8 MARS 2020. - Arrêté royal concernant la manière dont la légalisation est effectuée et les refus possibles de légalisation

RAPPORT AU ROI Sire, J'ai l'honneur de vous présenter un projet d'arrêté royal remplaçant l'arrêté royal du 12 juillet 2006 relatif à la légalisation de décisions judiciaires ou actes authentiques étrangers.

L'article 33 de la loi du 21 décembre 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 21/12/2013 pub. 21/01/2014 numac 2014015009 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi portant le Code consulaire fermer portant le Code consulaire prévoit que les règles relatives aux modalités selon lesquelles la légalisation est effectuée sont fixées par le Roi.

Force est de constater que le nombre de documents signés électroniquement dans le monde augmente considérablement.

En application de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 supprimant l'exigence de la légalisation des actes publics étrangers, la Belgique émet déjà depuis le 1er mai 2018 des apostilles électroniques via un programme appelé eLegalisation, développé au sein du Service public fédéral Affaires étrangères. Il est utilisé aussi bien pour apposer l'apostille électronique, que pour apposer la légalisation électronique.

Le programme eLegalisation a été développé afin d'être utilisé aussi dans tous les postes consulaires belges compétents pour effectuer des légalisations. Ce programme sera un atout pour les postes consulaires en terme de gestion des légalisations et des enquêtes sur les documents étrangers en général.

Les documents à destination de la Belgique seront légalisés de manière électronique.

Les documents à destination d'un pays tiers pourront être légalisés de manière électronique ou de manière classique (version papier) selon le choix du citoyen.

Le programme eLegalisation n'a pas pour finalité le traitement de données à caractère personnel mais sert uniquement d'interface utile pour la gestion des demandes de légalisation ou d'apostille entre l'usager et le service compétent pour légaliser.

Vu l'enregistrement des documents apostillés ou légalisés électroniquement dans l'application eLegalisation, ce programme constitue un registre des documents apostillés et légalisés. En raison du caractère sensible des données ainsi enregistrées (documents à caractère privé ou commercial), il est nécessaire de régler l'utilisation de l'application dans le cadre de la mission de légalisation du SPF Affaires étrangères.

En outre, les services et personnes habilitées à légaliser agissent uniquement sur demande, initiée par les personnes morales ou physiques intéressées par la légalisation de leurs documents pour leur usage à l'étranger ou en Belgique . Dès lors, par la demande de légalisation ou d'apostille, les personnes habilitées à légaliser se voient autorisées à prendre connaissance des éléments nécessaires à la vérification formelle de ces documents en vue de leur légalisation.

Le système informatique stockera les données des légalisations et apostille pour une période de 75 ans.

La possibilité, pour l'usager en possession des données (numéro de contrôle et date) de la légalisation ou de l'apostille, d'obtenir le document électronique légalisé et apostillé, est limitée à 10 ans.

La loi du 3 juillet 2019Documents pertinents retrouvés type loi prom. 03/07/2019 pub. 22/08/2019 numac 2019014067 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi portant modification de la loi du 21 décembre 2013 portant le Code consulaire et de la loi du 10 février 2015 relative aux traitements automatisés de données à caractère personnel nécessaires aux passeports et titres de voyage belges fermer portant modification de la loi du 21 décembre 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 21/12/2013 pub. 21/01/2014 numac 2014015009 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi portant le Code consulaire fermer portant le Code consulaire et de la loi du 10 février 2015 relative aux traitements automatisés de données à caractère personnel nécessaires aux passeports et titres de voyage belges a modifié l'article 33 du Code consulaire, qui stipule désormais que "le chef d'un poste consulaire de carrière peut légaliser des décisions judiciaires étrangères ou des actes authentiques étrangers conformément à l'article 30 du Code de droit international privé". Une légalisation ne sera plus effectuée systématiquement.

A côté des motifs habituels de refus de légalisation; comme la signature n'est pas celle du fonctionnaire compétent, le signataire n'est pas compétent, le cachet ou le timbre est faux ou falsifié ou inhabituel, la traduction est manquante, ou le contenu est contraire à l'ordre public belge, la possibilité existe donc ici de refuser la légalisation d'un document sur base des résultats de l'enquête sur le contenu du document.

L'enquête sur le contenu du document est prévue dans l'article 34 du même code. La procédure pour une enquête sur le contenu du document est prévue dans la Circulaire du 14 janvier 2015Documents pertinents retrouvés type circulaire prom. 14/01/2015 pub. 22/01/2015 numac 2015015007 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Circulaire relative à la légalisation et à l'examen des documents étrangers fermer relative à la légalisation et à l'examen des documents étrangers, complétée par la Circulaire du 29 novembre 2018, et elle reste inchangée.

Evidemment, un refus de légalisation doit toujours être dûment justifié.

Examen des articles Les articles 1 jusqu'à 4 déterminent la formule de la légalisation et l'accès à l'application.

Les articles 5 et 6 déterminent la façon d'indiquer les remarques et un refus de légalisation éventuel.

J'ai l'honneur d'être, Sire, de Votre Majesté le très respectueux et très fidèle serviteur, Le Ministre des Affaires étrangères et de la Défense, Ph. GOFFIN

8 MARS 2020. - Arrêté royal concernant la manière dont la légalisation est effectuée et les refus possibles de légalisation PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu l'article 6, paragraphe 1, c) et e) du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) ;

Vu les articles 37 et 107 alinéa 2 de la Constitution;

Vu l'article 30, § 3 du Code du droit international privé;

Vu les articles 5, 33 et 34 du Code consulaire;

Vu l'arrêté royal du 12 juillet 2006 relatif à la légalisation de décisions judiciaires ou actes authentiques étrangers, modifié par l'arrêté royal du 19 avril 2014;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances donné le 27 novembre 2019;

Vu l'avis 66.888/4 du Conseil d'Etat, donné le 5 février 2020 en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973;

Sur la proposition de Notre Ministre des Affaires étrangères, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.La formule de légalisation est apposée sur la décision judiciaire étrangère ou l'acte authentique étranger soumis pour légalisation conformément au modèle annexé au présent arrêté par le chef de poste consulaire de carrière accrédité dans l'Etat où la décision ou l'acte a été rendue ou établi, ou par le fonctionnaire consulaire qui le remplace en cas d'absence ou d'empêchement, ou par le chef de poste consulaire honoraire mandaté par le Ministre et accrédité dans l'Etat où la décision ou l'acte a été rendue ou établi, ou à défaut, par le Ministre des Affaires étrangères.

Art. 2.La formule de légalisation est apposée de manière électronique ou au moyen d'une vignette autocollante imprimée sur le document présenté.

Art. 3.L'apposition de la légalisation et de l'apostille, prévue par la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 supprimant l'exigence de la légalisation des actes publics étrangers, est réalisée au moyen d'un système informatique (eLegalisation).

Sur demande de la partie concernée, le document est introduit dans le système en vue d'y apposer une légalisation ou une apostille. Le document légalisé est délivré directement au demandeur soit sur papier soit de manière électronique via le système. Le document apostillé est délivré directement au demandeur de manière électronique via le système.

Les données des légalisations et des apostilles sont stockées dans le système électronique, et ce pour une durée de 75 ans.

L'accès au document stocké électroniquement et à l'apostille ou légalisation électronique y apposée, est garanti pour la partie concernée pendant une durée de 10 ans à dater de la délivrance de l'apostille ou de la légalisation.

Art. 4.Le responsable du service « Légalisation et lutte contre la fraude documentaire » du SPF Affaires étrangères, ou la personne qu'il a habilitée, détermine quelles personnes sont autorisées à utiliser ce système électronique au sein du SPF Affaires étrangères et dans les postes consulaires belges à l'étranger en vue de la réalisation de la légalisation dans le cadre de leurs attributions.

Cette autorisation est accordée tant que la légalisation fait partie de leur fonction.

Art. 5.Lorsque le Ministre des Affaires étrangères, le chef d'un poste consulaire de carrière ou le fonctionnaire consulaire qui le remplace, ou le chef d'un poste consulaire honoraire mandaté par le Ministre, qui légalise une décision judiciaire étrangère ou un acte authentique étranger, constate un problème prima facie au niveau de cette décision judiciaire étrangère ou de cet acte authentique étranger, mais que toutes les conditions sont satisfaites pour la légalisation, il peut légaliser la décision judiciaire étrangère ou l'acte authentique étranger et peut mentionner des remarques sur une feuille annexée au document.

S'il s'agit d'une légalisation électronique, la feuille avec les remarques prima facie est jointe à l'image du document dans le registre électronique des légalisations.

Art. 6.Le Ministre des Affaires étrangères, le chef d'un poste consulaire de carrière ou le fonctionnaire consulaire qui le remplace, ou le chef d'un poste consulaire honoraire mandaté par le Ministre, peut refuser la légalisation d'une décision judiciaire étrangère ou d'un acte authentique étranger sur base du résultat de l'enquête menée en application de l'article 34 du code consulaire. Il motive son refus et mentionne les voies de recours possibles.

Art. 7.L'arrêté royal du 12 juillet 2006 relatif à la légalisation de décisions judiciaires ou actes authentiques étrangers, modifié par l'arrêté royal du 19 avril 2014, est abrogé.

Art. 8.Le ministre qui a les Affaires étrangères dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 8 mars 2020.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre des Affaires étrangères et de la Défense, Ph. GOFFIN

Annexe à l'arrêté royal du 8 mars 2020 concernant la manière dont la légalisation est effectuée.

Formule de légalisation: Vu pour légalisation de la signature de : (nom de la personne dont la signature est légalisée) Sous le n° : Lieu, date : Signature et sceau de celui qui légalise.

Cette légalisation ne garantit pas l'authenticité du contenu du document.

Vu pour être annexé à Notre arrêté du 8 mars 2020 concernant la manière dont la légalisation est effectuée.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre des Affaires étrangères et de la Défense, Ph. GOFFIN