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Arrêté Royal du 05 septembre 2001
publié le 26 septembre 2001

Arrêté royal portant le règlement général de la comptabilité de la police locale

source
ministere de l'interieur
numac
2001000961
pub.
26/09/2001
prom.
05/09/2001
ELI
eli/arrete/2001/09/05/2001000961/moniteur
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5 SEPTEMBRE 2001. - Arrêté royal portant le règlement général de la comptabilité de la police locale


ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 7 décembre 1998Documents pertinents retrouvés type loi prom. 07/12/1998 pub. 05/01/1999 numac 1998021488 source services du premier ministre Loi organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux fermer organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux, notamment l'article 34;

Vu la nouvelle loi communale, notamment l'article 239, modifié par la loi du 27 mai 1989;

Vu l'absence d'avis du conseil consultatif des bourgmestres dans le délai fixé;

Vu la nécessité urgente;

Considérant qu'il est recommandé de fixer des règles pour le budget de la police locale qui sont adaptées à la spécificité des zones de polices et de leurs organes;

Considérant que la date de mise en place de la police locale, après constatation par le Roi que les conditions fixées à l'article 248 de la loi sur la police intégrée sont remplies, ne peut en aucun cas être ultérieure au 1er janvier 2002; que les zones de police doivent pouvoir fonctionner au 1er janvier 2002 avec un budget propre; que, conformément à l'article 240, § 1er, troisième alinéa, de la nouvelle loi communale lu en parallèle avec l'article 34, 3°, de la loi organisant un service de police intégré, le budget 2002 des zones de police doit être décidé en octobre 2001; que les règles relatives à sa rédaction doivent être publiées par conséquent sans délai, afin de pouvoir respecter le délai prescrit;

Vu l'avis du Conseil d'Etat, rendu le 8 août 2001, en application de l'article 84, premier alinéa, 2°, des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat;

Sur la proposition de Notre Ministre de l'Intérieur, Nous avons arrêté et arrêtons : TITRE Ier. - DISPOSITIONS GENERALES

Article 1er.Pour l'application du présent règlement, il y a lieu d'entendre par : 1° « la loi » : la loi du 7 décembre 1998Documents pertinents retrouvés type loi prom. 07/12/1998 pub. 05/01/1999 numac 1998021488 source services du premier ministre Loi organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux fermer organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux;2° « le conseil » : le conseil communal dans les zones unicommunales et le conseil de police dans les zones pluricommunales;3° « le collège » : le collège des bourgmestres et des échevins dans les zones unicommunales et le collège de police dans les zones pluricommunales;4° « zone de police » : la zone unicommunale ou la zone pluricommunale;5° « comptable spécial » : le receveur qui effectue les recettes et les dépenses ainsi que la gestion budgétaire et financière de la zone de police;6° « autorité de tutelle » : le gouverneur et le Ministre de l'Intérieur;7° « service ordinaire du budget » : l'ensemble des recettes et des dépenses qui se produisent une fois au moins au cours de chaque exercice financier et qui assurent à la zone de police des revenus et un fonctionnement réguliers, en ce compris le remboursement périodique de la dette;8° « service extraordinaire du budget » : l'ensemble des recettes et des dépenses qui affectent directement et durablement l'importance, la valeur ou la conservation du patrimoine de la zone de police, à l'exclusion de son entretien courant;il comprend également les subsides et prêts consentis à ces mêmes fins, les participations et placements de fonds à plus d'un an, ainsi que les remboursements anticipés de la dette; 9° « modification budgétaire » : toute décision adoptée par le conseil après l'arrêt du budget et ayant pour effet de créer, supprimer ou modifier un ou plusieurs crédits budgétaires;10° « code fonctionnel et économique » : l'identification numérique comprenant deux séries d'au moins trois chiffres, qui détermine la destination et la nature du crédit auquel elle se rapporte : l'ensemble des codes fonctionnels et économiques constitue la classification fonctionnelle et économique;11° « livre-journal » : le registre comptable qui mentionne chronologiquement et sans compensation toutes les opérations comptables;il comprend deux parties distinctes : - le livre-journal des opérations budgétaires; - le livre-journal des opérations générales; 12° « grand livre » : le registre comptable qui mentionne par compte les opérations portées au livre-journal;il comprend deux parties distinctes : - le grand livre des opérations budgétaires; - le grand livre des opérations générales; 13° « mandat de paiement » : l'ordre écrit donné au comptable spécial par le collège de payer la somme y indiquée à l'ayant droit mentionné;14° « encaisse de la zone de police » : l'ensemble des fonds et valeurs disponibles ou placés à un an maximum;15° « droit à recette » : toute somme due à la zone de police de manière certaine, par un tiers précisément désigné, au cours d'un exercice déterminé;16° « droit constaté » : droit à recette qui a fait l'objet d'un enregistrement comptable.

Art. 2.Toutes les décisions exécutoires prises par le conseil ou le collège en matière financière sont immédiatement notifiées par le collège au comptable spécial; à cet effet, elles sont certifiées conformes aux registres des délibérations et aux décisions prises par l'autorité de tutelle.

Art. 3.Le Ministre détermine le mode de conservation des titres justificatifs des inscriptions ou dépôts, ainsi que de tous autres actes établissant les droits de la zone de police.

Art. 4.Les comptes financiers sont ouverts au nom de la zone de police par le comptable spécial après accord du collège. Ils sont gérés par lui et la correspondance lui est directement adressée.

Dans tous les cas, les invitations à payer font mention du numéro de compte sur lequel la somme doit être versée.

TITRE II. - DU BUDGET CHAPITRE Ier. - Généralités

Art. 5.Le budget comprend l'estimation précise de toutes les recettes et de toutes les dépenses susceptibles d'être effectuées dans le courant de l'exercice financier, à l'exception des mouvements de fonds opérés pour le compte de tiers ou n'affectant que la trésorerie.

Il est établi au sein du budget une distinction entre le service ordinaire et le service extraordinaire et, au sein de chacun de ceux-ci, entre l'exercice financier proprement dit et les exercices antérieurs.

Art. 6.Les recettes et les dépenses, ainsi que leur résultat, sont irrévocablement imputés à un exercice et à un service.

Art. 7.Toute décision de l'autorité de tutelle en matière budgétaire est communiquée par le collège au conseil. CHAPITRE II. - Du budget

Art. 8.Lorsque les moyens budgétaires sont suffisants, le conseil peut inscrire à son budget des crédits en vue d'affecter ces disponibilités : 1° à l'acquisition de fonds publics et de valeurs de portefeuille;2° au remboursement anticipé des emprunts les plus onéreux;3° à : a) la constitution de provisions pour risques et charges;b) la constitution de réserves ordinaires prélevées sur des excédents ordinaires ou de réserves extraordinaires prélevées sur des excédents ordinaires ou extraordinaires;c) la couverture de dépenses extraordinaires.

Art. 9.L'excédent ou le déficit estimé des exercices antérieurs qui est porté au budget résulte du budget de l'exercice antérieur et de ses éventuelles modifications.

Aussitôt que le compte budgétaire de cet exercice antérieur est approuvé par le conseil, l'excédent ou le déficit estimé qui a été porté au budget est remplacé par celui de l'exercice clôturé.

Lorsque cette modification est de nature à provoquer ou à accroître un déficit, le conseil prend les mesures propres à rétablir l'équilibre budgétaire.

Dans les zones pluricommunales, ces mesures sont possibles uniquement après concertation et accord des conseils communaux séparés.

Les modalités de cette concertation sont fixées par Nous.

Art. 10.Les crédits de dépenses ne peuvent être utilisés à d'autres fins que celles que leur assigne le budget et ils sont limités.

La limitation visée à l'alinéa 1er s'applique, pour les dépenses du service ordinaire, au total des crédits portant le même code fonctionnel, limité aux trois premiers chiffres, et appartenant au même groupe économique.

Art. 11.Le collège établit le projet de budget après avoir recueilli l'avis d'une commission où siègent au moins un membre du collège, le chef de corps de la police locale et le comptable spécial.

L'avis de la commission visée à l'alinéa 1er porte exclusivement sur la légalité et les implications financières prévisibles.

Art. 12.Une fois qu'il est définitivement arrêté, le budget est exécutoire, sans préjudice du controle de la légalité des recettes et dépenses qui y sont portées.

Art. 13.§ 1er. Avant l'approbation définitive du budget par l'autorité de tutelle, comme le stipule l'article 72 de la loi, il peut être pourvu par des crédits provisoires aux dépenses pour lesquelles un crédit exécutoire était inscrit au budget de l'exercice précédent.

Toutefois, lorsque le budget n'est pas encore approuvé par le conseil, comme le stipulent les articles 39 et 40 de la loi, les crédits provisoires sont arrêtés par le conseil. § 2. Les crédits provisoires ne peuvent excéder, par mois écoulé ou commencé, le douzième : 1° du crédit budgétaire de l'exercice précédent, lorsque le budget de l'exercice n'est pas encore approuvé par le conseil;2° du crédit budgétaire de l'exercice en cours ou, s'il est moins élevé, du crédit budgétaire de l'exercice précédent, lorsque le budget de l'exercice est déjà approuvé par le conseil. Cette restriction n'est pas applicable aux dépenses relatives à la rémunération du personnel, au paiement des primes d'assurances et des taxes, ni aux dépenses relatives à l'amortissement et aux charges de la dette. § 3. Les crédits provisoires ne concernent que les dépenses ordinaires. CHAPITRE III. - Des modifications budgétaires

Art. 14.Les modifications budgétaires sont soumises aux mêmes procédures que celles applicables au budget.

Elles sont dûment justifiées pour chaque crédit budgétaire.

Art. 15.Doivent être inscrits au plus tôt dans les modifications budgétaires, les crédits budgétaires nécessaires pour couvrir les dépenses requises par des circonstances imprévues et impérieuses, ainsi que les crédits budgétaires afférents à des recettes imprévues.

TITEL III. - LE PATRIMOINE ET LA GESTION CHAPITRE Ier. - Du patrimoine et du bilan

Art. 16.§ 1er. La situation générale de la zone de police au 31 décembre de chaque exercice est déterminée par un bilan. § 2. L'actif du bilan, qui est constitué de l'ensemble des avoirs et droits rassemblés par l'utilisation des valeurs du passif, comprend : 1° les actifs immobilisés, qui sont les biens acquis par la zone de police de façon durable, soit : a) les frais d'établissement;b) les immobilisations incorporelles;c) les immobilisations corporelles comprenant le patrimoine immobilier et le patrimoine mobilier;d) les immobilisations financières;2° les actifs circulants, qui sont les avoirs et droits de la zone de police, soit : a) les stocks;b) les créances à un an au plus;c) les opérations pour compte de tiers;d) les placements de trésorerie à un an au plus;e) les valeurs disponibles;f) les comptes de régularisation. § 3. Le passif du bilan, qui donne l'origine des ressources dont la zone de police dispose pour réaliser ses objectifs, comprend : 1° les fonds propres, qui sont les moyens investis par la zone de police et dont elle est propriétaire, soit : a) le capital de départ;b) les résultats capitalisés;c) les résultats des exercices antérieurs;d) les réserves;e) les subsides d'investissement reçus;f) les provisions pour risques et charges;2° les fonds externes ou la dette, qui sont les moyens mis à la disposition de la zone de police par des tiers, soit : a) les dettes à plus d'un an;b) les dettes à un an au plus;c) les opérations pour compte de tiers;d) les comptes de régularisation. § 4. Au bilan initial, le capital de départ est constitué de la différence entre l'actif et le total des dettes, des réserves, du résultat cumulé des exercices antérieurs, des subsides d'investissement reçus et des provisions pour risques et charges.

La différence entre l'actif et les dettes donne la situation nette de la zone de police. Elle est corrigée chaque année par l'apport du solde du compte de résultats de l'exercice clôturé.

Art. 17.Le compte de résultats comprend l'enregistrement comparé et la différence entre les produits et les charges de la zone de police au cours de l'exercice.

Les produits et les charges sont de trois ordres : 1° produits et charges courants.Ceux-ci sont formés des droits constatés et des dépenses imputées aux articles budgétaires du service ordinaire; 2° produits et charges résultant des variations normales des valeurs de bilan ou des redressements des charges et des produits. Ils résultent notamment : a) des dotations aux amortissements et aux provisions pour risques et charges;b) des variations de stocks;c) des opérations de redressement comptable concernant l'imputation du remboursement périodique des emprunts;d) des apports des travaux effectués en régie aux biens de l'actif immobilisé;3° produits et charges exceptionnels et réserves : a) les produits de cette nature résultent notamment : - de réévaluations de la valeur des biens de l'actif immobilisé visées à l'article 20; - de plus-values réalisées lors de la cession de biens de l'actif immobilisé; - de dédommagements exceptionnels reçus pour les biens du patrimoine; - de prélèvements sur les réserves; - de tout autre apport exceptionnel du service ordinaire ou du service extraordinaire; b) les charges de cette nature résultent notamment : - de réévaluations de la valeur des biens de l'actif immobilisé visées à l'article 20; - de la mise en non-valeurs ou en irrécouvrables de créances, visée à l'article 52; - de moins-values réalisées lors de la cession ou à l'occasion de la perte de biens de l'actif immobilisé; - de dédommagements exceptionnels de tiers par la zone de police; - de dotations aux réductions de valeur; - de dotations au fonds de réserve ordinaire ou extraordinaire.

Le compte de résultats enregistre les résultats suivants : a) boni d'exploitation ou mali d'exploitation : le résultat dégagé par la comptabilité générale et déterminé par la comparaison des charges et des produits visés au 1° et 2°;b) boni ou mali exceptionnel : le résultat dégagé par la comptabilité générale et déterminé par la comparaison des charges et des produits visés au 3°;c) boni ou mali de l'exercice : le résultat d'exploitation augmenté du résultat exceptionnel.

Art. 18.Le collège tient l'inventaire détaillé, complet et valorisé de tous ses biens, avoirs, droits et créances, ainsi que de ses subsides d'investissement et de sa dette.

L'inventaire mentionne en outre les obligations qui grèvent les valeurs susmentionnées ainsi que les avals et garanties accordés.

La nomenclature de l'inventaire et les règles de détermination de la valeur du patrimoine sont celles qui figurent dans l'arrêté ministériel du 30 octobre 1990 portant exécution des articles 19 et 21 de l'arrêté royal du 2 août 1990 portant le règlement général de la comptabilité communale.

Le comptable spécial enregistre au compte du bilan les valeurs portées à l'inventaire et leurs variations.

Il reçoit à cet effet du collège une copie certifiée conforme de tous actes, documents et pièces concernant ces valeurs.

Art. 19.La comptabilité distingue la valeur du terrain de celle des biens immeubles qui s'y trouvent.

Art. 20.§ 1er. Les biens du patrimoine immobilier sont réévalués annuellement.

La réévaluation est opérée, selon la nature du bien, en fonction de l'indice des prix à la construction. § 2. Au cas où se produiraient des fluctuations importantes et non occasionnelles du marché, le Roi peut imposer une réévaluation exceptionnelle des biens du patrimoine immobilier, à condition que le critère visé au § 1er ne puisse suffire à rendre compte de ces fluctuations.

Art. 21.L'amortissement est annuel et linéaire.

Les biens sont soumis à l'amortissement conformément à l'annexe de l'arrêté royal du 2 août 1990 portant le règlement général de la comptabilité communale.

Les subsides d'investissement doivent être réduits au rythme de l'amortissement du bien auquel le subside a été affecté.

Art. 22.La zone de police peut prévoir une gestion du stock, selon les règles fixées par le Ministre de l'Intérieur.

Art. 23.Lorsque des charges ou des produits concernent un exercice ultérieur, ils sont imputés à un compte de régularisation qui n'influence pas le résultat de l'exercice. CHAPITRE II. - Des emprunts

Art. 24.Sur décision du conseil, la zone de police peut contracter des emprunts pour couvrir le montant des dépenses extraordinaires.

Le délai de remboursement des emprunts ne peut excéder la durée d'amortissement des biens pour lesquels ces emprunts ont été contractés.

Le fichier de la dette mentionne par année et par emprunt les tranches de remboursement et les intérêts dus, sur la base du taux en vigueur.

Art. 25.Sur décision du conseil, la zone de police peut contracter des ouvertures de crédit en escomptant des subsides ou d'autres recettes prévues au budget.

Art. 26.Les soldes non utilisés des emprunts sont affectés par décision du conseil : 1° soit au remboursement anticipé de l'emprunt;2° soit au paiement de dépenses extraordinaires non couvertes par des recettes affectées conformément à l'article 24, alinéa 1er.

Art. 27.Préalablement à l'établissement du bilan, la dette à plus d'un an est réduite du montant des tranches de remboursement venant à échéance au cours de l'exercice suivant, lesquelles sont portées à la dette à un an au plus. CHAPITRE III. - De la trésorerie et des fonds placés

Art. 28.Le collège veille à ce que l'encaisse de la zone de police dispose des moyens de trésorerie suffisants pour faire face en tout temps aux engagements et dépenses de la zone de police.

Il veille également à ce que les décisions de contracter des emprunts ou des ouvertures de crédit, soient prises et exécutées sans délai.

Art. 29.Les placements réalisés au moyen de fonds spéciaux provenant de dons et legs ayant une destination déterminée, ainsi que les revenus de ces placements, sont imputés aux articles budgétaires propres à chacun de ces fonds.

Ces placements font l'objet d'une gestion distincte tant à l'inventaire qu'en comptabilité.

Art. 30.Les fonds disponibles peuvent uniquement être investis dans les institutions financières reconnues par la Commission bancaire et financière par le biais de placements dont au moins le capital est garanti.

Art. 31.La valeur nette des immobilisations corporelles doit, en cas de réalisation, être reconstituée aussi rapidement que possible.

Les valeurs et titres de la zone de police peuvent être réalisés en vue d'éviter des opérations d'emprunt dont les charges seraient supérieures aux revenus de ces valeurs et titres.

Art. 32.Le comptable spécial est responsable de l'encaisse.

Les fonds de l'encaisse sont gérés de manière distincte dans les écritures comptables qui en mentionnent chaque mouvement.

Art. 33.§ 1er. Le comptable spécial ne conserve en caisse que les fonds nécessaires pour régler les proches échéances des paiements à effectuer en espèces. § 2. Les autres fonds disponibles sont versés aux comptes courants, ou font l'objet de placements à moins d'un an auprès des ces institutions. § 3. Après consultation du comptable spécial, le collège règle la gestion de l'encaisse.

Art. 34.Le comptable spécial est responsable des pertes d'intérêts qui pourraient résulter : 1° des retards qui lui sont imputables dans le recouvrement des revenus de la zone de police;2° du maintien de fonds de la zone de police en caisse ou en comptes improductifs au-delà des normes fixées par le collège;3° du maintien d'un solde négatif aux comptes courants de la zone de police lorsque les fonds restés en caisse excèdent ceux nécessaires au règlement des proches échéances de paiement. TITRE IV. - DE LA COMPTABILITE CHAPITRE Ier. - Généralités

Art. 35.Le collège et, sous son autorité, le comptable spécial, sont chargés de la tenue de la comptabilité de la zone de police.

Le collège met à la disposition du comptable spécial les moyens matériels nécessaires à l'exercice de ses attributions, ainsi que le personnel nécessaire.

Pour les zones pluricommunales, il s'agit de membres du personnel du cadre administratif et logistique du corps de la police locale.

La mise à disposition de ceux-ci auprès du comptable spécial a lieu en concertation avec le chef de corps de la zone de police.

Art. 36.§ 1er. Tous les livres et documents requis par une loi ou le présent arrêté doivent être établis sur papier dans la forme prescrite, chaque fois qu'ils donnent lieu à clôture, communication, controle, vérification ou archivage.

Toute écriture est fondée sur des pièces justificatives. § 2. Sur les pièces justificatives figurent : 1° un numéro d'ordre correspondant à leur comptabilisation;2° l'exercice;3° le numéro de l'article budgétaire;4° une mention de contrôle du droit constaté ou de l'engagement. Les pièces délivrées par des tiers et se rapportant à des services rendus ou à des fournitures faites à la zone de police sont, en outre, visées pour réception. § 3. Les écritures comptables sont effectuées jour par jour, du 1er janvier au 31 décembre.

Lors de chaque clôture, les livres-journaux sont cotés de façon continue.

Chaque inscription porte un numéro d'ordre. Il n'est laissé ni blanc, ni interligne et il n'est permis de faire aucune ratures, ni surcharges, ni transports en marge. Toute rectification est signalée par un signe distinctif placé en évidence en début de ligne. Tout montant négatif est précédé d'un signe distinctif. § 4. Les augmentations des postes d'actif et de charges sont portées à leur débit, et les diminutions à leur crédit.

Les augmentations des postes de passif et de produits sont portées à leur crédit, et les diminutions à leur débit.

A la gauche des livres figurent les comptes d'actif et de charges, et les valeurs débitrices. A la droite des livres figurent les comptes de passif et de produits, et les valeurs créditrices.

Les mouvements des comptes généraux débitent les uns au crédit des autres. § 5. Il peut être ouvert des livres auxiliaires aux livres principaux lorsque le volume des opérations le requiert. Ces livres auxiliaires, qui ne doivent pas être cotés, sont tenus suivant les mêmes règles que les livres principaux. § 6. Tous les livres sont totalisés à la fin de chaque page et de chaque mois. Ils sont clôturés au moins une fois par mois. Le cas échéant, les totaux sont reportés à la page ou au livre suivant.

Lors de chaque clôture, le comptable spécial dresse un document établissant la concordance des écritures avec l'encaisse. § 7. Tous les livres sont, sitôt clôturés à la fin de l'exercice, remis en copie au collège. Les livres et pièces justificatives sont conservés par le comptable spécial jusqu'à l'arrêt définitif des comptes.

Ils sont conservés pendant trente ans dans la zone de police. Les comptes annuels sont conservés indéfiniment.

Art. 37.La comptabilité budgétaire enregistre et justifie : 1° en recettes, les droits à recette, les non-valeurs et les irrécouvrables;2° en dépenses, les engagements et les imputations comptables. Elle est tenue en partie simple au moyen du livre-journal et du grand livre des opérations budgétaires. Elle produit le compte budgétaire à l'échéance de chaque exercice.

Art. 38.La comptabilité générale enregistre les mouvements des valeurs de bilan, les charges et les produits.

Elle est tenue en partie double, au moyen du livre-journal et du grand livre des opérations générales. Elle produit le bilan et le compte de résultat à l'échéance de chaque exercice.

Art. 39.Aux comptes généraux de bilan sont adjoints les comptes particuliers des biens de la zone de police, de ses dettes et de ses créances.

Ils sont tenus en même temps que les comptes de bilan.

Art. 40.Tous les mouvements de la comptabilité budgétaire et générale sont enregistrés au cours de l'exercice où ils se produisent.

Les opérations budgétaires imputables à un autre exercice sont spécifiées par l'indication de cet exercice.

Art. 41.La classification fonctionnelle et économique et celle des comptes généraux et particuliers ainsi que les plans comptables minima sont ceux qui ont été fixés à l'annexe de l'arrêté ministériel du 30 octobre 1990 d'exécution de l'article 44 de l'arrêté royal du 2 août 1990 portant le règlement général de la comptabilité communale. CHAPITRE II. - Des recettes et des produits Section 1re. - Des droits à recette et des produits

Art. 42.§ 1er. Seul le collège constate les droits à recette. § 2. Lorsque le droit n'est pas établi par une loi ou par un document faisant foi, le collège établit un état de recouvrement et le transmet au comptable spécial avec toutes les pièces justificatives du droit et de sa constatation.

L'état de recouvrement mentionne le nom et l'adresse du redevable, la nature et le montant de la créance, ainsi que l'exercice et l'article budgétaires.

Un état de recouvrement collectif peut être établi lorsque la justification et l'imputation comptables sont communes à plusieurs créances. § 3. Les pièces justificatives sont complétées par la mention de l'exercice et de l'article budgétaire auxquels les recettes sont imputées.

Art. 43.§ 1er. Tout droit à recette est immédiatement enregistré en comptabilité. § 2. Dans les cas suivants, le droit à recette est constaté : 1° lors du versement au comptable spécial, par d'autres membres du personnel de la zone de police, des sommes perçues au comptant pour compte de la zone de police;2° lorsqu'est prise la décision par laquelle le conseil accepte les conditions mises par l'organisme de crédit au contrat d'emprunt;3° lors de la notification, pour les dividendes, les parts bénéficiaires et le montant des dotations communales et fédérales;4° à l'échéance, pour les intérêts. § 3. Lorsque la recette est perçue sans droit ni justificatif préalables, le comptable spécial soumet au collège un état de recouvrement en double exemplaire dont le collège lui restitue un exemplaire signé pour accord.

Art. 44.Les comptes généraux sont tenus à jour en même temps que la constatation des droits en comptabilité budgétaire.

Art. 45.Les travaux, fournitures ou services effectués par la zone de police au bénéfice de tiers donnent lieu à l'établissement de factures, de déclarations de créance ou d'états de recouvrement en double exemplaire. Les factures et déclarations de créance mentionnent tous les renseignements qui doivent figurer sur tout état de recouvrement.

Toutefois, aucune facture ni déclaration de créance n'est requise pour les droits payables sur place et en espèces contre délivrance d'une quittance ou de tout autre document de preuve.

Art. 46.Les droits peuvent être provisoirement constatés en comptabilité budgétaire, encore qu'ils ne constituent pas des droits à recette.

Ces droits sont remplacés par des droits à recette lors de leur constatation.

Les droits provisoirement constatés sont en tout cas annulés à la clôture de l'exercice.

Art. 47.Le grand livre des opérations budgétaires mentionne en regard de chaque article budgétaire de recettes : 1° le libellé et le montant du crédit budgétaire;2° la date et le numéro de la pièce principale justifiant le droit à recette, la non-valeur ou l'irrécouvrable et, le cas échéant, le numéro du compte particulier;3° le montant des droits à recette, des non-valeurs et des irrécouvrables numérotés au jour le jour en les distinguant des droits provisoirement constatés;4° la différence entre le crédit budgétaire et le total des droits à recettes, sous déduction des irrécouvrables et des non-valeurs.

Art. 48.Le comptable spécial tient à l'égard de chaque redevable un compte particulier qui mentionne, outre l'identité du redevable : 1° la date, le montant et le numéro du droit constaté;2° la date, le montant et la référence des recouvrements;3° les non-valeurs et irrécouvrables. Les droits établis par voie de relevés collectifs peuvent être enregistrés dans un compte global par redevance et par exercice. Section 2. - Des recettes

Art. 49.Dès qu'il est en possession des documents constatant les droits de la zone de police, le comptable spécial contrôle la régularité de ces documents et de leurs justificatifs, ainsi que leur imputation en comptabilité budgétaire et générale.

Art. 50.Le comptable spécial porte régulièrement par écrit à la connaissance du collège les mesures prises en vue d'opérer le recouvrement des créances.

Si un débiteur ne s'exécute pas dans les délais impartis et s'il n'existe pas de titre exécutoire, le comptable spécial en informe par écrit le collège, en vue de l'application éventuelle de l'article 270 de la nouvelle loi communale, comme complété par l'article 210 de la loi.

Les créances de la zone de police dont la perception est devenue incertaine seront transférées dans un compte "débiteurs douteux" de la comptabilité générale, sur base de la décision du collège prise sur rapport du comptable spécial.

Art. 51.§ 1er. Le comptable spécial comptabilise les droits à recette recouvrés.

Il comptabilise également les sommes indûment recouvrées. § 2. Lorsque les montants sont versés en espèces, le comptable spécial délivre une quittance ou toute autre preuve de paiement.

Art. 52.§ 1er. Le comptable spécial porte en non-valeurs les dégrèvements et remises dûment autorisés par le collège, qui lui notifie les autorisations. § 2. Le comptable spécial porte en irrécouvrables : 1° les sommes dues par des redevables dont l'insolvabilité est établie par toutes pièces probantes;2° les droits constatés tombant en annulation du chef d'erreurs matérielles. CHAPITRE III. - Des dépenses et des charges Section 1re. - Disposition préliminaire

Art. 53.Sauf exception établie par une loi ou le présent arrêté, nulle dépense ne peut être acquittée qu'après son engagement définitif, son imputation aux articles budgétaires, l'enregistrement dans les comptes généraux des factures entrantes, son imputation aux comptes généraux et particuliers, son ordonnancement par le collège et l'établissement d'un mandat de paiement conformément à l'article 250 de la nouvelle loi communale et à l'article 34, 4°, de la loi. Section 2. - De l'engagement

et de l'imputation des dépenses et des charges

Art. 54.Le collège est seul habilité à procéder à des engagements.

L'engagement procède d'une obligation résultant d'une loi, d'une convention ou d'une décision unilatérale du conseil ou du collège.

L'engagement réserve tout ou partie d'un crédit budgétaire à une fin exclusive de toute autre destination.

L'engagement mentionne : 1° le nom du créancier ou de l'ayant droit;2° le montant présumé;3° l'exercice et l'article budgétaire.

Art. 55.L'engagement d'une dépense peut être effectué à titre provisoire si le collège décide de réserver tout ou partie d'un crédit budgétaire à l'exécution d'une obligation prévisible de la zone de police.

Cet engagement est acté dans les articles budgétaires; il est remplacé en tout ou en partie par un engagement définitif et, en tout cas, annulé à la clôture de l'exercice.

Art. 56.Lorsque les dépenses peuvent être justifiées par une simple facture acceptée, le service intéressé par la dépense effectue toute commande au moyen d'un bon de commande visé par le collège, préalablement à son envoi.

Le créancier de la commune doit produire une facture, en double exemplaire, accompagnée du bon de commande et adressée au collège.

Art. 57.Les engagements de dépenses sont portés au grand livre des opérations budgétaires dès qu'il y est procédé conformément à l'article 54.

Art. 58.Le grand livre des opérations budgétaires mentionne, en regard de chaque compte de dépenses : 1° le libellé et le montant du crédit budgétaire;2° la date et le numéro de la pièce principale et, le cas échéant, le numéro de compte particulier;3° le montant des engagements numérotés, au jour le jour, sur chaque crédit budgétaire, en distinguant les engagements provisoires des engagements définitifs;4° le montant imputé sur chaque engagement;5° le solde du crédit budgétaire.

Art. 59.Le collège procède immédiatement à l'enregistrement des factures ou documents en tenant lieu. L'enregistrement se fait de telle sorte que la date d'échéance soit aisément consultable à tout moment.

Les factures sont visées pour réception par l'agent chargé du contrôle des fournitures ou des services prestés.

Art. 60.Les factures et autres pièces de dépenses sont transmises au comptable spécial avec tous les documents justificatifs de la régularité de la dépense qu'elles entraînent.

Le comptable spécial, après avoir contrôlé ces documents, procède à l'imputation aux comptes budgétaires et généraux ou, en cas de désaccord, les transmet au collège.

L'imputation aux comptes généraux consiste à enregistrer la charge et les mouvements du bilan liés à la dépense.

L'imputation aux comptes budgétaires consiste à y porter la somme réellement due en suite de l'engagement et, s'il échet, à corriger l'engagement. Section 3. - De l'établissement des mandats de paiement

Art. 61.§ 1er. Les mandats de paiement mentionnent : 1° la date de leur émission;2° l'exercice en cours;3° l'article du budget;4° l'exercice d'origine;5° la nature de la dépense;6° le numéro de l'engagement;7° les ayants droit;8° la somme à payer. Le cas échéant, le mandat peut également indiquer le mode de paiement.

Les mandats à payer en espèces à des organismes non dotés de la personnalité juridique font mention du nom, du prénom et de la qualité de deux personnes chargées de l'encaissement des fonds.

Les mandats collectifs sont en outre appuyés d'un état mentionnant le détail des dépenses. § 2. Toutes les pièces justificatives sont jointes au mandat de paiement et y restent attachées.

Les pièces justificatives relatives à plusieurs mandats successifs sont jointes au premier d'entre eux. § 3. Les modifications apportées aux écritures figurant sur les mandats de paiement doivent être signées par les personnes visées à l'article 53 de cet arrêté.

Art. 62.Il n'y a pas lieu d'établir un mandat de paiement : 1° lors du paiement d'une recette effectuée pour le compte d'un tiers;2° lors du remboursement à un tiers d'une somme qu'il a payée erronément.

Art. 63.Le comptable spécial porte dans la comptabilité les paiements en cours d'exécution. Section 4. - Du paiement des dépenses

Art. 64.Le comptable spécial renvoie au collège tout mandat non régulier, en faisant connaître les motifs pour lesquels il refuse le paiement.

Art. 65.Le numéro du compte financier des créanciers de la zone de police doit être indiqué sur les contrats, factures, déclarations de créances et autres pièces relatives à la liquidation des sommes dues pour travaux, fournitures, ou services quelconques. CHAPITRE IV. - Des comptes annuels Section 1re. - De la clôture des comptes

Art. 66.Entre le 1er décembre de l'exercice budgétaire à clôturer et le 15 février de l'année suivante, il est procédé aux opérations suivantes : 1° le relevé des soldes disponibles sur les crédits budgétaires est remis aux agents ou services gestionnaires;2° ceux-ci remettent au comptable spécial les pièces en cours d'imputation dont l'enregistrement aux articles budgétaires doit être effectué le plus rapidement possible;3° le comptable spécial établit ensuite la liste des engagements en cours et la fait compléter par les gestionnaires, qui y mentionnent les engagements à clôturer;4° l'apurement des articles budgétaires est effectué en totalisant les engagements clôturés et en mettant en évidence chaque engagement non clôturé;5° un premier relevé provisoire de la situation des crédits budgétaires, engagements et imputations est établi et transmis aux gestionnaires qui y portent les engagements et les imputations restant à effectuer;6° sur base du relevé provisoire, le comptable spécial comptabilise définitivement et de manière distincte : a) les engagements clôturés;b) les engagements en réduction;c) le total des engagements;d) les crédits engagés, non clôturés et à reporter à l'exercice suivant;e) les crédits sans emploi;7° le collège arrête aussitôt la liste des crédits et engagements à reporter, par engagement et par article budgétaire;8° les reports visés au 7° sont inscrits aux articles budgétaires de l'exercice suivant. Section 2. - De l'établissement des comptes annuels

Art. 67.Après la clôture des grands livres et l'arrêt par le collège de la liste des crédits budgétaires et des engagements reportés à l'exercice suivant, le comptable spécial dresse le compte budgétaire.

Art. 68.§ 1er. Le compte budgétaire récapitule chaque article budgétaire du grand livre des opérations budgétaires et établit la somme des articles budgétaires selon la classification fonctionnelle et économique du budget.

Il mentionne : 1° le résultat budgétaire, soit la différence entre, d'une part, les droits constatés diminués des non-valeurs et irrécouvrables et, d'autre part, les engagements;2° le résultat comptable, soit la différence entre, d'une part, les droits constatés diminués des non-valeurs et irrécouvrables et, d'autre part, les imputations de dépenses. Le résultat comptable constitue le solde à reporter à l'exercice suivant. Ce résultat inclut les résultats comptables cumulés des exercices antérieurs. § 2. Au compte budgétaire sont jointes : 1° la liste par article des crédits budgétaires et des engagements à reporter à l'exercice suivant;2° la liste par compte particulier et par exercice des droits constatés à recouvrer et dans laquelle les débiteurs douteux sont mentionnés séparément.

Art. 69.Avant l'établissement du bilan, il est procédé à la réévaluation visée à l'article 20, § 1er, aux amortissements visés à l'article 21 et à l'établissement de l'inventaire arrêté au 31 décembre.

Art. 70.Le compte de résultats et le bilan sont établis sur la base des soldes de la balance définitive des comptes généraux.

Art. 71.Les comptes annuels, signés par le comptable spécial, sont transmis au collège avant le 1er mars de l'exercice suivant.

Après vérification, le collège certifie que tous les actes relevant de sa compétence ont été correctement portés aux comptes.

Art. 72.Les comptes définitivement approuvés sont notifiés au comptable spécial.

Les écritures des livres sont, s'il y a lieu, rectifiées conformément aux comptes approuvés.

TITRE V. - DU COMPTABLE SPECIAL ET DU COMPTE DE FIN DE GESTION CHAPITRE Ier. - Du comptable spécial

Art. 73.Le comptable spécial transmet au collège, à la fin de chaque mois, le document établissant la concordance des écritures, visé à l'article 36, § 6, alinéa 2.

Art. 74.La vérification de l'encaisse a lieu sans avertissement préalable.

L'autorité chargée de la vérification peut exiger l'accès aux bureaux du comptable spécial, même s'ils sont établis à son domicile privé.

Elle peut se faire accompagner, sans dégager aucunement sa responsabilité, d'un technicien et d'une personne chargée de tenir les écritures de la vérification.

Lors de cette vérification, le comptable spécial est tenu de présenter tous livres, pièces, valeurs et de fournir tous renseignements sur sa gestion et sur l'avoir de la zone de police.

Art. 75.En vue d'assurer l'exactitude des comptes en cas de déficit, de vol ou de perte, une créance d'un même montant est ouverte en comptabilité générale.

Dès notification de la décision définitive prise à ce sujet, le comptable spécial porte, le cas échéant, en dépense le montant pour lequel il a obtenu décharge.

Art. 76.Le comptable spécial est responsable des actes, titres et documents qui lui sont confiés.

Il est tenu : 1° d'avertir le collège de l'expiration des contrats, au moins six mois à l'avance;2° d'empêcher la prescription des droits de la zone de police et de veiller à la conservation des domaines, privilèges et hypothèques;3° de requérir l'inscription au bureau des hypothèques de tous titres qui en sont susceptibles;4° d'avertir le collège du vol ou de la perte des actes, titres et documents qui lui sont confiés. Le comptable spécial ne peut se dessaisir des livres et documents qui lui sont confiés, ni en délivrer des copies ou extraits, sans y être autorisé par le collège. CHAPITRE II. - Du compte de fin de gestion

Art. 77.§ 1er. Le comptable spécial démissionnaire ne cesse ses fonctions que lors de l'installation de son successeur.

Il dresse à ce moment un inventaire en triple expédition des documents, livres, mobilier, matériel et objets remis au comptable spécial. Cet inventaire est signé par les deux comptables spéciaux qui en gardent chacun une expédition. La troisième expédition est déposée aux archives de la zone de police. Lorsqu'il s'agit d'un receveur régional, une quatrième expédition est dressée et est conservée aux archives du gouvernement provincial. § 2. En cas de décès, révocation, suspension du comptable spécial ou s'il se trouve dans l'impossibilité de dresser le compte de fin de gestion, toutes les mesures conservatoires requises sont prises et l'inventaire est dressé à l'intervention du collège.

Dès que le remplaçant est désigné, cet inventaire lui est remis.

Art. 78.§ 1er. Après l'inventaire, le compte de fin de gestion est dressé, signé et certifié exact par le comptable spécial sortant et accepté sous réserve par le comptable spécial entrant. § 2. En cas de retard ou de refus du comptable spécial sortant de remettre au successeur le compte de fin de gestion, le collège le met en demeure de satisfaire à ses obligations.

Cette mise en demeure est faite par exploit d'huissier de justice qui fixe le délai d'exécution.

Si, à l'expiration de ce délai, la sommation est restée sans suite, le collège dresse le compte de fin de gestion d'après les éléments en sa possession.

Les frais de sommation et d'expert sont imputés au compte de fin de gestion à charge du comptable spécial sortant.

Un exemplaire du compte est transmis au comptable spécial sortant, avec invitation à formuler ses observations dans les trente jours. § 3. En cas de décès ou de révocation du comptable spécial ou si le comptable spécial sortant se trouve dans l'impossibilité de dresser le compte de fin de gestion, le collège le dresse.

Un exemplaire du compte est transmis au comptable spécial sortant ou à ses ayants cause, avec invitation à formuler leurs observations dans les trente jours. § 4. Le compte de fin de gestion, accompagné, s'il échet, des observations du comptable spécial sortant ou de ses ayant cause, est soumis au conseil, qui l'arrête.

Art. 79.Les articles 77, § 2, et 78, §§ 2 à 4, sont applicables au receveur régional-comptable spécial, sous la réserve que les attributions confiées par ces dispositions au collège ou au conseil sont exercées par le gouverneur de la province.

Art. 80.Le compte de fin de gestion comprend : 1° les résultats des derniers comptes annuels arrêtés définitivement;2° les comptes annuels des exercices ultérieurs qui ne sont pas arrêtés définitivement;3° les opérations qui ne sont pas encore portées dans un compte annuel. Il mentionne que les fonds, valeurs, titres et documents comptables justificatifs ont été remis au comptable spécial entrant et que celui-ci s'engage à rendre compte des opérations visées à l'alinéa 1er, 3°, dans les comptes annuels à présenter ultérieurement, sous réserve de tous droits en cas d'erreur, omission, faux ou double emploi.

En cas de déficit de caisse, une créance du montant du déficit est ouverte en comptabilité générale à charge du comptable spécial sortant.

Une expédition du compte de fin de gestion est remise, après qu'il ait été arrêté : 1° au comptable spécial sortant ou à ses ayants cause;2° au comptable spécial entrant;3° au collège.

Art. 81.Dès qu'il a été statué définitivement sur le compte de fin de gestion, les écritures comptables sont modifiées en conséquence, s'il y a lieu.

Art. 82.Le déficit mis à charge des receveurs régionaux est remboursé à la zone de police par le fonds de garantie institué par l'arrêté royal du 16 mars 1935 relatif au fonds de garantie de la gestion des receveurs communaux régionaux et récupéré sur les receveurs régionaux en débet par l'administration de la taxe sur la valeur ajoutée, de l'enregistrement et des domaines.

TITRE VI. - DISPOSITIONS DIVERSES

Art. 83.Les comptes annuels et les comptes de fin de gestion ne peuvent plus être modifiés lorsque ces comptes ont été approuvés définitivement.

Toutefois, en cas d'erreur, omission, faux ou double emploi, le comptable spécial ou le conseil peuvent, au cours des trente ans qui suivent l'approbation définitive de ces comptes, demander leur révision à l'autorité habilitée à les arrêter définitivement.

La demande précise les faits qui justifient la révision.

Art. 84.Au 1er janvier 2002, la zone de police établit un inventaire et un bilan initial.

Art. 85.Le présent arrêté entre en vigueur à la date de sa publication au Moniteur belge.

Art. 86.Notre Ministre de l'Intérieur est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 5 septembre 2001.

ALBERT Par le Roi : Le Ministre de l'Intérieur, A. DUQUESNE

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