28 MAI 2004. - Arrêté du Gouvernement flamand fixant les conditions et les règles relatives au subventionnement des initiatives de formation visant des mandataires, fonctionnaires et hauts fonctionnaires locaux

Le Gouvernement flamand, Vu les lois sur la comptabilité d'Etat, coordonnées le 17 juillet 1991, notamment l'article 12;

Vu l'arrêté du Gouvernement flamand du 25 janvier 2002 fixant les conditions et les règles relatives au subventionnement des initiatives de formation visant des mandataires, fonctionnaires et hauts fonctionnaires locaux;

Vu l'accord du Ministre flamand chargé du budget, donné le 2 avril 2004;

Vu l'avis du Conseil d'Etat (36.900/3), donné le 5 avril 2004, en application de l'article 84, alinéa 1er, 1°, des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat;

Sur la proposition du Ministre flamand des Affaires intérieures, de la Culture, de la Jeunesse et de la Fonction publique;

Après délibération, Arrête : CHAPITRE Ier. - Dispositions générales

Article 1er.Dans le présent arrêté on entend par : 1° le Ministre : le Ministre flamand chargé des Affaires intérieures;2° l'administration : l'administration des Affaires intérieures du Ministère de la Communauté flamande;3° pouvoirs locaux : les communes, les centres publics d'aide sociale (CPAS), les districts, les intercommunales, tels que définis par le décret du 6 juillet 2001 portant réglementation de la coopération intercommunale, et les provinces de la Région flamande;4° le centre : le "Vormingscentrum voor Lokale Besturen" (Centre de formation des Pouvoirs locaux), créé au sein de l'administration dont la composition est fixée dans le chapitre IV du présent arrêté;5° les mandataires locaux : les mandataires des pouvoirs locaux;6° les fonctionnaires locaux : les fonctionnaires contractuels et statutaires des pouvoirs locaux;7° les hauts fonctionnaires locaux : les fonctionnaires des pouvoirs locaux qui sont associés à la préparation de la politique ou à la gestion du pouvoir local;8° une initiative de formation : une activité d'apprentissage accompagnée et structurée, visant la promotion de l'expertise des mandataires, fonctionnaires ou hauts fonctionnaires locaux;9° une organisation de formation : une organisation qui offre des formations pour des mandataires, fonctionnaires et hauts fonctionnaires locaux, et qui n'est pas liée à un parti politique ou à une association philosophique;10° une partie de journée : une activité du matin, de l'après-midi ou du soir;11° un jour : un jour compte au moins deux parties de journée. CHAPITRE II. - Initiatives de formation visant des mandataires et hauts fonctionnaires locaux Section 1re. - Formation de base et formation à l'actualité

Art. 2.§ 1er. Les demandes de formation de base ou de formation à l'actualité sont admises aux subventions dans les limites des crédits inscrits à cet effet au budget des dépenses de la Communauté flamande.

Les deux formations s'adressent spécifiquement aux pouvoirs locaux et provinciaux, tant sur le plan du contenu que sur le plan de l'organisation. § 2. La formation de base concerne les demandes traitant des aspects de gestion publique. Le Ministre peut périodiquement, après avis du collège d'avis (visé à l'article 9), faire part d'un programme de formation de base. Ce programme est une énumération de thèmes pour lesquels une formation est souhaitable. Le contenu de la formation est d'un haut niveau de qualité. Elle vise le transfert de connaissances, l'apport d'aptitudes et l'apprentissage d'attitudes. Elle permet la participation active, l'entraînement et l'échange d'expériences des participants et est orientée vers la pratique. § 3. La formation à l'actualité résulte d'une modification d'une réglementation ou d'un événement récent et est en principe non récurrent. Le demandeur démontre pourquoi sa demande est une demande de formation à l'actualité. Le collège d'avis visé à l'article 12, examine la demande. Section 2. - Subvention

Art. 3.§ 1er. Une organisation de formation peut bénéficier d'une subvention. Ce montant varie en fonction du nombre de participants payants qui s'inscrivent à la formation. Le Ministre peut fixer le montant de la subvention d'une initiative de formation par jour ou par partie de journée, compte tenu des plafonds suivants : § 2. Le montant de la subvention par jour est plafonné à : 1° 75 euros par personne pour une initiative de formation de 20 participants payants au maximum (petit groupe);2° 50 euros par personne pour une initiative de formation de 21 à 50 participants payants inclus (groupe moyen);3° 40 euros par personne pour une initiative de formation de plus de 50 participants payants (grand groupe). La subvention globale ne peut en aucun cas excéder 5.000 euros par jour. La subvention pour une partie de journée est plafonnée à la moitié de la subvention prévu pour un jour.

Le Ministre peut modifier périodiquement les montants visés à l'article 3, § 2. § 3. La subvention implique la garantie que l'initiative de formation a été testée par le groupe cible et a été reconnue comme étant qualitative et accessible. Cela signifie que le groupe cible estime qu'il est utile de suivre l'initiative de formation et que chaque membre individuel du groupe cible peut s'y inscrire. § 4. Si la subvention est accordée, son paiement intervient à l'issue de l'activité, sur la base du nombre de participants payants et du groupe auquel la formation s'adresse suivant la demande de subvention, sur la base du nombre de parties de journée effectivement organisées et sur la base d'un dossier de justification qui contient les pièces suivantes : 1° la liste des participants payants;2° une déclaration sur l'honneur que la subvention octroyée a été entièrement affectée au financement de l'initiative de formation;3° la liste des intervenants et les sujets traités;4° l'invitation;5° le rapport d'évaluation;6° la documentation de la formation qui est mise à disposition des participants;7° la liste des jours ou parties de journée effectivement organisés. L'administration fixe la date de production des pièces justificatives.

Le dossier de justification est présenté dans un délai stipulé par l'arrêté ministériel octroyant la subvention.

Le Ministre détermine les éléments minimums qui doivent figurer dans le rapport d'évaluation.

L'administration reçoit toujours à l'avance une invitation et elle a le droit de participer gratuitement à l'initiative de formation subventionnée par le biais d'un nombre de personnes qu'elle désigne de commun accord avec l'institution de formation. L'administration a le droit de se faire communiquer toutes pièces justificatives supplémentaires ou de les vérifier sur place dans les locaux de l'institution de formation. § 5. A l'occasion de chaque publicité et dans les brochures de programmation, l'organisation de formation mentionne le fait que l'initiative de formation est réalisée en coopération avec l'administration et avec son aide financière. Dans la mesure du possible, elle intègre le logo du Ministère de la Communauté flamande dans sa publicité et dans sa brochure de programmation.

L'administration peut également publier l'initiative par le biais de ses canaux d'information. Section 3. - Procédure

Sous-section Ire. - Présentation d'une demande de subvention et de formation

Art. 4.§ 1er. Pour des initiatives de formation s'adressant aux mandataires et hauts fonctionnaires locaux, une organisation de formation peut adresser une demande de subvention à l'administration à l'aide d'un formulaire qui peut être obtenu auprès de l'administration.

La demande contient les documents suivants : 1° la demande complète et signée;2° une description circonstanciée du contenu, du groupe cible, des objectifs pédagogiques et du mode de réalisation de l'activité (des activités) de formation;3° la durée de l'initiative de formation : un jour ou une partie de journée, une activité d'un jour ou de plusieurs jours;4° la catégorie du nombre de participants payants à laquelle la formation s'adresse, telle que définie à l'article 3, § 2 : - Petit groupe : jusqu'à 20 participants; - Groupe moyen : de 21 à 50 participants inclus; - Grand groupe : plus de 50 participants; 5° pour la formation à l'actualité, il y a lieu d'indiquer le lien qui existe avec une récente modification de la réglementation ou un événement récent qui rend cette formation nécessaire ou utile. § 2. En cas de demande incomplète, l'administration en informe immédiatement l'organisation de formation, en précisant les documents manquants. § 3. Si l'organisation de formation a également demandé ou obtenu une subvention d'une autre instance concernant la même initiative de formation, elle joint à sa demande une déclaration comportant la mention du montant de la subvention et du nom de l'instance qui octroie la subvention.

Sous-section II. - Délais

Art. 5.Une demande de formation de base est présentée une fois par an au centre, au plus tard le 31 janvier. Au plus tard le 30 juin, il est notifié à l'organisation de formation si sa demande sera admise aux subventions ou non. La formation cessera au plus tard le 15 septembre de l'année suivante.

Une demande de formation à l'actualité peut être présentée pendant toute l'année. Au plus tard 40 jours après réception de la demande par l'administration, il est notifié à l'organisation de formation que sa demande est admise aux subventions ou non. La formation cessera au plus tard six mois après la date à laquelle il est notifié à l'organisation de formation que la formation est subventionnée.

Le directeur général de l'administration peut adapter les dates ou délais cités aux alinéa premier et deux du présent article.

Sous-section III. - Examen de la demande

Art. 6.L'administration examine la recevabilité de la demande de subvention. Afin d'être recevable, l'initiative de formation doit être organisée par une organisation de formation et s'adresser aux mandataires ou hauts fonctionnaires locaux.

En cas de demande recevable, l'administration envoie la demande au centre. Le collège d'avis, visé à l'article 12, évalue l'initiative de formation et rend un avis sur le montant de subvention à octroyer. Le centre rédige un avis motivé et le transmet, ensemble avec la demande de subvention, au Ministre.

Le Ministre décide, après la réception de l'avis du centre, sur l'octroi ou le refus de la subvention et sur le montant de la subvention, dans les limites des plafonds prévus à l'article 3, § 2 du présent arrêté.

Sous-section IV. - Délégation

Art. 7.Le directeur général de l'administration est habilité à statuer sur l'octroi de subventions aux initiatives de formation, moyennant notification de la décision au Ministre. CHAPITRE III. - Initiatives de formation pour fonctionnaires locaux Section 1re. - Programme et subventionnement

Art. 8.§ 1er. Les initiatives de formation cadrent dans un concept de politique de formation intégrée des pouvoirs locaux. Elles rejoignent des plans de formation locaux qui sont basés sur une détection des besoins prêtant une attention aux besoins d'apprentissage individuels des membres du personnel, ainsi qu'aux besoins d'apprentissage des organisations locales dans le cadre du développement de l'organisation et des processus de changement, et aux besoins résultant des initiatives politiques des autorités locales ou supérieures. § 2. Le programme d'initiatives de formation comprend au moins les éléments suivants : 1° une formation régulière de 400 heures, réparties sur trois années, qui est adaptée au domaine de travail de l'administration communale ou provinciale et qui concerne tant l'acquisition de connaissances que le développement d'aptitudes;2° des programmes modulaires dans le cadre de la formation permanente;3° des programmes spécifiques concernant des matières actuelles et des nouveaux développements dans la problématique locale;4° des programmes spécifiques concernant la politique du personnel ou qui rejoignent des processus de changement et le développement de l'organisation. Le Ministre peut déterminer la définition de l'ensemble ou d'une partie de cette offre après l'avis du collège d'avis de fonctionnaires locaux, visé à l'article 12, § 1er.

Art. 9.§ 1er. Le Ministre peut, sur proposition du centre, allouer une subvention aux provinces à l'appui de la politique de formation pour fonctionnaires locaux.

A cet effet, elles doivent elles-mêmes ou par le biais d'une convention avec des tiers, établir un programme d'initiatives de formation accessibles aux personnel des pouvoirs locaux. § 2. Les subventions sont réparties sur les provinces éligibles sur la base des critères suivants : 1° la moitié du montant disponible en parts égales sur les provinces éligibles;2° la moitié du montant disponible sur la base des chiffres démographiques les plus récents desdites provinces publiés au Moniteur belge. Section 2. - Procédure

Art. 10.§ 1er. Pour des initiatives de formation s'adressant aux pouvoirs locaux, la députation permanente du conseil provincial introduit, au plus tard le 31 juillet de chaque année budgétaire, une demande motivée de subvention auprès de l'administration.

La demande de subvention contient les documents suivants : 1° la demande complète et signée;2° le programme complet des initiatives de formation prévues;3° une note explicative;4° les avis des propres organes d'avis en ce qui concerne le programme de formation. En cas de demande incomplète, l'administration en informe immédiatement l'organisation de formation, en précisant les documents manquants. § 2. L'administration examine la recevabilité de la demande de subvention, conformément aux dispositions de l'article 6.

En cas de demande recevable, l'administration envoie sa décision au centre dans les quatorze jours. Le centre rend un avis motivé et le transmet, ensemble avec la demande de subvention, au Ministre. § 3. Le Ministre décide, après la réception de l'avis du centre, sur l'octroi ou le refus de la subvention. § 4. Les subventions à la province sont payées après qu'elle introduit auprès du centre, au plus tard le 31 juillet de l'année suivant l'octroi, un rapport des activités et du fonctionnement en ce qui concerne la formation de fonctionnaires locaux. Le Ministre peut déterminer les données minimales du rapport. CHAPITRE IV. - Structure et fonctionnement du "Vormingscentrum voor Lokale Besturen" Section 1re. - Direction

Art. 11.§ 1er. Le centre fait partie de l'administration. Le centre se compose de deux collèges d'avis. Le centre relève de la responsabilité politique du Ministre. Le directeur général de l'administration dirige le centre. § 2. Le directeur général de l'administration désigne un fonctionnaire qu'il charge de la gestion journalière du centre. Section 2. - Collèges d'avis - composition et tâches

Art. 12.§ 1er. Le centre se compose de deux collèges d'avis. un collège d'avis pour les mandataires et hauts fonctionnaires locaux et un collège d'avis pour les fonctionnaires locaux. Les membres sont désignés par le directeur général de l'administration. § 2. Les collèges d'avis se composent comme suit : 1° pour ce qui concerne le collège d'avis pour mandataires et hauts fonctionnaires locaux : - le chef de division de la division des Questions juridiques et des Elections et le chef de division de la division des Communes, des C.P.A.S. et des Provinces de l'administration; - un fonctionnaire de niveau A de la division des Questions juridiques et des Elections et de la division des Communes, des C.P.A.S. et des Provinces de l'administration; - sur la proposition de la "Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten" (Association des Villes et Communes flamandes) : quatre mandataires locaux, dont deux membres d'un organe exécutif, un conseiller d'un parti majoritaire et un conseiller d'un parti de l'opposition d'une commune de la Région flamande; - sur la proposition de la "Vereniging van Vlaamse Provincies" (Association des Provinces flamandes) : un mandataire provincial; - sur la proposition de la " Vlaamse Federatie van Gemeentesecretarissen " (Fédération flamande des secrétaires communaux) : un secrétaire communal de la Région flamande; - sur la proposition de la "Federatie van Gemeenteontvangers" (Fédération des receveurs communaux) : un receveur de la commune et d'un C.P.A.S. de la Région flamande; - sur la proposition de la "Vereniging van Vlaamse O.C.M.W.-secretarissen" (Association des secrétaires C.P.A.S. flamands) : deux secrétaires C.P.A.S. de la Communauté flamande; - sur la proposition du collège des greffiers provinciaux : un greffier provincial; 2° pour ce qui concerne le collège d'avis des fonctionnaires locaux : - le chef de division de la division des Communes, des C.P.A.S. et des Provinces de l'administration; - un fonctionnaire de niveau A de la division des Communes, des C.P.A.S. et des Provinces de l'administration; - un secrétaire communal, un secrétaire C.P.A.S., un responsable de la formation, un responsable du personnel et un fonctionnaire provincial de la Région flamande; - un fonctionnaire d'une province de la Région flamande. 3° Le fonctionnaire, visé à l'art.11, § 2, fait partie d'office de chaque collège d'avis. § 3. Les fonctionnaires de niveau A, visés à l'article 12, § 2, 1° et 2°, sont chargés du secrétariat du collège d'avis concerné. § 4. Le directeur général de l'administration peut, compte tenu de la nature de l'initiative de formation, compléter les deux collèges d'avis d'au maximum la moitié du nombre de membres. § 5. L'organisation de formation peut être invitée à s'expliquer sur sa demande et son initiative de formation.

Art. 13.Chaque collège d'avis formule, chacun pour son (ses) groupe(s) cible(s), des avis suite aux demandes de subvention et des conseils en matière de politique ou des propositions concrètes dans le cadre de l'évaluation de l'offre existante en matière de formation. Section 3. - Frais de parcours

Art. 14.Les frais de parcours d'un collège d'avis extérieur à l'administration sont alloués conformément aux dispositions de l'arrêté du Gouvernement flamand du 14 décembre 1983 portant certaines mesures, en vue d'harmoniser le fonctionnement, les jetons de présence et les indemnités aux organes consultatifs. CHAPITRE V. - Dispositions transitoires et finales

Art. 15.§ 1er. L'arrêté du Gouvernement flamand du 25 janvier 2002 fixant les conditions et les règles relatives au subventionnement des initiatives de formation visant des mandataires, fonctionnaires et hauts fonctionnaires locaux, est abrogé. § 2. Les arrêtés ministériels octroyant des subventions aux initiatives de formation pris avant l'entrée en vigueur du présent arrêté, restent soumis aux règles en vigueur à cette date. § 3. Par dérogation à l'article 5, les demandes de formation de base pour l'année 2004 peuvent être présentées pendant toute l'année.

Art. 16.Le présent arrêté entre en vigueur le premier jour du deuxième mois qui suit sa publication au Moniteur belge.

Art. 17.Le Ministre flamand ayant les affaires intérieures dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 28 mai 2004.

Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, B. SOMERS Le Ministre flamand des Affaires intérieures, de la Culture, de la Jeunesse et de la Fonction publique, P. VAN GREMBERGEN