'octroi d'allocations et de prêts d'études, à certaines catégories d'élèves et d'étudiants étrangers qui résident en Belgique et y font des études, trouve à s'appliquer;

Considérant que l'arrêté de l'Exécutif de la Communauté française du 8 juillet 1983 fixant les conditions et les modalités d'octroi et de remboursement des prêts d'études destinés aux familles comptant au moins trois enfants à charge, trouve à s'appliquer;

Considérant que l'arrêté de l'Exécutif de la Communauté française du 26 juin 1991 fixant les modalités de remboursement des allocations d'études, trouve à s'appliquer;

Considérant que l'arrêté du 26 avril 1993 de l'Exécutif de la Communauté française fixant la condition peu aisée des candidats à une allocation d'études ainsi que les critères servant à déterminer les montants des allocations d'études, trouve à s'appliquer;

Vu l'avis n° 38/2000 de la Commission de la protection de la vie privée, donné le 14 décembre 2000;

Vu l'avis de l'Inspection des Finances, donné le 1er février 2001;

Vu la délibération du Conseil des Ministres sur la demande d'avis à donner par le Conseil d'Etat dans un délai ne dépassant pas un mois;

Vu l'avis 32.405/2 du Conseil d'Etat, donné le 28 janvier 2002, en application de l'article 84, alinéa 1er, 1°, des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat;

Sur la proposition de Notre Ministre de l'Intérieur et de Notre Ministre de la Justice, et de Nos Ministres qui en ont délibéré en Conseil, Nous avons arrêté et arrêtons : CHAPITRE Ier. - Accès aux informations

Article 1er.Le Service des prêts et allocations d'études du Ministère de la Communauté française est autorisé à accéder aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 6°, 8° et 9°, et alinéa 2, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques.

L'accès aux informations est autorisé exclusivement pour l'accomplissement des tâches relatives à l'octroi de prêts et d'allocations d'études telles que visées par les dispositions de la loi du 19 juillet 1971 relative à l'octroi d'allocations et de prêts d'études ainsi que par les arrêtés et décrets d'exécution, afin, notamment, de disposer d'un outil d'identification fiable au sujet des personnes demanderesses ou bénéficiaires d'un prêt ou d'une allocation d'études. L'accès est autorisé dans les limites fixées à l'article 2 du présent arrêté.

L'accès aux informations visé à l'alinéa 1er est réservé : 1° à l'Administrateur général et à la Directrice du Service des prêts et allocations d'études du Ministère de la Communauté française;2° aux membres du personnel du Service des prêts et allocations d'études du Ministère de la Communauté française appartenant aux bureaux d'Arlon, de Liège, de Nivelles, de Namur et de Mons, ainsi qu'à l'administration centrale de Bruxelles, que les personnes visées au 1° désignent à cet effet nommément et par écrit au sein de leurs services, en raison de leurs fonctions et dans les limites de leurs attributions. L'accès aux modifications successives aux informations visées à l'alinéa 1er est limité à une période de 5 ans précédant la date de communication de ces informations.

Art. 2.Les informations obtenues en application de l'article 1er, alinéa 1er, ne peuvent être utilisées qu'aux fins énumérées à l'alinéa 2, dudit article. Elles ne peuvent être communiquées à des tiers.

Ne sont pas considérés comme des tiers pour l'application de l'alinéa 1er : - les personnes physiques auxquelles se rapportent ces informations, ou leurs représentants légaux; - les autorités publiques et organismes désignés en vertu de l'article 5 de la loi précitée du 8 août 1983, dans le cadre des relations qu'ils entretiennent avec le Service des prêts et allocations d'études du Ministère de la Communauté française, aux fins énumérées à l'article 1er, alinéa 2, et dans la limite des informations qui peuvent leur être communiquées en vertu de leur désignation. CHAPITRE II. - Utilisation du numéro d'identification

Art. 3.Les membres du Service des prêts et allocations d'études du Ministère de la Communauté française désignés conformément à l'article 1er, alinéa 3, sont autorisés à utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques.

Art. 4.Le numéro d'identification ne peut être utilisé à des fins de gestion interne que comme moyen d'identification dans les dossiers, fichiers et répertoires qui sont tenus par le Service des prêts et allocations d'études du Ministère de la Communauté française, dans l'accomplissement des tâches énumérées à l'article 1er, alinéa 2.

En cas d'usage externe, le numéro d'identification ne peut être utilisé que dans les relations nécessaires à l'accomplissement des tâches énumérées à l'article 1er, alinéa 2, avec : 1° le titulaire du numéro d'identification ou son représentant légal;2° les autorités publiques et organismes qui ont eux-mêmes reçu l'autorisation visée à l'article 8 de la loi précitée du 8 août 1983 et qui agissent dans le cadre de leurs compétences légales et réglementaires. Ce numéro ne peut être reproduit sur des documents susceptibles d'être portés à la connaissance de tiers autres que les personnes visées à l'alinéa précédent. CHAPITRE III. - Dispositions finales

Art. 5.Chaque année, la liste des membres du personnel du Service des prêts et allocations d'études du Ministère de la Communauté française, désignés conformément aux articles 1er, alinéa 3, et 3, avec l'indication de leur fonction, est établie et transmise selon la même périodicité à la Commission de la protection de la vie privée.

Les personnes concernées souscrivent une déclaration écrite par laquelle elles s'engagent à préserver la sécurité et le caractère confidentiel des informations auxquelles elles reçoivent accès.

L'accès au Registre national des personnes physiques sera organisé par le recours à des ordinateurs sécurisés par un code détenu exclusivement par les personnes expressément autorisées à y accéder.

Art. 6.Notre Ministre de l'Intérieur et Notre Ministre de la Justice sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 26 mai 2002.

ALBERT Par le Roi : Le Ministre de l'Intérieur, A. DUQUESNE Le Ministre de la Justice, M. VERWILGHEN