5 JUNI 2007. - Ministerieel besluit tot goedkeuring van het huishoudelijk reglement van de naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal oogmerk « APETRA »

De Minister van Energie, Gelet op de wet van 26 januari 2006 betreffende de aanhouding van verplichte voorraden aardolie en aardolieproducten en de oprichting van een agentschap voor het beheer van een deel van deze voorraad en tot wijziging van de wet van 10 juni 1997 betreffende de algemene regeling voor accijnsproducten, het voorhanden hebben, en het verkeer daarvan en de controles daarop, gewijzigd door de wet van 27 juli 2006 houdende diverse bepalingen van 27 juli 2006 en door de wet van 26 december 2006 houdende diverse bepalingen, inzonderheid op artikel 26, § 1;

Gelet op artikel 21, § 1, (f) van het koninklijk besluit van 15 juni 2006, houdende de goedkeuring van de statuten van de naamloze vennootschap van publiek recht « APETRA »;

Gelet op artikel 1, § 2, f) en g) van het koninklijk besluit van 4 oktober 2006 tot bepaling van de werking en verdere bevoegdheden van de raad van bestuur van APETRA, evenals de onverenigbaarheden met het mandaat van lid van de raad van bestuur van APETRA;

Gelet op artikel 5, §§ 3 en 4 van het koninklijk besluit van 15 juni 2006 tot bepaling van de verdere regels met betrekking tot de wijze waarop APETRA voorraden aanhoudt;

Besluit : Enig artikel. Het huishoudelijk reglement van APETRA, bedoeld in artikel 26, § 1, van de wet van 26 januari 2006 betreffende de aanhouding van verplichte voorraden aardolie en aardolieproducten en de oprichting van een agentschap voor het beheer van een deel van deze voorraad en tot wijziging van de wet van 10 juni 1997 betreffende de algemene regeling voor accijnsproducten, het voorhanden hebben, en het verkeer daarvan en de controles daarop, gevoegd in bijlage bij dit besluit, wordt goedgekeurd.

Brussel, 5 juni 2007.

M. VERWILGHEN

Bijlage bij het ministerieel besluit van 5 juni 2007 tot goedkeuring van het huishoudelijk reglement van de naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal oogmerk « APETRA » HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE NAAMLOZE VENNOOTSCHAP VAN PUBLIEK RECHT MET SOCIAAL OOGMERK APETRA

Artikel 1.Voor de toepassing van het voorliggend huishoudelijk reglement wordt verstaan onder : 1° « De wet » : Wet van 26 januari 2006 betreffende de aanhouding van een verplichte voorraad aardolie en aardolieproducten en de oprichting van een agentschap voor het beheer van een deel van deze voorraad en tot wijziging van de wet van 10 juni 1997 betreffende de algemene regeling voor accijnsproducten, het voorhanden hebben, en het verkeer daarvan en de controles daarop, gewijzigd door de wet van 27 juli 2006 houdende diverse bepalingen van 27 juli 2006 en door de wet van 26 december 2006 houdende diverse bepalingen;2° « De statuten » : de statuten van APETRA zoals bijgevoegd aan het koninklijk besluit van 15 juni 2006 tot goedkeuring van de statuten van de naamloze vennootschap van publiek recht APETRA;3° « Het koninklijk besluit van 4 oktober 2006 » : het koninklijk besluit van 4 oktober 2006 tot bepaling van de werking en verdere bevoegdheden van de raad van bestuur van APETRA, evenals van de onverenigbaarheden met het mandaat van lid van de raad van bestuur van APETRA;4° « Het koninklijk besluit van 15 juni 2006 » : het koninklijk besluit van 15 juni 2006 tot bepaling van de verdere regels met betrekking tot de wijze waarop APETRA haar voorraden aanhoudt.1. Bepalingen met betrekking tot de Raad van Bestuur 1.1. Samenstelling

Art. 2.De samenstelling van de raad van bestuur wordt bepaald in artikel 20, § 1, van de statuten. 1.2. Taken

Art. 3.§ 1. Krachtens artikel 26, § 1, van de wet bepaalt de raad van bestuur het beleid van APETRA teneinde tegemoet te kunnen komen aan de aan APETRA opgelegde voorraadplicht en houdt toezicht op de activiteiten van het directiecomité, dat hij benoemt. § 2. Krachtens artikel 1, § 2, van het koninklijk besluit van 4 oktober 2006 is de raad van bestuur met name belast met de volgende taken : a) het selecteren, benoemen en ontslaan van de leden van het directiecomité.De voorzitter en leden van de raad van bestuur kunnen geen lid zijn van het directiecomité.

Indien het directiecomité uit meer dan één directeur bestaat, verleent de raad van bestuur aan één van hen de titel van algemeen directeur en stelt het een onderlinge taakverdeling vast.

De raad van bestuur legt de regels vast inzake de bezoldiging en verdere arbeidsvoorwaarden van deleden van het directiecomité. b) het voordragen van een lijst met kandidaat-voorzitters waaruit de Minister de voorzitter van de raad van bestuur aanduidt;c) het beheerscontract evenals elke wijziging ervan goedkeuren;d) elk jaar een ondernemingsplan, opgesteld door het directiecomité, goedkeuren, alsmede het in artikel 661, 6° van het Wetboek van Vennootschappen bedoelde bijzonder verslag, waarvan de ontwerpen door het directiecomité worden voorgelegd. Het ondernemingsplan betreft een voortschrijdend meerjarenbedrijfsplan, waarin opgenomen zijn een aan- en verkoopplan, een verversing- en opslagplan en een daarmee verbonden financieringsplan. De onderdelen van het ondernemingsplan die de uitvoering van de taken van openbare dienst betreffen worden voor toetsing aan de bepalingen van het beheerscontract ter goedkeuring voorgelegd aan de Minister. De andere elementen worden hem ter informatie meegedeeld; e) Het goedkeuren van de door het directiecomité voorgelegde inventaris en de jaarrekeningen, met inbegrip van de balans, de resultatenrekening en de toelichting alsmede het jaarverslag, bedoeld in de artikelen 95 en 96 van het Wetboek van Vennootschappen;f) het vaststellen, samen met het directiecomité, van het huishoudelijk reglement, evenals het vastleggen van andere reglementen;g) het vastleggen van specifieke regels inzake de aankoop en verkoop van eigen voorraden, inzake de toekenning van reserveringsovereenkomsten en de overeenkomsten inzake opslagcapaciteit;h) het aanreiken van objectieve elementen voor een eventuele herziening van de berekeningsformule en elk element van deze formule voor de bijdrage ter financiering van APETRA;i) de andere bevoegdheden die door de wet en haar uitvoeringsbesluiten, door de krachtens de wet aangenomen statuten en door de gecoördineerde wetten op de handelsvennootschappen uitdrukkelijk aan de Raad van bestuur worden toegewezen.

Art. 4.Krachtens artikel 5, § 1, van het koninklijk besluit van 15 juni 2006 waakt APETRA over de betrouwbaarheid van haar contractanten en over de beschikbaarheid en kwaliteit van de ter beschikking gestelde hoeveelheden.

Voor het aanvaarden van ter beschikking gestelde hoeveelheden legt de raad van bestuur, op voorstel van het directiecomité, specifieke voorwaarden en regels vast die deze waakzaamheid en verantwoordelijkheid weerspiegelen. Deze specifieke voowaarden en regels worden bepaald in de artikelen 17 en 18 van onderhavig huishoudelijk reglement.

Op voorstel van het directiecomité keurt de raad van bestuur de bestekken en typecontracten van APETRA, voor ter beschikking gestelde hoeveelheden, voor de aankoop van producten en ruwe aardolie en voor het huren en verwerven van opslagcapaciteiten goed.

Het directiecomité mag telkens gebruik maken van de goedgekeurde bestekken en typecontracten op voorwaarde dat de algemene doelstellingen van het beleidsplan gerespecteerd worden.

Krachtens artikel 5, § 4, van het koninklijk besluit van 15 juni 2006 legt de raad van bestuur, op voorstel van het directiecomité, voor de aankoop en verkoop van eigen voorraden specifieke voorwaarden en regels vast. Deze specifieke voorwaarden en regels worden bepaald in de artikelen 20 en 21 van onderhavig huishoudelijk reglement.

Art. 5.§ 1. Krachtens artikel 28, § 2, van de statuten benoemt de raad van bestuur de andere commissaris-revisor. Deze commissaris-revisor controleert en certificeert de rekeningen. Tevens controleert en certificeert hij de rekeningen die het directiecomité openbaar maakt en elk gegeven vermeld in de reglementering betreffende het dekken van de werkingskosten van APETRA. De raad van bestuur beslist over het einde van het mandaat van de commissaris-revisor. § 2. Elke drie maanden legt de financieel directeur de resultatenrekeningen aan de raad van bestuur voor.

De raad van bestuur stelt jaarlijks de jaarrekening op. De bestemming van de winst gebeurt conform artikel 32 van de statuten. 1.3. Werking a. Frequentie - oproeping - voorzitterschap Art.6. § 1. Krachtens artikel 22 van de statuten vergadert de raad van bestuur ten minste vier maal per jaar en voorts zo dikwijls de voorzitter daartoe oproept of ten minste drie leden de wens daartoe aan de voorzitter te kennen geven.

De oproepingen vermelden de plaats, datum, uur en de agenda van de vergadering en worden ten minste 5 werkdagen voor de vergadering per brief, fax of op elke andere schriftelijke wijze verzonden samen met de reeds beschikbare werkdocumenten.

De regeringscommissaris wordt op dezelfde wijze opgeroepen.

De vergaderingen van de raad van bestuur vangen bij voorkeur om 17h30 aan. § 2. De voorzitter opent en besluit de vergaderingen van de raad van bestuur. Hij leidt de debatten en beschikt daartoe over alle nodige macht. Hij vertegenwoordigt de Raad.

Wanneer de voorzitter verhinderd is, wordt het voorzitterschap waargenomen door het in leeftijd oudste aanwezige lid. Het in leeftijd oudste aanwezige lid beschikt in dat geval over dezelfde rechten en plichten als de voorzitter en wordt waarnemend voorzitter genoemd. b. Stemrecht en besluitvorming - uitnodiging van derden Art.7. Krachtens artikel 23, § 1, van de statuten, hebben de leden van de raad van bestuur stemrecht. De Voorzitter heeft enkel stemrecht in geval van staking van stemmen. Vooraleer zijn beslissende stem uit te brengen, zal de Voorzitter in dat geval vooreerst een verzoenende actie ondernemen, teneinde een consensus te bereiken. Hierbij kan de besluitvorming genomen met toepassing van artikel 8, § 2, van onderhavig huishoudelijk reglement. Deze verzoeningsperiode mag niet meer bedragen dan 14 dagen waarna de Voorzitter, bij ontstentenis van een meerderheid, zijn beslissende stem uitbrengt.

De regeringscommissaris en de onafhankelijke expert wonen met raadgevende stem de Raad van Bestuur bij.

Art. 8.§ 1. Krachtens artikel 23, § 2, van de statuten kunnen geldige besluiten slechts worden genomen in een vergadering waarin ten minste 4 van de leden van de raad van bestuur (de Voorzitter niet meegerekend) aanwezig zijn. Wanneer dit aanwezigheidquorum niet wordt bereikt, wordt de Raad binnen de maand opnieuw bijeengeroepen met dezelfde agenda en beraadslaagt hij dan geldig, ongeacht het aantal aanwezige leden.

Voor zover in reglementen van APETRA niet anders is bepaald, is voor het tot stand komen van een besluit een gewone meerderheid van stemmen vereist.

Indien een lid van de raad van bestuur niet aanwezig kan zijn in een vergadering, kan hij zich laten vertegenwoordigen door een ander lid van de raad van bestuur mits volmacht. Het geven van een van volmacht aan de voorzitter van de raad is hierbij niet mogelijk.

De volmacht wordt schriftelijk en nominatief aan de voorzitter gemeld voorafgaand aan de aanvang van de vergadering. § 2. Een beslissing over een agendapunt kan tevens via een schriftelijke procedure genomen worden en dit in de volgende gevallen : 1° indien de raad van bestuur hiertoe beslist op de vergadering waarop het betreffende punt geagendeerd werd, of;2° in geval van hoogdringendheid, kan de Voorzitter van de Raad van bestuur toepassing maken van de schriftelijke procedure.In dat geval worden de leden van de raad van bestuur en de Regeringscommissaris hiervan per brief of per fax of op elk andere schriftelijke wijze op de hoogte gebracht van de reden van hoogdringendheid en de te nemen beslissing. Daarnaast licht de Voorzitter van de Raad van Bestuur de te nemen beslissing toe.

De leden van de raad van bestuur dienen zich vervolgens binnen de door de Voorzitter vooropgestelde termijn én akkoord te verklaren met de toepassing van de schriftelijke procedure én met de te nemen beslissing.

De beslissing genomen met toepassing van de schriftelijke procedure wordt op de eerstkomende vergadering van de raad van bestuur bekrachtigd. § 3. In geval van schriftelijke procedure vangt de beroepstermijn van de regeringscommissaris, zoals bedoeld in artikel 2, § 6, van het koninklijk besluit van 16 november 2006 tot vaststellen van de regelen aangaande de controle op APETRA, aan de dag nadat de Regeringscommissaris kennis heeft gekregen van de door de leden van de raad van bestuur genomen beslissing

Art. 9.Krachtens artikel 25, § 3, van de statuten worden de leden van het directiecomité uitgenodigd op alle vergaderingen van de raad van bestuur en hebben er een raadgevende stem.

Art. 10.De vergaderingen van de raad van bestuur zijn niet openbaar.

Indien de meerderheid van de leden van de raad van bestuur het voorafgaand aan de volgende vergadering het nuttig acht, kunnen personen wiens expertise of advies gewenst is, uitgenodigd worden op een bijeenkomst van de raad van bestuur. De aanwezigheid van deze experten wordt steeds voorafgaand in de uitnodiging en agenda van de vergadering vermeld.

Art. 11.§ 1. Krachtens artikel 4, § 1, van het koninklijk besluit van 4 oktober 2006 mag een lid van de raad van bestuur de betreffende beraadslagingen van de raad van bestuur niet bijwonen, noch deelnemen aan de stemming, indien hij, rechtstreeks of onrechtstreeks, een tegengesteld belang heeft bij een beslissing, advies of andere akte van APETRA. Hij moet de overige leden van de raad van bestuur hiervan vooraf inlichten, die daarvan melding moet maken in de notulen van de vergadering. § 2. De raad van bestuur let op de correcte toepassing van de wettelijke beperkingen aangaande verenigbaarheid van het mandaat met andere mandaten of functies. Wanneer een bestuurder de bepalingen van de vorige paragraaf lid miskent, wordt toepassing gemaakt van artikel 4, § 2, van het koninklijk besluit van 4 oktober 2006. c. Secretariaat en verslaggeving Art.12. § 1. Het secretariaat van de raad van bestuur wordt verzorgd door de administratief directeur van APETRA. De Algemeen Directeur stelt de notulen van de vergadering op en mag zich desgevallend hiervoor laten bijstaan door de administratief directeur. Het secretariaat zorgt voor de verzending van de uitnodigingen van de vergadering en van de verdeling van de documenten van de bijeenkomsten. § 2. Krachtens artikel 3, § 3, van het koninklijk besluit van 4 oktober 2006 worden de beraadslagingen van de raad van bestuur vastgesteld in notulen die door de aanwezige leden worden ondertekend.

De afschriften, uittreksels, in rechte of anderszins voor te leggen, worden door twee bestuurders ondertekend. § 3. De notulen worden door de secretaris van de vergadering op een synthetische wijze neergeschreven en geven de beslissingen weer. Elke aanwezige op de vergadering kan eisen dat zijn standpunt uitdrukkelijk wordt opgenomen in de notulen. § 4. De Voorzitter en de leden van de raad van bestuur ontvangen de voorlopige versie van de notulen binnen de vijftien dagen na de vergadering rechtstreeks vanwege het secretariaat.

De leden van de raad van bestuur en andere aanwezigen maken hun bemerkingen op deze voorlopige versie van de notulen over aan het secretariaat van de raad. Het secretariaat groepeert de ontvangen bemerkingen.

Deze bemerkingen worden samen met de voorlopige notulen op de eerstvolgende vergadering ter goedkeuring aan de Raad van bestuur voorgelegd. 2. Bepalingen met betrekking tot het directiecomité 2.1. Samenstelling

Art. 13.Krachtens artikel 27, § 1, van de wet worden de leden van het directiecomité geselecteerd, benoemd en ontslagen door de raad van bestuur. Zij worden gekozen omwille van hun kennis inzake de aardoliemarkt en zijn niet actief in een commerciële maatschappij.

De raad van bestuur stelt de taakverdeling tussen de leden vast en verleent aan één van hen de titel van algemeen directeur. Het mandaat van lid van het directiecomité bedraagt zes jaar en is hernieuwbaar. 2.2. Taken

Art. 14.Het directiecomité van APETRA is, krachtens artikel 25, § 1, van de statuten, belast met het beheer en de dagelijkse leiding van de activiteiten van APETRA en met de tenuitvoerlegging van de besluiten van de raad van bestuur. Het stelt alle handelingen die nodig of dienstig zijn voor de uitvoering van de opdrachten van openbare dienst.

Conform artikel 21, § 2, d, van de statuten stelt het directiecomité het ondernemingsplan op en legt dit ter goedkeuring voor aan de Raad van Bestuur.

Krachtens artikel 25, § 6, van de statuten wordt de vennootschap in rechte en in de akten, hierin begrepen deze waarvoor het optreden van een ministeriële ambtenaar of een notaris vereist is, geldig vertegenwoordigd door twee leden van het directiecomité die gezamenlijk handelen. Dit zonder afbreuk te doen aan de algemene bevoegdheid van vertegenwoordiging van de raad van bestuur als college.

Het directiecomité brengt regelmatig verslag uit aan de raad van bestuur Krachtens artikel 28 van de wet wordt het personeel van APETRA aangeworven en tewerkgesteld door het directiecomité krachtens arbeidsovereenkomsten beheerst door de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten.

Krachtens artikel 31, § 2, van de wet wordt APETRA bij de onderhandelingen over het beheerscontract vertegenwoordigd door haar algemeen directeur. Het beheerscontract wordt ter goedkeuring aan de raad van bestuur van APETRA voorgelegd die bij volstrekte meerderheid beslist. 2.3. Taakverdeling tussen de leden van het directiecomité

Art. 15.Krachtens artikel 27, § 1, van de wet stelt de raad van bestuur de taakverdeling tussen de leden van het directiecomité vast.

Elke directeur is verantwoordelijk voor de organisatie en de interne en externe werking van de diensten die hem zijn toevertrouwd, alsook voor de courante externe relaties verbonden aan de werkzaamheden van zijn directie.

Op het moment van inwerkingtreding van het besluit tot goedkeuring van voorliggend huishoudelijk reglement wordt de taakverdeling tussen de leden van het directiecomité van APETRA door de raad van bestuur bepaald als volgt. 1° De Algemeen Directeur is belast met het goed beheer en de efficiënte dagelijkse leiding van de activiteiten van APETRA, en met de ten uitvoerlegging van de besluiten van de Raad van Bestuur. Hij zal in de uitoefening van zijn mandaat op een collegiale wijze samenwerken met de andere directieleden maar zal de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid hebben. Hij is eindverantwoordelijk voor alle genomen beslissingen die nodig of dienstig zijn voor de opdrachten, zoals beschreven in de wet van 26 januari 2006 m.b.t. APETRA en haar uitvoeringsbesluiten en statuten, en voor haar taken van openbare dienst, die luiden als volgt : het afsluiten van overeenkomsten over ter beschikking gestelde hoeveelheden met binnen- en buitenlandse aardoliemaatschappijen; het aankopen van aardolie en/ of aardolieproducten om te voldoen aan de eisen inzake eigen voorraad; het huren, kopen of bouwen van opslagcapaciteit voor het onderbrengen van de verplichte voorraden in eigendom van APETRA;

De specifieke deeltaken van de Algemeen Directeur zijn als volgt : Hij heeft de dagelijkse leiding en verantwoordelijkheid over de organisatie en activiteiten van APETRA en met de tenuitvoerlegging van de strategie zoals besloten door de Raad van Bestuur. De Algemeen directeur legt verantwoording af aan de raad van bestuur en is verantwoordelijk voor de regelmatige rapportering aan de raad van bestuur.

Hij is verantwoordelijk voor de opmaak en uitvoering na goedkeuring door de Raad van Bestuur van het ondernemingsplan, een voortschrijdend meerjarenbedrijfsplan, waarin opgenomen zijn een aan- en verkoopplan, een verversing- en opslagplan en een daarmee verbonden financieel plan.

Hij is verantwoordelijk voor het personeelsbeleid, voor de recrutering en opleiding van het personeel van APETRA;

Hij heeft de beslissingsbevoegheid over alle transacties en diensten verleend door derden, binnen de limieten zoals gesteld door de Wetgever en overeenkomstig de besluiten van de Raad van Bestuur.

Hij is verantwoordelijk voor de operationele aspecten van de inzet van de verplichte voorraden beheerd door APETRA ten tijde van een bevoorradingscrisis en dit zowel in het kader van APETRA's rol binnen de nationale crisisorganisatie als naar de contractanten van APETRA toe.

Hij is verantwoordelijk voor veiligheids- en milieuaspecten.

Hij beheert de kwaliteit- en kwantiteitsopvolging.

Hij onderhoudt de relaties van APETRA met de internationale zusteragentschappen voor strategische opslag. 2° De Administratief Directeur is verantwoordelijk voor de opvolging, zowel binnen APETRA als samen met alle betrokken instanties, van de specifieke wetgeving met betrekking tot APETRA, en dit zowel op nationaal als internationaal vlak. Hij is verantwoordelijk voor het administratieve beleid van de onderneming, met uitzondering van de financiële taken.

Hij waakt over het respecteren van de administratieve regels van toepassing op een naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal oogmerk en voert de relatie met de toezichthoudende overheden.

De specifieke deeltaken zijn als volgt : Hij bouwt binnen APETRA alle structuren uit nodig om aan de bepalingen van de wet en de besluiten met betrekking op APETRA te voldoen.

Hij staat in voor de informaticamiddelen en de website van APETRA. Hij is verantwoordelijk voor opstellen van wettelijke voorziene verslaggeving.

Hij is webmaster van APETRA. Hij staat in voor de administratieve en juridische uitwerking van het crisisluik van APETRA. Hij geeft administratieve ondersteuning bij het afwerken van transacties en openbare aanbestedingsprocedures. 3° De financieel directeur is verantwoordelijk voor het financiële beleid van de onderneming.Hij voert de boekhouding en de relaties met de Revisoren en de Banken.

In het bijzonder bepaalt hij de financiële behoeftes, zowel op korte, middellange als lange termijn, en zorgt ervoor, dat APETRA op de meest gunstige manier in deze behoeftes kan voorzien De functieomschrijving omvat volgende elementen : 1. Financiële planning : Het voorbereiden van begrotingen en financiële meerjarenplanningen, gekoppeld aan het beleidsplan dat door het directiecomité van APETRA wordt opgemaakt. Voeren van de boekhouding, voorbereiden van de jaarrekening die door de Raad van Bestuur wordt goedgekeurd. Rapporteren van tussentijdse resultaten en opmaken van variantieanalyses tov. Budget t.b.v. de begrotingsbewaking; Het opstellen van liquiditeitsprognoses, financieringsschema's en het bewaken daarvan; 2. Financiering : Het signaleren van en suggesties aandragen voor de voorziening in kredietbehoeftes;keuze van de juiste financieringsvorm aan de raad van bestuur.

Het voorbereiden tot het afsluiten, verlengen en aflossen van leningen;

Het opstellen van overzichten kredieten, bijdragen voor APETRA voorzien in de wet.

Het cash management; betalingen en valutatransacties en de bewaking van de inning van vorderingen en tegoeden;

Geeft financiële ondersteuning bij het afwerken van transacties; 3. Accounting en tax management : Is verantwoordelijk voor de voorraadadministratie inclusief (kost)prijzenregistratie, voorraadwaardering en voorraadverloopoverzichten. Legt voorstellen van de waarderingsregels en boekhoudprincipes ter goedkeuring voor aan de Raad van Bestuur.

Doet de aangiften van vennootschapsbelastingen, de Belastingen op de Toegevoegde Waarde en de diverse voorheffingen.

Voert de personeelsadministratie, ziekmeldingen, verloven etc.; de salarisadministratie;de administratie van personeelsgebonden verzekeringen.

Beheert de verzekeringen onder meer m.b.t. de voorraden die APETRA beheert. 3. De vertrouwelijkheid en discretie Art.16. § 1. De leden en andere personen die deelnemen aan de bijeenkomsten van de raad van bestuur, aan de werkgroepen van APETRA of deel uitmaken van het directiecomité of personeel van APETRA houden zich aan het bewaren van de geheimhouding van de beraadslagingen en de verslagen van de raad van bestuur en aan de discretie over alle informatie waarvan zij kennis nemen binnen het kader van hun werkzaamheden. § 2. Conform artikel 11 van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten maken het directiecomité van APETRA en elke persoon die in het kader van zijn functie bij APETRA of van zijn aanwezigheid op bijeenkomsten van APETRA kennis heeft van vertrouwelijke informatie over een opdracht of die hem in het kader van de gunning en uitvoering van een opdracht, door kandidaten, inschrijvers, aannemers, leveranciers of dienstverleners werd verstrekt, deze informatie niet bekend. Deze informatie heeft meer bepaald betrekking op de technische of commerciële geheimen en op de vertrouwelijke aspecten van de offertes.

De voorvermelde personen dragen er zorg voor, dat kandidaten, inschrijvers of derden geen toegang tot de documenten betreffende de gunningprocedure van de opdrachten zolang APETRA geen beslissing heeft genomen, naar gelang het geval, over de selectie van de kandidaten, de regelmatigheid van de offertes, de gunning van de opdracht of de beslissing om de procedure stop te zetten. § 3. Gelet op de gelijke behandeling van alle potentiële deelnemers aan raamovereenkomsten of opdrachten van APETRA, maken het directiecomité van APETRA en elke persoon die in het kader van zijn functie bij APETRA of van zijn aanwezigheid op bijeenkomsten van APETRA beschikt over teksten van raamovereenkomsten of opdrachten van APETRA deze slechts publiek op het ogenblik waarop deze documenten voor iedereen via nationale of Europese publicatie toegankelijk zijn. § 4. Elke inbreuk op de bepalingen van dit artikel dient gemeld te worden aan de voorzitter van de raad van bestuur en aan de regeringscommissaris. De voorzitter brengt de perso(o)n(en) in kwestie op de hoogte van de vermeende inbreuk en hoort deze perso(o)n(en)..

In geval van ernstige fout legt de voorzitter de feiten voor aan de Raad van Bestuur waarbij de betrokken perso(o)n(en) uitgenodigd wordt om zich te verdedigen.

De Raad van bestuur kan beslissen om de Algemene Vergadering van de feiten op de hoogte te brengen.

Zo de Algemene Vergadering van oordeel is dat de feiten een ernstige fout vormen kan ze het mandaat van de betrokken persoon intrekken. 4. Regels inzake de beschikbaarheid en de kwaliteit van de door APETRA beheerde voorraden Art.17. § 1. APETRA beheert de voorraden die voortvloeien uit haar voorraadverplichting conform de bepalingen van de wet en haar uitvoeringsbesluiten. Bij de selectie van haar medecontractanten en bij de gunning van haar opdrachten voorziet APETRA criteria en maatregelen die deze kwaliteit en beschikbaarheid van de voorraden onder haar beheer optimaliseren. § 2. Het directiecomité voorziet in een systeem van regelmatige inspecties van de kwaliteit en kwantiteit van de door APETRA in binnen- en buitenland beheerde voorraden en van accurate kwaliteits- en kwantiteitsmetingen bij aankoop/ontvangst, bij verkoop/levering en bij verversingsoperaties.

Indien het directiecomité beslist deze controle uit te besteden doet zij deze uitbesteding conform de wet op de overheidsopdrachten en met respect voor de regels inzake de betrouwbaarheid van de partners bedoeld in artikel 18. § 3. Het systeem bedoeld in § 2. omvat tevens het bijhouden van een administratie van de kwaliteit- en kwantiteitgegevens op een zodanige manier, dat de voorraden beheerd door APETRA op continue wijze gelokaliseerd kunnen worden verschillen in kwaliteit direct kunnen worden geconstateerd verschillen tussen de door een medecontractant ter beschikking gestelde hoeveelheid en zijn werkelijk ten gunste van APETRA aangehouden voorraden tot uiting komen. 5. Regels inzake de betrouwbaarheid van de partners Art.18. Bij het afsluiten van contracten houdt APETRA rekening met de betrouwbaarheid en financiële draagkracht van haar medecontractanten.

De documenten die APETRA voor de selectie van de begunstigden in het kader van raamovereenkomsten en voor de gunning van opdrachten opstelt bevatten uitsluitingsgronden en selectiecriteria dienaangaande.

Deze criteria slaan onder meer op de financiële draagkracht van de medecontractant en op het respect van de nationale sociale, fiscale en voorraadwetgeving. 6. Regels met betrekking tot de beschikkingsrechten op ruwe aardolie en/of aardolieproducten Art.19. § 1. De opdrachten voor de verwerving van beschikkingsrechten op ruwe aardolie en/of aardolieproducten houden rekening met de regels bepaald in de artikelen 17 en 18.

Bij de uitschrijving van haar opdrachten respecteert APETRA de algemene gunningbeginselen. Het afsluiten van de raamovereenkomsten en de toewijzing van de opdrachten betreffende de beschikkingsrechten gebeurt op transparante wijze met respect voor de beginselen van niet-discriminatie en gelijke behandeling.

Bij de gunning houdt APETRA rekening met de volgende elementen : 1° de aanvaarde prijzen voor de beschikkingsrechten liggen niet substantieel hoger dan de historische prijzen en dan de prijzen voor tickets die in het vorige systeem tussen de operatoren werden betaald;2° de aanvaarde prijzen zijn in geen geval hoger dan de bijdrage tot financiering van APETRA, vrijwaren de financieringsnoden van de aan te kopen eigen voorraden en brengen in geen geval het financiële evenwicht en afbetalingsschema van APETRA in gevaar;3° de aanvaarde prijzen houden rekening met de gangbare prijzen voor beschikkingsrechten in de buurlanden en genereren geen inflatoir effect op middellange termijn;4° vanuit het oogpunt van een billijke behandeling van de aanbieders wijken de door APETRA aanvaarde prijzen tussen de aanbieders niet op onverklaarbare wijze te sterk van elkaar af. De opdrachten worden op voldoende wijze bekend gemaakt onder meer in het Europese Publicatieblad, het nationaal Bulletin der aanbestedingen en op de website van APETRA. De raamovereenkomsten worden afgesloten voor een duur van vier jaar, tenzij indien anders bepaald door de raad van bestuur. De raamovereenkomsten en typecontracten worden door het directiecomité aan de raad van bestuur voorgelegd ter aftoetsing met de principes bepaald in dit reglement. § 2. De verplichte voorraden die APETRA beheert bevinden zich bij voorkeur op Belgisch grondgebied. Bilaterale voorraden ten gunste van APETRA aangehouden in die EU landen waarmee België een bilateraal akkoord heeft zijn onderworpen aan de goedkeuring van de bevoegde autoriteiten van de beide lidstaten. Het directiecomité aanvaardt deze voorraden slechts na aftoetsing van deze wederzijdse goedkeuring. § 3. Een beschikkingsrecht geldt op permanente wijze gedurende een reserveringsperiode van minimum 1 en maximum 12 maand. Hiertoe dienen de verplichte voorraden beheerd door APETRA steeds, i.e. alle dagen van de reserveringsperiode, beschikbaar te zijn en bedraagt de looptijd van een beschikkingsrecht minimum 1 maand en maximum 1 jaar. § 4. APETRA kan beschikkingsrechten verwerven op afgewerkt product of ruwe aardolie.

Indien de opdracht betrekking heeft op ruwe aardolie wordt die beperkt tot de begunstigden die toegang hebben tot een raffinaderij of die over een raffinagecontract voor de betrokken hoeveelheid beschikken.

De ter beschikking gestelde hoeveelheden ruwe aardolie moeten met een passende raffinageyield omgerekend worden naar de drie categorieën.

Wanneer APETRA bij een bevoorradingscrisis effectief beroep doet op de ter beschikking gestelde hoeveelheid ruwe aardolie, moet deze onder de vorm van aardolieproducten geleverd worden en via in aanmerking komende depots ter beschikking gesteld worden en dit binnen de dertig dagen na afroep.

Wanneer het gaat om afgewerkte producten dienen deze binnen de 7 dagen ter beschikking worden gesteld.

Intermediair product wordt slechts aanvaard mits in acht neming van de wettelijke bepalingen terzake. § 5. APETRA zal deze producten aankopen aan de geldende internationale gemiddelde dagnoteringen, waarbij zij rekening houdt met de transportkosten van het product tot de leveringsplaats en streeft naar een equivalente prijs binnen België.

APETRA specifieert deze bepaling in de aankoopprocedure bedoeld in artikel 20, § 2. § 6. APETRA legt de betalingsvoorwaarden vast. 7. Regels voor de aankoop van afgewerkt product en ruwe aardolie Art.20. § 1. De aankoop van ruwe aardolie en/of aardolieproducten gebeurt rekening houdende met de regels bepaald in de artikelen 17 en 18.

De aankoop van ruwe aardolie en afgewerkt product gebeurt op transparante wijze met respect voor de beginselen van niet-discriminatie en gelijke behandeling. § 2. Deze aankopen gebeuren via de aankoopprocedure goedgekeurd door de raad van bestuur. 8. Regels voor de verkoop van afgewerkt product en ruwe aardolie Art.21. § 1. De verkoop van ruwe aardolie en/of aardolieproducten gebeurt rekening houdende met de regels bepaald in de artikelen 17 en 18.

De verkoop van ruwe aardolie en afgewerkt product gebeurt op transparante wijze met respect voor de beginselen van niet-discriminatie en gelijke behandeling. § 2. Deze verkopen gebeuren via de verkoopprocedure goedgekeurd door de raad van bestuur. § 3. APETRA bepaalt de betalingsmodaliteiten, en kan teneinde de financiële risico's te beperken, contante betaling eisen. § 4 Indien de verkopen gebeuren in het kader van een verversingsprogramma of als gevolg van de afbouw van de verplichte voorraad van APETRA moet dit gebeuren aan een prijs die gerelateerd is met de internationale marktnoteringen, waar er eventueel correcties kunnen uitgevoerd worden voor kwaliteitsverschillen of om rekening te houden met de locaties waar de stocks zijn opgeslagen.

APETRA specifieert deze bepaling in haar verkoopprocedure bedoeld in § 2. § 5. Indien de verkopen geschieden in het kader van het aanwenden van stocks bij crisis, moeten deze gebeuren onder de volgende voorwaarden : aan de geldende internationale dagnotering barges Rotterdam indien de hoeveelheden in het kader van de internationale « fair sharing » van het IEA dienen afgestaan te worden aan een andere lidstaat; aan de eventueel geajusteerde CIF-prijs zoals bepaald in de geldende Programma-Overeenkomst. In dit geval mag APETRA gebruik maken van een gedeelte van de globale distributiemarge die in de Programma-Overeenkomst voorzien is, waarbij steeds de gegarandeerde minimummarge voorzien in de Programma-Overeenkomst dient te worden gerespecteerd. § 6. APETRA bepaalt de betalingsmodaliteiten, en kan, teneinde de financiële risico's te beperken, cash betaling, of storting op haar rekening vóór levering eisen. 9. Regels met betrekking tot de huur van depots Art.22. § 1. Het directiecomité draagt er zorg voor, dat de stocks die APETRA beheert zich bevinden in depots die aan de voorwaarden van « in aanmerking komende depots » beantwoorden. § 2. De opdrachten voor de huur van opslagcapaciteit houden rekening met de regels bepaald in de artikelen 17 en 18.

Gezien om te worden gevoegd bij het ministerieel besluit houdende goedkeuring van het huishoudelijk reglement van APETRA. M. VERWILGHEN