SERVICE PUBLIC FEDERAL JUSTICE

22 DECEMBRE 2017. - Circulaire n° 264

Connexion des communes au Casier judiciaire central Le Ministre de la Justice Mesdames et Messieurs les Bourgmestres, Mesdames et Messieurs les Gouverneurs de Province, Pour information Aux associations des villes et communes flamandes, bruxelloises et wallonnes ainsi qu'aux associations d'officiers de l'état civil, Madame et Messieurs les Ministres des trois Régions ayant les administrations locales dans leurs attributions, Madame et Messieurs les Premiers Présidents des Cours d'appel, Madame et Messieurs les Premiers Présidents des Cours du travail, Madame et Messieurs les Procureurs Généraux près les Cours d'appel, Monsieur le Procureur fédéral, Mesdames et Messieurs les Procureurs du Roi et les Auditeurs du travail, Mesdames et Messieurs les Greffiers en chef et Greffiers adjoints, Mesdames et Messieurs les Présidents et Chefs de corps des zones de police, A partir du 1er janvier 2018, les communes délivreront les extraits de casier judiciaire au citoyen exclusivement sur la base du Casier judiciaire central, par le biais de l'application CJCS-CG, et non plus sur la base du casier judiciaire communal (1).

A ce jour, le SPF Justice a, dans les grandes lignes, déjà concrétisé les aspects suivants : - modernisation de l'application du Casier judiciaire central (CJCS) ; - numérisation (après scanning ou directement à la source) de tous les nouveaux bulletins de condamnation ; - transmission via e-mail des bulletins de condamnation par les cours et tribunaux au service du Casier judiciaire central (2) ; - publication de l'arrêté royal du 21 novembre 2016 fixant les modalités de délivrance des extraits de casier judiciaire aux particuliers (AR du 21 novembre 2016) ; - circulaire n° 260 à l'adresse des autorités judiciaires afin de leur rappeler les directives dans le cadre de la connexion des communes au Casier judiciaire central (MB du 17 août 2017).

Afin que la connexion des communes au Casier judiciaire central se déroule dans les meilleures conditions, il convient que les communes respectent les directives suivantes.

I. GENERALITES 1. Connexion des communes à l'application CJCS-CG La procédure pour se connecter à l'application CJCS-CG et utiliser celle-ci est décrite en détails dans le manuel d'utilisation qui a déjà été distribué aux administrations communales et qui peut être consulté sur le site Internet (3) du SPF Justice ainsi que dans l'application CJCS-CG.2. Arrêté royal du 21 novembre 2016 fixant les modalités de délivrance des extraits de casier judiciaire aux particuliers L'AR du 21 novembre 2016, qui donne exécution aux articles 595 et 596 du Code d'instruction criminelle, est entré en vigueur le 12 février 2017.L'AR a une portée générale et est applicable, à partir de cette date, à toutes les administrations communales. Cet AR peut être consulté sur le site Internet du SPF Justice. 3. Déclaration de confidentialité La déclaration de confidentialité contient les noms des personnes demandant l'accès à l'application CJCS et qui ont été habilitées par le bourgmestre à délivrer des extraits du Casier judiciaire central conformément aux articles 595 et 596 du Code d'instruction criminelle. Il est permis de mentionner plusieurs noms d'utilisateurs dans un même document.

Les utilisateurs s'engagent à maintenir le caractère confidentiel des informations, conformément à l'article 601 du Code d'instruction criminelle. C'est pourquoi il est important que la déclaration de confidentialité soit signée par chaque utilisateur.

Vous retrouverez la déclaration de confidentialité ainsi que de plus amples informations à ce sujet sur le site Internet du SPF Justice. 4. Utilisateurs de l'application CJCS-CG En cas de changement d'utilisateurs, il est important de suivre les étapes suivantes : - Ajouter un nouvel utilisateur : le nouvel utilisateur signe la déclaration de confidentialité et le gestionnaire d'accès (principal) active l'accès.Le conseiller en sécurité de l'information doit transmettre une copie de la déclaration de confidentialité signée au service du Casier judiciaire central. Si la commune ne dispose pas d'un conseiller en sécurité de l'information, elle peut alors la transmettre elle-même au service du Casier judiciaire central. - Supprimer un utilisateur existant : lorsqu'un collaborateur ne travaille plus au sein de l'administration communale ou y effectue d'autres tâches, de sorte qu'il n'a plus aucune raison d'avoir accès à CJCS-CG, le gestionnaire d'accès (principal) doit alors désactiver l'accès. Le conseiller en sécurité de l'information ou, si personne n'a été désigné à cette fonction, la commune transmet le nom de l'utilisateur supprimé ainsi que la date de la suppression au service du Casier judiciaire central. 5. Extraits de casier judiciaire 5.1. Directives générales 5.1.1. Qui délivre l'extrait ? 5.1.1.1. Les administrations communales Les administrations communales délivrent les extraits de casier judiciaire à tout citoyen ayant : - sa résidence légale/résidence principale en Belgique ; - un numéro de registre national, indépendamment du fait que l'extrait soit destiné à être utilisé en Belgique ou à l'étranger. 5.1.1.2. Le Casier judiciaire central Le Casier judiciaire central délivre les extraits de casier judiciaire, sans intervention des administrations communales, dans les cas suivants : - lorsque le citoyen n'a pas (ou plus) sa résidence légale/ résidence principale en Belgique ; - lorsque le citoyen a été radié d'office ; - lorsque la demande émane : o des autorités judiciaires, sur la base de l'article 593 du Code d'instruction criminelle, lesquelles disposent d'un accès direct à l'application CJCS ; o des instances administratives habilitées, sur la base des articles 593 et 594 du Code d'instruction criminelle, et notamment de l'arrêté royal du 19 juillet 2001 relatif à l'accès de certaines administrations publiques au Casier judiciaire central ; - lorsqu'un extrait relatif à une personne morale (société, asbl, ...) doit être délivré ; - lorsque le demandeur est un agent diplomatique ou consulaire belge ou étranger, qui n'a pas de résidence légale/résidence principale en Belgique et n'a pas de numéro de registre national.

Dans les cas ci-dessus, le demandeur (ou son mandataire) qui se rend à la commune afin d'obtenir un extrait de casier judiciaire, doit donc être renvoyé vers le SPF Justice : Service Casier judiciaire central boulevard de Waterloo 80 1000 Bruxelles.

Le guichet du service est accessible les jours ouvrables de 9h00 à 11h30 et de 14h00 à 15h30.

E-mail : casierjudiciaire@just.fgov.be 5.1.2. Types d'extraits Il existe trois types principaux d'extraits de casier judiciaire pour les particuliers : - le modèle 595, à savoir le modèle de base qui doit être délivré dans tous les cas où un modèle 596 (1 ou 2) ne doit pas être délivré ; - le modèle 596-1, à savoir le modèle d'extrait délivré pour l'exercice d'une activité réglementée. Il existe différents sous-types pour ce modèle, en fonction de l'activité réglementée dont il s'agit.

Une liste de l'ensemble des activités réglementées connues figure en annexe de la circulaire n° 204. La version actualisée de cette liste peut être consultée en ligne sur le site Internet du SPF Justice ; - le modèle 596-2, à savoir le modèle d'extrait délivré pour l'exercice d'une activité en rapport avec des mineurs. L'article 596, al. 2, du Code d'instruction criminelle décrit cette activité comme suit : « une activité qui relève de l'éducation, de la guidance psycho-médico-sociale, de l'aide à la jeunesse, de la protection infantile, de l'animation ou de l'encadrement de mineurs ».

Vous trouverez de plus amples informations sur le contenu des différents modèles d'extrait pour les particuliers ainsi que la liste des activités réglementées dans la circulaire n° 204 relative aux extraits de casier judiciaire (M.B. du 10 juin 2013), consultable sur le site internet du SPF Justice.

Pour pouvoir garantir que la commune délivre le type d'extrait correct au citoyen, il est conseillé d'utiliser le formulaire type lorsque le citoyen doit présenter l'extrait à un tiers (p. ex., employeur actuel ou futur, club ou association dont il/elle est membre...) et que le citoyen exerce - une activité réglementée (modèle 596-1) ou - une activité où il/elle entre en contact avec un mineur (modèle 596-2).

Il peut aider à déterminer le type d'extrait qu'il convient de demander ou de délivrer.

Veuillez diffuser ces informations en interne et les mettre à la disposition des citoyens, employeurs et associations par le biais des divers canaux d'information disponibles. Fin juin, le SPF Justice a déjà communiqué très largement à ce sujet auprès d'environ 800 organisations d'employeurs et associations.

L'administration communale peut seulement délivrer un extrait du casier judiciaire dans la langue de la région linguistique dans laquelle est située la commune. Le citoyen qui en établit la nécessité, peut s'en faire délivrer gratuitement la traduction certifiée conforme en français, en néerlandais ou en allemand, selon le cas. Il demande cette traduction au gouverneur de la province dans laquelle il a son domicile. S'il s'agit d'une traduction allemande, il s'adresse au gouverneur de la province de Liège (4). 5.2. Extraits destinés à l'étranger et à la légalisation 5.2.1. Extrait délivré par la commune Pour être valables à l'étranger, les extraits délivrés par les communes, comme prévu au point 5.1.1.1. doivent être signés par le bourgmestre, les échevins ou un collaborateur communal dont la signature a été consignée au SPF Affaires étrangères.

Si une traduction jurée est faite de l'extrait, cette traduction jurée doit alors être légalisée par le SPF Justice, sauf dans les cas où il y a exemption de légalisation : Service légalisation 115, Boulevard de Waterloo 1000 Bruxelles Tel. : 02 542 65 32 E-mail : legal@just.fgov.be Ensuite, le citoyen est tenu, sauf pour les cas faisant l'objet d'une dispense de légalisation, de faire légaliser l'extrait en question et aussi la traduction jurée éventuelle de celui-ci par le SPF Affaires étrangères : Service Légalisations Rue des Petits Carmes 27, 1000 Bruxelles Tél. : 02 501 32 00 Formulaire de contact : site internet (5) du SPF Affaires étrangères. 5.2.2. Extrait délivré par le service du Casier judiciaire central Les extraits délivrés par le Casier judiciaire central, comme prévu au point 5.1.1.2. doivent en principe être légalisés pour être valables à l'étranger.

L'extrait de casier judiciaire et aussi sa traduction jurée éventuelle doivent alors être légalisés par le SPF Justice, sauf dans les cas où il y a exemption de légalisation : service Légalisations Boulevard de Waterloo 115 1000 Bruxelles Tél. : 02 542 65 32 e-mail : : legal@just.fgov.be Sauf pour les cas faisant l'objet d'une dispense de légalisation, le citoyen est ensuite tenu de faire légaliser l'extrait en question et la traduction jurée éventuelle de celui-ci par le SPF Affaires étrangères : service Légalisations Rue des Petits Carmes 27, 1000 Bruxelles Tél. : 02 501 32 00 Formulaire de contact : site internet du SPF Affaires étrangères.

Aucune légalisation n'est toutefois nécessaire pour certains pays.

Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet sur le site Internet du SPF Affaires étrangères.

De plus amples informations concernant la procédure de légalisation sont disponibles sur le site Internet du SPF Justice et du SPF Affaires étrangères. 5.3 Condamnations étrangères Les condamnations étrangères seront mentionnées sur les extraits de casier judiciaire à partir du 1er janvier 2018 en application des articles 590 16°, 595 et 596 du code d'instruction criminelle. 5.4 Peines de travail Les peines de travail ne sont, en principe et jusqu'à nouvel ordre, jamais mentionnées sur les différents types d'extrait pour usage privé, sauf : - si la réglementation professionnelle spécifique prévoit explicitement la mention de la peine de travail (arrêt n° 156/2015 de la Cour constitutionnelle du 29 octobre 2015) ; - sur les extraits délivrés dans le cadre de la composition d'un jury pour les cours d'assises conformément à la loi du 21 décembre 2009Documents pertinents retrouvés type loi prom. 21/12/2009 pub. 11/01/2010 numac 2009090000 source service public federal justice Loi relative à la réforme de la cour d'assises type loi prom. 21/12/2009 pub. 18/04/2011 numac 2011000221 source service public federal interieur Loi relative à la réforme de la cour d'assises. - Traduction allemande fermer relative à la réforme de la cour d'assises (arrêt n° 137/2011 de la Cour constitutionnelle du 27 juillet 2011) ; - sur les extraits délivrés conformément à l'article 596, alinéa 2, du Code d'instruction criminelle (à la suite de la modification de cet article par l'article 57 de la loi du 5 février 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 05/02/2016 pub. 19/02/2016 numac 2016009064 source service public federal justice Loi modifiant le droit pénal et la procédure pénale et portant des dispositions diverses en matière de justice fermer modifiant le droit pénal et la procédure pénale et portant des dispositions diverses en matière de justice).

Cette disposition remplace la circulaire n° 176 du 28 février 2011. 6. Authentification de l'extrait En vertu de l'article 10 de l'AR du 21 novembre 2016, l'extrait doit être signé, daté et cacheté par la commune lorsqu'il est délivré au citoyen.Ces actes permettent de conférer date certaine à la délivrance de l'extrait par la commune.

La date de l'extrait (au niveau de son contenu) est la date figurant sur la première page de l'extrait, en haut à gauche.

La signature et l'authentification de l'extrait permettent à l'administration communale de confirmer le contexte dans lequel le document a été délivré au citoyen, tandis que le contenu de l'extrait relève de la responsabilité du Casier judiciaire central en sa qualité de gestionnaire de l'information.

La délégation pour les officiers de l'état civil est réglée par l'article 126 de la nouvelle loi communale du 24 juin 1988.

L'article 10 de l'AR du 21 novembre 2016 part du principe que les extraits de casier judiciaire sont essentiellement délivrés au format papier au citoyen. Mais le ministre peut toutefois déterminer d'autres moyens de délivrance, conformément à l'article 10, alinéa 2, de l'arrêté royal du 21 novembre 2016.

Les modalités pour la délivrance électronique des extraits de casier judiciaire seront précisées dans un arrêté ministériel. 7. Certaines administrations publiques peuvent demander des données déterminées au Casier judiciaire central Certaines administrations publiques sont habilitées à demander un extrait d'un particulier (personne physique ou morale) au Casier judiciaire central.Elles ne peuvent demander les données que pour les fins prévues par la loi ou par arrêté royal, et la demande ne peut être faite que par les personnes qui y sont mentionnées.

Citons par exemple les différents services publics mentionnés dans l'arrêté royal du 19 juillet 2001 relatif à l'accès de certaines administrations publiques au Casier judiciaire central, et dans la loi du 10 avril 1990Documents pertinents retrouvés type loi prom. 10/04/1990 pub. 08/04/2000 numac 2000000153 source ministere de l'interieur Loi sur les entreprises de gardiennage, sur les entreprises de sécurité et sur les services internes de gardiennage . - Traduction allemande fermer réglementant la sécurité privée et particulière. 8. Extraits délivrés aux mineurs La loi (article 595 CIC) ne fait pas de distinction entre majeurs et mineurs en matière de délivrance d'extraits.Les extraits de casier judiciaire peuvent dès lors être délivrés à des mineurs pour autant qu'ils justifient de leur identité.

Il convient toutefois d'observer que l'extrait concernant une personne âgée de moins de seize ans sera toujours vierge, vu que la responsabilité pénale ne peut survenir au plus tôt qu'à partir de seize ans (à savoir, en cas de renvoi du tribunal de la jeunesse vers le tribunal correctionnel ou la cour d'assises, en cas d'infractions d'extrême gravité, ainsi que pour certaines infractions de roulage : dans ces cas, des condamnations peuvent être reprises sur l'extrait).

D'éventuelles mesures de protection de la jeunesse ne sont jamais mentionnées sur des extraits pour les particuliers. 9. Interdictions de contact avec des mineurs Les interdictions de contact avec des mineurs prononcées par un juge d'instruction dans le cadre de la détention préventive sont désormais toutes transmises au service du Casier judiciaire central et enregistrées par celui-ci, conformément à la circulaire n° 260 (MB du 17 août 2017). A partir du 1er janvier 2018, l'existence d'une éventuelle interdiction de contact avec des mineurs sera automatiquement mentionnée sur les modèles 596.2 et les administrations communales ne devront dès lors plus demander cette information auprès des services de police locale, comme le prévoit l'article 23 de l'AR du 21 novembre 2016.

L'administration communale doit pour tout extrait modèle 596.2 demandé par écrit ou par voie électronique, jusqu'à nouvel ordre, demander aux services de police si la personne concernée est en détention préventive.

Si la personne concernée est en détention préventive, l'administration communale ne peut délivrer l'extrait (code d'instruction criminelle, art.596 alinéa 4). 10. Personnes morales Les extraits concernant des personnes morales sont exclusivement délivrés par le service du Casier judiciaire central. Les éventuelles demandes d'extraits pour les personnes morales doivent dès lors être renvoyées vers le service du Casier judiciaire central à Bruxelles. 11. Support 11.1. HelpDesk Le service du Casier judiciaire central du SPF Justice met un helpdesk à la disposition des citoyens, des administrations communales et d'autres autorités qui disposent ou non d'un accès direct au Casier judiciaire central. 11.1.1. Pour les administrations communales Le helpdesk est accessible du lundi au vendredi durant les heures de bureau par : - e-mail : support.cjcs-cg@just.fgov.be (pour des questions techniques portant sur la connexion et de contenu) - téléphone : 02 542 78 68 (en cas d'urgence entre 9.30-11.30 et 13.30-15.30) - e-mail : casierjudiciaire@just.fgov.be (pour toutes les autres questions) 11.1.2. Pour les citoyens L'administration communale peut renvoyer le citoyen au Casier judiciaire central pour des questions qui concernent le contenu de l'extrait. - e-mail : casierjudiciaire@just.fgov.be - téléphone : 02 552 27 47 - correspondance : SPF Justice - Service Casier judiciaire central - 115, Boulevard de Waterloo, 1000 Bruxelles - guichet : Service Casier judiciaire central - 80, Boulevard de Waterloo, 1000 Bruxelles (ouvert de 9.00-11.30 et 14.00-15.30) 11.2. Documentation Les documents et textes de loi pertinents dans le cadre de la délivrance d'extraits aux particuliers ainsi que les documents utiles pour les administrations communales sont disponibles sur le site Internet du SPF Justice.

En outre, vous pouvez également consulter le manuel d'utilisation et les informations utiles destinées aux administrations communales par le biais de l'application CJCS-CG. II. SUJETS SPECIFIQUES 1. Bulletins de renseignements La pratique de délivrance des bulletins de renseignements par les administrations communales sera supprimée à partir du 1er mars 2018, étant donné que toutes les informations reprises dans ce document sont actuellement disponibles via d'autres canaux pour le Ministère public et qu'aucune base légale n'existe pour les bulletins de renseignements.Les instances judiciaires en sont également informées. 2. Enquêtes de moralité La police locale peut interroger directement l'administration communale (service casier judiciaire) dans le cadre de la délivrance des licences d'armes sur base de l'article 5 § 4 de la loi sur les armes et de la circulaire du 8 juin 2006Documents pertinents retrouvés type circulaire prom. 08/06/2006 pub. 09/06/2006 numac 2006009460 source service public federal justice Circulaire relative à la mise en application de la loi réglant des activités économiques et individuelles avec des armes type circulaire prom. 08/06/2006 pub. 14/11/2006 numac 2006000632 source service public federal interieur Circulaire relative à la mise en application de la loi réglant des activités économiques et individuelles avec des armes . - Traduction allemande fermer.Dans ces cas, la commune délivre un extrait 596.1-5 à l'agent de police.

Pour toute autre forme d'enquête de moralité, à condition que la base légale soit mentionnée, un extrait est émis par l'administration communale. 3. Compétences résiduaires des administrations communales Les matières ci-dessous, pour lesquelles la connaissance de certaines décisions judiciaires en matière pénale est requise, restent jusqu'à nouvel ordre et dans l'attente d'une solution intégrée, de la compétence et de la responsabilité des administrations communales après le 1er janvier 2018 : - gestion des interdictions des droits électoraux et établissement des listes électorales (voir point 3.1) ; - déchéances du droit de conduire (voir point 3.2) ; - établissement des listes de jurés pour les cours d'assises (voir point 3.3).

Ces matières sont abordées successivement ci-dessous. 3.1. Elections En application de la circulaire du 31 mai 2011Documents pertinents retrouvés type circulaire prom. 31/05/2011 pub. 25/07/2011 numac 2011000471 source service public federal interieur Circulaire relative à l'application des nouvelles dispositions du Code électoral modifiées par la loi du 14 avril 2009. - Elections législatives fédérales, régionales ou européennes. - Traduction allemande fermer relative à l'application des nouvelles dispositions du Code électoral modifiées par la loi du 14 avril 2009, les parquets des cours et tribunaux doivent systématiquement communiquer les interdictions, temporaires ou définitives, du droit de vote au bourgmestre de la commune où l'intéressé était inscrit au registre de la population à l'époque de la condamnation ou de l'internement, ainsi qu'à l'intéressé lui-même.

Cette directive a été rappelée dans la circulaire ministérielle n° 260 destinée à l'ordre judiciaire, concernant les données qui doivent être communiquées au Casier judiciaire central (M.B. 17 août 2017).

La gestion des interdictions des droits électoraux et l'établissement des listes électorales demeurent dès lors de la compétence des administrations communales. Elles reçoivent les informations en la matière directement des cours et tribunaux. 3.2. Déchéances du droit de conduire L'extrait du Casier judiciaire central mentionne uniquement la déchéance du droit de conduire qui constitue une peine accessoire, lorsque la peine principale est mentionnée. Le Casier judiciaire central ne contient pas davantage d'information relative à l'exécution de la peine et, par conséquent, seule la durée de la déchéance prononcée par le tribunal est enregistrée, mais pas les dates effectives de début et de fin de l'interdiction de conduire.

Les administrations communales peuvent retrouver cette information dans Mercurius. 3.3. Listes de jurés pour les cours d'assises Dans l'attente d'une solution adéquate, la commune peut transmettre une liste des personnes à vérifier pour la composition d'un jury pour la cour d'assises (au format Excel, avec mention des nom, prénom et du numéro de registre national) au Casier judiciaire central, aux fins de vérification, à l'adresse électronique suivante : casierjudiciaire@just.fgov.be. 4. Décorations Toute demande concernant une décoration est traitée par le Casier judiciaire central.L'administration communale peut renvoyer le demandeur au Casier judiciaire central à cette fin. 5. Procédure en cas de déménagement Les dossiers de casier judiciaire doivent être transmis à la nouvelle commune jusqu'à la date de la suppression des bulletins de renseignements. Les instances judiciaires ont déjà été informées des directives à suivre dans le cadre de la connexion des communes au Casier judiciaire central, ce par le biais de la circulaire n° 260 relative à la connexion des communes au Casier judiciaire central - données qui doivent être communiquées au Casier judiciaire central.

J'adresse aux administrations communales tous mes voeux de succès dans le cadre de l'application pratique de ces directives et souhaite les remercier vivement pour leur collaboration fructueuse.

Le Ministre de la Justice, K. GEENS _______ Notes (1) Article 10 de la loi du 31 juillet 2009Documents pertinents retrouvés type loi prom. 31/07/2009 pub. 27/08/2009 numac 2009009602 source service public federal justice Loi portant diverses dispositions concernant le Casier judiciaire central fermer portant diverses dispositions concernant le Casier judiciaire central.(2) A l'exception des tribunaux de police, vu que 85 % de toutes les condamnations prononcées par les tribunaux de police sont automatiquement importées dans le Casier judiciaire central grâce à la connexion entre ce dernier et l'application Mach. (3) https://justice.belgium.be (4) Article 13 § 1 des lois sur l'emploi des langues en matière administrative coordonnées le 18 juillet 1966. (5) https ://diplomatie.belgium.be