SERVICE PUBLIC FEDERAL PERSONNEL ET ORGANISATION

5 MARS 2004. - Circulaire n° 544 Information pratique sur le plan de personnel

Aux Services publics fédéraux et aux services qui en dépendent, au Ministère de la Défense, aux organismes d'intérêt public soumis à l'arrêté royal du 8 janvier 1973 fixant le statut du personnel de certains organismes d'intérêt public et aux institutions publiques de sécurité sociale Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Madame la Secrétaire d'Etat, Monsieur le Secrétaire d'Etat, Il existe une importante demande d'information et de mise au point sur la problématique du plan de personnel notamment en relation avec : - la gestion quotidienne des ressources humaines, plus particulièrement la possibilité ou non d'effectuer des recrutements et des promotions, - le suivi de l'enveloppe de personnel. 1. Etat de la règlementation 1.1. Le plan de personnel remplace le cadre organique : - L'arrêté royal du 7 novembre 2000 portant création et composition des organes communs à chaque service public fédéral a été modifié par l'arrêté royal du 16 janvier 2003 : le comité de direction élabore le plan de personnel sur base des plans de management et le transmet pour accord au ministre; ce plan détermine par fonction le nombre de membres du personnel statutaires et contractuels, exprimés en équivalents temps plein.

En l'état actuel de la réglementation, par « fonction » il y a lieu d'entendre au moins le grade. - L'article 11, § 2, de la loi du 16 mars 1954 relative au contrôle de certains organismes d'intérêt public a été modifié par l'article 445 de la loi-programme du 24 décembre 2002Documents pertinents retrouvés type loi-programme prom. 24/12/2002 pub. 31/12/2002 numac 2002021488 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi-programme (1) type loi-programme prom. 24/12/2002 pub. 31/12/2002 numac 2002021495 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi-programme (1) fermer : le plan de personnel remplace le cadre organique pour les organismes soumis à l'arrêté royal du 8 janvier 1973 susmentionné. - L'article 19 de l'arrêté royal du 3 avril 1997 portant des mesures en vue de la responsabilisation des institutions publiques de sécurité sociale, en application de l'article 47 de la loi du 26 juillet 1996Documents pertinents retrouvés type loi prom. 26/07/1996 pub. 05/10/2012 numac 2012205395 source service public federal interieur Loi relative à la promotion de l'emploi et à la sauvegarde préventive de la compétitivité. - Coordination officieuse en langue allemande fermer portant modernisation de la sécurité sociale et assurant la viabilité des régimes légaux des pensions a été modifié par l'article 446 de la loi-programme précitée: le plan de personnel remplace le cadre organique. 1.2. Une finalisation réglementaire est nécessaire et est en cours.

Cela concerne notamment : - la modification de l'arrêté royal du 2 octobre 1937 portant le statut des agents de l'Etat; - la modification de l'arrêté royal du 18 octobre 2001 relatif à la mobilité du personnel de certains services publics; - l'abrogation formelle de l'arrêté royal du 17 janvier 1995 relatif au recrutement de personnel statutaire dans certains services publics dont la base juridique, l'article 2 de la loi du 22 juillet 1993, a été abrogée par la loi-programme du 24 décembre 2002Documents pertinents retrouvés type loi-programme prom. 24/12/2002 pub. 31/12/2002 numac 2002021488 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi-programme (1) type loi-programme prom. 24/12/2002 pub. 31/12/2002 numac 2002021495 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi-programme (1) fermer. 1.3. Les cadres organiques ne sont plus valables. En effet : - ils ne sont plus conformes à la loi et à la réglementation, - ils relatent, au moins pour les SPF, des structures dépassées, - ils reprennent des carrières non adaptées à la réforme de l'arrêté royal du 5 septembre 2002 portant réforme de la carrière de certains agents des administrations de l'Etat. 2. Nécessité de disposer d'un plan de personnel Le plan de personnel est un nouvel outil de planification dynamique du personnel, englobant une dimension à long terme basée sur la vision stratégique du service. Vu l'ampleur des réorganisations récemment entreprises, certains services ne disposent pas d'un outil de planification stratégique de leurs besoins en personnel.

Le plan de personnel est cependant nécessaire pour pouvoir procéder à des mouvements de personnel (recrutements statutaires, engagements de contractuels, promotions, mobilité).

A cette fin, les services sont priés d'adopter au moins le modèle de plan de personnel décrit ci-dessous, accompagné des documents de suivi décrits ci-après.

Ce plan de personnel est une mesure temporaire destinée à répondre à une urgence. Il ne dispense pas d'intégrer dès maintenant l'orientation stratégique et de mettre tout en oeuvre pour disposer, le plus rapidement possible, d'un document de planification stratégique. 3. Plan de personnel 2004 Le plan de personnel 2004 comporte 2 tableaux, repris en annexe: 1.un tableau reprenant l'évolution souhaitée des ressources humaines en équivalents temps plein (ETP) pour l'exercice T (annexe 1); 2. un tableau reprenant le plan des actions prévues pour couvrir cette évolution et l'estimation de leurs coûts pour l'exercice T et pour l'exercice T+1 (annexe 2). Le tableau d'évolution doit se baser sur un inventaire de personnel dont le modèle est repris en annexe (annexe 3).

L'inventaire de personnel reprend en unités physiques l'ensemble des membres du personnel ayant un lien juridique avec le service.

Cet inventaire sera établi à partir de la mise en concordance entre les données administratives propres et les données budgétaires qui sont transmises par le Service central des Dépenses fixes ou par tout autre service de paiement.

Le plan d'action (annexe 2) distingue les grandes catégories d'actions possibles (« recrutement » : aussi bien externe qu'interne en ce compris la mobilité).

La ventilation entre statutaires et contractuels doit respecter la règle générale du recrutement statutaire avec, par dérogation, le recours à des contractuels pour des finalités légales limitées.

Le plan de personnel, ainsi que l'inventaire, doivent être détaillés autant que possible par entité ou service. Pour 2006, une division par mission devra être établie, suivant une structure qui devra être concertée avec l'inspection des Finances.

Cependant, le détail dans le plan d'action est donné à titre d'information : les changements portant sur la répartition des actions par entité ou service qui s'avèreraient nécessaires au cours de son exécution ne constituent pas une modification du plan de personnel à soumettre aux accords. 4. Plan de personnel et emploi L'emploi, notion statutaire, se rattache à une personne physique.Le plan d'action ne contient pas cette notion : il exprime un besoin quantitatif (ETP) et qualitatif ainsi que son coût.

Pour l'exécution du statut (et des lois sur l'emploi des langues), on considère qu'un emploi correspond à un ETP lorsqu'il s'agit de procéder à la nomination d'un agent statutaire.

Les besoins exprimés en ETP dans le plan d'action sont satisfaits par des recrutements ou des promotions permettant l'attribution d'emplois correspondant à ces ETP. L'attribution d'emplois par promotion se fait dans le respect des normes de programmation sociale éventuelles. 5. Plan de personnel et cadres linguistiques La Commission permanente de Contrôle linguistique exige désormais un plan de personnel pour base de son avis sur un projet de cadres linguistiques. Dans l'état actuel des choses, seuls des cadres linguistiques existent pour les deux premiers degrés linguistiques, sauf exceptions.

C'est donc le plan de personnel et l'inventaire tel que définis au point 3 qui doivent être transmis à la CPCL comme base d'un projet de cadres linguistiques complets, distinguant des autres services les services centraux et services d'exécution dont l'activité s'étend à tout le pays. 6. Concertation et communication Conformément à l'article 11, § 1er, de la loi du 19 décembre 1974Documents pertinents retrouvés type loi prom. 19/12/1974 pub. 05/10/2012 numac 2012000586 source service public federal interieur Loi organisant les relations entre les autorités publiques et les syndicats des agents relevant de ces autorités. - Coordination officieuse en langue allemande fermer organisant les relations entre les autorités publiques et les syndicats des agents relevant de ces autorités le plan de personnel est soumis à la concertation préalable avec les organisations syndicales représentatives au sein du comité de concertation ad hoc. Le plan de personnel est communiqué aux membres du personnel par le moyen le plus approprié. 7. Contrôle administratif et budgétaire 7.1. Rôle de l'inspecteur des Finances pour les SPF Le plan de personnel doit préalablement avoir été soumis par le ministre concerné à l'avis de l'inspecteur des Finances. 7.2. Contrôle administratif pour les SPF Le plan de personnel ou sa modification, en ce compris le plan de personnel 2004, sera soumis à l'accord du Ministre ayant la Fonction publique dans ses attributions. 7.3. Contrôle budgétaire pour les SPF Conformément à l'article 5, 2°, de l'arrêté royal du 16 novembre 1994 relatif au contrôle administratif et budgétaire (« projets qui sont directement ou indirectement de nature à entraîner des dépenses nouvelles »), le plan de personnel ou sa modification, en ce compris le plan de personnel 2004, doit être soumis à l'accord du Ministre du Budget.

L'article 444, 4°, de la loi-programme du 24 décembre 2002Documents pertinents retrouvés type loi-programme prom. 24/12/2002 pub. 31/12/2002 numac 2002021488 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi-programme (1) type loi-programme prom. 24/12/2002 pub. 31/12/2002 numac 2002021495 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi-programme (1) fermer prévoit l'abrogation de l'article 7 de la loi du 22 juillet 1993 susmentionnée qui exige un visa de l'inspecteur des Finances à tout ordre de premier paiement de tout membre du personnel. Or, cet article 444, 4°, n'entrera en vigueur que sur base d'un arrêté royal, encore à prendre (article 450, § 1er). La loi-programme prévoit que, dans l'intervalle, l'inspecteur des Finances vérifie en sus, avant que ne soient entamées les procédures de recrutement, la conformité des recrutements avec les limites du montant de l'enveloppe de personnel et les conditions particulières éventuelles (article 450, § 2). 7.4. Contrôle administratif et budgétaire pour les OIP et les IPSS Contrôle extrêmement simplifié : réduit à l'avis favorable de l'Inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou délégué du Ministre du Budget ou du commissaire du gouvernement du budget.

Il est à noter que les articles 444, 4°, et 450 de la loi-programme du 24 décembre 2002Documents pertinents retrouvés type loi-programme prom. 24/12/2002 pub. 31/12/2002 numac 2002021488 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi-programme (1) type loi-programme prom. 24/12/2002 pub. 31/12/2002 numac 2002021495 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi-programme (1) fermer s'appliquent aussi aux OIP et IPSS. Les dispositions suivantes sont uniquement applicables aux SPF et aux entités soumises à l'enveloppe de personnel. 8. Plan de personnel et enveloppe de personnel Le financement du plan de personnel doit rester dans les limites de l'enveloppe du personnel fixée par le conseil des Ministres. Le personnel payé par un financement à part de l'enveloppe (fonds budgétaires, recettes propres, ...) est repris dans un plan et un inventaire à part. 9. Estimation de la marge budgétaire 9.1. La marge budgétaire La marge est la différence entre l'enveloppe et l'estimation sur base annuelle du coût du personnel repris dans l'inventaire du personnel (annexe 3). L'estimation est faite suivant les paramètres repris plus loin, corrigée des réductions (pensions, fin de contrat) et augmentations (indexation...) des dépenses prévisibles dans le courant de l'exercice budgétaire.

Il appartient à chaque SPF d'estimer sa marge. 9.2. L'importance de la marge budgétaire Toutes les actions qui font partie du plan d'action doivent rester dans l'estimation de la marge budgétaire.

Un plan d'action complémentaire peut prévoir un nombre limité d'actions qui excèdent la marge et qui ne seront entreprises que si une marge complémentaire est libérée au cours de l'exécution normale du plan. 9.3. Définition correcte de la notion « coût du personnel » La notion « coût du personnel » ne comprend pas que les salaires et traitements directement imputables : il est important d'estimer le coût du personnel de manière aussi réaliste que possible, tant pour l'évaluation de la marge que pour celle des actions prévues.

Les dépenses estimées portent sur les allocations de base 11.03 et 11.04 et sur les autres allocations de base 11.xx qui sont reprises dans l'enveloppe de personnel.

Ces dépenses, communes à tous les SPF, peuvent se regrouper en 4 grandes catégories subdivisées : 1. salaires et traitements 2.allocations récurrentes 2.1. allocations de foyer et résidence 2.2. allocations familiales 2.3. prime linguistique 2.4. prime de direction (A.R. 10/04/1995) 2.5. autres 3. allocations périodiques 3.1. pécule de vacances 3.2. allocation de fin d'année 3.3. allocation de compétences 3.4. autres 4. charges indirectes et charges sociales 4.1. cotisations patronales sur salaires et traitements 4.2. cotisations patronales sur assurances de groupe et hospitalisation 4.3. cotisations patronales sur abonnements sociaux 4.4. préavis 4.5. autres 10. Suivi de l'enveloppe La mise en oeuvre du plan de personnel relève du management opérationnel du SPF. C'est au moment de l'exécution de chacune des actions que le respect de l'enveloppe doit être vérifié.

Il y a lieu de tenir compte non seulement de l'impact sur l'exercice budgétaire T mais aussi de l'impact sur l'exercice T+1.

Le Président du Comité de direction transmet les tableaux dont question ci-après à l'inspecteur des Finances; le Président détermine la fréquence du suivi, à savoir mensuelle ou trimestrielle. 10.1. Suivi des dépenses effectives Les données relatives aux dépenses individuelles payées par chaque SPF, ainsi qu'une synthèse correspondant au tableau repris à l'annexe 4, sont fournies mensuellement par le SCDF à chaque SPF sous forme électronique.

Ce tableau est complété par les services eux-mêmes pour les paiements effectués par chaque SPF. En exécution de l'enveloppe, les données synthétisées dans le tableau repris ci-dessus sont confrontées chaque mois au rythme prévu des ordonnancements par chaque SPF. La somme des dépenses payées par le SCDF, augmentée des dépenses effectuées par le SPF lui-même, doit correspondre à la totalité des dépenses effectives enregistrées par la Trésorerie.

Le suivi des dépenses par rapport au rythme prévu des ordonnancements permet d'indiquer les risques de dépassement. 10.2. Projection et corrections des dépenses A côté du suivi des dépenses par chaque SPF tel que décrit ci-dessus, il convient que chaque SPF intègre les mouvements d'entrée et de sortie programmés et une éventuelle indexation dans une projection du coût total sur l'ensemble de l'exercice et d'en suivre l'impact sur la marge de l'enveloppe.

La projection de toutes ces données s'effectue au moyen du tableau repris à l'annexe 5.

Le Ministre du Budget, J. VANDE LANOTTE La Ministre de la Fonction publique, Mme M. ARENA Pour la consultation du tableau, voir image