20 MAART 2003. - Koninklijk besluit tot vaststelling van de organieke voorschriften voor het financieel en materieel beheer van het Koninklijk Museum voor het Leger en de Krijgsgeschiedenis, wetenschappelijke instelling die ressorteert onder de Minister van Landsverdediging, als Staatsdienst met afzonderlijk beheer

ALBERT II, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op artikel 37 van de Grondwet;

Gelet op de wetten op de Rijkscomptabiliteit, gecoördineerd op 17 juli 1991, inzonderheid op artikel 140;

Gelet op de wet van 28 december 1992 houdende fiscale, financiële en diverse bepalingen, inzonderheid op artikel 128;

Gelet op de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, inzonderheid op de artikelen 6 en 10;

Gelet op de Programmawet van 30 december 2001, inzonderheid op de artikelen 95 en 168;

Gelet op het koninklijk besluit van 30 oktober 1996 dat de federale wetenschappelijke en culturele instellingen aanduidt, inzonderheid op artikel 1,5°;

Gelet op het koninklijk besluit van van 2 augustus 2002 tot vaststelling van de personeelsformatie van het Koninklijk Museum van het Leger en van Krijgsgeschiedenis;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, gegeven op 11 december 2002;

Gelet op de akkoordbevinding van de Minister van Begroting van 4 février 2003;

Gelet op de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973, inzonderheid op artikel 3, § 1, vervangen door de wet van 4 juli 1989 en gewijzigd bij de wet van 4 augustus 1996;

Gelet op de dringende noodzakelijkheid;

Overwegende dat dit besluit bepalingen bevat met betrekking tot het begrotings- en boekhoudkundig beheer waarvan de inwerkingtreding moet overeenstemmen met de aanvang van een begrotingsjaar, en dus met de aanvang van een burgerlijk jaar, zijnde in dit geval 1 januari 2003;

Overwegende dat de begroting van de dienst gepubliceerd werd en van toepassing is vanaf 1 januari 2003;

Overwegende dat, opdat het Koninklijk Museum voor het Leger en de Krijgsgeschiedenis de budgettaire en boekhoudkundige bepalingen kan uitvoeren, zijn beheersorganen aangewezen dienen te worden en dat het bijgevolg noodzakelijk is onderhavig besluit binnen de kortste termijnen te publiceren teneinde hun installatie mogelijk te maken;

Op de voordracht van Onze Minister van Landsverdediging, Onze Minister van Begroting en Onze Minister van Financiën;

Hebben Wij besloten en besluiten Wij : HOOFDSTUK I. - Definities en algemene principes

Artikel 1.In de zin van dit besluit dient te worden verstaan onder : 1° « museum » : het Koninklijk Museum voor het Leger en de Krijgsgeschiedenis, wetenschappelijke instelling van de Staat die ressorteert onder de Minister van Landsverdediging en die, krachtens de programmawet van 30 december 2001, artikel 95, een staatsdienst met afzonderlijk beheer vormt;2° « Minister » : de Minister van Landsverdediging;3° « diensten » : de openbare diensten die afhangen van de Minister van Landsverdediging, de Strijdkrachten inbegrepen;

Art. 2.De organen van het museum zijn de beheerscommissie, de gedelegeerde ordonnateur en de rekenplichtige HOOFDSTUK II. - De beheerscommissie

Art. 3.De beheerscommissie is belast met : 1° het vastleggen van het kaderprogramma van de activiteiten van het museum bedoeld in artikel 22;2° het opstellen van de begroting voor het begin van het begrotingsjaar en het, zo nodig, aanpassen ervan in de loop van het begrotingsjaar;3° het goedkeuren, samen met de initiële begroting, van het jaarlijks investeringsplan;4° het opstellen en het periodiek onderzoeken van de overzichtstabel bedoeld in artikel 23 van het koninklijk besluit;5° het goedkeuren van het jaarlijks activiteitenverslag;6° het afsluiten van de rekeningen van het afgelopen begrotingsjaar;7° het voorstellen aan de Minister of het vaststellen van de vergoedingen bedoeld in artikel 26;8° het beslissen over de opportuniteit tot de aankoop van artistieke of historische verzamelstukken en andere opdrachten die het voorwerp uitmaken van een overheidsopdracht voor aanneming van werken, leveringen en diensten binnen de perken van de bepalingen van artikel 27 van het koninklijk besluit;9° het voorstellen aan de Minister van het aanwervingsplan voor het statutair personeel, met uitzondering van het wetenschappelijk personeel, en het nemen, uitgaande van de in dit plan omschreven functieprofielen en met instemming van SELOR, van de nodige maatregelen voor de selectieproeven van genoemd personeel;10° het voorstellen aan de Minister volgens de geldende bepalingen inzake delegatie van bevoegdheid binnen het museum, van de indienstneming van het contractueel personeel bezoldigd ten laste van de kredieten ingeschreven in de begroting van het museum;11° het in dienst nemen van het contractueel personeel bezoldigd ten laste van de begroting van het museum;12° het nauwgezet beheren van de middelen en het patrimonium van het museum;13° het organiseren van de algemene (administratieve, logistieke en technische) diensten van het museum;14° het bepalen van de behoeften betreffende de nieuw- en vernieuwbouw en het onderhoud van de infrastructuur en het waken over het rationeel gebruik ervan;15° het nemen van de maatregelen om de veiligheid van personen en goederen te verzekeren boven de essentiële veiligheidsmaatregelen genomen door de hoofdconservator van het museum.

Art. 4.§ 1. De beheerscommissie is samengesteld uit : a) stemgerechtigde leden : 1° de hoofdconservatorconservator van het museum;2° de verantwoordelijke voor de algemene diensten van het museum;3° zes leden - drie Nederlandstaligen en drie Franstaligen - die geen deel uitmaken en geen deel uitgemaakt hebben van de personeelsformatie van het museum, noch van de Diensten - aangewezen door de Minister, waarvan twee op grond van een dubbele lijst opgesteld door de hoofdconservator van het museum. Hun mandaat loopt over vier jaar en is vernieuwbaar.

Ze worden gekozen omwille van hun ervaring inzake beheer.

Ze mogen geen mandaat beginnen als zij de leeftijd van 65 jaar overschreden hebben. a) leden met raadgevende stem : 1° de bij de Minister geaccrediteerde Inspecteur van Financiën die belast is met de dossiers van het museum;2° de voorzitter van de Wetenschappelijke Raad van het museum;3° de rekenplichtige van het museum;4° de secretaris van de beheerscommissie van het museum;5° een personeelslid van het museum, titularis van een leidinggevende functie en van een andere taalrol dan die van de hoofdconservator van hun museum, aangewezen door de Minister op voordracht van de hoofdconservator van het museum. § 2. Het lid van de beheerscommissie dat ontslag neemt of overlijdt, wordt onmiddellijk vervangen. Het nieuwe lid voltooit het mandaat van zijn voorganger. § 3. Het lid van de beheerscommissie bedoeld in § 1, a) , 3° dat, behalve om behoorlijk vastgestelde medische redenen, niet aan drie opeenvolgende vergaderingen van de beheerscommissie deelneemt, wordt als ontslagnemend beschouwd, Hij wordt op dezelfde wijze vervangen als vastgelegd in § 1, a) , 3°. § 4. Voor de personen bedoeld in § 1, a) , 3° en b) , 2°, wordt de functie van lid van de beheerscommissie vergoed met presentiegeld, waarvan het bedrag door de Minister vastgesteld wordt.

Het koninklijk besluit van 18 januari 1965 houdende algemene regeling inzake reiskosten is van toepassing op de leden van de beheerscommissie bedoeld in § 1, a) , 3° en b) , 2°, die daartoe gelijkgesteld worden met staatsambtenaren met een graad van rang 15. § 5. De beheerscommissie kan iedere persoon uitnodigen om aan haar werkzaamheden deel te nemen wegens zijn ervaring op het gebied van de behandelde materie(s). In dat geval heeft deze persoon raadgevende stem.

Art. 5.De voorzitter van de beheerscommissie is de hoofdconservator van het museum. De ondervoorzitter van de beheerscommissie is de verantwoordelijke voor de algemene diensten van het museum.

De secretaris van de beheerscommissie wordt door hem aangewezen onder het personeel van het museum of van de diensten.

Art. 6.De beheerscommissie beraadslaagt onder voorzitterschap van de voorzitter of, bij diens afwezigheid, onder die van de ondervoorzitter.

Art. 7.De Minister is belast met het bepalen van de werkingsregels van de beheerscommissie. HOOFDSTUK III. - De gedelegeerde ordonnateur

Art. 8.De gedelegeerde ordonnateur van het museum is de hoofdconservator van het museum.

Art. 9.De Minister bepaalt de bevoegdheden van de gedelegeerde ordonnateur. HOOFDSTUK IV. - De rekenplichtige

Art. 10.De rekenplichtige van het museum wordt benoemd door de Minister op voorstel van de beheerscommissie.

Art. 11.De rekenplichtige is belast met : 1° het registreren van de ontvangsten en het verrichten van de betalingen;2° het bewaren en behandelen van de gelden en waarden;3° het opstellen en bewaren van de bescheiden met betrekking tot de begrotingen en rekeningen, alsmede van ieder bewijsstuk;4° het bijhouden van de boekhouding en de inventaris van het vermogen. Hij is verantwoording verschuldigd jegens het Rekenhof.

Art. 12.Op voorstel van de gedelegeerde ordonnateur kan de beheerscommissie, onder het personeel van het museum, hulprekenplichtigen aanwijzen belast met het bewaren, behandelen en beheren van sommige rekeningen en kassen.

De hulprekenplichtigen voeren hun taak uit onder rechtstreekse verantwoordelijkheid van de rekenplichtige van het museum. Zij zijn niet onderworpen aan de rechtsmacht van het Rekenhof. HOOFDSTUK V. - De begroting

Art. 13.Het museum stelt jaarlijks een begroting op die de vooruitzichten omvat van al zijn inkomsten en uitgaven, conform aan de onderrichtingen van de Minister of van de overheid aan wie deze bevoegdheid is overgedragen.

Het begrotingsjaar begint op 1 januari en eindigt op 31 december van hetzelfde jaar.

Art. 14.De vooruitzichten van de ontvangsten omvatten : 1° de aan het begin van het begrotingsjaar beschikbare financiële middelen;2° de aan het museum gestorte dotatie ten laste van de algemene uitgavenbegroting;3° de gedurende het begrotingsjaar ontvangen sommen aan eigen ontvangsten, met inbegrip van de opbrengst van de realisatie en van de interesten van financiële rekeningen, de opbrengst van de verhuur van lokalen en concessies van infrastructuur of van dienstverlening. De geldmiddelen die beschikbaar zijn op het einde van het begrotingsjaar kunnen vanaf het begin van het volgend jaar aangewend worden voor de betaling van de uitgaven die er betrekking op hebben of die betrekking hebben op elk voorafgaand jaar.

In uitvoering van artikel 140, 7°, van de wetten op de rijkscomptabiliteit, gecoördineerd op 17 juli 1991, en onder voorbehoud van de toepassing van de bepalingen van artikel 30, worden de overdrachten van de middelen bedoeld in het eerste lid, 2°, beperkt tot drie jaar.

Art. 15.De vooruitzichten van de uitgaven omvatten de sommen die worden betaald ten laste van de begroting van het museum gedurende het begrotingsjaar.

Het bedrag van de uitgaven mag het bedrag van de ontvangsten niet overschrijden.

Art. 16.Het ontwerp van de begroting wordt aan de Minister voorgelegd vóór 1 juni van het jaar dat het begrotingsjaar voorafgaat en wordt gevoegd bij het ontwerp van de algemene uitgavenbegroting.

Art. 17.De begroting van het museum wordt goedgekeurd door stemming van erop betrekking hebbende bepalingen in de wet houdende de algemene uitgavenbegroting. HOOFDSTUK VI. - De boekhouding en de rekeningen

Art. 18.Aan het einde van ieder begrotingsjaar stelt het museum een beheersrekening, een rekening van uitvoering van de begroting en een staat van activa en passiva op. De beheersrekening omvat het beginsaldo, alle verrichtingen van ontvangsten en uitgaven die werden uitgevoerd gedurende het begrotingsjaar, inclusief de eventuele giften en legaten, en het eindsaldo.

Onder uitgaven worden verstaan, de gedurende het begrotingsjaar uitgevoerde betalingen.

De vorm en de inhoud van de rekeningen en de staat van het patrimonium worden bepaald door de Minister na goedkeuring van de Minister van Financiën.

Art. 19.Na akkoord van de Minister worden de rekeningen voor 31 maart van het jaar volgend op het begrotingsjaar aan de Minister van Financiën toegestuurd met het oog op hun verzending aan het Rekenhof.

Art. 20.De verantwoordende stukken aangaande de rekeningen worden bewaard door de rekenplichtige in het museum. Het Rekenhof is gemachtigd om ze ter plaatse in te zien.

Art. 21.Bij verandering van rekenplichtige wordt een bijzondere rekening einde beheer opgesteld en voorgelegd aan de Minister van Financiën binnen de twee maanden na het einde van het beheer van de uittredende rekenplichtige. Iedere beheersrekening omvat de ontvangsten en de uitgaven uitgevoerd gedurende het beheer van elke rekenplichtige. HOOFDSTUK VII. - Het beheer

Art. 22.Het museum stelt een driejarig kaderprogramma van de activiteiten van het museum op.

Het kaderprogramma beschrijft de manier waarop het museum er zich toe verbindt de statutaire opdrachten van het museum te vervullen in de vorm van vastgestelde oogmerken rekening houdend met : a) het terzake door de regering en de Minister uitgestippelde beleid;b) de toestand van zijn omgeving, in het bijzonder de verschillende soorten van publiek (museum en particulieren) waartoe het museum zich richt;c) de structurele toestand waarin hij verwacht zich te bevinden, in het bijzonder de menselijke, financiële en logistieke middelen waarover hij beschikt en de overeenstemmende middelen die de regering hem zal toekennen. Het wordt opgesteld door de hoofdconservator van het museum en de departementshoofden en voorgelegd aan de wetenschappelijke raad om zijn advies in te winnen.

Het wordt vervolgens vastgelegd bij met redenen omklede beslissing van de beheerscommissie en voorgelegd aan de Minister die het, binnen een termijn van vijftien werkdagen, goedkeurt, wijzigt of weigert. Na deze termijn wordt het kaderprogramma geacht door de Minister te zijn goedgekeurd.

Het wordt ieder jaar aangepast volgens het principe van het glijdend plan.

Art. 23.Het museum stelt een overzichtstabel op waarmee de ontwikkeling van zijn beheer gevolgd en beoordeeld kan worden.

De overzichtstabel bevat een reeks indicatoren over de realisaties van het museum (fysieke en statistische gegevens), over haar administratief en financieel beheer (begrotings- en boekhoudingsgegevens en gegevens met betrekking tot de human resources) en over de resultaten van haar activiteiten (graad van realisatie van de in het kaderprogramma omschreven doelstellingen).

De samenstelling van de overzichtstabel wordt bepaald door de beheerscommissie aan de hand van een minimummodel vastgelegd door de Minister.

De overzichtstabel wordt bijgewerkt op 31 maart, 30 juni, 30 september en 31 december van ieder begrotingsjaar. De bijgewerkte overzichtstabel wordt binnen tien werkdagen voorgelegd aan de beheerscommissie, die ze op haar eerstvolgende vergadering onderzoekt.

Art. 24.Indien de overzichtstabel bedoeld in artikel 23 driemaal na elkaar een blijvend verschil vertoont tussen de doelstellingen bereikt door het museum en die vastgelegd in het kaderprogramma bedoeld in artikel 22, hoewel de ervoor uitgetrokken middelen ter beschikking gesteld werden van het museum, wordt de uitvoering van het kaderprogramma opgeschort bij beslissing van de Minister. Deze beslissing wordt met redenen omkleed.

Indien de overzichtstabel bedoeld in artikel 23 driemaal na elkaar een blijvend verschil vertoont tussen de reëel ter beschikking gestelde middelen van het museum en die vastgelegd in het kaderprogramma bedoeld in artikel 22, wordt de uitvoering van dit laatste opgeschort bij beslissing van de beheerscommissie. Deze beslissing wordt met redenen omkleed.

In de gevallen bedoeld in het eerste en het tweede lid wordt, binnen vijftien werkdagen na de bewuste beslissing overleg gepleegd tussen de Minister en de beheerscommissie of hun vertegenwoordigers. Het leidt ofwel tot de bevestiging, ofwel tot de aanpassing van het kaderprogramma, op dezelfde wijze als die beschreven in artikel 22, laatste lid.

Art. 25.De volledige en bijgewerkte lijsten van het personeel van het museum en van de contracten van allerlei aard gesloten door het museum worden opgesteld en aan de beheerscommissie voorgelegd op dezelfde wijze zoals bepaald in artikel 23, laatste lid. Het model van deze lijsten wordt vastgelegd door het college.

Art. 26.§ 1. Op voorstel van de beheerscommissie van het museum, in voorkomend geval opgesteld na overleg met de beheerscommissies van andere instellingen, legt de Minister het bedrag vast van de vergoeding voor het bezoek door het publiek aan de vaste collecties van het museum, het gebruik van haar infrastructuur door derden of het leveren van regelmatige diensten ten bate van derden. § 2. De beheerscommissie is bevoegd om het bedrag vast te stellen van de vergoeding voor een door het museum bij gelegenheid georganiseerde activiteit of geleverde dienst.

Art. 27.De beheerscommissie beslist over de opportuniteit tot de aankoop van artistieke of historische verzamelstukken en andere opdrachten die het voorwerp uitmaken van een overheidsopdracht voor aanneming van werken, leveringen en diensten voor zover het bedrag van deze aankoop meer dan 67.000 EUR en minder dan 810.000 EUR bedraagt, exclusief belasting over de toegevoegde waarde.

Vanaf dit bedrag ligt de beslissing bij de Minister.

De Minister of de beheerscommissie, al naargelang het geval, kunnen de ordonnateur belasten met de uitvoering van de opdracht of de behoefteuitdrukking overmaken aan de bevoegde aankoopdienst van de Krijgsmacht.

De beslissing van de Minister of van de beheerscommissie over de opportuniteit tot de aankoop van artistieke of historische verzamelstukken, naargelang het geval, wordt genomen op advies van een raadgevende aankoopcommissie. Deze is samengesteld uit de hoofdconservator van het museum, de voorzitter van de wetenschappelijke raad en twee externe experten, een Nederlandstalige en een Franstalige, gekozen uit het academisch personeel van de universiteiten of de leidinggevende functies van de musea.

De raadgevende aankoopcommissie is ertoe gehouden jaarlijks een verslag over de aankopen op te stellen.

Art. 28.De jaarlijkse dotatie wordt vereffend in twee delen : 50 % voor het einde van het eerste trimester van het begrotingsjaar en 50 % voor het einde van het derde trimester van het begrotingsjaar.

Art. 29.De uitgaven worden betaald zonder voorafgaande tussenkomst van het Rekenhof.

Art. 30.§ 1. Het museum legt een reservefonds aan, waarvan de grootte minstens gelijk is aan een percentage van het gemiddelde van de bestaansmiddelenuitgaven van de drie vorige begrotingsjaren. De Minister legt dit percentage vast, na akkoord van de Minister van Begroting. § 2. De middelen van het reservefonds die meer bedragen dan de minimumgrootte vastgelegd krachtens § 1 kunnen, op ieder ogenblik, aangewend worden voor een specifieke uitgave bij een met redenen omklede beslissing van de beheerscommissie. § 3. Om een aan het einde van een begrotingsjaar of van het beheer van een bijzondere activiteit bestaand onvoorzien negatief saldo aan te zuiveren of om het hoofd te bieden aan een dringende uitgave, kan de beheerscommissie aan de Minister voorstellen alle of een gedeelte van de middelen van het reservefonds aan te wenden, mits tegelijk een tijdschema voorgelegd wordt om het fonds opnieuw op zijn minimumgrootte te brengen.

Bij ontstentenis van een antwoord van de Minister binnen de tien werkdagen nadat het dossier doorgezonden werd, wordt zijn beslissing gunstig geacht. HOOFDSTUK VIII. - De controle

Art. 31.§ 1. De Minister organiseert de controle op de schrifturen en de stukken betreffende de boekhoudingsverrichtingen.

Hij heeft het recht op zijn verzoek inzage te krijgen in ieder dossier dat voorgelegd wordt aan de beheerscommissie of aan de gedelegeerde ordonnateur.

Hij maakt aan de beheersorganen iedere opmerking die hij noodzakelijk acht. Hij waakt erover dat ze geen enkele beslissing nemen die strijdig is met de wetten, besluiten of reglementen, die de financiën van het museum in het gedrang kan brengen of die het algemeen belang schaadt. § 2. Indien hij meent dat een dergelijke beslissing toch genomen is, stelt de Minister er beroep tegen in binnen een termijn van tien werkdagen nadat deze beslissing hem schriftelijk ter kennis gebracht is. Dit beroep wordt met redenen omkleed en ter kennis gebracht van het betrokken beheersorgaan.

De uitvoering van de betwiste beslissing wordt door het beroep opgeschort.

Binnen de tien werkdagen na het beroep, geeft de Minister, indien hiertoe aanleiding bestaat, aan het betrokken beheersorgaan kennis dat hij de betwiste beslissing vernietigt aangezien deze strijdig is met de wetten, besluiten of reglementen, ze de financiën van het museum in het gedrang brengt of het algemeen belang schaadt. Deze kennisgeving wordt met redenen omkleed.

Indien, bij het verstrijken van deze termijn van tien werkdagen na het beroep, de Minister geen gebruik gemaakt heeft van de in de vorige alinea bepaalde prerogatieven, wordt de betwiste beslissing geacht conform te zijn en kan ze uitwerking hebben.

Art. 32.De Inspecteur van Financiën bedoeld in artikel 4, § 1, b) , 1° oefent zijn prerogatieven uit in het kader van de administratieve en begrotingscontrole, evenals de bevoegde dienst met betrekking tot de administratieve en begrotingscontrole van het Ministerie van Landsverdediging.

Art. 33.Het Rekenhof controleert de rekeningen van het museum.

Het kan deze controle ter plaatse uitoefenen en mag zich, te allen tijde, de bewijsstukken, overzichten, staten, inlichtingen of toelichtingen doen verstrekken betreffende de inkomsten, de uitgaven en het patrimonium. HOOFDSTUK IX. - Algemene en slotbepalingen

Art. 34.Iedere situatie waarin dit besluit niet voorziet wordt geregeld onder verwijzing naar de bepalingen met betrekking tot de Rijkscomptabiliteit.

Art. 35.Hebben uitwerking met ingang van 1 januari 2003 : 1° artikel 168 van de programmawet van 30 december 2001;2° dit besluit.

Art. 36.Onze Minister van Landsverdediging is belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 20 maart 2003.

ALBERT Van Koningswege : De Minister van Landsverdediging, A. FLAHAUT De Minister van Begroting, J. VANDE LANOTTE De Minister van Financiën, D. REYNDERS