7 JUILLET 2002. - Arrêté royal autorisant l'organisme d'intérêt public Enfance et Famille à utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques

RAPPORT AU ROI Sire, Par arrêté royal du 30 mai 1994 autorisant l'organisme d'intérêt public Enfance et Famille à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques (1), cet organisme a été autorisé à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques pour les tâches qu'il effectue en exécution du décret du Conseil flamand du 29 mai 1984 portant création de l'organisme Enfance et Famille (2).

En application de l'article 3, § 1er, alinéa 1er, de ce décret, Enfance et Famille est chargé de favoriser les perspectives de vie, de veiller au bien-être et à la santé des enfants et d'assister les parents ou les personnes qui assument de droit ou de fait la tâche parentale, dans les soins donnés aux enfants.

Le projet d'arrêté royal que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté tend à autoriser l'organisme Enfance et Famille à utiliser le numéro d'identification pour l'organisation de la banque de données des vaccinations d'Enfance et Famille et de la banque de données Ikaros.

La banque de données des vaccinations d'Enfance et Famille reprend uniquement les données de vaccination des enfants de 0 à 3 ans en Flandre.

La banque de données Ikaros (geïntegreerd Kind activiteiten Regio Ondersteuningssysteem) assiste les membres de l'équipe régionale d'Enfance et Famille dans leurs activités journalières et lors de l'accomplissement de leurs missions de soins préventifs.

Les deux banques de données ont été signalées à la Commission de la protection de la vie privée et sont suivies de près, en ce qui concerne leurs aspects juridiques et déontologiques, par un groupe de travail multidisciplinaire au sein d'Enfance et Famille.

L'utilisation du numéro d'identification du Registre national est d'une importance primordiale dans le cadre des tâches confiées à Enfance et Famille par le décret précité du 29 mai 1984.

Le fondement légal de l'arrêté est constitué par l'article 8, alinéa 1er, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques.

I. Objectifs de la banque de données des vaccinations et de la banque de données Ikaros.

A. De la banque de données des vaccinations d'Enfance et Famille.

La banque de données des vaccinations d'Enfance et Famille enregistre toutes les données de vaccination des enfants âgés de 0 à 3 ans en Flandre connues par cet organisme, à savoir le nom, la date et le lieu de naissance, le domicile, les vaccins administrés ainsi que leur date et leurs éventuels effets secondaires.

Les informations contenues dans cette banque de données permettent à l'autorité de se faire une idée du degré de vaccination des jeunes enfants en Flandre et d'y adapter sa politique ainsi que ses actions spécifiques.

La banque de données des vaccinations poursuit les objectifs suivants : 1° le développement d'un système adéquat et permanent d'enregistrement et de monitoring afin de réaliser l'objectif de la WHO (World Health Organisation) visé par la politique de vaccination, à savoir l'augmentation du degré de vaccination en vue d'éradiquer ou de contrôler les maladies infectieuses;2° la création d'un outil performant pour la réalisation du cinquième objectif flamand en matière de santé, à savoir l'augmentation du degré de vaccination de la population flamande;3° le raccordement à un système de commande de vaccins pour les besoins de l'Inspection d'hygiène de la Communauté flamande; 4° l'élaboration de rapports statistiques pertinents et ce tant à usage interne que pour l'autorité flamande, l'Institut scientifique de la Santé publique, les services universitaires ou le W.H.O. B. De la banque de données Ikaros. 1° Plan de travail des membres de l'équipe régionale et suivi sur mesure du client. IKAROS est le système informatique qui assiste les membres de l'équipe régionale (infirmiers régionaux, collaborateurs interculturels et experts en méthodes empiriques) dans l'accomplissement de leurs tâches quotidiennes. Les membres de l'équipe disposent, au sein d'une région déterminée, des mêmes informations. Ikaros se compose de deux grandes parties : l'agenda et le dossier de l'enfant. - L'agenda permet au membre de l'équipe de retrouver son planning des visites à domicile, des consultations, des visites à la maternité et des algotests (test d'audition). Les actions à effectuer lors de la consultation (par exemple l'administration d'un vaccin déterminé, le suivi de certains aspects liés à l'âge du développement de l'enfant, etc...) sont combinées pour chaque enfant séparément. - Le dossier de l'enfant contient les données administratives, médicales, sociales et sanitaires des enfants. Un bon enregistrement et un bon suivi de ces données permettent de proposer une assistance médicale sur mesure aux familles et de leur assurer un accompagnement adéquat. 2° Préparation de la politique et évaluation. En plus du soutien opérationnel, Ikaros propose également une assistance tactique et stratégique pour le management provincial et central lors du suivi et de l'encadrement de la fourniture de soins préventifs. 3° Examen statistique. Ikaros fournit des données statistiques sur les jeunes enfants à Enfance et Famille et à l'autorité flamande. Il s'agit d'un point très important dans l'ensemble de la politique des soins préventifs et donc également pour la santé de tous les enfants flamands. Lors de la génération et de la transmission des données statistiques, on veille à ce que l'anonymat absolu ne puisse être violé ni par des facteurs contextuels ni par une quelconque forme de décodage.

II. Nécessité de l'emploi du numéro d'identification.

A. Pour la banque de données des vaccinations.

Afin d'assurer une bonne gestion de la banque de données des vaccinations, l'utilisation du numéro d'identification du Registre national des personnes physiques s'avère indispensable et ce pour les raisons suivantes : 1° il constitue un outil essentiel pour la précision et l'exhaustivité de cette banque de données; 2° il facilite la vaccination en Flandre (meilleure coordination entre les différents vaccinateurs, meilleure organisation des fournitures gratuites de vaccins, etc.); 3° il augmente considérablement la protection de la vie privée lors du fonctionnement de la banque de données.Pour rechercher un dossier de vaccination dans la banque de données des vaccinations, on pourra faire usage du numéro SIS (et donc du numéro du Registre national) en cas d'autorisation d'employer le numéro d'identification.

B. Pour la banque de données Ikaros. 1° L'exhaustivité et la précision de la banque de données. L'accès déjà octroyé aux données du Registre national permet à Enfance et Famille de veiller à ce que tous les enfants soient pris en compte.

Enfance et Famille doit toutefois recourir en premier lieu à d'autres sources d'information pour certaines parties du programme de soins préventifs qui doivent déjà être appliquées au cours des premières semaines après la naissance et donc avant que les données ne soient disponibles au Registre national. C'est pourquoi il faut contrôler de manière rigoureuse l'exactitude des données déjà enregistrées précédemment et la conformité aux données du Registre national lors de chaque mise à jour des données du Registre national.

L'exactitude de la banque de données ne peut actuellement pas être totalement assurée pour les raisons suivantes : * un certain nombre d'enfants ont été enregistrés deux fois (du fait d'une orthographe erronée de leur nom, d'un déménagement, etc.). Il en résulte que des statistiques extrêmement importantes pour la gestion et l'organisation ne sont pas correctes; * un certain nombre d'enfants sont enregistrés de manière erronée (par ex. données obsolètes suite à des déménagements, des divorces, etc.) de sorte qu'ils ne peuvent pas bénéficier du suivi nécessaire.

Il s'agit de problèmes qui ne peuvent être résolus que par le raccordement des données concernant les enfants au numéro du Registre national.

Le numéro du Registre national, utilisé comme numéro d'identification unique des dossiers des enfants, permettra à Enfance et Famille de disposer d'une banque de données complète et correcte. Des erreurs ultérieures au niveau de l'enregistrement (double, erroné ou obsolète) pourront être évitées si le numéro du Registre national est indissociablement rattaché au dossier après la comparaison des données à celles du Registre national.

A cet égard, il est important de savoir que le numéro d'identification du Registre national sera utilisé pour Ikaros comme numéro d'identification "invisible", ce qui veut dire qu'il se rapportera au dossier d'un enfant mais qu'il sera invisible pour les personnes qui emploient quotidiennement la banque de données.

Il importe également de savoir que le numéro du Registre national ne pourra jamais être communiqué à des personnes externes et qu'il sera donc exclusivement utilisé au niveau interne. 2° Une offre optimale en soins préventifs. Le fait de disposer d'une banque de données correcte et complète relative aux jeunes enfants en Flandre permettra à Enfance et Famille d'optimaliser son offre de soins préventifs et de mieux répondre aux questions posées par des organes et des services publics externes dans le cadre de la politique des soins de santé préventifs en Flandre, en Belgique et en Europe. Grâce à une telle banque de données, Enfance et Famille pourra garantir que tous les enfants bénéficieront d'une offre préventive, ce qui permettra de réaliser l'objectif de manière optimale; les enfants pourront être suivis jusqu'à l'âge de 3 ans (ou jusqu'à l'âge de 6 ans pour ceux qui ne vont pas à l'école).

III. Modalités de l'autorisation.

Toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection de la vie privée des personnes à qui se rapporte le numéro d'identification du Registre national ont été prises, à savoir : - les membres du personnel autorisés à utiliser le numéro d'identification du Registre national souscrivent une déclaration selon laquelle ils s'engagent à respecter la sécurité et le caractère confidentiel du numéro d'identification obtenu du Registre national; - le numéro d'identification ne pourra pas être communiqué à des tiers ni être mentionné sur des documents susceptibles d'être portés à la connaissance de tiers; - la liste des personnes autorisées à utiliser le numéro d'identification du Registre national sera dressée annuellement et transmise selon la même périodicité à la Commission de la protection de la vie privée.

La Commission de la protection de la vie privée a émis son avis le 10 septembre 2001. Le projet d'arrêté royal tient compte des observations formulées par cette Commission.

Le Conseil d'Etat a émis son avis le 30 avril 2002. Ce Haut Collège n'a formulé aucune remarque.

Nous avons l'honneur d'être, Sire, de Votre Majesté, les très respectueux et très fidèles serviteurs, Le Ministre de l'Intérieur, A. DUQUESNE Le Ministre de la Justice, M. VERWILGHEN _______ Notes (1) Moniteur belge du 15 juin 1994.(2) Moniteur belge du 22 août 1984. Avis 32.868/3 de la section de législation du Conseil d'Etat Le Conseil d'Etat, section de législation, troisième chambre, saisi par le Ministre de l'Intérieur, le 14 janvier 2002, d'une demande d'avis sur un projet d'arrêté royal « autorisant l'orgasme d'intérêt public Enfance et Famille à utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques », a donné le 30 avril 2002 l'avis suivant : Le projet n'appelle aucune observation.

La chambre était composée de : MM. W. Deroover, premier président;

D. Albrecht et P. Lemmens, conseillers d'Etat;

H. Cousy et A. Spruit, assesseurs de la section de législation;

Mme A.-M. Goossens, greffier assumé.

Le rapport a été présenté par M. W. Pas, auditeur. La note du Bureau de coordination a été rédigée et exposée par M. J. Drijkoningen, premier référendaire.

Le greffier, A.-M. Goosssens.

Le premier président, W. Deroover.

AVIS N° 31/2001 DU 10 SEPTEMBRE 2001 COMMISSION DE LA PROTECTION DE LA VIE PRIVEE Projet d'arrêté royal autorisant l'organisme d'intérêt public "Kind en Gezin" à utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques.

La Commission de la protection de la vie privée, Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, en particulier l'article 29;

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, en particulier l'article 8, alinéa 1er;

Vu la demande d'avis du Ministre de l'Intérieur, du 30 juillet 2001;

Vu le rapport de M. F. ROBBEN, Emet, le 10 septembre 2001, l'avis suivant : I. Objet de la demande d'avis : Le projet d'arrêté royal soumis pour avis à la Commission par le Ministre de l'Intérieur tend à autoriser l'organisme d'intérêt public "Kind en Gezin", créé par décret du Conseil flamand du 29 mars 1984, à utiliser le numéro d'identification du Registre national pour l'exécution de ses missions en relation avec la gestion de sa banque de données IKAROS et de sa banque de données des vaccinations.

Il. Législation applicable : En vertu de l'article 8, alinéa 1er, de la loi du 8 août 1983 organisant un registre national des personnes physiques, le Roi peut, après avis de la Commission de protection de la vie privée et par arrêté délibéré en Conseil des ministres, autoriser les autorités publiques et les organismes visés par l'article 5 de la loi à faire usage du numéro d'identification du Registre national, dans les limites et aux fins qu'il détermine.

III. Examen de la demande : En vertu de l'article 3, § 1er, alinéa 1er, du décret du Conseil flamand du 29 mai 1984 portant création de l'organisme "Kind en Gezin", cet organisme est chargé de favoriser les perspectives de vie, de veiller au bien-être et à la santé des enfants et d'assister les parents ou les personnes qui assument, de droit ou de fait, la tâche parentale dans les soins donnés aux enfants.

Dans le cadre des missions susmentionnées, "Kind en Gezin" gère deux banques de données spécifiques, à savoir la banque de données IKAROS et la banque de données des vaccinations. Les deux banques de données contribuent à l'efficacité de la politique de prévention en matière de santé au profit des jeunes enfants.

IKAROS (abréviation de "geïntegreerd Kind Activiteiten Regio Ondersteuningssysteem"), désigne le système informatique qui assiste les membres de l'équipe régionale de "Kind en Gezin" dans leurs tâches quotidiennes et qui comprend, entre autres, le dossier des enfants de la région (données administratives, médicales, sociales et données relatives aux soins donnés aux enfants).

La banque de données des vaccinations de "Kind en Gezin" enregistre toutes les données de vaccinations connues par "Kind en Gezin" des enfants âgés de 0 à 3 ans en Flandre (nom, lieu de naissance, date de naissance, domicile, vaccinations administrées avec leurs dates et les éventuels effets secondaires). Sur la base de ces données, qui proviennent, entre autres, de la banque de données IKAROS, l'autorité peut se faire une idée du degré de vaccination des jeunes enfants en Flandre et elle peut adapter sa politique et ses actions spécifiques dans le but d'éradiquer ou de maîtriser les maladies infectieuses.

L'utilisation du Registre national est demandée, notamment dans le but de garantir l'exactitude et le caractère complet des deux banques de données - "Kind en Gezin" souhaite éviter d'enregistrer des données erronées ou en double. Plus généralement, l'utilisation du Registre national garantirait le suivi de chaque enfant enregistré dans ces banque de données. "Kind en Gezin" a été autorisé par arrêté royal du 30 mai 1994 à accéder aux informations du Registre national pour l'accomplissement des missions qui lui ont été confiées par le décret du 29 mai 1984.

L'utilisation du numéro du Registre national apparaît comme une conséquence logique de ce droit d'accès.

L'autorisation d'utiliser le numéro du Registre national est expressément limitée au fonctionnaire dirigeant l'organisme "Kind en Gezin" et aux membres du personnel qu'il aura désignés nommément et par écrit. Cette autorisation vaut exclusivement pour l'exécution des tâches qui émanent de l'organisation de la banque de données IKAROS et de celle de la banque de données des vaccinations.

L'article 2 du projet d'arrêté royal soumis pour avis à la Commission dispose que le numéro du Registre national ne peut être utilisé à des fins de gestion interne que comme moyen d'identification dans les dossiers, fichiers et répertoires qui sont tenus par "Kind en Gezin" dans l'accomplissement des tâches mentionnées à l'alinéa précédent. En cas d'usage externe, le numéro du Registre national ne peut être utilisé que dans les relations nécessaires à l'accomplissement de ces tâches, d'une part, avec le titulaire du numéro du Registre national ou son représentant légal ou, d'autre part, avec les autorités publiques et les organismes qui ont eux-mêmes déjà été autorisés à utiliser le numéro du Registre national et agissent dans le cadre de l'exercice de leurs compétences légales et réglementaires.

L'autorisation accordée par le projet d'arrêté royal d'utiliser le numéro du Registre national est bien motivée et en conformité avec la jurisprudence de la Commission.

Le texte actuel de l'article 4 du projet prévoit qu'une liste des membres du personnel de "Kind en Gezin" qui peuvent utiliser le numéro du Registre national est transmise chaque année à la Commission. La Commission préfère cependant que cette liste des personnes habilitées soit tenue à sa disposition, ce qui permet de disposer en permanence d'une liste actualisée.

La Commission n'a aucune autre remarque à formuler sur ce projet.

Par ces motifs la Commission de la protection de la vie privée émet un avis favorable, sous réserve des remarques susmentionnées.

Le secrétaire, (signé) B. HAVELANGE Le président, (signé) P. THOMAS

7 JUILLET 2002. - Arrêté royal autorisant l'organisme d'intérêt public Enfance et Famille à utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, notamment l'article 8, alinéa 1er, modifié par la loi du 15 janvier 1990;

Vu le décret du Conseil flamand du 29 mai 1984 portant création de l'organisme Enfance et Famille, modifié par les décrets des 3 mai 1989, 23 février 1994, 24 juin 1997, 7 juillet 1998 et 9 mars 2001, notamment l'article 3;

Considérant que la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, modifiée par la loi du 11 décembre 1998, notamment l'article 7, d), trouve à s'appliquer;

Vu l'arrêté royal du 30 mai 1994 autorisant l'organisme d'intérêt public Enfance et Famille à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques;

Vu l'arrêté royal du 13 février 2001 portant exécution de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, notamment l'article 70;

Vu l'avis n° 31/2001 de la Commission de la protection de la vie privée, donné le 10 septembre 2001;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 24 octobre 2001;

Vu l'avis du Conseil d'Etat;

Sur la proposition de Notre Ministre de l'Intérieur et de Notre Ministre de la Justice, et de l'avis de Nos Ministres qui en ont délibéré en Conseil, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.L'organisme d'intérêt public Enfance et Famille est autorisé à utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques.

L'autorisation d'utiliser le numéro d'identification est limitée à l'exécution des tâches qui résultent de : 1° l'organisation de la banque de données des vaccinations d'Enfance et Famille;2° l'organisation de la banque de données Ikaros (geïntegreerd Kind Activiteiten Regio Ondersteuningssysteem). L'usage du numéro d'identification est réservé : 1° au fonctionnaire dirigeant d'Enfance et Famille;2° aux membres du personnel que le fonctionnaire visé sous 1° désigne nommément et par écrit à cet effet au sein de ses services, en raison de leurs fonctions et dans les limites de leurs attributions respectives.

Art. 2.Le numéro d'identification du Registre national ne peut être utilisé à des fins de gestion interne que comme moyen d'identification dans les dossiers, fichiers et répertoires qui sont tenus par l'organisme d'intérêt public Enfance et Famille dans l'accomplissement des tâches visées à l'article 1er, alinéa 2, de cet arrêté.

En cas d'usage externe, le numéro d'identification ne peut être utilisé que dans les rapports qui sont nécessaires à l'accomplissement des tâches visées à l'article 1er, alinéa 2, de cet arrêté, avec : 1° le titulaire du numéro d'identification ou son représentant légal;2° les autorités publiques et organismes qui, en vertu de l'article 8 de la loi précitée du 8 août 1983, ont eux-mêmes obtenu l'autorisation d'utiliser le numéro d'identification et qui agissent dans l'exercice de leurs compétences légales et réglementaires.

Art. 3.Les membres du personnel visés à l'article 1er, alinéa 3, souscrivent une déclaration aux termes de laquelle ils s'engagent, lorsqu'ils utilisent le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques, à respecter la sécurité et le caractère confidentiel des informations du Registre national.

Art. 4.La liste des personnes désignées conformément à l'article 1er, alinéa 3, avec mention de leur grade et de leur fonction, et sous réserve des adaptations nécessaires, est dressée annuellement et transmise suivant la même périodicité à la Commission de la protection de la vie privée.

Art. 5.Notre Ministre de l'Intérieur et Notre Ministre de la Justice sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 7 juillet 2002.

ALBERT Par le Roi : Le Ministre de l'Intérieur, A. DUQUESNE Le Ministre de la Justice, M. VERWILGHEN