28 MEI 2004. - Besluit van de Vlaamse Regering tot vaststelling van de voorwaarden en de regels inzake de toekenning van subsidies voor vormingsinitiatieven voor lokale mandatarissen, ambtenaren en topambtenaren

De Vlaamse Regering, Gelet op de wetten van de Rijkscomptabiliteit, gecoördineerd op 17 juli 1991, inzonderheid op artikel 12;

Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 25 januari 2002 tot vaststelling van de voorwaarden en de regels inzake de toekenning van subsidies voor vormingsinitiatieven voor lokale mandatarissen, ambtenaren en topambtenaren;

Gelet op het akkoord van de Vlaamse minister, bevoegd voor de begroting, gegeven op 2 april 2004;

Gelet op het advies van de Raad van State (36.900/3), gegeven op 5 april 2004, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 1° van de gecoördineerde wetten op de Raad van State;

Op voorstel van de Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden, Cultuur, Jeugd en Ambtenarenzaken;

Na beraadslaging, Besluit : HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen

Artikel 1.In dit besluit wordt verstaan onder : 1° de minister : de Vlaamse minister, bevoegd voor de binnenlandse aangelegenheden;2° de administratie : de administratie Binnenlandse Aangelegenheden van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap; 3° lokale besturen : de gemeenten, de openbare centra voor maatschappelijk welzijn (O.C.M.W.), de districten, de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, zoals bepaald in het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en de provincies van het Vlaamse Gewest; 4° het centrum : het Vormingscentrum voor Lokale Besturen, opgericht binnen de administratie waarvan de samenstelling is bepaald in hoofdstuk IV van dit besluit;5° lokale mandatarissen : mandatarissen van lokale besturen;6° lokale ambtenaren : contractuele en vastbenoemde ambtenaren van lokale besturen;7° lokale topambtenaren : ambtenaren van lokale besturen die deelnemen aan de beleidsvoorbereiding of het management van het lokale bestuur;8° een vormingsinitiatief : een begeleide en gestructureerde leeractiviteit, gericht op de deskundigheidsbevordering van lokale mandatarissen, ambtenaren of topambtenaren;9° een vormingsorganisatie : een organisatie die vorming aanbiedt voor lokale mandatarissen, ambtenaren en topambtenaren en niet verbonden is met een politieke partij of een vereniging van levensbeschouwelijke aard;10° een dagdeel : een voormiddag-, een namiddag- of een avondactiviteit;11° een dag : een dag bestaat uit minstens twee dagdelen. HOOFDSTUK II. - Vormingsinitiatieven voor lokale topambtenaren en lokale mandatarissen Afdeling 1. - Basisvorming en actualiteitsvorming

Art. 2.§ 1. Aanvragen voor basisvorming of voor actualiteitsvorming komen in aanmerking voor subsidiëring, binnen de perken van de daartoe op de uitgavenbegroting van de Vlaamse Gemeenschap voorziene kredieten. Beide vormingen zijn specifiek afgestemd op de lokale en provinciale besturen, zowel inhoudelijk als organisatorisch. § 2. Onder basisvorming vallen de aanvragen die inhoudelijk betrekking hebben op bestuurskundige aspecten. De minister kan, na advies van het adviescollege (bedoeld in artikel 9), periodiek kennis geven over een programma van basisvorming. Dit programma is een opsomming van thema's waarover vorming gewenst is. De vorming is inhoudelijk van een kwalitatief hoogstaand niveau. Zij is gericht op kennisoverdracht, het bijbrengen van vaardigheden en het aanleren van attitudes. Zij biedt ruimte voor actieve participatie, training en ervaringsuitwisseling van de cursisten en is praktijkgericht. § 3. Actualiteitvorming is vorming ter gelegenheid van een wijziging van regelgeving of een recente gebeurtenis en is in principe niet terugkerend van aard is. De aanvrager toont aan waarom zijn aanvraag een aanvraag voor actualiteitsvorming is. Het adviescollege bedoeld in artikel 12 beoordeelt deze aanvraag. Afdeling 2. - Subsidie

Art. 3.§ 1. Aan een vormingsorganisatie kan een subsidiebedrag worden toegekend. Dit bedrag varieert naargelang het aantal betalende deelnemers dat zich inschrijft voorde de vorming. De minister kan het subsidiebedrag per dag of per dagdeel van een vormingsinitiatief bepalen, rekening houdend met volgende maxima. § 2. Het subsidiebedrag mag per dag de volgende maxima niet overschrijden : 1° voor een vormingsinitiatief met maximum 20 betalende deelnemers (kleine groep) wordt een subsidie van 75 euro per persoon toegekend;2° voor een vormingsinitiatief met 21 tot en met 50 betalende deelnemers (middelgrote groep) wordt een subsidie van 50 euro per persoon toegekend;3° voor een vormingsinitiatief met meer dan 50 betalende deelnemers (grote groep) wordt een subsidie van 40 euro per persoon toegekend. De totale subsidie bedraagt in geen enkel geval meer dan 5.000 euro per dag. De maximum subsidie voor een dagdeel bedraagt de helft van de subsidie voorzien voor een dag.

De minister kan de bedragen vermeld in artikel 3, § 2, periodiek aanpassen. § 3. De subsidie houdt de waarborg in dat het vormingsinitiatief door de doelgroep is getoetst en als kwaliteitsvol en toegankelijk wordt erkend. Dit betekent dat de doelgroep van oordeel is dat het zinvol is dat het vormingsinitiatief wordt gevolgd en dat elk individueel lid van de doelgroep daar kan op inschrijven. § 4. Als de subsidie toegekend wordt, gebeurt de uitbetaling ervan na afloop van de activiteit, op basis van het aantal betalende deelnemers en de groep waartoe de vorming zich richt volgens de subsidieaanvraag, op basis van het aantal effectief georganiseerde dagdelen of dagen en op basis van een verantwoordingsdossier dat de volgende stukken bevat : 1° de lijst van de betalende deelnemers;2° een verklaring op eer dat het toegekende subsidiebedrag volledig werd besteed ter financiering van het vormingsinitiatief;3° de sprekerslijst en de onderwerpen;4° de uitnodiging;5° het evaluatieverslag;6° de documentatie van de vorming, die ter beschikking gesteld wordt aan de deelnemers;7° de lijst van de effectief georganiseerde dagedelen of dagen. De administratie kan de wijze bepalen waarop de verantwoordingsstukken worden ingediend. Het verantwoordingsdossier wordt ingediend binnen een termijn, die bepaald is, in het ministerieel besluit tot toekenning van de subsidie.

De minister bepaalt de elementen die minimaal in het evaluatieverslag moeten opgenomen worden.

De administratie ontvangt altijd vooraf een uitnodiging en ze heeft het recht kosteloos aan het gesubsidieerde vormingsinitiatief deel te nemen met een aantal personen, bepaald in onderling overleg met de vormingsinstelling. De administratie heeft het recht alle gewenste bijkomende verantwoordingsstukken op te vragen of ter plaatste bij de vormingsorganisatie te gaan verifiëren. § 5. De vormingsorganisatie vermeldt bij elke publiciteit en in de programmabrochure dat het vormingsinitiatief gerealiseerd wordt in samenwerking met de administratie en met haar financiële steun. Zo mogelijk neemt zij het logo van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap op in haar publiciteit en in de programmabrochure. De administratie kan het initiatief ook bekendmaken via haar informatiekanalen. Afdeling 3. - Procedure

Onderafdeling I. - Indienen van een subsidie- en vormingsaanvraag

Art. 4.§ 1. Voor initiatieven voor vorming voor lokale topambtenaren en lokale mandatarissen kan een vormingsorganisatie een aanvraag tot subsidiëring indienen bij de administratie, via een aanvraagformulier dat kan opgevraagd worden bij de administratie.

De aanvraag omvat de volgende documenten : 1° de volledige en ondertekende aanvraag;2° een omstandige beschrijving van de inhoud, de doelgroep, de leerdoelen en de wijze van realisatie van de vormingsactiviteit(en);3° de duur van het vormingsinitiatief : een dag of dagdeel, een eendaagse of meerdaagse activiteit;4° de categorie van het aantal betalende deelnemers waartoe de vorming zicht richt, zoals bepaald in artikel 3, § 2 : - Kleine groep : tot 20 deelnemers; - Middelgrote groep : van 21 tot en met 50 deelnemers; - Grote groep : meer dan 50 deelnemers; 5° voor de actualiteitvorming wordt ook aangegeven welke link er bestaat met een recente wijziging in de regelgeving of een recente gebeurtenis, die de vorming rond dit thema noodzakelijk of nuttig maakt. § 2. Als de aanvraag onvolledig is, stelt de administratie de vormingsorganisatie hiervan onmiddellijk in kennis, met vermelding van de ontbrekende documenten. § 3. Als de vormingsorganisatie voor het betreffende vormingsinitiatief ook een subsidie heeft aangevraagd en verkregen bij een andere instantie, voegt ze bij haar aanvraag een verklaring met de vermelding van het bedrag van de subsidie en van de naam van de subsidiërende instantie.

Onderafdeling II. - Termijnen

Art. 5.Een aanvraag voor basisvorming wordt een maal per jaar ingediend bij het centrum, ten laatste op 31 januari. Ten laatste op 30 juni wordt aan de vormingsorganisatie meegedeeld of haar aanvraag al dan niet wordt gesubsidieerd. De vorming wordt ten laatste op 15 september van het daaropvolgende jaar beëindigd.

Een aanvraag voor actualiteitsvorming kan het hele jaar door worden ingediend. Ten laatste 40 dagen na de ontvangst van de aanvraag op de administratie wordt aan de vormingsorganisatie meegedeeld of haar aanvraag al dan niet gesubsidieerd wordt. De vorming wordt beëindigd ten laatste zes maanden na de datum waarop aan de vormingsorganisatie gemeld is dat de vorming wordt gesubsidieerd.

De directeur-generaal van de administratie kan de data of termijnen, vermeld in het eerste en tweede lid van dit artikel aanpassen.

Onderafdeling III. - Onderzoek van de aanvraag

Art. 6.De administratie onderzoekt of de aanvraag tot subsidiëring ontvankelijk is. Om ontvankelijk te zijn moet het vormingsinitiatief georganiseerd worden door een vormingsorganisatie en gericht zijn op lokale mandatarissen of lokale topambtenaren.

Als de aanvraag ontvankelijk is, stuurt de administratie de aanvraag naar het centrum. Het adviescollege, bedoeld in artikel 12, geeft een evaluatie van het vormingsinitiatief en een advies over het toe te kennen subsidiebedrag. Het centrum stelt een gemotiveerd advies op en stuurt dit advies samen met de aanvraag tot subsidiëring door naar de minister.

De minister beslist, na ontvangst van het advies van het centrum, over het al dan niet toekennen van de subsidie en over het subsidiebedrag, binnen de maxima, zoals bepaald in artikel 3, § 2 van dit besluit.

Onderafdeling IV. - Delegatie

Art. 7.De directeur-generaal van de administratie is bevoegd om te beslissen over het toekennen van subsidies aan vormingsinitiatieven, op voorwaarde van kennisgeving van de beslissing aan de minister. HOOFDSTUK III. - Vormingsinitiatieven voor lokale ambtenaren Afdeling 1. -Programma en subsidiëring

Art. 8.§ 1. De vormingsinitiatieven passen in een concept van geïntegreerd vormingsbeleid van de lokale besturen. Ze sluiten aan bij lokale vormingsplannen die gebaseerd zijn op een behoeftedetectie die zowel aandacht geeft aan de individuele leerbehoeften van de personeelsleden, als aan de behoeften van de lokale organisaties in het kader van organisatieontwikkeling en veranderingsprocessen, als aan de behoeften die het gevolg zijn van beleidsinitiatieven van de lokale of hogere overheden. § 2. Het programma van vormingsinitiatieven omvat ten minste de volgende onderdelen : 1° een reguliere opleiding van 400 uur, gespreid over drie jaar, die aangepast is aan het werkveld van het gemeentelijk of provinciaal bestuur en die zowel betrekking heeft op kennisverwerving als op de ontwikkeling van vaardigheden;2° modulaire programma's in het kader van permanente vorming;3° specifieke programma's over actuele aangelegenheden en nieuwe ontwikkelingen in de lokale problematiek;4° specifieke programma's die betrekking hebben op het personeelsbeleid of die aansluiten bij veranderingsprocessen en organisatieontwikkeling. De minister kan de omschrijving van dit aanbod of van een deel ervan bepalen na advies van het adviescollege voor lokale ambtenaren, bedoeld in artikel 12, § 1.

Art. 9.§ 1. De minister kan, op voorstel van het centrum, aan de provincies een subsidie verlenen ter ondersteuning van het vormingsbeleid voor lokale ambtenaren.

Daartoe moeten ze zelf of bij overeenkomst via derden zorgen voor een programma van vormingsinitiatieven, die toegankelijk zijn voor het personeel van de lokale besturen. § 2. De subsidies worden over de in aanmerking komende provincies verdeeld op basis van de volgende criteria : 1° de helft van het beschikbare bedrag in gelijke delen over de in aanmerking komende provincies;2° de helft van het beschikbare bedrag op basis van het meest recente in het Belgisch Staatsblad gepubliceerde bevolkingsaantal van deze provincies. Afdeling 2. - Procedure

Art. 10.§ 1. Voor de vormingsinitiatieven voor lokale besturen dient de bestendige deputatie van de provincieraad tegen 31 juli van elk begrotingsjaar een gemotiveerde aanvraag tot subsidiëring in bij de administratie.

De aanvraag tot subsidiëring omvat de volgende documenten : 1° de volledige en ondertekende aanvraag;2° het volledige programmaoverzicht van de geplande vormingsinitiatieven;3° een toelichtende nota;4° de adviezen van de eigen adviesorganen met betrekking tot het vormingsprogramma. Als de aanvraag onvolledig is, stelt de administratie de aanvrager hiervan onmiddellijk in kennis, met vermelding van de ontbrekende documenten. § 2. De administratie onderzoekt of de aanvraag tot subsidiëring ontvankelijk is, zoals bepaald in artikel 6.

Als de aanvraag ontvankelijk is, bezorgt de administratie de aanvraag binnen de veertien dagen aan het centrum. Het centrum stelt een gemotiveerd advies op en stuurt dit advies samen met de aanvraag tot subsidiëring door naar de minister. § 3. De minister beslist, na ontvangst van het advies van het centrum, over het al dan niet toekennen van de subsidie. § 4. De subsidie aan de provincie wordt uitbetaald nadat ze uiterlijk op 31 juli van het jaar dat volgt op de toekenning, bij het centrum een verslag indient over de activiteiten en de werking inzake de vorming van lokale ambtenaren. De minister kan de minimale gegevens van het verslag bepalen. HOOFDSTUK IV. - Structuur en werking van het Vormingscentrum voor Lokale Besturen Afdeling 1. - Leiding

Art. 11.§ 1. Het centrum is een onderdeel van de administratie. Het centrum bestaat uit twee adviescolleges. Het centrum valt onder de politieke verantwoordelijkheid van de minister. De directeur-generaal van de administratie heeft de leiding van het centrum. § 2. De directeur-generaal van de administratie wijst een ambtenaar aan die belast is met het dagelijks bestuur van het centrum. Afdeling 2. - Adviescolleges - samenstelling en taken

Art. 12.§ 1. Het centrum bestaat uit twee adviescolleges : een adviescollege voor de lokale mandatarissen en de lokale topambtenaren en een adviescollege voor de lokale ambtenaren. De leden worden aangewezen door de directeur-generaal van de administratie. § 2. De adviescolleges worden als volgt samengesteld : 1° wat het adviescollege voor de lokale mandatarissen en de lokale topambtenaren betreft : - het afdelingshoofd van de afdeling juridische Aangelegenheden en Verkiezingen en het afdelingshoofd van de afdeling Gemeenten, O.C.M.W.'s en Provincies van de administratie; - een ambtenaar van niveau A van de afdeling Juridische Aangelegenheden en Verkiezingen en één van de afdeling Gemeenten, O.C.M.W.'s en Provincies van de administratie; - op voordracht van de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten : vier lokale mandatarissen, waarvan twee leden van een uitvoerend orgaan, een raadslid van een meerderheidspartij en een raadslid van een oppositiepartij van een gemeente van het Vlaamse Gewest; - op voordracht van de Vereniging van Vlaamse Provincies : een provinciaal mandataris; - op voordracht van de Vlaamse Federatie van Gemeentesecretarissen : drie gemeentesecretaris uit het Vlaamse Gewest; - op voordracht van de Federatie van Gemeenteontvangers : een gemeente- en een O.C.M.W.-ontvanger van het Vlaamse Gewest; - op voordracht van de Vereniging van Vlaamse O.C.M.W.-secretarissen : twee O.C.M.W.-secretarissen uit de Vlaamse Gemeenschap; - op voordracht van het college van provinciegriffiers : een provinciegriffier; 2° voor wat het adviescollege van de lokale ambtenaren betreft : - het afdelinghoofd van de afdeling Gemeenten, O.C.M.W.'s en Provincies van de administratie; - een ambtenaar van niveau A van de afdeling Gemeenten, O.C.M.W/'s en Provincies van de administratie; - een gemeentesecretaris, een O.C.M.W.-secretaris, een vormingsverantwoordelijke, een personeelsverantwoordelijke en een provinciaal ambtenaar uit het Vlaamse Gewest; - een ambtenaar van een provincie uit het Vlaamse gewest. 3° De ambtenaar, vermeld in art.11, § 2, maakt ambtshalve deel uit van elk adviescollege. § 3. De ambtenaren van niveau A, vermeld in artikel 12, § 2, 1° en 2°, worden belast met het secretariaatswerk van het desbetreffende adviescollege. § 4. De directeur-generaal van de administratie kan, rekening houdend met de aard van het vormingsinitiatief, de twee adviescolleges aanvullen met maximaal de helft van het aantal leden. § 5. De vormingsorganisatie kan worden uitgenodigd om haar aanvraag en vormingsinitiatief toe te lichten.

Art. 13.Elk adviescollege formuleert voor zijn doelgroep(en), adviezen naar aanleiding van de subsidieaanvragen en ook beleidsadviezen of concrete voorstellen in het kader van de evaluatie van het bestaande vormingsaanbod. Afdeling 3. - Reiskosten

Art. 14.De reiskosten van de leden van een adviescollege extern aan de administratie worden toegekend overeenkomstig de bepalingen van het besluit van de Vlaamse regering van 14 december 1983 houdende sommige maatregelen tot harmonisatie van de werking en van de presentiegelden en vergoedingen van adviesorganen. HOOFDSTUK V. - Overgangs- en slotbepalingen

Art. 15.§ 1. Het besluit van de Vlaamse regering van 25 januari 2002 tot vaststelling van de voorwaarden en de regels inzake de toekenning van subsidies voor vormingsinitiatieven voor lokale mandatarissen, ambtenaren en topambtenaren wordt opgeheven. § 2. De ministeriële besluiten tot het toekennen van subsidies aan vormingsinitiatieven, genomen voor de inwerkingtreding van dit besluit, blijven onderworpen aan de regelen die op dat tijdstip van kracht waren. § 3. In afwijking van artikel 5, kunnen voor het jaar 2004 aanvragen voor basisvorming gedurende het hele jaar worden ingediend.

Art. 16.Dit besluit treedt in werking de eerste dag van de tweede maand volgend op de publicatie ervan in het Belgisch Staatsblad.

Art. 17.De Vlaamse minister, bevoegd voor de binnenlandse aangelegenheden, is belast met de uitvoering van dit besluit.

Brussel, 28 mei 2004.

De minister-president van de Vlaamse Regering, B. SOMERS De Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden, Cultuur, Jeugd en Ambtenarenzaken, P. VAN GREMBERGEN