MINISTERE DE LA REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

19 MARS 2009. - Ordonnance relative aux archives de la Région de Bruxelles-Capitale (1)

Article 1er.La présente ordonnance règle une matière visée à l'article 39 de la Constitution.

Art. 2.Au sens de la présente ordonnance, on entend par : 1° l'archives : l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits et reçus par tout producteur d'archives visé à l'article 3, dans l'exercice de son activité, 2° tableau de tri : la nomenclature systématique de catégorie d'archives qui mentionne leur délai de conservation et leur destination définitive;3° archives définitives : les documents qui, ne présentant plus d'utilité administrative ou juridique, gardent une valeur historique comme source d'informations administratives, scientifiques ou culturelles justifiant leur conservation sans limitation de durée;4° service des archives : service des archives du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale.

Art. 3.Le service des archives conserve en bon état et en bon ordre, assure la gestion appropriée et organise le dépôt des archives définitives : 1° de ses services;2° des cabinets des ministres et secrétaires d'Etat qui font partie du Gouvernement;3° des organismes d'intérêt public et autres services relevant de l'autorité du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale. Les organismes d'intérêt public peuvent organiser leur propre dépôt d'archives moyennant l'accord du Gouvernement.

Celui-ci détermine la nature des documents qui doivent être conservés.

Art. 4.Le service des archives peut recevoir en don ou en dépôt des archives émanant de personnes physiques ou morales ou encore d'associations de fait en rapport avec l'histoire des institutions publiques relevant de la Région de Bruxelles-Capitale.

Le Gouvernement détermine le modèle du contrat-type fixant les modalités de conservation de ces documents et leur accès au public.

Art. 5.§ 1er. Tout producteur d'archives visé à l'article 3 est tenu de déposer celles-ci en bon état et en bon ordre au service des archives. Le Gouvernement fixe les modalités de ce dépôt. § 2. A l'expiration du délai de conservation légale ou d'utilité administrative, les archives font l'objet d'un tri aux fins de déterminer celles qui sont visées par l'article 2, 3°.

Le tri est opéré par le producteur d'archives selon un tableau de tri établi de commun accord entre le producteur et le service des archives. Le Gouvernement détermine le modèle des tableaux de tri.

Celles qui ne deviennent pas définitives peuvent être détruites moyennant l'accord du service des archives.

Art. 6.Lorsqu'une archive contient des données à caractère personnel au sens de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée, toute personne concernée peut, pour des motifs légitimes, dans les conditions et modalités prescrites par ladite loi, s'opposer à la divulgation de cette archive durant une période de trente ans qui suit la date de sa production.

Durant cette période, la personne concernée doit être consultée lors de toute demande de consultation, d'explication ou de communication sous forme de copie des archives visées à l'alinéa 1 er à moins qu'elle n'ait donné son consentement initialement.

Le service des archives est chargé de veiller au respect des dispositions de la loi du 8 décembre 1992 précitée.

Art. 7.Les archives sont inaliénables et imprescriptibles.

En cas de disparition d'un producteur d'archives visé à l'article 3, les archives doivent être versées au service des archives, à défaut d'une affectation différente décidée par le Gouvernement ou par le législateur ordonnantiel.

En cas de transfert de compétences d'un producteur d'archives visé à l'article 3 vers un autre, le service des archives est informé du changement éventuel de localisation des archives.

Art. 8.Le Gouvernement détermine les normes minimales en matière de conservation du patrimoine archivistique, en ce compris celles concernant : 1° la sécurisation de ce patrimoine, notamment au point de vue des températures, de l'hygrométrie ainsi qu'en matière de lutte contre les agents de détérioration, notamment l'eau, la poussière, la lumière ou les insectes;2° le stockage des archives;3° le caractère durable des matériaux employés.

Art. 9.Le service des archives transmet annuellement un rapport d'activités au Parlement de la Région de BruxellesCapitale. Ce rapport comporte au moins un exposé relatif à l'organisation et à la gestion administrative des archives, à l'état des documents et des infrastructures ainsi qu'à l'énumération des acquisitions.

Promulguons la présente ordonnance, ordonnons qu'elle soit publiée au Moniteur belge.

Bruxelles, le 19 mars 2009.

Ministre-Président du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargé des Pouvoirs locaux, de l'Aménagement du Territoire, des Monuments et Sites, de la Rénovation urbaine, du Logement, de la Propreté publique et de la Coopération au développement Ch. PICQUE Le Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargé des Finances, du Budget, de la Fonction publique et des Relations extérieures G. VANHENGEL Le Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargé de l'Emploi, de l'Economie, de la Recherche scientifique et de la Lutte contre l'incendie et l'Aide médicale urgente B. CEREXHE Le Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargé de la Mobilité et des Travaux publics P. SMET La Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargée de l'Environnement, de l'Energie et de la Politique de l'Eau Mme E. HUYTEBROECK Note Document du Parlement : Session ordinaire 2004. A-11/1 Proposition d'ordonnance.

Session ordinaire 2008/2009. A-11/2 Rapport.

Compte rendu intégral : Discussion et adoption : séance du vendredi 6 mars 2009.