8 MAART 2020. - Koninklijk besluit tot vaststelling van de wijze waarop de legalisatie wordt uitgevoerd en de mogelijke weigeringsgronden van legalisatie

VERSLAG AAN DE KONING Sire, Ik heb de eer U hierbij een ontwerp van koninklijk besluit voor te leggen dat het Koninklijk besluit van 12 juli 2006Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 12/07/2006 pub. 11/01/2007 numac 2006015174 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Koninklijk besluit betreffende de legalisatie van buitenlandse rechterlijke beslissingen of authentieke akten sluiten betreffende de legalisatie van de buitenlandse rechterlijke beslissingen of authentieke akten vervangt.

Artikel 33 van de wet van 21 december 2013Relevante gevonden documenten type wet prom. 21/12/2013 pub. 21/01/2014 numac 2014015009 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Wet houdende het Consulair Wetboek sluiten houdende het Consulair wetboek voorziet dat de Koning de modaliteiten bepaalt waaronder de legalisatie gebeurt.

Er kan niet anders dan vastgesteld worden dat het aantal elektronisch ondertekende documenten wereldwijd aanzienlijk toeneemt.

In toepassing van de Conventie van Den Haag van 5 oktober 1961 tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten, geeft België al sinds 1 mei 2018 elektronische apostilles uit via een programma genaamd eLegalisation, ontwikkeld binnen de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken. Dit wordt zowel gebruikt voor het aanbrengen van de elektronische apostille als voor het aanbrengen van de elektronische legalisatie.

Het programma eLegalisation werd ontwikkeld om ook gebruikt te worden in alle Belgische consulaire posten bevoegd om legalisaties uit te voeren. Dit programma zal een troef zijn voor de consulaire posten wat betreft het beheer van legalisaties en onderzoeken van vreemde documenten in het algemeen.

De documenten die België als bestemming hebben zullen op elektronische wijze gelegaliseerd worden.

De documenten die een derde land als bestemming hebben zullen elektronisch of op de klassieke manier (op papier) gelegaliseerd kunnen worden, volgens de keuze van de burger.

Het programma eLegalisation heeft niet als doel om persoonsgegevens te behandelen maar is een nuttige interface voor het beheer van aanvragen tot legalisatie en apostillering tussen de gebruiker en de dienst bevoegd voor legalisatie.

Gezien de registratie van de elektronisch gelegaliseerde of geapostilleerde documenten in de applicatie eLegalisation, houdt dit programma een register bij van de geapostilleerde en gelegaliseerde documenten. Ingevolge het gevoelige karakter van de zo vastgelegde gegevens (private of commerciële documenten), is het noodzakelijk om het gebruik van het programma te regelen in het kader van de taak van legaliseren van de FOD Buitenlandse Zaken.

Bovendien handelen de diensten en personen met legalisatiebevoegdheid enkel op aanvraag, ingediend door de natuurlijke persoon of rechtspersoon die belang heeft bij de legalisatie van het document in het buitenland of in België. Derhalve zijn de personen met legalisatiebevoegdheid, ingevolge de aanvraag tot legalisatie of apostillering, toegelaten kennis te nemen van de elementen noodzakelijk voor de formele verificatie van deze documenten met het oog op de legalisatie ervan.

Het informaticasysteem zal de gegevens opslaan van de gelegaliseerde en geapostilleerde documenten voor een periode van 75 jaar.

De mogelijkheid voor de gebruiker die in het bezit is van de gegevens van de legalisatie of apostille (controlenummer en datum) om het gelegaliseerde en geapostilleerde document rechtstreeks op te vragen is beperkt tot 10 jaar .

De wet van 3 juli 2019Relevante gevonden documenten type wet prom. 03/07/2019 pub. 22/08/2019 numac 2019014067 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Wet tot wijziging van de wet van 21 december 2013 houdende het Consulair Wetboek en van de wet van 10 februari 2015 met betrekking tot geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de Belgische paspoorten en reisdocumenten type wet prom. 03/07/2019 pub. 11/10/2021 numac 2021032849 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet tot wijziging van de wet van 21 december 2013 houdende het Consulair Wetboek en van de wet van 10 februari 2015 met betrekking tot geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de Belgische paspoorten en reisdocumenten. - Duitse vertaling van uittreksels sluiten tot wijziging van de wet van 21 december 2013Relevante gevonden documenten type wet prom. 21/12/2013 pub. 21/01/2014 numac 2014015009 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Wet houdende het Consulair Wetboek sluiten houdende het Consulair Wetboek en van de wet van 10 februari 2015 met betrekking tot geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de Belgische paspoorten en reisdocumenten, wijzigde artikel 33 van het Consulair Wetboek dat voortaan bepaalt "het hoofd van een consulaire beroepspost kan buitenlandse rechterlijke beslissingen of authentieke akten legaliseren in overeenstemming met artikel 30 van het Wetboek van internationaal privaatrecht". Een legalisatie gebeurt niet langer automatisch.

Naast de klassieke weigeringsgronden voor legalisatie; met name de handtekening is niet die van de bevoegde ambtenaar, de ondertekenende ambtenaar is niet bevoegd, het zegel of de stempel is vals of vervalst of ongewoon, de vertaling ontbreekt, of de inhoud gaat in tegen de Belgische openbare orde, wordt hierdoor een mogelijkheid geboden om de legalisatie van een voorgelegd document te weigeren op basis van de resultaten van de inhoudelijke controle van het document.

Deze inhoudelijke controle is voorzien in artikel 34 van hetzelfde wetboek. Het verloop van een inhoudelijk onderzoek is opgenomen in de Omzendbrief van 14 januari 2015Relevante gevonden documenten type omzendbrief prom. 14/01/2015 pub. 22/01/2015 numac 2015015007 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Omzendbrief houdende instructies inzake legalisatie en onderzoek van vreemde documenten sluiten houdende instructies inzake legalisatie en onderzoek van vreemde documenten zoals aangevuld door de omzendbrief van 29 november 2018, die behouden blijft.

Uiteraard zal een weigering van legalisatie steeds afdoende gemotiveerd moeten worden.

Bespreking van de artikelen Artikels 1 tot en met 4 bepalen de formule van legalisatie en regelen de toegang tot de applicatie.

Artikels 5 en 6 bepalen op welke wijze opmerkingen en een eventuele weigering van de legalisatie worden aangebracht.

Ik heb de eer te zijn, Sire, Van Uwe Majesteit, de zeer eerbiedige en zeer getrouwe dienaar, De Minister van Buitenlandse Zaken en Defensie, Ph. GOFFIN

8 MAART 2020. - Koninklijk besluit tot vaststelling van de wijze waarop de legalisatie wordt uitgevoerd en de mogelijke weigeringsgronden van legalisatie FILIP, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op artikel 6, paragraaf 1, c) en e) van de verordening (EU) 2016/679 van het Europees parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming);

Gelet op artikelen 37 en 107, tweede lid van de Grondwet;

Gelet op artikel 30, § 3 van het Wetboek van internationaal privaatrecht;

Gelet op artikelen 5, 33 en 34 van het Consulair wetboek;

Gelet op het koninklijk besluit van 12 juli 2006Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 12/07/2006 pub. 11/01/2007 numac 2006015174 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Koninklijk besluit betreffende de legalisatie van buitenlandse rechterlijke beslissingen of authentieke akten sluiten betreffende de legalisatie van buitenlandse rechterlijke beslissingen of authentieke akten, gewijzigd bij koninklijk besluit van 19 april 2014;

Gelet op het advies van de Inspecteur van Financiën, gegeven op 27 november 2019;

Gelet op het advies 66.888/4 van de Raad van State, gegeven op 5 februari 2020 met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;

Op de voordracht van Onze Minister van Buitenlandse Zaken, Hebben Wij besloten en besluiten Wij :

Artikel 1.De legalisatieformule wordt aangebracht op de voor legalisatie voorgelegde buitenlandse rechterlijke beslissing of authentieke akte volgens het model gevoegd bij dit besluit door het hoofd van een consulaire beroepspost die geaccrediteerd is in de Staat waar de beslissing is gewezen of de akte is opgesteld of door de consulaire ambtenaar die hem vervangt, bij afwezigheid of verhindering, of door het door de Minister gemachtigde hoofd van een ereconsulaire post geaccrediteerd in de Staat waar de beslissing is gewezen of de akte is opgesteld, of bij gebreke hiervan, door de Minister van Buitenlandse Zaken.

Art. 2.De legalisatieformule wordt aangebracht op elektronische wijze of afgedrukt op een zelfklevend vignet op het voorgelegde document.

Art. 3.Het aanbrengen van de legalisatie en van de apostille, voorzien door het Verdrag van Den Haag van 5 oktober 1961 dat de vereiste van de diplomatieke of consulaire legalisatie van openbare buitenlandse documenten afschaft, gebeurt via een informaticasysteem (eLegalisation) .

Op vraag van de verzoekende partij wordt het document in het systeem ingebracht met het oog op de legalisatie of de apostillering ervan.

Het gelegaliseerd document wordt rechtstreeks hetzij elektronisch via het systeem hetzij op papier afgeleverd aan deze verzoekende partij.

Het geapostilleerd document wordt rechtstreeks via het elektronisch systeem afgeleverd aan deze verzoekende partij.

De gegevens van de legalisaties en de apostilles wordt opgeslagen in het elektronisch systeem en dit voor de duur van 75 jaar.

De toegang voor de betrokken partij tot het elektronisch opgeslagen document en de erop aangebrachte elektronische apostille of legalisatie wordt gegarandeerd voor de duur van 10 jaar vanaf het moment van de afgifte van de apostille of de legalisatie.

Art. 4.Het hoofd van de dienst "Legalisatie en bestrijding van documentaire fraude" van de FOD Buitenlandse Zaken, of de persoon die hij/zij heeft aangesteld, bepaalt welke personen gemachtigd zijn om dit elektronisch systeem te gebruiken binnen de FOD Buitenlandse Zaken en in de Belgische consulaire posten in het buitenland met het oog op legalisatie binnen het kader van hun bevoegdheden.

Deze machtiging wordt toegekend zolang de legalisatie tot hun functie behoort.

Art. 5.Wanneer de Minister van Buitenlandse Zaken, het hoofd van een consulaire beroepspost of de consulaire ambtenaar die hem vervangt, of het door de Minister gemachtigde hoofd van een ereconsulaire post die een buitenlandse rechterlijke beslissing of authentieke akte legaliseert prima facie een gebrek vaststelt aan deze buitenlandse rechterlijke beslissing of authentieke akte, ook al is aan alle legalisatievoorwaarden voldaan, kan hij de buitenlandse rechterlijke beslissing of authentieke akte legaliseren en kan hij opmerkingen toevoegen op een vastgehecht blad.

Indien het een elektronische legalisatie betreft, wordt het blad met de prima facie opmerkingen toegevoegd aan het beeld van het document in het elektronische register van de legalisaties.

Art. 6.De Minister van Buitenlandse Zaken, het hoofd van een consulaire beroepspost of de consulaire ambtenaar die hem vervangt, of het door de Minister gemachtigde hoofd van een ereconsulaire post kan de legalisatie van een buitenlandse rechterlijke beslissing of authentieke akte weigeren op basis van het resultaat van het onderzoek gevoerd in toepassing van artikel 34 van het Consulair wetboek. Hij motiveert zijn weigering en vermeldt de beroepsmogelijkheden.

Art. 7.Het koninklijk besluit van 12 juli 2006Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 12/07/2006 pub. 11/01/2007 numac 2006015174 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Koninklijk besluit betreffende de legalisatie van buitenlandse rechterlijke beslissingen of authentieke akten sluiten betreffende de legalisatie van buitenlandse rechterlijke beslissingen of authentieke akten, gewijzigd bij koninklijk besluit van 19 april 2014, wordt opgeheven.

Art. 8.De minister bevoegd voor Buitenlandse zaken is belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 8 maart 2020.

FILIP Van Koningswege : De Minister van Buitenlandse Zaken en Defensie Ph. GOFFIN

Bijlage aan het koninklijk besluit van 8 maart 2020 tot vaststelling van de wijze waarop de legalisatie wordt uitgevoerd Legalisatieformule: Gezien voor de legalisatie van de handtekening van: (naam van de persoon wiens handtekening gelegaliseerd wordt) Onder nr.: Plaats, datum: Stempel en handtekening van diegene die legaliseert.

Deze legalisatie waarborgt de authenticiteit van de inhoud van het document niet.

Legalisierungsformel: Gesehen zur Legalisation der Unterschrift von (Name der Person, deren Unterschrift legalisiert wird) Kontrollnummer Ort, Datum Diese Legalisation bestätigt nicht die Echtheit des Inhalts des Dokuments.

Unterschrift und Siegel der ausstellenden Person Gezien om te worden gevoegd bij Ons besluit van 8 maart 2020 tot vaststelling van de wijze waarop de legalisatie wordt uitgevoerd FILIP Van Koningswege : De Minister van Buitenlandse Zaken en Defensie, Ph. GOFFIN