19 MAART 2009. - Ordonnantie betreffende de archieven van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (1)

Artikel 1.Deze ordonnantie regelt een aangelegenheid als bedoeld in artikel 39 van de Grondwet.

Art. 2.In deze ordonnantie wordt verstaan onder 1° archief : de verzameling van stukken die, ongeacht datum, vorm of materiële drager, voortgebracht en ontvangen worden door iedere in artikel 3 bedoelde archiefvormende instelling bij de uitoefening van haar activiteit; sorteertabel : de systematische nomenclatuur van archiefcategorieën met vermelding van de bewaartermijn en de definitieve bestemming ervan : 2° definitief archief : de bescheiden die uit administratief of juridisch oogpunt geen belang meer vertonen.doch een historische waarde behouden als administratieve, wetenschappelijke of culturele informatiebron waarvoor de bewaring zonder tijdsbeperking gerechtvaardigd is; 3° archiefdienst : archiefdienst van het Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

Art. 3.De archiefdienst bewaart het definitief archief in goede staat en orde. zorgt ervoor dat het naar behoren wordt beheerd en regelt de neerlegging van het definitief archief van : 1° haar diensten;2° de kabinetten van de ministers en staatssecretarissen die deel uitmaken van de regering;3° de instellingen van openbaar nut en andere diensten die onder het toezicht staan van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering. De instellingen van openbaar nut kunnen, met instemming van de regering, hun eigen archief organiseren.

Die bepaalt de aard van de bescheiden die bewaard moeten warden.

Art. 4.De archiefdienst kan archieven van natuurlijke personen, rechtspersonen en feitelijke verenigingen in verband rnet de geschiedenis van de openbare instellingen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest als schenking of voor bewaring ontvangen.

De regering bepaalt het model van de typeovereenkomst met de voorwaarden voor de bewaring van deze stukken en de raadpleging ervan door het publiek.

Art. 5.§ 1. De in artikel 3 bedoelde archiefvormer is ertoe verplicht het archief in goede staat en orde neer te leggen bij de archiefdienst. De Regering stelt de nadere regels voor die neerlegging vast. § 2. Na het verstrijken van de termijn voor de wettelijke bewaring of het administratief belang worden de archieven gesorteerd om te bepalen op welke stukken artikel 2, 3°, van toepassing is.

De archiefvormende instelling sorteert de archiefbescheiden op basis van een sorteertabel die in onderling overleg door de archiefvormende instelling en de dienst belast met het archief is opgemaakt. De Regering stelt het model van de sorteertabellen vast.

De archieven die niet definitief worden, kunnen worden vernietigd met instemming van de archiefdienst.

Art. 6.Wanneer een archief persoonsgegevens in de zin van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer bevat, kan iedere betrokkene zich om legitieme redenen en volgens de bij die wet voorgeschreven voorwaarden en regels verzetten tegen de bekendmaking van dat archief tijdens een periode van dertig jaar na de datum waarop het archief is totstandgekomen.

Tijdens deze periode moet de betrokken persoon worden geraadpleegd bij iedere aanvraag om inzage, uitleg of kennisgeving in de vorm van een afschrift van de in het eerste lid bedoelde archieven, tenzij hij meteen zijn toestemming heeft gegeven.

De archiefdienst wordt ermee belast toe te zien op de naleving van de bepalingen van de voornoemde wet van 8 december 1992.

Art. 7.De archieven zijn onvervreemdbaar en zijn niet voor verjaring vatbaar Indien een archiefvormende instelling als bedoeld in artikel 3 ophoudt te bestaan, moeten de archieven worden overgedragen aan de dienst voor de archieven bij gebreke van een andere door de regering of door de ordonnantiegever vastgestelde bestemming.

In geval van overdracht van bevoegdheden van een archiefvormende instelling als bedoeld in artikel 3 naar een andere, wordt de dienst van de archieven op de hoogte gebracht van de eventuele verandering van de plaats van de archiefbescheiden.

Art. 8.De regering bepaalt de minimumnormen inzake bewaring van het archiefbestand, met inbegrip van de normen betreffende : 1° de beveiliging van dat archiefbestand, onder meer de temperatuur, de hygrometrie en de bestrijding van schadeoorzaken, zoals water, stof, licht of insecten;2° het opslaan van de archiefbescheiden : 3° de duurzaamheid van de gebruikte materialen.

Art. 9.De dienst van de archieven bezorgt jaarlijks een activiteitenverslag aan het Brussels Hoofdstedelijk Parlement. Dat verslag bevat ten minste een uiteenzetting over de organisatie en het administratief beheer van de archiefbescheiden, de staat van de stukken en van de infrastructuur en de opsomming van de aanwinsten.

Kondigen deze ordonnantie af, bevelen dat ze in het Belgisch Staatsblad zal worden bekendgemaakt.

Brussel, 19 maart 2009.

Minister-President van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, belast met Plaatselijke Besturen, Ruimtelijke Ordening, Monumenten en Landschappen, Stadsvemieuwing, Huisvesting, Openbare Netheid en Ontwikkelingssamenwerking CH. PICQUE De Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, belast met Financiën, Begroting, Openbaar Ambt en Externe Betrekkingen G. VANHENGEL De Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, beLast Met Tewerkstelling, Economie, Wetenschappelijk Onderzoek, Brandbestrijding en Dringende Medische Hulp B. CEREXHE De Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, belast met Mobiliteit en Openbare Werken P. SMET Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, belast met Leefmilieu, Energie en Waterbeleid Mevr. E. HUYTEBROECK Nota Documenten van het Parlement : Gewone zitting 2004. A-11/1 Voorstel van ordonnantie.

Gewone zitting 2008/2009. A11/2 Verslag Integraal verslag : Bespreking en aaneming : vergadering van vrijdag 6 maart 2009.